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Gestión participativa

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ORIENTACIONES PARA PREPARAR UN PLAN DE TRABAJO
Una herramienta clave de la gestión participativa
por Phil Bartle, PhD traducción de Mª Lourdes Sada

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Texto

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Dedicado a Gert Lüdeking
Referencia técnica

Resumen: Aquí les presentamos algunas recomendaciones y principios orientativos para redactar planes de trabajo de seis meses o un año. Este documento se enmarca en el contexto de la gestión participativa. Es preciso que cree un entorno en el que el personal y los dirigentes puedan trabajar juntos para producir el plan de trabajo. El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los días siguientes a una revisión. Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa después de la revisión anual (RA). Lo principal es que el plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos días después de haber sido elaborado. La transparencia es vital para la

y

Arriba y Resumen Introducción
y

Un plan de trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo específico (6 o 12 y Resumen meses) . y (2) repasar las cuatro preguntas clave de la gestión. usándolas como base para sus y Arriba discusiones y reflexiones. o debe estar condicionado al plan de trabajo. a excepción de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado. también crea un proceso de aprendizaje. comenzando por dónde quiere estar al final del periodo. y generando los pasos necesarios para Contents: llegar ahí desde donde se encuentra ahora.y Como en cualquier planificación. que señala los problemas a solucionar y las formas de y Introducción y ¿Qué es un plan resolverlos. Cuando el personal participa en la gestión. Introducción: Esta introducción consta de dos partes: y y Contents: Quién puede utilizar este documento y Qué NO son los planes de trabajo. para facilitar su trabajo con el personal o sus clientes. Al crear de trabajo? un entorno adecuado para que el personal participe en la y Estructura y elaboración de un plan. administradores e implementadores de ministerios gubernamentales. y cuando el personal participa en su preparación. usted debe (1) pensar hacia atrás. Es una herramienta modelo para la gestión. necesitan aprender qué es. Sin embargo. la redacción de planes de trabajo no es específicamente única. contenido Flujo general Conclusión Pie de página 1. Si involucra a su personal en la creación o diseño de un plan. y las orientaciones que aquí se dan pueden ser útiles para planificadores. Contents: y Arriba y Resumen y Introducción 1. El plan es la guía para la organización. Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta.2: Qué NO son los planes de trabajo: y ¿Qué es un plan de trabajo? Desde el primer momento.2: What Work Plans are NOT: Estos consejos se dirigen a coordinadores y gerentes. y y y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página gestión comunitaria. Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página y 1. ONG y organizaciones del sector privado. ya sea un proceso de grupo o no. puede entregarles este documento para que les ayude a aprender lo necesario para iniciar un proceso participativo de gestión. es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo y Estructura y . es más probable que sientan que «es suyo» y lo utilicen en la implementación.

etc. primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones. 2. no establece los objetivos y resultados que se quieren Contents: conseguir. las reuniones planeadas y Introducción y ¿Qué es un plan pueden sufrir retrasos porque los otros asistentes tengan tareas o visitantes inesperados. no es un plan de trabajo (es decir. luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo. Un coordinador puede esforzarse en preparar un calendario. y Estructura y La otra falsa suposición es que el calendario es un plan de trabajo. ¿Qué es un plan de trabajo? Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado. Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan de trabajo para poder justificar la concesión de fondos para el periodo en cuestión. y listando las tareas a hacer. Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas. aunque se pretenda que un calendario sea una lista de actividades día a día. Esta justificación es el texto del propio plan de trabajo (mientras que es mejor incorporar el presupuesto como de trabajo? apéndice del plan de trabajo). en la vida real y Arriba una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. etc. pero todos los componentes del presupuesto tienen que y ¿Qué es un plan estar justificados. para el periodo en cuestión. Aún más. Pueden surgir otras tareas urgentes. El presupuesto es necesario. y Resumen Nada más lejos de la realidad. de trabajo? este documento recomienda que se adjudique a cada uno de los y Estructura y resultados u objetivos un periodo de tiempo en el que se puede contenido esperar su conclusión. lo que resulta en un planteamiento natural y y Flujo general flexible en lugar de la vía mecánica de preparación de un y Conclusión calendario. pueden aparecer visitantes inesperados (por y Resumen ejemplo. muchos administradores asumen que el y Arriba presupuesto es el elemento esencial (o único) del plan de trabajo. Por esta causa. donantes o personas ilustres). día a día. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo. y (b) que un plan de trabajo consiste sólo en un calendario. y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Pie de página Contents: Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones. y Aunque un calendario es útil. por supuesto. Este capítulo tiene tres partes: y Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y ¿Para qué redactar planes de trabajo? .y y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Contents: en un presupuesto. es posible comenzar a preparar un plan de trabajo real. ni por qué). ni cómo. por y Introducción supuesto. En lugar de un calendario rígido. tema de este documento.

