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2011 02-19-1 Sistemadeabastecimiento
2011 02-19-1 Sistemadeabastecimiento
CAP. II
Concepto
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos, orientados la
gestin eficiente de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que
requieren las entidades del Estado, orientado al racional flujo, de distribucin o
suministro, empleo y conservacin de los recursos materiales; as como acciones
especializadas para atender las necesidades y requerimiento de las entidades
para el normal desenvolvimiento de sus actividades,y asegurar la continuidad
de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la
administracin pblica.
Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056, en el marco de
actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional
de Administracin Pblica. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene
diversas instancias.
CAP. III
CAP. IV
Concepto
i) Polticas
Son decisiones de alto nivel que buscan unificar conductas y orientar procesos
hacia el logro de metas y objetivos , a travs de lineamientos que guan las acciones del sistema de abastecimientos y delimitan el grado de discrecionalidad en la
toma de decisiones, se puede definir tambin como el conjunto de orientaciones
y guas de accin que las autoridades y la alta direccin de cada organismos
emite para regular la actuacin directiva de sus funcionarios y las actividades
de los servidores en cumplimiento de los fines y objetivos institucionales, por lo
tanto las autoridades de las diferentes entidades del sector pblico adoptarn
sus decisiones en base a polticas pblicas.
ii) Objetivos
Los objetivos, son los aspectos cualitativos que se desea alcanzar e involucran
una descripcin de los resultados que se pretenden obtener en un horizonte
temporal, cuyo propsito conduce a alcanzar con eficiencia la misin y visin
del sistema, Los objetivos estratgicos son los propsitos o fines esenciales que
una entidad pretende alcanzar para lograr la misin que se ha propuesto en el
marco de su estrategia.
iii) Normas
iv) Atribuciones
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
v) Procesos tcnicos
vi) Procedimientos
Recepcin:
Verificacin y control de calidad:
Internamiento:
Registro y control:
Custodia:
Formulacin del pedido:
Autorizacin de despacho:
Acondicionamiento de materiales:
Control de materiales:
Entrega de materiales, etc, etc,
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
Programacin
CAP. V
ii)
Catalogacin de bienes
CAP. VII
CAP. VIII
Consideraos que este proceso merece mayor atencin por lo que en el presente
documento se profundiza su desarrollo.
v)
CAP. I
Recuperacin de bienes
CAP. II
vi) Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que presta la
entidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en ptimo estado
los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la organizacin.
CAP. III
vii) Seguridad
viii) Almacenamiento
Las entradas, Se controla a travs del Cardex fsico, indicando el cdigo asignado
correspondiente conforme al catlogo de bienes ,nombre del proveedor, nmero
de factura, fecha de ingreso, fecha, unidad de medida, cantidad, descripcin
puntual del bien, referenciado inicialmente el documento fuente de ingreso.
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
ix) Distribucin
CAP. I
Disposicin final
c)
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
b.
c.
rea requerida, debe permitir que las operaciones que en ella se realicen, se
efecten en una rea fsica adecuada, sin que tropiece con inconvenientes por
falta de espacio. Se determina en base a la cantidad y volumen de los bienes
previstos para adquirir, incluyendo proyecciones de futuras ampliaciones.
Tiempo de suministro, considerar la distancia en que se encuentran las unidades usuarias y sus necesidades de reposicin, ejemplo, cuando la atencin de
pedidos se tuviera que efectuar el mismo da, el almacn estara ubicado en la
misma localidad; si stos tuvieran que atenderse al da siguiente o al tercer da,
la localizacin puede hacerse fuera del permetro del lugar en que se encuentran
las dependencias usuarias.
Infraestructura disponible, considerar reas o edificaciones que por sus caractersticas resulten apropiadas y que adems el costo de acondicionamiento
resulte econmico.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
siguientes:
1) Diseo de protectores y cascos de seguridad.
2) Eleccin de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e
instalacin adecuada.
CAP. I
CAP. II
d) Objetivos
-
-
-
-
CAP. III
-
-
CAP. IV
-
-
-
-
CAP. V
e)
CAP. VII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
e.3) Manual de Administracin de almacenes para el sector pblico nacional Aprobado por Resolucin jefatural N 335-90-INAP/DNA
CAP. VIII
a.
Objeto:
CAP. I
b. Alcance:
c.
Base Legal:
-
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
etc.
c) Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo
de seguridad con el mismo cuidado que se da a cualquier
otro equipo, sobre todo en los aspectos siguientes:
1. Diseo de protectores y cascos de seguridad.
2. Eleccin de extintores apropiados para combatir el tipo de
incendios e instalacin adecuada.
Ubicacin de sistemas de rociadores en zonas donde el
agua no cause ms dao que el fuego.
d) Equipo apropiado para el trabajo, las guas para seleccin
adecuada de los equipos son las siguientes:
1) Capacidad necesaria.
2) Tamao conveniente.
Ajuste a las tareas por realizar.
e) Costos de operacin de los equipos, en lo que respecta
a mantenimiento, costos de suministro de combustible o
electricidad, etc.
iii) La distribucin y clasificacin de los espacios en las zonas de
almacenaje debe ser cuidadosamente estudiada; poniendo especial atencin en dar a los bienes una clasificacin adecuada
que agrupe en secciones o anaqueles correlativos a aquellos
que guarden cierta semejanza.
Son aspectos a considerar:
a. Espacio disponible.
b. Cantidad prevista de bienes por almacenar.
c. Cantidad de clase de bienes.
d. Manipulacin que necesitan.
e. Caractersticas que presentan.
f. Condiciones ambientales que requieren.
g. Caractersticas de mobiliario y equipo necesarios para su
conservacin.
h. Seguridad que hay que proporcionarles.
i.
Control que necesitan.
j. Frecuencia de demanda de cada tipo de artculos.
iv) En Almacenes cuyo tamao no permite una fcil ubicacin del
lugar en que se encuentran los bienes, se colocar en una parte
visible del mismo, el plano de la distribucin de espacios de la
zona de almacenaje. Cada seccin o ambiente tendr un nmero
o smbolo que identifique su ubicacin y el material que en ellos
se encuentran almacenados.
v) Cada espacio de la zona de almacenaje debe ser acondicionado
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
10
CAP. I
CAP. II
CAP. III
Proceso de almacenamiento:
Proceso de distribucin:
Inventario fsico de almacn:
Baja de bienes de almacn:
Registro y control de existencias:
a.
Proceso de Almacenamiento:
El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las actividades concernientes a ste proceso estn referidas a la ubicacin temporal
de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia como
va para trasladados fsicamente (temporal o definitivo) a quienes los necesitan. Consta de las fases siguientes: recepcin, verificacin y control
de calidad, internamiento, registro y control y custodia.
1. Recepcin:
a) Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan
a partir del momento que los bienes han llegado al local del
almacn y termina con la ubicacin de los mismos en el lugar
designado para efectuar la verificacin y control de calidad.
b) La recepcin se efecta teniendo a la vista los documentos de
recibo (Orden de Compra o Gua de Remisin u otro documento
anlogo).
c) Las operaciones concernientes a la recepcin se ejecutarn de
acuerdo a lo siguiente:
1) Examinar en presencia de persona responsable de la entrega; los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc., a fin
de informar sobre cualquier anormalidad.
2) Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y
asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los
CAP. IV
11
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
2.
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
12
documentos de recibo.
3) Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guas y en
el exterior del mismo bulto. Esta accin no ser necesaria
cuando el nmero y caractersticas de los bienes recepcionados permitan efectuar una verificacin cuantitativa sin
problema alguno.
4) Anotar en la documentacin de recibo:
-
Nombre de la persona que hace la entrega.
-
Nombre de la persona que recibe la mercadera.
-
Nmero de placa del vehculo utilizado en el transporte
(cuando sea pertinente)
-
Fecha y hora de recepcin.
Verificacin y control de calidad:
Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un lugar determinado independiente de la zona de almacenaje,
comprende las acciones siguientes:
a) Retirar los bienes de los embalajes.
b) Una vez abiertos los bultos se proceder a revisar y verificar su
contenido en forma cuantitativa y cualitativa.
c) La verificacin cuantitativa se efectuar para comprobar que las
cantidades recibidas sean iguales a las que se consignan en la
documentacin de recibo. Incluye las comprobaciones dimensionales de identificacin, como longitud, capacidad, volumen,
peso, gravedad, presin, temperatura, etc.
d) La verificacin cualitativa, denominada control de calidad, se
realizar para verificar que las caractersticas y propiedades de
los bienes recepcionados estn de acuerdo con las especificaciones tcnicas solicitadas.
e) La verificacin y control de calidad se efecta en presencia
de la persona que hace la entrega, cuando la cantidad y las
caractersticas de los bienes permitan realizar la verificacin
cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepcin.
f) Si por el nmero y caractersticas de los bienes recepcionados
fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificacin y
control de calidad, el Jefe de Almacn suscribir la gua respectiva dando conformidad slo por el nmero de bultos recibidos
y el peso bruto respectivo.
g) Tratndose de bienes que por sus caractersticas ameritan ser
sometidos a pruebas de conformidad, las pruebas o exmenes
sern encargadas por el Jefe del rgano de Abastecimiento a
especialistas o entes especializados del mismo organismo u
otros del Sector Pblico y excepcionalmente a las del Sector
Privado.
h)
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
b. Proceso de Distribucion:
CAP. VII
CAP. VIII
14
Proceso tcnico de Abastecimiento que consiste en un conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa, referida a la directa satisfaccin
de necesidades. Incluye las operaciones de traslado interno. Consta de las
fases siguientes: formulacin de pedido, autorizacin de despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al usuario.
b.1) Formulacin del pedido:
a) Se emplea (utiliza) el formulario Pedido-Comprobante de Salida;
b) Se formulan en base a los respectivos Cuadros de Necesidades
debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la
entidad y disponibilidad de bienes en Almacn.
c) El rgano de Abastecimiento establecer un calendario para la
presentacin de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante.
d) Los pedidos de bienes que no son de consumo regular, sern
presentados de acuerdo al periodo consignado en el correspondiente Cuadro de Necesidades.
e)
15
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
d)
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
16
c.
a)
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
18
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
4)
CAP. I
5)
CAP. II
e.
Reposicin de Stock:
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
STOCK = Q x T2
CAP. VIII
20
mnimo T1
Donde:
Q = nivel mximo de stock.
T1 = tiempo que se estima se consumir totalmente Q.
T2 = tiempo que se considera se demora el trmite de reposicin de stock.
21
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
Artculo: Denominacin y caractersticas del bien almacenado (una tarjeta por cada tipo de bien).
Cdigo: Segn Catlogo Nacional de Bienes.
Unidad de Medida: Trmino usado para contar, medir o
pesar los bienes almacenados.
Cuerpo:
Columna 1 - Fecha: La correspondiente al da, mes y ao del
movimiento.
Columna 2 - Comprobante: Denominacin y nmero del
documento-fuente que da origen al movimiento.
Columna 3 - Movimientos (unidades fsicas), dividida en tres (3)
sub-columnas.
3A - Entrada: cantidad de bienes ingresados.
3B - Salida: Cantidad de bienes egresados.
3C - Saldo: Diferencia de las sub-columnas (3A) y (3B).
f.2) Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn:
a. Finalidad.- Suministrar informacin sobre el movimiento de
entradas y salidas de bienes en almacn, as como determinar
existencias en cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas. El registro en este documento debe ser permanente y
estar a cargo del rgano de Abastecimiento en un rea distinta
a la de Almacn.
b. Descripcin.- El formulario a utilizar es el SA. RIC-07, cuyas
especificaciones son las siguientes:
Encabezamiento:
Nombre del formulario: Existencias Valoradas de Almacn.
Tarjeta N: Se enumera correlativamente las tarjetas empleadas en el registro de un mismo tipo de bien.
Cuerpo:
Columna 1: Fecha: La que corresponde al da, mes y ao del
movimiento de cada uno de los bienes.
Columna 2: Comprobante:
Dividida en dos sub-columnas:
2A- Clase de documentos que ampare el movimiento de bienes en Almacn. 2B - N: El correspondiente al documento de
entrada o salida.
Columna 3: cantidades:
Dividida en tres (3) sub-columnas:
3A - Entrada: cantidad de bienes ingresados. 3B - Salida: Cantidad de bienes egresados.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
22
CAP. I
CAP. II
Costo Promedio =
Columna 6: Importes:
Dividida en tres sub-columnas
6A - Entrada: Valor en moneda nacional de los bienes ingresados
6B - Salida: Valor en moneda nacional de los bienes egresados.
6C - Saldo: Diferencia de las sub-columnas (6A) Entrada y (6B)
Salida.
Base (de izquierda a derecha):
-
Artculo: nombre de cada tipo de bien
-
Unidad: Nombre de cada tipo de bien.
-
Cdigo; El que corresponde al bien de acuerdo con el
Catlogo Nacional de Bienes.
c. Utilizacin.- Las tarjetas se mantendrn en ficheros, denominados Krdex. Sern agrupadas y clasificadas de acuerdo con las
Clases de los Grupos Genricos del Catlogo Nacional aprobado con Resolucin Directoral N 001-89-INAPIDNA (dejada
sin efecto por Resolucin Directoral N 002-93-INAPIDNA, del
22-DIC-93, que ampla, modifica y elimina algunos item del
vigente Catlogo Nacional de Bienes).
Cada grupo de tarjetas ser diferenciado colocando el cdigo
de la clase respectiva en una pestaa adhesiva en la parte
superior de la tarjeta que seala la separacin de una y otra
clase de bienes. Dentro de cada clase, las tarjetas se ordenarn
alfabticamente conforme al orden asignado en el Catlogo
Nacional de Bienes.
f.3) Resumen Interno del Movimiento de Almacn:
a. Finalidad: Resumir el resultado de las operaciones de entradas
y salidas de bienes del Almacn. Este documento ser elaborado mensualmente y servir para conciliar los saldos con los
que contenga las notas de contabilidad tanto de entradas de
bienes como de las salidas de bienes elaborado por la Oficina
de Contabilidad.
23
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
b.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
24
c.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
26
c.
27
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
d.
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
28
- Fecha de recepcin
Al rgano de Abastecimiento le compete anotar:
- Cdigo de la dependencia.
- Nmero del Pedido Comprobante de Salida.
- Columna 3 - Orden de Despacho.
- Columna 4 - Cdigo Patrimonial.
Para Contabilidad estn reservados los recuadros de Cuentas del
Mayor.
Nmero de copias y su distribucin:
Original: Para remitir a Contabilidad
1era. Copia: Archivo de Almacn
2da. Copia: Registro y Control de Existencias.
3era. Copia: Registro de Control de Patrimonio Mobiliario (slo en
el caso de salida de bienes patrimoniales).
4ta. Copia: Dependencia solicitante.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
29
3.
CAP. I
Aspectos generales
Concepto
Objetivos
Fines
Funciones
generales
rgano
Rector
Tuvo como rgano rector a la Direccin Nacional de Abastecimiento del fenecido Instituto Nacional de Administracin
Pblica.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
El sistema
de Abastecimiento
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
... va
30
... viene
CAP. I
El rea de
Bienes o
Abast. y Ctrol.
Patrim.
Finalidad
Estructura
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
31
b.
CAP. I
CAP. II
Sistema de
Abastecimiento
y Control
Patrimonial
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
Sistema de
Abastecimiento
y Control
Patrimonial
Proceso mediante el cual se organizan, se administran y se controlan los bienes de activo fijo con la
finalidad de tener dominio y disposicin de uso as como de mantener en estado ptimo y operativo
promulgando su periodo de vida
til a travs de su mantenimiento
permanente.
CAP. VII
CAP. VIII
32
El Abastecimiento de bienes
se define como una funcin
de apoyo al funcionamiento
interno de la entidad, orientado
a suministrar o atender el requerimiento de bienes en ptimas
condiciones garantizando su
distribucin oportuna para ser
empleados en la produccin de
bienes, servicios, proyectos y
actividades.
Sistema de
Abastecimiento
y Control
Patrimonial
c.
Funciones Generales
Planificar adquisiciones y contrataciones.
Adquirir bienes, servicios y obras.
Almacenar bienes y suministros.
Distribuir bienes y suministros.
Atender servicios.
Administrar y controlar el movimiento de activos.
Emitir informacin.
CAP. II
Planificacin de la
adquisicin
Proceso de seleccin
de contrataciones y
adquisiciones
Tiene a su cargo la responsabilidad de la administracin, control y
registro de los bienes
patrimoniales y bienes o
activos no depreciables
(bienes menores de 18
de la UIT) de la entidad
as como la aprobacin
de altas, bajas, transferencias de bienes patrimoniales.
Administracin
y Control
patrimonial
Adquisicin y
Contratacin
Administracin
y Control
patrimonial
Almacenamiento
y Servicios
generales
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
33
d.
CAP. I
Obtencin
Planeamiento
Procesos orientados a la identificacin de
las necesidades de bienes y servicios Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
Adquisicin
Normado por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento.
Recuperacin de bienes
Conjunto de actividades de naturaleza tcnica, jurdica y administrativa orientadas a
volver a tener dominio o disposicin de
CAP. II
CAP. III
Informacin
Abastecimiento
CAP. IV
CAP. V
Catalogacin
- Normalizacin o seleccin
- Identificacin
- Clasificacin
- Codificacin
Registro interno de proveedores
- Se copia y se invita a proveedores.
- Se analiza y evala la informacin de proveedores
- Se registra y sustenta en una
base de datos.
Programacin trimestral de BB y
SS
Registro y control varios
- Inventarios
- Informacin
- Kardex fsico
- Tarjeta control de activos
- Registro auxiliar ingresos O/C
- Registro auxiliar salidas P.C.S.
CAP. VII
CAP. VIII
34
Almacenamiento o recepcin
Ambiente e instalaciones
Internamiento
Verificacin
Rotacin
Ubicacin
Ordenamiento
Racionalizacin Equipo
Mantenimiento
Manipulacin
Preventivo
Correctivo
Evitar su deterioro
Seguridad
Proteccin del almacn
Custodia
Distribucin y disposicin final
Formulacin del pedido
Autorizacin del pedido
Acondicionamiento y verificacin
de materiales
Registro y control de salida de
materiales
Embalaje
Despacho o entrega de materiales
Seguro
Transporte
Informacin
e.
01
Planeamiento
y programacin
02
Adquisicin
03
Almacenamiento
Procesos
Tcnicos del
Sistema
de Abastecimiento
04
Distribucin
05
Registro y
Control
06
Mantn. y seg.
Patrimonial
07
Informacin
Constituye una de las etapas ms importantes del Sistema de Abastecimientos a travs del cual se planifica las adquisiciones que realizar la
organizacin durante el ejercicio, mediante la equilibrada estimacin
de necesidades de bienes y servicios, el plan debe considerar todas
las adquisiciones y contrataciones futuras cuyo proceso de seleccin
signifique licitacin pblica, concurso pblico, adjudicaciones directas
pblicas o selectivas as como las adjudicaciones de menor cuanta
programables.
Por otro lado, la programacin se refiere al proceso mediante el cual
se prev en forma racional y sistemtica la atencin de necesidades
de bienes y servicios.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
Es la etapa a travs de la cual se registra y controla el flujo de operaciones (tanto del ingreso como la salida de bienes, los mismos que se
detallarn en los respectivos registros y documentos diseados para
ste fin e informar a las respectivas reas que lo requieran.
El control se refiere al conjunto de mtodos y medidas adoptadas
dentro de la entidad, para salvaguardar sus activos y verificar su
exactitud.
Verificaciones Inspecciones Inventarios
Es el proceso tcnico a travs del cual se desarrollan e implementan actividades relacionadas con la operacin, mantenimiento y seguridad de
los bienes de capital (maquinaria, equipo, instalaciones, inmuebles, etc.)
con la finalidad de preservar dichos bienes e incrementar su vida til.
CAP. VII
CAP. VIII
35
f.
CAP. I
CAP. II
Planificacin
CAP. III
El rea de compras as
como el comit especial
son los rganos encargados de la organizacin
conduccin y ejecucin
de las compras de la entidad, as como convocar a
los diferentes procesos de
seleccin.
CAP. IV
Definir las
funciones del rea
de Compras y
determinacin del
comit especial
Programacin
de necesidades
de bienes, servicios y materiales
para obras
Plan Anual de
Contrataciones
Se determinan los precios
referenciales los que estarn basados en la etapa
anterior (estudio de mercado) los mismos que
servirn y determinarn
las compras, a travs de
los diferentes procesos de
seleccin.
CAP. V
Cuadro
consolidado de
necesidades de
BBS. SS. y obras
Determinar los
valores referenciales para la convocatoria
Formulacin
del estudio de
mercado previo
CAP. VII
A travs del estudio de mercado-previo se define los precios, la calidad, la disponibilidad y la cantidad de bienes y
servicios y materiales que se requiere.
Se determinan las caractersticas tcnicas precisando los
objetivos, las funciones y la operatividad de los mismos.
CAP. VIII
36
Es una herramienta de
gestin, que se utiliza para
formular y programar en
forma consolidada todas
las compras de la entidad,
a travs de los diferentes
procesos de seleccin.
Sobre la base de los requerimientos formulados
por las diferentes reas
usuarias, la dependencia encargada de las adquisiciones definir con
precisin la cantidad y las
caractersticas tcnicas.
g.
Plan
Estratgico
Plan
Operativo
Institucional
Plan Anual de
Adquisiciones y
Contrataciones
Presupuesto
institucional
aprobado P/A
CAP. II
h.
Es el proceso mediante el cual el rea de Abastecimientos determina los objetivos y metas, as como las acciones,
actividades y tareas necesarias para la adquisicin u obtencin de bienes, el proceso de planificacin y programacin de los bienes a adquirir se realiza a travs del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
Finalidad
Eliminar o reducir el riesgo y la incertidumbre en las adquisiciones.
Aumentar la eficacia y la eficiencia.
Uniformizar los criterios de programacin de las adquisiciones.
Documentos que se utilizan
Plan anual de adquisiciones y contrataciones.
Programacin trimestral de bienes y servicios.
Expediente de contratacin.
Contratos celebrados entre entidad y postores ganadores.
Finalidad
Regularizar la situacin fsica, contable
y jurdica tanto de
los bienes consumibles como de los
bienes patrimoniales
o de activo fijo tales
como:
Bienes faltantes
Bienes sobrantes
Situacin de bienes sin uso prolongado
Situacin de bienes
excedentes
Situacin y estado
de conservacin
Situacin jurdica
legal.
Programacin
de compras
Adquisicin
Recuperacin
de bienes
Contratacin
-
-
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
37
i.
Proceso de Almacenamiento:
CAP. I
CAP. II
El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las actividades concernientes a ste proceso estn referidas a la ubicacin temporal
de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia como
va para trasladados fsicamente (temporal o definitivo) a quienes los necesitan. Consta d:: las fases siguientes: recepcin, verificacin y control
de calidad, internamiento, registro y control y custodia.
La salida se har slo con documentos fuentes (orden de compra: O/C,
Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacn: NEA y Pedido
Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina as por ser stos de uso
compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto.
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacn con
PECOSA. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso
de los insumos para obras) podrn hacerlo mediante Pedido Interno de
Almacn (PIA), que es un documento interno de naturaleza extra-contable,
previa su aprobacin y autorizacin por resolucin de Oficina General de
Abastecimiento, o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia
de Administracin en las municipalidades.
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
38
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
Fase de
informacin y control
de necesidades
Fase de
utilizacin y
preservacin
Fase de negociacin
y obtencin
(Contratacin)
CAP. VII
Fase
de
internamiento
CAP. VIII
39
j.
CAP. I
CAP. II
Recepcin o
Almacenamiento
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
Mantenimiento y
custodia
Verificacin
y control de
calidad
Almacenamiento
Conjunto de actividades relacionadas entre s orientadas al ingreso a
los almacenes de la entidad de los
bienes adquiridos o recepcionados,
en el lugar donde pueden ser racionalmente conservados y protegidos
para su utilizacin posterior.
Registro y
Control
Internamiento
CAP. VII
CAP. VIII
40
k.
