Manual del Comit de

Relaciones Pblicas del Club

226C-ES(709)
Componente del Juego de materiales para los funcionarios del club
La presente edicin de 2009 del Manual del Comit de Relaciones Pblicas del
Club se prepar con el propsito de que la utilicen los comits del club durante
2010-2011, 2011-2012 y 2012-2013. Se basa en los Estatutos prescritos a los clubes
rotarios, el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios, los Estatutos de
Rotary International, el Reglamento de Rotary International y el Rotary Code of
Policies. Se ruega consultar dichos documentos para informarse sobre las direc-
trices vigentes. Todo cambio que el Consejo de Legislacin o la Directiva de RI
efecten a dichos documentos anula la normativa estipulada en esta publicacin.
Sumario
Introduccin 1
1 Funciones y responsabilidades del comit 3
Promocin del club 4
Componentes de las relaciones pblicas 4
Cuadro social e imagen pblica 5
Mensajes esenciales de Rotary 8
2 Presidente del Comit de Relaciones Pblicas del Club 9
El comit a su cargo 10
Los subcomits 11
Fijacin de metas 11
El presupuesto 12
Las comunicaciones 13
3 Recursos 15
Anexos
Seccin sobre Relaciones Pblicas de la
Gua para la planicacin de clubes rotarios ecaces 18
Preguntas para debatir en la Asamblea de Distrito 19
Hojas de trabajo
Resumen 20
Metas 21
Plan de accin 22
Comit de Relaciones Pblicas Estudio de Caso 23
1 MANUAL DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
Introduccin
El Manual del Comit de Relaciones Pblicas del Club contiene informacin
fundamental para ayudar a los integrantes del comit a jar metas y compren-
der sus responsabilidades para aumentar la ecacia del club. Puesto que las
responsabilidades del comit varan segn las leyes locales, usos culturales
y procedimientos de cada club, se le recomienda adaptar las sugerencias que
guran en la presente publicacin segn las necesidades del club. En los
recuadros Alrededor del mundo aparecen ejemplos tpicos de las diferencias
que existen de club a club y las recomendaciones generales se indican en los
recuadros Recordatorio de Rotary.
Esta publicacin consta de tres captulos. En el primero se describen las
principales responsabilidades del comit. En el segundo se indican las res-
ponsabilidades concretas del presidente del comit y el tercero se reere a
los recursos que pueden resultarles tiles a usted y a los dems miembros del
comit. A continuacin del tercer captulo se incluyen los anexos, entre los
cuales encontrar la seccin de la Gua para la planicacin de clubes rotarios
ecaces correspondiente a las relaciones pblicas y una lista de preguntas para
el debate, as como las hojas de trabajo que se utilizarn durante la Asamblea
de Distrito.
Se le recomienda recurrir a este manual al prepararse para sus funciones como
presidente del Comit Distrital de Relaciones Pblicas. Repselo antes de asis-
tir a la Asamblea de Distrito y llvelo consigo a dicha reunin. Preste especial
atencin a las preguntas del anexo 2, a n de que pueda participar plenamente
en las sesiones de discusin. Una vez que haya concluido la capacitacin pre-
via a su ao, este manual le servir como gua til de consulta para la labor que
deber realizar junto con los otros funcionarios y socios del club.
El Plan de Liderazgo para los Clubes, estructura administrativa recomendada a
los clubes rotarios, recomienda el nombramiento de los siguientes cinco comi-
ts permanentes:
Administracin del club
Cuadro social
Relaciones pblicas
Proyectos de servicio
La Fundacin Rotaria

Recordatorio de Rotary
Los presidentes de
comit debern foto-
copiar el captulo 1 y
entregarlo a los miem-
bros del comit a n de
que sepan precisamente
cules son sus responsa-
bilidades.
2 MANUAL DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
Cada comit cuenta con un manual que contiene la descripcin general del
comit y sus atribuciones, as como los recursos disponibles para apoyar su
labor y la de los miembros del comit. La informacin que atae a los integran-
tes del comit deber entregrseles por escrito o transmitrseles por otro medio.
Se podrn descargar ejemplares adicionales de este manual gratuitamente a tra-
vs de www.rotary.org. El presente manual forma parte del Juego de materiales
para los funcionarios del club (225-ES). Sin embargo, se lo puede adquirir por
separado, a travs del Catlogo de RI.
Mientras se prepara para su papel como uno de los dirigentes del club,
recuerde que el club rotario es miembro de Rotary International, y como tal,
forma parte de una red mundial de 33.000 clubes rotarios, con acceso a los
servicios y recursos que ofrece la organizacin, incluidas publicaciones en
nueve idiomas, informacin en www.rotary.org, subvenciones de La Fundacin
Rotaria y respaldo del personal de la Sede Central y las siete ocinas de RI en
el exterior.
Comentarios?
Si desea formular preguntas o comentarios sobre este manual o cualquier otro
de los recursos de capacitacin de RI, contacte con:
Leadership Education and Training Division
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698, EE.UU.
Correo electr.: leadership.training@rotary.org
Tel.: +1 847 866 3000
Fax: + 1 847 866 9446
3 FUNCI ONES Y RESPONSABI LI DADES DEL COMI T
Funciones y responsabilidades del
comit
La funcin del Comit de Relaciones Pblicas es difundir informacin sobre
Rotary entre el pblico y promover las actividades y proyectos de servicio del
club. Un programa slido de relaciones pblicas hace posible que las comuni-
dades de todas partes del mundo se enteren de que Rotary es una organizacin
de conanza que aborda necesidades verdaderas. Cuando un club rotario goza
de una imagen pblica positiva, sus socios estn motivados para la accin y los
posibles socios sienten ms entusiasmo por aliarse.
Ms adelante, se amplan los detalles de las responsabilidades del Comit de
Relaciones Pblicas del Club, que se resumen a continuacin:
Establecer metas en apoyo del plan de relaciones pblicas elaborado por el
club para el ao venidero.
Organizar una campaa para difundir informacin sobre Rotary y su club
entre la comunidad local.
Colaborar con los rotarios del club para maximizar las actividades de rela-
ciones pblicas.
Comprender los componentes de relaciones pblicas que lo ayudarn a pro-
mover Rotary entre la comunidad.
Familiarizarse con los mensajes clave de Rotary para referirse a ellos al hacer
uso de la palabra.
A medida en que lea ms sobre dichas responsabilidades, piense en las metas
del comit, el plan que desarrollar para las actividades que se emprendern y
los recursos que necesitar para su ao al frente del comit.
C A P T U L O 1

Recordatorio de Rotary
La labor del Comit de
Relaciones Pblicas del
club corresponde a la
Avenida de Servicio en
el Club.

