Sistema Erp en Mypes

UNIVERSIDAD ACADEMIA
DE HUMANISMO CRISTIANO
CARRERA DE INGENIERIA COMERCIAL
IMPLEMENTACION DE SISTEMAS ERP EN PYMES A NIVEL NACIONAL

COMO HERRAMIENTA PARA EL CONTROL DE GESTION Y TOMA DE
DECISIONES EN PROCESOS DE NEGOCIO
Tesis para optar al ttulo de Ingeniero Comercial, y al grado acadmico de Licenciando en Ciencias en
la Administracin de Empresas
Profesor Gua: Arno Klenner Meixner

Profesor Informante: Ral Gonzlez
Alumno: Paula Torres Muoz
Santiago, Marzo 2014
UNIVERSIDAD ACADEMIA DE HUMANISMO CRISTIANO

Carrera de: Ingeniera Comercial
IMPLEMENTACION DE SISTEMAS ERP EN PYMES A NIVEL NACIONAL

COMO HERRAMIENTA PARA EL CONTROL DE GESTION Y TOMA DE
DECISIONES EN PROCESOS DE NEGOCIO
Nombre profesor gua: Arno Klenner Meixner

Nombre alumno: Paula Torres Muoz
Tesis para optar al grado de Licenciado en Ciencias en la Administracin de

Empresas
Tesis para optar al ttulo de Ingeniero Comercial
Santiago, Marzo 2014
Para mis padres, esposo e hijo Santiago, con cario

Con especial dedicacin a mi madrina que siempre estar en mi corazn
Paula Torres Muoz
INDICE
INTRODUCCION ................................................................................................. 7
CAPITULO I: LOS SISTEMAS ERP ............................................................... 12
1.1
Sistemas y Organizaciones ......................................................................... 12
1.2
Qu es un Sistema de Informacin ............................................................. 14
1.3
Historia de un ERP ..................................................................................... 17
1.4
Qu es un ERP ............................................................................................ 18
1.5
Motivaciones para implementar un ERP .................................................... 24
1.6
Tipos de ERP .............................................................................................. 25
1.7
Seleccin de un ERP ................................................................................... 28
1.8
Implementacin de un ERP ........................................................................ 33
1.9
Beneficios y Desventajas de un ERP .......................................................... 42
1.10
Cambio Organizacional en la implementacin de un ERP ......................... 44
1.11
Funcin de RRHH en la implementacin de un ERP ................................. 47
CAPITULO II: IMPLEMENTACION ERP EN PYMES ............................... 51

2.1
Sistemas ERP en PYMES ........................................................................... 51
2.2
Definicin PYMES ..................................................................................... 53
2.3
Clasificacin PYMES ................................................................................. 55
2.4
Ventajas y Desventajas de las PYMES ...................................................... 56
2.5
Principales proveedores de ERP ................................................................. 58
2.6
Razones para que las PYMES implementen un ERP ................................. 63
CAPITULO III: ESTUDIO DE CASOS ........................................................... 66

3.1
Caso 1: Copar S.A. ..................................................................................... 67
3.1.1
Antecedentes Generales .......................................................................... 67
3.1.2
Situacin de la empresa y motivaciones para implementar un ERP ....... 67
3.1.3
Seleccin del proveedor ERP .................................................................. 68
3.1.4
Implementacin del ERP ........................................................................ 69
3.1.5
Beneficios obtenidos ............................................................................... 70
3.2
Caso 2: Green S.A. ..................................................................................... 71
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
3.3
Caso 3: RIL Editores .................................................................................. 77
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
3.4

Anlisis Comparativo de Casos .................................................................. 82
CONCLUSIONES ............................................................................................... 85
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................. 88
ANEXO I: Pauta Entrevista ............................................................................... 94
INTRODUCCION
Los tiempos han cambiado, la sociedad en la cual estamos inmersa no es la misma, el

nacimiento de redes sociales, la globalizacin y el acceso da a da a ms
informacin, hace que siempre estemos atentos a lo que viene, la nueva moda,
tecnologa, etc. Esto mismo ocurre con las organizaciones, donde la informacin se
transforma en un recurso fundamental para la gestin y toma de decisiones. Tan
importante es, que si las empresas no tienen la capacidad de adaptarse a los cambios
dejan de ser competitivas y no perduran en el tiempo.
El crecimiento de las tecnologas de informacin y comunicacin (TIC) y la

influencia que tienen en las organizaciones, hace que aumente la necesidad de adoptar
sistemas de informacin (SI) para apoyar su gestin tcnica y administrativa.
En general, los sistemas de informacin para la gestin de empresas se han

convertido en un factor clave en el desarrollo empresarial, imprescindible para lograr
los objetivos estratgicos de negocio.
El mercado ofrece un conjunto de productos para optimizar los procesos del negocio
por medio de sistemas de informacin que capturan, almacenan, procesan y
distribuyen los datos e informacin generados por las distintas unidades
administrativas, operativas y productivas de la empresa. Hasta antes de la aparicin
de estos SI, las empresas disponan de sistemas independientes administrados por

cada departamento. Esto produca duplicidad de datos, difcil acceso a los mismos,
falta de integridad y la casi nula posibilidad de compartir en lnea y en tiempo real la
informacin clave para la toma de decisiones, lo que impactaba directamente en la
ventaja competitiva que poda hacer crecer y diferenciar una empresa de otra.
Es as como los Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales ERP

(Enterprise Resource Planning) surgen de la necesidad de integrar todos los datos de
una organizacin, permitiendo obtener informacin confiable y en tiempo real.
Mediante los sistemas ERP se realiza el seguimiento de las diversas reas de una
empresa, desde la fabricacin de un producto, pasando por la logstica, la
distribucin, el control de stock, la contabilidad de la organizacin y dems.
Se trata de un software desarrollado para el manejo eficaz de la informacin de las

organizaciones, que permite tomar decisiones acertadas en los momentos oportunos.
Esto hace que todos los departamentos estn comunicados e integrados con el fin de
mejorar la productividad de la empresa.
Por las caractersticas que tienen los ERP, las PYMES en Chile cada vez estn
optando por su implementacin. Estas empresas generan el mayor porcentaje de
empleo en el pas, por lo que cualquier sistema de informacin que les permita un
mayor crecimiento siempre ser evaluado de forma positiva.
Este trabajo surge de la inquietud de conocer el impacto y los beneficios que tiene
una implementacin de este tipo de sistemas en una PYME, no slo por los resultados
obtenidos por ejemplo en la gestin de la operacin, si no que por lo que sucede con
las personas al interior de la organizacin.
El objetivo general es conocer el impacto y beneficios de la implementacin de un

sistema ERP en PYMES, conocer si cambio o no el trabajo realizado hasta antes de
su implementacin, el compromiso de la gente, etc.
Los objetivos especficos a alcanzar con este trabajo de investigacin son:
Conocer el nivel de conocimiento que existe en las PYMES respecto a los

sistemas ERP.
Conocer el tiempo de implementacin de un sistema ERP.
Conocer ventajas y desventajas de un ERP.
Determinar si el control de gestin mejora por efecto de la integracin de las

reas funcionales de la empresa.
Conocer los beneficios esperados v/s beneficios reales obtenidos en la

implementacin de un ERP.
Conocer el impacto que tiene en la estructura organizacional la

implementacin de un ERP.
10
Conocer el nivel de compromiso que existe en el personal al implementar un

sistema ERP.
Conocer el nivel de uso que tiene un ERP ya implementado.
Determinar si una empresa logra aumentar su crecimiento al implementar un

sistema ERP.
Este trabajo tiene como objetivo dar respuesta a la siguiente hiptesis:
Las empresas PYMES a nivel nacional al implementar un sistema ERP maximizan

el uso de la informacin en el control de gestin de la operacin, lo que permite
tomar decisiones oportunas en los procesos clave del negocio.
El mtodo utilizado en este trabajo es la revisin de material electrnico publicado en

Internet, artculos de revistas especializadas, entrevistas a expertos y libros. Adems,
para confirmar o rechazar la hiptesis se realizaron entrevistas con ejecutivos a cargo
de la implementacin de sistemas ERP en 3 PYMES a nivel Nacional. Los datos
obtenidos se analizaron con el fin de dar respuesta a los objetivos planteados.
Se opta por la realizacin de entrevistas, ya que permite conocer la experiencia de

cada empresa en la implementacin de un sistema ERP, cmo lo viven, qu sucede
con las personas, cul fue el proceso realizado, etc. Al conocer en forma real la
transformacin que vivieron y viven estas empresas, se hace ms fcil confirmar o
11
rechazar la hiptesis de este trabajo de investigacin, ya que se trabaja en base a

informacin real y no slo terica. Fue una experiencia enriquecedora, adems las
personas entrevistadas tuvieron una muy buena disposicin lo cual se agradece.
Se llega a las empresas Copar S.A., Green S.A. y Ril Editores por un amigo que
trabaja en el mercado TI, el cual permiti hacer contacto con las personas
involucradas en la implementacin del sistema ERP Defontana y as coordinar
reuniones con ellos, las que tuvieron una duracin entre 1 y 2 horas.
Este trabajo de investigacin consta de 3 captulos. El primer captulo enfocado a

conocer qu es un sistema ERP, motivaciones para implementar uno, adems de la
seleccin, implementacin, beneficios y desventajas obtenidas. El segundo captulo
para conocer qu son las PYMES, cmo se clasifican a nivel nacional, los tipos de
ERP disponibles en el mercado y las razones que tienen este tipo de empresas para
implementar uno. El tercer captulo que detallar las entrevistas realizadas a 3
PYMES a nivel nacional respecto a la implementacin del sistema ERP Defontana.
Es un tema muy interesante, ya que todos pueden llegar a formar alguna PYME a
futuro, por lo cual no est dems conocer esta herramienta de gestin tal til hoy en
da.
12
CAPITULO I: LOS SISTEMAS ERP
1.1 Sistemas y Organizaciones
Las organizaciones son vistas como sistemas, es decir, un conjunto de elementos

organizados que interactan, que buscan alguna meta o metas comunes, operando
para ello sobre datos para producir informacin de salida1.
De la definicin mencionada, la caracterstica ms importante es considerar que los

elementos o componentes interactan transformando entradas en salidas, de tal
manera de contribuir al cumplimiento del propsito u objetivo del sistema u
organizacin. Esta transformacin est asociada principalmente a entradas y salidas
de informacin2. Un ejemplo de esto es un sistema productivo donde tenemos a una
mquina y un operario, que transforma materias primas en productos semiterminados
o terminados, en base a informacin (rdenes de trabajo, instrucciones, etc.).
El papel de la informacin en una organizacin es apoyar los procesos de

coordinacin, planificacin y control. Es decir, apoyar la toma de decisiones.
Murdick, Robert, Sistemas de Informacin Administrativa, Editorial Prentice Hall.
Conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o
sistema que recibe dicho mensaje, Wikipedia.
13
Las decisiones se puedes clasificar en principalmente en:
a) Estratgicas: son aquellas adoptadas por altos directivos y se refieren

principalmente a la relacin entre la organizacin y su entorno. Estas tienen
una gran trascendencia, ya que definen los fines y objetivos generales que
afectan a la totalidad de la organizacin. Ejemplo: localizacin de plantas
productivas, definicin de recursos, qu clases de producto fabricar, etc.
b) Tcticas: son aquellas tomadas por directivos intermedios. Tratan de asignar

eficientemente los recursos disponibles para alcanzar los objetivos fijados a
nivel estratgico. Ejemplos: disposicin de planta, distribucin del
presupuesto, planificacin de la produccin, etc.
c) Operativas: son aquellas adoptadas por ejecutivos de nivel inferior. Se

relacionan con actividades del da a da de la empresa. Ejemplos: asignacin
de tareas a trabajadores, determinar el inventario a mantener, coordinar
transporte, etc.
Las organizaciones deben tener la capacidad de poder reaccionar frente a los cambios
del entorno para seguir sobreviviendo. Es por esto, que una correcta decisin es clave
para seguir siendo competitivos en un mercado cada vez ms exigente.
14
El desarrollo de la tecnologa se ha insertado a todo nivel en la organizacin y

constituye un servicio horizontal integrado a la empresa. Es por esto que la tecnologa
de la informacin y la comunicacin3 (TIC) es el principal actor en estas acciones de
cambio.
1.2 Qu es un Sistema de Informacin
Durante la ltima dcada, los avances de las TIC han tenido un enorme efecto sobre
el mercado empresarial. La aparicin de rpidas redes de comunicacin, hardware y
software ms potentes, ha permitido a las organizaciones desarrollar nuevos
productos y comercializarlos en menor tiempo. En este contexto, la informacin y el
conocimiento son elementos fundamentales para generar valor y riqueza en las
organizaciones, por lo tanto estas necesitan Sistemas de Informacin (SI) eficientes.
Los sistemas de informacin se pueden definir como un conjunto de componentes

interrelacionados que rene (u obtiene), procesa, almacena y distribuye informacin
para apoyar la toma de decisiones y en control en una organizacin4
Elementos computacionales que permiten montar una aplicacin til para un usuario final, hardware o componentes fsicos
(monitor, CPU, memoria RAM, disco duro, etc.) y software o programas de aplicacin, que permiten procesar informacin.
Barros, Oscar, Tecnologas de la Informacin y su uso en gestin, Editorial McGraw Hill.
4
Laudon, Kenneth y Jane, Sistemas de Informacin Gerencial, Editorial Pearson.
15
Los elementos que componen un SI son los siguientes (ver cuadro 1):
1. Personas especialistas (analistas de sistemas, programadores) y usuarios

finales.
2. Hardware mquinas (computadores, impresoras, escner) y medios
(dispositivos de almacenamiento, formularios de papel).
3. Software programas (office, procesamiento de datos) y procedimientos
(entrada de datos, correccin de errores).
4. Datos registro de clientes, archivos de empleados, bases de datos de
inventarios.
5. Redes medios de comunicacin y control de redes.
Cuadro 1: Elementos de un Sistema de Informacin
16
Los SI han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A travs de
su uso se logran importantes mejoras, ya que automatizan los procesos operativos,
suministran una plataforma de informacin necesaria para la toma de decisiones y su
implementacin logra ventajas competitivas para la empresa.
Algunos de los sistemas de informacin que ms se utilizan en la actualidad son5:
Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS - Transaction Processing

