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Gestión participativa

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ORIENTACIONES PARA PREPARAR UN PLAN DE TRABAJO
Una herramienta clave de la gestión participativa
por Phil Bartle, PhD traducción de Mª Lourdes Sada

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Texto

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Dedicado a Gert Lüdeking
Referencia técnica

Resumen: Aquí les presentamos algunas recomendaciones y principios orientativos para redactar planes de trabajo de seis meses o un año. Este documento se enmarca en el contexto de la gestión participativa. Es preciso que cree un entorno en el que el personal y los dirigentes puedan trabajar juntos para producir el plan de trabajo. El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los días siguientes a una revisión. Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa después de la revisión anual (RA). Lo principal es que el plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos días después de haber sido elaborado. La transparencia es vital para la

y

Arriba y Resumen Introducción
y

usándolas como base para sus y Arriba discusiones y reflexiones. puede entregarles este documento para que les ayude a aprender lo necesario para iniciar un proceso participativo de gestión. Sin embargo. para facilitar su trabajo con el personal o sus clientes. Introducción: Esta introducción consta de dos partes: y y Contents: Quién puede utilizar este documento y Qué NO son los planes de trabajo. necesitan aprender qué es. usted debe (1) pensar hacia atrás. Si involucra a su personal en la creación o diseño de un plan. Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página y 1. ONG y organizaciones del sector privado. Al crear de trabajo? un entorno adecuado para que el personal participe en la y Estructura y elaboración de un plan. o debe estar condicionado al plan de trabajo. Cuando el personal participa en la gestión. Un plan de trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo específico (6 o 12 y Resumen meses) . y las orientaciones que aquí se dan pueden ser útiles para planificadores. la redacción de planes de trabajo no es específicamente única. administradores e implementadores de ministerios gubernamentales. y (2) repasar las cuatro preguntas clave de la gestión. contenido Flujo general Conclusión Pie de página 1. Es una herramienta modelo para la gestión.y Como en cualquier planificación.2: Qué NO son los planes de trabajo: y ¿Qué es un plan de trabajo? Desde el primer momento. y y y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página gestión comunitaria. El plan es la guía para la organización. es más probable que sientan que «es suyo» y lo utilicen en la implementación. a excepción de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado. que señala los problemas a solucionar y las formas de y Introducción y ¿Qué es un plan resolverlos. y cuando el personal participa en su preparación. comenzando por dónde quiere estar al final del periodo. y generando los pasos necesarios para Contents: llegar ahí desde donde se encuentra ahora. Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta. también crea un proceso de aprendizaje. Contents: y Arriba y Resumen y Introducción 1.2: What Work Plans are NOT: Estos consejos se dirigen a coordinadores y gerentes. ya sea un proceso de grupo o no. es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo y Estructura y .

Por esta causa. lo que resulta en un planteamiento natural y y Flujo general flexible en lugar de la vía mecánica de preparación de un y Conclusión calendario. Pueden surgir otras tareas urgentes. En lugar de un calendario rígido. por supuesto. por y Introducción supuesto. Esta justificación es el texto del propio plan de trabajo (mientras que es mejor incorporar el presupuesto como de trabajo? apéndice del plan de trabajo). ni por qué). día a día. tema de este documento. primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones. y Resumen Nada más lejos de la realidad. de trabajo? este documento recomienda que se adjudique a cada uno de los y Estructura y resultados u objetivos un periodo de tiempo en el que se puede contenido esperar su conclusión. Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas. etc. Aún más. ni cómo. aunque se pretenda que un calendario sea una lista de actividades día a día. ¿Qué es un plan de trabajo? Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado. El presupuesto es necesario. Un coordinador puede esforzarse en preparar un calendario. etc. es posible comenzar a preparar un plan de trabajo real. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo. muchos administradores asumen que el y Arriba presupuesto es el elemento esencial (o único) del plan de trabajo.y y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Contents: en un presupuesto. Este capítulo tiene tres partes: y Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y ¿Para qué redactar planes de trabajo? . y Estructura y La otra falsa suposición es que el calendario es un plan de trabajo. y (b) que un plan de trabajo consiste sólo en un calendario. y Aunque un calendario es útil. las reuniones planeadas y Introducción y ¿Qué es un plan pueden sufrir retrasos porque los otros asistentes tengan tareas o visitantes inesperados. pero todos los componentes del presupuesto tienen que y ¿Qué es un plan estar justificados. Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan de trabajo para poder justificar la concesión de fondos para el periodo en cuestión. no establece los objetivos y resultados que se quieren Contents: conseguir. 2. para el periodo en cuestión. en la vida real y Arriba una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo. no es un plan de trabajo (es decir. y listando las tareas a hacer. y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Pie de página Contents: Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones. pueden aparecer visitantes inesperados (por y Resumen ejemplo. donantes o personas ilustres).

