Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
',\
.'
.~;i
.Sistemas
Administrativos.
....
JUAN Jd~E
GILLr':
ANGEL O. AR.OSTEGUI
.INEs DOVAL DE 'ANTOINE
i
.
ANTONlOiFOVAKIS
ALEJANDRA S. IESULAURO
Antonio Fovakis .
. ' .
'I,
'
-'.
"
I
'I"
I:
'.
..
I
I
~r!H'
i' I
: I,i
,:1.
'!'I ",'
:! .
Y'
_;1
"f
:','i
.,
,;'
.hnIlM16n
Unlversldad a Dlstanela
"":
.:':-'
,:,
-notnanftj'/.
Ill!!
Illll.,1 lill
j
II~
,>
...
.f,
':
. . ". "'ratil~.
d~'C.9nteiii_dos
' . 'm'-.' . _
....
'''''".,.
f.
"
"
....
II
," ,PreseniacioTi .. '. ,'.............. _'.,. ~.'; .' .... ;. ". ; -.~' ,'; ..... '11
.
~"'-.'
MOdulo!
,,~,
,'.
.TE CNICAS
ae la '. orgcmlt.ad6n"
.
....'
15
15
.. "'"
~
;~
'..- : :.
J'';..*".., ; .... ~
. .",,..
'.
~ ,.t.'\."!.-':"'::"J:,{l'
II,
'"
!
!
,~}.::8:1 estudio de los sisrettra'S-il'tiministnltiv()s ... ','i: ......" .. .,. ,: 36. '
3.1.' Errol del analiita: 3.2. :1 perfil requerido:
"'"
Sistemas Administrativos
Sistemas Administmt.ivos
3. Normas de
J:
'.4 . In !or.maClon
5. Para su autoevaluaci6n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 57
Unidad.4. Herramientas usuales ................ ~ ............. 59
59
61
64
72
79
de
C;)mla: :~';U!mo
"
~i.-;r~E::}f.l~
para el movimiemo de
especificas del subsistema
..
, .. ., ........
" ... .
..
i'io.71'!:lS
Pagos.
5'.2,
~-,
111
5.1. Diagrama
5.2. Descripci6n de los m6dulos;
5.3. Ejemplo de un circuito depagos
"
123
124
125
127
127
. M6duioU
SISTEMAS APLICADOS
' 0 0
10
Sistemo,s Administratlvos
_lEi
&
-_
Presentacion
4. Lecturas .. ': . , ............ .' " .. .' ...... ':, ......:.. '" .. '," ...... 185
5. Para su autoevaluaci6n ............... ; ................ 187
~:. :.'~
189
.
,,'
NormaIRAM 34501 (octubre 1984).
Simbolos para la representaci6n gr8.fica ..... " . ". " .. ',' .. , .;.~ 189
O. Normas por cOnJultar; 1. Objeto; 2. Condiciones generales.
NonnaIRAM34502(setiembnd985}.:,
:
".
.Tecnicas para la representaci6n gnffica ........ , ............ , 192
, O. Normas por cOnJultar; 1. Objeto: 2. Condiciones g'eneraies..
2~
199
Condiciones generales..
:."
.'
"
.:..~ ~
-',.
Apendice 3. Aplieacion
:'
"
"
,f
de las berramientas
a ,una sitwlci6n~~fU1ar,213
.
..
.. "
-.
.'
Co
fI a ._
I)
.(I
...
219
och~nta'<:
12
ez
"
MOdulo.!
TECNICAS
~',
......
EI enfoq~e de sistemas
.:;..
~.
':l~* .
:-;.
aquel1~
or
de' que nada mas pnktico que una buena teo,.,ria, cornenzaremosnuestro trabajo, que trata de tecnicas y aplieaciones, hablando de la teorfa de sistemas. Pretendemos preeisar su
a1eane~ y ver emil es su aportea la administraeion y en particular a
nuestrotema de sistemas administrativos.
'.
'" A partir de aquf, avanzaremosen las Unidades 2 y 3 sobre el
coneepto de sistema administrativo, y en la metodologfa para su
anaIiSis.,:'
fij.:~
'
'Unidad 1
"
~~,,-.,
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
16
~~-:-~l1' ?~T.,.:i~-::t
FUNDACION UNIVEASIDAf)AG/STANQJkWcRI\JANDARIAS~'
un
f;';"'"'t..i;.'i,:m_._,~l[
17
dinero e infomnicion.que ingresan, suffen una transformaci6n dentro de la organizaci6n.y vuelven a salir en tenninos de productos,
de servicios, de pagos, remuneracices ~'1tereses, etc. Este es. el cicio 2;f::tividade. ilecesarias para c:oLsecuci6n de:las metas,
- Entropia: este concepto
que en los sistemasflsicos
los elementos, si no se mantlenen ordenados, tienden a1 desorden.
En este sentido los sistemas compleJos, los sistemasisociales, tienen
Ia posibilidad de mantener elorden mediante la inoorporacion de
energia. .
ii , i
. Cuando hablamos de incorporaci6Ii' de energia. est amos refi~
. riendonos a la incorporaci6n deinformaci6n acercaqe]os resultados de sus actividades queJe permite realizar aJustes ycorrecciones. ;
i
Ii
..
_1. Jerarqu(a ydiferenci{lcion: elterrhino ierarq~fa impJicani. veles pe sisteinaso sub.sistemas. Por ejeipplo, ten~1ll0s un primer
nivel que es el de la empresa global y despues podernos diferenciar
subsistemas en un .segundo nivel; comopocirian ser ;108 de comerciali~acion, producci6n, fina.nzas, administrad6n de, personal. A su
vez, pbdriamos establecer uri tercer nivel desribsistemas dentro de
cada una de esasareaS: Sj tomamos ventas:teruiIfrurtos irivestigaci6n~e mercado, operaciones deventas, sf)rviciqs a!diente~, publiCidad,letc. . .. . . . .
. ':.' . .....
... 1 .' ...
Tambi6n tenem08 un concepto de. difereriCiaCiori para el curu
sirven, los ejerriplos que hemosdado, donde los subsistemas tienen
.que ver can areas de especialidad,con funeiones diferenciadas.
.;
_I Regulad6n o control porretroacd6n:el conceptb de retracci6ti, oretroalimentaci6n tiene que vet, c0111a infQtmaci6n aeer'ca de)as salidasque va a permitir ajustarel comportarniento de Ia
. empresa. paraellogrodelos objetivos. Esto iinplica;JoqIlular obje: tivos y planes para cumplirlos; eI l::ontrol nos permitira deterrninar
. desvfds en la ej~<ctlci6n ycorregirlos..
:
..
,,r
"1\':.lt
1:
lalrtl_~t~.
1ILI'Hl~:t,-~~{:
..
t',
p.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
18
,--
Trabalo
Mercado Productos
Empresa
Mercado Insumos
ir-
19
:""'---r-- : i
'_ .._ - -
I I
Productos
Servlcios
'------..--
,,_
Aetroalimentaclon
El sistema est a en .relation con su medio ambiente, pero Lque
20
..
el
EL ENFOQUE DE SISTEMAS'
21
problema y
emasls en
relaciones.
, 'Ib"
qi,pUeSltOs;
un
ppros
o~etivos. .
. .,'.
En cambio, en el enfoque de sistema importan los! objetivos
de los subsistemas, pero tambien su relaci6n con los objetivos del
sistema mayor.
.
..
. En cuapto al. resultado de ios: dos enfoques. podrilimo~ decir que
eltradicionalnos permite-una mejorfadel sistemaexistel'ltej' en cainbio,
elsisternico nos proporciona el disefio de un nuevo sistema..! 1.
2. EI aporte' a la administracion
Vision
Interes .
Metodo
Objetivos .
RtSultado
.,~
....
22
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
--------------~--
23
24
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
25
4. Para sn autoevaluacion
1. De unadefinici6n del termino "sistema" eilustrela con a1
gunosejemplos provenientes de la vida diaria.'
2. Con referenda a una organiiaci6n con la que este familiari
zado(por:ejemplo: unafabrica, un banco, un!hospital 0 una escue
1a) enumere sus entradas, procesos, salidas y retrQaccion. i .
3. Compare el enfoque analitico (tradicional). con el enfoque
de sistemas.
4. Comente de manera breve los aportes ala administraci6n de
la Teona de Sistemas.
5. l.,Existe relaci6n entre la "focalizaci6n en los objetivos" y la
"evaluacionde1 desernpefio"? Fundamente su respuesta.
6. i,Que importancia tendria la "definicion de llmites" para el
disefio de:sistemas en administracion?
7. l. Cu81 de las paradojas del enfoque sistemico Ie parece mas
significativa tomando en cuenta 10 dicho enelpunto 2TFundamen
te de manera breve.
8. C<;>mpare el texto que se acompaiia a continuaci6n, tornado
de Elkin (1989), con 10 dicho en estaUnidad y enumere Ipor 10 me
nos tres reflexiones que surjan de la comparaei6n:
26
me
t. .
Unidad2
iHmMia: AN
Sistemas administrativos
El
29
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
,de, una empresa, pero est2 difkilmente pueda ~er exitesa .sirl ,un
"
.' : .
bueri sistema administrativo.'
. Si quisierarnes .identificar les tipos de attividades l que com
, prende un Isistema administrativo tipice podrfames: distinguir con
un mfnima de desagregaci6n les subsistemas de cempras,pagos,
preducci6rl, ventas y cobranzas. Pero,si pensarnes en el m.,aneje co
mun de lai informaci6n generada poreslos ;:;ubsisternas, debemos
p~nsar en la centabilidady en los.requerimientqs informatives
' . . . . . .1
, :
.
gerel1cia. . : . ".
. En el siguiente grafico de cfrculos cenceritricos se representan
e,n.el cfrcu,Ie. exterier, los cinco. subsistemas m~ncion,ados; en e1 si
, gukinte cfr:cule, aparece e1 sist~ma centable"queconcentra lainfor
m~ci6n operativa d\! todos IQs subsistemas; y.per ultimQ,icomo .cen
tral tenemosel sistema deinfennaci6n gerencial con la illfonnaci6n
,resuinida y sistematizada de.acuerde cenles requerimientos de ese
itiveL
I
'1
28
1.1.EI concepto
concerto. de sistemas administratives est:!. estrechamente re
lacienado cen les. procesos;asf Frischknecht dice en e] pr610ge a
La Gerencia, de Peter Drucker (1975), que los sistemas administra
tives deben ser interpretades come programas para prescribir tareas.
Persu parte, Lardent (1976) define )es sistemas administrativos
ceme una red deprocedimientes relacienades de acuerde con un
esquema integrade, tendientes al ]egre de fines.
Sin duda, una empresa no. puede cumplirsus fines sin merca
do., producte 0. capit41, pero para que las funciepescomereiales, de
"/.
I '
. '
.'
compra$.
.~Otabllid~ "
......
Informacion
..........
Gerencial
SISTEMAS ADMIN/STRAT/VOS
31
30
32
.;;.;;;...._-.;......,c..
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
l
,'i,
i
!,
!
;
,!
'~
2.2. La relf!,ci6n,costo-beneficio
'
33
.'
'"
' ,
'
2.3. El controlinterno
En el usC> profesional corriente, el termino control interno se
encuentra asoclado con laespecialidad,de.auditoria-y Como tal.se Ie
asignaen carader de objetivoprincipaiia pfOteccion delos~~tivos,
es decidos valores y bienes involucradosen las operaciones ~e una
empresa.
Desde la: perspectiva mas amplia dela administraci6n'pode
mas qecir quel~l control interno, como su.nombre 10 indica, ~ POf
naturaleza intemoal sistema que integra ytiene como finalidad pre
34
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
35
informacion empresaria.
aparicion de Ia computadora ha permi
tido ampIiar Ia captura y el procesamiento de datos, produciendo un
profundo cambio en eI manejo y uso de Ia informacion que hoy ex~
cede en mucho el esquema de Ia contabilidad.
La contabilidad, al registrar las transacciones de la empresa y
Eficacia de los procedimientos y controles.
compilarlas en estados y balances al cabo de un perfodo de tiempo,
Eficiencia operativa.
continua siendo un buen punto de partida para un sistema de infor
macion, especialmenteen las PYMES.Pero, Ia computadara elec
Seguridad de los bienes y val ores involucrados.
tr6nica no s610 hizo posible la automatizacion de operaciones y
Confiabilidad de la informacion.
procesos, sino que permitio captar infinidad de datos no registrables
Como vemos, el control interno dependeni de la cali dad de lOIs
en la contabilidad y ampli61a base del control operacional y geren
. sistemas admillistrativos y de procesamiento de la infonnacion
cial.
:{personal, software y hardware). Los requerimientos de un sistema
El ritmo vertiginoso del cambio tecnol6gico ha permitido, con
administrativo en materia de control interno tendran en cuenta as
la difusi6n de las computadoras personales, que Ia captura y elpro
pectos tales como:
cesamiento de datos se distribuya a los propios usuarios,aumentan
do su potencial de caleulo y procesamiento ademas de permitirles
Separacion de funciones.
eliminar
papeles y archivos ffsicos. Cuando las computadoras per
Asignacion de responsabilidades.
i
I
efuruco
....:'
:'."
"
..
,:,,'
36
Es importanteque a1 dis~fiar un .
ad~i:ni8trati:i!O ~e teng<-'.n en: enema las saHdas de mfo~!lc16n i~~quendas y ace mas que
se atienda (). li>. forma de presentaclOn d.e ::;.]ch:""
i"rornnef !lTlpresos como
pam<:aha
'l.cce:;;ibles cualgllie.ra sea sa forma
tos).
.
En el caso~ de la informacion para
eM.i:, ademas,
ejemplo, po
debe ser resumid:::., esquematica y significativa.,
drfan tomar aIguna de las siguientes foooas:
-Analisis de los desv{os: se, sefialan las diferencias entre los
datos reales y los estandares 0 presupuestad.os y se agrega un breve
comentmo sobre las causas del desvfo.
. 'Ej.: Las ventas durante enero fueron un 20% menor de 10 pre-.
supuestado. La yariacion corresponde al porcentaje de recesi6n ob
servado en la ventas del sector.
-' Indicadores: miden elcomportarniento de ciertas variables
respecto de otrasa fill de evaluar la calidad del desempefio 0 detec
tar problemas. Pueden ser de distinto tipo:'
Comparativos: Indice deendeudarniento, compara el total de
..,
pasivos con el capital propio.
Evolutivos: evoluci6n deJa producci6n durante los ultimos
doce meses.
'
.
Combinados: evoluci6n del Indice de endeudarniento duran
te los ultimos tres ejerciCios.
En la Unidlilles 5 a9, del segundo M6dulo dellibro, sedanin
ejemplos de informacion gerencial que puede obtenerse en cada
uno de los subsistemas analizados.
Por ultimo; si repasaI110s 10 dicho en este punto, es facil a:dver,..
tir que uri sistem,a que suministre informaci6n oportuna cumpliendo
con los recaudo~ decontrol interno, al controlar la gesti6n, nos peri
mite saber si las! actividades y metodos previstos en el mismo sis teL
rna han side efectivos yefieientes ..
"
S/sn;:!'.AAS ....
ADMINISTRATIVOS'
-------.....;;..;..::...._-_
tua y la supervision
trama de interrelacion'5s.,
nuevas fOnT13S
puestos ycte
3.1. El
d."et Mt~cy,~Z.!CIU
l.~_ .
'''.:';"
37
38
SISTEMAS ADMINISTRATlVOS
39
40
__._-
CW:mt0 a
condiciones personale::.:, P~;! ~~t"::::' a
sus
'funciones, e! &l~lista debe reunir, ademfu; de
:cq,uerimientos
combinaci6n de cualidades personales. Destecnicos, unE.
que considerarnos importantes:
t",s dec1r valoraci6:n
concepto sistemJco
""""'....""... til. la
integracion de los disti,ntQs subsis
un sistema mayor.
temas como p2l!.es
. - Predisposici6n para el cambio, mente abierta )'.receptiva.a
nuevas propuestaS y soluciones. .
