BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO

GUIAS Y MANUALES
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DESARROLLO DE COLECCIONES

Documento preparado por:

LUZ STELLA VACA RODRGUEZ
Jefe Seccin de Adquisiciones y Mantenimiento de Colecciones
Biblioteca Luis ngel Arango

VIII ENCUENTRO DEPARTAMENTAL DE BIBLIOTECAS PUBLICAS

Y CASAS DE CULTURA

Ccuta, 17 de septiembre de 2002

Bogot, DC. Septiembre de 2002

Adquisiciones y Mantenimiento de Colecciones

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DESARROLLO DE COLECCIONES

INTRODUCCIN.

DESARROLLO DE COLECCIONES
ASPECTOS QUE IMPLICA
1.

Conocimiento de las metas y objetivos de la Biblioteca

2.

Estudio de la comunidad de usuarios

3.

Poltica de desarrollo de colecciones

Aspectos que debe contemplar la poltica de desarrollo de
colecciones.

ANEXOS.
1. Desarrollo de la coleccin, la biblioteca y la comunidad
2. Proceso del desarrollo de colecciones.
3. Secuencia general del descarte y la evaluacin de colecciones.
4. Mtodos de evaluacin.

BIBLIOGRAFA.

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INTRODUCCION

En los libros se encuentra guardado lo

mejor del hombre; su historia, su

pensamiento, sus vivencias, su imaginacin,
su humor, etc.1

Los fondos y servicios de la biblioteca pblica han de incluir todos los tipos de medios y
tecnologas modernas, as como materiales adicionales. Son fundamentales su buena calidad y
su adecuacin a las necesidades y condiciones.
Los materiales han de reflejar las tendencias actuales y la evolucin de la sociedad, as como la
memoria del esfuerzo e imaginacin del ser humano.
Ni los fondos, ni los servicios han de estar sujetos a forma alguna de censura ideolgica,
poltica o religiosa, ni a prestaciones comerciales2
A medida que crece la informacin y la cantidad de usuarios que la demandan, deben hacerse
ajustes, tanto en la organizacin interna como en las actividades que realiza, con miras a
facilitar el desarrollo de las colecciones, su organizacin, control y fomentar la creacin de
servicios adecuados que permitan el acceso y utilizacin de la informacin independiente de la
forma en que se encuentre registrada.
Por esto, la seleccin y adquisicin de material documental es uno de los aspectos ms
fundamentales a desarrollar dentro de esta labor, la cual requiere un proceso de planeamiento,
control y seguimiento, aspectos que constituyen lo que se llama desarrollo de colecciones,
teniendo como parmetro esencial la comunidad.
A continuacin se presentan los aspectos relacionados con el desarrollo de colecciones
documentales.

Melera, Pablo Antonio. Introduccin a la restauracin artesanal de libros, grabados y manuscritos. Madrid :
Ollerto R. Ramos, Editores, 1995. -105p.
2
IFLA. Manifiesto IFLA/UNESCO sobre la biblioteca pblica, 1994.

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DESARROLLO DE COLECCIONES

La formacin de colecciones es el componente del servicio bibliotecario que ms veces ha sido

objeto de anlisis y evaluacin a lo largo del tiempo.
La coleccin de la biblioteca es un organismo vivo, supone de creacin, formacin,
procesamiento y mantenimiento lo que lleva consigo tanto el incremento como la revisin
continua, encaminados a incorporar los nuevos materiales, a cubrir vacos existentes, a
descartar material obsoleto, todo con miras a prestar un excelente servicio.

ASPECTOS
QUE
IMPLICA

CONOCIMIENTO
DE LAS METAS Y
OBJETIVOS DE LA
BIBLIOTECA

Conocimiento de las metas y objetivos de la biblioteca.

Estudio de la comunidad de usuarios.

Poltica de desarrollo de colecciones.

Produccin editorial y mercado del libro

Seleccin.

Adquisicin.

Descarte.

Evaluacin de colecciones.

Mantenimiento de colecciones.

Las metas y objetivos de la comunidad deben ser acordes

con el tipo de biblioteca.

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ESTUDIO DE LA
COMUNIDAD
DE
USUARIOS

POLITICA
DE DESARROLLO
DE COLECCIONES

Es responsabilidad de la biblioteca identificar las

necesidades e intereses de la comunidad (activos y
potenciales)

La coleccin debe ser dirigida a los usuarios del sistema y

debe ser consistente con las metas y objetivos de la
institucin.

Estudio de la comunidad de usuarios:

Se deben investigar y analizar los datos psicolgicos y
sociolgicos relativos a los usuarios como rasgos,
intereses, ocupacin, ideas, costumbres, razas, sexo, edad,
las lecturas preferidas por la comunidad, entre otros.

