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CONTENIDO
INGRESO AL SISTEMA......................................................................................3 INGRESO DE FACTURA.....................................................................................4 VISUALIZACIN DE LA FACTURA GRABADA EN MIRO, AL MOMENTO DE INGRESARLA Y CONTABILIZARLA ...................................................................23 VISUALIZACIN DE LA INFORMACIN CONTABLE QUE GENERA LA FACTURA GRABADA EN MIRO, SIN INFORMACION DE BUSQUEDA...................................25 VISUALIZACIN/MODIFICACIN PARTIDAS ......................................................33 CONTABILIZACION DE FACTURA GRABADA PRELIMINARMENTE EN COMPRAS.... .41 ANULACION DE REGISTRO DE FACTURA...........................................................45
ILUSTRACIONES
ILUSTRACIN 1. RUTA ACCESO DE INGRESO DE FACTURA...................................5 ILUSTRACIN 2. TABLA DE SOCIEDADES...........................................................5 ILUSTRACIN 3. DEFINIR LA SOCIEDAD.............................................................6 ILUSTRACIN 4. FACTURA ..............................................................................7 ILUSTRACIN 5. BSQUEDA POR PARMETROS PARA REALIZAR VERIFICACIN DE FACTURA......................................................................................................10 ILUSTRACIN 6. REPORTE CON LOS DOCUMENTOS DE PEDIDO DE COMPRA........11 ILUSTRACIN 7. INFORMACIN DETALLADA DEL PEDIDO..................................12 ILUSTRACIN 8. DATOS COMPLETOS DE LA FACTURA.......................................13 ILUSTRACIN 9. INFORMACIN GENERAL DE PROVEEDOR................................13 ILUSTRACIN 10. FACTURA. DATOS BSICOS..................................................15 ILUSTRACIN 11. FACTURA. PAGO..................................................................15 ILUSTRACIN 12. FACTURA. DETALLE.............................................................17 ILUSTRACIN 13. FACTURA. IMPUESTOS........................................................18 ILUSTRACIN 14. FACTURA. RETENCIN.........................................................19 ILUSTRACIN 15. FACTURA. CONTACTOS........................................................19 ILUSTRACIN 16. FACTURA. NOTA..................................................................20 ILUSTRACIN 17. ERROR...............................................................................20 ILUSTRACIN 18. REPORTE DE ERROR............................................................21 ILUSTRACIN 19. DESCRIPCIN DEL ERROR....................................................21 ILUSTRACIN 20. SIMULACIN DE CONTABILIZACIN.......................................22 ILUSTRACIN 21. RUTA DE ACCESO DE VISUALIZACIN DE FACTURA.................23
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ILUSTRACIN 22. BSQUEDA DEL DOCUMENTO DE FACTURA............................24 ILUSTRACIN 23. VISUALIZAR DOCUMENTO DE FACTURA.................................24 ILUSTRACIN 24. RUTA DE ACCESO DE VISUALIZACIN DE PLIZA CONTABLE. . .25 ILUSTRACIN 25. DEFINIR EL NMERO DE DOCUMENTO...................................26 ILUSTRACIN 26. BUSCADOR. LISTA DE DOCUMENTOS....................................27 ILUSTRACIN 27. LISTA DE DOCUMENTOS.......................................................28 ILUSTRACIN 28. BSQUEDA DE NMERO DE DOCUMENTO..............................29 ILUSTRACIN 29. SELECCIN DE LISTA DE DOCUMENTOS.................................30 ILUSTRACIN 30. VISUALIZAR DOCUMENTO: VISTA DE ENTRADA......................31 ILUSTRACIN 31. VISUALIZAR DOCUMENTOS: DATOS FISCALES........................32 ILUSTRACIN 32. VISUALIZAR DOCUMENTO: VISTA DE LIBRO DE MAYO.............32 ILUSTRACIN 33. RUTA DE ACCESO VISUALIZAR/MODIFICAR PARTIDAS............33 ILUSTRACIN 34. BSQUEDA DE PARTIDAS INDIVIDUALES DE ACREEDORES......34 ILUSTRACIN 35. LISTA DE PARTIDAS