Programa de Gestión Documental

para Entidades Antioqueñas del Orden Territorial

Jorge Humberto Jaramillo Monsalve

Alma Beatriz Castrillón Macías
Nora Emilsen Escobar Acosta
Mary Luz López Hernández
Lucely Delgado Sánchez
Luz Eugenia Sierra Viana
Sara Isabel Bernal Ángel

Proyecto Formativo - Productivo para el Programa de Formación en Tecnólogo

en Administración Documental, ofertado para Archivistas de Entidades del Orden
Territorial

Asesor Metodológico
Gilberto Cardozo Barreto
Magíster en Educación con enfasis en Gestión y Evaluación Educativa

Sena, Regional Antioquia.

Centro De Comercio
Medellín, 2008
 CONTENIDO

CONTENIDO....................................................................................................................................................2

INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................3

1. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA ENTIDADES ANTIOQUEÑAS DEL ORDEN

TERRRITORIAL.............................................................................................................................................5

1.1DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA..........................................................................................................5

1.2PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..................................................................................................6
1.3OBJETIVO GENERAL.............................................................................................................................7
1.3.1OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................................................7
1.4POBLACIÓN OBJETIVO ........................................................................................................................8
1.5METAS Y/O RESULTADOS....................................................................................................................9
1.6RESULTADOS DE APRENDIZAJE........................................................................................................9
1.7ALCANCE...............................................................................................................................................10
1.8LIMITACIONES......................................................................................................................................11

2. JUSTIFICACIÓN.......................................................................................................................................12

3. RECURSOS.................................................................................................................................................13

3.1TALENTO HUMANO: ..........................................................................................................................13

3.2AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDÁCTICOS.....................................14

4. METODOLOGÍA.......................................................................................................................................15
 INTRODUCCIÓN

El Sena Regional Antioquia, desde el Centro de Comercio Medellín, con el

propósito de orientar, capacitar y difundir los lineamientos técnicos y tecnológicos
para la Gestión Documental, en entidades publicas y privadas que cumplen
funciones publicas del Departamento de Antioquia, se propone realizar oferta
educativa cerrada, para los Archivistas de las entidades territoriales del
Departamento, en el Programa de Tecnólogo en Administración Documental.

Para tal fin, se planeó el proceso de formación mediante la formulación de un

proyecto formativo productivo, sustentado en el Programa de Formación, el
estudio de caracterización del sector (presentado por la mesa sectorial de
Archivística Bibliotecología) y la identificación de la problemática que enfrentan
las entidades en lo relacionado con la Administración Documental.

La formulación del proyecto se realizó con la participación de grupo

interdisciplinario de docentes, los cuales participan en el curso Aplicación de:
Técnicas Didácticas Activas y de las TICS, para el Desarrollo de las
Competencias Docentes y la revisión y aportes del señor José Luís Vargas
Forero, Técnico del Archivo Histórico de Antioquia.

La ejecución y viabilidad del proyecto, estará respaldada mediante convenios

interinstitucionales y/o compromisos firmados entre las siguientes partes

Convenio interinstitucional entre el Sena y la Gobernación de Antioquia

Convenio interinstitucional entre el Sena, la Gobernación de Antioquia y la
Entidad Municipal a la que pertenece el Aprendiz - Archivistas Municipales

Compromiso entre Entidad Municipal y Aprendiz - Archivistas Municipales

 1. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA ENTIDADES
ANTIOQUEÑAS DEL ORDEN TERRRITORIAL

1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos, tienen la

obligación de elaborar programas de gestión de documentos para el
cumplimiento del objeto social para el que fueron creadas, acorde a las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado, según la Ley
594 de 2000, Acuerdos emitidos por el Archivo General de la Nación y demás
normatividad.

No obstante, la gran mayoría de entidades municipales de Antioquia enfrentan

problemáticas como las que se describen a continuación y que hacen parte de
los problemas que aquejan hoy día a las entidades del Estado:

• Falta de Consejos Municipales capacitados para liderar la política

archivística en los municipios, según lineamientos establecidos el Decreto
4124 de 2004, por el cual se regula el Sistema Nacional de Archivos.

