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Gestión participativa

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ORIENTACIONES PARA PREPARAR UN PLAN DE TRABAJO
Una herramienta clave de la gestión participativa
por Phil Bartle, PhD traducción de Mª Lourdes Sada

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Texto

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Dedicado a Gert Lüdeking
Referencia técnica

Resumen: Aquí les presentamos algunas recomendaciones y principios orientativos para redactar planes de trabajo de seis meses o un año. Este documento se enmarca en el contexto de la gestión participativa. Es preciso que cree un entorno en el que el personal y los dirigentes puedan trabajar juntos para producir el plan de trabajo. El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los días siguientes a una revisión. Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa después de la revisión anual (RA). Lo principal es que el plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos días después de haber sido elaborado. La transparencia es vital para la

y

Arriba y Resumen Introducción
y

o debe estar condicionado al plan de trabajo. comenzando por dónde quiere estar al final del periodo. ONG y organizaciones del sector privado. Si involucra a su personal en la creación o diseño de un plan. Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta. Al crear de trabajo? un entorno adecuado para que el personal participe en la y Estructura y elaboración de un plan. la redacción de planes de trabajo no es específicamente única. Contents: y Arriba y Resumen y Introducción 1. usándolas como base para sus y Arriba discusiones y reflexiones. Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página y 1. y cuando el personal participa en su preparación. necesitan aprender qué es. El plan es la guía para la organización. Introducción: Esta introducción consta de dos partes: y y Contents: Quién puede utilizar este documento y Qué NO son los planes de trabajo. contenido Flujo general Conclusión Pie de página 1.y Como en cualquier planificación. y (2) repasar las cuatro preguntas clave de la gestión. Es una herramienta modelo para la gestión.2: What Work Plans are NOT: Estos consejos se dirigen a coordinadores y gerentes. y y y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página gestión comunitaria. también crea un proceso de aprendizaje. es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo y Estructura y . Cuando el personal participa en la gestión. y las orientaciones que aquí se dan pueden ser útiles para planificadores. a excepción de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado. ya sea un proceso de grupo o no.2: Qué NO son los planes de trabajo: y ¿Qué es un plan de trabajo? Desde el primer momento. es más probable que sientan que «es suyo» y lo utilicen en la implementación. para facilitar su trabajo con el personal o sus clientes. administradores e implementadores de ministerios gubernamentales. que señala los problemas a solucionar y las formas de y Introducción y ¿Qué es un plan resolverlos. Un plan de trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo específico (6 o 12 y Resumen meses) . y generando los pasos necesarios para Contents: llegar ahí desde donde se encuentra ahora. puede entregarles este documento para que les ayude a aprender lo necesario para iniciar un proceso participativo de gestión. usted debe (1) pensar hacia atrás. Sin embargo.

Por esta causa. Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas. En lugar de un calendario rígido. lo que resulta en un planteamiento natural y y Flujo general flexible en lugar de la vía mecánica de preparación de un y Conclusión calendario. de trabajo? este documento recomienda que se adjudique a cada uno de los y Estructura y resultados u objetivos un periodo de tiempo en el que se puede contenido esperar su conclusión. pueden aparecer visitantes inesperados (por y Resumen ejemplo. pero todos los componentes del presupuesto tienen que y ¿Qué es un plan estar justificados. Este capítulo tiene tres partes: y Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y ¿Para qué redactar planes de trabajo? . ni cómo. aunque se pretenda que un calendario sea una lista de actividades día a día. las reuniones planeadas y Introducción y ¿Qué es un plan pueden sufrir retrasos porque los otros asistentes tengan tareas o visitantes inesperados. primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones. no establece los objetivos y resultados que se quieren Contents: conseguir. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo. Aún más. muchos administradores asumen que el y Arriba presupuesto es el elemento esencial (o único) del plan de trabajo. donantes o personas ilustres). por supuesto. tema de este documento. El presupuesto es necesario. no es un plan de trabajo (es decir. y Aunque un calendario es útil. Pueden surgir otras tareas urgentes. 2. día a día. para el periodo en cuestión. y Resumen Nada más lejos de la realidad. Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan de trabajo para poder justificar la concesión de fondos para el periodo en cuestión. Esta justificación es el texto del propio plan de trabajo (mientras que es mejor incorporar el presupuesto como de trabajo? apéndice del plan de trabajo). y (b) que un plan de trabajo consiste sólo en un calendario. ni por qué).y y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Contents: en un presupuesto. etc. ¿Qué es un plan de trabajo? Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado. y listando las tareas a hacer. es posible comenzar a preparar un plan de trabajo real. y Estructura y La otra falsa suposición es que el calendario es un plan de trabajo. por y Introducción supuesto. luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo. en la vida real y Arriba una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. Un coordinador puede esforzarse en preparar un calendario. y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Pie de página Contents: Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones. etc.

