Autor: Luis Prez Ziga

ndice General
Trabajo de calendario .........................................................................................................2 El clculo de la duracin de una tarea se realiza por la siguiente frmula: ........................3 Esquemas del proyecto (tareas de resumen) .....................................................................3 Secuencia de tareas (vinculaciones) ..................................................................................4 Usar Botn Vincular............................................................................................................4 Usar Ratn en forma Grafica..............................................................................................4 Ruta crtica .........................................................................................................................4 Propiedades .......................................................................................................................4 Hitos (Milestone).................................................................................................................4 Creacin hoja de recursos..................................................................................................4 Asignacin de recursos ......................................................................................................5 Holguras de las tareas........................................................................................................7 Optimizacin de recursos ...................................................................................................7 Grficos de recursos ..........................................................................................................9 Exportacin a Excel..........................................................................................................11 1.- Curva ocupacional Promedio...................................................................................11 2.- flujo de caja..............................................................................................................15 3.- Generar curva avance econmico programado V/S Real........................................17 4.- curva de avance fsico .............................................................................................20 Seguimiento Real .............................................................................................................20 Universidad de Talca ....................................................................................................21

Autor:

Luis Prez Ziga Ingeniero Mecnico

Autor: Luis Prez Ziga

Trabajo de calendario
Lo primero que se debe hacer para programar un proyecto en Project es ajustar el calendario a las condiciones reales del proyecto. Para cambiar el calendario a las condiciones reales de proyecto, ir al men Herramientas/Cambiar calendario laboral, como se muestra en la siguiente figura.

Seleccionar loa das laborables y en el lado derecho ingresar la jornada laboral como se muestra en la figura anterior, luego hacer clic en el botn Opciones y cambiar las opciones que se muestran en la siguiente figura.

Autor: Luis Prez Ziga

El clculo de la duracin de una tarea se realiza por la siguiente frmula:

D=Cubicacin/ (Rendimiento x N Recursos) Ejemplo: Cubicacin = 5000 KG de fierro Rendimiento = 100 kg /H x d N Recursos = 5 H D=5000/(100*5)=10 DIAS

Esquemas del proyecto (tareas de resumen)

Autor: Luis Prez Ziga Se realiza seleccionando las tareas a dejar como subordinadas y se hace clic en el botn Aplicar sangra.

Secuencia de tareas (vinculaciones)

Para vincular existen dos mtodos mas usados, que son los siguientes:

Usar Botn Vincular

Seleccionar dos tareas y hacer clic en botn vincular, para seleccionar tareas no adyacentes, usar la tecla control.

Usar Ratn en forma Grafica

Ruta crtica
La ruta crtica en MS Project se visualiza aplicando el asistente para diagramas gantt, segur los pasos del asistente para aplicar lo requerido.

Propiedades
Se ve en el men Archivo/ Propiedades y sirve para agregar las propiedades del archivo que sirven para la impresin posterior del archivo.

Hitos (Milestone)
Son tareas con tiempo 0 que sirven para medir lo siguiente: 1. cambio de fase del proyecto 2. cambio de etapa del proyecto 3. hitos contactuates de contrato 4. cualquier punto importante del proyecto que se requiera

Creacin hoja de recursos

Ir al men Ver/ Hoja de recursos y crear la tabla de recursos con su nombre, tipo, tasa estndar, etc.

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Asignacin de recursos
Hay tres formas de asignar recursos que se describen a continuacin: 1. usar cuadro informacin de la tarea: se usa haciendo doble clic en la tarea a asignar recursos, activar pestaa recursos y agregar los recursos que se requieren y las unidades de los recursos, como se muestra en la siguiente imagen.

2. Usar divisin de pantalla: ir al men Ventana/ Dividir, seleccionar la tarea que se requiera asignar y en la divisin inferior agregar los recursos requeridos como se muestra en la siguiente figura:

Para agregar la columna unidades, el tipo de tarea puede ser cualquiera. Para agregar la columna trabajo el tipo de tarea debe ser duracin fija.

Autor: Luis Prez Ziga

3. Usar cuadro Asignar Recursos, Ir al botn asignar recursos, en este cuadro seleccionar el recurso e ingresar las unidades requeridas y presionar botn asignar. Para asignar recursos con este cuadro la tarea debe tener la condicin por el esfuerzo quitada. Y se usa como muestra la siguiente figura.

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Holguras de las tareas

Holgura libre = demora permisible = HL Holgura total = margen de demora total =HT HL <= HT HL = HT = 0 ruta critica Las holguras en datos se ven en la tabla Programacin Para graficar las holguras totales en la malla gantt se debe aplicar el asistente para diagramas gantt en forma personalizada.

Optimizacin de recursos
Ir a la hoja de recursos, insertar la columna mximo a la izquierda da la capacidad mxima y copiar los datos de la columna mximo en la capacidad mxima.

Luego ir a los grficos de recursos, dividir pantalla hacer clic en la parte inferior y luego hacer clic en diagrama de gantt en el vertical izquierdo, como muestra la siguiente figura:

Autor: Luis Prez Ziga

Para optimizar la curva de ocupacin de los recursos, en la parte inferior realizar secuencia lgica de tareas usando las holguras de estas para desplazarlas hacia la derecha, este desplazamiento se genera vinculando las tareas en esta divisin. Tal como muestra la siguiente figura.

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Grficos de recursos
En Project existen los siguientes grficos:

Nombre Project Unidades de recursos asignadas Trabajo Trabajo Acumulado Costo Costo Acumulado

Nombre Tcnico Curva Ocupacional Mxima Curva Ocupacional Promedio, Distribuida de Trabajo Curva S de Trabajo Distribuida de Costos, Grfico del Flujo de Caja Curva S de Costos

Para cambiar de grfico hacer clic con el botn derecho del Mouse encima del grfico y seleccionar la opcin que se requiera, como se muestra en la siguiente figura.

