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Esquema de Plan de Trabajo

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Gestión participativa

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ORIENTACIONES PARA PREPARAR UN PLAN DE TRABAJO
Una herramienta clave de la gestión participativa
por Phil Bartle, PhD traducción de Mª Lourdes Sada

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Texto

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Dedicado a Gert Lüdeking
Referencia técnica

Resumen: Aquí les presentamos algunas recomendaciones y principios orientativos para redactar planes de trabajo de seis meses o un año. Este documento se enmarca en el contexto de la gestión participativa. Es preciso que cree un entorno en el que el personal y los dirigentes puedan trabajar juntos para producir el plan de trabajo. El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los días siguientes a una revisión. Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa después de la revisión anual (RA). Lo principal es que el plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos días después de haber sido elaborado. La transparencia es vital para la

y

Arriba y Resumen Introducción
y

y y y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página gestión comunitaria. comenzando por dónde quiere estar al final del periodo. Si involucra a su personal en la creación o diseño de un plan. y cuando el personal participa en su preparación. usándolas como base para sus y Arriba discusiones y reflexiones.y Como en cualquier planificación. es más probable que sientan que «es suyo» y lo utilicen en la implementación. o debe estar condicionado al plan de trabajo. Sin embargo. Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta.2: Qué NO son los planes de trabajo: y ¿Qué es un plan de trabajo? Desde el primer momento. también crea un proceso de aprendizaje. administradores e implementadores de ministerios gubernamentales. que señala los problemas a solucionar y las formas de y Introducción y ¿Qué es un plan resolverlos. Al crear de trabajo? un entorno adecuado para que el personal participe en la y Estructura y elaboración de un plan.2: What Work Plans are NOT: Estos consejos se dirigen a coordinadores y gerentes. y (2) repasar las cuatro preguntas clave de la gestión. Contents: y Arriba y Resumen y Introducción 1. a excepción de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado. puede entregarles este documento para que les ayude a aprender lo necesario para iniciar un proceso participativo de gestión. Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página y 1. Un plan de trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo específico (6 o 12 y Resumen meses) . ONG y organizaciones del sector privado. es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo y Estructura y . ya sea un proceso de grupo o no. y generando los pasos necesarios para Contents: llegar ahí desde donde se encuentra ahora. Es una herramienta modelo para la gestión. Introducción: Esta introducción consta de dos partes: y y Contents: Quién puede utilizar este documento y Qué NO son los planes de trabajo. necesitan aprender qué es. y las orientaciones que aquí se dan pueden ser útiles para planificadores. El plan es la guía para la organización. contenido Flujo general Conclusión Pie de página 1. la redacción de planes de trabajo no es específicamente única. Cuando el personal participa en la gestión. para facilitar su trabajo con el personal o sus clientes. usted debe (1) pensar hacia atrás.

las reuniones planeadas y Introducción y ¿Qué es un plan pueden sufrir retrasos porque los otros asistentes tengan tareas o visitantes inesperados. Un coordinador puede esforzarse en preparar un calendario. Este capítulo tiene tres partes: y Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y ¿Para qué redactar planes de trabajo? . Aún más. y Resumen Nada más lejos de la realidad. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo. y (b) que un plan de trabajo consiste sólo en un calendario. por supuesto. y Estructura y La otra falsa suposición es que el calendario es un plan de trabajo. por y Introducción supuesto. El presupuesto es necesario. y listando las tareas a hacer. tema de este documento. 2. día a día. y Aunque un calendario es útil. luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo. pero todos los componentes del presupuesto tienen que y ¿Qué es un plan estar justificados. Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas. En lugar de un calendario rígido. Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan de trabajo para poder justificar la concesión de fondos para el periodo en cuestión. pueden aparecer visitantes inesperados (por y Resumen ejemplo. Esta justificación es el texto del propio plan de trabajo (mientras que es mejor incorporar el presupuesto como de trabajo? apéndice del plan de trabajo). para el periodo en cuestión. ¿Qué es un plan de trabajo? Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado. lo que resulta en un planteamiento natural y y Flujo general flexible en lugar de la vía mecánica de preparación de un y Conclusión calendario. ni cómo. ni por qué). es posible comenzar a preparar un plan de trabajo real. no establece los objetivos y resultados que se quieren Contents: conseguir. primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones. en la vida real y Arriba una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. etc. Por esta causa. aunque se pretenda que un calendario sea una lista de actividades día a día.y y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Contents: en un presupuesto. Pueden surgir otras tareas urgentes. donantes o personas ilustres). y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Pie de página Contents: Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones. muchos administradores asumen que el y Arriba presupuesto es el elemento esencial (o único) del plan de trabajo. no es un plan de trabajo (es decir. etc. de trabajo? este documento recomienda que se adjudique a cada uno de los y Estructura y resultados u objetivos un periodo de tiempo en el que se puede contenido esperar su conclusión.