INDIVIDUALES.......................................35 ILUSTRACIN 36. PARTIDAS INDIVIDUALES PENDIENTES DE PAGO DE PROVEEDORES..............................................................................................36 ILUSTRACIN 37. PARTIDAS INDIVIDUALES PAGADAS DE PROVEEDORES...........37 ILUSTRACIN 38. SELECCIN DE PARTIDA CONTABLE.......................................38 ILUSTRACIN 39. VISUALIZAR DOCUMENTO ...................................................39 ILUSTRACIN 40. VISUALIZAR DOCUMENTO: VISTA DE ENTRADA......................40 ILUSTRACIN 41. RUTA DE ACCESO CONTABILIZACIN FACTURA GRABADA PRELIMINAR EN COMPRAS.............................................................................41 ILUSTRACIN 42. REGISTRO PRELIMINAR DE FACTURA RECIBIDA......................42 ILUSTRACIN 43. SELECCIONAR DOCUMENTO FACTURA...................................42 ILUSTRACIN 44. INFORMACIN DE LA FACTURA REGISTRADA DE FORMA PRELIMINAR.................................................................................................43 ILUSTRACIN 45. MODIFICAR DOCUMENTO FACTURA REGISTRADA DE FORMA PRELIMINAR.................................................................................................44 ILUSTRACIN 46. RUTA DE ACCESO PARA ANULAR REGISTRO DE FACTURA........45 ILUSTRACIN 47. BSQUEDA DE DOCUMENTO FACTURA..................................46 ILUSTRACIN 48. RUTA DE ACCESO PARA VISUALIZAR LISTA DE DOCUMENTOS FACTURAS....................................................................................................47 ILUSTRACIN 49. BSQUEDA DE LISTA DE DOCUMENTOS FACTURA..................48 ILUSTRACIN 50. VISUALIZAR LISTA DE DOCUMENTOS FACTURA......................49 ILUSTRACIN 51. ANULAR DOCUMENTO DE FACTURA.......................................49 ILUSTRACIN 52. VISUALIZACIN DOCUMENTO FACTURA.................................50
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ILUSTRACIN 53. CONTABILIZAR....................................................................51 ILUSTRACIN 54. RUTA DE ACCESO PARA COMPENSAR DOCUMENTOS...............52 ILUSTRACIN 55. DEFINIR DATOS DE CUENTA A COMPENSAR...........................53 ILUSTRACIN 56. COMPENSAR CUENTA MAYOR PROCESAR PARTIDAS ABIERTAS 54 ILUSTRACIN 57. DOCUMENTOS A COMPENSAR ORDENADOS EN FORMA DESCENDENTE..............................................................................................55 ILUSTRACIN 58. DOCUMENTOS COMPENSADOS.............................................56
Ingreso al sistema
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Ingreso de Factura
Descripcin del Proceso de Negocio Este es un proceso alternativo para registrar facturas que no han sido procesadas a travs del Departamento de Compras y que en algunos casos, son pagos de carcter urgente, lo que hace necesario ingresar la informacin de forma manual al sistema.
Procedimiento
El encargado de ingresar la informacin al sistema, recibe el expediente original, que cumple con todos los requisitos que la ley exige, revisa, analiza el expediente e ingresa la informacin al sistema. Prerrequisito: Expediente original con la documentacin de soporte siguiente: 1. Solicitud de pedido de la unidad ejecutora. 2. Pedido (orden de compra). Revisado por Auditora Interna. 3. Factura (razonada). 4. Otros documentos que respalden la compra.
Ruta de Acceso
Va Men Men SAP Logstica Gestin de Materiales Verificacin de
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Va Cdigo de Transaccin
Luego, seleccionar la sociedad Sociedad 0101 F001 F002 F003 Denominacin Municipalidad de Guatemala FAPU FIDEMUNI MARNREC
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Ilustracin 3. Definir la sociedad Nota: Cambio de Sociedad Para cambiar de Sociedad necesitamos seguir el siguiente proceso: 1. Dentro de la barra de Herramientas, seleccionar el campo TRATAR, dando un click sobre el campo. 2. Luego, seleccionar CAMBIAR SOCIEDAD. Presionar cono de Ejecutar o tecla Enter.
