MODELO DE CONTROL DE GESTIN PARA SISTEMAS DE INVESTIGACIN UNIVERSITARIOS

Jaim Royero Instituto Universitario de Tecnologa Jos Antonio Anzotegui

INTRODUCCIN
La realidad de los institutos nacionales de educacin superior requiere de soluciones viables a los mltiples problemas que confrontan los procesos bsicos universitarios, de ellos, la investigacin constituye un factor importante en la administracin del sistema institucional, ya que proporciona el conjunto de resultados cientficos estipulados en los objetivos internos y sociales a cumplir por dichas instituciones.

Los institutos tecnolgicos, como elemento integrante de dicho subsistema, hoy por hoy requieren de modelos de gestin acordes al papel del proceso de investigacin. La organizacin actual de estos institutos no representa una consideracin al principio de generacin, transferencia y desarrollo del conocimiento como valor social, ya que no cuentan con unidades administrativas de alta decisin que le den la relevancia poltica y financiera para su desarrollo en el campo institucional.

El control de gestin de estos sistemas es sin duda una necesidad para el cumplimiento eficaz de los objetivos propuestos, ya que maximiza los escasos recursos asignados al sector y presenta ante la sociedad una rendicin de cuentas necesaria para su acreditacin pblica.

En vista de lo anterior, una direccin eficaz del sistema de investigacin comienza con una programacin estratgica, donde los objetivos y la estrategia sean la base para la definicin de las reas claves de gestin, con el propsito de definir los indicadores y estndares correspondientes que permitan el control de dichos procesos y la atencin eficiente de los beneficiarios del sistema; por esa razn en las siguientes lneas se explican sus componentes fundamentales.

DEFINICIN DEL MODELO

El modelo integrado de control de gestin es un conjunto de procesos que parten de las principales reas claves dentro del sistema organizacional con el fin de disear indicadores y estndares basados en los planes y programas estratgicos intentados por la organizacin. Tales indicadores cuantitativos y cualitativos son medidos por medio de ndices confiables de desempeo, gestionados por cuadros de mando que garantizan un monitoreo efectivo para el cumplimiento de los objetivos del sistema.
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En esencia, el MICG es un mecanismo de medicin de los intentos estratgicos por lograr con efectividad los objetivos organizacionales. Constituye la manera mediante la cual las estrategias y los recursos son dirigidos hacia los aspectos claves del xito organizacional y hacia la satisfaccin de los usuarios dentro del cumplimiento de los parmetros sociales de desarrollo, tanto en el mbito local y regional como a escala nacional.

PREMISAS BSICAS DEL MODELO

El modelo presentado se fundamenta bajos los parmetros de las siguientes premisas de actuacin y conformacin: Integralidad: El MICG se fundamente en una visin sistmica de la organizacin y de su interaccin con el medio ambiente en el que se desarrolla. Excepcin: Concentra la base para la toma de decisiones por medio del control de los procesos esenciales o claves que garanticen el xito organizacional. Eficiencia: Garantiza el cumplimiento de los objetivos en el uso racional de los recursos. Flexibilidad: Se entiende como la consideracin de los cambios que pudieran devenirse a raz de las necesidades del entorno y de la organizacin. Perfectibilidad: El modelo en cuestin se alimenta de sus errores, experiencia, ideas, innovaciones y crticas realizadas por los actores involucrados en el proceso, con el objeto de perfeccionar y mejorar su eficacia dentro y fuera del mbito organizacional. No es un modelo infalible, sino perfectible. Responsabilidad social: Considera su actuacin bajo el principio de control de gestin de las reas institucionales que tienen que ver con el desarrollo local, regional y nacional, como son la transferencia de tecnologa, la diversificacin del conocimiento, el desarrollo tcnico-social, la pertinencia social y la rendicin de cuentas.

COMPONENTES DEL MODELO

El modelo integral de control de gestin se estructura de acuerdo a los siguientes procesos o fases: Planeacin del sistema a controlar. Identificacin de reas claves, variables y procesos crticos. Diseo del sistema de indicadores. Diseo del o de los instrumentos de control. Diseo de la presentacin de la informacin. Implantacin del sistema de control.

