GPY051 Curso de Preparacin para la Certificacin (PMI-RMP)

Sesin 03 Material de Lectura v1

SESIN
PLANIFICAR LA GESTIN DE RIESGOS

PROPOSITO Y OBJETIVOS DEL PROCESO PLANIFICAR LA

GESTIN DE RIESGOS
FACTORES
CRITICOS
DE
XITO
DEL
PROCESO
PLANIFICAR LA GESTION DE RIESGOS
HERRAMIENTAS Y TCNICAS DEL PROCESO PLANIFICAR
LA GESTIN DE RIESGOS
DOCUMENTAR
LOS
RESULTADOS
DEL
PROCESO
PLANIFICAR LA GESTIN DE RIESGOS
ANEXO D.1 TCNICAS, EJEMPLOS Y PLANTILLAS PARA
PLANIFICAR LA GESTIN DE RIESGOS.
PLANIFICAR LA GESTIN DE RIESGOS.

3. PLANIFICAR LA GESTIN DE RIESGOS

3.1 PROPSITO Y OBJETIVOS DEL PROCESO PLANIFICAR LA GESTIN DE
RIESGOS
Los objetivos del proceso Planificar la Gestin de Riesgos son desarrollar la
estrategia global de gestin de riesgos para el proyecto, decidir cmo se ejecutarn
los procesos de gestin de riesgos, e integrar la Gestin de Riesgos del Proyecto
con las otras actividades de gestin de riesgos.
Una efectiva gestin de riesgos requiere la creacin de un plan de gestin de
riesgos. Este plan describe como deben llevarse a cabo los procesos de gestin de
riesgos y cmo encajan con los otros procesos de gestin de proyectos. A un nivel
ms amplio, describe las relaciones entre la Gestin de Riesgos del Proyecto, la
gestin de proyectos en general, y los procesos de gestin en el resto de la
organizacin. Para proveer el mayor beneficio, la planificacin inicial de la gestin
de riesgos debe hacerse tempranamente en la planificacin general del proyecto, y
las correspondientes actividades de gestin de riesgos deben integrarse en el plan
global de gestin de proyectos. Subsecuentemente el plan de gestin de riesgos
podra necesitar ser adaptado a medida que las necesidades del proyecto y sus
interesados se aclaren o cambien.
Aunque los procesos de Gestin de Riesgos del Proyecto forman parte integral del
plan global de gestin del proyecto, se debe establecer un presupuesto en trminos
de recursos, costos, y tiempos para las actividades especficas de gestin de riesgos
para rastrear, controlar, y si es necesario defender de mejor manera los
correspondientes gastos durante el proyecto. El costo de tratar los riesgos en s
mismos debe ser incluido apropiadamente en el presupuesto del proyecto, mientras
que el plan de gestin de riesgos describe como esta parte del presupuesto del
proyecto se evaluar, asignar, y gestionar. El plan de gestin de riesgos definir
los mtodos de monitoreo para asegurar que los gastos correspondientes se
rastreen apropiadamente, as como tambin las condiciones bajo las cuales se
podr modificar el presupuesto aprobado.
De la misma manera en que la gestin de proyectos es un proceso de elaboracin
progresiva, las actividades de gestin de riesgos necesitan ser repetidas durante el
proyecto. El plan de gestin de riesgos debe definir tanto la frecuencia normal de
repeticin de los procesos as como las condiciones especficas o excepcionales bajo
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las cuales se deben iniciar las acciones correspondientes. Las actividades