y por qué. y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo. gerentes. indica los recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar. el plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean transparentes para todos). muy similar a una propuesta. en algunas cosas. Identifica (como metas) los problemas a solucionar. 2. y justificar las acciones. . el plan de trabajo sirve como justificación para la concesión de fondos. El plan de trabajo es. esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. comités y juntas. los convierte en objetivos precisos y verificables. no sólo de proyectos. Para conseguir los recursos. y a las organizaciones que trabajan independientemente en documentos de programas. También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario. Por lo tanto. planificadores. Una propuesta tiene mucho de esto. incluyendo la financiación necesaria indicada en el presupuesto. Sin embargo. para describir estos objetivos y resultados. y dentro o fuera del grupo que lo implementa. Cuando se aprueba. sino también de programas.y Pie de página y y ¿Qué es una exposición? y Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo. y se redacta antes de la aprobación del proyecto para justificar esta aprobación. pero se refiere al tiempo total del proyecto. grupos de destino (beneficiarios).1: ¿Para qué preparar un plan de trabajo? Un plan de trabajo tiene varios propósitos. y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. a los donantes. un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores. el principal se olvida con frecuencia. También es un documento que contribuye activamente a la transparencia. ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace. en lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). durante el periodo determinado. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado.

y el propósito de la estrategia es convertir aportaciones en resultados. objetivos y acciones que forman parte de una estrategia.2. Uno de veinticuatro meses sería demasiado largo. considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el plan. 3: La estructura y contenido de un plan de trabajo: Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cómo elaborarlo. Consta de las partes siguientes: y y y Resumen o sumario ejecutivo Introducción y antecedentes (problemas) Metas y objetivos (resultados) .2 ¿Qué es una exposición? Un plan de trabajo es una exposición. Debe seguir a las revisiones anuales. mientras que los recursos (cuando se utilicen) son las aportaciones. El plan de trabajo. (b) necesitan una solución. La lista de capítulos que se describe a continuación es una lista de tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposición completa. (d) la estrategia se basa en qué problemas se deben resolver y en los recursos disponibles que se van a invertir en su solución. en el texto del plan de trabajo se escribe sólo la exposición. Esto no es una regla obligatoria. que incluye una lista de metas. además de los obstáculos que se esperan. Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto. donde cada uno se deriva de forma lógica del anterior. los objetivos y prioridades pueden ser diferentes. Una exposición es un orden lógico de enunciados enlazados.3: ¿Cuánto tiempo tiene que abarcar un plan de trabajo? El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es de seis o doce meses. 2. Para elaborar una argumentación simple y sencilla de leer. (c) la solución es el plan de trabajo. Las metas y los objetivos (cuando se logren) son los resultados del proyecto. y todos los detalles anexos se añaden como apéndices al final del documento. porque muchas condiciones cambian a lo largo de un año. y al final de este año. Es innecesario decir que pueden darse razones específicas por las que un plan de trabajo deba ser más corto o más largo que lo dicho. como exposición. se puede describir de la manera siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lógicas).

