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GUA PARA LA
CONFECCIN
DEL PLAN
ESTRATGICO
Gabinete de Recursos
Humanos y Organizacin
Documento Informativo DI-03-01
Versin 1.0
10 de enero de 2009
Pgina 1 de 25
NDICE
1. Introduccin.................................................................................................... 2
2. Fases de la planificacin estratgica.............................................................. 2
3. Misin y Visin de la Unidad Funcional. ......................................................... 3
4. Anlisis de la unidad funcional: Matriz DAFO................................................. 3
5. Generacin de estrategias ............................................................................. 5
6. Despliegue del Plan Estratgico..................................................................... 6
7. Aprobacin del Plan Estratgico .................................................................... 6
8. Seguimiento ................................................................................................... 6
ANEXO 1............................................................................................................ 8
ANEXO 2.......................................................................................................... 14
ANEXO 3.......................................................................................................... 19
ANEXO 4.......................................................................................................... 21
1. Introduccin
El Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios
que presta el PAS de las Universidades Pblicas de Andaluca (CPMCS) pide,
para la obtencin del tercer nivel, que las Unidades Funcionales elaboren un
plan estratgico propio o que desplieguen el general de la Universidad.
La planificacin estratgica es uno de los instrumentos ms importantes para
que las organizaciones puedan proyectar el cumplimiento de sus objetivos a
largo plazo.
La planificacin estratgica nos marca el camino para, partiendo de la misin,
llegar a la visin. Ambas fueron definidas por cada unidad funcional para el
primer nivel de CPMCS (en este enlace se puede acceder a la Gua que a tal
efecto se hizo desde el Gabinete de Recursos Humanos y Organizacin:
http://www.ugr.es/~rhuma/sitioarchivos/noticias/MisionVision.pdf).
GENERACIN DE ESTRATEGIAS
DESPLIEGUE:
Las Unidades Funcionales que opten por elaborar un Plan Estratgico propio,
pero siempre encuadrado dentro del de la UGR, tendrn que desarrollar todas
las fases del esquema anterior.
Las UF que desplieguen el de la Universidad debern identificar aquellos ejes u
objetivos que les aplican. Para ello, la relacin entre los objetivos estratgicos
y la unidad funcional debe ser directa y clara. Una vez identificados los ejes
que les aplican, slo deben realizar la fase de despliegue y seguimiento.
Amenazas: Son puntos dbiles externos, toda fuerza del entorno que
puede impedir la implantacin de una estratgica o bien reducir su
efectividad.
MATRIZ DE CONFRONTACIN
F1
X
F2
x
FACTORES
F3
x
INTERNOS
D1
X
DEBILIDADES
D2
0
D3
X
Tabla 1: Matriz de confrontacin de ejemplo
FORTALEZAS
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
O1
O2
O3
A1
A2
A3
X
0
x
x
X
X
X
0
0
X
X
X
X
0
X
X
X
X
x
X
X
0
0
X
X
0
x
X
0
x
Relacin alta:
Relacin media:
Relacin baja:
Sin relacin:
10
5
1
0
Para establecer el nivel de relacin, las preguntas que nos guan son:
-
5. Generacin de estrategias
Del anlisis de la matriz de confrontacin se pueden desprender distintos tipos
de estrategias:
Para elegir las distintas estrategias, habr que tener en cuenta las relaciones
de la matriz de confrontacin y ver en qu medida las estrategias propuestas
contribuyen a alcanzar la visin de la unidad.
MISIN
VISIN
Ejes Estratgicos
Estrategia
Ofensiva
Estrategia de
reorientacin
Estrategia
defensiva
Estrategia de
supervivencia
8. Seguimiento
Para hacer el seguimiento de las acciones planificadas, se utilizarn los
indicadores asociados a cada uno de los objetivos.