correspondientes de gestin de riesgos se deben integrar en el plan de gestin de
proyectos.
Existen dos categoras de criterios de xito para la gestin de riesgos: aquellos para
el xito del proyecto en general, y aquellos para el xito de la Gestin de Riesgos
del Proyecto.
Criterios Relativos al Proyecto. Para evaluar el xito de la Gestin de
Riesgos del Proyecto, los interesados deben acordar un nivel aceptable de
resultados para los criterios relacionados al proyecto (tales como costo,
tiempo, y alcance). Para asegurar consistencia y acuerdo entre los
interesados, el plan de gestin de riesgos debe presentar estos objetivos con
referencia a los documentos de definicin del proyecto. Para proporcionar
gua a la gestin de riesgos, particularmente en la priorizacin de respuestas
a riesgos, los interesados tambin deben priorizar cada objetivo del
proyecto.
Criterios Relativos a Procesos. Las medidas de xito de la Gestin de
Riesgos del Proyecto dependen de un nmero de factores, tal como el nivel
inherente de incertidumbre del proyecto. Por ejemplo, los procesos de
Gestin de Riesgos del Proyecto para un proyecto de investigacin necesitan
enfrentar ms cambios imprevistos que en un proyecto con un ambiente
ms predecible. Los procesos de Gestin de Riesgos del Proyecto de
investigacin pueden ser considerados un xito an si este resultara con
una mayor variacin con respecto a la lnea base de lo que sera permisible
para procesos exitosos en un proyecto ms predecible.
El nivel de riesgo que es considerado aceptable en un proyecto depende de las
actitudes al riesgo de los principales interesados. Las actitudes al riesgo de la
organizacin y de los interesados pueden ser influenciadas por un nmero de
factores, todos los cuales necesitan ser identificados. Esto incluye su tolerancia
inherente a la incertidumbre, y la relativa importancia que le atribuyan al fracaso o
logro de objetivos especficos del proyecto. La salida de este anlisis debe ser
tomada en cuenta para fijar umbrales y proporcionar factores de ponderacin
cuando se apliquen los procesos de Gestin de Riesgos del Proyecto en el proyecto
especfico.
Las guas y reglas para escalar la informacin relacionada a proyectos, a la gerencia
y otros interesados, se debe reflejar en las actitudes al riesgo y las expectativas de
los interesados correspondientes. El gestor de proyecto debe mantener una
comunicacin efectiva con los interesados a medida que el proyecto evoluciona,
para ser consciente de cualquier cambio en las actitudes de los interesados y
adaptar el enfoque de gestin de riesgos para tomar en cuenta cualquier hecho
relevante.
Es importante que los participantes compartan un entendimiento comn de todos
los trminos usados para describir los riesgos, y que los valores crticos y umbrales
que servirn como parmetros para las herramientas se deben definir de una
manera consistente con el alcance del proyecto y las actitudes de los interesados.
Si el anlisis cualitativo utiliza trminos como alto impacto o mediana
probabilidad, estos deben definirse objetivamente en el plan de gestin de riesgos.
Similarmente, el plan de gestin de riesgos debe especificar cualquier valor
numrico clave requerido en el anlisis cuantitativo o para la toma de decisiones en
el planeamiento de respuestas a riesgos o en el control y monitoreo de riesgos.

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El plan de gestin de riesgos debe establecer el tipo y nivel de detalle de riesgo a

ser trabajado y proporcionar una plantilla del registro de riesgos que se usar para
registrar la informacin relacionada a riesgos. El plan de gestin de riesgos tambin
debe indicar la intensidad del esfuerzo y la frecuencia con la cual se deben aplicar
los diversos procesos de la Gestin de Riesgos del Proyecto; lo cual depende de las
caractersticas del proyecto as como de los objetivos especficos de la gestin de
riesgos.
Para que los procesos de Gestin de Riesgos del Proyecto se lleven a cabo correcta
y efectivamente, el equipo de proyecto y otros interesados necesitan saber cuando
y donde se espera que participen, el criterio para determinar el xito, su nivel de
autoridad, y que accin tomar relativa a las acciones o decisiones que estn ms
all de este nivel. El plan de gestin de riesgos especifica los roles y
responsabilidades de la gestin de riesgos del proyecto y define las expectativas
correspondientes a la alta gerencia y el personal del proyecto.
Las comunicaciones relacionadas a riesgos ocurren en dos niveles: (a) dentro del
equipo de proyecto, y (b) entre el equipo de proyecto y otros interesados del
proyecto. Los principios de cada una de estas categoras de comunicacin se
definen en el plan de gestin de riesgos. Para el equipo, el plan describe la
frecuencia y el alcance de las diversas reuniones y reportes de gestin de riesgos
que se requieren para llevar a cabo los correspondientes procesos de la Gestin de
Riesgos del Proyecto, as como la estructura y contenido de tales reuniones y
reportes. Para los otros interesados, el plan fija sus expectativas as como la
estructura, contenido, y frecuencia de los documentos rutinarios a ser recibidos por
ellos, as como la manera en que la informacin ser compartida cuando sea
escalada o sucedan eventos excepcionales. Tambin se debe definir claramente los
detalles de la informacin requerida por el equipo de proyecto de parte de los
interesados.

3.2 FACTORES CRTICOS DE XITO DEL PROCESO PLANIFICAR LA GESTIN

DE RIESGOS.
Los criterios principales para un plan de gestin de riesgos vlido son aceptacin
por los interesados, alineamiento con las restricciones internas y externas al
proyecto, balance entre costo o esfuerzo y beneficio, e integridad con respecto a
las necesidades de los procesos de Gestin de Riesgos del Proyecto. Los factores
crticos de xito para los procesos de Gestin de Riesgos del Proyecto se detallan a
continuacin.

