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.Sistemas

Administrativos.

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Antecedfmtes academkos de los autores

Juan Jose Gilli

Tecnicas & Aplicaciones

Doctor en Ciancias Econ6micasyUcenciado an Admlnistrad6n (U8A) can


especlalizaeionas de posgrado en lamas de'pedagogfa y psicologfa social. SiJbdi~
rector del Departamento de Administraci6n y Protesor Asociado a cargo de la SlI
Catedra de Estructura y ProCeditnientos an la Facultad de Clandas Ec6inlcas
(UBA). Profesor Titular y Coordlnador Acadamico en la maestria de Economfa y
Administraci6n del ESEAOE. Presldente de la Comisl6n de Estudlos de Admlnis~
tTaci6n dalConselo ?rbtesional de Ciandes Ec6nomlcas.

JUAN Jd~E

Angel Oscar Arostegui

GILLr':

ANGEL O. AR.OSTEGUI
.INEs DOVAL DE 'ANTOINE
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ANTONlOiFOVAKIS
ALEJANDRA S. IESULAURO

Ucenciado an Admin'lstraci6n y C&ntador Publico (UBA); cursala carre


ra de posgrado en Adm!pistraci6n Rnanelara an la mlsmaunlvarsidad y ha
reallzado cursos deaspeclallzaci6n docante. Profesor Adjunto de Estructura y
Procedlmienlosen la Facultad de Clanclas Econ6micas (USA) y Profesor As~

clado de Teona de la Administrae!6n en.la maestria de Derecho Empresario


del ESEADE.
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.mes Maria Doval de Antoine


Ueenciada an Admin/strad6n (UNR) y Contadora Publica (UNL); agre

sada como Docenta Autonzadade la Carrera Docenta de la Facuttad de Clen

des Econ6mlcas (USA) y cursa actuaimente el Doctorado en Clendas Econ6


micas en la misma facultad. Protesora Titular de AdministraciOn en la Universi

dad Naclon~1 da Entre.RIos, Profesora Adjunta de Estructura y Procedimientos

, en l.a.USA yCoordiflado~ (j~ A~ign~ura en e!.lNADH. .

Antonio Fovakis .

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Uceneiado en Administracion y CQJ1!~dorPublico (USA):profesor Ad

junto de Estructura y Procedlmientos en la'FacuHad deClencias Economicas

(USA), Profesor As.ociado snla Carrera de Posgrado enSindicatura COl1cursal


de la misma facultad y protesor Titular de Teana de la Administraci6n en la
Maestria de Deracho Empresatio del ESEADEj:,Micapresidente de la Comisi6n
de Estlfdios' an Mministraci6nc del Conssjo Prtifesional deCiericias Econ6micas .

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Ucenciada en Adminlstraci"!1 egresada.dela Faculti'ld de CienclasEco


namicas (USA) donde ha realiiadocursosde especializaCi6n docente. Profe
sora Adjurlta de Estructuray Procedimientos en la Facultad de Ciencias EcO
namicas (UB.'\), colaboradora del Instituto.de Investigaciones A,!:tminlstrativas
de la misma facultad y Jeta de TrebaJosPracticos de Admlnistraci60de Recur
sos Humanos y de Estructura de la Organizaciones en laUnivsFSiclad Teenologiea Nacional ~ Regional Buenos Aires. .
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Alejaridr~ Susana 'esulauro

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Unlversldad a Dlstanela
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MOdulo!

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.TE CNICAS

Unid~d 1. EI enfoque desisteI1las ...............................

. , ). D~fefentes 'aspectos defenfoque d~ siste~ilS


1.1. Un nuevo paradigma,' J.2. Una teorla
1.3. Unametodolog(a de la administraci6n.

"",''. :':""'; .~; ,:: : ...

ae la '. orgcmlt.ad6n"
.
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15
15

2. El aporte ala administraci6n.".,:,... ;~ ... ~ : ...... , . , , .. , , .. , 21


2.1. Definici6n,de Umites;2;2.'Foc~lizadt5n..el{ los objetivos;
2;3. EstructuracMn de.lossubsistemas;'2A.' EvaluaCion del
desempeiio; 2.5. Direcci6n y diseiiO de sistemas.
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". Algunaspar'ad'
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Para su autoeyaluaci6n . '.' .... ~ ................. ,' . ." ..':. ',' 25

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Unidad 2. Sistemas admiru,strati"{os .,.; '.' '_.~ ":'" .'~ ",... ,; 27


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dm~strativ9:
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'...;...... '.; 27
1 Qu,eesunslstema~
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1.1.El concepto; 1.2. Los elemintos. .


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.
, ' . ,... ..... 30
2 . l, QUc. nCIOne;s. Cll1'JlP e.,. ',' . ',' ... , .. ', .. ,.;... , .'. , .....
2.1. Hac~r l~ c~s~ q~es~' ckben'ha~er; 2j. lxz'relacion cos/o. ;,
'beneficio; 2.3, El control intl!mo,: 2.4. Los. requerimientos de.
.
fonnacioil..'
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3.1.' Errol del analiita: 3.2. :1 perfil requerido:
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4.l?am suautoevaluaci6n ., , ..... , .................. , : ';' . 40

Sistemas Administrativos

Sistemas Administmt.ivos
3. Normas de

Unidad 3. Metodologia de ~ruis!s , "': . 43


1. E1 recurso del metodo ",.............. ................ 43

2. Una metodoiogia tradicional ........................... , 45

J:
'.4 . In !or.maClon

5. Para su autoevaluaci6n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 57
Unidad.4. Herramientas usuales ................ ~ ............. 59

1. Del uso de herramientas ...............................


2. Cuestionarios ................ _........................
3. Diagramas ........... ; ... '.... -. .......................
fl: Dkl.gramas de programaciOn; 3.2. Diagramas de representaci6n.
4. Manuales",~ .. -~ .......................... " ............
_4.1. Pautas para La elaboraci6n de un manual de procedimientos.
5. Para su autoevaluaci6n .......................... : ..... ,

59
61
64

72
79

de

C;)mla: :~';U!mo

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para el movimiemo de
especificas del subsistema
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, .. ., ........
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3. La'perspectiva dela reingeniena ......................... 50


4. An8.1isis comparativo . . . . . . . . . . . . . . . .. ................ 56

i'io.71'!:lS

Pagos.

Etapa I: Definicion del plan de trabaja. Etapa II: Relevamiento.


Etapa III: An(llisis. Etapc, rv Disefia. Etape v: Implementaci6n.
Etapa I: MovilizaciOn. Etapa II: Antilisis. Etapa 1lI: Selecci6n.
Etapa N:. Rediseiio. Etapa V: Implementaci6n.

.",.,.,. " ........ , ..... .... 107


de ::r;Jl!ro( inYerfio

5'.2,

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Unidad 5. Subsistema de Compras ......... 83


1. Alcance.... :.; ......................................' .- .. 83
2. Modalidad~s . ; ...... ~ ................................ , 84
3. NQrmas especificas de control iritemo '. ;: ..... : ............ 85'
4. Informaci6n gerenciaJ ....... ; .. , ... " ................. " 88
5. Descripci6rrdelsubsistema ............ : ... ". : .......... 88
5.1. Diagrama global; 5.2. Descripci6n de los m6dulos;
. 5.3. Ejemplo de 'un circuito de Compras.
.
6. Para su autoevaluaci6n ............. ; ......... ., ....... 101

. Unidad 6. Subsistema de Pagos ... ~ ............. " ........... 105


1. Alcance ............................ '.' .... : ....... , ... 105
2, Modalidade_$ -........................................ 106
,:~

111

......... ,......... :...... 112

5.1. Diagrama
5.2. Descripci6n de los m6dulos;
5.3. Ejemplo de un circuito depagos

"

'6. Para su autoevaluaci6n ...... , ......................... 120


Unidad 7. Subsistema de Produccion ............ 123

1. Aleance ............... , .. -. ................ ~ ........


2. Modalidades ................................. : ......
3. Normas especfficas de control intemo ....................
'4. Informacion gerencial .................................
5. Descripci6n del subsistema ...... , ......................
.

123
124
125
127
127

5.1. Diagrama global; 5.2. Descripci6n de m6dulos; 5.3. Ejemplo


de un circuito de producci6n.
. .

6. Para su autoevaluacion . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135


Unidad 8. SlilDsistema de Ventas ......
139
1. Alcance .......................................... '. 139
2. Modalidades ... ,' ............................ : ..... , . 140
3. Nonnas especificas de controUntemo .. '" .. , .. , .. , , .. :: . 141
4. Informacion gerencial ... , ................, ... ' ......... 143
5. Descripci6n del subsistema: , .................. , ... " ... 143
0

. M6duioU
SISTEMAS APLICADOS

' 0 0

.5.1. Diagrama global; 5.2. DescripeiOn de los mOdulos;


5.3. Ejemplo de un circuito de venta a credito.
.

6. Pal'a-'Sll autoevalq,aci6n .... ~. ~ ..... , . , . , ................ 152


Unidad 9. Subsistema de Cobranzas ......
155
1. Obj~tiv~ y :~lcance ............ , : ....................... 155'
0

2. Modalid~des ........................................ 156


3.Nofmas de'control intemo ... '" .......... , ... " ...... , '. '158
3.1. Normas de control interno generales para el nwvimiento de
Jomios; 3.2. Normas de control intemo espedficas del subsistema
"',"
..'
. de Cobranzas.

4. Informacion gerencial ................................. 160

10

Sistemo,s Administratlvos

5. Descripci6n del subsisterna ........................ ; .. : . 161


5.1. Diagrama globaL 5.2. Descripci6n de los,m6dulos,'
5.3. Ejemp[ode un circuito de cobranzas
6. Para su autoevaluaci6n .........................
; ... '., .. 170
.
! ,

Unidad 10. La infonnatica y los sistemas administrativos.:. ~ 173


1. La tecnologia informatica...... , ............ '. . . . . . . .. .. 174
2. El impacto de la infonmitica sabre los procediritientos' . ,

adrninistrativos .................... , ~ . ; .... : .. . . . . . . .176


3.l,C6mo se modifican los subsisternas basicos? .. '.' . ",' ... , 178
3.1. Subsistema de Compras; i2~ Subsisiema ie Pai~s: }3;Sub~ .

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Presentacion

sistema de Produccion; 3.4. Subsistema de Ventas; 3.5. Subsistema de Cobranzas.


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,

4. Lecturas .. ': . , ............ .' " .. .' ...... ':, ......:.. '" .. '," ...... 185
5. Para su autoevaluaci6n ............... ; ................ 187

Ape~dice 1. Procedimien~os Administrati~Os .

~:. :.'~

189

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NormaIRAM 34501 (octubre 1984).
Simbolos para la representaci6n gr8.fica ..... " . ". " .. ',' .. , .;.~ 189
O. Normas por cOnJultar; 1. Objeto; 2. Condiciones generales.

NonnaIRAM34502(setiembnd985}.:,
:
".
.Tecnicas para la representaci6n gnffica ........ , ............ , 192
, O. Normas por cOnJultar; 1. Objeto: 2. Condiciones g'eneraies..

Norma !RAM'34503 (mayo de 1974):


.' ,
Lineamientos generales para el'disefio de furmulari6spam Iii
, representaci6n gnlfica................:'; . , i :"" , :
O. Normas par consultar; 1. Objeto;

2~

199

Condiciones generales..

Nonna!RAM 34551 (diciembre 1986). Manual de procedimien~


tos administrativos. Contenido y presentaci6n ..... :.' ...... : ... 201
o. Nor-mas por consultar; 1. Objeto y alcande;: 2. Dmtenido del
manual; 3. PresentacioTi del manuaL

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Apendice 2. Regimen de facturacion y R.egistracion de ,opera~ones.~ 205

Apendice 3. Aplieacion

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de las berramientas
a ,una sitwlci6n~~fU1ar,213
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Bibllogi-afia' Gener8I ....

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219

och~nta'<:

, Julian Marias declo, a poco de cumpUr sus


alios, que los proyectos son Ia vida. En esesentido, este libra es
ademas un proyecto compartido por u.n equipo 'quetrata de volcar
en el su experiencia projesionaly especialmente su trabajo docerl.te
en 'La C6.tedra de Estructura y Procedimientos de l,a Facultadde
Ciencias Econ6micas de la Universidad de Buenos Aires.
.
La concreci6n del prop6sito enunciado se orienta hacia tres
objetivps centrales:
1) Integrarse al proyecto Hemandarias' de Educaci6n a Distan cia, como texto comun de las distintas carreras tecnicas.
2) Cubrrr un vacfo bibliografico sobre el tema de ~istemas
ministrativos, especialmente sobre los aspectos tecnicos y la ejemplificaci6n de sus aplicaciones.
"I'frJ. ~) Servir co,!,~ .una ~ua de ~opractico para aquellos fj,u,e
.' traMlJan en el analzsls y aZ'senq de SIstemas. No pretende ser la uit!, ma palabra, solo intenta ser un aporte tecnico.
En cuanto a los contenidos del libro, podemos decir que el
analisis y diseiio de sistemas administrativos constituye una activi~
dad muy difundida en nuestro medio, aunque no siempre adecuadamente comprendida y valorada en sus aspectos metodo16gicos.
La irrupci6n de la computaci6n crea en mucho! la idea mtigica de que su potencialidad permite, por sf sola, resolver todos los
problemas y lograr una administracion efectiva y eficiente. asegu"

12

FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCrA"HERNANDARIAS

rando ademas informacion confiable y oportuna para la toma de


decisiones.
La realidad, por cierto, dista mucho de esta creencia. Los resultados de los procesadores electronicos 0 humanos dependen del
programa que utilizan y estos no pueden definirse apropiadamente
sin un reconocimiento'metodico de la empresa y de sus problemas.
En esteultimo proposito se centra el desarrollo dellibro, que
se ha organizado en tomo ados modulOs tematicos:
En Modulo I, l?ajola denominacion:de Tecnicas, se intentara, partiendo de fa perspectivadel enjoque sistemico, caracterizar
a los sistemas administrativos as( como la metodologia y las herramientas disponibles para su aiuilisis.
El Modulo IL Sistemas Aplicados, nos propondra la aplicacion prtictica de las tecnicas ya aprendidas a los cinco subsistemas
btisicos de toda empFesa: las compras, los pagos, la produccion,
las ventas y las c~branzas. .
Por ultimo, creemps que la expectativa y el esjUerzo puestos
. en este libro estarian iampliamente recompensadas, 'sf el.lector encuentra en el un elem,ento utiZ para s~ desarrollo profesionalyde
ap/icacion al mejora~iento de lao re;alidad administrativade empre"sas e institucionesde
oSu
m(!.dia.
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Juan Josl Gini

MOdulo.!

TECNICAS

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Este M6d!,1lo tiene como objetivo lograr un acuerdo


acerca del concepto de sistemas adrninistrativos para, a partir de
allf, conocer la rnetodologfa y las herrarnientas disponibles para su
ammsis y diseiio. El desarrollo del modulo respondera a la siguiente
estructura:
La Unidad I, EI enfoque de sistemas, se inicia con e1 analisis
del enfoque de sistemas desde una tripleperspectiva, como paradig- .
rna cientIfico, como teorfa de la organizaci6n y como metodologia.
de la adrninistraci6n. La Unidad concIuye con un resumen de los
principales' aportes de este enfoque a la Administracion, que tiene el
objetivo de fijar conceptos y precisar terminos que se utIlizaran en
el resto del libro.
En la Unidad 2, Sistemas administrativos, se da respuesta a las
preguntas l.Que es un sistema administrativo y cuaJes son sus funciories? Esta ultima pregunta nos neva a tratar los conceptos de eficacia, eficiencia, control interno e infonnacion gerencial. La Unidad termina introduciendonos en la tarea del artalista administrativo.
La Unidad 3, Metodologia de. analisis, tiene la intencion de
proporcionar una gufa practica para el analisis de sistemas administrativos. A tal fin se presentan dos,programas de trabajo, uno planteado desdeun enfoque tradicional y otto desde una perspectiva de
reingenierfa.
.
Con la Unidad 4, Herramientas usuales, se cierra el Modulo
presentando algunas de las hyl!amientas mas comunes para realizar
las tare as previstas en elplan de trabajo del analista; es decir: cuestionarios, gnificos, diagramas y manuales.

EI enfoq~e de sistemas

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1. Diferentes aspectos del enfoque' de sistemas


Antes de adentrarnos en el tema, tomemoscomo referenda
provisoria la definici6n eorriente de sistema como conjunto de elementos relacionados, donde los elementos .pueden ser objetos, per.son as 0 eonceptos y tambien distintas eombinaeiones entre los tres
. eomponentes.
Sobre la teorfa que se oeupa de los sistemas, dice Van Gigch
(l981) "euando hablamos de Teona de Sistemas a de Enfoque de
'... Sistemll$, podemos referimos a muchas casas", entre atras, a un

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aquel1~

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de' que nada mas pnktico que una buena teo,.,ria, cornenzaremosnuestro trabajo, que trata de tecnicas y aplieaciones, hablando de la teorfa de sistemas. Pretendemos preeisar su
a1eane~ y ver emil es su aportea la administraeion y en particular a
nuestrotema de sistemas administrativos.
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'" A partir de aquf, avanzaremosen las Unidades 2 y 3 sobre el
coneepto de sistema administrativo, y en la metodologfa para su
anaIiSis.,:'

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'Unidad 1

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EL ENFOQUE DE SISTEMAS
16

~~-:-~l1' ?~T.,.:i~-::t

FUNDACION UNIVEASIDAf)AG/STANQJkWcRI\JANDARIAS~'

nuevo paradigmr:tdentfficr\. a una teona de la organizaci6n 0 a una


metodologia de ,,,jmimstraci6n.

l.L Un nuevo paradigma


O:lfienzaremos Ihablando de iaTeorfa de Sistemas como un
.nuevo paradigma eientffico, y para ella tenerr"o::;
;c.:rerimos,
concretamente, a la teoria general de sistemas y buscar sus antecedentes en los trabajo~ de Von Bertalanffy a partir de 1920, y fundamen~i11rriei\le 11]30, C'i.:ianao pace su propuesta de un enfoque que
abarque el estudio de los tern as eomplejos.
Estas ideas toman forma en 1954 cuando Bertalanffy junto con
Boulding, Rapoport ,y Gherad eonstituyen la Society for General
Systems Theory, que tendril como objetivos fundarnentales la investigaci6n de iSOIIlorfiSJI10S entre 90nceptos y; teorias de distintos
campos del conoeimiento; el desarrollo de modelos te6ricos para
. aquellos campos del conocimiento que carecen de elIos (especialmente las ciencias sociales por sus problemas de cuantificaci6n) y
por ultimo; la unidad de la cienda, es decir 10 que Van Gigch llama
definir un "orden de 6rdenes" 0 una "ley de leyes".
. Cuando Van Gigeh estuvo en la Argentina, en 1982, hablaba
de una "metateona cientifica" y hacia referencia a la teona general
de sistemas.
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.
.
'
Veamos cuaIes son los. conceptos distintivos 0 basic os de esta
. teona general de sistemas: .
_ Interreldci6'le in.terdependencia entre los elementos del
sistema: los elementos no relacionados nofonmm parte del sistema.
Siconsideramos unsistema:.eI1.1presa, por ejemplo; es facil advertir
la iriterrelaci6nque existe entre vetltas y producci6n,o enu-eproducci6n yfinanzas.
...... .
_ Totalidad: podrlamos llamar a este concepto de totalidad
;"gestaltico'\en .tanto enfoca a~ sistema complejo. como una totali
dad yno trata de inf~rir hip6tesis 9 de proponer soluciones a partir
. de una parte del siste):na 0 de un problema concreto.
.. . -Teleologia: es decir, que los sistemas buscan objetivos im.: plicitosy estos objetivos tienden ala supervivencia'. Todos los s!ste.. mas incluyencomponentes que iriteractUan, y la interacci6n hace
. que se alcance algun~a meta, un estado final 0 una posici6n de equilibrio..
. .
.
. '-Existencia de
ciclo:que tiene que vcr con insumos, procesbsy productos. Esta referido a materiai; primas;'mano:de obra,

un

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17

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dinero e infomnicion.que ingresan, suffen una transformaci6n dentro de la organizaci6n.y vuelven a salir en tenninos de productos,
de servicios, de pagos, remuneracices ~'1tereses, etc. Este es. el cicio 2;f::tividade. ilecesarias para c:oLsecuci6n de:las metas,
- Entropia: este concepto
que en los sistemasflsicos
los elementos, si no se mantlenen ordenados, tienden a1 desorden.
En este sentido los sistemas compleJos, los sistemasisociales, tienen
Ia posibilidad de mantener elorden mediante la inoorporacion de
energia. .
ii , i
. Cuando hablamos de incorporaci6Ii' de energia. est amos refi~
. riendonos a la incorporaci6n deinformaci6n acercaqe]os resultados de sus actividades queJe permite realizar aJustes ycorrecciones. ;
i
Ii
..
_1. Jerarqu(a ydiferenci{lcion: elterrhino ierarq~fa impJicani. veles pe sisteinaso sub.sistemas. Por ejeipplo, ten~1ll0s un primer
nivel que es el de la empresa global y despues podernos diferenciar
subsistemas en un .segundo nivel; comopocirian ser ;108 de comerciali~acion, producci6n, fina.nzas, administrad6n de, personal. A su
vez, pbdriamos establecer uri tercer nivel desribsistemas dentro de
cada una de esasareaS: Sj tomamos ventas:teruiIfrurtos irivestigaci6n~e mercado, operaciones deventas, sf)rviciqs a!diente~, publiCidad,letc. . .. . . . .
. ':.' . .....
... 1 .' ...
Tambi6n tenem08 un concepto de. difereriCiaCiori para el curu
sirven, los ejerriplos que hemosdado, donde los subsistemas tienen
.que ver can areas de especialidad,con funeiones diferenciadas.
.;
_I Regulad6n o control porretroacd6n:el conceptb de retracci6ti, oretroalimentaci6n tiene que vet, c0111a infQtmaci6n aeer'ca de)as salidasque va a permitir ajustarel comportarniento de Ia
. empresa. paraellogrodelos objetivos. Esto iinplica;JoqIlular obje: tivos y planes para cumplirlos; eI l::ontrol nos permitira deterrninar
. desvfds en la ej~<ctlci6n ycorregirlos..
:
..

1.2. Una teoria de la organizacion


<

. . Si pasarnos ahora a analizar el eQ.foque del sistema como una


teoriaacerca deJas prganizaciones, tenemosque referirnos a: la evoIuci6n' de los .modelos sabre Ia org~izaci6n. En primer lugar, tendriamos elmodelo formal 0" modele mecanlco que coincide oon .el
. enfoque chisico centrado bcisicame.nte en la divlsi6n de tareas por
especialidades y la estructuradon de la organizaciqn de acuerdo
con ciertos principios "cientfficos",
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FUNDACIONUNIVERSIDAD A OISTANCIA uHERNANDARIAS'

EL ENFOQUE DE SISTEMAS

Para los clasicos, el modelo fonnal va a permitir predecir el


comportamiento de los participantes. Cuando estamos hablando de
este enfoque aparecen Taylor, Fayol y sus seguidores, pero tambien
Weber,porque en definitiva su modelo burocratico es un modelo
basado en Ia forrnalizacion para lograr el control del comportamiento.
Las disfunciones del modelo Weberiano, advertidas por Merton y Zelznick, provocanla reaccion contra el modelo clllsico desde la perspectiva de la socio\ogia a partir de E. Mayo.
E! segundo modelo, Hamado organicista, tiene que ver con el
enfoque sociol6gico de Parsons y Homans que tratan deestudiar la
organizacion a partir de una nueva analdgfa biologica.
Parsons habla de un mecanismo de homeostasis, mecanismo
que incorporado a las organizaciones sociales les perrnite 10grar
---como a los organismos. vivos- una estabilidad y perrnanencia a
traves del tiempo.
En cambio, Homans ya habla de un concepto de equilibrio
pnictico tal vez mas parecido a]concepto de la teona del equilibrio
de Simon donde la subsistencia de la organizacion depende del balance de compensaciones y contribuciones. .
Y, por ultimo, tenemos el modele de sistemas, que nos va a
proponer una vision distinta dela orgapizacion,sobre to do en cuanto aesta situacion de equilibrio ode autOlnantenirriiento.
SegUn este enfoque las organizaciones son sistemas caracterizados por condiciones de:
- CompZejidad: aquf debemos hacer referenda a la escala de
sistemas de Boulding,donde ios tres primeros niveles de complejidad estan referidos a sistemas f1sico-mecanlcos, los tres niveles siguientes a los sistemas bioJogicos y sus tres niveles de mayor complejidad estiin:constituidos por el sistema humano, el sistema social
(niveI 8, donde encontramos a las organizaciones) y los sistemas
trascendentes.
- Artificialidad: es decir que'la interaccion. entre los cornponentes del sistema (personas, recursos ffsicos e informaci6n) no son
relaciones naturales, sino relaciones deliberadamente disefiadas par
el hombre. Esto nos acerca al concepto de Simon de la administracion como ciencia de 10 artificial, como ciencia deldisefio.
.- Aperiura: esta condici6n se refiere al intercambio dclico
de energfa con elambiente, .<1: traves de la secuencia entradas-proce-

sos-salidas y realirnentacion que pociriamos graficar de la siguiente


manera:

18

,--

Trabalo

. '. Materia prima


Teenologla
Capital

Mercado Productos

Empresa

Mercado Insumos

ir-

19

~'--.-... ".i Entrada :_.: Pfoces. 0 ,--j Salida

:""'---r-- : i

'_ .._ - -

I I

Productos
Servlcios

'------..--

,,_
Aetroalimentaclon
El sistema est a en .relation con su medio ambiente, pero Lque

vamos a entender par medio ambiente? No podemosutilizar una


definicion simplista de ambierite como todo aqueUo que no pertenece al sistema. Schoderberk (1984) establece dos condiciones
. .
caracterizar al ambiente:
1) Que este constituido por variables no controladas por la Ofganizacion .. _ .
2) Que los factores que constituyen el ambiente sean relevantes para la organizaci6n.
_
~ Y curu es la linea divisoria 0 lImite entre la organizacion y su
ambiente? Aqui parece apropiada Ia referencia de Katz y Kahn
(1981) quienes definen ellfmite como la zona donde el intercambio
de energia es mas bajo que en el resta del sistema.
Si volvemos a nuestro gnifico, tenemos mano de obra, materias primas, tecnologfa y capital como insumos que la organizaci6n
requiere de su amhiente y, por otro lado, un mercado constituido
por la poblacion en general y. mas especfficamente, por clientes y
competidores, hacia el eual se dirigen las salidas de productos 0
servicios.
.
Es decir que del ambiente, considero como componentes relevantes :para el analisis, aquellos que inciden sobre el funcionarniento del sistema.
-lntencionalidad: significa que la organizacion funciona en
torna de determinados objetivos y sus actividades tienden a laconsecucion qe los mismos. Los objetivos sirven de orientacion al
comportamiento y la informacion acerca de su cumplimiento nos

20

..

FUNDAC!ON UNlVlERSJDAD A.DfSTANCfA 'HlERNANDARIAS'


.'

. peITIliteun controi po;' retroalimentaci6n . mantienti;;;;1


miento del
de acuerd.ocml 10 planeado.
El tema 12.retroalimentaci6n da origen
bernetica como. 1m desprendimiento de la
mas. Tenemos U:2 mecanismomucho mSs
home6s':&Sls
!,"J.dodologfa de la admiS'tistracion

el

Ahoraque significa. enfoquede sistema como una


metodologfa para Aa adrninistraci6ri.
Elconcepto desisterna se opone aJa ensefianza tradiciooal de
la administraci6n ya' que privilegiaelconocirniento del sistema toial antes que la bUsqueda del funcionarniento de las partes.
. . . Usando las palabras de Yafl. Gigch ~lrfamos que'existe una rnetodologfa de disefio ge sistemas que se. opone a la metodologfa tradicionalde mejoraIDierito de sistemas. Lasprincipales diferencias
siguieritecuadro:
entre a.mbos enfoque~. puedensintetizarseenel
. '. ..
.

EL ENFOQUE DE SISTEMAS'

21

::structurales, hacemos ~eferenda a


uenen ClUe ver,con la distribuci6n de
(..!.Ujj,,,,,,.>O.,.,
nos referimos al ci~;l

problema y

,=,.i:;;-;-(_liran su resova ahlslar, sino

emasls en

relaciones.

en el enfoque.tradjciomUI estan mal

, 'Ib"
qi,pUeSltOs;
un
ppros
o~etivos. .
. .,'.
En cambio, en el enfoque de sistema importan los! objetivos
de los subsistemas, pero tambien su relaci6n con los objetivos del
sistema mayor.
.
..
. En cuapto al. resultado de ios: dos enfoques. podrilimo~ decir que
eltradicionalnos permite-una mejorfadel sistemaexistel'ltej' en cainbio,
elsisternico nos proporciona el disefio de un nuevo sistema..! 1.

2. EI aporte' a la administracion
Vision

Interes .
Metodo
Objetivos .

RtSultado

Mejorfli del sistema',' ...

. . Para,precisar elcontenido delcuadrQ, podemos/agregar 'que,


en el primer enfoque,~a vision es introspectiva,: haoiael interior, ha.. .
.
cia elsistema que se analizara. .
, . EI enfoque sisremico, en cambio, requiem una comprenSi6n en
. relaci6ncon sistemas\mayores externos a este;Javisi6n,entonces,
es extropectiva. ' .
.
'.
EI int"eres drilenfoque tradicionai esta puesto en las 'causas' de
los desvios'o eirores, mientras que en el'enfoque de sistemas el interes estapuesto en los aspectos
estructurales
y. de proc~c;>.
CU3,Qdo
r
.
'.

Luegc;> del anruisis de los ires aspectos del enfoque desist~mas .


podemos decir que;.auo cuandQ lapretenci.6n de la Teorfa de Sistemas como imetateonafcientlfica (Ley db. Leyes)' ha side a~imdonada,
es innegab~e que la. misma ha s~gnificado un" cambio de iparadigilla
para la Adx;mnistraci6n ..' . .
. . ' . ' .,
.
i 1
.
Esto' se advierte.cIararnehte cuando vemos lasorganizaclones
a partir del modelo. sistemico ' 1 tambien cuando utiliZamos la metodologia deidisefiode,sistemas para -definir estructuras 'Y, procedi:'
mientos. .
. ' ,"
.
'.,
,
CUaJl'dohablarriosdelrnodelo.de ot~aniz",ci6n'Segdn sistemas
vimos c6mo, red~napartir del mismo, se puede aprecia!r la'com.:
. . .
plejidadde'iloque debemos admirtistrai. .
Desde la' perspectiva' metodo16gica, 'resultam litil. resenar los
principaleSiaportes de'la teona de sistemas al administrador, que se
'.
,.
refierena las sigliientes areas:' ...

2.1.' Definici6nde l!mites


El sistema que se aniiIiii riotetmina cuando se han identificado:todos los elementos de una organizac!6n. Los limitesique sepa-

.,~

....

22

FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A D/STANCIA "HERNANDARIAS

ran al sistema de su ambiente no siguen las lfneas estabJecidas en


un organigrama; el sistema totalcomprende todos los sistemas que
se considera afectan ose yen afectados por las entradas y salidas de
organizaci6n.
Por exclusion, el media ambient~ se estructura con todos los
elementos no incluidos en el sistema total, es decir aquellos sobre
los cuales el que toma las decisiones no tienecontrol.
.
Esta conceptuaHzacion libera al administrador de encarar. su
tarea desde un estrecho punto de vista funcional y, de hecho, 10
obliga a considerar otros sistemas. que son entradas 0 salidas para
su sistema. Los proveedores, los financistas, los consu]tores, distri
buidores, etc. son extern os a la empresa pero afectan su funciona
mien to, y serequiere su cooperaci6n. .
.

2.2. F ocalizaci6n en los objetivos


El establecimiento de lfmites esta unido a la necesidad de de
terminar metas y objetivos.La. tarea del administrador consiste en
comprender nos610 los objetivos, sino tambien la forma en que se
integran en objetivos mas amplios que convierten ala organizacion
-. en un sistema.
. ..
".
Tratar a las organizaciones con referencia a su medio ambiente
-el enfoque de sisteI11as abiertos- implica una superaci6n clara
del tradicionalmente aceptado y bien defendido enfoque de la orga
nizaci6n como un sistema cerrado.
Desde la nueva perspectiva, el adminlstrador debe conciliar
los objetivosde la organizacion con las demandas del contexte: ac
ciomstas, acreedores, elientes, proveedores, sindicatos, competido
res, etc. y establecer 1a contribuci6n de los distintos subsistemas
para ellogro de los objetivos del sistema total.
.
Cuando considerarnos el problema de de~errninaci6n de objeti
vos debemos tener en cuenta que:
Al ampliar nuestra vision, abarcando nuevos subsistemas los
objetivos cambian, seguramente se amplian y min pueden mostrarse
contradictorios con los anteriores.
La fijaci6n de objetivos esta relacionada con los diferentes
criterios seg6n los cuales losparticipantes juzgan los logros de un
sistema, raz6n por la cual eladministradordebe obtener consenso
suficiente para hacer viable a la organizaci6n.

EL ENFOQUE DE SISTEMAS

--------------~--

23

2.3. Estructurad6n de los subsistemas


Una vez que se .han identificado los objetivos, pueden agrupar
se: las actividades que buscan objetivos comunes 0 que se refieren a
funciones relacionadas. A partir de alIi, se estructuraran,los subs is
temas de una manera coherente, concentrando la atenci6n enla in
terrelacion de las tareas que deben llevar a cabo los diferentes nive
.
.
les y sectores dela organizacion.
Mas especificamente, el enfoque de sistemas hace posible
aprovechar la especializaci6n en el interior del sistema y de los sub
sistemas, pero destacando a1 disefiar las subunidades que componen
'la organizacion, que su prop6sito es satisfacer los requerimientos
. del sistema total.
.
En el mismo sentid6, Drucker nos propone tomar en cuenta los
objetivos para determinar cuates son las actividades fundamentales
de una empresa y tambien para clasificar las actividades' segl1n su
contribucion. De est a manera, diferencia las actividades de direc
cion, las que contribuyen a resultados, las de apoyo y las de mante
nimiento interno.

2.4.Evaluat:i6n del desempeiio


A partir del concepto de entropia, el enfoque de sistemas defi
ne un proceso de retroaccion 0 regulaci6n queptoporcionara al
ministrador la informacion necesaria para el control.
Cuando hablamos del ciclo insumos-procesos-salidas y retro
alimentacion nos estamos refiriendo a la evaluaci6n de la eficacia
organizativa pero, tambien, ala evaluacion de cada uno de los sub
sistemas que la componen.
Si bien el modelo de logro de objetivos puede ser cuestionado
por partir del supuesto implfcito de que las organizaciones tienen
objetivos_y que estos son identificables, 10 cierto,es que en la prac
tica la fijacion de objetivos y la evaluci6n de. su cumplimiento son
un hecho comente de ~~ena administraci6n.

2 ..5. Direccion y diseiio de sistemas


Sj bienel termino administracion abarca tanto las funciones de
planeamientocomo las de organizaci6n y control, muchas veces se
estab1ece unachira separacion de la fund6n de disefio de sistemas.
No se puede distinguir a1 diseftador del administrador, debido
a que\as decisiones tomadas par uno afectan directamente al otro.

24

FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTAt;JC/A -HERNANDARlAS

El disenador no puede separarse de las .f~ses de plat;eamiento y


operacion deJ sistema y, a Stl vez, el admlUlstrador se mvolucra en
el diseiio cuando detennina los objetivos y alcances del sistema y
cuando asigna los recursos,
'Obviamente, eladministrador y el diseiiador trabajan en pas
del Inismo conjuntode objetiyos, aun cuando su punta de vista pue
diferir enenfoque y metodo, ya que generalmente sus funciones '
se asignan adiferentes personas separadas por tiempo yespado.
Con el enfoque de sistemas se busea minimizar esas diferen
cias ya que se con~idera que ambos toman decisionesque deben
optimizar el s!~te:.ma totaL En la pnktica, la .t~nden.cia es que todo
proyeeto'de dlseno tenga como hder aladIDlnIstratiyo responsable
del sistema y que el analista actile como soporte: tecnico y cataliza
dor de; la tarea.

3.. Algunas ~-=a=do..=...jL:.:a=-s_ _ _ _ _ _ _-,--_


Hemos visto qtt e Ja contribuci6n delenfoque sisternico a la
pnktica del administrador es significativa, especiaImente en 10' que
se refiere a la tarea de disefio, que es el tema central, de estelibro.
Pero no parece propio terminar esta Unidad sin mencionar dertas
paradojas que algunos autores encuentran en este enfoque y que re
.
seiiaremos muybrev~mente a continuacion: ,"
- ComplejidadfversUs simplicidad:' . esta paradoja se refiere a
que, aun concibiendci a la organizacion como un sistema complejo,
muchas veces estamds tentados a actuarsobre el sistema desde un
enfoque 'simplista pot el uso deUrecetas" administrativas, oporque
debemos tomar decisiones parciales por cuesti6n de tiempoo de
economia de recursos, perdiendo de vista elsistema total. .
~ Orden versus desorden: la teona de sistemas "elorden de
ordenes" propone un imodelo de funCionarniento de la organizacion .
en torno a determinados: objetivos, 10 que'tambien supone -como
acabamos de ver- retroalimentaci6n de infonnaci6n' para el con
trol del desempefio. Sin embargo, sabemos queen la realidad rnu
.,' ' . '
chas veces coexisten d orden y el desorden.
Tendernos a pensar que el des orden ~y aun el caos- no son
administrables, pero para muchos autores son administrables, aun- "
que de una manera distinta a la que estarrios acosrurnbrados.
. ~ Optimizaci6n versus suboptimizaci6n: la bUsquecla del opti
mo parece posibl~ en iun sistema orientado por objetivos y con in,

EL ENFOQUE DE SISTEMAS

25

formaci6n para la autorregulaci6n, pero resulta util para superar la


paradoja, ila propuestade Thompson de diferentes grados. de apertu
"
ra del sistemasegtill el nivel de la organizacion.
ASl, cuando focalizamos en el nivel de direcci6n, estamos en
frentando'la incertidumbre del ambiente y debemos pensar en la Of
gartizacioncomo 'un sistema abiertoy en deqisiones satisfactorias.
En cambio, cuando consideramos los niveles,Operativos; la incerti
dumbre ha sido acotada por las decisiones de los IDvcles poHtico y
gerehcial y, por 10 tanto, podnamos pensar en decisiones 6ptimas
propias de tin sistema cerrado.
- Adap1aci6n versus autoorganizaci6n:iel enfoque sistemico
supone que la organizaci6n se adapta a loscam,bios que fIe exige e1
contexto a traves de 1a retroalimentaci6n. Etkin (1989) dice que las
organizaciones no estlin adaptandose permanenternente a los crun
bios que les e~tige el contexto, sino que tienen sus propios mecanis
mos de regulaci6n. sus propias leyes de autoorganizaci6n. .
.

4. Para sn autoevaluacion
1. De unadefinici6n del termino "sistema" eilustrela con a1
gunosejemplos provenientes de la vida diaria.'
2. Con referenda a una organiiaci6n con la que este familiari
zado(por:ejemplo: unafabrica, un banco, un!hospital 0 una escue
1a) enumere sus entradas, procesos, salidas y retrQaccion. i .
3. Compare el enfoque analitico (tradicional). con el enfoque
de sistemas.
4. Comente de manera breve los aportes ala administraci6n de
la Teona de Sistemas.
5. l.,Existe relaci6n entre la "focalizaci6n en los objetivos" y la
"evaluacionde1 desernpefio"? Fundamente su respuesta.
6. i,Que importancia tendria la "definicion de llmites" para el
disefio de:sistemas en administracion?
7. l. Cu81 de las paradojas del enfoque sistemico Ie parece mas
significativa tomando en cuenta 10 dicho enelpunto 2TFundamen
te de manera breve.
8. C<;>mpare el texto que se acompaiia a continuaci6n, tornado
de Elkin (1989), con 10 dicho en estaUnidad y enumere Ipor 10 me
nos tres reflexiones que surjan de la comparaei6n:

26

FUNDACION UNIVERSIDADA DISTANCIA "HERNANDARIAS'

En Administracion, en el niveJ de las descrlpciones, una de las


conceptual/zac/ones con mayores atractlvos es la que invita a conside
rar "el todo" en lugar de las partes, haciendo referencia a la presencia
de un sistema. Se adjudican a este concepto propiedades de compor
tamiento aut61l0mo que en realidad s610 son reconocibles en .indivi
duos y organismos concretos. El enunciado de /a organ/zaci6n como
sistema (no como diseno informatico), es valida como abstraccion,
como distincion en el plano de las ideas, como construcciones cuyos
bordes 0 limites son fijados pore! observador. Pera los sistemas soc/a
les . no tienen unarespuesta, salidas 0 conductas unitarias, ni persi
guen prop6sitos salvo las finalidades que surgen de la indagacion de
su histor/a y de sus interacciones con el entomo.

me

(Etkin, 1989: 13)

t. .

Unidad2

Decir que la organizacion es como un sistema vale como abor


daje 0 perspectiva.
un recurso cognoscitivo cuando se trata depo
ner como figura a las relaciones e interacciones en la organizacion 0
para explicar por que se difundenJos camblos locales 0 la resonimcia
de las ace/ones. EI sistema es la unidad, pero este rasgo de coheslv;.
dad no es productor por sf mismo, no es una causa, n/ componente f(
sico, ni recurso distinguible de la organizacion.
La idea del.sistema esta asociada con la intencion de mostrar un
conjunto cohesionado,en un ambito determiriable. Se vihcula con fa
noci6n del orden. la sincronfa, el equilibrio, la complementariedad y es
tabiHdad de las relae/ones entre las partes. La idea de la existencia de.
este orden (natural, necesario) ell un organismo es el tundamento te6- .
rico para justificar acciones que 10 preserven. EJ resuJtado (cuando las
premisas son triviales) son las practicas prescriptivas, Comunicaciones
instructivas, actitudes inql,Jisitivas, programaci6n de las decisiones y
cambios s610 conseNadores.
.

iHmMia: AN

Sistemas administrativos

El

enfoque de sistemas; como hemosvisto -mas aHa de


las limitaciones sefialadas- resulta un recurso cognitivo utH para
entender las relaciones e interdependencias dentro de una organiza
ci6n y nos proporciona pautas metodo16gicas a la hora de proponer
sistemas administrativos concretos.
. Comenzaremos esta Unidad con la presentacion del concepto
y los elementos de un sistema administrativo paraluego avanzar so
bre sus funciones y sobre la tarea de amilisis de sistemas.

1. ;,Que es un sistema ath'njni~trativo?


Iniciamos nuestro recorrido por la Unidad 1 con una defini
ci6n provisional de sistema c()moun conjunto de elementos interre
lacionados; pero esta definicion tan genericanos pemrite referinnm
tanto a un sistema economico como al sistema circulatorio y tam
bien aun sistema de transporte 0 aun autom6vi1.
Si repasamos la Unidad anterior, veremos que fuimos preci
sando el concepto para referirnos al sistema empresa, asi hemos ad
vertido como 1a interrelacion t.oma sentido si se orienta a 1a conse

29

FUNDACION UNIVERSfDAD A DISTANGIA "HERNANDARIAS'

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

cucion de ebjetivos, y que para Jegrarles el sistema realiza un ciele


de, entradas, proceses y salidas medianteel cuall interacttia con su
ambiente.
Ahera, estarnes en mejores cendicienes para en tender Ia em
presa ceme sistema y; sus caractedsticas de intencienaEdad, apertu
ra, complejidad y artificialidad. Esta ultima caracteristica que no. se '
refiere a']a interrelacion de elementos (personas,recursos ffsico.s e
infermacion) cemo. a una relaci6n natural, sine ceme al resultade
de un disefie deliberado,es una bl.).ena introducci6n al co.ncepto. de
,"
' .'
sistemasadministratives.

,de, una empresa, pero est2 difkilmente pueda ~er exitesa .sirl ,un
"
.' : .
bueri sistema administrativo.'
. Si quisierarnes .identificar les tipos de attividades l que com
, prende un Isistema administrativo tipice podrfames: distinguir con
un mfnima de desagregaci6n les subsistemas de cempras,pagos,
preducci6rl, ventas y cobranzas. Pero,si pensarnes en el m.,aneje co
mun de lai informaci6n generada poreslos ;:;ubsisternas, debemos
p~nsar en la centabilidady en los.requerimientqs informatives
' . . . . . .1
, :
.
gerel1cia. . : . ".
. En el siguiente grafico de cfrculos cenceritricos se representan
e,n.el cfrcu,Ie. exterier, los cinco. subsistemas m~ncion,ados; en e1 si
, gukinte cfr:cule, aparece e1 sist~ma centable"queconcentra lainfor
m~ci6n operativa d\! todos IQs subsistemas; y.per ultimQ,icomo .cen
tral tenemosel sistema deinfennaci6n gerencial con la illfonnaci6n
,resuinida y sistematizada de.acuerde cenles requerimientos de ese
itiveL
I
'1

28

1.1.EI concepto
concerto. de sistemas administratives est:!. estrechamente re
lacienado cen les. procesos;asf Frischknecht dice en e] pr610ge a
La Gerencia, de Peter Drucker (1975), que los sistemas administra
tives deben ser interpretades come programas para prescribir tareas.
Persu parte, Lardent (1976) define )es sistemas administrativos
ceme una red deprocedimientes relacienades de acuerde con un
esquema integrade, tendientes al ]egre de fines.
Sin duda, una empresa no. puede cumplirsus fines sin merca
do., producte 0. capit41, pero para que las funciepescomereiales, de

. prodticci6n y finanz~ puedan Hevarse a cabo. en fonnacoordinada

y efectiva,. sera. necesario que multiples' actividades administrativas

se desarrollen' efkazhiente y surilinistren la infehnaci6n necesana

para la teina' de decisienes.


':'
.
..

El tenni~o iulrriinistrotivo es aplicable a teda actividad que re:':


qui ere deinferxnaci6no quela genera a traves.de la tennina! de una
computadeta 0., mas/simple aun;medianteun formularie; una neta
() un registro.Este es independiente del sector dende se realiza lei. '
actividad. es decir q~e Jermara parte del sistemal administrativo tan
to el registro,de hor~ :~rabajad~ que. hace un' sllpervisqf 'de fahrica
o la emision de iaNota de Venta por un vendedor, como la registra
ci6n centable.efectuadaen Contaduda.
. "
.
" Esas, multiples ~lctividades permitininque el'preducte sea ela- ,
borade. y este. dispenible en cendiciones de cantidad y caUdad para '
ser entregado. alcliente;de manera.similar se:requerininactividades .
de cobianzas quepermitan con tar cen los fondos necesarios para
pagar por los insum,osquedebemes utilizar eIlla prodl.lcci6n. Sin
duda, el s~stema,adn;li~istratiy(). depor S1 no. puede as~gurar el exito

"/.

