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Gestión participativa

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ORIENTACIONES PARA PREPARAR UN PLAN DE TRABAJO
Una herramienta clave de la gestión participativa
por Phil Bartle, PhD traducción de Mª Lourdes Sada

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Texto

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Dedicado a Gert Lüdeking
Referencia técnica

Resumen: Aquí les presentamos algunas recomendaciones y principios orientativos para redactar planes de trabajo de seis meses o un año. Este documento se enmarca en el contexto de la gestión participativa. Es preciso que cree un entorno en el que el personal y los dirigentes puedan trabajar juntos para producir el plan de trabajo. El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los días siguientes a una revisión. Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa después de la revisión anual (RA). Lo principal es que el plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos días después de haber sido elaborado. La transparencia es vital para la

y

Arriba y Resumen Introducción
y

2: Qué NO son los planes de trabajo: y ¿Qué es un plan de trabajo? Desde el primer momento. Es una herramienta modelo para la gestión. Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta. que señala los problemas a solucionar y las formas de y Introducción y ¿Qué es un plan resolverlos. es más probable que sientan que «es suyo» y lo utilicen en la implementación. Un plan de trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo específico (6 o 12 y Resumen meses) . es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo y Estructura y . comenzando por dónde quiere estar al final del periodo. usándolas como base para sus y Arriba discusiones y reflexiones. a excepción de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado. usted debe (1) pensar hacia atrás. ONG y organizaciones del sector privado.2: What Work Plans are NOT: Estos consejos se dirigen a coordinadores y gerentes. Sin embargo. y las orientaciones que aquí se dan pueden ser útiles para planificadores. Cuando el personal participa en la gestión. o debe estar condicionado al plan de trabajo. y generando los pasos necesarios para Contents: llegar ahí desde donde se encuentra ahora. también crea un proceso de aprendizaje. Introducción: Esta introducción consta de dos partes: y y Contents: Quién puede utilizar este documento y Qué NO son los planes de trabajo. Al crear de trabajo? un entorno adecuado para que el personal participe en la y Estructura y elaboración de un plan. administradores e implementadores de ministerios gubernamentales. El plan es la guía para la organización. y y y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página gestión comunitaria. y (2) repasar las cuatro preguntas clave de la gestión. Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página y 1. para facilitar su trabajo con el personal o sus clientes.y Como en cualquier planificación. necesitan aprender qué es. ya sea un proceso de grupo o no. y cuando el personal participa en su preparación. la redacción de planes de trabajo no es específicamente única. Si involucra a su personal en la creación o diseño de un plan. Contents: y Arriba y Resumen y Introducción 1. puede entregarles este documento para que les ayude a aprender lo necesario para iniciar un proceso participativo de gestión. contenido Flujo general Conclusión Pie de página 1.

etc. por y Introducción supuesto. y Estructura y La otra falsa suposición es que el calendario es un plan de trabajo. por supuesto. Este capítulo tiene tres partes: y Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y ¿Para qué redactar planes de trabajo? . Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan de trabajo para poder justificar la concesión de fondos para el periodo en cuestión. ni por qué). En lugar de un calendario rígido.y y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Contents: en un presupuesto. y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Pie de página Contents: Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones. luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo. etc. y listando las tareas a hacer. donantes o personas ilustres). ni cómo. Esta justificación es el texto del propio plan de trabajo (mientras que es mejor incorporar el presupuesto como de trabajo? apéndice del plan de trabajo). y Resumen Nada más lejos de la realidad. las reuniones planeadas y Introducción y ¿Qué es un plan pueden sufrir retrasos porque los otros asistentes tengan tareas o visitantes inesperados. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo. primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones. es posible comenzar a preparar un plan de trabajo real. no es un plan de trabajo (es decir. no establece los objetivos y resultados que se quieren Contents: conseguir. Un coordinador puede esforzarse en preparar un calendario. pero todos los componentes del presupuesto tienen que y ¿Qué es un plan estar justificados. 2. pueden aparecer visitantes inesperados (por y Resumen ejemplo. Pueden surgir otras tareas urgentes. El presupuesto es necesario. y Aunque un calendario es útil. muchos administradores asumen que el y Arriba presupuesto es el elemento esencial (o único) del plan de trabajo. ¿Qué es un plan de trabajo? Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado. tema de este documento. para el periodo en cuestión. Aún más. Por esta causa. de trabajo? este documento recomienda que se adjudique a cada uno de los y Estructura y resultados u objetivos un periodo de tiempo en el que se puede contenido esperar su conclusión. Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas. y (b) que un plan de trabajo consiste sólo en un calendario. en la vida real y Arriba una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. lo que resulta en un planteamiento natural y y Flujo general flexible en lugar de la vía mecánica de preparación de un y Conclusión calendario. día a día. aunque se pretenda que un calendario sea una lista de actividades día a día.