La poltica es un conjunto de directrices y normas

tendientes a establecer acciones, delinear estrategias
generales, determinar instrumentos y delimitar criterios
para facilitar una toma de decisiones en la composicin y
desarrollo de las colecciones, en concordancia con los
objetivos de la institucin y con los usuarios del sistema.

Debe actualizarse constantemente.

Debe ser producto del resultado de discusiones del

personal responsable de las diferentes actividades de la
biblioteca, por ello es indispensable la formacin de un
comit de seleccin con unos objetivos claros, fechas de
reuniones, funciones que debe realizar y nivel de decisin.

La poltica debe permitir:

- Suministrar informacin que permita la asignacin
presupuestal y uso racional de ella.
- Planteamiento y elaboracin de programas.

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1. Necesidades de informacin de los usuarios:

Investigativas.
Instructivas.
Consulta.
Recreativas y culturales.
2. Niveles de la coleccin:
Exhaustivo.
Investigativo.
Estudio.
Bsica.
Mnimo.
3. reas del conocimiento.
4. Idioma.
5. rea geogrfica.
ASPECTOS QUE
DEBE
CONTEMPLAR LA
POLITICA DE
DESARROLLO DE
COLECCIONES

6. Perodos cronolgicos. fechas de publicacin.

7. Nmero de ejemplares.
8. Tipos y formatos de colecciones:
Libros de referencia.
Libros de coleccin general (incluidas las tesis y
trabajos de grado)
Publicaciones seriadas.
Publicaciones oficiales, institucionales y de
organismos internacionales.
Manuscritos.
Folletos e informes.
Materiales audiovisuales (discos, videos, cintas)
Microformas.
Mapas y planos.
Bases de datos.
9. Criterios de seleccin:

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Normas cualitativas.
Normas cuantitativas.

10. Procedimientos de seleccin:

Revisin de listas bsicas.
Una lista bsica es una gua bibliogrfica que registra
los ttulos de las diversas obras consideradas ms
importantes y de base para formar colecciones
documentales.
Algunos de ellos llegan a ser
imprescindibles para lograr los objetivos trazados en
las polticas de seleccin para bibliotecas de un
mismo nivel y su falta ocasionara grandes vacos en
las colecciones de esas bibliotecas.
Estas listas son elaboradas por bibliotecas, grupos
profesionales, organismos educativos o entidades con
autoridad.

ASPECTOS QUE
DEBE
CONTEMPLAR LA
POLITICA DE
DESARROLLO DE
COLECCIONES

Visitas a editoriales e instituciones.

Consultas
a
investigadores,
referencistas, libreros.

Revisin de fuentes bibliogrficas,

listados, ndices, reseas.

Informacin extrada de estadsticas de la biblioteca

(libros ms solicitados, sugerencias de los usuarios)

especialistas,

catlogos,

11. Formas de adquisicin:

Compra

Canje (convenio)
Forma valiosa de enriquecer
las colecciones.
- Seleccin de instituciones (de nivel similar,
evaluar la continuidad de la recepcin y envo de
publicaciones.
- Inventario del material para canjear.
- Costo de publicaciones y correo.
- Anlisis costo/beneficio.

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Inversin del presupuesto.

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Donacin
Controlada.
Se debe tener en cuenta:
- Utilizacin del material.
Almacenamiento.
-

Costo/beneficio.
Seleccionar previamente el material.
No aceptar condiciones especiales. La biblioteca
debe reservarse el derecho de disponer de esas
colecciones las cuales de acuerdo con la poltica
de D. C. se dejan en la coleccin o se envan a
otras entidades.

Por depsito
Por comodato

Contrato Biblioteca Depositaria.

Contrato.

12. Descarte: Proceso que implica separar, retirar o transferir

de la coleccin ttulos, sobrantes desactualizados. Debe
hacerse permanentemente.
Factores que se deben tener en cuenta:

ASPECTOS QUE
DEBE
CONTEMPLAR LA
POLITICA DE
DESARROLLO DE
COLECCIONES

Establecer la poltica de descarte.

Establecer periodicidad del mismo.
Tener en cuenta aspectos relacionados con el
espacio fsico, recursos alternativos, idiomas,
actualizacin, estado fsico, obsolescencia,
temtica del material.

13. Evaluacin de Colecciones:

Se debe tener en cuenta la misin, metas y objetivos
de la biblioteca.

Fin de la Evaluacin: Conocer hasta que grado se

estn cumpliendo los objetivos de la biblioteca y
determinar el grado de capacidad que tiene la
biblioteca para participar en programas cooperativas,
adecuacin de normas nacionales e internacionales, y
capacidad de mejorar y/o implementar nuevos
servicios con el fin de determinar los correctivos y
ajustes necesarios para una prestacin de mejores
servicios para el usuario.

