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Gestión participativa

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ORIENTACIONES PARA PREPARAR UN PLAN DE TRABAJO
Una herramienta clave de la gestión participativa
por Phil Bartle, PhD traducción de Mª Lourdes Sada

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Texto

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Dedicado a Gert Lüdeking
Referencia técnica

Resumen: Aquí les presentamos algunas recomendaciones y principios orientativos para redactar planes de trabajo de seis meses o un año. Este documento se enmarca en el contexto de la gestión participativa. Es preciso que cree un entorno en el que el personal y los dirigentes puedan trabajar juntos para producir el plan de trabajo. El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los días siguientes a una revisión. Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa después de la revisión anual (RA). Lo principal es que el plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos días después de haber sido elaborado. La transparencia es vital para la

y

Arriba y Resumen Introducción
y

necesitan aprender qué es. administradores e implementadores de ministerios gubernamentales. Un plan de trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo específico (6 o 12 y Resumen meses) . también crea un proceso de aprendizaje. usándolas como base para sus y Arriba discusiones y reflexiones. y las orientaciones que aquí se dan pueden ser útiles para planificadores.2: Qué NO son los planes de trabajo: y ¿Qué es un plan de trabajo? Desde el primer momento. Contents: y Arriba y Resumen y Introducción 1. Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta. ONG y organizaciones del sector privado. Si involucra a su personal en la creación o diseño de un plan. contenido Flujo general Conclusión Pie de página 1. Al crear de trabajo? un entorno adecuado para que el personal participe en la y Estructura y elaboración de un plan. es más probable que sientan que «es suyo» y lo utilicen en la implementación. El plan es la guía para la organización. Sin embargo. Cuando el personal participa en la gestión. que señala los problemas a solucionar y las formas de y Introducción y ¿Qué es un plan resolverlos. usted debe (1) pensar hacia atrás. Introducción: Esta introducción consta de dos partes: y y Contents: Quién puede utilizar este documento y Qué NO son los planes de trabajo. para facilitar su trabajo con el personal o sus clientes.2: What Work Plans are NOT: Estos consejos se dirigen a coordinadores y gerentes. y generando los pasos necesarios para Contents: llegar ahí desde donde se encuentra ahora. la redacción de planes de trabajo no es específicamente única. a excepción de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado. comenzando por dónde quiere estar al final del periodo. o debe estar condicionado al plan de trabajo. ya sea un proceso de grupo o no. Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página y 1. y cuando el personal participa en su preparación. Es una herramienta modelo para la gestión.y Como en cualquier planificación. es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo y Estructura y . y (2) repasar las cuatro preguntas clave de la gestión. puede entregarles este documento para que les ayude a aprender lo necesario para iniciar un proceso participativo de gestión. y y y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página gestión comunitaria.

tema de este documento. pero todos los componentes del presupuesto tienen que y ¿Qué es un plan estar justificados. no es un plan de trabajo (es decir. Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas. Por esta causa. primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones. luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo. y Estructura y La otra falsa suposición es que el calendario es un plan de trabajo. en la vida real y Arriba una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. 2. para el periodo en cuestión. Pueden surgir otras tareas urgentes. ni cómo. y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Pie de página Contents: Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones. pueden aparecer visitantes inesperados (por y Resumen ejemplo. Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan de trabajo para poder justificar la concesión de fondos para el periodo en cuestión. ¿Qué es un plan de trabajo? Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado. por y Introducción supuesto. y listando las tareas a hacer. etc. El presupuesto es necesario. aunque se pretenda que un calendario sea una lista de actividades día a día. y Aunque un calendario es útil. ni por qué). es posible comenzar a preparar un plan de trabajo real. día a día. y Resumen Nada más lejos de la realidad. por supuesto.y y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Contents: en un presupuesto. Este capítulo tiene tres partes: y Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y ¿Para qué redactar planes de trabajo? . de trabajo? este documento recomienda que se adjudique a cada uno de los y Estructura y resultados u objetivos un periodo de tiempo en el que se puede contenido esperar su conclusión. donantes o personas ilustres). muchos administradores asumen que el y Arriba presupuesto es el elemento esencial (o único) del plan de trabajo. Un coordinador puede esforzarse en preparar un calendario. En lugar de un calendario rígido. y (b) que un plan de trabajo consiste sólo en un calendario. Esta justificación es el texto del propio plan de trabajo (mientras que es mejor incorporar el presupuesto como de trabajo? apéndice del plan de trabajo). etc. lo que resulta en un planteamiento natural y y Flujo general flexible en lugar de la vía mecánica de preparación de un y Conclusión calendario. Aún más. no establece los objetivos y resultados que se quieren Contents: conseguir. las reuniones planeadas y Introducción y ¿Qué es un plan pueden sufrir retrasos porque los otros asistentes tengan tareas o visitantes inesperados. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo.