un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores. . el plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean transparentes para todos). durante el periodo determinado. en algunas cosas. el plan de trabajo sirve como justificación para la concesión de fondos. Cuando se aprueba. También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario.y Pie de página y y ¿Qué es una exposición? y Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo. en lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. También es un documento que contribuye activamente a la transparencia. Sin embargo. y a las organizaciones que trabajan independientemente en documentos de programas. y dentro o fuera del grupo que lo implementa. y justificar las acciones. y por qué. gerentes. El plan de trabajo es. Una propuesta tiene mucho de esto. y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. para describir estos objetivos y resultados. los convierte en objetivos precisos y verificables. Por lo tanto. a los donantes. ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace. grupos de destino (beneficiarios). Identifica (como metas) los problemas a solucionar. indica los recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar. esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo. comités y juntas. 2. no sólo de proyectos. y se redacta antes de la aprobación del proyecto para justificar esta aprobación. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado.1: ¿Para qué preparar un plan de trabajo? Un plan de trabajo tiene varios propósitos. muy similar a una propuesta. sino también de programas. planificadores. el principal se olvida con frecuencia. Para conseguir los recursos. pero se refiere al tiempo total del proyecto. incluyendo la financiación necesaria indicada en el presupuesto.

El plan de trabajo.2.2 ¿Qué es una exposición? Un plan de trabajo es una exposición. 3: La estructura y contenido de un plan de trabajo: Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cómo elaborarlo. donde cada uno se deriva de forma lógica del anterior. Es innecesario decir que pueden darse razones específicas por las que un plan de trabajo deba ser más corto o más largo que lo dicho. que incluye una lista de metas. porque muchas condiciones cambian a lo largo de un año. y todos los detalles anexos se añaden como apéndices al final del documento. Una exposición es un orden lógico de enunciados enlazados. considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el plan. 2. se puede describir de la manera siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lógicas). mientras que los recursos (cuando se utilicen) son las aportaciones. en el texto del plan de trabajo se escribe sólo la exposición. Consta de las partes siguientes: y y y Resumen o sumario ejecutivo Introducción y antecedentes (problemas) Metas y objetivos (resultados) . y al final de este año. Uno de veinticuatro meses sería demasiado largo. (d) la estrategia se basa en qué problemas se deben resolver y en los recursos disponibles que se van a invertir en su solución. los objetivos y prioridades pueden ser diferentes. objetivos y acciones que forman parte de una estrategia.3: ¿Cuánto tiempo tiene que abarcar un plan de trabajo? El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es de seis o doce meses. Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto. Esto no es una regla obligatoria. Para elaborar una argumentación simple y sencilla de leer. además de los obstáculos que se esperan. Debe seguir a las revisiones anuales. (c) la solución es el plan de trabajo. y el propósito de la estrategia es convertir aportaciones en resultados. Las metas y los objetivos (cuando se logren) son los resultados del proyecto. como exposición. La lista de capítulos que se describe a continuación es una lista de tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposición completa. (b) necesitan una solución.