Proceso de Distribucion:
Proceso tcnico de Abastecimiento que consiste en un conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa, referida a la directa satisfaccin
de necesidades. Incluye las operaciones de traslado interno. Consta de las
fases siguientes: formulacin de pedido, autorizacin de despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al usuario.
i) Formulacin del pedido:
a. Se emplea (utiliza) el formulario Pedido-Comprobante de Salida;
b. Se formulan en base a los respectivos Cuadros de Necesidades
debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la
entidad y disponibilidad de bienes en Almacn.
c. El rgano de Abastecimiento establecer un calendario para la
presentacin de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante.
d. Los pedidos de bienes que no son de consumo regular, sern
presentados de acuerdo al periodo consignado en el correspondiente Cuadro de Necesidades.
e. La formulacin del Pedido Comprobante de Salida corresponde
a la unidad usuaria, y la autorizacin para la atencin, al Jefe
del rgano de Abastecimiento.
f. Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atencin de los pedidos a un grupo de bienes, el rgano de Abastecimiento puede asumir la formulacin del Pedido Comprobante
Salida.
g. Una vez suscritos por el Jefe de la dependencia solicitante, los
Pedidos-Comprobante de Salida sern remitidos al Director o
Jefe de Abastecimiento para recabar la respectiva autorizacin
de despacho.
ii) Autorizacin de despacho:
h. La autorizacin se otorgar para aquellos bienes que figuran en
el respectivo Cuadro de Necesidades.
i.
Se autorizar pedidos no programados slo en el caso que se
deriven de situaciones de emergencia calificados por el Director
General de Administracin o quien hace sus veces en la entidad;
y se atender con cargo a los stock de seguridad.
j. Esta fase comprende lo siguiente:
i.
Numeracin y registro del Pedido Comprobante de Salida.
ii. Aprobacin del Director o Jefe de Abastecimiento.
iii. Valorizacin del Pedido Comprobante de Salida;
iv. Registro de las salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas
de Existencias Valoradas de Almacn.
41
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
42
v)
Entrega de materiales:
g) En el momento de hacer la entrega de materiales, se cuidar
que la persona que realiza la recepcin lo haga en forma serena
y consciente.
h) Ser precaucin del responsable del Almacn que la dependencia de destino devuelva el Pedido Comprobante de Salida con
la conformidad respectiva y en forma oportuna.
i) Es funcin inherente al Almacn que los bienes a despachar
fuera del permetro de la ciudad, estn amparados por una
cobertura de seguro.
CAP. I
CAP. II
Proceso de Distribucin
CAP. III
Formulacin
del
pedido
Entrega
de
materiales
Autorizacin
del
despacho
Registro y
control de salida
de materiales
CAP. IV
Acondicionamiento y
verificacin de materiales para su entrega
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
43
k.
CAP. I
CAP. II
Formulacin
del pedido
CAP. III
CAP. IV
Entrega de
materiales
Autorizacin del
despacho
Registro y
control de salida
de materiales
CAP. V
Acondicionam.
y verificacin de
materiales para su
entrega
CAP. VII
CAP. VIII
44
l.
En que consiste?
Consiste en registrar tanto el ingreso
como la salida de los bienes en los
respectivos libros y documento de la
finalidad de controlar el movimiento
de los mismos en forma documental
e informar a las respectivas reas que
lo requieran.
Objetivo
Controlar el movimiento y gestin
de los bienes.
Controlar las salidas existentes y
contrarrestar con los inventarios
fsicos.
Informar sobre el movimiento de
ingresos y salidas de bienes a la
oficina de contabilidad a travs de
notas de contabilidad.
Controlar el movimiento de los
bienes patrimoniales; estado de
conservacin, uso, utilidad econmica, depreciacin, revaluacin,
etc.
Registro y
Control de
existencias
Ingreso de
Bienes
Salida de
Bienes
Inventario
Fsico
Finalidad
Centralizar el ingreso al almacn de
todos los bienes an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera
su ubicacin directa o en otro lugar
o dependencia solicitante.
Todos los bienes adquiridos ingresarn fsicamente al almacn de la
entidad para su custodia temporal,
o de lo contrario su ingreso se realizar administrativamente mediante
documentos.
Documentos que se utilizan
Orden de compra.
Gua de remisin del proveedor.
Nota de entrada a almacn.
Control visible de almacn.
Finalidad
Controlar la salida de los bienes a
travs de los pedidos comprobantes
de salida as como la asignacin y
responsabilidad de los bienes patrimoniales.
Etapas
Formulacin del pedido.
Autorizacin del despacho.
Acondicionamiento de los materiales entregados.
Chequeo y verificacin.
Entrega a los usuarios.
Documentos que se utilizan
Pedido comprobante de salida.
Nota de transferencia.
Kardex fsico.
Control visible de almacn.
45
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
Proceso de
mantenimiento,
seguridad y
control
CAP. II
Mantenimiento
Seguridad
Distribucin
CAP. III
Disposicin
final
CAP. IV
CAP. V
Registro y
Control
CAP. VII
CAP. VIII
46
Son las acciones desarrolladas tendientes a poner a disposicin de los usuarios los bienes que
sern utilizados en las operaciones y acciones
de la entidad.
Es la ejecucin y control fsico de los bienes de
activo fijo que va desde el punto de origen hasta
el uso o disposicin final.
Catalogacin
Es el proceso mediante el cual se prev en forma racional y sistemtica la atencin de necesidades de bienes y servicios.
Se realiza a travs del Plan Anual de adquisiciones y est orientado a la identificacin de necesidades de BBS y SS as como la
programacin anual de distribucin de bienes en funcin a los
requerimientos.
Plan anual de
adquisiciones
Proceso de
informacin
Registro del
anlisis de la
oferta
Es el proceso a travs de la cual se recoge, analiza y evala la informacin referida a los productos. Se sustenta en una base de datos
que permita su anlisis y verificacin para calificar la idoneidad de
los bienes y servicios que se realizan a travs de:
Invitacin a proveedores a proporcionar informacin sobre sus
productos.
Acoplar informacin sobre oferta de bienes.
Se analiza y evala la informacin proporcionada por los proveedores.
Se registra y sustenta en una base de datos.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
47
n.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
R.C. N 320-2006-CG
Criterio de economa en la compra
de bienes y contratacin de servicios.
Unidad de almacn.
Toma de inventario
fs ico.
Baja de bienes de
activo fijo.
Acceso, uso y custodia de bienes.
Control sobre vehculos oficiales del
Estado.
Proteccin de bienes de activo fijo.
Normas
Generales
Ley de
Contrataciones y
Adquisiciones del
Estado
Normas de
Control interno
Normas sobre
Patrimonio Fiscal
CAP. VII
CAP. VIII
48
D. Legislativo N 1017
Ley de Contrataciones
del Estado.
D.S. N 184-2008-EF.
Reglamento de la Ley
de Contrataciones del
Estado
5. Gestin de Almacenes
CAP. I
a) Almacn
b)
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
c)
CAP. II
49
CAP. VII
CAP. VIII
-
CAP. I
-
-
-
CAP. II
-
CAP. III
-
-
CAP. IV
-
-
CAP. V
-
-
-
-
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho
y ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra
de salida de materiales (ambas con su debido control incluido las
ventanillas de atencin a los usuarios).
Se debe llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos
los movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin
de y control de produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por
el nombre comn y conocido de compras, control de inventario y
produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin
e identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar
su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente pro personal ajeno
al almacn.
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no
est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la
gerencia o departamento de control de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para
poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan
las condiciones de operacin.
d) Tipos de almacn
CAP. VII
CAP. VIII
50
La Organizacin:
ii)
Movimiento de Material
CAP. I
CAP. II
iii) El Techo
-
-
-
CAP. III
CAP. IV
v) Tipo de Material
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
-
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
52
f)
g)
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
-
-
-
Primeras en entrar, primeras en salir principio bsico de todo almacen, para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo en
almacn sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas
condenan a las existencias antiguas a continuar en almacn mientras
las nuevas son despachadas.
Colocar los bienes de mayor demanda o requerimiento, ms al alcance y disposicin de la ventanilla de atencin o de las puertas de
recepcin y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.
Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal.
Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra.
Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve un bien,
hay una ocasin ms para estropearla.
53
CAP. VII
CAP. VIII
-
CAP. I
-
-
-
-
CAP. II
-
-
CAP. III
-
-
-
CAP. IV
-
-
CAP. V
-
-
-
h) Procedimientos de almacenes
-
el titular del almacn es el responsable del orden, registro, control,
internamiento y suministro de los bienes muebles y de consumo que
se encuentran bajo su custodia
-
ser responsabilidad del titular del rea del almacn tener al da los
registros de control de los artculos en su custodia.
-
ser responsabilidad del titular del almacn coordinar con su personal
para que los almacenes estn en buenas condiciones de higiene y
seguridad.
-
ser responsabilidad del titular del almacn notificar al rea solicitante la incorporacin de los bienes cuando se hubiese requerido con
anterioridad y que no se hubiese surtido en el momento solicitado.
CAP. VII
CAP. VIII
54
-
-
-
-
-
i)
-
-
-
-
-
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
j)
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
-
CAP. I
CAP. II
-
CAP. III
Imprime los listados y las tarjetas de control de inventarios de los bienes de los diversos almacenes (marbetes), los cuales son entregados al
rea solicitante para ser colocados en el momento del inventario.
Acomoda los bienes y coloca los marbetes a cada uno de ellos y
proceden al conteo fsico, con la participacin del personal de almacn, contabilidad y como veedor un representante del OCI o control
interno.
Se captura en el modulo de inventarios las cantidades obtenidas del
conteo fsico y obtiene cifras de existencias fsicas y compara contra
existencias reportadas en el sistema software o con los listados proporcionados
Informa al rea de ciontabilidad de la culminacin del inventario para
realizar el cierre anual y los ajustes correspondientes.
CAP. IV
-
CAP. V
l)
-
-
CAP. VII
-
CAP. VIII
-
56
Verifica en el sistema software si el bien que va a solicitar esta registrado, para elaborar la requisicin de compra si esta registrado
procede a elaborarla si no pasa al siguiente punto.
Solicita al almacn por escrito sea dado de alta el bien y/o modificacin cuando el bien sea de las mismas caractersticas del que ya
existe pero es necesario realizar algn cambio en el sistema software
indicando la descripcin del producto, unidad de medida, presentacin y/o especificaciones necesarias.
Se codifica al bien con el cdigo correspondiente, para darle de alta
en el almacn correspondiente
Recepcin de bienes con factura original y cuatro copias anexando
copia del pedido y/o de requisicin de compra y certificado de anlisis.
Recibe los bienes del proveedor con la documentacin correspondiente, verificando fsicamente las existencias, respecto a cantidad,
no. de lote y fecha de caducidad, firma de verificacin en la factura
y la entrega al proveedor.
Recibe el jefe de almacn la factura del proveedor, sella y firma de
recibido una vez validada por el recepcionista.
Registra en el sistema software en el modulo de ingresos de accesando
el pedido y/o la requisicin de compra registrando el numero de la
factura, cantidad, precio, fecha de caducidad y no. de lote. quedando el producto en el modulo de consulta de artculos en control de
calidad.
Elabora formato de de anlisis y registra el control de calidad para
que realice las pruebas correspondientes.
Realiza las pruebas de control de calidad de acuerdo a las especificaciones de los productos solicitados.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
-
CAP. I
-
-
-
CAP. II
CAP. III
surte los bienes requeridos por el rea solicitante y firma con nombre
de entregado.
revisa y recibe los bienes solicitados y firma con nombre de recibido
y entrega vale de salida de material.
procede a darle un numero de folio a la pecosa, se entrega el original
para el rea solicitante y dos copias para el almacn.
recaba los movimientos de entrada de bienes y elabora reporte diario
de entradas y distribuye de la siguiente manera:
Recaba los vales de salida y elabora reporte diario de movimientos
de salidas y distribuye de la siguiente manera:
a) rea solicitante (original)
b) rea de contabilidad (copia)
c) rea de almacn general (copia para archivo)
CAP. V
-
-
-
-
CAP. VII
-
-
CAP. VIII
58
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
60
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
q) Aspectos cualitativos:
CAP. II
r)
La mejora continua:
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
s)
CAP. VIII
-
62
6. La Logstica Inversa
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
a) Aspectos generales
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
c)
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
-
-
-
-
CAP. VII
f)
Los procesos en logstica inversa se enfocan a cinco objetivos claves: procuracin de compras, reduccin de insumos ; sustitucin de materiales de
mayor calidad i menores costos, y gestin de residuos.
En cada uno de los procesos de la logstica institucional se pueden identificar los cinco enfoques sealados: inversa.
Actividades de la Logstica Inversa
-
-
-
CAP. VIII
64
Retirada de mercanca.
Clasificacin de mercadera.
Reacondicionamiento de productos.
Devolucin a orgenes.
Destruccin.
Procesos administrativos.
Recuperacin, reciclaje de envases y embalajes y residuos peligrosos.
CAP. I
Se identificaron varios los elementos clave en pro de una adecuada direccin en logstica inversa:
Filtrado de entrada de bienes o control de calidad: Se trata de controlar
localidad de los bienes y suministros de funcionamiento defectuosa o que
no cumpliese con los requisitos de devolucin.
Ciclos de tiempo. Las devoluciones son siempre procesos excepcionales, por lo que es muy difcil reducir los ciclos de tiempo relativos a las
decisiones en cuanto a la aceptacin de un pedido devuelto. Se trata de
definir un buen mecanismo de toma de decisiones, es decir, qu hacer
con cada posible devolucin (reventa, reparacin, eliminacin) Tambin
aqu entrara la decisin de cmo recompensar al personal de la entidad
que consiga acortar al mximo este ciclo de tiempo.
Sistemas de informacin de la logstica inversa. No existe un software
diseado especialmente para este propsito, as que la eleccin lgica
ser, o bien el desarrollo de un sistema a medida, o la implementacin
y modificacin de uno que ya se posea (opcin ms econmica). Este
sistema deber ser lo suficientemente flexible como para manejar
la enorme variedad de casos distintos que se puedan dar en las
adquisiciones, y lo suficientemente complejo como para funcionar
bien a travs de los posiblemente numerosos unidades orgnicas
Un software de logstica inversa exitoso deber reunir informacin
significativa que de hecho pueda ayudar en el seguimiento, tanto
de las propias ingresos y salidas como de los costos que impliquen
las mismas, y crear una base de datos con informacin relativa a las
razones de cada desviacin.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
Administracin y control
Los procesos de la logstica inversa deben ser mapeados en la
estructura funcional para ser comprendidos a lo largo de toda la
cadena de suministros y ser posicionados en el contexto relacional
de direccin correcta.
Indicadores de desempeo
Es necesario establecer un costeo basado en actividades para medir
el desempeo de la logstica inversa. Todo programa, as como cada
una de las acciones de stos debe ser medido; la prctica permitir
valorar mas rpido y fcilmente cualquier propuesta innovadora.
65
CAP. VII
CAP. VIII
7.
CAP. I
-
-
CAP. II
8.
CAP. III
CAP. IV
Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las entidades del sector pblico, el almacn es una de las funciones que acta en las
dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica,
constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de
la organizacin; sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerrsele
como depsito donde se guardaban los materiales que se requeran.
Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de
contar con los materiales y bienes necesarios para el funcionamiento y desarrollo
de actividades de las entidades del sector pblico.
CAP. V
9.
Programacin de necesidades
Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro de
Necesidades.
CAP. VIII
66
Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del proceso. Los procesos de seleccin se rigen por la Ley Anual de
Presupuesto y por la ley de contrataciones del estado y su reglamento.
e.
f.
Costo Promedio =
CAP. I
CAP. II
CAP. III
g. Inventario Fsico
-
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
67
a) Solicitud de pedido
-
CAP. II
-
-
CAP. III
-
-
CAP. IV
b.
CAP. V
Autorizacin de Despacho
a.
CAP. VII
CAP. VIII
68
CAP. I
c) Acondicionamiento Materiales
a.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
a.
CAP. V
e) Entrega de Materiales
a.
CAP. VII
CAP. VIII
a)
Concepto
El personal que interviene en la toma de inventarios fsicos, debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los activos,
salvo para efectos de identificacin.
Cuando la entidad contrate los servicios de terceros para llevar a cabo la toma
de inventarios fsicos, el producto final presentado as como la base de datos
debe tener la conformidad del rea contable, en forma previa a la cancelacin
de dicho servicio.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
b)
Inventario Masivo
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
70
c.
Inventario Selectivo
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
Corresponde a la Gerencia de Administracin o quien haga sus veces precisar instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades
a efecto de realizar la verificacin de bienes de los almacenes.
Son condiciones previas al Inventario:
a. Ordenamiento del almacn: el principio del buen ordenamiento debe
mantenerse en los almacenes en todo momento; sin embargo se hace
ms necesario cuando se trata de realizar Inventarios.
b. Documentacin: es imprescindible preparar la documentacin para
la toma de Inventario. Son cuatro los aspectos a considerar:
-
Las Tarjetas de Existencia Valorada y las de Control Visible de
Almacn deben estar al da.
-
Bloqueo del internamiento de bienes recepcionados durante
el perodo de inventarios. Estos quedarn temporalmente en
la zona de recepcin y sern internados una vez concluido el
Inventario.
-
Despacho de materiales y equipos correspondientes a los
Pedidos Comprobante de Salida pendientes de atencin. Los
bienes de pedidos no reclamados permanecen en la zona de
despacho.
71
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
-
CAP. I
e) Medios e Instrumentos
El equipo de verificadores ser dotado de medios adecuados tales como:
Catlogos, winchas, calibradores, metros, balanzas, etc., que les permitir
certificar las medidas, denominaciones, pesos, cdigos, etc., de cada uno
de los bienes que se est verificando.
CAP. II
f)
CAP. III
ii.
CAP. IV
Al barrer
El equipo de verificadores procede a efectuar el Inventario empezando
por un punto determinado del almacn; continuando el control de
todos los bienes almacenados, sin excepcin alguna.
Esta modalidad se utilizar para efectuar el Inventario Masivo de
Almacn.
Por seleccin
Consiste en constatar la veracidad de las existencias del grupo de
bienes sobre los cuales se tiene inters, sin importar su ubicacin.
Esta forma se utiliza para realizar inventario de tipo selectivo.
g) Sobrantes de Inventario
Si en el proceso de verificacin se establece bienes sobrantes se proceder
en la forma siguiente:
i) Determinar su origen, principalmente entre las siguiente causas:
- Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Existencias
Valoradas.
- Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el
respectivo Comprobante de Salida.
- Entrega de un bien similar en lugar del que figura como
sobrante.
ii) En el caso que el origen de los sobrantes de almacn se deba a las
dos primeras causas indicadas en el literal anterior, stos se incorporan en los registros de existencias formulando la respectiva Nota
de Entrada a Almacn.
iii) Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien
sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado. En
este caso se proceder a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de
Existencias
Valoradas de Almacn anulando la salida del bien sobrante, la misma
que ser sustentada con el informe de la Comisin de Verificacin;
previo inicio de la determinacin de responsabilidades. Asimismo,
se registrar la salida del bien faltante.
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
72
h) Faltantes de Almacn
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
b)
CAP. V
CAP. VII
73
CAP. I
c)
d)
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
74
e)
Dispositivo Legal
CAP. I
Municipalidades
CAP. II
CAP. III
f)
g)
75
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
h)
A fin de que la Secretara de Gestin Pblica pueda emitir la correspondiente opinin tcnica, las entidades pblicas debern adjuntar la siguiente
documentacin:
Proyecto de Reglamento de Organizacin y Funciones.
Adjuntar el proyecto de ROF debidamente estructurado.
Informe Tcnico.
Elaborado por la Oficina responsable de la entidad, el mismo debe fundamentar la necesidad para aprobar un nuevo ROF o para su modificacin
y sustentar las modificaciones que contiene el proyecto de ROF respecto
del vigente.
El informe tcnico debe contener los siguientes temas:
Anlisis funcional
Anlisis de Estructura (anexar organigrama vigente y organigrama
propuesto)
Anlisis de no duplicidad de funciones
Anlisis de consistencia
Efectos presupuestales
Ficha Tcnica.
En la cual se adjuntar la Informacin de carcter General, Orgnica,
Funciones y Presupuestal.
Proyecto de Decreto Supremo aprobatorio con su exposicin de
motivos.
La Ficha Tcnica se encuentra a disposicin de las entidades pblicas en
el portal electrnico de la Presidencia del Consejo de Ministros: www.pcm.
gob.pe
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
76
CAP. I
CAP. II
TTULO I GENERALIDADES
Artculo 1.- OBJETIVO
Definir y establecer la organizacin del Ministerio de Salud para ejercer las competencias de rectora
sectorial en el marco de la Ley Nro. 27657 - Ley del Ministerio de Salud y su Reglamento.
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
TTULO II ORGANIZACIN
CAPTULO I
OBJETIVOS FUNCIONALES GENERALES
Articulo 4.- OBJETIVOS FUNCIONALES GENERALES
El Ministerio de Salud para cumplir la visin, misin y objetivos estratgicos establecidos en el Reglamento de la Ley N 27657, en el mbito de su gestin institucional y sectorial, disea y norma los
procesos organizacionales correspondientes con los que se debe lograr:
a) La conduccin y planeamiento estratgico sectorial de salud.
b) El establecimiento de los objetivos, metas y estrategias de corto, mediano y largo plazo,
c) La organizacin del Sector y Sistema Nacional Coordinado y Descentralizado de Salud.
d) El establecimiento de las normas y los modelos organizacionales para la implementacin de
los objetivos estratgicos institucionales.
e) E1 desarrollo e integracin de procesos y sistemas de informacin sectoriales, para la integracin de los flujos de informacin de los procesos y sistemas organizacionales y la provisin de
informacin oportuna y confiable, para la toma de decisiones por las autoridades y usuarios
del Sector Salud.
f ) La creacin de una cultura de salud sustentada en la familia como unidad bsica de salud y a
adquisicin de capacidades y desarrollo de actitudes en as personas, para su desarrollo fsico,
77
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
El Ministerio de Salud para lograr los objetivos funcionales de los procesos y subprocesos, establecidos en el Reglamento de a Ley N 27657- Ley del Ministerio de salud, cuenta con la siguiente estructura Orgnica:
A. MINISTERIO DE SALUD
1. ALTA DIRECCIN
Despacho Ministerial
Despacho Viceministerial
Secretaria General
Defensora de la Salud y transparencia
Oficina de Descentralizacin
2. RGANO CONSULTIVO
Consejo Nacional de Salud
3. RGANO DE CONTROL
rgano de Control Institucional
4. RGANO DE DEFENSA JUDICIAL
Procuradura Pblica del Ministerio de Salud
5. RGANOS DE ASESORA
Oficina General de Planeamiento y Presupuesto
Oficina de Planeamiento y Gestin Institucional
Oficina de Organizacin
Oficina de Presupuesto
Oficina de Proyectos de Inversin
78
6.
7.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
79
CAP. I
B.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
b)
c)
d)
e)
g)
h)
i)
Gestionar los recursos financieros para cumplir con la programacin del gasto del Ministerio
de Salud y de las dependencias que se le encargue, en el marco de las normas que regulan el
proceso presupuestario del Estado.
Establecer los indicadores, analizar. Interpretar e informar peridicamente la situacin y proyeccin financiera para la toma de decisiones a nivel de unidades ejecutoras conformantes del
pliego Ministerio de Salud.
Producir a informacin contable, presupuestal y financiera de la Unidad Ejecutora 001, e integrar la informacin contable, presupuestal y financiera del Pliego Ministerio de Salud.
Apertura y controlar el manejo de las cuentas bancarias de la Unidad Ejecutora encargada y
gestionar la apertura de las cuentas bancarias de las unidades ejecutoras conformantes del
Pliego Ministerio de Salud. Consolidar a informacin Financiera y presupuestal del Pliego Ministerio de Salud para la toma de decisiones y reporte a las entidades correspondientes.
Efectuar la cobranza de las obligaciones a favor de Fa Unidad Ejecutora 001, conforme a la
normatividad vigente
Cautelar el cumplimiento de a normas y procedimientos de los sistemas administrativos de
contabilidad, presupuesto y tesorera, segn su competencia y proponer as directivas internas
correspondientes.
Establecer en el mbito de su competencia, el control interno, previo, concurrente y posterior,
cautelando el correcto manejo, registro y custodia de los recursos financieros.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
MOF- ABASTECIMIENTOS
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) de la Oficina de Logstica y Servicios, est comprendido dentro de lo dispuesto por el Estatuto, el Reglamento de Organizacin y Funciones de la entidad; aprobado mediante Resolucin N .. debindose revisar, evaluar y/o actualizar anualmente por esta dependencia en coordinacin con la Oficina de Planificacin.
IMPORTANCIA
El Manual de Organizacin y funciones de Oficina de Logstica y Servicios, es un documento normativo que describe las Funciones Especficas a nivel de Cargo a partir de la Estructura Orgnica y
Funciones Generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), as como
en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignacin de Personal (CAP)
de la entidad... Adems determina las lneas de autoridad, responsabilidad y los requerimientos
mnimos de los cargos.