Autor: Luis Prez Ziga

Los grficos por defecto en Project estn definidos por recursos individuales, para formatear el grfico para todos los recursos, hacer doble clic encima del grfico y formatear la parte izquierda del cuadro de dialogo como muestra la siguiente figura.

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Exportacin a Excel
1.- Curva ocupacional Promedio
En la hoja de recursos filtrar los recursos tipo trabajo utilizando el botn autofiltro, seleccionarlos e ir al botn analizar datos de escala temporal en Excel

Al hacer clic en el botn aparecer el siguiente cuadro de dialogo:

Hacer clic en siguiente y seleccionar lo que se muestra en la siguiente figura

Autor: Luis Prez Ziga

Hacer clic en siguiente: y seleccionar las unidades de tiempo, por lo general se selecciona Semanas.

Hacer clic en siguiente:

Autor: Luis Prez Ziga

Hacer clic en siguiente:

Hacer clic en el botn Exportar datos y enva los datos a Excel. En Excel ir a la hoja Datos de escala temporal y calcular la lnea de Curva Ocupacional Como sigue: Curva Ocupacional= Trabajo/(Disponibilidad de trabajo/Disponibilidad de unidades)

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Posteriormente graficar esta lnea con la lnea de semanas

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2.- flujo de caja

Hay dos formas para enviar el flujo de caja a Excel Por tareas, hay que tener seleccionado el diagrama Gantt Por recursos, hay que tener seleccionada la hoja de recursos El ejemplo lo realizaremos por tareas. En el cuadro siguiente se quita el campo por defecto y se agrega el campo Costo. Los dems cuadro siguen el mismo criterio que el punto 1.-

En Excel ir a la hoja Datos de escala temporal

En la figura siguiente se muestra el archivo exportado como lo enva el Project

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Para eliminar las lneas en blanco de esta matriz, hacer clic en la celda A2 e insertar una celda, desplazando las celdas hacia abajo, al estar igualadas las lneas en blanco, seleccionar la columna B e ir al men Datos/ Filtro/ Autofiltro, aparecer una cada debajo de la columna B, seleccionar las lneas Vacas y eliminarlas de la matriz. A continuacin se muestra el archivo ya terminado.

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3.- Generar curva avance econmico programado V/S Real

Seleccionar la lnea 2 desde semanas hasta el final, copiar e insertar una hoja nueva y hacer un pegado especial en la celda A6, seleccionando la opcin Transponer.

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Y despus hacer lo mismo con la lnea total de costo, hacer un pegado especial, valores, transponer.

Y generar la tabla que se muestra a continuacin

Autor: Luis Prez Ziga Posteriormente generar el grafico de las columnas seleccionadas en le figura anterior.

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4.- curva de avance fsico

Para construir la curva de avance fsico realizar los siguientes pasos: 1.- guardar archivo como nombre proyecto + SEGUI PROG (la idea es crear una copia del archivo original. Y fijar las siguientes condiciones a.- el esquema del proyecto debe estar totalmente abierto b.- la tabla activa debe ser Entrada 2.- Ir al men Ver/ hoja de recursos, borrar los recursos existentes y crear un recurso tipo trabajo (ejemplo su nombre) 3.- devolver al diagrama Gantt, verificar que el tipo de tarea sea Unidades fijas y si no lo es cambiar a este tipo de tarea, seleccionar la primera tarea, desplazar hacia la derecha y en la ultima columna seleccionar el recurso creado anteriormente. 4.- aplicar el grupo Hitos y rellenar este recurso en todas las tareas del proyecto y despus aplicar el grupo Sin Agrupar. 5.- despus ir al men Ver/ hoja de recursos,, seleccionar este recurso y exportar e Excel el campo trabajo tal como se realiza en el punto 1.-

Seguimiento Real
Antes de comenzar a aplicar avance real hay que tener lo siguiente: a.- guardada lnea de base del proyecto b.- si la linea esta guardada verificar su correcto guardado en las estadisticas del proyecto o en el informe general de proyecto. 1. Para realizar seguimiento real hay que tener aplicadas las siguientes condiciones: Activar gantt de seguimiento Dentro de la gantt de seguimiento activar tabla de seguimiento En el sistema Project activar barra de seguimiento

2. Para ingresar informacin real al proyecto hay que aplicar lo siguiente: Fijar fecha de estado (Men Proyecto/ Informacin del proyecto cuadro fecha de estado). Aplicar filtro a la malla, para esto se aplica el filtro Intervalo de fechas. Ajustar las asignaciones de los recursos a lo real usado en terreno tanto de los recursos M.O. y Materiales (si es que se requiere controlar esto).

Autor: Luis Prez Ziga Ingresar informacin real tarea por tarea.

3. Ingreso de informacin real al archivo Project 3.1. Cuando la tarea ha finalizado en el periodo de control, ingresar lo siguiente. Comienzo real Fin real

3.2. Cuando la tarea no ha finalizado en el periodo de control, ingresar lo siguiente. 1.1.1. Comienzo real 1.1.2. % Completado Una vez terminado el ingreso de informacin real, hay que reprogramar el archivo usando el comando Herramientas/ seguimiento/ actualizar proyecto (usando la opcin reprogramar trabajo restante para que empiece despus de aqu aparecera uan fecha, debe ser la fecha de estado).

Luis Prez Ziga Ingeniero Mecnico Universidad de Talca