No repita ni copie mucho texto de la propuesta. calendario y otros) 3. limite su introducción sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo. cualquier otra referencia que justifique su elección de . Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la selección de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. será mejor (y es más probable que las lean) si se separan en dos capítulos. como la política o los documentos del programa y 5. Esto suena obvio cuando se escribe así.2: Introducción y antecedentes: En un plan de trabajo breve. (Ver las orientaciones sobre propuestas o redacción de informes). 3. El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página. cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto 4. y asegúrese de que es un sumario. información recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral. En un plan de trabajo más extenso. pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas. históricas y analíticas que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de trabajo. o pueda hacerlo 3.y y y Recursos e impedimentos (aportaciones) Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados) Apéndices (presupuesto. Esta sección incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo. párrafos relevantes de los documentos adecuados. Los antecedentes deben contar con: 1. Las circunstancias no tienen que ser un largo análisis o reseña histórica. La introducción debe presentar el plan de trabajo. cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto. no una introducción. la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un sólo capítulo corto. mencione sólo los temas que justifican la elección de objetivos en el periodo en cuestión.1: Resumen o sumario ejecutivo: Redacte esta parte en último lugar. especialmente las recomendaciones 2.

propuesta o acta política): esta información era útil para justificar el proyecto o programa en general. siendo soluciones a los problemas mencionados en la sección de antecedentes. finitos y verificables. La sección de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros. las metas definen las soluciones a estos problemas. es finito. y los objetivos son productos de las metas más precisos. concreta o verificable.3: Metas y objetivos: En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha señalado que metas. 3. Una meta nunca puede conseguirse. El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. tiene una fecha de conclusión y se puede verificar. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. porque éste es más específico. deben especificarse en esta sección. Por contra. objetivos y resultados son conceptos diferentes pero relacionados. No debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes que aparece en el documento central (documento del proyecto o del programa. En la sección de antecedentes. y luego utilizarse para generar los objetivos . finita. sólo debe incluir la información o referencias específicamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo. en el que se explican con más detalle las similitudes y diferencias entre metas y objetivos. Las metas de su plan de trabajo. la resolución del problema que se ha identificado. Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas. una meta puede señalar un objetivo. Mientras que los antecedentes explican la elección de los problemas a resolver. o verificar que se ha conseguido porque no es específica. pero no para el segmento específico de tiempo de su plan de trabajo.objetivos y resultados para el periodo planificado El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. Una meta es amplia y general. Nota (1): Consulte nuestro documento «Guía para el diseño de proyectos».

tal y como se justifica en la sección de antecedentes (identificación de problemas) ya descrita. La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales) se han identificado para contribuir a la consecución de los objetivos determinados y seleccionados. Proporcionan la justificación de las acciones a emprender y los costes de las mismas. o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso. los voluntarios). No insista en los recursos financieros. Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados. especificando la fecha prevista para su consecución dentro del periodo que abarca el plan de trabajo. los recursos y obstáculos pueden constituir un capítulo o dos. Incluya también una corta descripción de cómo planea superarlos. descritos en la sección de antecedentes de su plan de trabajo. Se deben escribir aquí. remita al lector al apéndice que trata del presupuesto. socios (organizaciones y personas). Ver SMART. en lugar de ello. equipamientos. Los objetivos se derivan de cada meta. . Son el eje del plan de trabajo. capital. suministros. dependiendo de la longitud total del plan de trabajo. Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un equivalente adecuado. Indican a dónde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo.4: Recursos y obstáculos: Al igual que en la introducción y los antecedentes.específicos. vender o negociar. si son más específicos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. asesores. como ya se ha mencionado) . Elija sólo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo. No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos. tierra. los objetos inventariados que se puedan utilizar. y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la consecución de los objetivos identificados. 3. Aquí puede incluir recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refiérase al personal y otros trabajadores (por ejemplo.

