Lineamientos Técnicos Entidades Aseguradoras de Planes de Beneficio

MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL
VICEMINISTERIO DE SALUD
VICEMINISTERIO TECNICO
DIRECCION GENERAL DE PLANEACIN Y ANALISIS DE POLITICA
Grupo de Sistemas de Informacin
LINEAMIENTOS TCNICOS PARA EL REGISTRO DE LOS DATOS DEL REGISTRO

INDIVIDUAL DE LA PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD RIPS
VALIDADOR EAPB
Bogot. D.C. Octubre de 2009
INTRODUCCION
En el ao 2000 se expidi la norma que estableci el Sistema de Informacin de las Prestaciones de Salud, cuya base es el registro individual
(RIPS), con el propsito de facilitar la relacin entre prestadores y pagadores en materia de informacin y de soportes de los servicios
efectivamente prestados a la poblacin protegida en cualesquiera de los regmenes definidos por la Ley 100 o en transicin a stos.
La informacin de los registros individuales de prestacin de servicios de salud, (RIPS), con todas sus estructuras se constituye en un
subsistema de informacin prioritario para la evaluacin y monitoreo del funcionamiento del Sistema General de Seguridad Social en Salud en
cada uno de sus planes, programas y estrategias, frente a las metas fijadas a corto y mediano plazo, y de las acciones clnicas de los
prestadores.
Sin embargo, y pese a que los distintos generadores y usuarios de los datos y la informacin reconocen su valor e importancia, en la
actualidad se han identificado grandes falencias tanto en la calidad del registro primario como en la utilizacin para la gestin de IPS y EAPB,
as como para la formulacin de la poltica sobre la salud pblica y el aseguramiento. Esta situacin muestra la necesidad de mejorar la
calidad, oportunidad y confiabilidad de los datos que se reportan para que contribuyan a la toma de decisiones en condiciones de mayor
certidumbre.
Tambin se requiere que el anlisis de la informacin que se realice hoy supere la visin de la agregacin estadstica de eventos y atenciones
por edad y sexo y la ordenacin de los diagnsticos ms frecuentes encontrados en la atencin hospitalaria, ambulatoria o de urgencias de las
instituciones prestadoras y orientarse a la construccin de visiones mas integrales y completas sobre la dinmica general y especfica de la
demanda de la poblacin y la respuesta del Sistema, la caracterizacin de la demanda en el entendido que est determinada por las
condiciones de vida y las oportunidades que el propio Sistema le ofrezca. Para ello se requiere del desarrollo de referentes conceptuales de
los escenarios posibles de explicacin del funcionamiento del Sistema de Salud y Seguridad Social, en sus componentes de demanda de la
poblacin, respuesta institucional, comportamiento de las patologas y su respuesta al manejo que hacen los servicios de salud, cambios en el
perfil de salud, entre otros, as como del procesamiento multidimensional de los datos en anlisis prospectivos y estratgicos.
Aceptar el RIPS como nico soporte de la factura (segn lo establecido en la norma que regula el Sistema de Informacin de Prestaciones de
Salud, Resolucin N 3374 del ao 2000) depende del grado de conocimiento y comprensin de los anlisis que el pagador puede hacer sobre
los datos y sus relaciones, y la aceptacin de que estos le permiten de manera automtica y total, la revisin minuciosa de la prestacin del
servicio y la confirmacin de la certeza de la informacin.
A su vez el prestador entender la ventaja de soportar sus facturas slo con el registro en medio magntico, cuando aprenda a: registrar
correctamente la atencin, a ingresar correctamente los datos en el sistema automatizado, a garantizar que todas las atenciones prestadas y
registradas en la historia clnica hayan sido cargadas al sistema; a facturar las atenciones y los servicios segn los precios (tarifas) que hayan
sido convenidos y a generar la facturacin en forma eficiente y consistente.
As mismo el esfuerzo de prestadores y pagadores por garantizar el registro y la calidad de los datos debe verse compensado con el uso que
el Ministerio de la Proteccin Social haga de los mismos y la difusin de los resultados, con las restricciones de confiabilidad que dicha calidad
genere.
Por las razones expuestas se requiere llevar a cabo un proyecto dirigido a superar los problemas surgidos en los procesos de generacin de
los datos, su transferencia con calidad y oportunidad, el reconocimiento por parte de las EAPB de su capacidad como soporte de las
atenciones efectivamente prestadas y la riqueza de informacin que es posible obtener, si su procesamiento es adecuado y avanzado.
EL REGISTRO DE LOS DATOS
Este proceso es el ms importante del Sistema de Informacin de las Prestaciones de Salud. De su calidad, oportunidad y completitud
depende la confiabilidad que se produzca y disponga para soportar las decisiones del Ministerio como ente regulador, y las de las EPS para su
gestin del riesgo y las de IPS para su gestin y sostenibilidad.
El RIPS provee los datos mnimos y bsicos que se requieren para hacer seguimiento al Sistema de Prestaciones de Salud en el SGSSS, en
relacin con el paquete obligatorio de servicios (POS y POSS). Igualmente el objetivo del Registro es facilitar las relaciones comerciales entre
las entidades administradoras (pagadores) y las instituciones y profesionales independientes (prestadores) mediante la presentacin del
detalle de la factura de venta de servicios en medio magntico, con una estructura, que al ser estndar, facilita la comunicacin y los procesos
de transferencia de datos y revisin de cuentas, independientemente de las soluciones informticas que cada prestador utilice.
Lo anterior quiere decir que estos datos bsicos, son bsicos y mnimos para los procesos de control del Ministerio como ente regulador del
Sistema, y para que los pagadores puedan tener los elementos de juicio necesarios, pero el prestador generar todos los que sus
requerimientos propios le exijan.
Por lo anterior el Plan de Accin formulado para el mejoramiento de la calidad, oportunidad y control de cobertura de los datos, centrar gran
parte del esfuerzo de la primera fase en la gestin de DATOS, y en la segunda fase el fortalecimiento ser a nivel de la retroalimentacin con
informacin especfica y de buena calidad.
COMO REGISTRAR LOS DATOS CON CALIDAD

Si los registras con cuidado y siguiendo estas reglas. Muy buenos te quedarn
1. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES

La estructura vigente de datos del RIPS es la establecida en el Anexo tcnico de la Resolucin N 3374 del 2000, excepto para los ajustes
introducidos en la tabla de valores de Tipo de usuario para dar cabida a la identificacin de poblacin en condicin de desplazamiento, la
longitud del campo cdigo de la IPS a 12 caracteres para permitir el reporte de datos por sucursal.
El Decreto 4747 de 2007 ratifica la obligatoriedad del envo de los datos RIPS y recalca la funcin del Ministerio en cuanto a la revisin, ajuste
y actualizacin del anexo tcnico, as:
Decreto 4747 de 2007: Artculo 20. Registro Individual de Prestaciones de Salud - RIPS. El Ministerio de la Proteccin Social revisar y ajustar
el formato, codificaciones, procedimientos y malla de validacin de obligatoria adopcin por todas las entidades del Sistema General de
Seguridad Social en Salud, para el reporte del Registro Individual de Prestaciones de Salud - RIPS.
Contenido de los archivos planos:
Los RIPS se presentan en 9 archivos que tienen estructuras y datos especficos (aunque algunos de estos se repiten en varias estructuras por
constituirse en las llaves que permiten las relaciones entre estos).
IDENTIFICACION DE ARCHIVOS
La presentacin de los datos en el medio magntico (CD) debe cumplir con las siguientes especificaciones:
1. Identificacin externa del medio magntico - CD
Externamente, el CD, deber tener una identificacin con el siguiente contenido:
DATO
DESCRIPCIN
Cdigo de la entidad que

enva los datos.
Nombre de la entidad que
enva los datos.
Fecha de la remisin de los
datos
Nmero del volumen enviado
Cdigo asignado a la Entidad Administradora de Planes

de Beneficios, segn sea el caso.
Nombre asignado a la Entidad Administradora de Planes
de Beneficios, segn sea el caso
Fecha de la remisin
Nombre del responsable del

envo
Telfono del responsable del
envo
RIPS Ao 2009
Colocar el nmero del volumen (CD) de tantos volmenes

que contienen los datos que se estn reportando (Ej: 1/3,
2/3, 3/3)
Nombre completo y legible
Indicativo y nmero telefnico
2. Estndar del archivo plano