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Ilustracin 4. Factura Ingresar la siguiente informacin: Nombre del Campos Fecha factura. Referencia. Descripcin Fecha real de la factura. Formato: da/mes/ao Identifica la serie y el nmero de la factura. Es la fecha de contabilizacin de la factura, el sistema la asigna automticamente Es el valor de la factura. Indica la clave de moneda del pas. Indica que la factura se encuentra sujeta a retencin. Indica el tipo de retencin. Accin Ingresar la fecha de la factura con el expediente original. Ingresar el nmero de factura, incluyendo la serie. Ejemplo: SR-A 45682. Ninguna, el sistema la asigna automticamente. Ingresar el valor de la factura. Link seleccionador, click en la moneda GTQ que es Quetzal. Marcar con un check el campo calc. Impuesto, si este fuera el caso. Click en la flecha y seleccionar la clase de retencin (Si en el campo anterior se marco Calc.
Fecha Contab.
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Impuestos, seleccionar el tipo de retencin, caso contrario, dejar en blanco. Importe del Impuesto. Texto. Sociedad. No. Lote. En este campo no se ingresa informacin. Indica el concepto del gasto. Indica el nombre de la sociedad. No aplica. Campo bloqueado. Ingresar la descripcin del objeto del gasto. Ninguna, el sistema lo muestra automticamente Campo bloqueado.
CON LOS DATOS INGRESADOS CORRECTAMENTE, CLICK EN EL BOTN CONTINUAR El sistema muestra la siguiente ventana:
Ingresar la siguiente informacin: Nombre del Campos Pedido / Plan entregas. Descripcin Refiere la clase de documento. Accin Seleccionar el documento que corresponde a la factura, en este caso el Pedido/Plan entregas. Ingresar el Nmero de documento, en este caso nmero de pedido de compra y presionar la tecla ENTER.
Definir el nmero de pedido de compras Si se conoce el nombre del proveedor pero no el Nmero de Pedido de Compras, seguir los siguientes pasos: En el campo donde se coloca el No. De Pedido: Botn Seleccionador, elegir el proveedor El sistema despliega la siguiente pantalla
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Si no se conoce el nombre del proveedor ni el No. de pedido, seguir los siguientes pasos: En el campo Proveedor, ingresar del No. 0 al 99999999
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Ingresar la siguiente informacin en los siguientes campos: Nombre del Campos Emisor Descripcin Es la empresa que emite la Accin Buscar por el nombre en el
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factura. Se utiliza en casos que exista un emisor diferente al Proveedor, de lo contrario, solo llenar el campo proveedor. Proveedor Refiere el nombre del proveedor. Es decir la empresa que provee el producto o servicio.
botn seleccionador.
Botn Seleccionador, el sistema despliega el listado de proveedores; elegir el proveedor. Click en el botn ejecutar
Ilustracin 6. Reporte con los documentos de pedido de compra El en reporte, marcar con un check en el cuadro de Documento (Doc). para el pedido que se desea seleccionar. Click en el Botn tomar: El sistema colocar el nmero de Pedido
Despus de presionar la tecla Enter, si los datos estn correctos, el sistema muestra la siguiente pantalla:
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Ilustracin 7. Informacin detallada del pedido En esta pantalla el sistema automticamente carga la informacin detallada del pedido. Sin embargo, es indispensable verificar que la informacin del campo Indicador de Impuestos (Ind. Impuestos) coincida con el tipo de impuesto que se seleccion anteriormente. Nombre del Campos Ind. impuestos Descripcin Refiere la clase de impuesto. Accin Seleccionar la clase impuesto que corresponda. de
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Ilustracin 9. Informacin general de proveedor La descripcin de los conos que se visualizan en la pantalla anterior son los siguientes: cono Descripcin
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Visualiza toda la informacin relacionada con el proveedor. Se puede realizar una llamada al proveedor desde este punto. Se puede enviar un Correo al proveedor desde este punto. Nmero de fax. Lista partida individual. Muestra toda la informacin por columnas de la factura.