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PLANEACIN DEL SISTEMA A CONTROLAR

Todo sistema de control de gestin requiere de unos objetivos y estrategias cnsonas con las necesidades de la organizacin y de sus usuarios. Para ello, la organizacin debe contar con un sistema de planeacin acorde a tales necesidades y a sus intereses, en tal sentido, la planeacin estratgica constituye el punto de partida del sistema de medicin organizacional ya que define claramente los objetivos, las estrategias y las actividades del rea (Serna,2000).

DEFINICIN DE REAS CRTICAS

Luego de definir los objetivos y la filosofa del sistema, es necesario desarrollar las reas crticas de gestin que sern el punto clave para la ejecucin del control de gestin esperado. Las reas crticas son aquellos procesos bsicos que requieren un control para el xito de la organizacin (Blanco, 2000). Dichos proceso deben configurarse en el nivel operativo del sistema a controlar, es decir, dentro de los sistemas administrativos se encuentran tres tipos de procesos: los procesos de regulacin y adaptacin (planeacin, metas objetivos, polticas, sistemas de direccin, presupuesto, etc.), los procesos operativos (docencia, investigacin, extensin, produccin y servicios) y los procesos de apoyo (recursos humanos, consultora jurdica, relaciones pblicas, recursos materiales y financieros, etc.).

Para identificar los procesos operativos es necesario conocer las actividades de transformacin de los insumos para la produccin de los productos o servicios que el sistema tiene como propsitos. Estas actividades de transformacin se dividen en tres elementos concretos: los procesos estratgicos de la organizacin (docencia, investigacin, extensin, produccin y servicios), los procesos bsicos de dichos procesos (para docencia: enseanzaaprendizaje, currculo, ingreso, etc.), los procedimientos de cada proceso (para docencia: elaboracin de planificacin docente, retiro de materias, inscripcin, evaluacin de alumnos, etc.) las actividades y las operaciones de cada procedimiento.

Dependiendo de los casos, las reas crticas pueden relacionar varios procesos a la vez, es decir, no slo los operativos sino alguno de regulacin o apoyo que tenga una necesidad tal que sea indispensable considerarlo. En un ejemplo sencillo, supngase que los procesos bsicos del proceso estratgico de investigacin son: desarrollo de anteproyectos, asignacin de presupuestos, seguimiento de lneas de investigacin, etc., pero resulta que sobre la base de un estudio del sistema se lleg a la conclusin que este carece de planes, polticas y direccin, se decide considerar que la gestin es un proceso crtico de control, aunque este sea un proceso de regulacin. Como se ve, en razn de cada situacin en particular, los procesos constituyen elemento clave para la designacin de los factores crticos de xito.

Para la identificacin de las reas crticas del sistema, es necesario cumplir los siguientes pasos: a. Listar los procedimientos administrativos realizados en la unidad.

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b. Clasificar los procedimientos en una funcin administrativa lgica comn. c. Categorizar las funciones en trminos de necesidad en el cumplimiento de objetivos, manejo de recursos y toma de decisiones claves. d. Graficar las categoras en un orden lgico y sistmico. e. Compararlas con los objetivos estratgicos a fin de compatibilizar lo que est (procesos) y lo que se desea lograr (las reas crticas provienen del diagnstico realizado y las categoras funcionales esenciales del sistema a mejorar).

IDENTIFICACIN DE LOS FACTORES CRTICOS DE XITO PARA CADA REA

Despus de identificar los objetivos, las estrategias y las reas crticas, es necesario establecer qu se pretende controlar en dichas reas. El control de gestin se orienta a los procesos crticos de la organizacin, es decir, a los aspectos vitales que garanticen el xito de la misin. Por ello, los factores crticos de xito constituyen el punto inicial estratgico de un buen sistema de control. Estos deben definirse por medio de estrategias grupales y de participacin; para efectos del siguiente modelo, los factores de xito a considerar son los siguientes: FACTORES DE XITO Cumplimiento de metas en EFICACIA investigacin Mide el grado porcentual de cumplimiento con respecto a una meta. Congruencia entre lo planificado y los EFECTIVIDAD logros obtenidos en el sistema de Metas formuladas. Cumplimiento de metas. Logros. Gestin. Pertinencia. Impacto. Oportunidad. Adecuacin de recursos. Costo-efectividad. Costo-beneficio. DEFINICIN ASPECTO CLAVE

investigacin. Mide porcentualmente la relacin de eficacia y eficiencia RESULTADO/ RELEVANCIA Para qu se investiga. Mide el total alcanzado.