Recordatorio de Rotary
Se podrn organizar
subcomits a efectos de
agilizar la administra-
cin de las numerosas
responsabilidades del
comit. Esta medida se
recomienda sobre todo
para los clubes grandes.
4 MANUAL DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
Promocin del club
La responsabilidad principal que incumbe al Comit de Relaciones Pblicas
consiste en dar a conocer entre la comunidad local las actividades y proyec-
tos de servicio a los que se dedica el club y, a la vez, destacar los valores de
Rotary y el trabajo que realiza la organizacin. Los miembros de la comunidad
se informan sobre Rotary a travs de los medios de difusin y lo que los dems
comentan sobre la organizacin, por lo cual es esencial mantener a los socios
del club y los medios publicitarios y periodsticos al tanto de las actividades
del club si se quiere instituir un programa ecaz de relaciones pblicas.
Existen numerosas posibilidades para dar realce al club y a la organizacin en
su totalidad, entre las cuales se cuentan las siguientes:
Patrocinar eventos especiales, como maratones o campaas de reciclaje o de
recaudacin de fondos.
Montar exposiciones, carteleras y anuncios en los espacios pblicos disponi-
bles en toda la comunidad.
Publicar los proyectos del club mediante anuncios en peridicos o revistas,
vallas publicitarias, autobuses, y terminales de transporte areo o ferroviario.
Instar a los rotarios a lucir en sus solapas la insignia de Rotary.
Publicar informacin sobre Rotary en un foro de la web, el calendario de
actividades de la comunidad, sitios de redes sociales en Internet, o la pgina
web del club o de otra organizacin.
Sera recomendable que los miembros del comit se reunieran antes del inicio
de su ao en funciones para una sesin de lluvia de ideas y trazaran un plan
para implementar las mejores ideas durante el ao entrante. Para lograr una
promocin de Rotary de amplio alcance y repercusin, el comit tendr que
colaborar con otros rotarios, comprender claramente los elementos de las rela-
ciones pblicas, estar bien familiarizado con los mensajes esenciales de Rotary
y saber usarlos para mxima ecacia.
Componentes de las relaciones pblicas
Las relaciones pblicas ecaces requieren tiempo, esfuerzo y planicacin. El
plan de accin que elabore el Comit de Relaciones Pblicas del club antes de
comenzar el ao rotario deber tener en cuenta la audiencia a la que va diri-
gido, las estrategias y recursos que se utilizarn, y los proyectos y actividades
que se promovern.
Pblico. A n de conseguir que la comunidad tenga una imagen positiva de
Rotary, se requiere que las relaciones pblicas se dirijan a diferentes grupos o
sectores, Entre los grupos guran:
Beneciarios directos de los proyectos de servicio de Rotary
Estudiantes y docentes
Funcionarios del gobierno local
Otras organizaciones no gubernamentales y sin nes de lucro
El sector empresarial de la comunidad
Lderes cvicos
Organizaciones comunitarias y cvicas

Recordatorio de Rotary
En caso de que se difun-
diera publicidad negativa
respecto a Rotary o su
club, el comit deber
reunirse para acordar la
manera de enfrentar la
situacin. Contrarreste
las falsas nociones sobre
su club y Rotary con
esfuerzos de relaciones
pblicas bien dirigidos.
Para ms informacin
al respecto, consulte el
impreso Plan para inte-
ractuar ecazmente con
los medios de difusin
ante una situacin de
crisis (515-ES).

Alrededor del mundo
En Japn, 1.000 taxis
exhibieron durante
dos meses en el vidrio
trasero carteles para la
promocin de los progra-
mas pro paz de Rotary.
5 FUNCI ONES Y RESPONSABI LI DADES DEL COMI T
Los medios de difusin (la prensa, emisoras de radio y televisin, Internet)
Periodistas especializados que cubren materias especcas, por ejemplo:
temas educativos o de la salud
Segn los proyectos y actividades que el club planea realizar, adapte su labor
de relaciones pblicas a la audiencia cuya receptividad es fundamental para
lograr los resultados deseados.
Medios de difusin. Entre los diversos medios de transmisin de informacin
se incluyen los siguientes:
Anuncios televisivos
Peridicos
Internet, incluidas la bitcoras (blogs) y sitios de redes sociales
Agencias noticiosas internacionales
Publicaciones de otras organizaciones e instituciones
Publicaciones en lnea
Publicaciones comerciales y profesionales
Estaciones locales accesibles por cable
Programas de entrevistas radiales y de inters pblico
Boletines empresariales
Vallas publicitarias
Puesto que la competencia para obtener tiempo y espacio para anuncios publi-
citarios es formidable, su club deber escoger y concentrarse en los medios que
ms ecazmente podrn promover Rotary entre la audiencia que el club desea
captar.
Comunicados de prensa. El comunicado de prensa es el medio ms bsico
y ms usado para dar a conocer informacin a los medios de difusin, dado
que sirve para alertar a los reporteros sobre un evento, constituyendo fre-
cuentemente la base a una nota periodstica. Un buen comunicado responde
a las preguntas bsicas quin? qu? cundo? dnde? por qu? y cmo?
Cercirese de que el comunicado sea conciso y objetivo (no ms de una pgina).
Hojas informativas. La hoja informativa contiene informacin bsica sobre la
historia, objetivos y actividades de Rotary. Entre los rotarios, las hojas infor-
mativas se emplean para formar a los socios nuevos y posibles socios. Fuera
de la entidad, suministran a los medios de comunicacin datos de referencia,
propician la concienciacin pblica e informan al pblico en general respecto a
las actividades de Rotary. Las hojas informativas que publica RI pueden encon-
trarse en www.rotary.org. Al noticar a los medios de difusin sobre un evento
concreto, es una buena idea incluir una hoja informativa sobre Rotary junto con
el comunicado.
Cuadro social e imagen pblica
Existe entre la imagen pblica y el crecimiento del cuadro social de Rotary una
conexin muy estrecha. Una campaa coherente, estable, de calidad, instar
a las personas interesadas a buscar cmo conectarse con los clubes locales y
estarn ms dispuestas a aceptar una invitacin para aliarse. Se recomienda
que el Comit de Relaciones Pblicas tenga en cuenta esta caracterstica para
sus campaas promocionales.