En esta pantalla, se puede explorar las siguientes pestaas que son tiles en el manejo de informacin de la factura
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
Con el propsito de dar una explicacin ms detallada para cada una de las pestaas, se han asignado un nmero correlativo a cada uno.
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Ilustracin 10. Factura. Datos Bsicos 2. Pago Esta pantalla muestra la informacin relacionada con el pago. Ejemplo: la fecha de pago que vence el documento.
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Descripcin Fecha automtica y corresponde al da que se ingres la informacin. Corresponde la condicin de pago que puede ser a 30 a 60 das, etc. Fecha para cuando vence el pago. Indica por que medio se va a efectuar el pago.
Cond. Pago.
Ninguna, esta informacin fue grabada cuando se cre el documento. Ninguna. El sistema la coloca de acuerdo a la condicin que se defini en el campo anterior. Seleccionar el medio de pago
Vence el.
Va de Pago.
Bloqueo de Pago.
Muestra diversas opciones, pero la que se utiliza es la de bloqueo de pago. Es cuando existe una nota de crdito por parte del proveedor. El documento es el generado por SAP.
Ref. Fact.
Ingresar y seleccionar Abono por la Nota de Crdito (NC) que extendi el proveedor. Seleccionar el banco, medio de pago.
Banco Propio
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3. Detalle
Ilustracin 12. Factura. Detalle Definiciones de campos: Nombre del Campos CstindAndNoPl. Moneda. Tipo de Cambio Clase doc. Descripcin No aplica. Clave de la Moneda que se utiliza. Es el tipo de cambio en relacin al Dlar. Identifica la documento clase de Ninguna. Ninguna, es automtico. Ninguna lo asigna el sistema. Seleccionar el documento: Accin
Emisor Fact.
Lo
asigna
Se genera automticamente. Campo generado en automtico. Permite modificar y seleccionar una diferente cuenta
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contable.
Niv. Tesor.
Identifica el recurso de donde se va a pagar la factura. Se refiere a los das en que est previsto el pago
Campo generado en automtico al presionar la tecla Enter o podemos modificarlo con el botn seleccionador. Ninguna. Campo generado en automtico al presionar la tecla Enter o podemos modificarlo con el botn seleccionador. El sistema lo toma cuando se ingres la condicin de pago, ya sea inmediato, a 15, 30, etc. Das.
Das Prev.
4. Impuestos
Ilustracin 13. Factura. Impuestos Nombre del Campos Dat. Fiscal Propuesta neto Borrar Lnea Descripcin Muestra el rgimen grabado cuando se registr la factura. Calcula el impuesto neto Borra el clculo del impuesto Accin Ninguna. El sistema la trae cuando se grab Aadir factura Ninguna. Es automtico Seleccionar el regln del impuesto a borrar, luego presionar Click en el botn borrar lnea.
5. Retencin Ingresar los datos en cada columna, esto es cuando el proveedor est sujeto a retencin.
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Despus de haber explorado las pestaas, seguir con el proceso normal. CON LOS DATOS INGRESADOS CORRECTAMENTE, PRESIONE LA TECLA ENTER. Si la pantalla muestra en rojo el botn de mensaje, es por que existe error
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Ilustracin 18. Reporte de Error Cuando se quiere visualizar el error, click y el sistema despliega la siguiente pantalla:
Ilustracin 19. Descripcin del error Se corrigen los errores que muestra el mensaje y se procede con el procedimiento normal: Es importante que el saldo se encuentre en cero (Saldado) de la siguiente manera:
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Ilustracin 20. Simulacin de contabilizacin Si ya no hay mensaje de error, proceder a contabilizar en el botn Contabilizar: Presionando el botn .