Solo se aceptan los archivos planos de datos que cumplan el estndar TXT.
2.1 Caractersticas de los archivos planos
Nombres de los archivos
Los archivos de datos debern identificarse con el Tipo de archivo (dos caracteres), el nmero de la remisin de los datos (de uno a seis
caracteres), es decir que el nombre queda un total mximo de ocho caracteres ms la extensin del archivo, que debe ser txt.
Los tipos de archivos son los siguientes:
US = Archivo de usuarios de los servicios de salud
AC = Archivo de consulta
AP = Archivo de procedimientos
AH = Archivo de hospitalizacin
AU = Archivo de urgencias
AN = Archivo de recin nacidos
AM = Archivo de medicamentos
El archivo plano debe contener:
Archivo de control:
Corresponde al archivo del registro de control de los archivos enviados en el o los medios magnticos. Este es el primer archivo e ir en el
primer volumen de los medios magnticos que contengan los archivos.
Archivos de registro de datos
Son los archivos que contienen los datos de los usuarios, de las consultas, de los procedimientos, de hospitalizacin, de las urgencias con
observacin, recin nacidos y de medicamentos.
Estos archivos de datos deben cumplir con las siguientes especificaciones:
Los campos de las variables del archivo deben estar separados por comas.
La coma solamente debe ser utilizada para este fin. Cuando el dato no lleve valor (blanco) igual se debe incluir el campo separado por
comas (,,).
Los campos tipo texto no deben tener ningn tipo de separador, solo se acepta el
espacio en blanco.
Los campos numricos que incluyan decimales, deben utilizar como separadores de decimales el punto (.). Los valores deben venir sin
separacin de miles.
Los campos del dato fecha deben tener el formato Da/Mes/Ao (dd/mm/aaaa),
incluido el carcter (/).
Ningn dato debe venir encerrado entre comillas ( ), ni ningn otro carcter especial.
Los campos que contienen horas y minutos deben tener el formato hora: minutos
(hh:mm), incluye los dos puntos. Sistemas de veinticuatro (24) horas.
El nmero total de registros por cada volumen, no debe superar el 80% de la capacidad total del medio magntico.
Para optimizar el proceso del envo de los archivos, se pueden comprimir con formato ZIP.
No colocar ningn carcter especial de fin de registro o archivo.
2.2 Calidad de los datos:

En cumplimiento de la Resolucin N3374 de 2000, en su ARTCULO DCIMO.- Procesos informticos en las entidades administradoras
de planes de beneficios: Las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios estn obligadas a garantizar la confiabilidad, seguridad y
calidad de los datos sobre la prestacin individual de servicios de salud; la entrega oportuna al Ministerio de Salud y la conformacin de su
propia base de datos sobre los servicios prestados, de manera individualizada, la EPS debe verificar en la recepcin de los datos a sus
prestadores, que el registro cumpla con todos los criterios de validacin (estndares que ha definido el Ministerio de la Proteccin Social
con la participacin de EPS e IPS, entes territoriales, asociaciones y gremios), para lo cual debe utilizar el validador que se est disponiendo,
como nico instrumento de validacin.
2.3 Cobertura de los datos reportados
Para poder garantizar confiabilidad y representatividad de los datos reportados y de los cuales se generar informacin sobre el
comportamiento de la demanda, oferta, perfil epidemiolgico, cobertura de acciones de P y P y otra, se requiere que la EPS adicione al archivo
plano de RIPS, una informacin sobre las IPS que le prestaron servicios en ese perodo y el porcentaje que representan sus datos en el
volumen total de registros. As:
IPS QUE PRESTARON TIPO

DE PORCENTAJE DE SUS
SERVICIOS
EN
EL CONTRATACIN* REGISTROS
PERODO
RESPECTO
DEL
TOTAL. (ESTIMADO SI
NO
LO
PUEDEN
GENERAR DE SU BD)
*Las modalidades solo las deben categorizar as: 1: cualquier modalidad de cpita, 2: cualquier modalidad de paquete o grupo, y 3: evento
ARCHIVO DE CONTROL: CT
DATO
VALORES PERMITIDOS
Cdigo de la Entidad
Administradora de Planes
de Beneficios.
Valor nico
Fecha de remisin
Valor nico
Cdigo del archivo
Valor nico
Total de registros
Valor nico
COMO REGISTRAR
Nmero completo del cdigo de la Entidad

Administradora de Planes de Beneficio,
asignado por la Superintendencia Nacional de
salud..
Fecha de envo de los datos, con la estructura
de fecha: dd/mm/aaaa
Dos caracteres para identificar el tipo de
archivo, seis caracteres como mximo
para el nmero de la remisin de envo.
El nmero de registros que contiene
respectivo archivo, en nmero entero.
el
VALIDACIONES
Valida que el valor se encuentre en la tabla
de EAPB.
Valida formato fecha.

Que no sea mayor a la actual
Validar que
las dos primeras letras
correspondan a los nombres definidos para
los archivos
Que los nombres no se encuentren
repetidos.
Que sea numrico y entero
El archivo de control debe tener todos los datos correctos para continuar con la validacin de los siguientes archivos.
ARCHIVO DE USUARIOS
En este archivo van los datos de los usuarios atendidos en el perodo, correspondientes a su identificacin, caractersticas bsicas, lugar de
residencia y pertenencia al Sistema de Seguridad Social.
Decreto N 4747 de 2007
Artculo 11. Verificacin de derechos de los usuarios. La verificacin de derechos de los usuarios es el procedimiento por medio del cual se
identifica la entidad responsable del pago de los servicios de salud que demanda el usuario y el derecho del mismo a ser cubierto por dicha
entidad.
Para el efecto, el prestador de servicios de salud deber verificar la identificacin del usuario en la base de datos provista por los responsables
del pago, la cual deber cumplir con lo previsto en el Pargrafo 1 del Artculo 44 de la Ley 1122 de 2007, a ms tardar el primer da hbil del
mes de marzo de 2008. Dicha verificacin, podr hacerse a travs del documento de identidad o cualquier otro mecanismo tecnolgico que
permita demostrarla y slo podr exigirse adicionalmente el carn que demuestre la afiliacin cuando la entidad responsable del pago est
obligada a entregarlo y el usuario lo porte.
No podrn exigirse al usuario copias, fotocopias o autenticaciones de ningn documento.
En el caso de afiliados al rgimen contributivo a los que se les haya realizado el descuento de la cotizacin, y el empleador no haya efectuado
el pago a la entidad promotora de salud del rgimen contributivo, el afiliado acreditar su derecho mediante la presentacin del comprobante
del descuento por parte del empleador, as como la fotocopia de ser necesaria.
Pargrafo 2. El Ministerio de la Proteccin Social establecer el procedimiento y formato para que los prestadores de servicios de salud
informen las posibles inconsistencias que detecten en las bases de datos, al momento de verificar los derechos de los usuarios que demandan
sus servicios, sin que su diligenciamiento y trmite afecte la prestacin y el pago de los servicios.
Estructura de los datos de identificacin

Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el archivo de control y
contenga el mismo nmero de registros
DATO
Cdigo entidad
administradora
Tipo de
identificacin del
usuario.
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
VALIDACIONES
Valida que el valor se encuentre en la tabla de
EAPB.
Valor nico

Administradora de Planes de Beneficio, asignado por la
Superintendencia Nacional de salud..
Valores
Para los adultos, mayores de 18 aos de nacionalidad

colombiana, el documento con el cual se deben identificar es
la cdula de ciudadana.
Para los extranjeros que se encuentran de paso en el pas se
identifican con el pasaporte, y para los residentes o con
permiso de permanencia, es decir, no turistas, se deben
identificar con la cdula de extranjera.
Los nios entre 7 y 17 aos, deben identificarse con la tarjeta

de identidad.
CC = Cdula ciudadana
CE = Cdula de extranjera
PA = Pasaporte
RC = Registro civil
TI = Tarjeta de identidad
AS = Adulto sin identificacin
MS = Menor sin identificacin
Para nios menores de 7 aos, el tipo documento ser el

registro civil.
MS: Solo se debe utilizar para el Recin Nacido vivo sin
identificar (hasta los 30 das de nacido), y se registra:
Nmero de documento de la madre si existe o el nmero de
documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando
en uno (1).
Si ya est registrado el documento ser el RC:
Segn el anexo tcnico de la Resolucin N 812 de 2007, se
entiende como recin nacido SIN IDENTIFICAR al menor
nacido vivo con una edad menor o igual a treinta (30) das.
Segn el mismo anexo, el tipo de documento MS lo puede
utilizar el Rgimen Contributivo, el Rgimen Subsidiado, el
Se valida que el valor seleccionado est en

los valores permitidos: CC, CE, PA, RC, TI,
AS, MS
Si el tipo de documento es TI o CC el campo
debe ser numrico.
El tipo de documento AS solo aplica para
rgimen subsidiado.
Se valida que el tipo de documento
corresponda a la edad:
Si valor de la edad es 3: el tipo de
documento debe ser: RC o MS.
Si Edad > 17 aos, no puede ser RC, TI,
MS,
Si la unidad de medida de la edad es 2 o
3 el tipo de documento no puede ser
CC, TI, AS
Si la unidad medida de la Edad es 3 el
tipo de documento tiene que ser RC
Si tipo documento es MS la edad debe
estar entre 1 a 30 das.
Si tipo documento es AS la edad debe
ser mayor a 17 aos.
DATO
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
Rgimen de Excepcin, Medicina Pre pagada, Seguros de
Salud y Planes Complementarios de Salud, para el afiliado
menor de edad recin nacido vivo SIN IDENTIFICAR con edad
menor o igual a 30 das, mientras se registra ante la
Registradura Nacional del Estado Civil.
VALIDACIONES
Si no tiene el documento (despus de haber verificado que en

realidad no ha sido registrado) el tipo ser: MS
El personal de la IPS debe insistir en la exigencia del registro
civil a todos los nios.
MS y AS en poblaciones especiales, el registro se debe ceir
al lo contenido en el siguiente cuadro del anexo tcnico de la
Resolucin 812/2007
Nmero de
identificacin
Un nico valor
El personal de admisin de pacientes de la IPS debe tener en

cuenta la siguiente tabla de longitudes mximas segn el tipo
de documento:
-
Tipo de usuario
Los valores de este dato quedan

as:
1: Contributivo
2: Subsidiado
3: Vinculado
4: Particular
5: Otro
6: Desplazado con afiliacin al
Rgimen Contributivo
7: Desplazado con afiliacin al
rgimen subsidiado
8: Desplazado no asegurado
(vinculado)
CC = 10 posiciones
CE = 6 posiciones
PA = 16 posiciones
RC = 11 posiciones
TI = 11 posiciones
AS = 10 posiciones
MS = 12 posiciones
Esta tabla de valores ha sido ajustada para poder identificar la

poblacin desplazada, con y sin subsidios, y poder tener
control sobre la obligatoriedad de atenderlos prioritariamente
por el ente que corresponda (SLS con cargo a recursos de
oferta y las ARS con cargo a la UPC del subsidio, o con
recursos de destinacin especfica que se entrega a los
hospitales mediante convenio con el Ministerio).
La condicin de desplazado se acredita, inicialmente, con la
carta que expide Accin Social a la persona y su inclusin en
el comprobador de derechos que expide mensualmente la
SDS Direccin de Aseguramiento, con base en la
informacin entregada por la Red de Solidaridad.
Se valida:
Que la longitud sea menor o igual a la

mxima permitida para cada tipo de
documento.
Si es menor de 30 das y el tipo de

documento es MS, se valida que la longitud
del nmero sea de mximo 11 caracteres
que debe corresponder a la cdula de la
mam o el cabeza de familia mas el dgito de
orden.
Se valida que el valor seleccionado est dentro
del rango de la tabla: de 1 a 8
DATO
Tipo de Afiliado
VALORES PERMITIDOS
Otro: corresponde a usuarios de
los
Regmenes
Especiales
(Fuerzas Armadas, Magisterio,
ECOPETROL, Congreso de la
Repblica)
o
a
Entidades
Obligadas a Compensar (EOC).
1 = Cotizante
2 = Beneficiario
3 = Adicional
Cdigo de
ocupacin
Edad
Un nico valor.
Unidad de
medida de la
edad
Sexo
1 = Aos
2 = Meses
3 = Das
M = Masculino
F = Femenino
Un nico valor
Cdigo del
departamento de
residencia
habitual
Cdigo del
municipio de
residencia
habitual
Zona de
residencia
habitual
Un nico valor
U = Urbana
R = Rural
COMO REGISTRAR
VALIDACIONES
Identificador para determinar la condicin del usuario en el

Sistema. Diligenciable nicamente para usuarios del rgimen
contributivo. Para los dems tipos de usuario dejar en blanco.

del rango de la tabla: de 1 a 3
Cdigo de la ocupacin del usuario en el Sistema, segn la

codificacin vigente. Diligenciable nicamente para usuarios
del rgimen contributivo y subsidiado
Este dato se refiere a la edad del usuario en valores enteros,
en el momento de la atencin

del rango de la tabla
Se registra marcando la opcin que corresponda a: aos,

meses o das.
Se registra marcando la opcin que corresponda
Se entiende por residencia habitual, el lugar donde la persona
lleva 6 mas meses viviendo de manera permanente.
Se registra el cdigo correspondiente al departamento en la
tabla DIVIPOLA.
Igual consideracin que para el departamento.
Debe registrarse si la persona reside en zona rural o urbana.
Se valida que est dentro de los siguientes

rangos:
Si la unidad de medida de la edad es 1:
El rango va de 1 a 120
Si Unidad medida de la Edad es 2, el rango va de
1 a 11
Si Unidad medida de la Edad es 3, el rango va
de 1 a 29
Se valida que el valor seleccionado en el campo
anterior est dentro de los valores permitidos.
Se valida que est dentro del rango de valores
permitidos.
permitido (tabla de referencia DIVIPOLA).

permitido (tabla de referencia DIVIPOLA)..