Capacidad transformadora del PRODUCTIVIDAD conocimiento producido. Mide la relacin costo producto

Cobertura. Costos. Calidad.

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5 Humanos. Materiales. Financieros.

DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

Con qu se dispone y cunto se requiere?

DISEO DE INDICADORES
Posteriormente a la especificacin de las reas crticas es necesario asignar para cada rea indicadores de medicin en concordancia con la meta fijada. Un indicador es un punto que, en una estadstica simple o compuesta, refleja algn rasgo importante de un sistema; debe ser medible, relevante y vinculante (Franklin, 2001).

Recapitulando un poco, estos indicadores deben partir de los objetivos estratgicos (reas criticas) y de los factores vitales de xito. A continuacin se propone para cada caso una batera de indicadores generales que pueden forman parte del control real de cualquier proyecto en el sistema de investigacin.
rea crtica: Gestin Factor de xito Efectividad Planeacin: Nivel de conocimiento de -Total empleados que la conocen/Total de empleados la visin. Participacin definicin. Eficacia Objetivos: Nivel de logro. en la -Total empleados que participan/total de empleados x100. -Total objetivos alcanzados/objetivos definidos x100. -Total objetivos operativos alcanzados/objetivos definidos x100. -Total objetivos tcticos alcanzados/Total objetivos definidos x100. -Total objetivos estratgicos alcanzados/Total objetivos definidos x100. Logro de Metas. Estrategias: Implantacin. -Total metas alcanzadas/Total metas establecidas x100. -Total metas alcanzadas/Total objetivos definidos x100. -Total estrategias implementadas/Total de estrategias x100. -Total tcticas implementadas/Total de estrategias 100. Polticas: Nivel de cumplimiento. -Total polticas aplicadas/Total polticas establecidas x100. OEI-Revista Iberoamericana de Educacin (ISSN: 1681-5653) x100. Indicadores Relacin de medida

Royero, Jaim: Modelo de control de gestin para sistemas -Total polticas cumplidas/Total polticas establecidas x100. Programas: Nivel de accin. -Total acciones realizadas/Total acciones programadas x100. -Total programas realizados/Total programas planeados x100. Eficiencia Motivacin: Nivel de incentivos. -Total de incentivos/Total de proyectos de trabajo x100. -Total investigadores que reciben incentivos/Total de investigadores x100. -Total incentivos utilizados/Total de incentivos x100. -Total personal de investigacin/Total equipos de Equipos de trabajo: trabajo x100. -Total equipos de trabajo/Total reas de investigacin x100. Estrs y conflicto: Nivel de procesos Innovacin: Nivel de creatividad. -Total personas con estrs/Total personas x100. -Total conflictos/Total reas de investigacin x100. -Total proyectos innovadores/Total proyectos x100. -Total de cambios en los productos y servicios/Total de productos y servicios generados x100. -Total de investigadores involucrados en proyectos. innovadores/Total de investigadores x100. Eficacia Control: Nivel de aplicacin. -Total controles estratgicos/Total de controles x100. -Total controles tcticos/Total de controles x100. -Total de controles operativos/Total controles x100. -Total de controles en reas sustantivas/Total reas de investigacin x100. Evaluacin: Nivel de aplicacin. -Total estrategias de evaluacin/Total estrategias x100. -Total programas de evaluacin ejecutados/Total programas de evaluacin x100. rea crtica: Formulacin de proyectos Factor de xito Efectividad Relevancia/ Resultados Oportunidad. Lneas de investigacin: -Total lneas diseadas/Total reas de investigacin x100. Nivel de diseo. - Total lneas ejecutadas/Total lneas definidas x100. Indicadores Relacin de medida

Calidad.

-Total proyectos rechazados/Total proyectos x100.

Pertinencia.