FINALIDAD
El presente Manual de Organizacin y Funciones tiene por finalidad identificar, desarrollar y armonizar la Estructura Organizacional y Funcional de la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares
y servir como instrumento orientador y regulador de las actividades asignadas a cada cargo, determinando las lneas de autoridad y responsabilidad, as como las funciones y la relacin entre los
rganos que la integran.
1.
BASE LEGAL
CAP. VII
CAP. VIII
82
Directiva 0095-INAP/DNR aprobada por Resolucin Jefatural n 095-95-INAP/DNR Normas para la formulacin del manual de organizacin y funciones
Directiva N 004-91-INAP-DNR, sobre formulacin de Manuales de Organizacin y Funciones
2.
ALCANCE
El mbito de aplicacin del presente Manual es de competencia de todo el personal que labora en la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares.
conocimiento, obligacin, cumplimiento y desarrollo de las actividades inherentes por el personal que ocupa los diferentes cargos de la Oficina de Logstica y Servicios.
APROBACION Y ACTUALIZACION El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) de la Oficina
de Logstica y Servicios, est comprendido dentro de lo dispuesto por el Estatuto, el Reglamento de Organizacin y Funciones de la UNJBG; aprobado mediante Resolucin Consejo Universitario N 2760-2003-CU/UNJBG, debindose revisar, evaluar y/o actualizar anualmente por
esta dependencia en coordinacin con la Oficina de Planificacin, en los siguientes casos: - Por
disposicin del Rectorado - Cuando la Jefatura de la Oficina lo disponga justificadamente. - Por
modificacin de la Estructura Orgnica. - Por variacin de las funciones generales de la Oficina
o sus componentes. - Por variacin de los cargos asignados a la dependencia. 1.4 BASE LEGAL
El Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Logstica y Servicios
3.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
2.
Objetivo
La Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares es un rgano de lnea de la Oficina
General de Administracin de la Universidad Nacional del Callao, que tiene como objetivo normar, implementar y ejecutar el sistema de Abastecimiento, registro y control
patrimonial, as como los servicios de transporte, guardiana, vigilancia y seguridad.
Funciones Generales de la Oficina
1.
Planificar los procesos de seleccin para la adquisicin o suministro de bienes y
contratacin de servicios en general, a efectuarse a travs de la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares.
2.
Efectuar las adquisiciones de bienes o suministros, y contrataciones de servicios
en general, de servicios de consultora y de arrendamiento de bienes.
3.
Definir, en coordinacin con las Facultades y dependencias administrativas sus
requerimientos de bienes y servicios, la cantidad de bienes, las especificaciones
tcnicas, para cuyo efecto realizar los estudios de mercado o indagaciones que
corresponda.
4.
Brindar asesora tcnica a las dependencias sobre las especificaciones tcnicas
que ofrece el mercado respecto a los bienes y servicios, materia de sus requerimientos.
5.
Establecer el Valor Referencial de la adquisicin de bienes o contratacin de servicios en general a efectuarse a travs de la Oficina de Abastecimientos y Servicios
Auxiliares, sobre la base de los precios de mercado.
6.
Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y tramitar su correspondiente aprobacin por el funcionario o autoridad competente.
7.
Llevar el Registro de Procesos de Seleccin y Contratos, as como administrar, controlar y actualizar la informacin del Registro.
8.
Elaborar contratos de adquisicin o suministro de bienes y contratacin de servicios en general efectuados a travs de la Oficina de Abastecimientos y Servicios
Auxiliares, de acuerdo a la pro forma de contrato de las Bases administrativas de
cada proceso de seleccin y tramitar su suscripcin por la autoridad competente
y los postores de la Buena Pro.
83
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
9.
CAP. I
CAP. II
3.
CAP. III
CAP. IV
4.
CAP. V
5.
CAP. VII
CAP. VIII
84
-
Auxiliar II en Almacn
Unidad de Control Patrimonial
Jefe de Unidad
Secretaria III
Especialista II en Control Patrimonial
Tcnico III en Control Patrimonial
Auxiliar I en Control Patrimonial
Unidad de Servicios Auxiliares
Jefe de Unidad
Oficinista I
Equipo de Servicio Interno
Trabajador de Servicio II
Equipo de Mecnica y Transporte
Mecnico de Motores
Chofer I
4.
1 Administrativo
CAP. I
1 Administrativo
1 Administrativo
2 Administrativos
2 Administrativos
2 Administrativos
CAP. II
1 Administrativo
1 Administrativo
20 Administrativos
1 Administrativo
8 Administrativos
CAP. III
DE LA JEFATURA DE LA OFICINA
1.
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
7.
CAP. I
8.
9.
CAP. II
10.
11.
CAP. III
12.
CAP. IV
13.
CAP. V
14.
15.
16.
17.
CAP. VII
18.
19.
CAP. VIII
86
Gestionar la aprobacin de la realizacin de los procesos de seleccin para la adquisicin o suministros de bienes y contratacin de servicios en general, previo
informe de la Oficina de Planificacin sobre la disponibilidad de recursos y las
fuentes de financiamiento que viabilicen la adquisicin o contratacin requerida.
Gestionar la designacin de los integrantes titulares y suplentes del Comit Especial que se encargarn de la organizacin y conduccin de los respectivos procesos de seleccin para la adquisicin o suministros de bienes y contratacin de
servicios en general.
Entregar al Comit Especial la documentacin pertinente, tales como el cuadro
consolidado de requerimientos, por dependencia, con indicacin de la cantidad
solicitada as como de las posibilidades de oferta del mercado respecto de las especificaciones tcnicas y el valor referencial de los bienes y servicios a adquirir o
contratar, necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
Supervisar que el Registro de Procesos de Seleccin y Contratos se lleve de acuerdo a las normas y directivas establecidas.
Controlar que la informacin a ser remitida trimestralmente al CONSUCODE por
el Rector o Vicerrector Administrativo, en cumplimiento a lo dispuesto en la Directiva 014-2001-CONSUCODE/PRE, sea preparada debidamente en base a los datos
contenidos en el Registro de Procesos de Seleccin y Contratos y en los formatos
establecidos en dicha Directiva.
Supervisar que la informacin de los procesos de seleccin a ser remitida trimestralmente a la Contralora General de la Repblica por el Vicerrector Administrativo, en cumplimiento a lo dispuesto en la Directiva No. 005-2001-CG/OATJ, sea
preparada debidamente y en los formatos establecidos en dicha Directiva.
Gestionar ante el Rector la aprobacin de la exoneracin de los procesos de Licitacin Pblica, Concurso Pblico o Adjudicacin Directa para la adquisicin o
suministro de bienes y contratacin de servicios en general que se encuentren
dentro de las causales previstas en el Art. 19 del TUO de la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado y elaborar el Informe Tcnico que justifique la necesidad de la exoneracin.
Disponer la Publicacin de la Resolucin que aprueba la exoneracin de los procesos de Licitacin Pblica, Concurso Pblico o Adjudicacin Directa; y remitir a la
Contralora General de la Repblica copia de dicha Resolucin, el informe tcnicolegal que lo sustenta y el formato EXO.
Controlar que los contratos de adquisicin de bienes o servicios en general, efectuados a travs de la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, se elaboren
de acuerdo a la proforma de contrato de las bases de cada proceso de seleccin, y
solicitar su suscripcin por la autoridad competente y los postores ganadores de
la Buena Pro.
Aplicar las penalidades de Ley a los postores que se retracen injustificadamente
en la entrega de los bienes o servicios adjudicados en los procesos de seleccin
planificados por la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares.
Informar al Tribunal del CONSUCODE los hechos que puedan dar lugar a la aplicacin de suspensin o inhabilitacin de los proveedores, postores y/o contratistas
conforme a los artculos 294 y 295 del Reglamento de la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado, en lo que corresponde a los procesos de seleccin
efectuados a travs de la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares.
Firmar las Ordenes de Compra y de Servicios, as como los pedidos comprobantes
de salida (PECOSAS).
Suscribir, conjuntamente con los funcionarios del rea usuaria, el acta de recepcin y conformidad de los bienes y servicios adjudicados en los procesos de seleccin a travs de la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares.
20.
21.
2.
87
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
3.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
5.
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
1.
CAP. VIII
88
Capacitacin en software (procesador de textos, hoja de clculo),
Aternativa
De no poseer ttulo de secretariado, contar con certificado de estudios secretariales concluidos no menores de un ao.
Funciones Especficas de las Secretarias de las Unidades
Denominacin del cargo
Cargo Estructural: SECRETARIA II
Naturaleza del cargo
Ejecucin y supervisin de actividades de apoyo secretarial.
Funciones especificas del cargo.
1.
Cumplir las ordenes del Jefe de la Unidad
2.
Recepcionar y registrar la documentacin que ingresa y/o se remite de la Unidad
3.
Organizar y controlar la documentacin y el archivo de la Unidad
4.
Preparar la documentacin para el despacho del Jefe de Unidad.
5.
Redactar los documentos ordenados por el Jefe de la Unidad.
6.
Recibe y atiende las llamadas telefnicas y al publico que concurre a la Unidad,
usando las tcnicas modernas en relaciones publicas.
7.
Coordinar con las dependencias correspondientes para obtener el material necesario para el mejor funcionamiento de la Unidad.
8.
Preparar el cuadro de necesidades de la Unidad.
9.
Conservar y cuidar el patrimonio mobiliario y documentario asignado a la Unidad.
10. Informar al personal de la Unidad las disposiciones emitidas por el Jefe.
11. Fomentar la atencin de los documentos en forma oportuna y gil
12. Formar parte del equipo tcnico de la Unidad
13. Coordinar con el personal de limpieza para mantener el orden y aseo de la Unidad.
14. Prestar apoyo secretarial a otras unidades de la Oficina.
15. Cumplir otras funciones afines al cargo que le asigne el Jefe.
Lnea de Dependencia
Depende directamente del Jefe de la Unidad,
Requisitos Mnimos
Instruccin secundaria completa y ttulo en secretariado ejecutivo computarizado.
Experiencia en labores administrativas de la Oficina,
Capacitacin en software (procesador de textos, hoja de calculo),
Aternativa
De no poseer titulo de secretariado, contar con certificado de estudios secretariales concluidos no menores de un ao.
Funciones Generales de da Unidad
1.
Efectuar las adquisiciones de bienes o suministros, y contrataciones de servicios
en general de servicios de consultora y de arrendamiento de bienes.
2.
Elaborar Contratos, de acuerdo a la proforma de contrato de las Bases Administrativas de cada proceso de seleccin.
2.
3.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
1.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
90
4.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
92
-
Capacitacin en software (procesador de textos, hoja de clculo)
Alternativa
-
Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el rea
Funciones Especficas del Auxiliar
Denominacin del cargo
Cargo Estructural:
Auxiliar de Sistemas Administrativo II
Naturaleza del cargo
Ejecucin de actividades de apoyo al proceso de abastecimiento.
Funciones especficas del cargo
1.
Llevar y mantener actualizado el Libro Auxiliar de Compras (LAC-1), y remitir mensualmente al Contador General la informacin del LAC-1, adjuntado las copias SUNAT de las facturas emitidas por los bienes o servicios adquiridos a las empresas
adjudicadas o proveedores en general.
2.
Consolidar las solicitudes Internas de Compra provenientes de las Facultades y
dependencias administrativas de la UNAC.
3.
Efectuar las cotizaciones que permitan determinar el valor referencial de los bienes y servicios a adquirirse en los procesos de seleccin.
4.
Elaborar rdenes de Compra de bienes y suministros.
5.
Llevar y mantener actualizado el Registro de Ordenes de Compra y Registro de
Ordenes de Servicio.
6.
Alcanzar a la Oficina General de Administracin el expediente de los bienes o suministros adjudicados, para su correspondiente trmite de pago.
7.
Las dems funciones inherentes a su cargo que disponga el Jefe de Oficina o de la
Unidad de Abastecimiento.
Lnea de Dependencia
Depende directamente del Jefe de la Unidad,
Requisitos mnimos
-
Instruccin secundaria completa
-
Amplia experiencia en labores variadas de oficina,
-
Capacitacin en software (procesador de textos, hoja de clculo)
Alternativa
-
Poseer una combinacin equivalente de formacin y experiencia.
rea de Almacen
Funciones Especficas del Jefe
Denominacin del Cargo
Cargo estructural: JEFE DEL REA DE ALMACEN
Naturaleza del cargo
Direccin y ejecucin de actividades especializadas en la administracin del almacn.
Funciones especficas del cargo
1.
Controlar las actividades de almacenamiento y distribucin de bienes y suministros adquiridos.
2.
Almacenar y distribuir los bienes y suministros adquiridos por compra, donaciones, transferencias o devoluciones.
3.
Presenciar y verificar la recepcin de los bienes y suministros ingresados, controlando que la cantidad y calidad estn de acuerdo con las especificaciones contenidas en las rdenes de compra.
4.
Suscribir la conformidad de ingreso de bienes y suministros a la Universidad en los
formularios Orden de Compra-Gua de Internamiento, previa coordinacin con el
Jefe de la OASA.
5.
Realizar la distribucin oportuna de bienes y suministros adquiridos, a las dependencias acadmicas y administrativas de la UNAC.
6.
Firmar los pedidos comprobantes de salida (PECOSA) y POLIZAS de entrada y salida de los bienes y suministros adquiridos.
7.
Informar oportunamente al Jefe de la OASA sobre el ingreso de bienes y suministros adjudicados, adjuntando las guas de remisin, a efecto de consolidar el
control de los plazos de entrega consignados en las rdenes de compra.
8.
Remitir mensualmente a la OASA el cuadro consolidado de bienes y suministros
ingresados al Almacn Central, de acuerdo al formato establecido.
9.
Informar sobre los bienes en trnsito, a efecto de ser remitidos a la Oficina de Contabilidad.
10. Elaborar y Proponer procedimientos tcnicos para la toma de inventarios fsicos
de almacn.
11. Velar por la seguridad y el mantenimiento de los bienes y suministros almacenados, del local y los equipos de soporte y que estn debidamente catalogados.
12. Informar oportunamente a la Unidad de Control Patrimonial respecto de los activos fijos adquiridos por la Universidad.
13. Verificar y supervisar que los registros, tarjetas de existencia (Kardex o Control Visible) estn debidamente actualizados.
14. Realizar otras funciones afines al cargo que le asigne el Jefe de Oficina de la Unidad de Abastecimiento.
Lnea de dependencia
Depende jerrquicamente del Jefe de Unidad.
Requisitos mnimos
-
Titulo profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad.
-
Capacitacin especializada en el rea
-
Capacitacin en software (procesador de textos, hoja de clculo)
Alternativa
Poseer una combinacin equivalente de formacin tcnica y experiencia.
Funciones Especficas del Tcnico
Denominacin del cargo
Cargo Estructural: TCNICO III (EN ALMACEN)
Naturaleza del cargo
Ejecucin de actividades del proceso de almacenamiento y distribucin de los bienes de
la Universidad.
Funciones especficas del cargo
1.
Recepcionar los bienes dndoles la conformidad mediante un minucioso chequeo.
2.
Efectuar la clasificacin de los bienes que ingresan al almacn.
3.
Guardar y almacenar los bienes y suministros en sitios pre-determinados.
4.
Clasificar los bienes y suministros segn el clasificador de gastos de cada ao.
93
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
5.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
94
5.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
2.
CAP. IV
95
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
10.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
3.
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
96
4.
5.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
7.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
6.
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
98
Lnea de dependencia
Depende jerrquicamente del Jefe de Oficina
Requisitos mnimos
-
Titulo profesional universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad.
-
Estudios de capacitacin en el rea
Alternativa
Poseer una combinacin equivalente de formacin tcnica y experiencia.
3.
Funciones Especficas del Auxiliar
Denominacin del cargo
Cargo Estructural: OFICINISTA I
Naturaleza del cargo
Ejecucin de actividades variadas de oficina
Funciones especficas del cargo
1.
Recibir, revisar, registrar y/o clasificar correspondencia y/o documentacin variada.
2.
Redactar comunicaciones tales como; provedos, memorandos y otros documentos.
3.
Digitar oficios, informes y otra documentacin similar.
4.
Informar a los empleados y pblico en general sobre los servicios y trmites que
brinda la Unidad.
5.
Recepcionar mensajes y confeccionar inventarios sencillos, controlar el stock de
tiles y materiales
6.
Realizar otras funciones que le asigne el Jefe de Unidad,
Lnea de Dependencia
Depende directamente del Jefe de la Unidad,
Requisitos mnimos
Instruccin secundaria.
Experiencia en labores de Oficina
Alternativa
Poseer una combinacin de capacitacin y experiencia
Equipo de Mecnica y Transporte
4.
Funciones Especficas del Tcnico
Denominacin del cargo
Cargo Estructural: MECNICO II (EN MOTORES)
Naturaleza del cargo
Ejecucin de actividades tcnicas de reparacin y mantenimiento de motores y equipo
mecnico.
Funciones especficas del cargo
1.
Mantener y Reparar los motores y accesorios mecnicos y elctricos de los vehculos de transporte de la universidad as como de otros equipos mecnicos.
2.
Verificar el mantenimiento, las reparaciones, montaje y adaptacin de maquinarias y equipos.
3.
Verificar el estado de funcionamiento perfecto de los vehculos y equipos motorizados y determinar las reparaciones necesarias, para evitar accidentes.
99
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
4.
5.
6.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
100
2.
Limpiar y desinfectar muebles, paredes, pisos, pasadizos, escaleras, baos y similares de las instalaciones asignadas.
3.
Coordinar con las dependencias asignadas a su cargo los horarios de limpieza
4.
Ayudar en la confeccin e instalacin de decorados escenogrficos.
5.
Realizar otras funciones que le asigne el Jefe de Unidad,
Lnea de Dependencia
Depende directamente del Jefe de la Unidad,
Requisitos mnimos
Tener 3er. grado de instruccin secundaria,
Experiencia en labores manuales afines a la Unidad
Seccin de Transportes CODIGO:
1. Denominacion Del Cargo: Jefe de Seccin
2. Funciones Especficas
Organizar, programar dirigir y ejecutar los servicios de transporte institucional
para la comunidad universitaria y pblico en general
Formular racionalmente los requerimientos de bienes y servicios para mantener
operativo el parque automotor de la institucin.
Programar y supervisar el mantenimiento del parque automotor.
Realizar las gestiones y trmites pertinentes respecto a los seguros de las unidades vehiculares.
Estudiar y proponer y programar las acciones tendientes a la renovacin e incremento de las unidades vehiculares.
Apoyar el desarrollo de las actividades acadmicas a travs de la programacin de
viajes de estudio, de prcticas y otros.
Otras que le asigne el Jefe de Oficina.
3. Lineas De Autoridad Y Responsabilidad
Depende directamente del Jefe de Oficina y es responsable ante l, teniendo
mando sobre los siguientes cargos:
Chofer (6)
4. Requisitos Minimos
Estudios universitarios en administracin, contabilidad o economa
Poseer brevete profesional y alguna capacitacin en mecnica automotriz...
Experiencia en conduccin de personal.
Fuente: Oficina de Planificacin Unidad de Desarrollo Universitario UNJBG
Seccin de Transportes CODIGO:
1.
Denominacion Del CargO: Chofer
2. Funciones Especficas
Conducir vehculos motorizados livianos y/o pesados para transporte de personal
y/o carga.
Efectuar viajes en Comisin de servicios locales y nacionales de acuerdo al cronograma debidamente aprobado.
Solicitar a la dependencia correspondiente, la dotacin oportuna de combustibles y carburantes, responsabilizndose de la circulacin del vehculo.
Firmar los vales de gasolina y dems carburantes como servicios de mantenimiento, recibidos de los proveedores de bienes y servicios, para ser entregados al Jefe
de la Seccin de Transportes.
101
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
102
103
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
104
Verificar la conformidad de las caractersticas de los bienes con las especificaciones estipuladas en las rdenes de compra.
Formular los requerimientos de materiales para mantener el stock mnimo de almacn.
Efectuar las notas de entrada al almacn por las donaciones recibidas y sobrantes
de inventario.
Recepcionar los bienes adquiridos verificando e informando la conformidad de
los mismos.
Efectuar la entrega de materiales, tiles de oficina, equipos, etc. a las diferentes
dependencias de la universidad, efectuando los registros y controles respectivos.
Transportar, clasificar y ordenar en estantes y anaqueles los materiales, bienes y
otros recepcionados por la seccin de almacn.
Mantener en buen estado y disponibilidad los materiales y bienes, en cantidades
y valores conforme a los documentos fuente.
Efectuar el cargo o abono del movimiento de bienes en almacenes.
Otras que le asigne el Jefe de Unidad.
3. Lineas De Autoridad y Responsabilidad
Depende directamente del Jefe de Seccin y es responsable ante l, no teniendo mando
directo sobre cargo alguno.
4. Requisitos Minimos
Instruccin secundaria completa.
Experiencia en labores similares
Capacitacin tcnica en actividades de oficina.
Fuente: Oficina de Planificacin Unidad de Desarrollo Universitario UNJBG
Seccin de Mantenimiento y Servicios Generales CODIGO:
1. Denominacion del Cargo: Jefe de Seccin
2. Funciones Especficas
Proponer y ejecutar actividades con fines de reacondicionamiento, reparaciones
y mantenimiento de la infraestructura en instalaciones con servicios conexos de
gasfitera, electricidad, carpintera, pintura, etc. en todos los locales de la universidad.
Coordinar y supervisar la ejecucin de las actividades de mantenimiento y servicios en la universidad.
Participar en la elaboracin del Plan de Trabajo Anual de actividades de mantenimiento y servicios generales de la universidad.
Coordinar con las instancias respectivas, la obtencin oportuna de recursos econmicos y materiales en general para efectuar sus actividades.
Proponer e implementar metodologas tcnicas para optimizar el desarrollo de las
actividades de las programadas.
Presentar informes peridicos sobre la gestin administrativa de la Seccin.
Participar en comisiones tcnicas que estn relacionadas con actividades que desarrolle la seccin.
Apoyar y asesorar al Jefe de Unidad en asuntos de mantenimiento y servicios.
Otras que le asigne el Jefe de Unidad.
3.
Lineas de Autoridad y Responsabilidad
Depende directamente del Jefe de Unidad y es responsable ante l, teniendo mando
directo sobre los siguientes cargos:
105
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
Electricista
Tcnico en Mantenimiento de Mquinas
Gasfitero
Carpintero (2)
Trabajador en servicios (4)
4. Requisitos Minimos
Estudios universitarios en ingeniera industrial o relacionada con el rea.
Experiencia en conduccin de personal.
Fuente: Oficina de Planificacin Unidad de Desarrollo Universitario UNJBG
Seccin de Mantenimiento y Servicios Generales CODIGO:
1. Denominacion Del Cargo: Electricista
2. Funciones Especficas
Realizar instalaciones de circuitos elctricos en los diferentes ambientes de la universidad.
Revisar y reparar equipos y/o instalaciones elctricas.
Efectuar labores de mantenimiento de equipos electrgenos.
Realizar reparaciones de artefactos elctricos.
Realizar instalaciones o traslado de aparatos telefnicos y similares.
Mantenimiento, revisin y reparacin de equipos de laboratorio y maquinarias.
Confeccin de elementos para instalaciones elctricas como pantallas, canastos,
protectores, bases, etc. y armado de sistemas de iluminacin y fuerza de la universidad.
Revisar y reparar equipos y circuitos de telecomunicaciones y similares.
Otros que le asigne el Jefe de Seccin.
3. Lineas de Autoridad y Responsabilidad
Depende directamente del Jefe de Seccin y es responsable ante l, no teniendo mando
directo sobre cargo alguno.
4. Requisitos Minimos
Ttulo de profesional tcnico en electrnica y/o electricidad, otorgado por un instituto de educacin superior.
Experiencia en actividades de relacionadas con el mantenimiento de equipos y
sistemas elctricos y/o electrnicos.
Fuente: Oficina de Planificacin Unidad de Desarrollo Universitario UNJBG
Seccin de Mantenimiento y Servicios Generales CODIGO:
1. Denominacion del Cargo: Tcnico en Mantenimiento de Mquinas
2. Funciones Especficas
Efectuar reparaciones complejas de maquinas y equipos mecnicos y/o electrnicos asignados a las diferentes instancias acadmicas y administrativas de la universidad.
Verificar el mantenimiento, reparacin y aceptacin de mquinas y equipos, de
parte de las dependencias usuarias.
Confeccionar, modificar o adaptar piezas mecnicas.
Formular las necesidades de repuestos, accesorios y herramientas para mantener
el stock operativo en los almacenes.
