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EVENTOS ESPECIALES

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1.- Importancia y responsabilidad del Comunicador Social en la Gerencia de Eventos Especiales.

Identifique y ejemplifique al menos cinco tipos de técnicas especiales, según su naturaleza. Para Carlos Alarico Gómez, conocido historiador y experto en la gerencia de eventos especiales y protocolo, Venezuela vive en cada momento un cambio en su contexto social y sus leyes. Gómez manifiesta en sus libros e investigaciones sobre este tema, y resalta la importancia que los profesionales del periodismo, se obliga al estudio de los eventos y el protocolo a estar en permanente formación, mirando de cerca los cambios que producen efecto en la organización de eventos protocolares, sin olvidar que no todos los eventos son de este tipo. Por otro lado, hay se estimar que la palabra comunicador que, en sentido general, se designa con ese nombre a aquella persona o entidad que asume el papel de emisor y comunica algo a través de cualquier canal, ya sea natural o artificial. En un sentido más restringido, el título de comunicador social corresponde a aquellos profesionales que elaboran mensajes para ser difundidos a través de los medios masivos. Bajo la denominación de comunicador social se engloban varias profesiones, aunque la más conocida es la del periodista. Así mismo, para poder comenzar a hablar del papel de éste como "agente de cambio, e inmerso en las Relaciones Públicas y organización de eventos especiales, lo hace estar en una visión más holística de su profesión. Se debe tener en cuenta que se prepara académicamente en un periodo de 4 a 5 años (promedio) en la carrera de comunicación social (por lo menos en Venezuela bajo ese nombre). Según Umberto Eco, la comunicación social o de masas se da cuando el emisor es uno solo y central, el canal a través del cual pasa su mensaje es un canal tecnológico de gran complejidad y el receptor es una masa extremadamente diferenciada por la lengua, la cultura y la categoría social. De allí que la definición de la comunicación social esté estrechamente ligada a la existencia de los mass media o medios masivos.

La tecnología electrónica, afirma Mcluhan, creó la masa y la comunicación que se verifica a través de esa clase de medios que condiciona actualmente todos los cambios sociales y culturales. Las sociedades industrializadas, donde los fenómenos de la urbanización y la masificación determinan un estilo de vida específico, han creado las condiciones sociales para el surgimiento de la comunicación social, proceso que, a su vez, crea sociedades que dependen en gran medida de ese tipo de comunicación para su desenvolvimiento. "La existencia y la profusa utilización de los medios técnicos para difundir información, cultura, ideologías, valores y formas de vida, crean nuesvas condiciones de relación social tanto en las pequeñas comunidades como en términos universales. En este sentido, la mayor preocupación de los estudiosos de los fenómenos de la comunicación social consiste en descubrir el funcionamiento de las instituciones que modelan esos procesos y las consecuencias que la comunicación y la persuación de masas tiene para la sociedad humana". MCluhan Desde 1932, cuando Harol Lasswell propuso el esquema de la comunicación social, sintetizado en la frase ¿Quién dice qué a quién y con que efecto?, las investigaciones de la comunicación social se han orientado hacia el estudio de uno u otro de los elementos o etapas del proceso comunicativo; el modelo de Lasswell fue complementado más tarde con la inclusión del medio o canal a través del cual tiene lugar la comunicación. Se puede destacar también la posición de Antonio Pasquali con respecto a la comunicación e información, para él "la comunicación es la relación comunitaria humana consistente en la emisión - recepción de mensajes entre interlocutores en estado de total reciprocidad", esto lo denomina como un proceso horizontal mientras que un proceso de información, entre el emisor y receptor solo hay una vía "el envío de mensajes por parte del emisor" unidireccional, es decir, una relación vertical, aún cuando se retrasen de envío bidireccionales o de producirse el Feedback, asegura Pasquali sigue siendo un proceso de información y no de comunicación por cuanto "la respuesta del receptor es siempre mecánica" (Pasquali 1978)