Si todo est correcto el sistema despliega una pantalla, y en la parte inferior izquierda aparece el mensaje que ya est contabilizado el documento. Ejemplo:
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Ruta de Acceso
Va Men Men SAP Logstica Gestin de Materiales Verificacin de facturas logstica Continuar Proceso MIR4- Visualizar documento de factura MIR4
Va Cdigo de Transaccin
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Ilustracin 22. Bsqueda del Documento de Factura Nombre del Campo No. Documento factura. Descripcin Refiere el nmero de documento que asigna el sistema. Periodo del ejercicio. Ninguna. Accin
Ninguna.
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VISUALIZACIN DE LA INFORMACIN CONTABLE QUE GENERA LA FACTURA GRABADA EN MIRO, SIN INFORMACION DE BUSQUEDA
Descripcin del Proceso de Negocio Este es un proceso para visualizar la informacin del documento contable o pliza generada por la factura ingresada.
Ruta de Acceso
Va Men Men SAP Finanzas Gestin Financiera Acreedores Documento Visualizar FB03
Va Cdigo de Transaccin
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No. DOCUMENTO
Ilustracin 25. Definir el nmero de documento Nombre del Campo No. Documento Sociedad Ejercicio Descripcin Nmero que proporciona el sistema Indica la sociedad de la Municipalidad de Guatemala Se refiera al perodo en que se est trabajando. Accin No se cuenta con datos, seguir con el proceso indicado despus de esta tabla. Botn seleccionador, sociedad Municipalidad de Guatemala Botn seleccionador, ingresar el perodo.
Proceso de bsqueda de documento En el No. de documento, click en el botn lista de documentos El sistema despliega la siguiente pantalla
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Ilustracin 26. Buscador. Lista de documentos Click al botn delimitaciones Especiales: Shift F4, que no hay informacin, presionar la tecla Enter. El sistema despliega la siguiente pantalla: si aparece mensaje
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO
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Ilustracin 27. Lista de documentos En la parte de cabecera de documento, doble click en clave de referencia.
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No. DOCUMENTO: *
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Ilustracin 29. Seleccin de Lista de documentos De la lista anterior se ordena por fecha y se selecciona el documento, aparece la pantalla:
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Ilustracin 30. Visualizar documento: Vista de entrada En esta pantalla se puede visualizar el No. de documento que asigna el sistema. En esta pantalla se visualizar la operacin contable que gener la grabacin de la factura. En la barra de men, se puede visualizar los impuestos, si el documento los tiene asignados.
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Ilustracin 31. Visualizar documentos: Datos fiscales En la barra de men, visualizar Libro Mayor:
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VISUALIZACIN/MODIFICACIN PARTIDAS
Descripcin del Proceso de Negocio Este es un proceso para visualizar/modificar la informacin de referencia generada por la factura ingresada.
Ruta de Acceso
Va Men Va Cdigo de Transaccin Men SAP Finanzas Gestin Financiera Acreedores Cuenta Visualizar/modificar partidas FBL1N
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(a) (b)
(c)
Ilustracin 34. Bsqueda de partidas individuales de acreedores Nombre del Campo Cuenta de acreedor Sociedad Descripcin Botn seleccionador, escoger el proveedor. Botn seleccionador, escoger la sociedad. Seleccionar Botn Ejecutar
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Ilustracin 35. Lista de Partidas Individuales VISUALIZACION POR PARTIDAS: (VER PANTALLA: LISTA PI DE ACREEDORES - STATUS) PARTIDAS ABIERTAS: Son las pendientes de pago en casos de proveedores, se muestran con el estatus de color rojo. abiertas. Son las operaciones de facturas que no se han pagado. Click en el crculo que aparece antes del nombre de partidas
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Ilustracin 36. Partidas Individuales pendientes de pago de Proveedores PARTIDAS COMPENSADAS. Son las pagadas de proveedores, se muestran con el estatus de color verde. Son las operaciones de facturas que se han pagado por abono. Clic en el crculo que aparece antes del nombre de partidas Compensada Click en el botn ejecutar
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Ilustracin 37. Partidas individuales pagadas de Proveedores TODAS LAS PARTIDAS Son todas las operaciones generadas con el registro de la facturas. Clic en el crculo que aparece antes del nombre de todas partidas. Click en el botn ejecutar
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Ilustracin 38. Seleccin de partida contable Para visualizar la partida contable: Click en el cuadro de la primera columna y seleccionar el documento con un check en el estatus, tomando en cuenta que para visualizar el registro del Impuesto sobre la renta, la clase de documento debe ser ZP, que indica que el documento est pagado. Click en el botn visualizar documento .