3.2.1 Identificar y Enfrentar Barreras para una Exitosa Gestin de Riesgos

del Proyecto
El tiempo y esfuerzo requerido para llevar a cabo los procesos de Gestin de
Riesgos del Proyecto no sern apoyados a menos que los interesados, y
especialmente la gerencia de la organizacin responsable por el proyecto,
reconozca y acepte los beneficios de gestionar el riesgo, y el valor agregado de
abordar esto como una habilidad por su propio derecho antes que un componente
pasivo o reactivo de la gestin general del proyecto.
Se requiere una clara definicin de los objetivos del proyecto y una vista de alto
nivel del ambiente del proyecto y el enfoque de solucin, para proveer una base
slida para la gestin de riesgos. Por lo tanto el gestor de proyecto debe asegurarse

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que est disponible una definicin vlida del proyecto e informacin

planeamiento para las actividades del proceso planificar la gestin de riesgos.

de

Una organizacin inexperta del proceso planificar la gestin de riesgos puede

necesitar desarrollar su propio enfoque y podra gastar una inapropiada cantidad de
tiempo y esfuerzo en esto. Alternativamente podra usar un enfoque propietario o
pre-existente que requerira personalizacin. La disponibilidad de algunos o todos
los siguientes activos de procesos organizacionales contribuye a las probabilidades
de xito de las actividades del proceso planificar la Gestin de Riesgos: plantillas
estndares, categoras de riesgo pre-definidas, y una metodologa establecida de
gestin de proyectos que incorpore procedimientos de gestin de riesgos que
especifique que informacin de riesgos se requiere para la toma de decisiones,
cuando se requiere, y una definicin de conceptos y trminos, roles,
responsabilidades, y niveles de autoridad. El acceso a lecciones aprendidas
relevantes en esta etapa permitir que esta experiencia sea tomada en cuenta
desde el inicio del proyecto.
El plan de gestin de riesgos no entregar su valor a menos que la Gestin de
Riesgos del Proyecto sea llevada a cabo como parte integral del proyecto. Las
actividades correspondientes deben ser insertadas en la estructura de
descomposicin del trabajo del proyecto (EDT), e incluidas en el correspondiente
cronograma, presupuesto, y documentos de asignacin de trabajo.

3.2.2 Involucrar a los Interesados del Proyecto en la Gestin de Riesgos

del Proyecto
El gestor de proyecto necesita involucrar a los interesados del proyecto en las
actividades del proceso planificar la Gestin de Riesgos, para aprovechar sus
habilidades y experiencia as como para asegurar su comprensin de, y compromiso
con, todos los procesos de la Gestin de Riesgos del Proyecto.
La provisin de recursos de gestin de riesgos especificada en el plan de gestin de
riesgos debe ser aprobada por la gerencia a un nivel adecuado para llevar a cabo
los procesos requeridos de Gestin de Riesgos del Proyecto, de acuerdo con los
objetivos consensuados. La gerencia debe involucrarse en el anlisis del nivel de
recursos requeridos para gestionar los riesgos del proyecto y aceptar los riesgos
que puedan emerger de limitaciones especficas impuestas a la provisin de
recursos. Los desacuerdos entre interesados en las reas de tolerancia a riesgos y
medidas de evaluacin se deben abordar y resolver.

3.2.3 Cumplir con los Objetivos, Polticas, y Prcticas de la Organizacin

La factibilidad del proceso planificar la gestin de riesgos depende de las
caractersticas de la organizacin en la cual se lleva a cabo. Las reglas y guas
definidas en el plan de gestin de riesgos deben ser compatibles con la cultura de la
organizacin, sus capacidades desde el punto de vista de las personas e
instalaciones, y sus valores, metas, y objetivos.
La gestin de proyectos en general, y la gestin de riesgos en particular,
contribuyen a una gobernabilidad efectiva de la organizacin. El plan de gestin de
riesgos debe identificar y tomar en cuenta los procedimientos relevantes de la
organizacin y cualquier otro factor ambiental relevante de la empresa tal como la
gestin estratgica del riesgo o los procesos de gobernabilidad corporativa.

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3.3 HERRAMIENTAS Y TCNICAS DEL PROCESO PLANIFICAR LA GESTIN

DE RIESGOS.