Recordatorio de Rotary
En www.rotary.org se
pueden obtener mode-
los de comunicados
de prensa y cartas a la
Redaccin.

Alrededor del mundo
Se instalaron anuncios
de promocin de los
mensajes de la campaa
rotaria La Humanidad
en Marcha en las vas
ms transitadas de
algunas ciudades de
Nueva Zelanda y las
grandes estaciones
de tren y transporte
pblico de Argentina.
Los espacios para los
anuncios se obtuvieron
gracias a Subvenciones
de Relaciones Pblicas
de RI y donaciones de
comerciantes.

Alrededor del mundo
Los Clubes Rotarios
de Rochester, Nueva
York, EE.UU., y Toronto,
Ontario, Canad, copa-
trocinaron una serie de
eventos de recaudacin
de fondos para conme-
morar el viaje inaugural
del Spirit of Ontario, el
cual apareci publicado
ms de 30 veces en un
peridico local. Como
consecuencia, RI expe-
riment un signicativo
incremento en la recep-
cin de Formularios
de informacin para
posibles socios envia-
dos desde las reas de
Rochester y Toronto.
6 MANUAL DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
En las campaas de promocin exitosas se aprovechan tantas tcnicas y contac-
tos como sea posible. Recuerde que sus compaeros del club pueden contribuir
a dar a conocer al club y Rotary en general en el entorno local. A n de propa-
gar una imagen positiva de Rotary, considere la posibilidad de cooperar con
otros rotarios a travs de las actividades que se describen a continuacin:
Promueva una imagen positiva. Trabaje con el Comit de Socios del club y ana-
licen juntos los factores que atraen a los nuevos socios y decidan cul medio de
difusin sera el mejor para hacer llegar su mensaje a las personas con inters
en aliarse. Examinen la manera ms ecaz de colaborar a travs de las relacio-
nes pblicas para lograr que ms socios nuevos ingresen en el club.
A n de promover la obra de Rotary, el Comit de Relaciones Pblicas del club
deber:
Difundir la obra que Rotary realiza con los jvenes y en benecio de los
jvenes
Destacar las oportunidades de servicio, establecimiento de contactos y com-
paerismo que ofrece la aliacin
Dar a conocer las actividades del club en peridicos y revistas profesionales
y empresariales
Dedicar una seccin del sitio web del club a las personas no rotarias y alen-
tar a las organizaciones cvicas de la comunidad a crear un enlace en sus
pginas
Ya que un buen programa de relaciones pblicas ayudar a atraer a socios
nuevos al club y conservar aliados a los actuales, se recomienda que el comit
encargado tambin considere las siguientes posibilidades:
Buscar oportunidades para que los rotarios den charlas en los eventos esco-
lares y de la comunidad
Vericar que los socios del club se enteren cuando los proyectos y activida-
des del club reciban atencin de los medios
Incluir en las actividades del club elementos innovadores y atrayentes para
los medios de difusin. Consideren el tipo de actividades y eventos que seran
de inters para la comunidad. Colabore con el Comit de Administracin del
club a efectos de planear programas para las reuniones semanales del club que
despierten el inters de los medios y con el Comit de Proyectos de Servicio
con el objeto de organizar proyectos que capten la atencin de los medios y de
su pblico seleccionado, por ejemplo:
Proyectos de servicio que satisfacen una necesidad de la comunidad o ree-
jan una nueva tendencia
Proyectos de servicio internacional respaldados por el club o un voluntario
del club local
Proyectos que dan participacin a los jvenes de la localidad o a un miem-
bro importante de la comunidad
La intervencin de un orador prominente o motivador ante una reunin del
club
Una presentacin a cargo de un participante en un programa de RI o de la
Fundacin, en la cual expone sus vivencias en un entorno cultural diferente

Alrededor del mundo
Un club de Uganda
instal a nueve socios
nuevos en un solo ao
gracias a una excelente
campaa publicitaria
y una Subvencin de
Relaciones Pblicas
de RI. Los fondos de la
subvencin se utiliza-
ron para una serie de
anuncios radiales y
televisivos con informa-
cin para visitar un sitio
web especial del club.
Una iniciativa similar
en un distrito de EE.UU.
logr atraer a 30 socios
nuevos.

Alrededor del mundo
En Mangalore, India,
aproximadamente 20
millones de personas
vieron un anuncio de
servicio pblico sobre la
erradicacin de la polio e
informacin para contac-
tar con el club instalado
durante seis meses en
los cinco puntos prin-
cipales de acceso a la
ciudad.
7 FUNCI ONES Y RESPONSABI LI DADES DEL COMI T