cualquier otra referencia que justifique su elección de . especialmente las recomendaciones 2. no una introducción. o pueda hacerlo 3. y asegúrese de que es un sumario. la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un sólo capítulo corto. Las circunstancias no tienen que ser un largo análisis o reseña histórica. La introducción debe presentar el plan de trabajo. 3. (Ver las orientaciones sobre propuestas o redacción de informes). será mejor (y es más probable que las lean) si se separan en dos capítulos. mencione sólo los temas que justifican la elección de objetivos en el periodo en cuestión.2: Introducción y antecedentes: En un plan de trabajo breve. pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas. párrafos relevantes de los documentos adecuados. cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto. En un plan de trabajo más extenso. Esta sección incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo.1: Resumen o sumario ejecutivo: Redacte esta parte en último lugar. El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página.y y y Recursos e impedimentos (aportaciones) Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados) Apéndices (presupuesto. limite su introducción sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo. No repita ni copie mucho texto de la propuesta. como la política o los documentos del programa y 5. Los antecedentes deben contar con: 1. cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto 4. históricas y analíticas que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de trabajo. información recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral. Esto suena obvio cuando se escribe así. calendario y otros) 3. Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la selección de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan.

pero no para el segmento específico de tiempo de su plan de trabajo. propuesta o acta política): esta información era útil para justificar el proyecto o programa en general. siendo soluciones a los problemas mencionados en la sección de antecedentes. finita. finitos y verificables.3: Metas y objetivos: En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha señalado que metas. las metas definen las soluciones a estos problemas. El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. en el que se explican con más detalle las similitudes y diferencias entre metas y objetivos. la resolución del problema que se ha identificado. 3. Por contra. En la sección de antecedentes. deben especificarse en esta sección. objetivos y resultados son conceptos diferentes pero relacionados. Las metas de su plan de trabajo. concreta o verificable. No debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes que aparece en el documento central (documento del proyecto o del programa. Nota (1): Consulte nuestro documento «Guía para el diseño de proyectos». Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas. Una meta nunca puede conseguirse. tiene una fecha de conclusión y se puede verificar. una meta puede señalar un objetivo. y luego utilizarse para generar los objetivos . Una meta es amplia y general. porque éste es más específico. o verificar que se ha conseguido porque no es específica. La sección de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros. sólo debe incluir la información o referencias específicamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo.objetivos y resultados para el periodo planificado El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. es finito. y los objetivos son productos de las metas más precisos. Mientras que los antecedentes explican la elección de los problemas a resolver.

equipamientos. No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. capital. . como ya se ha mencionado) . vender o negociar. remita al lector al apéndice que trata del presupuesto. Aquí puede incluir recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refiérase al personal y otros trabajadores (por ejemplo. Ver SMART. dependiendo de la longitud total del plan de trabajo. Indican a dónde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo. La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos. asesores. Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un equivalente adecuado. o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso.4: Recursos y obstáculos: Al igual que en la introducción y los antecedentes. Proporcionan la justificación de las acciones a emprender y los costes de las mismas. Los objetivos se derivan de cada meta. No insista en los recursos financieros. en lugar de ello. descritos en la sección de antecedentes de su plan de trabajo. socios (organizaciones y personas). especificando la fecha prevista para su consecución dentro del periodo que abarca el plan de trabajo. y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la consecución de los objetivos identificados. los objetos inventariados que se puedan utilizar. suministros. si son más específicos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. tal y como se justifica en la sección de antecedentes (identificación de problemas) ya descrita. 3.específicos. los recursos y obstáculos pueden constituir un capítulo o dos. Incluya también una corta descripción de cómo planea superarlos. Se deben escribir aquí. tierra. los voluntarios). Son el eje del plan de trabajo. Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados. Elija sólo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo. La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales) se han identificado para contribuir a la consecución de los objetivos determinados y seleccionados.