Llevar el registro y control del consumo de repuestos y accesorios.
Mantener en buen estado y orden los materiales, herramientas y equipos a su cargo.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
106
Otras que le asigne el Jefe de Seccin.
3.
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Depende directamente del Jefe de Seccin y es responsable ante l, no teniendo mando
directo sobre cargo alguno.
4. Requisitos Minimos
Ttulo de profesional tcnico en electrnica, electricidad y/o mecnica, otorgado
por un instituto de educacin superior.
Experiencia en actividades de relacionadas con el mantenimiento de equipos mecnicos, elctricos y/o electrnicos.
Fuente: Oficina de Planificacin Unidad de Desarrollo Universitario UNJBG
Seccin de Mantenimiento y Servicios Generales CODIGO:
1. DENOMINACION DEL CARGO: Gasfitero
2.
FUNCIONES ESPECFICAS
-
Inspeccionar y controlar el funcionamiento de instalaciones sanitarias, agua potable y alcantarillado, en los diferentes campus de la universidad.
-
Efectuar reparaciones de sanitarios, sus accesorios, llaves y tomas de agua, caeras y ductos de agua.
- E laborar presupuestos simples de materiales, repuestos y accesorios, por cada servicio solicitado.
-
Otras que le asigne el Jefe de Seccin.
3. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Depende directamente del Jefe de Seccin y es responsable ante l, no teniendo mando
directo sobre cargo alguno.
4. REQUISITOS MINIMOS
-
Instruccin secundaria completa.
-
Capacitacin y experiencia en labores de conexin y mantenimiento de redes sanitarias.
Fuente: Oficina de Planificacin Unidad de Desarrollo Universitario UNJBG Pg. 18
Seccin de Mantenimiento y Servicios Generales CODIGO:
1. Denominacion del Cargo: Carpintero
2. Funciones Especficas
-
Disear y confeccionar trabajos de madera en general para todas las dependencias acadmicas o administrativas de la universidad que lo soliciten, previa evaluacin de la Jefatura de Seccin.
-
Confeccionar y/o reparar el mobiliario de la universidad.
-
Confeccionar sillas, carpetas, vitrinas, anaqueles, estantes, puertas, ventanas y
trabajos que se relacionen con la instalacin de los mismos, en los diferentes ambientes de la universidad.
-
Realizar informes mensuales de los trabajos realizados ante el Jefe de Seccin.
-
Calcular costos del material a utilizarse por cada servicio solicitado.
-
Operar mquinas elctricas y manuales de carpintera.
-
Efectuar trabajos de enchapado en los muebles y equipos de madera.
-
Realizar trabajos de pintado al duco, laqueado, barnizado, etc.
-
Otras que le asigne el Jefe de Seccin.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
107
3.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
108
CAP. I
I.
OBJETIVO
Establecer el procedimiento administrativo a seguir en el Almacn Especializado de Emergencias y
Desastres de la OGDN - MINSA para el ingreso y distribucin de bienes para enfrentar o prevenir situaciones de emergencias y desastres (en sus tres fases, previo, concurrente y posterior a la situacin
de emergencia y desastre).
CAP. II
CAP. III
II. ALCANCE
El presente procedimiento es de cumplimiento obligatorio en el Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de las Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud.
III. RESPONSABILIDAD
3.1. El Director General de la Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud, es responsable de implementar y hacer cumplir el presente procedimiento.
3.2. El Director de la Oficina de Logstica o la que haga sus veces, es responsable de emitir normas especficas de almacenamiento, de estricto cumplimiento en el Almacn Especializado
de Emergencias y Desastres, as como de suministrar, verificar y supervisar los bienes que se
encuentran en dicho Almacn.
3.3. El Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de
Defensa Nacional del Ministerio de Salud, es responsable de la custodia, administracin, registro y control de los bienes, que se encuentran en el Almacn Especializado de Emergencias
y Desastres; elabora la documentacin para el suministro y distribucin de los bienes para
emergencias y desastres a los Establecimientos de Salud y el Pedido Comprobante de Salida
PECOSA consolidado, en base al Informe de Consumo Integrado del Almacn Especializado de
Emergencias y Desastres.
IV.
BASE LEGAL
Norma SA.05 Unidad en el Ingreso Fsico y Custodia Temporal de Bienes, aprobado mediante
Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/DNA modificada por la Resolucin Jefatural N 133-80INAP/DNA.derogado por ley 26850 dejando 03 norma pendientes
Resolucin Jefatural N 335-90- INAP/DNA Manual Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional.Ley n 24948
Resolucin de Contralora N 072-98-CG Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector
Pblico.
Resolucin de Contadura N 067-97-EF/73.01 Compendio de Normatividad Contable. Normas vigentes Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bines S.A 05 SA.o6 Austeridad
del abastecimiento SA 07 Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios
Resolucin Ministerial N 1753-2002-SA/DM Directiva del Sistema Integrado de Suministro de
Medicamentos e Insumos Mdicos-Quirrgicos SISMED
Resolucin Ministerial N 584-99-SA/DM Reglamento de Altas, Bajas y Venta de Patrimonio
Mobiliario del Ministerio de Salud del 27.11.1999 y su modificatoria la Resolucin Ministerial
N 185-2000-SA/DM del 05.06.2000
109
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1. El Almacn General es un rea fsica seleccionada bajo criterios tcnicos adecuados, destinado
a la custodia y conservacin de bienes que van a emplearse para la produccin de servicios o
bienes econmicos.
5.2. Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional
del Ministerio de Salud, es un rea fsica para la conservacin, seguridad, manejo y control de
bienes para enfrentar o prevenir situaciones de emergencias y desastres, que se encuentra
ceido a las Buenas Prcticas de Almacenamiento y bajo la direccin y responsabilidad tcnica
del Encargado del Almacn Especializado.
5.3. Pedido Provisional del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres PPAEED, documento de control administrativo que acredita el traslado de bienes del Almacn General de Logstica al Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa
Nacional del Ministerio de Salud.
5.4. Acta de Entrega y Recepcin de Donaciones AERD, documento de control administrativo
que acredita la salida de bienes del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres a los
Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados a lugares
en situacin de Emergencias y Desastres.
5.4. Informe de Consumo Integrado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres
ICIAEED, documento de control administrativo que consolida el consumo de los bienes del
Almacn Especializado de Emergencias y Desastres que se han distribuido a los Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados a lugares en situacin de
Emergencias y Desastres.
VI. DISPOSICIONES ESPECFICAS
6.1. Del ingreso de bienes al Almacn Especializado de Emergencias y Desastres
6.1.1. Los bienes para enfrentar o prevenir situaciones de emergencias y desastres ingresan
directamente al Almacn Especializado de Emergencias y Desastres en cuyo caso la
recepcin se efecta conjuntamente por el Encargado del Almacn Especializado de
Emergencias y Desastres y el Jefe del Almacn General.
6.1.2. El internamiento de los bienes se efecta previa verificacin Las cantidades, especificaciones tcnicas sealadas en los documentos de adquisin.
6.1.3. La conformidad de la recepcin ser suscrita por el Jefe del Almacn General del MINSA
en el rubro Recib Conforme de la Orden de Compra Gua de Internamiento.
6.1.4. De haber alguna observacin en el momento de la recepcin, sea por diferencias en
cantidad, productos diferentes a lo expresado en el documento de entrega, en mal estado de conservacin o incumplimiento en la presentacin de documentacin tcnicos
no deber recepcionarse los productos observados e informar a la Oficina de Logstica o
la que haga sus veces, a efectos de realizar el reclamo respectivo.
6.1.5. En el caso de que los bienes procedan de una donacin o remesa, el Jefe del Almacn
General, elabora la Nota de Entrada a Almacn NEA.
6.1.6. Copia del documento de ingreso (Orden de Compra Gua de Internamiento o Nota de
Entrada a Almacn) ser remitida al rea de Informacin de Logstica (Sistema Kardex)
para efectos de registrar el ingreso de los bienes para emergencias y desastres, en las
Tarjetas de Existencias Valorada de Almacn General del MINSA.
6.1.7. Los bienes para emergencias y desastres, se ubican en zonas previamente asignadas
para su internamiento, agrupndose segn criterios tcnicos (orden alfabtico, nivel de
rotacin, etc.); de tal manera que su identificacin sea gil y oportuna, registrando el
ingreso en las Tarjetas de Control Visible (Bind Card), la misma que ser colocada junto al
grupo de bienes ingresados.
110
6.1.8. El Responsable del Almacn General del MINSA elabora el Pedido Provisional del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres PPAEED (Anexo N 1), por el total de los
bienes ingresados al Almacn Especializado de Emergencias y Desastres, documento
que ser suscrito por:
6.1.8.1. Solicitante, Direccin General de la Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud
6.1.8.2. Jefe del Almacn General, quin autoriza la salida de los bienes.
6.1.8.3. Recib conforme, del Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y
Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional.
6.1.9. Si por la conveniencia de la adquisicin, los bienes para emergencias y desastres son
comprados conjuntamente con otros bienes destinados a otras dependencias del MINSA e ingresados directamente al Almacn General del MINSA; los bienes para emergencias y desastres sern trasladados al Almacn Especializado de Emergencias y Desastres
de la OGDN, en cuyo caso se realizar en forma coordinada por el Encargado del Almacn Especializado.
6.2. De la salida de bienes del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres.
6.2.1. Los bienes de consumo humano (raciones fras), as como los medicamentos e insumos
mdico-quirrgicos y otros que tengan fecha de expiracin ms cercana, sern los primeros en ser distribuidos, bajo responsabilidad del Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres.
6.2.2. En cumplimiento de lo establecido en la norma 10005 Segregacin de funciones, la preparacin del pedido debe ser efectuada por persona distinta a la que efecta la entrega
del mismo.
6.2.3. La salida de los bienes del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres, se registra en las Tarjetas de Control Visible (Bind Card) del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres.
6.2.4. El documento administrativo que acredita para la salida de bienes del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres es el Acta de Entrega y Recepcin de Donaciones
(Anexo N 2).
6.2.5. El Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional elabora el Acta de Entrega y Recepcin de Donaciones AERD,
por el total de bienes que son destinados a los Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados a lugares en situacin de emergencias y
desastres, documento que ser suscrito por:
6.2.5.1. Autorizacin, Director General de la Oficina General de Defensa Nacional, quien
autoriza la salida de los bienes del Almacn Especializado.
6.2.5.2. Encargado del Almacn Especializado, quin controla y verifica la salida de los
bienes.
6.2.5.3. Entregue conforme, persona quien transporta y/o entrega los bienes.
6.2.5.4. Solicitante, Director de la Direccin Regional de Salud, Direccin Subregional
de Salud, Direcciones de Salud, Director de Institutos Especializados u Hospitales, Responsables del Centro de Salud, Puesto de Salud y Hospital, Funcionario
Responsable, o Brigadista destacado a lugares en situacin de emergencias y
desastres.
6.2.5.5 Jefe de Almacn, Responsable del Almacn de la Direccin Regional de Salud,
Direccin Subregional de Salud, Direcciones de Salud, Responsable del Almacn
de Institutos Especializados u Hospitales, Responsables del Almacn del Centro
de Salud, Puesto de Salud y Hospital, Funcionario Responsable, o Brigadista destacado a lugares en situacin de emergencias y desastres.
6.2.5.6. Recib conforme, Director de la Direccin Regional de Salud, Direccin Subregional de Salud, Direcciones de Salud, Director de Institutos Especializados u Hospi111
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
6.3.5. El plazo para la emisin del Pedido Comprobante de Salida - PECOSA es dentro de los
primeros diez das hbiles del mes siguiente al mes informado.
6.4. Del Control de Stock
6.4.1. El Jefe del Almacn General de Logstica bajo su responsabilidad efecta inventarios
selectivos sorpresivos en el Almacn Especializado de Emergencias y Desastres, en un
horario que no interrumpa la atencin en situaciones de emergencias y desastres.
6.4.2. Es responsabilidad del Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional, determinar los stocks mximos, mnimos
y de seguridad, as como solicitar en forma oportuna la reposicin de los bienes, evitando que se presenten situaciones de desabastecimiento o sobrestock en cada tem que
se encuentran en el Almacn Especializado de Emergencias y Desastres, con indicacin
expresa de sus fechas de expiracin de Tratarse de bienes de consumo humano (raciones fras y/o medicamentos).
6.4.3. Sin perjuicio de lo dictaminado en el punto 6.4.1, los inventarios se efectuaran ordinariamente cada trimestre, previa coordinacin con la Direccin General de la Oficina General de Defensa Nacional y la Oficina General de Administracin.
6.5. De la Baja de Bienes no Aptos para el Consumo Humano del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud
6.5.1. Conformacin del Comit para dar de Baja a los Bienes No Aptos para el Consumo Humano del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres
6.5.1.1. Se consideran productos no aptos para el consumo humano sujetos a baja, los
medicamentos o instrumental quirrgicos y las raciones fras (alimentos) expirados, rotos, alterados y otros no utilizables.
6.5.1.2. Para proceder a dar de baja a los productos no aptos para consumo humano,
se debe conformar un Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones. Este comit ser
responsable entre otras actividades de evaluar las solicitudes de baja de medicamentos o instrumental mdico y raciones fras (alimentos), recomendar su
baja, proyectar la resolucin correspondiente y presenciar la destruccin de los
mismos.
6.5.2 Integrantes del Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones
6.5.2.1. El Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones estar conformado, como mnimo, por
un representante de cada una de las siguientes reas:
Oficina de Administracin o la que haga sus veces, quien presidir;
Oficina de Economa o la que haga sus veces, quien actuar como secretario;
Oficina de Asesora Jurdica o la que haga sus veces.
6.5.2.2. Los integrantes del Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones son nombrados mediante Resolucin emitida por la ms alta autoridad administrativa.
6.5.3. Procedimiento de baja de bienes no aptos para el consumo humano del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN
6.5.3.1. La Direccin General de la Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio
de Salud, inicia el procedimiento para el trmite de baja, mediante documento
dirigido al Director General de la Oficina General de Administracin o el que
haga sus veces, indicando lo siguiente:
Motivo de la Baja (Medicamentos o instrumental quirrgico y raciones fras - alimentos expirados, rotos, alterados y otros no utilizables).
Identificacin del Medicamento, instrumental quirrgico o raciones fras - alimentos)
Nombre de la marca si lo tuviere.
Nmero de lote si lo tuviere.
Valor en libros (Valor que figura en las tarjetas de Kardex
113
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
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CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
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115
CAP. I
CAP. II
CAP. III
I.
OBJETIVO
Establecer el procedimiento administrativo a seguir en el Almacn Especializado de Emergencias y
Desastres de la OGDN - MINSA para el ingreso y distribucin de bienes para enfrentar o prevenir situaciones de emergencias y desastres (en sus tres fases, previo, concurrente y posterior a la situacin
de emergencia y desastre).
II. ALCANCE
El presente procedimiento es de cumplimiento obligatorio en el Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de las Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud.
CAP. IV
CAP. V
III. RESPONSABILIDAD
3.1. El Director General de la Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud, es responsable de implementar y hacer cumplir el presente procedimiento.
3.2. El Director de la Oficina de Logstica o la que haga sus veces, es responsable de emitir normas especficas de almacenamiento, de estricto cumplimiento en el Almacn Especializado
de Emergencias y Desastres, as como de suministrar, verificar y supervisar los bienes que se
encuentran en dicho Almacn.
3.3. El Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de
Defensa Nacional del Ministerio de Salud, es responsable de la custodia, administracin, registro y control de los bienes, que se encuentran en el Almacn Especializado de Emergencias
y Desastres; elabora la documentacin para el suministro y distribucin de los bienes para
emergencias y desastres a los Establecimientos de Salud y el Pedido Comprobante de Salida
PECOSA consolidado, en base al Informe de Consumo Integrado del Almacn Especializado de
Emergencias y Desastres.
IV.
CAP. VII
CAP. VIII
116
BASE LEGAL
Norma SA.05 Unidad en el Ingreso Fsico y Custodia Temporal de Bienes, aprobado mediante
Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/DNA modificada por la Resolucin Jefatural N 133-80INAP/DNA.
Resolucin Jefatural N 335-90- INAP/DNA Manual Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional.
Resolucin de Contralora N 072-98-CG Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector
Pblico.
Resolucin de Contadura N 067-97-EF/73.01 Compendio de Normatividad Contable.
Resolucin Ministerial N 1753-2002-SA/DM Directiva del Sistema Integrado de Suministro de
Medicamentos e Insumos Mdicos-Quirrgicos SISMED
Resolucin Ministerial N 584-99-SA/DM Reglamento de Altas, Bajas y Venta de Patrimonio
Mobiliario del Ministerio de Salud del 27.11.1999 y su modificatoria la Resolucin Ministerial
N 185-2000-SA/DM del 05.06.2000
V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1. El Almacn General es un rea fsica seleccionada bajo criterios tcnicos adecuados, destinado
a la custodia y conservacin de bienes que van a emplearse para la produccin de servicios o
bienes econmicos.
5.2. Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional
del Ministerio de Salud, es un rea fsica para la conservacin, seguridad, manejo y control de
bienes para enfrentar o prevenir situaciones de emergencias y desastres, que se encuentra
ceido a las Buenas Prcticas de Almacenamiento y bajo la direccin y responsabilidad tcnica
del Encargado del Almacn Especializado.
5.3. Pedido Provisional del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres PPAEED, documento de control administrativo que acredita el traslado de bienes del Almacn General de Logstica al Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa
Nacional del Ministerio de Salud.
5.4. Acta de Entrega y Recepcin de Donaciones AERD, documento de control administrativo
que acredita la salida de bienes del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres a los
Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados a lugares en
situacin de Emergencias y Desastres.
5.4. Informe de Consumo Integrado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres
ICIAEED, documento de control administrativo que consolida el consumo de los bienes del
Almacn Especializado de Emergencias y Desastres que se han distribuido a los Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados a lugares en situacin de
Emergencias y Desastres.
VI. DISPOSICIONES ESPECFICAS
6.1. Del ingreso de bienes al Almacn Especializado de Emergencias y Desastres
6.1.1. Los bienes para enfrentar o prevenir situaciones de emergencias y desastres ingresan
directamente al Almacn Especializado de Emergencias y Desastres en cuyo caso la
recepcin se efecta conjuntamente por el Encargado del Almacn Especializado de
Emergencias y Desastres y el Jefe del Almacn General.
6.1.2. El internamiento de los bienes se efecta previa verificacin las cantidades, especificaciones tcnicas sealada en los documentos de adquisin.
6.1.3. La conformidad de la recepcin ser suscrita por el Jefe del Almacn General del MINSA
en el rubro Recib Conforme de la Orden de Compra Gua de Internamiento.
6.1.4. De haber alguna observacin en el momento de la recepcin, sea por diferencias en
cantidad, productos diferentes a lo expresado en el documento de entrega, en mal estado de conservacin o incumplimiento en la presentacin de documentacin tcnicos
no deber recepcionarse los productos observados e informar a la Oficina de Logstica o
la que haga sus veces, a efectos de realizar el reclamo respectivo.
6.1.5. En el caso de que los bienes procedan de una donacin o remesa, el Jefe del Almacn
General, elabora la Nota de Entrada a Almacn NEA.
6.1.6. Copia del documento de ingreso (Orden de Compra Gua de Internamiento o Nota de
Entrada a Almacn) ser remitida al rea de Informacin de Logstica (Sistema Kardex)
para efectos de registrar el ingreso de los bienes para emergencias y desastres, en las
Tarjetas de Existencias Valorada de Almacn General del MINSA.
6.1.7. Los bienes para emergencias y desastres, se ubican en zonas previamente asignadas
para su internamiento, agrupndose segn criterios tcnicos (orden alfabtico, nivel de
rotacin, etc.); de tal manera que su identificacin sea gil y oportuna, registrando el
ingreso en las Tarjetas de Control Visible (Bind Card), la misma que ser colocada junto al
grupo de bienes ingresados.
117
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
6.1.8. El Responsable del Almacn General del MINSA elabora el Pedido Provisional del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres PPAEED (Anexo N 1), por el total de los
bienes ingresados al Almacn Especializado de Emergencias y Desastres, documento
que ser suscrito por:
6.1.8.1. Solicitante, Direccin General de la Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud
6.1.8.2. Jefe del Almacn General, quin autoriza la salida de los bienes.
6.1.8.3. Recib conforme, del Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y
Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional.
6.1.9. Si por la conveniencia de la adquisicin, los bienes para emergencias y desastres son
comprados conjuntamente con otros bienes destinados a otras dependencias del MINSA e ingresados directamente al Almacn General del MINSA; los bienes para emergencias y desastres sern trasladados al Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la
OGDN, en cuyo caso se realizar en forma coordinada por el Encargado del Almacn Especializado y el Jefe del Almacn General.
6.2. De la salida de bienes del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres.
6.2.1. Los bienes de consumo humano (raciones fras), as como los medicamentos e insumos
mdico-quirrgicos y otros que tengan fecha de expiracin ms cercana, sern los primeros en ser distribuidos, bajo responsabilidad del Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres.
6.2.2. En cumplimiento de lo establecido en la norma 10005 Segregacin de funciones, la preparacin del pedido debe ser efectuada por persona distinta a la que efecta la entrega
del mismo.
6.2.3. La salida de los bienes del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres, se registra en las Tarjetas de Control Visible (Bind Card) del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres.
6.2.4. El documento administrativo que acredita para la salida de bienes del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres es el Acta de Entrega y Recepcin de Donaciones
(Anexo N 2).
6.2.5. El Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional elabora el Acta de Entrega y Recepcin de Donaciones AERD,
por el total de bienes que son destinados a los Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados a lugares en situacin de emergencias y
desastres, documento que ser suscrito por:
6.2.5.1. Autorizacin, Director General de la Oficina General de Defensa Nacional, quien
autoriza la salida de los bienes del Almacn Especializado.
6.2.5.2. Encargado del Almacn Especializado, quin controla y verifica la salida de los
bienes.
6.2.5.3. Entregue Conforme, persona quien transporta y/o entrega los bienes.
6.2.5.4. Solicitante, Director de la Direccin Regional de Salud, Direccin Subregional
de Salud, Direcciones de Salud, Director de Institutos Especializados u Hospitales, Responsables del Centro de Salud, Puesto de Salud y Hospital, Funcionario
Responsable, o Brigadista destacado a lugares en situacin de emergencias y
desastres
6.2.5.5. Jefe de Almacn, Responsable del Almacn de la Direccin Regional de Salud,
Direccin Subregional de Salud, Direcciones de Salud, Responsable del Almacn
de Institutos Especializados u Hospitales, Responsables del Almacn del Centro
de Salud, Puesto de Salud y Hospital, Funcionario Responsable, o Brigadista destacado a lugares en situacin de emergencias y desastres.
6.2.5.6. Recib conforme, Director de la Direccin Regional de Salud, Direccin Subregional de Salud, Direcciones de Salud, Director de Institutos Especializados u Hos118
pitales, Responsables del Centro de Salud, Puesto de Salud y Hospital, Funcionario Responsable, o Brigadista destacado a lugares en situacin de emergencias y
desastres.
6.2.6. El documento administrativo que consolida la salida mensual de bienes del Almacn
Especializado de Emergencias y Desastres es el Informe de Consumo Integrado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres ICIAEED (Anexo N 3), este documento integrar todas las Actas de Entrega y Recepcin de Donaciones AERD emitidas
durante el mes que se reporta
6.2.7. El Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional elabora el Informe de Consumo Integrado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres ICIAEED, por el total de bienes que son destinados
a los Establecimientos de Salud a nivel nacional y/o bienes para Brigadistas destacados
a lugares en situacin de emergencias y desastres, documento que ser suscrito por:
6.2.7.1. Director General de la Oficina General de Defensa Nacional, quien ha autorizado
la salida de los bienes del Almacn Especializado.
6.2.7.2. Encargado del Almacn Especializado, quin controla y verifica la salida de los
bienes.
6.2.8. El Informe de Consumo Integrado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres ICIAEED, se emitir segn detalle:
6.2.8.1. Un ICIAEED por la atencin con bienes destinados a enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres.
6.2.8.2. Un ICIAEED por la atencin con bienes destinados a la capacitacin de recursos
humanos para enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres.
6.2.8.3. Un ICIAEED por la atencin con bienes provenientes de donaciones para enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres.
6.2.9. El plazo para la emisin del Informe de Consumo Integrado del Almacn Especializado
de Emergencias y Desastres ICIAEED es dentro de los primeros cinco das hbiles del
mes siguiente al mes informado.