Alrededor del mundo
Una campaa de tres
meses en Suecia para
destacar el 50
o
aniversa-
rio de un club consisti
en una exposicin en la
biblioteca local sobre
la historia del club y
su labor humanitaria,
anuncios en el peridico
local, y carteles alusivos
colocados en bancos,
ocinas de turismo y
edicios comerciales del
rea.
Actividades de los clubes Interact y Rotaract
Aniversarios de clubes o programas locales
Crnicas o reportajes en los que predominen las imgenes
Reclute a otros socios a que colaboren. Los socios que integran el club son un
recurso valiossimo para su comit. Hgalos partcipes de sus tareas de rela-
ciones pblicas instndolos a difundir las actividades y proyectos del club y
hablar de Rotary siempre que se presente una oportunidad. Cercirese de que
todos los socios del club estn familiarizados con el Objetivo de Rotary y con
los programas y actividades auspiciados por Rotary. Alintelos a buscar opor-
tunidades para contribuir al logro de los propsitos y compartir los xitos de
Rotary a travs de sus contactos personales, comerciales y profesionales.
8 MANUAL DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
Mensajes esenciales de Rotary
Una de las mejores maneras de transmitir el mensaje de Rotary es haciendo uso de la palabra en toda oca-
sin apta para hablar de su club y las caractersticas especiales de la organizacin. Posiblemente le toque
hablar ante diversos sectores del pblico no rotario en eventos organizados en conexin con un proyecto u
otras ocasiones. Prepare armaciones sucintas para explicar a los medios de difusin los objetivos y logros
de Rotary y de su club.
Est preparado para responder cada una de las preguntas siguientes en no ms de 25 palabras:
Qu es Rotary?
Quines son los rotarios?
Qu hace Rotary?
Las respuestas ecaces son: positivas, basadas en los hechos, especcas y breves. Los mensajes esenciales
de Rotary mencionados a continuacin puede incorporarlos a sus materiales de relaciones pblicas y a sus
charlas o discursos al hablar en pblico.
Rotary es una de las organizaciones internacionales de servicio humanitario ms importantes del mundo.
El nmero de rotarios asciende a 1.200.000, quienes pertenecen a ms de 33.000 clubes rotarios en ms
de 200 pases y regiones.
Desde 1905, los rotarios prestan servicio voluntario para satisfacer las necesidades de comunidades de
todo el mundo.
Rotary es una red mundial de lderes profesionales, empresariales y cvicos.
A travs del servicio voluntario, las rotarias y rotarios forjan amistades y amplan sus contactos profesio-
nales y empresariales.
Mediante su participacin en proyectos de servicio internacional, los socios de los clubes rotarios se
relacionan con personas de diferentes naciones y promueven la comprensin intercultural.
Rotary fomenta la paz y la comprensin internacional a travs de sus programas educativos y
humanitarios.
Rotary patrocina el programa internacional de becas ms importante auspiciado por una entidad del
sector privado. Desde 1947, Rotary ha invertido aproximadamente 500 millones de dlares para nan-
ciar los estudios de 38.000 becarios provenientes de 100 pases. Dichos embajadores de buena voluntad
aplican los conocimientos adquiridos en el curso de sus estudios en el extranjero para ayudar a sus
respectivas comunidades.
Los clubes rotarios promueven la paz, emprendiendo miles de proyectos humanitarios para abordar las
causas profundas de la inestabilidad social y los conictos, como el hambre, la pobreza, las enfermeda-
des y el analfabetismo.
La erradicacin mundial de la polio es la principal meta lantrpica de Rotary.
Desde 1985, los rotarios han aportado su tiempo y recursos personales para asistir en la inmunizacin
de ms de dos mil millones de nios en 122 pases.
Hasta la fecha, Rotary ha contribuido ms de 800 millones de dlares e innumerables horas de servicio
voluntario para combatir la terrible enfermedad.
Gracias a la labor de Rotary y las entidades colaboradoras, el nmero de casos de polio ha disminuido
en un 99% en el mundo.
En 2008 se reportaron menos de 2.000 casos de polio, lo cual es altamente signicativo si se compara
con los 350.000 casos de 1988.
La polio es an un mal endmico en cuatro pases: Afganistn, India, Nigeria y Paquistn.
Para consultar ms mensajes esenciales de Rotary, visite www.rotary.org.
9 PRESI DENTE DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
Presidente del Comit de Relaciones
Pblicas del club
Al prepararse para el cargo, averige cules son las expectativas de la directiva
y los socios del club, as como del distrito y Rotary International en cuanto
al papel que cumplir como presidente del comit. A n de que tenga una
mejor comprensin de sus funciones, le sugerimos colaborar con el presidente
saliente del comit antes de que usted asuma el cargo. En el curso de sus con-
versaciones, formule las siguientes preguntas:
Qu papel cumple el presidente del comit?
Cmo se puede ayudar a los dems miembros del comit a desempear
cabalmente sus cargos?
Cules son las metas del comit de largo plazo y anuales?
A qu actividades podra el club dedicarse en mayor medida a n de mejo-
rar su imagen pblica y atraer a ms socios cualicados?
Cmo puede el presidente del Comit de Relaciones Pblicas contribuir a
informar a la comunidad sobre Rotary y su club?
Como presidente del comit, tendr la responsabilidad de asegurarse de que el
comit cumpla con sus deberes. Antes de asumir el cargo, hay varias medidas
que debera tomar para prepararse debidamente. Adems de asistir a las sesio-
nes de capacitacin en la Asamblea de Distrito, deber:
Leer este manual, de principio a n.
Volver a leer el reglamento del club en su totalidad, a n de estar bien fami-
liarizado con los procedimientos y normas establecidas por el club.
Seleccionar, en consulta con el presidente electo del club, a los miembros
del comit.
C A P T U L O 2

Recordatorio de Rotary
Conteste las preguntas
para debatir (anexo 2)
e intercambie impresio-
nes con sus colegas de
otros clubes durante la
Asamblea de Distrito.
10 MANUAL DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
Preparar a los miembros del comit para el ao venidero.
Disponer la formacin de los subcomits que hicieran falta.
Fijar las metas del comit con miras a lograr las metas del club en cuanto a
las relaciones pblicas.
Desarrollar un plan de comunicaciones para el ao.
Consultar con el presidente electo del club para la jacin de las metas anua-
les y a largo plazo del club.
Preprese debidamente con anticipacin para asegurar que tenga un ao
producto. Tras asumir el cargo, las siguientes sern sus responsabilidades prin-
cipales como presidente del comit:
Controlar el presupuesto del comit.
Colaborar con los dems comits del club y con el comit distrital para la
implementacin de actividades o iniciativas en las que participa un grupo
de clubes.
Planicar y dirigir las reuniones y actividades regulares del comit.
Vigilar la evolucin hacia el logro de las metas jadas e informar de las acti-
vidades y situacin del comit al presidente y la directiva del club y a todos
los socios.
Consultar con el presidente saliente del Comit de Relaciones Pblicas del club
respecto a las actividades o responsabilidades que podran ser exclusivas de su
club. Preparar su propia lista de deberes que han de cumplirse con regularidad
les ayudar a usted y al comit en pleno a mantenerse organizados y centrados
en el trabajo por hacer. A continuacin se describen con ms precisin las res-
ponsabilidades de primer orden mencionadas precedentemente.
El comit a su cargo
Colabore con el presidente electo para seleccionar a los miembros que llena-
rn plazas vacantes del comit y organice reuniones de planicacin antes
del comienzo del ao. Cuando sea factible, se designar a los miembros de los
comits por un perodo de tres aos, a n de garantizar la continuidad. Los
miembros del comit deben poseer conocimientos sobre Rotary International y
el club y saber expresarse con claridad. Al seleccionar a los integrantes nuevos,
compare las siguientes caractersticas importantes:
Experiencia profesional o contactos entre los medios de difusin.
Dotes de oratoria, redaccin o fotografa.
Experiencia en la elaboracin de sitios web.
Familiaridad con sitios web de redes sociales.
Prestacin de servicio destacado en la comunidad.
Formado el comit, deber preparar a los integrantes para el prximo ao rota-
rio recurriendo a las medidas indicadas a continuacin:
Informar a los nuevos miembros del comit de las actividades en marcha y
los planes formulados con respecto al plan estratgico del club.
Juntar a los nuevos miembros de los comits con otros que cuenten con ms
experiencia.
Promover el uso del directorio distrital para ampliar los contactos con cole-
gas que realizan las mismas funciones en otros clubes.