y dejar fuera las alternativas mencionadas. metas). 3. Cada acción indicada en esta sección debe estar relacionada con alguno de los resultados (objetivos.6: Apéndices. no es parte del argumento del plan de trabajo. ahora. explican cómo se pretende convertir las aportaciones en resultados.1 y el 3. las secciones de estrategia y acciones pueden conformar un sólo capítulo o dos. El propósito de los apéndices.5. proporcionar los detalles que apoyan el argumento que se expone. Mientras que las metas y objetivos están entre los productos (los resultados) del proyecto. sino una lista de detalles que apoya este argumento. Puede constituir un primer apéndice. Su plan de trabajo puede ser corto. lo que explica cómo las aportaciones se convierten en resultados. las acciones corresponden más a las aportaciones que a los resultados. se escoge una y se dan las razones para esta elección. En un plan de trabajo ideal. los recursos se encuentran entre las aportaciones (las inversiones) al proyecto. y debe quedar claro cómo la acción descrita contribuirá a conseguir su objetivo correspondiente. Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones en resultados. Decida si le conviene incluirlas o no. Aunque es importante. El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice. Algunos de los elementos del . se señalan varias estrategias alternativas. incluyendo presupuesto y calendario: El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos en los puntos entre el 3. es complementar este texto.5: Estrategia y acciones: Igual que las otras secciones dobles anteriores. Los presupuestos y calendarios están entre estos detalles. no el el texto principal de este plan. utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los resultados especificados en el capítulo anterior. La sección de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cómo se proyecta transformar sus recursos y superar los obstáculos. Juntas. Muestre claramente que la acción se deriva de la estrategia. De forma estricta. Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o más objetivos (resultados).3. es decir.

recursos. En consecuencia. En resumen. teléfono. resultados. El calendario del plan de trabajo es opcional. metas. un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta. que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de trabajo). como listas.presupuesto (como transporte. Si hay algún otro detalle. se pueden incluir también como apéndices. comprenden una sola exposición. pero se colocan en apéndices al final del plan de trabajo por una importante razón. Todos juntos. las fechas para emprender las acciones son opcionales. donde no desvíen o entorpezcan la argumentación. ni la conexión de cada capítulo de los arriba descritos con el siguiente. y cada capítulo está relacionado con todos los demás. antecedentes. dentro del texto. especialmente el presupuesto. obstáculos. estrategias. Son partes esenciales del conjunto del plan. No se puede incluir ningún elemento del presupuesto que no esté relacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo. debe referirse al apéndice correspondiente. específicos y verificables. Lo que se recomienda aquí es que se listen en orden las fechas de conclusión de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados. luego Los recursos y los obstáculos precisan lo que se puede o no . Donde sea necesario. pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentación general. los apéndices proporcionan los detalles necesarios. luego La meta define la(s) solución(es). No hay que adjuntar apéndices que el texto no mencione. correo electrónico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados. objetivos. 4: El flujo del conjunto del plan de trabajo: Repare en la inclusión de apéndices en la estructura y esquema del plan de trabajo. concretan las metas. Esto es opcional. El texto del plan de trabajo se compone de varios capítulos (introducción. fotocopias. Esto es un periodo flexible y razonable. y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. correo. acciones). y y y y Los antecedentes identifican el (los) problema(s). puesto que son necesarios para todos ellos. Por ejemplo. Algunos coordinadores creen que deben planificar cada día del periodo. luego Los objetivos (resultados).

y luego La estrategia. Conclusión: Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación. Los apéndices proporcionan detalles que apoyan la exposición. 1987. 2007 Phil Bartle Diseño web de Lourdes Sada ±±»«±± Última actualización: 14. se ponen como apéndices. ejecución. junto con una serie de acciones concretas y detalladas. el texto completo de un plan de trabajo es una sola exposición simple. evitando así que la obstruyan. Dicha exposición debe ser fácil de seguir. y tiene que enlazar fácilmente un capítulo con el siguiente. ±±»«±± © Derechos de autor 1967. Recuerde. con cada capítulo enlazando con el anterior y el siguiente. indican cómo se van a convertir las aportaciones en resultados. La lógica que conecta estos capítulos constituye la exposición. tiene que estar redactada en un estilo gramatical simple y con vocabulario sencillo.04. 5. implementación y supervisión de cualquier proyecto. sea proyecto o programa.y se puede utilizar para alcanzar los objetivos. los detalles. y de una serie de apéndices adjuntos que apoyan la exposición lógica. o cualquier conjunto ordenado de actividades. Para hacer una exposición más fluida y transparente. pero no se incluyen en el texto. Este documento de orientación ha proporcionado algunos detalles sobre la forma y el contenido de un plan de trabajo. en especial los relacionados con la financiación (el presupuesto) y otras listas detalladas. Se compone de una exposición lógica que forma el texto. y pueda leerse conjuntamente con otras orientaciones relacionadas: redacción de informes y propuestas.2011 .

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