6
ANEXO 1
INFORME DE AUTODIAGNSTICO
8
Instrucciones: 1. En las columnas 1 y 2, la Comisin de Mejora deber indicar utilizando una escala del 1 al 5 (1 implica que no existen evidencias y el 5
evidencia total) el grado de implantacin de los siguientes criterios de calidad. Posteriormente, en la columna 3 en funcin de la respuesta anterior, el servicio
deber describir las acciones realizadas y aportar evidencias en relacin con los criterios de calidad. Y finalmente en la columna 4 proponemos un conjunto
de propuestas de acciones de mejora que pretenden servir de orientacin al servicio cuando proceda a completar el cuadro 1 y en ningn caso tiene carcter
obligatorio. Con esta informacin la Comisin de Mejora proceder a rellenar el cuadro 1 indicando sus Puntos fuertes, reas de mejora (todas las
debilidades diagnosticadas) y Propuestas de Acciones de Mejora (actuacin o conjunto de actuaciones con las que se prev resolver una de las reas de
mejora).
1 2 3 4 5
EVIDENCIAS
PROPUESTAS DE MEJORA
-Determinar
acciones,
responsabilidades y temporalizacin
para la consecucin de los objetivos
de calidad
-Revisar y adaptar la poltica y
objetivos de calidad
-Establecimiento de indicadores que
permitan
la
verificacin
del
cumplimiento de los objetivos
2. PROCESOS
-El servicio ha identificado los
procesos clave y las posibles
interacciones entre ellos
-El servicio ha documentado la
sistemtica
necesaria
para
el
desarrollo de procesos
-El servicio ha establecido los
indicadores que permitan realizar el
seguimiento, medicin y anlisis de
estos procesos
-El servicio ha identificado los
problemas durante la realizacin de
los procesos
-Elaboracin
procesos
de
un
mapa
de
INFORME DE AUTODIAGNSTICO
10
-El
servicio
ha
establecido
herramientas para conocer las
necesidades, expectativas y grado
de satisfaccin de sus usuarios de
manera regular
-Desarrollo de
herramientas que
permitan obtener y analizar la
informacin relevante en la definicin
de usuarios potenciales, tanto
actuales como futuros
-Identificar los usuarios y grupos de
inters
-Establecer
herramientas
para
conocer
las
necesidades,
expectativas y grado de satisfaccin
de los usuarios del servicio (p.e
mediante encuestas)
-Establecer
mecanismos
que
permitan comunicar al usuario esta
informacin
-Establecer
mecanismos
que
permitan informar al usuario de esta
informacin (pgina web, folletos
informativos... etc.)
-Establecer
herramientas
que
permitan a los
usuarios solicitar
dicha informacin
mecanismos
informacin
telefnicas y
al usuario
acceso al
5. COMUNICACIN INTERNA
-El servicio comunica la poltica y los
objetivos de calidad al personal,
usuarios y grupos de inters
-El
servicio
realiza
reuniones
informativas en equipo peridicas y
otras reuniones
-El personal se implica en la
elaboracin de la misin, visin y
poltica.
INFORME DE AUTODIAGNSTICO
11
12
-El servicio comunica los logros
obtenidos en la mejora de la calidad
-El servicio comunica los resultados
sobre la satisfaccin de los usuarios
INFORME DE AUTODIAGNSTICO
CUADRO 1.
PUNTOS FUERTES
REAS DE MEJORA
Granada, a
de
de 200
VB El responsable institucional de la
Fdo:
13
ANEXO 2
CUESTIONARIO DE DIAGNSTICO EXTERNO
14
15
Este cuestionario ha sido diseado para ayudarle a realizar el anlisis externo de su Unidad Funcional. Junto con el Cuestionario de
Autodiagnstico que ha facilitado el Vicerrectorado para la Garanta de la Calidad, servir para formalizar el anlisis DAFO de la Unidad
Funcional. ste anlisis es la tcnica bsica para construir el Plan Estratgico, necesario para alcanzar los objetivos especificados en el tercer
nivel del CPMCS.
Liderazgo
Prevenir conflictos con los usuarios y proveedores, y arbitrar soluciones equilibradas entre los grupos
implicados
Difundir informacin sobre los avances en la excelencia a travs de boletines, prensa, internet,
presentaciones pblicas, etc.