- Creatividad, una condicion que esta estrechamente relacio
nada con la anterior y que tiene que ver con lacapacidad de generar
altemativas imaginativas e innovadoras.
-. Capacidad anaHtica para la observacion y la interpretacion
. de loshechos, pata verificar su validez yestablecer relaciones entre
la inforinacion relevada.
, . - ActitudaliStii, sentido comun y predisposicion para 10
pnictico Y cOQcret,O.
.
. . .
.
- ' Perseyer~cia ,en la tarea y tenacidad para sobreponerse a
las dificultades ylas resistencias.
- Aptitud para las relaciones human as, capacidad de comuni
carse, habilidad negociadora ytacto para ~xponer ideas y lograr ad~
hesion al proyectd.
.'
.
.
'..
.'. . Por ultimo, diremos que el analista debe re,cordar en todo mo
mentoque actl1a como asesor y, que como tal, realizara preguntas y
recopilarahi.form;;tcion en todos los.niveles;para luego presentar su
propuesta. Como'asesorasiste, sugiere y recomienda, pero no da
6rdenes; debe explicar los moti vos y. alcances ae Sil tarea, asi como
los fundamentos de los cambios que aconseja.
4. Para ~ autoevaIuad6it
. .'1. Establezca dos coincidencias y dos. cliferencias entre 10 di
. cho en eLpunto 1.\1 sobre los sistemas administrativos y el conteni
do del siguiente p3,rrafo de Lardent: .
_
uLosprofundos eamblos experimentados en los ultimos aftosen
elambiente socio-politico-econ6mlco en que se desarrolla la empresa
modema, unido dsto a los avances de la tecnalogia, obligan a encarar
urgentemente sujremode.laci6n y adecuaci6nal concepto de sistema.
Es indudable que en la gesti6n empresarial sobreviven aquellos que
"
..,.'
'.~".,
':. ',
.~
::-1: ._:'
41
FUNOA'::iOi\}
--.'. . UNJVE:RSJDAD A DISTANCl4
"" " ' HIER!'IANDAPfAS
--'.--.
..
"
para
;:w)cBdimientos
aICa!:'2!'!), sus
emple&:; 1:12
medias
,-,... _- "
1976: 15)
..,
una
~JJ
ccmocimlento, se Ie
fundamental.
dementos ~ue inte~i~nen en el
mismo..
.
. . . . .
3. En su opinion, y luego de leer todo el punto 2\ ,eual de la
tres posic~on~s acer.ca -del significado de los terminqs eficacia y efi
ciencia Ie parece mas apropiada Fundamente su respuesfa.
. 4. l.taeficacia de un sistema administrativo puede ser inde
pendiente1de su eficiencia?Complete su respuesta can un ejemplo
'
distinto de.1os dados en el texto.
5. Teniendo en cuenta las contradicciones mencionadas en el
punto 3 de la unidad anterior. que comentario: podria h~c:erse sobre
el criterio Ide eficaciao enfoque dellogro de oi?jetivos.
6. Ewlique con sus palabras ell significado de la:crftica que
formula l\4intzberg al concepto usual de eficiencia yproponga un
ejemplo aclaratorio.
....
. I
.
7. "Que entiende par control intemo?l;A queobjbpvos debe
atender slmuluineamente?
. . ' '.'
I
8. "Que relaeionencuentraentre contabiiidady sis~ma de in
fqrmacion:? "Que cambio se produce a partir de la incorppracion de
la computacion?
..
.1 '. I
9. Resumaen tres frases el roldelanalista de sistetnasadmi
nistrativos'..
10. llQue relacion puede establecerseentre . las condiciones
person
ales del analista y los.
conocimie.ntos
I:equeridos: para 1a ta
. . ?
'
rea.
11'"
1aII;]11
."
em
1 _
Unidad3
Metodologia de anaIisis
En
1. EI recurso delmetodo
Tomamosprestado este titulo de una novela de Alejo Carpen
tier, qui en a su vez evoca la obra de Descartes. En efecto, un meto
da 0 una metodologfa es una gula para el razonamiento y, como tal,
un recurso para la accion.
~
En el sentido expuesto rnasarriba, unametodologfa para el es
~dio de los sistemas aclministrativos es una descripcion 16gica y se
di~lposici6n de tecnicas
'-').)/0'" :~ME;T9DOLOGIA
el propos ito
este
Dn1ctica, relacionada con programa'J
txponen en fqrrn:l
objetivos, acliVldaCle
una de lao:; etapas de un prograrnade ttabajo.
Disponer
una metodologfa para el esmdio de sistemas
del
UcV"",-",!,,",
de siste
mas actuales,
esta propuesta es
camidad
. para
ca~os en que el pro
Es es'('ecia1m~nte
yecto conslste en ~ustar 0 me.lorar un
eXlstente ydonde los
requerimientos estan predefinidos, COlIiO el. (;a50 del estudio
un
sistema en particular 0 de una. parte del mismo.
La metodologia comprende etapas bien definidas que deben
cumplirse en fonna sucesiva para el desarrollo de un proyecto. De
bemos precisar que las etapas no estan separadas por fronteras pre
cisas que indican donde finaliza una y se: inicia Iaotra; existe entre
elIas estrecha interrelaci6n y par lo tanto es admisible cierta super
posicion desde el punto de vista temporal, 10 cual no implica que
sea conveniente modificar la secuencia 0 eliminar etapas ..
La Jonna de estructurar el trabajo incluye las siguientes eta
pas:
Definici6n
del Plan de
Trnbajo
IRem,-"tos-i
>.oM'.,
rfm..oo J-tP!i:"".
Actividades
1. Estudio preliminar
t_~
::' ~.~:.
45
':"':
DE ANAL/SIS
46
.Productos a generar
- Proyecto que incluya objetivos, alcances y plan de trabajo.
Actividades
El relevamiento comprendedistintas tareas que implican dis
tintas tecnicas, de uso alternativo 0 conjunto segan el caso, y quese
describen a continuaeion.
1. Recopilacion de antecedentes .
.. Obtener infonnacion de distintas fuentes documentales exis
tentes(manuaIes de procedimierito, cursogramas, normas de control
interno, informes operativos y de gestion, arGhivos, etc.)
. 2. Encuestas
.
Permiten, mediante el uso de formularios especialmente disefia
dos, recopilar gran cantidad de informacion detal1ada .a los fines de su
compilaci6ny cornparaci6n y en un tiempo relativamente breve.
En todos aqueHos casos en que se decida Ia utilization de
cuestionarios se pondra especial cuidado en que sean breves, con
cretos, que su disefio faciIite las respuestas, y que incluyan instruc
ciones acercade c6modeben completarse.
3. Entrevistas
La toma de contacto directo del analista con elentrevistado
consti~y~ un. Inedio valioso para la obtencion de informacion cla
ve, espedaIrriehte de los nNeles jen'irquicos ytie"supervision.
\
METOOOLOG/A DE ANAL/SIS
47
Productos a generar
- Antecedentes generales sobre normas de procedimiento y
de control interno.
- Sistemas administrativos vigentes, formularios y archivos
en uso.
- Soporte inform:hico utilizado (hardware y software) .
objetivo
Se analizani Ia informacion recopilada en Ia etapa anterior a
fin de evaluar los sistemas administrativos vi gentes y elaborar un
diagn6stico de Ia situacion observada yde la que se intenta superar
mediante mejoras 0 un nuevo disefio.
Actividades
1. Compatibilizacion de ia informacion
Los datos relevados por los distintos metodos deben compati
bilizarse entre sf a fin de evitar informaci6n incompleta 0 inexacta,
para ella:
-- Seintegraran los datos obtenidQs de distintaspersonas que
intervienen en un mismo proceso.
.
- Se establecen'i la consistencia de los datos entre sf.
"p"
48
METODOLOGIA DE ANAL/SIS
Productos
agenerar
- Diagnostico.
- Presentacion ejecutiva.
Objetivo '
" "En esta etapa se elaborara sobre la base de las conclusiones del
diagnostico, Ja solucion final que se presentara al diente, esdecir
los nuevos sistef;Ilas administrativos y rodos los elementos necesa~
rios para su puesta en funcionarniento.
49
I.
Actividades
1. Diseno global
Este primer paso del diseno consistira en deIimitar ell campo
que aharcanl el sistema en consideraci6n, su propos ito es ~efinirlo
sinteticamente mediante un esquema generaIde funcionamiento
(Entradas, Archivos, Procesos y Salidas).
.
A partir de los requerimientos generales del sistema (salidas)
se definiran las necesidades de informacion con 'que debe!~ontarse
en el sistema (entradas y archivos) as! como lasecuenCiade activi
dades que se realizaran dentro del sistema (procesos). Para'e~te pro
posito rl:?~ult~ util el diagrama de bloque(ver desarrono en ila Uni
....
dad 4).;,"~':"'
:Sobrela base del diseno global del sistemase definiranlos re
querimientos informaticos quedebenin sedncorporados (hardware
y software) y se reaIizara una estimaqion"de costas.
'
~
I
2. Presentation delproyecto
'EI proyecto sera pre"sentado a las ~utoridades para la japroba
cion del disefio global yde la inversion necesaria. .' '. ',' .
i:
Produttos a generar
- ManuaIes de procedimiento queinc1uyan:
Descripciones de,los procedimientos~
- Cursogramas.
-Formularios.
- Software de aplicaci6n reql,1erldo para la ejecucion delqs
procedirnieritos.
.
I '
,
,..'
;"",
50
Etapa V: Implementacion
Objetivo
Esta etapa comprende lasactividades necesarias para la puesta
en funcionamiento del nuevo sistema en sustitucion del anterior.
Actividades
1. Pll."ogramar la i1tnplementacion
Se coordinaran temporalmente las tare as necesarlas a fin de
disponer los medios requeridos para la puesta en marcha del nuevo
sistema (espacio fisico, equipamiento, personal, formularios,etc.).
Se elaborani el cronograma respectivo utilizando el diagrama de
tipo Gantt 0 PERT, segun la cornplejidad de la tarea que deba enca
rararse.
METODOLOGIA DE ANAL/SIS
51
- Se centra en
procesos
La reingenierla propone ir mas ana de operaciones, tareas y es
Sobre la base de los manuales oportunamente entregados, se truc:turas .para enfocar los procesos como una secuencia deactivida
realizanila capacitaci6n del personal asignado conla finalidad de des que cruza los Hmites funcionales. Para una mejor atenci6n del
expliear su contenido y fonna de uso. Esta tarea permite enearar . proeeso debe pensarse en los tipos de tareas. que se realizan en te{
preventivamente los problemas que puedan derivarse de la apliea- . minos de estados iniciales y finales; probablemente puedan agru
parse todos los tTabajos y tareas en no mas de diez proc.esos claves.
cion del nuevo sistema.
.
\''1
Puesta en marcha:
. La implementadon se completa cuando, dispuesto el equipa
miento y software requeridos, 'se realizan las pruebas de funciona
miento del nuevo sistema y Ia conversion de archivos, en su caso. A
partir de allf, el sistema comenzani a operar bajo responsabilidad
del usuario, pero, contando durante un lapsQ, con el apoyo del ana
lista para la atencion' de consultas y para realizar los ajustes que .
fueran necesarlos.
.
,
. Productos a generar
- Nuevo sistema en condiciones de operar.
3. La perspectiva de la reingenieria
La reingenieria de procesos 0 de negocios, como tambien se llll
de nomina, es una metodologta desarrollada por Michael Hammer y
James Champy en su libro~eengineering the corporation para ar
monizar los cambios internos. en una empresa con los cambios en el
mercado, con el fin de ofrecer siempre un valor creciente a los
52
METODOLOGIA DE ANALISIS
------
53
Actividades
1. Identificar la estrategia
Se toman'in en cuenta las instrucciones especffic.as emanadas
tac!6n
de la alta direcci6n y se analizanin las estrategias, y planes de nego
cios definidos. Para concretar esta tarea se realizaran entrevistas
con los Idirectivos y con quienes contribuyeron a la elaboraci6n de
planes.
Etapa I: MoviliZtlcifm
Conocer Dos procesos
Se identificaran los principales procesos existentes, as!
Objetivos
como los nuevos, requeridos por la estrategia de negodos.
Esta: etapa inicial del proyecto tiene como prop6sito conocer
-. Se realizanl un relevarniento global de los prqcesos identi
,quienes integraran el equipo de reingenierfa por parte del usuario, ficadoseri lenninos de flujo de trabajo, departamentos involucra
para que conjuntamente con los especialistasacuerden pautas y pla , dos, nonnas ypracticas administrativas.
.:
nes de trabajo.
.-. Se analizara el soporte informatica de los proc1esos identifi
cados.
Actividades
- Se evaluani el perfil de los recursos humano~ existentes y
1. A~mar d equipo de trabajo
Productos agenerar
. - Equipos de trabajo y plan definitivo de tareas.
,.
,7,'
54
FUNDACIONUNIVERSIDAD
A DISTANCIA"HERNANDARIAS'
"..
METODOLOGIADE ANAL/SIS
55
II
'Productos a generar
I,
"!i
- de 1os procesos
" 'En es t'a fase se re al"lzara e1 eli,seno
reillsenD
clave d~l negoc1? y se definiran los requerimientos en materia de
soporte mformatIco y recursos humanos, asf como las modificacio
, nes requeridas por laestructura que soportara los nuevos procesos.
Actividades
, 1. Analisisde detalle
""'..
El anruisis realizado en la fase II se completara con una serle
de pruebas adicionales a fin de determinar:
- Redundancias en actividades y procesos.
- Cuellos de botella existentes .en los flujos de trabajo.
- Operaciones ineficaces 0 inefiCientes.
-.Soluciones razonables a los problemas en operaciones de
'
negoclOs y de apoyo.
- Validez y consistencia de las intetfases entre procesos.
- Usa pleno de Ia capacidad tecnoI6gica.
. 2. Definirprocesos altemativos
Esta actividad incluye:
Etapa V: ImplementaciOn
,Objetivo
,En esta ultima fase se programanila puesta enmarcha de los
cambios resultantes de la tarea de reingenieria, asf como los tiem
pos y costas estimados.
56
METODOLOGIA DE ANAL/SIS
..
57
~--~--- ~,<.,-."".--
Actividades
medida)~
.
.
en la metodologia tradicional el sistema 0 proceso sujeto a redisefio
janzas,
pero
sin embargo, la exigencia de creatividad es mayor en ila <
2. Detenninar costos
.
diante simulaci6n decidir cual es la mejor.
- Costos de sist~mas
computaci6n y comunicacion~s.
- Adaptacion 0 6ambios en la planta fisica y los equipos.
l una empresa, presenta los siguientes aspectos destacables:
taci6n.
i.
tambien de calidad y servicio ..
Prod'uctos generar
. I
los usuarios en el equipo de trab~o).
/,
. - Plan de implementaci6n.
g
sobre la estructura organizativa ya.que modifica 0 elimina sectores
4. AnaIisis comparativo
en
58
II
MBU'
Mil'.
~I
_M
'mMII,. . . . . . . .i&&&&J4AWMiifiIIIM
Unidad4
""mfi1GlllVO
===
_ ...
Herramientas usuales
60
.::'..
HERRAMIENTAS USUALES
.....
2. Cues~ionarios
_._--
.,
Pe,ro cuando se decidesu utiIizaci6n, tambien Ideben conside
rarse sus limitaciones:
- existira ,resistencia, a-contestar cuestionarios largos y tedio
;
sos, que signifiquen perdidade tiempo de. trabajo; .
- es diflcil obteneren fonna exacta la infonnaci6n deseacla;
-los encuestados pueden tardar en responder, comprometien
do los tiempos del proyecto.
.
Para que los cuestionarios cumplan acabadamente con su fina
lidad debe ponerse especial cui dado en su elaborac:i6n. Este cuida
do tendra en cuenta: que laS preguntas sean c1aras y concretas~ que
la extensi6n no sea excesiva (no olvidemos que disponemosde. tec
nicas complementarias);. que el diseno sea apropiado y que se iric1u
ya un breve instructivo de c6mo debe sercompletado.
Estructuralmente un fonnulario de encuesta deberfacontener,
como minimo:
- Un encabezamiento donde se completaran los datos refe
renciales del encuestado y del puesto .