Recordatorio de Rotary
El presidente del club
es miembro ex ofcio
de todos los comits del
club.
11 PRESI DENTE DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
Compartir los recursos a disposicin de su comit.
Entregar a los miembros del comit una lista de actividades y reuniones
distritales.
Subcomits
Segn el tamao del club y las metas jadas, el Comit de Relaciones Pblicas
podra establecer los subcomits que fueran necesarios, por ejemplo:
Relaciones con los medios de difusin
Publicidad/marketing
Eventos especiales
Asigne a los miembros del comit sus respectivas responsabilidades sobre la
base de sus aptitudes e intereses. Exija que los miembros del comit cumplan
las responsabilidades asumidas y brndeles reconocimiento por su excelente
labor.
Fijacin de metas
Su responsabilidad como presidente es lograr que el comit establezca y cum-
pla sus propias metas. Las metas del comit deben basarse en las metas anuales
y a largo plazo adoptadas por el club, por lo cual es conveniente que analice
el plan estratgico del club y piense en cmo el comit contribuir a lograr la
visin del club. Entre los recursos a disposicin de los clubes para sus planes
futuros se cuentan el Plan de Liderazgo para los Clubes, la Gua para la plani-
cacin estratgica y la Gua para la planicacin de clubes rotarios ecaces.
La Gua para la planicacin de clubes rotarios ecaces es un recurso prctico
para que el presidente electo del club trabaje con los comits a n de evaluar
el estado actual del club y establecer las metas anuales en consonancia con las
metas de largo plazo del club para el ao. Este documento contiene una seccin
para cada uno de los comits de club que se recomienda y deber llevarlo a la
Asamblea de Distrito, donde tendr la oportunidad de utilizarlo junto con el
presidente electo y otros funcionarios entrantes del club. Asimismo, podr uti-
lizar la gua a lo largo del ao para evaluar el avance hacia las metas del club.
Deber revisarla peridicamente y actualizarla segn resulte necesario.
Metas ecaces. A n de asegurar la ecacia de las metas que se establezcan, es
esencial que reejen exactamente las capacidades del comit y los intereses del
club. Las metas debern ser:
Compartidas. Quienes participan en el establecimiento de una meta y la
denicin de estrategias para lograrla estarn ms comprometidos con su
consecucin. Consulte con los dirigentes y socios del club y los dirigentes
distritales cuando se jen las metas.
Mensurables. Las metas deben constituir un objetivo claro y tangible al que
los socios puedan aspirar.
Estimulantes. Una meta debe ser lo sucientemente ambiciosa como para
superar los logros realizados por el club en aos anteriores.

Recordatorio de Rotary
Entre los recursos a
disposicin de los clubes
se incluyen el Plan
de Liderazgo para los
Clubes, la Gua para la
planicacin estratgica
y la Gua para la plani-
cacin de clubes rotarios
ecaces.