System): son aquellos que gestionan la informacin a nivel operativo, registra
las transacciones diarias necesarias para dirigir los negocios. Ejemplos:
pedidos de ventas, sistemas de reservaciones, nmina, registro de empleados,
otorgar crdito, etc.
Sistemas de Informacin Gerencial (MIS - Management Information System):

son aquellos facilitadores de informacin estratgica y mtodos de gestin
para la toma de decisiones, para lograr satisfacer las necesidades de la
organizacin y optimizar su desarrollo productivo; esto producto de la
interaccin de los diferentes sistemas de informacin existentes. Es
prescindible el uso de computadores para lograr la informacin deseada, sino
resultara un trabajo ms complejo para el usuario. Ejemplos: reportes
semanales, mensual y/o anuales, informe de ventas por productos, etc.
Tipos de Sistemas de Informacin TPS, MIS, DSS y ESS
17
Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS - Decision Support Systems): son

aquellos que tienen por finalidad apoyar a la toma de decisiones mediante la
generacin y evaluacin sistemtica de diferentes alternativas o escenarios de
decisin, uso de modelos y herramientas computacionales (Minera de Datos Business Intelligence). Estos sistemas no solucionan problemas, ya que slo
apoya el proceso de toma de decisiones. Por lo tanto, la responsabilidad de
tomar una decisin es del usuario. Ejemplos: informes de compras y ventas,
pedidos, entregas, etc.
Otro de los sistemas ms utilizados y objeto de este trabajo de investigacin son los
Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales (ERP - Enterprise Resource
Planning), el cul se detallar a continuacin.
1.3 Historia de un ERP
Los sistemas ERP comenzaron a utilizarse en USA durante la segunda guerra

mundial6, con el fin de apoyar la gestin de los recursos materiales que demandaba el
ejrcito. Se llamaron Sistemas de Planificacin de Requerimientos de Materiales
(MRPS - Material Requirements Planning Systems).
En la dcada del 60, las empresas manufactureras retoman este sistema con el fin de
gestionar sus inventarios y planificar el uso de recursos acorde a la demanda real de
6
Implementacin de sistemas ERP, su impacto en la gestin de la empresa e integracin con OTIC
18
sus productos, por lo que MRPS evoluciona a Sistemas de Planificacin de Materiales

(MRP - Material Requirements Planning).
En los aos 80, se empezaron a utilizar conceptos como Just in Time7, manejo de
relacin con clientes y proveedores, entre otros. Es as como los MRP evoluciona a
Sistemas de Planificacin de Recursos de Fabricacin (MRP II - Manufacturing
Resource Planning).
En la dcada de los 90, producto de la globalizacin, las empresas comenzaron a

necesitar sistemas que apoyarn la gestin empresarial, integrarn las distintas reas
de negocio, ayudarn a lograr alcanzar procesos operativos eficientes y sirvieran de
soporte para la toma de decisiones. Es as como estos sistemas evolucionan a lo que
hoy conocemos como Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales (ERP Enterprise Resource Planning).
1.4 Qu es un ERP
Los sistemas ERP se definen como un sistema de planificacin de los recursos y de

gestin de la informacin que, de una forma estructurada, satisface la demanda de
necesidades de la gestin empresarial. Se trata de un programa de software
Sistema de organizacin de la produccin, traducido en producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se
necesitan, en el momento en que se necesitan. Wikipedia.
19
integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar ms fcilmente

su negocio en todos los mbitos8.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son9:
Optimizar los procesos de negocios
Tener acceso a informacin confiable, precisa y oportuna
Compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin y

disponer de ella en tiempo real
Eliminar datos y operaciones innecesarias
Reducir tiempos y costos de procesos
El principal propsito de un ERP es otorgar apoyo a los clientes en su negocio,

entregar tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo
de informacin que permita tomar decisiones en forma oportuna y disminuir los
costos totales de operacin.
Hay 3 caractersticas que distinguen a los sistemas ERP:
1. Integrales: permiten controlar los diferentes procesos de una organizacin,

entendiendo que todos los departamentos se relacionan entre s, es decir, que el
8
9
Muiz, Luis, ERP: Gua Prctica para la Seleccin e Implantacin, Editorial Gestin 2000.
Planeacin de recursos empresariales ERP
20
resultado de un proceso es el punto de inicio del siguiente. Un ejemplo de esto, es

la creacin de un pedido de venta, este crea una orden de venta o trabajo que
desencadena en el proceso de produccin, control de inventario, distribucin del
producto, facturacin y movimientos contables. Si una organizacin no utiliza un
sistema ERP, necesitara de varios programas que controlen y realicen estos
procesos en forma separada, y al no estar integrados, se generan duplicidad de
informacin y malas decisiones (ver cuadro 2).
Cuadro 2: Proceso pedido de venta integrado con otras reas de la organizacin.
2. Modulares:
estn
formados
por
un
nmero
especfico
de
mdulos,
independientes entre s, pero a la vez comunicados, lo que permite gran

adaptabilidad a las empresas de acuerdo a su tamao y disponibilidad de
recursos. Los principales mdulos de los sistemas ERP se pueden ver en el
siguiente cuadro (3):
21
Cuadro 3: Mdulos de los sistemas ERP
A continuacin, se mostrar la relacin que existe entre los diferentes mdulos

que puede tener un ERP estndar del mercado (separndolos en 2 grupos: los de
tipo administrativo - financiero y los de gestin) y los departamentos de una
empresa (ver cuadro 4).
Cuadro 4: Relacin mdulos ERP estndar y departamentos de una empresa.
22
3. Adaptables: estn creados para adaptarse a cualquier organizacin,

independiente del sector al que pertenezcan y de las particularidades de los
procesos de negocios que tengan. Ejemplo: la empresa A tiene 5 canales de
distribucin de productos y la empresa B slo 1.
El sistema ERP es un programa de gestin empresarial diseado para cubrir todas las
exigencias de las reas funcionales de una empresa, crea un flujo de trabajo
(workflow) para los distintos usuarios, permitiendo agilizar los diferentes tipos de
trabajo, reduciendo en tiempo real las tareas repetitivas y permitiendo el aumento de
la comunicacin entre todos los deparatmentos que integran la organizacin.
Estn formados por procedimientos, personas y medios tcnicos que permiten

capturar, tratar y difundir la informacin, de forma que pueda contribuir a la toma de
decisiones o a la puesta en prctica de dichas decisiones, es decir a la ejecucin de
acciones concretas.
Los componentes de un ERP se pueden clasificar en:
Herramientas
tecnolgicas
(hardware,
software,
base
de
datos,
telecomunicaciones)
Personas
Procedimientos (estrategias, polticas, mtodos y reglas que en general se

aplican en el uso y gestin del sistema de informacin)
23
Las personas cumplen un rol fundamental, ya que son estas las que llevan a cabo la
implementacin de un ERP y su posterior uso. Es por esto, que se pueden distinguir 2
tipos de personas:
1. Personal especfico del rea de sistemas: incluye aquellas personas que

gestionan, desarrollan programas y mantienen el sistema informtico.
2. Usuarios en general: directivos y usuarios que interaccionan de algn modo
con el sistema.
Entre las caractersticas principales de los sistemas ERP se destacan:
Base de datos centralizada
Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las

operaciones
Los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes
Las empresas que lo implementan deben modificar alguno de sus procesos

para alinearlos con los del sistema ERP
Este tipo de sistema, est formado por varias aplicaciones destinadas a recolectar
informacin y datos de la empresa que son almacenados en una base de datos
centralizada. Esto permite manejar la informacin de forma rpida y segura.
24
1.5 Motivaciones para implementar un ERP
Las decisiones de calidad y oportunas permiten el crecimiento sostenido en las

empresas. Es por esto, que una de las razones por las cuales las empresas necesitan
contratar un software es porque estn creciendo.
Algunas de las consecuencias de este crecimiento son:
Aumento de personal
Mayor flujo de informacin
Organigrama ms complejo
Necesidad de decisiones rpidas y acertadas acorde a los cambios del mercado
Aumento de sucursales (en algunos casos)
Toda esta acumulacin de informacin, hace que las organizaciones necesiten tener
mayor orden y control, con lo cual al implementar un sistema ERP se busca obtener:
1. Control: ya que provee de informacin exacta, clara, integrada y actualizada

de los procesos de negocios.
2. Eficiencia: ya que facilita y automatiza procesos, permitiendo ahorro de
tiempos y costos; adems, de disminuir errores al evitar el manejo de
informacin manual.
25
3. Orden: ya que permite ordenar y estructurar los procesos internos y las tareas
de cada persona. Adems, el sistema obliga a que se ingresen oportunamente
los datos y de una manera determinada.
En este contexto, actualmente contar con un software ERP no es un lujo, sino un

medio necesario para crecer y estar acorde a la tendencia del mercado.
1.6 Tipos de ERP
Antes de elegir un ERP, la empresa debe tener claro cul es el objetivo o qu quiere
lograr con su implementacin. La finalidad es que elija la solucin tecnolgica idnea
y pueda obtener el mximo rendimiento.
Es por esto, que en el mercado de software de gestin ERP, podemos distinguir 2

tipos:
1. ERP Tradicional o local
Es un software que se debe comprar, estando los servidores en las instalaciones

de una empresa.
26
El hecho de que el servidor est en las instalaciones de la empresa, se transforma

en una garanta de confianza y seguridad, ya que est bajo su responsabilidad y
no de un tercero. Adems, permite solucionar rpidamente los problemas sin
depender de nadie y tienen mayor accesibilidad.
Al estar el servidor en propiedad de la empresa, lo hace ms flexible ya que se

pueden hacer modificaciones al sistema y evita que la empresa tenga que incurrir
en gastos mensuales, realizando slo una inversin inicial.
Sin embargo, tienen baja conectividad ya que no se puede acceder al ERP en

cualquier lugar. Esto tiene mayor relevancia en empresas que tienen sucursales.
Otro aspecto a considerar es el alto costo de tiempo y preocupacin para

mantener funcionando ptimamente los servidores. Adems, del alto costo en
dinero por la inversin inicial en compra de licencias y recursos especializados
en el tema.
2. ERP Web (actualmente llamados cloud o nube)
Es un software que se debe pagar slo por el servicio, estando en manos del
proveedor contratado el mantenimiento de los servidores.
27
Su alto nivel de conectividad lo hace atractivo, ya que se puede acceder desde

cualquier lugar. Adems, se ahorran recursos (tiempo y dinero), en cuanto no se
hace una inversin inicial, sino que slo se paga por el servicio y no se debe
invertir en instalaciones para el servidor (ejemplo, un tcnico especializado).
Este tipo de software, permite estar acorde a la tendencia actual de los servicios
va internet. Cada vez son ms las personas que utilizan este medio para hacer
diversos trmites.
Otra caracterstica importante es que percibe mayor seguridad en los datos, ya

que se asume cierta especializacin en este tipo de producto por parte del
proveedor.
Su principal debilidad pasa por la dependencia absoluta de internet, lo que genera

inseguridad y desconfianza para las empresas que desconozcan que toda esta
informacin se respalda en un datacenter10.
La eleccin de un tipo u otro sistema de gestin, depender netamente del tipo de

empresa que lo adquiera. Los ERP web generan bastante desconfianza por la
conexin a internet, pero hay muchas empresas donde participan principalmente
jvenes que ven este tipo de producto muy atractivo.
10
Se denomina centro de procesamiento de datos (CPD) y es aquella ubicacin donde se concentran los recursos necesarios para
el procesamiento de la informacin de una organizacin. Tambin se llaman centro de datos por su nombre en ingls. Wikipedia.
28
1.7 Seleccin de un ERP
La importancia del impacto que tiene una implementacin de un sistema ERP en los
procesos de una organizacin y la inversin que sta debe hacer en trminos
econmicos, hacen que el proceso de seleccin de la herramienta sea un tema
delicado. Es por esto, que en este punto se detallarn las consideraciones que un
encargado o lder de proyecto debe considerar al momento de elegir un ERP11.
Una vez que la organizacin ya ha realizado una revisin de sus procesos y sabe qu
reas estarn impactadas por este cambio, comienza el proceso de seleccin de un
sistema ERP.
Lo primero que se debe hacer es definir y establecer los aspectos bsicos que se
deben considerar para la seleccin de un ERP, detallados a continuacin:
Definir las reas y funciones de la empresa que se abarcarn con el ERP. Esto
debe estar alineado con los planes estratgicos de la empresa y debe tener una
visin a largo plazo.
Se debe detallar los procesos que sern cubiertos, reas de la empresa que se
vern afectadas con la implementacin, procesos de negocios impactados y
costo mximo que se pagar por la implementacin.
11
Metodologa para seleccin de sistemas ERP
29
Definir los participantes que estarn involucrados en la seleccin del sistema

ERP.
El objetivo de esto es tener una base de requerimientos para comenzar la bsqueda de

proveedores y saber qu debe cumplir el producto ERP que se adquiera.
Antes de comenzar la bsqueda del ERP se debe nombrar a los responsables del
proyecto, definir sus funciones y responsabilidades. Es importante que el proyecto
est respaldado por la alta direccin para que sea exitoso.
Se sugiere al siguiente equipo de personas por su rol dentro de la organizacin:
Direccin: responsables de la gestin de la empresa. Su objetivo es tomar la

decisin final en base al trabajo presentado por el equipo del proyecto.
Gerente o lder del Proyecto: directivo de alto nivel o responsable de sistemas.