- Un cuetpo central donde se especifiquen laspreguntas 0 as
pectosque deberan ser completados y que estaran referidos por
ejemplo a: informacion recibida, tramite 0 proceso, informacion
emitida, volumenes y carga.de trabajo,archivos y registros:
- Un sector de observaciones donde el encuestado pueda
efectuar sus apreciaciones y co mentarios , asf como exponer sus
propuestas acerca del sistema objetodel anruisis.
r
L._.
,.;
61
62
HERRAMIENTAS USUALES
ApelUdo y Nombre
de la persona.
consultada: ...
h
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .
Cargo: ......,............................................
..Departamento: .....................................
Seccl6n: ................................................
i::'.::
:!! ~
:) '13
.00
Ii
CG
'0
'0"",
I~
..2g
.sCI"
Seclor:
,-
OJ''
Slempre
Pmccdimiento ...,Icvado;
DeparlllJ11enlo:
Cnrgo:
Noml,," cncuc!tado:
63
AvecesO
",1'5
i.1:'::3
NuncaO
0._
-13=
... ~
<0
i--'
3. 'LUtlliza Ud. latotalldad dela lnformacl6n Do s610 una parte de ella D? En este
Illtlmo case Lque parte? .....................................................................
4 ./,Reclbe Ud. aste Informe dentro de .1011 plazas prevlstos Do oon strasos slgnlfl
catlvos .que perjudlcan su tarea O? Comentarlos: ....................................;....:................
5. Lle results mil en 'cuanta I'll contenh:ioy fOmlade presentacl6n? Sf 0 No O.
.'LSu9l!re alguns modlflcllci6n: en cuanto I'll cQntenldo
10 en cuanto a 18 prasen
'
tacton 0 ? Expllque su sugerenclu.
'
.~
g.fi!
as=
;~
1'<
:.8
<.).
:~
,;
0a,
:,~s...
. ,
S""~a,
Peck..:
!'irma:
Figum4.1
Figum4.2
.....
-_...
- - ....
.....
-_.
64
USUALES'
Gantt
3. Diagramas
EI usode tecnicas de diagramaci6n se encuentra suficiente
mente difundido; en el area de administraci6n ya que pennite, me
diante gnlficos ysfmbolos, la programaci6n de actividades (diagra
mas de Gantty CPM) y la modelizaci6n de sistemas administrati
vos (diagramas de bloque, de interdependencia funcional, cursogra
'
mas, etc.).
Lo dicho no pone en duda la utili dad de relatar organizada
mente un proceso 0 un sistema,pero un diagrama' aportani clara
mente ventajas, yaque:
- Proporciona una vision r~pida y global del sistema 0 de los'
eventos representados.,
'
- Facilita la representaci6n de relaciories cornplejas.
- ' Sistematiza -'mediante el uso de simbolos- Ia informa
ci6n que se exhibini.
-', Permiteiunafacil comparaci6n entre dos 0 mas sistemas
(actual y propueSto; distintas alternativas de disefio; etc.).
No obstante 10 dicho, cuando se decide su uso debep. recono';
cerse ciertas limitaciones como:
',-, La dificultad de representar gnmcarnente la multiplicidad
de situaciones y relaciones posibles.
- ' EI riesgo de que, al simplificar,.la informacion sea incom
pIeta.
=.!!c.
..
~ 2
Relevamienlo
!
{!
Anlilisis
____
_ _ _ _
s.j. _ _ _ _ _ _
65 '
~.
- ~.'-
OISEloo '
_ _ _ _ _ _ Impiementacioo
... :::-':"~~"
!I
1Q
11
,12
TIempo {Meues}
Figura 43
!
.l,____
66
HERRAMIENTAS USUALES
'
de red es
D Illgramas
" '
.
;Las tecllIcas de re~es tales como CP .y PERT parten_~e las
~elaclOne?, de pr~cedencla en~e tareas 0 actlvldades y proporclo~an
mformaclOn vahosa para meJo,rar eI usode ~o? recursos, espec,Ialmente cuando la tram a de relaclOnes entre actlvldades es compleJa.
Un diagrama de red es un modelo grafieo que usa pequenos
cfrculos (nodos) para representar momentos en el tiempo donde terminan unas actividades y deben comenzar otras, y flechas (arcos)
que relacionan los nodos e indican las actividades.
En la figura:4.4 serepresenta una red de actividades necesarias
para construir una planta, en ella podemos advertir que la actividad
diseiio de planta (1-2) debe terminarse antes de que puedan hacerse
otras tareas,en cambio la instalaci6n del generador (5-7) no puede
comenzar hasta que ellugar este preparado (3-5) y el generador este
fabricado (4-5). Puede verse que existen cuatro caminos entre el
nodo 1 y el 8. La preparaci6n del lugar y la fabricacion del genera
dor estan en distintos caminos, pero convergen en el node 5 y, en
consecuencia, cualquiera de elIas puede retrasar la instalaci6n del
generador. AIgo similar. oenrre can las tareas precedentes ala actividad (6-7) adiestrar a operariosy luego con la obtenci6n de Ia patente (7-~).
67
Para ,aplicar
el.metodo CPM (camino
, .
'1crftico)
d ademas
d de
1 defi
I
nir las actlvldades del proyecto y c~nstnl1f are:. m?~tran 0 a:e a
ci6n entre ellas, se requiere: 1) reahzar una estimaclOn de los, tl,em
pos de cada actividad; 2) sumar los tiempos de cada, actlvldad
sabre sus respectivos caminos (ver figura 4.5); 3) determmar como
camino crftico aque! can mayor duraci6n (en el ejemplo es B); y 4)
optimizar mediante laasignacion de recurs os eJ tiempo total del
proyecto.
Tiemoos
Camino
A: 1-2-3-5-7-8
B: 1-2-4-5-7-8
c: 1-2-4-6-7-8
0: 1-2-6-7-8
12 + 8 + 12 + 4 + 6::: 42
12+4+18+4+6=44
1 2 + 4 + 5 + 9 + 6 ::: 36
12+3+9+6=30
Figura 4.5
,
EI PERT, como el CPM, es una herramienta deplaneamlento y
control vinculada con el tiempo. La diferencia basica entre ambos
metodos reside en que el PERT incorpor~ p.robabilid.ad~s .en la re:.d
ntilizando .tres tiempos estimados (optIrmsta, peslmlsta y mas
probable) para cada actividad, en lugar de uno.
,: ....
'
Diagrama de bloque
Figura 4.4
68
HERRAMIENTAS U5UAi..cS
,-..
63
'~~-,------
EI rectangulo
procesos y en e1 st:
, debajo
gnaT
otra.s !:res
m- j':s:":no
quisieramDS aume!!~;1,::,
descomponer
COlLi)
,"equerimientos
. f'
., "
:iihonnaClOD
; en
Ie es
() latos aue. una vez dec:::ctadoE Y S08.
Aqul
analista definira
nuaci6n espeCificara los
en salidas.
EI cankter erninentemente, sintetico del diagrama de bloque
requiere agrupar los elementos mencionados mas arriba en cuatro
rectanguJos unidos entre S1 par flechas que indican el flujo del pro
ceso.
- En elrectangulo Izquierdo se enumeran las Entradas y en e[
derecho las Salidas; en ambos casos s6lo se mencionan los soportes
de infonnacion que corresponden a esos conceptos.
- EI rectangulo correspondiente a los Procesos se ubica entre
los dos anteriores y en 61 se mencionan en forma sucinta las activi
dades necesa~ias para trans:formar la inforrnaci6n de entrada y la
disponible en ;archivo en salidas.
p
, Tarlelas de
aslstencla.
como"
2. Actualiza
ci6n legajos;
1- Tarjeta
Reloj
1-
Partes de
novedades "
en Uu'1-tos
'
en e1bI'oque de IoS.proce
sena meci1IDteel diagmma deta
,
~n;;01D.tIdJ''Ti0S
rorm"" de
1. Control
asistencia
6"~emplo
,-HOrariOS
-PermisoS y
autorizac.
data
-lncorporar
Legajos de ' novedades'
personal '
- Cargiu'
datos
1-
1-
Legajos
actualizados
-Escala
I-Datos
3. Liquida
asistencia y
ci6n sueldos
novedades
~munera.
clones
~_J\~,rte!.Y__
l-UQuidar
_ Emitir Ii
yrecibos q.
s
Figura 4.7
, f------+I
. Partas de novedades
('~,,,,
., "'"
A
. Legalos
. E!;cala Aemunera
clones
; Aportas y Coolribu
clones
Figur~,4.6
, ,
,"::
71
HERRAMIENTAS USUALES
70
n,
...0
"".,.
U8
:>
0
...
Q..
t1w
:0
",,,~
I-
.....
w"Z
\!
~,i
..a...
"
<'!
g~
,. ~ &! ~ ~
'f~~~
,----,
d~l,l
u:wo!
'"
,. Cllrsogramas
e~"O
'" ~
mU 8 I-
,
'6,_
tl~~~
w,
U t:
u8~
8 '
~~tl~
~ c; ~i
CI)
0-00:::
l;!
.:
0
~
8!il!
,~
11
op.i
pL
~i. ~
..
>8
!l<>
u-llj"
Figrua4.8
r--o
hh
.. "'1ft!
tt~
u
~.
.72
. HERRAMIENTAS USUALES
7$
PAGO A PROVEEDORES .
Eltterlor
Dep6slto
Contlldurla
Tasorerlil
Compras
Paga~
4. Manuales
. : ...,',.:.:~
____':__l_"---......:....!
74
"".
HERRAMIENTAS USUALES
75
De forma:
------_:.
w-'
76
HERRAMINTA$ USUALS
77
1. Recibe de:
.
..
"
'
servicios.
Delegaciones:las, SOlidtudesde reposici6nde fondo fijo y IIi
2.
3.
Emite:
Solicita a Cre
circunstancia que de
' ,
..
i Autorizacones
4.
5.
'..
.'
78
FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A
--
"HERNANDAR/AS'
HERRAM/ENTAS USUALES
79
Departamen ta.
Gerente.
3.
Pasa listado aI emplearlo con indicaci6n de los pagos autorizados.
Empleado de iiquidaciones
4.
Emite Ordenes de Paga conforme allistru:lo autarizada y obtiene firma del Jefe.
5.
Pasa Ordenes de Pago a Tesorerfa.
EmpJeado de Tesoreria
1.
Recibe Ordenes de Pago y verifica que esten autorizadas.
Ingresa al sistema:
Q
Numero de orden de pago
"
Orden del cheque
G
Banca I Cuenla
3.
Confirma datos al sistema. emile comprobantes de pago y chequeS, las adjunta
aI expediente y obtiene del Jefe y Encnrgado de Tesoretia primera y segunda
firma del cheque.
4.
Pasa al Jefe de Departamento.
Jete de departamento
5.
Controla y firma cheques. Devuelve a Tesoreria.
Empleado de Tesoreria .
6.
Archiva trnnsitoriamente los expedientes arden ados alfaMticamente hasta que
et presmdar se presenta it cobrar. .
7.
AI presentarse el prestador paga, obuene firma en camprobante de pago y
recibo oficial.
8.
Entrega copiade comprobante de pago firmada con constancia de retenci6n de
impuestos si comisponde..
9.
lngresa datos del comprobanre de pago aI sistema.
10. AI final deJ dfa emite listado de pagos y 10 remite junto con los expedientes
2:
de sistemas.
p.
80
- disposici6n de sfmbolos
...,- descripciones
- simboloconector.
'
ModUlo II
, SISTEMAS 'APLICADOS
1tI".
enli!l\!lm!llI!i!im!llg!lllillfAil!!iii<:lillllll!\l.'ili\lli;!liJ'.~~,z~~~!
gUlente esquema:
U d 5
ulda
h-------"""""'....,,""""'. . . "' ' ' " " " " " "'. . . ."""""......,-------
Subsistema de COD'lpras
.,
.,
...
r'
84
SUBSISTEMA DE COMPRAS
85
.
ormalmente'
eXl'ge
la
'apertu'rad
n'
'd't
d'
t
'
"
dad pue de ser Clfcunstancl
'
' d d ,,'
. ' 'bl n
.
e u ere 1 0 ocumenano nTeVoca,
cha, 10 que hace.que.este
sean'prevlsl
es.
' . termed'"
.. t'.
,,' bancana~-'
. ' -'
tipo . e.a '
qmslclones
"
,.no
'
.
. .ble
. ' 10
. . que .'re'qu"ere
1
.la m
laClOn de una ms
ltuclon.
.
Estas compras generalmente son abonadas en efectlvo medIan'
. '
rizar Ia adquisici6n.
-.
' .
--:La ~uncion de, comp~~ d~~ estar sep~ada delmanejo fislco
Otras razon~s de.fndole.pnictica, como demoras en laentregtdelos blenes yo-eIa reglstraqon de los mlsmos: Compras, po~10
para la utilizaci6n del-' ,bien y perdida de tiempo administrativa, hll tanto debe estar separada ~710s sectores de Almacenes, Recept10n,
cen, que Iosbienes comprados flO pasen par Almacenes. . , '
Cuentas a Pagar y Contablbdad.
"
II
'.
' .
'
. '
" E n empresas pequefia~, sin embargo, !pones deeconorrp:a ha~
.CQmprasd~brenes de uso .
..
. cen que, a veces, las fun ClOnes de recepclon y el almacenamiento
, SC? refie~n ~ bienes q~e 11:0 requieren unarep?sicion penna de los materiales dependandd departame,nto de Compras, . ,
,
n7~te c?mo. (odados, maqumal1as, motores, herratI)len~as, l)lstrua
En Ia gran empresa se observa la separaci6n de funciones arri~ ,
ClOnes, mmuebles, etc,
.,ba menclonada, nos610 por razones ,de control interno, sino tam~
. Debidq a lasignificp.ci6nque tienen estas inve(siones requit: bien por las ,funcion!!s especializadas que .implicahi provisl-6n de
r~n l~ aU,tbriz!1-ci6n de, l()s riiveles de'decisi6Ii mas altos de las org, de~enninad.os productos para la producci6n, su inspecci6n, almace~
mzaClones. . .
,
. '
'.
.naJe y mampulaci6n.
..
I
86
. SUBSISTEMA DE COMPRAS
~t;
!!.1!1ibjgcian.deltrii;;'t~iFiI~,'~'o,i.pra
.. Pun,o de pedido y lote de I'umpra
i
-,---~ La obera~t2!}:,~1~~,gQ!-pp"(~debe .inici~rse,]con el respald??e un '. E~.:f-ecomendable que .1a cantidad de productos que se soliciten
tPpr'pa,r!;e,;4e q'p':11mClonano responsable.AdlclOnal- sean ac.ot~'.EiOn las necesldades de consumo. Para ello, las el~pre
;y;~'fir~~f~'qripiAQmo minimo, los materiales queentran sas ~ue]enfijar puntos-defJe?i,do; esto es, la cantidad ~n eJfcistencia a
e'deTproOt1tUf teririinado se adquieran en virtud de es- partIr de la cual se debesohcltar la compra de un artlcule. Se esta
.' eCilfi(!~Gf&p';~:sGon:mues~as:. En,~as especificacio~es, que deben ser blece comp un ~tock minimo mas ~n margen 'de segmida(!, teniendo
~claras, conclsasficoncretas: y completas, se descnbe exactamente elen cuenta el dane que la falta podrfa causar,.
..
!material y su? p~op'~~~-a~~ p_~~~yudara la persona r~sl?~nsabl~ de , . Unavez deterrninados los niveles d~ inve~tario raci()nalmente
~as~eq:rpJ?r~?!rctmqg,~r.'lp.e~rules'delo que c?mpra Y.P?slblhtar la mS"'TI1as. adecuados c,orr:esponde establecer, conslderando los costos
reccJ~9t:~r~~v~ d:l,};~':t~!ldftd ~e,:!~s matenales reclbldos. ' . :asoCIados, el.lote optimo de compra, . , .. ' .
.. " . .
