OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION

1. INSTRUMENTOS AUXILIARES DE DESCRIPCIN.

Estos hacen referencia a los ndices y a los tesauros que son la manifestacin mas genuina de los denominados lenguajes documentales pues facilitan la utilizacin de los instrumentos de descripcin. Otros instrumentos de descripcin propiamente dichos (Guas, inventarios, catlogos), otros instrumentos auxiliares: ndices, tesauros, listas de expurgos, relaciones sumarias, registros. Si los ndices no pueden concebirse, sino que su existencia presupone cualquiera de los instrumentos de descripcin, o bien una serie ordenada o numerada, el registro es un instrumento auxiliar que no exige la existencia de otro instrumento auxiliar que no exige la existencia de otro instrumento, pero, como veremos, sus datos sern la base del inventario en el caso de los archivos administrativos. Los ndices completan la eficacia de los inventarios y de los catlogos hasta el punto de que estos ltimos, sobre todo, pierden su utilidad si carecen de ellos.

2.

LOS LENGUAJES

DOCUMENTALES.

Es un conjunto normalizado y normativo de trminos relacionados por principios comunes, declarados portavoces preferenciales de los mensajes en un colectivo documental, con el fin de provocar una recuperacin pertinente de informacin por aproximacin temtica. Estos lenguajes estn ligados al anlisis documental en bibliotecas, centros documentales y archivos.


Lenguaje natural: Es aquel en que estn escritos los documentos originales y tradicionales, abarca todo el patrimonio lxico dentro de el caben subdivisiones especificas: lenguaje jurdico, archivstico entre otros. Lenguaje Documental: Es un lxico artificial el cual parte del lenguaje natural y se forma por los descriptores que lo normalizan se generan a partir del anlisis de los documentos.

2.1 NDICES
Estos se remontan a la poca clsica, pero es con la aparicin de los cdices como forma de libro, en lugar de los rollos en papiro, cuando realmente se puede hablar de ndices alfabticos. Los ndices temticos no se desarrollan hasta el siglo XV. Desde entonces hay una evolucin que culmina en nuestros das. Indizar segn la Unesco en su programa UNISIST Consiste en describir y caracterizar a un documento con la ayuda de representaciones de conceptos contenidos en dicho documento y su finalidad: es la eficacia en la bsqueda de la informacin.

2.1.1 DESCRIPTORES
Son sustantivos o expresiones substantivadas con fuerte carga informativa. De tal manera que al elaborar un ndice hay que eliminar lo que en informtica se llaman trminos vacios: adjetivos, preposiciones, artculos, conjunciones. Hay que eliminar tambin los trminos ambiguos para encabezar un asiento del ndice. Por lo que a nadie se le ocurrir buscar informacin. O en todo caso establecer las pertinentes referencias:
Reparto de Agua (No) Trabajo, accidentes (No) Agua, abastecimiento de (Si) Accidentes de Trabajo (Si)

CONTINUACIN DE DESCRIPTORES
El uso de trminos genricos (instrucciones, ordenanzas) exigirn un determinativo o un complemento
Instrucciones a. a. Actas De cabildo De Comisin permanente De Junta de Asociados

los descriptores son consubstanciales al tesauro sin embargo por extensin se aplican a los ndices, no habiendo una preferencia por palabras claves que no son con rigor documentalista sinnimo de los descriptores.

2.1.2 CDIGOS DE LOCALIZACIN

El uso de cdigos para la localizacin de la informacin o del documento, pueden remitir en el caso del catalogo al numero de orden del asiento o ficha; en el caso del inventario a la unidad de instalacin y en el caso de una coleccin documental impresa a la pagina.