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Mtodos de Evaluacin:
- Cualitativas.
- Cuantitativas.

14. Mantenimiento de colecciones.

BIBLIOGRAFIA

1)

Banco de la Repblica, Biblioteca Luis ngel Arango. Descarte y baja de

material perteneciente a las colecciones de la Red de Bibliotecas del Banco
de la Repblica.- Bogot : La Biblioteca, 2.002.- 5 p (Normas Tcnicas DT-AD-004)

2)

Banco de la Repblica, Biblioteca Luis ngel Arango. Cmo decidir la compra

de material documental para la Biblioteca Luis ngel Arango :
recomendaciones por reas del conocimiento. - Bogot : La Biblioteca,
1997. 40 p.

3)

Banco de la Repblica, Biblioteca Luis ngel Arango. Procedimiento para la

adquisicin de material documental regional en las reas culturales de las
Sucursales.- Bogot : La Biblioteca, 2002. 6 p. (Normas Tcnicas DTAD-003)

4)

Banco de la Repblica, Biblioteca Luis ngel Arango. Procedimiento para

adquisicin de material documental por canje o donacin. Bogot : La
Biblioteca, 2002. 5 p. (Normas Tcnicas DT-AD-007)

5)

Banco de la Repblica, Biblioteca Luis ngel Arango. Procedimiento para la

seleccin y solicitud de materiales con destino a las colecciones de la Red de
Bibliotecas del Banco de la Repblica.- 10 p. (Normas Tcnicas DT-AD002)

6)

Banco de la Repblica, Subgerencia Cultural. Adquisicin de materiales para la

Biblioteca Luis ngel Arango.- Bogot : La Biblioteca, 1990.- 61 p.

7)

International Federation of Library Associations. Servicios de bibliotecas

pblicas : Directrices IFLA/UNESCO para el desarrollo.- Bogot :
Fundalectura, 2002.- 122 p.

8)

Mondragn Jaramillo, Martha, Irma Isaza Retrepo y Mara Clemencia Molina.Formacin y desarrollo de colecciones.- Armenia : Universidad del Quindo,
programa de ciencia de la informacin y documentacin, 1992.- 470 p.

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Adquisiciones y Mantenimiento de Colecciones

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9)

Mondragn Jaramillo, Martha, Irma Isaza Retrepo y Mara Clemencia Molina.Polticas de desarrollo de colecciones : Un modelo para bibliotecas
acadmicas basado en el sistema de bibliotecas de la Universidad de
Antioquia. Medelln : Universidad de Antioquia, sistema de bibliotecas,
2000. 9 p.
ANEXO 4

MTODOS DE EVALUACIN

MTODOS
CUANTITATIVOS

Normas
Estadsticas

Tamao de la coleccin
Documentos adquiridos
Comparacin

Examen directo de colecciones

Subjetivos
Opinin de usuarios

MTODOS
CUALITATIVOS

Comerciales
Listas bsicas
Institucionales

Estudios
Bibliomtricos

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Ley de Bradford o de dispersin

Productividad
Anlisis de citas

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OTROS
MTODOS

Costo-beneficio
Costo-efectividad
Estudios de utilizacin

ANEXO 3
SECUENCIA GENERAL DEL DESCARTE Y LA EVALUACION DE
COLECCIONES

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Perfil del usuario

Perfil de la Coleccin

Comparar los intereses de los

Usuarios con la coleccin

Examen

Comparar el uso con los intereses

de los usuarios y con la coleccin
Diagnstico

Identificar la bondad, adecuacin

Obsolescencia e inadecuacin
de la coleccin

Fase
Teraputica

Adquirir ms

Mantener

Reubicar
y difundir

Descartar

ANEXO 1
DESARROLLO DE LA COLECCIN, LA BIBLIOTECA Y LA COMUNIDAD
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PRODUCTORES
DISTRIBUIDORES
MATERIALES

COMUNIDAD

PERSONAL
DESARROLLO
COLECCIONES

OTRAS
BIBLIOTECAS

SERVICIO
LECTURAS

SERVICIOS
PUBLICOS

ADQUISICION

COLECCIN

SERVICIOS
TECNICOS

CATALOGACION

REFERENCIA

ANEXO 2
PROCESO DEL DESARROLLO DE COLECCIONES

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PATRON
COMUNIDAD

ESTUDIOS Y
ANALISIS

POLITICAS DE
SELECCION

EVALUACIN

PERSONAL
BIBLIOTECA
DESCARTE

SELECCIN

MANTENIMIENTO
DE COLECCIONES

Bogot, DC. Septiembre de 2002

ADQUISICIN

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