~
Las 'espeCl:fiCacI9Q~s,j agl~19nalmente, deben ser flexlbles Y'
Determ~nados fi,l.ctores como el caracterperecedero,lla mcertl
~useeB.t\kf~~-~d,e:;;"!~4f1c:aCi6ii;"estoes, deben perrnitir la consecucion 'dumbre a:erca del,a demanda futuTa, la falta de espacio para el al
~e melQtli!$.,~n:ebpr(')ducto;que se ~ornprara.
' m a c e n a m l e n t o , etcetera, pueden hacer que no 'se tenga en cnenta e]
\ '!?~M~IU1~~f1te, ~as,espe~i?caciones pueden mencionar cat~og.os,lote mas economic? No, obs~ant,e, ~s convenjente sU,crueuI?, al me
~u~~;~,~~,f1~mt.lc~s_.:fl&lCasdel producto, pIanos Y descnpclon nos J?ara las mat~nas pnmas 111 as Important~~;En dicho:cruculo se
del mtl~Qi[ij(de;produGCI6n.: ; ",:,
.
conslderan dos tlpos de.gastos: los de gestl.On (necesanos para la
!.:
. SiG22&~11
. ta ~~'tiR..~.b. Ie~ o',~~rvi~io e~ el mer~a?o es necesario coJocaciop de I~ orden de~omp~a) Ylos vinculados con!'11manteni-'
r,~ahz3.!'JI.!29Ji1~~G10neS,en las!.espectficaclOnes ongmales, estas de- IDIento de los blenes en eXIstenCIa.
.' .
tfense.r ,autoriz:adas'PQt~FllsuariO de ese bien 0 servicio,
..
Control de la mercaderia recibido.
.
~.
()~t~f;:~4n d~.~;,,:~~~~ro de(erminado de ,coRza.clones
.
Es' i~p?rtante elcontro! ,de lacantidad;y' ,~alidad de lo~ pro~
i, Par~1o..<;t~J!:lS-G01l1Ptas,supepores a un determinado monto de_duct?,S reclbldos yla confecclOnde reportes escntos con esta mfor
bF~p~arrse.,;y,cu1ia!l::~,~!t~~Q!g~es (l0ysuafes pedir porlo menos tres), ;maclo~, ,
'.
.'
"
_..,...,.
eVltando:\d.t:fest~ l1}~'B~!~.Jjl,-<:l~screclOnahda.d del responsabledel sec-' . .~l el. control de. calldad reqUIere de conocmuentos tecrucos, Ia
tJr,
:. ,dl'!~l"(l\lL=M'"
.
' f u n c l O o ' s u e l e estar separada de Almacenes, que en el momento de
~-LOfPe'1Ta'Os'"Y"''i;;-~~t\2i~R~?ne~ se realizan por escrito, per? i1a recepcion s610 da.conforrnidad porIa cantidad.
,
cuando no se llega al monto estaDleCldo, las consultas pueden reall-'
Constitui:i6n deseguros sobre mercaderfa en trtinsito
zarse portelefono. En el caso_de compras menores po dna efectuar,.,'
'
.. , .
.' . .
....
'':'''Y'''~JJ:':''''''a'~\I''\\'':':;; >"'i'
.
.
Se recomlenda la contrataclon de seguros para cubnr el nesgo
d tId d I d t
.. ,
.- .. . d 1
se Ia comp~a. en lorm uireCLa,
" i, c ~f"ff'l( ," t: -~~, ; ,:~1 ;'"i~-,~,""
. e ras a 0
e os pro ue os que vlaJan por.cuenta y pesgo e a
-y,fI. .}f~~~,~$fi1.8~~la~Wl'21[i:', ".
"
..empresa.'
. ,'
~J~~2l}tOOicertar;~ci~?trato se debetomar en funcio~ de l~,
., Prenunerocwn defo~larios
:v~mlento e tenes, .cen ser numera os corte ativam~nte yen Of
:':lD1l~~)YiY,~F~m119a:)1~;de?ls1o.~ de compra,1}men la tomo debe m- :ma preimpresa. , ,.
.' ...., .'
'.
tery~wri5?A:Y tirmaJaCOtIZa~10~ del proveedor 0 la orden de comEn este cireuito es conveniente,laprenumeraci6n de las soHci
pra': rnoJ eD
tudes de compras, ordenes de compra, informes de reeepcion y de
!~:control de calidad..
!
(I
\.
87
------~----------
'.
ri
-,~",,-
P'
88
89
SUBSISTEMA DE COMPRAS
4. Inform~ci6n gerenciai
mnlerius primus
y mllterirues.
comprn.
existencinS.
I compra.
- Reqllerimienlo
Ilcomprns.
1-
1-
-lnformede
6. Registracion
!Registro de.
Iprovedores.
- Antecedentes
. deru:i\udi~acion:
- Remilodel
Proveedor.
\ -Ordenes de
I -lnforme de
\ - Ordenes de
compm 0
contrlltos
pendientes,
Compra
pendienles.
Recepeci6n
!Ji!!
- Emision Orden
deComprno
contrnto.
-Qrdende
Comprno
contrnto.
-Informede
-Control de
RecePci6n.
cUnlidll.d y
culidnd.
-" Remisi6n OJ
I
Aimacenes.
- Vnloriz.aci6n
Asienlo de
bienes reClbidos., CIlentils OJ pagar.
J-
90
SUBSISTEMA DE COMPRAS
Ln
<C
:z::
0:
W:J
e
o(w
xe:
u
w
II::
I
Z
cotizaci6n
........
rll
w~
Ll.
u.
91
og
O:::l
oj::
<C
(!iu
ate
z
0
-e:
0
0'l1li
III
0:<
0..::1:
rr.
0...1
wi:
>
I-
-<
g
'"
I
til
...I
:tm.
a:
D::
-a:
c..
:E
0
IIJ
l-
U,I'
::E
I
...I
IIJ
e(
o
a
::l
I
-
H--Imoz
I"
~I I~
II),
WI
<
(j
..
i=
>
~
u
II::
III
_1
L..L_._
Fig~~ra
5.1
lt1
2
~
I&J
a:
tL
IX
9
:>
92
.---r-r-"-"--''';''--'-'II
"
'
<!1
<1';'
a.
J.
i'
8
g
0:;
6'
~o
'/6
>
~
11.
II~
IIIz
0
u
ii:
.'
OJI-g;8
III
,-,--, ,- ' - r T
'I~...,
<:
'. ~t.,
zr'
"
u,
0"
<I~+~'
.r-+--I--+-'...J
or(
II
0,
a.:, .
IJJ.
'
11l'
a:
a.
II.
0(
0:;,
~.
~.,
a:
LJ
:IE.
ViH>I~:
0:;'
I-:
.J.
;(
.a:
if
I~~'
N : J
a.
1:::E..:e
sg ~
i g5 Q'~ Q
~~;(
~"f!i'~:!:. 9
.
J. U
w . Ill.
I1l 0;
,;0
;(,
f0. 13
f1111
>
o(!:;:z Z
I1lI11
~
::I:
,.... a:.lUo(
....
Q
o~'I'.,j"..
~
,ij
'"o
g.,. .
: or( ....
'0
...';:.f.'1~
III
.~
10
u::
j:'
o
1'11:11 'Il!,'
.t! '
II
o 1..,...
l
o
a0(
or(,
..n'ji'~U
vi
Q
0( o ,I!! Z
.. Q
J O z oo
:J 0 ':::E
_ "ILa:
" ::1:' ... I1l 0 o
o15iilIL Z
I1l
I1l
0:;,
QI
I- ..
8
VI
:I~
~ ..
oj~., ..
~.
:J
r'--1 ~I'"f~',.--..,
It
~I'
" ~
93
:J
'1IIA.,j,.....
SUBSISTEMA DE COMPRAS
JAl'!C\l1L!'.Wr.
a: u
oIII
8a
~.
J
iii
,1
j
Figura 5.2
'
94
SUBS/STEMA DE COMPRAS
.....
Modulo 5: Recepci6n
~,
PILANILLA DE EVALUACION
.DE PRESUPUESTOS.
'.
E Foc"ffi'
I '\
Malerlal requerido para:
Cdct
Ad.
--
S~
DETAUE'
N'
Pt_
Jndlcar I.cha
,.,.,;...., 0lIfI'/fid<> p _otdGi HI
..
if
1I
..
TOTAl.
L_---'
.'
\~~: . \ I r! \J
, . OBSERVACIONSS
Aprobsdo por
M6,dulo 6: Contabilizacion ..
La contabilizaci6n dependeni del sistema contable que tenga 13
organizaci6n. En generClI, puede afirmarse que Contabilidad debe
realizar la,registmci6n en el momenta del ingres() de la mereaderia, .
reflejando el aumento del inventario en una cuenta de activo yacre
ditando una cuenta de pasivo. Obtiene los datos del IR, que valoriza
segiln Ia ~C. . .
.
95
'Ar::larttcilln c/lJlirmas
,.;"'' '
SUBS/STEMA DE COMPRAS.
,ORDEN DE COMPRA
97
t ~ltr~jOO I
I.
0056.
, - 1_ _ _ _ _. , - - _
",'
CODIGO
Ingreso de
Datos
--~--l
DIUCIIIPCION
CAlmOAt!'
N\TlCUL.O
I. PMCIQ U'UTARlO
l i TOT .. ~
Consulta por
pantalla
Narrativo:
En Fabrica, tomando como base laotdende producci6n, Se leoNOlClCI<u III PAGa
emite el pedido de .material~s P?r duplicado y s~ :nvian ambos a: ._"II:ACIONUUPli~'
':T~:AL
Almacenes. Se archlva pO.rrua
.. 600. . o - lAM .\.
'
. la. 'orden
' . de
, producclOn.
.
..
. ,:. IALT1!:RNATIVM . It 6llf QO 1
2) En Almacenes eI operador ingresa a laterrninaly-consulta' aW,GO ' . .
.
el archivo de ~tock, para versi hay existencia.
.
'~C\",ENT~"'A I ,1MRc~,~'~~;~~RARENI' . '. ':.\HORARIO'
3) Encaso negativo, ingresa el pedid9 y'emite. Iasolicitud.de
compra por duplicado.. Envia eI original a Compras y archiva en fonna
provisoria el duplicado junto al original de pedido de materiales. Se re:.:
mitetambien!el duplicado del pedido de. materiales.con sello "En tra
mite de coIIlPr.a" a Fabrica\.
.
'"
.
,
4) En Compras, tomando como base e1 original de la solicitud'
de compras se inicia el tnimite de compras, se ingresa a la terminal~ .
se accede al archivo de proveedores y se emite e1 pedido de cotiza
ci6n. Se envfa una copia a cada proveedor.
,Figura 5.4
' 1 1:. . . ..
I.
,
I'
",
"/.
.-.!:
..
'f"J~
.'.
'
4",
98
SUBSISTEMADE CQMPRAS
.
Se coloea el nurnerode parte de recepci6nen cada legajo y.se "
. ..' .
archiva definitivamente.
. ....
. ' 13) En AImacenes se controla el reInito con. e1 duplicado de)
parte de recepcion, el que se finna y se entrega a Recepcion como
sello de cumplimiento de ese .sector. Se controla Ia mercaderia reci
bida con el duplicado de Ia solicitud de compra y el original del
pa,rte derecepcioll. Seenvfa a Contaduna el remito duplicado y a
Recepci6n eI.parte de 'recepcion duplicado.
.
14) Tomando cOnio base el parte de recepci6n se ingresa ala
tenninal, se accede alarchivo de stockyse 10 actualiza.. Se arehiva
provisoriarnente" el p.edido de materiales recibido anteriormente. Se
archiva definitivamente Ia soIicitud de compra junto al parte de re
I iii ~3
U'lI
00
g)
..-l
QI)
t;
~
61-
".
ii:
'I;;
~
,.J a.
oJ
;~
"'Q
....a:
z:
ou
~ \t
Ii
~
~ s
~ It
Iii" -..-,
a
:t
~I
.;
;i
1::11
99
!:
;
Ii~'j >--'"_...,
:
q
r~
I
i
...~<~-.:'
I~
""
III
o
:Ii
I~
z
... ""
0:
<I
I,
l.'
:r
,"
'i
If
I
!
!
00
II
.........
ct
~
~
~
......
'.fl
Figura 5.5
100
.
T~~--_-,....
'
SUBSISTEMA DE COMPRAS
REcePc!i::w
COHr~
101
1
,. I.
, 6. 'Para ~U autoevaluaci6n
1. Como jefe de costoS! de una importante empr<:;sa; i que ndce- .
sidades de informacion ptovenientes del sistema de cOIIipras te'J;ldria
cada mes? l. CuaIeS. sedan esas necesidades 81 fuera Ijefe de' presu
puestos de unaoficina del Estadonacional?,
, ...
2. En su tarea de analista de, sistemas ha releva~olasigui~nte
informacion proveniente del encargado.decQmprasY,depositod,e la
sede Rio Negro 4e una empfesa de.serViciospetrolerqs: '
'. '
,"EI manufildE! proced!,mientps'E!s muy burocratlcQ' y no co~tem.
pia la tealidad anla que nos deseFlvo\vemos; Hequierepediri CQtizacio~
-nes, confebcj6n de la orden de'compray deFpartede{recepci6ri.La
urgenyia de 10$ pedidosen nuestra a9tiyidad hace que nO.se PtJedan
,pedir Cotizacio~es poresctitQ. Respecto alas 6rdenffs, de:comp1'8 10
que hacemos as reallzarlacuando lIega lafactura de, tal manera qye si
recibimos la visita: de IS: auditorfa jntemaobssrveelcumplimientQdef .
manual; adicioAalmente con la fa'Gti..iraestarri,?s segurQ~ de :que' rlQ co
metemos ningunerror. Alga simil~r.hacern.os con los partes de reoep
br6n. Muchas veces la urgencia a \a qu~ hies referencia anteS: hacs
que losproduclcis vayaildirectamente 811 pozo 'Con,loqueaJindeimes
, nos pasamos 1 0 2 dras cargando datos ,at complJtador para~ GonJ,e,ccio
nar los partes de re~epci6n. .
'
la
..
'.
'"
ria:'
1'
FiglU'tll 5.,6,
,'.
'"
"
,,'
',,' i
"
i!
'~i
102
SUBS/STEMA DE COMPRAS
nado ftem. Tres anos atras t el Sr. Matras sufri6 unaccidente y fue
reemplazado por otro empleado, sucedi6 que la produc,ci6n debi6 dete
nerse dos veces en 131 periodo de un mes, per falta de suministro de
materias primas por parte Cle Almacenes."
Inventarios fisicos
formacion:
103
"
-t-'
:,1
:!7
104
.....
FUNDACION UN/VERSIDAD A D/STANCIA. "HERNANDAR1AS"
<~{
do.
,
par el fondo, 9/ cajero cuanta con una lista d~ los nombres y firmas de
.
Por ofro lada; isola! autoriza gast03 debidamente documentados .
,~.,
'.
, ",.
UiIidad 6
Subsistema dePagos, .
"
El
1. Alcanee
EI subsisterna de Pagos, que empalt;na con el de Compras, vis
to en.1a Unidad anterior, comprende des-de el momento er que se
controla la obligaci6n' pendiente de cancelaci6n h3.$ta q~e el. pago
,se-hace ef~ctivo mediante la'entrega de los .valores al acreedor, se
recibe la constancia del, pago y se efecrua la contabilizaci6n' corres:,
'pondiente.
,: i' '
'El sector Cuent-as a Pagar (Hamado tambien Pago a Proveedo
res o. Liquidaciones) es quien reune la documentaci6tftelPTIda a
compras U otras obligaciones de 1a empresa,. ~ con~la yconforma
para su pago en termino. , "
, "
",
....
107
SUBSISTEMA DE PAGOS
106
IVlodalidades
" Pago en sede del acreedor
El paga se efecrua directamente en el domicilio del acreedor y
en el mismo momenta se obtiene, elrecibo correspondiente. En es
tos casas es convenienteque la empresa cuellte con un seguro de
valores entra.nsito para la cobeitura de 'pcisibles riesgo3 pOl' el tras
.ladp de fondos por parte de lo~ empleados~
.. Pago a un cobrador
. '
1!1
caja chiea
un banco
.~.
