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Gestión participativa

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ORIENTACIONES PARA PREPARAR UN PLAN DE TRABAJO
Una herramienta clave de la gestión participativa
por Phil Bartle, PhD traducción de Mª Lourdes Sada

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Texto

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Dedicado a Gert Lüdeking
Referencia técnica

Resumen: Aquí les presentamos algunas recomendaciones y principios orientativos para redactar planes de trabajo de seis meses o un año. Este documento se enmarca en el contexto de la gestión participativa. Es preciso que cree un entorno en el que el personal y los dirigentes puedan trabajar juntos para producir el plan de trabajo. El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los días siguientes a una revisión. Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa después de la revisión anual (RA). Lo principal es que el plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos días después de haber sido elaborado. La transparencia es vital para la

y

Arriba y Resumen Introducción
y

ONG y organizaciones del sector privado. y cuando el personal participa en su preparación. Si involucra a su personal en la creación o diseño de un plan.2: What Work Plans are NOT: Estos consejos se dirigen a coordinadores y gerentes. o debe estar condicionado al plan de trabajo. Un plan de trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo específico (6 o 12 y Resumen meses) . Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página y 1.2: Qué NO son los planes de trabajo: y ¿Qué es un plan de trabajo? Desde el primer momento. administradores e implementadores de ministerios gubernamentales. Es una herramienta modelo para la gestión. y y y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y Pie de página gestión comunitaria. para facilitar su trabajo con el personal o sus clientes. y (2) repasar las cuatro preguntas clave de la gestión. es más probable que sientan que «es suyo» y lo utilicen en la implementación. puede entregarles este documento para que les ayude a aprender lo necesario para iniciar un proceso participativo de gestión. es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo y Estructura y . usted debe (1) pensar hacia atrás. también crea un proceso de aprendizaje. y generando los pasos necesarios para Contents: llegar ahí desde donde se encuentra ahora. usándolas como base para sus y Arriba discusiones y reflexiones. que señala los problemas a solucionar y las formas de y Introducción y ¿Qué es un plan resolverlos. ya sea un proceso de grupo o no.y Como en cualquier planificación. Al crear de trabajo? un entorno adecuado para que el personal participe en la y Estructura y elaboración de un plan. Cuando el personal participa en la gestión. necesitan aprender qué es. El plan es la guía para la organización. comenzando por dónde quiere estar al final del periodo. y las orientaciones que aquí se dan pueden ser útiles para planificadores. Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta. a excepción de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado. contenido Flujo general Conclusión Pie de página 1. Sin embargo. Introducción: Esta introducción consta de dos partes: y y Contents: Quién puede utilizar este documento y Qué NO son los planes de trabajo. la redacción de planes de trabajo no es específicamente única. Contents: y Arriba y Resumen y Introducción 1.

y y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Contents: en un presupuesto. Aún más. y Estructura y La otra falsa suposición es que el calendario es un plan de trabajo. ni cómo. y (b) que un plan de trabajo consiste sólo en un calendario. Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan de trabajo para poder justificar la concesión de fondos para el periodo en cuestión. Pueden surgir otras tareas urgentes. de trabajo? este documento recomienda que se adjudique a cada uno de los y Estructura y resultados u objetivos un periodo de tiempo en el que se puede contenido esperar su conclusión. etc. luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo. lo que resulta en un planteamiento natural y y Flujo general flexible en lugar de la vía mecánica de preparación de un y Conclusión calendario. día a día. y y contenido Flujo general Conclusión Pie de página Pie de página Contents: Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones. Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas. 2. tema de este documento. El presupuesto es necesario. y listando las tareas a hacer. para el periodo en cuestión. primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones. en la vida real y Arriba una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. es posible comenzar a preparar un plan de trabajo real. ni por qué). por supuesto. y Aunque un calendario es útil. y Resumen Nada más lejos de la realidad. Esta justificación es el texto del propio plan de trabajo (mientras que es mejor incorporar el presupuesto como de trabajo? apéndice del plan de trabajo). En lugar de un calendario rígido. muchos administradores asumen que el y Arriba presupuesto es el elemento esencial (o único) del plan de trabajo. etc. ¿Qué es un plan de trabajo? Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado. pueden aparecer visitantes inesperados (por y Resumen ejemplo. no establece los objetivos y resultados que se quieren Contents: conseguir. pero todos los componentes del presupuesto tienen que y ¿Qué es un plan estar justificados. no es un plan de trabajo (es decir. las reuniones planeadas y Introducción y ¿Qué es un plan pueden sufrir retrasos porque los otros asistentes tengan tareas o visitantes inesperados. donantes o personas ilustres). Un coordinador puede esforzarse en preparar un calendario. Por esta causa. aunque se pretenda que un calendario sea una lista de actividades día a día. Este capítulo tiene tres partes: y Arriba y Resumen y Introducción y ¿Qué es un plan de trabajo? y Estructura y contenido y Flujo general y Conclusión y ¿Para qué redactar planes de trabajo? . por y Introducción supuesto.