permitidos.
*Tabla para la identificacin de poblacin especial sin documento de identidad de la Registradura General de la Nacin, segn el Anexo Tcnico
de la Resolucin N 812 de 2007
TIPO
DOCUMENTO
Longitud
Mxima del
dato
Personas de la tercera edad en proteccin de

ancianatos.
AS
10
Comunidad Indgena que no este identificada

por la Registradura Nacional del Estado Civil
AS
Poblacin indigente adulta que no este

identificada por la Registradura Nacional del
Estado Civil.
AS
Poblacin infantil a cargo del ICBF.
MS
CONDICIN
Comunidad indgena menor de edad no

identificada por la RNEC.
Poblacin indigente menor de edad que no est

identificada por la Registradura Nacional del
Estado Civil
10
10
10
MS
10
MS
10
COMPOSICIN DEL NMERO DE IDENTIFICACIN
Cdigo departamento+ cdigo municipio + S+ consecutivo por afiliado

(Alfanumrico). Ej: 08001S8125
Cdigo departamento+ cdigo municipio + I+ consecutivo por afiliado
(Alfanumrico de 4). Ej: 76001I8125
Departamento + municipio +D + consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4).
Ej: 05001D0008
Departamento + municipio +A + consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4).
Ej: 25001A0009
Cdigo departamento+ cdigo municipio + I+ consecutivo por afiliado
(Alfanumrico de 4). Ej: 080014I8125.
NO APLICA PARA MENORES SIN IDENTIFICAR ENTRE CERO (0) Y
TREINTA (30) DAS DE NACIDOS.
SOLO APLICA PARA REGIMEN SUBSIDIADO.
Departamento + municipio +D + consecutivo por afiliado (4 dgitos). Ej:
05001D0008
DATOS DE LAS ATENCIONES

1. ARCHIVO DE CONSULTA: AC
Estructura de los datos de la consulta
contenga el mismo nmero de registros.
DATO
Cdigo entidad
administradora
Cdigo del
prestador de
servicios de
salud
Nmero de la
factura
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
VALIDACIONES
de EAPB.
Valor nico
Nmero completo del cdigo de la Entidad Administradora de

Planes de Beneficio, asignado por la Superintendencia
Nacional de salud..
nico valor: cdigo del prestador.
Igual regla de registro que en archivo de transaccin
Igual validacin que en el archivo de

transaccin.
nico valor: nmero de la factura.
Se registra el nmero de la factura segn las reglas establecidas

para el archivo de transaccin.
Se valida que el nmero de factura est

contenida en el archivo de transacciones.
Que cumpla las reglas de registro de la
factura: un solo nmero para contratos de
capitacin.
Tipo de
identificacin
Nmero de
identificacin
Fecha de la
consulta
Cdigo de la
consulta
Igual regla que en registro de usuarios

Se registra la fecha en que fue realizada la consulta.
Un nico valor posible de esa

variable: el cdigo
Esto implica que el Hospital registre diariamente en el Sistema las

consultas realizadas, pues si el software coloca como fecha de
realizacin la del da en que se ingresa el dato, no permite registros
con fecha anterior o posterior, quedando entonces la fecha de la
consulta el da en que ingresa el dato y la verdadera en que se
realiz la atencin.
Este dato corresponde al cdigo de la consulta, segn disciplina
(medicina, odontologa, enfermera, nutricin, sicologa, optometra,
etc).

usuarios.
usuarios.
Se valida que se use el formato estndar
de fecha.
Verifica que la fecha de la consulta no
supere la actual.
Que exista en la tabla de procedimientos

en salud: CUPS
DATO
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
Especifica si es de primera vez, o de control y si es general o
especializada, cuando aplica.
Los cdigos que deben usarse son los siguientes:
Consulta mdica electiva:
Cuando la consulta es solicitada por un usuario que acude al
mdico porque se siente enfermo, presenta alguna sintomatologa o
disfuncionalidad, pero no la percibe como riesgo de agravamiento o
muerte se considera que es una consulta electiva, de tipo resolutivo
(quiere decir para resolver un problema de salud, un cuadro
mrbido o una patologa o sndrome).
Cuando al usuario se le hace una consulta para valoracin y
deteccin temprana de alteraciones o enfermedades del
crecimiento y desarrollo, del embarazo, de patologas como el VIH,
ya sea por demanda espontnea (cuando dice que solicita que le
hagan un chequeo general, o de su cavidad bucal) o dentro de una
actividad de tamizaje a usuarios con perfil de riesgo, o cuando se
hace una actividad de promocin de la salud mediante educacin,
por demanda del usuario o dentro de un programa del cual es
referido, se considera una Consulta de P y P, de tipo electivo, es
decir, programable.
Los cdigos de las consultas no permiten la diferenciacin entre
resolutivo y P y P, por lo cual debe complementarse con la variable
de finalidad.
Los cdigos de consulta electiva de primera vez son los

siguientes:
Consulta de Medicina General electiva: 89.02.01

Consulta de Medicina Especializada electiva: 89.02.02
Cuando el paciente es atendido para hacer un control de

su estado de salud, despus de haber seguido un
tratamiento, o para confirmar o descartar el diagnstico
con los resultados de ayudas diagnsticas realizadas, se
considera una consulta de control, y se usan los siguientes
VALIDACIONES
DATO
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
cdigos:
-
Consulta de Medicina General de control: 89.03.01

Consulta de Medicina Especializada de control: 89.03.02
Consulta Mdica de urgencias:

La que se presta en los servicios de urgencias:
-
Consulta de urgencia por medicina general:

89.07.01
Consulta de urgencia por medicina especializada
89.07.02
Consulta Mdica domiciliaria o al sitio de trabajo

Es la consulta que se realiza en el domicilio del usuario, como parte
de programas de cuidado domiciliario, o en el sitio de trabajo como
parte de las acciones de prevencin de riesgos ocupacionales, o de
tamizaje por parte de la EPS.
-
Consulta por medicina general: 89.01.01

Consulta por medicina especializada: 89.01.02
Consulta odontolgica electiva:

Cuando la consulta es solicitada por un usuario que acude al
odontlogo porque presenta alguna sintomatologa de salud oral,
incluyendo el dolor y la disfuncionalidad (por ejemplo, se muerde la
lengua), pero el dolor no es tan grave como para una consulta de
urgencias, se considera que es una consulta electiva:
-
Consulta odontolgica general de primera vez: 89.02.03

Consulta odontolgica especializada de primera vez:
89.02.04
Las consultas de control en odontologa se realizan cuando un

tratamiento ha sido terminado, para evaluar la funcionalidad y la
respuesta del tratamiento a la problemtica general. Se codifican
as:
-
Consulta odontolgica especializada de control: 89.03.04
VALIDACIONES
DATO
VALORES PERMITIDOS
-
COMO REGISTRAR
Consulta odontolgica general de control: 89.03.03
Consulta odontolgica de urgencias:

El usuario solicita atencin en un servicio de urgencias, o en la
consulta ambulatoria que destina franjas horarias o profesionales a
este tipo de atencin. El motivo mas frecuente es el dolor, pero
tambin puede ser por accidentes y traumas que requieran una
atencin inmediata. Para estos casos los cdigos a utilizarse son:
-
89.07.03:
89.07.04:
Consulta de odontologa general:

Consulta de odontologa especializada:
Consulta de enfermera: de P y P
Las consultas que realizan los profesionales de Enfermera son de
P y P, y los cdigos que deben utilizarse son:
-
Consulta de primera vez por enfermera: 890205

Consulta de control o seguimiento por enfermera: 890305
Atencin (visita) domiciliaria por enfermera: 890105
Consultas por otros profesionales:

