AUDITORIA DE GESTIN CONCEPTO La gestin es un proceso de coordinacin de los recursos disponibles que se lleva a cabo para establecer y alcanzar

objetivos y metas precisos.

La gestin comprende todas las actividades organizacionales que implican:

El establecimiento de metas y objetivos. El anlisis de los recursos disponibles. La apropiacin econmica de los mismos. La evaluacin de su cumplimiento y desempeo institucional. Una adecuada operacin que garantice el funcionamiento de la organizacin.

2.2. CONCEPTO DE AUDITORIA DE GESTION

La Auditora de Gestin aunque no tan desarrollada como la Financiera, es si se quiere de igual o mayor importancia que esta ltima, pues sus efectos tienen consecuencias que mejoran en forma apreciable el desempeo de la organizacin. La denominacin auditora de gestin funde en una, dos clasificaciones que tradicionalmente se tenan: auditora administrativa y auditora operacional

: La Auditora administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa de una institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales.

una definicin de Auditora Operacional as: Se define como una tcnica para evaluar sistemticamente la efectividad de una funcin o una unidad con referencia a normas de la

empresa, utilizando personal especializado en el rea de estudio, con el objeto de asegurar a la administracin que sus objetivos se cumplan, y determinar qu condiciones pueden mejorarse.

Auditora de Gestin: Es el examen de planes, programas, proyectos y operaciones de una organizacin o entidad pblica, a fin de medir e informar Sobre el logro de los objetivos previstos, la utilizacin de los recursos pblicos en Forma econmica y eficiente, y la fidelidad con que los responsables cumplen con Las normas jurdicas involucradas en cada caso.

Los conceptos de Eficacia, Eficiencia y Economa estn indisolublemente asociados a esta clase de auditora.

2.2.1. Eficacia Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar expresada en trminos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc.

Es fundamental por lo tanto que la organizacin cuente con una planificacin detallada, con sistemas de informacin e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situacin en un momento determinado y los desvos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difcilmente podr medirse la eficacia.

2.2.2. Eficiencia Se refiere a la relacin entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos. Una operacin eficiente produce el mximo de producto para una cantidad dada de insumos o requiere del mnimo de insumos para una calidad y cantidad de producto determinada. El objetivo es incrementar la productividad.

2.2.3. Economa

El concepto de economa evala si los resultados se estn obteniendo a los costos alternativos ms bajos posibles. Est referido a los trminos y condiciones bajo los cuales los entes adquieren recursos humanos y materiales.

Una operacin econmica requiere que esos recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al ms bajo costo. 2.3. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTION

En las Auditoras de Gestin anuales, que abarcan todas las reas crticas, AGN Define como objetivos los siguientes:

Establecer el grado en que el ente y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.

Determinar si tales funciones se han ejecutado de manera econmica, eficiente y Eficaz.

Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.

Determinar si se estn llevando a cabo, exclusivamente, aquellos programas o actividades legalmente autorizados.

Proporcionar una base para mejorar la asignacin de recursos y la administracin de stos por parte del ente.

Mejorar la calidad de la informacin sobre los resultados de la administracin del Ente que se encuentra a disposicin de los formuladores de polticas, legisladores Y de la comunidad en general.

Alentar a la administracin de la entidad para que produzca procesos tendientes a brindar informacin sobre la economa, eficiencia y eficacia, desarrollando metas Y objetivos especficos. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones gubernamentales, como as tambin de los planes, normas y procedimientos establecidos.

Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.

Auditar y emitir opinin sobre la memoria y los estados contables financieros, como as tambin sobre el grado de cumplimiento de los planes de accin y presupuesto de las empresas y sociedades del estado.

Se hace necesario en consecuencia definir criterios de auditora de gestin, es decir normas razonables que permitan comparar y evaluar condiciones existentes.

. El objetivo primordial de la auditora de gestin consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en algunas de las partes de la empresa y apuntar sus probables remedios. La finalidad es ayudar a la direccin a lograr la administracin ms eficaz. Su intencin es examinar y valorar los mtodos y desempeo en todas las reas. Los factores de la evaluacin abarcan El panorama econmico, La adecuada utilizacin de personal y equipo y los sistemas de funcionamiento satisfactorios. En la auditora de gestin se realizan estudios para determinar deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades, embotellamientos, descuidos, prdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboracin fricciones entre ejecutivos y una falta general de conocimientos o desdn de lo que es una buena organizacin. Suele ocurrir a menudo que se produzcan prdidas por prolongados espacios de tiempo, lo cual, a semejanza de las enfermedades crnicas, hace que vaya empeorando la situacin debido a la falta de vigilancia.