y Pie de página y y ¿Qué es una exposición? y Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo. los convierte en objetivos precisos y verificables. Una propuesta tiene mucho de esto. . un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores. el principal se olvida con frecuencia. pero se refiere al tiempo total del proyecto. el plan de trabajo sirve como justificación para la concesión de fondos. no sólo de proyectos. También es un documento que contribuye activamente a la transparencia. para describir estos objetivos y resultados. durante el periodo determinado. grupos de destino (beneficiarios). Sin embargo. y justificar las acciones. muy similar a una propuesta. y dentro o fuera del grupo que lo implementa. esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. Para conseguir los recursos. planificadores. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado. comités y juntas. y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. gerentes. el plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean transparentes para todos). Identifica (como metas) los problemas a solucionar. El plan de trabajo es. Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo. y se redacta antes de la aprobación del proyecto para justificar esta aprobación. y a las organizaciones que trabajan independientemente en documentos de programas. ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace. en lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario. 2. y por qué. en algunas cosas. indica los recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar. Cuando se aprueba. Por lo tanto. sino también de programas.1: ¿Para qué preparar un plan de trabajo? Un plan de trabajo tiene varios propósitos. incluyendo la financiación necesaria indicada en el presupuesto. a los donantes.

y al final de este año. 3: La estructura y contenido de un plan de trabajo: Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cómo elaborarlo. donde cada uno se deriva de forma lógica del anterior. El plan de trabajo. Debe seguir a las revisiones anuales. como exposición. y todos los detalles anexos se añaden como apéndices al final del documento. los objetivos y prioridades pueden ser diferentes. Esto no es una regla obligatoria. que incluye una lista de metas. en el texto del plan de trabajo se escribe sólo la exposición. (b) necesitan una solución.3: ¿Cuánto tiempo tiene que abarcar un plan de trabajo? El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es de seis o doce meses. Uno de veinticuatro meses sería demasiado largo. 2. considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el plan. porque muchas condiciones cambian a lo largo de un año. y el propósito de la estrategia es convertir aportaciones en resultados. (c) la solución es el plan de trabajo. Es innecesario decir que pueden darse razones específicas por las que un plan de trabajo deba ser más corto o más largo que lo dicho. Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto. Para elaborar una argumentación simple y sencilla de leer. Consta de las partes siguientes: y y y Resumen o sumario ejecutivo Introducción y antecedentes (problemas) Metas y objetivos (resultados) . Las metas y los objetivos (cuando se logren) son los resultados del proyecto. además de los obstáculos que se esperan. objetivos y acciones que forman parte de una estrategia. mientras que los recursos (cuando se utilicen) son las aportaciones. La lista de capítulos que se describe a continuación es una lista de tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposición completa.2 ¿Qué es una exposición? Un plan de trabajo es una exposición. Una exposición es un orden lógico de enunciados enlazados. se puede describir de la manera siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lógicas).2. (d) la estrategia se basa en qué problemas se deben resolver y en los recursos disponibles que se van a invertir en su solución.