I '

. '

.'

Ahorflveamos el,gnifico; luege en elsegundoM,6dhle del Ii


. bro preselltaremos en forma detallada el funCicinamieqtp <:Ie cada
uno de losjsubsistemas basicos,
..
. .,

compra$.
.~Otabllid~ "
......
Informacion

..........

Gerencial

1.2. Los elementos


Un pro.verbio tradicional indentificaba la.administraci6n cen
"hacer que se hagan las cesas'.'. pero hoy esta obsoleto:ise ha pasa
de de admiI;ustrar las. cosas a administrar persenas y de ahi a admi
nistrar infennaci6n. Per est~metivo, -cuando hablames de ,les ele

SISTEMAS ADMIN/STRAT/VOS

mentos que componen un sistema administrativo nos referimos a


personas, recursos fisicos e infonnaci6n.
EI funcionamiento de una empresa esta encuadrado por las de
cisiones estrategicas que establecen las pautas que se utilizaran en
el planeamiento y, a su vez, los planes establecen Ia decisiones que
se transformanin. en Ia ejecuci6n de deterrninados hechos ffsicos
(recibir materiales, transportarlos, elaborarlos, entregarlos a los
clientes, cobrar, pagar, contabilizar, etc.). La enumeraci6nanterior
nos pennite advertir los distintos elementos que confonnanlos sis
..
temas administrativos. . ,
. - Un conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y
con distintas atribuciones:directivos, gerentes, empleados,obreros,
especialistas, etc. que tendnl.n competencia -por ejemplo--,,-,- sobre
temas comerciales, tecnicos, financieros 0 contablesy, que adem as
de las actividades especfficas de su nivel yespecialidad, dedicaran
tiempo a captar, procesat, conservar y transmitir infonnaci6n.
._. Un conjunto de recutsos ffsicos compuestopor edificios,
instalaciones, maquinarias;. computadoras, materia prima, herra
niientas, fondos, etc. Estos reCllrsos que la empresa podra tener dis
ponibles 0 los incorporara del ambiente (proveedores, financistas,
etc.) seran procesadosa traves de'Jos distintos subsistemas (com
pras, producci6n, ventas, pagos y cobranzas).
.- La informaci6n es eltercerelementoy, como vitnos, es el
elernento administrativo por ~xce1encia 0, dichoen otras palabras,
la inforrnaci6n es In materia prima de Ia aaministraci6n. Sin ella no
result a posib1e latoma de decisionesqueinterrelacionan a los nive
les directivos, gerenciales y operativo~, ni el control de las opera
cionesffsicas de 1a ernpresa. Es el ~lemento que emplearan por
.
igualprocesadores hurnanos y 6Iectr6nicos;.

dad de los bienes y vaJores invoiucrados (control interno); y a las


necesidades de infonnaci6n para la toma de decisiones (informa
ci6n gerencial).
Antes de entrar en elanfilisis de cada uno de estos propositos,
creemos necesario fotmular ciertas precisiones acerca del uso de los
t6rrninos eficaciaw eficiencia, porque si recorremos la literatura ad
ministrativa, la sensaci6n que nos qued~l sobre el tema es que sabe
mos cada vez menos.
En efecto, algunos autores no.advierten diferencia entre un ter
mino y otro. Para otros,.en cambio, esposible diferenciar ambos
conceptos; Drucker en La~Gerencia expresa "Ia eficiencia se refiere
a hacer bien las COSllS, laeTicaCia consiste en hacer las cosas que
corresponde hacer", Cabrlauha tercera posici6n en la cual el con
cepto de eficacia incluye al de efjciencia, y nuestro analisis se com
plicarfa alin mas si entniramos a considerar un concepto tan abarca
tivo (por no decir ambiguo) como el de lacalidad tJtal.
Para el desarrollo siguiente resulta litilla significacion que usa
Drucker: eficacia, hacer las cosas quese deben hacer (enJoque
logro de objetivos) y eficiencia, hacerlas cosas bien (enfoque
uso de recursos). Pero acordemos queestablecerernos una diferen
ciaci6n de los prop6sitos solo aJosfines del am'ilisis; en la pnictica
1a definici6n de un sistema administrativo debe atender sirriultanea
mente la efectividad, la eficienciit, el control interne y losrequeri
miehtos de infonnaci6n; no se los considera por sepunldo...

..2. l.Que funciones cllmple? .


La idea cenIral de que un sistemaadministrativo es eI conjunto
integrado de los procedimientos necesarios par~ concreqrr en activi
dades lqs 6bjetivos de una empresa y ademas generar la infonna
cion para el control de los resultados alcanzados, s610 nos propor
ciona una visi6n parcial desus mUltiples prop6sitos.
. . .. Ladefinici6n de. un sistema administrativo debe atendersimul
taneanl~nte ala ejecuci6n de actividadesdn "fund6n de'ios objetivos
(eficacia); a1 costo de tales actividades (eficiencia); a Ia seguridad
..

31

FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTMJQIA "HERNANDAR/AS

30

2.L Hacer las cosas quese deben hacer


Un sistema administrativo debe posibilitar que bs operaciones
se ejecuten en e! tiempo y eLi.!a forma pluneadapara lograr de esa
forma las rnetas establecidas. La empresa necesita aprovisionarse
de la materia prima que utiliz.ara ensu proceso productivo y debenl
tenerla en determinadas cantidadesy calidades, y en ciertos plazos .
Asimismo, reqtielir{.de determinadas operaciones para con
cretar laventa de las mercaderfas prciducidas, las que a su vez nece
sitaran ciertas acciones pu\:>licitarias previas. Seguidamente, deb en
efectuarse las cobranzas para disponer de fondoscon los cuales
atender pagos por sue!dos. compras y gastos.
Si.no disponeni.OS entiempo y forma de los insumos requeri
, dos, no podremos cumplir el program a de producci6n; si acumula
. mas .stocks de materias primas 6 deproductos terminados mas

32

FUNDACION UN/VERS/DAD ADISTANCIA wHERNANDARIAS

.;;.;;;...._-.;......,c..

de 10 razonabne --en prevenci6n del deslasaje de compras-' segu


ramente f;5tarem:JS comprometiendo el presupuesto financiero. ,
otro case" si no concretamos las operadones de ventas pre
vist!l.S en programa respectivQ, 0 si las cobra:nzas se reaHzan mal
y tarde, seguramente:no contl1remos con los fondos
para
atender los pagos, y as! sucesivamente. Pero, mas grave que las
ventas no ~oncretadas por falta de esfuerzo 0 metodo, serla que los
clientes desechen nuestra oferta por falta de calidad de los produc
tos,incumplimientos,en los plazas de entrega 0 fallas enel servicio.
Los sistemas administrativos seran los encargados,de especifi
carlos pasos porseguir; las, nOITJ;1asque deben cumplirse.para,ase
gurar la caJidad,y la vinculaci6nentre los distintos procesos a fin de
cumplir con las metas establecidas: En la medida que tengamos en
cuenta 'el uso,cie,Josl recursos, estaremos atendiendotambien a la
eficiencia, comaveremos en elpunto siguiente.
Pero antes de pasar al pr6ximo tItulo, 'conviene aclarar que si
queremos u~ar la metas como referente deJa eficacia administrati
va, ,es bueno recordari algunos, requisitos:
-Unametaes un objetivo' definido operacionalmente y como
tal cuantificable.'
'
-Deben,'definirse explfcitarn.ente ,en los niveles de decisi6n
'correspondientes. ,
, . ne'ben corn.patibiliiarse entresi e integtarseen 'Un orden de
J' "
,,"
' " ",
.
preferencia.- .,'
Deben cOfl~en)plar la relaci6n de la empresa, consu medio
(delcual recibe recursos y al cual aporta bienes y servicios).

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

l
,'i,
i

!,

!
;

,!
'~

2.2. La relf!,ci6n,costo-beneficio

.' ' .Partiremos'de uri eJemplo para mar:car daramente la diferentia


, 'entre ,un sistema efectivo y uno eficiente: en un ~;ectorde Cuentas a
i
,i!
p,agar la'cargadiaria: de tarea es' emitit 20 Ordenesde ,Pago y se
asigna ados empleados. El primeroemite 10 6rdenes en 4 horas. '
mientrasqueel'segurtdo requiere toda lajornada (8 horns) para las
f
10 6rdehes. Losdos nan cumplidocon el objetivo asignado de emi
1
tit lO.6fdenes{han 'sitlo efectivos).pero ef primero ha sido el doble
',f
de productivo que el ~e~rido y podo tanto mas eficiente. , ", ' .
", Claro que 'e1 ejef!1plo.se refiereala efiCienCia'de .quienes eje
cutan .1a tare a ' adnunlstratIva, 'vearnos 'ahara lao extensl6n del coc
. cepto a un sistema adinihistrativo. Si f' ara la emisi6n de la Orden de
Pago esrnn previstos 'cuatro pasos, a analizarlos encontramos que'
w

'

33

, uno de elIos es innecesario y que Otr0


ejecutarse en. forma
mas simple; ,y ademas, qUe en lugar de.}ziginil y U?S capias
nos es suficiente con el original, la tare a rediscfiada
.!His
ciente de po'r sf, independientemente
h:.
'de
la realice ..
En sfntesis, un sistema sera mas eficiente que otro cuando pue
da ser ejecutado en menor tiempo por requerir menos pasos, contar
con Imetodos ' mas sir:nples 0 utilizar medios electi:6nicos, p~ro en la
relaci6n insumo-producto se, debenfcQnsiderar ademasdel tiempo,
el uso de otros recursos: como. el costo del proce~amiento elt:ctr6ni
co, del personal, de los formularios, del espacio dearchivos, !etc.
Si retomamos alguno de los ejemplos del punto .2.1., podrfa
mos:establec:er. unacantidaddetequisitos para las velltas ,a .cr6dito
con el fin deasegurarnos sucobro,pero seriarnos poco efiCientes si
eJ cos to deltramite Superase el de unriesgo nOrdIal de- incpbrabili ~
dad y aun podriamos perder en efectividaddesalentando alos po
'.
.
tenciales clientes.
' .,
S,eguramentepodriamos encontrar otros muchos ejemplos en
que los pasos, con troles, documentos, archivos' oiregisttos requeri
dos hacen incompatiblesu costoconel beneficioquepretetiden ge
nerar; esta esiia critica mas frecuehte que,se hace ala buro:cracia y
. que muchaS veces se generaliza inJustamente a todotipo de tarea 0

, normalizaci6n administrativa. "


., '
Porultimo I'una nota sobre esa mala 'palab,a: eficiencia" de
Mintzberg '( 1989).El autor nos ,dice que, en la practica,: ef,iciencia
esta asociada Icone] criteria de 10 medible, tangible y demoStrable,
como un concepto"cornpletamente neutral", perp que en realidad
emerge de una ideologfa que adora metas.econ6micas y muchas ve
ces ignora aspectos menos tangibles e identificables como la res
ponsabilidad social.
'
,
,
.!

.'

'"

' ,

'

2.3. El controlinterno
En el usC> profesional corriente, el termino control interno se
encuentra asoclado con laespecialidad,de.auditoria-y Como tal.se Ie
asignaen carader de objetivoprincipaiia pfOteccion delos~~tivos,
es decidos valores y bienes involucradosen las operaciones ~e una
empresa.
Desde la: perspectiva mas amplia dela administraci6n'pode
mas qecir quel~l control interno, como su.nombre 10 indica, ~ POf
naturaleza intemoal sistema que integra ytiene como finalidad pre

34

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'


lII"

35

informacion empresaria.
aparicion de Ia computadora ha permi
tido ampIiar Ia captura y el procesamiento de datos, produciendo un
profundo cambio en eI manejo y uso de Ia informacion que hoy ex~
cede en mucho el esquema de Ia contabilidad.
La contabilidad, al registrar las transacciones de la empresa y
Eficacia de los procedimientos y controles.
compilarlas en estados y balances al cabo de un perfodo de tiempo,
Eficiencia operativa.
continua siendo un buen punto de partida para un sistema de infor
macion, especialmenteen las PYMES.Pero, Ia computadara elec
Seguridad de los bienes y val ores involucrados.
tr6nica no s610 hizo posible la automatizacion de operaciones y
Confiabilidad de la informacion.
procesos, sino que permitio captar infinidad de datos no registrables
Como vemos, el control interno dependeni de la cali dad de lOIs
en la contabilidad y ampli61a base del control operacional y geren
. sistemas admillistrativos y de procesamiento de la infonnacion
cial.
:{personal, software y hardware). Los requerimientos de un sistema
El ritmo vertiginoso del cambio tecnol6gico ha permitido, con
administrativo en materia de control interno tendran en cuenta as
la difusi6n de las computadoras personales, que Ia captura y elpro
pectos tales como:
cesamiento de datos se distribuya a los propios usuarios,aumentan
do su potencial de caleulo y procesamiento ademas de permitirles
Separacion de funciones.
eliminar
papeles y archivos ffsicos. Cuando las computadoras per
Asignacion de responsabilidades.

son ales se integran en redes permiten ademas la interconexi6n, Ia


. Nivel~s de autorizacion.

transmisi6n electronica de datos en reemplazo de soportes ffsicos y


Documentaci6n de los traslados de bienes y valores.
e] accesQ a bases comunes de datos.
Recaudos deseguddad sobre bienes y valores.
,
lmos que la inforrnacion de que sedebe disponer en un siste
'i
ma
administrativo'debfasatisfacer
distintos requerimientos: para el
Disefio deformularios y archivos.
~.
control de las operaciones, para cumplir requisitos contables, para
. Control nurherico deluso de formularios.
Jr uso de Ia gerencia, etc. Ahora podriamos preguntarnos si debemos
Normas de seguridad irifonnatica.
, capturar y procesar por separado los datos segun el requerimiento
t
Nonnas respecto del personal interviniente.
de informaci6n 0 si, porel contrario, debemos captar los datos ne
~
Puntos especfficos de control y controles cruzados.
J cesarios una sola vez y a traves de distintos tipos de procesos obte
Registros contables yestadisticos.
ner las salidas para los distintos fines.
La primera altemativa se parece bastante a los procedimientos
Ene} segundo Modulo del libro, completaremos este punto ~
I
,

compartimentados,
y poco integrados, donde cada sector lleva sus
con ejemplos denormas especfficas de Gontrolinterno para los sub
~
pi-opios
registros
y
archivos para obterier exclusivaniente ia infor
sistemas de Compra, Pagos, Producci6n, Ventas y Cobranzas.
macion que necesita; es 10 menos parecido aun sistema. Nosotros
por la segundaalternativa.
'. 2.4. Los requenmientos de informacion
,I nos inclinamos
As!,
por
ejemplo,
los datos sobre las ventas efectuadas en el
Una de las caractetfsticas de los sistemas administrativos es Ia
dia
Ie
permitini
al
Jefe
de Veritas realizar el control de Ia tarea de
captura de datos sobre las operaciones -a medida que estas se rea
sus
vendedores,
pero
esa
rnisrria informacion recopilada, totalizada
lizan- para luego procesarlos segiln los requerimientos de infor
0 meses Ie facilitara al Gerente Comercial evaluar Ia
por
semanas
macion de los distintos niveles deeisorios; de esta forma se va es
gesti6n global de su Departamento y esta ultima informacion com
tructurando la piramide informativa.
parada con infonnaci6n extemapuede posibilitar un analisis estra
.
Hist6ricamente, y hastala decada de 1950 en Ia que aparece Ia
tegico de la Direcci6n;
corp.putadora:; Hi' cdtitabilidad era prticti'camenteC
'sistema de
venir y evitar condiciones propicias para Ia comisi6n de errores,
anomalfas 0 fraudes. En consecuencia, el control interne esta estre:
chamente Jigado con los sistemas administrativos, incorporado a su
disefio, y atiende simultaneamente a los siguientes objetivos:

i
I

efuruco

....:'

:'."

"

..

,:,,'

36

FUNDA_CION UN/VERSIDAD A DmrANCIA HERNA~f!!.!!!!',.:;;:S:- _ _

Es importanteque a1 dis~fiar un .
ad~i:ni8trati:i!O ~e teng<-'.n en: enema las saHdas de mfo~!lc16n i~~quendas y ace mas que
se atienda (). li>. forma de presentaclOn d.e ::;.]ch:""
i"rornnef !lTlpresos como
pam<:aha
'l.cce:;;ibles cualgllie.ra sea sa forma
tos).
.
En el caso~ de la informacion para
eM.i:, ademas,
ejemplo, po
debe ser resumid:::., esquematica y significativa.,
drfan tomar aIguna de las siguientes foooas:
-Analisis de los desv{os: se, sefialan las diferencias entre los
datos reales y los estandares 0 presupuestad.os y se agrega un breve
comentmo sobre las causas del desvfo.
. 'Ej.: Las ventas durante enero fueron un 20% menor de 10 pre-.
supuestado. La yariacion corresponde al porcentaje de recesi6n ob
servado en la ventas del sector.
-' Indicadores: miden elcomportarniento de ciertas variables
respecto de otrasa fill de evaluar la calidad del desempefio 0 detec
tar problemas. Pueden ser de distinto tipo:'
Comparativos: Indice deendeudarniento, compara el total de
..,
pasivos con el capital propio.
Evolutivos: evoluci6n deJa producci6n durante los ultimos
doce meses.
'
.
Combinados: evoluci6n del Indice de endeudarniento duran
te los ultimos tres ejerciCios.
En la Unidlilles 5 a9, del segundo M6dulo dellibro, sedanin
ejemplos de informacion gerencial que puede obtenerse en cada
uno de los subsistemas analizados.
Por ultimo; si repasaI110s 10 dicho en este punto, es facil a:dver,..
tir que uri sistem,a que suministre informaci6n oportuna cumpliendo
con los recaudo~ decontrol interno, al controlar la gesti6n, nos peri
mite saber si las! actividades y metodos previstos en el mismo sis teL
rna han side efectivos yefieientes ..
"

3. El.estudio de los sistemas administrativos


-A medida que una empresa 0 institucion crece y va adoptand0
divisiones del tI;abajo mas complejas (mayor especializaci6n, mas
nivelesdecisorios) surgen necesidades de coordinaci6n del trabajo
conjunto que exceden las formas tradicionales de la adaptaci6n mu-

S/sn;:!'.AAS ....
ADMINISTRATIVOS'
-------.....;;..;..::...._-_

tua y la supervision
trama de interrelacion'5s.,
nuevas fOnT13S
puestos ycte
3.1. El

este punto se[equiere estudiar' la


se ha vuelto compleja, y establecer
f.nediante la estandariZ3.cion de los

d."et Mt~cy,~Z.!CIU

La tarea orgamZCi.r una.empreEil. ~s eSler:cialmente prescripti


va, se preocupa de normalizar el compoftamiento
asegurar el
logro de sus prop6sitos. A tal fin los modelos mas usados:son dos;
uno de caractermas 0 menos estable, que define lasfuqciones y
responsabilidades de losparticipantes: la estructura; y otto de ca
racter din3.m.ico, que nos refierec6mo se realizanJas a.ctividades
necesarias para transformar los recursos queingresan en salidas: los
procesos.
EI especialista ~ue tendra a sucargo. esta tarea.es 10 que
Mintzberg denomina 'analista de la tecnoestructura" y qv.e asume
funciones antes detentadas por la direcci6n y losgerentes,: referidas
principalmente a la planificacion y ala normalizacionruiministrati
va.:
."
.... " ".."
.:
.
Tradicionalmente, se denominaanalistas de' organizaci6n y
metodos a los responsables de estudiarla estmctura,yJoslflujos de
trabajo administrativo pero, tarnbien sonusuales otnls denornina
ciones como analista administrativo, analista ~e siste~ y meto
dos, analista de sistemas y procedirnientos,Q simplemente analista
de sistemas.
.
Con respecto a esta ultima denorninaci6n,de uso muy corrien~
te, cabe aclarar que si bien se considera al analista. de' sistemas
como un experto en temas adrninistrativos, la ~parici6n de la com
putaci6n hfJ. traido confusion en. el sentido de que muchqs la rela
ciCman coniia funcion ~del analista de computacion. ... : .
.'
A nue~tro entender, el anaJ.i~is de sistemas incluy~ tanto los
sistemas donde las operaciones y el manejo derinformacion'son pu
ramente manu ales 0 estan paICialmente computarizados, como
aquellos. totalniente automatizados, pero los requerimientos de es
pecializaci{m difierencuando enfocamos los aspectos org~izativos
y adlJ).inis't!ativos y cuando estarnos estudiando la auton;latizacion
de. un sistema.
. ,,
Como hoy es dificil pensar en organizaci6n 0 racionalizacion
disociadas Ide los medios electt6nicos. de procesarniento y comuni
cad6n, es faciladvertir que se requieren las dos especialidades.

l.~_ .

'''.:';"

37

38

FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS

Como no son faciles de encontraTreunidas en una misma persona,


la soluci6n es integrar equipos de trabajo.
A esta altura, aIguien podrfa preguntarse LPor que necesitamos
un especiaIista en sistemas administrativos, si los distintos puestos
(ventas, compras, finanzas, contabilidad, etc.) ya estiill en man os es
. peciaIizadas? lPor que aurnentar la n6mina con alguien que debera
comenzar su tare a interiorizandose de 10 que aquellos ya conocen a
1a perfecci6n?
Podemos cpntestarle que contar con perso.nal capacitado y ex
perimentado para cada una de las funciones basicasde una empre
sa, no evita que cada sector se conviertaen un compartirniento es
tanco no integradoal restoD que utilice procedimientos poco ade
cuados, que no cumplan con aspectos normativos, que no sean se
guros 0 que no proporcionen infonnaci6nconfiable y oportuna.
Aquf esdonde nuestro especialista, mediante adecuadas tecnicas de
analisis y disefio, realizara. su aporte. .
Asi concebido, el anaIista administrativo 0 analista de sistemas
adrninistrativosconstituye una fund6n permanente y diferenciada
como la de comprar 0 vender. A 61 se recurrira cuando aparezcan
problemas de coordinaci6nen las tareas, faltas de sincronizaci6n,
notorias disfunciones, demoras en la decisiones, costes administra
tivos excesivos, infonnaci6n insuficiente, no oportuna o poco fia
bIe, errores 0 fraudes.
.
.
Pero el cameter pennanente de 1a funci6n no implica que exis
tint un sector especializado dentro dela misma empresa, ya que po-.
demos recumr al asesorarniento externo; Para decidir entre estas
opdones debe tomarse en cuenta si disponemos de personal capaci
tOOo, si el tamafio de la organizacion justifica la incorporaci6n de
un analista permanente, si por e1 caricter de la !area conviene un es
pecialista que sea independiente y, en todos los casos, el costo.
Si sedecideencarar internamente el estudio de los sistemas
adrninistrativos, pueden darse des altemativas:
10 Que 1a tarea secentralice en un sector especializado (Organi
zad6n y Metodos 0 Sistemas) y. bajo la responsabilidad exclusiva
. de los espeCialistas.
.

Que se encargue la tarea a un equipo de proyecto integrado


por los analistas y personal de los sectores usuarios, asegurando de
ese modo 1a participacion de estos ultirnos y en buena medida la
utili dad y pertinencia del producto fmaL

SISTEMAS ADMINISTRATlVOS

39

Cuando se recurre a consu1tores extemos y. especia1mente,


cuando ademas se cuenta con especialistas propios, deben existir ra
zones de peso como el grado de especializaci6n y complejidad del
tenia a
necesidad de independencia y objetividad. Sobre este
caSo, Schlemenson(1987) dice que independencia y colaboraci6n
van unidos para la comprension de los problemas y la bUsqueda de
soluciones apropiadas; e1 consultor para poder operar necesita aeOf
dar con el cliente objetivos y condiciones de trabajo, asf como me
canismos de deCisi6n eonjunta sobre los cambios que deben intro
ducirse.

3.2. El perfil requerido


Las multipIesfunciones que deben cumplir los sistemas admi
nistrativos, segUn vimos en e1desarrollo delpunto 2,.nos dan.idea
de los conocirnientos y condiciones personalesque debe reunir e1
anaJiista. En efeeto, su trabajo requiere esfuerzo inteleetual para
idear solueiones apropiadas, tenacidady perseverancia para veneer
la resistencia al cambio y tambien una dosis depaciencia para ver
concretadas sus propuestas.

En materia de conoCimientos,. debe poseer formacion y expe


riencia sobre variados- temas y tecnieas para enfrentar con exito los
desmos de su actividad. Dentro de los. temas desu incumbeneia po
demos mencionar:
.
- Principios y conceptosgenerales deAdministraci6n.
- Procedimientos y metodosde trabajo.. .
- Metodologfa de anaIisis.
- Disefio de graficos y diagramas.
- Disefio de formularios y archives.
- Medias electr6nicos de procesarniento.
Sobre este ultimo aspecto, creemos que debeconocer los me
dios disponibles y su potencialidad, pero debern recurrir a un exper
to en sistemas de procesarnientocuando haya que decidir sobre e1
equiparniento 0 los programas que se utilizaran y, especialmente,
para el diseiio de programas de .,aplicaci6n.
.
.
No creemos neeesario extendemos en la explicaci6n de los
. requisitosenuinerados yaque en la proxima Unidad trataremos la
metodologia que debeni seguir el anaIista. y en la Unidad 4 las
rramientas de que dispone para su tarea.
,

40

__._-

CW:mt0 a
condiciones personale::.:, P~;! ~~t"::::' a
sus
'funciones, e! &l~lista debe reunir, ademfu; de
:cq,uerimientos
combinaci6n de cualidades personales. Destecnicos, unE.
que considerarnos importantes:
t",s dec1r valoraci6:n
concepto sistemJco
""""'....""... til. la
integracion de los disti,ntQs subsis
un sistema mayor.
temas como p2l!.es
. - Predisposici6n para el cambio, mente abierta )'.receptiva.a
nuevas propuestaS y soluciones. .
- Creatividad, una condicion que esta estrechamente relacio
nada con la anterior y que tiene que ver con lacapacidad de generar
altemativas imaginativas e innovadoras.
-. Capacidad anaHtica para la observacion y la interpretacion
. de loshechos, pata verificar su validez yestablecer relaciones entre
la inforinacion relevada.
, . - ActitudaliStii, sentido comun y predisposicion para 10
pnictico Y cOQcret,O.
.
. . .
.
- ' Perseyer~cia ,en la tarea y tenacidad para sobreponerse a
las dificultades ylas resistencias.
- Aptitud para las relaciones human as, capacidad de comuni
carse, habilidad negociadora ytacto para ~xponer ideas y lograr ad~
hesion al proyectd.
.'
.
.
'..
.'. . Por ultimo, diremos que el analista debe re,cordar en todo mo
mentoque actl1a como asesor y, que como tal, realizara preguntas y
recopilarahi.form;;tcion en todos los.niveles;para luego presentar su
propuesta. Como'asesorasiste, sugiere y recomienda, pero no da
6rdenes; debe explicar los moti vos y. alcances ae Sil tarea, asi como
los fundamentos de los cambios que aconseja.

4. Para ~ autoevaIuad6it
. .'1. Establezca dos coincidencias y dos. cliferencias entre 10 di
. cho en eLpunto 1.\1 sobre los sistemas administrativos y el conteni
do del siguiente p3,rrafo de Lardent: .
_
uLosprofundos eamblos experimentados en los ultimos aftosen
elambiente socio-politico-econ6mlco en que se desarrolla la empresa
modema, unido dsto a los avances de la tecnalogia, obligan a encarar
urgentemente sujremode.laci6n y adecuaci6nal concepto de sistema.
Es indudable que en la gesti6n empresarial sobreviven aquellos que

"

..,.'

'.~".,

':. ',

.~

::-1: ._:'

41

FUNOA'::iOi\}
--.'. . UNJVE:RSJDAD A DISTANCl4
"" " ' HIER!'IANDAPfAS
--'.--.

..

"

para

;:w)cBdimientos
aICa!:'2!'!), sus

emple&:; 1:12

medias

,-,... _- "

1976: 15)
..,

una

--- Selecdone un s;}b::;istema

~JJ

ccmocimlento, se Ie

fundamental.
dementos ~ue inte~i~nen en el
mismo..
.
. . . . .
3. En su opinion, y luego de leer todo el punto 2\ ,eual de la
tres posic~on~s acer.ca -del significado de los terminqs eficacia y efi
ciencia Ie parece mas apropiada Fundamente su respuesfa.
. 4. l.taeficacia de un sistema administrativo puede ser inde
pendiente1de su eficiencia?Complete su respuesta can un ejemplo
'
distinto de.1os dados en el texto.
5. Teniendo en cuenta las contradicciones mencionadas en el
punto 3 de la unidad anterior. que comentario: podria h~c:erse sobre
el criterio Ide eficaciao enfoque dellogro de oi?jetivos.
6. Ewlique con sus palabras ell significado de la:crftica que
formula l\4intzberg al concepto usual de eficiencia yproponga un
ejemplo aclaratorio.
....
. I
.
7. "Que entiende par control intemo?l;A queobjbpvos debe
atender slmuluineamente?
. . ' '.'
I
8. "Que relaeionencuentraentre contabiiidady sis~ma de in
fqrmacion:? "Que cambio se produce a partir de la incorppracion de
la computacion?
..
.1 '. I
9. Resumaen tres frases el roldelanalista de sistetnasadmi
nistrativos'..
10. llQue relacion puede establecerseentre . las condiciones
person
ales del analista y los.
conocimie.ntos
I:equeridos: para 1a ta
. . ?
'
rea.

11'"

1aII;]11

."

em

1 _

Unidad3

Metodologia de anaIisis

En

la Unidad 2 hemos vista cmiles son leis' prop6sitos


que orientan el analisis de los sistemas. administrativos y quienes
son los responsables de esa tarea, Sabemos que latarea requiere re
flexion,analisis y enfoque sistematico; en otras pa1abras, podemos
dedr que requiere de una metodologfa.
Aquf nos ocuparemos de 1a metodologfa., sin la pretension de
a.gotar un tema sobre el que existe una profusa bibliograffa, s610
nos proponemos presentar una guia de acqi6n para la tarea de anaH
zar sistemas administrativos.

1. EI recurso delmetodo
Tomamosprestado este titulo de una novela de Alejo Carpen
tier, qui en a su vez evoca la obra de Descartes. En efecto, un meto
da 0 una metodologfa es una gula para el razonamiento y, como tal,
un recurso para la accion.
~
En el sentido expuesto rnasarriba, unametodologfa para el es
~dio de los sistemas aclministrativos es una descripcion 16gica y se

. ",.'. .' ~;""~,,,,..~.tt'1'.Ii.11( I"

cuencial de pasos ~ara cumplir la mrea~'y

di~lposici6n de tecnicas

'-').)/0'" :~ME;T9DOLOGIA

el propos ito
este
Dn1ctica, relacionada con programa'J

teo Por 10 dicho, las metodologias que se


,. " .. 3 esta unidad !lO prete::-tde.rt ser

txponen en fqrrn:l

objetivos, acliVldaCle
una de lao:; etapas de un prograrnade ttabajo.

Disponer
una metodologfa para el esmdio de sistemas

ministrativos nos sera


utiiidad para: .

- Programar!el desarrollo del proyectoen terminos de tiem


pas y recursos que se emplearan y disponer de esta forma de una
estimaci6n de su cos to.
- Organizar y distribuir las tareas del equipo de analistas,in
dicando los pasos que se seguinin (actividades y productos) y los
plazos que deberanicumplirse. .
- Coordinar ila participaci6n del usuario en el proyecto, ya
sea como contraparte en el relevamiento, en la discusi6n del diag
n6stico 0 en la aprobaci6n del disefio.
- Controlar los tiempos y tareas ejecutadas. Perrnite el segui
miento del. ,proyecto, tanto al responsable del equipo de analistas
como al cliente 0 u~uario.
Por ultimo,debe tenerse en cuenta que la metodologfa no
constituye un fin en sf mismo, es ;un elemento que sera util al ana
. lista en la medidaique 10 ayudeal logro del objetivo de su tarea.
Disponer de una metodologfa por mas apropiada que sea,no es su
ficiente, yaque latarea de analisis requiere ademas de la nonnaliza
ci6n del proceso db trabajo, ciertas habilidades y destrezas propias
de Ia fonnaci6n prPfesional del analista. Sin estas ultimas, la meto
dologfa sirvede muy poco ..
Sin duda unprofesional experimentado tendra en claro que, .
mas aHa de una secuencia' de pasos para seguir, es fundamental Ia
visi6n metodologica que leproporciona el enfoque sistemico y, en
consecuencia, tem;lra muyen cuenta, por ejemplo, las nociones de
objetivos y totalidad; de interdependencia de los elementos 0 de je
rarqufa de sistem~(ver Unidad 1). En los puntos2 y 3 que siguen,
presentarernos dos' metodologfas y sus respectivos prograrnas; defl
niremos a una de ellas como el enfoquetrndicional y; a la otra,
como el enfoque de la reingenierfa deprocesos. Par ultimo, en el
punto 4, realizaremos un breve anaIisis comparativo entre arnbas.

Se trata de unii<.m::[(I:.J.ologfa en uso desde la decada de 1970 y


,1.'1 desarrollado, entre
es Alberto

del

UcV"",-",!,,",

de siste

mas actuales,

esta propuesta es
camidad
. para
ca~os en que el pro
Es es'('ecia1m~nte
yecto conslste en ~ustar 0 me.lorar un
eXlstente ydonde los
requerimientos estan predefinidos, COlIiO el. (;a50 del estudio
un
sistema en particular 0 de una. parte del mismo.
La metodologia comprende etapas bien definidas que deben
cumplirse en fonna sucesiva para el desarrollo de un proyecto. De
bemos precisar que las etapas no estan separadas por fronteras pre
cisas que indican donde finaliza una y se: inicia Iaotra; existe entre
elIas estrecha interrelaci6n y par lo tanto es admisible cierta super
posicion desde el punto de vista temporal, 10 cual no implica que
sea conveniente modificar la secuencia 0 eliminar etapas ..
La Jonna de estructurar el trabajo incluye las siguientes eta
pas:
Definici6n

del Plan de

Trnbajo

IRem,-"tos-i

>.oM'.,

rfm..oo J-tP!i:"".

Etapa I: Definicion de.l plan detrabojo


Objetivo
En esta etapa el responsable del proyecto debera establecer
claramente el objetivo y el alcancede la tarea por realizar y a partir
de alIi, el plan de acci6n que se desarrollani con indicacion de tiem
pos y de recursos disponibles

Actividades
1. Estudio preliminar

A traves de contactos con el nivel ejecutivo que encarg6 el tra

bajo y con los niveles jerarquicos involucrados en el proyecto se es


tablecera un acuerdo acerca de los objetivos y aIcances del mandato.
\"

t_~
::' ~.~:.

45

2. Una metodologia tradicional

y heIT!CImienta:..; utihzables :o:::ra 1:81 fin.

':"':

DE ANAL/SIS

46

. FUNDACION UN/VERS/DAD A D/~tANG/A "HERNANDAR/AS

2. Definicion del Plan de Trabajo


EI cronograma, con indicaci6n de las distintas etapas del pro
yecto, se definira atendiendo a minimizar el costa del proyecto
(tiempo y recurs os requeridos). Esta, planificacion se presenta
usualmente mediante diagramas de tipo Gantt 0 CPM.

.Productos a generar
- Proyecto que incluya objetivos, alcances y plan de trabajo.

Etapa 11: Relevamiento


Objetivo

Esta.es una etapa debusqueda e investigaci6n de la realidad


existente en materia de sistemas administrativos (caracteristicas de
los procedimientos, sectores involucrados,formularios y archivos
en uso, soportecomputacional, etc.) a fin de detectar problemas
existentes y obtener elementos para el proceso de aniilisis y disefio.

Actividades
El relevamiento comprendedistintas tareas que implican dis
tintas tecnicas, de uso alternativo 0 conjunto segan el caso, y quese
describen a continuaeion.
1. Recopilacion de antecedentes .
.. Obtener infonnacion de distintas fuentes documentales exis
tentes(manuaIes de procedimierito, cursogramas, normas de control
interno, informes operativos y de gestion, arGhivos, etc.)
. 2. Encuestas
.
Permiten, mediante el uso de formularios especialmente disefia
dos, recopilar gran cantidad de informacion detal1ada .a los fines de su
compilaci6ny cornparaci6n y en un tiempo relativamente breve.
En todos aqueHos casos en que se decida Ia utilization de
cuestionarios se pondra especial cuidado en que sean breves, con
cretos, que su disefio faciIite las respuestas, y que incluyan instruc
ciones acercade c6modeben completarse.
3. Entrevistas
La toma de contacto directo del analista con elentrevistado
consti~y~ un. Inedio valioso para la obtencion de informacion cla
ve, espedaIrriehte de los nNeles jen'irquicos ytie"supervision.
\

METOOOLOG/A DE ANAL/SIS

47

Los temas que se tratanin con los entrevistados estarlln referi


dos a su opinion sobre los procedimientos en usc, asf como el plan
teo de alternativas y de sus requerimientos en cuanto a informacion,
seguridad y tiempo de respuesta.
Las entrevistas se realizaran atendiendo a una planificacion
previa acordada con el entrevistado para no interferir en su trabajo y
se conducin'in de forma orden ada sobre la base de unguia de temas
para tratar.
.
4. Observacion directa
Esta actividad es compJementaria de las anteriormente descrip
tas y, a traves de la misma, el analista tDma conocimiento directo de
aspectos que no pudieron ser relevados en los pasos anteriores (ca
racterlsticas operativas y de control de Josprocedimientos en usa;
circulaci6n y volUmenes de informacion; visualizacion de soportes
y archivos; etc.) y corrobora y amplfala informacion obtenidad por
otros medios.

Productos a generar
- Antecedentes generales sobre normas de procedimiento y
de control interno.
- Sistemas administrativos vigentes, formularios y archivos
en uso.
- Soporte inform:hico utilizado (hardware y software) .

Etapa Ill: Analisis

objetivo
Se analizani Ia informacion recopilada en Ia etapa anterior a
fin de evaluar los sistemas administrativos vi gentes y elaborar un
diagn6stico de Ia situacion observada yde la que se intenta superar
mediante mejoras 0 un nuevo disefio.

Actividades
1. Compatibilizacion de ia informacion
Los datos relevados por los distintos metodos deben compati
bilizarse entre sf a fin de evitar informaci6n incompleta 0 inexacta,
para ella:
-- Seintegraran los datos obtenidQs de distintaspersonas que
intervienen en un mismo proceso.
.
- Se establecen'i la consistencia de los datos entre sf.

"p"

48

METODOLOGIA DE ANAL/SIS

FUNDACfON UN/VERS/Dim A DfSTANCfA 'HERNANDARfAS'

- Se confirmaron datos y secompletani la informacion fal


tante.
- Se sintetizani la informaci6n resultante en hojas de trabajo,
en forma clara y orden ada.
2. EvaluaciOn teeniea
Si bien durante 1a tar~a de relevamiento, en forma conciente 0
inconciente, se ha "efectuado alguna evaIuacion sobre la situacion
observada, esta tarea se realizani en fonna metodica sobre la infor
macion ordenada y completa en 10 que se refiere a aspectos como~
- Congruencia del sistema 0 procedimiento respecto de sus
objetivos.
"i
"
- Disponitlilidad de informacion operativa y gerencial.
- Pertinenciade la intervencion de puestos y sectores.
"
- Crimplimiento de recaudos en materia de control interno.
- Cantidad. y grade de capacitaci6n del personal requerido.
- Adecua.ci6n de los formularios y archivos en uso.

3. Elaboradon del diagnostico


El diagnostico pondni de manifiesto los problemas detectados
en la etapa de anruisis y los Iineamientosde cambio sugeridos. Sera
presentado a lasiautoridades como" un documento escrito y en una
reunionseexplicaran sus aIcances y se escucharan las observacio
nes y sugerencias quepodnin ser incorporadas a la propuesta que
servini de base alnuevo disefio.

Productos

agenerar

- Diagnostico.
- Presentacion ejecutiva.

Etapa IV: Diseiio

Objetivo '

" "En esta etapa se elaborara sobre la base de las conclusiones del
diagnostico, Ja solucion final que se presentara al diente, esdecir
los nuevos sistef;Ilas administrativos y rodos los elementos necesa~
rios para su puesta en funcionarniento.

49

I.

Actividades
1. Diseno global
Este primer paso del diseno consistira en deIimitar ell campo
que aharcanl el sistema en consideraci6n, su propos ito es ~efinirlo
sinteticamente mediante un esquema generaIde funcionamiento
(Entradas, Archivos, Procesos y Salidas).
.
A partir de los requerimientos generales del sistema (salidas)
se definiran las necesidades de informacion con 'que debe!~ontarse
en el sistema (entradas y archivos) as! como lasecuenCiade activi
dades que se realizaran dentro del sistema (procesos). Para'e~te pro
posito rl:?~ult~ util el diagrama de bloque(ver desarrono en ila Uni
....
dad 4).;,"~':"'
:Sobrela base del diseno global del sistemase definiranlos re
querimientos informaticos quedebenin sedncorporados (hardware
y software) y se reaIizara una estimaqion"de costas.
'
~
I

2. Presentation delproyecto
'EI proyecto sera pre"sentado a las ~utoridades para la japroba
cion del disefio global yde la inversion necesaria. .' '. ',' .

3. Diseno detallado '


'
La tarea de disefio detallado se ~ealizara a partir dt?l disefio .
global aprobado y comprendenila elahoraci6n! de .cursogramas 0
diagramas de flujo del nuevo sistema,I~,redacciol1 de,manuaIes de
procedimiento, eldiseno de formularios y .archivos y,:ep.e,licaso"de
requerirse apoyocomputacional,el d~am::lllodel sofnvarei respecti
v o . ' .". "
'. 'La etapa de disenoconcluye cuando todos los elementos detaHados se ponen formal mente a disposition del usuario.
; ,
..

i:

Produttos a generar
- ManuaIes de procedimiento queinc1uyan:
Descripciones de,los procedimientos~

- Cursogramas.

-Formularios.
- Software de aplicaci6n reql,1erldo para la ejecucion delqs
procedirnieritos.
.
I '
,

,..'

;"",

50

FUNDACION UNIVERSIDA[jA DISTANCIA "HERNANDAR1AS

Etapa V: Implementacion
Objetivo
Esta etapa comprende lasactividades necesarias para la puesta
en funcionamiento del nuevo sistema en sustitucion del anterior.

Actividades
1. Pll."ogramar la i1tnplementacion
Se coordinaran temporalmente las tare as necesarlas a fin de
disponer los medios requeridos para la puesta en marcha del nuevo
sistema (espacio fisico, equipamiento, personal, formularios,etc.).
Se elaborani el cronograma respectivo utilizando el diagrama de
tipo Gantt 0 PERT, segun la cornplejidad de la tarea que deba enca
rararse.

METODOLOGIA DE ANAL/SIS

51

clientes; es decir, reorgan izar las tareas de la empresa centrando la


atenci6n en el negocio.
Podrfamos definir la reingenierfa como repensar los funda
mentos de los procesos de un negocio (que y como) y redisefiarlos
radical mente para obtener una mejora drastica en el rendimiento
(costa, calidad y servicio). Paraampliar este concepto, resumiIemos
a continuaci6n los cuatro principios Msicos en que se apoya.

- En/Dca hacia el cliente


Toda la empresa debe estar imbuida del prop6sito de agregar
valor para el cliente a traves de productos de mayor calidad, meno
res costos y mejor servicio. Esto supone desechar el analisis centra
do en el puesto, que mide la habilidad del trabajador para realizar
tareas individulales pero pierde de vista el proceso completo.

- Se centra en
procesos
La reingenierla propone ir mas ana de operaciones, tareas y es
Sobre la base de los manuales oportunamente entregados, se truc:turas .para enfocar los procesos como una secuencia deactivida
realizanila capacitaci6n del personal asignado conla finalidad de des que cruza los Hmites funcionales. Para una mejor atenci6n del
expliear su contenido y fonna de uso. Esta tarea permite enearar . proeeso debe pensarse en los tipos de tareas. que se realizan en te{
preventivamente los problemas que puedan derivarse de la apliea- . minos de estados iniciales y finales; probablemente puedan agru
parse todos los tTabajos y tareas en no mas de diez proc.esos claves.
cion del nuevo sistema.
.

2. Entrenamiento del personal

\''1

Puesta en marcha:
. La implementadon se completa cuando, dispuesto el equipa
miento y software requeridos, 'se realizan las pruebas de funciona
miento del nuevo sistema y Ia conversion de archivos, en su caso. A
partir de allf, el sistema comenzani a operar bajo responsabilidad
del usuario, pero, contando durante un lapsQ, con el apoyo del ana
lista para la atencion' de consultas y para realizar los ajustes que .
fueran necesarlos.
.
,

. Productos a generar
- Nuevo sistema en condiciones de operar.

3. La perspectiva de la reingenieria
La reingenieria de procesos 0 de negocios, como tambien se llll
de nomina, es una metodologta desarrollada por Michael Hammer y
James Champy en su libro~eengineering the corporation para ar
monizar los cambios internos. en una empresa con los cambios en el
mercado, con el fin de ofrecer siempre un valor creciente a los

Rompe con las reglas


Debe pensarse en la reingenieria como un desafIo;en lugar
mejorar 10 que estamos haciendo debemos estar dispuestos a dese
char las pn'icticas aetuales y a empezar de cero. Analizar.las activi
dades de la empresa, no para ver sipueden modificarse sino con el
objetivo de determinar 5i hay alguna razon para: que existan.

- Usa creativamente fa tecnologfQ


Es un error comun pensar que podemos mejorar 10 que esta
mos haciendo s610 por incorporar nueva tecnologfa; corremos el
riesgo de automatizar un proceso ineficiente u obsoleto con la con
siguiente perdida de tiempo y dinero. La pr6puesta es pensar induc
tivamente, preguntandonos que nos ofrece la tecnologia para hacer
cosas que no esuibamos haciendo.
A continuaci6n se describen las etapas que comprende el cicio
del proyeeto en terminos de objetivos, actividades y productos de
cada una de ellas.
gnifico siguiente muestra las etapas y la se
cuencia en que se desarrollaran:

52

FUNDACION UNiVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS' '

METODOLOGIA DE ANALISIS
------

53

Actividades

1. Identificar la estrategia
Se toman'in en cuenta las instrucciones especffic.as emanadas
tac!6n
de la alta direcci6n y se analizanin las estrategias, y planes de nego
cios definidos. Para concretar esta tarea se realizaran entrevistas
con los Idirectivos y con quienes contribuyeron a la elaboraci6n de
planes.
Etapa I: MoviliZtlcifm
Conocer Dos procesos
Se identificaran los principales procesos existentes, as!
Objetivos
como los nuevos, requeridos por la estrategia de negodos.
Esta: etapa inicial del proyecto tiene como prop6sito conocer
-. Se realizanl un relevarniento global de los prqcesos identi
,quienes integraran el equipo de reingenierfa por parte del usuario, ficadoseri lenninos de flujo de trabajo, departamentos involucra
para que conjuntamente con los especialistasacuerden pautas y pla , dos, nonnas ypracticas administrativas.
.:
nes de trabajo.
.-. Se analizara el soporte informatica de los proc1esos identifi
cados.
Actividades
- Se evaluani el perfil de los recursos humano~ existentes y
1. A~mar d equipo de trabajo

los principales requerirnientos que deben cubrirse.