Es el encargado de coordinar el proyecto y las actividades del proceso de
seleccin.
Equipo de Proyecto: personas de sistemas que trabajan tiempo completo en el

proyecto. Estas deben recopilar informacin, ayudar en la toma de decisiones,
organizar reuniones y armar preguntas. Adems, son las que trabajarn en la
implementacin del sistema seleccionado.
30
Grupo de usuarios: son usuarios de alto de nivel de las distintas reas

impactadas por el ERP. En el proceso de seleccin sern los encargados de
evaluar los ERP seleccionados segn sus conocimientos del negocio.
Grupo de Calidad: dependiendo del tamao de la implementacin y la

organizacin, existir personal con conocimientos en metodologas de
planificacin y desarrollo de sistemas. Es lo que se conoce como rea de
aseguramiento de la calidad (QA - Quality Assurance).
Consultor externo: se recomienda incluir consultora externa para la seleccin

del ERP. Preferente, el consultor debe ser neutral en relacin al producto a
elegir y no necesariamente debe ser el que realizar la implementacin el ERP
seleccionado.
Este equipo puede variar dependiendo del tamao de la empresa y la complejidad de

la implementacin. Muchas veces, en empresas de menor tamao alguno de estos
roles los realiza una persona.
Una vez, que contamos con la informacin antes sealada, es necesario organizar una
reunin para presentar las bases del proyecto e informar a las personas involucradas
el rol de debern cumplir.
31
Con estos antecedentes, comienza la bsqueda en el mercado de los ERP disponibles.

Para lo cual se sugiere consultar en internet, en revistas especializadas y a
profesionales de otras empresas. Con esta informacin, se arma un listado con todos
los proveedores de ERP encontrados.
Luego, se contactar a cada proveedor y se solicitar mayor informacin y propuesta

de implementacin. Es ac donde se eliminan aquellos que no cumplan con los
requerimientos del proyecto y se seleccionan aquellos que si cumplen para entrevistas
posteriores.
Para comparar y seleccionar un producto es necesario tener un listado de criterios y

puntos de comparacin comn entre proveedores, a los cuales se les puede asignar
puntaje que sern analizados al momento de hacer la eleccin del ERP.
Estos criterios se pueden agrupar en 6 categoras:
1. Aspectos funcionales del producto: son todos los criterios a evaluar que estn
relacionados a las funciones que cumple el sistema y procesos que contempla.
Ejemplo: facilidad de parametrizacin, interaccin con otro sistemas, multilenguaje, comunicacin con bancos, adaptabilidad y flexibilidad, entre otros.
2. Aspectos tcnicos: son aquellos relacionados con las necesidades de hardware

necesarios para utilizar el producto.
32
Ejemplo: adaptabilidad a la estructura instalada en el cliente, herramientas y

lenguaje de programacin, gestor de configuraciones, documentacin,
auditora, entre otras.
3. Caractersticas propias del proveedor: son aquellos relacionados con la

empresa:
facturacin
anual,
ubicacin
geogrfica,
otros
clientes
experiencias, etc. Es importante evaluar la solidez del proveedor, ya que si

este deja de existir la empresa se queda con un sistema sin mantenimiento o
soporte ni posibilidad de evolucin.
4. Caractersticas del servicio: son puntos especficos del servicio que brinda el
proveedor tanto en la implementacin como soporte.
Ejemplo: servicio, alcance, metodologa, grado de participacin de la
implementacin, soporte, licencia, upgrade, entre otros.
5. Aspectos econmicos: son aquellos relacionados con costos de licencias,

servicio de mantenimiento y de implementacin.
Ejemplo: financiamiento, costos varios (interfaces, capacitacin), contratos,
entre otros.
6. Aspectos estratgicos de la empresa: se relacionan a aquellos relacionados a la

planificacin estratgica que tenga la empresa.
33
Ejemplo: perspectivas de crecimiento, nuevos proyectos en mira, mudanzas,

entre otros.
Una vez que los proveedores envan sus propuestas y se recolectan todos los datos, se
compara la informacin. Luego se realiza una reunin de trabajo con el equipo de
proyecto y jefes de las reas impactadas para presentar las opciones, discutir la
evaluacin y seleccionar los candidatos.
Se recomienda seleccionar 2 o 3 productos de ERP para realizar una evaluacin ms

en profundidad. Esto incluye visitas a los proveedores y demostraciones del producto
(lo ideal es que asistan los usuarios claves para tener mayor exactitud de lo que se
necesita). Luego de esto, ya se cuenta con todos los antecedentes para elegir el
producto ERP que ser implementado en la organizacin.
1.8 Implementacin de un ERP
La implementacin de un sistema ERP implica un proceso de transformacin y

redefinicin de procesos en una organizacin. Su correcta ejecucin puede llevar a
incrementar la productividad y tener acceso a mejor informacin para la toma de
decisiones. En la mayora de los casos, se pueden lograr mejoras radicales.
34
Como paso previo a la implementacin, se deben redefinir los procesos con las
posibilidades que el ERP ofrece, los cuales sern soportados por el mismo. Sin
embargo, se puede encontrar que tras la implementacin, se ejecuten los procesos
exactamente igual que antes del ERP.
Este es un problema importante, ya que no se puede conseguir ninguna mejora en los

costos y tiempos de los procesos. Aunque se cuente con el mejor ERP, si los procesos
no se actualizan, seguirn siendo igual de eficientes o ineficientes como lo eran hasta
el momento de la implementacin y el impacto del nuevo sistema ser bajo o nulo.
El perodo de tiempo es uno de los factores principales que se deben considerar al

implementar un sistema ERP. La duracin real depender del tamao de la
organizacin y complejidad de los procesos a implementar.
Otro de los factores a considerar, es el compromiso de los miembros del equipo. Un

rol fundamental es el lder de proyecto, ya que guiar todas las acciones a realizar e
involucrar a todas las personas de la organizacin. Para esto, debe optar por alguno
de los siguientes mtodos de implementacin de sistemas ERP12:
Big Bang: consiste en la implementacin de sistemas en un solo paso. Con

este mtodo todos los mdulos del sistema ERP se implementan de forma
12
Software ERP - Mtodos de Implementacin
35
simultnea a lo largo de toda la organizacin, por lo que el tiempo de

ejecucin es ms corto.
En un principio esta era una de las formas de implementacin ms populares,
pero con el tiempo se asoci a la mayora de los fracasos en las
implementaciones, ya que incrementaba la complejidad del proceso, las
personas realizaban muchas tareas que deban estar listas al mismo tiempo, lo
que implicaba gastos adicionales e implementaciones inadecuadas y con
demoras.
Las personas tienen menos tiempo de acostumbrarse al nuevo sistema y

algunos detalles pueden pasar por alto. Adems, el perodo de formacin
tambin se acorta, ya que se prioriza el uso del nuevo sistema y no el perodo
de transicin.
La prueba completa del sistema antes de la implementacin puede ser difcil

de llevar a cabo y un fallo en cualquier parte afecta a las otras.
Modular: consiste en la implementacin de mdulos uno despus del otro.

Esto reduce el mbito de la implementacin, ya que evita una sobrecarga para
el personal, a la direccin de la empresa y al proveedor del sistema ERP.
36
Una vez que el mdulo se ha implementado con xito se pasa al otro. Este
mtodo resulta adecuado en organizaciones que no comparten muchos
procesos entre sus distintos departamentos o procesos comerciales.
Despus de la implementacin de todos los mdulos, se realiza la integracin

de los mismos, lo que deja a todos los procesos y departamentos de la
organizacin en un sistema integrado.
Este mtodo es econmico, ahorra tiempo, reduce los riesgos y asegura una
adecuada transformacin del sistema actual a un ERP. Sin embargo, en la
mayora de los casos es inutilizable, ya que el nuevo sistema no puede usarse
si se est reemplazando un software integrado preexistente.
Orientado a Procesos: consiste en la implementacin de un proceso comercial

por vez hasta llegar a la implementacin completa. Ejemplos: de compras a
pagos o de ventas a cobro.
Este mtodo es adecuado para empresas con procesos comerciales muy

importantes, incluyendo mltiples unidades de negocios. Al subdividir la
implementacin en varias etapas que cubre todo el ciclo de negocios, se
obtiene lo mejor de los mtodos anteriores, se evita el sobreesfuerzo de la
implementacin Big Bang y no se truncan procesos de negocios ya
implementados como el mtodo Modular.
37
Tomando cualquiera de los mtodos antes mencionados, un proceso de

implementacin se realiza en las siguientes fases (ver cuadro 5)13.
Cuadro 5: Fases de Implementacin de un ERP
Fase 1: Inicio del proyecto

Su objetivo es definir cada una de las actividades para la creacin y
planificacin del proyecto. Para esto se debe elaborar un documento de visin
y alcance, un cronograma de trabajo, una matriz de riesgos, una presentacin
del proyecto y una carta de compromiso. Estos documentos permiten
establecer un control y seguimiento adecuado del proyecto.
Fase 2: Seleccin del sistema ERP

Consiste en realizar un anlisis de la funcionalidad de varios sistemas ERP
versus los requerimientos de usuario o especificaciones tcnicas de cada una
de las reas involucradas.
13
Metodologa para implantacin de un sistema integrado de informacin
38
Fase 3: Mapeo de procesos

Su objetivo es revisar los procesos del negocio para integrarlos a la
funcionalidad del sistema ERP con las mnimas adecuaciones y que abarquen
las necesidades o requerimientos de los usuarios.
Fase 4: Nueva funcionalidad (si fuese necesario)

Si luego de la fase 3, existen nuevos requerimientos o funcionalidades
adicionales, estos deben ser diseados y desarrollados en el nuevo sistema o
en una aplicacin que cubra estas necesidades y que se integre con los
mdulos del sistema ERP, obteniendo un documento de especificacin tcnica
del software integrado.
Fase 5: Configuracin sistema ERP

Tiene como propsito realizar la configuracin y parametrizacin del sistema
ERP, capacitar a usuarios funcionales, realizar pruebas de cada uno de los
mdulos y pruebas de integracin entre ellos, obteniendo un manual de
usuario y un documento de pruebas.
Fase 6: Implantacin sistema ERP

Una vez capacitados los usuarios funcionales, configurado y parametrizado el
sistema ERP, se realiza la implantacin del sistema, para lo cual se realiza el
entrenamiento de usuarios finales con respecto a la visin general del sistema,
39
a la funcionalidad de la interfase14 de usuarios y a temas funcionales

particulares, obteniendo la aceptacin o alguna observacin respecto a
problemas de parametrizacin.
Fase 7: Salida en vivo

Finalmente, una vez ejecutadas las fases anteriores, se realiza la salida en vivo
del sistema ERP, es decir, la puesta en produccin del nuevo sistema, dejando
a un lado el anterior, cambiando los procesos y procedimientos y definiendo
un esquema de soporte para solucionar problemas que se presenten a los
usuarios.
La realizacin de este proceso depender del tamao de la organizacin, ya que

muchas veces se realiza en un plazo corto, donde las personas cumplen varios roles a
la vez, por no tener mayor cantidad de personal.
Entre los principales entregables est el documento de visin y alcance que define el
alcance de la solucin a implantarse. Otro de los documentos es el cronograma de
trabajo y matriz de riesgos herramientas para una eficaz gestin de proyectos. Un
cuarto documento es el mapeo de procesos que permite alinear los procesos de la
empresa a los procesos de la solucin. Otro documento importante es el de pruebas
14
Medio con que el usuario puede comunicarse con una mquina, un equipo o una computadora, y comprende todos los puntos
de contacto entre el usuario y el equipo. Normalmente suelen ser fciles de entender y fciles de accionar. Wikipedia.
40
que permite a los usuarios funcionales realizar las pruebas de las opciones entregadas
por el mdulo.
Estos mdulos se pueden adquirir total o parcialmente. En general, hay 3 grandes

grupos15:
Mdulos del rea financiera que proporcionan una visin completa de las
funciones contables y financieras. Estos incluyen:
FI - Gestin Financiera
CO - Controlling o Contabilidad de Costos
EC - Controlling Corporativo
IM - Gestin de Inversiones
TR -Tesorera
Mdulos del rea logstica encargados de gestionar todo el proceso de la

cadena de suministros de una organizacin, desde la adquisicin de la materia
prima hasta la entrega al cliente y facturacin. Estos incluyen:
LO - Logstica General
MM - Gestin de Materiales
PM - Mantenimiento
15
Implementacin de sistemas ERP, su impacto en la gestin de la empresa e integracin con OTIC
41
PP - Planificacin y Control de la Produccin

QM - Control de Calidad
SD - Ventas y Distribucin
PS - Sistemas de Gestin de Proyectos
Mdulos del rea recursos humanos que incluye todos los procesos de
negocio necesarios para controlar y gestionar las necesidades de recursos
humanos de la organizacin desde la gestin de candidatos a puestos de
trabajo a la elaboracin de nminas, desarrollo del personal y control de
tiempos. Este incluye:
HCM - Recursos Humanos
El xito de la implementacin de un ERP implica un cambio cultural y de procesos en

la organizacin. Esta se apoya en 3 aspectos fundamentales: el producto, los procesos
y las personas. La combinacin de estos lleva al xito de la implementacin.
1. Producto: es el sistema ERP, consideraciones tcnicas y funcionales.