y a las organizaciones que trabajan independientemente en documentos de programas. y justificar las acciones. También es un documento que contribuye activamente a la transparencia.1: ¿Para qué preparar un plan de trabajo? Un plan de trabajo tiene varios propósitos. el plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean transparentes para todos). en lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). incluyendo la financiación necesaria indicada en el presupuesto. También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario. un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores. y dentro o fuera del grupo que lo implementa. y por qué. Para conseguir los recursos. pero se refiere al tiempo total del proyecto. 2.y Pie de página y y ¿Qué es una exposición? y Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo. Cuando se aprueba. comités y juntas. y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. Identifica (como metas) los problemas a solucionar. indica los recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar. muy similar a una propuesta. . Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo. el principal se olvida con frecuencia. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado. y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. grupos de destino (beneficiarios). gerentes. ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace. durante el periodo determinado. los convierte en objetivos precisos y verificables. a los donantes. no sólo de proyectos. El plan de trabajo es. el plan de trabajo sirve como justificación para la concesión de fondos. planificadores. Sin embargo. Una propuesta tiene mucho de esto. para describir estos objetivos y resultados. sino también de programas. en algunas cosas. y se redacta antes de la aprobación del proyecto para justificar esta aprobación. Por lo tanto.

Una exposición es un orden lógico de enunciados enlazados. en el texto del plan de trabajo se escribe sólo la exposición.2 ¿Qué es una exposición? Un plan de trabajo es una exposición. Uno de veinticuatro meses sería demasiado largo. Es innecesario decir que pueden darse razones específicas por las que un plan de trabajo deba ser más corto o más largo que lo dicho. porque muchas condiciones cambian a lo largo de un año. 3: La estructura y contenido de un plan de trabajo: Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cómo elaborarlo. Esto no es una regla obligatoria. Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto. (c) la solución es el plan de trabajo. se puede describir de la manera siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lógicas). Para elaborar una argumentación simple y sencilla de leer. 2.2. donde cada uno se deriva de forma lógica del anterior.3: ¿Cuánto tiempo tiene que abarcar un plan de trabajo? El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es de seis o doce meses. considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el plan. que incluye una lista de metas. además de los obstáculos que se esperan. Las metas y los objetivos (cuando se logren) son los resultados del proyecto. como exposición. y al final de este año. Consta de las partes siguientes: y y y Resumen o sumario ejecutivo Introducción y antecedentes (problemas) Metas y objetivos (resultados) . Debe seguir a las revisiones anuales. y el propósito de la estrategia es convertir aportaciones en resultados. La lista de capítulos que se describe a continuación es una lista de tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposición completa. mientras que los recursos (cuando se utilicen) son las aportaciones. (b) necesitan una solución. El plan de trabajo. y todos los detalles anexos se añaden como apéndices al final del documento. (d) la estrategia se basa en qué problemas se deben resolver y en los recursos disponibles que se van a invertir en su solución. objetivos y acciones que forman parte de una estrategia. los objetivos y prioridades pueden ser diferentes.