Se integrara el equipo con los especialistas asignados ,al pro

-, Se realizaran los mapas de procesos.


yecto y la: contraparte asignada por el sector usuario que aportani su
3. Evaluar la performance. .

, . conocirniento del negocio y de los procesos sujetos a redisefio.


Se' analizara la perfonnance de los procesos actu~es en

2. Acordar la metodoiogia y el pbm de tareas


nos
de
cantidades entradas y salidas;costo, tiempo, personal parti
. ", Se acordanin las actividades que seran desarrolladas, los com- ,
cipantey
calidad.
promisos de la contraparte y el metoda de adrninistraci6n y control .
dt?ltrabaj~. '
Pmductos a gellerar,
Implemen

Productos agenerar
. - Equipos de trabajo y plan definitivo de tareas.

,.

Etapa 11.' Andlisis


Obj~tivo

_. Mapas de los principales procesos actuales.


-' Sectores y niveles involucrados en los procesqs .
-, Petformance de los procesos existentes.

Etapa III: SelecciOn

Realizado el amilisis de los principales procesos, corresponde


La dave para esta f(!'se es confinnar la estrategia de Ul empre
detenninar aqu! -atendiendo allmpacto sobre el negocio-- sobre
sa, esdecir obtener una comprensi6n dara de que constituye su
cmUes se centrara el esfuerzo de reingeruerfa.
. ventaja cbmpetitiva. Durante. esta etapa es necesario ademas obte':' .
Al;tividades
ner una vIsion global de los procesos clave, de. la estructura que los'
soporta y de los recursos humanos e informaticos inyolucrados.
1. Identificar las.transformaciones daves
. - Se preparanl una lista de los principales;prQcesos Que debe~
ran ser disefiados 0 redisefiados, can indicaci6n de ~a pedonnance
actual-;--en su caso-- y los cambios y desarrollos requeridos.

,7,'

54

FUNDACIONUNIVERSIDAD
A DISTANCIA"HERNANDARIAS'
"..

METODOLOGIADE ANAL/SIS

55

-,La solucion de los problemas ~etectados en el paso anterior


y el disefio de nuevas procesos alte:natlvos.
.
_ Simulacion de las alternattvas de operac16n a fin de deter
','
. .'
minar cual es el mejor diseiio.
_ Elaboracion de los mapasde los procesos defimtlvos.
3. Definir los requerirnientos de los nuevos procesos
Al definir el nuevo proceso surgen nuevas necesidades en ma
teria de sistemas de informacion para soportar los nuevos pr.o,cesos
y suministrar la informacion requerlda para el control de gestlOn.
4. Determinar cambios en iaestructura
. _
.
Para llevar al maximo el beneficio del nuevo dlseno se reqUle~
ren adecuaciones ala estructura organizativa vigente,que debe~ de
terminarse en esta fase junto con los requerimientosen matena de
personaL.,
,5. Obtener la aprobaclOn
,
Los diseiios definitivos de los procesos, asf como las mo~ifi
caciones a la estructura organizativa y los requerimien~os defin!dos
en materia de sistemas de informacion y personal, se!an so~et1dos
i
a la ap~obacionde la alta direcci6n como paso prevlO a su Imple
" mentaclon.
'
Productos a generar
'
Disefio ,de los procesos, que incluye mapas y manuales de
procedimientos y norm as.
- Disefio actualizado de la estructura, que incluye arganigra
rna y descripciones de cargos.
'
- Disefio de las apHcaciones de los sistemas de computaci6n
y comunicaciones.

- Se estimani la magnitud de los cambios y desarrollos que


serfa cQnveniente introducir en m~~r~a desoporte inforrmitica, re
cursos human os y estructura otgamzahva.
2. Seleccionar procesos y metas
Sobre Ja base de la lista confeccionada y mediante un analisis
de costo-benefico que considere eI impacto, sobre el neo-ocio del re
disefio y la. m~gnituddel esfuerzo de r~i::genjerfa, se ~labo~<;ra un
orden de pnondades para someter a decISIon de la alta dlrecclOn.
'
3. Presentaci6nejecutiva ,
'
, ' , Se prevo es~e pa,s,o como un punto de c;ontro] y revision por
parte de la alta dlrecclOn sobre el orden d~ pnoridades elaborado y
par~ o?tener aprobacion formal sohre'el alcance de la tarea de rein~
gemena.

II

'Productos a generar

- Lista de procesos seleccionados para el diseno 0 rediseiio.

I,

"!i

Etapa IV: Rediseiio


Objetivo

- de 1os procesos
" 'En es t'a fase se re al"lzara e1 eli,seno
reillsenD
clave d~l negoc1? y se definiran los requerimientos en materia de
soporte mformatIco y recursos humanos, asf como las modificacio
, nes requeridas por laestructura que soportara los nuevos procesos.

Actividades
, 1. Analisisde detalle
""'..
El anruisis realizado en la fase II se completara con una serle
de pruebas adicionales a fin de determinar:
- Redundancias en actividades y procesos.
- Cuellos de botella existentes .en los flujos de trabajo.
- Operaciones ineficaces 0 inefiCientes.
-.Soluciones razonables a los problemas en operaciones de
'
negoclOs y de apoyo.
- Validez y consistencia de las intetfases entre procesos.
- Usa pleno de Ia capacidad tecnoI6gica.

. 2. Definirprocesos altemativos
Esta actividad incluye:

Etapa V: ImplementaciOn
,Objetivo
,En esta ultima fase se programanila puesta enmarcha de los
cambios resultantes de la tarea de reingenieria, asf como los tiem
pos y costas estimados.

56

METODOLOGIA DE ANAL/SIS

FUNDACIONUNNERSIDADA QJSTANCIA "HERNANDARIAS'

..

57

~--~--- ~,<.,-."".--

Actividades

-. La etapa de analisis en la reingenieria (induye tamlJlenre

levamientos) parte de la identificaci6n de la estrategia, es

1. Elaborar el pRan de implementacion


una vision extropectiva del sistema, para luego< pasar a1 conoci

La programaci6n que se elaborani comprendera, adem as de la


miento de los procesos.

estimacion de tiempos, los siguientes elementos:


'
- Otro aspecto referido a la etapa de anaIisis es qlie la reinge

- Implementaci6n de la nueva estructura organizativa"


nierfa evahla la performance (rendimiento) del sistema en USO" ya

- Implementaci6n del nuevo flujo de trabajo.


. que su prqp6sito es lograr una mejora drastica en la misma.
i
Compra de hardware y software (0 desarrollo de software a'
- La etapa cleselecci6n tambien marca Una dife~encia ya que

medida)~
.
.
en la metodologia tradicional el sistema 0 proceso sujeto a redisefio

- Cambios en la planta fisica.

estaba determinado inicialmente;aqui, decidkcurues son los prope

sos clave mediante unanruisis .de costo-beneficio ...

- Pruebas del nuevo prqceso ..

la etap~ de diserio es donde encontramos mayores sem.e....

- Planes contingentes de operaci6n.

janzas,
pero
sin embargo, la exigencia de creatividad es mayor en ila <

- Entrenamiento. del personal. .

reingeniena porque se deben generar soluciones altemativas y

2. Detenninar costos
.
diante simulaci6n decidir cual es la mejor.

La estimaci6n de los costos requeridos.para la implemantaci6n,


items como: !
.
Como conclusion podemos decir que la reingenieria, en tanto

metodologfa aplicable al estudio de los sistemas administrativos de.

- Costos de sist~mas
computaci6n y comunicacion~s.
- Adaptacion 0 6ambios en la planta fisica y los equipos.
l una empresa, presenta los siguientes aspectos destacables:

- Parte de un enfoque del negocio, donde las actividades de

- Traslados e incorporaci6n de personal, as! como su capaci-l


ben
agregar
valor.para el cliente.no s610 en terminos de costos sino

taci6n.
i.
tambien de calidad y servicio ..

. - Gastos generales de la implementaci6n (impresi6n de for- ~


Se basa en un enfoqrie del:procesointegral, involucrando a

mularios, manuales, etc.).


los analistas y a los responsablesde los :procesos (participaci6n'de

Prod'uctos generar
. I
los usuarios en el equipo de trab~o).

/,

Excede el.diseiio de los sistemas administrati,:,os e itmpacta

. - Plan de implementaci6n.
g
sobre la estructura organizativa ya.que modifica 0 elimina sectores

- Nuevo proceso en condiciones de operar.


.1'
.funcionales y niveles de supervisi6n.

4. AnaIisis comparativo

en

En 10 formal, los programasde trabajo desarrollados


los
puntos 2 y 3, no muestran diferencias notables, pero si profundiza- i
mas podemos advertir diferencias en el enfoque de reingenieria n,
que creemos conveniente destacar. .
.
- ' En la etapa denominada de movilizaci6n, 1a reingenierfa
nos propone comopriQridad la integraci6n del equipo de trabajo en
treel analista y eI usuano (0 el consultor y el personal de la empre
sa), para pasar luego a ]a definici6n conjunta del plan de tareas. El
enfoque tradicional se.inicia con la elaboraci6n del plan a cargo ex
clusivo del analista. .
'
'/

5. Para s11. autoevaluacion


1. Identifique en las.distintas etapas de las metodologfas estu
diadas, ejemplos de laaplicaci6n de los conceptos que propone: el
enfoque sistemico (objetlvQsy totalidad, interrelacion;de elementos
y control por retroalimentacicm).
.

Para La metodolog(r;t tradicionalsepregunta:.


2. i,Los distintas tecnicas de releyamierito son excluyentes en
tre sf? Fundamente su respuesta.
3. Seiiale por 10 menos tres diferencias< entre el disefio global y
el diseiio detallado.

58

II

FUNDACION UN/VERS/DAD A,l)ISTANC/A HHERNANDARIAS"

. 4. l ClUil es el principal produeto de la etapa de analisis7 Sef\a


Ie por lamenos tres items que incluiria en dicho producto .
. 5.l.Que. diagram a es de usocomun en laprimera y la ultima
etapa del program a? l CuaIes el uso que se Ie da en eada easo?
- Sobre laprdpuesta de lareingenieria se Ie pregunta:
6. l,Cu:Hes son los principlos basicos en que se apoya?Descrf
balos brevemente.
7: i,Porque se debe determinar crial esla estrategia dela em
presa como primer paso de la Etapa 17
8. i.,Cmil es el criterio basico que sirve para seleccionar los
procesos que se intenta disefiar? i.,Se procede del mismo modo que
.
en la rnetodologfa tradicional?
...
. . 9. lEs probable que un proyecto de reingenieria eonlleve cam
bios en la estruetura organizativa vigente? Justifique su respuesta
con referencias a la rnetodologfa.
10. Compare la metodologfa tradicional y la de la reingenierfa
y establezca tres semejanzas y tres diferencias sustanti vas.

MBU'

Mil'.

~I

_M

'mMII,. . . . . . . .i&&&&J4AWMiifiIIIM

Unidad4

""mfi1GlllVO

===

_ ...

Herramientas usuales

Los temas de esta Unidad se .eneuentran estrechamente


relacionados eon los de la anterior. Un analista . administrativo,
como en eualquicr otra actividad teeniea. necesita ciertos instru
mentos especffieos para realizar eada una de las tareas que Ie pres
cribe su metodologfa de trabajo ..
N?s proJ?onem?s presentar y describir aquf las hel!amientas de
uso I!l~ comente, mdlcaJ.1do en ca~a easo la 0J?o.rtum~ad y forma
de utihzarlaspara el estudlo de los sistemas adnumstranvos. .

1. Del uso de herramientas


.. La pnktica de la administraci6n ha permitido el q.esarrollo de
un gran numero de instrumentos necesanos para coadyuvar can su
finalidad. pero tarnbien ha adoptado y adaptado dispositivos tecni
cos de otras disciplinas, como por ejemplo modelos graficos y ma
tematicos de la Investigaci6n Operativa.
Cuando las tecnicasy herramientas no se encuentran estableci
das con precision, existe. una tendencia natural a que cada analista
las utilice, e incluso las desarrolIe, de acuerdo con su criterio. Esto

60

FUNOACION UN/VERS/DAD A OISTANCIA "HERNANDARIAS"

no esta mal, pero si las herramientas no estan adeeuadamente defi


nidas 0 no se aelara debidamente su aicanee, se crean malentendi
dos y dificultades de comunicaci6n con terceros (clientes 0 usua
rios) 0 dentro del mismo equipo de trabajo.
A este problema apunta el prop6sito del presente capitulo,
donde trataremos de, definir las herramientas mas usuales y su apli
cacion, para de esta forma disponer de un lenguaje comunque faci
lite la comprension entre especialistas y tambien con terceros, Las
herrarnientasque estudiaremos nossenln utnes para:
- Programar el proyecto ycontrolar su ejecuci6n.
- Recolectar informacion aeerea del sistema vigente (proce
dimientos, formularips, archivos, etc.) asf como los requerimientos
del usuario.
- Detectar erroces y faUas en .el sistema en uso.
- Fonnular la propuesta de un nuevo sistema.
- Servir de ap9Yo a la implementaci6n y a la capacitaci6n del
usuario.
.
.
Cuando entremos en eJ detalle de cada una de las herramien
tas veremos que, en la mayorfa de loscasos, pueden aplicarse a mas
de una etapa del.programa de amilisis de sistemas administrativos.
Asi por ejempl0, si tomamos como referencia la metodologia tradi
donal, vecemos que:
-. Los. diagramas de programaci6n de actividades pueden
.
usarse en laelaboraci6ndelplan, pero tambienpara una programa
ci6nespedficaen elmomentode la implementaci6n.
.
_. Los diagrain~s de interdependenc:ia sectorial 0 los cursogra
mas, pueden servir tanto para integrar la infonnaci6n relevada en el
. paso inicial de la eulpa de amUisis, como para el diseno detallado
. del nuevo sistema. ..
.
. ..
.
. - Los manuales que constituy~nelprincipal producto del di
seiiode detalle,.son_tarnbien un elemento imprescindible para capa
.. eitar a1 usuario durante la implementaci6n.
.
Por 10 expuesto,' el tratamien~o siguiente se organizani segun el
tipode instrumento (cuestionarios,diagramas y manuales) y no por
su aplicaci6n.
.

.::'..

HERRAMIENTAS USUALES

.....

2. Cues~ionarios

_._--

El cuestionario es un 'formulario. integrado por preguntas irela~


cionadas con el!sistema 0 subsistema que se.investiga cuando es ne
cesario relevar inforr.naci6n aeerca de la tarea especffica de emplea
dos 0 supervisqres dentro de un procedimiento y se ]0 utilizalpara
suplir la entrevi,sta personal (de tlpica aplicaci6n en los niveles ge
..
.
renciales y de jefatura)..
Cuando no se buscan opiniones sino infonnaci6n aeerca de los
hechos, un cuestionario presenta como ventaja que:
- no requiere la presenc:ia del analista 0 a 10 sumo requiere
una presencia minima;
.
-. permiterecopilat grancantidad deinformaci6n en uni~em.
po relat;ivamente breve. .. '. .

.,
Pe,ro cuando se decidesu utiIizaci6n, tambien Ideben conside
rarse sus limitaciones:
- existira ,resistencia, a-contestar cuestionarios largos y tedio
;
sos, que signifiquen perdidade tiempo de. trabajo; .
- es diflcil obteneren fonna exacta la infonnaci6n deseacla;
-los encuestados pueden tardar en responder, comprometien
do los tiempos del proyecto.
.
Para que los cuestionarios cumplan acabadamente con su fina
lidad debe ponerse especial cui dado en su elaborac:i6n. Este cuida
do tendra en cuenta: que laS preguntas sean c1aras y concretas~ que
la extensi6n no sea excesiva (no olvidemos que disponemosde. tec
nicas complementarias);. que el diseno sea apropiado y que se iric1u
ya un breve instructivo de c6mo debe sercompletado.
Estructuralmente un fonnulario de encuesta deberfacontener,
como minimo:
- Un encabezamiento donde se completaran los datos refe
renciales del encuestado y del puesto .
- Un cuetpo central donde se especifiquen laspreguntas 0 as
pectosque deberan ser completados y que estaran referidos por
ejemplo a: informacion recibida, tramite 0 proceso, informacion
emitida, volumenes y carga.de trabajo,archivos y registros:
- Un sector de observaciones donde el encuestado pueda
efectuar sus apreciaciones y co mentarios , asf como exponer sus
propuestas acerca del sistema objetodel anruisis.
r

L._.

,.;

61

62

FUNDACION UNIVERSJDArfA DISTANCIA "HERNANDARIAS"

HERRAMIENTAS USUALES

Encuesta acerca del uso de un informe

Formulario para descripcion de tareas

ApelUdo y Nombre
de la persona.

consultada: ...
h

Cuestlonarlo Ni': ..........

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .

Cargo: ......,............................................
..Departamento: .....................................

Seccl6n: ................................................

Fecha emlslon: ...............................

i::'.::

:!! ~
:) '13
.00

Ii

CG
'0

'0"",

I~

..2g

.sCI"

1. Consulta, Ud.este Informe:

Seclor:

,-
OJ''

Se sollclta II Is persona Indlcada mas arriba, se slrva responder ellnterrogatOrlo


que se formula II contlnuaclOn(marque su .respuasta con una cruz; lea todas las pre
guntas antes de responder la prlmera): .

Slempre

Pmccdimiento ...,Icvado;

DeparlllJ11enlo:

Cnrgo:
Noml,," cncuc!tado:

Fecha cumpllmlento: .....................

Tflulo dellnforme: ......:.......................................................

63

AvecesO

",1'5
i.1:'::3

NuncaO

0._

2. SI . l o oon.sUlta, 10 hece a efectos de mantenense informado 00 por necesldad de


contar con asa Informacl6n para Inlclar 0 contlnuar un proceso 0"
,

-13=
... ~

<0

i--'

3. 'LUtlliza Ud. latotalldad dela lnformacl6n Do s610 una parte de ella D? En este
Illtlmo case Lque parte? .....................................................................
4 ./,Reclbe Ud. aste Informe dentro de .1011 plazas prevlstos Do oon strasos slgnlfl
catlvos .que perjudlcan su tarea O? Comentarlos: ....................................;....:................
5. Lle results mil en 'cuanta I'll contenh:ioy fOmlade presentacl6n? Sf 0 No O.
.'LSu9l!re alguns modlflcllci6n: en cuanto I'll cQntenldo
10 en cuanto a 18 prasen
'
tacton 0 ? Expllque su sugerenclu.

'

6; La informacion que Ud. reclbe ./,es conslstente 0 presents frecuentes fallas de be


laoo8O 10 concillaclon 0 ? Comentarlos: ... ~_............._...__......._.._..................
.

.~

g.fi!
as=
;~

1'<

:.8
<.).

:~
,;

7. La cantldad de capias que Ud. reclbe dellnforme, Les rt!almente necesarla? Sf 0


No O. LaUe otras personas utllizan los dupllcados?

8. ./,Necesita Ud. informacion complementarla? S[ 0 No O.


Indlque cual: ..........................................................................

0a,
:,~s...

. ,

Sa 89r1'decera la devDlucl6n de estill cU8stlonario al Departamento de Organlzacl6n


y

S""~a,

Peck..:

!'irma:

(*).En este cspacio fonnul. su, aprec:i;>ci_ Ysug<:ml<!i;u; de cambia.

debldamente cUmplimentado, nQ despues del ......................__.;

Firma del responsabki

Figum4.1

Figum4.2

.....

-_...

- - ....

.....

-_.

64

USUALES'

FUNDACION UNIVERSIDAD A DIS1ANCIA"HERNANDARIAS

Gantt

Para faciE tar las respuestas, es conveniente armar el cuestiona


rio con preguntas que puedan responderse por "si" 0 por "no", 0
cornpletarse con ,una "X" en ellugar correspondiente; a este modele
responde la encuesta que se reproduce en la figura 4.1 (Lardent,
1976: 152). Otra fonna de simplificacion pll.lede ser disefiar un for
mulario con columnas 0 casiJIeros a completar, del tipo del presen
, tado como figura4.2 para relevar en detalle las tareas.

EI diagrama de Gantt tiene, segtin ei u.sc que aquf Ie daremos, el


objeto de programar en el tiempo las distintas actividades 0 tareas nece
sarias para Ia ct:mcrecion de un proyecto 0 de una etapa del rrllsmo y,
simultaneamente. permitir el control de los plazos de ejecuc!on.
Este grafieo de sencilla construccioh, se apoya en :las coorde
nadas cartesianas, cuyo eje horizontal representa el tiempo yel ver
tical las tareas' a actividades por realizar. En el interior del gnifico se
trazan, a partir de cada actividad del eje vertical, lineas honzontaIes que
indican la duraci6n de latarea, medida en el eje del tiempo.
Si las Hneas representativas de cada actividad se inician!todas
en el momento cero, el diagrarna s610 nos mostranl la duracion
comparativa de las distintas actividades. En cambio, si. se trazan a
partir delmomento en que' realmente ,se iniciari, el'diagrama nos
brindani mayor informacion, ya que podremos, observar la secuen
:!
cia delas actividades y laduraCion total del proyecto.
Ademas, si utilizamosun detenninado trazo pararepresentru:
las tareas planeadas y otro distinto para indicarlos tiemposreales
de ejecuci6n, el grafico permitira efectuar,elseguimiento derlo pla
n~ado; visualh;ar nipidamentelos des:vfos y detenmnarenque me
,
dida estos afectan el desarrollo del proyecto; , .." ' "
En la figp.ra siguiente,se< presenta, un ejemplo de, gr:ffi.co de
Ganttaplicado a.la programacionoel estudio de un sistema,admi
,nistrativo.

3. Diagramas
EI usode tecnicas de diagramaci6n se encuentra suficiente
mente difundido; en el area de administraci6n ya que pennite, me
diante gnlficos ysfmbolos, la programaci6n de actividades (diagra
mas de Gantty CPM) y la modelizaci6n de sistemas administrati
vos (diagramas de bloque, de interdependencia funcional, cursogra
'
mas, etc.).
Lo dicho no pone en duda la utili dad de relatar organizada
mente un proceso 0 un sistema,pero un diagrama' aportani clara
mente ventajas, yaque:
- Proporciona una vision r~pida y global del sistema 0 de los'
eventos representados.,
'
- Facilita la representaci6n de relaciories cornplejas.
- ' Sistematiza -'mediante el uso de simbolos- Ia informa
ci6n que se exhibini.
-', Permiteiunafacil comparaci6n entre dos 0 mas sistemas
(actual y propueSto; distintas alternativas de disefio; etc.).
No obstante 10 dicho, cuando se decide su uso debep. recono';
cerse ciertas limitaciones como:
',-, La dificultad de representar gnmcarnente la multiplicidad
de situaciones y relaciones posibles.
- ' EI riesgo de que, al simplificar,.la informacion sea incom
pIeta.

Estudio Prellmlnar '

=.!!c.

..

~ 2

Relevamienlo

!
{!

:":'~~ -.~ ~. ~'. -"

Anlilisis

____

_ _ _ _

s.j. _ _ _ _ _ _

.3.1. Diagramas de,programacion

65 '

~.

- ~.'-

OISEloo '
_ _ _ _ _ _ Impiementacioo

... :::-':"~~"

Estas tecnicas de diagramaci6n penni ten representar activida:


, des y requerimi~ntos de tiempo~e incluyen el tradiCional gnifico de
Gantt y las tecnicas de redes. Ambas formas son hoy facilmente
realizables y actualizables mediante el uso de software especffico.

!I

1Q

11

,12

TIempo {Meues}

Figura 43
!

.l,____

66

HERRAMIENTAS USUALES

FUNDACION UNIVERSIDADA"fJ/STANC/A #HERNANDARIAS


e

'
de red es

D Illgramas

" '
.
;Las tecllIcas de re~es tales como CP .y PERT parten_~e las
~elaclOne?, de pr~cedencla en~e tareas 0 actlvldades y proporclo~an
mformaclOn vahosa para meJo,rar eI usode ~o? recursos, espec,Ialmente cuando la tram a de relaclOnes entre actlvldades es compleJa.
Un diagrama de red es un modelo grafieo que usa pequenos
cfrculos (nodos) para representar momentos en el tiempo donde terminan unas actividades y deben comenzar otras, y flechas (arcos)
que relacionan los nodos e indican las actividades.
En la figura:4.4 serepresenta una red de actividades necesarias
para construir una planta, en ella podemos advertir que la actividad
diseiio de planta (1-2) debe terminarse antes de que puedan hacerse
otras tareas,en cambio la instalaci6n del generador (5-7) no puede
comenzar hasta que ellugar este preparado (3-5) y el generador este
fabricado (4-5). Puede verse que existen cuatro caminos entre el
nodo 1 y el 8. La preparaci6n del lugar y la fabricacion del genera
dor estan en distintos caminos, pero convergen en el node 5 y, en
consecuencia, cualquiera de elIas puede retrasar la instalaci6n del
generador. AIgo similar. oenrre can las tareas precedentes ala actividad (6-7) adiestrar a operariosy luego con la obtenci6n de Ia patente (7-~).

67

Para ,aplicar
el.metodo CPM (camino
, .
'1crftico)
d ademas
d de
1 defi
I
nir las actlvldades del proyecto y c~nstnl1f are:. m?~tran 0 a:e a
ci6n entre ellas, se requiere: 1) reahzar una estimaclOn de los, tl,em
pos de cada actividad; 2) sumar los tiempos de cada, actlvldad
sabre sus respectivos caminos (ver figura 4.5); 3) determmar como
camino crftico aque! can mayor duraci6n (en el ejemplo es B); y 4)
optimizar mediante laasignacion de recurs os eJ tiempo total del
proyecto.
Tiemoos

Camino
A: 1-2-3-5-7-8
B: 1-2-4-5-7-8
c: 1-2-4-6-7-8
0: 1-2-6-7-8

12 + 8 + 12 + 4 + 6::: 42
12+4+18+4+6=44
1 2 + 4 + 5 + 9 + 6 ::: 36
12+3+9+6=30

Figura 4.5

,
EI PERT, como el CPM, es una herramienta deplaneamlento y
control vinculada con el tiempo. La diferencia basica entre ambos
metodos reside en que el PERT incorpor~ p.robabilid.ad~s .en la re:.d
ntilizando .tres tiempos estimados (optIrmsta, peslmlsta y mas
probable) para cada actividad, en lugar de uno.

3.2. Diagramas de representacion


Cuando representamos un sistema 0 procedimiento adrninistra
tivo mediante un diagrama estamos haciendo unaabstraccion es
quematica de Ia realidad, y el grado desimpliftcaci6n dependera del
grade del detalle del diagrama que utilicemos. Aquf nos concentra
remos en describir los tres diagramas mas usuales para representar
: sistemas administrativos y que sen'in los que luego aplicaremos en
el desarrollo de las Unidades 5 a 9.
Para la confecci6n de este tipo de diagram as existen multiples
, softwares que permiten la graficaci6n y, en el caso particular de los
cursogramas, podemos recurrir a herrarnientas como el Vicio, el
Flow, entre otras.
.

,: ....
'

Diagrama de bloque

Figura 4.4

Mediante el diagrama de bloque podemos tener una visi6n sin


retica de un sistema. administrativo y de su funcionamiento, descri

68

FUNDACfON UNfIfRSIDAD A.,.DISTANCIA "HRNANDARIAS'


.
--_"_--,
.,.....;:.....,""..

HERRAMIENTAS U5UAi..cS
,-..

63
'~~-,------

EI rectangulo
procesos y en e1 st:

, debajo
gnaT

otra.s !:res

m- j':s:":no

quisieramDS aume!!~;1,::,
descomponer

COlLi)

,"equerimientos
. f'
., "
:iihonnaClOD
; en

Ie es
() latos aue. una vez dec:::ctadoE Y S08.
Aqul

analista definira
nuaci6n espeCificara los
en salidas.
EI cankter erninentemente, sintetico del diagrama de bloque
requiere agrupar los elementos mencionados mas arriba en cuatro
rectanguJos unidos entre S1 par flechas que indican el flujo del pro
ceso.
- En elrectangulo Izquierdo se enumeran las Entradas y en e[
derecho las Salidas; en ambos casos s6lo se mencionan los soportes
de infonnacion que corresponden a esos conceptos.
- EI rectangulo correspondiente a los Procesos se ubica entre
los dos anteriores y en 61 se mencionan en forma sucinta las activi
dades necesa~ias para trans:formar la inforrnaci6n de entrada y la
disponible en ;archivo en salidas.
p

, Tarlelas de

aslstencla.

como"

2. Actualiza
ci6n legajos;

1- Tarjeta
Reloj

1-

Partes de
novedades "

en Uu'1-tos

'
en e1bI'oque de IoS.proce
sena meci1IDteel diagmma deta
,

~n;;01D.tIdJ''Ti0S

rorm"" de

1. Control
asistencia

6"~emplo

,-HOrariOS
-PermisoS y
autorizac.

data
-lncorporar
Legajos de ' novedades'
personal '
- Cargiu'
datos

1-

1-

Legajos
actualizados

-Escala

I-Datos
3. Liquida
asistencia y
ci6n sueldos
novedades

~munera.
clones

~_J\~,rte!.Y__

l-UQuidar
_ Emitir Ii
yrecibos q.

s
Figura 4.7

, f------+I

. Partas de novedades

('~,,,,

., "'"
A
. Legalos
. E!;cala Aemunera
clones
; Aportas y Coolribu
clones

Figur~,4.6

, ,

,"::

Diagra111fl de interdependencia sectorial


Este tipo de diagrama -que puede. utilizarse como mapa de
proceso en la! reingeniena- es .de utilidad cuando se requiere una
vision global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecu
ci6n del trabajo administrativo. Si bien desde estepunto de vista es
similar al diagrama de bloque, se diferencia en que nos muestra los
distintos sectores que intervienen en el proceso.
Los elementos necesarios para su construcci6n son:
- Un cuadro con columnas, cada una de las cuales es encabe
zada por el nombre de un sector de los que intervienen.
'

71

HERRAMIENTAS USUALES

70

FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCIA "HERNANOARIAS"


!'".

- Rectangulos representativos de las operaciones que se desa


ITOnan en cada sector. Cuando las operaciones son heterogeneas po
demos diferenciarlas usando mas de un rectangulo dentro de cada
columna. Cada rectangulo podra incluir la descripcion de la opera
cion 0 del soporte utilizado.
- Lfneas de interconexi6n entre los rectangulos, que repre
sentan el traslado de informaci6n e indican la secuencia en que se
realizan las operaciones.
Como ejemplo de este diagrama se representa en la figura 4.8
un subsistema de compra.
.

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d~l,l
u:wo!

'"