3.3.1 Sesiones de Planificacin

Las sesiones de planificacin se recomiendan para construir un entendimiento
comn del enfoque de riesgo para el proyecto entre los interesados del proyecto y
para ganar acuerdo en las tcnicas a ser usadas para gestionar el riesgo.
La elaboracin del plan de gestin del riesgo sirve frecuentemente al desarrollo de
un medio efectivo para que el equipo trabaje conjuntamente debido a que un
enfoque similar de equipo consultivo se utilizar en subsecuentes etapas de los
procesos de gestin de riesgos. Los participantes deben incluir: el gestor de
proyecto, miembros del equipo de proyecto y otros interesados seleccionados,
miembros de la organizacin que tengan responsabilidad sobre riesgos, y otros
expertos en la materia o facilitadores, segn sea necesario.
En este punto, se deben asignar y aceptar inicialmente las responsabilidades,
metodologas, plantillas, trminos, definiciones, cronogramas, y presupuestos de
riesgos. La especificacin de las herramientas que se usarn en los procesos
subsecuentes debe incluir todos los parmetros y otras entradas requeridas para
asegurar su aplicabilidad en el proyecto especfico. Esto debe ser documentado en
el plan de gestin de riesgos, el cual cuando ya est formalmente aprobado, se
convierte en el principal entregable del proceso Planificar la Gestin de Riesgos.

3.3.2 Plantillas
Para beneficiarse de la experiencia y buenas prcticas, el proceso Planificar la
Gestin de Riesgos debe tomar en cuenta las plantillas existentes de los productos
del trabajo que sean relevantes, tales como reportes de estado de riesgos,
Estructuras de Descomposicin de Riesgos, o el Registro de Riesgos. Se debe tomar
una decisin sobre cuales plantillas son relevantes para el proyecto, y entonces se
deben adaptar e incluir en el Plan de Gestin de Riesgos.

3.4 DOCUMENTAR LOS

GESTIN DE RIESGOS.

RESULTADOS

DEL

PROCESO

PLANIFICAR

LA

El resultado del proceso planificar la gestin de riesgos est documentado en el

Plan de Gestin de Riesgos. Este plan sirve para proporcionar a todos los
interesados del proyecto una vista comn de cmo se manejarn las actividades del
proyecto relacionadas con riesgos, qu es lo que se ha acordado, y una descripcin
del involucramiento y responsabilidades de los interesados en estas actividades. Se
puede ver un panorama de las reas clave de enfoque en la Figura 1.

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Figura 1: reas Claves de Enfoque para el del Proceso Planificar la Gestin

de Riesgos.

Dependiendo del tamao y complejidad del proyecto, algunos o todos los siguientes
elementos estarn presentes en un Plan de Gestin de Riesgos:
Introduccin.
Descripcin del proyecto.
Metodologa de gestin de riesgos.
Organizacin de gestin de riesgos.
Roles, responsabilidades, y autoridad.
Tolerancia al riesgo de los interesados.
Criterios de xito.
Herramientas de gestin de riesgos y guas de uso.
Umbrales y definiciones correspondientes.
Plantillas.
Plan de Comunicaciones.
Estrategia.
Estructura de descomposicin de riesgos.

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3.5 ANEXO D.1: HERRAMIENTAS, TCNICAS Y PLANTILLAS PARA LA

GESTIN DE RIESGOS DEL PROYECTO
Muchas herramientas y tcnicas se han desarrollado y tienen un uso difundido para
apoyar a los procesos de Gestin de Riesgos del Proyecto. Las ms frecuentemente
usadas de stas, estn listadas en las siguientes tablas junto con sus fortalezas,
debilidades, y factores crticos de xito. Cuando una tcnica se puede usar en ms
de un proceso de Gestin de Riesgos del Proyecto, se describe en detalle en la
seccin asociada con el proceso principal que soporta, y es referenciada como sea
necesario para los otros procesos en los cuales se puede usar. Los ejemplos y
plantillas mostrados despus de cada tabla proveen ilustraciones de los usos ms
comunes y buenas prcticas de uso, de estas herramientas y tcnicas. Esta
informacin no intenta explicar las herramientas y tcnicas sino listarlas junto con
sus caractersticas ms importantes. Para aquellos que estn interesados en
aprender ms, pueden buscar otras fuentes tales como manuales, libros de texto, o
cursos de gestin de riesgos de proyectos.
D.1 Tcnicas, Ejemplos y Plantillas para Planificar la Gestin de Riesgos
(Sesin 4)
Planificar la Gestin de Riesgos define el enfoque a ser seguido para gestionar los
riesgos a travs del ciclo de vida del proyecto.
D.1.1 Tcnicas
Un ejemplo de este enfoque se provee en la Tabla D1.
Tabla D1. Ejemplo de un Enfoque de Plan de Gestin de Riesgos

Tcnica

Fortalezas

Reuniones de Involucramiento

Planificacin y
de
los
Anlisis
principales
miembros
del
equipo.