Una propuesta tiene mucho de esto. y justificar las acciones. planificadores. el plan de trabajo sirve como justificación para la concesión de fondos. no sólo de proyectos.y Pie de página y y ¿Qué es una exposición? y Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo. gerentes. muy similar a una propuesta. pero se refiere al tiempo total del proyecto. También es un documento que contribuye activamente a la transparencia. sino también de programas. y dentro o fuera del grupo que lo implementa. a los donantes. ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace. esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. indica los recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar. y por qué. comités y juntas. en algunas cosas. durante el periodo determinado. Por lo tanto. Sin embargo. para describir estos objetivos y resultados. El plan de trabajo es. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado. Identifica (como metas) los problemas a solucionar. . Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo. el principal se olvida con frecuencia. el plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean transparentes para todos). También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario. Cuando se aprueba. 2. incluyendo la financiación necesaria indicada en el presupuesto. y a las organizaciones que trabajan independientemente en documentos de programas. un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores. y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión.1: ¿Para qué preparar un plan de trabajo? Un plan de trabajo tiene varios propósitos. Para conseguir los recursos. los convierte en objetivos precisos y verificables. y se redacta antes de la aprobación del proyecto para justificar esta aprobación. en lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. grupos de destino (beneficiarios).

Las metas y los objetivos (cuando se logren) son los resultados del proyecto. se puede describir de la manera siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lógicas). donde cada uno se deriva de forma lógica del anterior. y al final de este año. los objetivos y prioridades pueden ser diferentes. considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el plan. (d) la estrategia se basa en qué problemas se deben resolver y en los recursos disponibles que se van a invertir en su solución. porque muchas condiciones cambian a lo largo de un año. 3: La estructura y contenido de un plan de trabajo: Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cómo elaborarlo. 2. mientras que los recursos (cuando se utilicen) son las aportaciones. y todos los detalles anexos se añaden como apéndices al final del documento. Consta de las partes siguientes: y y y Resumen o sumario ejecutivo Introducción y antecedentes (problemas) Metas y objetivos (resultados) . Una exposición es un orden lógico de enunciados enlazados. Debe seguir a las revisiones anuales. Para elaborar una argumentación simple y sencilla de leer. además de los obstáculos que se esperan.2.2 ¿Qué es una exposición? Un plan de trabajo es una exposición. y el propósito de la estrategia es convertir aportaciones en resultados. en el texto del plan de trabajo se escribe sólo la exposición. Esto no es una regla obligatoria. como exposición. El plan de trabajo.3: ¿Cuánto tiempo tiene que abarcar un plan de trabajo? El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es de seis o doce meses. objetivos y acciones que forman parte de una estrategia. Uno de veinticuatro meses sería demasiado largo. que incluye una lista de metas. La lista de capítulos que se describe a continuación es una lista de tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposición completa. Es innecesario decir que pueden darse razones específicas por las que un plan de trabajo deba ser más corto o más largo que lo dicho. Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto. (b) necesitan una solución. (c) la solución es el plan de trabajo.