-Total lneas de investigacin creadas por necesidad comunitaria/Total lneas de investigacin x100. -Total lneas de investigacin reformuladas por

necesidad social/Total de lneas de investigacin x100. Eficacia Secuencia de desarrollo. -Total de anteproyectos aprobados/Total de

anteproyectos x100. OEI-Revista Iberoamericana de Educacin (ISSN: 1681-5653)

Royero, Jaim: Modelo de control de gestin para sistemas -Total proyectos en ejecucin/Total proyectos

aprobados x100. -Total proyectos reprogramados/Total proyectos x100. - Total proyectos rentables/Total proyectos aprobados x100. -Total evaluaciones econmicas de proyectos

rentables/Total de proyectos x100. Productividad

Presupuesto e inversin.

-Total

financiamiento

para

investigacin/Total

de

proyectos aprobados con financiamiento.

Rentabilidad de inversin. Produccin.

-Total recursos asignados /Total proyectos aprobados. -Total utilidad neta x100./ Inversin permanente. -Total de costos de los insumos del proyecto /Total costo de produccin. -Costo de produccin del proyecto/Total de artculos producidos

Comercializacin.

-Total programas de comercializacin/Total programas x100. -Total estrategias comerciales/Total programas de comercializacin x100.

Eficacia

Promocin y difusin.

-Total proyectos publicados/Total proyectos x100. -Total proyectos presentados ante medios de

comunicacin/Total proyectos aprobados x100. Relevancia/ Resultados Relaciones comunidad. con la -Total proyectos comunitarios realizados/Total proyectos x100. -Total Impacto. de solicitudes para proyectos inter-

comunitarios/Total de proyectos x100. -Total proyectos para la solucin de un problema

Pertinencia.

comunitario/Total proyecto x100. -Total de proyectos de coyuntura social aprobados/Total

Adecuacin.

de proyectos x100.

rea crtica: Desarrollo de investigadores Factor de xito Disponibilidad de recursos Indicadores Nmero de investigadores. -Total investigadores/Total Nivel acadmico. x100. -Total docentes investigadores con Nivel de formacin cuarto nivel/Total docentes x100. -Total docentes con formacin metodolgica/Total docentes x100. Productividad Investigaciones realizadas. -Total investigaciones no Relacin de medida docentes docentes

metodolgica.

ascensos/Total docentes x100. -Total investigaciones por

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Royero, Jaim: Modelo de control de gestin para sistemas rea/Total docentes por rea x100. Horas de trabajo. -Total horas horas hombre hombre

trabajadas/Total

promedio de investigacin x100. -Total Productos de trabajo. artculos publicados/Total

docentes x100. -Total de asistencia a

congresos/Total de docentes x100. -Total libros publicados/Total de docentes x100. -Total ponencias presentadas/Total de docentes x100. Eficacia Incentivos. -Total primas por reconocimiento investigativo/Total reconocimiento x100. -Total becas para estudios de programas de investigacin/Total becas de estudio x100. -Total bonos de productividad bonos de primas de

institucionales

investigativa/Total

productividad institucional x100. -Total cursos financiados a

investigadores/Total financiados en

cursos de

programas

desarrollo de personal x100.

Reconocimientos.

-Total

reconocimientos

a de

investigadores/Total reconocimientos x100. -Total Homenajes

institucionales

investigadores/Total de homenajes institucionales x100. Relevancia/ resultados Pertinencia. -Total asesoras externas de de

investigacin/Total institucionales x100. -Total cursos a de

asesoras

investigacin de

dictados

egresados/Total

cursos institucionales x100. rea crtica: Financiamiento Factor de xito Disponibilidad de recursos Indicadores Presupuesto. -Total Relacin de medida Bs. asignados a

investigacin/Total x100.

presupuesto

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Royero, Jaim: Modelo de control de gestin para sistemas -Total requerido para

investigacin/Total asignado x100. Eficiencia Gastos. -Total gastos de investigacin/Total gastos institucionales x100. Efectividad Autofinanciamiento. -Total de Bs. de producidos por

proyectos

investigacin/Total

ingresos propios x100. Bsqueda de recursos. -Total de solicitudes externo/Total de de

financiamiento proyectos x100.

-Total recursos conseguidos/Total recursos solicitados x100.