Factores Crticos de
xito (CSFs) para
Debilidades
una Aplicacin
Efectiva
Depende
de
la Plantillas
previas
experiencia de los
de plan de gestin
participantes
de riesgos
Anlisis previo de
interesados
Guas
organizacionales
existentes para la
gestin de riesgos

D.1.1.1 El Plan de Gestin de Riesgos Propsito y Contenido Tpico

Dependiendo del tamao y complejidad del proyecto, algunos o todos los elementos
siguientes estarn presentes en un plan de gestin de riesgos.
Introduccin.
Descripcin del Proyecto.
Objetivos del proyecto.
Dependencias externas.
Anlisis de interesados.
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Alcance y Objetivos de la Gestin de Riesgos

Umbrales de variacin.
Priorizacin de los objetivos del proyecto.
Umbrales, pesos y otros parmetros.
- Definicin de criterios para riesgos inaceptables y
oportunidades no desaprovechables.
- Escalas de impacto, escalas de probabilidad, matrices PxI,
pesos de los objetivos del proyecto, criterios de priorizacin y
seleccin, grado de confianza requerido para el riesgo total
(por ej. 80vo. Percentil) del anlisis cuantitativo de riesgos.
Metodologa de Gestin de Riesgos
Relacin con el ambiente organizacional
Actividades de gestin de riesgos
- Enlace con la metodologa de gestin de proyectos.
- Relacin con otros procesos de gestin de proyectos.
Taxonoma de riesgos / estructura de descomposicin de riesgos
(genrica o especfica para el proyecto)
Formato de una descripcin totalmente definida de declaracin de
riesgo.
Entregables clave.
Organizacin de Gestin de Riesgos
Roles, responsabilidades y niveles de autoridad para la gestin de
riesgos.
- Reglas de escalamiento.
Presupuesto para las actividades de gestin de riesgos aadido al
presupuesto del proyecto.
- Adaptado a la complejidad y sensibilidad del proyecto.
Programacin de las actividades de gestin de riesgos en el
cronograma del proyecto, por ejm. cuando se necesitar ejecutar
ciertas acciones o revisiones (frecuencia, relacin con el ciclo de vida
del proyecto, etc.).
Reporte
- Reglas relacionadas con la gobernabilidad sobre el reporte y la
exposicin de informacin.
Uso de Herramientas
Nombre, descripcin, uso de la herramienta.
Estructura de la base de datos de riesgos.
- Requerimientos en trminos de recursos de sistemas.
Planeamiento de Comunicaciones
Documentos, uso, reglas de distribucin (frecuencia, audiencia, etc.)
Plantillas de Documentos
- Registro de riesgos.
- Reportes de estado de riesgos.

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D.1.1.2 Plantillas Relevantes para el Plan de Gestin de Riesgos

El Plan de Gestin de Riesgos debe proveer cierta cantidad de plantillas para el uso
de otros procesos. Estas pueden incluir:
Estructura formal para una declaracin de riesgo
Se provee un ejemplo ms adelante.
Medios para categorizar riesgos, por ejemplo una Estructura de
Descomposicin de Riesgos
Se provee un ejemplo en la seccin Identificar Riesgos de este
apndice.
Definiciones, por objetivo de proyecto, de las escalas de Probabilidad e
Impacto
Se provee un ejemplo en la seccin Realizar Anlisis Cualitativo de
Riesgos de este apndice.
Guas para priorizar y seleccionar riesgos
Estas guas se pueden usar en Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos
y en Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos as como en Planificar
Respuestas a Riesgos. Se provee un ejemplo ms adelante
Plantillas de reporte de estado.
Agenda tpica para las reuniones de estado.
D.1.1.3 Metalenguaje de Declaracin de Riesgos
Para definir claramente todos los riesgos, se debe especificar y aplicar una
estructura estndar para la manera en que se describe un riesgo. Una sentencia
tpica es:
Debido a <una o ms causas>, <un riesgo> podra ocurrir, lo cual nos llevara a
<uno o ms efectos>.
D.1.1.4 Guas para Priorizacin y Seleccin de Riesgos
La seleccin y priorizacin de riesgos debe estar enlazada a los objetivos del
proyecto. El Plan de Gestin de Riesgos definir la importancia relativa a ser
asignada a estos objetivos (por ej. Confiabilidad tiene precedencia sobre el tiempo,
etc.): esto puede tener la forma de pesos numricos que se pueden aplicar para
crear una suma simple ponderada sobre todos los objetivos de cada riesgo.
Cualquier otra caracterstica que pueda afectar la urgencia de tratar con un riesgo
debe tambin especificarse (por ej. a un riesgo relacionado con un recurso que
pronto desaparecer se le debe dar mayor urgencia).