El plan de trabajo es. Sin embargo. pero se refiere al tiempo total del proyecto. sino también de programas. indica los recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar. Una propuesta tiene mucho de esto. También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario. gerentes. Identifica (como metas) los problemas a solucionar. y dentro o fuera del grupo que lo implementa. muy similar a una propuesta. el principal se olvida con frecuencia. esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. a los donantes. no sólo de proyectos. incluyendo la financiación necesaria indicada en el presupuesto. Por lo tanto. durante el periodo determinado. . grupos de destino (beneficiarios). y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. Para conseguir los recursos. en algunas cosas. y por qué.y Pie de página y y ¿Qué es una exposición? y Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo. ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado. para describir estos objetivos y resultados. y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. También es un documento que contribuye activamente a la transparencia. el plan de trabajo sirve como justificación para la concesión de fondos.1: ¿Para qué preparar un plan de trabajo? Un plan de trabajo tiene varios propósitos. el plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean transparentes para todos). Cuando se aprueba. y justificar las acciones. planificadores. los convierte en objetivos precisos y verificables. un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores. y a las organizaciones que trabajan independientemente en documentos de programas. y se redacta antes de la aprobación del proyecto para justificar esta aprobación. 2. en lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). comités y juntas. Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo.

La lista de capítulos que se describe a continuación es una lista de tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposición completa. porque muchas condiciones cambian a lo largo de un año.3: ¿Cuánto tiempo tiene que abarcar un plan de trabajo? El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es de seis o doce meses. Debe seguir a las revisiones anuales. los objetivos y prioridades pueden ser diferentes. (b) necesitan una solución. y el propósito de la estrategia es convertir aportaciones en resultados. 3: La estructura y contenido de un plan de trabajo: Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cómo elaborarlo. en el texto del plan de trabajo se escribe sólo la exposición. Esto no es una regla obligatoria. que incluye una lista de metas. (c) la solución es el plan de trabajo. mientras que los recursos (cuando se utilicen) son las aportaciones. Las metas y los objetivos (cuando se logren) son los resultados del proyecto. Es innecesario decir que pueden darse razones específicas por las que un plan de trabajo deba ser más corto o más largo que lo dicho. como exposición. Uno de veinticuatro meses sería demasiado largo. Una exposición es un orden lógico de enunciados enlazados. El plan de trabajo. objetivos y acciones que forman parte de una estrategia. 2. (d) la estrategia se basa en qué problemas se deben resolver y en los recursos disponibles que se van a invertir en su solución. y al final de este año. se puede describir de la manera siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lógicas). además de los obstáculos que se esperan.2 ¿Qué es una exposición? Un plan de trabajo es una exposición. donde cada uno se deriva de forma lógica del anterior. considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el plan. Consta de las partes siguientes: y y y Resumen o sumario ejecutivo Introducción y antecedentes (problemas) Metas y objetivos (resultados) . Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto. Para elaborar una argumentación simple y sencilla de leer.2. y todos los detalles anexos se añaden como apéndices al final del documento.

Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la selección de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas. Esto suena obvio cuando se escribe así. será mejor (y es más probable que las lean) si se separan en dos capítulos. párrafos relevantes de los documentos adecuados. cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto 4. En un plan de trabajo más extenso. Esta sección incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo.2: Introducción y antecedentes: En un plan de trabajo breve. El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página. cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto. (Ver las orientaciones sobre propuestas o redacción de informes). especialmente las recomendaciones 2. No repita ni copie mucho texto de la propuesta. y asegúrese de que es un sumario. calendario y otros) 3. históricas y analíticas que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de trabajo. Las circunstancias no tienen que ser un largo análisis o reseña histórica.y y y Recursos e impedimentos (aportaciones) Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados) Apéndices (presupuesto. La introducción debe presentar el plan de trabajo. no una introducción. Los antecedentes deben contar con: 1. como la política o los documentos del programa y 5. la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un sólo capítulo corto. información recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral.1: Resumen o sumario ejecutivo: Redacte esta parte en último lugar. o pueda hacerlo 3. cualquier otra referencia que justifique su elección de . 3. limite su introducción sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo. mencione sólo los temas que justifican la elección de objetivos en el periodo en cuestión.

las metas definen las soluciones a estos problemas. finita. No debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes que aparece en el documento central (documento del proyecto o del programa. y los objetivos son productos de las metas más precisos. la resolución del problema que se ha identificado. deben especificarse en esta sección. siendo soluciones a los problemas mencionados en la sección de antecedentes. tiene una fecha de conclusión y se puede verificar. en el que se explican con más detalle las similitudes y diferencias entre metas y objetivos. objetivos y resultados son conceptos diferentes pero relacionados. o verificar que se ha conseguido porque no es específica. pero no para el segmento específico de tiempo de su plan de trabajo. Una meta es amplia y general. Mientras que los antecedentes explican la elección de los problemas a resolver.3: Metas y objetivos: En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha señalado que metas. sólo debe incluir la información o referencias específicamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo. es finito. propuesta o acta política): esta información era útil para justificar el proyecto o programa en general. concreta o verificable. Las metas de su plan de trabajo. Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas. Una meta nunca puede conseguirse. porque éste es más específico. En la sección de antecedentes.objetivos y resultados para el periodo planificado El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. Nota (1): Consulte nuestro documento «Guía para el diseño de proyectos». una meta puede señalar un objetivo. y luego utilizarse para generar los objetivos . El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. finitos y verificables. La sección de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros. 3. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. Por contra.

o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso. Aquí puede incluir recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refiérase al personal y otros trabajadores (por ejemplo. asesores. Indican a dónde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo. capital. los recursos y obstáculos pueden constituir un capítulo o dos. Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un equivalente adecuado. Se deben escribir aquí. Los objetivos se derivan de cada meta. suministros. como ya se ha mencionado) . los objetos inventariados que se puedan utilizar. . 3. No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. si son más específicos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. Elija sólo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo. La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales) se han identificado para contribuir a la consecución de los objetivos determinados y seleccionados. y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la consecución de los objetivos identificados. tal y como se justifica en la sección de antecedentes (identificación de problemas) ya descrita. equipamientos. Incluya también una corta descripción de cómo planea superarlos. especificando la fecha prevista para su consecución dentro del periodo que abarca el plan de trabajo. Ver SMART. en lugar de ello. dependiendo de la longitud total del plan de trabajo. Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados. vender o negociar. descritos en la sección de antecedentes de su plan de trabajo. La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos.4: Recursos y obstáculos: Al igual que en la introducción y los antecedentes. los voluntarios). Son el eje del plan de trabajo. Proporcionan la justificación de las acciones a emprender y los costes de las mismas. No insista en los recursos financieros.específicos. remita al lector al apéndice que trata del presupuesto. socios (organizaciones y personas). tierra.