,. Cllrsogramas

El cursograma, tambien denominado diagrama de pro cedi- . ~


miento, cireuito 0 flujograma, es sin duda una tecnica analftiea que: ~
.
permite describir sistemas administrativos en forrnaclara y logica" ~
~~~.3
~-g~'o
facilitando una impresion visual del movimiento 0 flujo de la infor-. ; f!
1~~~
rnaci6n. Es habitualmente usado por los analistas como lenguaje, t.l U~0
/i,$U
u~~
universal tanto para estudiar los sistemas vigentes, como para el di-'
sefio detal1ado de los sistemas que se proponen. Su usa tambien se. fl:i
ha extendido a otras profesiones, asf los auditores los utilizan para Ii!
\
relevar y evaluar e1 sistema de control interno de sus clientes.
~
eui-8
:Jc
Estos diagramas son dibujados mediante eonvenciones prees- .
H~~
'il~'ll ~
"E
tab1ecidas. En nuestro trabajo, adherimos a 1a norrnalizacion reali-
~;B~8
<l
zada par el !RAM que, si bien no tiene aplicacion obligatoria en el;
u~~
ambito de la actividad privada, cumple condiciones de uniformidad .
y objetividad que la hacen aconsejable.
\
El IRAM, Instituto Argentino de Racionalizacion de Materia- '.
-8
0
Ies, es una entidad civil a la cual el Estado Ie ha reconocido la facul-:
-8i!!
tad de dictar normas; originariarnente se dedieo a la normalizaci6n ';
!~
CD '0
de materiales, pero a partir de 1972 incluy6 la normalizacion de tec:- '
Ii.
~
nicas y termino10gfa administrativas. Las norrnas IRAM se acompa- ~
nan como Apendice I al final del libro y en elIas encontraremos los:
elementos necesarios para 1a elaboraci6n de un cursograma, a saber: .
- Un cuadro de columnas similar al utilizado en el diagrama
II
"
de interdependencia sectorial, segun las especificaciones de 1a nor- ,
1il
rna 34503. '
'l:
0
u
- Un conjunto de sfmbolos para la representaci6n gr:ifica, es- :
tablecidos en el norma 34501.
' - -'--.
- Linearnientos que deben seguirse en el diseiio, enunciados
en lanorrna 34502.

e~"O

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Figrua4.8

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tt~
u

~.

FUNDACIPN UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS

.72

Como. ejempl0 de aplicaci6n de las normas mencionadas, pre


sentaremos como figura 4.9 un cursograma del subsistema de pago
a proveedores. A continuaci6n detallamos sus referencias:

. HERRAMIENTAS USUALES

7$

PAGO A PROVEEDORES .
Eltterlor

Dep6slto

Contlldurla

Tasorerlil

Compras

1. Recibe, controla y finna remito.


2. Controla cantidades y verifica precios YcEtlculos.
3. Emits reclamo y retiene documentaci6n.
4. Verifica contestaci6n ("e& satisfactoria?).
5. Uquida factura y manda copia a Compras.
6. Emits orden de page.
7. Emite Recibo a fir mar por el Proveedor.
B. Emite cheque y nota para enviarlo al Proveedor.
9.

Paga~

10. Contabiliza y archiva.


11. Recibe recibo del proveedor y 10 archiva.

En e1. ap6ndice 3 usted encont:rara una aplicaci6n de las diferentes


herramientas donde se puede apreciar el grado de detalle de la informa
ci6n que nos proporciona cadauna de ellas, aSl mismo al final del ejem
plo se mencionan aspectos de control interne e infonnaci6n gerencial . .

4. Manuales

. : ...,',.:.:~

Un manual es todo cuerpo sistematico que indique las activid~


que deben ser 6umplidas por los miembros de una empresa oinstitu
.d6n, asicomolla forma en que las mismas deberanser realizadas, ya
sea conjunta 0 separadamente. El Manual de Procedimiento que trata:
remos aqul, constituye la expresi6n analftica de las retinas administrati
vas a traves de las cuales se canalizan las distintas operaciones; 10 que .
.Mintzberg denomina forma1izaci6n de la corriente de trabajo.
.En algun~ empresas estos aspectos son dlifundidos mediante
circulares, memorandos 0 instrucciones intern as que, numeradas ;
'Correlativamer\teu ordenadas crono16gicamente, vat! formando un .
cuerpo de disp~siciQnes;.este si bien cumple en parte con el prop6- .
sito enunciadq mas arriba, no conforma un elemento organico y
.
completo que permita sustituir al manual.
En realidad, ambos metodos no son exc1uyentes; se comple- ;
mentan ya que, mientras las circulares y los instructivos pueden ser
utiles para comunicar disppsiciones transitorias, los manuales com- .'------L----L.-----_.....L._~_
.pilan informaci6n de caracter masestable, referida a los procedi
Figum4.'
mientos adrninistrativos basicos.
L ..
...

____':__l_"---......:....!

74

"".

FUNDACION UNIVRSIDADA DISTANCIA "HERNANDARIAS

Los manuales de procedimiento 0 de procedimientos y nor


mas, como tambien se los denomina, constituyen, en el marco de
nuestra metodologia de trabajo, el producto por excelencia del dise
fio detallado, pero ademas, sirven de base para la capacitaci6n y
puesta en marcha durante la etapa de implementaci6n.
Debe quedar claro que el uso de estos manuales no es indiscri
minado,. se centrara en aquellos sistemas a sub:;istemas basicos des
de el punta de vista administrativo ya que, en esos casos, se apre
damn sus principales ventajas, entre las cuales se destacan:
.
_ Proporciona informacion permanente sabre las pnicticas
administrativas.
.
_ Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimien
tos.
Facilita la normalizaci6n y la fijaci6n de estandares.
_ Asegura continuidad y coherencia a las practicas a traves
del tiempo.
_ Constituye un valioso elemento de consulta, de capacita
cion y de resoluci6n de conflictos.
.
. A estas razonesque justifican la elaboraci6n podemos agregar
que, actual mente, los manu ales constituyen un requisito indispensa
ble para la acreditaci6n de acuerdo con las normas internacionales
de calidad (ISO-serie 9000). Sin embargo, es conveniente que reco
nozcamos ciertas liInitaciones a su usc, por ejemplo:
_ Su confeccion y actualizaci6n puede requerir esfuerzo y
costa significativos.
_. Una redacci6n defectuosa a poco cui dada, a una extension
inadecuada; pueden dificultar su uso.
- En caso de ser muy detallado, limitala discrecionalidad Y
consecuentemente la iniciativa individuaL
_ Si no selo actualiza peri6dicamente, se carre el riesgo de
desactuaIizaci6n y obsolescencia.

4.1. Pautas para la elaboraciOn de un manual de


procedimiento

HERRAMIENTAS USUALES

75

mos distinguir ciertos items que hacen a la introducci6n del manual


como:
- Objetivos y alcance.
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas 0 de la
forma de actualizaci6n.
El cuerpo central del manual estan'i sin duda constituido por
las normas propiamente dichas, presentadas a traves de:
- Cursogramas.
- Descripci6n de los procedimientos.
Formularios (modelos e instructivos sobre los soportes a
utilizar en el procedimiento).
Por ultimo, podrfamos incluir informacion adicional al manual
como, par ejemplo:.
- Glosario.
- Indice tematico.
Fechas de ernisi6n y de vigencia.
2.. PresentaciOn del manual
La norma 34551, a la que ya hicimos referencia, tambien estable
ce especificacrones acerca del formato (sugiere los formatos IRAM A4
y- AS) Ydel armado del manuaL Sobre este ultimo aspecto debe tenerse
en cuenta que la diagramaci6n permita su encuadernaci6n y que la ti
pografia y el espaciado del textofaciliten la lectura.
El manual tiene que ser una herramienta dimimica, susceptible
de actualizaci6n permanente, por 10 que es recomendable su anna
do como carpeta de hojas movibles, 0 directarnente como un dis
quete para su consulta por pantalla.
3. Redacci6n
La redacci6nes s610 un medio para transmitir informacion,
pero de ella depende la claridad y precision del mensaje. A tal fin,
proponemos ciertas premisas surgidas de 1a experiencia.

De forma:

- Las frases deben ser cortas, elaboradas mediante el ernpleo


de la menor cantidad posible de palabras. Lo ideal es la simplicidad
La Norma !RAM 34551 establece can cankter enunciativa del mensaje telegrafica.
eual debe ser el contenido de un manual. Dentro de 10 establecido
- EI lenguaje utiiizado debe ser claro y no .dejar Iugar a du
por la nonna (que se acoriIpaiia para consulta en Apendice 1) pode- das. Deben evitarse las ambigUedades.
.

1. Estructura del manual

------_:.

w-'

76

FUNDACION UN/VER$IDAD A DISTANC/A "HERNANDARJAS

HERRAMINTA$ USUALS

77

- El estilo debe ser fOIrnal, pero no aburridlo. Debe eyitarse el


abuso de terminologfa tecnica 0 poco usuaL
Operativa~:

-Las ins~cciones iridican, en todos los casos, una acci6n

decisi6n. Los terminos mas usuales son: emitir, completar, contro


lar, archivar,etc.
,
- Las ae~iones haeen referenda a objetos, fonnullarios 0 ar
chivos. Estos deb en identifiearse con propiedad, indicando el mIme
ro de copias.

1. Recibe de:

Ejemplo: Distribuye liquidaciones: Ejernplar 1: at cliente; Ejem


plar 2: al Sector Caja;Ejernplar 3: a Archivo.

- E] enunciado de la accion debe completarse con la enume


racion de los datos que senin operados.

.
..

Ejemplo: Completa en sl Registro de Creditos Documentarios fe


cha de apertura, corresponsal, localidad y vemcimiento.

"

- ' Cada i llstrucci6n debe indicar los soportes 0 sectores que


,.
proporcionan los datosnecesarios para producir 1a acci6n.
.

'

- Debe menci on arse la oportunidad


termina el c~mp1irnientodelaacci6n.

Ejemplo: Quincenalmente recibe de Cuentas Corrientes Iistado


de saldos impagos 0 Cuando recibe la factura completa el legajo.

A continuaci6n Sf.'. presenta un ejempl0 de descripci6n del pro


cedimiento deLiquidaci6n y Paga, en sus pasos de. recepci6n de 1a
documentaci6n, autorizaci6n del pago y pago.

.Distmtos Sedores: autorizaciones de pagos por compms y/o

servicios.
Delegaciones:las, SOlidtudesde reposici6nde fondo fijo y IIi

2.

3.

Emite:

, - Cuando la accion que debe ser desarrollada es compleja, la


instrucci6nse ~eparanl en pas os con las especificacionesnecesarias.
Ejemplo: Autoriza al retiro de la doctJImentacion: - Embarque te
rrastre, mediante sello al dorsa del Conacimienta de Embarque; - Em
barque' aereo, mediante confe.cci6n de una autorizaci6n para el retiro
de la GufaAerea.

doclJ!llentacion con la caninila resumen de factums apagar por '


preStaciones, honorarios y famiacin. ' '
"
En los casos que corresponde (Delegaciones, PersonalY0iros sectores) ingresa
los datos aI sistema; en losotrci casas controla por pantalla la doculTKintaci6n
eon Ira los datos del sistema.
'

Solicita a Cre

circunstancia que de
' ,

y Reintegros: documentaci6n de afiliados por

au IDrizaciones a prestadores que no olDrgan cuentas cOirientes 'y por


reintegros un la mano".
, Afiliados: comprobantes del colegio de concurrencias diferenciales
mes'vencido.
Control Factumcl6n: el "Confonne" con original factura del
preslador y si corresponde copia de nota de debi ID 0 credito...
Pernonal: In planiUa resumen de liquidacion de sue1dos y cargas
sociales.
.
,i

..

Ejemplo: Recibe del cliente Solicitud de Credito


autorizacion
'\,
..ditos
',
! '. .dela venta.
'

i Autorizacones

4.

5.

'..

.'

Orden de Pago: par ailtOrizaciones de prestadores que no otorgan

cuentas corrientes por reintegrns a Ja mano, reintegros por


concurrencias diferenciales porpago' de sueJdos (por delegacipn, por
central y por cargllS sociaJes).
..
Listado diano de deuda (vencida y a veneer) por los d~mas c9nceptos.
Entrega las onlenes de pagoa afiJia<;los 0 a Jefe de Sector en caw de sueldos y
cargasi spciales.
de deuda aI Jefe del Sector.

78
FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A
--

"HERNANDAR/AS'

HERRAM/ENTAS USUALES

79

5. Para Sll autoevaluacion


Jefe de iiquidaciones
I.
Pasa ellistarlo de deuda vendda y a veneer y/o Orden de Pago aI lefe del

Departamen ta.

Jeie de! departamento Contabilidadl y Finanzas


2.
Recibe ellistado y Ordenes de Pago y de acuerdo con la disponibilidad de

fondos determina las prioridarles y el plan de pagos y abtiene aprobacion del

Gerente.

3.
Pasa listado aI emplearlo con indicaci6n de los pagos autorizados.

Empleado de iiquidaciones

4.
Emite Ordenes de Paga conforme allistru:lo autarizada y obtiene firma del Jefe.
5.
Pasa Ordenes de Pago a Tesorerfa.

EmpJeado de Tesoreria
1.
Recibe Ordenes de Pago y verifica que esten autorizadas.
Ingresa al sistema:
Q
Numero de orden de pago

"
Orden del cheque

G
Banca I Cuenla
3.
Confirma datos al sistema. emile comprobantes de pago y chequeS, las adjunta
aI expediente y obtiene del Jefe y Encnrgado de Tesoretia primera y segunda
firma del cheque.
4.
Pasa al Jefe de Departamento.
Jete de departamento
5.
Controla y firma cheques. Devuelve a Tesoreria.
Empleado de Tesoreria .
6.
Archiva trnnsitoriamente los expedientes arden ados alfaMticamente hasta que
et presmdar se presenta it cobrar. .
7.
AI presentarse el prestador paga, obuene firma en camprobante de pago y

recibo oficial.

8.
Entrega copiade comprobante de pago firmada con constancia de retenci6n de
impuestos si comisponde..
9.
lngresa datos del comprobanre de pago aI sistema.
10. AI final deJ dfa emite listado de pagos y 10 remite junto con los expedientes

para control contable.

1. Utilizando el farmulario de relevamiento presentado en la


figura 4.2,. efecrue una encuesta a un empleado de una empresa 0
institucion de su conocimiento acerca de un procedimiento en el
eual intervenga. Tres 0 cuatro pasos del procedimiento son suficien
tes.
2. Sen ale brevemente dos similitudes y dos difereneias entre
los diagramas de Gantt y de redes.
3. Imagine que debe realizar el anruisis de un sistema y que los
tiempos estimados son los siguientes:

2:

Can los datos proporcionados, confeccione un grafieo de red e


indique emil es el camino cntico.
4. Elabore un cuadra comparativo de la informacion que pro
porcionan respectivamente el diagrama de bloque, el de interdepen
dencia funcional y el cursograma.
Resuma las ventajas y limitaciones del uso de diagramas
como herramientas de amilisis de sistemas.
6. Con los datos del cursograma presentado como figura 4.9
elabore un diagrama de interdependencia sectorial.
7. Mencione por menos tres diferencias signjficatival) entre
el uso de manuales y diagramas como herramientas para el analisis

de sistemas.

p.

80

FUNDACION UNfVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'

, 8. Realice el intento de redaetar por lamenos eineoinstruecio


nes que incluitfa en la descripci6n del Procedimiento de Pagot a
Proveedores a ipartir de los datos del cursograma presentado como
figura 4.9. Tenga en cuenta las pautas de redacci6n eomentadas en
la unidad.
'
9. Sobre el contenido del Apendice I sepregunta:
l,Cu31es son, segdn la Norma !RAM 34501, lossfmbolos
representativos: de:
'
'
des
- activida
- cursos de acci6n
- uni6n
0 vinculaci6n
'.'
I
-, soportede informacion
;,Quees6ble'ce laNorma mAM 34502 sobre:

- direcci6n del diseno

- disposici6n de sfmbolos

, -nneas de traslado de informaci6n

- ubicaci6n de los sfmbolos

- emisi6~ de rformulario 0 soporte de informaci6n

...,- descripciones

- simboloconector.

10. Conf<!ccione un cuadro donde se relacionen las ctapas de.

la metodologia tradicional (ver Unidad 3) con lasherramientas que, ,

'

utilizaria en eada una de ellas.

ModUlo II
, SISTEMAS 'APLICADOS

1tI".

enli!l\!lm!llI!i!im!llg!lllillfAil!!iii<:lillllll!\l.'ili\lli;!liJ'.~~,z~~~!

Este Modulo completa ellibro ytiene una finalidad


nentemente practica: ver en accion los conceptos y tecnicas explici
das en el Modulo [Para ello hemos subdividido el sistema adm
nistrativo total en cinco subsistemas que se corresponden con
op~raciones mas usuales de una empresa y que se tratan seglin el .!i

gUlente esquema:

U d 5
ulda

h-------"""""'....,,""""'. . . "' ' ' " " " " " "'. . . ."""""......,-------

Un~dad 5: Subs~stema de Compras.


-Umdad 6: Subslstema de Pagos.

-. Unidad 7: Subsistema de Producci6n.

, - Unidad 8: Subsistema deVentas.

-' Unidad 9: Subsistemade Cobranzas.

- Unidad 10: La automatizaci6n y los sistemas administrativoJ

Subsistema de COD'lpras

.,

.,

A modo de introduccion comun a las Unidades 5 a 9, direm(


que los subsistemas se pre sen tan en una version tipica y detallada,l
I ~ubsisterna ~e .Compras se. encarga de la obtenc.IO~ de
que en cada Unidad se precis a el objetivo y el alcance del subsistilos recurs os (blenes y servlclos) n~cesan?s l?ara el desenvolV1~en
rna, los aspectos especificos de control interne que se deben tent tQ nonnal de lao empresa en los meJorest~rmmos; osto es; a1 mInImO
en cuenta, los requerimientos de informacion gerencial y el desum cos to, en la cahdad adecuada y en el momenta oportuno.
Hodel subsistema a traves decada uno de los Modulos que 10 COTh
p~nen. S~acompaiian. ejemplos y ejercicios utilizando ~as hem
1. Alcance
rmentas VIstas en la Urudad 4 de la pnmera parte.
---------------
La Unidad 10, que cierra el Modulo y ellibro, analiza el iIi:' EI subsistema de Compras se pone en funcionamiento cuando
pacto de la autpmatizacion sobre los si~temas administrativos en gt. se detecta]a necesidad de aprovisionamiento, pudiendosefijar la fe
neral y luego trata'e.n partiC1i~ar como se 'modificari' practicamenl cepdon y contabiIizaci6li provisoria de los bienescomo lfmite su
cada uno de los subslstemas VistoS.
,'..
.
. peri or.
"
el caso de los bienes, es el sectpr de Almacenes quien de
tecta la falta de un producto 0 material. mientras que el sector de
, Ingenierfa establece las especificaciones tecnicascuando correspon
da.
Si se tratara de servicios,' el pedido puede originarseen distin
tos sectores
la empresa y, el requirente debe acompafi~r las espe
cificaciones del serviCio .solicitado .

...

r'

84

FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'

SUBSISTEMA DE COMPRAS

85

El depart<L'l1ento de Compras es quien debe procurar la mejol


,. Compras norflllJles
'cotizaci6n del proveedor debido a su contacto directo y pennanente
Se refierena compras de .bienes de consumo repetitivo y nece~
con este y asegurar que las mercaderfas 0 el servicio sean recibido~sarios para el desenvolvimientqnormal de la empresa relaciQnados
en elmomento oportuna de tal manera que no se genere una intecon el area?e produccion, comercializacion 0 administraci6n y que,
rrupcion en los, programas de actividades.,
. , ' por estar ,,:mculados con la fu~!aproducci6n y c\?mercializa(:Ion,
Considc;:rando el amilisis efectuado por Drucker de los aport~son suceptlbles die p~upuestaclOn"
, .
'
que realizan lasactividades auna organizaci6n, la gestion de com
En general son bames sobre los que se canoce el punto depe
pra puede ser 9lasifieadajunto con la fabricaci6ny la distribuciordido, stocks minifIlOs ymaximos. .
.
,.
fi~ic.a ~om?, una adividad que Gontribuye a resultad?s,. bu~cando h.
Finalmente,este tipo de adquisiciones suelen centralizarse. en
IDlll1mlzaClOn del costo de los productos y Ia maxlmlzac16n de h un departamento especffico,
.
..
calidad, la entrega y ]a satisfacci6n al c1iente.
. .
.
Henry Mintzberg, por su parte, ubica la funci6n de asegura:
GllmportacJOnes,
."

los insumos para In produccion como una de las cuatro actividade!


SO!1 aquel,las compras ~ un proveedof,extnmjero, 10 que hace

principales del nucleooperativo.


neces~o conslderar una s~n~ de particul~dades comosegurosde

cambIo, .tra~sporte, procediIDlentos especlales para el despacho .de


' ':;.11 ;:"led' d
la rnercadena a plaz.a, derechos de hnportaci6n, etc.
'.
2 M Ourul a es
..
. .mter
. Deb'd
1 o. a las' reg1amentaclOnes
vIgentes en e1. comerclO
Compras menores
na?ional; s,:~len ser nec~sat?as ,autorizaciones Qficia1e:~para realizar
,la ImportaclOn. . . .
..'
"
.
. .
servlclos
de.escaso
valor
y
cuya
necesl.
'Otro
asp'
ct
'q'
,
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t'"
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.....
-' 1"
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Se refie.rena
blenes
.
'al ' d '
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.'
: e Ol uese e e enereneuenaesque,eprovee
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.
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t
'
"
dad pue de ser Clfcunstancl
'
' d d ,,'
. ' 'bl n
.
e u ere 1 0 ocumenano nTeVoca,
cha, 10 que hace.que.este
sean'prevlsl
es.
' . termed'"
.. t'.
,,' bancana~-'
. ' -'
tipo . e.a '
qmslclones
"
,.no
'
.
. .ble
. ' 10
. . que .'re'qu"ere
1
.la m
laClOn de una ms
ltuclon.
.
Estas compras generalmente son abonadas en efectlvo medIan'
. '

te la utilizaci6n de un fonda fijo.


.'
,'"
. . '.
"',
.".. '
.'

Resulta practico que no secentralicen en un departamentc .


3. Nonnas especfficasde control mterno

sino 'l.ue los responsables de lossectores que necesitan un bien!


." .
"

serviclOs de las mencionadas caractensticas pu.edan decidir y auto


~eptlraclOnd,,! junctones ,
.

rizar Ia adquisici6n.
-.
' .
--:La ~uncion de, comp~~ d~~ estar sep~ada delmanejo fislco

Otras razon~s de.fndole.pnictica, como demoras en laentregtdelos blenes yo-eIa reglstraqon de los mlsmos: Compras, po~10
para la utilizaci6n del-' ,bien y perdida de tiempo administrativa, hll tanto debe estar separada ~710s sectores de Almacenes, Recept10n,
cen, que Iosbienes comprados flO pasen par Almacenes. . , '
Cuentas a Pagar y Contablbdad.
"
II
'.

' .
'
. '
" E n empresas pequefia~, sin embargo, !pones deeconorrp:a ha~
.CQmprasd~brenes de uso .
..
. cen que, a veces, las fun ClOnes de recepclon y el almacenamiento
, SC? refie~n ~ bienes q~e 11:0 requieren unarep?sicion penna de los materiales dependandd departame,nto de Compras, . ,
,
n7~te c?mo. (odados, maqumal1as, motores, herratI)len~as, l)lstrua
En Ia gran empresa se observa la separaci6n de funciones arri~ ,
ClOnes, mmuebles, etc,
.,ba menclonada, nos610 por razones ,de control interno, sino tam~
. Debidq a lasignificp.ci6nque tienen estas inve(siones requit: bien por las ,funcion!!s especializadas que .implicahi provisl-6n de
r~n l~ aU,tbriz!1-ci6n de, l()s riiveles de'decisi6Ii mas altos de las org, de~enninad.os productos para la producci6n, su inspecci6n, almace~
mzaClones. . .
,
. '
'.
.naJe y mampulaci6n.
..

I
86

FUNDACION UN/VERS/DAD A Dl'STANCIA ffHERNANDARIAS u

. SUBSISTEMA DE COMPRAS

~t;

!!.1!1ibjgcian.deltrii;;'t~iFiI~,'~'o,i.pra
.. Pun,o de pedido y lote de I'umpra
i
-,---~ La obera~t2!}:,~1~~,gQ!-pp"(~debe .inici~rse,]con el respald??e un '. E~.:f-ecomendable que .1a cantidad de productos que se soliciten
tPpr'pa,r!;e,;4e q'p':11mClonano responsable.AdlclOnal- sean ac.ot~'.EiOn las necesldades de consumo. Para ello, las el~pre
;y;~'fir~~f~'qripiAQmo minimo, los materiales queentran sas ~ue]enfijar puntos-defJe?i,do; esto es, la cantidad ~n eJfcistencia a
e'deTproOt1tUf teririinado se adquieran en virtud de es- partIr de la cual se debesohcltar la compra de un artlcule. Se esta
.' eCilfi(!~Gf&p';~:sGon:mues~as:. En,~as especificacio~es, que deben ser blece comp un ~tock minimo mas ~n margen 'de segmida(!, teniendo
~claras, conclsasficoncretas: y completas, se descnbe exactamente elen cuenta el dane que la falta podrfa causar,.
..
!material y su? p~op'~~~-a~~ p_~~~yudara la persona r~sl?~nsabl~ de , . Unavez deterrninados los niveles d~ inve~tario raci()nalmente
~as~eq:rpJ?r~?!rctmqg,~r.'lp.e~rules'delo que c?mpra Y.P?slblhtar la mS"'TI1as. adecuados c,orr:esponde establecer, conslderando los costos
reccJ~9t:~r~~v~ d:l,};~':t~!ldftd ~e,:!~s matenales reclbldos. ' . :asoCIados, el.lote optimo de compra, . , .. ' .
.. " . .
~
Las 'espeCl:fiCacI9Q~s,j agl~19nalmente, deben ser flexlbles Y'
Determ~nados fi,l.ctores como el caracterperecedero,lla mcertl
~useeB.t\kf~~-~d,e:;;"!~4f1c:aCi6ii;"estoes, deben perrnitir la consecucion 'dumbre a:erca del,a demanda futuTa, la falta de espacio para el al
~e melQtli!$.,~n:ebpr(')ducto;que se ~ornprara.
' m a c e n a m l e n t o , etcetera, pueden hacer que no 'se tenga en cnenta e]
\ '!?~M~IU1~~f1te, ~as,espe~i?caciones pueden mencionar cat~og.os,lote mas economic? No, obs~ant,e, ~s convenjente sU,crueuI?, al me
~u~~;~,~~,f1~mt.lc~s_.:fl&lCasdel producto, pIanos Y descnpclon nos J?ara las mat~nas pnmas 111 as Important~~;En dicho:cruculo se
del mtl~Qi[ij(de;produGCI6n.: ; ",:,
.
conslderan dos tlpos de.gastos: los de gestl.On (necesanos para la
!.:
. SiG22&~11
. ta ~~'tiR..~.b. Ie~ o',~~rvi~io e~ el mer~a?o es necesario coJocaciop de I~ orden de~omp~a) Ylos vinculados con!'11manteni-'
r,~ahz3.!'JI.!29Ji1~~G10neS,en las!.espectficaclOnes ongmales, estas de- IDIento de los blenes en eXIstenCIa.
.' .
tfense.r ,autoriz:adas'PQt~FllsuariO de ese bien 0 servicio,
..
Control de la mercaderia recibido.
.
~.
()~t~f;:~4n d~.~;,,:~~~~ro de(erminado de ,coRza.clones
.
Es' i~p?rtante elcontro! ,de lacantidad;y' ,~alidad de lo~ pro~
i, Par~1o..<;t~J!:lS-G01l1Ptas,supepores a un determinado monto de_duct?,S reclbldos yla confecclOnde reportes escntos con esta mfor
bF~p~arrse.,;y,cu1ia!l::~,~!t~~Q!g~es (l0ysuafes pedir porlo menos tres), ;maclo~, ,
'.
.'
"
_..,...,.
eVltando:\d.t:fest~ l1}~'B~!~.Jjl,-<:l~screclOnahda.d del responsabledel sec-' . .~l el. control de. calldad reqUIere de conocmuentos tecrucos, Ia
tJr,
:. ,dl'!~l"(l\lL=M'"
.
' f u n c l O o ' s u e l e estar separada de Almacenes, que en el momento de
~-LOfPe'1Ta'Os'"Y"''i;;-~~t\2i~R~?ne~ se realizan por escrito, per? i1a recepcion s610 da.conforrnidad porIa cantidad.
,
cuando no se llega al monto estaDleCldo, las consultas pueden reall-'
Constitui:i6n deseguros sobre mercaderfa en trtinsito
zarse portelefono. En el caso_de compras menores po dna efectuar,.,'
'
.. , .
.' . .
....
'':'''Y'''~JJ:':''''''a'~\I''\\'':':;; >"'i'
.
.
Se recomlenda la contrataclon de seguros para cubnr el nesgo
d tId d I d t
.. ,
.- .. . d 1
se Ia comp~a. en lorm uireCLa,
" i, c ~f"ff'l( ," t: -~~, ; ,:~1 ;'"i~-,~,""
. e ras a 0
e os pro ue os que vlaJan por.cuenta y pesgo e a
-y,fI. .}f~~~,~$fi1.8~~la~Wl'21[i:', ".
"
..empresa.'
. ,'
~J~~2l}tOOicertar;~ci~?trato se debetomar en funcio~ de l~,
., Prenunerocwn defo~larios

ilf!},9~~! ~t~,dec~slondebe ser tomada por un funclOnano


. , . , . , '.

lec-Es{:on:yellientelclafijacion de atribucion entre funcio-. ~.?s fo~ulanos que trasclend,enat~rceros,o,bhgan~oa la orga


I'::';i":ti""~t '." "'1 '. .
.
..,
mzaClOn~ ~l como aquellos que, sm .sahr.de la mlsma avalan el rno
narlOS ueIUIS
In os TIlve es
.
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:v~mlento e tenes, .cen ser numera os corte ativam~nte yen Of
:':lD1l~~)YiY,~F~m119a:)1~;de?ls1o.~ de compra,1}men la tomo debe m- :ma preimpresa. , ,.
.' ...., .'
'.
tery~wri5?A:Y tirmaJaCOtIZa~10~ del proveedor 0 la orden de comEn este cireuito es conveniente,laprenumeraci6n de las soHci
pra': rnoJ eD
tudes de compras, ordenes de compra, informes de reeepcion y de
!~:control de calidad..
!

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87

------~----------

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-,~",,-

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88

89

SUBSISTEMA DE COMPRAS

FUNDACION UN/VERSlDAD A DISTANClA -HERNANDARlAS'

Adicionalmente, es importante remarcar la necesidad de qUI


exista un control sobre la correlatividad de los formularios utiliza
dos y que. el mismo no sea una mera rutina burocratica.

4. Inform~ci6n gerenciai

mnlerius primus
y mllterirues.

comprn.

existencinS.
I compra.
- Reqllerimienlo
Ilcomprns.

.Los datos referidos a las operaciones de compras y que se en LL_----ii;J.v!!!an~os!!:...---t-----t--::-:--:-:---t--:-:::---:----;


- Seieccion
Pedidos de
\ .,. Registro de
Selecci6n de
\ - Solicitud de
cuentran disponibles en registros y archivos (subdiario de compras 2.pr<lVeedores
Cotizaci6n.
proveedmes.
proveedores.
'I Po- Comprn.
-Emlsi6n de
stock de materias primas y materiales, cuentas a pagar, solicitude! dido de cotiza-ClIliilogos.
de compra, etc.) constituyen labase de la informacion que se prepa l!on.
IgWll.'i.~.c..
I"pedidos.
SOliclrudes de \ - selecci6n en~ -\ .:.. Plnnillus
ra para uso de la gerencia y entrelaque podemos mencionar, a titu 3. Adjudicaci6n ! -deCotimclones
ofurtus rccibidus. nnillisis de
comprn,
.
proveedores.
10 de ejemplo:
colimciones.
pendienteS.

1-

1-

-lnformede

- Tiempo promedio de la gestion de comprn.


, . - Solicitudes de compra de mas de ... dias.
-Ordenes de compra pendientes vencidas.
- Inmovilizacion de articulos en stock.
- Ingreso de materiales en stock pOT tipo de producto:
- Monto decompras real vs. presq,puestado.
- Monto de compras comparativo de los ultimos 12 rneses.
- Cinco principales proveedores por monto de compra.
-. Cuentas a pagar por mercaderfas recibidas.
- Proyeccion de deuda por OC colocadas y pendientes de re
cepci6n.
.
,.
Salvoespecific{lCio1), encontrario, estos informes se refieren ~
. periodos, seman ales omensuales, segun los requerimientos de h
gerencia.
,

4, Colocaci6n de -lnforme de "


III Orden de Com- Adjudicncion.
pm.
5. Recepcion

6. Registracion

!Registro de.
Iprovedores.

- Antecedentes
. deru:i\udi~acion:

- Remilodel
Proveedor.

\ -Ordenes de

I -lnforme de

\ - Ordenes de

compm 0
contrlltos
pendientes,

Compra
pendienles.

Recepeci6n

!Ji!!
- Emision Orden
deComprno
contrnto.

-Qrdende
Comprno
contrnto.

-Informede
-Control de
RecePci6n.
cUnlidll.d y
culidnd.
-" Remisi6n OJ
I
Aimacenes.
- Vnloriz.aci6n
Asienlo de
bienes reClbidos., CIlentils OJ pagar.

J-

5.2. DescnpciOn de los modulos


Modulo 1: Detection de la. neces"idad de compra

Normalmente, si se trata de la .n.ec~sidad de la compra de ma


terias primas, materiales utiles de consumo repetitivo! tiene lugar
. . '" d l b t
cuando el responsable de Almacenes despacha un pedl~o (vale de
5. DeScnpCIOn
Ie SU SIS ems.
materiales) y determinaque ha ne~ado aI pu.n~o de pedido 0 stock
.51
minimo.
,. D'mgrama d e ull.loqlle
, 1dEn ese momento
. .confecclOna
. . . . la SOhCltud
. de compras y la
,
enVla a epartamento respectlvo .
Este modulo implica una decision previa de determinacion de
.' .En el siguiente diagnuna ~e bl~que detallad? se ~e~cribe un
subslstema de compras de matenaspnmas 0 matenales tlPlCO. C~da punto de pedido y lote 6ptimo de compra sobre cuya base el res
uno de sus modulos sera desaIrollado en el siguiente pun to.
ponsable de A1macenesdecide cuando solicitar ~ sector de .Com
.
pras la reposici6n de Ia materia prima 0 el ~atenal y la canttdad a
reponer y confecciona la Solicitudde Compras (SC) .
.,.
"'

90

FUNDACJON UNIVERSIDAD A DJS-TANCIA uHERNANDARJAS'

Este formulario consiste en el pedido de compra de bienes 0


servicios efectuada por una persona autorizada al departamento de
Compras (ver disefio eli figura 5.1).'
Es recomendable emitirlo por duplicado. EI original se envfa a
Compras mientras queel duplicado es mantenido en Almacenes en
un archivo de pendientes para realizar el seguimiento de la gestion
de compras y efectuar los reclamos en caso de demoras.

SUBSISTEMA DE COMPRAS

Ln

<C

:z::

0:

W:J

e
o(w

xe:

u
w
II::
I
Z

cotizaci6n

oCuando se trata de compras. muy significativas (equipos,


construsciones, etc.)
la compra se organiza bajo la forma de
con~Jrsos privados (0 publicos) y donde existe un pliego de condi

........

rll
w~
Ll.

u.

Modulo 2: Selecci6n de proveedores y pedido de


Tiene lugar cuandoCompras, hiego de recibir la SC, veri fica
las firmas autorizadasy consulta el registro de proveedores a fin de
seleccionar aquellos mas aflnes al pedido y solicitarles cotizacion.
Las decisiones asociadas con este modulo incluyen el estable
cimiento de modalidades de compra y la seleccion de proveedores
que se consultanin de acuerdo con las caracteristicas del producto
solicitado, pero tambien es aconsejable tener en cuenta el compor
tamiento anterior del proveedor, que debe constar en el registro 0
archivo respectivo.
Es recomendable eI pedido de cotizaciones a un deterrndnado
numero de proveedores,como vimos al referirnos a control interno.
Pedido de cotizaci6n (PC) consiste en la solicitud por escri
to (ver figura 5.2) y en fanna simultanea de cotizaci6n de precios y
demas condiciones a varios proveedores potenciales. Esto evita que
la eleccion del proveedoT quede librada al criterio personal del en
cargado deCompras. No obstante, algunas circuhstancias, como las
mencionadasa continuacion, puedenhacer que no resulte necesario
la emision del PC: .
G Compras de escasa significaci on.
o Cu~dose tiene. informacion actualizada sobreprecios reci
bida con anterioridad de proveedores.
. ;. Cuando los bienes se adquieren a traves _de' una orden' de .
compra global que irnplique un aprovisionamjento pennanente.
Cl Cuando las adquisiciones se realicen a comparHa'i afiJiadas.
e. Cuando situaCiones
extrema urgencia justifiquen pedidos
telef6nicos.

91

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92

FUNDACION UNIVERSfDAf'JA DfSTANCfA "HERNANDARIAS.

ciones emitido por la empresa y las ofertas se reciben en sobre ce-:


rrado.

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.,Modulo 4: Colocad6n de la Orden de Compra


.
Laadj~dicaci6n se f6mialiZa mediante la emisi?n de la Orden;,

r'--1 ~I'"f~',.--..,
It
~I'

" ~

de Compra '(OC),', Este comprobante (ver figura 5.4) represeqtala.


. demanda efectuada a JlIl proveedor para que suministre los materia- '
'les especificados en-Ia misrna. .
.,
' . '. ...' .
ELnumero de copias que seemitan puedevariar deperidiendo '
de laS caractenstiCas de la organizaci6n de que se ttate,pero es
aconsejablenotificar alps sectores que efectuaran Ia recepti6n y la,
liquidaci6n para el pago,. Como ejemplo, en una gran empresa:pue- ;
de emitjrs~ la OC por cuadripIicado con el sigllJentedestino;
.. Original: Para elproveedor.- .
.
Duplicado:'Para Compras.
Triplicado: Para Recepci6n:
Cuadriplicado: 'Para Cuentas a Pagar.
E1 sector de Compras,tomando CQrn,o base aI dupF~ado Q.ela .
~C, efecrua su requerimiento y evalua el cumplimiento del provee
" dar.
.

93

:J

Para la selecci6n de la mejor oferta suele resultar conveniente .


. confeccionar una pIani1Ia de anruisis de cotizaciones (ver figura.
,. 5.3). La tapulaci6n de los 'datos en una planilla perrnite tener un re,.
, sumeo utilde las cotizaciones presentadas por los proveedores. AI
gunas empresasoptan. por la utilizaci6n de tin ejemplar de la SC .
.para efectuar el seguimi~nto en Iugar de ]a planilla filencioriada.
.
..
En lamisma plarulla, 0 por sep~rado, se indiGani. la adjudica
ci6n, con 1a ifirma delfuncionario responsable.
.
,

'1IIA.,j,.....

SUBSISTEMA DE COMPRAS

Modulo 3.' Adjudicacion


.La seleccion de ofertas no es una tarea sencilla; es aconsejable
tener en cuenta no solo los precios cotizados, sino 'otra caUdad ofre;
cida, financiacion,plazo de entrega, etc.
Ademas, es convenienteconsiderar las referencia~del provee
. dor, conocer su respon:;abiW:lad, solvencia, continuidad'de suminis":
tros, calid,ad de produccion, I:espeto de la fecha de entrega, etc.
Este m6dulorequiere del establecimiento de los parametros
para la evaluacion de las ,ofertas, 0 designacion de la persona que
cumpIini tal fund6n.
....

JAl'!C\l1L!'.Wr.

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Figura 5.2
'

94

SUBS/STEMA DE COMPRAS

FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA HERNANDAR/AS

.....

Contratos: en ciertas circunstancias, la opemcion de compra se


puede formalizar mediante la firma de un contrato. Es importante
que la redacci6n de sus dausulas sea clara, especialmente aqueUas
referidas al precio, la cantidad, las condiciones de pago, el plazo de
entrega, las indemnizaciones 'por incumplimiento y las garantias,.

Modulo 5: Recepci6n

~,

En este momento Ia acci6n pasa al sector de Recepcion, dande


se produce el ingreso de la mercaderfa acompafiada por el original y
copia del remito'del proveedor. Lacopia se devuelve conformada.
En Ia Recepcion se decide aceptar 0 rechazar los efectos reci
bidos, Iuego de efectuar los controles de cantidad y calidad,y se
emite e] Informe de recepcion (IR). Este formulario (ver figura 5.5)
permite que el sector de Contabilidadde la empresa tenga la certezll
de que la mercaderia ingres6, conozca lacantidad de unidades reci
bidas y cuente con laaprobacion de calidad.
Este,documento se suele confeccionar por cuadruplicado, y se
distribuye de la siguiente manera:
Original: para Almacenes.
Duplicado: para Compras.
1:1 Triplicado: para Contadurfa.
, III Cuadriplicado: para Recepci6n.
Al recibir Almacenes las mercaderias con el IR controla ambos
elementosy devuelve a Recepci6n una copia del informe con su
conforme. Compras, por su parte, con la copia del IR da por cum
plida su gesti6n; y Contaduria integra la copia junto coil el remito
del proveedor allegajo de compra.
En el 'caso de servicios la conformidad debe prestarla por eg
crito el sector 0 departamento usuano y remitirla al sector que auto
rizanl el pago.
.' .
.

PILANILLA DE EVALUACION
.DE PRESUPUESTOS.

'.

E Foc"ffi'

Fecha: .......1 .....: I ......


Fecha: ... ,.. / ... :.. I ......

Sollcitud de Compras N: ............


Pedldo de Reaprovls. N: ............
Pedldos dll cnllzuddn ..mIIlt:Io&

I '\
Malerlal requerido para:
Cdct
Ad.

--

S~

DETAUE'

N'

Pt_

Jndlcar I.cha
,.,.,;...., 0lIfI'/fid<> p _otdGi HI

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1I

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TOTAl.

L_---'

.'

\~~: . \ I r! \J
, . OBSERVACIONSS

Aprobsdo por

M6,dulo 6: Contabilizacion ..
La contabilizaci6n dependeni del sistema contable que tenga 13
organizaci6n. En generClI, puede afirmarse que Contabilidad debe
realizar la,registmci6n en el momenta del ingres() de la mereaderia, .
reflejando el aumento del inventario en una cuenta de activo yacre
ditando una cuenta de pasivo. Obtiene los datos del IR, que valoriza
segiln Ia ~C. . .
.

95

'Ar::larttcilln c/lJlirmas

Fuente: Pungitore (1994: 29)


Figu.ra 5.3

,.;"'' '

FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A..Q/STANCIA "HERNANDARfAS

Un asiento tipo podrfu ser:


Materias Primas 0 Materiales

a Cuentas a Pagar por Compras

SUBS/STEMA DE COMPRAS.

,ORDEN DE COMPRA

97

t ~ltr~jOO I

I.

El :importi! es el de la orden de co~pra; exc1uido el IVA; luego, '1I'llOVE'IlOR'


.
'... al recibir 1a factura del proveedor se cancela Cuentas a Pagar, debi-' I...TO_MO_~_L_PE_ala_o_sfL_'
tando .ademas' 1a cuenta del IVA contra la cuenta Proveedores por el IIoiATl:III'>I. R!:QI.I[RIDO,
monto total de la factuni...

0056.

, - 1_ _ _ _ _. , - - _

",'

5.3. Ejemplo de uncircuito de Compras

CODIGO

A continuaci6n presentamos Ia descripci6n de un procedi-.


miento de compra de materiales de unaempresa industrial y eI res,..:
. pectivodiagrama. Como se trata de un sistema computadorizado,
. en eI cursograma se utilizan, como complemento de los sfmbolos.
del Apendice.ll, los siguientes:
.'

Ingreso de
Datos

--~--l

DIUCIIIPCION

CAlmOAt!'

N\TlCUL.O

I. PMCIQ U'UTARlO

l i TOT .. ~

Consulta por
pantalla

Narrativo:
En Fabrica, tomando como base laotdende producci6n, Se leoNOlClCI<u III PAGa
emite el pedido de .material~s P?r duplicado y s~ :nvian ambos a: ._"II:ACIONUUPli~'
':T~:AL
Almacenes. Se archlva pO.rrua
.. 600. . o - lAM .\.
'
. la. 'orden
' . de
, producclOn.
.
..
. ,:. IALT1!:RNATIVM . It 6llf QO 1
2) En Almacenes eI operador ingresa a laterrninaly-consulta' aW,GO ' . .
.
el archivo de ~tock, para versi hay existencia.
.
'~C\",ENT~"'A I ,1MRc~,~'~~;~~RARENI' . '. ':.\HORARIO'
3) Encaso negativo, ingresa el pedid9 y'emite. Iasolicitud.de
compra por duplicado.. Envia eI original a Compras y archiva en fonna
provisoria el duplicado junto al original de pedido de materiales. Se re:.:
mitetambien!el duplicado del pedido de. materiales.con sello "En tra
mite de coIIlPr.a" a Fabrica\.
.
'"
.
,
4) En Compras, tomando como base e1 original de la solicitud'
de compras se inicia el tnimite de compras, se ingresa a la terminal~ .
se accede al archivo de proveedores y se emite e1 pedido de cotiza
ci6n. Se envfa una copia a cada proveedor.
,Figura 5.4

' 1 1:. . . ..

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98

FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANeIA HERNANDARIAS.

SUBSISTEMADE CQMPRAS

5) Se adjunta el pedido de cotizaci6n original a la solicitud


de .compr~ original, se arma e] legajo de compra en espera de la
cotizaci6n. Se archiva en forma provisoria, por mimero de SC.
6) En Compras, al recibir las cotizaciones se comparan y se
anota sabre cada cotizaci6n el motivo del rechazo 0 bien el motivo
de la aceptaci6n.
.
.
Se ingresa a la terminal, se accede al archivo de compras pen
dientes y se indica el proveedor asignado. Se emite orden de compra
por cuadriplicado y se distribuye eloriginal para el proveedor, el dupli
cado para Conladuna y el triplicaao paraRecepcion. ".
'.
7) En Comprasse adjunta al legajo el' cuadripIicado de la orden de.compra 'que quecia enel s e c t o r . '
.
8) En Recepci6nse recib~ el triplicado de la orden de compra
que searchiva transitori;;unente hasta la recepci6n de la mercaderfa
9) En Contaduria se recibe el duplicado dela orden de compm
que se arch iva transitoriamente hasta la recepci6n del remito. .
10) En Recepci6nse tecibe Ia mercaderia, se control a y se da
elconforme.
. 11) Se archiva definitivamente eI triplicado de la orden de
compra y se devuelve el remito original alproveedor. Tomando
como base elduplicado'del remito se confecciona el parte de recep
cion por triplicadQi; Eloriginal y el duplicado se envian a Almace~
nes. EI triplicad() seremite a Cornprns.
.
12) En Compras, Jornando como baseel triplicado del parte de .
.recepci6n, se ingresa a Ia terminal, se accede a1 arehivo de' cornptas
pendientesy se da de baja' a las mismas.
.

.
Se coloea el nurnerode parte de recepci6nen cada legajo y.se "

. ..' .
archiva definitivamente.
. ....
. ' 13) En AImacenes se controla el reInito con. e1 duplicado de)
parte de recepcion, el que se finna y se entrega a Recepcion como
sello de cumplimiento de ese .sector. Se controla Ia mercaderia reci
bida con el duplicado de Ia solicitud de compra y el original del
pa,rte derecepcioll. Seenvfa a Contaduna el remito duplicado y a
Recepci6n eI.parte de 'recepcion duplicado.
.
14) Tomando cOnio base el parte de recepci6n se ingresa ala
tenninal, se accede alarchivo de stockyse 10 actualiza.. Se arehiva
provisoriarnente" el p.edido de materiales recibido anteriormente. Se
archiva definitivamente Ia soIicitud de compra junto al parte de re

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cepcion original, par tipo de mercadena.

Figura 5.5

100

.
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'

FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA. "HERNANDAFlIAS' .


FIIIiRICA

SUBSISTEMA DE COMPRAS
REcePc!i::w

COHr~

101
1

,. I.

15) En Recepcion se recibe elparte de,recepcin duplicado y


se archiva definitivamentepor nUrriero de parte.
".
,.
16) En Cont:aduria se recibe eFremito duplicadoy se ,adjurtta a
}il orden de compfa duplicado, , " ,
CursCigrama:
(Ver FIgura N 5.6)

, 6. 'Para ~U autoevaluaci6n
1. Como jefe de costoS! de una importante empr<:;sa; i que ndce- .
sidades de informacion ptovenientes del sistema de cOIIipras te'J;ldria
cada mes? l. CuaIeS. sedan esas necesidades 81 fuera Ijefe de' presu
puestos de unaoficina del Estadonacional?,
, ...
2. En su tarea de analista de, sistemas ha releva~olasigui~nte
informacion proveniente del encargado.decQmprasY,depositod,e la
sede Rio Negro 4e una empfesa de.serViciospetrolerqs: '
'. '
,"EI manufildE! proced!,mientps'E!s muy burocratlcQ' y no co~tem.
pia la tealidad anla que nos deseFlvo\vemos; Hequierepediri CQtizacio~
-nes, confebcj6n de la orden de'compray deFpartede{recepci6ri.La
urgenyia de 10$ pedidosen nuestra a9tiyidad hace que nO.se PtJedan
,pedir Cotizacio~es poresctitQ. Respecto alas 6rdenffs, de:comp1'8 10
que hacemos as reallzarlacuando lIega lafactura de, tal manera qye si
recibimos la visita: de IS: auditorfa jntemaobssrveelcumplimientQdef .
manual; adicioAalmente con la fa'Gti..iraestarri,?s segurQ~ de :que' rlQ co
metemos ningunerror. Alga simil~r.hacern.os con los partes de reoep
br6n. Muchas veces la urgencia a \a qu~ hies referencia anteS: hacs
que losproduclcis vayaildirectamente 811 pozo 'Con,loqueaJindeimes
, nos pasamos 1 0 2 dras cargando datos ,at complJtador para~ GonJ,e,ccio
nar los partes de re~epci6n. .
'

la

..

'.

'"

'. 'i auaI seria su propuesta paramejoraf. dichO proceso sin


cuidar las pautas decontrol intemo?,.
,: , : '.
3.iContinu~do con el relevamientoen'la empresa delcaSo an
.
, teriorencuentrdeste otro conientario'de una erripleada de Contadu

ria:'

1'

FiglU'tll 5.,6,

,'.

'"

"

,,'

',,' i

"

i!

funqi6n as corn:;iliar Cu~nta$a: Pagar. En'l~ misma' ap;arecen


, ,Io~ cr!f!ditos 'cl,landoen losdep6sItos cargan al sl;Ibslytema' de In~enta,

'~i

102

SUBS/STEMA DE COMPRAS

FUNDACION UNIVERSIDADA DISTANC!A


"HERNANDAR!AS'
-- p.
.

nado ftem. Tres anos atras t el Sr. Matras sufri6 unaccidente y fue
reemplazado por otro empleado, sucedi6 que la produc,ci6n debi6 dete
nerse dos veces en 131 periodo de un mes, per falta de suministro de
materias primas por parte Cle Almacenes."

rios los partes de recepcion. Los debitos aparecen con motivQ de la re


" " " ."
gistacion de la factura del proveedor.
Normalmente me lIeva 3 0 4 dras conciliar las diferencias. Es
muy ditrcil que coincida 10 que se jngresapor inventario con la factum
definitiva.Los errotes son variados y aparecen en las caritidades ingre
sadas.en los precios, en los impuestos internos, etc. Para cuando 10
gro detectar las diferencias y explicarlas el encargado de materiales
me dice que ya no puede ajustar los bienes de cambio (contrapartida
de la cuenta que analizo) debido a que ya no hay stock por 10 que can
celo las partidas pendientes contra resultados."

Realice un comentarib entico de1a situaci6n descript~.


8. A partir de la despripcion del proceso expuesta en el libra
Reingeniena, de Michael ,Hammer y James Champy,que se trans
cribe a continuaci6n, usted debeni realizar un analisis comparativo
con el circuito desarrollado en el punto 5.3. de esta Unidad.

Redacte el parrafo de su infonne que se corresponderia con


.'
." 4.