Analizando un poco lo anteriormente expuesto, el comunicador se desenvuelve dentro de una sociedad diferenciada por su lengua, su cultura y sobre todo por sus posibilidades económicas, por tanto es un "actor social" cuyas creencias y convicciones unidas a su percepción de la realidad, principios profesionales y capacidad de raciocinio van a ser transmitidas a ese grupo o masa social en determinado momento, ó, para ser más específicos, durante todo el tiempo que éste mantenga en ejercicio su profesión. Parte de la entrevista realizada a la Licenciada en Comunicación Social Fabiola de Salvo, referente a este tema; arroja un punto de vista importante por su estrecha relación con la actualidad y los factores que influyen a nuestro comunicador social como agente de cambio: "La sociología ha estudiado, entre otras cosas, al comunicador de una manera crítica, ya qué, es uno de los personajes influyentes en las sociedad, y lo ha clasificado, por así decirlo, en dos bloques esenciales: Comunicador Socializante y Comunicador Socializador" El comunicador socializante es un personaje que muy a menudo conseguimos en los medios masivo de comunicación .- con esto no se pretende insinuar que los de esta rama son la máxima constante -., sólo que actualmente en nuestro país son más comunes, Más adelante profundizaremos en el ¿Por Qué? de esta apreciación. Fundamentalmente es calificado como el “no” deber ser, dicho comunicador socializante por defecto, más que ser un agente de cambio, mantiene de cierto modo una condición alienante en la sociedad, es quien va en contra de los principios del código de ética del periodista y hasta de sus propios principios como individuo; es la máxima expresión de la forma incorrecta de ejercer el periodismo. De todo lo anteriormente expuesto se da la importancia del gran terreno que el comunicador social ha tomado en la organización de eventos especiales al especificar su sentido organizativo y gerencial en actos, actividades culturales y diversidad de circunstancias por las cuales se debe llevar adelante la planificación.

El comunicador social establece dentro de su capacidad y formación profesional parámetros que lo llevan al sentido organizacional y hasta el ejercicio de su profesión a nivel institucional, lo cual lo hace tomar una posición gerencial, donde puede perfectamente ejercer su profesión, al igual que organizar los eventos, planificar e impulsar una imagen corporativa, diseñar estrategias comunicacionales y publicitarias, al igual que ser maestro de ceremonia y diversidad de funciones que puede desempeñar en este ámbito institucional. Es de mencionar que, el comunicador social deben ante todo en el momento de ejercer organización de eventos especiales demostrar capacidad de gerencia y coordinación de detalles que llevados en una buena planificación de obtenga el trabajo y las metas esperadas con gran éxito para la institución y a nivel personal. Un evento tendrá efectos negativos, cuando un comunicador social, tenga una mala planificación, por incumplimiento de su misión y objetivos organizacionales, pérdida de esfuerzos, trabajo, pensamiento, recursos y oportunidades, molestia, cansancio, desagrado, recalentamiento del clima organizacional inconformidad, confusión, deterioro de la imagen corporativa. Es por ello que el comunicador social debe estar comprometido con su rol de organizador de eventos y con su desempeño profesional para hacer óptimo y exitoso su papel dentro de una organización, el comunicador social debe manejar muy bien su imagen personal para luego trabajar y dar lo mejor de sí en una institución.

Técnicas especiales en la realización de eventos especiales Por su naturaleza pueden ser: 1. Internacionales 2. Nacionales con participación internacional 3. Nacionales

Para ello se debe: 1. Definir el objetivo del evento: El objetivo está basado en crear un clima, una sensación: ¿qué deseamos que sienta nuestro invitado? ¿Qué concepto deseamos transmitir para que nuestro agasajado se identifique. La ambientación está directamente relacionada al espíritu del evento. 2. El motivo del evento: Cuál es el motivo o tipo del evento. Eventos sociales: bodas o casamientos, 15 años, bautismo, comunión, cumpleaños, nacimientos, reuniones de amigos Eventos corporativos: presentación de un producto (libros, obra de arte), la inauguración de un lugar, un desfile de modas un acto político, una charla informativa, un congreso o convención, una entrega de diplomas, una iglesia, templo o capilla. La lista es innumerable y el motivo del evento está relacionado con el objetivo, para lograr en conjunto el estilo. 3. El estilo del evento: Dependiendo entonces del motivo y objetivo del evento se creará el estilo. Para esto se tendrán en cuenta factores como la temática de la fiesta, las edades de los invitados, la comida a servir, los shows, el lugar y se trabajará en conjunto con el organizador del evento. 4. El espacio físico: condiciona la ubicación de los elementos, cómo se dispondrán qué lugares se resaltarán. 5. La cantidad de personas, el flujo de gente: Si hay comida, si se sientan a comer o si bandejean, lo que implica que la gente éste parada o sentada. 6. Iluminación: Si es día no se incluye iluminación siempre y cuando sea al aire libre. Si es de noche la luz juega un papel muy importante por ejemplo las velas crean un clima cálido.