2.1.3 RECOMENDACIONES


Los ndices se hacen a partir de los documentos, pero lo mas frecuente es coleccionarlos a partir de los instrumentos de descripcin (inventarios, catlogos). Son indispensables las referencias, en el caso de sinnimos, eligiendo como principal la voz mas frecuente. En este caso los datos de localizacin estarn siempre en la voz principal. En caso de palabras similares (Comerciantes mercaderes, cada uno llevara la indicacin de las cifras para la localizacin, ahora bien, tambin cada una se acompaara de un Vid. tb (Vase tambin) remitiendo a la otra u otras palabras similares, ya que no son sinnimas. En caso de nombres iguales para lugares geogrficos es indispensable el determinativo o la aclaracin del pas de ubicacin: Santiago de Cali, Santiago de Guatemala.

2.1.4 LA INDIZACIN AUTOMTICA

Consiste en hacer reconocer al ordenador los trminos que figuran en el documento o resumen y emplearlos tal cual o traducirlos para incorporarlos al fichero. El Problema de la indizacin automatizada es que el ordenador rastrea y recoge palabras que estn en el texto, pero aun no es capaz de, a partir de esas palabras presentes en el texto, elaborar trminos significantes y ausentes que representen aquellas. La indizacin automtica requiere una programacin previa que afectara al: Numero mximo de caracteres Numero mximo de niveles de encabezamiento Tipo de ordenacin Forma de expresin

2.2 TESAUROS
Es una compilacin de palabras y de frases que muestran sus sinnimos, relaciones jerrquicas y otras dependencias, cuya funcin es suministrar un vocabulario estandarizado para el almacenamiento y recuperacin de informaciones. En pocas palabras es un vocabulario especifico en la labor documental.

COMO ACTAN

LOS TESAUROS

Actan en campos especializados permitiendo acortar un campo de informacin documental suministrar su sector favoreciendo la comunicacin entre las distintas dependencias, existe una normalizacin de codificacin la cual permite la bsqueda de informacin en distintos campos.

ACTUALIZACIN

DEL TESAURO

El tesauro no es un diccionario especializado, se compone de una organizacin de descriptores de campos semnticos y en orden alfabticos con relaciones mutuas. La principal misin del tesauro es la induccin en cadena sobre la informacin solicitada, lo podemos conseguir haciendo relaciones basadas en diferente categoras: semnticas, jerrquicas y de preferencia y sustitucin.

2.3 NDICES Y TESAUROS

Diferencias entre ndices y Tesauros:
 

Los tesauros estn agrupados por familias Se establecen en un orden jerrquico de trminos El ndice se puede establecer como la relacin alfabtica. Por lugares y materias a partir de un texto o documento sin tener en cuenta la relacin entre palabras.

FUSIN ENTRE NDICES Y TESAUROS

Los archiveros desde hace tiempos vienen trabajando con ndices perfeccionados a partir de criterios de tesauro, aunque no los aplique en su totalidad, lo referencian por un cuadro de clasificacin cuya agrupacin responde al principio de procedencia y no a la agrupacin por conceptos en razn de las familias de las palabras.

3.

OTROS

INSTRUMENTOS

DE

DESCRIPCIN

3.1 LISTA ALFABTICA Y RELACIONES SUMARIAS DE CONTENIDO.

Estas listas alfabticas o relaciones sumarias por orden cronolgico pueden constituir apndices del inventario y una copia de este debe quedar a primera vista del registro del legajo correspondiente.

3.2 REGISTRO
Es una relacin topogrfica que enumera las unidades de instalacin por orden de ingreso. Cada uno de los asientos del registro se refiere a los legajos, libros y carpetas, no a las unidades o agrupaciones documentales (seccin, serie o pieza documental).

3.3. CENSOS
Es un proceso el cual nos permite conocer el numero total de archivos nacional, regional, local, el estado de conservacin general en que se encuentra cada uno de ellos, como estn depositados, que clase de accesibilidad tienen y con que equipamiento cuentan. El nos permite tener una vista panormica y total del estado de los fondos documentales.

3.4 COLECCIONES DOCUMENTALES

No son punto obligado en una programacin descriptiva. Responde la mayor parte del tiempo a intereses nacionalistas, a programaciones de instituciones o a historiadores. Su alto costo por cuestiones de edicin no responden a la utilidad que prestan en un proceso descriptivo.