6.3. De la elaboracin del Pedido Comprobante de Salida - PECOSA.
6.3.1. El Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres elabora el Pedido
Comprobante de Salida PECOSA (Anexo N 4) en forma mensual, en funcional consolidado de los Informes de Desastres - ICIAEED de bienes del Almacn Especializado de
Emergencias y Desastres que se reporten durante el mes
6.3.2. El Pedido de Comprobante de Salida, se emitir segn detalle:
6.3.2.1. Una Pecosa por la atencin con bienes destinados a enfrentar y/o prevenirsituaciones de emergencias y desastres
6.3.2.2. Una Pecosa por la atencin con bienes destinados a la capacitacin de recursos
humanos para enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres
6.3.2.3. Una Pecosa por la atencin con bienes provenientes de donaciones para enfrentar y/o prevenir situaciones de emergencias y desastres
6.3.3. El Pedido Comprobante de Salida - PECOSA deber ser suscrito por los siguientes servidores o funcionarios:
6.3.3.1. Solicitante: Director General de la Oficina General de Defensa Nacional.
6.3.3.2. Jefe de Abastecimiento: Director de Logstica o el que haga sus veces.
6.3.3.3. Jefe de Almacn: Jefe del Almacn General de la Direccin de Logstica.
6.3.3.4. Recib Conforme: Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres
6.3.4. El Pedido Comprobante de Salida PECOSA una vez formulado ser remitido a la Oficina
de Logstica, para el registro, control y valorizacin en las Tarjetas de Existencias Valorada
por el rea de Informacin (Sistema Kardex).
119
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
6.3.5. El plazo para la emisin del Pedido Comprobante de Salida - PECOSA es dentro de los
primeros diez das hbiles del mes siguiente al mes informado.
6.4. Del Control de Stock
6.4.1. El Jefe del Almacn General de Logstica bajo su responsabilidad efecta inventarios
selectivos sorpresivos en el Almacn Especializado de Emergencias y Desastres, en un
horario que no interrumpa la atencin en situaciones de emergencias y desastres.
6.4.2. Es responsabilidad del Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional, determinar los stocks mximos, mnimos
y de seguridad, as como solicitar en forma oportuna la reposicin de los bienes, evitando que se presenten situaciones de desabastecimiento o sobrestock en cada tem que
se encuentran en el Almacn Especializado de Emergencias y Desastres, con indicacin
expresa de sus fechas de expiracin de Tratarse de bienes de consumo humano (raciones fras y/o medicamentos).
6.4.3. Sin perjuicio de lo dictaminado en el punto 6.4.1, los inventarios se efectuaran ordinariamente cada trimestre, previa coordinacin con la Direccin General de la Oficina General de Defensa Nacional y la Oficina General de Administracin
6.5. De la Baja de Bienes no Aptos para el Consumo Humano del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud.
6.5.1. Conformacin del Comit para dar de Baja a los Bienes No Aptos para el Consumo Humano del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres.
6.5.1.1. Se consideran productos no aptos para el consumo humano sujetos a baja, los
medicamentos o instrumental quirrgicos y las raciones fras (alimentos) expirados, rotos, alterados y otros no utilizables.
6.5.1.2. Para proceder a dar de baja a los productos no aptos para consumo humano,
se debe conformar un Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones. Este comit ser
responsable entre otras actividades de evaluar las solicitudes de baja de medicamentos o instrumental mdico y raciones fras (alimentos), recomendar su
baja, proyectar la resolucin correspondiente y presenciar la destruccin de los
mismos.
6.5.2. Integrantes del Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones
6.5.2.1. El Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones estar conformado, como mnimo, por
un representante de cada una de las siguientes reas:
Oficina de Administracin o la que haga sus veces, quien presidir;
Oficina de Economa o la que haga sus veces, quien actuar como secretario;
Oficina de Asesora Jurdica o la que haga sus veces.
6.5.2.2. Los integrantes del Comit de Altas, Bajas y Enajenaciones son nombrados mediante Resolucin emitida por la ms alta autoridad administrativa.
6.5.3. Procedimiento de baja de bienes no aptos para el consumo humano del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la OGDN
6.5.3.1. La Direccin General de la Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de
Salud, inicia el procedimiento para el trmite de baja, mediante documento dirigido al Director General de la Oficina General de Administracin o el que haga
sus veces, indicando lo siguiente:
Motivo de la Baja (Medicamentos o instrumental quirrgico y raciones fras alimentos expirados, rotos, alterado y otros no utilizables).
Identificacin del Medicamento, instrumental quirrgico o raciones fras - alimentos).
Nombre de la marca si lo tuviere.
Nmero de lote si lo tuviere.
Valor en libros (Valor que figura en las tarjetas de Kardex.
120
121
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
7.1. En la medida de sus posibilidades econmicas, se debe contratar plizas de seguro contra
todo riesgo para proteger los bienes custodiados en el Almacn Especializado de Emergencias
y Desastres.
7.2. Para la administracin del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres se tendr en
cuenta lo dispuesto en la Resolucin Jefatural N 335-90-INAP/DNA Manual de Administracin
de Almacenes para el Sector Pblico Nacional, en lo no considerado en la presente Directiva
VIII. DISPOSICIONES FINALES
8.1. La Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud de no contar con un Almacn
Especializado de Emergencias y Desastres deber acondicionar un ambiente para la custodia
temporal de bienes para enfrentar o prevenir situaciones de emergencias y desastres, que rena los requisitos mnimos aceptables.
8.2. El Almacn Especializado de Emergencias y Desastres debe contar con un Sistema Informtico
de Control de Inventarios. que permita monitorear y gestionar de manera articulada, eficiente
y eficaz las actividades que realiza, facilitando la informacin y comunicacin necesaria para
una oportuna toma de decisiones y la evaluacin de la transparencia de las actividades por
parte de la Direccin General de la Oficina General de Defensa Nacional
8.3. Toda atencin del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres se efectuara segn lo
dispuesto en la presente directiva, sin embargo de presentarse una situacin de emergencia
y desastre que impida la sustentacin documentaria pertinente, esta se deber regularizar
dentro de los 10 das siguientes a la finalizacin del evento que la produjo. Las situaciones de
impedimento especficas debern ser dictadas por la Direccin General de la Oficina General
de Defensa Nacional
DEFINICIN
15.
Documento extra contable, utilizado para acreditar la salida de los bienes del Almacn General
- MINSA al Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud.
CAP. V
ESPECIFICACIONES
CAP. VII
Encabezamiento
-
Nombre del Organismo.
-
Nombre del formulario: Pedido Provisional de Almacn Especializado de Emergencias y Desastres
-
Referencia, consignar nmero de Orden de Compra o Nota de Entrada a Almacn.
Cuerpo
-
Parte Superior (Izquierda):
Dependencia solicitante: Indicar el nombre de la Unidad Orgnica que efecta el pedido
(Oficina General de Defensa Nacional)
Solicito entregar a: Nombre del funcionario o servidor que recibir los bienes solicitados,
quien suscriba el documento en el rubro Recib Conforme.
Con destino a: Considerar el lugar u Oficina donde van a ser utilizados los bienes (Almacn Especializado de Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional
del Ministerio de Salud).
-
Parte Superior (Derecha)
Lugar y Fecha: Localidad de la dependencia y fecha de formulacin del documento.
CAP. VIII
122
Nmero: Es el nmero correlativo correspondiente a cada Pedido Provisional de Almacn Especializado de Emergencias y Desastres, ser numerado por el Almacn Especializado de Emergencias y Desastres.
Recuadro: Formulario utilizado hasta el regln N inclusive. Para indicar en letras el nmero del ltimo regln utilizado en el formulario.
Referencia: Consignar documento con el que sea ingreso del bien (orden de compra,
nota de entrada, pecosa).
Parte Izquierda del cuerpo:
Renglones, aparecen impresos los nmeros de cada uno de los reglones en forma sucesiva.
Artculos Solicitados, indicar la cantidad y caractersticas de los bienes solicitados. Se
divide en cuatro (04) columnas:
Cdigo, el que corresponde segn el Catlogo de Bienes.
Descripcin, nombre o denominacin de los bienes solicitados.
Unidad de Medida, trmino usado para contar, medir o pesar bienes.
Cantidad, nmero de bienes solicitados.
Parte Inferior Derecha del Cuerpo:
Fecha de Recepcin, fecha en la que se efecta la entrega de los bienes. A rengln seguido deben firmar las siguientes personas:
1. Solicitante: Jefe de la dependencia que solicita (Direccin General de la Oficina
General de Defensa Nacional)
2. Jefe del Almacn General de Logstica.
3. Recib Conforme: Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
123
ANEXO N 1
PPAEED
CAP. I
Solicito entregar a:
Con destino a:
N inclusive
Referencia:
tem
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
(en letras)
ARTICULOS SOLICITADOS
Cdigo
DESCRIPCION
Unidad de
Medida
Cantidad
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Fecha de Recepcin
CAP. VIII
Solicitante
Director General de la
Oficina General de Defensa Nacional
124
Recib Conforme
Encargado del Almacn Especializado
de Emergencias y Desastres
ANEXO N 2
AERD
ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE DONACIONES
CAP. I
N
OGDN- -2005
Lima,
de
CAP. II
del 200...
DESCRIPCION
ESPECIFICACIONES
EXPIRACIN
S/ ACTA N
CANTIDAD
UNIDAD DE PRECIO
DESPACHADA
MEDIDA UNITARIO
TOTA
CAP. III
TOTA
CAP. IV
2
AUTORIZACION
CAP. V
4
ENTREGUE CONFORME
SOLICITANTE
6
JEFE DE ALMACEN
RECIBI CONFORME
CAP. VII
CAP. VIII
125
1
2
3
4
5
CAP. VII
CAP. VIII
126
PRESENTACION
D
PRECIO
UNITARIO
SALDO
DEL MES
ANTERIOR
INGRESOS
DURANTE
EL MES
SUB TOTAL
Total
H=DXG
UNIDADES
VALORIZACION
DESPACHADAS
DISTRIBUCION
TRANSFEVENCIDOS
RENCIA NO
EN EL MES
VENCIDA
K=G+I+J
TOTAL
L=E+F-K
SUB TOTAL
Total
M=LXD
DESCRIPCION
CODIGO
CAP. V
FIRMA Y SELLO DEL ENCARGADO DEL ALMACEN ESPECIALIZADO
CAP. II
CAP. IV
MES / AO
CAP. III
ANEXO N 3
ICIAEED
INFORME DE CONSUMO INTEGRADO
DEL ALMACEN ESPECIALIZADO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES
FECHA DE
EXPIRACI ON
MAS PROXIMA
CAP. I
EQUIPO DE
OFICINA
EQUIPO DE
TRANSPORTE
MAQUINARIA Y
EQUIPO
REN GLONES
a
CODIGO
c
DESCRIPCION
OPERACIN
RECONSTRUCCION
DE EQUIPOS
CONSTRUCCIONES
EN CURSO
2
SOLICITADO
ARTICULOS
b
CANTIDAD
CTA MAYOR
BIENES EN
DEPOSITO
PEDIDOS EN
TRANSITO
a
ESPECIFICACIONES
MARCA
O/C
DEPENDENCIA SOLICITANTE
CLASIFICACION
3
DESPACHADO
b
PROGRAMA
c
CXANTIDAD
DESPACHADA
SUBPROGRAMA
AFECTACION PRESUPUESTAL
LUGAR Y FECHA
ANEXO N 4
IPECOSA
PEDIDO-COMPROBANTE DE SALIDA
Total
UNITARIO
TOTAL
________________
4
VALORES
b
SALIDA N
d
UNIDAD DE
MEDIDA
________________
PEDIDO N
CODIGO DE LA DEPENDENCIA
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
127
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
OBJETIVO GENERAL
El objetivo es contar con un Sistema de Informacin que permita monitorear y gestionar de manera
articulada, eficiente y eficaz las actividades que realiza el Almacn Especializado de Emergencias y
Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud, facilitando la informacin y comunicacin necesaria para una oportuna toma de decisiones y la evaluacin de la transparencia de las actividades del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres, manteniendo
siempre los principios de confidencialidad.
ALCANCE
El Sistema de Informacin se llevar a cabo en el Almacn Especializado de Emergencias y Desastres
de la Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud.
METODOLOGA
La metodologa que se utilizar para el desarrollo del Sistema de Informacin, est referida fundamentalmente a las actividades secuenciales necesarias para la entrega oportuna de los productos
esperados, se realizar en forma participativa, es decir se tendr en cuenta la experiencia de las personas involucradas.
ACTIVIDADES
El sistema debe ser desarrollado siguiendo una estructura de tipo modular.
El sistema debe ser verstil y escalable para permitir la incorporacin de nuevas funcionalidades.
La interfaz de usuario debe ser amigable e intuitiva.
El sistema permitir niveles de acceso y seguridad de la informacin segn el tipo de usuario
(administrador y usuarios segn su rol de trabajo).
El sistema ser elaborado siguiendo los procedimientos y formatos establecidos por el Almacn Especializado de Emergencias y Desastres
La codificacin de los Bienes se har de acuerdo al Catalogo del Sistema SIGA.
El sistema debe generar los reportes requeridos por los usuarios del Almacn Especializado de
Emergencias y Desastres de la Oficina General de Defensa Nacional.
El software facilitar informacin detallada y/o agregada de acuerdo a los requerimientos de
los diferentes niveles para facilitar el anlisis.
El sistema debe incluir los mecanismos de seguridad y control de acceso con identificacin y
autenticacin de Claves de Usuarios.
El sistema debe proveer una referencia de auditoria para cada transaccin generada, indicando los parmetros de tipo, hora de la transaccin, as como del usuario quien lo realiz.
128
ETAPAS DE LA CONSULTORIA
La consultora se desarrollar como mnimo en las siguientes etapas o secuencias:
-
Anlisis y Diseo del Sistema. Desarrollo del Sistema.
-
Pruebas del Sistema
Implementacin del Sistema.
CAP. I
CAP. II
30
2do Producto
CAP. III
10
15
20
25
30
Tiempo
CAP. IV
% de pago
Fecha de pago
50%
A los 20
das
50%
Productos
CAP. V
A los 30
das
COORDINACIONES
Las coordinaciones necesarias para la adecuada realizacin de la consultora, se harn con el Encargado del Almacn Especializado de Emergencias y Desastres, y la Direccin General de la Oficina
General de Defensa Nacional.
GARANTIA DEL SERVICIO
A partir del da siguiente de haberse dado conformidad al servicio prestado, se computa el perodo
de garanta del desarrollo e implementacin, que tendr una vigencia de
03 meses, durante los
cuales el Consultor garantiza las correcciones atribuibles a fallas o errores de cdigo de programacin y documentacin respectiva.
PRESENTACIN DE LOS PRODUCTOS
El proveedor del servicio entregar 02 juegos de los productos a la Oficina General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud, los mismos que debern ser presentados en formato A4 y grabados
en CD-ROM.
129
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
TITULOS DE PROPIEDAD
Los ttulos de propiedad, derechos de autor y derechos de cualquier naturaleza sobre el material producido en el marco de la realizacin del servicio de consultora, son cedidos plenamente a la Oficina
General de Defensa Nacional del Ministerio de Salud.
PERFIL DEL PERSONAL REQUERIDO
Profesional o Tcnico Profesional con especializacin en Programacin
Amplia experiencia en desarrollo y anlisis de sistemas
Experiencia en programacin de Sistemas de Almacenes y/o Logsticos del sector salud. Experiencia
en procesamiento y desarrollo de software.
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
130
CAP. I
I.
FINALIDAD
Establecer los lineamientos y procedimientos tcnico-administrativos que permitan a las Sedes Administrativas de las Unidades Ejecutoras y las Unidades de Gestin Educativa Local e Instituciones
Educativas Pblicas de los diferentes niveles y modalidades del mbito de la Gerencia Regional de
Educacin Arequipa, Unidades Ejecutoras Arequipa Norte, Arequipa Sur y Colegio Militar Francisco
Bolognesi realizar un adecuado Inventario Fsico de Bienes Muebles; as como sincerar en forma
progresiva la informacin real de los bienes con el que cuentan cada una de ellas.
II. OBJETIVOS
Lograr que el proceso de Inventario Fsico de General de Bienes Muebles, se ejecute adoptando criterios uniformes en aplicacin a los principios de racionalidad y funcionalidad concordantes con las
normas establecidas y que estn orientadas a:
a. Comprobar la existencia fsica del bien.
b. Constatar fsicamente el estado de conservacin, ubicacin, cantidad, condicin de utilizacin,
seguridad y los funcionarios responsables de los bienes que estn asignados en uso.Realizar
una eficaz administracin de los bienes en uso y bienes improductivos.
c. Comparar los saldos obtenidos del inventario Fsico producto de la verificacin a realizar, con
la informacin registrada por la Oficina de Contabilidad, a fin de hacer los ajustes a que hubiere lugar.
d. Sustentar y actualizar los registros contables y patrimoniales e. Conciliar con el inventario anterior
f.
Conciliar los Saldos de Inventarios Fsicos valorados de Bienes Muebles con el Balance General.
g. Sanear los Bienes sobrantes y faltantes con que cuenta la entidad y que deben ser regularizados.
h. Determinar el inventario fsico general actualizado de bienes correspondientes a las dependencias del mbito de la GREA
i.
Disponer con informacin que garantice la consistencia y confiabilidad de los datos consignados en las Cuentas del Activo, Cuentas de Orden y Almacenes, contenidos en los Estados
Financieros.
III.
-
-
-
-
BASE LEGAL
Ley N. 28044, Ley General de Educacin
Decreto Ley 22056 del 29-DIC.77, que instituye el Sistema de Abastecimientos
Decreto Ley N 22867, del 22-ENE-80. Ley de Desconcentracin de Atribuciones de los Sistemas de Personal, Abastecimientos y Racionalizacin.
Resolucin Jefatural N. 118-80-INAP/DNA Normas Generales y de Control Interno del Sistema
de Abastecimientos.
131
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
-
CAP. I
-
-
-
-
CAP. II
-
-
-
-
-
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
IV.
-
-
-
-
-
-
-
-
-
V. RESPONSABILIDAD
La presente Directiva es de aplicacin y cumplimiento obligatorio de todos los funcionarios y servidores que independientemente del rgimen laboral al que pertenecen vienen laborando en las
Sedes Administrativas (GREA, UGELs), Instituciones Educativas Pblicas. Su incumplimiento genera
responsabilidad administrativa en los siguientes niveles:
-
Directores de UGELs
-
Unidades Ejecutoras Arequipa Norte, Arequipa Sur y Colegio Militar Francisco Bolognesi
-
Director de Administracin, Unidad/rea de Control Patrimonial u oficina que haga sus veces
y Comisin de Inventario de los respectivos mbitos jurisdiccionales
-
Directores de Institutos y Escuelas de Educacin Superior, Instituciones Educativas Pblicas
de Educacin Bsica Regular - EBR (Inicial, Primaria Secundaria Menores), Educacin Bsica
Especial EBE, Educacin Bsica Alternativa EBA (Primaria y Secundaria Adultos); Educacin
Tcnico-Productiva - CETPRO (Centros de Educacin Tcnico-Productiva) y Centros de Educacin Ocupacional CEO.
VI. DISPOSICIONES GENERALES Y ESPECFICAS: A) DISPOSICIONES GENERALES
1. Del Patrimonio Mobiliario
El Patrimonio Mobiliario del Estado, esta constituido por aquellos bienes que de acuerdo
al Cdigo Civil y las leyes especiales, son adquiridos por cualquier Fuente de Financia132
2.
3.
4.
miento por las entidades pblicas en propiedad bajo las diversas formas y modalidades jurdicas que estas disponen, llmese por compra, donacin, transferencia, legado
por acto de saneamiento, por permuta o por cualquier otra causal; y que se encuentran
descritos en el Catlogo Nacional de Bienes Muebles de la Superintendencia de Bienes
Nacionales o que sin estarlo sean susceptibles de ser incorporados al patrimonio institucional.
De la Direccin de Administracin
La Direccin de Administracin en las Sedes Administrativas de las Unidades Ejecutoras
(Gerencia Regional de Educacin, Arequipa Norte, Arequipa Sur, Colegio Militar Francisco Bolognesi), es el rgano responsable del correcto registro, administracin y disposicin de los bienes muebles con que cuenta la entidad, teniendo por funciones:
a. Aprobar y supervisar el Alta, la Baja y los actos de adquisicin, administracin y
disposicin del patrimonio mobiliario de la entidad.
b. Emitir documentos de gestin, instrucciones tcnicas y normas necesarias para
un uso eficiente y controlado de los bienes muebles estatales.
c. Dictar las instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades
para el levantamiento del inventario fsico del patrimonio mobiliario de la Entidad;
as como designar a la Comisin de Inventario.
d. Remitir a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales el inventario de los bienes muebles de la Entidad; en el caso de las Instituciones Educativas lo ejecutarn
a travs de las Unidades Ejecutoras correspondientes.
e. Brindar facilidades a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales para la verificacin de los datos remitidos.
f.
Designar a la Comisin Investigadora, cuando corresponda, para que determine
responsabilidades en los casos de bienes muebles estatales destruidos, siniestrados, perdidos, robados hurtados.
g. Dotar a la Unidad Orgnica / rea de Control Patrimonial con personal calificado,
recursos fsicos y tcnicos adecuados para la ejecucin de sus obligaciones, funciones y atribuciones
h.
Aplicar sanciones administrativas al personal que incumpla la normatividad del
Sistema Nacional de Bienes Estatales
De la Unidad o rea Orgnica del Control Patrimonial.
a. En cumplimiento al D.S. 007-2008-VIVIENDA que aprueba el Reglamento de la Ley
29151 que crea el Sistema Nacional de Bienes Estatales; en las Unidades Ejecutoras debe de incorporarse e implementarse la Unidad o Area de Control Patrimonial
con personal a dedicacin exclusiva, Unidad que asumir las funciones del Comit
de Gestin Patrimonial y sern los responsables de controlar permanentemente
todos y cada uno de los bienes patrimoniales asignados en uso a cada servidor
de la entidad; realizando las coordinaciones directas e inmediatas a que hubiera
lugar con la Direccin de Administracin, en resguardo de la propiedad fiscal.
b. En las Unidades Operativas (UGELs, Institutos Superiores) e Instituciones Educativas Pblicas de los diferentes Niveles y Modalidades, el Director designar al servidor que asumir como responsable de Control Patrimonial para dar cumplimiento
a lo establecido en el D.S. 007-2008-VIVIENDA.
De la Comisin Investigadora
Para establecer el grado de responsabilidad o no de la persona involucrada en la prdida, sustraccin, destruccin o avera del bien asignado, as como establecer el monto
que asumir por la reparacin o reposicin del bien o los bienes que pudieran producirse por tales actos, en las Sedes Administrativas comprendidas en el mbito jurisdiccional de la Gerencia Regional de Educacin y las Unidades Ejecutoras, se instalar una
Comisin Investigadora, que en un plazo de 03 meses deber emitir un informe sobre
133
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
5.
CAP. III
6.
CAP. IV
7.
CAP. V
CAP. VII
8.
CAP. VIII
134
9.
B)
1.
2.
3.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
4.
CAP. VIII
136
-
-
5.
6.
7.
8.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
9.
CAP. VIII
138
de los terrenos, edificaciones e Infraestructura Pblica, que no se encuentre debidamente saneada su situacin legal, Tcnica y Contable (Titulo de Propiedad, Inscritos en los
Registros Pblicos, Liquidados Tcnica y Financieramente, Planos, Memoria Descriptiva,
Declaratoria de Fabrica parcial o total, Valorizados, etc.) en este ltimo caso, la accin
tcnica correspondiente ser competencia de la Gerencia Regional de Educacin de
Arequipa y las Unidades Ejecutoras segn corresponda a travs de la Oficina de Infraestructura
b. La verificacin fsica de los Bienes Patrimoniales incidir principalmente en los siguientes aspectos
-
Comprobacin de la presencia fsica del bien y su ubicacin
-
Estado de Conservacin
-
Condiciones de Utilizacin
-
Condiciones de seguridad
-
Funcionarios y/o Usuarios responsables
c. Los detalles a tener en consideracin son :
-
verificacin de los detalles tcnicos: marca, modelo, tipo, color dimensiones, serie,
placa de rodaje, serie, motor, ao, edad, raza, etc.;
-
El estado de los bienes sern asignados de acuerdo a lo que el usuario del mismo
manifieste durante el proceso de levantamiento de informacin (N = Nuevo, B =
Bueno, R = Regular, M = Malo).
-
Los bienes de uso comn de las reas sern asignadas al jefe del rea o al que este
determine como responsable.