2. Por lo tanto. en lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). sino también de programas. comités y juntas. ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace. incluyendo la financiación necesaria indicada en el presupuesto. Cuando se aprueba. el principal se olvida con frecuencia. y dentro o fuera del grupo que lo implementa. durante el periodo determinado. Para conseguir los recursos. y justificar las acciones. Una propuesta tiene mucho de esto. esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado. y a las organizaciones que trabajan independientemente en documentos de programas.y Pie de página y y ¿Qué es una exposición? y Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo. También es un documento que contribuye activamente a la transparencia. a los donantes.1: ¿Para qué preparar un plan de trabajo? Un plan de trabajo tiene varios propósitos. Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo. para describir estos objetivos y resultados. y por qué. no sólo de proyectos. pero se refiere al tiempo total del proyecto. los convierte en objetivos precisos y verificables. muy similar a una propuesta. . grupos de destino (beneficiarios). El plan de trabajo es. y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. planificadores. en algunas cosas. y se redacta antes de la aprobación del proyecto para justificar esta aprobación. y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. Identifica (como metas) los problemas a solucionar. el plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean transparentes para todos). gerentes. el plan de trabajo sirve como justificación para la concesión de fondos. un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores. indica los recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar. Sin embargo. También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario.

Es innecesario decir que pueden darse razones específicas por las que un plan de trabajo deba ser más corto o más largo que lo dicho. (b) necesitan una solución. Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto. y todos los detalles anexos se añaden como apéndices al final del documento. donde cada uno se deriva de forma lógica del anterior. como exposición.2. considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el plan. Debe seguir a las revisiones anuales. mientras que los recursos (cuando se utilicen) son las aportaciones. El plan de trabajo. Uno de veinticuatro meses sería demasiado largo. Esto no es una regla obligatoria. porque muchas condiciones cambian a lo largo de un año. (c) la solución es el plan de trabajo. 2. Una exposición es un orden lógico de enunciados enlazados. y al final de este año. Para elaborar una argumentación simple y sencilla de leer. y el propósito de la estrategia es convertir aportaciones en resultados. (d) la estrategia se basa en qué problemas se deben resolver y en los recursos disponibles que se van a invertir en su solución. La lista de capítulos que se describe a continuación es una lista de tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposición completa.2 ¿Qué es una exposición? Un plan de trabajo es una exposición. Consta de las partes siguientes: y y y Resumen o sumario ejecutivo Introducción y antecedentes (problemas) Metas y objetivos (resultados) . 3: La estructura y contenido de un plan de trabajo: Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cómo elaborarlo. los objetivos y prioridades pueden ser diferentes. objetivos y acciones que forman parte de una estrategia.3: ¿Cuánto tiempo tiene que abarcar un plan de trabajo? El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es de seis o doce meses. se puede describir de la manera siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lógicas). además de los obstáculos que se esperan. en el texto del plan de trabajo se escribe sólo la exposición. Las metas y los objetivos (cuando se logren) son los resultados del proyecto. que incluye una lista de metas.