DISEO DEL INSTRUMENTO DE CONTROL

Despus de disear el sistema de indicadores se deber asignar para cada rea crtica un cuadro de mando que permita monitorear los avances del comportamiento de los resultados de gestin, es decir, un indicador con una condicin histrica, un estndar o umbral y un rango (Beltrn, 1999). Condicin histrica: Significa la condicin real y actual del indicador. Si no existe debe disearse una estrategia de recoleccin de datos histricos ms recientes sobre cada indicador, hasta lograr una buena fuente histrica de datos. A veces no se pueden encontrar cifras debido a la inexistencia de la medicin del indicador diseado en el nuevo sistema, por lo que en estos casos se inicia con estado cero o no existe (NE). Estndar: Define el valor a lograr (meta) o mantener en el proceso de control. Rango: Son los valores mnimos, medios y mximos permitidos para la desviacin y consecuente correccin del comportamiento de un indicador y de una rea crtica del sistema. Usualmente se establecen de la siguiente manera: mnimo, aceptable, satisfactorio, sobresaliente y mximo, o viceversa (sobresaliente y aceptable) cuando se quieran disminuir valores en los proyectos trazados.

Para el diseo de umbrales o rangos, es necesario comprender que estos son definidos por cada organizacin de acuerdo a sus caractersticas histricas, reales y potenciales de cada rea o factor crtico; suele hacerse en grupos de discusin por reas bajo una visin integrada con los objetivos, metas y estrategias a aplicar. Generalmente pasan por las siguientes fases de realizacin (vase la tabla 1): a. Identificar de acuerdo a la experiencia de la organizacin y sus miembros, el comportamiento pasado, presente y futuro de los indicadores en forma de media o tendencia esperada. Debe hacerse con personas conocedoras del rea y de las necesidades del sistema a controlar. b. Los estndares o rangos a veces estn implcitos en las mentes de los sujetos que realizan actividades rutinarias dentro de los procedimientos del proceso.
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c. Tambin deben aplicarse procedimientos ms sistemticos y cientficos, como construccin de escenarios, grficas de tendencia e inferencia estadstica, prospectiva, etc. d. El diagnstico del sistema a controlar es una fuente valiosa para el diseo de estndares y rangos ya que reflejan valores bajos o altos que son la fuente de inicio o comparacin de lo que se desea lograr, tanto en la reduccin como en el aumento de ciertos indicadores de gestin.
Tabla n. 1. Cuadro de mando rea Crtica: Objetivo: Estrategia: Responsable:

ESTATUS

SOBRES.

SATISFA.

UMBRAL

XITO

DISEO DEL INSTRUMENTO DE MEDICIN

La definicin de umbral y del rango del cuadro de mando lleva a una fase importante en el diseo del sistema de control de gestin, como lo es la fase de medicin de las variables de cada indicador. Esta tiene como objetivo establecer el registro de la informacin necesaria, el grado de frecuencia de la medicin, la presentacin de la misma y los responsables del proceso (Abat,1997). a. Registro de la informacin necesaria: refiere a dnde se buscar la informacin bsica para poder calcular las relaciones numricas y porcentuales de cada indicador (archivos, departamentos, memorial, libros, actas o iniciar bsqueda). Involucra la organizacin de las personas y los instrumentos necesarios para la recoleccin de los datos. El control de gestin orienta una cultura de la medicin para que pueda corregirse las desviaciones de sistema. Es una actividad que se realiza por los grupos interesados en la gestin del proceso; no existe una regla general para la recoleccin y bsqueda de los datos primarios y secundarios. b. Frecuencia: consiste en determinar cundo y en qu momento se medir (diaria, semanal, quincenal o mensual). c. Presentacin de la informacin: la manera de presentarla para la recogida de los datos, usualmente se suelen hacer tablas de doble entrada y cuadros estadsticos. Esta actividad depende del equipo que realiza el proceso, para una aplicacin clara.