-
Antes de proceder a pegar la etiqueta se deber de limpiar el rea de pegado.
-
Para el caso de bienes que por su naturaleza no puedan ser etiquetados con cdigos de barras, estos sern codificados con la ayuda de un plumn de tinta indeleble.
d. La Comisin se constituirn, el da sealado en el respectivo Cronograma de Trabajo, en
la dependencia correspondiente, presentndose ante el jefe o encargado de la misma,
para hacerle conocer el motivo de su visita, quien a su vez har lo propio con los trabajadores a su cargo, recomendndoles brindar las facilidades y proporcionar la informacin
que le pudiera ser solicitada.
e. Cada trabajador, sin excepcin, est en la obligacin de mostrar a los verificadores, todos y cada uno de los Bienes Patrimoniales que les han sido asignados en uso, inclusive
aquellos que por seguridad u otra circunstancia, pudieran encontrarse guardadas bajo
llave en escritorios, credenzas, archivadores, armarios, vitrinas, etc., prestados provisionalmente a otros trabajadores y/o en reparacin dentro o fuera de la entidad.
f.
Los verificadores utilizarn por cada trabajador, la Hoja para la verificacin fsica de
Bienes Patrimoniales en la que deber consignarse toda la informacin descrita como:
usuario, ubicacin fsica, anotaciones anteriores, etc. Dicho formato se llenar en original
y luego de concluida la verificacin deber ser firmado por el interesado y el verificador
g. Los verificadores detallarn en dicho formato, todos los bienes que existan fsicamente
y que le sean mostrados por los usuarios, siendo responsabilidad del trabajador si estos
no lo hacen por alguna circunstancia.
Ejecucin de trabajo
La comisin realizar su labor constatando in situ, midiendo, contando, pesando, etc., de extremo a extremo, todos y cada uno de los Bienes Patrimoniales que tengan asignadas cada
uno de los trabajadores de los ambientes visitados de la entidad.
En caso de constatar la existencia de bienes en proceso de reparacin o mantenimiento, la Comisin de Inventario solicitar la documentacin que sustente su salida y sern consideradas
dentro del ambiente donde se encontraban ubicados.
El Formato a emplear por las Instituciones Educativas Pblicas se indica en el ANEXO 03- A y
ANEXO 03-B: debiendo ser firmado por el Responsable del rea u Oficina, Director y Responsable de Abastecimientos y/o Director del Sistema Administrativo de la UGEL.
10. Codificacin y Etiquetado
a. Los bienes que constituyen el patrimonio del Estado tendrn una codificacin nica y
permanente que los diferencie de cualquier otro bien.
b. La codificacin se realiza asignando y aplicando al bien un grupo de nmeros a travs
del cual se le clasificar e identificar, conforme al Catlogo Nacional de Bienes Muebles
y al Software Inventario Mobiliario Institucional.
c. En el caso de bienes muebles adquiridos en conjunto debern ser codificados independientemente de conformidad con el Catlogo Nacional de Bienes Muebles Estatales;
asignando a los bienes muebles individuales el valor proporcional que les corresponda
(prorrateo de acuerdo a un valor estimado en el mercado)
d. El cdigo asignado a cada bien es permanente y el nmero correlativo asignado es nico; nace con l y muere con l cuando ste es transferido, donado, dado de baja, vendido, incinerado o destruido; no puede existir ms de 01 bien con el mismo nmero correlativo, . Los cdigos de los bienes dados de baja no podrn ser utilizados para nuevos
bienes.
e. La identificacin es el smbolo material mediante el cual se consigna en un bien el nombre y/o sus siglas de la entidad a la que pertenece y el cdigo correspondiente, el cual
debe estar ubicado en un lugar visible del bien.
f.
La etiqueta contendr como mnimo el nombre de la entidad y el cdigo del bien, ser
colocada en un lugar visible y apropiado del bien mueble patrimonial y solo se colocar
una nueva etiqueta en caso que la original se haya deteriorado o se haya cado.
g. La identificacin del bien podr realizarse escribiendo con tinta indeleble, grabando directamente en el bien, adhiriendo placas, lminas o etiquetas, y cualquier otra forma
apropiada que observe las caractersticas exigidas en las normas vigentes sobre la materia.
h. La unidad de Control Patrimonial de la Gerencia Regional de Educacin Arequipa, Unidades de Gestin Educativa Local, e Instituciones Educativas Pblicas de los diferentes
niveles y modalidades, que no hayan cumplido con codificar sus bienes antes del inicio
de los inventarios, proceder a codificar e identificar sus bienes durante el inventario,
paralelamente a las labores que desarrolla la Comisin de Inventario; conforme al Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado aprobado por Resolucin N 158-97/SBN de
la Superintendencia de Bienes Nacionales (ANEXO 08) y para aquellos bienes existentes
que no estn incluidos en dicho catlogo, se aplicar el Catlogo Nacional de Bienes
y Servicios aprobado por Resolucin Jefatural N 126-89-INAP-P/DNA (ANEXO 09); en
razn de que todos los bienes adquiridos por el estado, deben ser codificados y numerados correlativamente, as como registrados e inventariados adecuada y oportunamente
dentro del patrimonio institucional.
i.
En caso de que el bien mueble no se encuentre descrito en el referido Catlogo de Bienes Muebles del Estado, la Unidad / Area de Control Patrimonial se deber solicitar a la
Superintendencia de Bienes Nacionales su incorporacin a travs de la Unidad Ejecutora
correspondiente, para lo cual deber presentar la ficha de incorporacin de Tipos de
Bienes Muebles al Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado (ANEXO 10)
j.
Los Directores de las Escuelas Msica y Arte, Institutos Superiores Pedaggicos y Tecnolgicos, Instituciones
Educativas Pblicas de los diferentes Niveles y Modalidades, responsables de la informacin, debern suscribir una Declaracin Jurada en la que se confirme que los bienes
informados en sus inventarios son los que fsicamente se encuentran en la Institucin y
que pueden ser verificados cuando la superioridad estime necesario (ANEXO 11).
139
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
140
La Comisin de Inventario y la Oficina de Contabilidad efectuarn la Conciliacin Fsica - Contable de la informacin obtenida durante el inventario fsico con el registro contable, para
lo cual la Oficina de Contabilidad deber proporcionar la informacin detallada de todas las
adquisiciones, valores actualizados, depreciaciones, cuenta contable, fecha de ingreso, entre
otros.
La Comisin de Inventario en coordinacin con la Oficina de Contabilidad, elaborar un cuadro
resumen general de los resultados obtenidos durante la Conciliacin Fsico Contable, dejando
constancia de ello en el Acta de Conciliacin del Inventario Patrimonial.
16. Valorizacin:
Los responsables de Almacn, Control Patrimonio y de Contabilidad, proporcionarn a la Comisin de Inventarios debidamente ordenados las Ordenes de Compra Gua de internamiento, Nota de entrada a Almacn y Pedidos Comprobantes de Salida, por ao y en forma cronolgica, as como el Archivo Tcnico Administrativo de los Documentos Fuente probatorios de
la entrada y/o salida de todos y cada uno de los bienes patrimoniales con que cuenta.
Solo en caso excepcional que la entidad no cuente con documentos fuentes que indiquen
el valor de determinados bienes patrimoniales existentes o que resulte imposible obtenerlo,
se proceder a la valorizacin de estos mediante tasacin, segn lo estable la R.M. 126-2007VIVIENDA REGLAMENTO GENERAL DE TASACIONES DEL PERU; siendo responsabilidad de la
Unidad de Control Patrimonial
17. Clasificacin
La Comisin de Inventarios, proceder a la evaluacin de los bienes, su clasificacin por divisionaria y conciliacin de los registros de control patrimonial con los registros contables,
estableciendo los faltantes y sobrantes en unidades fsicas y trminos monetarios.
De acuerdo al importe monetario que por cada bien figure en los documentos fuente, as
como de la evaluacin de sus caractersticas propias y teniendo en cuenta la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) del ejercicio vigente, se proceder a determinar si los bienes existentes
pertenecen a las Cuentas del Activo Fijo o a las Cuentas de Orden, y dentro de estos rubros, a
la cuenta principal, divisionaria y subdivisionaria, establecida en el respectivo Plan contable, a
la que pertenece.
Para la determinacin de un bien como Activo Fijo, ste deber reunir los siguientes requisitos:
a. Que su valor corresponda a 1/8avo. de la Unidad Impositiva Tributaria, vigente en el
momento de la adquisicin u obtencin por circunstancias diferentes a la compra
b. Que su duracin o vida til sea estimada en ms de un ao.
c. Que est asignado a la Entidad que lo usa en forma permanente
d.
Que est sujeto a depreciacin y revaluacin con excepcin de los Bienes Culturales.
1)
Para bienes mayores de 1/8avo. de la UIT, se registrar con la codificacin del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y en la Cuenta Contable segn corresponda:
Cuenta
33
Inmuebles, Maquinaria y Equipo
Sub-Cuenta 332.01
Maquinaria, Equipo y Otras Unidades de Produccin
332.01.01 Para uso de la Entidad
Sub-Cuenta 332.02
Equipo de Transporte
332.02.01 Para uso de la Entidad
Sub-Cuenta 332.03
Muebles y Enseres
332.03.01 Para uso de la Entidad
2)
Bienes menores de 1/8avo. de la UIT vigente, se registrar en la Cuenta Contable
segn corresponda.
Cuenta
07
Bienes en Prstamo, custodia y No Depreciables
141
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
Sub-Cuenta 07.01
Bienes en Prstamo y/o Cedidos en Uso
Sub-Cuenta 07.02
Bienes en Custodia
Sub-Cuenta 07.03
Bienes No Depreciables
07.03.01 Maquinaria, Equipo y Otras Unidades para la
Produccin No Depreciables
07.03.02 Equipo de Transporte No Depreciables
07.03.03 Muebles y Enseres No Depreciables
Sub-Cuenta 07.04
Bienes a ser Monetizados
3)
Para el caso de libros, textos, lminas y otros bienes culturales debern registrarse
en la Cuenta Contable segn corresponda.
Cuenta
36
Bienes Culturales
Sub-Cuenta 361.01
Libros y Textos
Sub-Cuenta 361.04
Otros Bienes Culturales
18. Informe Final
Una vez concluida la constatacin fsica contable, la Comisin de Inventario instalado en la
respectivas dependencias procedern a elaborar el Informe Final (ANEXO 06) que contendr la
siguiente estructura e informacin:
a) Antecedentes
b) Base Legal
c) Actividades Realizadas
d) Documentacin sustentatoria:
-
Acta de Inicio del Proceso de Inventario Fsico.
-
Relacin de bienes muebles de propiedad de la Institucin.
-
Cuadro resumen general de la Conciliacin Fsico Contable.
-
La relacin en forma detallada de los bienes que no se encuentren registrados
contablemente, adjuntando copia de la documentacin fuente o de procedencia
(PECOSAs, Facturas, Boletas de Venta, Acta de Donacin, Actas de Transferencia,
etc).
-
Relacin de bienes propuestos para baja y pendientes de disposicin.
-
Relacin de bienes recibidos en afectacin en uso, cedidos en uso o arrendamiento por terceros.
-
Relacin de bienes afectados en uso, cedidos en uso o arrendados a terceros.
-
Relacin de bienes faltantes (perdidos, robados, hurtados, etc.) y relacin de los
servidores que tenan a su cargo dichos bienes y actuados realizados por la entidad.
-
Relacin de bienes sobrantes.
-
Relacin de los responsables del Inventario Patrimonial.
-
Relacin de bienes que sern propuestos para su inclusin al Catlogo Nacional
de Bienes Muebles del Estado.
-
Otros resultados no contemplados (cdigos eliminados, modificaciones, etc.).
-
Acta de cierre de Inventario Fsico
-
Acta de Conciliacin
En el caso de Instituciones Educativas Pblicas (Educ. Inicial, Primaria y Secundaria de Menores
y Adultos, Centros de Educacin Especial y Centros Tcnico Productiva) harn llegar los Anexos
a travs de las UGELs respectivas para el trmite correspondiente.
142
La Comisin de Inventario remitir a la Direccin de Administracin el Inventario Fsico Conciliado y el Informe Final del Inventario, para su aprobacin y sustento de los Estados Financieros:
19. Plazos de Envi de Informacin
Segn el Art. 121 del D.S. 007-2008-VIVIENDA, Las Unidades Ejecutoras debern remitir sus
inventarios a la Superintendencia de Bienes Nacionales entre los meses de enero a marzo de
cada ao, teniendo como referencia el inventario al 31 de diciembre del ao anterior
Las Unidades Operativas (UGELs e Institutos Superiores) remitirn sus inventarios fsicos y la
documentacin sustentatoria que se indica en el ANEXO 06, a las Unidades Ejecutoras correspondientes hasta el 31 de enero de cada ao, para su revisin, evaluacin y remisin a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales en los plazos establecidos conforme a Ley.
VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
PRIMERA.- La Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, es el Organismo encargado de administrar, registrar, controlar, cautelar y fiscalizar el patrimonio del Estado, as como de iniciar las acciones administrativas y judiciales a que hubiera lugar en caso de incumplimiento al D.S. 007-2008VIVIENDA Reglamento de la Ley que Crea la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
SEGUNDA.- La Regularizacin Contable de los Bienes sobrantes y/o faltantes como resultado del
inventario, se efectuar en el ejercicio siguiente, siendo competencia por funcin de la Oficina de
Contabilidad
TERCERA .- El rgano de Control Institucional velar por el cumplimiento de la presente Directiva.
VIII. DISPOSICIONES FINALES
Los casos no previstos en la presente directiva se sujetarn a lo establecido en el D.S. 007-2008VIVIENDA; Resolucin Jefatural N. 118-80-INAP/DNA Normas Generales y de Control Interno del Sistema de Abastecimientos y Resolucin de Contralora N 320-2006-CG. Normas Control Interno del
03-11-2006 y dems disposiciones emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
Las consultas referidas a la presente directiva sern absueltas por la Direccin de Administracin a
travs de las reas Competentes.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
143
ANEXO: 01
GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIN
OFICINA DE ADMINISTRACIN
CAP. I
Fechas (Indicar)
CAP. II
CAP. III
Elaboracion de formatos
Toma de inventario y etiquetado
Supervision de los trabajos
Consolidacion revision y clasificacion de las hojas de trabajo
Procesamiento de informacion en el software de la SBN
CAP. IV
CAP. V
Lugar y Fecha,
CAP. VII
CAP. VIII
...............................................................................
Comisin de Inventario
(Firma y Sello)
...............................................................................
Comisin de Inventario
(Firma y Sello)
...............................................................................
Comisin de Inventario
(Firma y Sello)
...............................................................................
Comisin de Inventario
(Firma y Sello)
144
ANEXO: 02
ACTA DE INICIO DEL PROCESO DE INVENTARIO
CAP. I
En las instalaciones de (....nombre de la entidad), ubicadas en la (el) (Av., Calle, Jr.) ....................,
del distrito de ..........................., provincia de ..........................y departamento de ........................., siendo las ............ horas
del da ........ de ................... del 200..., se reunieron los integrantes de la Comisin de Inventario 200.,
designados mediante Resolucin N ............................, de fecha ........ de ................. del 200...; en virtud de sus
funciones y atribuciones sealadas en el Directiva . ... de fecha.
para dar inicio a las actividades del proceso de inventarios conforme al cronograma establecido y en cumplimiento Art. 121 del D.S. 007-2008-VIVIENDA.
CAP. II
INTEGRANTES
(Presidente)
(Miembro)
(Miembro)
(Veedor)
ACUERDOS
(indicar : conformacin de equipos de trabajo, delegacin de funciones, materiales a utilizarse, plazos para
la entrega de informacin, comunicaciones a oficinas, otros)
CAP. III
CAP. IV
No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la sesin siendo a las ...............
horas del da ........ de .................. del 200.... , procediendo los participantes a firmar en seal de conformidad.
CAP. V
.. ..
Presidente Integrante
.. ..
Integrante Integrante
CAP. VII
.. ..
Integrante Integrante
.. ..
Integrante Integrante
CAP. VIII
145
ANEXO: 03
ACTA DE VERIFICACIN FSICA DE BIENES PATRIMONIALES
(COMISIN)
CAP. I
CAP. II
En la ciudad de: ................................, a los....................... das del mes de ....................................... del ao ......................,
se reunieron en .................................................................................................................................................................................,
de esta entidad : ........................................................................................................................................................................................,
ubicada en ............................................................................................................................................................................................,
los seores: ...........................................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................................................
designados por Resolucin ............................... N ................................ de fecha: ............................. y los Seores:
CAP. III
CAP. IV
...................................................................................................................................................................................................................,
en representacin de : .................................................................................................................................................................
, con el fin de suscribir la presente, en original y ...................................copias, referida al resultado de la verificacin fsica de los bienes patrimoniales existentes al ...................................... de ............................................... ,
en .................. o, en las Oficinas/reas de esta entidad: ............................................................. siendo el resultado
obtenido, el que se detalla a continuacin (precisar sobrantes, faltantes, acciones realizadas en cada caso,
y otras ocurrencias):
....................................................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................................................
1) ENTIDAD VERIFICADA (*)
........................................................... ...........................................................
Apellidos y Nombres Apellidos y Nombres
CAP. V
2) COMISION DE INVENTARIO
........................................................... ...........................................................
Apellidos y Nombres Apellidos y Nombres
........................................................... ...........................................................
Apellidos y Nombres Apellidos y Nombres
CAP. VII
CAP. VIII
* Leyenda:
- GREA y UGEL : Director y Jefe de Administracin
- IS e II.EE. : Director
146
ANEXO: 04
ACTA DE CIERRE DE ACTIVIDADES DEL PROCESO DE INVENTARIO
CAP. I
En las instalaciones de (....nombre de la entidad), ubicadas en la (el) (Av., Calle, Jr.) ....................,
del distrito de ..........................., provincia de ..........................y departamento de ........................., siendo las ............
horas del da ........ de ................... del 200..., se reunieron los integrantes de la Comisin de Inventario 200., designados mediante Resolucin N ............................, de fecha ........ de ................. del 200...; en
virtud de sus funciones y atribuciones sealadas en el Directiva . .
de fecha.para efectuar el cierre de las actividades del proceso de inventarios conforme al
cronograma establecido y en cumplimiento Art. 121 del D.S. 007-2008- VIVIENDA.
CAP. II
INTEGRANTES
(Presidente)
(Miembro)
(Miembro)
(Veedor)
ACUERDOS
(Indicar: locales o ambientes verificados, hechos producidos: etiquetado, dificultades, procesamiento de
informacin, resultados: especificar la cantidad de los bienes sobrantes, faltantes y las acciones a seguir,
otros).
.
.
.
.
.
.
.
.
.
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la sesin siendo a
las ............... horas del da ........ de .................. del 200.... , procediendo los participantes a firmar en seal de
conformidad.
.. ..
Presidente Integrante
.. ..
Integrante Integrante
CAP. VII
.. ..
Integrante Integrante
.. ..
Integrante Integrante
CAP. VIII
147
ANEXO : 05
MODELO DE INFORME FINAL DEL INVENTARIO
CAP. I
El Informe final del Inventario debe ser elaborado por la Comisin de Inventarios
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
148
ANEXO : 06
ACTA DE CONCILIACIN DE RESULTADOS DEL PROCESO DE INVENTARIO
En las instalaciones de (....nombre de la entidad), ubicadas en la (el) (Av., Calle, Jr.) ....................,
del distrito de ..........................., provincia de ..........................y departamento de ........................., siendo las ............
horas del da ........... de ............................... del 200..., se reunieron los integrantes de la Comisin de Inventario 200. Seores:
.
..........., el responsable de la Unidad/ Area de Control Patrimonial:
..., el responsable de la Oficina de Contabilidad:
................, y dando cumplimiento a la Directiva . . de fecha..y Art. 121 del D.S. 007-2008-VIVIENDA; se procede a efectuar la conciliar los Saldos al Cierre del Ejercicio Presupuestal 200., conforme se detalla
a continuacin
CAP. I
CAP. II
ENTIDAD:
Cuenta
Valor
Original
Valor
Libros
al
Deprec.
Acum. al
Saldo al
Abast./
Con. Patr.
Saldo al
Contabilidad
Diferencia
CAP. III
Cuenta
Valor
Original
Valor
Libros
al
Deprec.
Acum. al
Saldo al
Abast./
Con. Patr.
CAP. IV
Saldo al
Contabilidad
Diferencia
CAP. V
Administrador Oficina de Contabilidad
Entidad Entidad
Unidad / Area de Control Patrimonial
Entidad
Comisin de Inventario
CAP. VIII
149
ANEXO : 07
CATALOGO DE BIENES Y SERVICIOS (EX=INAP)
APROBADO POR RESOLUCIN JEFATURAL N 126-89-INAP-P/DNA
CAP. I
Cod.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
Descripcin
01
Libre
02
Abrasivos
03
Aceros
04
05
Libre
06
07
08
09
10
Libre
11
12
13
14
Libre
15
Libre
16
17
18
19
Libre
20
21
Libre
22
23
24
25
26
Electrnica: materiales
27
28
Libre
29
Libre
30
31
32
Libre
33
34
Fertilizantes
35
150
Cod.
Descripcin
36
Ferretera
37
38
Libre
39
40
Libre
41
42
43
Libre
44
45
46
47
Impresos y formularios
48
49
50
Libre
51
52
Libre
53
54
55
Libre
56
57
Materias primas
58
Libre
59
Medicinas
60
Metales no ferrosos
61
62
Libre
63
64
65
Libre
66
Motores y bombas
67
68
69
Libre
70
71
72
Libre
73
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
151
Cod.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
Descripcin
74
75
76
77
Libre
78
79
80
Libre
81
82
Libre
83
Semovientes y veterianaria
84
Sealadores de transito
85
86
Libre
87
88
Libre
89
90
91
92
93
Libre
94
95
Libre
96
97
Libre
98
Libre
99
CAP. VII
CAP. VIII
152
ANEXO : 08
FICHA DE INCORPORACIN DE TIPOS DE BIENES MUEBLES AL CATLOGO NACIONAL
DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO
CAP. I
Entidad Solicitante:
Direccion:
Distrito:
Provincia:
Departamento:
CAP. II
Fecha de:
1. Denominacin del Bien:
(S/.)
Ao
CAP. III
* Histrico
* Actualizado Neto
* De Tasacin
3. Tiempo de Vida til del Bien: (en aos)
4. Explicar la Funcin, Trabajos y/o Usos que se Desarrolla con el Bien:
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
9. Copia del manual de instrucciones para la instalacin, uso y/o mantenimiento del bien; y de ser el caso,
fotografas del bien.
153
ANEXO : 09
DECLARACIN JURADA
CAP. I
CAP. II
YO
. Director (A) de la Institucin Educativa .
...
CAP. III
CAP. IV
Lugar y Fecha:
Firma y Sello.
D.N.I. N
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
154
CAP. I
CAPTULO I
Objetivos y Alcances del MOF
CAP. II
1.1 Objetivos
El presente Manual tiene por objetivo normar la organizacin y funciones de la Oficina de Logstica, as como las Unidades Orgnicas que la conforman, con la finalidad de brindar apoyo a
la Oficina Ejecutiva de Administracin y por ende a la Direccin General, es el rgano encargado de velar por la gestin eficiente a fin de brindar la atencin oportuna de Bienes y Servicios
necesarios para el cumplimiento de los Objetivos Estratgicos y Operativos del Hospital Vctor
Larco Herrera, adecundose a los techos presupuestales y normas legales vigentes.
Es importante el presente Manual, porque sirve de sustento tcnico normativo que orienta y
regula la lneas de autoridad, responsabilidad y requisitos mnimos para ocupar las plazas del
personal profesional y tcnico que laboran en la Oficina de Logstica.
CAP. III
1.2 Alcances
CAP. IV
CAPTULO II
Base Legal
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
155
CAPTULO III
Criterio de Diseo
CAP. I
CAP. II
CAP. III
La Oficina de Logstica, desarrolla sus actividades con un criterio enmarcado en una labor de Apoyo
Tcnico, a fin de dinamizar el suministro de recursos materiales y servicios en la cantidad, calidad y
oportunidad requerida por los usuarios internos, para el cumplimiento de los objetivos estratgicos
y funcionales del HOSPITAL VICTOR LARCO HERRERA, en este sentido se ha aplicado los criterios de
eficiencia y eficacia, en cuanto a la distribucin adecuada de las funciones del personal que conforma la Oficina asegurando el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando el mximo de
los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluacin de los resultados.