2. Procesos: son las funciones que deben ser soportadas por el sistema ERP.
La implementacin de un ERP implica una reingeniera de procesos cuyo
objetivo es adaptar a la empresa a los nuevos modelos de negocios.
42
3. Personas: son los recursos humanos, los conocimientos y habilidades de los

involucrados en el ciclo de vida del sistema (usuarios, analistas, consultores y
directivos encargados del proyecto).
1.9 Beneficios y Desventajas de un ERP
La implementacin adecuada de un ERP, proporciona los siguientes beneficios:
a) Reduce y elimina tareas debido a la integracin y automatizacin de

funciones. Esto reduce tiempos de operacin, mejora la productividad y
aumenta la competitividad de la empresa.
b) Reduce el soporte de documentacin en papel, debido al flujo de trabajo que
incorpora el sistema ERP.
c) Logra consistencia e integridad de la informacin en todas las reas de una
organizacin, ya que se ingresa una nica vez y permite ms control sobre la
operacin.
d) Facilita el proceso de control y auditora, ya que la informacin se encuentra
disponible en tiempo real.
e) Mejora la calidad de la informacin, ya que reduce el riesgo de errores
inherente a toda introduccin manual de informacin, por la integracin y
automatizacin de datos.
43
f) Ayuda a la toma de decisiones, ya que los usuarios disponen de informacin

exacta y en tiempo real, lo que permite la gestin y realizacin de su trabajo
en forma ms adecuada y cmoda.
g) Aumenta la fiabilidad y disponibilidad de todo el sistema informtico (algunas
empresas tienen diferentes tipos de software integrados dentro de ella), ya que
slo existe una nica fuente de informacin.
Algunas desventajas que tienen los sistemas ERP son:
a) El costo este es uno de los inconvenientes ms importantes que debe enfrentar

una empresa, ya que a los costos propios del producto, se suman los de
capacitacin, implementacin, soporte, configuracin, etc.
b) La implementacin de un sistema ERP es un proceso intenso que requiere
tiempo, por lo que puede afectar la eficiencia temporal de las operaciones de
la empresa.
c) Son sistemas complejos y algunas empresas no logran adaptarse a l.
d) Un sistema ERP automatiza muchas tareas ejecutadas por personas, por lo
tanto si stas no estn bien entrenadas y no tienen habilidades para el manejo
del nuevo sistema, la organizacin se ver afectada en su totalidad.
e) Los sistemas pueden ser difciles de ser usados (interfaz poco amigable).
f) La resistencia en compartir la informacin interna entre los departamentos
puede reducir la eficacia del sistema ERP.
44
g) No existe flexibilidad para personalizar ni elaborar algunos reportes sin que

pase por el rea de sistemas.
En el proceso de seleccin e implementacin de un sistema ERP se deben tener en

cuenta 2 factores bsicos e imprescindibles para que el proyecto tenga xito: el
liderazgo por parte de la alta direccin y la gestin de recursos humanos (RRHH).
Este sistema, implica cambios importantes en todos los procesos de la organizacin y

de negocio, aumentando el rendimiento en todas las reas de la empresa. Por lo tanto
es fundamental que el nivel de colaboracin, participacin, motivacin y compromiso
sea alto para lograr en conjunto los objetivos planteados.
1.10
Cambio Organizacional en la implementacin de un ERP
El mundo en que vivimos y viviremos y el ambiente en el cual operarn las

organizaciones no tiene precedentes. Aun cuando los elementos sean los mismos, el
ritmo y la complejidad del cambio hacia nuevas formas, nuevas maneras de vivir,
nuevos valores, son de una magnitud que no se haba experimentado nunca. Cambios
en el panorama poltico y nuevas relaciones entre el primer mundo y el tercer mundo
estn redefiniendo otra vez el mercado, los medios de produccin y la ubicacin de
los recursos humanos, financieros y tecnolgicos16
16
Beckhardt, Richard Wendy Pritchard, Lo que las empresas deben hacer para lograr una transformacin, Editorial Norma.
45
Para que los cambios sean satisfactorios, hay que disponer de los medios necesarios y
prepararse para asumirlos. Estos generan frecuentemente problemas porque es difcil
reunir todas las condiciones para aquellas personas que se vern afectadas por los
cambios en la organizacin.
En general, las organizaciones se hacen ms complejas y mviles. Para que las

personas estn a gusto trabajando, deben ampliar sus competencias profesionales y
acostumbrarse a que su trabajo cambie.
La calidad del cambio depende del diagnstico que se haya realizado antes. Este debe
incluir aspectos tcnicos, econmicos, sociales y organizacionales. Es por esto,
fundamental que antes de implementar un sistema ERP, se analice cules sern las
reas que se vern impactadas.
Un cambio no tendr xito si no lo integran en su vida cotidiana quienes viven sus

efectos. Ser necesario, pues, negociarlo con ellos, y aceptar la idea de que nunca
habremos acabado de realizar los ajustes necesarios17
Las personas que rechazan un cambio, perciben las transformaciones como obstculos
a sus expectativas o a sus estrategias personales.
17
Louart, Pierre, Gestin de los Recursos Humanos, Editorial Gestin 2000.
46
Las principales resistencias provienen del miedo a perder los derechos adquiridos,
pero tambin de la inquietud que generan los cambios en la forma habitual de pensar
y actuar. Un cambio obliga a modificar su propia cultura. Tambin hay otros temores:
carecer de las competencias requeridas para las nuevas tareas, que critiquen a la
persona porque falla o le cuesta aprender.
Las resistencias aumentan si no se les ha explicado a las personas los objetivos y

consecuencias que persigue el cambio, ya que se siente miedo frente a lo
desconocido.
Todo cambio genera una transformacin de las actividades profesionales, afecta a las
tecnologas, a la forma de operar y al funcionamiento del trabajo. Por lo tanto, debe
ser activado por tres tipos de facilitadores y coordinado por un jefe de proyecto.
1. Facilitadores polticos: son los directivos y responsables operativos cuya

participacin es necesaria para orientar, otorgar recursos o controlar los
resultados. Si no est comprometidos con el cambio, las personas sentirn este
tiene poca importancia y ser difcil llevar a cabo.
2. Facilitadores tcnicos: son los que aportan las herramientas, los mtodos y la
especializacin que permite actuar con pertinencia y calidad. Ayudan a tomar
decisiones correctas. Es clave para motivar a las personas a realizar alguna
actividad.
47
3. Facilitadores sociales: son aquellos que generan y mantienen una energa

positiva frente al cambio. Durante el proceso, su funcin consistir en
estimular y apoyar. Su tarea es hacer que las personas se escuchen, que las
discusiones tengan consecuencias operativas y que los mtodos de trabajo
sean efectivos.
Si el cambio no es tan complejo, una misma persona puede desempear a la vez las 3
funciones. En cambio, si es ms complejo conviene repartir las tareas. El rea de
RRHH se encarga de la facilitacin social, ya sea en forma directa o mediante la
formacin de equipos operativos que intervendrn en el proceso de cambio.
1.11
Funcin de RRHH en la implementacin de un ERP
La gestin de los recursos humanos es una funcin clave dentro de las

organizaciones, pero cobra mayor importancia cuando la empresa sufre cambios tan
importantes como son aquellos derivados de la implementacin de nuevos sistemas
de trabajo.
En el proceso de implementacin participan diferentes personas con funciones muy

concretas. Sin embargo, la utilizacin del software recae en la mayor parte de los
integrantes de una organizacin. Es por esto, que su funcin es involucrar a todo el
48
personal en el uso del sistema y para esto cuenta con las herramientas y procesos que
le son propios.
Uno de los objetivos clave de RRHH es preparar a la organizacin para adaptarse en

todos los procesos de cambio organizacional.
Los procesos y herramientas de gestin con los cuales cuenta el rea de RRHH son
los siguientes18:
a) Anlisis y descripcin de puesto de trabajo: una empresa que no conozca las

funciones y tareas propias de los puestos de trabajo, difcilmente podr
evaluar el impacto de la implementacin de un ERP.
b) Planificacin de los recursos humanos: la implementacin de un ERP puede

llegar a consumir recursos y tiempo que deben ser planificados y evaluados.
c) Reclutamiento y seleccin de personal: la implementacin de un ERP puede

necesitar la incorporacin de personal especializado que d apoyo al proceso.
Adems, debe apoyar en la identificacin de competencias y conocimientos de
debe tener el equipo y lder del proyecto.
18
La implantacin de sistemas tipo ERP: Su efecto sobre la organizacin y los recursos humanos
49
d) Formacin: en la implementacin existe un perodo de adaptacin de los

usuarios a la herramienta. Si los usuarios comprueban los avances en la
gestin del da a da, ms fcil ser la implementacin del proceso.
e) Desarrollo de recursos humanos (gestin de talento, liderazgo, etc.): esto se

centra principalmente en el desarrollo del liderazgo dentro de las
organizaciones, debido al poder e influencia que pueden llegar a ejercer sobre
sus colaboradores.
f) Evaluacin del desempeo: las personas tienen un rendimiento adecuado

cuando saben lo que tienen que hacer, cmo lo tienen que hacer y cmo lo
estn haciendo.
Por eso, se debe gestionar en forma adecuada la
comunicacin al interior de la organizacin.
g) Compensacin y beneficios: se debe recompensar el esfuerzo adicional que el

personal realiza para adaptarse y mejorar los procesos organizativos.
h) Gestin por competencias: permite que los recursos humanos sean evaluados
a travs de los conocimientos, habilidades y actitudes importantes para la
organizacin.
i) Comunicacin interna: una comunicacin clara sobre el objetivo que se quiere

alcanzar, liderado por los altos niveles de la organizacin e informado a los
50
diferentes niveles jerrquicos es el primer paso para conseguir el compromiso

de todas las personas en el proceso de implementacin de ERP.
El rea de RRHH debe poner a la disposicin de la organizacin todos aquellos

elementos que puedan apoyar y facilitar el proceso de cambio. Esto es clave para
lograr los objetivos planteados.
51
CAPITULO II: IMPLEMENTACION ERP EN PYMES
2.1 Sistemas ERP en PYMES
Un ERP es un sistema basado en un software que permite gestionar, integrar y

controlar la mayora de las operaciones de produccin, distribucin, comercializacin
y finanzas de una empresa.
Los ERP en un principio estaban enfocados en resolver problemas de las grandes

empresas, ya que podan costear su adquisicin e implementacin. Hoy en da, gracias
a iniciativas de empresas de ingeniera de software, a la evolucin de herramientas de
desarrollo, a la necesidad de ser ms eficientes y competitivos y al constante
requerimiento de informacin en lnea por las reas de control de gestin, el uso de
los ERP en las empresas PYME (acrnimo de Pequea y Mediana Empresa) se est
extendiendo.
La situacin econmica actual ha potenciado los problemas para las empresas, en

particular para las PYMES por ser ms vulnerables. Esto ha hecho que la flexibilidad
y la toma de decisiones rpida y efectiva sean an ms importantes. Por lo tanto,
cualquier herramienta de apoyo a la gestin para los directivos es de vital
importancia.
52
Las PYMES se han convertido en el blanco de muchas empresas proveedoras de

sistemas ERP, ya que representan ms del 90%19 de las empresas en Chile.
Estas empresas tienen a su disposicin una variedad de soluciones para la gestin de

su negocio, que les permite obtener una ventaja competitiva dentro de su industria.
Sin embargo, se debe evaluar adecuadamente las opciones disponibles para asegurar
que su inversin contine siendo productiva en el futuro.
Para crecer las PYMES necesitan impulsar nuevos negocios y mejorar su

productividad, lo que implica enormes desafos y grandes esfuerzos para los
empresarios. Adems, de las exigencias y presiones del mercado que obligan a buscar
continuamente estrategias para mantener la competitividad.
Estos desafos crean la necesidad de incorporar herramientas de gestin que permitan

mejorar los procesos administrativos y aumentar los niveles de eficiencia.
Con herramientas adecuadas, las empresas adems de optimizar su rentabilidad,

pueden consolidar y expandirse mucho ms fcilmente en funcin de los objetivos
especficos de su negocio. Sin embargo, las PYMES encuentran diversas dificultades
a la hora de implementar un ERP, que les sea til y se adapte a sus necesidades.
19
Estadsticas de empresas por tamao segn ventas (actualizado a octubre 2013). SII Servicio de Impuestos Internos.
53
Este es un mercado atractivo pero complicado para los proveedores de ERP. Estos
sistemas son vistos como complejos, costosos y poco adaptados a sus necesidades y
caractersticas.
Por todos los antecedentes antes mencionados, es importante mencionar algunas

caractersticas de las PYMES y los sistemas ERP que actualmente estn disponibles
en el mercado chileno.
2.2 Definicin PYMES
Las PYMES actualmente se consideran el sector productivo ms importante en