Por medio de los trabajos que realiza el auditor administrativo, ste se encuentra en posicin de determinar y poner en evidencia las fallas y mtodos defectuosos operacionales en el desempeo. Respecto de las necesidades especficas de la direccin en cuanto a la planeacin, y realizacin de los objetivos de la organizacin. La responsabilidad del auditor consiste en ayudar y respaldar a la direccin en la determinacin de las reas en que pueda llevarse a cabo valiosas economas e implantarse mejores tcnicas administrativas. Enseguida de una investigacin definida y donde quieran que surjan aspectos o circunstancias susceptibles de remedio o mejora, es obligacin del auditor examinar con mirada crtica y valorar toda solucin que parezca conveniente. La revisin de los mtodos y desempeos administrativos, comprende un examen de los objetivos, polticas, procedimientos, delegacin de responsabilidades, normas y realizaciones. La eficiencia operativa de la funcin o rea sometida a estudio, puede determinarse mediante una comparacin de las condiciones vigentes, con las requeridas por los planes, polticas etc. El pronunciamiento No. 7 determina como objetivos principales de la auditora de gestin los siguientes: Determinar lo adecuado de la organizacin de la entidad Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas Vigilar la existencia de polticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas Comprobar la confiabilidad de la informacin y de los controles establecidos Verificar la existencia de mtodos o procedimientos adecuados de operacin y la eficiencia de los mismos Comprobar la utilizacin adecuada de los recursos. 2.4. CONTROL INTERNO Y DE GESTION

2.4.1. Concepto

El sistema de control interno es un instrumento de gestin que comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos adoptados dentro de una entidad para: Salvaguardar su patrimonio, Verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones,

Estimular la observancia de las polticas prescritas y Propender al cumplimiento de las metas y objetivos programados.

El concepto de control interno abarca todo el conjunto de mecanismos y procedimientos establecidos por los organismos para asegurar la regularidad, la eficiencia y la eficacia de sus operaciones y actividades.

2.4.2. Objetivos

1. Proteger activos y salvaguardar los bienes del ente o la CIA. 2. Garantizar la razonabilidad y confiabilidad de la informacin contable y la integridad de los sistemas de informacin. 3. Asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable. 4. Promover la eficiencia operativa. 5. Fomentar la adhesin a la poltica administrativa establecida. 6. Garantizar el cumplimiento de metas y objetivos programados. 2.4.3. Herramientas de Control Interno

1. Organigramas 2. Manuales de funciones 3. Manuales o normas de procedimiento 4. Matriz de autorizaciones

Los programas de auditora de gestin especficos para cada rea funcional mayor, proporciona al auditor una gua con respecto a los tipos de controles, condiciones y circunstancias que probablemente logre encontrar. La ventaja de ver a la empresa como una totalidad permite al auditor ofrecer sugerencias constructivas, y recomendaciones a un cliente para mejorar la productividad global de la

compaa. Es as como la implantacin con xito de la auditora de gestin puede representar un aporte valioso a las relaciones del cliente. 2.2.3.2 Procedimientos: La auditora de gestin consiste en las revisiones y evaluacin de dos elementos mayores de la administracin: Poltica de la corporacin. Determinacin de la existencia, lo adecuado y comprensivo de la poltica as como el significado de sus instructivos como elementos de control en reas funcionales. Valorizacin de los efectos de la ausencia de polticas; o recomendaciones para la adopcin o modificacin de los instructivos formalizados. Controles administrativos. Determinacin de la existencia, y lo adecuado de controles administrativos u operacionales como tales, y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia; el grado de cumplimiento en las reas de funcionabilidad mayor; y la coordinacin de controles de operacin con los instructivos de la poltica de la corporacin. Evaluacin de los efectos de la accin de controles administrativos u operacionales en reas significativas, y recomendaciones para la adopcin o modificacin de tales controles. Al iniciar una auditora de gestin, el auditor prepara datos importantes que le sirven como antecedentes respecto al cliente, entre los cuales se tiene las utilidades histricas, recuperacin sobre inversin, clases de productos usuales de distribucin, caractersticas mercantiles inusitadas en el ramo del mercado, el volumen aproximado de ventas anuales, el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre la planeacin y operaciones generales. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios, a fin de evaluar las condiciones fsicas, y localizar indicios de posibles reas de problemas. El auditor tambin puede aplicar tcnicas de anlisis financiero para estadsticas de operacin, que tambin puede sugerir reas de problemas, o condiciones que influencian una recuperacin desfavorable sobre la inversin, o estadstica de operacin adversa. 2.2.2.3 Alcance de las actividades: La auditora de gestin puede ser de una funcin especfica, un departamento o grupo de departamentos, una divisin o grupo de divisiones o de la empresa en su totalidad. Algunas auditoras abarcan una combinacin de dos o ms reas. Por ejemplo, en el estudio del procedimiento de pedidos recibidos por el departamento de ventas, la investigacin puede incluir en dicho departamento las diversas rutinas observadas para el procesamiento o trmite de la papelera y en el departamento de contabilidad, el procedimiento y cualidades del personal que aprueba el crdito del cliente. El campo de estudio puede abarcar la economa de la produccin, incluyendo elementos tales como: especializacin, simplificacin, estandarizacin, diversificacin, expansin, contraccin e integracin; tambin podra incluir los factores de produccin.