En la elaboracin del presente documento tcnico normativo se ha tratado de aplicar correctamente
en describir las funciones en las tareas que compete a cada servidor que conforma la Oficina de
Logstica, definiendo y limitando de modo que exista independencia y separacin entre funciones
incompatibles que entro otros son las de autorizacin, ejecucin y registro.
De igual modo se ha definido ostensiblemente en este manual los criterios de Autoridad, Responsabilidad y Trabajo en equipo; en cuanto a las Lneas de Autoridad, niveles de mando y responsabilidad
funcional se ha delegado del nivel superior al nivel menor la autoridad necesaria a fin de poder
adoptar decisiones segn la responsabilidad asignada.
En suma todos los criterios mencionados en el presente Manual de Organizacin y Funciones de la
Oficina de Logstica, han sido articulados, especificando las funciones de los cargos que se relaciona
con el proceso de Abastecimiento de Bienes y Servicios y los objetivos funcionales del Reglamento
de Organizacin y Funciones, trascendiendo en el horizonte en apoyo hacia el logro de la Misin y
Visin Institucional.
CAP. IV
CAPTULO IV
Organigrama Estructural
La Oficina de Logstica, depende orgnicamente de la Oficina Ejecutiva de Administracin del HOSPITAL VICTOR LARCO HERRERA.
CAP. V
Direccin General
Oficina Ejecutiva de
Administracin
CAP. VII
Oficina de Logistica
CAP. VIII
156
Organigrama Funcional
La Oficina de Logstica, se encuentra en el Tercer Nivel del Organigrama Estructural, depende Directamente de la Oficina Ejecutiva de Administracin del HOSPITAL VICTOR LARCO HERRERA y cuenta
con cinco (05) Equipos de trabajo
Equipo de Programacin: Equipo de Adquisiciones Equipo de Almacenes Equipo de Patrimonio
Equipo de Impresiones
CAP. I
CAP. II
Direccin General
Director de Programa Sectorial
III (1)
CAP. III
Oficina Ejecutiva de
Administracin
Director de Sist. Administrativo
II (1)
Oficina de Logistica
Director de Sist. Administrativo
I (1)
Equipo de
Programacin
Tec. Administ. II (1)
Espec. Administ. I (1)
Tec. Administ. I (6)
Equipo de
Adquisiciones
Tec. Administ. II (1)
Espec. Administ. I (1)
Tec. Administ. I (4)
Equipo de
Almacenes
Asist. Administ. I (1)
Tec. Administ. I (4)
Aux. Asist. Adm. I (2)
Artesano I (1)
CAP. IV
Equipo de
Patrimonio
Tec. Administ. II (1)
Aux. Asist. Adm. I (1)
Tec. Administ. I (1)
Artesano II (1)
Equipo de
Impresiones
Artesano I (2)
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
157
CAPITULO V
Cuadro Orgnico de Cargos
CAP. I
ENTIDAD
SECTOR
MINISTERIO DE SALUD
I. I.12
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
N DE
ORDEN
CARGO ESTRUCTURAL
CODIGO
087
D3-05-295-1
088
ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I
089
CLASIFICACION
SITUACION
DEL CARGO
O
P3-50-338-1
ASISTENTE ADMINISTRATIVO II
P2-05-066-2
090
ASISTENTE ADMINISTRATIVO I
P1-05-066-1
091
ARTESANO II
T3-30-060-2
092-094
ARTESANO I
T2-30-060-1
095
T5-05-707-3
096-097
TECNICO ADMINISTRATIVO II
T4-05-707-2
098-112
TECNICO ADMINISTRATIVO I
T3-05-707-1
15
15
113-115
A3-05-160-1
29
29
CAP. VII
CAP. VIII
158
DIRECTOR
TOTAL
CARGO DE
CONFIANZA
1
CAPITULO VI
Descripcin de Funciones
CAP. I
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Pg. de
Versin : 1 .0
N DE CARGOS
N CAP
087
1. FUNCIN BSICA
La Jefatura de la Oficina de Logstica, Planifica, organiza, dirige , contro la y evala todos los procesos de seleccin de a cuerdo con las normas y
disposiciones vigentes enmarcados en la Ley de Contrataciones y Adquisicion es del Estado, para garantizar el abastecimiento oportuno de Bienes
y Servicios
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Depende directamente de la Oficina Ejecutiva de Administracin.
Ejerce autoridad y supervisa a los Equipos de: Programacin, Adquisiciones, Almacenes, Patrimonio e Imprenta.
Realiza permanentes coordinaciones con todas las Jefaturas Administrativas y Asistenciales de todala Entidad, eventualmente realiza coordinacionestransversales con la Direccin General
Serelaciona con el rgano de Control Interno, facilitandola informacin para las acciones de control respectivo.
Relaciones externas:
Serelaciona externamente con la empresas Privadas (proveedoresy/opostores) y con Entidades Pblicas, tales como el CONSUCODE, EL PROMPYME,
LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPUBLICA.
Entre otras entidades pblicas.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
Decontrol: ejerce el control del abastecimiento oportuno y Coordinador con los Comits Especiales y Comits Especiales Permanentes, adems de
controlar que se aplique correctamente las, ejecuciones presupuestales atravs del cierre de Calendario asignado.
De Supervisin: dirige y coordina todas las actividades con los Equipos de: Programacin, Adquisiciones, Almacenes, Patrimonio e Imprenta.
4. FUNCIONESESPECFICAS
4.1 Conocerlas normas legales vigentes en materia de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.
4.2 Conocerlas normas legales vigentes en materia del Gastoy/o Presupuesto Pblico.
4.3 Conocerlas normaslegales vigentes en materia de la ley de Transparencia.
4.4 Conocerlas normas legales vigentes en materia de Control y/o Acciones de Control (NAGU), entre otras normas inherente al cargo.
4.5 Conocer y difundira su personal el Plan Estratgico y Operativo de la Institucin.
4.6 Planificar, organizar y dirigir, los Cuadro de Necesidades de toda la Institucin, para el actual y el siguiente ejercicio fiscal en coordinacin con
las Jefaturas Administrativas y Asistenciales.
4.7 Coordinar con el Equipo de programacin el consolidado de Cuadros de Necesidades, su valorizacin y la definicin del plan de Obtencin,
para la definicin y previsin de los procesos de seleccin.
4.8 Coordinar con la Oficina de Planificacin Estratgica sobre la Formulacin, Programacin, Ejecucin y Evaluacin Presupuestal, del actual y del
prximo Ejercicio fiscal,en el grupo genrico de gastos 03. Bienes y Servicios.
4.9 Coordina y Dirige la Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Prximo Ejercicio Fiscal, as como las Inclusionesy/o
Exclusiones de Procesos de Seleccin del Plan Anual del ejercicio en curso.
4.10 Supervisar la formacin de los Expedientes de Contratacin por cada Proceso de Seleccin.
4.11 Realizar coordinaciones Plenas con los Comits Especiales y Comits Especiales Permanentes, respecto al avance de los Procesos de Seleccin.
4.12 Coordinar con la Equipo de Adquisiciones referente a la revisin, procesamiento y ejecucin de los documentos fuentes tales como Ordenes
de Compra, Ordenes de Servicios, Contratos, entre otros.
4.13 Verificar y controlar la correcta aplicacin para definirlos procesos de seleccin y los sistemas y modalidades de adquisiciones, de acuerdo a la
Unidad Impositiva Tributaria vigente.
4.14 Coordinar con la Oficina de Economa a fin de preverla adecuada afectacin presupuestal y de Control Previo de documentos fuentes (O/C,O/S
y toda la documentacin necesaria que sustentan los procesos de seleccin.
4.15 Facultad desuscribir y resolver contratos y adendas, relacionadas a la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, y prestaciones complementarias que se pudieran presentar, producto de los diferentes procesos de seleccin.
4.16 Suscribir las rdenes de Compra y de Servicio que se generen conformealanecesidad de la Entidad.
4.17 Suscribir y resolver los contratos de servicios no personales o contratos delocacin de servicios, conforme a las normas establecidas;
4.18 Coordinar con el Equipo de Almacenes, para la correcta recepcinycustodiadelos Bienes que ingresan por la modalidad de Compras y/o
Donacionesy Transferencias atravs de las Notas de Entrada.
4.19 Coordinar con Kardex para laValorizacin de pecosas de todo tipo de Bienes tanto Bienes comunes y/o de Activos fijos (Bienes de Capital).
4.20 Coordinar con Kardex las estadsticas de consumo histrico, para evaluarla adquisicin adecuada clasificado por Grupos Genricos en Bienes.
4.21 Coordinar con el Equipo de Patrimonio el Inventario de Existenciasen Almacenes, y elinventario Patrimonial de la Institucin as como de
ActivosFijos.
4.22 Coordinar con el Equipo de Patrimonio todos los movimientos y/o desplazamientos internos de los bienes muebles y otros.
4.23 Coordinar con el Dpto. de Farmacia, para el abastecimiento de medicamentos Psiquitricos y no Psiquitricos, de acuerdo al petitorio establecido.
4.24 Coordinar con el Dpto. de Farmacia para la correcta aplicacin de la normatividad respecto al SISMED.
4.25 Efectuar labores de capacitacin y adiestramiento al personal a su cargo.
4.26 Representar ala entidad en reuniones y comisiones de trabajo en aspectos inherentes a su cargo.
4.27 Emitir informes tcnicos y administrativos de la especialidad.
4.28 Evaluar medidas de Austeridad y racionalidad del gasto pblico dispuesto por ley.
4.29 Otras funciones que le sea asignadopor la Oficina Ejecutiva de Administracin.
5. REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo Profesional o Grado Universitario en Administracin, que incluyan estudios relacionados con la especialidad.
Experiencia
Experiencia en la Administracin Pblica y en laboresdelogstica.
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo para obtener los
objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a lo susuarios internos y externos.
ELABORADO POR
REVISADO POR:
Aprobado por:
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
159
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
2
N CAP
096-097
1 FUNCIN BASICA
La Secretaria tiene como funcin bsica; Planificar, organizar, labores secretariales relacionadas con las actividades inherentes
a la Jefatura de la Oficina de Logstica.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
160
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
CAP. I
N CAP
088
1 FUNCIN BASICA
La Jefatura del Equipo de Programacin de Bienes y Servicios, Planifica, dirige, organiza, evala, las actividades y tareas en
materia de Programacin de Bienes y Servicios, consolidando los Cuadros de Necesidades y Plasmndolas en el Proyecto de
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones en concordancias con el presupuesto asignado por metas, controla las labores
de Kardex Valorado y coordina los consumos histricos para determinar el stock y prever su reprogramacin.
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Depende directamente de la Jefatura de la Oficina de Logstica, y se relaciona internamente con los Equipos de Adquisiciones,
Almacenes, Patrimonio e Imprenta y con el rea de Licitaciones, as como tambin se relaciona con todo el personal a bajo su
mando.
Relaciones externas:
Externamente se relaciona, con las Unidades Administrativas y Asistenciales para coordinar aspectos tcnicos para la programacin de Bienes y Servicios que la entidad lo requiera, con el Equipo de Presupuesto de la Oficina de Planificacin Estratgica.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
De supervisin y control en mbito de el Equipo de Programacin de Bienes y servicios.
4 FUNCIONES ESPECFICAS
4.1 Conocer las normas legales vigentes en materia de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.
4.2 Conocer las normas legales vigentes en materia del Gasto y/o Presupuesto Pblico.
4.3 Conocer las normas legales vigentes en materia de la ley de Transparencia.
4.4 Conocer las normas legales vigentes en materia de Control y/o Acciones de Control (NAGU), entre otras normas inherente
al cargo.
4.5 Coordinar con el Equipo de Presupuesto de la Oficina de Planificacin Estratgica la formulacin (PIA) y la Programacin
Presupuestal (PIM), mensual, trimestral y anual en el grupo genrico 03. Bienes y Servicios.
4.6 Consolidar el Cuadro de Necesidades y coordinar con Kardex para su valorizacin correspondiente y determinar los ajustes
de acuerdo al techo presupuestal aprobado.
4.7 Elaborar el Proyecto de Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de acuerdo al consolidado de Cuadro de Necesidades
de todas la Unidades Administrativa y Asistenciales.
4.8 Programa la ejecucin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.
4.9 Supervisar a Kardex para la elaboracin de Cuadros Estadsticos Distribucin y de Consumo.
4.10 Recepcionar, evaluar y analizar los Requerimientos y sus especificaciones tcnicas y realizar las observaciones correspondientes.
4.11 Realiza, supervisa, controla la indagacin y estudios de mercado para la obtencin de los valores referenciales.
4.12 Digitaliza en el Sistema Integrado de Gestin Administrativa (SIGA), todos las Necesidades determinando el tipo de proceso
de seleccin (Adjudicacin Sin Proceso, Adjudicacin de Menor Cuanta, Adjudicacin Directa Selectiva, Adjudicacin
Directa Publica, Concurso Publico, Licitaciones Publicas.
4.13 Prever las necesidades de materiales de oficina y escritorio entro otras necesidades concernientes al Equipo.
4.14 Evaluar medidas de Austeridad y racionalidad del gasto pblico dispuesto por ley.
4.15 Otras que le asigne el Especialista Administrativo III (Jefe de Oficina)
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo Profesional o Grado Universitario en Administracin que incluyan estudios relacionados con la especialidad. Conocimientos de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado
Conocimiento de Ofimtica y del SIGA
Experiencia
Amplia experiencia en labores de la Especialidad.
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo
para obtener los objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH- 2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
161
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
3
N CAP
098-100
1 FUNCIN BASICA
Los programadores, tienen como funcin Bsica el apoyo a la Jefatura del Equipo de Programacin de Bienes y Servicios, en
todo lo inherente a la organizacin, apoyo en la indagacin de precios, en estudios de mercado para la determinacin de valores
referenciales para su posterior digitalizacin en el SIGA, de todos los bienes y servicios programables y no programables.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
162
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
3
CAP. I
N CAP
101-103
1 FUNCIN BASICA
Los Kardistas, tienen como funcin Bsica el apoyo a la Jefatura del Equipo de Programacin de Bienes y Servicios, en todo
lo inherente a la recepcin y valorizacin de PECOSAS, a la vez realizando labores de digitalizacin en el SIGA, de todas las
Pecosas, Notas de Entrada, y descargando la Ordenes de Compra Atendidas.
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Dependen directamente de la Jefatura del Equipo de Programacin de Bienes y Servicios, y se relacionan internamente con
los Equipos de Adquisiciones, Almacenes, Patrimonio e Imprenta.
Relaciones externas:
Externamente se relaciona con las Unidades Usuarias administrativas y asistenciales en la recepcin, valorizacin de PECOSAS
de bienes comunes y bienes de Capital, eventualmente cumplen coordinaciones con la Jefatura de la Oficina de Logstica y con
la Oficina Ejecutiva de Administracin sobre todo cuando se trata de autorizaciones para despacho de Activos Fijos (Bienes
de Capital.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
Evalan y cumplen labores de coordinacin con Almacn Central y con la Oficina de Economa Equipo de Integracin, para la
correcta conciliacin de rdenes de Compra, Notas de Entrada y PECOSAS, en forma mensualizada.
4 FUNCIONES ESPECFICAS
4.1 Registro y Control en el SIGA de Pedido Comprobante de Salida, solicitados por las Unidades Administrativas y Asistenciales
en todo lo referente a materiales comunes y Activos fijos, etc.
4.2 Conciliar rdenes de Compra, Notas de Entrada y PECOSAS, con Almacn Central y con Integracin Contable de la Oficina
de Economa.
4.3 Realizar Trabajo de Campo en las reas usuarias, para evaluar la disposicin final de los bienes distribuidos.
4.4 Brindar informacin a travs de reportes de del SIGA sobre el stock de bienes y existencias en Almacn Central.
4.5 Apoyar a Jefatura inmediata en la Valorizacin con precios actuales en el Consolidado de Cuadros de Necesidades de
Bienes.
4.6 Participar en la toma de inventarios y apoyar en la Valorizacin de los Inventarios de Existencias de bienes y evaluar
faltantes y sobrantes.
4.7 Otras funciones asignadas por el Jefe de Equipo
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo no Universitario de educacin superior
Experiencia
Amplia experiencia en el rea de su competencia.
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo
para obtener los objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
163
CAP. VIII
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
N CAP
089
1 FUNCIN BASICA
La Jefatura del Equipo de Adquisiciones de Bienes y Servicios, tiene como funcin bsica la ejecucin de apoyo profesional
especializado a los comits especiales y permanentes, en la conduccin y ejecucin de los procesos de adquisiciones de bienes
y servicios.
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Depende directamente de la Jefatura de la Oficina de Logstica, y se relaciona con los Equipos de Programacin, Almacenes,
eventualmente con el Equipo de Patrimonio y el Equipo de Imprenta, as como tambin se relaciona con el personal a su cargo.
Relaciones externas:
Coordina con los Comits Especiales y permanentes, con el CONSUCODE (publicaciones de procesos de seleccin en el SEACE), segn corresponda, personal profesional y tcnico de la Oficina de Logstica y otras que disponga su Jefatura inmediata Superior.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
De supervisin, coordinacin, control y ejecucin en el mbito de el Equipo de Adquisiciones de Bienes y servicios.
4 FUNCIONES ESPECFICAS
4.1 Participar en la formulacin de lineamientos de polticas para optimizar los procesos de procesos de seleccin de bienes y
servicios en sus diferentes modalidades, a fin de facilitar las labores administrativas del Equipo y de los Comits Especiales
y Permanentes.
4.2 Brindar orientacin y asistencia especializada en asuntos especficos en materia de procesos, a la Jefatura de la Oficina
de Logstica, a fin de cumplir con los informes solicitados por la Oficina Ejecutiva de Administracin, u otros entes del
sistema.
4.3 Organizar, analizar y difundir la normatividad tcnica, administrativa, legal y de control en materia de adquisiciones y
contrataciones del Estado.
4.4 Asistir tcnicamente y administrativamente a los Comits Especiales y Permanente, en el desarrollo de cada una dela
etapas de los Procesos de Seleccin a su cargo, a fin de asegurar la eficiencia y efectividad de las compras.
4.5 Es responsable de supervisar el registro y actualizacin sistematizada de documentos de los procesos de seleccin, as
como de los contratos derivados de estos, llevando un control detallado de los registros de acuerdo a modalidad de
adquisicin.
4.6 Es responsable de supervisar el registro de las actas en cada Libro, por cada tipo de Proceso de Seleccin segn sea el
caso y mantener su custodia respectiva.
4.7 Supervisar la oportuna comunicacin del inicio de cada proceso de seleccin a las instituciones pblicas.
4.8 Supervisar y controlar la elaboracin de rdenes de Compra por suministro, con la finalidad de prever e informar anticipadamente a la Jefatura Inmediata y a el Equipo de Programacin la culminacin de procesos de seleccin con cuatro
meses de anticipacin.
4.9 Supervisar y Evaluar los resultados de la buena pro por cada Proceso de Seleccin tanto tcnico como econmicos,
despus de haber recibido toda la documentacin de los Comits Especiales y Permanentes.
4.10 Coordinar una vez otorgado la buena pro debidamente consentida se elaboren los reportes con los tems adjudicados,
para que estos junto con la documentacin fuente, sean derivados, a la Oficina de Asesora Jurdica para la elaboracin
de los contratos respectivos.
4.11 Coordinar y supervisar que los reportes con lo tems adjudicados y desiertos segn las actas de otorgamiento de buena
pro, sean derivados a el Equipo de Programacin para su registro en el sistema y su debida reprogramacin, informando
claramente y con precisin los motivos y razones por los que
4.12 Conducir la organizacin, estructuracin y clasificacin de los expedientes de contratacin generados por cada proceso de
seleccin, desde el requerimiento hasta la buena pro consentida; y, que estos hayan quedado administrativamente firme.
4.13 Velar por el abastecimiento oportuno de los diferentes bienes y servicios que requiere la entidad.
4.14 Coordinar las comunicaciones o notificaciones de los resultados de los procesos de seleccin, utilizando los medios establecidos en las normas legales vigentes de acuerdo a la modalidad de cada proceso, observando los plazos establecidos.
4.15 Eventualmente puede participar en Comits Especiales y Permanentes siempre y cuando sea designado va Resolucin
Directoral.
4.16 Suscribir las Ordenes de Compra, Ordenes de Servicios entre otros documentos fuentes en el mbito de su competencia.
4.17 Participar en comisiones y trabajos en equipo sobre asuntos de su competencia.
4.18 Otras funciones que le asigne la Jefatura de la Oficina de Logstica.
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo Profesional o Grado Universitario en Administracin. Capacitacin en Administracin de Sistema Logstica. Conocimiento
de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones. Capacitacin en Ofimtica
Conocimiento de Sistemas (SIGA y SIAF).
Experiencia
Amplia experiencia a la aplicacin de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo
para obtener los objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
ELABORADO POR
Jefe de Oficina
164
REVISADO POR:
OEPE
APROBADO POR:
R.D.N282-DG-HVLH-2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
CAP. I
N CAP
104
1 FUNCIN BASICA
Los Coordinadores de la ejecucin de Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio tiene como funcin bsica la ejecucin de
actividades de apoyo tcnico y administrativo a los Comits Especiales y Permanentes, en la conduccin y ejecucin de los
procesos de adquisiciones de bienes y servicios.
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Tiene dependencia de la Jefatura del Equipo de Adquisiciones de Bienes y Servicios, y se relaciona con los Equipos de Programacin y Almacenes, eventualmente se relaciona con el Equipo de Patrimonio, Kardex e Imprenta.
Relaciones externas:
Se relaciona en forma externa con los Comits Especiales y Permanentes, con Asesora Legal, con Control Previo de la Oficina
de Economa, con Presupuesto de la Oficina de Planificacin y con los proveedores que ganaron la buena pro, entre otros.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
De coordinacin plena en el mbito de su competencia
4 FUNCIONES ESPECFICAS
4.1 Registrar y actualizar en forma sistematizada los documentos de los procesos de seleccin y de los contratos derivados
de estos, llevando un control detallado de los registros de acuerdo a la modalidad de adquisicin.
4.2 Recibir el Consolidado (SIGA), del Equipo de Programacin de Bienes y Servicios, para su registro y control numrico
sistematizado segn corresponda al proceso de seleccin, conservando un orden cronolgico, conforme a las normas
establecidas.
4.3 Verificar los documentos previos, requerimientos, especificaciones tcnicas, valores referenciales sustentados con indagaciones de precios y/o estudios de mercado, lo mismos que formaran parte del Expediente de Contratacin y que estos
documentos son enviados por el Equipo de Programacin.
4.4 Preparar los informes tcnicos y/o administrativo, que ser elevados a las instituciones pblicas dando cuenta de las
convocatorias, conforme lo dispones la normatividad vigente, llevando un registro y control de los referidos informes.
4.5 Registrar los Contratos y/o procesos de seleccin en el SIGA, para proseguir con la elaboracin de Ordenes de Compra
y/o Servicios segn corresponda.
4.6 Apoyar en organizar y clasificar los archivos de documentacin que surgen como resultados de los procesos de Seleccin,
custodiarlos, cuidarlos hasta que sean transferidos al Archivo Central.
4.7 Apoyar en el registro y conservacin de los Libros de Actas en las que estn registrados segn tipos de Procesos de
Seleccin.
4.8 Apoyar en la elaboracin y remitir informes tcnico-administrativos, y pormenorizados, respecto al estado situacional
de los procesos de seleccin.
4.9 Coordinar con el Ministerio de Salud y con la DISA Lima Ciudad Este, referentes a contratos de Licitaciones Pblicas de
Medicamentos Psiquitricos y no Psiquitricos, para proceder con la oportuna Orden de Compras.
4.10 Verifica los Calendarios presupustales de compromisos en forma permanente y mensualizada, para informarse sobre
los marcos presupuestales a nivel de programas, y coordina con el Equipo de Programacin para verificar el presupuesto
por metas, especificas de gasto y fuente de financiamiento.
4.11 Registrar y digitalizar informacin en el SEACE, CONTRALORA entre otros, de los procesos de seleccin administrativamente firmes.
4.12 Otras Funciones que le asigne el Jefe del Equipo de Adquisiciones.
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo no Universitario en Administracin y/o Economa.
Experiencia y conocimientos en la aplicacin de las normas de adquisiciones y contrataciones del Estado.
Experiencia
Conocimiento de organizacin documentaria
Conocimiento en programas de computacin, sistemas operativos, hojas de clculo, procesadores de texto y conocimiento
en el manejo de Bases de Datos.