las pautas de control intemo mencionadas a continua
cion identifique aquellas relacionadas C(m el subsistema de com
pras:
- Arqueo sorpresivo de val ores

Inventarios fisicos

Obtenci6n de varias cotizaciones

. -. Existencia de "inventario permanente


- Constituci6n de seguros sobre productos terminados
- Pagos con cheques
"
- Separaci6n de funciones entre quienes compran, reciben y
registran
.
"

"EI nuevo proceso'9s mas 0 menosasf: un comprador del de


partamento de Compras Ie env(a una orden a un proveedor, y al mis
mo tiempa, lada entradaia esa orden a un banco de datos que esta en
Ifnea. Los'proveedores, 10 mismo que antes, despachan la mercaderra
al muelle de recibo, y cuando estallega. un empleado comprueba en
una terminal decomputaaorsi el despacho que se acaba de recibir co
rresponde a UAa orden de compra pendiente en 131 banco de datos.
Solo hay dosposibilidades: 0 corresponds El no. En el primer caso, el
empleado acepta 9\ despacho y oprime un bot6n del teclado de su ter
que Ie dice al banbo de datos que los bienes lIegaron. EI recibo
de los blenes quada, pues, registrado en el banco de datos, y el com
putador automaticamente gira un cheque y, a su deb ida tiempo S8 10
remits al proveedor. Sit por 131 contrario, los bienes no corresponden a
una orden de compra pendiente en el banco de datos, el empleado del
. muelle de recibo 10 rechaza yse 10 de"uelve al proveedor."

problema~ica relevada (Planteo y propuesta).

Aprobaci6n de las compras por el njveladecuado.


5. l.Considera c.onveniente que Recepci6n reciba una copia de
la orden de compra? Fundamente su opinilSn.
6. l,Bajo que circunstancias se puede eliminar el pedido de co
tizaci6n?
. .
7. Segun nuestro analista, del relevamiento del circuito de
abastecirniento de la empresa "Linema S.A." surge la siguiente in

formacion:

"EI Sr. Di6genes es el jefe de Almacenes de Unema SA EI Sr.


Matias, jefe de Produccion, es el mejor amigo del Sr. Di6genes. Los
dos comenzaron a trabajar.en la empresa el mismo ana. Por la gran
. canfianza que existe. entre ellos, Almacenesinicila la gesti6n' de reposi.
cion de los distintos items cuando los saldos en las fichas de stack son
flulos, ya que el Sr. Matfas Ie avisa al Sr. Di6genes con 15 dias de an
, ticipaci6n lanecesidad'que
prevetendni'Produccion de un determi-

103

"

9. Los autores Hammer y Champy expresan en "su Hbro.que la


infonmitica"capacito a las otganizaciones para romper viejas reglas
y crear nuevos modelos de proceso,"perinitiendoles hacerel trabajo
en forma radicalmente diferente.
Haciendo usa de la informatica, l,de que manera se podrian re
plantear los m6duios 1 a 6 (inclusive) en el sistema de Compras'?
10. Ejercicio practico.
_
Sobre la base del modelo de la figura 5.6 Ie pedimos que con
feccione un sencillo cursograma de compras menares de acuerdo
con el siguiente enunciado:
n

En e\ laboratorio "Aries las compras menores, asf como aque


lias que deben sar abonadas necesariamente en efectivo S8 efectlian a
traVElS de un fondo Hjo que se halla bajo responsabilidad del asistente de
la oficina de Compras.

-t-'
:,1

:!7

104

.....
FUNDACION UN/VERSIDAD A D/STANCIA. "HERNANDAR1AS"

<~{

Con la colaboraci6n de uno de losintegrantes 'de una nueva oft

cina de Sistemas en formad6n, S9 han implementado algunas normas

a los efectos de sistematizar en cierta forma el funcionamiento del

do.
,

Para la aprobaciori de las erogacianes que deben ser abonadas

par el fondo, 9/ cajero cuanta con una lista d~ los nombres y firmas de

los responsables que se ihallan autorizados para soUaitar las aompen~

sacionesde gastcis rsspe.ctivos.


.
.'..'. ..

.
Por ofro lada; isola! autoriza gast03 debidamente documentados .

que no supersn el importa maximo establecidq porelgerente de Com

pras, monto que es normalmente ajustado en forma mensual 0 bimes


tral.
':
.
Sin estos requisitoselgasto esrecha:zadb y devue/to el compro
bante respectivo al sector l responsable del mismo.

Par el contralto, en casp de aprobaci6n el auxiliar reintegra el

importe respectivo y Icumplimenta la planilla de fondo flja en original y

copia indicando la fepha, -concepto,importe y el sector de dandepro

viene, asentando ad~mas en el comprobants del gasto, elnumero de

hoja If el rengl6n en que tal gasto es registrado en dieha

AI registrar cit.da gastoabtiene-en una columna al margen el

saldo .existente en elifondo, archivando en forma.provisoria la planilla '

eon sus comprobantes respectivQs, enel caso de que el salda no sea

inferior al.punta de reposiqion.


.
Si aSI ocurrieta,. el auxiliar obtiene la suma total de los gastos

reglstrados,y envfa ~I original de la planilla con los comprobante5 de

'. gastos aJ sector de Contaduria para su.aprobacion.


Contadurfaverifica .Ia_coincidencia.entre la planilla y los compro

bantes de ga5tQS V, salvo en ej caso de existir diferencias, emite la or

den de pago par dupli,cado, guardando la capia en su podery enviando

61 original a Tesorerfa junto can los comprobantes y la planilia del fon

da fijo para I.a, confecci6n del. cheque yreposici6n del fando. ,

,~.,

'.

, ",.

..;; ';':." :~i: ;"~ ,.

UiIidad 6

Subsistema dePagos, .

"

subsiste~a de Pagos see~cargahl cancehici6n de


las obligaciones contraidas por la eIIipresa~'Estasob-ligaciqnes tie
nen su origen en una cornpra efectuada a un provee~or, ja sea de
bienes 0 servicios, en los sueldos y jornales del 'persOJlal~ impues
tos, obligaciones financieras, etc.
'

El

1. Alcanee
EI subsisterna de Pagos, que empalt;na con el de Compras, vis
to en.1a Unidad anterior, comprende des-de el momento er que se
controla la obligaci6n' pendiente de cancelaci6n h3.$ta q~e el. pago
,se-hace ef~ctivo mediante la'entrega de los .valores al acreedor, se
recibe la constancia del, pago y se efecrua la contabilizaci6n' corres:,
'pondiente.
,: i' '
'El sector Cuent-as a Pagar (Hamado tambien Pago a Proveedo
res o. Liquidaciones) es quien reune la documentaci6tftelPTIda a
compras U otras obligaciones de 1a empresa,. ~ con~la yconforma
para su pago en termino. , "
, "
",

....

107

FUNDACION UNIVRSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"

SUBSISTEMA DE PAGOS

sector Tesorerfa, que custodia y maneja los recursos finan


ciews de la organizflciOn, es guion confeccion~t el instrurnento de
pago y efecl:IJa la canceladon.
.
la clasificaci6n de las actividades que realiza
Peter Drucker, los pagos son parte de la gesti6n financiera y como
tal los ubica dentro de las actividades que produceD resultados.

de haber efectuado el pago. Esta modalidad es utilizada


mente pOL
que prestan ?ervicios ptiblicos y pororganis
mas fiscales y previsiona1es.
Este servicio puede ser contratado pOl' cl acreedor para
zar Sil recaudaci6n, pero tambien el deudor puede contratar en un
banco el servicio de pago a proveedores.,En este caso el a.creeclbr es
concurre al banco para col;lrar,
. Cuando. se. trata de importacibnes tambien participa una enti
dad bancaria puesto que el proveedor, norrnaluiente, exige In aper
tura de un cre.dito documentario irrevocable, a su favor.

106

IVlodalidades
" Pago en sede del acreedor
El paga se efecrua directamente en el domicilio del acreedor y
en el mismo momenta se obtiene, elrecibo correspondiente. En es
tos casas es convenienteque la empresa cuellte con un seguro de
valores entra.nsito para la cobeitura de 'pcisibles riesgo3 pOl' el tras
.ladp de fondos por parte de lo~ empleados~
.. Pago a un cobrador

En este caso Ole avlsa al acreedor cUfu'1do esta e1 cheque dispo


y se 10 retiene en Tesorerfa.
EI acreedor se ocupa del cobra directamente en, e1 domicilio
del deudor, recibe los valor-es (dinero, cheques, pagares) y Ie extien- '
de un recibo provisorio 0 uno definitivo de acuerdo con la modali
dad de Stl empresa.
..
.
,
"Pago'a 'reparlidores

. '

Es una variante de la modalidad anterior. Cuando se redben

los productos, es el mismo repartidqr. e1 que efecrua la cobranza y

confecciona e1 recibo. Esta modalidad es comunen las empresas

qile se dedicana la venta de produttos alimentidos.

1!1

Pago por correspoluiencia

.. Pago en efectivo por fonda fijo

caja chiea

CuandO se trata de compras menores, los pagos podran efec


tuars(') en efectivo mediante la utilizaci6n de un fondo fijo. El
fijo mantiene sie.mpre un mismo monto que estaraconfonnado
. comprobant6s y dinero en ~fectivo ..
" Pago de sueldos JI jornales

El pago de sneldos y jomales constituye una modalidad particular


del pago que requiere norrnas de control y procedimiento especfficas.
El pago de sue1dos' y jomales puede efectuarse en efectivo,
previa extracci6n de fondos del banco 0 a trave.s del banco, )la sea
mediimte ia entrega del cheque al personal paraque 10 haza efectivo
en la entidad bancaria 0 mediante la apertura de tma
a cada empleado donde se Ie deposita e1 importe del sueldo.

el dinero de 1a cuenta mediante boleLas habilitadas par el


a
o,mediante taJjetaspara operar en cajeros automaticos.
. Elpago de sueldos y jomales, ademas de las modalidadcs ex
puestas mas arriba, puedeser complementado con 1a entrega de tic
kets para compra de comestibles, carga de combustible, etc. que son
comerciAli\0a<;ios pordistintasempresas que operan en e1 mercr,do.

. E1 deudoI" eBvla 'por correo un cheque para quese aplique a 1a


cancelaci6n de su deuda y a vuelta de correa Ie envfan e1 recibo corres
pondiente. Es una de las formas. mas usuales :de pago a proveedores..
,
. dClldor tendci Ql1e. tomar los recaudos pertinerttes para queel
Uegue a,~\iJ.ien reaImente es etdestinatario,debiendo atender las
ltUj,U,U:..:>, de contrei .intemo que se refwren 11 Ia emisi6n de cheques.
.. f:''agv a traves de

un banco

EJ. deuds.rde;posita en la cuenta del acreedor. el importe adeu


y .lequeaa:ui}a,
cQpia de la boleta dedep6sito como consta.\1cia
'.... .
~.

.~.

"

3. --------------------------3.1. Normas de control

movimiento de jondos

el

" SeparaciOndejlmdones

El manejo de' los' fondo;; no debe estar a cargo de la misrr


que realiza 1a
No esconveniente que el

to!

FUNDACfON UNIVERSfDAD A DfSTANCfA Ur=RNANDAAIAS

. SUBSfST5MA DE PAGOS

realice la registraci6n contablede donde surge' el saldoporel cual


es responsable, aunque es posible que para S11 control y para con
feccionar las.rendiciones que elevaalarea con table tenga que efec~
tuar a:1gunas anotaciones.
,
" . .,'
, ' ,
En eI.caso particular de los Pagos,la 'Jiquidacion y autorizacion
debe ser reali~ada por una persona responsab1e ajena aTesoreria.

Aqlleos sorpresivos ,
Se r'~alizan para verificar 5i los valores en existencia coinCiden
con los que surgen dela registracioncontable. El' arqueodebe ser
sorpresivl) y realizado por persona ajena a Tesorerfa.

Conceniracion de 1a responslibiiidad .
. Una solapersonasera la responsabl~ de la ,?lIstoqia ydel rna
nejo de fondos (tanto delos val ores coino de las chequeras y talo
narios de reCibos en blanco). EsaperSOn1.1SUeleserei tesor~ro .. EI
clarificarlas respOhsabiJidades imptilsa al, e.mpl.eado a realiiarlata- .
rea con mayor celo, pero se debe cO'mpiementar con otrasmedidas
que ayuden al responsable a manejary conti-oIar los bienes c'onfia
dos a su custodia;

.. Separacion total de los fondos .


Para un control eficaz de los fondos, es recomendal:Jle que los
provenientes de cobranzas esten separados de. los destinados apa
gos; POl' 10 tanto, los valores que tieneh odgen en las cobranzas se
depositaran en su totalidad en la cuenta corriente bancaria y l.os pa
gos se efectuariin'mediante cheques e,mitidos, contra esacuenta ban
caria. Para los pagos men ores que se tealizaran en efectivo se puede
.
, ' . '
.
crear un fondo fijo 0 c:ya chica.
Rotacwn del personal.
Es conveniente que el persona] que maneja fondosrote peri6
dicarnente"de manera que se. puedan detectar posibles errores en el
sistema. Aderrias, es aconsejabJe que este personal tome sus vaea
cionesanuales y que otta persona de,la organizacion este capacitada
para realizar su reempiazo, como ,as! tanibien encasos de eriferme
dad 0 egreso del personal. Los reemplazos serealizaran -cpreferen
temente- con personal ajeno al sector y que no tenganamistad. 0
subordinaci6n directa con el re~mplazado. . ,
,
(I)

."

.:

'.'

'", ~

'i

.' '

.. Contabilizacion de las operaciones


Las 'operaciones relacionadaS COli e1 movimiento 'defortdos se
registraran contablemente demanera que permitan el control de las
mismas y la consistencia con la informaci6n <ie otros sectores, por
ejemplo, total de debitos 0 creditos en cuentas de terceros'. La regis
traci6n estara respaldada por la documentaci6n correspondiente. .

"'-:::

".'."

t09

.. Canciliaci6n bancaria
Es un elemento de control muy efectiv(), tanto' para la organi
zaci6n como para el 'bailco, teniendo en cuenta que las cobranzas ' .
tienenqne ser,depositadas en su ,totalidad y que los pagos deben
'.
. efectuars(~ con cheques contra la misma cuenta.
. En(~ste caso, tambien es conveniente que laconciliaci6n fa
practique personal ajeno al sector.

, 3.2. Normas de control interno especificas

del,subsistema'de Pagos '


.

if)

USQ

del cheque

- Todos los pagos deben efe'ctuarse mediante la emisi6n de


cheque, pUdiendo ser una exc.epcion el pagodegastosmenores.,
Esta medida per'mite, por un lado, disminuir el riesgo que im
plica la tenencia de dinero en efectivo e'n la organizaci6n y, por otro
lado, ejercer un mejor control sobrelospagos debido a que se
dnin conciliar con elresumenbancario todas'las opetaciones
. rentes hI movimientO de fondos. " .' . " " .'. .
- Forma de emisi6n del cheque, Deben tomarse en cuenta
distintas modalidades que permite la legislaci6ri vigente ; si bien to
'
I. Ley ~,4,452 sandonada el 8 de febrero de 1995. Esta ley dislingue dos clases de che
ques: los cheques comunes y los, cheques de pago diferidti.' " ,
.

I) Los cheques comunes puedell ser emitidoi;:


,
"

.II) a favor d~ una person" 0 razon social detenninada;


.

b) a favor de una persona 0 razon social determinada con la clausulil ~'no a laoroen",
c) al partador.
'.
,
La emisi6n del cheque al,portador convierte en titular del misrno a,quien 10 posee, pudlcn
do deposita rio, transferirlo () hacerlci e.feclivo por'Ja simple entreg'a. por Io'cualliO cheque
emWdo de esta manem no siempre puede.llegar al acreedor pudiendo ~er t1sufructuadopor
quien se ap.odeni de eL
'
"
_
En eJ caso del cheque emitido'''a filVor de.una persona 0 razon sochil detenninada",su be
neficiario es aquel a cuya orden se emili6 0 quien 10 recibi6por endoso;
,
Cabeaclarar que la pcisibilidad de tnlnsfeiirmediante el endoso los 'cheques emitidos a favor de
una person<, 0 raz6n social es una niodalidad introducida nuevamenle par la ley 24.452.
'
EI eodosp.' puedeno designar el be'neiiciario, 10' que se denomlna, endoso en blanco. De
esta forma. el portador puede lIenar el blanco con su nombre 0 cOn eldi: otra persona OTll.
z6n social, endosar nuevamenie el cheque en biancO 0 a otta persOna 0 raz6n social 0 eo
tregar el cheque a Ull tercero sin lIena. e1 blanco,lli endosar:'
, '.
.

;."",

~-,.~,.;;; .;;:~~,;!,!,,~,r"'.;~:i'

:'. ",.,... ,.:;';;;;~~~;;:::-'7:;.-::---=,:,-" :",,:;:;.::,.~;,::,::;.- -

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--'~";7

FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA HHERNANDARIAS

110
.

SUBSISTEMA DE PAGOS

das son validas, difieren en cuanto al grade de seguridad y a la


oportunidad de Stl uso.
_ Los cheques deb en ser firmados, por 10 menos, por dos
ponsab1es de Ia organizacion.
Con esta norma se persiguen dos finalidades. En primer luga~.""
que exista un control redproco entre los firmantes y de esta manera"
detectar errores antes de- que el pago se haga efectivo. Esto implica
que los dos responsables' que finn an el cheque efect6en una revi
si6n de ladocumentaci6n respaldatoria y Ia inicialicen, puesto que
de 10 contrario esta norma no tendrfa sentido.

~
i :
!}

I'
r'

111

~-

Como puede observarse, esta forma de emisi6n del cheque 10 convierte ell un che
que al portador, con las consecuencias seiialadas mas arriba,_
Una forma de limitar elriesgo de las dos formas de emision del cheque vistas es cruzando
10 con dos barras pamlelas en el angulo superior izquierdo. Dicho cruzarniento puede.ser
.
geneml 0 especial.
El rruzarniento geneml solo Iimita al p'oseedor del cheque a depositarlo en una cuenta ban
caria no pudiendo cobrarlo en venramlla. EI cruzamiento especial implica que entre las ba
rms paralelas se coloque una leyenda que indique que el cheque es para depositar, uniea
mente, en la euenta a cuya orden fue emitido.
.
La forma menos riesgosa de emisi6n del cheque es cuando se to hact u a favor de una persona 0
raz6n social determinada can la ch'iusula no a In orden". De esta manera el cheque solo pu~e
ser cobrado pOl:la.persona 0 razon -social a cuya orden fue emitido, no pudiendo transferirse
par endoso. Eli mas, para mayor garantia, tambien puede cruzarse en fonna especial.
.

A~e.mas, ellibrador C?m~ el.~ortador de un chC9ue pued~n indic~ el destmo~et paga ins

cnblendo al dorso la mdicaclon concreta y preClsa de su ImputllClon. De esta forma puede

evitarse el reclarno posterior del acreedor.

2) Los cheques de pago diferido son un instrumento de creditoy constituyen:'una orden

depago libmda a dfas vista a contar desde SII presentation para el registro en una entidild

autorizada, contra la misma u otro en la cual el librador a la fecha de su vencimiento debe

tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente 0 alltorizaci6n para'gi

rar en descubierto (ientro de los limices de registro que aurorice el girado."

Ello implica que el ejiente de una entidad bancaria (banco gimdo) debe solicitar:

- In aperture de una cuenta para operar bajo esta modalidad.

- ia provisi6n de los cheques habiIitados a tal efecto.


Estas cuentas tienen un limite de registro (montos a operar)-corio sin aval de! banco. Cdri'
.estos cheques pueden efectllarse pagos a un plll1.o comprendido entre los 30 y 360
El ilcreedor que recibe este ripo de cheque puede:
. :-, ,'
- presentarl? para su registro ante el banco girado, quienJI?, retendm y,entregara un cefft~
ficado de fegtStro con su aval, para los chequesque avaleo'(1evolvern eI cheque de ~
diferido con la constancia del registro, su fecha de vencimiento y la firma del fllncionano
autorizado 0 devolveni eI cheque de pago diferido rtchazado con.laconstancia c~pondlente.
.
.~ ,
- depositarlo para su registro enel banco donde posee cuenta. quien reintegrara::a SII
cliente. ~I ~ertifH;~do con llvnl bancari0.csi se trata qe cheques avaJados) 0 el ~~eque de
pugo dllferldo regtstrado con la: consmncla t:orrespondlenre 0 el cheque de pago dliendo're
"-.
chazado co.n la constand a cOlTespondi~nte.
- tronsferlrlo por endpso con In sola hrmu del endosante, antes y despues del registro. U.
fecha de In present.ru.;in pam el registro del chequ,e fija In iniciacion del plaza de dif~~i:::;T
nmmto conslgnado~,J'l~eI
por el pagador (30 a 36() dIns).
-'11
\ ,,,.
0

En segundo lugar, se evita que una sola persona pueda dispo


ner del uso indiscriminado de los fondos, con el consecuente riesgo
que e\Io implica.
Los cheques que se anulen deben quedar adheridos a la
breta de cheques 0, en 3U defecto, destruirse el angul0 inferior dere
cho donde el cheque se firma 0 en la parte donde figurasu numera
cion.
Pago amparado CDn fa totalwad de los comproiJantes y
anulaciotl de los mismos
..
.
En el momento de confeccionarse el cheque, la persona res
ponsable tendra a Ia vista Ia documentaci6n respaldatoria que Ie da
origen (factura, remito conformado,orden de compra, etc~) y se Ie
colocara el sello de "Pagado" y elnumero del cheque con el que se
efectuo el pago con el objeto de que no vuelva a ser present ada para
justificar 0 respaldar otro pago. Quienes fiimen el cheque debe ran
contro1ar que se cumpla con estos aspectos.
c>

//; Existenda de fondo ftjo ocaja chica

La caja chica 0 fondo fijo tenddun monto estipulado previa


mente para realizar los pagos menores en efectivo, ,estara a cargo de
una persona responsable y sureposicion se efectuara peri6dicamen
te mediante Ia emisi6n de un cheque previa presentaci6n de 105
comprobantes que respalden los pagos efectuados.
'" Pagos df! suelilos y jornales
Cuando se trate. del pago de los sueldos de la empresa es im
portante que exista una separacion de tareas entre quien controla la
asistencia, quien preparaJa liquidacion de los haberes y quien efec
ma elpago~ .
.
En este caso, es de especial interes ]a seguridad del movimien
to de fondos para el 'pago (seguros de dinero en transito, traslado
por empresas especializadas, etc.).
El pago al eropleado se realiza previa identificaci6n y contra
entrega del recibo firrnado.

4. Informacion

ger~nc!?l

~.

~_

____~_

registros archivos utiliz ados en el subsistema de


(cuentas a pagar,
de bancos, 6rdenes de.cpago, etc.) contienen
.los datos referidos a la operaci6n de pagos y constituyen la base

FUNDACION UNiVERSIDAD A DISTANaJA MHERNANDARIAS,

112

la informaci6n que se preparapara uso

A timlo

,___,__ ~2UB8!}E.f~~4 DE PAGOS

ejem

D()de:nos men(;ionar

cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a

~"'-Resumen

veneer.
-. Detal1e de 10~ diez principales acreedores.

-'.,' Broyecci6n qe pagos de la pr6xima semana.

. - Saldosdisponib1es en grulCQS.

-'Monto de cheques erfiitidos yuo entregados.

-'. Monto pagadovs. presupuestado.

- ' Totales de in~reses pagados por pago fuera de termino.

-', Totalesde descuentos obtenidos.

- Saldo descubierto en banco no utilizado.


.

- ' Indice de IiqUidez (Disponibilidades vs. deudaa corto plazo).

lUS ',:)fecios
.J~"''''"'-'''''' con los cotizados prev'amente
(';1 proveedoL
- que in factura
!);:;
comprometidos porel 'H,n;,~,.~, II H
- que las condiciones
pago .respondan a las preyiamente
pactadas.
- que, los totales . y los impuestos pertinentes estell bien calcu
lados."
i !

- Cuentns a
Pngar.
- Ordenes de .
CO!llprn, Remito
e Infonne de .
Recepci6n.
(Legajode

:5. Descripci6n del subsistema


5.1. Diagrama debloque

'

2. Liquidati6n

,- FactW'll Y

del,Pngo.

Legnjo
conlrolados.

3. EmlsiOn de!

Cheque:.

'" Orden de Pago;


-Documentnti6n
de respalrlo.
-Comprobnntes
retenciones
impositivas.: .

4.Pngo

-Of'

, En el diagrama de bloque detallado de la siguiente pagina se


. d(;')scribe, un subsistema de Pagoa Proveedores.. eada uno de los
modulos sera desarrollado a continuaci6n;.
I

5~2.

DescripciOn de los m6dul(}s.

M6dulo 1: Recepci6n dela Jactura delproveedor


Ti~ne lugar cmindo'el sector de Cuentas a Pagar reCibe la fac
tufa del proveedor Yiprocede a su verificaci6n mediante 1a compara
cion de la misma con el remito, el infonne de recepcion, orden de
compra,documentaei6n esta ultim~ disponible en archivo.
El control debecontemplar los siguientes'aspectos:
. - . que, las mereaderfas 0 servicios factilrados respondan a los
requeridos por laempresa.
. . . .
..
"
- ' que el remito se encuentre conformado por Recepcion en
cuanto a la cantidad de IpercaderiaS recibidas, y par Control de Ca
1idad en cuanto a lascaracterfsticas dedicha mercaderia. En el caso
de tratarse de la prestaci6n de servicios, tambien debe, existir un re
mite u otro fonnulario que de conforrnidad ala misma.. .

113

Control de In
Factum. Remito,
Inforrne de
Recepci6n. YIII
Onlende '
Compra.
..:. Registrnci61l

-Factum y

LegnjcJ, .
- NotaS credito
debito,
- Subdiarios

prove~dores.

-Cheque

- Comprobnntes

relenciones'
5. RegistnlciOn i

1- Recibos.

\ - CuentaS
- Orden de Pago.
Corrientes
Provecdores.
-Cuentas
Bancarias.

.. - Actualiznci6n
CuentaS :'
COrrientes.
" - Actuoliznci6n
Cuenllis;

,. En caso de que de] controlefectuado smjandiferencias, Cuen- .

tas a Pagrui Q.ebe decidir el tnimite a seguir pudiendo requerir, por

",".

114

SUBSISTEMA DE PAGOS

FUNOACION UNIVERSJOAD A DISTANCIA uHERNANOARIAS

ejemplo,la emisi6n de notas de credito y/o debito, segun corres~


panda.
Unavezefectuado el control, se registra la factum (y]a nota
de eredito 0 d6lJitocorrepondierite) en la cuenta del proveedor, as!
como el eredito por IVA, caneelando Ia registracion provisoria efec
mada a1 irigresar la mercaderia:

Cuentas a Pagar
in

.,

Credito fiscal IVA

IL

a Proveedor XX
CI

M6dldo 2.; Liquidaci6n del pago


.

Tiene Iugar cuando el sector Cuentas a Pagar, en oportunidad


del vencimiento de las facturas de los proveedores, procede a emitir
1a orden de pago y, de corresponder, a efectuar las retenciones im
positivas pertinentes.
Orden de Pago (OP): es el comprobante mediante el cual se
comunica a1 departamento Tesorerfa que prepare el pago.correspon
diente deJa/s facturafs del proveedor (ver figura 6.1).Elnumero de
copias en que se emite puede variar de acuerdo con las caracterfsti
cas de cada organizacion pero, basicamente, debe contemplar el nu
mero de copias que se de~la a continuacion con el objeto de satis
facer con los siguientes destin os:
9 Original: para Contadurfa. Se archiva definitivamente junto
con la documentaci6n respaldatoria previo paso por Tesorerfa.
Duplicado: para Tesoreria. Se remite junto al origina11a do
cumentaci6n respaldatoria (factura, remito confonnado, orden
compra, informe de recepcion, etc.).
" TripIicado: para Cuentas a Pagar. Se mantiene archivado
transitoriamente a la espera de que el pago se concrete.
En este modulo es importante tener en cuenta que no obstante
el vencimiento que contengan las facturas, pueden estableeerse dis
tintas prioridades de pagos, teniendo en euenta aspectos de indole
financiero. Por 10 tanto, Ia orden de pago debe pasar a autorizacion
del nivel correspondiente.

CD

Q..

Id

.Q

..

15

.~
w

."

'0

'"
'"

lii!

.g
'"

';:;

'"III

"'"

III

Figura 6.1

115

116

FUNoACION UNIVERSIDAD A DISTANcrA HERNANDARIAS~

Modulo 3: Emisi6n del cheque


Tiene lugar cuando eLdepartamento Tesoreria, en fund6n de la

orden de pago autorizilda y la documentaci6n respaldatoria, J?rocede

a ernitir el cheque correspondiente. EI cheque debe ser emil:1do res


petando la,snoimas vigentes.
.

___ Tesorerfa debe indicar enla orden de pago, en el espacio reser

vado a t~lefec~o, ex mirnerode cheque, el nornbre del banco: la fe';

cha enql,leeshbrado:~el chequey ellmportepor el cual se emIte.

- Tesorena colocru;a la prirnerafinna al cheque y luego 10 entre~

gars. junto conJoda 1a docurnentaci6n(previa anulaci6n de la rnis

rna con' e1. 'sello de "Pagado") y los comprobantes de retencion de

. impuestos, al funcionario responsable que controlara y fumaniel


cheque en segunda instancia.
Cumplido ell0, toda la documentaci6n junto cOIn el cheque
vuelve a Tesoreria.
.

Modulo 4: Pago
Tiene Iugar cuando el departamento Tesoreda entrega 0 remite

los valoresal proveedor y, decorresponder, los comprobantes de re

tencion de impuestos.; Contra ello, el proveedor emite y entrega el

recibo depago pertinente. .


Tesorerfa procede a archivar el dupUcado de la orden de pago

y entrega el opginal junto con la documeI;1tacion respaldatoria y el

recibo a Contaduria.

Modulo 5: Registracion
Sobre.1a base dela orden de pago, Contadurfa debita el pago
de la cuenta del proveedor'y acredita lacuenta de banco y retenci6n
de impuestos si corresponde, seglin eI siguiente esquema contable:

Proveedor XX
a! B;o. YY - -eta. Cte.

~ Retenciones Impnestos
No~a sobre el pai,o de, sueldos y jomales:
Cuande en el punto 2 se comentaron las distintas medalidades
de pago; se mencionaron para el page de sueldos ciertas tareas pre
, vias a la liquidacion del pago prepiarnente dicha: el control de asis- .

17

tencia y lit liquidacion


brevemente a continuaci6n:

haberes.

modulos, se describen

.. Control de asistenda
departamento de Personal es quien realiza esta tarea~ Para
ella esnecesario que eada sector remita diaria,: quincenallo men
sualmente, la informacion referidaa ausencias, pennisos especiales,
'horas extras autorizadas, .etc. Asimismo, debe ..existir algurt medio
de control que permitaconfrontardiC:ha informacion tal como las
tatjetas reloj 0 planillas donde elpersonal ficha su horario de ingre
5.0 y egreso a Ia organizaci6n.
III LiquidaciOn de haberes
. Efectuw;l.o el control anterior, las tarjetas 0 plattillasdefiIma se re
miten a1 sector Liquidaciones para que"sobre la base de la infonnacion
contenida en esos elementos y en los registros. y novedades que,dispbne
el sector referidos a1 sueldo de cada empleado, asigmiciones familiares,
descuentos, etc., se efecttiela liquidaci6n correspondiente.
.
I Para llevar a cabo esta tarea, nbrmalmente se cuenta. con soft
ware de aplicaci6n que realizaJos calculos pertinentese iniprime la
liquidacion.
.
.
.
Come producto de las operaciones desarrolladasen este m6du
. 10, se obtiene:
.
'.- planilla de liquldaciones.
-recibos.
- sobres. de los haberes.
-libro de sueldos y jomales.

, - planilla de cargas sociales.


. ' ...... .

- estad,isticas referidas a ausentismo, horns ,extr~, etc,


.' Las pl~illas de liquidacion y de cargas sociales' que! rt:sultan
del proceso anterior, previe control y autorizaciondel jefe cle perso
nal, pasan al sector Cuentas aPagar, para que confeccionella orden
de pago. A p~r de aUf, los modulos liquidacionde pago, ~misi6n
del cheque, pago yregistracionson basicamente similaresalos des
criptos para pago a proveedores. . .

5.3. Ejemplo de un circuito de pagos

A centinuaci6n presentarnos ladescripci6n de un iprocedi


miento de pago p. proveedores por correspondenciay el gclficores
pectivo.
.

11 B

FUNDACION UNIVERSIDAD A DIST>JrNCIA -HERNANOARIAS

Narrativo:

1) Contaduri'a recibe la siguiente documentaci6n:

- del departamento de Compras, el dupJicado de la orden de

compra,correspondiente;
. - de Recepcion, oi original del infonne de recepcion y el reM
mito, confonnado (original).
2) El Proveedor envfa la factura a Contadurfa.
3) Contadurfa realiza el control de la factura (original), 01 re
nlito (original), eI informe de recepcion (original) y la orden de
compra (duplicado).
4) Confecciona la orden de pago por triplicado. Remite 11 Tesore
ria los dos primeros ejemplares de la orden y archiva Ja ultima copia.
Envia a. Getencia Administrativa el resta de la documentacion
(legajQ: duplicado de laorden de compra y originales del infonne
de recepei6n; del remito y de, 1;. factum).
,
, 5) Tesorerfa prepara eI cheque de pago at proveedor, coJocan
dole laprimera firma y 10 envfa it Gerencia Administrativa junto
. con el duplicado de la orden de pago.
Archiva el original de In orden de pago.
6) Gerencia Administrativa controla la documentaCi6n (legajo)
con el cheque y ei duplicade de la orden de page.
InutiIiza la documentati6n con un seUo de "Pagado" para evi
tar una nueva presentacion.
7) Coloca )a segunda firma al cheque y 10 pasa a Secretarfa de
Gerencia.
.
Envin la documentacion (legajo y duplicado de In orden de
pago) a Contaduria.
.
.
8) Secretarfa de Gerencia envia el cheque al Proveedor.
9) El Proveedor emite el recibo y envia a Contadurla el originaL
. 10) Contaduria control a la documentaci6n (legajo y dupUcado
y triplicado de la orden de pago) con el recibo y la archiva definiti
vamenre. Registra contablemente el pago.
Diagrama de Interdependencia Sectorial:
(Ver figura 6.2)

ISUBSISTEMA DE PAGOS

119

~l!
I~iL

fr
M
I'll!

liill:

Hi!

- rn

:!!

I~
i

~
I

I!

il

[!J [HE

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8fT
,~ ,~f

uT

~[~

lJ 1 . ~ I
,-l-

_~

_ _ _-.J

Fip.ra6.1

120

FUNDACION,tJNlVERSIDAD ADl$TANCI*~HERNANDARIAS
.

:;SUB.SIS!TEMAIIDE:.PA.GOS..

121

1;;/1, . . . ; . ;.

6. Para suautoevaluaci6n
.

1. End eapftulo se han desarrollado una serie de modalidades .


que puede adoptar e1 subsistema; de pago~~ Investigue aeerca de la
existenciade algumi. modalidad nodesarrollada en esta Unidad y

descrfbala brevemente;
.
"
' .
2. DeJas siguientes nonnas de control interno, l,cmiles son es- ,
pecfficas4~lsubsisteII1a de Pagos?: '.

-' Utilizaci6n de Caja Chica

- Emision de cheque "noalaorden" ....

-. Inventarios ffsicos.

- Deposito Integro dl? las cobranzas.'

- Aprobacion de la campra por el niveI adecuado.

- Separaci6n de funciones entre quien ,autorizael pago Y el

que custodia los fondos.


..

- Constituci6n de seguro por dinero en transito.

-' Separacion de funciones entrequienliquida 10s,haberes,Y

quien efecrua el pago desUieldos.


3. Hacienda uso de la informatica, l.se modificarf:an los m6du

los descriptos queconfonrian el subsistema de pagos? Si la res:pues

ta es afirmativa, indiql;le de que manera se podrfan replantear dlChos

rn6dulos. .
.'
I .
..
,
.'....
'
,,
4. l,Por que es necesario que Cuentas aPagar redba una. copia
de la orden de compra, del! remito y delinformede recepci6n? '
5. l,CuaIes son losformularios que tienen origen en el subs is

tema de pagos? Indique la iinformacion quegeneran.

6. Investigue en empresas 0 instituciones desu conocimiento

acerca de los departamentos 0 sectores ,que.intervienen en el subs is

tema de pagos., Compare l;a informacion obtenida con 10 visto en e1

punto 5 de esta Unidad y saque susconclusionesal respecto.

,
7. En las empresas qonsultadas para responderelpunto ante
rior,observe cuantas copi~ se emiten de la Orden de Pago, con que
finalidad se emitecada UJ;1a, ,en que sector se ,archiva cadacopia Y
que ordenamiento tiene cadaarchlvo. ' ' ,
'
&. Si usted fuera gerilllte de finanzas de una empresa l,que in

formacion referente al subsistema de pagos Ie solicitarfa a1 analista

de sistemas? iDe que manera deberfa presentarsela? Fundamente su

pedido; ,

9. Copfeccione el diagrama de.bloque correspondifinte ,w sub~ .


sistema delliquidaeion y pago de sueldos,y jornales, identificando la
informacion de entrada. el procesamiento de dicha infOrIilacion, los
.archivos y la informacion de salida.

10. Ejercicio practico: sobre 1a base delnarrativo ~orrespon~


diente al subsistema de pagosdado COmo ejemplo en ell punto 5.3,
Ie solicitamos que confeccione elcUfSograina cprrespondiente.

1.1

,:

..

..9,,11.

L S _ M i M \ ' *. . .' "'I&&J1!

Unidad 7

Subsistema de Produccion

El

subsistema de Producd6n se encargadel desarrollo e


implementaci6n de metodos y planes para 1a fabricaci6n de produc
tos, y del canjunto de tnlbajos necesarios para concretar la elabora
cion de un bien nuevo a J?artir de los in~umos. _

1. Alcance
El subsistema. de Producci6n abarca desde el p1anearniento
hasta laobtencion del producto terminado y su entrep a Alrnacenes
y su contabilizacion.
_
_
Analizar el subsistema de produccion implica hablar de un
conjunto de actividades t:iiversas.Asf, para Henry Mintiberglas de
fabricacion son funciones del coraz6n operativoya quetransfonnan
_ los insumCis en productos. mientrasque e1. rnantenimiento y el in
ventario de materiasprimas proveen apoyo directo a la funcion de
- produccion. Segun este auto(lbs capatacesde planta confonnan la
--linea media,rnientras que los analistas de metodos de trabajo (inge
nieros industriales) y los analistas de planearniento y control (pro
gramadores de la produccion) integran la tecnoestructura.

"':::::'..,

124

Peter D~cker, por su parte; ClaSifica la manufactura como tipi


ca entre lasactividadesproductorasde resultados, y TomPeters se-: .
nala que lafabricaci6ndebe convertirse en la principal arma de'
rnarketingde laempresa.
I

2. Modalidades
'.

,..1

Producci6n continua

"

'.

."

El producto tenninado .eselresultitdo de unasueesi6n de ope ,


raciones sobre un material original. yhpmogeneo. El produeto final,'
noesta eonstituido. por iun conjurito de partes, sino que es la resul
tante de un~o~o materi8:1 0 ~~ un conjunto de produ7tos provenien-.
tes de una, umea matena pnma. Engeneral,este tipo de proceso
tiende a ser muy automatizado, aproducir productos estandariza
dos, y el personal que trabaja enel es poc'o calificado. .'
,
La distribuci6n de, los ,sectores, yequipos se realiza en forma

seeueneial en funci6n del proceso productiv~ y el manejo de los

materiales esta integrado dentro de la linea de produeci6n.

La industria continua; en general, produce para. inventario


grandes volumenes de articulos altamente estandarizados.
Dentro de esta clasificaci6n se encuentran, entre otros, los mo
, linos harineros, las refinerfas depetr6leo, las fabricasde papel y.la
industria cervecera.
I
' .
.
, . 'i
producciOn por mpntaje

. A diferencia del anterior, elproducto terminado esta consti


tuido por unai:antidad de partes .que se ensamblanpara lograr el ar
tIculo. Es laindustria del "armado" ;Cadauna de las partes que for
man eL pioducto tiene un proceso productivo particular' que puede
(estampado,tefiido,
fresado, etce
afectar a.distintos .'depa'rtarQentos
f
.', ,
tera.
'
'. '
,'.
"
)
El productoseen~ambla en las distintas etapas que convergen
en 1a llnea,denlOnt~je~nal'i
'. .
. ".
,.;' ,
" ' Dentro deeste tip!? se encuentran la industria de eleetrodomes
tie~s, autom6viles, motores,etcetera.
. ProducciOnint~rmitente 0 por 6rdenes

se

En esta clasifieaci6n incluyenaguellas industrias en las que


laproducci6nse lleva cab:o cuando existe UDpedido espedfico del
. cliente. Este tipo de prQducci6n es, por 10 general" llevada a cabo en

125

SUBSISTEMA DE PRODuce/ON

. FUNDACION UNiVERS/DADAD/STANCIA"HERNANDARIAS" .

talleres y se caracteriza por actividades de corta duraci6n; bajo vo


lumen y producto a medida. El equ1pc; y la mano de obm se organi
zan en centros de trabajo por tipos similaresdehabilidacies. Se uti
"lizan equipos disefiados para fines generales y lamano
obm es
altamente calificada.
Son ejemplos, la fabricacion de herrarnientas y matrices, 1a im
" prenta, servicios de salud, catering, ,etcetera.
Producci6n por proyectos

Un proyecto consiste en.un conjunto de actividades que, en ge


nenil, tiene una identidad propia, setrata de obras' de considerable
.magnitud; confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre
sf a traves de multiples interrelaciones de precedencia y BU duraci6n
suele prolongarse en el tiempo. Un problema significativo en la ad
ministraci6n de proyectos se refiere a la planificaci6n,seeuencia y
control de las tareas necesarias para la conclusi6n del proyecto.
Son ejemplos de este tipo de producci6n las obras. de arte, un
concierto,un edificio y una pelfcula.

3. Normas especmcas de control iuterno


Existencia de im'entario pe111'Ul1iente 0 registros contabks
apropiados
. ' ,
..
..

Es reeomendable que el control de lasexistencias de bienes de


cambio se realice mediante el registro pennanente de l~ mismas.
Esto permite tener actualizado elvalor y volumen de las, existencias
pennanentemente.
Realiwcwn de recuentos fisicos peri6dicos

Es importante que se efectlien recuentos peri6dicosde las, exis


tencias con la finalidad de ajustar 0 conciliar, a un momento dado,
los registros con tables y ficheros extracontables con los resultados
obtenidos .en esas tomas de inventario.
Para que los inventarios fisicos sean eficaces es conveniente
ql,le los mismos seansorpresivos y reaHzados por personas ajenas a
,quienes registni.n los movimientos pertinentes a los stocks o'deten
tan la custodia fisica de'los mismos.
'
EI inventario contribuye a control<ri\y ajustar el resultado de
los movimientosfisicos en un perfodo de ti~mpo. evaluar ila eficien
cia operativa en el manejo de las existencias y sus registraciones,

\,

.\
"

.~

\ ..,

"""
126

SUBS/STEEMA DE. PRODUCe/ON

FUNDAC/ON UNIVERSIOAD A DISTANCIA "HRNANDARIAS"

constatar existencia f(sica y controlar Ia imputaci6n Y valuaci6n


contable....
Es importante tambien considerar el casto de la tarea de inven
tarios, asfcomoaquellos que se origin an porpermanecer inmovil
operativamente durante el inventario.
Respecto del alcance, es decir los .rubros que se deben inventa
si la prganizaci6n lleya inventariopermanente es posible que
r~_cuehtos sean parci"ales, esto es comprendan detenninados

items.:;'
.

Si nO'se llevaran inventririos pennanentes se debera efectuar un

inventarioffsico total a fin de ano.


'

Ajustes de inventario .
Los ajustespor diferencias de inventario debenin estarvalida

mente justificados, analizados y autorizados por un funcionario res

ponsable que sea ajeno a la custodia de.bienes.

Custodia de 'existencias

. La: responsabiliad par el control y ~a custodia de los bienes en


existenciadebe recaer sobre un-a sola persona a quien se Ie deberan
asegurar toclas lasfacilidades de controL Ellocaldeslinado al dep6
sitodebepermitir una protecci6n fisica adecuada de los bienes.
Asiinismo, es importante que condiciones denocal. como .hu
medad, t~:mperatura y ventilaci6n garanticen que no se produzcan
deteriorosen los prodiIctos.
.

.,Documentacion de todD movimiento de existencias


Todomovimientode los bienes enAlrnacenes debe estar am:"
parado poi un comprQbante. . . "
.
.
En ercaso de.1as entradas, Almacenes recibede Recepci6n e1
duplicadodel informe de recepcion (ver modulo 5 del subsistema
. _de, Compras) si se-trata de. materia') prima') 0 materialeso e1 dupli
cado 'del parte de prodiIcd6n para el caso de productos ehtborados:
Las salidas; en cambio, debenin estar amparadaspor un vale
de salida de almacenes 0 parte depedido de,materiales"el que debe
fa 'estar finnado por un responsable con atribucionespata realizar

pedidos.

. .

I'S

127

Fijacion de stocks m'inimos y lote optimo

Se recomienda la fijaci6n de stocks nUnimos 0 punta optima


de reposici6n, asf como la determinaci6n del lote optimo que se
debe producir (vercomentario punto 3, Unidad 5).
e

Contratacwn. deseguros ejicientes

Es aconsejableuna adecuada cobertura de posibles siniestros


mediante la contrataci6n de seguros para los bienes de cambio (en
. proceso y terminados)", .

4. Informacionlgerencial
Los datos referidos a las operaciones de produccion que se en
cuentran disponiblesen registros y archivos constituyen la base de
1a informaci6n que seprepara para uso de lagerencia. Como ejem
plo de la misma, podefi1oS mencionar:
- Producd6n en unidades por tipo de producto.

- Informe de calidatl (% de productos rechazados).

- Horas trabajadas por centros decostos.

- Haras de manteniimiento reales vs. programadas.

- Costos reales vs. tostos esmndares.

. Valuaci6n a costd total hist6rico de Ia producci6n del perio


do.
- Rotaci6n de invedtarios.
- Consumos realesde insumos VB. consumos presupuestados .

5. Descripcion del subsistema


.5.1. Dillgramadeibloque
En e1 siguiente diab-ama de bloquedetal1ado se describe un
subsistema de producci6n tfpico. Cada tine de sus modulos sera de
san-oHado en el siguiente punto.

128

SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON

FUNDACION UNIVERSIDADA DISTAN(;.IA "HERNANDARIAS" '

I Orden de

Producci6~~""""""

Fecha deil1!cio:

129

'.........--...-

FechGl.

terminaci6n:

Cantldad

, Precio

Details del,Trabajo: _ _ _ _,

2. Fabricaci6n.

-Orden de
produccion.
.
.,,---

3. Seguimiento. '

_ Pane dlmio de
producci6n.

- Emilllpedidti
de llIlIIerioles y
Parte dlutio de

Producci 6n.

Proceso

..;.Control de
avance de In

Articulo

Imports

proollCci6n

respecto de 10
4. COIitrol d.,
dad.'

caii-I-producci6.n.
PMe diooo de, 1- Espetificac'
lecnicllS del

-Control de
clilidlld.

--,-

pro-l-prodllcci~n.
PMC

5. Entregacle
ductos rermian
dos.

'~

"

I}Subtotal
-"""--

Mano de Obra:

5.2. Descnpci6n de m6dulos

' i "

Proceso

G~nlidad de horas ' Precio

' '

i,

M6dulo 1: Planeamiento y programacion de ',la "


produccion

La actividad de: pla~eamiento se realiza con el objetivo de op


timizarla mezclaproducto-mercado.La programaci6n,en cambia,
se centra en la asignaci6q de'recursos, yJasincroniZaci6n (secuencia
ycronologia) de las pperaciones. Generalmente, el programa abarea
de uno a tres meses y se ,suele detallarpor semana. En estaactividad
se tiene en cuenta la informacion proveniente del plmi de producci6n,
las especificacionesde productos,. de tiexnposy movimientos.
El plan de prod1,lcci6n debe contemplar:
'''
~ _ E11l1ax~mo9':le pu~da obtenerseenese peri'odo, sin utilizar
mas, que ia. cantidad 'dlspomble de recursos.
.
, _ ,La lista de prod,:!ctos que sehan'de fabricar para obtener la
. maximacontribuci6n. :
_ La cantidad de cada uno de los productos que se han de fa
bricar durante ese periodo.
"

...

,'

Importe

-,-'-

'" II). SubtOtal


Gastos:

01) ,Subco't,;
I) + II} +111) ,

"~

F~gura,7.1

130

SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON

FUNDAGJON UNIVERSJDAOA OISTANGIA "HERNANDAAIAS'

iT

....

IVIlI1Ull., el departamento de
PECIDO DE
Produccion emite la Orden de pro
NomblOde
REAP'lOVlSIONAMIENTO
!aempro:il&
ducci6n (OP) (ver figura 7.1). Este formulario indica la discrirnina
cion de la materia prima que se utilizani segun figura en el
C! Cpmpra de nuevo slock
o Aepetiliva
puesto y en los distintos procesos par los que debecircu]ar. Los
sectores productivos deben anotar las cantidades realmente utiliza
o No repetitlva o Aeoosicion de slock
das y las horas trabajadas. Es conveniente el annado de dispositivos
de registro id6neos para lograr que a medida que una orden pasa de
Aequerido para el ...... / ...... / ..... .
un sectof,U otro se vayan anotando los consumos.
Suele emitirse por triplicado y distribuirse de las siguiente. ma
nera:
Cantidad I
CanUdad
I. COd.
d"
DEseRJPCION
Original: para
plld/elsa
IIInlteflada
/I'Ill"tW./
o Duplicado: para Planeamiento y Control de 1a Producci6n.
TripJicado: para Costas.

Modulo 2: Fabricaci6n
Depended. del tipo de producto, del tipo de proceso y del tipo de
industria que se considere (continua, intermitente 0 por montaje).
Los distintos sectores productivos, ]uego de analizar las nece
sidades de materias primas, solicitan los materiales necesarios a tra
del Pedido de Materiales (PM) (ver figura 7.2).
Suele emitirse por cuadruplicado, en cuyo caso se distribuye:
., Original: para Costos .
Duplicado: para Almacenes.

Go Triplicado: Contabilidad almacenes .