muchas economas, ya sea en pases desarrollados como en aquellos en proceso de
crecimiento.
Se puede definir como una empresa con caractersticas distintivas, que tiene
dimensiones con ciertos lmites ocupacionales y financieros prefijados por los
Estados o regiones. Son agentes con lgicas, culturas, intereses y un espritu
emprendedor especfico. Usualmente se ha visto tambin el trmino MiPyME
(acrnimo de "micro, pequea y mediana empresa"), que es una expansin del
trmino original, en donde se incluye a la microempresa20.
20
Wikipedia.
54
Las PYMES cumplen un papel importante en la economa de todos los pases. Las
principales razones de su existencia son:
Pueden realizar productos individualizados a diferencia de grandes empresas

que se enfocan ms en productos ms estandarizados.
Sirven de apoyo a las grandes empresas. La mayor parte de las grandes

empresas se valen de empresas subcontratadas menores para realizar servicios
u operaciones.
Existen actividades productivas donde es ms apropiado trabajar con

empresas pequeas, como por ejemplo el caso de las cooperativas agrcolas.
Las PYMES tienen necesidades especficas que deben ser atendidas por el Estado.
Este tipo de empresas genera en conjunto grandes riquezas para cada pas, adems de
ser uno de los principales motores del empleo. Sin embargo, por sus particularidades,
necesitan proteccin e incentivos para competir frente a grandes empresas.
Las lneas de crdito con condiciones especiales, los beneficios impositivos y la

consultora sin cargo son algunos de los instrumentos que suelen ofrecerse desde el
Estado a las PYMES para desarrollarse.
55
2.3 Clasificacin PYMES
Un criterio bastante utilizado para diferenciar estas empresas es el monto de ventas

anuales y nmero de trabajadores. Esto vara segn el pas, para Chile es el
siguiente21 segn ingresos por ventas anuales:
Microempresas: empresas cuyos ingresos anuales por ventas y servicios y

otras actividades del giro, no hayan superado las 2.400 UF en el ltimo ao
calendario.
Pequeas empresas: empresas cuyos ingresos anuales por ventas y servicios y

otras actividades del giro, sean superiores a 2.400 UF, pero inferiores a 25.000
UF en el ltimo ao calendario.
Medianas empresas: Empresas cuyos ingresos anuales por ventas y servicios y

otras actividades del giro, sean superiores a 25.000 UF, pero inferiores a
100.000 UF en el ltimo ao calendario.
Adicionalmente, para efectos laborales, se hace la siguiente clasificacin segn

nmero de trabajadores:
21
Microempresas: empresas que cuentan con uno a nueve trabajadores.
Pequeas empresas: empresas que cuentan con 10 a 49 trabajadores.
Medianas empresas: empresas que cuentan con 50 a 199 trabajadores.
Biblioteca del Congreso Nacional de Chile - BCN.
56
No pueden ser PYMES las empresas que exploten bienes races no agrcolas, realicen
negocios inmobiliarios o actividades financieras que no sean las necesarias para el
desarrollo de su actividad principal, empresas en cuyo capital participen, en ms de
un 30%, sociedades que tengan acciones que se coticen en la Bolsa, ni filiales de
stas.
2.4 Ventajas y Desventajas de las PYMES
El avance tecnolgico y el desarrollo de los medios de comunicacin traen consigo

ventajas y oportunidades para las empresas pero tambin amenazas. Estas pueden
crecer y prosperar con la utilizacin de los avances tecnolgicos si estn a su alcance,
pero tambin se pueden ver afectadas si no tienen acceso, lo que las hace perder
competitividad en el mercado.
Las PYMES tienen las siguientes ventajas:
Capacidad de cambiar rpidamente su estructura productiva en el caso de

variar las necesidades de mercado, lo cual es mucho ms difcil en una gran
empresa, con un importante nmero de empleados y grandes sumas de capital
invertido.
Tienen la posibilidad de especializarse en cada nicho de mercado ofreciendo

un tipo de atencin directa.
57
Permite establecer una relacin mucho ms cercana con sus clientes.
Los puestos de trabajo son ms amplios, menos estrictos y los trabajadores

estn ms abiertos al cambio.
El mayor nivel de conocimiento especfico (know how), que se da gracias a la

cercana de los integrantes con el da a da de la empresa, es una importante
ventaja con respecto a la competencia.
El tiempo que requiere la toma de decisiones estratgicas puede ser

considerablemente menor, dado que los procesos de gestin resultan menos
complejos.
Tienen una visin menos estricta, ms enfocada en las necesidades y

demandas de los clientes que en sus propias races, lo cual permite
importantes modificaciones a nivel estructural, adoptando las tecnologas y el
personal necesario para encarar los desafos que se presentan a cada paso.
Pero tambin, tienen algunas desventajas, las cuales se detallan a continuacin:
Dado que se mueven por procesos de tipo emergentes o innovadores, no

cuentan con lineamientos especficos relacionados con su creacin, sino que
experimentan constantes cambios y evoluciones.
El acceso a mercados tan especficos o a una cartera reducida de clientes

aumenta el riesgo de quiebra de estas empresas, por lo que es importante que
amplen su mercado o sus clientes.
58
Tienen mayor dificultad de encontrar financiamiento a un costo y plazo

adecuado debido a su mayor riesgo. Lo cual les impide crear negocios de
mayor envergadura.
Requieren de una constante revisin de su estructura, dado que su naturaleza

adaptable puede convertirse en la razn de su disolucin a causa de la prdida
del control organizativo.
La mayor cercana entre los trabajadores puede ser negativa si stos trasladan
sus problemas personales a la oficina.
Suele ocurrir que no exista un control estricto de la entrada y la salida del

dinero.
El reducido volumen de produccin se refleja en la cuanta de los pedidos

realizados a los proveedores, lo cual puede derivar en sobrecosto.
Si no se realiza una campaa publicitaria efectiva y constante, la empresa

puede pasar desapercibida ante los consumidores.
2.5 Principales proveedores de ERP
Existen varios proveedores de sistemas ERP, los cuales suministran todo un conjunto
de productos y soluciones. Desde la venta, a la instalacin y parametrizacin,
mantenimiento y actualizaciones, existe todo un abanico de diferentes opciones para
que sean tomadas por los clientes.
59
Es
comn
el
outsourcing
parcial
total
de
todo
el
proceso
de
instalacin/parametrizacin, debido a falta de tcnicos especializados en las empresas

o para aumentar la rapidez de todo el proceso.
El mercado ERP ofrece una gran variedad de software de gestin que permiten a las
empresas optar por la que ms se ajuste a sus necesidades y presupuesto. Empresas
tanto chilenas como extranjeras. A continuacin un listado de ellas22:
22
Browse Ingenieros, www.browse.cl
Defontana, www.defontana.com
Dimensin, www.dimension.cl
Flexline, www.flexline.cl
Informat, www.informat.cl
Justime, www.justime.cl
Manager, www.manager.cl
Maximise, www.maximise.cl
Mincom (ahora Ventyx), www.ventyx.com
Movex, www.lawson.com
Oracle, www.oracle.com
QAD, www.qad.com
Random, www.random.cl
Las 20 casas de software ERP ms representativas
60
SAP, www.sap.com
Softland, www.softland.cl
Sonda, www.sonda.com
Transtecnia, www.transtecnia.cl
Ultragestin, www.ultragestion.cl
Unysoft, www.unysoft.cl
Si bien existe una gran cantidad de software de ERP para gestionar de manera eficaz
las operaciones de una empresa, lo cierto es que muchas veces se carece de recursos
econmicos para llevar a cabo la implementacin de este tipo de sistemas, sobre todo
en el sector de las PYMES.
Para aquellas PYMES que desean incorporar el sistema ERP en su produccin, pero
debido a los elevados costos de inversin an no han podido implementar esta
herramienta, existe la posibilidad de utilizar alguno de los tantos ERP de software
libre23 que se encuentran disponibles en la actualidad.
En la pgina de la SOFOFA24 (www.sofofa.cl) puede encontrar un conjunto de

programas, aplicaciones y sistemas basados en software libre con potencial para ser
utilizados en empresas.
23
Es la denominacin del software que respeta la libertad de todos los usuarios que adquirieron el producto y, por tanto, una vez
obtenido el mismo puede ser usado, copiado, estudiado, modificado, y redistribuido libremente de varias formas. Suele estar
disponible gratuitamente pero no necesariamente es gratis, tambin puede ser comercializado a precio de costo. Wikipedia.
24
Sociedad de Fomento Fabril.
61
Siempre es interesante conocer la experiencia de algunas implementaciones de ERP,

es por esto que mencionamos algunos casos de empresas a nivel nacional25.
Constructora Fernndez Wood: integrando las diferentes reas de la empresa
Demoraron 4 meses en decidirse por la firma implementadora del sistema.

Es una tarea difcil porque afecta a toda la organizacin. Produce cambios en
abastecimiento, en compra, en contabilidad, en pagos, en todo. Finalmente
optaron por Microsoft Dynamics AX. En general, este sistema para las
empresas constructoras permite realizar acciones correctivas, tomar medidas
oportunamente y resolver problemas ms eficientemente, lo que siempre
genera beneficios
Transportes Casablanca: plataforma estable y efectiva para sistemas de

gestin
Tras la implementacin de la plataforma Informat, Transportes Casablanca

ha mejorado mucho sus procesos internos. Es un sistema estable que les
permite trabajar en Windows y ha potenciado diferentes sistemas de gestin.
25
ERP, una herramienta inteligente. Artculo Diario Financiero.
62
Membratec: a la altura de la tecnologa actual
La firma adopt el sistema ofrecido por Defontana, software ERP 100%

web. Se pueden manejar todas las actividades de la empresa en una sola
plataforma y tiene la gracia que funciona a travs de internet, lo que se
necesite basta con llegar a un punto en lnea y tienes a disposicin todas las
herramientas.
Tambin se puede acceder a testimonios de empresas a nivel mundial, para lo cual se

mencionan los siguientes links26:
Caso de xito ERP Oracle -Sinosteel27
http://www.youtube.com/watch?v=urNzyd_UgOg
Teniendo la necesidad de consolidar la administracin de todas las

operaciones, prevenir todo tipo de riesgos, operaciones y administraciones
indebidas, optimizar la asignacin de recursos y administracin de recursos
humanos, decidieron implementar un sistema ERP Oracle. Lograron optimizar la
administracin de procesos, estandarizar las regulaciones y codificacin.
Compartan informacin unificada mejorando drsticamente la eficiencia en la
administracin en toda la empresa y gestin de clientes.
26
ERPs Enterprise Recource Planning

Empresa ms grande de recursos de China. Extrae, procesa y provee de hierro a empresas manufactureras internacionales de
acero. Testimonio Youtube.
27
63
Caso de xito SAP ERP - Embar28
http://www.youtube.com/watch?v=oTxXCX0mfEc
Sus procesos fueron creciendo, por lo que necesitaron un sistema que soportara
todas las necesidades de la empresa, implementando ERP SAP. Facilidad para
trabajar sin necesidad de reprocesos, con informacin en tiempo real, logrando
transparencia en la empresa
Los beneficios que puede lograr una PYME al implementar un sistema ERP son
variados, pero existen razones por las cuales una PYME implemente un sistema ERP.
2.6 Razones para que las PYMES implementen un ERP
Las PYMES estn en constante crecimiento. Es por esto, que necesitan un sistema de
gestin que facilite el flujo organizado de informacin a travs de los diferentes
procesos de negocios de la empresa.
Algunas de las razones para que estas empresas adopten un sistema ERP son29:
Distintas opciones en el mercado: existen sistemas en el mercado que no son

demasiados caros y cubren todos los procesos de negocios de la empresa.
28
29
Empresa de lcteos Brasilea. Testimonio Youtube.

Sistemas ERP para PYMES
64
Adems, cuentan con mdulos adaptables a las necesidades especficas de un

negocio, lo que facilita su implementacin.
Otra alternativa son las soluciones web, ya que no requieren una

infraestructura tecnolgica compleja slo estar conectado a internet, ya que
todos los datos y aplicaciones se encuentran en el proveedor de servicios.
Organizacin integral de la informacin: los sistemas ERP clasifican mejor la

informacin del negocio y permite que sea accesible en tiempo real,
facilitando el apoyo mutuo entre las fuerza de ventas, comercializacin y
servicio al cliente con las reas de compras, administracin, distribucin y
monitoreo de recursos.
Seguridad en los datos: cuando distintas reas de una PYME trabajan con la
misma informacin, se reduce la existencia de datos obsoletos que puede
afectar directamente a la toma de decisiones en la empresa.
Optimizacin de los procesos y aumento de productividad: la automatizacin

de procesos e integracin del negocio, facilita la visin general de la empresa
y la capacidad de analizar hasta el ms mnimo detalle de cada rea de la
organizacin.
65
Mayor competitividad: un buen sistema de gestin empresarial permite a los

directivos y empleados acelerar la toma de decisiones, obteniendo resultados
que marcan la diferencia frente a la competencia.
Mayor interaccin con los clientes: un ERP facilita la comunicacin con el

cliente, lo que provoca una reduccin notable de tiempo de respuesta la
mismo.
Reduccin de inventarios: Al integrar la informacin y todas las operaciones

de una empresa en un sistema, no slo se gestionan de manera ms eficiente
los inventarios, tambin se ahorran recursos econmicos y humanos en su
administracin.
Evolucin del mercado: la escalabilidad y flexibilidad es un aspecto

fundamental del software ERP, pues cuenta con mdulos integrados pero
independientes, lo que garantiza una capacidad de adaptacin al cambio. Una
empresa que comienza con pocos recursos, puede poco a poco aumentar su
tamao. Un sistema ERP le permitir a la empresa controlar de manera fiable
y segura su propio crecimiento.
Para explicar en detalle el impacto de los sistemas ERP en las PYMES, se analizarn
los siguientes casos reales.
66
CAPITULO III: ESTUDIO DE CASOS
A continuacin, se detallarn 3 casos de empresas PYMES chilenas que

implementaron un sistema ERP. Para esto, se realizaron reuniones con los encargados
de la implementacin en base a una pauta de entrevista (ver anexo I), cuya duracin
fue entre 1 a 2 horas.
La informacin obtenida se ordena de acuerdo a los siguientes temas:
Antecedentes generales
Situacin de la empresa y motivaciones para implementar un ERP
Seleccin del proveedor ERP
Implementacin del ERP
Beneficios obtenidos
Luego se realiza un anlisis comparativo de la informacin, lo que permite obtener

varias conclusiones.
67
3.1 Caso 1: Copar S.A.