Promover reuniones de puertas abiertas para intercambiar experiencias con otras secciones o
universidades, as como para tratar sobre temas de inters con toda clase de proveedores y usuarios
Para cumplimentarlo, lea atentamente cada una de las afirmaciones que en l se realizan, reflexione brevemente sobre ellas, y decida si
refleja, y en qu grado (significando el valor 1 que no se realiza, y el valor 5 una prctica comn y habitual), las actuaciones que se llevan a
cabo en su Unidad Funcional. Posteriormente deber opinar sobre si la existencia o no de dicha actividad supone una Amenaza (es decir,
algo que nos puede impedir el alcanzar nuestra Visin) o, por el contrario, es una Oportunidad (aspecto externo a la organizacin que nos
permitir desarrollar nuestra Visin).
Amenaza
Oportunidad
Comprender y anticipar los avances que se producen en el rea de los Servicios de Administracin,
incorporando actividades que desempeen con xito otras unidades
Valorar las tendencias y demandas que se producen en el entorno de la organizacin, con el fin de
adaptarse a las mismas y corregir posibles influencias negativas
Anticipar los avances tecnolgicos y transformarlos en cambios estratgicos que generen valor para
el usuario, incorporndolos al proceso de planificacin
Promover foros de debate, dentro y fuera del Servicio, a fin de discutir y valorar todo tipo de
informacin relevante
Definir el entorno y el segmento social en el que opera el Servicio, tanto en la actualidad como en el
futuro
Analizar los factores que inciden sobre la calidad del Servicio, en relacin con el usuario, la fiabilidad
y seguridad en la prestacin, y la eficacia en la solucin de los problemas del usuario
Poltica y estrategia
16
17
A
Contar con la participacin y el consenso con los empleados para la formulacin del plan de calidad
Definir escenarios alternativos y planes de contingencia para abordar los riesgos que puedan ocurrir
Amenaza
Oportunidad
Amenaza
Oportunidad
Amenaza
Oportunidad
Alianzas y Recursos
Localizar y valorar las tecnologas alternativas y emergentes a la luz de la poltica y estrategia y de su
impacto en el Servicio y en la sociedad
Gestionar la cartera tecnolgica
Procesos
Realizar el seguimiento del servicio de atencin al cliente y de otros contactos con los mismos
Implicarse de manera proactiva con los clientes, debatiendo y abordando sus necesidades,
expectativas y preocupaciones
Gestionar la informacin procedente de los contactos habituales con los clientes, sus quejas y
reclamaciones
Gestionar y mejorar las relaciones con los clientes
Anticipar oportunidades de productos y servicios de acuerdo con las futuras necesidades y
expectativas de los clientes
Generar nuevos productos en colaboracin con los compaeros, colaboradores, proveedores y todo
tipo de partners
Disear nuevos servicios para satisfacer las necesidades detectadas
Implicacin con los Usuarios
Conjugar, en la planificacin y estrategia, las necesidades y expectativas de todos los grupos que
compongan o tengan relaciones con el Servicio
Conocer la percepcin que el usuario tiene de su relacin con la Unidad y de la calidad del Servicio
Obtener informacin a travs de los canales de informacin (quejas y sugerencias, felicitaciones, etc.)
Amenaza
Oportunidad
Difundir ampliamente la informacin sobre la calidad percibida por el entorno, siguiendo criterios de
disponibilidad, accesibilidad, apertura, utilidad y actualizacin de la informacin
Emprender acciones dirigidas a reducir molestias y daos provocados por su funcionamiento (riesgos
para la seguridad, para la salud o de contaminacin)
Implicacin en la Sociedad
Sintetizar y estructurar la informacin recogida a travs de mltiples fuentes de informacin
(publicaciones peridicas, buzones de sugerencias, puestos de informacin al pblico...),
diagnosticando la existencia y extensin de posibles problemas de calidad
18
ANEXO 3
FORMATO MATRIZ DAFO
19
ANLISIS D.A.F.O.
UF:
DEBILIDADES
1
2
3
4
5
AMENAZAS
1
2
3
4
5
FORTALEZAS
1
2
3
4
5
OPORTUNIDADES
1
2
3
4
5
ANEXO 4
FORMATO MATRIZ DE CONFRONTACIN
21
Matriz de Confrontacin
UF
Factores Externos
Matriz de Confrontacin
O1
Fortalezas
Factores
Internos
O5
A1
Amenazas
A2
A3
A4
A5
Total
F1
F2
F3
F4
F5
Debilidades
Oportunidades
O2 O3 O4
D1
D2
D3
D4
D5
Total