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Manual de Funciones de Cartera y Servicio Al Cliente
Manual de Funciones de Cartera y Servicio Al Cliente
Manual de Funciones
Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de instrucciones y
tareas que debe realizar cada uno de los miembros de la organizacin en sus actividades
frecuentes, en la cual se lleva una informacin detallada e integral, que contiene, en forma
ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas,
funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben
realizar individual y colectivamente en una empresa.
Funcin: es el propsito o tarea que se le atribuye a una actividad para su ejecucin.
Manual de funciones
Nombre del cargo
Jefe inmediato
Requisitos del cargo
Auxiliar de cartera
Coordinador de cartera
Tegnloga o estudiante de V semestre
de contabilidad o administracin de
empresa.
Experiencia 2 aos afines al cargo.
Conocimientos de indicadores,
seguimiento de cartera, retencin en la
Perfil
Objetivos
Funciones
empresa.
1. Organizar los soportes documentales de
las diferentes actividades que se
realizan.
2. Elaborar soportes contables
relacionados con el rea de cartera.
3. Realizar los recibos de caja por cliente.
4. Elaborar cartas y/o enviar correos a los
clientes, para circularizacin de saldos.
5. Colaborar con responsabilidad en la
verificacin de referencias comerciales
de los clientes.
6. Archivar por consecutivo los
documentos.
7. Comunicarse con el cliente para
informar de la devolucin de cheques y
buscar la solucin dependiendo de la
causa.
8. Solicitar certificaciones bancarias
cuando se requieran.
9. Consultar con los clientes sobre dudas
e inquietudes en las consignaciones.
10. Seguimiento a clientes con facturacin
pendiente.
Responsable
De generar reportes de cartera.
De confirmar la cartera de los clientes.
De conciliar las cuentas de cobro.
De revisar el estado de la cartera morosa y gestionar el recaudo.
De mantener actualizada la base de datos de los clientes.
De controlar el cupo asignado de los clientes.
De realizar el control y seguimiento de los cheques y su cobro.
De elaborar informes peridicos de cartera y realizar cobro telefnico.
Circularizacin es un proceso donde se envan cartas (algunas veces acompaadas del
estado de cuenta) para que los terceros validen la informacin corroborando si estn o no de
acuerdo con los saldos en su contabilidad.
Manual de Funciones
Nombre del cargo
Jefe inmediato
Requisitos del cargo
el cargo.
Manejo de herramientas ofimticas.
Capacitacin bsica en sistemas de
informacin automatizada (software de
oficina, procesador de texto, hoja
electrnica) y otros relacionados con su
trabajo.
Acreditar acciones de capacitacin en
servicio al cliente y resolucin de
Perfil
conflictos.
Persona con Iniciativa y creatividad.
Habilidades para programar, organizar,
rea y de la organizacin.
Conocimientos y habilidades en
escrita y verbal.
Destrezas en atencin al pblico.
Habilidades para planear, programar,
coordinar, controlar y evaluar su
Objetivo
trabajo
Direccionar la correspondencia, registro de
archivo y gestiones administrativas de
carcter secretarial que propician el buen
Funciones
funcionamiento de la dependencia.
1. Disear planes y polticas de
solicitudes, es decir, programar el
modo en que sern tratados y
ejecutados los procedimientos de
atencin a cada uno de los problemas
de los clientes.
2. Recibir clientes. Considerando sus
peticiones, y respondiendo a ellas
oportunamente, crear guas tutoriales
que faciliten el acceso a la informacin,
etc.
3. Recibir las consultas y reclamaciones,
Responsable
De contratos e informes, registro de citas o reuniones a las que deba asistir el
administrador.
De toma de quejas y reclamos.
De realizar trmites administrativos relacionados con el rea.
Conclusiones
Este manual de funciones, especifica las funciones que debe realizar cada trabajador dentro
de su puesto de trabajo, y las responsabilidades por las cueles tiene que responder, es
importante brindar especial atencin a los aspectos administrativos y organizacionales de la
empresa; ya que estos son los que van a consolidar a la compaa como una organizacin
slida que sea competente y perdure en el tiempo, a la hora de enfrentar los retos del
mercado hacia el futuro.
En la compaa cada empleado deber tener claro, cuales sus responsabilidades y tareas,
dejando constancia que est realizando cada una de las labores establecidas por los
manuales; por lo que se hace necesario que cada uno tenga en cuenta las especificaciones y
requerimientos que debe cumplir de acuerdo a lo desarrollado.
Referencias
Diseo del manual de procesos, procedimientos y funcin. Recuperado el 20 de febrero de
2016. http://repositorio.utp.edu.co/dspace/bitstream/11059/2214/1/658306A282.pdf