"
movimiento de jondos
el
" SeparaciOndejlmdones
to!
. SUBSfST5MA DE PAGOS
Aqlleos sorpresivos ,
Se r'~alizan para verificar 5i los valores en existencia coinCiden
con los que surgen dela registracioncontable. El' arqueodebe ser
sorpresivl) y realizado por persona ajena a Tesorerfa.
Conceniracion de 1a responslibiiidad .
. Una solapersonasera la responsabl~ de la ,?lIstoqia ydel rna
nejo de fondos (tanto delos val ores coino de las chequeras y talo
narios de reCibos en blanco). EsaperSOn1.1SUeleserei tesor~ro .. EI
clarificarlas respOhsabiJidades imptilsa al, e.mpl.eado a realiiarlata- .
rea con mayor celo, pero se debe cO'mpiementar con otrasmedidas
que ayuden al responsable a manejary conti-oIar los bienes c'onfia
dos a su custodia;
."
.:
'.'
'", ~
'i
.' '
"'-:::
".'."
t09
.. Canciliaci6n bancaria
Es un elemento de control muy efectiv(), tanto' para la organi
zaci6n como para el 'bailco, teniendo en cuenta que las cobranzas ' .
tienenqne ser,depositadas en su ,totalidad y que los pagos deben
'.
. efectuars(~ con cheques contra la misma cuenta.
. En(~ste caso, tambien es conveniente que laconciliaci6n fa
practique personal ajeno al sector.
if)
USQ
del cheque
b) a favor de una persona 0 razon social determinada con la clausulil ~'no a laoroen",
c) al partador.
'.
,
La emisi6n del cheque al,portador convierte en titular del misrno a,quien 10 posee, pudlcn
do deposita rio, transferirlo () hacerlci e.feclivo por'Ja simple entreg'a. por Io'cualliO cheque
emWdo de esta manem no siempre puede.llegar al acreedor pudiendo ~er t1sufructuadopor
quien se ap.odeni de eL
'
"
_
En eJ caso del cheque emitido'''a filVor de.una persona 0 razon sochil detenninada",su be
neficiario es aquel a cuya orden se emili6 0 quien 10 recibi6por endoso;
,
Cabeaclarar que la pcisibilidad de tnlnsfeiirmediante el endoso los 'cheques emitidos a favor de
una person<, 0 raz6n social es una niodalidad introducida nuevamenle par la ley 24.452.
'
EI eodosp.' puedeno designar el be'neiiciario, 10' que se denomlna, endoso en blanco. De
esta forma. el portador puede lIenar el blanco con su nombre 0 cOn eldi: otra persona OTll.
z6n social, endosar nuevamenie el cheque en biancO 0 a otta persOna 0 raz6n social 0 eo
tregar el cheque a Ull tercero sin lIena. e1 blanco,lli endosar:'
, '.
.
;."",
~-,.~,.;;; .;;:~~,;!,!,,~,r"'.;~:i'
::~:
--'~";7
110
.
SUBSISTEMA DE PAGOS
~
i :
!}
I'
r'
111
~-
Como puede observarse, esta forma de emisi6n del cheque 10 convierte ell un che
que al portador, con las consecuencias seiialadas mas arriba,_
Una forma de limitar elriesgo de las dos formas de emision del cheque vistas es cruzando
10 con dos barras pamlelas en el angulo superior izquierdo. Dicho cruzarniento puede.ser
.
geneml 0 especial.
El rruzarniento geneml solo Iimita al p'oseedor del cheque a depositarlo en una cuenta ban
caria no pudiendo cobrarlo en venramlla. EI cruzamiento especial implica que entre las ba
rms paralelas se coloque una leyenda que indique que el cheque es para depositar, uniea
mente, en la euenta a cuya orden fue emitido.
.
La forma menos riesgosa de emisi6n del cheque es cuando se to hact u a favor de una persona 0
raz6n social determinada can la ch'iusula no a In orden". De esta manera el cheque solo pu~e
ser cobrado pOl:la.persona 0 razon -social a cuya orden fue emitido, no pudiendo transferirse
par endoso. Eli mas, para mayor garantia, tambien puede cruzarse en fonna especial.
.
A~e.mas, ellibrador C?m~ el.~ortador de un chC9ue pued~n indic~ el destmo~et paga ins
depago libmda a dfas vista a contar desde SII presentation para el registro en una entidild
Ello implica que el ejiente de una entidad bancaria (banco gimdo) debe solicitar:
4. Informacion
ger~nc!?l
~.
~_
____~_
112
A timlo
ejem
D()de:nos men(;ionar
~"'-Resumen
veneer.
-. Detal1e de 10~ diez principales acreedores.
. - Saldosdisponib1es en grulCQS.
lUS ',:)fecios
.J~"''''"'-'''''' con los cotizados prev'amente
(';1 proveedoL
- que in factura
!);:;
comprometidos porel 'H,n;,~,.~, II H
- que las condiciones
pago .respondan a las preyiamente
pactadas.
- que, los totales . y los impuestos pertinentes estell bien calcu
lados."
i !
- Cuentns a
Pngar.
- Ordenes de .
CO!llprn, Remito
e Infonne de .
Recepci6n.
(Legajode
'
2. Liquidati6n
,- FactW'll Y
del,Pngo.
Legnjo
conlrolados.
3. EmlsiOn de!
Cheque:.
4.Pngo
-Of'
5~2.
113
Control de In
Factum. Remito,
Inforrne de
Recepci6n. YIII
Onlende '
Compra.
..:. Registrnci61l
-Factum y
LegnjcJ, .
- NotaS credito
debito,
- Subdiarios
prove~dores.
-Cheque
- Comprobnntes
relenciones'
5. RegistnlciOn i
1- Recibos.
\ - CuentaS
- Orden de Pago.
Corrientes
Provecdores.
-Cuentas
Bancarias.
.. - Actualiznci6n
CuentaS :'
COrrientes.
" - Actuoliznci6n
Cuenllis;
",".
114
SUBSISTEMA DE PAGOS
Cuentas a Pagar
in
.,
IL
a Proveedor XX
CI
CD
Q..
Id
.Q
..
15
.~
w
."
'0
'"
'"
lii!
.g
'"
';:;
'"III
"'"
III
Figura 6.1
115
116
Modulo 4: Pago
Tiene Iugar cuando el departamento Tesoreda entrega 0 remite
recibo a Contaduria.
Modulo 5: Registracion
Sobre.1a base dela orden de pago, Contadurfa debita el pago
de la cuenta del proveedor'y acredita lacuenta de banco y retenci6n
de impuestos si corresponde, seglin eI siguiente esquema contable:
Proveedor XX
a! B;o. YY - -eta. Cte.
~ Retenciones Impnestos
No~a sobre el pai,o de, sueldos y jomales:
Cuande en el punto 2 se comentaron las distintas medalidades
de pago; se mencionaron para el page de sueldos ciertas tareas pre
, vias a la liquidacion del pago prepiarnente dicha: el control de asis- .
17
haberes.
modulos, se describen
.. Control de asistenda
departamento de Personal es quien realiza esta tarea~ Para
ella esnecesario que eada sector remita diaria,: quincenallo men
sualmente, la informacion referidaa ausencias, pennisos especiales,
'horas extras autorizadas, .etc. Asimismo, debe ..existir algurt medio
de control que permitaconfrontardiC:ha informacion tal como las
tatjetas reloj 0 planillas donde elpersonal ficha su horario de ingre
5.0 y egreso a Ia organizaci6n.
III LiquidaciOn de haberes
. Efectuw;l.o el control anterior, las tarjetas 0 plattillasdefiIma se re
miten a1 sector Liquidaciones para que"sobre la base de la infonnacion
contenida en esos elementos y en los registros. y novedades que,dispbne
el sector referidos a1 sueldo de cada empleado, asigmiciones familiares,
descuentos, etc., se efecttiela liquidaci6n correspondiente.
.
I Para llevar a cabo esta tarea, nbrmalmente se cuenta. con soft
ware de aplicaci6n que realizaJos calculos pertinentese iniprime la
liquidacion.
.
.
.
Come producto de las operaciones desarrolladasen este m6du
. 10, se obtiene:
.
'.- planilla de liquldaciones.
-recibos.
- sobres. de los haberes.
-libro de sueldos y jomales.
11 B
Narrativo:
compra,correspondiente;
. - de Recepcion, oi original del infonne de recepcion y el reM
mito, confonnado (original).
2) El Proveedor envfa la factura a Contadurfa.
3) Contadurfa realiza el control de la factura (original), 01 re
nlito (original), eI informe de recepcion (original) y la orden de
compra (duplicado).
4) Confecciona la orden de pago por triplicado. Remite 11 Tesore
ria los dos primeros ejemplares de la orden y archiva Ja ultima copia.
Envia a. Getencia Administrativa el resta de la documentacion
(legajQ: duplicado de laorden de compra y originales del infonne
de recepei6n; del remito y de, 1;. factum).
,
, 5) Tesorerfa prepara eI cheque de pago at proveedor, coJocan
dole laprimera firma y 10 envfa it Gerencia Administrativa junto
. con el duplicado de la orden de pago.
Archiva el original de In orden de pago.
6) Gerencia Administrativa controla la documentaCi6n (legajo)
con el cheque y ei duplicade de la orden de page.
InutiIiza la documentati6n con un seUo de "Pagado" para evi
tar una nueva presentacion.
7) Coloca )a segunda firma al cheque y 10 pasa a Secretarfa de
Gerencia.
.
Envin la documentacion (legajo y duplicado de In orden de
pago) a Contaduria.
.
.
8) Secretarfa de Gerencia envia el cheque al Proveedor.
9) El Proveedor emite el recibo y envia a Contadurla el originaL
. 10) Contaduria control a la documentaci6n (legajo y dupUcado
y triplicado de la orden de pago) con el recibo y la archiva definiti
vamenre. Registra contablemente el pago.
Diagrama de Interdependencia Sectorial:
(Ver figura 6.2)
ISUBSISTEMA DE PAGOS
119
~l!
I~iL
fr
M
I'll!
liill:
Hi!
- rn
:!!
I~
i
~
I
I!
il
[!J [HE
i
8fT
,~ ,~f
uT
~[~
lJ 1 . ~ I
,-l-
_~
_ _ _-.J
Fip.ra6.1
120
FUNDACION,tJNlVERSIDAD ADl$TANCI*~HERNANDARIAS
.
:;SUB.SIS!TEMAIIDE:.PA.GOS..
121
1;;/1, . . . ; . ;.
6. Para suautoevaluaci6n
.
descrfbala brevemente;
.
"
' .
2. DeJas siguientes nonnas de control interno, l,cmiles son es- ,
pecfficas4~lsubsisteII1a de Pagos?: '.
-. Inventarios ffsicos.
rn6dulos. .
.'
I .
..
,
.'....
'
,,
4. l,Por que es necesario que Cuentas aPagar redba una. copia
de la orden de compra, del! remito y delinformede recepci6n? '
5. l,CuaIes son losformularios que tienen origen en el subs is
,
7. En las empresas qonsultadas para responderelpunto ante
rior,observe cuantas copi~ se emiten de la Orden de Pago, con que
finalidad se emitecada UJ;1a, ,en que sector se ,archiva cadacopia Y
que ordenamiento tiene cadaarchlvo. ' ' ,
'
&. Si usted fuera gerilllte de finanzas de una empresa l,que in
pedido; ,
1.1
,:
..
..9,,11.
Unidad 7
Subsistema de Produccion
El
1. Alcance
El subsistema. de Producci6n abarca desde el p1anearniento
hasta laobtencion del producto terminado y su entrep a Alrnacenes
y su contabilizacion.
_
_
Analizar el subsistema de produccion implica hablar de un
conjunto de actividades t:iiversas.Asf, para Henry Mintiberglas de
fabricacion son funciones del coraz6n operativoya quetransfonnan
_ los insumCis en productos. mientrasque e1. rnantenimiento y el in
ventario de materiasprimas proveen apoyo directo a la funcion de
- produccion. Segun este auto(lbs capatacesde planta confonnan la
--linea media,rnientras que los analistas de metodos de trabajo (inge
nieros industriales) y los analistas de planearniento y control (pro
gramadores de la produccion) integran la tecnoestructura.
"':::::'..,
124
2. Modalidades
'.
,..1
Producci6n continua
"
'.
."
se
125
SUBSISTEMA DE PRODuce/ON
. FUNDACION UNiVERS/DADAD/STANCIA"HERNANDARIAS" .
\,
.\
"
.~
\ ..,
"""
126
items.:;'
.
Ajustes de inventario .
Los ajustespor diferencias de inventario debenin estarvalida
Custodia de 'existencias
pedidos.
. .
I'S
127
4. Informacionlgerencial
Los datos referidos a las operaciones de produccion que se en
cuentran disponiblesen registros y archivos constituyen la base de
1a informaci6n que seprepara para uso de lagerencia. Como ejem
plo de la misma, podefi1oS mencionar:
- Producd6n en unidades por tipo de producto.
128
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
I Orden de
Producci6~~""""""
Fecha deil1!cio:
129
'.........--...-
FechGl.
terminaci6n:
Cantldad
, Precio
Details del,Trabajo: _ _ _ _,
2. Fabricaci6n.
-Orden de
produccion.
.
.,,---
3. Seguimiento. '
_ Pane dlmio de
producci6n.
- Emilllpedidti
de llIlIIerioles y
Parte dlutio de
Producci 6n.
Proceso
..;.Control de
avance de In
Articulo
Imports
proollCci6n
respecto de 10
4. COIitrol d.,
dad.'
caii-I-producci6.n.
PMe diooo de, 1- Espetificac'
lecnicllS del
-Control de
clilidlld.
--,-
pro-l-prodllcci~n.
PMC
5. Entregacle
ductos rermian
dos.
'~
"
I}Subtotal
-"""--
Mano de Obra:
' i "
Proceso
' '
i,
...
,'
Importe
-,-'-
01) ,Subco't,;
I) + II} +111) ,
"~
F~gura,7.1
130
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
iT
....
IVIlI1Ull., el departamento de
PECIDO DE
Produccion emite la Orden de pro
NomblOde
REAP'lOVlSIONAMIENTO
!aempro:il&
ducci6n (OP) (ver figura 7.1). Este formulario indica la discrirnina
cion de la materia prima que se utilizani segun figura en el
C! Cpmpra de nuevo slock
o Aepetiliva
puesto y en los distintos procesos par los que debecircu]ar. Los
sectores productivos deben anotar las cantidades realmente utiliza
o No repetitlva o Aeoosicion de slock
das y las horas trabajadas. Es conveniente el annado de dispositivos
de registro id6neos para lograr que a medida que una orden pasa de
Aequerido para el ...... / ...... / ..... .
un sectof,U otro se vayan anotando los consumos.
Suele emitirse por triplicado y distribuirse de las siguiente. ma
nera:
Cantidad I
CanUdad
I. COd.
d"
DEseRJPCION
Original: para
plld/elsa
IIInlteflada
/I'Ill"tW./
o Duplicado: para Planeamiento y Control de 1a Producci6n.
TripJicado: para Costas.
Modulo 2: Fabricaci6n
Depended. del tipo de producto, del tipo de proceso y del tipo de
industria que se considere (continua, intermitente 0 por montaje).
Los distintos sectores productivos, ]uego de analizar las nece
sidades de materias primas, solicitan los materiales necesarios a tra
del Pedido de Materiales (PM) (ver figura 7.2).
Suele emitirse por cuadruplicado, en cuyo caso se distribuye:
., Original: para Costos .
Duplicado: para Almacenes.
Modulo 3: Seguimiento
Se emite el Parte
de producci6n (ver figura 7.3) donde
~ Triplicado:12ara Cpntabi~~l:td.
'1',
<'f;,t~;',
ScVlcitdo
Aprobado par
ConJrotado
Aimacones Compru
por
Ad.... arflrmu
P~ldo cumelldo
. . FU8ple:pungitore (1994:38)
.
. figura 7.2
-..,
SUBSISTEMA DEPROOUCCION
132 .