Alrededor del mundo
Dado que no son unifor-
mes el nmero de socios
ni las metas que jan los
clubes, la estructura de
los comits es exible.
12 MANUAL DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
Alcanzables. Los rotarios debern ser capaces de lograr la meta con los
recursos disponibles. Compare las metas actuales con las metas previas
logradas por el comit y el club.
Deben cumplirse en un plazo especco. Debern atenerse a un plazo o cro-
nograma establecido al efecto.
Plan de accin. Colabore con los dirigentes del club y los miembros del comit
para elaborar un plan de accin que resee las etapas necesarias para lograr
cada meta. Los siguientes pasos le ayudarn a desarrollar el plan de accin:
Establecer un plazo para la ejecucin de cada etapa.
Determinar quin es responsable de implementar cada etapa.
Establecer criterios para evaluar los avances y el xito de cada etapa.
Utilizar los recursos y materiales disponibles en el club, el distrito y a travs
de RI para apoyar el logro de la meta.
Conseguir los recursos humanos, informativos y econmicos antes de actuar.
Evaluar el xito de metas anteriores y de su plan actual, y efectuar las modi-
caciones necesarias.
Haga una evaluacin peridica de las metas con el objeto de asegurar el avance
rme hacia su logro y, de ser necesario, modifquelas.
Motivacin. Hay que tener siempre presente que los rotarios son voluntarios y
que su participacin depende en gran medida de la motivacin personal. Una
de sus responsabilidades como presidente del comit consistir en mantener
un alto nivel de motivacin entre los integrantes. Los factores motivadores
comunes comprenden:
Conviccin de que la meta beneciar a la comunidad y al club rotario, el
distrito y Rotary
Oportunidades de compaerismo
Oportunidades de establecer contactos
Conviccin de que la meta se puede alcanzar y el proyecto o actividad ten-
dr xito
Tareas que plantean un desafo o aprovechan la propia experiencia
Reconocimiento brindado a la dedicacin de tiempo y esfuerzos en pro de
las metas del comit
La utilizacin de estas estrategias motivadoras ayuda a mantener el compro-
miso de los socios para con Rotary y fomenta la participacin continua en las
actividades del club.
Presupuesto
Antes del 1 de julio, colabore con su comit y el tesorero entrante del club para
determinar los fondos que necesitar el comit a n de alcanzar sus metas.
Incluya tambin toda actividad planicada de recaudacin de fondos. Verique
que las necesidades econmicas de su comit estn incluidas en el presupuesto
del club.
Cercirese de la debida supervisin de los fondos, transacciones e informes del
comit, y mantngase informado en todo momento de la situacin presupues-
taria.. Si se rene regularmente con el tesorero del club, toda medida correctiva
que corresponda podr tomarse de inmediato.
13 PRESI DENTE DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
Las comunicaciones
Antes de iniciar el ao rotario, elabore un plan de comunicaciones con otros
dirigentes del club en el que se especique con quin, cundo y cmo usted se
comunicar con:
Los miembros del comit. Los comits deben reunirse con regularidad para
seleccionar y analizar los recursos disponibles, abordar los proyectos en
marcha y las nuevas iniciativas, as como elaborar las estrategias para el
logro de las metas del comit y del club.
Los socios del club. Informe de las actividades, planes de accin y progresos
del comit al presidente y la directiva del club y a todos los socios.
Otros comits. A menudo, la labor de un comit se relaciona con la labor
de otro. La comunicacin ecaz ayudar a que los comits colaboren pro-
vechosamente para coordinar proyectos e iniciativas. A efectos de cumplir
las metas de relaciones pblicas jadas, el Comit de Relaciones Pblicas
deber colaborar con los siguientes comits del club:
Comit de Proyectos de Servicio (a n de mantenerse informado sobre los
prximos proyectos que seran de inters para los medios de comunica-
cin)
Comit de Desarrollo del Cuadro Social (a n de adaptar su gestin para
atraer a posibles socios en el mbito local y fomentar el orgullo de ser
rotario entre los socios actuales)
Comit de La Fundacin Rotaria (a n de mantenerse informado sobre
futuros proyectos de Subvenciones Humanitarias o visitas de becarios)
Comit de Administracin del Club (para noticar de antemano a los
medios de difusin sobre el orador del programa de la reunin semanal
del club, y disear el sitio web del club de manera atractiva para los
medios de difusin y el pblico en general)
El distrito. Si su comit necesita gua o informacin, contacte con su colega
del comit distrital anlogo o el asistente del gobernador.
15 RECURSOS
Recursos
Existen numerosos recursos que su comit puede consultar para asegurar su
ptimo funcionamiento. Se recomienda aprovechar los materiales informativos
publicados por Rotary Internacional y as como la informacin disponible en el
sitio web de RI. Asimismo, sus compaeros rotarios y el personal de RI pueden
aclarar las dudas que pudieran surgir.
Recursos informativos
Relaciones pblicas ecaces: Gua para los clubes y distritos rotarios
(257-ES) Sugerencias y recursos bsicos para generar una atencin
positiva por parte de la comunidad y de posibles socios.
El directorio distrital Lista de los dirigentes y las actividades distritales (si
el distrito cuenta con un directorio).
La Humanidad en Marcha V (607-ES) Juego de cuatro discos compactos
con anuncios de servicio pblico (ASP) para televisin, radio, prensa escrita,
Internet y vallas publicitarias. Contiene materiales para apoyar campaas
publicitarias para atraer a socios nuevos y la iniciativa de Rotary End Polio
Now (Pongamos n a la polio).
La Humanidad en Marcha IV (612-ES) Juego de materiales y recursos para
anuncios de servicio pblico (ASP) de Rotary para televisin, radio, prensa
escrita, Internet y vallas publicitarias. Entre los ASP y materiales adicio-
nales, cuyo tema central es el desarrollo del cuadro social, se incluyen un
pster, tarjetas postales, tarjetas de visita y un suplemento periodstico alusi-
vos. Un medio ecaz y profesional de difundir Rotary entre la comunidad.
C A P T U L O 3

Recordatorio de Rotary
Descargue las publica-
ciones en www.rotary.
org/downloadlibrary, o
solictelas a travs de
shop.rotary.org, shop.
rotary@rotary.org, o
pdalas a la ocina de
Rotary encargada de
su regin.

Recordatorio de Rotary
Descargue los anuncios
de servicio pblico
(ASP) directamente de
www.rotary.org o solicite
un ejemplar gratuito
en disco mediante el
Catlogo impreso o en
Internet.
16 MANUAL DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
La Humanidad en Marcha III: Lo mejor de la coleccin (608-ES)
Coleccin de ASP para televisin, radio, prensa, la va pblica e Internet
compilados de La Humanidad en Marcha I y II que resea la labor de Rotary
en pro de la erradicacin de la polio, alfabetizacin, suministro de agua
potable, servicio a la juventud, lucha contra el hambre, programas educati-
vos internacionales y consecucin de la paz.
Gua para situaciones de crisis (515-ES) Orienta a clubes y distritos
rotarios a manejar ecaz y ecientemente situaciones inesperadas y cmo
responder a la prensa ante tales circunstancias.
Gua para la planicacin de clubes rotarios ecaces Recurso prctico
utilizado para planicar las metas de relaciones pblicas del club (ver
anexo 1).
The Rotarian (o la revista rotaria regional) Revista mensual ocial de RI,
que informa sobre proyectos de clubes y distritos, decisiones de la Directiva
de RI y reuniones de RI. Adems, se publican 31 revistas regionales en
25 idiomas para los rotarios de todo el mundo.
Esto es Rotary (001-ES) Folleto a todo color que proporciona una breve
descripcin de Rotary para posibles rotarios y el pblico en general.
Manual de identidad visual (547-ES) Este manual sirve de patrn de refe-
rencia para el diseo de publicaciones en todos los planos de Rotary y para
el uso correcto de las marcas de Rotary.
Qu es Rotary? Respuestas a preguntas frecuentemente formuladas sobre
Rotary; tarjeta tamao billetera.
www.rotary.org
Juego de materiales para la difusin de la labor de PolioPlus Incluye
sugerencias para la difusin de informacin entre la prensa local y las revis-
tas profesionales.
Rotary PR Tips (Recomendaciones para las relaciones pblicas; slo en la
web) Boletn electrnico quincenal que ofrece ideas innovadoras a los clu-
bes y distritos para promover Rotary en las comunidades. Las suscripciones
se tramitan en lnea o por correo electrnico (pr@rotary.org).
Juego de hojas informativas sobre Rotary Paquete de hojas informativas,
aptas para preparacin de materiales promocionales y diffusion de las bue-
nas obras de Rotary.
Relaciones pblicas ecaces (www.rotary.org: pulse en Cuadro social/
Administracin del club rotario) Sugerencias para ayudar a los dirigentes
de club a crear una imagen positiva. Se incluyen modelos de comunicados
de prensa, recomendaciones para trabajar con los medios de difusin y ASP.
Recursos humanos
Encontrar la informacin de contacto en el Directorio Ocial y en www.rotary.
org, o solictela al gobernador de distrito.
Asistente del gobernador Rotario nombrado para colaborar con el gober-
nador en la administracin de los clubes que se le asignen. El asistente del
gobernador visitar el club trimestralmente (o con ms frecuencia) y est
disponible para responder preguntas o brindar orientacin.