Las consultas por otros profesionales se realizan cuando se
requiere una valoracin general del usuario desde el punto de vista
de la disciplina y su rol en el equipo de salud, para iniciar un
tratamiento. Estas consultas se consideran de primera vez.
De primera vez:
-
Trabajo Social: 890209

Foniatra y fonoaudiologa: 890210
Fisioterapia: 890211
Terapia respiratoria : 890212
Terapia ocupacional:
89.02.13
Sicologa: 890208
Optometra: 890207
Nutricin y diettica: 890206
VALIDACIONES
DATO
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
Si el profesional realiza intervenciones propias de su disciplina y
despus de stas debe valorar el avance o la evolucin, se
considera una consulta de control.
Consulta de control:
-
890309:
890310:
890311:
890312:
890313:
890308:
890307:
890306:
Trabajo Social:
Foniatra y fonoaudiologa
Fisioterapia:
Terapia respiratoria :
Terapia ocupacional:
Sicologa:
Optometra:
Nutricin y diettica:
Interconsultas
Las interconsultas son consultas mediante las cuales un mdico
general o especialista u otro profesional de salud, a solicitud del
mdico tratante (general o especialista), emite opinin diagnstica o
teraputica, sin asumir la responsabilidad directa en el manejo del
usuario, tanto en el mbito ambulatorio como intrahospitalario.
Los cdigos correspondientes a las interconsultas son:
Del 89.04.02 al 89.04.13
Junta mdica
La junta mdica es una consulta que se realiza a un usuario por
varios mdicos generales o especialistas simultneamente, con el
fin de decidir una conducta de manejo y tratamiento.
Independientemente de cuantos profesionales participen y de la
forma como se pague por cada profesional, se registra una sola
consulta.
Los cdigos para la Junta Mdica son:
89.05.01: Participacin en Junta mdica, por medicina general,
cuando la Junta Mdica sea de mdicos generales:
VALIDACIONES
DATO
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
VALIDACIONES
89.05.02: Participacin en Junta mdica por medicina

especializada, cuando la Junta Mdica sea de mdicos
especialistas
89.05.03: Participacin en Junta mdica por otro profesional de
salud, cuando en la Junta Mdica participen distintos
profesionales.
Consulta de Medicina alternativa
890214: De primera vez:
890314: De control:
Salud mental:
La primera consulta de valoracin, diagnstico y definicin del plan
de tratamiento, se codifica como una consulta global o de primera
vez, y los cdigos son:
89.02.02: Consulta de primera vez por medicina especializada
89.02.08: Consulta de primera vez por sicologa
Las consultas de control o seguimiento a la evolucin y
cumplimiento de tratamiento, se codifican con:
89.03.02: Consulta de control o seguimiento por medicina
especializada:
89.03.08: Consulta de control o seguimiento por sicologa:
Las dems atenciones en salud mental se registran como
procedimientos, con los cdigos:
Del 94.01.00 al 94.14.00 con finalidad diagnstica,
De la 94.26.00 a la 94.49.15 con finalidad teraputica.
Nota: Odontologa: cuando el odontlogo realiza una consulta con
fines de deteccin temprana de patologa oral, sta se considera de
P y P, pero no se puede diferenciar a posteriori porque no existe
una finalidad referida a sta.
Finalidad de la
01 = Atencin del parto
La consulta puede ser realizada al usuario con fines de resolucin
1. Que la finalidad exista en la tabla de
DATO
consulta
Causa externa
Cdigo
diagnstico
principal
del
VALORES PERMITIDOS
(puerperio)
02 = Atencin del recin nacido
03 = Atencin en planificacin
familiar
04 = Deteccin de alteraciones
De crecimiento y desarrollo
Del menor de diez aos
05 = Deteccin de alteracin del
desarrollo joven
06 = Deteccin de alteraciones del
embarazo
07 = Deteccin de alteraciones del
adulto
08 = Deteccin de alteraciones de
agudeza visual
09 = Deteccin de enfermedad
profesional
10 = No aplica
COMO REGISTRAR
de problemas de salud (diagnsticos y teraputicos) o de
Promocin de la salud y Prevencin de la enfermedad ( deteccin
temprana o proteccin especfica).
01 = Accidente de trabajo
02 = Accidente de trnsito
03 = Accidente rbico
04 = Accidente ofdico
05 = Otro tipo de accidente
06 = Evento catastrfico
07 = Lesin por agresin
08 = Lesin auto infligida
09 = Sospecha de maltrato fsico
10 = Sospecha de abuso sexual
11 = Sospecha de violencia sexual
12 = Sospecha de maltrato
emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad profesional
15 = Otra
Un nico valor del diagnstico: el
cdigo de cuatro dgitos.
Los valores del 1 al 12 se refieren algunas de las verdaderas

causas externas que originaron la atencin. El valor 13 se refiere a
la enfermedad cuya etiologa no corresponde a una causa externa,
y cae en el mbito de la enfermedad general; el 14 corresponde a
una posible enfermedad profesional y la 15 a otras causas no
contempladas en esta tabla, como podran ser las dems que
incluye la CIE en su dcima versin, es decir, las del captulo XX.
Se valida que la causa externa se

encuentre en la tabla de valores
permitidos.
La afeccin principal se define como la afeccin diagnosticada al

final del proceso de atencin de la salud o de la consulta, como la
causante primaria de la solicitud de atencin del paciente.
Si la consulta es de P y P (finalidad 1 al 9)
lleva un cdigo Z, si es resolutiva
(finalidad 10) no puede llevar un cdigo
Z.
Validar referencia cruzada entre: datos de
edad y sexo y los diagnsticos de la CIE
10, tabla de referencia con rangos
Los valores del 01 al 09 corresponden a una finalidad de

PROMOCIN Y PREVENCIN.
La finalidad 10 corresponde a una finalidad RESOLUTIVA, es decir
cuando el paciente acude al mdico porque se siente enfermo,
presenta alguna sintomatologa o ha sido vctima de un evento de
causa externa, tales como accidentes, maltrato, agresin, violencia.
Si no se hace ningn diagnstico, se selecciona el sntoma

principal, hallazgo anormal o problema ms importante, como
afeccin principal (CIE 10 Vol 2)
VALIDACIONES
finalidad.
2. Referencia cruzada: si la finalidad est
en el rango de 1 a 9, el diagnstico
principal debe ser un cdigo Z y el primer
diagnstico relacionado puede ser un
cdigo correspondiente a una patologa o
un signo o sntoma.
3. Si la finalidad es 10 el diagnstico no
puede tener con cdigo Z.
DATO
VALORES PERMITIDOS
COMO REGISTRAR
* Consultar reglas de codificacin dispuestas en los distintos medios
VALIDACIONES
permitidos para edad y sexo.
Cdigo del
diagnstico
relacionado
No. 1

Otras afecciones o problemas relacionados con la afeccin

principal, es decir, coexistieron durante el manejo de la afeccin
principal, y/o que fueron atendidos durante el episodio de atencin
de la salud.
Se verifica que exista en la tabla de CIE 10
Cdigo del
diagnstico
relacionado
No. 2
Cdigo del
diagnstico
relacionado
No. 3
Tipo de
diagnstico
principal
Valor de la
consulta

Igual especificacin que en el anterior, cuando se requiera.
Se verifica que exista en la tabla de CIE

10.

Igual especificacin que en el anterior, cuando se requiera.
Se verifica que exista en la tabla de CIE

10.