mencione sólo los temas que justifican la elección de objetivos en el periodo en cuestión.1: Resumen o sumario ejecutivo: Redacte esta parte en último lugar. cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto 4. cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto. pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas. (Ver las orientaciones sobre propuestas o redacción de informes). y asegúrese de que es un sumario. no una introducción. históricas y analíticas que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de trabajo. Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la selección de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. 3. información recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral. como la política o los documentos del programa y 5.2: Introducción y antecedentes: En un plan de trabajo breve. o pueda hacerlo 3. limite su introducción sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo. Esto suena obvio cuando se escribe así. Las circunstancias no tienen que ser un largo análisis o reseña histórica. especialmente las recomendaciones 2. En un plan de trabajo más extenso. El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página. párrafos relevantes de los documentos adecuados. Los antecedentes deben contar con: 1. La introducción debe presentar el plan de trabajo. calendario y otros) 3. cualquier otra referencia que justifique su elección de . No repita ni copie mucho texto de la propuesta. será mejor (y es más probable que las lean) si se separan en dos capítulos.y y y Recursos e impedimentos (aportaciones) Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados) Apéndices (presupuesto. Esta sección incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo. la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un sólo capítulo corto.

propuesta o acta política): esta información era útil para justificar el proyecto o programa en general. 3.3: Metas y objetivos: En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha señalado que metas. concreta o verificable. objetivos y resultados son conceptos diferentes pero relacionados. una meta puede señalar un objetivo. finitos y verificables. y luego utilizarse para generar los objetivos . y los objetivos son productos de las metas más precisos. deben especificarse en esta sección. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. No debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes que aparece en el documento central (documento del proyecto o del programa. porque éste es más específico. La sección de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros. siendo soluciones a los problemas mencionados en la sección de antecedentes. Las metas de su plan de trabajo. El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. Mientras que los antecedentes explican la elección de los problemas a resolver. sólo debe incluir la información o referencias específicamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo. es finito.objetivos y resultados para el periodo planificado El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. la resolución del problema que se ha identificado. finita. En la sección de antecedentes. Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas. en el que se explican con más detalle las similitudes y diferencias entre metas y objetivos. pero no para el segmento específico de tiempo de su plan de trabajo. Por contra. las metas definen las soluciones a estos problemas. o verificar que se ha conseguido porque no es específica. Una meta nunca puede conseguirse. tiene una fecha de conclusión y se puede verificar. Una meta es amplia y general. Nota (1): Consulte nuestro documento «Guía para el diseño de proyectos».

Aquí puede incluir recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refiérase al personal y otros trabajadores (por ejemplo. los objetos inventariados que se puedan utilizar. Se deben escribir aquí. o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso. vender o negociar. Los objetivos se derivan de cada meta. Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados. equipamientos. en lugar de ello. tal y como se justifica en la sección de antecedentes (identificación de problemas) ya descrita. Incluya también una corta descripción de cómo planea superarlos. Son el eje del plan de trabajo. Ver SMART. Proporcionan la justificación de las acciones a emprender y los costes de las mismas. La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales) se han identificado para contribuir a la consecución de los objetivos determinados y seleccionados. . Indican a dónde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo. No insista en los recursos financieros. tierra. como ya se ha mencionado) . No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un equivalente adecuado. especificando la fecha prevista para su consecución dentro del periodo que abarca el plan de trabajo. La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos. 3. los voluntarios). si son más específicos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. suministros. dependiendo de la longitud total del plan de trabajo.específicos.4: Recursos y obstáculos: Al igual que en la introducción y los antecedentes. Elija sólo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo. descritos en la sección de antecedentes de su plan de trabajo. capital. asesores. y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la consecución de los objetivos identificados. los recursos y obstáculos pueden constituir un capítulo o dos. socios (organizaciones y personas). remita al lector al apéndice que trata del presupuesto.