3.6 PLANIFICAR LA GESTIN DE RIESGO

3.6.1 Descripcin General del Proceso
En esta Sesin, tomamos una mirada del proceso Planificar la Gestin de Riesgos,
el primer proceso relacionado con el riesgo de su rea de conocimiento respectivos.
Pero antes de profundizar en los detalles del proceso, dediquemos un momento
para definir que es entrada, tcnicas y herramientas, y la salida. Cada proceso
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produce un resultado final (salida) mediante el uso de entradas, que son

documentos o tems documentables, en combinacin con un conjunto de
herramientas y tcnicas., Una salida es tpicamente algo tangible que refleja el
esfuerzo del proceso. Figura 2 muestra el ciclo de Gestin del Riesgo, donde la
creacin del Plan de Gestin de Riesgo es el primer paso.

Crea el Plan
de Gestin
de Riesgos
Monitorear
Riesgos,
Identificar Nuevos
Riesgos-Actualizar
Registro de
Riesgos

Identificar
Riesgos y
Crear
Registro de
Riesgos

REALIZAR LA
GESTIN DE
RIESGOS
Ejecutar
Respuestas de
RiesgosActualizar
Registros de
Riesgos

Analizar
RiesgosActualizar
Registro de
Riesgos
Generar
Respuestas a
RiesgosActualizar
Registro de
Riesgos

Figura 2: Ciclo de Gestin de Riesgo.

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Figura 3: Proceso Planificar la Gestin de riesgos.

3.6.2 Procesos de Entrada
Con esa informacin en mente, pongamos nuestra atencin hacia el proceso de
Planificar la Gestin de Riesgos, que es lo principal de esta sesin. De acuerdo a la
Gua del PMBOK, la finalidad del proceso es definir cmo llevar a cabo actividades
de gestin de riesgo para un proyecto. Esencialmente, lo que significa crear el plan
de gestin de riesgo. Sin este plan, no podemos desarrollar las actividades de
gestin de riesgos. Una de estas razones es que el riesgo puede ser subjetivo si no
est bien definido, y el plan de gestin de riesgos debera tomar la capa subjetiva
de evaluacin de riesgos.

TIP

Usted debe memorizar y entender claramente las entradas,

herramientas y tcnicas, y salidas para cada uno de los seis procesos
de gestin de riesgos, que se muestran en la pgina 274 de la gua del
PMBOK.

Hay seis entradas. Unas pocas notas han sido incluidas junto a cada entrada, para
describir lo que aporta al proceso:
Enunciado del Alcance del Proyecto
El Enunciado del Alcance del Proyecto proporciona informacin sobre el
proyecto global basado en lo que el proyecto pretende lograr. Esto puede dar
un sentido de la ampliacin de un esfuerzo que ser necesario, prudente
gestin de riesgos. Debera ser el plan muy elaborado, detallado y concreto? O
no es necesario un plan? Este documento nos ofrece este tipo de visin.
Plan de Gestin de Costos
Como parte del Plan de Gestin de Riesgos, abordaremos el presupuesto de la
Gestin de Riesgos, as como las Reservas de Contingencia y Gestin. Por lo
tanto, necesitamos el Plan de Gestin de Costos para el acceso a la informacin
pertinente. Aqu, no estamos hablando del presupuesto real para ocuparse de
riesgo ya que los riesgos no han sido identificados todava, esto no sera
posible de calcular. Sin embargo, necesitamos las guas para destinar las
reservas costo y guas para destinar un presupuesto para actividades de riesgo
y herramientas. El plan de gestin de riesgos puede ayudarnos con esto.

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Plan de Gestin del Cronograma

Este plan contiene informacin e instrucciones sobre la configuracin de la
reservas de tiempo, tambin conocido como buffers y programacin de las
actividades de riesgo. La Gestin del riesgo requiere tiempo y esfuerzo, y se
tendr que tener en cuenta dentro de la programacin del proyecto.
Plan de Gestin de las Comunicaciones
Este plan describe cmo las comunicaciones se atendern durante todo el
proyecto, qu informacin debe ser compartida, cmo, por quin y cuantas
veces. Informacin de riesgos relacionados que debe ser compartida es de
especial importancia aqu. Mientras que el Plan de Gestin de las
Comunicaciones puede proporcionar detalles de alto nivel sobre estos informes
de riesgos, el Plan de Gestin de Riesgo tendr que ampliar sobre aquello.
Factores Ambientales de la Empresa
Factores ambientales de la empresa son factores internos y externos que
pueden influenciar el proyecto. Este puede incluir factores como lo siguientes:

Cultura y Estructura organizacional

Normas de gobierno y la industria.
Infraestructura
Recursos humanos y administracin de personal
Herramientas y sistemas que no son propiedad de la organizacin,
como el Sistema de Informacin de Gestin del Proyecto
Base de datos comercial
Tolerancias de los riesgos de los interesados.
Condiciones de Mercado.
Uno de los factores ms importantes usado de esta lista para este proceso es la
tolerancia de los riesgos de los interesados.
Activos de los Procesos de la Organizacin
Los Activos de Procesos de la Organizacin se refieren a los activos propios de
las organizaciones. Involucradas con el proyecto. En general, incluye cosas
como:
Polticas.
Procedimientos.
Guas.
Requerimientos de organizacin interna.
Plantillas.
Documentos histricos de proyectos pasados.
Otras bases de conocimiento.
Lecciones aprendidas.
Dentro de esta lista, algunos elementos importantes en este proceso incluyen una
plantilla del Plan de Gestin de Riesgo, roles documentados y responsabilidades en
materia de gestin de riesgos, categoras de riesgo usadas, lecciones aprendidas y
posiblemente ms.

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3.6.3 Proceso de Herramientas y Tcnicas

El proceso Planificar la Gestin de Riesgos slo contiene una sola herramienta y
tcnica: Planificacin de Reuniones y Anlisis. Esto puede consistir en una o
varias reuniones, asistidas por aquellos que tienen algo que decir en cmo la
gestin de riesgos deberan ser ms apropiadas, administradas y llevadas a cabo.
Por lo general, la gestin de riesgo facilita estas reuniones y el programa
estrechamente se asigna a los contenidos del plan de gestin de riesgo, que
acabar resumiendo las decisiones de estas reuniones.
Propsito
Entendiendo el propsito de estas reuniones es importante llevarlas a cabo
correctamente. El propsito del alto nivel es desarrollar el plan de gestin de
riesgos. Para descomponerlas ms, estas reuniones definen las actividades de
la gestin de riesgos, y las decisiones alcanzadas durante estas reuniones
sern resumidas dentro del plan de gestin de riesgos.
Asistentes
Los asistentes de la reunin incluyen normalmente al administrador de riesgo,
administrador del proyecto, miembros del equipo del proyecto seleccionado y
los interesados, como tambin a cualquier otro involucrado en planificacin de
riesgo actividades de ejecucin de riesgo. Como t puedes imaginar, cualquier
otro que tiene algo que decir en como est previsto el riesgo debera estar
presente.
Sincronizacin
Recuerde que el Plan de Gestin de Riesgos debe crearse desde el principio
dentro de las etapas de planificacin del proyecto. Sin embargo, el riesgo de
planificacin y gestin comienza tan pronto como cuando se inicia el proyecto.
Por ello, este tipo de reunin de planificacin de riesgo se produce desde el
principio dentro de la vida del proyecto.
Programa
Las agendas de reunin pueden variar pero giran en torno a lo que usted est
mirando para conseguir como resultado de la reunin. Claramente nosotros
hemos establecido que el propsito de la reunin es generar el Plan de Gestin
de Riesgos, y la agenda ser cuidadosamente alineada con decidir sobre todos
los elementos de contenidos dentro de ese plan.

Es importante saber que los esfuerzos de la administracin de riesgo

empiezan tan pronto como el da del proyecto.
TIP
3.6.4 Procesos de Salida
Hay solamente una sola (pero la mejor) salida: El Plan de Gestin de Riesgo que
documenta lo siguiente:
Metodologa
Metodologa y el enfoque de gestin del riesgo, incluye una descripcin de
cmo los procesos de gestin de riesgo se llevar a cabo, con qu frecuencia, y
que herramientas y tcnicas se utilizarn.
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Roles y Responsabilidades
Esto se refiere a los roles y responsabilidades en trminos de actividades de
riesgo. Roles de los miembros del equipo de gestin de riesgos se aclararn
dentro del plan, similar a una descripcin de trabajo.
Elaboracin de Presupuestos
Se reserva la informacin presupuestaria, como los protocolos de apartar y
aplicar reservas para imprevistos. Esto tambin direcciona al presupuesto
destinado para la realizacin de actividades de riesgo. Tiempo y esfuerzo
colocado hacia la gestin de riesgo costar dinero, y que deben ser
direccionados dentro de este plan. Tambin, cualquier herramienta nueva
necesaria para realizar la gestin de riesgos, como para fines de anlisis de
riesgo, necesitaran ser tomadas en cuenta dentro del presupuesto de la gestin
de riesgo
Sincronizacin
Tiempo, por ejemplo, cmo a menudo actividades de riesgo deben realizarse
durante todo el proyecto y cmo reservas de tiempo sern abordados. Estas
actividades de riesgo debern reflejarse con el cronograma del proyecto.
Categoras de Riesgo
Categoras de riesgo, incluyendo una estructura de descomposicin del riesgo
que describe las categoras de riesgo y las subcategoras que se utilizar. La
figura 4 muestra un ejemplo de una estructura de descomposicin del riesgo
que se muestra dentro de la prctica estndar para la gestin de riesgos del
proyecto.