5.1 y el 3. Su plan de trabajo puede ser corto. se escoge una y se dan las razones para esta elección. los recursos se encuentran entre las aportaciones (las inversiones) al proyecto. es complementar este texto. El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice. y debe quedar claro cómo la acción descrita contribuirá a conseguir su objetivo correspondiente. no el el texto principal de este plan. El propósito de los apéndices. Mientras que las metas y objetivos están entre los productos (los resultados) del proyecto. y dejar fuera las alternativas mencionadas. ahora. Muestre claramente que la acción se deriva de la estrategia. las acciones corresponden más a las aportaciones que a los resultados. lo que explica cómo las aportaciones se convierten en resultados. Algunos de los elementos del . Cada acción indicada en esta sección debe estar relacionada con alguno de los resultados (objetivos. Puede constituir un primer apéndice. sino una lista de detalles que apoya este argumento. proporcionar los detalles que apoyan el argumento que se expone. De forma estricta. Decida si le conviene incluirlas o no. Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o más objetivos (resultados). En un plan de trabajo ideal. La sección de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cómo se proyecta transformar sus recursos y superar los obstáculos. Juntas.6: Apéndices. incluyendo presupuesto y calendario: El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos en los puntos entre el 3. Aunque es importante.3. las secciones de estrategia y acciones pueden conformar un sólo capítulo o dos. Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones en resultados. es decir. se señalan varias estrategias alternativas. explican cómo se pretende convertir las aportaciones en resultados. Los presupuestos y calendarios están entre estos detalles. no es parte del argumento del plan de trabajo.5: Estrategia y acciones: Igual que las otras secciones dobles anteriores. 3. utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los resultados especificados en el capítulo anterior. metas).

metas. Si hay algún otro detalle. 4: El flujo del conjunto del plan de trabajo: Repare en la inclusión de apéndices en la estructura y esquema del plan de trabajo. No se puede incluir ningún elemento del presupuesto que no esté relacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo. debe referirse al apéndice correspondiente. se pueden incluir también como apéndices. y cada capítulo está relacionado con todos los demás. pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentación general. ni la conexión de cada capítulo de los arriba descritos con el siguiente. las fechas para emprender las acciones son opcionales. comprenden una sola exposición. No hay que adjuntar apéndices que el texto no mencione. antecedentes. correo electrónico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados. luego La meta define la(s) solución(es). como listas. puesto que son necesarios para todos ellos. pero se colocan en apéndices al final del plan de trabajo por una importante razón. específicos y verificables. los apéndices proporcionan los detalles necesarios. Esto es un periodo flexible y razonable. Algunos coordinadores creen que deben planificar cada día del periodo. Donde sea necesario. un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta. El texto del plan de trabajo se compone de varios capítulos (introducción. y y y y Los antecedentes identifican el (los) problema(s). donde no desvíen o entorpezcan la argumentación. Son partes esenciales del conjunto del plan. objetivos. fotocopias. que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de trabajo). correo. dentro del texto. En consecuencia. Por ejemplo. resultados. y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. Lo que se recomienda aquí es que se listen en orden las fechas de conclusión de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados. luego Los objetivos (resultados). En resumen. obstáculos. teléfono. concretan las metas. luego Los recursos y los obstáculos precisan lo que se puede o no . El calendario del plan de trabajo es opcional. recursos. estrategias. especialmente el presupuesto. Esto es opcional. Todos juntos. acciones).presupuesto (como transporte.

Se compone de una exposición lógica que forma el texto. Dicha exposición debe ser fácil de seguir. 2007 Phil Bartle Diseño web de Lourdes Sada ±±»«±± Última actualización: 14. ejecución. 1987. y de una serie de apéndices adjuntos que apoyan la exposición lógica. Para hacer una exposición más fluida y transparente. y pueda leerse conjuntamente con otras orientaciones relacionadas: redacción de informes y propuestas. ±±»«±± © Derechos de autor 1967. y luego La estrategia.2011 . Este documento de orientación ha proporcionado algunos detalles sobre la forma y el contenido de un plan de trabajo. 5. el texto completo de un plan de trabajo es una sola exposición simple. indican cómo se van a convertir las aportaciones en resultados. en especial los relacionados con la financiación (el presupuesto) y otras listas detalladas. junto con una serie de acciones concretas y detalladas. implementación y supervisión de cualquier proyecto. Los apéndices proporcionan detalles que apoyan la exposición. y tiene que enlazar fácilmente un capítulo con el siguiente. evitando así que la obstruyan.y se puede utilizar para alcanzar los objetivos. o cualquier conjunto ordenado de actividades. pero no se incluyen en el texto. Conclusión: Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación. sea proyecto o programa. se ponen como apéndices. La lógica que conecta estos capítulos constituye la exposición. con cada capítulo enlazando con el anterior y el siguiente.04. los detalles. tiene que estar redactada en un estilo gramatical simple y con vocabulario sencillo. Recuerde.

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