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CAPTULO V LA PROPUESTA Para optimizar los procesos que se llevan a cabo en la Divisin de Informtica de Operadora Logstica Caracas El Llanito

C.A., se plantea el diseo de un Sistema para el Control de los Inventarios de Equipos, Materiales, Mobiliarios y Accesorios de Computacin, el cual deber proporcione informacin precisa y oportuna, as como tambin que facilite la ejecucin de los procesos que en ella se realizan. La presente propuesta est fundamentada en la creacin de un sistema de inventario para llevar el control de inventarios de la Divisin de Informtica de Operadora Logstica Caracas El Llanito C.A., la cual pudiese desarrollarse bajo el entorno de desarrollo de Microsoft Access, en vista de ser esta una herramienta sencilla que permite desarrollar de forma rpida y efectiva bases de datos. Con un diseo de sistema para microcomputadoras se pretende incorporar aquellos requerimientos y/o facilidades que no se han llevado con el sistema actual. El sistema se presentar como una estructura de pantallas completamente amigables y de fcil utilizacin para el usuario, tambin proporcionar reportes a travs de pantallas e impresos sobre informaciones especficas.

El sistema propuesto preparar automticamente el Inventario General para ello necesitar tan slo que el usuario encargado de este proceso seleccione la opcin desde un men que se crear para tal fin. Las transacciones de mantenimiento de la informacin del sistema (ingreso, modificacin o eliminacin) se podrn realizar desde el mismo formato preparado para la entrada de datos de acuerdo a los privilegios que se hayan asignado al usuario. Este sistema buscar minimizar los

esfuerzos en la carga de datos, de tal forma que una misma informacin se registre slo una vez en el sistema (Clave nica). Justificacin. Los sistemas de informacin son la mejor herramienta a la hora de procesar gran cantidad de datos, de otra forma los datos procesados seran menos confiables. En este orden, el sistema propuesto es una herramienta confiable para el manejo y manipulacin de informacin. El sistema propuesto en esta investigacin est orientado a mejorar el proceso de control de inventarios de equipos, mobiliarios y accesorios de Operadora Logstica Caracas El Llanito C.A., adems de permitir al usuario que maneje el sistema, realizar tareas de manera rpida, evitando as prdida de tiempo y de informacin. La iniciativa de incluir esta herramienta en la empresa Operadora Logstica Caracas El Llanito C.A responde a la carencia de control de inventarios antes mencionados, sin embargo, el propsito del diseo de un sistema automatizado para la empresa, es el mayor y mejor control en el manejo de los procesos de informacin, creando un ambiente cmodo para el usuario.La comunicacin entre el usuario y el sistema propuesto ser ms confiable y amigable para as facilitar el efectivo funcionamiento del sistema de control de inventarios, equipos, mobiliarios y accesorios en Operadora Logstica Carcas C.A. Objetivo General de la Propuesta Propuesta para el Diseo de un Sistema de Control de Inventario para el Departamento de Informtica para el Control de Equipos, Repuestos, Accesorios, Mobiliarios y Mantenimiento Preventivo en Operadora Logstica Caracas. El Llanito.

Objetivos Especficos de la Propuesta 1. Diagnosticar la Situacin Actual Accesorios y Mobiliarios. 2. Factibilidad de la estructura del sistema sugerido para el Control de Equipos, Repuestos, Accesorios y Mobiliarios. 3. Disear la propuesta del Sistema de Control de Equipos, Repuestos, Accesorios y Mobiliarios. Fundamentacin. Est fundamentado sobre la base del desarrollo de sistemas informticos que vienen orientndose sobre el enfoque de la sistematizacin progresiva de los procesos internos que se lleva a cabo diariamente, para obtener un flujo rpido de informaciones fiables, elevar la cantidad y disminuir los costos operativos asociados otorgando respuestas inmediatas a las necesidades de control de inventarios. Para la adecuada terminacin de requerimientos de sistema propuesto, adems de la comunicacin de los usuarios directos del sistema de informacin comunicacin realizada a travs del cuestionario aplicado fue necesario la observacin de los procesos de control que se realiza actualmente (de forma manual) en el departamento Sistemas. Tambin se observ los equipos, software, hardware empleados en el departamento en el departamento sistemas. Fue a travs de esta estrategia que el autor pudie establecer que, adems de los fallos evidenciados en la etapa de investigacin preliminar, dentro de la empresa se cuenta con los recursos necesarios para realizar el diseo de informacin en el departamento Sistemas permitiendo as optimizar el proceso de control efectivo del de Control de Equipos, Repuestos,

proceso de control de inventarios cuenta con todos los elementos para realizacin y puesta en funcionamiento de la propuesta. Es necesario hacer notar la automatizacin de un determinado sistema el cual es utilizado como una herramienta factible, con el fin de facilitar el desarrollo de actividades de mayor envergadura en cuanto al procesamiento de informacin y labor del personal. Estructura de la Propuesta