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MNIMO

FACTOR DE

INDICADOR

MXIMO

ACEPTA

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Luego de definir el estado con respecto a la fuente para cada indicador y tomando en cuenta la forma de presentacin del mismo, se procede a disear los formatos donde se expresarn el avance real de los resultados luego de la frecuencia definida, en el siguiente cuadro se visualiza tal situacin:
Cuadro n. 2. Cuadro de mando integral rea Crtica: Objetivo: Estrategia: Responsable: Frecuencia de medicin: Quincenal Mensual

obtenido

MNIMO

(f) TOTALES** Factores

EFICACIA EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

RELEVANCIA / RESULTADOS

PRODUCTIVIDAD DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

*Se calcula dividiendo el valor obtenido entre el valor meta (umbral). * * Depende de la composicin de cada indicador en la forma que se diseen. Refiere valores absolutos obtenidos de la ejecucin del proyecto en concordancia con la frecuencia a medir. En la columna factores, estos indican los elementos involucrados en la composicin especfica de cada indicador para cada rea crtica y su proyecto. Cada proyecto deber contener indicadores para cada una de los factores crticos de xito a fin de facilitar el llenado de la matriz y contar con los cuadros de mando del sistema.

TCNICAS DE PRESENTACIN DE LA INFORMACIN

Luego de tener definido el comportamiento de cada variable expresada en el cuadro anterior, es necesario graficar los resultados a fin de visualizar mejor el comportamiento de las reas crticas del sistema a controlar. Entre los mtodos ms usados se encuentran las grficas, las tablas, los grficos de seguimiento y los grficos de control (Beltrn, 1999).

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Desviacin

Cumplimie

ESTATUS

Resultados

SOBRES.

SATISFA.

UMBRAL

MXIMO

ACEPTA

nto. *

Valor

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1. Las grficas: constituyen las descripciones de dos o ms variables dentro del indicador considerado. Pueden ser anuales, mensuales, semanales o diarias, dependiendo del contexto en donde se apliquen y del grado de informacin requerida por los centros de responsabilidad; deben construirse para cada indicador de cada rea crtica o proyecto; deben tener su ttulo y alguna leyenda de ser necesario; pueden ser de columnas, barras, lneas, circulares, de dispersin, etc. 2. Las tablas: es un cuadro de doble entrada donde se registran resultados porcentuales o absolutos en torno a dos variables fundamentales. Al igual que las grficas, deben tener ttulo y alguna leyenda en caso que lo requiera. 3. Los grficos de seguimiento: usualmente se muestran en forma de lneas donde se representan comparaciones de un indicador sobre la base de su comportamiento en el tiempo. Tienen como propsito expresar el seguimiento temporal a travs de comparaciones sucesivas de aos, meses o semanas. 4. Los grficos de control: representan esquemticamente el resultado de un indicador en torno al rango de gestin alcanzado, es decir, sus valores pueden ser mnimo, aceptable, satisfactorio, sobresaliente y mximo; pueden ser diarias, semanales y mensuales. Es la representacin del cuadro de control n. 21 de la pgina anterior.

IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL

Posterior al diseo de las fases anteriores es preciso determinar cmo se implantar, qu recursos se necesitarn y qu cambios culturales condicionarn la aplicacin del sistema de control de gestin.

El diseo de sistemas de control no es un mero ejercicio tcnico, requiere de un apoyo poltico, financiero y organizativo para que sea implantado con xito en el sistema universitario actual. Las condiciones para dicho proceso se concentran en tres lneas fundamentales a considerar:

a. Los directivos del sistema. b. La adaptacin de la estructura. c. El cambio cultural. a. Los directivos del sistema: dentro de la realidad actual los directivos juegan un papel preponderante en la conduccin de los procesos de cambio, ya que tienen la potestad y la facultad de tomar decisiones que lleven a la prctica las propuestas de mejoras internas. En concreto, deben asumir una posicin participativa, continua y responsable dentro del diseo global del sistema, ya que la comunidad universitaria espera siempre las iniciativas de los dirigentes en el actual clima de pesimismo y resistencia al cambio. Para ello se recomiendan las siguientes estrategias:

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Abrir un clima de discusin institucional y apertura poltica en los temas de gestin bsicos como la docencia, extensin, investigacin, servicios y produccin. Asumir una postura decidida y firme en torno al proyecto educativo a seguir. Contribuir a la participacin de los sectores acadmico-administrativos en las fases de diseo e implantacin del sistema de control. Asumir que el sistema de control de gestin no es otro paso burocrtico y tedioso. Asumir la planeacin estratgica como un valor y una responsabilidad como dirigente