Debe registrarse el tipo de diagnstico segn el grado de

aproximacin y confirmacin del diagnstico, que tenga el mdico
en el momento de la atencin.
Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar al pagador
por esa consulta, cuando sta se paga por evento.
Se valida que el tipo de diagnstico

corresponda a los valores permitidos en la
tabla de Tipo de Diagnstico.
Se valida que el campo sea numrico.
Un nico valor del dato: un nmero

de mximo 15 caracteres.
Si las consultas se realizan como parte de un paquete de servicios,

cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo por actividad final, DRG,
atencin integral por patologa o condicin del paciente), sta no
tiene valor unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete. Se
debe registrar en este campo 0 (cero).
Valor de la cuota
moderadora

Corresponde al pago que debe hacer el usuario del servicio, como

cuota de recuperacin, cuota moderadora o copago. En los dos
ltimos casos el prestador acta como recaudador de ingresos a
terceros, pues estos dineros corresponden al pagador.
Se debe registrar el valor pagado por el usuario.
Valor neto a
pagar

Este dato corresponde al valor neto que el prestador cobrar al

pagador, de acuerdo con los precios pactados. Se registra slo
cuando el pago se hace por evento; Si las consultas se realizan
como parte de un paquete de servicios, cualquiera sea ste
(capitacin, pago fijo por actividad final, DRG, atencin integral por
patologa o condicin del paciente), la consulta no tiene valor
unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete.
Se debe registrar en este campo 0 (cero).
2. ARCHIVO DE PROCEDIMIENTOS: AP
Decreto 4747 de 2007: Artculo 19. Clasificacin nica de Procedimientos en Salud - CUPS. Para la codificacin de procedimientos se utilizar
la Clasificacin nica de Procedimientos en Salud - CUPS, la cual ser de obligatoria aplicacin en todo el territorio nacional en todos los
procesos del sector que impliquen identificacin y denominacin de los procedimientos en salud.
Estructura de los datos de identificacin
DATO
Cdigo entidad
administradora
Valor nico
VALORES PERMITIDOS

Administradora de Planes de Beneficio, asignado
por la Superintendencia Nacional de salud..
COMO REGISTRAR
VALIDACIONES
de EAPB. Este cdigo debe coincidir con el
archivo de control.
Nmero de la factura
Cdigo del prestador de
servicios de salud
Tipo de identificacin del
usuario
Nmero de identificacin
del usuario en el Sistema
Fecha del procedimiento
Nmero de autorizacin
Cdigo del procedimiento
Un valor nico
Un valor nico
Igual regla que para consulta

Igual validacin que para la consulta.

Un valor nico
Un valor nico
Un valor nico
Un valor nico
Un valor nico

En este campo se registra el cdigo del procedimiento,
segn corresponda en la Clasificacin nica de
Procedimientos en Salud (CUPS) Colombia.
El prestador debe codificar primariamente con CUPS, y
cuando requiera facturar los eventos a tarifas SOAT har
la conversin a este codificador, para efectos de la
transaccin. Los registros individuales en el archivo plano
irn codificados con CUPS.

Verifica que el procedimiento exista en la
tabla de procedimientos: CUPS
mbito de realizacin del

procedimiento
1 = Ambulatorio
2 = Hospitalario
3 = En urgencias
En este campo se registra en qu mbito se realiza el

procedimiento, es decir, en qu tipo de servicio est
siendo atendido el usuario. Si su atencin es de consulta
Verifica que el valor seleccionado est

dentro del rango de valores de esa
variable.
externa los procedimientos que se le realicen durante

sta atencin sern: mbito 1: AMBULATORIO.
Y si el paciente se encuentra hospitalizado, los
procedimientos que se hagan en ste perodo sern de
mbito: 2: HOSPITALARIO
Si el paciente est siendo atendido en el servicio de
urgencias, ya sea en consulta o en observacin, el
mbito del procedimiento que le realicen durante sta
atencin es: 3: URGENCIAS.
Finalidad del
procedimiento
1=
2=
3=
4=
Diagnstico
Teraputico
Proteccin especfica
Deteccin temprana de
Enfermedad general
5 = Deteccin temprana de
Enfermedad profesional
Los procedimientos tienen la finalidad diagnstica

cuando se realizan para establecer (confirmar o
descartar) un diagnstico presuntivo; o an si no existiere
un diagnstico presuntivo, se realizan para establecer las
condiciones del paciente en relacin con la
sintomatologa, la causa o motivo de la solicitud de
atencin y la anamnesis.

variable.
Los procedimientos tienen la finalidad teraputica,

cuando se realizan para tratar el problema de salud por
el cual consult el paciente, tanto en la consulta externa
como en la urgencia o la hospitalizacin.
Los procedimientos tienen una finalidad de proteccin
especfica cuando se realizan para evitar una condicin
de salud especfica (embarazo) o una enfermedad
(inmunoprevenible) mediante la aplicacin de un
dispositivo o una vacuna.
Los procedimientos se realizan con una finalidad de
deteccin temprana, cuando se busca identificar valores
de los indicadores vitales que indiquen un riesgo de
desarrollar una enfermedad.
Personal que atiende
Diagnstico principal
1 = Mdico (a) especialista

2 = Mdico (a) general
3 = Enfermera (o)
4 = Auxiliar de enfermera
5 = Otro
Un nico valor
Solo debe registrarse para el procedimiento: Atencin

del parto.

variable, cuando el procedimiento es:
atencin del parto.
Solo se diligencia cuando se trata de procedimientos

quirrgicos.
Verifica que el campo est lleno cuando el

procedimiento se encuentre en la tabla de
Se codifica segn Reglas de Codificacin de la CIE 10
CUPS marcada como Procedimiento

quirrgico.
Que el diagnstico est en la tabla de
referencia de los diagnsticos (CIE 10
versin) en los rangos permitidos para
edad y sexo.
Diagnstico relacionado
Un nico valor
Se diligencia cuando se trata de procedimientos

quirrgicos, y solo cuando en la ciruga se encuentra una
condicin adicional a la inicialmente identificada, segn
Reglas de Codificacin.
Complicacin
Un nico valor
Se registra segn reglas de codificacin con CIE 10,

cuando surja una complicacin directamente relacionada
con el procedimiento (el acto quirrgico, la administracin
de la anestesia, la aplicacin de sangre, lquidos, prtesis
u otros).
Que el diagnstico est en la tabla de

referencia de los diagnsticos (CIE 10
versin) en los rangos permitidos para
edad y sexo.
La IPS lo registra cuando las atenciones son contratadas

por evento y se convienen las reglas de liquidacin
segn el nmero de procedimientos quirrgicos
realizados en una misma intervencin.
Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar
al pagador por ese procedimiento, cuando ste se paga
por evento.
Si las consultas se realizan como parte de un paquete de
servicios, cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo por
actividad final, DRG, atencin integral por patologa o
condicin del paciente), sta no tiene valor unitario, por
cuanto el valor corresponde al paquete.
Se debe registrar en este campo 0 (cero).
Valida que el valor est en la tabla de

valores permitidos.
Forma de realizacin del

acto quirrgico
Valor del procedimiento
3. ARCHIVO DE URGENCIA CON OBSERVACIN: AU

DATO
N de la factura
Cdigo del prestador
Tipo de identificacin del
usuario
Fecha de ingreso
Hora de ingreso
VALORES PERMITIDOS
Un valor nico
Un valor nico
Un valor nico
COMO REGISTRAR
VALIDACIONES
Un valor nico
Un valor nico

Debe registrarse la fecha en que el usuario
pasa a la unidad de observacin, con el
formato estndar de fecha.
Formato = dd/mm/aaaa

Se valida que fecha de ingreso no sea
mayor a la fecha actual
Un valor nico
Debe registrarse la hora en que el usuario

pasa a la unidad de observacin, con el
formato estndar de hora militar.
Formato = hh:mm (hora militar)
Un valor nico
Solo deben registrar este dato si lo necesitan

para soportar el pago de la atencin.
Causa externa
Del 1 al 12 son las causas externas que mas

interesan para la vigilancia de la salud pblica.
Si hubieren otras causas externas no
contempladas en estas 12, deben seleccionar
el valor: 15 otra; y si se requiere una mayor
precisin en la causa que origin la atencin
pueden hacerlo en el campo de diagnstico
relacionado, con los diagnsticos de los
Debe ser anterior o igual a la fecha de

salida o egreso de urgencias
Valida formato hora
Que el valor no exceda de: 24 horas ni 60
minutos.
Si Fecha Ingreso = Fecha Salida => Hora
de Ingreso debe ser anterior a Hora de
Salida
No se valida
Valida que se encuentre en la tabla de

causa externa.