Recordatorio de Rotary
El sitio web de RI
proporciona recursos e
informacin actualizada
sobre todos los aspectos
de Rotary. En dicho sitio
puede descargar gratui-
tamente publicaciones
de Rotary, adquirir artcu-
los y materiales a travs
del Catlogo electrnico
o bien averiguar la sede
y horario de reunin de
los clubes rotarios.
17 RECURSOS
Gobernador de distrito Funcionario de RI responsable de asesorar al club
sobre estrategias para optimizar su ecacia.
Comit Distrital de Relaciones Pblicas Rotarios nombrados para apoyar a
los clubes en su tarea de relaciones pblicas.
Otros presidentes de comits de clubes del distrito Dirigentes de otros
clubes que pueden servir de recurso para apoyar los proyectos e iniciativas
del club.
Ex dirigentes y presidentes de comits del club Rotarios expertos que
pueden brindarle asesoramiento en la planicacin de su ao en funciones y
ser nombrados para dirigir las actividades del comit.
Integrantes del Grupo de Apoyo para la Imagen Pblica Rotarios nombra-
dos por el presidente de RI para brindar informacin y apoyo a los clubes y
distritos rotarios a n de que promuevan sus proyectos, difundan los xitos
logrados y expliquen claramente a travs de los medios de comunicacin
masiva el mensaje de Rotary.
Representantes de la Divisin de Apoyo a Clubes y Distritos Personal que
trabaja en la Sede Central y las ocinas de RI en diversos pases, a su dispo-
sicin para responder a consultas de carcter administrativo o remitirlas al
personal de RI correspondiente.
Personal de la Divisin de Relaciones Pblicas de la Sede Central de RI
Dedicados a colaborar con los clubes, los distritos y RI en sus actividades de
relaciones pblicas.
Recursos econmicos
Actividades del club para recaudar fondos
Fondos de donantes a ttulo individual o de empresas locales
Subvenciones de otras fundaciones
Subvenciones para Proyectos de Relaciones Pblicas (subsidios que se otor-
gan a los distritos; el otorgamiento est sujeto a aprobacin anual por parte
de la Directiva de RI)
Subvenciones de La Fundacin Rotaria para sufragar proyectos humanitarios
de clubes y distritos
18 MANUAL DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
LoscIubesuliIizanIaGuiapara|ap|anijicacicn!cc|u|csrciaricscjicaccscomorecursouliIparaevaIuarIa
siluacinacluaIyeslabIecerIasmelasparaeIaosiguienleLaguiaeslabasadaeneIIIandeLiderazgo
paraIosCIubesIncadaseccinfiguraneslralegiascomunesqueIoscIubespuedenaprovecharparaeI
IogrodeIasmelaseslabIecidasAunquesiseconsideraadecuadoseIesrecomiendadesarroIIar
eslralegiasaIlernalivasparaeIIogrodedichasmelasLospresidenleseIeclosdeberancumpIimenlareI
siguienleformuIarioencooperacinconeIcIubyenviarunacopiaaIasislenledeIgobernadornomas
lardedeIde|uIio
DescargueIaversinenformaloMicrosoflWorddevvvrolaryorg

RELACIONE5PUBLICA5
5ituacinactua!
AclividadesdeIcIubquehansidoreseadasenIosmediosdedifusinymediocorrespondienle
leIevisinradioprensaescrilaInlernelelc

P!aniIicacinparac!Iuturn
NueslrocIubhafi|adoIassiguienlesmelasdereIacionespubIicasparaeIprximoaorolario

Cmnp!ancac!c!ub!ngrarsusmctasdcrc!acinncspb!icasMurquetodusIusoclonesque
corresondun
CerciorandonosdequesecapacileadecuadamenleaIComiledeReIacionesIubIicassobrelecnicas
parareaIizarcampaasmedialicas
IIanificandocampaasdereIacionespubIicasparalodoproyeclodeservicioemprendido
MedianleunprogramadeconcienciacinparaIosmiembrosdeIacomunidadempresariaIy
profesionaIafindedaraconocerRolaryysusobras
HaciendoIosarregIosnecesariosparaqueunanunciodeserviciopubIicoseadifundidoenuna
emisoraIocaIdeleIevisinlransmilidoporunaeslacinderadioopubIicadoenundiarioorevisla
deIaIocaIidad
Olrosirvaseespecificar

Estratcgias

Anexo 1: Seccin sobre Relaciones

Pblicas de la Gua para la planificacin
de clubes rotarios eficaces
Agosto de 2009
19 RECURSOS
Anexo 2: Preguntas para debatir en la
Asamblea de Distrito
La lectura de este manual antes de asistir a la Asamblea de Distrito lo ayudar a prepararse para las sesio-
nes de capacitacin que incluirn grupos de discusin con moderador durante las cuales se abordarn las
siguientes preguntas. Al considerar las preguntas, consulte las secciones anteriores del manual e intercam-
bie ideas al respecto con otros funcionarios entrantes y salientes del club.
Cules son las responsabilidades del Comit de Relaciones Pblicas del club y cules son sus responsabi-
lidades como presidente?
Qu medidas tomar para promover Rotary entre los posibles socios y cules son las personas de la comu-
nidad con las que podr colaborar para promover su club?
Cmo puede el Comit de Relaciones Pblicas fomentar una imagen positive de Rotary ante el pblico en
general?
Cmo se puede ayudar a los dems miembros del comit a desempear cabalmente sus cargos?
Cules son las metas del comit de largo plazo y anuales?
20 MANUAL DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
NOTAS