y y y Recursos e impedimentos (aportaciones) Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados) Apéndices (presupuesto. cualquier otra referencia que justifique su elección de . Los antecedentes deben contar con: 1. históricas y analíticas que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de trabajo. La introducción debe presentar el plan de trabajo. Esto suena obvio cuando se escribe así. información recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral. párrafos relevantes de los documentos adecuados. o pueda hacerlo 3. En un plan de trabajo más extenso. la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un sólo capítulo corto. El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página. Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la selección de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. no una introducción. calendario y otros) 3. como la política o los documentos del programa y 5. Las circunstancias no tienen que ser un largo análisis o reseña histórica. cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto 4. limite su introducción sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo. No repita ni copie mucho texto de la propuesta. 3. pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas. cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto.2: Introducción y antecedentes: En un plan de trabajo breve. será mejor (y es más probable que las lean) si se separan en dos capítulos. mencione sólo los temas que justifican la elección de objetivos en el periodo en cuestión. (Ver las orientaciones sobre propuestas o redacción de informes). Esta sección incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo. especialmente las recomendaciones 2. y asegúrese de que es un sumario.1: Resumen o sumario ejecutivo: Redacte esta parte en último lugar.

deben especificarse en esta sección. tiene una fecha de conclusión y se puede verificar. finita. Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas. Por contra. pero no para el segmento específico de tiempo de su plan de trabajo. No debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes que aparece en el documento central (documento del proyecto o del programa. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo.3: Metas y objetivos: En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha señalado que metas. concreta o verificable. Nota (1): Consulte nuestro documento «Guía para el diseño de proyectos». las metas definen las soluciones a estos problemas. una meta puede señalar un objetivo. objetivos y resultados son conceptos diferentes pero relacionados. En la sección de antecedentes.objetivos y resultados para el periodo planificado El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. o verificar que se ha conseguido porque no es específica. es finito. Las metas de su plan de trabajo. La sección de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros. y los objetivos son productos de las metas más precisos. finitos y verificables. El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. propuesta o acta política): esta información era útil para justificar el proyecto o programa en general. sólo debe incluir la información o referencias específicamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo. Una meta es amplia y general. siendo soluciones a los problemas mencionados en la sección de antecedentes. Una meta nunca puede conseguirse. en el que se explican con más detalle las similitudes y diferencias entre metas y objetivos. la resolución del problema que se ha identificado. porque éste es más específico. Mientras que los antecedentes explican la elección de los problemas a resolver. y luego utilizarse para generar los objetivos . 3.

La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos. No insista en los recursos financieros. dependiendo de la longitud total del plan de trabajo. Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un equivalente adecuado. Indican a dónde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo. No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. equipamientos. Los objetivos se derivan de cada meta. tierra. Aquí puede incluir recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refiérase al personal y otros trabajadores (por ejemplo. descritos en la sección de antecedentes de su plan de trabajo. Elija sólo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo. en lugar de ello. 3. asesores. Incluya también una corta descripción de cómo planea superarlos.4: Recursos y obstáculos: Al igual que en la introducción y los antecedentes. La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales) se han identificado para contribuir a la consecución de los objetivos determinados y seleccionados. remita al lector al apéndice que trata del presupuesto. Se deben escribir aquí. Proporcionan la justificación de las acciones a emprender y los costes de las mismas. suministros. Ver SMART. socios (organizaciones y personas). como ya se ha mencionado) . vender o negociar. capital. .específicos. y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la consecución de los objetivos identificados. tal y como se justifica en la sección de antecedentes (identificación de problemas) ya descrita. o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso. los objetos inventariados que se puedan utilizar. especificando la fecha prevista para su consecución dentro del periodo que abarca el plan de trabajo. si son más específicos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados. los voluntarios). Son el eje del plan de trabajo. los recursos y obstáculos pueden constituir un capítulo o dos.