3. De forma estricta. se escoge una y se dan las razones para esta elección. Decida si le conviene incluirlas o no. Los presupuestos y calendarios están entre estos detalles. proporcionar los detalles que apoyan el argumento que se expone. sino una lista de detalles que apoya este argumento. se señalan varias estrategias alternativas.5. explican cómo se pretende convertir las aportaciones en resultados. las acciones corresponden más a las aportaciones que a los resultados. La sección de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cómo se proyecta transformar sus recursos y superar los obstáculos. no el el texto principal de este plan. En un plan de trabajo ideal. Mientras que las metas y objetivos están entre los productos (los resultados) del proyecto. es decir.1 y el 3. ahora. 3. los recursos se encuentran entre las aportaciones (las inversiones) al proyecto. no es parte del argumento del plan de trabajo. es complementar este texto. incluyendo presupuesto y calendario: El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos en los puntos entre el 3. Cada acción indicada en esta sección debe estar relacionada con alguno de los resultados (objetivos. y dejar fuera las alternativas mencionadas. El propósito de los apéndices.6: Apéndices. Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones en resultados. y debe quedar claro cómo la acción descrita contribuirá a conseguir su objetivo correspondiente. las secciones de estrategia y acciones pueden conformar un sólo capítulo o dos. lo que explica cómo las aportaciones se convierten en resultados. Aunque es importante. Su plan de trabajo puede ser corto. El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice. Juntas. utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los resultados especificados en el capítulo anterior. Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o más objetivos (resultados). Muestre claramente que la acción se deriva de la estrategia. Algunos de los elementos del . metas).5: Estrategia y acciones: Igual que las otras secciones dobles anteriores. Puede constituir un primer apéndice.

pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentación general. puesto que son necesarios para todos ellos. correo electrónico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados. y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. metas. que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de trabajo). No hay que adjuntar apéndices que el texto no mencione. objetivos. acciones). obstáculos. dentro del texto. luego Los objetivos (resultados). comprenden una sola exposición. y y y y Los antecedentes identifican el (los) problema(s). Lo que se recomienda aquí es que se listen en orden las fechas de conclusión de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados. concretan las metas. las fechas para emprender las acciones son opcionales. Si hay algún otro detalle. Esto es opcional. Algunos coordinadores creen que deben planificar cada día del periodo. luego La meta define la(s) solución(es). donde no desvíen o entorpezcan la argumentación. El texto del plan de trabajo se compone de varios capítulos (introducción. y cada capítulo está relacionado con todos los demás. resultados. debe referirse al apéndice correspondiente. antecedentes. correo. teléfono. Son partes esenciales del conjunto del plan. los apéndices proporcionan los detalles necesarios. un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta. 4: El flujo del conjunto del plan de trabajo: Repare en la inclusión de apéndices en la estructura y esquema del plan de trabajo. ni la conexión de cada capítulo de los arriba descritos con el siguiente.presupuesto (como transporte. recursos. Donde sea necesario. No se puede incluir ningún elemento del presupuesto que no esté relacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo. se pueden incluir también como apéndices. estrategias. especialmente el presupuesto. Por ejemplo. En consecuencia. específicos y verificables. Todos juntos. En resumen. Esto es un periodo flexible y razonable. como listas. fotocopias. El calendario del plan de trabajo es opcional. pero se colocan en apéndices al final del plan de trabajo por una importante razón. luego Los recursos y los obstáculos precisan lo que se puede o no .

04. en especial los relacionados con la financiación (el presupuesto) y otras listas detalladas. el texto completo de un plan de trabajo es una sola exposición simple. o cualquier conjunto ordenado de actividades. 2007 Phil Bartle Diseño web de Lourdes Sada ±±»«±± Última actualización: 14. La lógica que conecta estos capítulos constituye la exposición. y pueda leerse conjuntamente con otras orientaciones relacionadas: redacción de informes y propuestas. 5. Los apéndices proporcionan detalles que apoyan la exposición. Se compone de una exposición lógica que forma el texto. tiene que estar redactada en un estilo gramatical simple y con vocabulario sencillo. evitando así que la obstruyan. sea proyecto o programa.y se puede utilizar para alcanzar los objetivos. Recuerde. junto con una serie de acciones concretas y detalladas.2011 . ejecución. Este documento de orientación ha proporcionado algunos detalles sobre la forma y el contenido de un plan de trabajo. y de una serie de apéndices adjuntos que apoyan la exposición lógica. indican cómo se van a convertir las aportaciones en resultados. y tiene que enlazar fácilmente un capítulo con el siguiente. Dicha exposición debe ser fácil de seguir. y luego La estrategia. 1987. Para hacer una exposición más fluida y transparente. con cada capítulo enlazando con el anterior y el siguiente. pero no se incluyen en el texto. se ponen como apéndices. los detalles. Conclusión: Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación. implementación y supervisión de cualquier proyecto. ±±»«±± © Derechos de autor 1967.

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