Figura 4: Ejemplo de Estructura de Descomposicin de Riesgos.

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Definicin de Probabilidades de Riesgo e Impacto

Esto es una pieza fundamental del plan y evaluacin de los riesgos. Define cmo los
riesgos sern clasificados en una probabilidad y/o nivel de impacto. Esta escala o
sistema de clasificacin se define aqu en el plan de gestin de riesgo para que los
riesgos positivos y negativos puedan ser clasificados fcilmente y consistentemente
clasificados. Hay varias formas de documentar el impacto y la probabilidad de
riesgo. Algunas empresas optan por un enfoque alto-medio-bajo, mientras que
otras utilizan una escala numrica. Una vez ms, lo que va a utilizar depende de su
organizacin. Figura 5 muestra una tabla de definicin de impacto. Se utilizar en
el proceso Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos, que es donde los riesgos son
evaluados y priorizados. La tabla refleja las tolerancias de riesgo de los interesados
a travs de las calificaciones y ayuda a tomar parte del nivel subjetivo de
evaluacin de riesgos.
DEFINICIN
Bajo
Aumento
de
tiempo
Menos de 5%
Aumento del costo
Menos de 5%
No afecta
a los
resultados

Tiempo

Costo
Alcance

DE IMPACTO
Medio
Aumento
de
tiempo
Entre 5-20%
Aumento del Costo
Entre 5-15%
Cambiar a una o
varias entregas

Alto
Aumento
de
Tiempo
Mayor a 20%
Aumento del Costo
Mayor a 15%
Cambios
significativos en el
alcance

Figura 5: Definicin de Impacto.

La Matriz de Probabilidad e Impacto
La Matriz de probabilidad e impacto toma las especificaciones de probabilidad y el
impacto y la combina, resultando en una calificacin general. Esta herramienta
tambin se utiliza en la realizacin del proceso Anlisis Cualitativo de Riesgos y
desempea un papel importante en la priorizacin de los riesgos. La figura muestra
lo que comnmente se refiere a una matriz de 5 x 5. La matriz suele ser codificadas
con colores para designar que puntos son considerados como riesgo "alto" riesgos
"moderados" y riesgo "bajos". Una estrategia es a menudo utilizada segn el grado
de color/total de calificacin.

Probabilidad
VH
H
M
L
VL

VH=Muy Alto,

L
L
L
L
L
VL

Matriz de probabilidad e impacto

Amenazas
M
M
H
L
M
H
L
M
H
L
L
M
L
L
L
L
M
H
Impacto
H=Alto,
M=Moderado,
L=Bajo,

H
H
H
H
M
VH
VL=Muy Bajo

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Las Tolerancias Revisadas de los Interesados

Tolerancias de riesgo revisadas de los interesados son otra parte importante del
plan. Las Respuestas se basarn en gran medida en las tolerancias de riesgo de los
interesados. Tolerancia al riesgo se refiere a la cantidad de riesgo que pueden
soportar los interesados. Si no se identifica, sera difcil determinar si los esfuerzos
de riesgo estn en consonancia con las expectativas de los interesados
Formatos de Informes de Riesgos
Los formatos de informes de riesgo tambin se abordan en el plan de gestin de
riesgo. Esto incluye detalles sobre el contenido y el formato de informes de riesgo y
el registro de riesgos y tambin describe cmo los esfuerzos de la administracin de
riesgo sern documentados, analizados y comunicados a las partes interesadas
apropiadas.
Seguimiento
El seguimiento de las actividades de riesgo tambin debe ser descrito, incluyendo
cmo sern las lecciones aprendidas documentadas y archivadas, y cmo se van a
auditar los procesos de gestin de riesgos.
Usted debe saber y entender los tems de contenido del plan de gestin
de riesgo muy bien para el examen.
TIP
Naturalmente, un plan slo puede ser tan bueno como su contenido, pero tambin
su apoyo. Como muestra la figura 5, para tener xito, el plan de gestin de riesgo
debe ser aceptado por los interesados, debe abordar todos los procesos de gestin
de riesgo segn corresponda a las necesidades especficas del proyecto, debe
alinear con las limitaciones del proyecto interno y externo y equilibrar los costos y
esfuerzos con los beneficios.

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Aceptacin de los
Interesados del
plan

Figura 5: Factores Crticos de xito.

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