Entrevistado: Gerente General
3.1.1
Antecedentes Generales
Copar S.A. nace en 1992 para satisfacer las necesidades en el rea de la ventilacin,
Productos Industriales y de Lubricacin. Comercializa equipos con estndares de
calidad y seguridad certificados internacionalmente.
Se especializan en la venta de ventiladores importados de Europa para el rubro de

climatizacin e industria y cuentan con un gran stock de ventiladores importados
desde Espaa e Italia.
Actualmente cuenta con 11 empleados y ventas anuales de US 1.1 millones.
3.1.2
El principal foco de negocio de Copar S.A. es el manejo de bodega y stock, ya que

ac muchos de los ventiladores trados de Europa se comercializan directamente al
cliente (sin abrir la caja) y otros se deben armar con varias piezas hasta que llegue al
cliente para su uso.
68
La gestin del inventario se haca en planillas excel no slo de los productos que se
vendan sino adems de la contabilidad, pago de sueldos y facturacin, etc. El papeleo
se acumulaba y el manejo de informacin se haca difcil.
En 2006 deciden implementar el sistema ERP de la empresa Manager para los

mdulos de contabilidad y rdenes de trabajo (OT). El sistema funcion a la
perfeccin durante el tiempo de uso. A palabras del entrevistado tena sus limitantes
pero cumpla con lo que se requera y el mdulo de OT era muy bueno. Hasta que
surge la necesidad de contar con un sistema de mayor capacidad que pudiera tener
toda la informacin relaciona con la empresa no slo los mdulos antes mencionados,
es aqu donde surge la necesidad de implementar otro sistema ERP.
3.1.3
Pasaron 5 aos, hasta que uno de los socios en un diplomado ESE escucha al Gerente
General de Defontana de las ventajas del sistema ERP 100% Web y la empresa
decide adquirir este sistema en el 2011 con los mdulos de Contabilidad, Tesorera,
rdenes de Trabajo y RRHH.
Adems, de conocer la experiencia directamente de su dueo, les atrajo la idea de
poder acceder a la informacin de la empresa desde cualquier lugar al ser un sistema
web.
69
3.1.4
La implementacin trae a Copar ms malos ratos que beneficios, esto producto de la

mal procedimiento, el cual fue vendido por sesiones (en total 6) que se pensaron
como das de trabajo (de 9 hrs.) y que realmente fue 1 da y medio. Adems, el
mdulo de OT tan utilizado en el antiguo sistema no funcionaba bien y no cumpla
con lo que se quera. Se intent adquirir tambin el mdulo de produccin, pero no se
concret por el mal o nulo conocimiento de la persona experta enviado por Defontana
a la empresa.
Esto trae consigo muchos problemas, ya que si bien las personas de la empresa ya
haban utilizado el sistema ERP de Manager, no lograron familiarizarse del todo al
momento de comenzar a trabajar, ya que fue todo rpido y a palabras del entrevistado,
el vendedor no tena idea.
Al ser una empresa con pocos trabajadores, el rol de implementador lo realiza el

entrevistado, el Gerente General de Copar, el cual tiene un manejo de todos los
procesos de la empresa pero no es especialista en ninguno.
El tiempo de implementacin fue corto pero las personas no tuvieron rechazo al

cambio de sistema, slo les cost adaptarse por el poco tiempo que tuvieron de
capacitacin por parte del proveedor.
70
3.1.5
Si bien el entrevistado coment ms su mala experiencia con el proveedor del sistema

ERP, se puede obtener informacin respecto al uso que se da en el mdulo de
nmina. El cambio al sistema ERP Defontana fue de gran ayuda para el encargado de
contabilidad, ya que se ahorr mucho tiempo en eliminar el clculo manual para el
pago se sueldos. A palabras del entrevistado el contador le ha sacado el jugo, est
contento con el cambio. Adems, se implementa con xito el proceso de facturacin
electrnica lo que elimin las rumbas de papel acumulado en las oficinas.
Otro beneficio es el acceso a diferentes informes de gestin que entrega la

herramienta, lo que permiten controlar para el caso de Copar sus 2 lneas de negocios
ventiladores y lubricantes.
Respecto al impacto en las ventas, el entrevistado comenta que no lo ha observado, ya

que an no logra un ptimo funcionamiento luego de su puesta en marcha, pero lo
recomienda 100% siempre y cuando exista una buena implementacin por parte del
proveedor.
71
3.2 Caso 2: Green S.A.

Entrevistado: Gerente de Administracin
3.2.1
Green S.A. es una empresa dedicada a la entrega de servicio de Aseo Industrial,

principalmente destacndose en Limpieza de Oficinas, Malls, Supermercados,
Industria Bancaria, Gimnasios, Jardines Infantiles y Bodegas de Almacenaje entre
otros. Fue creada en el 2001, cuenta con ms de 10 aos de experiencia en el mercado
de limpieza industrial, se ha especializado en la entrega de un servicio integral y
personalizado a sus clientes.
Actualmente cuenta con 1100 empleados, de los cuales 30 conforman su casa matriz
y ventas anuales de US 6 millones. Se considera PYME, ya que el nmero de
personal a carga es variable, depende de la cantidad de licitaciones ganadas.
3.2.2
El principal foco de negocio de Green S.A. es el manejo de personal, representando el

75% de las ventas.
La gestin de las personas se realizaba mediante planillas excel y al llegar a 300

empleados, se dieron cuenta que las planillas no cumplan con lo que se necesitaba,
72
ya que no se entregaba de manera oportuna la informacin, por lo que su manejo se

hizo insostenible. Las liquidaciones de sueldo se hacen una a una, donde se debe
cambiar la informacin mes a mes de cada empleado. Adems, de hacer facturas en
papel, acumulando y acumulando informacin, lo que ocupaba espacio, impidiendo el
control de los procesos claves del negocio, pago de remuneraciones, anticipos,
asignacin de recursos a los diferentes clientes, etc.
Pero el gatillador principal fue que las liquidaciones de sueldo ni los datos de las
personas asignadas para realizar aseo se podan revisar en el momento. Para esto, se
deba buscar en grandes bases de datos la informacin lo que se quera, que era lo
bsico que se necesitaba para trabajar. Es aqu, donde surge la necesidad de
implementar un sistema ERP.
3.2.3
El primer sistema de informacin implementado fue Transtecnia para los mdulos

de contabilidad y RRHH. Este tipo de sistema tradicional tena el servidor en las
instalaciones de la empresa, que al pasar el tiempo gener desconfianza por el manejo
de la informacin en todo momento, siendo el principal miedo el respaldo que se
tena de los datos de la empresa.
73
Este sistema se vea antiguo o como artesanal, poco amigable y lleg un punto en
que no soportaba la carga administrativa, ya que el sistema se caa constantemente,
transformndolo en un sistema riesgoso y poco fiable.
Es ac donde se decide optar por algo de mayor tamao. Los dueos de la empresa
tenan experiencia con otros sistemas de mayor envergadura SAP y Oracle (antes JD
Edwards). Para lo cual buscaron uno que abarcara lo que necesitaban a un precio
razonable. As se decide por el sistema ERP web de Defontana. Se adquieren los
mdulos de Contabilidad, Tesorera, rdenes de Trabajo, y RRHH.
3.2.4
Se adquiere en el 2012 y en enero del 2013 se comienza a implementar, ya que

producto de un cobro anual, se dieron cuenta que el antiguo administrador firm
sesiones de capacitacin y levantamiento de procesos que nunca se realizaron como
corresponda. El actual Gerente de Administracin fue el encargado de tomar este
problema y dar solucin a la brevedad. Para esto, asign a un Jefe de Proyecto
encargado del levantamiento de informacin, quin junto a un par por parte del
proveedor comenzaron a trabajar en su implementacin.
Al no ver resultados y producto de un mal clima laboral generado por un cambio de
administracin, comenzaron a suceder varias irregularidades que provocaron
apresurar la puesta en marcha del ERP. Esto se relaciona principalmente con la
74
prdida de informacin de los equipos de trabajo que fue comentado por el

entrevistado las personas dejaban todo ordenado el da anterior y al llegar al otro da
en la maana, la informacin no estaba, se perdan planillas. Esto junto al bajo
rendimiento del Jefe de Proyecto provoc que el Gerente de Administracin diera la
orden de comenzar a utilizar el sistema ERP tal cual estaba al cabo de 5 meses de
haber comenzado el trabajo.
La implementacin del sistema ERP gener un rechazo total, las personas no lo

utilizaban y se vieron amenazadas completamente. Esto provoc miedo en la gente,
ya que pensaban que iban a ser despedidas, pero al contrario, se contrat a ms
personal para realizar el trabajo que se necesitaba.
Al no lograr que las personas utilicen la herramienta, el Gerente de Administracin

decide cambiar su lugar de oficina, quedando en el mismo piso y al lado de las reas
de remuneraciones y personal (se separa en 2, ya que la primera slo ve pagos de
sueldos y la segunda gestiona licencias mdicas, asignacin, aguinaldos, anticipos,
contratacin, etc.). Esto permiti controlar procesos claves que hasta el momento
haban llevado a perder grandes sumas de dinero por realizar doble trabajo, entregar
informacin para el pago de sueldos en forma errnea, registro de asistencia mal
ingresado, pagos de anticipos sin que la persona haya trabajado en las 2 primeras
semanas del mes, etc.
75
El rol que toma el Gerente de Administracin es clave para que la implementacin del
sistema ERP comience a ser exitoso, ya que solicita capacitacin personalizada del
sistema al proveedor y comienza a revisar paso a paso los procedimientos que realiza
el sistema ERP y as, conocer dnde se debe atacar para blindar el sistema y hacerlo
rentable.
Para esto, lo primero que realiza es asignar roles y usuarios a las personas que
manejan el sistema. En el antiguo ERP todos utilizaban el mismo usuario, lo que trajo
ms de un problema al antiguo administrador. Adems, control da a da los
procesos que se realizaban, por ejemplo cmo se ingresa la informacin del papel al
sistema, encontrando errores como que el da 1 se aprueban anticipos por 10 millones
de peso y al da 3 se registra en el sistema pagos por este concepto de 9 millones de
pesos.
El control de los procesos ha llegado a un nivel tan alto que las personas poco a poco
se estn familiarizando con el sistema y se estn logrando los resultados esperados.
3.2.5
La implementacin del sistema ERP ha permitido reducir costos considerablemente,

no slo de tiempo de gestin de las personas a cargo de los procesos del da a da, si
no de pagos por concepto de sueldos que hasta hace un ao no se vea.
76
En palabras del entrevistado, el sistema ERP es 100% recomendable siempre y

cuando exista un Jefe de Proyecto absolutamente involucrado en el proceso y una
planificacin clara y acotada de los tiempos de implementacin.
Adems, comenta que no vio incrementadas sus ventas por la implementacin del
ERP, ya que estas se obtienen por medio de licitaciones.
El principal beneficio del sistema es el control de gestin de los procesos, el manejo

de informacin en lnea y para este caso, desde cualquier parte que tenga acceso a
internet al ser un sistema 100% web. Esto basado en los diferentes reportes estndar
que trae el sistema, adems de uno solicitado por el Gerente de Administracin que
rene toda la informacin que necesita para controlar los procesos y as sacar el
mximo de provecho a la herramienta.
77
3.3 Caso 3: RIL Editores