El sistema propuesto se presenta a manera de ejemplo, ya que para efectos de este trabajo especial de grado, no se desarrolla el programa como tal, sino que se dan las pautas de cmo se desarrollara. Una de las prioridades es la determinacin de los requerimientos que segn Kendall y Kendall. (1992), es el estudio de un sistema para conocer cmo trabaja y dnde es necesario efectuar mejoras. Un requerimiento es una caracterstica que debe incluirse en un nuevo sistema. En el caso del nuevo sistema se incluye una nueva forma de capturar los datos y administrar los datos. (Pg. 44) Otro de los requerimientos que se incluirn en este nuevo sistema de informacin es la forma de procesar los datos y producir informacin. El sistema tiene como uno de sus principales objetivos automatizar el procesamiento de los datos, para la posterior generacin de reportes, en donde se registre la cantidad de equipos y materiales distribuidos, con sus notas de entrega. El hecho de que se automatice esta accin, permite al personal encargado del mismo, entregar en un perodo de tiempo ms corto, los reportes exigidos por la administracin General.

Los reportes emitidos por el sistema sern de fcil lectura y comprensin, por lo cual, facilitan su anlisis. El nuevo sistema, en pocos mdulos, permite al personal que as lo requiera, conocer el estado del inventario, esta herramienta se desarrolla en Microsoft Access 2007 en una estacin de trabajo con sistema operativo Microsoft Windows 7 Ultmate. Por medio de la observacin directa y la recoleccin de informacin importante, se determin cuales seran los requerimientos prioritarios a ser satisfechos por el nuevo sistema de informacin. Estrategia Esta propuesta tiene como principal estrategia, el emple de una investigacin de campo, para percibir la informacin de una forma directa desde el lugar de los hechos, permitindose ser un estudio apegado a la realidad. Para lograr las metas de esta investigacin descriptiva, la informacin se recab mediante la observacin directa y entrevistas personales con los empleados que labora en la Divisin de Informtica, llegando a la conclusin de la necesidad de un firme control de inventarios. Por ello, se ha recomendado implementar una plataforma tecnolgica capaz de resolver todos los inconvenientes generados actualmente Propuesta de Plan de Accin 1. Levantamiento Inicial 2. Levantamiento Recopilacin 3. Diseo preliminar 4. Diseo aplicacin 5. Diseo Base de Datos 6. Presentacin

7. Pruebas De Sistemas 8. Manual de Usuario 9. Entrega de Sistema Estudio de Factibilidad Segn Senn (1995), La determinacin de factibilidad general de un proyecto solicitado significa encontrar cules son los objetivos organizacionales y luego de la posterior evaluacin, determinar si el proyecto sirve para mover el negocio hacia sus objetivos en alguna forma. Para los proyectos de sistemas, la factibilidad es valorada en tres formas principales: tcnica, operacional y econmica. (Pg. 28) Factibilidad Tcnica Segn Senn (1995), En este tipo de factibilidad, se determina si los recursos tcnicos actuales pueden ser mejorados o aadidos, en forma tal que satisfaga la peticin bajo consideracin. Con relacin a la factibilidad tcnica, el sistema ser desarrollado bajo la herramienta de Microsoft Access, la cual generar una base de datos. Para ello se requiere que la empresa posea un Servidor o Computador, con procesador para servidores Xeon y para estacin de trabajo Intel Core 2, sistema operativo servidores como Windows Server 2008 R8y estacin de trabajo Windows XP profesional o 7 Ultmate y una impresora. En esta factibilidad se toman en cuenta los aspectos tecnolgicos, que permiten sustentar el proyecto. Se debe tener en cuenta dos elementos muy importantes y bsicos para el desarrollo del mismo; el Hardware y Software. Operadora Logstica Caracas. El Llanito, cuenta con los equipos necesarios y el

software para llevar adelante este proyecto, por tal motivo este proyecto es tcnicamente factible. Plataforma Computacional Hardware

Servidores: Dell Xeon TM 3.20 GHZ, Memoria RAM 4GB, 3 discos

duro de 320 GB, Monitor LCD 15, Mouse, Teclado. Estaciones de trabajo: Intel Core 2 2.60 GHZ, 2 GB de RAM, Disco