Por otra parte como en las reas de examen entre otras, podran comprender un estudio y evaluacin de los mtodos para pronosticar: programacin del producto, costos de proyectos de ingeniera, estimacin de los precios, comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento de datos, eficiencia administrativa, etc. Los elementos en los mtodos de administracin y operacin que exigen una constante vigilancia, anlisis, y evaluacin son los siguientes: planes y objetivos, estructura orgnica, polticas y prcticas, sistemas y procedimientos, mtodos de control, formas de operacin y recursos materiales y humanos. El pronunciamiento No. 7 del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica ya citado plantea como reas principales que integran una organizacin objeto de la auditora de gestin las siguientes: Auditora de la gestin del sistema global de la empresa: Evaluacin de la posicin competitiva Evaluacin de la estructura organizativa Balance Social Evaluacin del proceso de la direccin estratgica Evaluacin de los cuadros directivos Auditora de la gestin del sistema comercial: Anlisis de la estrategia comercial Oferta de bienes y servicios Sistema de distribucin fsica Poltica de precios Funcin publicitaria Funcin de ventas Promocin de ventas Auditora de la gestin del sistema financiero: Capital de trabajo Inversiones Financiacin a largo plazo

Planificacin Financiera rea internacional Auditora de la gestin del sistema de produccin: Diseo del sistema Programacin de la produccin Control de calidad Almacn e inventarios Productividad tcnica y econmica Diseo y desarrollo de productos Auditora de la gestin del sistema de recursos humanos: Productividad Clima laboral Polticas de promocin e incentivos Polticas de seleccin y formacin Diseo de tareas y puestos de trabajo Auditora de la gestin de los sistemas administrativos: Anlisis de proyectos y programas Auditora de la funcin de procesamiento de datos Auditora de procedimientos administrativos y formas de control interno en las reas funcionales METODOLOGIA DE LA AUDITORIA DE GESTION Planeacin y evaluacin del plan de gestin La planeacin de la auditora de gestin debe incluir asuntos como los siguientes: a) Conocimiento de los productos, mercados, clientes, canales de distribucin y alianzas de colaboracin. b) Conocimiento de los objetivos, estrategias y riesgos del negocio

c) Conocimiento de los procesos claves del negocio d) Conocimiento de los elementos bsicos de un plan de gestin e) Conocimiento de los principios fundamentales de la administracin estratgica f) Conocimiento del proceso de administracin estratgica g) Elaboracin del programa con la naturaleza ,alcance y oportunidad de la auditora de gestin La evaluacin del plan de gestin comprende El anlisis del plan de gestin adoptado por la empresa es decir el conjunto de polticas y estrategias definidas por la entidad para alcanzar sus objetivos de corto, mediano y largo plazo. El anlisis del ambiente interno: fortalezas y debilidades El anlisis del ambiente externo: oportunidades y amenazas La direccin organizacional: filosofa, objetivos y metas. Revisin de la documentacin que genera la entidad Documentar los procesos y subprocesos importantes Identificar los riesgos principales del negocio Evaluar los controles de la empresa Elaborar conclusiones relativas a las debilidades en la formulacin de las estrategias y las deficiencias en la ejecucin Revisin de la implementacin del plan estratgico para lo cual se revisaran los resultados financieros y operacionales. Revisar los resultados financieros, comerciales y operativos cotejndolos con los puntos de referencia establecidos y los estndares de la industria a fin de identificar desviaciones importantes y tendencias emergentes Toma de acciones correctivas Seleccin y diseo de los medidores de desempeo El proceso de auditora de gestin requiere de un modelo cuantitativo expresado en forma de indicadores cuyo seguimiento se puede llevar a cabo fcilmente. En la seleccin y diseo de los indicadores se debe: Identificar los indicadores que mejor reflejen las metas y objetivos propuestos

Identificar los indicadores claves del desempeo o factores crticos de xito Identificar para cada uno de los indicadores propuestos las fuentes de informacin y las acciones necesarias para que esta informacin sea oportuna y confiable. Analizar el desempeo financiero Analizar el desempeo operacional Las razones financieras utilizadas para medir el desempeo de la empresa tienen los siguientes enfoques: Medir el desempeo de la empresa en diferentes periodos Comparar el rendimiento o desempeo de la empresa con el de sus competidores o de su sector Comparar el desempeo de la empresa con los promedios de la industria. Ejemplos de algunos ndices de rentabilidad Margen operativo = utilidad operacional/ ventas Margen neto = utilidad neta/ ventas Rendimiento sobre activos= utilidad neta / activo promedio Rendimiento sobre patrimonio/ utilidad neta/ patrimonio promedio Los ndices financieros pueden ser agrupados en cinco categoras: 1.ndices de rentabilidad Utilidad operacional Margen de utilidad operacional=------------------------------ x 100 Ventas Margen de utilidad neta = utilidad neta

--------------------- x 100 Ventas Utilidad antes de impto. Rentabilidad del patrimonio= ---------------- x100 Patrimonio

ndices de liquidez ndices de solvencia o endeudamiento ndices de efectividad o actividad ndices de crecimiento Medir el desempeo Establecer las mediciones reales con los indicadores seleccionados Comparar los resultados reales con los resultados esperados. Elaboracin del informe comunicando los resultados y las recomendaciones