1: Resumen o sumario ejecutivo: Redacte esta parte en último lugar. El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página. 3. será mejor (y es más probable que las lean) si se separan en dos capítulos. mencione sólo los temas que justifican la elección de objetivos en el periodo en cuestión. históricas y analíticas que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de trabajo. la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un sólo capítulo corto. Esto suena obvio cuando se escribe así. información recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral. cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto 4. cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto. Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la selección de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. Las circunstancias no tienen que ser un largo análisis o reseña histórica. Los antecedentes deben contar con: 1.2: Introducción y antecedentes: En un plan de trabajo breve. (Ver las orientaciones sobre propuestas o redacción de informes). pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas.y y y Recursos e impedimentos (aportaciones) Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados) Apéndices (presupuesto. párrafos relevantes de los documentos adecuados. no una introducción. o pueda hacerlo 3. como la política o los documentos del programa y 5. limite su introducción sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo. especialmente las recomendaciones 2. No repita ni copie mucho texto de la propuesta. En un plan de trabajo más extenso. y asegúrese de que es un sumario. Esta sección incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo. La introducción debe presentar el plan de trabajo. cualquier otra referencia que justifique su elección de . calendario y otros) 3.

3. La sección de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros. las metas definen las soluciones a estos problemas. y luego utilizarse para generar los objetivos . propuesta o acta política): esta información era útil para justificar el proyecto o programa en general. porque éste es más específico. Por contra. Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas. o verificar que se ha conseguido porque no es específica. tiene una fecha de conclusión y se puede verificar. En la sección de antecedentes. y los objetivos son productos de las metas más precisos. finita. El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. objetivos y resultados son conceptos diferentes pero relacionados. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. la resolución del problema que se ha identificado. Una meta nunca puede conseguirse.3: Metas y objetivos: En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha señalado que metas. deben especificarse en esta sección. en el que se explican con más detalle las similitudes y diferencias entre metas y objetivos. siendo soluciones a los problemas mencionados en la sección de antecedentes.objetivos y resultados para el periodo planificado El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. una meta puede señalar un objetivo. finitos y verificables. es finito. concreta o verificable. Una meta es amplia y general. No debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes que aparece en el documento central (documento del proyecto o del programa. Las metas de su plan de trabajo. sólo debe incluir la información o referencias específicamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo. pero no para el segmento específico de tiempo de su plan de trabajo. Nota (1): Consulte nuestro documento «Guía para el diseño de proyectos». Mientras que los antecedentes explican la elección de los problemas a resolver.

descritos en la sección de antecedentes de su plan de trabajo. vender o negociar. capital. suministros. o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso. Aquí puede incluir recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refiérase al personal y otros trabajadores (por ejemplo. 3. Proporcionan la justificación de las acciones a emprender y los costes de las mismas. socios (organizaciones y personas). en lugar de ello. si son más específicos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. Indican a dónde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo.4: Recursos y obstáculos: Al igual que en la introducción y los antecedentes. como ya se ha mencionado) . La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos. tal y como se justifica en la sección de antecedentes (identificación de problemas) ya descrita. los objetos inventariados que se puedan utilizar. equipamientos. y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la consecución de los objetivos identificados. tierra. Se deben escribir aquí. remita al lector al apéndice que trata del presupuesto. especificando la fecha prevista para su consecución dentro del periodo que abarca el plan de trabajo. Los objetivos se derivan de cada meta. Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un equivalente adecuado.específicos. La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales) se han identificado para contribuir a la consecución de los objetivos determinados y seleccionados. dependiendo de la longitud total del plan de trabajo. . los recursos y obstáculos pueden constituir un capítulo o dos. No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. asesores. los voluntarios). Elija sólo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo. Incluya también una corta descripción de cómo planea superarlos. Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados. No insista en los recursos financieros. Son el eje del plan de trabajo. Ver SMART.