• Poco compromiso de las directivas de los entes municipales en relación con

la administración técnica y administrativa de los archivos.

• Carencia de Unidades de Correspondencia que respondan a los parámetros

establecidos en el Acuerdo 060 de 2001, emitido por el Archivo General de la
Nación.
 • Ausencia de profesionales en Ciencias de la Información y la Documentación
que gestionen las Unidades de Información de los entes municipales.

• Falta de manuales, guías, procedimientos, formatos e instructivos para los

procesos archivísticos.

• Carencia de Tecnologías de la Información y la Comunicación en el desarrollo

la Gestión Documental.

• Falta de control de la documentación en los entes municipales, según la

normatividad vigente y las políticas institucionales.

• Incumplimiento del marco legal que regula la Gestión Documental en

entidades del orden municipal.

• Carencia de Tablas de Retención y Valoración Documental y Programas de

Gestión Documental, en entidades municipales según normativa vigente.

• Gran número de entidades municipales con fondos acumulados, sin ningún

tratamiento archivístico, que hace que el acceso a la información sea
infructuoso.

• Falta de instalaciones dotadas con mobiliario, equipos, elementos y unidades

de conservación para el correcto funcionamiento de los archivos.

• Adecuación inapropiada de los depósitos de archivo

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental permite

administrar los archivos según necesidades organizacionales y normatividad
vigente en las entidades de los municipios antioqueños

1.3 OBJETIVO GENERAL

Elaborar el Programa de Gestión Documental, para normalizar de forma

sistemática los procesos archivísticos en entidades de municipios antioqueños,
de acuerdo con la normatividad vigente.

1.3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Diagnosticar la gestión documental de entidades públicas y privadas mediante

la aplicación de encuestas para determinar el nivel de organización de los
archivos.

• Normalizar y racionalizar la administración de las comunicaciones y el trámite

de los documentos, mediante la creación de Unidades de Correspondencia

• Organizar archivos de gestión, central e históricos conforme a los principios y

procesos archivísticos

• Promover la organización técnica de fondos acumulados conforme a los

principios y procesos archivísticos.

• Racionalizar el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y

 tecnologías en los archivos.

• Definir indicadores de gestión para evaluar la calidad, la eficiencia y la agilidad

en las entidades de la administración pública, en las relaciones con el
ciudadano, con sus proveedores, y entidades entre sí, mediante el buen
manejo del recurso Información.

1.4 POBLACIÓN OBJETIVO

La oferta educativa para el Programa de Formación en Administración

Documental, está dirigida a funcionarios que desempeñen funciones
archivísticas en los entes territoriales y acrediten los siguientes requisitos de
ingreso:

Inscripción oportuna

Servidor público con funciones de archivo

Constancia laboral que relacione las funciones que desarrolla en la entidad

Bachiller con Pruebas ICFES

Aprobar el proceso de selección

Disponer de 4 horas diarias al proceso de formación

Disponer de equipos de cómputo con acceso a Internet

Disponibilidad para encuentros presénciales (En el 2008: 10 y 11 de

octubre; 14 y 15 de noviembre, 12 y 13 de diciembre y cada seis semanas
en el 2009 y 2010).
 Jefe de Archivística

1.5 METAS Y/O RESULTADOS

• Realizar el proceso formativo de Tecnólogo en Administración Documental

para 40 archivistas municipales de Antioquia

• Elaborar un Programa de Gestión documental a partir de la integración del

trabajo colaborativo que desarrollen los aprendices

• Implementar un proceso archivístico en las entidades municipales, por cada

equipo colaborativo

• Relacionar el proyecto ético de vida con su desempeño profesional en la

Administración Documental

1.6 RESULTADOS DE APRENDIZAJE

En el desarrollo del Programa de Formación se obtendrán logros cognitivos,

actitudinales , motrices y valorativos como los siguientes:

• Producir los documentos, que se originen de las funciones administrativas,

siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

• Recibir, despachar y controlar los documentos teniendo en cuenta las normas

establecidas por la Organización y normatividad vigente
• Proporcionar servicio al cliente, mediante la aplicación y valores; el protocolo,
la etiqueta y de acuerdo con los estándares de calidad y políticas de la
Organización