7. La duración: condiciona a la hora de manejar ciertas cuestiones técnicas a la forma en que se trabajan las flores. Por ejemplo si las flores van a estar sin agua ¿Cuánto duran? Y cuáles podemos usar y cuáles no.

Ejemplo de organización de evento de naturaleza nacional –corporativo La Fundación Bigott celebra su aniversario al mismo tiempo que presentará una nueva revista de costumbres y tradiciones venezolanas, en el marco del Día de NO Fumar, para expresar su compromiso de responsabilidad social con la comunidad. Periodo pre evento: La Junta Directiva de esta institución, se reúne con el periodista, gerente de eventos, gerencia de asuntos públicos o en su defecto con el coordinador de relaciones públicas e información, según sea el cargo que ocupe el comunicador social en estas instituciones, para plantearle lo que se tiene previsto, y es donde el comunicador social, asume el rol de organizador de eventos y toma todas las sugerencia de lo que quiere la Junta Directiva, junto a su asesoría y propuestas razonables sobre la realización del evento. Organizar y obtener la fecha del evento, un acto importante al que acudirá autoridades, haciendo coincidir el lanzamiento de un nuevo producto en este caso la revista señalada anteriormente En comunicaciones internas se involucra al personal de la empresa sobre el evento que se realizará y se hace que exista el sentido de responsabilidad y compromiso de todos. Se prepara una lista de invitados, que destaca una amplia gama de personalidades ligadas a esta rama y por supuesto que contará con la presencia de destacados periodistas, ya que también se trata de una presentación de una revista. Esta lista debe ser aprobada por la junta directiva de la empresa, por si se desea agregar otras personalidades.

En este evento se debe realizar lo siguiente: Captar directrices para la organización del evento por parte de los directivos, qué se quiere y para qué El experto en comunicación social y organización de eventos da sugerencias al tren directivo de la empresa sobre las decisiones que posiblemente se tomarán los pro y contra del evento
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Se establecen los objetivos del evento, el mensaje a comunicar, el que se establecen los objetivos, el mensaje que comunicar al público participante y las expectativas que el organizador del evento tiene con relación a la realización de la reunión.

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Se establece la fase de producción que es el conjunto de gestiones previas al inicio del evento y que tienen por objeto la preparación de los recursos que componen el evento se fijará día, lugar y hora.

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Contratación de proveedores y coordinación entre las prestaciones de algunos servicios, como lugar del evento en el caso que no se disponga de suficiente espacio en la empresa, sonido, toldos de ser necesario, sillas, maestro de ceremonia, personal de protocolo para recepción, entre otros, para disponer de los recursos humanos y técnicos en el lugar de realización del evento.

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Se origina la fase de chequeo de todo el listado de invitados y diversas coordinaciones si se quiere alguna actuación especial de una orquesta, para darle solemnidad al evento de 100 años de servicio de la empresa, así como se debe verificar todo lo concerniente a los invitados especiales en este caso los científicos y responsables del nuevo producto en contra del cáncer que se va a presentar y se hace una presentación o ponencia especial del producto. Fase del evento (desarrollo del evento)

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Fase de ejecución: en esta fase están los participantes del evento reunidos
en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas, bajo la supervisión y coordinación del organizador de eventos especiales

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En el desarrollo del evento se hace una planificación minuciosa de la participación de las personas que intervendrán con el anuncio del

maestro de ceremonia, quien lleva el acto de acuerdo al programa dispuesto por ejemplo: Muy Buenas tardes: Daremos inicio al acto con motivo de celebrarse los 45 años de la Fundación Bigot y presentación de la revista de tradiciones venezolanas A continuación palabras a cargo del Licenciado Jorge Muñoz, presidente de la Fundación Bigot Presentación de la revista Presentación de la Orquesta Sinfónica Juvenil de Falcón Se ofrece un brindis a los invitados Fase post evento: Desmontaje de materiales y elementos utilizados, cartas de agradecimiento a entes e instituciones involucradas en el desarrollo del evento Evaluación de resultados del evento, grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones de servicio

Rosa Virginia Guardia González Ci: 10612817 Tutoría Coro

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