Entrevistado: Director de Publicaciones
3.3.1
RIL Editores es una editorial creada en 1991. Se especializa en la publicacin de

libros en todos los gneros: narrativa, crnica, ensayo, poesa, teatro, investigacin
acadmica y periodstica, biografas, entrevistas, testimonios, obras de inters general
y alto impacto social.
Actualmente cuenta con 16 empleados y ventas anuales de US 1.2 millones.
3.3.2
Se trabajaba en planillas excel para cada especialidad hasta pasar al sistema de

facturacin System, el que fue fcil de personalizar o parametrizar. Adems, el rea
de contabilidad se externalizaba, por lo cual los contadores utilizaban los sistemas con
los cuales trabajaban a diario.
La empresa se comienza a complicar por departamento en la administracin y

contabilidad. RIL Editores tiene la poltica de no crecer mucho en personal, por lo
78
que externaliza varios servicios y era fundamental manejar de manera integral esos
mdulos y no por separado.
Queran eliminar los papeles de la empresa, por lo que comenzaron con la filosofa de
simplificar la contabilidad, lo cual se haca complejo teniendo liquidaciones de sueldo
por separado y el doble de registros. Por ejemplo: se registra un pedido en el sistema
de facturacin, se emita la factura quedando las cuentas por cobrar. Como el sistema
contable era distinto, se deba reingresar esta informacin en el sistema utilizado por
el contador, por lo que a medida que la empresa comenz a crecer este procedimiento
se haca cada vez ms engorroso. Es aqu, donde surge la necesidad de implementar
un sistema ERP que integre todos los recursos de la empresa.
3.3.3
En el ao 2010, se comienza a averiguar por sistemas ERP enfocado en Editoriales

pero no existan. RIL Editores es para parte del consejo de editoriales de Chile por lo
que se consult si exista alguna experiencia en este tipo de sistemas y la respuesta
fue negativa. Por lo tanto, como no haba un producto especializado en este tipo de
empresa, se opta por uno con un slido mdulo contable y factura electrnica, adems
que fuera al alcance econmico de la empresa y que se pudiera acceder desde
cualquier lugar. Es por esto, que ese ao adquieren el sistema 100% web de
Defontana.
79
Si bien los informes que entrega el sistema ERP a palabras del entrevistado son muy
deficientes, por ejemplo no se puede hacer una liquidacin de derecho de autor que
ha publicado un libro (que tiene un porcentaje de las ventas), la empresa est
dispuesta a no tener esto a cambio de un sistema contable muy robusto y otras
facilidades como una correcta conciliacin bancaria lo que alivia mucho la parte
contable.
Antes de la implementacin, la adquisicin de este producto fue comunicado en una

reunin de equipo, para lo cual los encargados recopilaron toda la informacin y
preguntas frecuentes de lo que es un ERP y entregaron al resto de los integrantes de la
empresa para que comenzarn a familiarizarse con el sistema.
3.3.4
La implementacin se realiz en 60 das entre el levantamiento de procesos,

parametrizacin y capacitacin a usuarios. Para esto, se design a 2 personas, un
Gerente de Produccin y el Director de Publicaciones que es tambin parte de la
Gerencia General (entrevistado). El proceso si bien no fue largo, el poco tiempo de
implementacin llev a corregir muchos errores post implementacin, ya que se
migr mucha suciedad de los sistemas anteriores.
80
Esto gener un fuerte rechazo de las personas en su utilizacin no le tenan fe.

Simplemente no utilizaban el sistema y en caso de existir algn error, culpaban al
ERP diciendo que estaba malo, tena errores y no serva. Los casos ms extremos
fueron 2: una persona segua utilizando 2 sistemas en paralelo para ingresar facturas,
ya que no saba utilizar el nuevo ERP, esto provoco saldos de apertura errneos al
iniciar un nuevo perodo contable. Y el segundo caso, fue de la contadora que
trabajaba con la empresa hace un tiempo, asisti a todas las capacitaciones realizadas
y una semana antes informa a RIL Editores que ella comprende la intencin de la
empresa de modernizarse pero seguir utilizando su actual sistema contable de
Softland por lo que deja su cargo a disposicin y la empresa deja de trabajar con ella.
Luego de 1 ao de constantes enojos por parte de los usuarios, se logra estabilizar el

sistema, ya que al cambiar la forma de trabajo fue demasiada informacin para los
usuarios, provocando miedo en la nueva forma de realizar sus tareas en el da a da.
3.3.5
Los principales beneficios observados por el usuario son el poder tener un mayor
control de la operacin, ya que al tener una contabilidad al da permite identificar
mucho ms fcil algn error y poder mitigar. Antes exista mucha fragilidad en que
los registros estuviesen malos. Con el sistema ERP tienen la oportunidad de obtener
informacin clara, precisa y de calidad para la toma de decisiones (inventario, ventas,
81
facturacin, etc.), lo que ha permitido cambiar el foco de algunos negocios. Un

ejemplo de esto es la revisin del uso del espacio que actualmente tiene el taller para
impresiones digitales con un alto valor por metro cuadrado. En su momento fueron
pioneros pero hoy se ha transformado en un commodities. El sistema ERP permite
tener diferenciados los diferentes centros de costos de los negocios y actualmente se
imprimen libros en uno de los lugares ms caros de Santiago (Los Leones
Providencia). Por esto, se est evaluando eliminar el taller o externalizar y as utilizar
este espacio como centro cultural, caf literario, etc.
El entrevistado comenta que no observ un impacto en las ventas producto de la

implementacin del ERP si en la gestin y control operativo, por lo que recomienda
100% el sistema, ya que no concibe su operacin del da a da sin uno, pero realizara
la implementacin de forma ms pausada. La empresa adems de implementar factura
electrnica, pas de mdulos separados a un sistema integrado y se certific en la
norma de gestin de calidad NCH-2909, lo provoc en las personas muchos cambios
a la vez. Adems, coment tener una consultora ms especializada por parte del
proveedor para evitar realizar muchas correcciones post implementacin.
82
3.4 Anlisis Comparativo de Casos
Las 3 empresas entrevistadas tienen realidades y rubros distintos. Cada una tuvo una
implementacin diferente en cuanto a tiempo, pero todas tienen un denominador
comn la maximizacin del uso de la informacin.
En alguna medida, la implementacin del sistema ERP ha permitido ordenar la

informacin de diferentes reas en un slo sistema, lo que optimiza los procesos y
costos operativos.
En las 3 empresas se puede observar que las planillas de excel ya no dan abasto con la
cantidad de informacin que maneja la empresa. Errores de duplicidad de datos,
ingreso manual, rumbas de papel, el no poder tener acceso a informacin en tiempo
real son las principales motivaciones para implementar un sistema ERP.
La seleccin del ERP no fue complicado en ninguna de las 3 empresas entrevistadas,

al parecer el sistema 100% web genera mayor atractivo por su mayor accesibilidad. Si
bien
contaron
con
alguna
experiencia
previa
comentarios
de
otras
implementaciones, todos los entrevistados privilegiaron este tipo de sistema ERP por
su relacin precio / calidad y por poder acceder desde cualquier lugar a diferencia de
un sistema tradicional con un servidor local en las dependencias de la organizacin.
83
El xito de la implementacin en cada una dependi del tiempo y el involucramiento

del encargado del proceso de cambio. Es as como se puede observar que en el caso
de la empresa Copar S.A. si bien el tiempo de implementacin fue demasiado corto,
el rol del Gerente General fue adecuado pero no ptimo, ya que al tener un manejo de
todos los procesos claves del negocio le impidi tener un mayor involucramiento en
alguno en particular, a diferencia del caso 2 Green S.A. donde el Gerente de
Administracin tuvo tal compromiso con la implementacin que poco a poco ha ido
logrando que las personas comiencen a utilizar el sistema maximizando su uso. Lo
mismo ocurri con RIL Editores, el Director de Publicaciones tambin se involucr
en todo sentido en la implementacin logrando poco a poco eliminar errores y al da
de hoy mantiene un sistema estable.
Las personas son la clave de una implementacin exitosa. La resistencia al cambio

por parte de 2 de 3 casos entrevistados refleja lo importante que es la comunicacin
en el proceso y la capacidad del lder del proyecto de involucrar a toda la empresa en
su uso.
Ninguno de los entrevistados pudo observar un impacto en las ventas anuales de la

organizacin, pero si una disminucin de costos y mayor orden en sus procedimientos
del da a da.
Este fue el principal beneficio obtenido en las empresas entrevistadas, el poder

acceder a reportes consolidados les permite poder tener un mayor control, eficiencia y
84
orden de sus procesos. El caso de Green S.A. es el ms representativo, ya que el

Gerente de Administracin pudo descubrir errores graves en el pago de sueldos y
anticipos que hasta antes de la implementacin no se haba descubierto. Esto les
permiti reducir costos significativamente.
Todos los entrevistados recomiendan una implementacin ERP, no conciben el

funcionamiento de su empresa sin uno, a palabras del Gerente General de Copar S.A.
siempre he sido un fans de los ERP, del Gerente de Administracin de Green S.A.
mejora los procesos y se puede eliminar el error humano y del Director de
Publicaciones no me explico cmo hacamos esto antes. Esto siempre que exista
una buena implementacin por parte del proveedor, un jefe de proyecto
absolutamente involucrado y una planificacin clara, acotada y pausada.
De acuerdo a lo expuesto, se puede confirmar la hiptesis de este trabajo de
investigacin:
Las empresas PYMES a nivel nacional al implementar un sistema ERP

maximizan el uso de la informacin en el control de gestin de la operacin, lo que
permite tomar decisiones oportunas en los procesos clave del negocio.
Las empresas maximizaron el uso de la informacin, optimizando el control de su

operacin, lo que permiti tomar decisiones acertadas en procesos clave.
85
CONCLUSIONES
Los avances tecnolgicos han cambiado la forma de trabajar de muchas empresas

desde adquirir un producto hasta la manera de llegar al cliente final. Es por esto, que
las empresas que no adopten la tecnologa como una parte importante de su estrategia
y toma de decisiones simplemente quedarn fuera del mercado.
Los sistemas ERP son una herramienta que permite a las empresas obtener ventajas
competitivas frente a su competencia, ya que controla y ordena los diferentes
procesos en una organizacin logrando mayor eficiencia en ellos. Esto siempre que se
haya realizado una correcta implementacin considerando el tiempo y el nivel de
involucramiento que se logre en las personas de una organizacin.
Hoy en da, estos sistemas no se consideran slo para las grandes empresas, son una
necesidad que se presenta con ms fuerza en las PYMES.
Por lo mismo, los proveedores de ERP han permitido que muchas PYMES puedan
acceder a un sistema ERP a una buena relacin precio / calidad con variados
productos que han salido al mercado orientados a este segmento, haciendo ms fcil
la bsqueda de informacin de este tipo de producto.
86
La implementacin es clave para el xito de uso de un ERP, ya que implica un

cambio en la forma de trabajar de las personas, lo que muchas veces no es bien
recibida por parte de stas. Es ac, donde el rol del Jefe de Proyecto o encargado de la
implementacin se hace fundamental para lograr el total compromiso de las personas
que componen la organizacin.
El nivel de compromiso y uso del sistema ERP que se logre en las personas,
depender de la correcta comunicacin que se realiza en la empresa una vez adquirido
el sistema, lo que se relaciona directamente con la rentabilidad obtenida de esta
inversin, ya que hay casos en que las personas siguen trabajando como hasta antes
de la implementacin, lo que trae a la empresa una prdida de dinero importante por
la duplicidad de tareas.
El tiempo de implementacin depender del tipo de sistema ERP y proveedor

seleccionado, pero generalmente es de 6 meses para los sistemas tradicionales y de 2
para los sistemas web o cloud.
Se pueden obtener beneficios como eliminar el papeleo, reducir errores humanos,

eliminar duplicidad de datos, integrar informacin de calidad en un slo sistema,
facilitar el proceso de control de gestin en todas las reas de la organizacin, entre
otros. Pero tambin hay que considerar el costo implementacin y la resistencia al
cambio que pueda existir en las personas al momento de adoptar un ERP.
87
Es importante destacar que un ERP es un sistema que integra a travs de diferentes

mdulos (produccin, recursos humanos, finanzas, etc.) las diferentes reas
funcionales de la empresa, lo que permite maximizar el uso de la informacin y as,
tomar decisiones oportunas en los procesos clave del negocio.
Estas decisiones se relacionan principalmente con el acceso a la informacin en

tiempo real, lo que era impensado con los anteriores sistemas utilizados por las
empresas antes de la implementacin de un ERP.
Por los puntos antes mencionados, la implementacin de un sistema ERP se

recomienda 100% para las empresas que estn en crecimiento o quieran seguir siendo
competitivas en un mercado cada vez ms exigente.
88
BIBLIOGRAFIA
Libros
Andreu, Rafael, Ricart, Joan y Josep Valor, Estrategia y Sistemas de

Informacin, Editorial McGraw Hill.
Barros,
Oscar,
Sistemas
de
Informacin
Administrativos,
Editorial
Universitaria.
Barros, Oscar, Tecnologas de la Informacin y su uso en Gestin, Editorial

McGraw Hill.
Beckhard, Richard y Wendy Pritchard, Lo que las empresas deben hacer para
lograr una transformacin, Editorial Norma.
Muiz, Luis, ERP: Gua Prctica para la Seleccin e Implantacin, Editorial

Gestin 2000.
Murdick, Robert, Sistemas de Informacin Administrativa, Editorial Prentice

Hall.
89
Laudon, Kenneth y Jane, Sistemas de Informacin Gerencial Administracin

de la Empresa Digital, Editorial Pearson.
Louart, Pierre, ERP: Costos ocultos de implantacin y Puesta en Marcha,