Cuadruplicado: para el sector que realiza el pedido.

Modulo 3: Seguimiento

Comprende el control cuantitativo de la producci6n, es dedr,

el control del avance de las actividades productivas.

Se emite el Parte
de producci6n (ver figura 7.3) donde

constan las caracteristicas y las cantidades de los productos termi

nados. Puede realizarse par sector, al concluir el proceso producti

va, a en ambas instancias.

Este-comprobante suele emitirsepor

buirse de la siguiehte.manera: . ...


.

'" Original: para Costos.~':

"Duplicado: para Almacen~f

~ Triplicado:12ara Cpntabi~~l:td.

'1',

<'f;,t~;',

ScVlcitdo

Aprobado par

ConJrotado

Aimacones Compru

por

Ad.... arflrmu
P~ldo cumelldo

. . FU8ple:pungitore (1994:38)
.
. figura 7.2

-..,

SUBSISTEMA DEPROOUCCION

FUNDACJON UNlVER$IDAD A DlSTAN{;IA:HERNANDARIAS'

132 .

133

Cuadruplicado: para Fabrica.


1

Modulo 4: Controldecalidad .
C~mprende el Gontro! cualitatlvo deja produccion,esto es, el.
control'del cumplimiento de.1asellp.ecificaciones de,calidadde dise:
no del product() elaborado. En este. in6dulose hace referencia ala
funcionjudicial asociada con lacalidad:~aquella realizada por el de.,
partamcl1t0,deControLde. Calidad. Dicha funci6n .noinvalida Qtras
. de caracter legislativ~ desempefiadaporIngenierfade Productoyde
caracterejecutivo a cargode Fabricaci6n.
. ... ..
.
Aunque enalgunas o,rganiza:c.ionesseewJte el Parte de control
de calicta.d,este comprobante puede obviarsCi? cuando el parte diana
de producci6n preve uri. espaCiopara reg!strar la conf()r:rnidad de
Control de Calidild..
. .
.

o
o
0

miento de producci6n. El mismo comprende los pasos desde la


emisi61'1 de la orden .de producci6n hasta la valorizati6n de la mis
rna por Costos.
.
1)Plane,fl.mi~ntoyContrpl de la Produccion.emite la orden de
produccion por tripli,cado,. ArChiva 'por nUUiefode articulo, el origi
nal y envfa la copia 3.i:Fabrcadon y triplicadQ aCostqs;
'
2) Ep F;'ibpca s.~ aJlalizan las necesidades de materia prima y
'se confecciona el pedido Ide .nUtt~~al~s:.Por. c~aa~plica<io. El origi
nal ~ dos co~ias ,seenvlaq a Almacenes elcuad~1?l~cado queda en
archivo .ttanSltonoenel secto.r.que efecma 1a reqUlsIcI6n, , .
3) Cuando Alm'acenes re7ib~ rlos tres'ejemplares del pedido de
materiales, controla q1,le los mlsmos esten finnados porel responsa
ble del sector que efectU<l: 1a solicitud, sele~dona los articulos y los
envfa con las copias del pedide,. de inateriales. Previamente anota 1a

,.

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I 1 . I II

A continuaci6npresentarnos .el relato detallado, de un procedi

c
....
z

\5

Modulo 5: Entrega de productos ierminadosi:z

Almacenes

Finalizado el proceso de control de. calidad, .la merc.aderia se


remite a Almacenes junto conel duplicado del parte deprociuccion
donde se actualiza e! stock y se 10 archiva enforma definitiva.
Eltriplicado,con el confonne de Almacenes, se remite Con
taduria para quevalorice l~ producci6ny 10 regis tie c:ontablemente.

.5.3. EjemplQ de' un circuito deproducciOn:

Narrativo:

ii

I I

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. SUBSISVEMA DE PRODUCe/ON
134

FUNDACION UN/VERS/DADA DISTANtMA "HERNANDARIAS"


Almadn de P.i:

Conbililiidaq
J\lrruil:tooas

c..l<I.

.' Ca,lIibnld.

135

cantidad efectivamente entregada. Si no hay stock suficiente, 0 lue~


go de despachado el pedido la existencia queda por debajo del pun
ta de pedido, confecciona Ia solicitudcorrespondiente. '.
, 4) E1' sector que recibe la mercaderfa controla que el envfo
coincida can 10 indicado PC)[ el encargado de deposito, firma las dos
copias, las devuelve a Almacenes y archiva el cuadruplicado.
5) Almacenes, por su parte, efecrua la registracion en sus fi
chas de stocks y arch iva el duplicado. El originaIy triplicado del
pedido de materiales los remitea Contabilidad Almacenes.
6) Contabilidad Alm~cenes valoriza e1ped~do de niateriales,
archiva el triplicado y.envia eI origina1.a Costas.
,
'" '.
7) La orden de producci6ndrculapor los distintos se.ctoresde
Fabrica, donde cada sector compIeta .los datos, correspondientes a
esa parte del proceso productivo_Una vez concluido el proceso, Fa
brica confecciona el parte (ie produccion por cuadruplicado, remite
la.s tres copiasa A1macenes junto can lamercaderia. '
. 8) En A1macenes 5e cbnform'a el triplicadqy cuadnipliCado, se
devuelven a Pabrica, y se archiva el duplicado en fonna:definitiva.
9) En Pabrica se archiva tambi6n el cuadruplicado y la orden
de fabIicacion en forma definitiva; y envia el oIiginal y triplicado a
Costas.
I
10) Costos cierra la orden de producdon y valoriza las capias
del parte. Archiva el original del parte de produccion con la orden y
envia el triplicado a Contabilidad. '
, ".
;.

Cursograma:
(ver figura 7 A)

6. Para su autoevaluaci6n ,

I
FigUra 7.4

. 1. Mencione tres tip(jlsde industri~ diferentes a los ejernplos


dados que se correspondan can cad a una de las rnodalidades de pro
duccion.'.
"
.
.' ,
.
2. iEn qU,e se diferencia la prograrnacion de producci6n por
I proyectos, de la prograrmlcion de operaciones en una empresa con
un procesq. continuo?
,
.
3. Del relevamiento realizado par una cQnsultora surgela si~
,guiente informacion proveniente'del encargadode Alrnacenes:
.~

136

FUNDACfON UNfVERSfOAD A D/STANCf....~HERNANDARJAS

"EI.Sr. ponald as e\ jefe de Almacenes deD.isney SA.; hace 25


ai'\os que oeupe. slipuest~ y la experiencia que ha acumuladolo \leva
a considerar ventajoso el sistema por elcual cada dos meses, al y sus
empleados reaUzan un in'l(entarioHsico de las existencias en Almac{m.
Cua\quie r.difereneia f,lntre~ el'recuento Hsico y los saldosasentados en
la ficha. de stock de C:ada :Uno de los !terns, es ail.lstada por elroismo y
al finalliarel ejerciciq contable sa encatgade enviar fotoeopiasde las
fichas. destockdeeadaul'looelo$ items para que Contabilidad GeneralprQcaoaavaluar las e'fistencias firJales.
.- , ... .
.
EI$r; Oo('\ald:no ~e lIeva I')lUY,bien conel~r.Mic~ey Oef6 de
Campra~), Ypor ella qada jVezquelos. saldoS de las flchas, de stock hart
Uegadaacero,adsnras de hacer el pedldocorrespondiente en forma;
telef6nica a Campras: emite par dup\icado uri Pedido de Reposici6nde
~ateriares, guedandqse 90n una:,c?pia la cual hace firmarala secreta-'
na del $r.'-Mlckey;Eieland91e el onglr:lal. ... . ' , . , , ' .. ,,' .' .
. Ante laconsullaal! Sr. Donald de sisehancontralada seguras ..
paraeubrir'riesgos eh el ~lmacen, su respL\esta fue quepor orden del.
Gerente de Fin.anzas (Sr. Guffy),se, han reducido las p6lizas en un
20% respecto del anp !lnteri9rj y agr~gi1 quecad,B v~z que los bombe- .
ros pasan par .allfse; les porhpra un;bbho. eontribuci6nde forma de te
ner uri? respuesta intnedl'ata ante un siniestro."

":.'"

"I

...'

Considerando pautas de control intarno Y procedimientos,


i., que opini6n Ie mereca ell presente comentario?
. 4. Realice un conientario crlticosobre los siguientes enuncia
.. .,. I
.
...
dos: . .
_ La nueva teenolcpgia automatizada con el uso'derobotsy
computadoras en a1 area de fabric a' permiten incrementar la produc
tividad Y.calidad sinl necFsidad de requerir operarios rouy califica~
dos, trasladandose los problemas de recursos huroanos a la obten
ci6n de especialista en aquellos campos..
'
_ Los nuevos.enfoques de Justo a Hempo e invento cero
han demostrado 1a poca'utilidadde losestudios detiempO, movi
miefitos, metbd6s'y :e~tahdares,los cmtles handejado de ser tecni
.
cas clave para el mejoramiento cieJaproductividad y la calidad.
_ Aunque, tod.os debencompartir laresponsabilidad por e1 .
mejoramiento de 1ai proouctividad Y la calidad, los departamentos
de Contral daCalidad e, Ingenieda Industrial' denen la mayor res
pansabilidad.
I:
.
.
.
5. Analice y ej~mplifiquelos 'm6dulos explicaldos. en el punta
5.2. en la producci6n,. de
una abra teatral..
., .
.
.
.

'"

.,

f,

~,;

,".; .:" .,:__~:..:.-------

SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON

137

6. En e1 m6du10 1 del punta 5.2 se mencionaron lo~ireql1isitas


de 1a ord~n de producci6n. Ejemplifique una 'orden de producci6n
para las siguientes empresas:
"
.
a. Una agencia de turismo.
b. Una consultorfa en marketing.
c. Una fabric a de toal1as.
..
'
7. Proceda a listar cinco ventajas asociadas con 1a i fijaci6nde
stocks mfnimos.
.
8. Explique la distribuci6n y utilidad de las copias del parte
diano de producci6n mencionado en el m6dulo 3. Comparelo con
1a cantidad de capias del ejercicio practico cuya realizacipn se pro
pone a continuaci6n.
9. Mencione y expIique las clases de funciones in'io1ucradas
con la caUdad (m6dulo 4, punto 5.2.).
:
10. Ejercicio practico.
., ,
A partir del enunciado que se exponea continuaci6nl usted de
bera confeccionar un diagrama de interrelaci6n: sectorial: I !
EI departamento de fabricaei6n emite el Parte diario de pro
ducci6n par duplicado y envfa losarliculos fabricadas junto con ambas
copias a Recepeion.
Reeepci6n reeibe los artrculos junto con el originally. duplicado
del parteidiario depradueci6n y controla .Ios artfculos can elimismo. Si
el control, es positivo, conforma el duplicado del parte diario,~ 10 devuel
va a Fabrica. Posteriarmente, emlte la planilia resumen de entradas
par produccion par duplieado. Archiva definitivamente el :original del
parte diano de producci6n y envfa a Almacenes ,los artfculos junto con
at original y copla de la planilla resumen de entradas.
"
Almacenes realizael control entre la documentaci6n que reei
be y los productos. En qaso de que, de positivo, asienta la entrada en la
ficha de stock, archiva definitivamente el dupiicado de la planilla resu
. men y envfa 81 original de esta a Contabilidad de Costos. I
.
Contabilidadde costos reclbe el ariginal.de la planUla resumen
de entradas porpraduccion, realizael procesocorrespondieQte y envfa
la misma,a Contabilidad Almacenes.
Contabilidad.A1macenes con la planilla que'recibi6 de Contabi
lidad Costos realizael asiento en la ficha destoek valorizada, y contrala
al stock. Si el stock.esta bajo el mfnimo emite .una nota enioriginal so.
lamente y la envfa a Fabrica para.notificar la falta de stock: Fabrica re-
cibe ta nota y realiza el proceso eorrespondiente.
SI par el cantrario, el stoekesta sobre el mfnino) Coritabilidad
Almacaries archiva la planilla resumen de entradas de produccion par

~-

138

jfUNDACION UNIVERSIDADA DISTANCIA NHERNANDARIAS"

fecha,y a fin de mes emite el comprobante resumsn de entradas par


prm:!ueCian par dLiplieada. Areliiva -Por. tacha el duplicado y envfa el ori
ginal a Contabilidad General que reaHZb 61 proceso contable carres
pondiente.
.. Fcibrica arehiva definitivamente el duplicado del parte de pm
ducci6n.

. -;:::-.":::":::'"

~AtU.

*WfH&fNL L

&L2ELJJYid&ii&&i&it&&ili&&ii_

Unidad 8

Subsisterria de Ventas

EI

subsistema de Ventas comprende una serie de opera


ciones mediante las cuales la empresallega a sus compradores, con
sumidores finales 0 sus canales de distribucion para colocar sus
productos y servicios.

1. Alcance
El s1,lbsistema de Ventasabm-ca desde la solicitud del'cliente y
recepcion del pedido, qasta la entrega del bien 0 la prestacion del
servicio y la registracion en los libros de la empresa, pasando pre
viamente por el controll de pedidos y del credito, asf como la factu
raCIOn.
Peter Drucker, en d anaIisis de las actividades en una organi
zacion, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecu
tar una labor comercial sistematica y organiza:da, como actividades
que aportan directamente ingresos, entre las actividades que produ
cen resultados.
'';

FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA"/llfERNANDAA'IAS'

SUBS/STfMA Of VfNTAS

Henry Mintzberg ubica la funci6nventas en e1 nueleo operati


va considerfuldolo el'centro de toda organizacion, la parte que pro
duce los ingre~osnecesarios iparamantenerla viva.
.,: La venta comRrend~ tanto la1\lncion como el proceso, aqui
nos centr~emQ~ n ela,muis!is de,este ultimo, precisando los aspec
tos LT1heren~sa su organizaci6n.

dem, y en algunos casas (par ejemplo las drogueri~s) integrar redes

'.,
.
infonuaticas.
.
'
",

140

,{,.,..,.

2. Modalidades

. "Las ventaS puederi.asutnirdistintasf~rmas y'en cada caso las


variaciones se reflejanin eni el diseno del subsistema. A,continua
Ci6n mencionaremos
las-1."formas .tnascomunes.
.
.,
'
"
'
.,
.
.

Segun las co:ractez:(stic~, del c.lien..te


Podemos distinguirentreventas locales 'y 'ex.portaciones. Las
primeras,. a vez, podran tomar alguna de .las modalidades que ve- '
remos, peroel caso de\las exportaciones tiene caracteristicas pro
pias por estarsujetas alas !reglarilentaciones especificas, intenne
diaci6n bancaria. dereclJos d~ exportacion,despacho aduanero. etc.
T~bien,atendiendo ala condi~i6n del cliente, podrfamos dis
, tinguir ventasmayoristas del minoristas. seglin se trate deJa venta a
una empresa .que actuan'i C9IDO interrnediariao distribuidora de
venta al publico en generli.lEn ambos casos habra diferencias en .
cuanto a las .cantidades rnfnimas quese compraian y a laS condicio-'
.
nes de venta ytipo de ctedito disponible.

su

Segunla.recejlcwn de Iipedido '


Aqufpodemos distinguir:
lkntas en salon. cuando el vendedor atiende a'los c1ientes en
. su lOCal. de\r~ntas, donde generalmente eXPQIie:sus pro~uctos 0
muestras de 611os. EsUi.'fuodalidad pu~de aplicarse tanto a las' vent as .
maypristas comoa las minoristas.
..,.. ..' ' . '
'
lkntas por corredores,1 aquf,vendeciores de la empresa visitan,
dir.ectamenteal. cliente! () a potenciates,adquiJ:~rttes;. ofrecenel pro
ductoo s'ervicioy de cqncretarse laveQta taman e1 pedido..
,\kntas par telefonb.o dorTeo, estecaso.el cOmPrador se cliri-.
je directamente, alvend,edoIlpara solicitarle pre~ios y condiciones. y
luego concretarla operyt-ci6n. Estamodalidad,~s usual entre: err~pre
sasy en la actualidad puecf utilizar'medioscomo el fax y e1 mo

en

::,:.,

-.;.'

141

Segun las condiciones de p~goc~~venidas '.


I ,
.
Tenemos ventas at contado (en efectivo, cheque! 0 tarjeta de
. .
",
crectito 0 compra) y ventas a credito.
.' . ' En. esteultimo caso, elcredi~o puede, a,sumir.a s~(Yez distintas
modalida~es, par ejemplo cuenta corriente~ cuotascon garahtia 0
sin ella, can pagares. con tarjetade credito 0 comprai(en cuotas),
.debito aut6iIuitico en cuenta bancaria, etc~
Otras modalidades
.
,,'
".
Seguramente pod(emos encontrar otras niod~idades; par
ejernp10 encuanto a'la entrega del producto hay entrega directa del
producto' a el servicio de la' organitacion .al cliente',o. can inter

mediarios ya sean transportistas; concesionarios,etc. .

.
Si nos atenemos al pedido de cotizaci6n podrfaexistir no, y

asf enumerar ot1'as .c1asificaciones. La importante es,advertirla va


.riedad demodalidades que existen y las que podrfan crearse y tener
en cuenta, adermis;que no sonexcluyentes entre sf.
''

3. Normas especificas de controlinterno'


. '. Separaci.oTi de funciones
. .
Es un recaudo basico que )a persona que vendeno tenga acce
so a los, registros de stock y de cuentas de los dientt1s; pues esto
evitaque quien realiz(ila operaci6nde ventas intervengatambien
en el circuit6 de control.
'
, : La venta debesepararse de la concesi6n delcredito, para que
nO.se otorguencreditos' a clientes que puedan ser insolventeso re
sultar morosos.
, ',: Ventas tiene que estaf'separada de facturaci6n, para poder con
trolar los precios que Ventas caleca en lanotade pedidoy .aplicar
los precios oficiales al confeccionar la factura; esto es facilmente al
canzable can la informatica.
.
" ,. Aprobaci6n'd,la vento.
, Tienen quefljar~e 'poHticas (por'escrito) referentes a condi
ciones de vent a, otorgarniento de creditos, deterrhinaci6n de pre
cios. '

143

FUNDACfON UNIVERSIDAD
A DISTANCIA
"PTERNANDARIAS"
.
.

142

aprobaci6n tiene que estar a cargo de un funcionario res


ponsable de creditos que conocera. el saldo de la deuda del cliente,
las notas de pedido ya aprobadas pero no registradas y el importe
de la nota de pedido.
iI' IJo1'lijicaciones
Tienen que estar autorizadas por un funcionario que tenga las
atribuciones necesarias segun. Sil nivel jenirquico. Se puede auton
zar al vendedor a aplicar directamente un porcentaje de bonifica
ci6n, segun montospreestablecidos, Ysi 10 excede tendn'i que recu
rrir ala autorizaci6n deljefe de ventas.
III

Movimiento de bienes

La circulaci6n de las mercaderias tendra que estar resp~ldada


pm comprobante finnado por el responsable del sector que recibe.
decir que cuando Despacho recibe mercaderias de almace
nes, debefirmar el remito correspondiente para que Ie quede como
la rnisma manera, el repartidor Ie fir
constancia a Almacenes.
m:llli a Despacho, Yel cliente conformara el remito al repartidor.
En el remito constad e1 detaBe de cantidad y .caUdad de las
mercaderla5 entregadas.
Otro aspecto para considerar es cobertura por el riesgo de
traslado de Iii mercaderia fuera dela empresa, salvo que Ia condi
ci6n de ]a operaci6n sea que esta viaja "por cuenta y riesgo
comprador".
.
Documentacwn
.. Las notas de pedido, remitos y facturas estanin prenumeradas,
se archivaran por orden nume-rico, y en caso de que se anuIen, se
conservaran todos los ejemplaresdeldocumento juntos. Se desig
nani a un responsable para el control de la correlatividad de In do
cumentacion. .
Esta norma toma canicter obligatorio por resoluci6n de Ia DGl
segun se detaUa en Apendice 2.
.
.

Control de lajacturacion

conveniente que un s'ector. ajenoa Almacenesy a'Pactura

efectueun control. cIUzado,correlacionl;l..lldo remitos yfactuni.s


y, asirnism.o, realicecomprobaciones selectivas sobre ca.lculos y
Contaduria sena el sec;tormas apropiado.

Infonnadt~~~renda~
. ~ __ datos
:;1.
operaciones de ventas se encuentran
en los registros y archivos (subdiarios de ventas,
cuentas a cobrar
y en las fichas de c1ientes .il otros) y son la base
la informacion
que se prepara para uso de la gerencia.
Esta es quien establece los perfodos que abarcan"i la informa
Cion (semanas, meses, trirrtestres, etc.) y 10 referido a la fonna de
presentacion (diagramas de barras, estadfsticas, cuadros comparati
vos, gnificos). Como ejernplos de infonnes pueden citarse:
versus presupuestado.

- Monto de vent as
- Manto de ventas comparativo de los ultimos 12 meses.

- Los cinco principales c1ientes por monto facturado.

- Totales de venta ddt mes pOI' tipo de producto.

-Totales vendidos )" corrnsiones pagadas por vendedor.

- Lista los
' COlli saMos vencidos en cuenta f'n'rMpntp

- Listado
los
habituales y que no han comprado

en el ultimo meso
- Listado de
crecHtos
importantes y condiciones
en que fueron otorgados.
- Tiempo promedio 'de demora entre el pedido y la entrega.
- Notas de pedido pemdientes de entrega.

5. Descripci6n del subs~~..:::te=m=a_______

s.l. Diagrama de hloque


En el diagrama de b10que detallado
la pagina siguiente se
describe un subsistema de ventas a cr6dito tipico. Cada uno de sus
modulos sera desarrollado en siguiente punto.

5.2. Descripci6n. de .los modulos


lwtJ6dulo 1: Recepci6n del pedido
Tiene Iugar toda vez queexiste UD. requenrniento "de los pro
ductos a servicios comercializados por la organizad6n. Este reque
rimiento es captado por vendedor mediante una Nota de Pedido
y que luego sera valorizado en Administraci6n
Ventas
hizo el vendedor),can. las condiciones de venita vi gentes.
""

144'

FUNDACION UNIVERSfDAD A DIS"fANCIA "HEANANDARJAS'

SUBSISTEMA DE VENTAS .

\
Cllenta. .

'1 Co!riente'
Clientes.

-Control

Gte., NP

eta..

nprobadas: y no
faetllrlldllSY
.,;. Regislro NP
limite de credito.
. aprobndns y alin . - AIllorizaci6n
no futtumdllS.
del Pedido.
- Actualil:.

- NOla de Pedido
IlUtorizadll.

. - Limite credito.

regi~ro:NP

p!:ndientes de

3. Preptll'llcion
delPedido

- Nora de Pedido
nIIrorizocia.

- Pi ChllS stocl:: de
artlculos.

-Control de
stock.

-Emision de
Remito.
;... Actunliz..
-Envlode

4. Despacho

~tock.

-Il.emito.

- Nota de Pedido.
- Remilo.
- Parte fallantes
. de mercnderfllll.

- Hoja de RuUl.
'

145

Nota de pedido 0 de venta (NP): es el comprobante que ernite


la parte vendedora al recibir los pedidos 0 encargos verbales de ca
lidad, cantidad y precio de mercaderias 0 servicios solieitados por
el cliente, con sus corresporidientes condiciones de pago (ver Figu7
ra 8.1).
.
Es usual que se emita par cuadruplicado: E1 original se entre
ga al c1iente y el duplicado y triplicado quedan en la qrnpresa; el
vendedor puede archivar el cuadruplicado para s~ control. Todo
esto sujeto;a las conveniencias y necesidades de cada ernpresa.
Modulo 2: Aprobaci6n del credito.
.
Tiene lugar cuando el departamento Ci6ditos recibt: hi Nota de
pedido, con el objeto de detemtinar el otorgamiento pno;'delc,rectito
alcliente.'
I
Las decisiones previas que deberan to-marse serm :ia det~nni
naci6n del limite de crectitos a otorgar a los clientes y la, fijad6n de
los panirnetrospara concederlos, par ejemplQ"infOpi1e~ panc.afios,
ultimo balance, etc. EI limite fijado debe ser revisadq !periodiCa
mente.;.
'
. ' ':.
. '; ,
, ..', ..
Para .p.eterminar el.credito disponihle, debe compararse ellfmi
te de crectito asignado contra:
'.
.
, .
,"

-~emitQ.

Saldos impagos a la fecha

+ Pedidospendientes de facturaci6n

:
- Cobranzas recibidas pendientes de regiptracion..

5. Pllcturacioo

-FlII:tura.

-Remilo.

6. R'egisUru::iou

-i'lil.cturllr
-Remiloj

- SulxilariQ de
Vemas.. '.
- FllclUI1lS. .
- Remitos.

-Contnbilizacion
FIlCtunlS. .
-Actuali4. Ctas.
Ctes. '

;"N Dinrio.
Resumen.

.., CIn. cie. cHenle - Descnrga .


- Stocll:.

Helms Srock.
- Confecci6n A.

ESt~ ~6dlilo implica varias' deciSiones prl?vias para 'establecer'


las condiciones jdeventa. 105 requisitosnecesarios para el otorga
. rniento: de Jbo~ificac~ones y descuen,tos. y la detemiinaci6n dle los
. . .
plazos de entrega.'

,. . _-- -'-'-"-~"-"~",.---------------

Modulo 3: Preparacion del pedido

,
En el d~partamento Almacenes reciben la nota de:pedido del
m6dulo anteriOI, con elobjeto de controlar'si hay existenciapara
preparar las mercaderiasy los remitos'que enviaran a E~p.edici6n.
Si n~ hay exis~encia, se solic!t~ a pro~ucc~~n !ai n~p?sici6n
de los articulos, y S1 son. mercadenas de reventa se efectuara ei pe
..
...
dido a compras.
El Remito (R) (ver figura 8.2) es el comprobante-!que ernite
parte vendedora para entregar lO'vendido .~n eldQmicUio indicado
par el comprador. Se lo.utilizapara.detallary ~compaii<u:las m.erca
derias y para comprobar su entrega. (ya qu~ debe ser lfirrnado. de
confonnidad por quien reeibe el envfo).
' ."
.
El rernito es importante para las dos'partes que interiienen.en
si~das de
la venta, 11. Ia partevendedora lepermite controlar

las

11'".

146

FUNDACJON UNJVERSJDAD A DJSTANC1A "HERNANDARJAS

00

147

SUBSISTEMA DE VENTAS

Documenlo no yaUda
soma factur'"

NOTA DE PEDIDO N

Identificaci6n del emisor

Fecha:
CUIT:

Ing. Brutot
F..:hR: .......... / ...-..... 1..........

SMOrCl$: ......................................................................................................................__

DomlcIHQ: ............................................................... locaIId.bd: ..................................... .

ex-Caja Prevo Industria


y Comercio N.":

lVA Responsable Inscripto

DomiciJio

Seilor(es)

PciIL! .................._ ............................................. Flllct\a do .nuega: ........ I ........ / ........

OIC N": ......:................... CUlT N" ................................. Sltuacl6n IVA: ....................

Embalaje: ............................. Trlll'llSpOl1e: ............................_ .......................................

__.,-""""',,'''''

Enireglll'
Laa

rVA

Resp. No lnscrip.

emT:

an: .........................................................:.............-...........................................

_.ta. ......- ... _

...... -..

[C:6d.1 CJlII'It ISlid. .IM.&d41

11..._

""'" . _.. pc< _ _.............,

DESeRIPCIDN

Pue:/:

Obu"yaclcinell: ..............................._...........

UIIla: ...._ .......................................


Condic:lonas
de pego: ....., .................. .

:=:::::::::::::::::::::::::::::::::::~::=::::=:::::::::::::

BonIficacl6n: ....................................

[-1"""""1-- I

Documento no valida como fadtura

Cantidad

Detalle

RECIBI CONFORME:

N' Habilitaciim

.. U.~ ............H........U...... h.~_..a...... h.~"...

~,~."'.i;.~:.Ig....... AI~""ta .,.,.;,..

En."",~. ~ OIl ~I. "".._


do .................. ".""'110'001 _ _.

Eoil. ~qUflld. lujelO .1. 'jllo/:IGc:i6n data ........rdtodooa.


.

OIUGl-. .,~/,< .
. .

lJ>I

, Fecha de impresion: .

N' )Wxxx: al yyyyyy

CI,I~

Fuente: Pungitore (1994: 79)

Figura 8.1

Figura 8.2

SUBSISTEA4A DE VENTAS

FUNDA,cION UNIVERSIDAD,A DISTANCIA >lHfERNANDARIAS'

148

mercaderi~i4~ almacen, al encargado del transporte lepermite Of


ganizar yC9Iitrolar:l~ end'egasy, unavez corifonnado".es la prueba .
de haber entregado 10, vendido y del derecho de cobrarIo, mediante ,
emisi6nde'Hdactura.
'
'
EI cOtUpradorpuede~ontrolaTlorecibido con lanota de pedi
, do 0 cons1J:Oiden de compra y .COIll~JaCtura que luego, recibini. .
Es usu.ru'queeLr.emi~9 seaernhidoeon varias .copias. EI origi
nal y el dupifc(idose:entreganalapetsc)na encargada del transporte~
Esta persomtdebe en~~gar jas mereaderias y el original del remito; "
haeer firma:fel. duplicado Icomo c:onstaricia y quedarse .can 61 para '
devolverlo','en el departamento Expedici6n. Otra copia del docu
.' mento permitira la factura~i6n de '10 vendido.
.
A partir del renUto, t~mbiel1 :se efectua 1a bajaen his fichas de .
stock.
.

d]

AC11J!<'A:

Identificaci6n

dlel emisor

X.

fe.::i1E:
CUlT:

Ing._B.ru!.Ds: _
Cl{-<";"J3

rrev. An

y Comercio N.":

lYA ResponsabJe Illl!Crlpto

. Domicillo

Sci!or(e!i)

IVA

149

.Rcsp. Imcrlp. ."

Rcsp. No Inscrip.

CUlT:

Condiciones de ycnLa

RBMITON!
Deuillc

Cantidad

.Pn:cio uniLario'

.Total...

. I

Modulo 4: Despacho

..

Tiene Jugar cuando el departamento de ,Expedici6n'recibe las


mercaderfas' pendientes deentrega junto con e1 remitocorrespondiente
y procede aefectuar las ent):egas de las mercaderias a losclientes.
Tendni-que deeidir el recorrido y el mediode transporte que se
utilizanl enlas entreg!iS.
Se utiIiza un formulario denominado Haja de ruta (HR).

: I
I

DescUCIllo

"'.'

," .. '"

., !

'l

..

,
,

\
.

, I

Modulo 5.; Facturaci6n ..


Tiene Iugar cuando el sector Facturaci6n, 0 directamente Con
taduria, a partir dela copiadel remito, procede a confeccionarlas
factums.
La Factura (Fe) (verfigura 8.3)es el comprobante de la ven
ta, que emite la part~ vendedora cuando entrega las. mercaderias 0
luegode suenvfo can el correspondiente remito. Sirvecomo .detalle
de 10 vendido, para notificar 0 comunicar la deuda y elplazo en que
debe pagarse,segftn :10 pactadopreviamente. Cuando la venta es al
contado inrnediato se purde entregarun simple "ticket" .de la caja
registradora.
.,
La factilra sirve de base para registrarcontabl1ementela vt:mta
y, en el caso de ser a credito,-pataactualizar la ficha de cuenta co
:
.
.'

mente del eliente.


Tanto para la emisi6n del remito como de la factura es necesa.-
rio tener en cuenta la Resoluci6n 3419 del 23/10/91 de laDirecci6n

-j',

Subtotall

mpucstoj
Subtotal:

IVA Insc. %
IVA No Insc. %
TOTAl:.

Imprcnlll:
CUff:

Fecim de impmillIC

NO Habllltaci6n

N XlODCXX aI Y'IY'fI'I.

Figura. 8.3

~ i
I

150

FUNOAC/ON UN/VERS/DAD A DISTANCIA DHEANANoARIAS'

'"

SUBSISTEMA DE VENTAS

General Impositiva y sus modificaciones. Una sfntesis de sus princi


pales aspectos se presenta en el Apendice 2.

Modulo 6: Registracion
La tarea de Registracion, a cargo de Contaduna, comprende
dos procesos: uno diario de pase de las operaciones al subdiario de
Ventas (c,on el detalle exigido por la legislacion vigente) y de actua
lizaci6n de 1a Cuenta Corriente del Cliente; y otm, mensual, consis
te en el asiento resumen de ventas, segun e1 siguiente esquema: .
Deudoresporven~

a Ventas
a IVA-Debito Fiscal

53. Ejemplo de un circuito de Venta a creilito


A continuaCion presentamos detalladamente un proeedimiento

de venta a erMito y el grafieo respectivo.

Nq;~rativo:

1) A partir del requerimientodel Cliente el vendedor confec

dona 1a nota de pedido (NP) por cuadruplicado; el original y el tri

pliCado son enviados a Administracion de Ventas, el duplicado es

entregado al Cliente, el cuadruplicado queda en poder del vendedor

adherido a1 talonario.
2) Administraci6n de Ventas control a la nota de pedido con la

lista deprecios, ficha dearticulos yen fichas de c1ientes verifiea las

condiciones de venta ycorrige si es necesario. Si no la acepta, la

envla nuevainente al vendedor para que se 10 comunique al Cliente.

Si la autonza, el original de la NP debe ser enviado a Crc5ditos y

triplicado queda archivado definitivamente.

3) En Creditos se analiza y controla la infomiaci6n recibida

del Cliente y de los baneos, se consulta en laficha del cliente e1 sal

do de la deuda y si supera el monto de crMito disponible, 0 no reli

ne los requisitos necesarios, se envia la NP a Administracion de

Ventas y luego al vendedor para que 10 comunique al Cliente. Si se

'Rutoriza se envfa la NP a Almacenes.

4) En Almacenes se controla la NP con la ficha de stock en .

existencia.
.

PiguraS.4

151

152

FUNDACION UN{VERSfDAD A DISTA#C/A"HERNANOARIAS'

SUBSISTEMA DE VENTAS

153

5) Si hay existencias', confecciona el remito por triplicado y 10


envfa a Expedicio,n ju~to con las mercadedas. La NP onginal queda
demorada en espera del triplicado del remito conforrnado par Expe
dicion, para Iuego,ser pchivados definitivaIIlente.
6) Expedicion controla la mercaderfa con el remito y envfa eI
triplicado fiImado a A1macenes.
7) Emite la hpja de rota por duplicado.Prepara la rnercaderfa y
la entrega al transport~ con Iosremitos (original y duplicado) yIa
hoja de rota original, ~e quedacon el duplicadode la hoja de ruta
frrmado por el transpotjtista. .
..'
8) EI transporte entrega la mercaderia. .
..'

9) Vuelve cori elloriginai delreD:tito' firrnado por el Cliente,


anota las observacioneS en la hoja de ruta y entrega en Expedici6n.
10) Expedicion c~ntrola Ia hoja de futa y los remitos. Destruye
el duplicadode la hojade rota y archiva definitivamente el original.
Finalmente,envfa aContadurfa los remitos conformados.
11) Contadurla, to~ando como base el remito conformada, con
. fecciona lafactura por quadruplicado, envia el original y~duplicado al
Cliente, el triplicado a Creditos.
12) Con el cuadrujplicado y el remito se procede ala registra
cion contabJe y, posteriormente, al enVlO a Cobranzas.
13) Cr6ditos actu~iza la ficha de los cHentes yarchiva defi
nitivamente la factura.,

Cursograma: (ver figura 8.4)

.6. Para SUI autoevaluaci6n .


1. l, Cmiles son los limi tes del subsisteina de Yen.tas?
2. Ordene las mod",lidades .de venta partiendo de las mas usua
les a las menos usuales de acuerdo con sus canocirnientos.
. 3. Enuna empresa:de su con6cimiento reconozca tres norrnas
de control internoreferi~as a1 subsistema de ventas que se cumplan.
y mencione c6mo se apl1can. .
....
.

4, En la misma orianizacion anterior entreviste al responsable


de ventas y soIicite quelle expliquecmll es Ia informacion que el
necesita regularmente para la toma de decisiones y de quemanera
se la presentan.
5. ['9 u6 informacion se captura en la nota de pedido y para
I

"

.~~~~

'

6. Indique en que oportunidades se utiliza el remito ell el


subsistema de ventas t en que sectores queda archivado 'y con que
objetivo.
.
7. Indique cuautas copias de factura se necesitan y! curu es el
destine y usa de cada una de ellas,'
.
I .
8. [, Cmil 0 curues son los soportes que dan origena la regis
traci6n contable? Indique cual es el procedimiemo de registro.
9. l,CuaIes son las decisionesque se toman para laaprobacion
del pedido'"
' .
10. Ejercicio pnictico. Dibujeel cursograJ.1;ta de Ventas al Con
tado de acuerdo con los siguientes. datos:
.
1) Clients solicita al vendedor las mercaderfas.

2) Vendedor ofrocey vende.

3) Confecciona laboteta de venta al contado -nota die venta

. en original y tres copias. Entrega el original y el duplicado at cliente. La

ultima copia permanec8 adherida al talonario.

Una vez agrupadala mercaderfala envla a Empaque,junto con

la segunda copia.
.
.

4) Empaque verifioa y cotaja la marcaderia con el triplicado de la

nota de vanta que acompafia a asta y la.embala. . . :


.

5) Cllante abona anla CaJa.


.
.

6) Caja recibe el importe de la ope~aci6n y estampa al issUo "Pa

gado en los dos ejemplares de la nota de venta; :devuelve el'original al

cliante y retiene al dupncado~'


,
. ' ..
. i;

.. 7) ;1 cliante toma la nota da venta sellada-original-;- y)a pre


senta a Empaque. . '
....
.

.. . 8) Empaque veiifica ef original de la" nota d~ xenta qUIf recibe del

cllente con el triplicadoque estacon la rnercaderia. LaS sella "Retira

do y pone en poder de ,este la Mercader[a con el original de la nota de

venta. ArQhiva la copia mencionada.


1 i.

EI qliente sa lIeva su mercaderfa con al original de Is notal de venta.

AI terminar el dfa:
..

9) Caja entrega a Oontadur[a.eldinero,cobrado y la documenta


ci6n -las copias: duplicados--:-que habra consaryado. .
I I
,

10) iEmpaque ,entrsga las capias' archivadas provisoriamemte (tn


.' plicados) ~Contadr.ir[~.
"
'.' .

11); Contadurfa re.cibelos triplicados dei las notas d~venta que

.. permaneqieron .en Empaque, junto cbn al d.inero y los dupljcados de

Caja. Realiza la verificaci6n de las mismas con el,dinaro. .: .

12) Contadurfa asienta ventas.8 ingmso de~ro. Archiva ~ta Vanta

13):Contadurraentraga efectivo con tnplicados aTesorerfa.

~",,".J

.'. '::.> ~~

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",

..

"

101'"'

154

FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A DISTANCIA uHERNANDARIAS"

En el apendice 3 encontrara resuelto un ejemplo similar con el


agregado de la infonnaci6n. gerencial que puede generar, las nonnas
de control interno que se aplican yalgunas que faltan en este caso

~'WW4ffl'f"6rre"U 'wp@

*fiNtfHW E 1!1IM'fMMM&M

.A

Unidad9

Subsis~ema

de Cobranzas

.En

el sUbsistbma de Cobranzas se integran todas las ac


dones necesarias para h~ percepci6n efectiva de los derechos adqui
ridos par laempresa. Estos derechos tienen su origen en la<; ventas
efectuadas yestan repres6ntadospor una cuenta 0 documentoa cohrar,
segUn se trate de una vent~ en' cuerita comente 0 documentada.

1. Alcance
El subsistema de dobranzas comprende desde el momenta en
que se detecta que un eredito esta en condiciones de ser cobrado y
basta que los val ores ~ercibidos ingresan en 1a empresa, par los
cuales se entrega a1 cliJent~.el comprobante respectivo. Luego se
. efectiia la contabilizaci6p correspondiente.
El sector Cobranzals es quien detectaqueun creditose encuen
tra en condiciones de ser cobrado a partir del vencimiento de la fac
tufa a del documento.
,
sector Tesorerfa, que custodia y maneja los recurs os finan
deros de la organizaci6n, es quien recibe los valores percibidos
I

p.

156

FUNDACION UN/VERS/DAD A DlSTANCIA "HERNANDARIAS

producto de la gestion de cobro y es su responsabilidad la custodia

de los wismos v SiU de p6sito en una euenta bancaria.


..

La gesti6n de Cobranzas es, en la clasificaci6n de laS activida

des que realiza Peter Dru~ker, una actividad productora.de ingresos,

y como tal transfonna un: activo exigible (credito) en un activo 11


quido (disponibilidades). '

2. Modalidades
Los distintos tipG>s de cobranzas son la contrapartidade las for
mas de pago vistas en 1a Unidad 6. Los casos mas usriales se rese
nan brevemente a continuaci6n.
. .
Cobranza en C~fa .

EI eliente se tr.J,lada para realizar el pago de su deuda. Esta


modalidades comun :en los comercios minoristas donde el cliente
puedeeancelar sti deuda con dinero en efectivo, cheque.o bien con .
I
.'
tarjeta de eredito.
Especialmente cuando se reciben cheques 0 efectivo, es conve
niente que 1a empresa cuentecon seguros para la cobertura de posi
bles riesgos sobre fos! fondos. El segura es contratado pOl' el monto
de riesgo eStimado por la empresa y quepodda estar dado por 1a to- .
tali dad de fondos confiad6s. a la custodia
de Tesoreria..
~
,

I'

.'

Cobranza por cobm4ores ....

de

Un empleadQ
la ~mpresaefectUael cobro dirt!Ctamente en
del cliente. Este recibe los valores (dinero, 'cheques,
pagares) y extiende un re~ibo, provisorio 0 definitivo, seg6n la mo
..
. .
dalidad del procedimiento.
En este caso, es:con~eniente la cobertura del dinero en tninsi
to; elrnonto del segl,iro estara determinado por el maximo que se
estirna reeaudar entre!dosipenodos de rendici6n.

et domieilio

Cobranza por rtrparlf.dores 0 prestmloresdel servicio .


De acuerdo con 'las ~aracterfsticas del producto vendido 0 del .
servicio prestado, pu~de ser e1. mismo repartidor 0 prestador del ser
vido quien efectua l~cobranzaen e! momento de entregar las mer
cadedas 0 pres tar el servicio. Esta modalidadesuna variante de la
cobranza por cobradqres.

:,,,.l ::'-"

SUBS/STEMA DE GOBRANZJ.lS

157

I. Co.branza por correspondencia


.
l
EI cUente envia por correo un chequepilra aplicaral saldo de
sucuenta y a vuelta de correo Ie envfan el rl:?cibocorre~pondiente.
Eneste caso la empresa debera tomar los reoaudos necesarios para
eI control de Ia recepci6n de los valores y la confecci6n i de los com
probantes respectivos.

. Cobranza a iraves de un banco


En la cuenta bancaria de la empresa se recaudael irnporte
adeudado. El deudor deposita y Ie queda.una copia 0 tal6n dela bo
leta como constancia de haber efectuado el pago. Esta modalidad,
.que es usual para recaudar impuestos 0 para el cobra de s.ervicios
publicos, ,tambien se ha extendido a otras empresas, especialmente
para el cobro de cuotas 0 mensualidades .
El banco, por su parte, tambien remitira a su cliente una copia
o ta16n de la boleta de.dep6sito para que se pueda notificar de la co
rrespondiente cobranza.
.

Otra alternativa consiste en que el banco se ocupe de la co

branza depagares que su cliente puedeentregar parael cobro~ y una

vez realizado el n:llsmo se Ie acredita el importe.directarnente en

cuenta comente. En caso de-no cobrarIo, el banco se puede ocupar

del protesto del mismo.


.

Des.cuento d~ documentos
Si bien esta operaci6n tiene caracterfsticas que la"diferencian

claramente de la operaci6n de eobranza, puede considenirsela como

tal ya que perrhite a la empresa transferir el credito aun tercero

(banco) y, de esta manera, disponer anticipadamentede dinero a co

brar, excepto por los intereses y gastos que debe abonar al banco

por el servicio que esta prestando.

Cobro de exportaciones
En eleaso de exportaciones tarn bien participa una entidad ban

caria donde el compradoJ efeerua la apertura de un credito docu:,:

mentarioa favor del vendedor y que oportunamente seracancelado

a traves del banco.

'Y

______

<1-~."'II.~"M'JtJ.$-l5E

l>'".

SUBSJSTEMA DE COBRANZAS

-----

FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCJA "HERNANDARIAS"

158

Normas de control interno generales para


mientode fonaos

movi

Estas nonnas han side explicadas cuando nos referimos al

sistema de Pages y, por 10 tanto,aqul solamente se enunciaran:


de funciones.
<'1l Concentraci6n de la. responsabilidad.

III Separacion total de


fondos.

<iii Rotacion del ....<>rC'nn

<; Contabilizaci6n
las operaciones.

~ Arqueos sorpresivos.

)
bancaria.

Rendici6n dillrilJ de 10 cobranza


..... U.t1!1U\) las cobranza~ son realizadas mediante una gestion ex
los val ores rec:auaa(10S
terna, esta nonna tiene po~ objeto evitar
sean utilizados para fines aJenos q los
empresa y, ~~'~UL~~,
mitir 1a pronta disponibilidad de los fondos.
De esta forma, los coBradores deben rendir diariamente sus co
d, en su defecto, dt;;;positar directamente en
cuenta banca
la empresa el produq.to de las mismas. Esto ultimo se utiliza,
basicamf!nte, cuando cobrador debe gestionar 1a cobranza en
gares muy distantes
la ernpresa.
II

3. N ormas de control interno

Nonnas de control intenw espedjicas


subsistema de cobranzas
. . Control de los recibos

. ' El recibo esla constancia otorgada por los valores percibidos y


es aconsejab1e tomar los siguientes recaudos:
_ Los recibos, provisorios 0 definitivos, deben estar encua
dernados en talonarios, prenumerados, utilizarse en fonna corre1ati
va y quedar una copia adherida a1 talQnario;
recibos tambien es
tan sujetos a las disposiciones de Ia DGI (verresena en Apendice 2).
_ Al concluirse 1a utilizaci6n de un talonario, debe verificarse
correlatividad de 105 recibos 0 constatar la misma automatica
mentealregistrar las cobranzas rendidas. Cabe ac1arar que, deexis
tir recibos anulados, todas sus copiasdeben quedar adheridas al ta
lonaTio de modo de evitar la utilizaci6n de alguna de ellas indebida
mente.
.
'_. Tambien es importante elcontrol de los talonarios recibidos
de1a iniprenta y que se encuentren bajo custodia de unresponsable,
que podrfa ser elTesorero. Toda entrega de talonarios a quienes
utili zan debe hacerse mediante constancia escrita can e1 objeto de
responsabilidades y toda vez que se
que el taIo
en USQ se encuentra proximo a conc1uir.

de Ia correspomlencia
correspondencia,
seguridad de los valores e mform
cion recibida, debe sel'
un funcionario responsable 0 au
secretaria.
el caso
Se dtilice esta modalidad
concentra la responsabilid"ld de recepcion y distribud6n de la co-
rrespondencia confecciona{a una planilla con el detalle
los vaJo
res recibidos, y 1a emision del recibo quedaci a cargo
Tesoreria .
esta manera,
recibe los valores acompafiados de
una planilla de cobranza,
en el caso de la cobranza efectuada
por un cobrador.

.. Control sobre los valo~es recibidos


- Para evitarque alguien pueda apoderarse de un cheque, es
importante que, aT momentb de su recepci6n, se Ie eoloque al dorso
una leyenda que restrinja st1 utilizaci6n, tal como "unicamente para
depositar en la cuenta de (nbmbre de fa empresa)".
. Si bien la norma adonseja no recibir valores postdatados, en
ciertas actividades es una tinktica comun. En estos casos es conve
niente que se organice un atleeuado registro y seguimiento sabre los
mismos. Ademas, cabe ac1q.rar que la ley 24.452, sancionada el 8 de
febrero de 1995, introduce leI cheque de pago diferido cuya utiliza
cion s~stituye esta mOdalidfd.
.
. - Las transferencias de dinero 0 valores deben respaldarse
un comprobante f:lue permita deslindar responsabilidades
realizarse entre 1a menor
con respecto a su custodia y, adernas,
cantidad de sectores Dosibles .para facilitar el seguimiento.

Wi'"

160

SUBSIST5MA DE COBRANZAS

Para t~ner un mej9I: control de las cobranzas y de los fon


dos ingresados, resulta,imprescindibledepositar diariarnente los va
lores recibidos.,
l

.. Conceswnde

'

descuen~os por pronto pago

','

''

"

Can elobjeto de evita~posibles fraucles que pudieran cometer


se mediante e1ingr~so'.alalernpresa de importes interiores a los re- ,
almente cobrados, JustIfical1do la diferencia con un descuento con- '
cedido, la concesion deest~ tipo de descuentos debe estar autoriza
da por funcionarib ueIiueda bac,erus~ deesta atribuci6n.
En caso de que la co*ranza sea reahzada fuera de la' ernpresa,
se pued~ autorizar al CObr~dor aaplicar y calcular los descuentos '
corres'pondient~s, siempre ueelIo, este .debidarnent~ documentado
(podra estar estlpulado en ,a factura 0 bIen establecldo en una nOT
, rna de cobranzas).
'

un

5. Descripci6n del subsistema


S.L Diagrama de bloque

CJ:,

Los registros, de ~obrlnzas y los archivos respecti~os c~nstitu


yen la base de lainformacipn de Cobranzas queseeleva a1, nive1 ge
rendal. Comoejemph:fpoqemos mencioIlar: ' "
,,'.
'
.
_ Res'umen deltotalide cobranzas realizadas, detallando efec
, .
'
tivo, cheques a 24 y 48hs. ,I documentos, etc. "
_ Listadode losprintipales deudores con sus saldos.' ,
-:- Cuadro comparatfo de cobranzas reales vs. presupuesta
','
"
.
das.
"
Cuadro comp*rati+o entre totales de ven~as y de cobranzas.
_. Listado de c~entap a. cobrar vencidas con' fundamentad6n '
l, I
de las mismas.
_ Totalesde deseuerJtos concedidos.
_ CuadrlJ de ev~luci6n de cobranzas.
_ Totales,de do6umentos encartera y descontados.
, De acuerdo con ilas particuhiridades de cad a 'einpresa, esta in-,
formacion puede desagregarseporlrhea de J?roductoo servieio; par
cobrador~ por zona: gepgnlp,ca, par tipo de chente, ~tc..
,.
,

~~

.'

I'

En el siguiente diagrama de bloque detallado se idescribe un


subsist em a de cobtanza por cobradores. Cada uno de lqs modulos
, sera desarrollado en el siguiente punta. '

2. Cobra

4. Informacipn ~erencial

". 0..

161

------:--

FUNDACION UN/V5AS{DADA DISTANCIA 'HERNANDARIAS'

>

- Li:itoollde
cobrnnzllS.
-: Factums y
documenl:Ol! II.
cobrar.

-;Valores y
documentos.
, ~Recibos

..,Uomprob.de
retenciones
impositiVIlS.
~Uisladode

cobrOJlzas,
"';Facturas y
do~mentos

3. Rendicion.de
In CobrlmZll

- Vlllore.s y
documentos.

- Reciboo.
- Comprob. de
,fetenciooes
impositivllS.
-Listado de
cobrnnzas.
- FactUms y
documentos no
cobmdas.
'

-: Registro,de

'j' - R.egiS!, TO de In ':

lIencimientos de: gesti6n de cobro dpeumentos no


documenlos.
. en ellistado de
cobrndas:
cobrnnzas.' '
JPncturns
-Control de
cobradas..
vniores; recibos y -Listado de
IlstadO; de '
cobrant.nS.
cobrania.s.
JRecibas
-Confecclon
-i Flanilla de
pillllill!lingresos , ingresoso
o caja.'

- Dep6sitos (Ie ,
valores.en la
cuenta. bllllcaria.
-Recibos
-,Comprob.Oe
rewncioJles

imptisitivUs:
, ..: Plnnilll1 de
in~as 0

caja.
- Boletlllple .

no

-Cuentas
,conientes,
- Documenters n
cobnil' (cuentas)

. - CUenw
bllllcw::ias~

-ActUllliznci6n
de etas. Qes.
- ActualiZacl6n
de documenloli n
t;obrir (cuentas)
- Actualizacion '
C1leIluls bnDl:aiias,

-',Boletas

-'------------'"-"...