5: Estrategia y acciones: Igual que las otras secciones dobles anteriores. Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o más objetivos (resultados). lo que explica cómo las aportaciones se convierten en resultados. se escoge una y se dan las razones para esta elección. El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice. proporcionar los detalles que apoyan el argumento que se expone. El propósito de los apéndices. las acciones corresponden más a las aportaciones que a los resultados. Mientras que las metas y objetivos están entre los productos (los resultados) del proyecto. explican cómo se pretende convertir las aportaciones en resultados. Algunos de los elementos del . Cada acción indicada en esta sección debe estar relacionada con alguno de los resultados (objetivos. En un plan de trabajo ideal. Aunque es importante. Juntas. Decida si le conviene incluirlas o no. ahora.5. es decir. Los presupuestos y calendarios están entre estos detalles. se señalan varias estrategias alternativas. utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los resultados especificados en el capítulo anterior. 3. Muestre claramente que la acción se deriva de la estrategia. Su plan de trabajo puede ser corto. De forma estricta.6: Apéndices.1 y el 3. La sección de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cómo se proyecta transformar sus recursos y superar los obstáculos. metas). no es parte del argumento del plan de trabajo. es complementar este texto. y debe quedar claro cómo la acción descrita contribuirá a conseguir su objetivo correspondiente. Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones en resultados. Puede constituir un primer apéndice. los recursos se encuentran entre las aportaciones (las inversiones) al proyecto. sino una lista de detalles que apoya este argumento.3. y dejar fuera las alternativas mencionadas. no el el texto principal de este plan. incluyendo presupuesto y calendario: El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos en los puntos entre el 3. las secciones de estrategia y acciones pueden conformar un sólo capítulo o dos.

luego Los recursos y los obstáculos precisan lo que se puede o no . Si hay algún otro detalle. que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de trabajo). Esto es opcional. luego Los objetivos (resultados). dentro del texto. Son partes esenciales del conjunto del plan. 4: El flujo del conjunto del plan de trabajo: Repare en la inclusión de apéndices en la estructura y esquema del plan de trabajo. y y y y Los antecedentes identifican el (los) problema(s). Donde sea necesario. obstáculos. En consecuencia. especialmente el presupuesto. y cada capítulo está relacionado con todos los demás. teléfono. No se puede incluir ningún elemento del presupuesto que no esté relacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo. fotocopias. resultados. acciones). comprenden una sola exposición. correo. pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentación general. puesto que son necesarios para todos ellos. se pueden incluir también como apéndices. debe referirse al apéndice correspondiente. pero se colocan en apéndices al final del plan de trabajo por una importante razón. metas. Todos juntos. concretan las metas. y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. como listas. un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta. Por ejemplo. antecedentes. los apéndices proporcionan los detalles necesarios. luego La meta define la(s) solución(es). Esto es un periodo flexible y razonable. Algunos coordinadores creen que deben planificar cada día del periodo. ni la conexión de cada capítulo de los arriba descritos con el siguiente. Lo que se recomienda aquí es que se listen en orden las fechas de conclusión de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados. No hay que adjuntar apéndices que el texto no mencione. objetivos. El texto del plan de trabajo se compone de varios capítulos (introducción. En resumen.presupuesto (como transporte. las fechas para emprender las acciones son opcionales. estrategias. correo electrónico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados. donde no desvíen o entorpezcan la argumentación. recursos. El calendario del plan de trabajo es opcional. específicos y verificables.

±±»«±± © Derechos de autor 1967. Conclusión: Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación. pero no se incluyen en el texto. Este documento de orientación ha proporcionado algunos detalles sobre la forma y el contenido de un plan de trabajo. La lógica que conecta estos capítulos constituye la exposición. Se compone de una exposición lógica que forma el texto. Dicha exposición debe ser fácil de seguir. y de una serie de apéndices adjuntos que apoyan la exposición lógica. los detalles. Recuerde.04. 1987. 2007 Phil Bartle Diseño web de Lourdes Sada ±±»«±± Última actualización: 14.2011 . o cualquier conjunto ordenado de actividades. y pueda leerse conjuntamente con otras orientaciones relacionadas: redacción de informes y propuestas. Para hacer una exposición más fluida y transparente. Los apéndices proporcionan detalles que apoyan la exposición. sea proyecto o programa. tiene que estar redactada en un estilo gramatical simple y con vocabulario sencillo.y se puede utilizar para alcanzar los objetivos. se ponen como apéndices. y tiene que enlazar fácilmente un capítulo con el siguiente. el texto completo de un plan de trabajo es una sola exposición simple. con cada capítulo enlazando con el anterior y el siguiente. junto con una serie de acciones concretas y detalladas. 5. implementación y supervisión de cualquier proyecto. en especial los relacionados con la financiación (el presupuesto) y otras listas detalladas. ejecución. y luego La estrategia. evitando así que la obstruyan. indican cómo se van a convertir las aportaciones en resultados.

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