no el el texto principal de este plan. es decir. Juntas. ahora. explican cómo se pretende convertir las aportaciones en resultados. los recursos se encuentran entre las aportaciones (las inversiones) al proyecto. Algunos de los elementos del . Cada acción indicada en esta sección debe estar relacionada con alguno de los resultados (objetivos. utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los resultados especificados en el capítulo anterior. La sección de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cómo se proyecta transformar sus recursos y superar los obstáculos.3. Puede constituir un primer apéndice. no es parte del argumento del plan de trabajo. metas). El propósito de los apéndices. El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice. Su plan de trabajo puede ser corto.5: Estrategia y acciones: Igual que las otras secciones dobles anteriores. lo que explica cómo las aportaciones se convierten en resultados. y debe quedar claro cómo la acción descrita contribuirá a conseguir su objetivo correspondiente. es complementar este texto. se escoge una y se dan las razones para esta elección. De forma estricta. Aunque es importante. Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o más objetivos (resultados). incluyendo presupuesto y calendario: El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos en los puntos entre el 3. y dejar fuera las alternativas mencionadas. sino una lista de detalles que apoya este argumento. las acciones corresponden más a las aportaciones que a los resultados. En un plan de trabajo ideal. se señalan varias estrategias alternativas. las secciones de estrategia y acciones pueden conformar un sólo capítulo o dos. 3. proporcionar los detalles que apoyan el argumento que se expone. Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones en resultados.6: Apéndices. Decida si le conviene incluirlas o no. Los presupuestos y calendarios están entre estos detalles. Muestre claramente que la acción se deriva de la estrategia. Mientras que las metas y objetivos están entre los productos (los resultados) del proyecto.5.1 y el 3.

debe referirse al apéndice correspondiente. ni la conexión de cada capítulo de los arriba descritos con el siguiente. antecedentes. Donde sea necesario. correo. Si hay algún otro detalle. Por ejemplo. especialmente el presupuesto. Son partes esenciales del conjunto del plan. recursos. Esto es opcional. teléfono. luego Los recursos y los obstáculos precisan lo que se puede o no . se pueden incluir también como apéndices. pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentación general. las fechas para emprender las acciones son opcionales. 4: El flujo del conjunto del plan de trabajo: Repare en la inclusión de apéndices en la estructura y esquema del plan de trabajo. No se puede incluir ningún elemento del presupuesto que no esté relacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo. El calendario del plan de trabajo es opcional. como listas. y y y y Los antecedentes identifican el (los) problema(s). comprenden una sola exposición. Esto es un periodo flexible y razonable. obstáculos. Lo que se recomienda aquí es que se listen en orden las fechas de conclusión de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados. fotocopias. En consecuencia. específicos y verificables. y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. No hay que adjuntar apéndices que el texto no mencione. puesto que son necesarios para todos ellos.presupuesto (como transporte. objetivos. luego La meta define la(s) solución(es). correo electrónico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados. los apéndices proporcionan los detalles necesarios. dentro del texto. Todos juntos. El texto del plan de trabajo se compone de varios capítulos (introducción. luego Los objetivos (resultados). Algunos coordinadores creen que deben planificar cada día del periodo. metas. donde no desvíen o entorpezcan la argumentación. acciones). En resumen. resultados. concretan las metas. estrategias. pero se colocan en apéndices al final del plan de trabajo por una importante razón. y cada capítulo está relacionado con todos los demás. un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta. que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de trabajo).

sea proyecto o programa. y de una serie de apéndices adjuntos que apoyan la exposición lógica. evitando así que la obstruyan. ejecución. o cualquier conjunto ordenado de actividades. 5. implementación y supervisión de cualquier proyecto. pero no se incluyen en el texto.y se puede utilizar para alcanzar los objetivos. tiene que estar redactada en un estilo gramatical simple y con vocabulario sencillo. junto con una serie de acciones concretas y detalladas. el texto completo de un plan de trabajo es una sola exposición simple. y pueda leerse conjuntamente con otras orientaciones relacionadas: redacción de informes y propuestas.04. en especial los relacionados con la financiación (el presupuesto) y otras listas detalladas. Para hacer una exposición más fluida y transparente. y luego La estrategia. los detalles. 1987. 2007 Phil Bartle Diseño web de Lourdes Sada ±±»«±± Última actualización: 14. y tiene que enlazar fácilmente un capítulo con el siguiente.2011 . Este documento de orientación ha proporcionado algunos detalles sobre la forma y el contenido de un plan de trabajo. ±±»«±± © Derechos de autor 1967. Los apéndices proporcionan detalles que apoyan la exposición. con cada capítulo enlazando con el anterior y el siguiente. La lógica que conecta estos capítulos constituye la exposición. Dicha exposición debe ser fácil de seguir. indican cómo se van a convertir las aportaciones en resultados. Se compone de una exposición lógica que forma el texto. se ponen como apéndices. Conclusión: Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación. Recuerde.

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