~~~;

.....
162

FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'

DE COBRANZAS
- - - - - - - SUBS/STEMA
-

5.2. Descnpcion de los m6dulos

.i!'

'0

Tlene lugar cuanda el departamento Cobranzas realiza, diaria


mente, el control de vencimientos de las facturas pendientes de co
bra y de los documentos a cobrar, a recibe un detalle de los venci
mientos del dia siguiente.
Sabre la base de esta infonnaci6n procede a clasificar las fac
turas y documentos en situaci6n de cobra por cabradar y emite
eWos listado/s de cobranzas pertinentes.
Listado de Cobranzas (Le): es el fonnulario en el eual el de
partamento de Cobranzas detalla a los ccibradores las cobranzas que
deben gestionar. Su emisi6n es diana y su contenido basico, que
puede apreciarse en la figura 8.1, cornprende:
III Datos cumplimentados por el departamento de Cobranzas:
Datos del c1iente (nombre, domicilio, TE)
- Nroo de lals facturals y/o documento/s a cobrar
Importe
- Descuentos concedidos
-.Importe neto a cobrar.
fi Datos a cumplimentar por el cobrador:
- Descripcion de los val ores recibidos
- Ntimero de recibo emitido.
- Observaciones (en este punto el cobrador podra sefialar
aquellos aspectos que considere relevantes de su gesti6n e indican!.,
por ejemplo, las circunstancias Dor las cuales e1 cobio no se hizo
efectivo).
El numero de copias en que se emite debe contemplar:
- origInal: para el cobradar. Se Ie entrega junto con las factu
ras y docurnentos en el detallados.
-- duplicado: para el departamento de Cobranzas. Se mantiene
archivado transitoriamente a la espera de la rendici6n del cobrador.
Esta copia es firmada par el cobrador como constancia de haberse
notificado de la gesti6n que debe realizar y de la documentacion re
(facturas,documentos a cobrar).
.

I
I
iii

Modulo 1: Organizaci6n de la cobranza

163

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II:

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11.1\

II
. Figura 8.1

Ullli-L

164

FUNDACION UNIVEF1SIDAD A DfSTA.NCIA nHERNANDARIAS'

SUBS1STEMA DE COBRANZAS

165

Modulo 2: Cobra
Tiehe lugar cuando t;l ccibrador visita alos'clientes para gestio
nar el cobra de las fact1lras y/o docurnehtas. En caso de que el
cliente no abone, e1.cohrador debera asentar tal circunstancia en el
listado de cobranzaslen el espacio reservado a tal efecto. Si el cHen
te abona, eIcobrador prdiceder~ a emitir el recibo, efectuando, de
corresporider, el, caleulo dpl descuen to concedido.
Si se trata de la cobranza de un documento no esnecesaria la
ernisi6n del recibo puest~ queelpropio documento esentregado aI"
c\iente como constancia Ide Sti pago, pero tambienes l,lsual, para
mayor control, entregar elrecibo y luego de acreditados los valores
'
recibidosremitir el docuJTiento.,
Estoshechos,cobr~nza de facturas y/o documentos, tambien
se consignanin en ellistado de cobranzas, indicando en cada caso
los valores recibidos .. ,
.
EI Recibo (Rbo.)
el cornprobante mediante el eual se deja
constancia.de la cobranzfl, realizada (ver figura 8.2). En algunas or
ganizaciones' se utilizan dos tipns de reeibos, provisorios y definiti
vas. El recibo pr6visorio esel que utiliza el cobrador y,' posterior
mente, el departamento de Cobranzas emite el recibo definitivo. En
realidad, se trata de un tr~mite innecesario puesto que el recibo pro
visorio tiene la misma validez que un recibo defiriitivo.
En este formulario 61 cobradorconsignara el concepto cancela
do por el cliente, eI descuento efectuado, si 10 hubiera; y los valores
recibidos junto can la mention de las retenciones irnpositivas reali
zadas par, el cliente. Si'se trata de un pago parcial el cobrador debe
ra consignar que se trata!de un pago "A cuenta".
El ni.1rnerode copias en que se emite puede variar de acuerdo
con lis caracteristicaS t!ecada empresa pero, Msicamente, debe
contemplar el numero d~ (:opias que se detalla a continuaci6n con el
objeto de satisfacer los si gui entes destinos:
_' Original: para eI Cliente.
_ Duplicado: par~Tesorerfa.
_ Triplicado: para! Cobranzas.
".
_ Cuadruplicado:1 queda adherido en el talonario del cobra
dor. Una vez terminadoi el talonario sera entregado al departamento
de Cobranzas.
.

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Fuente: Pungitore(1994: 120)


Figura 8.2

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166

PUNEJACION UNiVERSfDAD A DISTANeJA "HERNANDARfAS"

Modulo 3: Rendicion de La cobranza


Comprende basicamente los pasos siguientes:
1) Finalizada su gesti6n de cobra, el cobrador asentara en el
listado de cobran~~s;

- sf el cooro ,lie hizo efectivo: los valores y/o documentos re

I:'

cibidos, junto con las retenciones impositivas que pucta haber efec
tuado el clientB y el numerode recibo emitido.
- gi el cobro se hizo efectivo en fonna parcial: los valores y/o
documentos l'~cibidos junto con las retenciones impositivas que
pudo haber efectuado el cliente, los motivos por los cua]es el cobra
es parciaJ y el mhnero de re.cibo emitido.
- si el cobro no se hizo efectivo: los motivos por los cuales el
cliente no abon6.
2) Cumplimentado el paso anterior, el cobrador entregara los
valores recibldo; en Tesorerfa junto con el duplicado de los: redbos
y ellistado de cobnmzas.
En Tesorer!a,un cajero procedera.a verificar que los val ores
entregado!l por el cobrador coincidan con 10 asentado en el listacto
de cobranzas y qu~ el total de dichos valores concuerde con el total
de los reciboj;,
Si. todo esta correcto, el cajero firma y sella ellistado de co
branzascomo constancia de 1a recepcion de los valores y 10 devuel
ve al cobrador.
En T~!wroria se confeccionara posteriormente una planilla de
ingresos Q d~ caji!. dande se asentaran los ingresos habidos y sepro:
ceded. a.deposit~f It)s mismos en la cuenta bancaria. Los duplicados
los reeibo/) )It:: archivan en el sector como constancia de los ingre
sos y una copiade la pJanilla de ingresosse remite a Contaduna.
3) Con el1istado de cabranzas firmado y sellado por Tesorerfa.
el cobrador debera. rendir su gesti6n ante el departamento de Co
branzas. A talefecto, entregani eI listado de cobranzas, las facturas
cobradas y no cobradas.las retenciones impositivas practicadas par
los clientes y el triplicado de los recibos.
.
..
Can todo ella, el departamento de Cobranzas procedem a veri
floar Iadocumentaci6n reQibida, debiendo contemplar los siguientes
aspectos:
... .
.
,.
--'que ellistado decohranzas este firmado y sellado por Teso

rena.
..

'

".'

- que los valones entre,gados a Tesorerfa, ma.s las fllctul'as y


docUlmentos no cobratlos, mas las retenciones impQsHivas practica
das Dor los cHentes cQincidan con e] total del listado de cobranzas,

.108 triplicados de los recibos tengan numeraoi6n corre


lativa. En caso de que exista algun recibo anulado verlficanl en el
talonario del cobrador que se encuentren todas las copias adheridas
y anuladas. Adernas, i1erificani la correlatividad con el ultimo
bo de la rendici6n anterior efectuada por e] cobrador.
. Si todD esta corretto, entrega a1 cobrador el duplicado del listado
de cobranzas firrnado pbr el y que rnantenfa archivado trlU1sitoriamente,
como constancia de la rendici6n efectuada por el cobradof.
EI departamento de Cobranzas procedenl a:

- archivar las fachlras cobradas junto con el Ustado ae co


branzas.
i
I

- archivar las fa!l:turas no cobradas para seguir reclamando su


pago 0 detenninar I;U ~erivaci6n al departamento legal.
- remitir los tri~licados de los recibos a Contaduriapara ac
tualizar las cuentas de !los clientes. (En caso
cobranzas de

curnentos y que no se fhaya emitido Tecibo, debeni emitir un com

probante para que se p~edan efectuar los descargos pl.'lrtinentes).

- remitir los cOn1probantes de retenciones impositivas a


I
taduria.

ModulO' 4: Regis~raci6n y Control


Sobre Ia base del Itriplicado del recibo, Contaduria acredita el
importe de Ia cuenta cO~iente del c1iente.
Asimismo, con el, cornprobante rernitido pOl' el departamento
de Cobranzas por los dOCllrnentos cobrados acredita el lmporte en
la euenta de documentols a cobrar del cliente.
. La contabilizaci6n de las operaciones Uevadas a cabo en este
subsistema dependera qeI sistema contable que posea cada ernpresa.
No obstante ello, un asH~nto tipo podrfa ser:
- Al actualizar las
clientes:

de los

Cobranzas
Retenciones Irupositivas (*)

a Deudores po~ V ~mtas

.n de corresponder

Al registrar las planillas de


greso 0 caja

Valores a Depositar

a Cobranzas

168

FUNDACJON UNIVRpJDAD A DISTANC4A "HERNANDARIAS


.

Finalmente, .ContadtMa controlan'i que el saldo de su cuenta


depositos
cobranzas sea cero Yi efe~tivizani el seguimiento de
contra la euenta val ores a f!epositar.

5.3. Ejemp.lo de

u1 circuito de cobranzas

IlMico

....

. A continuation pres ntamos el relato detaIl ado de Ull pracedi


1
.
miento de ~obranzas par Cjobradores y el grafico respectivo.

..

Narrativo:

II'
1 '.

I'

. .

..

,1) Enel sector!Coqranzas' sedispone de loslegajos de los,


clientes cuyas deudas ve~cen dentro de la proxima semana. Cada.
legajo contiene el remitodonfonnado por el clientey la factura pen
diente de cobro. . :. I .' . ' ,
2) En el sector sle cortrolan diariarnente estos comprobantes y
se confecciona un listadol de cobranzas por duplicado que se entre
gani a1 cobrador con ~as ftcturas yremitos. correspondientes. ,
3) Elcobrador ifirma el duplicado del listado de cobranzas
como consta~cia de qabe~10 recibido y 10 entrega en cobranzas don
....
.
de.quedadernorado. : . .
4) El cobrador .!reci~e los valores que Ie entrega .el client(; y
confecciona el r~cib,p p~r cuadruplicado y entrega eloriginal al
cliente. A] final del dfa ~e presenta en Tesoreria donde entrega.los
valores recibidos, las! cop~as de los recibos con las facturas y los re
mitos correspondientes ~ los cobros efectuados y. ellistado de co
branzas.
.' . I
.,
.'
5) Tesorena controlill. el listado de cobranzas con los val ores,
losrecibos, facturas :y.re~itos.Deyuelve a1 cobrador eI list'ado' de
cobr~rizas sellado y finn~do yl se guard a el cuadruplicadode .los re
cibos.
' I ' . . . ', . . .'
.'. .,.. . '
6) El cobrador entr~ga enel sector Cobranzas ellistado' de 60
b~an.zas sell~doy firTnadp, acomp~fia~o de los recibos duplicados. y
..
. tnphcado~,;yde las ~acturas Ylos Temlto,s.
EI1'.<;:obranzas sel control a el duplicado de los recibos con el
listado de cobranzas: selliado por Tesorerfa y entrega al cobrador .e]
recibo tripUcado vis;:ldo fpor el sector y .ellistado de cobranzas du
plicado. Archiva eJ listado,de cobranzas. Envia los recibos.a, Conta
duria para su poste~or registracion, junto a los legajos .con factUras
.
' . ,'...,'.
y remitos parasu arohivd.
8) EI cobrador l:iesttuye ellistado de cobranzas duplicado y ar
" chiva los triplicados de rtcibos por orden correlativo..

Figura 11.3

>

170

FUflJDACfON UN1VERSfDAD A
- - . - -..
""
el
en Tesorerfa se confecciona
una UHUJUW
por duplicado tomando como
los
y
cuadruplicados de los recibos que luego
vamente como constancia de
val ores recibidos.
valores son
depositados en el banco con una boleta de deposito. Cuanda se
la copia de Ia bo]eta de deposito como constancia del deposito,
se envfa a Contadurfa junto con la planilla de caja original y dupli
cado.
En Contadurfa serecibe Ia planilla diaria de caja y 1a bo1e
ta de dep6sito y se control an can ellegajo y el recibo que estaban
en espera. Se firma 1a copia de 1a planilla diaria
y se devuel
ve a Tesoreria donde se archiva defini tivamente.
11) Se efectUa la registraci6n con table en los subdiarios co-
rrespondientes y se archivan definitivarnente los comprobantes.
------~---

Cursograma:
(ver figura 8.3)

6. Para sa autoevaluac:i6n
1.
la Unidad se han desarrollado una serie de modalidades
puede adoptar el subsisterna de cobranzas. Investigue acerca de
existenc:ia de algunals modalidadles no desarrolladas en la mis

rna.
2. LPor que es necesario que elcobrador efectUe la rendici6n
de su gesti6n de cobro primero ante Tesoreria y luego ante el depar
tamento de Cobranzas?
3. Haciendo uso de la informatica l,se modificarIan los m6du
descriptos que confonnan el subsistema de Cobranzas? Si la
respuesta esafirmativa, indique de que manera se podrian rep1an
tear dichos m6dulos.
4. l,CuaIes son los formularios que tjenen origen en elsubsis
terna de Cobnmzas? Indique la informaci6n que generan.
5. Investigue en ernpresas o.instituciones de su conocimiento
acerca de losdepartamentos 0 sectores que intervienen en la co
branza. Compare la informaci6n obtenida can 10 vistoen esta
y saque sus conclusiones.
6. En las organizaciones consultadas para responder el punto
, anterior. observe cuantas copiasse emiten del recibo, can que fina

-----------------

171

en que sec!:or se archiva


archivo.

7. En las organizaciones consultadas


las normas
control interno descIlptas para el subsistema
Cobranzas?
eJ
caso de que alguna/sno se apliquen, ~que recaudos se toman para
suplirlas?
8.
usted fuefa' gerente de finanzas de una empresa l,que in
formacion referente al subsistema de Cobranzas Ie solicitarfa al
analista de sistemas? iDe que manera deberfa presentarsela?
mente su respuesta.

9. Confeccione un diagrama bloque correspondiente al


sistema de cobranza<; !donde se reciben los vaIores por correspon
dencia, sintetizanda: la informacion de entrada, el procesamiento de
dicha informaci6n, los archivos y la informacion de salida (recordar
10 dicho en el punta 3.12. sobre este tema).
10. Ejercicio prac;tico.

Sobre la base del narrativo correspondiente al subsistema

Cobranzas dado como ejemplo en el punta 5.3, Ie solicitamos que


confeccione el diagrama de interdependencia sectorial correspon
diente.

.....

..

't

Wi_,',

we

jllm'

UnidadlO
.i i

. La informatica y
los sistemas administrativos

.En la Unidad 2, dijhrios que el termind administrativo


era aplicable 'a toda actividad que creao lltiliza informacion. Poste
rionnente, agregarnosque la informacion era la mat~ria prima de 10
administrative; se genera a partiride datossobre.las:~peraciones (in
formacion operativa) y luego se recopilaysintetiza como fuente de
informacion gerencia1.
'.
.
En cada uno de los subsistemas basicos de una! empresa, desa
rrollados en este Modulo dellibro, vimos ejemplific~do ese concep
to {eJ]Jisiori, de formularios y su reinisi6n ia archivos; consulta de ar
chivo~, anotaciones en registros, totales o'resurrienes de la informa
cion registrada,etc.). Ahora, nos proponemos ver como impacta la
info~a:tizaci6n,sobre esas operatorias y los cambio~ que se produ
cen en los subsistemas.
.
!

i.
."
.-"","'-'rr;"

-----
jIP-.

"174

FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDAR1AS

LA INFORl'"rA TlCA Y LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS


-------

1. La teclllologia informatica
afirmaci6nde que nuestra epoca puede caracterizarse como
Ul a era de la informacion" parece un fugar coroun; pero 10 derto es
que se trata de una denominaci6n expresiva de la realidad que nos
toea vivir. El exito de]as organizaciones depende -como 10 ad
vierte Drucker- de la capacidad de manejar un recurso valioso:
infonnacion.
La aparici6n del eomputador en la dec ada de 1950, y su apJi
cadon a] procesamiento de datos,. ha producido un cambia profun
do en el manejo y usa de la informacion en las empresas. Perc si
analizamos e1 camino recorrido. pronto advertiremos e] vertiginaso
fitma con que se ha producido eil cambia.
En una primera etapa, el usa de voluminosos procesadores
centrales (host) se caracterizaba par el procesamiento de lotes de
transaceiones (bach); los datos y transacciones se codificaban y
reunfan en gropos antes de ser procesadas; agu! la importancia resi
dla en los equipos (hardware). La interconexi6n de tenninales con
el computador central, permitio ingresar los datos directamente des
de cada puesto de trabajo (on line) y ]a interacci6n mediante el ac
ceso a archivos tambien en linea..
.
La difusi6n de las corriputadoras persona1es, por su parte, per
mitia que el procesamiento de datos se distribuyera a los propios
usuarios, aumentando su potencial de ca1culo y de procesamiento
ademas de pennitirles eliniinarpapeles y,archivos ffsicos; aquf la
relevancia pasa a los programas que. se utilizan'in (software). Cuan
do las computadoras person ales se integran en redes, el usuario
tambien accede a archivos comunes y a la transmisi6n electronica
de datos.
.
Continuar con el detalle de los avances en materia inforrm'itica,
excederfa elprop6sito de esta unidad, .pero es interesante serialar
que, paralelamentea estegesarrollo, el usode la tecno]ogla ha pa
sado. por distintas etapas.Parti6 dela mera automatizaci6n de ]a ta
rea administrativa (hacer10 mismomasrapido) paraluego simplifi
carJa y mejorarla brindandomayorinformaci6n util; posteriormen
te, la tecnologfa permiti6 laintercOflexion de las distintas activida
des de la empr'esa (las ventas con los stocks 0 con los creditos) y
hoy, la tecnologfa -desde la vision de la reingenieria- nos penni
te transfonnar el negocio.
'\'I'''.: "

----

175

La tecnologfa inf~nnatica nos esta. permitiendo construir Siste


mas cada vez mayores iy mas complejos, y segtin Benjamin y
(1993) seguin! de tal n?anera involucrada en un proceso de cambio

'":

que, al mismo tiempo,jseni mas COffiplejo. El proceso se complica


de varias maneras: sedesplaza el centro del conocimiento y, por
tanto, del poder, cambia la dimension temporal de Jos procesos y de
las deciSiones, y se reqtiieren nuevas estructuras organizativas.
Por su parte, Hammer y Champy (1993) al hab]ar del papel ca
pacitador de Ia informatica, proponen pensar inductivamente, es
cirreflexionar sobre 1& tapacidad de ]a tecnologia para romper con
la forma de hacer nues.tro trabajo. De las tecnologfas destructivas
que mencionan estos autores, comentaremos las siguientes:
- Bases de datos ~ompartidas: la informacion esta disponibJe
simuJta.~eamente en tan~os lugares como es ~ecesaria. ~u.ando 1a in
formaclOn era sOportada! par eI papeI y archlVada en blbllOratos, Jas
tareas que requerfan esa ~nfonnaci6n tendfan a estructurarse secuen
cialmente; ahara varias personas pueden usar Ja infonnaci6n en for
ma
simultanea.
I

- Redes de telecorl:Junicaciones: las operaciones pueden obte


nel' simultaneamente los Ibeneficiosde la centralizacion y de ]a des
centralizacion. Cuando ~61o sedisponia del correo 0 del teJefono
para interconectar a ]a a~minjstraci6n central con una oficina dis
. t~ntet.la buena practi~a, ~con~:jaba desce?tralizar para ~bten~r efi
CJenCla; ahora 1a admmls!tracIOncentral dIspone de la nusma mfor
macion que (ienen las sUqUfsales, y vice versa.
-- Sistemas de apoyo a las decisiones: las decisiones pueden
trasladarse hacia ab~o fQ 1a jerarquia. Cuando la informacion y la
vision necesaria solo estaban disponibles en Jo alto de Ja piramide,
era aUf donde se toma~an Jas' decisiones; ]a disponibiJidad de
software de modeJos que[ ayudan a decidir y el acceso a bases
datos permiten transferir decisiones hacia los niveles operativos.
- Identificaci6n y c'aptura automtitica de datos: los datos son
capturados en forma rapid~, oportuna y segura. Antes, la captura
dato era realizada por un Ioperador que debia Jeer e introducir los
datos al computador; hoy se dispone de un conjunto de tecnologfas
(caracteres 6pticos 0 magheticos, banda magnetica, codigo de ba
rras, tarjeta inteligente, redonocimiento de imagenes 0 de 1a voz hu
mana, etc.) que permiten Iia captura automatica de datos y hacen
reaIidadel concepto de prdcesamiento en tiempo real.
~~'\.

176

FUNDACION UN/VERS/DAD ADIS fAf'JliiA

'HI:.:Hl'IJf"VL)/'Inll1;;,)

_ Computadoras de alta performa1'fCe: la notable patencia


nuevos computadore~, que son ala vez mis accesibles, penniten
manejar en tiempo real gran cantidad de informacion; por ejemp\o,
un computador central alimentado can datos trnsmitidos desde ter
minales en distintos puqtos deventa y mere ados de productos pri
marios, y quiza has~a prqnosticos economicos, permitira revisar ins
tantaneamente planes p*ra ponerlos a tono con las necesidades .en
tiempo real, Y no p~r c01jl1paracion can datos historicos.
Estos.ejemplos, entre otros muchos, de los avances de la tec
nologia irifomHltic~,junito con la mejora de la relad6n costo-bene
ficio. por el abaratamie!1lto de equipos y. prograrnas" nos penni ten
apreciar la transfOfIillaci~n que se produce, nos610 en Jos procesos,
sino tarnb ien , en los negpcios.

2. EI impacto pe la informatica sobre los


pr,ocedimient,s administraiivos .
Vimos que u~o del los propositos de los sistemas ad~inistrati
I

vos era. lacapturade dat~s. sabre las. ~peracio~e~, para luego proce
'sarlos y transformar!os b mformaclOn para dlstmtos usos, des de el
contf!;>l de 1::s operacio~es?asta l~s. decisio~es de la. direcci0r:. ~ara
apreclar el Impacto de ~a mforrnatlca,anahzaremos esta actlvldad
,..,.
. en cada una de sus tapas.
. _ Entradas: )OS 4atos que se ingresan,como dijimos, esUlln
referidosa lasdisti~tas ~ransacciones que se llevan a cabo en la em~
presa (ventas, pagos, (lespac~ode productos, mantenimiento de
equipos, etc.). Est6s datos pueden ser capturados manualmente en
formularios, fichaS 0 rhistros~ pero a1 utilizar la computaci6n se
elimina el soporte fisico ya que un empleado los introducira por el
tec1ado 0 mediante un Ilector magnetico 0, mejor aun, el dato sera.
capturado automaticarrjente sin iritervenci6n humanaganando en
rapidez y seguridad; aqicionalmente, mediante la interconexi6n de
puestos detrabajo,lcab~a la captura de datos a distancia.
.
_ Archivoi: los d~tos ingresados a fin de serutilizabJes poste
rionnente deben identificarse. clasificarse y acumularse. Cuando el
proceso es manual la tarea puede hacerse guru-dando directamente
los saportes en biblioratos a carpetas por tipo a tema y con un de
temiinado orden (hum~rico, cronologico, alfabetico, etc.)~ otra for
ma sena registrar los datos en un.libro 0 en una ficha, 10 que permi
tina adem;is de clasifica,rlos,
acumularlos.
;
i
.
I
,"

",,'

:.:

...

LA INFORMATICA YLOS SISTEMAS ADMIN/STRAT/VaS

177

Cuando ]a acumulacion de datos se reallza contando con la

memoria del computador, las posibilidades de c1asificaci6n y de


acumulaci6n se potencian y ademas se obtienenventajas extraordi
narias en cuanto al tiempo de recuperacion y a las posibilidades de
interoperacion. Evidenternente, la6portunidad y caIidao de la
, maci6n'mejoran notablemente.
;
- Procesos: los datos ,de las operaciones que !il1gresan, mas
los disponibles en archivo, son .la materia, prima que debeni ser
transfonnada con el objeto de obtener Ia informacion necesaria para
e] control de ]as operaciones, para decidir sobre nuevas operacio
nes, asf.como paranutrirla contabilidad y la informaqi6n gerenciaI.
Las funciones tfpicas oel proceso son: incorporar,loperar mate
maticarnente, comparar, clasificar, enviar a archivo, recuperar de ar

chivo, 'confeccionar soportes, producir informes, etc. Ffic;il es adver

tir la diferencia de ejecutar estas funciones manualmente (aun con

]a ayuda de una calculadora 0 de una maquina de escribir, segun el

caso) 0 por media de un computador, en .materia d~lpotencial de

dJcuio f'j de velocidad y de precision de procesamiento.


.
-iSalidas: en este punto los. datos han cobrado significado y
utilidad~ convirtiendose en la informacion que requeriamos para
: distintos fines: una consuJta puntual, un informe por .e!Xcepcion, un
informe' contable 0 un infomle para: la gerencia.Como In informa
cion a obtener es el resultado del proceso descripto mas arriba, se
HiD notables las mejoras en cuanto a lacalidad, confiabilidad y
;oportunidad que proporcionara la infonnatica.
.
A modade resumen, podnamos decirque las principales mo
dificaciones a los sistemas adrriinistrativos por eluso ,de la tecno]o
i gia infotmatica son las siguientes:
- Eliminaci6n de formularios y soportes fisicos que ya no se
requieren para transferir informacion entre :distiritos sectores. S610
quedan aquellos soportes imprescindibles por estar destinados a ter
ceros 0 por exigencias legales (por ejemplo la Factura).:
-~Reemplazo de archivos fisicos por archiv:os magneticos,
uso corriun por seraccesibles desde los distintos puestos de trabajo.
,Aquf conviene diferenciar aquellos que contienen informaci6n rela
tivamente estable y que ,se denominan maestros (por ejemplo, bases
canicter transitorio
de' clientes 0 de proveedores), de aqueHos
(por ejetnplo de pedidos pendientes, compras del' mes, !ingresos par
cobranzas, etc.).

178

FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCI4,."HERNANDARIAS"

Ejecucion sirnultanea de varias operaciones en un solo pro


ceso, los prograrnas de cornputaci6n permiten simultaneamente to-.
mar informacion de distintos' archivos, efectuar comparaciones,
clasificaciones y calculos aritmeticos, todo en fracciones de segunAntes, la misma tarea requerfa varios pasos sucesivos de una ()
varias personas ..
- Modificaci6n en la distribuci6n y carga de tareas; como
consecuencia directa
las modificaciones vistas mas arriba desa
pareee la carga de tareas repetitivasyprograrnables y, consecuente
mente, pierdensentido puestos e;jncluso, sectores completos. Por
ejempl0, un sector de estadfsticas que recopilaba manualmente,o ' .
min con el auxilio de planillas ded.lculo, datos de con sumo por afi
en una' obra social, desapare;ce puestoque los datos se obtie- .
nen como una salida mas del prograrria que procesa las facturas de
los prestadores ..

3. ~ Como se modificall.los subsistemas


" ?
b aSlCOS.
Pensemos ahora en apoyar los subsisternas vistos en las Unida
des 5 a9 mediante el uso de la computaci6n, sin variar los objetivos
y alcances de los mismos. Un anaJ.i~is simplificado nos dina que las
operaciones que se estan realizarido manualmente (confecci6n de
un formulario, anotaci6n de transacciones en un registro, elabora
cion de inforrnes, etc.) se realizaran utiIizando la computadora;
pero, si queremos aprovechar al maximo las posibilidades que .nos
brinda la cornputaci6n, deberemos rograr la interconexi6n de
distintos subsisternas.
A continuaci6n,. analizaremos -m6dulo por m6dulo-:-' las
modificaciones que se producirfan en cada uno de los subsistemas
vistos.
.

Subsistema de Compras
Los principalesarchivos a los que tendran acces~ los distihtos

sectores intervinientes y que, en algunos cas OS, tambien seran

zados por el subsistema de pagos, son: proveedores, cuentas co

rrientes de proveedores, stock de materia primas, solicitudes pen.;.

dientes de entrega, facturacion, etc.

LA INFORMA TlCA Y LOS SISTEMAS ADMIN/STRA TIVOS


I

179

. M6dulo 1: Detecci(~n La necesidad de compra


. . Los pedidos de matehales de Fabrica y los requerimientos
otressectores de la

empJesaas'f como las

solicitudes de compra
10
eual Ia informacion sobre Irequetimientos y pedidos queda archiva
da en el computador sin ndtesidad detranscripci6n manual y con la
consiguiente simplificacj6h se!!Uimiento y actualizaci6n. Podrfa
mas ademas, con tar directament: en el stock Ia informacion
pedidos pendientes.

.gue envfa Almacenes,' pddrf;n emitirse automaticamente,' con

Modulo 2: Selecciolf: de p;oveedores y pedido de


cotizaci6n
. i
I
sector Compras ve~fa simpEficada 511 tarea P?r:
acceder a11tornaticarnente a1 archivo de pedldos de compra
(independientemente de lO~1 formularios).
- seleccionar proveedores a traves del computador, consultando
elarc~vo respec.tivo, en ell eual contara con inforrnaci6nacerca
operaclOnes antenores y del comportamiento del proveedor.
. - ernitir ]05 pedidos Ide cornputaci6n automaticamente apro
vechando los datos disponibles en los dos archivos ya menciona
dos; y sin necesidad de trankcribirlos nuevamente..
!

Modulo 3: Adjudica4i6n
Adernas del acceso ahtornatico a] archivo de solicitudes de
compra pendient~~, con la darga de datos de las cotizacio~es recibi
d~s, se puede emltlr por corhputador la planilla comparatlVa de pre
ClOS y el informe de adjudic~ei6n
I

Modulo 4: Colocaci6n de la orden de compra .


Sobre la base de los .dalos disponibles en la memoria, como re
sultado del pr.oceso antenor1 se irnprime Ia orde~ 'de compra al pro
r
veedor ~elec~lOnado, No se requerira
enviar cOplas d~l documento a
RecepcIon nI a euentas a Piagar, ya que la dispondran por el
rna.

'

Modulo 5: Recepcion.

,Se cargan los datos del los productos recibidos para /ge~erar ,a
traves del comp?tador el infonne de recepcion, que estara dlspom
bl~ en la memona para la tninsferencia a Almacenes y fundamental
mente par euentas a Pagnr 'J Contadurfa.

180

caria electronica (en la actualidad, en nuestro pais se pueden


zar por este medio pagos ala DGI y ala Aduana).
.

iI!'"'

FUNDACfON UNfVI;RSfDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'

Modulo 6: Contatilizacion
Al contar con losclatos delas mercaderfas recibidas, ya ingre
sados en e1 m6dulq anttpriOl', s610 se requiere acceder al arcbivo de

M6dp.lo 4: Pago
I

'

En el sector Cuen~ a Pagar se I'dalizan'i el control de las can


tidades y tipo' de prod~cto con la informaci6n de Recepci6n y los
valores y condiciones de pago con el archivo de ordenes de compra
(ambas informaciones, Forno vimos, disponib1es en el sistema). Ca
bria laposihilidad :de clbntar con un programa que permitiese cargar
los datos de la factura$, efectuar los cotejosautorruiticarnente y de
1a misma forma emitirlnota de debito 0 credito ent.caso de corres
ponder.

Nota sobre el pago de sueldos yjomales:

de

El sistema Ie iindiani alempleado


Cuentas aPagar las fac
turas a pagar agrupadaS por fecha de vencimiento; can 1a antelaci6n
necesaria a cada vendmiento, accedera al sistemay dispondni e1
pago can 1a consiguierite infonnacion a traves del sistema para
sorerfa yla emision del formulario de orden de pago con que acom
panara 1a!documentaci~n respaldatoria.

,I

.
Modulo 3.; Emis~6n del cheque
I

:". ,," "

. Aquf contaremos can un archivo maestro de persQ'pal, de no


v:edades ep materia de cargas de familia y tambien archi~os que res
pondan a Jas necesidades del registro exigi do por la Ley 20744 y de
la liquidaci6n mensual de retenciones y aportes,
,'
EI control de asistencia, de hacerse por tarjetasllllagneticas,
permitiri~ captar y almacenar los datos sobre asistencia *1 personal
para 1a posterior liquidad6n de haberes que realizani tel computa
dar mediante un programa que tomeJa informaci6n de! q,sistencia y
'las novedades, y realice los ciilculos del bruto a pa,gar"asi como de
'las retenciones y aportes respectivos.
computador tambien permitira imprimir los recibos
suel
dos y Ia liquidacion respectiva,asi como, ellibro de ley \y las decla
~aciones de retenciones y aportes (estas t11tirnas 5e remitf:n ala
l}1ediante! disquete).
.
.

Modulo 2: Liquidaci6n del pago

r"

En o,portunidad del ingreso de la' faetura al subSisterna


cuentas a ,pagar, esta. informacion se mantendta en un archivo tran
sitorio hasta .el momento de emitir el subdiario respectHIO, acredi
tando las cuentas de los Proveedores, y luego se emitir~ el asiento
resumen Ipensual que descargara las 'Cuentas a Pagar ;contra Pro
.
.
veedores.
Asi~ismo, el sistema guardanila informacio1l1 de ~os cheques
emitidos y, a partir de ella, .emitinl el subdiario de bancosi y el asien
to resumen mensual con debito a hi cuenta ProveedoreS y erectito a
Bancos. Adicionalmente, Contaduriapodria disponer de lun progra
rna que con los datos de las operaciones .de bancos (cheques y de
positos) efectuase automaticamente la conciliaci6n dell extracto de
cuenta rernitido por el banco.

Modulo 1: R'f!ceJci6n de'lajactura del proveedor

': ,... :

Modulo 5: Registraci6n

Las tarea central de control de la Jactura delproveedor, tal


como la hemQs planteado, es esenciaJmente humana y no gana de
masiado con la autom~tizacion. El responsable accedera directa
mente a los archivos delordenes de compra y de mercaderfas recibi
das, generados en el p~oceso de compras; como archivo propio de
este subsistema se crear,a archivo de 6rdenes de pago.
'

CuandQ Tesoreria recibe la Orden de Pago con Ia docrimenta


ci6n respectiva, ingresara al computador, indicara el banco sobre el
eual. girar y ordenr.ua 1~ irnpresion. del cheque por el mismo compu
tador. Una variante mas automatizada sena 1a transferencia' directa
del importe a pagar a l:a cuentadel proveedor. utilizando la red ban

En el caso de pagarse con cheque, no se observan modificacio


neS respecto del sistema manual. Si el pago se efectuo par transfe
renCia, s610 resta'esperar el recibo como constancia del paga.

6rdenes de compraiparaila valorizacion y el registro auto matico del


ingreso dela merc?-der~a. Posterionnente, de 105 datos disponibles .
en archivo, Contadl1rfa pbtendrae:l asiento contable mensual y toda
la infonn(lci6nrequ,erldt por lagerencia.
.

3.2. Subsistema de Jl'agos

reali

.J

182

FUNDAC/ON UN/VERSIDAD A DISTANCIA "HERIVANDARIAS'

LA INFORMA

'1821

w'

tores relacionados con el circuito de Cobranzas, son: maestro de


clientes, cuenta corriente, stock de productos
precios, vendedores,
pendientes, etc.

Subsistema de Produccion
Modulo 1: Planeamiento y programacion de la

produccion
'

Aqullos prineipales arehivos para cUTIsuitar-son-1fJs,demate


rias primas y materiales que se l1tilizaran en 1a producci6n y el pro
grama deproducci6n; a partir de:.este ultimo se pueden obtener
tomaticamente las 6rdenes de produccion, a 1a que aceederan
sectoTes de,Fabricacion, Control deCalidad yCostos. .."

el
de donde obtendremos sus
datos identificatorios, y a los que solo habra que agregar la
cantidad y especificacion del producto solicitado. Si se Jrata de un
cliente nuevo, se ingresanin todos los datos necesarios a nuestro ar
chivo maestro (Nombrel domieilio, situaci6n ante el IVA, N de
CDIT, etc.) y tambien la iinformaci6n necesaria para e1 otorgarnien
tode e r e d i t o . !
'A partir de ese morrlento el programa automaticamente:

zara.el pedido (li~ta de. preci?s), ve~~cara si hay nroducto en

'tencla (stock) y Sl el chente tlenecredlto para


eI pedido es rechazado,
sistema indica la causa para que el ven
caSo de que se haya excedido en el ere
dedor informe al
dito 0 de que aun no 10
acordado, el vended or puede pasar e1
pedido en consulta al
' .,

Modulo 2: Fabricaci6n .

con los requ;timientos de la o~den de produi::ci6n,


el sector solicitara aAlmacenes los materiales necesarios; este pedi
podrfa transmitirse a travesde1 computador y ser atendido por
Almacenes previaconsulta deIarchivo de stock. Posteriormente,
los materiales eonsumidos senin ineorporados a 1a orden de produc
ci6n al igual que lamancide obra utilizada.

Modulo 3:, Seguirhiento '

responsable de Fabricadon disponcira en el sistema de to

dos los datos de 1a producci6n en curso; cornpletada

corporara las unidades 0 cantidades producidas y procederaa emitir

parte de produeci6n. . .
' .

Modulo 2: Aprobdcion del.credito


Como vimas, en este paso, la intervenci6n del sector Creditos
espor excepci6n en los s~guientes casos.
..
- Cuando se trata de uncliente nuevo: recibira por separado los
antecedentes requeridos y~ luego de analizarlos, aprobara 0 no la
tura de una cuenta coniente con ellfmite de erectito otorgado.
!ill
- Cuando se truta Ide un cliente ex.istente que ha
lfmite de eredito; en este! easo, luego de analizar la
bani 0 rechazara el
al
En ambas situacionbs eI empleado interacma con el
aDarecer en Dantalla la solicitud ingresada por e1 vendedor y, segun
de creditoconcedido, autorizani 0 recha
vendedor apareceni la decision toma
zara. Luego en la pantalIa
da por Creditos para dar curso al pedido 0 informar al cliente.

Modulo 4. Control
productos tewrinados, y verifieada la calidad, el
sector accedeni al sistema (can el debido resguardo) para dar su
confonnidad 0 no al parte de produccion.
.

Modulo 5. Entrega de productos terminados a Almacenes\.


.

Cuando Almacenes recibe el parte de produccion con e1 con- i.'.


forme de caUdad y los productos, luego del control fisico, les dara .
ingreso en el archivode productos terminados.
Por suparte; Costos procedera con la informacion disponible en
el sistema a valorizar la producciony a registrarla contablemente.

3.4. Subsistema de Ventas


principales archivos a los que accederan los sectores que
en este subsistema y, en algunos casos, tmnbien los sec-

,..:

."."

Modulo 3: Prepanpcion del pedido

\.

En el easo en que el pedido ha sido aprobado (habla

y eI cliente tenIa creditb) automaticamente el sistema

Remitos en e1 sector Alpacenes (sin necesidad de

P',

FUNDACfON UN/VERS/DAD A D/STANC/A 'HERNANDARIAS~

184

LA INFORMATICA

Y LOS S/STEMAS ADMIN/STAAT/VOS

185

A/Dduia 3: Rendicion de la cobranza


Efectuado el control de los valores cobrados con el detalle del
Listado de Cobranzas, Tesorerfa ingresanl al sistema los datos que
Ie pennitiran emitir automaticamente los Recibos oficiaJes (en este
caso los cobradores solo han entregado ~m reci.bo, p~ovis.prio~, Con
esta captura de datos reemplaza la plamlla .de IcaJa y pas'a dlrecta
'
, mente al siguiente paso.

A-f6duio 4: Registracion y control


Con los datos capturados por Tesoreria, e] sistema!. elabora e!
diarioide cobranzas y actualiza 1a cuenta cornente de los c1ientes.
Posteriormente, Contaduria a1 introducir al sistema los datos
de los, depositos, podnl actualizar!os saldos de las c,llentas de ban
CQS, ~sf como la proyecci6n financie,a. Tambienpodni generar la
infonnaci6n gerencial sobre cobranzas y disponibilidades,
Como recomendaci6n final diremos que se deqe cuidar espe
cialmente que el acceso a las opcionespara generar Listados de Co
branzp.s, Recibos y partes de caja, solo este disponitlJle para el per
sonal iautorizado de los sectoresde Cobranzas y de Tesoreria res
pectiv amente.

'1

4. Leduras
A continuacion transcribiremos fragmentos de tres articulos
aparecidos en el diana La Nadon en 10 que va de 1995 y que mues
tran distintos aspectos del avance de la tecnologia informatica y de
su impacto sabre la organizaciondel trabajo.
.
. ,Los dos primeros corresponden a notas de !The Wall Street
Journal Americas y el tercero, mas reciente,a Horacia C. Reggini.

'

Computadoras e imaginaci6n
AI cambiar par completo el enfoque, el impresionante desarrollo
en jla ultima decada de la informatica yla comunic.acion (te/em,Wca)
hace posible un cambio que revolucionara el estHo de vida de mucha
gente: el trabajo a distancia. Gracias al calculo, 81 disefio, la 8scrttura,
la simulacion de modelos 0 automatizaci6n a distancia,algunas perso
na~ podran realizar su trabajo en la casa yenviarla desde su computa
dora personal a la del empleador sin necesidad de s,alir a /a calle. La
informatica puede, ser la otra via que evite los embatellamientos. Se
abriran as! nuevas "autopistas" de fibra 6ptica, de coaxll.
de ondas de
,
'

",' "

186

radio

FUNDACfON UN1VERS/DAD A DISTANCIA 'HERNANDARlAS


0

vl,a satelite q!.l8, a diferencia de las"Oe

riCA i' LOS SISTEMAS ADMIN/STAAT/VaS


- - - ' -LA-/NFORMA

noalteran la

son mucho mas rapidas.


i;)osi~):emente en las ciudades del futuro habra mas
que carreteras. f\lo s610 serviran para
\i

81

vado costo de! transporte. En 6ste


Ie; crisis deberan ser mas
rriles de Ie capacidad

nuevas propuest8s
ias avenldas y correr par los C2t
tecrlologfa e imaginacion,

cOlas, sin hm:arios, sin problemas


/..HabrallegadQ definitivamente la hora de fa computadora?
Temerosos del quedarse atras, muchos bancos de los Estadas
Unidos avanzan a t$do vapor hacia la realizaci6n de transacciones
bancarias desde casa.
EI problema es que la mayar(a de los clientes no los sigue.
Los bancos s<;Iben que en los Estados Unidos el ana pasadQ se
vendieron mas com~utadoras personales que teievisores de color y
que el software de firianzas personales prolifera par todas partes. Ade
mas, el intento de Microsoft Corp. de comprar a Intuit Inc., fabricante
de los programas de ifinanzas personales mas populares, mU8stra que
las compan fas de otrps sectores padrian robarse el mercado de banca
desde casa 5i los bancos no S8 mueven con rapidez.
"La revoluci6ridel conocimiento y de la informaci6n destruiran 0
modificaran radicalmemte las instituciones financierasque han existido
durante los ultimos 100 anos", dice William Randle, jefe de marketing y
planificaci6n estrategica de Huntington Bancshares Inc.fun banco de
Columbus, Ohio. "Creoque los ban~os se estan dandocuenta que
este esunsector,ftJe~e yque necesitan participar".
'
.
Las tial1sacci6nes bancatias desde casa se realizan hoy por te
lefonoomediarits';i.Jqa computadora..personaL Los corisumidores pue-'
den usar el telEHopp !la,ra,verificai"$aI90S, solicitar tarj!3tas de credito 0
prestamosy,e.n:algljnos. casos; . Ii;1I(jsopagar factu ra.s;. Muchosban
horas.. ' " / > i .
'. .
cos ofrecenserViciOefielei6nicoslas24
~
Atraves de 'unaPC,los cons.4midores pueden\lerlficar suesta
do de cuenta,hace.rl~(af1sferencias:ypa:garfacturas e,lectronicamente.
Los bancqsdiceflqU.(,3pt,leden,mar;r~jarlospagos electr6nk:os a cual-.
quiera que tegg~ un41culnta b~nc;atiai.qesdeun gnjpo Cfvico hasta la
"

companla de

..' . .. ,

'..

. . . ..

':."

......

te.'~!~~t~<;-~.:::'.'L;2~':::

',.

. . .,\', .. ;Atrapado$.enla red

. ,:" :;':,', :., ,,':" "~,,' ,: "+ ':~',:. ", -," ,",'. -",

EntodQs los fr6ulos se

red de telecorriuriib~ci-'

la creaCion_del\i:redlif .

.' ,/l':;'j:>h~~:;;'

. .

'"

'-

. . ' .'

..... .

vincularfa a todas las personas del plane!a. La palabra internet pwvie


ne de "networl( interconnection" (interconexi6n de. redes) y se acuf'!o ell
los Estados Uni-:::DS neDra",
cuando comenzaron a comunicarse
entre 51 los distin~os
de
existenles en las universidades y
(.(>::,:<;)S de
E : ' ; ' i e : : \",,(;,"3 c'C h :""itli8nte a miles' de rades que
cigrJPan 0
lh,uan:!E'm
los parses del mundo. Cada
u8~oario tier;;;; uri? cl t ecci6n eiecrronica perfectamente definida, y el sis
tSi;~la se (leupp de encaminar IOf; mensajes a traves de diversos cen
tro::.: que 10 \far transfiffsndo de red efl red hasta ilegar a su destino fi
nal. Su servicia de correo eiectr6nico se ha convertido desde hace va
rios alios en un media habitual de relaci6n dentro de la comunidad
cientffica internacional. ora tras dla se incarporan nuevos servicjos y
posibilidades, as! como nuevas clases de usuarios -comerciales, gu
bernamentales- que Ie estan proporcionando progresivamente nue
vas caracterlsticas y modalidades. Gracias a los avances tecnol6gicos,
en un tiempo no muy Isjano, en esta red electr6nica podrfan converger
todos los medias de comunicaci6n actuales (libras, diarios, revistas, ra.
dio, television, teler-ona). Esta conjunci6n de formas de expresi6n or
questadas par computadoras producirfa un supermedio de riqueza inu
sitada.
La super red informatica en formaci6n nos promele un sistema
en el cual todos podremos participar y crear en ambientes donde esta
remos comunicados con cualquier persona 0 instituci6n de! mundo.
Promete nuevas formas de trabajo, de producci6n, de aprendizaje, de
diversion. Pera para que estas promesas se hagan realidad siguiendo
una orientaci6n deseable sera necesario algo mas que posibilidades
tecnicas.