133
Modulo 4: Controldecalidad .
C~mprende el Gontro! cualitatlvo deja produccion,esto es, el.
control'del cumplimiento de.1asellp.ecificaciones de,calidadde dise:
no del product() elaborado. En este. in6dulose hace referencia ala
funcionjudicial asociada con lacalidad:~aquella realizada por el de.,
partamcl1t0,deControLde. Calidad. Dicha funci6n .noinvalida Qtras
. de caracter legislativ~ desempefiadaporIngenierfade Productoyde
caracterejecutivo a cargode Fabricaci6n.
. ... ..
.
Aunque enalgunas o,rganiza:c.ionesseewJte el Parte de control
de calicta.d,este comprobante puede obviarsCi? cuando el parte diana
de producci6n preve uri. espaCiopara reg!strar la conf()r:rnidad de
Control de Calidild..
. .
.
o
o
0
,.
c
9
z
z:
'Q
.U
.::>
-0
u
en
Z
11.1
11.1
en
U
<C
.>
car:
o
......
;:)
u
'
....Cle
'"o
a:l
!.
<
I 1 . I II
c
....
z
\5
Almacenes
Narrativo:
ii
I I
.11.1
'Q
u
u
.:;,
,.0
car:
0.
en
~
III'L
I,
~I
::r:
u
11.1
...
on
:51
<z
-0
<
CleU
OU
~:::l
11.10
00
Cle
zD.
.11)
11.1
-<iP
... ...i
11.1;0
...... 1:
0'1
m1z
-<'0
...
u
11),
. I
"".
~,
z
1 oe(
i
>
U -.: ~I
U
I,
w
-0
u.
.11.1
~.
...
~:
'
~ll
a:
oII..
o
l:
en
e
...I
u
W
:::)
I:Q
::r:
. Fi~ra.7.3
. ".'
"~-'-"""7"""",:~~T
:..:: "
",:.:
'" ;
~.:
. SUBSISVEMA DE PRODUCe/ON
134
Conbililiidaq
J\lrruil:tooas
c..l<I.
.' Ca,lIibnld.
135
Cursograma:
(ver figura 7 A)
6. Para su autoevaluaci6n ,
I
FigUra 7.4
136
":.'"
"I
...'
'"
.,
f,
~,;
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
137
~-
138
. -;:::-.":::":::'"
~AtU.
*WfH&fNL L
&L2ELJJYid&ii&&i&it&&ili&&ii_
Unidad 8
Subsisterria de Ventas
EI
1. Alcance
El s1,lbsistema de Ventasabm-ca desde la solicitud del'cliente y
recepcion del pedido, qasta la entrega del bien 0 la prestacion del
servicio y la registracion en los libros de la empresa, pasando pre
viamente por el controll de pedidos y del credito, asf como la factu
raCIOn.
Peter Drucker, en d anaIisis de las actividades en una organi
zacion, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecu
tar una labor comercial sistematica y organiza:da, como actividades
que aportan directamente ingresos, entre las actividades que produ
cen resultados.
'';
SUBS/STfMA Of VfNTAS
'.,
.
infonuaticas.
.
'
",
140
,{,.,..,.
2. Modalidades
su
en
::,:.,
-.;.'
141
.
Si nos atenemos al pedido de cotizaci6n podrfaexistir no, y
143
FUNDACfON UNIVERSIDAD
A DISTANCIA
"PTERNANDARIAS"
.
.
142
Movimiento de bienes
Control de lajacturacion
Infonnadt~~~renda~
. ~ __ datos
:;1.
operaciones de ventas se encuentran
en los registros y archivos (subdiarios de ventas,
cuentas a cobrar
y en las fichas de c1ientes .il otros) y son la base
la informacion
que se prepara para uso de la gerencia.
Esta es quien establece los perfodos que abarcan"i la informa
Cion (semanas, meses, trirrtestres, etc.) y 10 referido a la fonna de
presentacion (diagramas de barras, estadfsticas, cuadros comparati
vos, gnificos). Como ejernplos de infonnes pueden citarse:
versus presupuestado.
- Monto de vent as
- Manto de ventas comparativo de los ultimos 12 meses.
- Lista los
' COlli saMos vencidos en cuenta f'n'rMpntp
- Listado
los
habituales y que no han comprado
en el ultimo meso
- Listado de
crecHtos
importantes y condiciones
en que fueron otorgados.
- Tiempo promedio 'de demora entre el pedido y la entrega.
- Notas de pedido pemdientes de entrega.
144'
SUBSISTEMA DE VENTAS .
\
Cllenta. .
'1 Co!riente'
Clientes.
-Control
Gte., NP
eta..
nprobadas: y no
faetllrlldllSY
.,;. Regislro NP
limite de credito.
. aprobndns y alin . - AIllorizaci6n
no futtumdllS.
del Pedido.
- Actualil:.
- NOla de Pedido
IlUtorizadll.
. - Limite credito.
regi~ro:NP
p!:ndientes de
3. Preptll'llcion
delPedido
- Nora de Pedido
nIIrorizocia.
- Pi ChllS stocl:: de
artlculos.
-Control de
stock.
-Emision de
Remito.
;... Actunliz..
-Envlode
4. Despacho
~tock.
-Il.emito.
- Nota de Pedido.
- Remilo.
- Parte fallantes
. de mercnderfllll.
- Hoja de RuUl.
'
145
-~emitQ.
+ Pedidospendientes de facturaci6n
:
- Cobranzas recibidas pendientes de regiptracion..
5. Pllcturacioo
-FlII:tura.
-Remilo.
6. R'egisUru::iou
-i'lil.cturllr
-Remiloj
- SulxilariQ de
Vemas.. '.
- FllclUI1lS. .
- Remitos.
-Contnbilizacion
FIlCtunlS. .
-Actuali4. Ctas.
Ctes. '
;"N Dinrio.
Resumen.
Helms Srock.
- Confecci6n A.
,. . _-- -'-'-"-~"-"~",.---------------
,
En el d~partamento Almacenes reciben la nota de:pedido del
m6dulo anteriOI, con elobjeto de controlar'si hay existenciapara
preparar las mercaderiasy los remitos'que enviaran a E~p.edici6n.
Si n~ hay exis~encia, se solic!t~ a pro~ucc~~n !ai n~p?sici6n
de los articulos, y S1 son. mercadenas de reventa se efectuara ei pe
..
...
dido a compras.
El Remito (R) (ver figura 8.2) es el comprobante-!que ernite
parte vendedora para entregar lO'vendido .~n eldQmicUio indicado
par el comprador. Se lo.utilizapara.detallary ~compaii<u:las m.erca
derias y para comprobar su entrega. (ya qu~ debe ser lfirrnado. de
confonnidad por quien reeibe el envfo).
' ."
.
El rernito es importante para las dos'partes que interiienen.en
si~das de
la venta, 11. Ia partevendedora lepermite controlar
las
11'".
146
00
147
SUBSISTEMA DE VENTAS
Documenlo no yaUda
soma factur'"
NOTA DE PEDIDO N
Fecha:
CUIT:
Ing. Brutot
F..:hR: .......... / ...-..... 1..........
SMOrCl$: ......................................................................................................................__
DomiciJio
Seilor(es)
__.,-""""',,'''''
Enireglll'
Laa
rVA
Resp. No lnscrip.
emT:
an: .........................................................:.............-...........................................
...... -..
11..._
DESeRIPCIDN
Pue:/:
Obu"yaclcinell: ..............................._...........
:=:::::::::::::::::::::::::::::::::::~::=::::=:::::::::::::
BonIficacl6n: ....................................
[-1"""""1-- I
Cantidad
Detalle
RECIBI CONFORME:
N' Habilitaciim
OIUGl-. .,~/,< .
. .
lJ>I
, Fecha de impresion: .
CI,I~
Figura 8.1
Figura 8.2
SUBSISTEA4A DE VENTAS
148
d]
AC11J!<'A:
Identificaci6n
dlel emisor
X.
fe.::i1E:
CUlT:
Ing._B.ru!.Ds: _
Cl{-<";"J3
rrev. An
y Comercio N.":
. Domicillo
Sci!or(e!i)
IVA
149
Rcsp. No Inscrip.
CUlT:
Condiciones de ycnLa
RBMITON!
Deuillc
Cantidad
.Pn:cio uniLario'
.Total...
. I
Modulo 4: Despacho
..
: I
I
DescUCIllo
"'.'
," .. '"
., !
'l
..
,
,
\
.
, I
-j',
Subtotall
mpucstoj
Subtotal:
IVA Insc. %
IVA No Insc. %
TOTAl:.
Imprcnlll:
CUff:
Fecim de impmillIC
NO Habllltaci6n
N XlODCXX aI Y'IY'fI'I.
Figura. 8.3
~ i
I
150
'"
SUBSISTEMA DE VENTAS
Modulo 6: Registracion
La tarea de Registracion, a cargo de Contaduna, comprende
dos procesos: uno diario de pase de las operaciones al subdiario de
Ventas (c,on el detalle exigido por la legislacion vigente) y de actua
lizaci6n de 1a Cuenta Corriente del Cliente; y otm, mensual, consis
te en el asiento resumen de ventas, segun e1 siguiente esquema: .
Deudoresporven~
a Ventas
a IVA-Debito Fiscal
Nq;~rativo:
adherido a1 talonario.
2) Administraci6n de Ventas control a la nota de pedido con la
existencia.
.
PiguraS.4
151
152
SUBSISTEMA DE VENTAS
153
"
.~~~~
'
la segunda copia.
.
.
AI terminar el dfa:
..
~",,".J
.'. '::.> ~~
'.~.
}:.:-:'.:,y ~:;~:,,:-:~~.:.>5~-:.:r;~::,~
,:
:~,
:;-....
..":'
:',~:"
",
..
"
101'"'
154
~'WW4ffl'f"6rre"U 'wp@
*fiNtfHW E 1!1IM'fMMM&M
.A
Unidad9
Subsis~ema
de Cobranzas
.En
1. Alcance
El subsistema de dobranzas comprende desde el momenta en
que se detecta que un eredito esta en condiciones de ser cobrado y
basta que los val ores ~ercibidos ingresan en 1a empresa, par los
cuales se entrega a1 cliJent~.el comprobante respectivo. Luego se
. efectiia la contabilizaci6p correspondiente.
El sector Cobranzals es quien detectaqueun creditose encuen
tra en condiciones de ser cobrado a partir del vencimiento de la fac
tufa a del documento.
,
sector Tesorerfa, que custodia y maneja los recurs os finan
deros de la organizaci6n, es quien recibe los valores percibidos
I
p.
156
2. Modalidades
Los distintos tipG>s de cobranzas son la contrapartidade las for
mas de pago vistas en 1a Unidad 6. Los casos mas usriales se rese
nan brevemente a continuaci6n.
. .
Cobranza en C~fa .
I'
.'
de
Un empleadQ
la ~mpresaefectUael cobro dirt!Ctamente en
del cliente. Este recibe los valores (dinero, 'cheques,
pagares) y extiende un re~ibo, provisorio 0 definitivo, seg6n la mo
..
. .
dalidad del procedimiento.
En este caso, es:con~eniente la cobertura del dinero en tninsi
to; elrnonto del segl,iro estara determinado por el maximo que se
estirna reeaudar entre!dosipenodos de rendici6n.
et domieilio
:,,,.l ::'-"
SUBS/STEMA DE GOBRANZJ.lS
157
Des.cuento d~ documentos
Si bien esta operaci6n tiene caracterfsticas que la"diferencian
brar, excepto por los intereses y gastos que debe abonar al banco
Cobro de exportaciones
En eleaso de exportaciones tarn bien participa una entidad ban
'Y
______
<1-~."'II.~"M'JtJ.$-l5E
l>'".
SUBSJSTEMA DE COBRANZAS
-----
158
movi
<; Contabilizaci6n
las operaciones.
~ Arqueos sorpresivos.
)
bancaria.
de Ia correspomlencia
correspondencia,
seguridad de los valores e mform
cion recibida, debe sel'
un funcionario responsable 0 au
secretaria.
el caso
Se dtilice esta modalidad
concentra la responsabilid"ld de recepcion y distribud6n de la co-
rrespondencia confecciona{a una planilla con el detalle
los vaJo
res recibidos, y 1a emision del recibo quedaci a cargo
Tesoreria .
esta manera,
recibe los valores acompafiados de
una planilla de cobranza,
en el caso de la cobranza efectuada
por un cobrador.
Wi'"
160
SUBSIST5MA DE COBRANZAS
.. Conceswnde
'
','
''
"
un
CJ:,
~~
.'
I'
2. Cobra
4. Informacipn ~erencial
". 0..
161
------:--
>
- Li:itoollde
cobrnnzllS.
-: Factums y
documenl:Ol! II.
cobrar.
-;Valores y
documentos.
, ~Recibos
..,Uomprob.de
retenciones
impositiVIlS.
~Uisladode
cobrOJlzas,
"';Facturas y
do~mentos
3. Rendicion.de
In CobrlmZll
- Vlllore.s y
documentos.
- Reciboo.
- Comprob. de
,fetenciooes
impositivllS.
-Listado de
cobrnnzas.
- FactUms y
documentos no
cobmdas.
'
-: Registro,de
- Dep6sitos (Ie ,
valores.en la
cuenta. bllllcaria.
-Recibos
-,Comprob.Oe
rewncioJles
imptisitivUs:
, ..: Plnnilll1 de
in~as 0
caja.
- Boletlllple .
no
-Cuentas
,conientes,
- Documenters n
cobnil' (cuentas)
. - CUenw
bllllcw::ias~
-ActUllliznci6n
de etas. Qes.
- ActualiZacl6n
de documenloli n
t;obrir (cuentas)
- Actualizacion '
C1leIluls bnDl:aiias,
-',Boletas
-'------------'"-"...
~~~;
.....
162
DE COBRANZAS
- - - - - - - SUBS/STEMA
-
.i!'
'0
I
I
iii
163
"
.JJ
.s"
"
~
.Q
1II&::i
"
:5! "."
"';1
=8 ~ .~
e! --
,..~t,-It-!
::
~
>
ti
~i
- I - r r ~~~
.i
I~j---
Ii
8
4
-1-1-
~o
Z$
ri
~
ci
.... 0
~' \ I ! '
~it
I Ii.
Ii
ii]
II:
I' I1I1I1
~ J
11".,.
i.
II \ I .
11
tu
11.1\
II
. Figura 8.1
Ullli-L
164
SUBS1STEMA DE COBRANZAS
165
Modulo 2: Cobra
Tiehe lugar cuando t;l ccibrador visita alos'clientes para gestio
nar el cobra de las fact1lras y/o docurnehtas. En caso de que el
cliente no abone, e1.cohrador debera asentar tal circunstancia en el
listado de cobranzaslen el espacio reservado a tal efecto. Si el cHen
te abona, eIcobrador prdiceder~ a emitir el recibo, efectuando, de
corresporider, el, caleulo dpl descuen to concedido.
Si se trata de la cobranza de un documento no esnecesaria la
ernisi6n del recibo puest~ queelpropio documento esentregado aI"
c\iente como constancia Ide Sti pago, pero tambienes l,lsual, para
mayor control, entregar elrecibo y luego de acreditados los valores
'
recibidosremitir el docuJTiento.,
Estoshechos,cobr~nza de facturas y/o documentos, tambien
se consignanin en ellistado de cobranzas, indicando en cada caso
los valores recibidos .. ,
.
EI Recibo (Rbo.)
el cornprobante mediante el eual se deja
constancia.de la cobranzfl, realizada (ver figura 8.2). En algunas or
ganizaciones' se utilizan dos tipns de reeibos, provisorios y definiti
vas. El recibo pr6visorio esel que utiliza el cobrador y,' posterior
mente, el departamento de Cobranzas emite el recibo definitivo. En
realidad, se trata de un tr~mite innecesario puesto que el recibo pro
visorio tiene la misma validez que un recibo defiriitivo.
En este formulario 61 cobradorconsignara el concepto cancela
do por el cliente, eI descuento efectuado, si 10 hubiera; y los valores
recibidos junto can la mention de las retenciones irnpositivas reali
zadas par, el cliente. Si'se trata de un pago parcial el cobrador debe
ra consignar que se trata!de un pago "A cuenta".