Duro 160GB, Monitor LCD, Mouse, Teclado, Unidad de Disquete 3 , DVD. Software Servidor. Estaciones de Trabajo. Sistema Operativo Windows XP Profesional, Windows 7 Ultimate. Office 2007. NOD32 antivirus. Factibilidad Operativa Segn Senn (1995), Esta factibilidad es la que garantiza el uso de la Sistema Operativo: Windows Server 2008 R8. Manejador de Base de Datos: SQL Server. Herramienta de Desarrollo: HTML, Data Directory, Access, Visual Basic, Php, Html.

plataforma tecnolgica implantada una vez que se haya realizado el diseo y desarrollo. La plataforma informtica implantada vendr a resolver muchos problemas, por lo cual se garantiza su uso inmediatamente y continuamente. Por ende se garantiza la operatividad futura del proyecto implantado. Se cuenta con el apoyo suficiente para la realizacin del proyecto. Los

usuarios estn dispuestos a colaborar. La Divisin de Informtica tiene personal capacitado para iniciar la puesta en marcha el Sistema. Factibilidad Econmica Segn Senn (1995), Esta factibilidad determina el desarrollo y la futura implantacin del proyecto, ya que organizacin. El costo de este proyecto es prcticamente cero bolvares. La empresa Operadora Logstica Caracas. El Llanito, cuenta con todo lo necesario econmicamente para llevar a cabo este proyecto, por lo cual no tiene problemas para llevarlo a buen trmino, es por ello que es econmicamente factible. A continuacin se puede apreciar el Cuadro demostrativo de la factibilidad y los beneficios: se cuenta con los recursos econmicos y financieros necesarios se pueden llegar a satisfacer las necesidades de la

Cuadro N Factibilidad Econmica fuente: departamento de informtica N Recurso Costo Observaciones 01 02 Microsoft Access Programadores Analistas. Talleres 03 Actualizacin Usuarios 04 Plataforma Informtica y Red para la implementacin. TOTAL Relacin costo/beneficio: operativos. El beneficio es la implementacin inmediata del sistema propuesto a fin de satisfacer a los usuarios y la obtencin oportuna y confiable de la informacin. Bs. 0,00 Bs. 0,00 de de Bs. 0,00 y Bs. 0,00 Bs. 0,00 Componente de Microsoft Office Se puede designar personal de la Divisin de Informtica. Se puede designar personal de la Divisin de Informtica. Tienen personal con experiencia docente. La plataforma cumple los

requerimientos necesarios.

El costo ser tomado de la plataforma actual con los recursos que se tienen

Modelo tabla - Relaciones

Mdulos Propuestos

Sistema de Control de Inventarios de Equipos y Materiales de Computacin Inicio de Seccin Usuario Correcto Registro de Entrada Usuario Incorrecto

SALIR

Mdulo Registrar / Asignar

Mdulo Consulta / Reportes Visualizar por pantalla o impreso, toda la Informacin Recopilada por cada mdulo.

Mdulo de Mantenimiento Claves: Ingreso y Egresos de Usuarios Respaldos Auditorias

Inclusin, Modificacin o Eliminacin de Equipos y Materiales de la Base de Datos Principal

Pantallas del Sistema

Men Principal

El sistema estar conformado por tres (03) mdulos que son las siguientes: Mantenimiento, Registrar / Asignar y Consultas / Reportes. Mantenimiento: slo tendr acceso el Administrador del Sistema. Este mdulo estar compuesto por tres opciones: Claves en la cual se crearn, modificarn o eliminarn las claves de acceso al sistema, Respaldos en el cual se realizar el respaldo de la informacin del sistema, y Auditoria en esta opcin se podrn visualizar e imprimir la informacin correspondiente a los accesos al sistema. Registrar / Asignar este mdulo estar compuesto por dos opciones tal como sigue Equipos, Materiales en la cual se realizar la Inclusin, Modificacin o Eliminacin de este tipo de Bienes.

Consultas / Reportes en este mdulo se mostrar la informacin requerida por los usuarios tanto en pantalla como impresa.

Es importante indicar que esta propuesta de automatizacin del sistema de inventarios de equipos y materiales de computacin para la Divisin de Informtica de Operadora Logstica Carcas EL Llanito C.A., se ha realizado bsicamente para llevar control de los equipos, materiales, accesorios y moviliarios de computacin ya se para utilizarlos nuevamente o para su desincorporacin, alimentar una base de datos, contar con informacin histrica, y informacin en caso que se requiera. manejar opciones de consulta e