es complementar este texto.3. Decida si le conviene incluirlas o no. Los presupuestos y calendarios están entre estos detalles. Muestre claramente que la acción se deriva de la estrategia. Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o más objetivos (resultados). las acciones corresponden más a las aportaciones que a los resultados. es decir. Su plan de trabajo puede ser corto. los recursos se encuentran entre las aportaciones (las inversiones) al proyecto. se escoge una y se dan las razones para esta elección. Cada acción indicada en esta sección debe estar relacionada con alguno de los resultados (objetivos. Juntas. Algunos de los elementos del . metas). proporcionar los detalles que apoyan el argumento que se expone.5. sino una lista de detalles que apoya este argumento. las secciones de estrategia y acciones pueden conformar un sólo capítulo o dos. Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones en resultados. y dejar fuera las alternativas mencionadas.6: Apéndices.5: Estrategia y acciones: Igual que las otras secciones dobles anteriores. explican cómo se pretende convertir las aportaciones en resultados. 3. La sección de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cómo se proyecta transformar sus recursos y superar los obstáculos. Mientras que las metas y objetivos están entre los productos (los resultados) del proyecto. El propósito de los apéndices. Aunque es importante. ahora. no el el texto principal de este plan. incluyendo presupuesto y calendario: El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos en los puntos entre el 3. En un plan de trabajo ideal. no es parte del argumento del plan de trabajo. y debe quedar claro cómo la acción descrita contribuirá a conseguir su objetivo correspondiente. utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los resultados especificados en el capítulo anterior. El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice. Puede constituir un primer apéndice. lo que explica cómo las aportaciones se convierten en resultados.1 y el 3. De forma estricta. se señalan varias estrategias alternativas.

Lo que se recomienda aquí es que se listen en orden las fechas de conclusión de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados. ni la conexión de cada capítulo de los arriba descritos con el siguiente. y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. se pueden incluir también como apéndices. correo. como listas. luego Los objetivos (resultados). dentro del texto. El texto del plan de trabajo se compone de varios capítulos (introducción. correo electrónico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados. concretan las metas. luego La meta define la(s) solución(es). Son partes esenciales del conjunto del plan. No se puede incluir ningún elemento del presupuesto que no esté relacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo. puesto que son necesarios para todos ellos. comprenden una sola exposición. teléfono. recursos. El calendario del plan de trabajo es opcional. En consecuencia. obstáculos. donde no desvíen o entorpezcan la argumentación. resultados.presupuesto (como transporte. fotocopias. No hay que adjuntar apéndices que el texto no mencione. metas. los apéndices proporcionan los detalles necesarios. En resumen. Donde sea necesario. que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de trabajo). específicos y verificables. Todos juntos. acciones). debe referirse al apéndice correspondiente. especialmente el presupuesto. las fechas para emprender las acciones son opcionales. antecedentes. Algunos coordinadores creen que deben planificar cada día del periodo. pero se colocan en apéndices al final del plan de trabajo por una importante razón. y cada capítulo está relacionado con todos los demás. pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentación general. un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta. Si hay algún otro detalle. Esto es un periodo flexible y razonable. 4: El flujo del conjunto del plan de trabajo: Repare en la inclusión de apéndices en la estructura y esquema del plan de trabajo. y y y y Los antecedentes identifican el (los) problema(s). Por ejemplo. estrategias. objetivos. luego Los recursos y los obstáculos precisan lo que se puede o no . Esto es opcional.

los detalles. 2007 Phil Bartle Diseño web de Lourdes Sada ±±»«±± Última actualización: 14. 5.2011 . sea proyecto o programa. Se compone de una exposición lógica que forma el texto. evitando así que la obstruyan. y pueda leerse conjuntamente con otras orientaciones relacionadas: redacción de informes y propuestas. implementación y supervisión de cualquier proyecto.y se puede utilizar para alcanzar los objetivos. La lógica que conecta estos capítulos constituye la exposición. el texto completo de un plan de trabajo es una sola exposición simple. indican cómo se van a convertir las aportaciones en resultados. tiene que estar redactada en un estilo gramatical simple y con vocabulario sencillo. y luego La estrategia. Recuerde. y de una serie de apéndices adjuntos que apoyan la exposición lógica.04. Para hacer una exposición más fluida y transparente. pero no se incluyen en el texto. 1987. Conclusión: Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación. Los apéndices proporcionan detalles que apoyan la exposición. Dicha exposición debe ser fácil de seguir. junto con una serie de acciones concretas y detalladas. ±±»«±± © Derechos de autor 1967. Este documento de orientación ha proporcionado algunos detalles sobre la forma y el contenido de un plan de trabajo. se ponen como apéndices. y tiene que enlazar fácilmente un capítulo con el siguiente. ejecución. o cualquier conjunto ordenado de actividades. con cada capítulo enlazando con el anterior y el siguiente. en especial los relacionados con la financiación (el presupuesto) y otras listas detalladas.

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