Desde el punto de su planeacin, debe estructurarse por iniciativa de los directores del proceso un equipo de trabajo conformado por todos los niveles involucrados atendiendo a los siguientes pasos: Disear el proyecto de implantacin del sistema de control de gestin tomando en cuenta sus justificacin e importancia, situacin preliminar del sistema (problemtica), objetivos a cumplir, estrategias a aplicar, ndices de seguimiento, centros de responsabilidad, tareas asignadas, fechas de realizacin, metodologa general del proceso, recursos disponibles y perodo de ejecucin. Elaborar reuniones previas para informar sobre la intencin de implantar sistemas de planeacin y control en el rea escogida (estas deben ser dirigidas por los directivos de la institucin conjuntamente con los coordinadores del proceso). Destacar la necesidad institucional de llevar a cabo el proceso de estudio, diseo y aplicacin del sistema abordando las fallas presentadas, apoyados en informacin previa sobre la situacin de la misma. Incentivar la participacin y discusin inicial de las ideas de cambio a fin de identificar posibles apoyos o resistencia al proceso. Difundir y promocionar interna y externamente la estrategia de cambio a seguir. b. La adaptacin de la estructura: la institucin universitaria debe contar con una estructura que facilite la aplicabilidad del sistema de control orientada a determinar las responsabilidades, autoridad, grado de descentralizacin y el tipo de estructura (Amat, 2000). La vinculacin de estos elementos con la estrategia definida en los proyectos estratgicos y en concordancia con las reas y procesos crticos de la organizacin se hacen necesarios para ajustar los centros de responsabilidad o el conjunto de unidades que se relacionan con el efecto del control. b. El cambio cultural: la implantacin del sistema de control de gestin del sistema de investigacin requiere de una estrategia previa de suma importancia para la aplicacin del proceso. Dicha estrategia tiene que ver con la situacin de la cultura de planeacin poco arraigada en la institucin y la incredulidad general tpica de este tipo de procesos.

Dentro de este mbito, la necesidad de crear un clima favorable para la aplicacin del sistema de gestin es una tarea fundamental para el xito paulatino del sistema. Este clima debe estar en concordancia con las actividades que tienen que desarrollar los directivos, vistos en los puntos anteriores, pero adems es necesario llevar esta poltica a los dems procesos del sistema como lo es la docencia, la extensin, los servicios y el postgrado dentro de un proyecto acadmico institucional serio, sistemtico y
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responsable, cuya participacin de los miembros de la comunidad universitaria, sea una poltica real y dinmica. En trminos ms operativos, la implantacin del sistema de control de gestin debe contar con un plan en el que se destaquen las etapas a cumplir a s como los recursos materiales, financieros y humanos necesarios para la consecucin de los mismos. Tales etapas se describieron a lo largo del modelo concentrado bsicamente en: planeacin del sistema a controlar; identificacin de reas, variables y procesos crticos; diseo del sistema de indicadores; diseo de los instrumentos de control, y diseo de la presentacin de la informacin e implantacin del sistema.

Para esta ltima, es imprescindible disear para cada fase los manuales pertinentes que faciliten la aplicabilidad del mismo:

Para la fase de diagnstico, es vital contar con un manual para la aplicacin, organizacin, tabulacin anlisis y presentacin de los resultados. Para la fase de identificacin de las reas crticas, debe elaborarse un manual donde se destaque la metodologa bsica para identificar las reas y factores crticos del xito. Para la fase de indicadores, ser necesario estructurar un manual de indicadores sobre la base del tipo de indicador, su funcin dentro del sistema, sus unidades de medida, la forma de clculo, la frecuencia de su medicin, el origen de la informacin (manual de informacin), los umbrales y los rangos, as como los usuarios del mismo. Del mismo modo deber contener el instrumento de control, los formatos pertinentes, la forma de presentacin grfica y su interpretacin.

Para la fase de implantacin, un manual donde se indiquen la estructura organizativa necesaria, los perfiles de los sujetos responsables de operar el sistema y los procedimientos para la administracin del sistema de control (este ser un punto importante para la aplicacin del mismo).

Queda por ltimo destacar que la aplicabilidad de la presente propuesta ser el prximo paso para la validacin de la misma, claro est, cumplimentando la etapa de estudio y revisin por parte de los actores involucrados en la gestin del mismo.

REFERENCIAS Y BIBLIOGRAFA
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