5. Para su autoevaluacion
1. Le6mo ha evolucionadoeluso
la tecnolog1a infonmitica
en la tarea administrativa.
.
2. De las tecnologias destructivas que mencionan Hammer y
Champy, l,curu considera usted'que tendni mas imp acto sobre
sistemas administrativos?De Stlsrazones.
3. l,Cual es, en su opini6n:~lQtden de importancia de
mo
dificaciones en los sistemas aciministrativos como consecuencia
informatizaci6n? Tome c-omO'~6ferencia 10 dicho en el punto 2

.' est a Unidad y justifiquesuprqpil~~ta.

Con referenda ala ITkititficacion en la distribuci6n y


de tare as , proponga tres ejemplqs distintos del mencionado en el

<texto.

:::,

187

',7'>/
/~:'<:.~:~~:t

188

FUNDACJON UN/VcRS/DAD A O:STANCfA

"HE:HNANWUiIPiO

5. Compare Jas res,puestas que oportunamente elaboropara la


pregunta 9 de laUnidad 5, y para la pregunt2r3 de Unidad 6, can
las modificacionesa los subsisternas respectivosque sepresentan
en est a Unidad."Senale ras principales diferencias.
6. iCambia la reI~ci6n entre los subsistemas de Ventas y de
Cobranza a partir de Ill. informatizaci6n? Fundamente su respuesta.
,
7. iEn cuatde los~inco subsistemas las modifiCaciones por la
introducci6n delcomputador son mas significativas?Fundamente
su opinion. ..".
I
",
8.iQue'elemento tecnologico.coIDun encuentra en
innova
ciones a que s"~refiereIi los, tres articulos periodfsticos que ha Ieido
en el pun~o 4? Explique: brevemente.
.'
9. iQue posibilidades y que dificultadesve en la aplicaci6n de
las "innovaciones tecnol6gicas que se han comentado en la Unidad.
a su realidad local?
i
"
.
.
,
10. Reflexione a partirde loqueha"lefdo en esta Unidad; so
bred futuro 'deltrabajp humano'- Sintetice su respuesta en tres as
pectos que considere mas relevantes. "
!

~~!\\t-""~~

~pendice 1
lIiI?I'R

f"R"""'N"""Pi"?l""l"~

'.

:Procedimierttos Administratirvos
I

>

N,onna IRAM 3t501 (octub~~ !984),,1 ~


Snnbolos para l$representa~lOngrafica
!

O. Normas por cons~ltar


I

'

0.1. Para la aplicaCi6~ de. esta nonnano es necesaria la con

sulta de ninguna otra.

1.0bjeto"

"

1,1. Establecer los' sftbbolos por utilizar en la irepresentaci6n


, grafiea de procedimientos ~dmii1istrativos.

2. Condiciones genrrales .
>

::.

,..

'

Corresponde a la revision de If edici6n de noviembl-e de 1973.


1

190

APENDICE 1. PROCED!MIENTOS ADMINISTRATIVOS

FUNDACION UNiVERS!DAD A DISTANC'rA "HERNANOARIAS"

r.!=~!1

SIlVlBOLO

Ii

i
l

\ DENOJ\iU-\
~ACION I

Contiene Ja denominaci6n abreviada y


la cantidad de ejemp lares; esto tlUllbien
puede representarse mediante la
superposici6n de figuras. Se utiliza
cuando se representa un documento y
se deben numerar los ejemplares,

][Jiocllmento

\1

SKMBOLO

SIGNIFICADO Y
CONTENIDO

.
I

"

I2

\t

Represenm toda acci6n de elaboraci6n,

modificaci6n 0 incorporaci6n de

informacion 0 decision,

Operacion

Alternativru

:1
9

Proceso no
representado

10

0
V

Demon!.

Archivo
transitorio

Archivo
defwitivo

I
7

-,

D""",,,16.

Representa el conjunto de acciones que


se desconocen 0 que, definidas, no
interesa representar.

Representa. toda detencj6n transitoria


del proceso en espera d~ un
acontecirniento determinado.

11

Represenra el almacenlUlliento
sistematico en forma temporaria de
elementos portadores de,informacion.

12

Representa eI desplazamiento de la
informaci6n, sin desplazamiemo ffsico
Traslado de de los elementos que intervienen en el
informacion proceso.

Conectol"

Representa elalmacenlUlliento
sistematico en forma permanente de
elementos portadores de informacion:

Representa la eliminaci6n de la

! informacion, se destrilya 0 no el

,,~."' p'""",, do" mi,ma

Represt:llta el nexo entre


procedimientos, procesos y entre
paginas en un mismo procedimiento.

Indica el cruce de dos comunicaciones


independientes entre sf.

--

Se uti liza pam indicar que en el


procedimiento pueden originarse
distintos cursos de accion.

',1

cOl\! .0. .R!,NiU(}

13

Trnslado

,I

Control

SIGNIDCADO Y

Representa el desplazamiento ffsico del


elemento portador de informacion.

Representa teda accion de verificaci6n.

DENOMI
NACION

'!9~r

---f L.

Puente

"

.~
I'

I;

i;
f

. ;..... , -::1 ' .

.....

APENOICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

193

Norma IRAM 34502 (setiembre 1985),1


.Ttknicas para lalrepresentacion gr-atica
.

.I

O. Normas por consultar

2.5, Uniones de lfneas de secuencia. Se efectuanin formanda


un lingulo retto.

mAM
!
tfneilS ,
4502

TEMA

4503

letras

34501

Simbolps para In representacion gnifica


l:.inearn'entos generales para el diseiio del
tonnulClrio para in representacion gnUica

34503

1. Objeto

I
j

1.1. Establecer las, tecniicas a u(ilizar en la representacion gr:Hi


ca de procedirnientos adrnif\lstrativos.
,

2. Condiciones generales
. 2.1. Direccion d~l disieno, La representaci6n gnffica del pro
cedimiento se realizanl en! sentido descendente;, se podni usar el
sentidohorizontal cuando ~1 desarrollo del proceso determine un
. pase de unidad 0 s.ector. S~ podni usar el sentido ascendente para
indicar retrocesos en el procedimient9 y tambien para otros pases
cuando 10 motive la econo~fa de espacio en el diseno.
2.2. Ubicacion de siIribolos. Seppicanin dentro de ,columnas,
que reptesentancada una, u~a unidad crsector.
. 2:3. Linea de'tl'asladb 0 de toma de informaci6n. Se indica
ni el sentido con una flech~, que no seni necesaria para llneas d;es
cendentes y horizontales COin sentido de izquierda a derecha.
2.4. Cruce de lfneasJ La representacion gd.fica delprocedi
miento se realizara. evita.ndp trilo posible que las Hneas de secuen
cias vertic ales y horizontales se crucen. Cuando sea imprescindible
un cruce de lineas, se utilizaran puentes de media circunferencia.
Los puente~d.~,beran trazarse de forma que Ia concavidad tenga el
mismo sentidO'de la linea a: la que corta.
.

l. Corresponde a la revisi6n de

\0. edici6n de mayo de 1974.

2.6. Entrada y salida de lineas


2,6.1. La entrada de lfneas a los sfmbolos podra efectuarse par
la parte superior 0 lateral y su salida por la parte interior o lateral,
con excepcion del sfmbolo de altemativa, en el que la lineaentrani
unicamente por el vertice superior.
.
2.6.2. Los sfmbolos se c1asificaran en funcion de la entraday
salida de lfneas de acuerdo con los apartados siguientes:
a) Simbolo inidal. Aquel del cual parten una 0 mas! lineas,
pero ninguna }lega a 61.
.
b) Simbolo medio. Aquel al cual Uegan y del que parten 1
neas.
. c) Simbolo final.. Aquel a1cual llegan una 0 mas Hneas de en
trada pero deI,que no hay salida.
2.63. De acuerdo con los apartados indicados en 2.6.2, los
sfmbolos establecidos en la norma lRAM 34 501 podrani ser em
pleados en la fonna que se indica en el titulo siguiente:

-'
.- ....... ~~.'"

lP<

APENOICE 1. PAOCED/{\;IfENTOS A OMINfSTRA T/VOS

FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"

194

_.

r-

lOperacion

12 Control

Medio

Final

X
X

5 Archivo definitivo

6 Destrucd6n

\\

8 Formulario y otro soporte de informacion

I,

!9 ProcC!so no representado

I< I0 Traslado

II Toma de informacion
<12 Conector

mas

'I

2.9.2. Emision de P()s 0


f{Jrlnularios con recalco siron!
taneo. Cuanda dos a mas formularios se emitan simultaneamente

se indicara la cantidad ~e ejemplares de cada uno de eUos.

I 7 Alternativa
~

II

Inicial

3 Dernoro
f-!<
4 Archivo transitorio
-

2.9: Representacioh de la emision del farmulario


2.9.1. Formulario kmico. Se representara can el simbolo de
operaci6n, consignandose a continuaci6n la designacion delformu
lana.
'

Titulo

Sfmbolo (ver norma lRAM 34501)

195

X
-

X
-

X
X<

<1'

2.7. Diseiio de ejemplares superpuestos. Se dibujaran super


puestas y desplazadas tantas figuras como ejemplares intervengan
en la aedan. La superposicion se realizara preferentemente hacia
abajo y h~cia J~ dereeha; admitiendos~~~e?mo .exc~pci6n, el usa ,de
las tres dlreCClOnes restantes, cuando !lSl. 10 JUstrflqueuna meJor
representaci6n grafica.

OJ Ll D

plares a de cada grupo de elios.


L------J'1

2;8. Identificacion de varios ejemplares de un mismo for


l11\flario..$e.jdeptificara cada uno de los ejemplares, mediante un
<

numero, una letra;tin color u otro simbolo.

Nota: El dibujo fepresenta un conjunto de 4 ejemplares y 2


fonnularios (de 2 ejemplares cada uno de ellos).
2.1 O. Representa:cion sobre 130 distribucion de ejemplares.
Se dibujaran las Hneas ide salida partiendo de eada uno de los ejem

r::l:
\ 'I'; ,'J:',,:<: .'

.I f

_,

:",~;:~

l .... :} .:-'

FUNDAclON UNIVEfrSfDADA DlSTANCIJ! "HEANANDARIAS" .

196

2.11. R~presentaci6llll
la opera cion sobre un ejemplmr de
UIIl formulario. Se reprefel1tara Gonsignando el sfmbolo correspon
diente sabre la Hneade secuencia del ejemplar afectado, uniendose
luego las lfne:as.

APENDICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

197

2.14.1. Simbolos de operacion,


proceso no representado.Se indicara junto al SlmDOJO, en
sintetica, el tipo de operaci6n, .control, demora, coneotor,o proceso
no representado"segtin se trate.
'., .

2.14.2. Sfmbolo de archivo transitorio y archlvo definiti


Se indicara junto al sfmbol0, en fonna sintetica,lsu forma de
ordenamiento.
. . '.
2. t4.3. 8imbolode destruction. No es indispensable especifi
car descripci6n.
.

,
2.14.4. Simbolo de alternativa. El tipo de a1teqli~tiva se indi

cara cercano a1 borde superior izquierdo del.simbolo, ,y junto a cada

una de las llneas. de salida, la altemativa de que se trate. Las lineas

.. .' '
,
de salida se indicaran:
a) ,hasia tres opciones, mediante el trazado de tant~ lineas como
salidas haya, desde cadauoo delos vertices haci,a los ot:f9~sfmbolos.
VO.

2.12;R~presentaci~n del fraccionamiento de un ejemplar.

Se indicara can lfneas de secuencias divergentes, que parten del


sfmbol0 de. operaci6n, ~dpresentandose a continuaci6n de estas los
documentos correspondlJntes.
I

. 2.13. Repre~~tacirn de la operaci6n y.contj0l. euando ~e


reahce una operaclOn y un control en forma: slmultanea, se podran
representar en 1a forma slguiente:

I'

b)imas de tres opciones, mediante el'trazado de~na sola


desde el simbolo, la cualse reunifica en forma horizontal 0 vertical.
con el mlmero de lfneas necesarias .

.$2,
~.(,

2.14. Indication de las descripdones en fonnulanos que no


tienen columna de descripcion:

I
_ _I)

"

:','/

198

FUNDAG/ON UN/VERS/DAD A D/STANCIA'II"HERNANDARIAS.

2.14.5. SimboJo deformulario

otro soporte de informa

cion. Se indicaniladenominaci6n del formulario u otro soporte de


informacion JUN0 aI simholo,en forma sintetica 0 codificada.
Ej~mplo: factura, nota de cn!dito, etc. La denominaci6n del
tipo de 61emento pCirtadorde infonnacion se indicant dentro del
siinbolo.,Ejemplo:''Cinta magnetica, taljeta perrorada, etc. Cuando
. se trate un fonnullirid no esne~sario identifiCar el tipo. .

Oaud""",
Moroa""

APEND/GEt. PRobEDIMIENT;S ADMINISTRATIVOS


.'.

..!

"-'''Norma'IRAM ~4503(mayo'de 1914).1


Lineamientos g~nerales para eldiseiiode
formularios para la representaciongrafica
I,

f). Marmas por con~ultar


_-u~,

TEMA

IRAM
3001
34502

Clnta.
perlorada

Formktos de la serie A
Tecnlcas para iii'representaci6ng!1ifica

1. Objeto
2.15. Indkacion de Jadescrjpcion en formularios con co
.. lumna de descripcion. Se indicant dentro de los mlmeros cardi
nales, describiendose el tipo de operaci6n, control, etc., en las co
lumnas correspondientes. No es indispensable en el simbolo de des
. trucdon.
2.16. Identificacion del simbolo conector. Siempre se identi
ficars. el conectorcon un c6digo.
2.17. Caracteristicas c:Je laslirieas. E1 grosor delos trazos a
utilizar enla diagramaci6n, seran de 0,5 mm. para los sfmbolos y
de 0,8 mm. para lostraslados.
2.18. Distancia de los simbolos entre sl: y de los sfmbolos y
los traslados. Seestablece comodistallcia mfnima5 rom., salvo en
el caso de los simpolos deejemplares superpuestos.
"0',:"'::;7.,_ ::o.,'I:':;":'~";'

""",,,,,, .. ',"

'",

1.1, Establecer los l~neamientos generales para el diseiio de


formularios para represerHaci6n gnlfica de procedimientos admi
nistrativos.
'

2. Condiciones generales
2.1. Formato de forhmlarios. Los format as podran ser los si
guientes: (!RAM 3001)
IRAM

A4 de 210 mm x 297 mm

x 420 nun

IRAM 3 A4 de 297 :rpm x 630 min

IRAM 4 A4 de 297 mm x 840nun .

IRAM A3 de 297

mm

Las hojas podran utilizarse en forma vertical 0 apaisada, preti


riendoseen el fOTI1ll;ltQ lRLAM A4 la colocacion vertical y en el for
mata IRAM A3 la coloca~i6n apaisada.
.
2,2. Margenes. Se ~eservara un' margen de sujecion, no me
nor de 25 mm y margene~ lateraIes apropiados a las necesidades y
presentacion.
2.3.PJegado de fonbularios. Setendran presentes los requisi
i
tos siguientes:
a) que quede libre elimargen de sujecion;
que. en el fonnuaariO':Plegado quede .visible el encabeza
.
miento quesirve para acc~der al forrnulario;
.... ce)que.el fonnato de~ fonnulario plegadosea.el A4.
i .

~fw.,.!.,:i_;,:!:\';;

1. '. :';yoS'.

i:',

.; i:

",,_. '. ,

;'J , ......;;,: .;. ,...". . . . . . . ,.

199

"

.','f;."

f .. mcluye IIlOdificaciOil de

de 1978 YFe de errata de setiembre de 1980.

200

FUNDACION, UN/VERS/DAD AD/STANG!). HERNANDARIAS


I

,"

2.4. CO~PQnen,tes ~el formulario

2.4.1. Encabez~miepto. Se'colocanl en el angulosuperior iz


quierdo 0 en,'el mruigen ~zquierd'o,y podni contenerlos datos si
guientes: denomina0i6n de laentidad, denominaci6n delprocedi
mien to, caracterfsticas del relevado, propuesto 0 aprobado, identifi
caci6n y fecha corresponqiente a lacaracteristica deltrabajo,
2.4.2. Acdones. Lal inclusion deesta columna sera optativa,
quedando a criterio de quien disefie 0 use el fonnulario. .
~.4.3, Datos co;mpl~mentaJ:'ios .. Seraconveniente resery~ un
espaclO 'para los datqscomplementapos. Preferentementese utihza
nm los angu]os libres.:
.'
.
2.5. Diseiio del forijC1ulario; El. diseiio del formulario.' seajus
tara a los indicados ~n la figura L '
,
Encabezamiento

UnldadflS funclonales

-....

, /'

-I

r--l

"",,-

-r

funclonales

Encabeza

;;o~

I
'.-

....

:... ".. ...


,

.. :. ~

p--

.--,

~ I

'
-,'

.;'

. I

WMI
3001.

Parte I

32101

TEMA
Fommtos finales de papeJes de la Serie
A._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _-I
resentaci6n de fechas calendario

am e! inteJ:'Cambio de informacion.

34501
34502
34503

1.1. Establecer eLcontenido'Y la presentaci6n de un manual de


procedimientos administrativos. .
.
1.2. Elcontenido establetido tiene canicterenunciativo.

O. NOm1.as por consultar

,1. Objeto y alcance


'-

\.

Norma !RAM 34551, (diciembre 1986),1


'Manual'de ProcedimientoslAdmimstrativos.
Contenido y presentadon I

34512

201'

34504

~-........

APENDIGE 1. PROGEDIMIENTOS ADMINISTRAT/VOS

ru

2. Contenido del manual


2.1. Contenido. Contendra' la emmciaci6n de la codificaci6n,
la depominaci6n y la cantid~d de paginas de cadanbrma de proce~
dimiento 0 parte del manual,
2.2. Objetivos. Contendra la explicaci6n de lo~ prop6sitos de
la aplicaci6n del manual y. cuando fuese necesario,i de los motivos
que Ie dieron origen.
.
2.3. Responsabilldad. Contendn'i la indicaci6n de la unidad
organic a responsable del cumplimiento.
.
2.4. Mcanee de los procedimientos. Contendni la indicaci6n
de los entes en los cuales se aplicanin los procedimientos y
cir~
cunstancias en que deben emplearse 0, por via de excepci6n, cuales
son los lfmites en quecesa la aplicabilidad de los procedimientos.
1. Corresponde a la revisi6n de la edici6n de diciembre de 1979.

111'"'

202

FUNDACION UN/VERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARlAS"

2.5. Instruccionies. Contendnln las concernientes a:


2.5 .1. Codificacion. Explicara el sistema utilizado.
2.5.2. Adi.llalizadon. Indican'ila fonna de identificar las revi
siones, modificaciones 0 actua1i+aciones, quienes. pueden generar
.las YpOl' que,medios, y como introducir el nuevo material 0 destruir
, , el material invalidado.
.3. Criterio de cumplimiento. Enuncianl. expHcitamente
criterios que penni ten discernir el cumplimiento 0 incumpli
miento de los fines para los que se estab1ecen los procedimientos
del manual.
2.6. Nonnas de procedimientos. Estaran integradas y orden a
das en 1a fonna siguiente:
2.6.1. Cursogramas. Representaran graficamente los procedi
rnientos administrativos (IRAM 34501; !RAM 34502 e IRAM
34503) comprendidos en 1a norma.
2.6.2. NOrInas de tramite. Describirahla secuencia de los pa
sos en los procediruientos administrativos.
2.6.3. ForIDuiarios. Contendnin las instrucciones y
rencias para la utiLizaci6n de todos los documentos y comprobantes
circulan dentro de los distintos sectores de una organizaci6n,
sus disefios y especificaciones y mode10s de llenado.
, 2.6.4. Anexos. Podran contener las tablas, cuadros, grJicos,
ejemplos de aplicaci6n nonnal de los procedimientos, anaIisis de
casas Ifmites para 1a aplicaci6n de los procedimientos, y demas ele
mentos que se consideren necesarios.
'
2.7. Glosario. Contendn'i 1a definicldn de los tenninos no tec
nicos utilizados.
"
.
2.8 ..lndke tematlco, Contendni la enumeraci6n de los distin
tos temas que comprende el manual,ordenados alfabeticamente.
Cuando los temas esten inc1ujdos en6troSrnahLiares,~nlcontereferel1cias cruZadas.
,.
2.9. Refe:rencias cruzadas. Contendra 1a infortnaCi6n necesa
ria para 1a ubicaci6n de lol'l temas que comprende el manual y que
se hallan d;.,f)lTollados en otros manua1es 0 aparecen can otras de
nominacio!1~; , , .'. .'
", " '2.1 O,:;Wiificacion y ase.soramiento. ContenQra los datos de la
~,l1~~aq~J.&~~J.c~.facultada para verificar el cumIl.li~e~to Yas~.~?rB!'
:,e;n 'easQ oedudaS, sobre el empleo de los prqcedmllentos.
.

, ,.: ,,:2-~l.L Indicaci6nde'fecbas '

' ",

",:"

APENDICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRA T1VOS

203

2.11.1. Fecha de ernision


2.11.1.1. Se indicani en cada pagina de las nonnas de procedi

miento y de las partes del manual, a los efectos de poder identificar


las distintas ediciones 0 tmodificaciones de la nonna .
2.11.1 Expresanlla fecha en que se aprob6 manual.
2.11 Fecha de v.g:enda
2.1 j .2.1. Se indicar~ en fa nota de distribucion que acompafta ala
nonna de procedirnientoslo a las correspondientes rnodificaciones.
11.2.2. Indicara l~ fechadesde la eua] es obligatorio el cum
plimiento del contenjdo del manual 0 una modificaci6n.
2.
Num~raci6nide paginas. Cada nonna de procedirniento
y cada parte del manual!tendra ennrneradas sus paginas correlativa
mente a partir del N 1, indicandose en cada una de elJas la cantidad
total de paginas despues de una barra.
Eje~nplo: 3/20 (es
pagina 3 sabre un total q~

3, Presentacion

manual

3.1. Formato.
,adoptanl alguno
los estahlecidos en la
norma IRAM 3 001 Parte I, preferentemente los formatos
(210 mm x 297 mm) e IRAlvl AS (1 mm x 210
3.2. Armario. Con el objeto
facilitar la consulta
la parte corresponcjliente a normas de proceclirniento se
en 1a forma siguiente: '
3.2.1.
extremo derecho del anverso de los cursogramas
adherido sobre el borde lateral izquierdo del reverse de 1a hoja del titu
lo la no:rma (fig. 1 Y 2), manera que, al desplegarlos hacia 1a
quierda, qu.eden visibles los cursogramas, facilifandose de esta fonna la
consu1ta simultanea los cursogramas y del texto de la norma.
3.2.2. '7\ continuaci6n del texto de la norma detramite, se
corporara. la secci6n
formularios. EI diseno de los formularios
la ultima
estani adherido a1 borde lateral derecho del anverso
hoja de instrtIcciones d~ cada uno de
formularios que interven
gan en la norma, facilitandose, de eita forma, la consulta simulta
nea de loscursograrnas (ver 3.2.1), del texto de norma y del di
sefio de los formularios.
3.2.3. Los .an~xos pueden, segU~ convenga, adherirse de
.,....;_ .. ,' forma qu~ losdisenos de los formularIas.
_,.,,'.,
'.
, 3.2.4.Para faCilitat la actualizaci6n del manual es conveniente
removibles.
'
;

,~('.

'

"""qmnafnoJas'' sean

FUNDACION UNIVERS!fiJAD A DISTANCIA "F{ERNANDARIAS"

204

Hajasde Inslrucclcries,

reielSncias y espedflca
clonas de fonnutarios A . / f l
Anverso del fonnUlilriof.:.A.f
!\

/'/"

\" if

Revarso de la hoJa del


litulo .

FOlll'lUlano A

Apendice 2

Anverso del fomlUlarlo

\~
~~;::;;:;;;;;;;;;;;;;;;;;;J;;~rmu~~o ~

. PMl!iil"LLUW4h!I'''f!Q

. . ;;:aaWtwiGLLLJ

iFJI'Lififii'MiifiUl1iQi

iiill

Hojf!l5 de lnstrucclones. lit

FIgura 1, DlsposlclOn de I~ part1s

ferenclas Vaspecilicado
nas de fonnularios B.

Regimen de fa.cturaciou y

Registracion de operaeio~es
,

I I

..........

" , .....
.....

,,:
I

,A

'.

,Figura. 2. Direcclon para

I
el pleg~dg
"

Figura 3. Plegada

Nota: Cortes
~..';.:'.. "" ...

.....

desde III
.,:"

d~ R.O.

traves
Ja
3419 (B.0.29/1O/9]), 3434 (B.O.
05/12191) Y 3803 (B.O. 04103/94),la D.G.I.establ~qio una serle de
. disposiciones' aeerca de laemisi6n de cQmprobantes y la registra
cion de operaciones.
!
, Este regimen norrmltivo
provocado modificaciones en los
sistemas administrativos e incluso ha afectado cie~ pnicticas co
merciaJes.
A continuaci6n se muestra una serie de euadros (Fuente:
verso, Eeon6mico - CPCE) con los aspectos' mas so~resalientes de
estas resoluciones.

ha

.....

FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~:: __ .207'

2. I. Elllis"r ('1)
2.1.1. Nombre y apellido 0 razon sodn!.
2.1.2. Domicilio comercial (10)
2.U. CUIT(7)
2.1.4. No inscripci6n Imp. Ing. Bru!QS (0 cOlldidon no

- Numero de ejemplares a emitir y


des!ino(Art. 50
.....::... Requisitos que deben contener los
ManualeS
istem~sde

JIi'llicturadol!1l

comprobantes (Art, 6j
--' Documentacion relativa al trasJado y
reg a ~e productos (Art. 7) .
rr1.. ntif;~aci6n de factums (Art. 8j
minimas del comprobante y
de~errninados datos

y denominacioll de C.ya de Previsicn


o en su defecto el numo=ro de cuenta.
"l.V.A. resoonsable inscripto", "l.V.A.
responsable l.V.A.", 0 "I.V.A.

tlxento".

2.1.7. Fe~lia illicio actividades (en los casos de comprobant~"

~'Bt 0

Comp~tarizados

He",

2,2. Cumpri,bllnre

EJectronicos

2.2.1. Pecha de emisi6n.


2.2.2. Numeracion conseclltiva y progresivll. (l}
2.2.3. N" de remitos vinculados con la operncidn.
'2.3.Adijllireiue.\ .
2.3. (. Sujt!tos inscriptos. no inscriplos, no ,t!cWlzados 0

,Electromecanicos
MeciOicos

2. Datos que ileben con':


teller los comoroi1:mto.'s

exeotos.deIJ.\f,A.
2.3. !. I. Nombre y. apellido 0 ruzon social.
2:3: 1.2. DomiciliI). comercia!.
2_1. !.3" i;:.U:!:T. (7)
2.3.1.4. 'camcterque reviste en ell. V.A.:
-"I. V.A> Rcsponsab!e [nscii pto" .
..;"I8.A:RespOnsable no InsCl;pto".
':"'!I:YA:':Nun,esponsable".

~I:Y.A;~e.h'o':: ;

:2:3:2.:ConsiJiii!cloresfinales

; 2.3.2..l:t>p;;rnc\6n igum 0 superior n $ 1.000.

,; 2.3.2. L IU\peUidoy nombre .

. :2.3.2.1.2; Dgmicilio.

:1:3.2. q;:C:l[JT.

De 1)0 p<iseer; .
. Clasey1'l~ diddocl1menro de identidad

.::1 ca:ioqe'ettranjeros (P ,.....,,,...


2.3.2.1.4ii.b~y.enda "A (

'2..3;2.2:c!!peniCion inferior a $ 1.000.


S610 ~'kCONSUMIDQR FINAL".

3. Objetii'4ii'I~{'iJperad(;n (R)

<3;L De~!@6n~el objeto(bien vendido, etc;). (2)

:t2.:Canrici;jQesQe:bienes er.ajenados .
.4:'itilporiii.'ge,/-11 iip-eracitln.

4. L Prei:iOs:uni.l.ooios y 'orales. .

I 4.2. TodQ otfoconcepto que incida ctlantitativnmente en e!


.I. ilnp~rt~t~f,~f:~r' 1~;operaci6n.
.

~tt,;:~~jii;

1'=-

.J_'.........-~_____~

.'1f{~"

'c

i
208

,...

FUNDACION UNWEREjIDAD A DISTANCIA "HEANANDARIAS


APENDICE2. REGIMEN DE fACTURACIONY AGISTBACION...

5. l y.A. cllmprenJid~enla opt1:llCirln


,

dq~.irente .~ci~on.snble

ll
iI

:
I

IIIscnpto.
-,.

Erin' enante
-Alfeuot:a
I.VA

, -Impone
l.V.A.
-Restantestri
butosque no

2.. Datos que deben con

Responsllhle
no illScripto.

Idem.. Idem
(adt:'IIJas

,,

'. Adq.~~iin1n1~nte-'!,-esp~nsable
/
,'[ mscnpto.

SUjetos.

exenlos 0 no
a1canZlldos.
Consumidores
finales.
Nose
discrimina

acrecen

tV;A~

tamiento
I.V.A.).

(4)

4. Resumen de letras y
ejempiares

Sujetos

Exentos 0 no

alcttnzados.

Solamente COil:

perception

No COrresPOIlde efectunr discriminncion del

I.V.A.

Responsable Sujetos
no inscripto., : Exentos 0 no
a1canzados,
COlJSumidores
finales.
A

(Trip\icado)

(Duplicado)

(Duplicado)

Responsllble

no inscripto.

-Ilripone

Resp<losable
no illSFripto

. Responsable
.illScripro.

(3)

I.V.A.y

normn

aplicuble.

II

.' 'I

Vendedor

Responsable :Integran base


. impOIIible,

illSc~to

tener los cOlDproblllltes


(cootinuacion) '.

209

t
I

5.Forma de 3eredita
cion C.U~T. 0 inscrip
cion en eI LV .A.

Certificado'o cOIlstancia de inscripci6n.otorgoon por In D.G.!.

Para ello el ndquirente padro optlf enlre:

1. E;o;bibir original y entregar fqtocopia de los a1udidos

comprobantes.
.

2. Aponac futocopia :wtenticadade los mismos.;con III fmna

original del cOIlmbuyeme, presidente, gerenle 0 persona


"
I I

..debidamente DUlorimda.

6.ldeiuificacitlll dtI qllUn imprimio el cumprobante (14) (15).


6.1. 1'1 a'nbre y apellido 0 nu.6n socilll.
6.2.q.U.I.T.
.

6,3. J1echll de iillpresi6n.

6.4.l'f de hllbiJiUli::i6n del estllblecimilmlo.

6.5. EI primero y el 61limo de los N" de los documenlos que


compnde la impJ'llSl6n.
3:1. L4rra "A (5)
Resptlnsables inscriplos enel!'V.A. que realicen

oper:!9iones coo:

OtIT1s responsables inscriptos.'


- Responsables noinscriplos.
:3.2.

L:;/TCI "8" (5)

i ResponsobJes inscriptos COil slljetos exentos 0 no

iresponsables \) cOnsumidores fmales.

'3.3. Utra "e"

3. IdentifiCicioD de fac ) Cuan~o el responsable sen:

tures 0 docmnentos equi. 1 Resptlnsable 00 inscripto.

valente! (9) (13);


: - Sujefo aenlo 0 no IIlcanmdo.

:3.4. ui.. Remiw,f. Nolas d~ Pedido y documentos muiltlgo.'


Ideb,ml" esttlr itkntifioockl.' crill la/etm "X" y Us lqenJa
i "DOCfJMENTONO VAUDO.COMO FAcruRA".

I',

6.1.0bligucifHuI i. '.

'1

!i

6; 1.1. :rodo tmsIAAo y entre&a de prodUCIOS debem efectuarse


con,respnldodOC!lIDentario (f.i~remiro. gilfu, etc.)
S.e ConiideranUl voIlidos los Con,iprobllllleS (gufai, etc.) que se
eniitllll en cumpliroiento de otniS oormns nllCiorulles.
provillcimes 0 mnnic:ip.ulesque regiamenten el trnslndo y/o
emreg;t d~ bienes, s\eropreque los mismos con,~gan los
datos mdu:lldos. .
. ..' .
'
6.1.2. Tal oblignci6n rige Il\ln en los cases de troSlados 0
entregas que se reWicen II un tlnilo distinlo de III ctlmJirn
venti!. consignaciOIles. muestms,dep6sitos, n:misiones entre
..
6. Documentacion. tras- '. fiibricas y sucw-saieS),
6.2.
Datmi conJenido. en la ducummtacillit
lado y ~trega produc- .
6.2.1. Druos mfnimos.
tos primmOl"omanufac Los .mismos 'elemenlOs mendonados pam III e.mi~i6n de los
turados
camprtibantes. con e;o;cepci6n de In indicaci6n de;los remitos
(pumo 2 de esle .cuaaro). (II) (12)
.6:2.2. Empresa trlIIISportista (de.col'TeSponder. en eso de
InUisporte por lerceros). {6)
6.2.2.1. Apellido y. oombres <) ramI! social.

6.2.2.2. C.Ul.T. .

Num importanJe: Pam quienes tmsladen In mercaderfn


acompaiiadn por factum en lugar de lemilo, los requisilos y
contenido son los mismos con excepcion'de
debe
idellrificruse ala e.mpresa transportiSlIl.

que

.;;.

"'"

",:"': :~.

210

FUNDACIOJV UNIVERS/DAD A

"HERNANDARIAS
p.

7. I. lflilillll.:hitl ClmjllIllcl de .<islenllls de emisi')Jl


i Podrtin uCilizarse. en fOlTllll complementaria e altel1llltiva,
. sistemas mantmles y computariznrlos, con numeraci6n
indepenciiente.
7.2. OpeJ'{fci(Jlles de exporlilcitin

Deben emitirse factums 0 documentos equivalemes

7. SitI.Jllciorne eSlPecillJes

idenrificados mediante llU c6digo !lSignado e infonnado a la


D.O.I. (Fonn. 446JA) bajo III leyendo "Operaciones
exportaci6n" .
7.3. Now.\' de debito y/o credilo. COfllpmbwIlesailerllariv(js.
Podnin ser confeccionrulos en los'mismos catenaries'o
listados continuos milizados respectocle In eperaci6n .

. originalia.

Notas
1. Estos datoS.deben ser preimpresos. Tnl requisito se ent~nder:ii cumplimentado,en to
dos los ca'iOS, s610 cuando los datos ifldicados hubiernn side cOflsignndos en los compw
bantes en oportunldad de su impresi6n par imprenta y no en el momenta de su utilizacion.
La condid6n de preim
. l presi6n.flo se apJica respecto de las.pal.abras.. "ORIGINA.L", "DU- :
PLICADO" y "TRIPUCADO" fli de las letras "A", HE" Y"C",' .
Tratafldose de sistemas computarizados, electr6flicos, electromednicos 0 Jnecii.nico~, de
ben cumplir igualrequisito, con excepcion de los responsables que se encuentren en)a Di
recci6n Grandes'Contribuyentes Nacionales a los que revistanel caracterde"grandes can
, que pOdr'clfl requerir ala D.G.1. y estn autorizar-en forma expresa. que tales
se considerencumplirncfltados a traves de los pro~ramas empleados.. .

En dicha presen~ci?n se debe informal' si. el sistema es ~e dlseli~ pr?p'io,~?re~,cargo a un

tcrcero ("a medla.a' )o'porcompras (software comercml) y la mdlVlduallzaClOn del. res


ponsable del iirea'de sistemas y de la empresa respectiva.
.'.

2. El requisit'ode la ideotiticaci6n se entefldera cumplimentado .por lautllizaci6n de

sistemas de c6digoscuando los mismos se encuentren incorporadosa Josprocesos deemi

si6n de comprobaliks"utilizados y se pueda disponer -cunndo ~esolicit~.de un cat:i1o

go fimmd9 por persona debidamentc autorizada, indicativo de lacoditicaci6n ernpleada en

la.operaclofl. .."..
.'.
.... "':,'

3. Cuando hisoperaciones corresponden a ventas de bienes de Liso (art 60 del decreta


reglamentario), se insertara la leyenda "ACONSUMIDOR FfNAL", noc;orrespcindiendo
oi la discriminaci6!ldel impuesto fli el acrecentamit;nto del LV.A. ....
."
' ..
4. Cuando disposiciones legales establezcan un tratamiento especfficodel LV.A. en
materia de factumci6ndeoperaciones, debera tenerse efl cuenta..
..'
..
5. Se debernnutilizar talonarios por separado para cOOa lell'a~()ll una correl.aci6rj nu
meriea indepefldiente. . . '
'.'
'.,
.
6. Efllos cas()s eo que no se pueda precisar el des tifl at wio' delos productoslll momen
to de la salida de fiibrica, dep6sito, local de venta, etc., el comprobame de salida deben't
emitirse a nombre.del transporti~tl, quien 10 mantendra en su pader junto cOfllcs duplica- .
dos ~ue entregue comoconstanCla de descarga
~.
.
,. La iflfonnaci6n de III C.U.LT. deber.a cumplimentarse siempre que elsnjeto respec
tivo se encuentre obligado a poseeria. De no existir tal obligatoriedady en.caso de no po
seerla, debera consignarse expresamente la siguienteleyenda "C.U.LT.: no se p6see".
8. Cunndo una misma operaciofl r~uiera el uso<le mas de un ejemplar del mismo tipo
de comprobante, sedebera trasladar ellmporte parcial obtenido eli cada uno de ellosal 0
los siguientes ejemplares,: no correspofldiendo totalizar cada ejemptar' en formajnde~
p e n d i e f l t e . . ...... .."\:
9. Dehenfigurar.obligatoriamente efl las facturas 0 documeptoseqtiivalenteS, no sien
do flecesario que cmnplan la condition de preimpresl6n,
'. .

A PEND ICE 2. REGIN1EN DEFACTURACION Y REGISTRACION...

217

----

10. Sera el correspondiente al establecimiento 0 lugar fisico en donde teflga Jugar la


emision del comprobante, con Iprescindencia del procedimieflto utilizado para la asigna
cion de los primeros cuatro c6digos.
De tramrse de operaciones efel!:tuadas a traves de viajaflte. corredores, etc., el domicilio
comercial estani referido al establecimiento 0 lugar ffsico de entrega del eom~robnnte.
1I. EI domicilio comercial [l cOflsiderar es aquel en que se enCucfltra ublcado el
cle expedici6n de los biefles (alnhacefl 0 deposito).
12. Los remitos 0 documentos equivalefltes deben contener la clescripci6fl, comenido y
cantidad de los biefles transportados.
Cuando por III modalldllu opcrativa no se.a posible detemiiflar la c"ntidad de los t'lVUU~lVO
primarios (p.ej. cereales, leche, :etc.) tal requisito se entendera cumplirnentado con la des
cripci6n y contenido (estimado) Ide los bienes trnnsportados .
13. En el caso de intermediarios, III identificaci6n de las letras "A". "B" Y "C" "stura.
detenninada por el cameter que, respecto del LV.A., reviste el comprador, cooperariva 0
'"",",,pdi ario.
Si Ia impresiOfl la realiz:a el contribuyente en tallere..~ propi05 0 efl el extra!1jero, se
debem indicar los datos del contribuyenre 0, en su caso, los de la empresa del extrafljero.
15. Cuando la impresi6n fuera eflcargada a un tercero en cameter de intermediario, )3
idcntificaci6n se refiere ala cmpresa que tuvo a su cargo la correspondiente ;mm"dnn

.\

!II'-

._~$ll~

Apendice 3

r
.,.,

wewn'

S&

9d11!'6~IMR

ii2l2ii!i06CIi&

Aplieacion de las berramientas a una


situacion particular,

Ventas al contado en el mostrador

.,

Cliel1te: Solicita al vendedor informacion s6bre las.mercade


nas, precios, calidad, condiciones de P'l-go.
Vendedor: Informa y vende. Confecciona la factura de venta
al contado en.original y tres copias.En):rega el ottiginal y el duplica
do: al cliente. La Ultima copia'pennanece adheriq.a a1 talonario por
ordennumerico. Envia la mercadenaaJ empaque Junto con la segun
'.
.da copia de la faetura.
I

Empaque: Verifiea y coteja la mercaderia q;:m el triplicado de


la Jactura que acompafia a esta y la embala. .
.
Cliente: Abonaenla Caja.

.,'

""

... :'

"-

"

215

21'4PUNDACION UNIVERSllJAD A 0/,

HHERNANDARIAS ..

--c----

~"

Caja: Recibe el impotte de labp~faci6n"'yestamp~.elsello


"pagado" en los dos ejemplares de hl::f~Ctura . .Devuelve eI: original
al cliente y retiene eldupJicado en arc!i'iyotransitbrio,
"':.

Diagrama de bloque global


Proceso

C1iente: Torna la factum sellada ---ori~al- y la ~resentaen~mpaque.

Entrada

Empaque: Verifi~a eloriginald~:::ia factuia que recibedel


cliente con el triplicado que esta conlII'fuercaderia. Las selli:J."en':'
tregado" y pone en poder de.este la metcaderia con el origInal de la
factura, Archiva 18. copia mencionada pororden n~merico.
.

Pedido del
cliente

Cliente: Se Ileva su mercaderia c6rielorigl~a1de Ia factura.

AI final del dis:

. ..

-u

Omtaduria: Recibe los tripllcadosde las facturas que.perrna


necieron en empague, junto can losduplicados de caja. RelUiza:~l
control cruzado de las mismas; Contabiliza las ventas y eI.dinero
entrada. Archiva los duplicClqos de las facturas ydestruye los tripli- .
cados de las facturas y elarq.ueo..

Parateneren cuenta cuan:d:oseilis~fia

.:

-,

Diagrama inter~ectorial

,,' -,

';:

'~.'

..... ..
'

:
"

." ,:-: .. ,.
~,

.~.

['.~";:

Vend" y
amlle

lactur.

r
j

ControlII'
me,cader{a
Y <!mpaca

Tesoreria

Caja

Empaque

Vendedor

'I

Contadurl!!

t
1

lactura

. I

Sellz
tacluras

I
1

. \". lactura
..1.... I

le<l17;;

':"

P.ago. 'I:
E{ltrag~ .

A,QUB]

ll',erc,S:'darfas'

SeU_ .'
lactur.

",

."

" I: "

r;

auierdo
delsfmbolo, debe utilizarseunacolu-rhna
adidonal
a1' efeeto.

.
....
.
.
.
-.
. .
3, Los sectores exfel110s a1 subslstemaql1e .se esta diseftwo se

colocan en los extremos (a 1a derecha 0 alaizquierda).

.....
4, El disefio es deizquierda aderecha.

. Lo que circula en los diagramas es infoiEpaci6n.

'"

..,'.

II'

cO~~:~ividar qtl~~tf~i~f~renci~.~~.'~ecoj~~;~~~~;~j'l~d~. ~-. .

' "

Filctura
original

Arqu!'Iq original
Registros contllbles de Ingresos Y Vantas

",~.:.':~.
",.-.:.::~~~,\;.:;:~:; _ '.1"-, .. ':" \
.. ~-,?~~~~~;.7,~;-\,,::,_
intervieIien:paradeterininarla:cap~ri:btd.

"

Cuadnlplicado Y duplicado de facturas

Cliente

riamente (triplicados) a contaduria.

'

Cobro

Empaque: Entrega las copias de facturas archivadas proviso

1. Vedas sectoresque

.'

Tesoreria: Devuelve a caja el duplicado del argueo 'firmado


.
previo control y arcruvaoriginal del arqueo.
C-aja: archiva definitivamente el aiqueo firmado.

. '

Salida

Venta y emisi6n de facturas


contrOI de: mercaderlll con factura,
empllque, sello y entrega
ContrOl. de va.lores y arqueo
Reglstracl6n contable

Caja: Confecciona planilJa de argueo por tiiplicado ycontrola


cone! total de facturas dupJicado y cOllIns valores. Envlaarqu.eo
(original y duplicado) a tesorerfa junto cOn los. vaIores. Entrega a
contadurfa duphcados de facturas y triplicados de argueo.

-.

Cont,ola

valores

con

a'quao

l.

conlroll
' cruzado

1\ registro \

I
.,

1
I
I

APENDICE3

FUNDACION UNlVERSlDAD A DfSTANCIA :/;:/ERNANDARfAS

216

21.7

Cursograma

Diagrama de bloque

detallado

cuam!

lIENOeDOR I

E""AQUE

CAJA

TESORERiA

r CONTAOOR'A I REFERENC'"
i..

1- Raaliza la venta y
emitefactura

J\rr.hivos
I

Entrada!;

M6dulll dal
simms
L Atencion a1

Pedicla del

publico y venia
2. Cobro

cliente
Factura

Facturas

..
i
I

ArlJ!ifo firmado

4. .Arqueo
Arqueoy

Faclurase1lada

'Pagado" y

"Entreg1ldu"

Salidas

2- Control .. m ....caderla
ron factura y'llmpaca

l- Selllll "E.nb-egado

Emisi6n factum

Facturas

-Cobra
-Sella factura 'Pagado'
-Control mercadeda con

Factura con sello


'Pagado"
Factura selJada
Pagaoo" y
"Entregado"

4- Cobra y sella

I Factura
I

3. Enlrega de la Facturas dsello . Transltorio de


facturas
"Pagado'
mercaderla

5. Registraci6n

l'rocesos

FacturaJ
Arqueos
Regi$tro.

codles

factura

-Ernbalaje
-Verilica sello "Pagaoo' en
Factura
-Sella factura "Enlregw"
-Enlrega Mercaderias'
.Arqucoy
-EmisiO n pbmilla arque 0
-COlllro! faclural y Va10ces faclural
-f'uma P1anilla Arqueo
-Control =00 facturas
~1ica:la y Irip1icada

contlbilira iDgreso de

5- Cmlrola factura
original con eI
triplieado y

e. Controla valores con


sum, de facturas y
emit,:, ar<jU1IO
7 Cantrola y dlMlelva
arqueo firmado
I

8- Control cn.tZado de
facturas y registra
'\

dinero V venia

l
-';

.....

'

.'

0<>1,,,

..,,;..lAD A

DISTANC{Jl "HERNANDARIAS"

k"lOrmaS del~ont:rol interno


Que se aplican:
_ Separacion de funciones entre quien vende, quien cobra,

~~!~

entrega y quien registra.

.... -:;- -:::r",." '.~ ______

_ La mercaderHt circula con la factura.

-,

Bibliograna general
WIll

_ Los valores clrculan con el arqueo.


.

_ Las facturas dstan prenumeqldas.


, I
Que no se ap Ilean:

_ FaJ.ta el deposito en el banco de los valores.


_ Falta actuaii21aci6n registros de stock.

Informacio:p gerencial
Para gerente deli pentas:
Totales de venta,s mensuales por tipo de producto
Totales de ventas mensuales pOf"'lendedor
'>'.

C6mparaci6n de mantos de ventas:

~ con el presupuesto

--.-con: los des *ltimos meses

_ COb el misnio mes del ano anterior.


i

,7';'-:"""' ,~<
.'

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