El ni.1rnerode copias en que se emite puede variar de acuerdo
con lis caracteristicaS t!ecada empresa pero, Msicamente, debe
contemplar el numero d~ (:opias que se detalla a continuaci6n con el
objeto de satisfacer los si gui entes destinos:
_' Original: para eI Cliente.
_ Duplicado: par~Tesorerfa.
_ Triplicado: para! Cobranzas.
".
_ Cuadruplicado:1 queda adherido en el talonario del cobra
dor. Una vez terminadoi el talonario sera entregado al departamento
de Cobranzas.
.
.i
ti
,~
~.
F.
'"
'iii
1.1
2:
r.I.
I I .1i!
7ii
l'
i--t-----.-
'1:1
iJ
11
ta
g~
.61 ~
P-
::J
lil
III
a:.!!l
III
,--,--,---,_,-1 ~
-3
JII
1,"
~
!II
11
~ !
!~
~
g
-!!
""
i II '
Ii:
lit
:z
t~l
t5!
(/)
,
\
II
"
'"
<",',
. :
'
""
':.'
166
I:'
cibidos, junto con las retenciones impositivas que pucta haber efec
tuado el clientB y el numerode recibo emitido.
- gi el cobro se hizo efectivo en fonna parcial: los valores y/o
documentos l'~cibidos junto con las retenciones impositivas que
pudo haber efectuado el cliente, los motivos por los cua]es el cobra
es parciaJ y el mhnero de re.cibo emitido.
- si el cobro no se hizo efectivo: los motivos por los cuales el
cliente no abon6.
2) Cumplimentado el paso anterior, el cobrador entregara los
valores recibldo; en Tesorerfa junto con el duplicado de los: redbos
y ellistado de cobnmzas.
En Tesorer!a,un cajero procedera.a verificar que los val ores
entregado!l por el cobrador coincidan con 10 asentado en el listacto
de cobranzas y qu~ el total de dichos valores concuerde con el total
de los reciboj;,
Si. todo esta correcto, el cajero firma y sella ellistado de co
branzascomo constancia de 1a recepcion de los valores y 10 devuel
ve al cobrador.
En T~!wroria se confeccionara posteriormente una planilla de
ingresos Q d~ caji!. dande se asentaran los ingresos habidos y sepro:
ceded. a.deposit~f It)s mismos en la cuenta bancaria. Los duplicados
los reeibo/) )It:: archivan en el sector como constancia de los ingre
sos y una copiade la pJanilla de ingresosse remite a Contaduna.
3) Con el1istado de cabranzas firmado y sellado por Tesorerfa.
el cobrador debera. rendir su gesti6n ante el departamento de Co
branzas. A talefecto, entregani eI listado de cobranzas, las facturas
cobradas y no cobradas.las retenciones impositivas practicadas par
los clientes y el triplicado de los recibos.
.
..
Can todo ella, el departamento de Cobranzas procedem a veri
floar Iadocumentaci6n reQibida, debiendo contemplar los siguientes
aspectos:
... .
.
,.
--'que ellistado decohranzas este firmado y sellado por Teso
rena.
..
'
".'
de los
Cobranzas
Retenciones Irupositivas (*)
.n de corresponder
Valores a Depositar
a Cobranzas
168
5.3. Ejemp.lo de
u1 circuito de cobranzas
IlMico
....
..
Narrativo:
II'
1 '.
I'
. .
..
Figura 11.3
>
170
FUflJDACfON UN1VERSfDAD A
- - . - -..
""
el
en Tesorerfa se confecciona
una UHUJUW
por duplicado tomando como
los
y
cuadruplicados de los recibos que luego
vamente como constancia de
val ores recibidos.
valores son
depositados en el banco con una boleta de deposito. Cuanda se
la copia de Ia bo]eta de deposito como constancia del deposito,
se envfa a Contadurfa junto con la planilla de caja original y dupli
cado.
En Contadurfa serecibe Ia planilla diaria de caja y 1a bo1e
ta de dep6sito y se control an can ellegajo y el recibo que estaban
en espera. Se firma 1a copia de 1a planilla diaria
y se devuel
ve a Tesoreria donde se archiva defini tivamente.
11) Se efectUa la registraci6n con table en los subdiarios co-
rrespondientes y se archivan definitivarnente los comprobantes.
------~---
Cursograma:
(ver figura 8.3)
6. Para sa autoevaluac:i6n
1.
la Unidad se han desarrollado una serie de modalidades
puede adoptar el subsisterna de cobranzas. Investigue acerca de
existenc:ia de algunals modalidadles no desarrolladas en la mis
rna.
2. LPor que es necesario que elcobrador efectUe la rendici6n
de su gesti6n de cobro primero ante Tesoreria y luego ante el depar
tamento de Cobranzas?
3. Haciendo uso de la informatica l,se modificarIan los m6du
descriptos que confonnan el subsistema de Cobranzas? Si la
respuesta esafirmativa, indique de que manera se podrian rep1an
tear dichos m6dulos.
4. l,CuaIes son los formularios que tjenen origen en elsubsis
terna de Cobnmzas? Indique la informaci6n que generan.
5. Investigue en ernpresas o.instituciones de su conocimiento
acerca de losdepartamentos 0 sectores que intervienen en la co
branza. Compare la informaci6n obtenida can 10 vistoen esta
y saque sus conclusiones.
6. En las organizaciones consultadas para responder el punto
, anterior. observe cuantas copiasse emiten del recibo, can que fina
-----------------
171
.....
..
't
Wi_,',
we
jllm'
UnidadlO
.i i
. La informatica y
los sistemas administrativos
i.
."
.-"","'-'rr;"
-----
jIP-.
"174
1. La teclllologia informatica
afirmaci6nde que nuestra epoca puede caracterizarse como
Ul a era de la informacion" parece un fugar coroun; pero 10 derto es
que se trata de una denominaci6n expresiva de la realidad que nos
toea vivir. El exito de]as organizaciones depende -como 10 ad
vierte Drucker- de la capacidad de manejar un recurso valioso:
infonnacion.
La aparici6n del eomputador en la dec ada de 1950, y su apJi
cadon a] procesamiento de datos,. ha producido un cambia profun
do en el manejo y usa de la informacion en las empresas. Perc si
analizamos e1 camino recorrido. pronto advertiremos e] vertiginaso
fitma con que se ha producido eil cambia.
En una primera etapa, el usa de voluminosos procesadores
centrales (host) se caracterizaba par el procesamiento de lotes de
transaceiones (bach); los datos y transacciones se codificaban y
reunfan en gropos antes de ser procesadas; agu! la importancia resi
dla en los equipos (hardware). La interconexi6n de tenninales con
el computador central, permitio ingresar los datos directamente des
de cada puesto de trabajo (on line) y ]a interacci6n mediante el ac
ceso a archivos tambien en linea..
.
La difusi6n de las corriputadoras persona1es, por su parte, per
mitia que el procesamiento de datos se distribuyera a los propios
usuarios, aumentando su potencial de ca1culo y de procesamiento
ademas de pennitirles eliniinarpapeles y,archivos ffsicos; aquf la
relevancia pasa a los programas que. se utilizan'in (software). Cuan
do las computadoras person ales se integran en redes, el usuario
tambien accede a archivos comunes y a la transmisi6n electronica
de datos.
.
Continuar con el detalle de los avances en materia inforrm'itica,
excederfa elprop6sito de esta unidad, .pero es interesante serialar
que, paralelamentea estegesarrollo, el usode la tecno]ogla ha pa
sado. por distintas etapas.Parti6 dela mera automatizaci6n de ]a ta
rea administrativa (hacer10 mismomasrapido) paraluego simplifi
carJa y mejorarla brindandomayorinformaci6n util; posteriormen
te, la tecnologfa permiti6 laintercOflexion de las distintas activida
des de la empr'esa (las ventas con los stocks 0 con los creditos) y
hoy, la tecnologfa -desde la vision de la reingenieria- nos penni
te transfonnar el negocio.
'\'I'''.: "
----
175
'":
176
'HI:.:Hl'IJf"VL)/'Inll1;;,)
vos era. lacapturade dat~s. sabre las. ~peracio~e~, para luego proce
'sarlos y transformar!os b mformaclOn para dlstmtos usos, des de el
contf!;>l de 1::s operacio~es?asta l~s. decisio~es de la. direcci0r:. ~ara
apreclar el Impacto de ~a mforrnatlca,anahzaremos esta actlvldad
,..,.
. en cada una de sus tapas.
. _ Entradas: )OS 4atos que se ingresan,como dijimos, esUlln
referidosa lasdisti~tas ~ransacciones que se llevan a cabo en la em~
presa (ventas, pagos, (lespac~ode productos, mantenimiento de
equipos, etc.). Est6s datos pueden ser capturados manualmente en
formularios, fichaS 0 rhistros~ pero a1 utilizar la computaci6n se
elimina el soporte fisico ya que un empleado los introducira por el
tec1ado 0 mediante un Ilector magnetico 0, mejor aun, el dato sera.
capturado automaticarrjente sin iritervenci6n humanaganando en
rapidez y seguridad; aqicionalmente, mediante la interconexi6n de
puestos detrabajo,lcab~a la captura de datos a distancia.
.
_ Archivoi: los d~tos ingresados a fin de serutilizabJes poste
rionnente deben identificarse. clasificarse y acumularse. Cuando el
proceso es manual la tarea puede hacerse guru-dando directamente
los saportes en biblioratos a carpetas por tipo a tema y con un de
temiinado orden (hum~rico, cronologico, alfabetico, etc.)~ otra for
ma sena registrar los datos en un.libro 0 en una ficha, 10 que permi
tina adem;is de clasifica,rlos,
acumularlos.
;
i
.
I
,"
",,'
:.:
...
177
178
Subsistema de Compras
Los principalesarchivos a los que tendran acces~ los distihtos
179
solicitudes de compra
10
eual Ia informacion sobre Irequetimientos y pedidos queda archiva
da en el computador sin ndtesidad detranscripci6n manual y con la
consiguiente simplificacj6h se!!Uimiento y actualizaci6n. Podrfa
mas ademas, con tar directament: en el stock Ia informacion
pedidos pendientes.
Modulo 3: Adjudica4i6n
Adernas del acceso ahtornatico a] archivo de solicitudes de
compra pendient~~, con la darga de datos de las cotizacio~es recibi
d~s, se puede emltlr por corhputador la planilla comparatlVa de pre
ClOS y el informe de adjudic~ei6n
I
'
Modulo 5: Recepcion.
,Se cargan los datos del los productos recibidos para /ge~erar ,a
traves del comp?tador el infonne de recepcion, que estara dlspom
bl~ en la memona para la tninsferencia a Almacenes y fundamental
mente par euentas a Pagnr 'J Contadurfa.
180
iI!'"'
Modulo 6: Contatilizacion
Al contar con losclatos delas mercaderfas recibidas, ya ingre
sados en e1 m6dulq anttpriOl', s610 se requiere acceder al arcbivo de
M6dp.lo 4: Pago
I
'
de
,I
.
Modulo 3.; Emis~6n del cheque
I
r"
': ,... :
Modulo 5: Registraci6n
reali
.J
182
LA INFORMA
'1821
w'
Subsistema de Produccion
Modulo 1: Planeamiento y programacion de la
produccion
'
el
de donde obtendremos sus
datos identificatorios, y a los que solo habra que agregar la
cantidad y especificacion del producto solicitado. Si se Jrata de un
cliente nuevo, se ingresanin todos los datos necesarios a nuestro ar
chivo maestro (Nombrel domieilio, situaci6n ante el IVA, N de
CDIT, etc.) y tambien la iinformaci6n necesaria para e1 otorgarnien
tode e r e d i t o . !
'A partir de ese morrlento el programa automaticamente:
Modulo 2: Fabricaci6n .
parte de produeci6n. . .
' .
Modulo 4. Control
productos tewrinados, y verifieada la calidad, el
sector accedeni al sistema (can el debido resguardo) para dar su
confonnidad 0 no al parte de produccion.
.
,..:
."."
\.
P',
184
LA INFORMATICA
185
'1
4. Leduras
A continuacion transcribiremos fragmentos de tres articulos
aparecidos en el diana La Nadon en 10 que va de 1995 y que mues
tran distintos aspectos del avance de la tecnologia informatica y de
su impacto sabre la organizaciondel trabajo.
.
. ,Los dos primeros corresponden a notas de !The Wall Street
Journal Americas y el tercero, mas reciente,a Horacia C. Reggini.
'
Computadoras e imaginaci6n
AI cambiar par completo el enfoque, el impresionante desarrollo
en jla ultima decada de la informatica yla comunic.acion (te/em,Wca)
hace posible un cambio que revolucionara el estHo de vida de mucha
gente: el trabajo a distancia. Gracias al calculo, 81 disefio, la 8scrttura,
la simulacion de modelos 0 automatizaci6n a distancia,algunas perso
na~ podran realizar su trabajo en la casa yenviarla desde su computa
dora personal a la del empleador sin necesidad de s,alir a /a calle. La
informatica puede, ser la otra via que evite los embatellamientos. Se
abriran as! nuevas "autopistas" de fibra 6ptica, de coaxll.
de ondas de
,
'
",' "
186
radio
noalteran la
81
nuevas propuest8s
ias avenldas y correr par los C2t
tecrlologfa e imaginacion,
companla de
..' . .. ,
'..
. . . ..
':."
......
te.'~!~~t~<;-~.:::'.'L;2~':::
',.
. ,:" :;':,', :., ,,':" "~,,' ,: "+ ':~',:. ", -," ,",'. -",
red de telecorriuriib~ci-'
la creaCion_del\i:redlif .
.' ,/l':;'j:>h~~:;;'
. .
'"
'-
. . ' .'
..... .
5. Para su autoevaluacion
1. Le6mo ha evolucionadoeluso
la tecnolog1a infonmitica
en la tarea administrativa.
.
2. De las tecnologias destructivas que mencionan Hammer y
Champy, l,curu considera usted'que tendni mas imp acto sobre
sistemas administrativos?De Stlsrazones.
3. l,Cual es, en su opini6n:~lQtden de importancia de
mo
dificaciones en los sistemas aciministrativos como consecuencia
informatizaci6n? Tome c-omO'~6ferencia 10 dicho en el punto 2
<texto.
:::,
187
',7'>/
/~:'<:.~:~~:t
188
"HE:HNANWUiIPiO
~~!\\t-""~~
~pendice 1
lIiI?I'R
f"R"""'N"""Pi"?l""l"~
'.
:Procedimierttos Administratirvos
I
>
'
1.0bjeto"
"
2. Condiciones genrrales .
>
::.
,..
'
190
r.!=~!1
SIlVlBOLO
Ii
i
l
\ DENOJ\iU-\
~ACION I
][Jiocllmento
\1
SKMBOLO
SIGNIFICADO Y
CONTENIDO
.
I
"
I2
\t
modificaci6n 0 incorporaci6n de
informacion 0 decision,
Operacion
Alternativru
:1
9
Proceso no
representado
10
0
V
Demon!.
Archivo
transitorio
Archivo
defwitivo
I
7
-,
D""",,,16.
11
Represenra el almacenlUlliento
sistematico en forma temporaria de
elementos portadores de,informacion.
12
Representa eI desplazamiento de la
informaci6n, sin desplazamiemo ffsico
Traslado de de los elementos que intervienen en el
informacion proceso.
Conectol"
Representa elalmacenlUlliento
sistematico en forma permanente de
elementos portadores de informacion:
Representa la eliminaci6n de la
! informacion, se destrilya 0 no el
--
',1
13
Trnslado
,I
Control
SIGNIDCADO Y
DENOMI
NACION
'!9~r
---f L.
Puente
"
.~
I'
I;
i;
f
.....