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Ruta de Acceso
Va Men Men SAP Logstica Gestin de materiales Verificacin de facturas logstica Entrada de documentos Registrar de forma preliminar factura MIR7
Va Cdigo de Transaccin
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Ilustracin 42. Registro preliminar de factura recibida Para importar el documento que fue ingresado por Departamento de Compras, click en el botn: Otro documento factura y se muestra la siguiente pantalla:
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Ilustracin 44. Informacin de la factura registrada de forma preliminar Click en simular, todo correcto, CONTABILIZAR
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Ilustracin 45. Modificar documento factura registrada de forma preliminar Si fue contabilizado correctamente, aparece en pantalla el siguiente mensaje:
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Ruta de Acceso
Va Men Men SAP Logstica Gestin de materiales Verificacin de facturas logstica Continuar Proceso Anular documento de factura MR8B
Va Cdigo de Transaccin
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Ilustracin 47. Bsqueda de documento factura Nombre del Campo No. documento factura. Ejercicio. Motiv. Anulacin. Descripcin Identifica el Nmero logstico de documento. Mes de operacin. Motivo de la anulacin (es obligatorio). Accin Ingresar el No. de documento Ingresar el mes de operacin Botn Seleccionador, seleccionar el motivo de la anulacin del documento. Ingresar la fecha de la contabilizacin de la anulacin.
Fe. Contabilizacin.
Fecha de contabilizacin.
Proceso para visualizar el nmero de documento Si no se cuenta con el Nmero de documento, abrir otro archivo del sistema y seguir la siguiente ruta, de lo contrario dirigirse al inciso (d). Va Men Men SAP Logstica Gestin de materiales Verificacin de facturas logstica Continuar Proceso Visualizar lista de documento de factura MIR5
Va Cdigo de Transaccin
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Ilustracin 50. Visualizar lista de documentos factura c. Seleccionar el documento y copiar con control C.
d. Se abre el otro archivo de SAP y en el nmero de documento, aparece el registro que se va a anular, tal como se muestra en la pantalla siguiente:
e. Click botn continuar f. Si se quiere verificar antes de anular el documento, click al botn Visualizar documento:
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Ilustracin 52. Visualizacin documento factura g. Verificar los datos, si estn correctos, click en el botn regresar y en la pantalla:
h.
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Proceso para compensar documentos manualmente La parte de Compensar los documentos F1 manualmente, corresponde efectuarla al de Libro Mayor. Para conocimiento en esta parte, el proceso es el siguiente:
Men SAP Finanzas Gestin de materiales Libro Mayor Cuenta Compensar F-03
Ruta de Acceso
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Ilustracin 55. Definir Datos de cuenta a compensar Nombre del Campo Cuenta Sociedad Click botn continuar Descripcin Nmero de la cuenta contable Identifica la sociedad Accin Ingresar el No. de cuenta contable Ingresar el nmero de la sociedad Click botn continuar
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Ilustracin 56. Compensar Cuenta mayor procesar partidas abiertas 2. Para seleccionar los documentos a compensar, ordenar en forma descendente la columna Referencia, con el objeto que los documentos se visualizan uno seguido del otro, como se muestra a continuacin:
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Ilustracin 57. Documentos a compensar ordenados en forma descendente Para seleccionar los documentos a compensar, primero click en el botn marcar todo:
Activar Partidas:
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Documentos a compensar
Valor cero
Ilustracin 58. Documentos Compensados 7. El la pantalla anterior, puede observarse en la parte inferior, Status de tratamiento, que los montos deben estar con valor cero. Contabilizar y el sistema muestra la siguiente pantalla:
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