Notas
Contactos
Aprend . . .
Aplicar . . .
Funciones y responsabilidades
Hoja de trabajo 1: Resumen
Para cumplimentar en la Asamblea de Distrito
21 RECURSOS
NOTAS
Hoja de trabajo 2: Metas
Utilice esta hoja de trabajo para anotar una meta de largo plazo y tres metas anuales que contribuirn al logro de
la meta de largo plazo. Cercirese de que sus metas sean:
Compartidas. Quienes participan en el establecimiento de una meta y la denicin de estrategias para su
logro estarn ms comprometidos con su consecucin.
Mensurables. Las metas deben constituir un objetivo claro y tangible al que los socios puedan aspirar.
Estimulantes. Las metas deben ser lo sucientemente ambiciosas como para ir ms all de los logros realiza-
dos por el club en aos anteriores.
Alcanzables. Los rotarios debern ser capaces de lograr la meta con los recursos disponibles.
Deben cumplirse en un plazo especco. Debern atenerse a un plazo o cronograma establecido al efecto.
Durante la sesin 4, continuar trabajando con estas metas preliminares con el equipo de su club, utilizando la
Gua para la planicacin de clubes rotarios ecaces.
Meta a largo plazo t (meta propuesta de aqu a tres aos):
Meta para el primer ao: t
Meta para el segundo ao: t
Meta para el tercer ao: t
Para cumplimentar en la Asamblea de Distrito
22 MANUAL DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
NOTAS
Hoja de trabajo 3: Plan de accin
Anote en el espacio provisto abajo una de las metas anuales de la Hoja de trabajo para metas. Determine luego
los pasos que seguir para lograr la meta, anotando junto a cada paso el nombre de la persona responsable, el pla-
zo establecido, los avances y los recursos que se necesitarn para cumplir cada paso.
Meta anual:
Estrategia
Quines sern los
responsables?
Cunto durar la
estrategia?
Cmo se medirn
los avances?
Con qu recursos
se cuenta?
1.
2.
3.
4.
5.
Recursos necesarios:
Para cumplimentar en la Asamblea de Distrito
23 RECURSOS
NOTAS
Hoja de trabajo 4: Comit de Relaciones Pblicas
Estudio de Caso
Lea el siguiente caso de estudio. Elabore un plan de relaciones pblicas detallando los pasos que seguir el Club
Rotario de Jardines Reales, utilizando la tabla de la pgina siguiente. Al elaborar el plan, considere las preguntas
de ms abajo.
El Club Rotario de Jardines Reales est situado en una prspera localidad de 35.000 habitantes y los 40 so-
cios del club constituyen una muestra representativa de la vida profesional de la comunidad.
El club ha realizado numerosos proyectos en apoyo de las necesidades locales. A efectos de ayudar a la
creciente poblacin de edad avanzada de esta comunidad, el club implement el proyecto de ms xito y
duracin. A travs de este proyecto, los socios preparan y reparten comidas a las personas mayores, realizan
reparaciones en sus hogares y las visitan en el hospital.
Recientemente el club recurri a las escuelas locales como fuente para localizar a un candidato para recibir
una Beca de Buena Voluntad de La Fundacin Rotaria otorgada por el distrito. El becario, que estudia los
efectos del calentamiento global en los niveles del ocano, ha mantenido correspondencia regular con el club
informando a los socios sobre sus experiencias.
El programa semanal del club generalmente atrae a oradores prominentes de localidad, quienes tratan sobre
los distintos problemas que enfrenta la comunidad. El nivel de asistencia es elevado y los socios se mantie-
nen entusiastas.
Segn una encuesta informal realizada por el club, son pocas las personas de la comunidad que estn al tan-
to de las obras del club. Algunos de los encuestados respondieron que Rotary es un club social para hombres
mayores. Varios socios se han quejado sobre la dicultad de atraer nuevos socios y de que la comunidad
no aprecia el servicio que presta el club. Los medios de comunicacin no han difundido actividad del club
alguna desde hace cinco aos.
La ciudad cuenta con dos emisoras de radio: una musical y otra de servicios informativos y programas de en-
trevistas. Tambin cuentan con un diario con una tirada de 15.000 ejemplares, y un semanario con una tirada
de 9.000 ejemplares, ambos pueden publicar suplementos. Jardines Reales tiene asimismo una emisora local
de televisin por cable que difunde anuncios de servicio pblico con cierta regularidad. En la nueva sala de
cine se proyectan anuncios antes de empezar la funcin.
Cmo puede el club ofrecer informacin bsica sobre Rotary International y el club a los medios de comunica-
cin y a la comunidad?
Para cumplimentar en la Asamblea de Distrito
24 MANUAL DEL COMI T DE RELACI ONES PBLI CAS DEL CLUB
NOTAS
Qu aspectos de las actividades que el club realiza en la actualidad seran de inters para los medios de difu-
sin? Qu tipo de medio de difusin es el ms apropiado para cada aspecto? Por qu?
De qu manera podran atraer el inters de la prensa local los programas del club?
Qu medidas debe tomar el club para mantener informados a los medios de comunicacin sobre las actividades
del club?
Para cumplimentar en la Asamblea de Distrito
25 RECURSOS
NOTAS
Plan de accin Estudio de caso
Estrategia
Quines sern los
responsables?
Cunto durar la
estrategia?
Cmo se medirn
los avances?
Con qu recursos
se cuenta?
1.
2.
3.
4.
5.
De los conocimientos adquiridos, qu podra aplicar en su club?
Para cumplimentar en la Asamblea de Distrito
226C-ES(709)
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698, EE.UU.
www.rotary.org
Plan de Liderazgo para los clubes
Gua para la planicacin estratgica
Gua para la planicacin de clubes rotarios ecaces
Estas guas fueron creadas para utilizarse de forma conjunta.
Descrguelas de www.rotary.org.