193
.I
mAM
!
tfneilS ,
4502
TEMA
4503
letras
34501
34503
1. Objeto
I
j
2. Condiciones generales
. 2.1. Direccion d~l disieno, La representaci6n gnffica del pro
cedimiento se realizanl en! sentido descendente;, se podni usar el
sentidohorizontal cuando ~1 desarrollo del proceso determine un
. pase de unidad 0 s.ector. S~ podni usar el sentido ascendente para
indicar retrocesos en el procedimient9 y tambien para otros pases
cuando 10 motive la econo~fa de espacio en el diseno.
2.2. Ubicacion de siIribolos. Seppicanin dentro de ,columnas,
que reptesentancada una, u~a unidad crsector.
. 2:3. Linea de'tl'asladb 0 de toma de informaci6n. Se indica
ni el sentido con una flech~, que no seni necesaria para llneas d;es
cendentes y horizontales COin sentido de izquierda a derecha.
2.4. Cruce de lfneasJ La representacion gd.fica delprocedi
miento se realizara. evita.ndp trilo posible que las Hneas de secuen
cias vertic ales y horizontales se crucen. Cuando sea imprescindible
un cruce de lineas, se utilizaran puentes de media circunferencia.
Los puente~d.~,beran trazarse de forma que Ia concavidad tenga el
mismo sentidO'de la linea a: la que corta.
.
l. Corresponde a la revisi6n de
-'
.- ....... ~~.'"
lP<
194
_.
r-
lOperacion
12 Control
Medio
Final
X
X
5 Archivo definitivo
6 Destrucd6n
\\
I,
!9 ProcC!so no representado
I< I0 Traslado
II Toma de informacion
<12 Conector
mas
'I
I 7 Alternativa
~
II
Inicial
3 Dernoro
f-!<
4 Archivo transitorio
-
Titulo
195
X
-
X
-
X
X<
<1'
OJ Ll D
r::l:
\ 'I'; ,'J:',,:<: .'
.I f
_,
:",~;:~
l .... :} .:-'
196
2.11. R~presentaci6llll
la opera cion sobre un ejemplmr de
UIIl formulario. Se reprefel1tara Gonsignando el sfmbolo correspon
diente sabre la Hneade secuencia del ejemplar afectado, uniendose
luego las lfne:as.
197
,
2.14.4. Simbolo de alternativa. El tipo de a1teqli~tiva se indi
.. .' '
,
de salida se indicaran:
a) ,hasia tres opciones, mediante el trazado de tant~ lineas como
salidas haya, desde cadauoo delos vertices haci,a los ot:f9~sfmbolos.
VO.
I'
.$2,
~.(,
I
_ _I)
"
:','/
198
Oaud""",
Moroa""
..!
TEMA
IRAM
3001
34502
Clnta.
perlorada
Formktos de la serie A
Tecnlcas para iii'representaci6ng!1ifica
1. Objeto
2.15. Indkacion de Jadescrjpcion en formularios con co
.. lumna de descripcion. Se indicant dentro de los mlmeros cardi
nales, describiendose el tipo de operaci6n, control, etc., en las co
lumnas correspondientes. No es indispensable en el simbolo de des
. trucdon.
2.16. Identificacion del simbolo conector. Siempre se identi
ficars. el conectorcon un c6digo.
2.17. Caracteristicas c:Je laslirieas. E1 grosor delos trazos a
utilizar enla diagramaci6n, seran de 0,5 mm. para los sfmbolos y
de 0,8 mm. para lostraslados.
2.18. Distancia de los simbolos entre sl: y de los sfmbolos y
los traslados. Seestablece comodistallcia mfnima5 rom., salvo en
el caso de los simpolos deejemplares superpuestos.
"0',:"'::;7.,_ ::o.,'I:':;":'~";'
""",,,,,, .. ',"
'",
2. Condiciones generales
2.1. Formato de forhmlarios. Los format as podran ser los si
guientes: (!RAM 3001)
IRAM
A4 de 210 mm x 297 mm
x 420 nun
IRAM A3 de 297
mm
~fw.,.!.,:i_;,:!:\';;
1. '. :';yoS'.
i:',
.; i:
",,_. '. ,
199
"
.','f;."
f .. mcluye IIlOdificaciOil de
200
,"
UnldadflS funclonales
-....
, /'
-I
r--l
"",,-
-r
funclonales
Encabeza
;;o~
I
'.-
....
.. :. ~
p--
.--,
~ I
'
-,'
.;'
. I
WMI
3001.
Parte I
32101
TEMA
Fommtos finales de papeJes de la Serie
A._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _-I
resentaci6n de fechas calendario
am e! inteJ:'Cambio de informacion.
34501
34502
34503
\.
34512
201'
34504
~-........
ru
111'"'
202
' ",
",:"
203
3, Presentacion
manual
3.1. Formato.
,adoptanl alguno
los estahlecidos en la
norma IRAM 3 001 Parte I, preferentemente los formatos
(210 mm x 297 mm) e IRAlvl AS (1 mm x 210
3.2. Armario. Con el objeto
facilitar la consulta
la parte corresponcjliente a normas de proceclirniento se
en 1a forma siguiente: '
3.2.1.
extremo derecho del anverso de los cursogramas
adherido sobre el borde lateral izquierdo del reverse de 1a hoja del titu
lo la no:rma (fig. 1 Y 2), manera que, al desplegarlos hacia 1a
quierda, qu.eden visibles los cursogramas, facilifandose de esta fonna la
consu1ta simultanea los cursogramas y del texto de la norma.
3.2.2. '7\ continuaci6n del texto de la norma detramite, se
corporara. la secci6n
formularios. EI diseno de los formularios
la ultima
estani adherido a1 borde lateral derecho del anverso
hoja de instrtIcciones d~ cada uno de
formularios que interven
gan en la norma, facilitandose, de eita forma, la consulta simulta
nea de loscursograrnas (ver 3.2.1), del texto de norma y del di
sefio de los formularios.
3.2.3. Los .an~xos pueden, segU~ convenga, adherirse de
.,....;_ .. ,' forma qu~ losdisenos de los formularIas.
_,.,,'.,
'.
, 3.2.4.Para faCilitat la actualizaci6n del manual es conveniente
removibles.
'
;
,~('.
'
"""qmnafnoJas'' sean
204
Hajasde Inslrucclcries,
reielSncias y espedflca
clonas de fonnutarios A . / f l
Anverso del fonnUlilriof.:.A.f
!\
/'/"
\" if
FOlll'lUlano A
Apendice 2
\~
~~;::;;:;;;;;;;;;;;;;;;;;;J;;~rmu~~o ~
. PMl!iil"LLUW4h!I'''f!Q
. . ;;:aaWtwiGLLLJ
iFJI'Lififii'MiifiUl1iQi
iiill
ferenclas Vaspecilicado
nas de fonnularios B.
Regimen de fa.cturaciou y
Registracion de operaeio~es
,
I I
..........
" , .....
.....
,,:
I
,A
'.
I
el pleg~dg
"
Figura 3. Plegada
Nota: Cortes
~..';.:'.. "" ...
.....
desde III
.,:"
d~ R.O.
traves
Ja
3419 (B.0.29/1O/9]), 3434 (B.O.
05/12191) Y 3803 (B.O. 04103/94),la D.G.I.establ~qio una serle de
. disposiciones' aeerca de laemisi6n de cQmprobantes y la registra
cion de operaciones.
!
, Este regimen norrmltivo
provocado modificaciones en los
sistemas administrativos e incluso ha afectado cie~ pnicticas co
merciaJes.
A continuaci6n se muestra una serie de euadros (Fuente:
verso, Eeon6mico - CPCE) con los aspectos' mas so~resalientes de
estas resoluciones.
ha
.....
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~:: __ .207'
2. I. Elllis"r ('1)
2.1.1. Nombre y apellido 0 razon sodn!.
2.1.2. Domicilio comercial (10)
2.U. CUIT(7)
2.1.4. No inscripci6n Imp. Ing. Bru!QS (0 cOlldidon no
JIi'llicturadol!1l
comprobantes (Art, 6j
--' Documentacion relativa al trasJado y
reg a ~e productos (Art. 7) .
rr1.. ntif;~aci6n de factums (Art. 8j
minimas del comprobante y
de~errninados datos
tlxento".
~'Bt 0
Comp~tarizados
He",
2,2. Cumpri,bllnre
EJectronicos
,Electromecanicos
MeciOicos
exeotos.deIJ.\f,A.
2.3. !. I. Nombre y. apellido 0 ruzon social.
2:3: 1.2. DomiciliI). comercia!.
2_1. !.3" i;:.U:!:T. (7)
2.3.1.4. 'camcterque reviste en ell. V.A.:
-"I. V.A> Rcsponsab!e [nscii pto" .
..;"I8.A:RespOnsable no InsCl;pto".
':"'!I:YA:':Nun,esponsable".
~I:Y.A;~e.h'o':: ;
:2:3:2.:ConsiJiii!cloresfinales
. :2.3.2.1.2; Dgmicilio.
:1:3.2. q;:C:l[JT.
De 1)0 p<iseer; .
. Clasey1'l~ diddocl1menro de identidad
3. Objetii'4ii'I~{'iJperad(;n (R)
:t2.:Canrici;jQesQe:bienes er.ajenados .
.4:'itilporiii.'ge,/-11 iip-eracitln.
4. L Prei:iOs:uni.l.ooios y 'orales. .
~tt,;:~~jii;
1'=-
.J_'.........-~_____~
.'1f{~"
'c
i
208
,...
dq~.irente .~ci~on.snble
ll
iI
:
I
IIIscnpto.
-,.
Erin' enante
-Alfeuot:a
I.VA
, -Impone
l.V.A.
-Restantestri
butosque no
Responsllhle
no illScripto.
Idem.. Idem
(adt:'IIJas
,,
'. Adq.~~iin1n1~nte-'!,-esp~nsable
/
,'[ mscnpto.
SUjetos.
exenlos 0 no
a1canZlldos.
Consumidores
finales.
Nose
discrimina
acrecen
tV;A~
tamiento
I.V.A.).
(4)
4. Resumen de letras y
ejempiares
Sujetos
Exentos 0 no
alcttnzados.
Solamente COil:
perception
I.V.A.
Responsable Sujetos
no inscripto., : Exentos 0 no
a1canzados,
COlJSumidores
finales.
A
(Trip\icado)
(Duplicado)
(Duplicado)
Responsllble
no inscripto.
-Ilripone
Resp<losable
no illSFripto
. Responsable
.illScripro.
(3)
I.V.A.y
normn
aplicuble.
II
.' 'I
Vendedor
illSc~to
209
t
I
5.Forma de 3eredita
cion C.U~T. 0 inscrip
cion en eI LV .A.
comprobantes.
.
..debidamente DUlorimda.
oper:!9iones coo:
I',
6.1.0bligucifHuI i. '.
'1
!i
6.2.2.2. C.Ul.T. .
que
.;;.
"'"
",:"': :~.
210
FUNDACIOJV UNIVERS/DAD A
"HERNANDARIAS
p.
7. SitI.Jllciorne eSlPecillJes
. originalia.
Notas
1. Estos datoS.deben ser preimpresos. Tnl requisito se ent~nder:ii cumplimentado,en to
dos los ca'iOS, s610 cuando los datos ifldicados hubiernn side cOflsignndos en los compw
bantes en oportunldad de su impresi6n par imprenta y no en el momenta de su utilizacion.
La condid6n de preim
. l presi6n.flo se apJica respecto de las.pal.abras.. "ORIGINA.L", "DU- :
PLICADO" y "TRIPUCADO" fli de las letras "A", HE" Y"C",' .
Tratafldose de sistemas computarizados, electr6flicos, electromednicos 0 Jnecii.nico~, de
ben cumplir igualrequisito, con excepcion de los responsables que se encuentren en)a Di
recci6n Grandes'Contribuyentes Nacionales a los que revistanel caracterde"grandes can
, que pOdr'clfl requerir ala D.G.1. y estn autorizar-en forma expresa. que tales
se considerencumplirncfltados a traves de los pro~ramas empleados.. .
la.operaclofl. .."..
.'.
.... "':,'
217
----
.\
!II'-
._~$ll~
Apendice 3
r
.,.,
wewn'
S&
9d11!'6~IMR
ii2l2ii!i06CIi&
.,
.,'
""
... :'
"-
"
215
HHERNANDARIAS ..
--c----
~"
Entrada
Pedido del
cliente
. ..
-u
.:
-,
Diagrama inter~ectorial
,,' -,
';:
'~.'
..... ..
'
:
"
." ,:-: .. ,.
~,
.~.
['.~";:
Vend" y
amlle
lactur.
r
j
ControlII'
me,cader{a
Y <!mpaca
Tesoreria
Caja
Empaque
Vendedor
'I
Contadurl!!
t
1
lactura
. I
Sellz
tacluras
I
1
. \". lactura
..1.... I
le<l17;;
':"
P.ago. 'I:
E{ltrag~ .
A,QUB]
ll',erc,S:'darfas'
SeU_ .'
lactur.
",
."
" I: "
r;
auierdo
delsfmbolo, debe utilizarseunacolu-rhna
adidonal
a1' efeeto.
.
....
.
.
.
-.
. .
3, Los sectores exfel110s a1 subslstemaql1e .se esta diseftwo se
.....
4, El disefio es deizquierda aderecha.
'"
..,'.
II'
' "
Filctura
original
Arqu!'Iq original
Registros contllbles de Ingresos Y Vantas
",~.:.':~.
",.-.:.::~~~,\;.:;:~:; _ '.1"-, .. ':" \
.. ~-,?~~~~~;.7,~;-\,,::,_
intervieIien:paradeterininarla:cap~ri:btd.
"
Cliente
'
Cobro
1. Vedas sectoresque
.'
. '
Salida
-.
Cont,ola
valores
con
a'quao
l.
conlroll
' cruzado
1\ registro \
I
.,
1
I
I
APENDICE3
216
21.7
Cursograma
Diagrama de bloque
detallado
cuam!
lIENOeDOR I
E""AQUE
CAJA
TESORERiA
r CONTAOOR'A I REFERENC'"
i..
1- Raaliza la venta y
emitefactura
J\rr.hivos
I
Entrada!;
M6dulll dal
simms
L Atencion a1
Pedicla del
publico y venia
2. Cobro
cliente
Factura
Facturas
..
i
I
ArlJ!ifo firmado
4. .Arqueo
Arqueoy
Faclurase1lada
'Pagado" y
"Entreg1ldu"
Salidas
2- Control .. m ....caderla
ron factura y'llmpaca
l- Selllll "E.nb-egado
Emisi6n factum
Facturas
-Cobra
-Sella factura 'Pagado'
-Control mercadeda con
4- Cobra y sella
I Factura
I
5. Registraci6n
l'rocesos
FacturaJ
Arqueos
Regi$tro.
codles
factura
-Ernbalaje
-Verilica sello "Pagaoo' en
Factura
-Sella factura "Enlregw"
-Enlrega Mercaderias'
.Arqucoy
-EmisiO n pbmilla arque 0
-COlllro! faclural y Va10ces faclural
-f'uma P1anilla Arqueo
-Control =00 facturas
~1ica:la y Irip1icada
contlbilira iDgreso de
5- Cmlrola factura
original con eI
triplieado y
8- Control cn.tZado de
facturas y registra
'\
dinero V venia
l
-';
.....
'
.'
0<>1,,,
..,,;..lAD A
DISTANC{Jl "HERNANDARIAS"
~~!~
-,
Bibliograna general
WIll
Informacio:p gerencial
Para gerente deli pentas:
Totales de venta,s mensuales por tipo de producto
Totales de ventas mensuales pOf"'lendedor
'>'.
~ con el presupuesto
,7';'-:"""' ,~<
.'
", ...~
Benjamin, Robert y Blunt. Jon (1993) Aspectos eriticos .de La tecnologfa informatica, Re
220
Buenos Aires,
Rusenas, Ruben O. (1983) Manual de Control inte17lo, Cangallo, Buenos Aires,
.Schlemenson, Aldo \1987) Analisis Organizacionai yEmpresa Unipersonal, Paid6s, Bue
nos lUres.
.
Schoderberk, ChariasG. y otros(1984) Sistemas Administrativos, E1 Ateneo, Buenos Ai
res.
'.'
-; ~ :~-.... :...,.,"