En un plan de trabajo más extenso. Esto suena obvio cuando se escribe así. 3. Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la selección de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página. pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas. (Ver las orientaciones sobre propuestas o redacción de informes).y y y Recursos e impedimentos (aportaciones) Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados) Apéndices (presupuesto. será mejor (y es más probable que las lean) si se separan en dos capítulos. cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto 4. como la política o los documentos del programa y 5. Los antecedentes deben contar con: 1. y asegúrese de que es un sumario. Las circunstancias no tienen que ser un largo análisis o reseña histórica. no una introducción. No repita ni copie mucho texto de la propuesta. Esta sección incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo. párrafos relevantes de los documentos adecuados. o pueda hacerlo 3. cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto. la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un sólo capítulo corto. limite su introducción sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo. especialmente las recomendaciones 2. históricas y analíticas que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de trabajo.2: Introducción y antecedentes: En un plan de trabajo breve. calendario y otros) 3. mencione sólo los temas que justifican la elección de objetivos en el periodo en cuestión. información recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral.1: Resumen o sumario ejecutivo: Redacte esta parte en último lugar. cualquier otra referencia que justifique su elección de . La introducción debe presentar el plan de trabajo.

es finito. las metas definen las soluciones a estos problemas. o verificar que se ha conseguido porque no es específica. Mientras que los antecedentes explican la elección de los problemas a resolver. en el que se explican con más detalle las similitudes y diferencias entre metas y objetivos. Por contra. la resolución del problema que se ha identificado. Una meta es amplia y general.3: Metas y objetivos: En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha señalado que metas. porque éste es más específico. finitos y verificables. No debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes que aparece en el documento central (documento del proyecto o del programa. finita. La sección de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros. En la sección de antecedentes. tiene una fecha de conclusión y se puede verificar. Una meta nunca puede conseguirse. una meta puede señalar un objetivo. Las metas de su plan de trabajo. objetivos y resultados son conceptos diferentes pero relacionados. sólo debe incluir la información o referencias específicamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. propuesta o acta política): esta información era útil para justificar el proyecto o programa en general. deben especificarse en esta sección. 3. Nota (1): Consulte nuestro documento «Guía para el diseño de proyectos».objetivos y resultados para el periodo planificado El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. pero no para el segmento específico de tiempo de su plan de trabajo. El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. y los objetivos son productos de las metas más precisos. Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas. concreta o verificable. y luego utilizarse para generar los objetivos . siendo soluciones a los problemas mencionados en la sección de antecedentes.

Aquí puede incluir recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refiérase al personal y otros trabajadores (por ejemplo. los voluntarios).específicos. capital. socios (organizaciones y personas). Incluya también una corta descripción de cómo planea superarlos. Se deben escribir aquí. 3. y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la consecución de los objetivos identificados. si son más específicos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso. Son el eje del plan de trabajo. en lugar de ello. remita al lector al apéndice que trata del presupuesto. Elija sólo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo. tierra. Los objetivos se derivan de cada meta. . como ya se ha mencionado) . Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un equivalente adecuado. descritos en la sección de antecedentes de su plan de trabajo. vender o negociar. Proporcionan la justificación de las acciones a emprender y los costes de las mismas. equipamientos. La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos. Indican a dónde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo. los recursos y obstáculos pueden constituir un capítulo o dos. los objetos inventariados que se puedan utilizar. Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados. dependiendo de la longitud total del plan de trabajo. La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales) se han identificado para contribuir a la consecución de los objetivos determinados y seleccionados. No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. No insista en los recursos financieros. especificando la fecha prevista para su consecución dentro del periodo que abarca el plan de trabajo.4: Recursos y obstáculos: Al igual que en la introducción y los antecedentes. Ver SMART. tal y como se justifica en la sección de antecedentes (identificación de problemas) ya descrita. suministros. asesores.