12 = Sospecha de maltrato emocional
15 = Otra
Un valor nico: cdigo alfanumrico
captulo XX, letras V a la Y.
Debe registrarse el diagnstico que justific la

estada en observacin, sea ste un
diagnstico de una patologa o uno
sintomtico. En ste campo no debe ir un Dx
de causa externa.
Se valida que el cdigo est en la tabla

CIE 10
Diagnstico relacionado 1
a la salida
Debe registrarse el diagnstico relacionado (si

lo hay) ms prximo al principal, o la causa
externa si existe.
Ej: Dx de salida: fractura de los huesos de la
narz.
Dx relacionado 1: Luxacin del maxilar
Dx relacionado 2: V23 Motociclista lesionado
por colisin con vehculo de transporte
pesado o autobs.
Iguales validaciones que para Dx a la

salida.
a la salida
Puede corresponder a: 1) un segundo

diagnstico relacionado con el principal o de
salida, o 2) a la causa externa como se
muestra en el anterior ejemplo.

salida
a la salida
Puede corresponder a: 1) un tercer

diagnstico relacionado con el principal o de
salida, o 2) a la causa externa

salida.
Debe seleccionarse uno de los posibles

valores de sta variable.
Si el destino es hospitalizacin, deber

aparecer un registro de hospitalizacin en
la misma fecha o del da siguiente.
Si Estado = 2 => el usuario no debe
aparecer en AC de urgencias con fecha
posterior Si Estado = 2 => el usuario no
debe aparecer en AP con fecha posterior a
la fecha de salida.
Que el valor est en el rango permitido
Diagnstico a la salida
Destino del usuario a la

salida
Estado a la salida
1 = Alta de urgencias
2 = Remisin a otro nivel de complejidad
3 = Hospitalizacin
1 = Vivo (a)
Sealar si el paciente sale vivo de la
2 = Muerto (a)
Causa bsica de muerte
Fecha de la salida
Un valor nico: formato fecha: dd/mm/aaaa
Hora de la salida
Un valor nico: formato
observacin, o muerto. Si su condicin a la

salida es sta ltima, el siguiente campo no
puede ir en blanco.
La causa bsica de muerte, segn la
Clasificacin Internacional, es la causa
primaria que origina la secuencia de hechos
que terminaron en la muerte, ya sea una
causa externa o una enfermedad.
Obligatorio si el estado a la salida es =2
Es la fecha en que el paciente termina su
estancia en observacin, sin importar el
nmero de horas o das que permanezca en
este servicio y su destino inmediato. Si el
paciente permanece ms de 6 horas en
urgencias y la EPS exige al hospital la
hospitalizacin
pero
no
hay
camas
disponibles, no se puede reportar como
hospitalizacin.
Es la hora en que el paciente deja
efectivamente el servicio de urgencias, con
el formato estndar de hora militar.
Validar que el campo causa bsica de

muerte no sea nulo, si el estado es igual a
2.
Valida formato fecha

Valida que la fecha de la salida no sea
mayor a la actual
Valida que la fecha de salida no puede ser
anterior a la fecha de ingreso.
Valida formato hora

minutos.
Salida.
4. ARCHIVO DE HOSPITALIZACIN: AH
DATOS
N de la factura
VALORES PERMITIDOS
Nmero de la factura
CMO REGISTRAR
Se registra el nmero de la factura segn las
reglas establecidas para el archivo de
transaccin.
VALIDACIONES
Cdigo del prestador
Cdigo del prestador de servicios de salud.
Tipo de documento de
identificacin
Tipo de identificacin
Igual regla de registro que en archivo de

transaccin
Las opciones 1,2 y 4 se refieren a la misma

institucin, es decir, si fue atendido en
urgencias o consulta programada o si naci en
ese hospital.
Si Va = 1 => El usuario debe aparecer en

AU
Si Va = 1 y no aparece en AU => El
usuario debe aparecer en AC con consulta
de urgencias
Si Va = 2 => El usuario debe aparecer en
AC,
con
consultas
generales
o
especializadas.
Si Va = 4 => debe aparecer la
hospitalizacin y el procedimiento parto, de
la mam.
Va de ingreso
institucin
la
Nmero de identificacin del usuario en el

Sistema
1 = Urgencias
2 = Consulta externa programada
3 = Remitido
4 = Nacido en la institucin
Remitido se refiere a que el paciente proviene

de otro servicio en otra institucin que no
puede ofrecerle los servicios que su condicin
requiere, y por tanto se remite. Esta remisin
est determinada por las condiciones
convenidas con el pagador, por lo general
requiere autorizacin previa.
Fecha de ingreso a la
institucin
Se registra la fecha (da, mes y ao) en que el

paciente ha sido ingresado al servicio de
hospitalizacin.
Si el paciente se encuentra en urgencias y
Se valida que fecha de ingreso no sea

mayor a la fecha actual
Debe ser anterior o igual a la fecha de
salida o egreso de urgencias
lleva 6 horas o ms pero el hospital no cuenta

con camas disponibles para su hospitalizacin,
se debe seguir registrando como atencin de
urgencias y no como hospitalizacin.
Hora de ingreso
del usuario a la
institucin
Debe registrarse la hora en que el usuario

pasa
a hospitalizacin, con el formato
estndar de hora militar.
Un valor nico
Solo se registra si se ha solicitado y la EPS ha

autorizado mediante la asignacin de un
nmero de autorizacin. Es importante para
efectos de la auditoria y el pago.
Causa externa
12 = Sospecha de maltrato emocional
15 = Otra
Del 1 al 12 son las causas externas que ms

interesan para la vigilancia de la salud pblica.
Corresponde al diagnstico que dio origen a la

hospitalizacin, en urgencias, consulta externa
o remisin.
El diagnstico principal de egreso debe ser un
diagnstico confirmado en la mayora de los
casos. Solo habr algunos casos en que no se
pudo confirmar.
Corresponde al diagnstico que justific la
mayor parte de la estancia.
Los diagnsticos relacionados son todos
Diagnstico
ingreso
principal
de
Diagnstico
egreso
principal
de
Valida formato hora