Editorial Gestin 2000.
Louart, Pierre, Gestin de los Recursos Humanos, Editorial Gestin 2000.
Artculos electrnicos
Cmo implementar un sistema ERP

http://www.ehowenespanol.com/implementar-sistema-erp-como_255600/
Definicin de PYME
http://definicion.de/pyme/
ERP Enterprise Recourse Planning

http://www.google.cl/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=
4&ved=0CEkQFjAD&url=http%3A%2F%2Fwww.kybele.etsii.urjc.es%2Fdo
cencia%2FISI_GIS_M%2F2012-2013%2FMaterial%2F%5BSI-20122013%5DT4_ERP.pdf&ei=1witUsrlC46sQTFgILoDQ&usg=AFQjCNEIzpcQgXZV150ESHq7rjzV31OiHg&sig2=2zv
kKxADwzwhAGOEA2Y7aw
90
Evolucin de los sistemas de gestin empresarial. Del MRP a ERP

http://www.youblisher.com/p/46397-Evolucion-en-los-sistemas-de-gestionempresarial-Del-MRP-al-ERP/
Implementacin de sistemas ERP, su impacto en la gestin de la empresa e

integracin con otras TIC
http://www.google.cl/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=
0CCwQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.capic.cl%2Fcapic%2Fmedia%2F
ART3Benvenuto.pdf&ei=BJIKU8GpBYb80gGVn4DoAw&usg=AFQjCNHP
E14qGRwsf0ogLEx29BRxk5lvaw&sig2=emwQEV6bCfmsLlhNRpkVug&bv
m=bv.61725948,d.dmQ&cad=rja
Introduccin a los Sistemas de Informacin

http://www.slideshare.net/anderlyhacker/introduccin-a-los-sistemas-deinformacin-1
El ERP
http://gestiweb.com/?q=content/2-el-erp
ERP Conceptos
http://www.cimatic.com.mx/contacto/descargaspdf.php?pdf=Software%2Derp%2Dmetodos%2Dde%2Dimplementacion%2E
pdf&title=Software+erp+metodos+de+implementacion
Estadsticas de empresas por tamao segn ventas (SII)

http://www.sii.cl/estadisticas/empresas_tamano_ventas.htm
91
La implantacin de sistemas tipo ERP: Su efecto sobre la organizacin y los

recursos humanos (PDF)
http://revistacontable.dev.nuatt.es/noticias_base/la-implantaci%C3%B3n-deun-sistema-informatizado-tipo-erp-su-efecto-sobre-la-organizaci%C3%B3ny-los-recursos-humanos
Las 20 casas de software ERP ms representativas

http://backofficemag.wordpress.com/2008/02/08/las-20-casas-de-softwaremas-representativas/
Metodologa para implantacin de un sistema integrado de informacin

0CCoQFjAA&url=http%3A%2F%2Frepositorio.espe.edu.ec%2Fbitstream%2
F21000%2F3875%2F3%2FT-ESPE-032559A.pdf&ei=4pQKU8_QGYfY0QHlvoDwCg&usg=AFQjCNELdkLJXEFFB3yk_iOec1-TWm5YQ&sig2=SrwzxcxjVsOhwJ2DwzMCA&bvm=bv.61725948,d.dmQ
Metodologa para seleccin de sistemas ERP

0CCoQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.ucla.edu.ve%2Fdac%2Fdepartam
entos%2Finformatica-ii%2Fmetodologia-para-seleccion-de-sistemaserp.pdf&ei=J5AKU_zDDb40gG29oCgBg&usg=AFQjCNEhFnNoOEXKMDjkvxbeh5DZzNeqw&sig2=79TQqdl53mj5-aJIv-V-MA&bvm=bv.61725948,d.dmQ
Planeacin de recursos empresariales ERP

http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/planerp.htm
92
Principales proveedores de software ERP

http://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/Principales-proveedores-deSoftware-ERP.php
Qu son los sistemas ERP?

http://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/Que-son-los-sistemasERP.php
Seis pasos para la implementacin exitosa de un ERP

http://siencomputacion.blogspot.com/2010/04/seis-pasos-para-laimplementacion.html
Sistemas de Informacin
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n
Sistemas de Informacin
http://prezi.com/zl6vtxzbnmrs/tps-mis-erp/
Sistemas ERP para PYMES

http://bittech.mx/temas/sistemas-erp-para-pymes
Software ERP - Mtodos de Implementacin

http://www.google.cl/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=5&sqi=2
&ved=0CHYQFjAE&url=http%3A%2F%2Fwww.cimatic.com.mx%2Fpdf%
2FSoftware-erp-metodos-deimplementacion.pdf&ei=dncKU8PNGea20AG5g4GIBw&usg=AFQjCNFhHn
AxuY1LckkNHKqpj9XEkcXtxQ&sig2=m8HCS3PuogLrzXGABKygtQ&bv
m=bv.61725948,d.dmQ&cad=rja
93
Tipos de Sistemas de Informacin TPS, MIS, DSS y ESS

http://www.slideshare.net/GiancarloNebioloNavidad/tipos-sistemas-deinformacion-tpsmisdssess
94
ANEXO I: Pauta Entrevista
El objetivo de esta pauta es tener una serie de preguntas que guen las entrevistas a
realizar. El foco de la conversacin ser conocer cmo realizaban la gestin
comercial antes y despus de la implementacin de un sistema ERP.
ANTECEDENTES GENERALES
Nombre
Rubro
Fecha creacin empresa
Cantidad de trabajadores
Ventas
Las preguntas se dividen en 3 secciones antes, durante y despus de la

implementacin.
I.
ANTES
1) Podra describir su negocio en forma general.
La idea de esta pregunta es que el entrevistado cuente de su negocio. Esto

considerando que el entrevistador ya reuni toda la informacin necesaria
(bsqueda pgina internet de la empresa, noticias, etc.) para tener una visin
general de qu productos o servicios comercializa.
95
2) Cmo realizaba el proceso comercial antes de la implementacin de un

sistema ERP?
Esto enfocado a cmo obtienen el producto o servicio (elaboracin propia o con

proveedores), proceso de venta y distribucin del producto. Adems, de conocer
los niveles de informacin que son necesarios para la operacin del negocio.
3) Tena informacin de los sistemas ERP antes de tener la necesidad de

implementar uno?
Enfocado a respuesta Si o No. En caso que la respuesta sea Si, se realiza la

siguiente pregunta:
Qu haba escuchado y cmo obtuvo esa informacin?

Enfocado al medio de informacin (web, referencias, diario, etc.) y referencia del
sistema (como medio de aumentar la rentabilidad, informacin ordenada, etc.)
En caso que la respuesta sea No, se realiza la siguiente pregunta:
El (los) sistema (s) de trabajo que tena le permita obtener los objetivos
planteados?, En qu minuto gatill la necesidad de buscar informacin de los
sistemas ERP disponibles en el mercado?.
96
4) Qu factores fueron los que impulsaron la decisin de adquirir un ERP?
Enfocado a mayor flujo y desorden de informacin, necesidad de tomar

decisiones rpidas, tareas repetitivas.
5) Qu tipo de sistema ERP busc?
Enfocado a sistema tradicional o web, adems de conocer:
Por qu se decidi por un sistema ERP web?, En cunto tiempo espera obtener
resultados?, En cunto tiempo estim que las personas adoptaran el sistema?
Cunto tiempo se demor en adquirir un sistema ERP?
II.
DURANTE
1) Quin fue el encargado de implementar el sistema ERP al interior de la

organizacin?
Enfocado a conocer si fue un Gerente General, encargado TI, un equipo formado

para la implementacin, Gerente de Finanzas, etc.
97
2) Consider algn medio de comunicacin especial para informar al

personal de la implementacin de un sistema ERP?
Enfocado a saber si se realizaron reuniones con los encargados de cada rea, mail
informativo, etc.
3) Cunto tiempo se demor en realizar la implementacin?
Enfocado a conocer el tiempo de implementacin. Adems de:
Se realiz segn lo planificado?, Existi algn factor que impidi que no se

cumpliera el tiempo estimado de implementacin?.
III.
DESPUES
1) Qu beneficios obtuvo con la implementacin de un sistema ERP?
Enfocado a conocer si crecieron sus ventas, en qu porcentaje, si obtuvo ahorro de

tiempo para la tomar decisiones, etc.
98
2) De acuerdo al proceso comercial antes mencionado, en qu cambi luego

de la implementacin del sistema ERP?
Enfocado a conocer cambios puntuales en la forma de realizar el trabajo.
3) Recordando los factores que originaron la necesidad de implementar un

sistema ERP, cules tuvieron alguna variacin (positiva o negativa)?
Enfocado a conocer si el sistema permiti ordenar la informacin, permiti tomar

decisiones ms rpidas, elimin las tareas repetitivas, etc. Adems de otros
mencionados por el entrevistado.
4) Variaron las tareas de las personas luego de la implementacin del sistema

ERP?
Enfocado a saber si cambiaron las funciones de las personas y si redujo personal.

Ejemplo: si las funciones de 2 personas luego de la implementacin las realiza
uno. Qu pas con la otra persona?, Se reasign a otra funcin o rea?, Se
despidi?
99
5) Cmo reaccionaron las personas frente al cambio en la forma de realizar

su trabajo?
Enfocado a conocer si hubo resistencia al cambio por parte de las personas que
realizan trabajo a diario y el nivel de compromiso frente al proceso. Ejemplo: No
utilizar los reportes estndar del sistema ERP y continuar haciendo el trabajo de la
misma forma que antes de la implementacin. Tambin si hubo alguna persona
que en forma negativa influenci en el resto de las personas y si not un nivel de
compromiso frente al cambio.
6) Considera que logr un crecimiento luego de la implementacin de un

sistema ERP?
Enfocado a responder hiptesis de tesis. Adems conocer:

Mejor el control de gestin de las diferentes reas de la empresa producto de la
integracin de informacin?, Optimiz la toma de decisiones luego de la
implementacin?
7) Recomienda implementar un sistema ERP?
Enfocado a respuesta Si o No. En caso que la respuesta sea Si, se realizan

las siguientes preguntas:
100
Qu beneficio adicional obtuvo?, Logr maximizar el uso de la informacin de

la empresa? Tuvo una buena aceptacin por parte del personal? Se cumpli el
tiempo estimado de adaptacin por parte del personal?, Logr los resultados
esperados?.
En caso que la respuesta sea No, se realizan las siguientes preguntas:
Qu factores influyeron en que la implementacin no fuera exitosa?, Tuvo

problemas con el proveedor?, La implementacin fue un proceso complejo y/o
largo?, El personal no se adapt al nuevo sistema de trabajo?.

Sistema Erp en Mypes

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Sistema Erp en Mypes

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

UNIVERSIDAD ACADEMIA

IMPLEMENTACION DE SISTEMAS ERP EN PYMES A NIVEL NACIONAL

Profesor Gua: Arno Klenner Meixner

Santiago, Marzo 2014

UNIVERSIDAD ACADEMIA DE HUMANISMO CRISTIANO

IMPLEMENTACION DE SISTEMAS ERP EN PYMES A NIVEL NACIONAL

Nombre profesor gua: Arno Klenner Meixner

Tesis para optar al grado de Licenciado en Ciencias en la Administracin de

Santiago, Marzo 2014

Para mis padres, esposo e hijo Santiago, con cario

Sistemas y Organizaciones ......................................................................... 12

Qu es un Sistema de Informacin ............................................................. 14

Historia de un ERP ..................................................................................... 17

Motivaciones para implementar un ERP .................................................... 24

Tipos de ERP .............................................................................................. 25

Seleccin de un ERP ................................................................................... 28

Implementacin de un ERP ........................................................................ 33

Beneficios y Desventajas de un ERP .......................................................... 42

Cambio Organizacional en la implementacin de un ERP ......................... 44

Funcin de RRHH en la implementacin de un ERP ................................. 47

CAPITULO II: IMPLEMENTACION ERP EN PYMES ............................... 51

Sistemas ERP en PYMES ........................................................................... 51

Definicin PYMES ..................................................................................... 53

Clasificacin PYMES ................................................................................. 55

Ventajas y Desventajas de las PYMES ...................................................... 56

Principales proveedores de ERP ................................................................. 58

Razones para que las PYMES implementen un ERP ................................. 63

CAPITULO III: ESTUDIO DE CASOS ........................................................... 66

Caso 1: Copar S.A. ..................................................................................... 67

Antecedentes Generales .......................................................................... 67

Situacin de la empresa y motivaciones para implementar un ERP ....... 67

Seleccin del proveedor ERP .................................................................. 68

Implementacin del ERP ........................................................................ 69

Beneficios obtenidos ............................................................................... 70

Caso 2: Green S.A. ..................................................................................... 71

Antecedentes Generales .......................................................................... 71

Situacin de la empresa y motivaciones para implementar un ERP ....... 71

Seleccin del proveedor ERP .................................................................. 72

Implementacin del ERP ........................................................................ 73

Beneficios obtenidos ............................................................................... 75

Caso 3: RIL Editores .................................................................................. 77

Antecedentes Generales .......................................................................... 77

Situacin de la empresa y motivaciones para implementar un ERP ....... 77

Seleccin del proveedor ERP .................................................................. 78

Implementacin del ERP ........................................................................ 79

Beneficios obtenidos ............................................................................... 80

Los tiempos han cambiado, la sociedad en la cual estamos inmersa no es la misma, el

El crecimiento de las tecnologas de informacin y comunicacin (TIC) y la

En general, los sistemas de informacin para la gestin de empresas se han

de estos SI, las empresas disponan de sistemas independientes administrados por

Es as como los Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales ERP

Se trata de un software desarrollado para el manejo eficaz de la informacin de las

El objetivo general es conocer el impacto y beneficios de la implementacin de un

Los objetivos especficos a alcanzar con este trabajo de investigacin son:

Conocer el nivel de conocimiento que existe en las PYMES respecto a los

Conocer el tiempo de implementacin de un sistema ERP.

Conocer ventajas y desventajas de un ERP.

Determinar si el control de gestin mejora por efecto de la integracin de las

Conocer los beneficios esperados v/s beneficios reales obtenidos en la

Conocer el impacto que tiene en la estructura organizacional la

Conocer el nivel de compromiso que existe en el personal al implementar un

Conocer el nivel de uso que tiene un ERP ya implementado.

Determinar si una empresa logra aumentar su crecimiento al implementar un