Mientras que las metas y objetivos están entre los productos (los resultados) del proyecto. El propósito de los apéndices. y dejar fuera las alternativas mencionadas.5. explican cómo se pretende convertir las aportaciones en resultados. 3. Puede constituir un primer apéndice.6: Apéndices. La sección de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cómo se proyecta transformar sus recursos y superar los obstáculos. las acciones corresponden más a las aportaciones que a los resultados. sino una lista de detalles que apoya este argumento. proporcionar los detalles que apoyan el argumento que se expone. En un plan de trabajo ideal. Juntas. Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones en resultados. Decida si le conviene incluirlas o no. El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice. los recursos se encuentran entre las aportaciones (las inversiones) al proyecto. es decir. y debe quedar claro cómo la acción descrita contribuirá a conseguir su objetivo correspondiente. las secciones de estrategia y acciones pueden conformar un sólo capítulo o dos.5: Estrategia y acciones: Igual que las otras secciones dobles anteriores. lo que explica cómo las aportaciones se convierten en resultados. De forma estricta. Cada acción indicada en esta sección debe estar relacionada con alguno de los resultados (objetivos. no es parte del argumento del plan de trabajo. Su plan de trabajo puede ser corto. ahora. Aunque es importante. incluyendo presupuesto y calendario: El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos en los puntos entre el 3. se señalan varias estrategias alternativas. Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o más objetivos (resultados). Algunos de los elementos del . se escoge una y se dan las razones para esta elección. es complementar este texto. metas). Muestre claramente que la acción se deriva de la estrategia.3. no el el texto principal de este plan. Los presupuestos y calendarios están entre estos detalles.1 y el 3. utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los resultados especificados en el capítulo anterior.

y cada capítulo está relacionado con todos los demás. acciones). pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentación general. Algunos coordinadores creen que deben planificar cada día del periodo. En consecuencia. donde no desvíen o entorpezcan la argumentación. Todos juntos. fotocopias. No se puede incluir ningún elemento del presupuesto que no esté relacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo. ni la conexión de cada capítulo de los arriba descritos con el siguiente. Lo que se recomienda aquí es que se listen en orden las fechas de conclusión de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados. Son partes esenciales del conjunto del plan. antecedentes. correo electrónico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados. y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. recursos. Por ejemplo. dentro del texto. obstáculos. concretan las metas. luego La meta define la(s) solución(es). que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de trabajo). En resumen.presupuesto (como transporte. Esto es un periodo flexible y razonable. teléfono. No hay que adjuntar apéndices que el texto no mencione. debe referirse al apéndice correspondiente. El texto del plan de trabajo se compone de varios capítulos (introducción. y y y y Los antecedentes identifican el (los) problema(s). los apéndices proporcionan los detalles necesarios. 4: El flujo del conjunto del plan de trabajo: Repare en la inclusión de apéndices en la estructura y esquema del plan de trabajo. metas. El calendario del plan de trabajo es opcional. como listas. luego Los recursos y los obstáculos precisan lo que se puede o no . pero se colocan en apéndices al final del plan de trabajo por una importante razón. Esto es opcional. específicos y verificables. estrategias. correo. luego Los objetivos (resultados). puesto que son necesarios para todos ellos. Donde sea necesario. comprenden una sola exposición. resultados. las fechas para emprender las acciones son opcionales. especialmente el presupuesto. se pueden incluir también como apéndices. objetivos. Si hay algún otro detalle. un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta.

y luego La estrategia. los detalles. tiene que estar redactada en un estilo gramatical simple y con vocabulario sencillo. sea proyecto o programa. evitando así que la obstruyan. Este documento de orientación ha proporcionado algunos detalles sobre la forma y el contenido de un plan de trabajo. se ponen como apéndices. el texto completo de un plan de trabajo es una sola exposición simple. 1987. o cualquier conjunto ordenado de actividades. Conclusión: Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación. 2007 Phil Bartle Diseño web de Lourdes Sada ±±»«±± Última actualización: 14. La lógica que conecta estos capítulos constituye la exposición. junto con una serie de acciones concretas y detalladas.y se puede utilizar para alcanzar los objetivos. con cada capítulo enlazando con el anterior y el siguiente. y tiene que enlazar fácilmente un capítulo con el siguiente. y pueda leerse conjuntamente con otras orientaciones relacionadas: redacción de informes y propuestas. Los apéndices proporcionan detalles que apoyan la exposición.04. 5.2011 . ejecución. y de una serie de apéndices adjuntos que apoyan la exposición lógica. ±±»«±± © Derechos de autor 1967. indican cómo se van a convertir las aportaciones en resultados. en especial los relacionados con la financiación (el presupuesto) y otras listas detalladas. Dicha exposición debe ser fácil de seguir. pero no se incluyen en el texto. implementación y supervisión de cualquier proyecto. Se compone de una exposición lógica que forma el texto. Recuerde. Para hacer una exposición más fluida y transparente.

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