minutos.
Salida
No se valida
Valida que el valor registrado se encuentre

en el rango de los valores permitidos.
Si hubieren otras causas externas no

contempladas en estas 12, deben seleccionar
el valor: 15 otra; y si se requiere una mayor
precisin en la causa que origin la atencin
pueden hacerlo en el campo de diagnstico
relacionado, con los diagnsticos de los
captulo XX, letras V a la Y.
Los valores 13 y 14 corresponden a las
causas de demanda de enfermedad general o
profesional.
Se valida que no sea un cdigo Z
Se valida que est en la tabla de referencia
de CIE, 10 revisin.
de CIE, 10 revisin
de egreso
de egreso
de egreso.
Diagnstico
complicacin
Estado a la salida
de
1 = Vivo (a)
2 = Muerto (a)
aquellos que hacen parte del estado de salud

que justific la estada en el hospital.
Se diligencia si hubo una complicacin.
Sealar si el paciente sale vivo de la
hospitalizacin o muerto. Si su condicin a la
salida es sta ltima, el siguiente campo no
puede ir en blanco.
La causa bsica de muerte, segn la
Clasificacin Internacional, es la causa
primaria que origina la secuencia de hechos
que terminaron en la muerte, ya sea una
causa externa o una enfermedad.
Obligatorio si el estado a la salida es =2
Diagnstico de la causa
bsica de muerte
Fecha de egreso
Es la fecha en que el paciente deja el servicio

de urgencias.
Hora de egreso
Es la hora en que el paciente deja

efectivamente el servicio de hospitalizacin.
de CIE, 10 revisin
de CIE, 10 revisin
de CIE, 10 revisin
de CIE, 10 revisin
Que el valor est en el rango permitido

2.
Valida que el cdigo est en la tabla de
CIE 10.

mayor a la actual
Valida formato hora
minutos.
Salida.
5. ARCHIVO DE RECIEN NACIDOS: AN
contenga el mismo nmero de registros
DATO
Nmero de la factura
VALORES PERMITIDOS
Tipo de identificacin de la CC
madre
CE
PA
RC
TI
AS
MS
=
=
=
=
=
=
=
Cdula ciudadana
Cdula de extranjera
Pasaporte
Registro civil
Tarjeta de identidad
Adulto sin identificacin
Menor sin identificacin
COMO REGISTRAR
VALIDACIONES
Se registra el nmero de la factura segn las Igual validacin que para la consulta.
reglas establecidas para el archivo de
transaccin.
La madre ha sido registrada con un documento
de identificacin al ingreso a la atencin de
parto y a la hospitalizacin. Ese mismo tipo de
documento se debe colocar en este campo
para poder hacer trazabilidad cuando se
requiera.
Se valida estructura
Se valida que el valor seleccionado est en
los valores permitidos: CC, CE, PA, RC, TI,
AS, MS
Se valida que el tipo de documento
corresponda a la edad
Nmero de identificacin de Un valor nico

la madre en el Sistema
Corresponde al nmero del documento de Se valida igual que en usuarios

identificacin del usuario o el que le asigne la
entidad administradora del plan de beneficios
Fecha de nacimiento
Un valor nico
Fecha de nacimiento del recin nacido
Hora de nacimiento
Un valor nico
Edad gestacional
Un valor nico
Control prenatal
Sexo
Peso
Diagnstico
del
1=
Si
2=
No
M= Masculino
F =Femenino
Un valor nico
recin Un valor nico

mayor a la actual
Es la hora del alumbramiento.
Valida formato hora
minutos.
Salida.
Nmero de semanas de gestacin de la madre No se valida
al momento del parto
Identificador para determinar si la madre tuvo Que el valor seleccionado est dentro del
control prenatal
rango permitido.
Identificador del sexo del recin nacido
Que el valor seleccionado est dentro del
rango permitido
Peso en gramos del recin nacido
Se valida que sea numrico
Si el nio presenta alguna patologa, se debe Que el valor seleccionado est dentro del
DATO
VALORES PERMITIDOS
nacido
Causa bsica de muerte
Fecha de muerte
COMO REGISTRAR
colocar un Cdigo del diagnstico, segn la
Clasificacin Internacional de Enfermedades
vigente. Puede ser un Dx presuntivo
Si el RN fallece antes de las 24 horas de
nacido, y sin que se hubiera hospitalizado por
alguna patologa, se debe colocar el Cdigo de
la causa bsica de muerte, segn la CIE 10
Debe ser igual a la registrada en el registro de
defuncin.
Un valor nico
Hora de muerte del recin Un valor nico

nacido
Fecha de muerte del recin nacido
Hora de muerte del recin nacido
VALIDACIONES
rango permitido de la tabla de referencia

2.
Valida que el cdigo est en la tabla de CIE
10.
Si este campo no es nulo, la fecha y hora
de muerte son variables obligatorias.
Valida que la fecha muerte no sea mayor a
la actual
Valida que la fecha de muerte no sea
anterior a la fecha de nacimiento.
Valida formato hora
minutos.

Lineamientos Técnicos Entidades Aseguradoras de Planes de Beneficio

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MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL

LINEAMIENTOS TCNICOS PARA EL REGISTRO DE LOS DATOS DEL REGISTRO

Bogot. D.C. Octubre de 2009

EL REGISTRO DE LOS DATOS

COMO REGISTRAR LOS DATOS CON CALIDAD

1. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES

Cdigo de la entidad que

Cdigo asignado a la Entidad Administradora de Planes

Nombre del responsable del

Colocar el nmero del volumen (CD) de tantos volmenes

2. Estndar del archivo plano

2.1 Caractersticas de los archivos planos

Nombres de los archivos

Archivos de registro de datos

2.2 Calidad de los datos:

IPS QUE PRESTARON TIPO

Cdigo del archivo

Nmero completo del cdigo de la Entidad

Valida formato fecha.

Estructura de los datos de identificacin

Nmero completo del cdigo de la Entidad

Para los adultos, mayores de 18 aos de nacionalidad

Los nios entre 7 y 17 aos, deben identificarse con la tarjeta

Para nios menores de 7 aos, el tipo documento ser el

Se valida que el valor seleccionado est en

Si no tiene el documento (despus de haber verificado que en

El personal de admisin de pacientes de la IPS debe tener en

Los valores de este dato quedan

Esta tabla de valores ha sido ajustada para poder identificar la

Que la longitud sea menor o igual a la

Si es menor de 30 das y el tipo de

Identificador para determinar la condicin del usuario en el

Se valida que el valor seleccionado est dentro

Cdigo de la ocupacin del usuario en el Sistema, segn la

Se valida que el valor seleccionado est dentro

Se registra marcando la opcin que corresponda a: aos,

Debe registrarse si la persona reside en zona rural o urbana.

Se valida que est dentro de los siguientes

Se valida que est dentro del rango de valores

Se valida que est dentro del rango de valores

Personas de la tercera edad en proteccin de

Comunidad Indgena que no este identificada

Poblacin indigente adulta que no este

Poblacin infantil a cargo del ICBF.

Comunidad indgena menor de edad no

Poblacin indigente menor de edad que no est

COMPOSICIN DEL NMERO DE IDENTIFICACIN

Cdigo departamento+ cdigo municipio + S+ consecutivo por afiliado

DATOS DE LAS ATENCIONES

Nmero completo del cdigo de la Entidad Administradora de

nico valor: cdigo del prestador.

Igual regla de registro que en archivo de transaccin

Igual validacin que en el archivo de

nico valor: nmero de la factura.

Se registra el nmero de la factura segn las reglas establecidas

Se valida que el nmero de factura est

Igual regla que en registro de usuarios

Un nico valor posible de esa

Esto implica que el Hospital registre diariamente en el Sistema las

Igual validacin que en el archivo de

Que exista en la tabla de procedimientos

Los cdigos de consulta electiva de primera vez son los

Consulta de Medicina General electiva: 89.02.01

Cuando el paciente es atendido para hacer un control de