• Desarrollar procesos de investigación y generar propuestas de mejoramiento

y/o alternativas de solución de acuerdo con la información procesada y
necesidades de la Organización

• Organizar, conservar y preservar los documentos de acuerdo con su ciclo de

vida, la normatividad vigente y las políticas institucionales

• Transferir y eliminar los documentos de acuerdo con su ciclo de vida, la

normatividad vigente

• Controlar la documentación de acuerdo con la normatividad vigente, las

necesidades institucionales y las Tecnologías de la Información y la
Comunicación.

• Dirigir, coordinar y evaluar el talento humano según necesidades de la

Organización.

• Formular el proyecto de vida, que evidencie la practica de principios y valores

éticos, ambientales, de salud ocupacional; el cumplimiento de los deberes y
conocimiento los derechos.

1.7 ALCANCE

Formulación del Programa de Gestión Documental para dar solución a la

problemática que enfrentan las entidades del orden territorial en lo referente al
manejo de archivos y documentos

Formulación e implementación de un proyecto para cada proceso archivístico del

Programa de Gestión Documental.

1.8 LIMITACIONES

Los recursos para la implementación del proyecto formulado por los grupos
colaborativos deben ser gestionados por los aprendices y asignados por la alta
dirección de cada ente territorial.

El tiempo y recursos para desplazamiento de los aprendices a los encuentros

presénciales son asumidos por la entidad a la cual se encuentre vinculado el
aprendiz.

Convenio con el Archivo Histórico de Antioquia, para: convocar a los aprendices,

subsidiar desplazamiento de los Instructores – Tutores, a los municipios cuando
el proceso de formación lo requiera y apoyo de gastos de logística en la
organización de los encuentros presénciales.
 2. JUSTIFICACIÓN

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, este proyecto

permite orientar la normalización de la función archivística en las entidades, de
acuerdo con las políticas y directrices del Sistema Nacional de Archivos, para
garantizar el acceso a la información y la respuesta oportuna al ciudadano y a
los organismos de control.
 3. RECURSOS

Entre los recursos requeridos para el desarrollo del Programa de Formación se

enuncian los siguientes:

3.1TALENTO HUMANO:

Para el desarrollo del proyecto, se requiere contar con la participación activa de

toda la comunidad así:

Aprendices – Archivistas Municipales

Instructores-tutores

Coordinador Académico de la Especialidad de Archivística

Directivas del Sena Centro de Comercio

Personal Administrativo y de Apoyo del Centro de Comercio

Personal de Bienestar al Aprendiz del Centro de Comercio

Técnico Archivo Histórico de Antioquia

Directivas de entidades donde estén vinculados los aprendices – Archivistas

Municipales
3.2 AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDÁCTICOS

• Ambientes virtuales para el aprendizaje: AVA

• Áreas lúdicas del Sena

• Laboratorio de Gestión Documental del Centro de Comercio

• Entidades públicas y privadas de los municipios de Antioquia

• Unidades de información (Biblioteca, Centros de Documentación del Sena y

Municipios)

• Unidades de Correspondencia

• Archivos de gestión, administrativos e históricos de entidades municipales

• Software de Gestión Documental, muebles, equipos y elementos de archivo

• Material electrónico como aplicaciones multimediales, presentaciones en

formato flash, bases de datos.
 4. METODOLOGÍA

La orientación del proceso de formación se realizará en la modalidad Blended-

Learning, mediante la utilización de diversos ambientes de aprendizaje, mediada
por las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).

La metodología para estará centrada en:

• Generación de la autonomía del Aprendiz, Autoaprendizaje.

• Orientación a través de proyectos formativos y productivos.

• Aplicación de las didácticas activas que estimulen el pensamiento creativo e

innovador y a través de la resolución de problemas simulados y reales.

• Utilización y manejo de las TIC.

• Uso de escenarios de formación que propicien el desarrollo de las

competencias básicas y técnicas; actitudes y valores requeridos para el
desempeño de las funciones.