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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIO ( SGDi. v.3.3 )

El Sistema de Gestin Documentaria SGDi v.3.3 est diseado especficamente para atender las necesidades de entidades pblicas y ha sido elaborado en base a la normatividad vigente en materia de procedimientos administrativos para el Sector Pblico. As tambin el Sistema SGDi es aplicable a empresas privadas de cualquier actividad econmica que requieren llevar control de su trmite documentario, sobre todo aquellas que sean representantes de empresas extranjeras. El sistema est desarrollado utilizando tecnologas de informacin de ltima generacin y herramientas de Intranet e Internet, lo cual permite que usuarios a distancia se integren al sistema en tiempo real. Esta caracterstica es particularmente importante en entidades que tienen oficinas u rganos descentralizados o desconcentrados ya que elimina las distancias fsicas, permitiendo el mximo de eficiencia en la gestin documentaria. Subsistemas El sistema SGDi esta constituido de dos subsistemas siguientes: a) Subsistema SGDa que se ejecuta en ambiente Cliente Servidor en una red local instalado en la sede central o sucursal de la entidad o empresa. b) Subsistema SGDb que se ejecuta en un Servidor Web de la empresa para interactuar por Internet desde cualquier lugar del mundo, con el subsistema SGDa Procesos El Sistema SGDi cubre los siguientes procesos: a) Generacin y Registro de Documentos (Cartas, Oficios, Memos, etc.) en cada rea interna de la empresa, almacenando la informacin en una base de datos nica y con acceso solo del usuario de cada rea u oficina, es decir la otra oficina no puede visualizar otros documentos que no le pertenezcan a dicha oficina. b) Gestin de los documentos emitidos por las dependencias de la entidad hacia terceros ( Clientes, Proveedores o otras reas externas ).Todos los documentos estarn almacenados en el disco duro del servidor este en cualquier formato (Word, Excel, Power Point, Pdf, etc) se sugiere que los documentos fsicos no
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generados, se scanea para grabarlos en la base de datos del sistema c) Gestin de los documentos recibidos de terceros, sea documento fsico o virtuales por Internet. Los documentos que llegan a la Oficina de Trmite Documentario por medio fsico, al menos la Carta y otros documentos bsicos deben ser scaneados para subirlos al sistema SGDi y tener como archivo adjunto, de tal manera que en el trmite del expediente puedan ser visualizado por las personas encargadas de dar trmite. d) Gestin de los documentos internos (entre dependencias o reas internas de la entidad, intranet). Funciones El Sistema SGDi tiene las siguientes funciones: Registro automtico de los documentos emitidos y recibidos, tanto internos como de terceros. Para el cual almacena todos los documentos en una base de datos Oracle. Generacin automtica de documentos (en base a documentos tipo). Derivacin automtico del trnsito de los documentos entre las dependencias de la entidad. Control automtico del tiempo de permanencia de cada documento en cada dependencia de la entidad.

Una caracterstica muy importante del SGDi es que permite adjuntar al documento original, otros documentos relacionados ( tipo Word, Excel, PDF, grfico), de manera que en cualquier etapa del trmite, se puede consultar la documentacin virtual que lo acompaa en forma inmediata, sin la necesidad de tener fsicamente el documento escrito. El SGD permite, adems, las siguientes funciones: Predefinir en el sistema la ruta de cada tipo de documento. El tiempo mximo de permanencia de cada tipo de documento en cada dependencia. La emisin automtica de avisos de vencimiento de plazos para la tramitacin de cada documento en cada dependencia. La asignacin de prioridades a cada documento en forma individual. Para empresas que sean representantes de empresas extranjeras permite llevar el control del proceso de importacin y las comisiones de venta que corresponde.
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Consultas y Reportes EL SGDi permite realizar las siguientes consultas y reportes en tiempo real: Estado de trmite de cualquier documento (Ruta seguida, accin de derivacin, documento interno con la que derivaron, persona responsable quien lo tiene, das de permanencia en cada dependencia, estado actual del expediente ). Visualizacin de cualquier documento y toda la documentacin que lo acompaa. Visualizacin de las observaciones y/o anotaciones que va teniendo el expediente en su tramitacin Reportes de Gestin Documentaria de cada dependencia (Documentos ingresados, documentos tramitados, documentos pendientes). Estadsticas de Productividad de cada dependencia (Cantidad de documentos procesados, tiempo promedio de atencin, total de das de atraso respecto a lo establecido).

Seguridad Asimismo, el SGDi cuenta con los mecanismos mas avanzados para garantizar la seguridad e inviolabilidad de los documentos. El acceso a la base de datos y a las diferentes funciones del Sistema est restringido por un sistema de control que autoriza el acceso segn niveles y por usuarios, impidiendo el acceso no autorizado y la manipulacin de los documentos fuente. Beneficios de SGD El Sistema permite interactuar con dependencias ubicadas fsicamente en otros lugares facilitando al mximo la comunicacin y coordinacin entre dependencias u organismos relacionados con la entidad, esta interaccin se realiza por internet o por correo electrnico. El Sistema permite interactuar con terceros (otras entidades pblicas, proveedores, etc) mejorando la eficiencia de la gestin bajo un enfoque de calidad total. Elimina el papeleo. El sistema trabaja en base a los archivos magnticos de los documentos transitados por Internet, por lo que se elimina a cero el tiempo y recurso humanos requeridos para el traslado fsico de los documentos y la impresin y generacin de mltiples copias. El Sistema permite mejorar la eficiencia de la gestin administrativa
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de cada dependencia al proporcionar informacin objetiva de la gestin documentaria de cada una de ellas. Mxima seguridad del archivo documentario y registro permanente e inviolable de todo el trmite documentario. Por todo lo anterior el sistema SGDi permite racionalizar el uso de los recursos humanos y racionalizar los procedimientos administrativos, logrando con ello un ahorro sustancial para la empresa y sobre todo no se perdern mas los expedientes y se dar un mejor servicio a los clientes, proveedores y usuarios de la entidad.

Especificaciones Tcnicas El SGDi esta desarrollado en plataforma ORACLE , con lenguaje de programacin Developer 6i y Base de Datos 8i, 9i y 10g para el aplicativo Cliente-Servidor y Jdeveloper 9i para el aplicativo en Internet que se instala en el Servidor Web de la empresa que adquiera el sistema, con el sistema operativo para redes Windows 2003 o Windows NT o Linux y estaciones de trabajo Windows 98 o superior en las estaciones usuarias. El SGDi solo requiere que la empresa debe tener el motor de Base de datos Oracle 8i 9i 10g segn sea el caso. y para el mdulo de Internet requiere adems de lo anterior , que disponga la licencia del Java Developer 9i ( que incluye el Web Server Apache) El sistema est desarrollado en ambiente grfico y es de fcil uso por los usuarios ( directivos, funcionarios, tcnicos, secretarias ,etc) . El SGDi es de fcil mantenimiento y no requiere de personal tcnico especializado permanente para la operacin y administracin del sistema.
Estimado Cliente Potencial, llmenos o solicite las caractersticas tcnicas y una demostracin de nuestro sistema aplicativo en su misma oficina, el sistema SGCOR le ayudara a resolver sus grandes problemas de control y optimizar su gestin logrando duplicar sus rentabilidades de su negocio. Telfonos : (511) 765-4483 / 224-9528 celular 99997-4834 Email. gerencdsi@cdsi-optimization.com, mllaczab@cdsi-optimization.com, rzurita@cdsi-optimization.com

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