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo
para obtener los objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
165
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
N CAP
106
1 FUNCIN BASICA
El Coordinador de Contratos por Servicios no Personales, tiene como Funcin Bsica organizar, registrar, revisar, archivar todos
los Contratos por Servicios No personales, manteniendo informacin digitalizada en el SIGA.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
4 FUNCIONES ESPECFICAS
4.1 Registrar y archivar toda la documentacin concerniente a Servicios no Personales.
4.2 Digitar en el Sistema SIGA, toda la informacin detallada de cada legajo del Personal Contratado por SNP.
4.3 Recibir y supervisar las asistencias e inasistencia por cada Servicio administrativo, y que estos lo remitan oportunamente
a el Equipo de Adquisiciones.
4.4 Cumplir con informar a todo el Personal SNP, referente a actualizacin de sus datos personales.
4.5 Comunicar oportunamente al personal Contratado, para la suscripcin de sus contratos.
4.6 Elaborar las rdenes de Servicio por Fuente de financiamiento y por Metas presupustales en coordinacin con el Equipo
de Programacin, para la cancelacin de sus honorarios en forma mensualizada.
4.7 Otras funciones que le Asigne su jefatura inmediata o eventualmente reciba indicaciones de la Jefatura de la Oficina de
Logstica
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Estudios no Universitarios de educacin superior.
Adecuado conocimiento del Sistema SIGA y de otros programas informticos, tales como hoja de clculo, procesadores de
texto, sistemas operativos, etc
Experiencia
Amplia experiencia en el rea de su competencia.
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo
para obtener los objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
CAP. VII
CAP. VIII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
166
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
CAP. I
N CAP
107
1 FUNCIN BASICA
El Coordinador de Seguimiento y Control de Procesos de Seleccin y Contratos tiene como funcin registrar los contratos
celebrados con los postores ganadores de la buena pro, organizarlos para llevar un control permanente de sus ejecuciones e
identificar posibles incumplimientos por parte de los contratados..
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Depende directamente de la Jefatura del Equipo de Adquisiciones y se relaciona con la Jefatura de la Oficina de Logstica, para
llevar una coordinacin fluida referente a contratos contractuales.
Relaciones externas:
Se relaciona externamente con los contratados, para coordinar el cumplimiento de sus contratos.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
167
CAP. VIII
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
N CAP
108
1 FUNCIN BASICA
El Coordinador de Licitaciones tiene como funcin bsica la ejecucin de actividades de apoyo profesional especializado a los
Comits Especiales y Permanentes, en la conduccin y ejecucin de los procesos de seleccin de adquisiciones y contrataciones
de bienes y servicios.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
168
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
N CAP
90
1 FUNCIN BASICA
La Jefatura del Equipo de Almacn, tiene como funcin bsica, coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de recepcin, almacenamiento,
control, despacho, seguridad, custodia y distribucin de los bienes a fin de garantizar el normal desarrollo de las actividades y programas de las
diferentes Unidades Orgnicas de la Institucin.
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Depende directamente de la Jefatura de la Oficina de Logstica y se relaciona internamente con el Equipo de Programacin, Equipo de Adquisiciones,
con el Equipo de Patrimonio, etc.
Relaciones externas:
SE relaciona externamente con las diversas Unidades Orgnicas, con los Proveedores y con la parte tcnica que brinda la conformidad o la disconformidad de los bienes con destino al ingreso a almacenes.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
Tiene atribuciones de coordinacin, con el Equipo de Programacin, con la Oficina de Logstica (Jefatura), para atender las necesidades de despacho
de PECOSAS, tanto a usuarios internos y externos a la Oficina de Logstica, as como tambin realiza coordinaciones con la parte tcnica para la
conformidad de Coordinaciones con el Equipo de Integracin Contable y Tesorera de la Oficina de Economa, para las conciliaciones de PECOSAS,
Ordenes De Compra y Notas de Entradas.
4 FUNCIONES ESPECFICAS
4.1 Conocer la normatividad tcnica y legal vigente en el mbito de su competencia.
4.2 Planifica, Organiza, dirige, controla y evala todas las actividades del equipo tcnico del Equipo de Almacn.
4.3 Supervisar y ejecutar los ingresos de los bienes adquiridos, proceso que consiste en la descarga, desembalaje, inspeccin, verificacin o chequeo,
ingreso a los depsitos y reporte de ingreso en los registros respectivos, manual o electrnico segn corresponda.
4.4 Determinar que los bienes renan los requisitos tcnicos, caractersticas, calidad, cantidad, empaque, plazos de entrega, precio sealado en
la orden de compra.
4.5 Comunicar a la parte tcnica que haga presencia fsica al momento que ingresaran los bienes a almacenes, para que este defina su conformidad
o disconformidad tcnica en concordancia con la Orden de Compra.
4.6 Guardar y ubicar los bienes recibidos de acuerdo a las caractersticas de cada bien as como el sistema de despacho
4.7 Supervisar y ejecutar los despachos y entregas de los bienes, previa entrega autorizada del pedido comprobante de salida (PECOSA), que
constituye el comprobante del movimiento efectuado de los bienes de almacn.
4.8 Efectuar los registros de las entregas de los bienes, a fin de garantizar el mantenimiento de la informacin de stock
4.9 Registrar toda la informacin de movimiento de los bienes en el SIGA, Sistema Integrado de Gestin Administrativa.
4.10 Implementar, supervisar y ejecutar las acciones de control internamente en el Equipo de Almacenes de la siguiente forma:
Control contable, conciliacin de las existencias valoradas.
Control organizacional, para verificar si se cumple las funciones asignadas a los cargos que conforman el equipo de almacn.
Control de inventarios.
Control de seguridad.
Control administrativo, verificando el cumplimiento de normas y directivas.
Control tcnico, sobre el uso adecuado de los equipos, entre otros elementos.
4.11 Determinar y controlar los limites de existencia de bienes y materiales, en mnimos y mximos a fin de garantizar el abastecimiento, evitando
el desperdicio y gastos excesivos.
4.12 Conducir y supervisar la ejecucin de los procedimientos de control fsico de inventarios, previa formulacin del plan para el control fsico
de inventarios.
4.13 Supervisar y ejecutar los registros en las tarjetas de control visible de las existencias en almacn, utilizando la codificacin y metodologa
predeterminada.
4.14 Coordinar con el Equipo de Patrimonio cuando este previsto en ingreso de bienes catalogados como activos fijos, a fin de asignarle el registro
y cdigo correspondiente.
4.15 Implementar registros especiales para los ingresos de bienes por las cuentas de encargaos, proyectos y programas de emergencia asumido
por el Hospital Vctor Larco Herrera.
4.16 Revisar y suscribir los pedidos comprobantes de salida (PECOSA)
4.17 Suscribir las rdenes de Compra en seal de conformidad de la recepcin de los bienes materia de adquisicin, previamente habiendo
verificado la conformidad tcnica del usuario.
4.18 Preparar y suscribir informes sobre la administracin de los almacenes, dirigidos a la Jefatura de la Oficina de Logstica.
4.19 Coordinar e informar oportunamente al Equipo de Adquisiciones y la Jefatura de la Oficina de Logstica, posibles incumplimientos de Plazos
de entrega a fin que se apliquen las penalidades correspondientes.
4.20 Supervisar la organizacin del archivo fsico y electrnico de la informacin y documentacin fuente que obra en almacenes, con fines de
control posterior.
4.21 Es responsable del control de las fechas de vencimiento de los productos en que se encuentra en los almacenes.
4.22 Es responsable del cumplimiento de las especificaciones tcnicas contenidas en las rdenes de Compra emitidas por la Oficina de Logstica.
4.23 Otras funciones que le asigne la Jefatura de la Oficina de Logstica.
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo y/o grado universitario de estudios superiores. Alternativamente Titulo no universitario de estudios superiores. Capacitacin en SIGA Modulo
de Almacenes.
Capacitacin en Ofimtica y digitacin computarizada.
Experiencia
Amplia experiencia en el mbito de su competencia
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo para obtener los
objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
ELABORADO POR
Jefe de Oficina
REVISADO POR:
OEPE
APROBADO POR:
R.D.N282-DG-HVLH-2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
169
CAP. I
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
N CAP
108
1 FUNCIN BASICA
La Jefatura del Equipo de Almacn, tiene como funcin bsica, coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de recepcin, almacenamiento,
control, despacho, seguridad, custodia y distribucin de los bienes a fin de garantizar el normal desarrollo de las actividades y programas de las
diferentes Unidades Orgnicas de la Institucin.
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Depende directamente de la Jefatura de la Oficina de Logstica y se relaciona internamente con el Equipo de Programacin, Equipo de Adquisiciones,
con el Equipo de Patrimonio, etc.
Relaciones externas:
SE relaciona externamente con las diversas Unidades Orgnicas, con los Proveedores y con la parte tcnica que brinda la conformidad o la disconformidad de los bienes con destino al ingreso a almacenes.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
Tiene atribuciones de coordinacin, con el Equipo de Programacin, con la Oficina de Logstica (Jefatura), para atender las necesidades de despacho
de PECOSAS, tanto a usuarios internos y externos a la Oficina de Logstica, as como tambin realiza coordinaciones con la parte tcnica para la
conformidad de los bienes que ingresaran a almacenes.
Coordinaciones con el Equipo de Integracin Contable y Tesorera de la Oficina de Economa, para las conciliaciones de PECOSAS, Ordenes De
Compra y Notas de Entradas..
4 FUNCIONES ESPECFICAS
4.1 Conocer la normatividad tcnica y legal vigente en el mbito de su competencia.
4.2 Planifica, Organiza, dirige, controla y evala todas las actividades del equipo tcnico del Equipo de Almacn.
4.3 Supervisar y ejecutar los ingresos de los bienes adquiridos, proceso que consiste en la descarga, desembalaje, inspeccin, verificacin o chequeo,
ingreso a los depsitos y reporte de ingreso en los registros respectivos, manual o electrnico segn corresponda.
4.4 Determinar que los bienes renan los requisitos tcnicos, caractersticas, calidad, cantidad, empaque, plazos de entrega, precio sealado en
la orden de compra.
4.5 Comunicar a la parte tcnica que haga presencia fsica al momento que ingresaran los bienes a almacenes, para que este defina su conformidad
o disconformidad tcnica en concordancia con la Orden de Compra.
4.6 Guardar y ubicar los bienes recibidos de acuerdo a las caractersticas de cada bien as como el sistema de despacho
4.7 Supervisar y ejecutar los despachos y entregas de los bienes, previa entrega autorizada del pedido comprobante de salida (PECOSA), que
constituye el comprobante del movimiento efectuado de los bienes de almacn.
4.8 Efectuar los registros de las entregas de los bienes, a fin de garantizar el mantenimiento de la informacin de stock
4.9 Registrar toda la informacin de movimiento de los bienes en el SIGA, Sistema Integrado de Gestin Administrativa.
4.10 Implementar, supervisar y ejecutar las acciones de control internamente en el Equipo de Almacenes de la siguiente forma: Control contable,
conciliacin de las existencias valoradas.
Control organizacional, para verificar si se cumple las funciones asignadas a los cargos que conforman el equipo de almacn.
Control de inventarios.
Control de seguridad.
Control administrativo, verificando el cumplimiento de normas y directivas.
Control tcnico, sobre el uso adecuado de los equipos, entre otros elementos.
4.11 Determinar y controlar los limites de existencia de bienes y materiales, en mnimos y mximos a fin de garantizar el abastecimiento, evitando
el desperdicio y gastos excesivos.
4.12 Conducir y supervisar la ejecucin de los procedimientos de control fsico de inventarios, previa formulacin del plan para el control fsico
de inventarios.
4.13 Supervisar y ejecutar los registros en las tarjetas de control visible de las existencias en almacn, utilizando la codificacin y metodologa
predeterminada.
4.14 Coordinar con el Equipo de Patrimonio cuando este previsto en ingreso de bienes catalogados como activos fijos, a fin de asignarle el registro
y cdigo correspondiente.
4.15 Implementar registros especiales para los ingresos de bienes por las cuentas de encargaos, proyectos y programas de emergencia asumido
por el Hospital Vctor Larco Herrera.
4.16 Revisar y suscribir los pedidos comprobantes de salida (PECOSA)
4.17 Suscribir las rdenes de Compra en seal de conformidad de la recepcin de los bienes materia de adquisicin, previamente habiendo
verificado la conformidad tcnica del usuario.
4.18 Preparar y suscribir informes sobre la administracin de los almacenes, dirigidos a la Jefatura de la Oficina de Logstica.
4.19 Coordinar e informar oportunamente al Equipo de Adquisiciones y la Jefatura de la Oficina de Logstica, posibles incumplimientos de Plazos
de entrega a fin que se apliquen las penalidades correspondientes.
4.20 Supervisar la organizacin del archivo fsico y electrnico de la informacin y documentacin fuente que obra en almacenes, con fines de
control posterior.
4.21 Es responsable del control de las fechas de vencimiento de los productos en que se encuentra en los almacenes.
4.22 Es responsable del cumplimiento de las especificaciones tcnicas contenidas en las rdenes de Compra emitidas por la Oficina de Logstica.
4.23 Otras funciones que le asigne la Jefatura de la Oficina de Logstica.
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo y/o grado universitario de estudios superiores.
Alternativamente Titulo no universitario de estudios superiores.
Capacitacin en SIGA Modulo de Almacenes.
Experiencia
Amplia experiencia en el mbito de su competencia
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo para obtener los
objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
ELABORADO POR
Jefe de Oficina
170
REVISADO POR:
OEPE
APROBADO POR:
R.D.N282-DG-HVLH-2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
2
CAP. I
N CAP
110-111
1 FUNCIN BASICA
Los Coordinadores de almacenes, tiene como funcin bsica, coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de registro,
recepcin, almacenamiento, control, despacho, seguridad, custodia y distribucin de los bienes a fin de garantizar el normal
desarrollo de las actividades y programas de las diferentes Unidades Orgnicas de la Institucin.
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Depende directamente de la Jefatura del Equipo de Almacenes y se relaciona internamente con el Equipo de Programacin,
Equipo de Adquisiciones, con el Equipo de Patrimonio, etc.
Relaciones externas:
Se relaciona externamente con las diversas Unidades Orgnicas, con los Proveedores y con la parte tcnica que brinda la
conformidad o la disconformidad de los bienes con destino al ingreso a almacenes.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
Tiene atribuciones de coordinacin, con el Equipo de Programacin, con la Jefatura del Equipo de Almacenes, para atender
las necesidades de despacho de PECOSAS, tanto a usuarios internos y externos a la Oficina de Logstica
4 FUNCIONES ESPECFICAS
4.1 Almacenero (Material de Construccin, Sanitario, Mantenimiento, Vestuario, otros).
4.2 Recepcin de Mercaderas de acuerdo a la Orden de Compra, Notas de Entrada.
4.3 Distribucin de Mercadera segn Pedido Comprobante de Salida autorizada.
4.4 Llevar el Control Visible por cada producto a su cargo.
4.5 Ordenar los productos en sus respectivos anaqueles.
4.6 Cruzar informacin Control Visible con Kardex permanentemente.
4.7 Informar sobre productos que no tienen movimiento y prximos a vencer.
4.8 Entrega de Inventario para reposicin de Stocks.
4.9 Coordinar con los usuarios para el recojo de sus productos o pedidos.
4.10 Otras funciones asignadas por el Jefe de Equipo.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo no universitario de estudios superiores.
Capacitacin en SIGA Modulo de Almacenes.
Capacitacin en Ofimtica y digitacin computarizada.
Experiencia
Amplia experiencia en el mbito de su competencia
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo
para obtener los objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
CAP. V
CAP. VII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
171
CAP. VIII
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
N CAP
113
1 FUNCIN BASICA
Los Coordinadores de almacenes, tiene como funcin bsica, coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de registro,
recepcin, almacenamiento, control, despacho, seguridad, custodia y distribucin de los bienes a fin de garantizar el normal
desarrollo de las actividades y programas de las diferentes Unidades Orgnicas de la Institucin.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
172
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
CAP. I
N CAP
92
1 FUNCIN BASICA
Los Coordinadores de almacenes, tiene como funcin bsica, coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de registro,
recepcin, almacenamiento, control, despacho, seguridad, custodia y distribucin de los bienes a fin de garantizar el normal
desarrollo de las actividades y programas de las diferentes Unidades Orgnicas de la Institucin.
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Depende directamente de la Jefatura del Equipo de Almacenes y se relaciona internamente con el Equipo de Programacin,
Equipo de Adquisiciones, con el Equipo de Patrimonio, etc.
Relaciones externas:
Se relaciona externamente con las diversas Unidades Orgnicas, con los Proveedores y con la parte tcnica que brinda la
conformidad o la disconformidad de los bienes con destino al ingreso a almacenes.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
Tiene atribuciones de coordinacin, con el Equipo de Programacin, con la Jefatura del Equipo de Almacenes, para atender
las necesidades de despacho de PECOSAS, tanto a usuarios internos y externos a la Oficina de Logstica Coordinaciones con
el Equipo de Integracin Contable y Tesorera de la Oficina de Economa, para las conciliaciones de PECOSAS, Ordenes De
Compra y Notas de Entradas.
4 FUNCIONES ESPECFICAS
4.1 Almacenero de Material de Imprenta, Escritorio, Enseanza, Bienes de Capital.
4.2 Recepcin de Mercadera de acuerdo a las Ordenes de Compra, Notas de Entrada.
4.3 Distribucin de Mercaderas segn Pedidos Comprobantes de Salida autorizadas.
4.4 Llevar el Control Visible por cada producto a cargo.
4.5 Ordenar los productos de acuerdo a sus especificaciones en sus respectivos anaqueles.
4.6 Cruzar informacin control visible - Kardex permanentemente.
4.7 Informar sobre productos que no tienen movimiento y prximos a vencer.
4.8 Coordinar con los usuarios para el recojo de sus productos.
4.9 Entrega de Inventarios para reposicin de Stock.
4.10 Otras funciones que le designe el Jefe de Equipo.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo no universitario de estudios superiores.
Capacitacin en SIGA Modulo de Almacenes.
Capacitacin en Ofimtica y digitacin computarizada.
Experiencia
Amplia experiencia en el mbito de su competencia
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo
para obtener los objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
CAP. V
CAP. VII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
173
CAP. VIII
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
N CAP
114
1 FUNCIN BASICA
Los Coordinadores de almacenes, tiene como funcin bsica, coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de registro,
recepcin, almacenamiento, control, despacho, seguridad, custodia y distribucin de los bienes a fin de garantizar el normal
desarrollo de las actividades y programas de las diferentes Unidades Orgnicas de la Institucin.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
174
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
2
CAP. I
N CAP
105-109
1 FUNCIN BASICA
Los Coordinadores de almacenes, tiene como funcin bsica, coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de registro,
recepcin, almacenamiento, control, despacho, seguridad, custodia y distribucin de los bienes a fin de garantizar el normal
desarrollo de las actividades y programas de las diferentes Unidades Orgnicas de la Institucin.
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Depende directamente de la Jefatura del Equipo de Almacenes y se relaciona internamente con el Equipo de Programacin,
Equipo de Adquisiciones, con el Equipo de Patrimonio, etc.
Relaciones externas:
Se relaciona externamente con las diversas Unidades Orgnicas, con los Proveedores y con la parte tcnica que brinda la
conformidad o la disconformidad de los bienes con destino al ingreso a almacenes.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
Tiene atribuciones de coordinacin, con el Equipo de Programacin, con la Jefatura del Equipo de Almacenes, para atender
las necesidades de despacho de PECOSAS, tanto a usuarios internos y externos a la Oficina de Logstica Coordinaciones con
el Equipo de Integracin Contable y Tesorera de la Oficina de Economa, para las conciliaciones de PECOSAS, Ordenes De
Compra y Notas de Entradas.
4 FUNCIONES ESPECFICAS
Almacenero de Alimentos para Personas y Animales.
4.1 Almacenero de Alimentos para Personas y Animales.
4.2 Recepcin de mercadera de acuerdo a la orden de compra, Nota de Entrada.
4.3 Distribucin de Mercadera de acuerdo Pedidos Comprobantes de Salida autorizado.
4.4 Llevar Control Visible de cada producto a su cargo.
4.5 Ordenar los productos en sus respectivos anaqueles.
4.6 Cruzar informacin control visible - Kardex permanentemente.
4.7 Informar sobre productos que no tienen movimiento y prximos a vencer.
4.8 Coordinar con los usuarios para el recojo de sus productos.
4.9 Coordinar con los proveedores para el ingreso de productos.
4.10 Otras funciones que le designe el Jefe de Equipo.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo no universitario de estudios superiores.
Capacitacin en SIGA Modulo de Almacenes.
Capacitacin en Ofimtica y digitacin computarizada.
Experiencia
Amplia experiencia en el mbito de su competencia
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo
para obtener los objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
CAP. V
CAP. VII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
175
CAP. VIII
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
N CAP
95
1 FUNCIN BASICA
La Jefatura del Equipo de Patrimonio, tiene como funcin bsica, la administracin, supervisin y control de las actividades tcnicas del
proceso de registro y control de los bienes patrimoniales del HOSPITAL VICTOR LARCO HERRERA
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo Universitario en Administracin.
Alternativamente Titulo no Universitarios en Administracin
Capacitacin en SIGA Modulo de Almacenes. Capacitacin en Ofimtica y digitacin computarizada.
Experiencia
Amplia experiencia en el mbito de su competencia
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo para
obtener los objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
176
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
CAP. I
N CAP
115
1 FUNCIN BASICA
El Coordinador de Patrimonio, tiene como funcin bsica, la administracin, supervisin y control de las actividades tcnicas
del proceso de registro y control de los bienes patrimoniales del HOSPITAL VICTOR LARCO HERRERA
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Depende directamente de la Jefatura del Equipo de Patrimonio y se relaciona internamente con el Equipo de Programacin,
Equipo de Adquisiciones, con el Equipo de Almacenes, etc.
Relaciones externas:
Se relaciona externamente con las diversas Unidades Orgnicas Asistenciales y Administrativas de la Institucin y tiene la
responsabilidad del control de los activos fijos, existencias y donaciones de la Institucin.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
Tiene atribuciones de comunicacin y coordinacin permanente con la Jefatura del Equipo de Patrimonio, con la Oficina
Ejecutiva de Administracin, con el Equipo de Integracin Contable y de Almacn Central. Coordina con el Comit de Altas y
Bajas, enajenaciones y con las diferentes unidades asistenciales y administrativas, para el registro y control de bienes muebles
que conforman el Patrimonio-Mobiliario institucional.
4 FUNCIONES ESPECFICAS
4.1 Responsable del Ingresos de donaciones al Hospital.
4.2 Verificador del ingreso de nuevos bienes al patrimonio institucional.
4.3 Responsable de un equipo de verificaciones en toma de inventario.
4.4 Coordinar con la Direccin Administrativa la disposicin de la movilidad para el recojo de donaciones y/o transferencias
del donante al Almacn Central, mencionando con Acta de Entrega, formular los informes respectivos.
4.5 Registro y Archivo de ordenes de Compra, Notas de Entrada, Pecosas, tanto manual y computarizado.
4.6 Apoyo en las diferentes, tomas de inventarios, registrar en la computadora los movimientos de los bienes.
4.7 Otras que asigne el Jefe del Equipo.
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo Universitario en Administracin.
Alternativamente Titulo no Universitarios en Administracin
Capacitacin en SIGA Modulo de Almacenes. Capacitacin en Ofimtica y digitacin computarizada.
Experiencia
Amplia experiencia en el mbito de su competencia
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo
para obtener los objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
177
CAP. VIII
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
N CAP
112
1 FUNCIN BASICA
El Coordinador de Patrimonio, tiene como funcin bsica, la administracin, supervisin y control de las actividades tcnicas
del proceso de registro y control de los bienes patrimoniales del HOSPITAL VICTOR LARCO HERRERA
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
178
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
CAP. I
N CAP
91
1 FUNCIN BASICA
El Coordinador de Patrimonio, tiene como funcin bsica, la administracin, supervisin y control de las actividades tcnicas
del proceso de registro y control de los bienes patrimoniales del HOSPITAL VICTOR LARCO HERRERA.
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Depende directamente de la Jefatura del Equipo de Patrimonio y se relaciona internamente con el Equipo de Programacin,
Equipo de Adquisiciones, con el Equipo de Almacenes, etc.
Relaciones externas:
Se relaciona externamente con las diversas Unidades Orgnicas Asistenciales y Administrativas de la Institucin y tiene la
responsabilidad del control de los activos fijos, existencias y donaciones de la Institucin.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
Tiene atribuciones de comunicacin y coordinacin permanente con la Jefatura del Equipo de Patrimonio, con la Oficina
Ejecutiva de Administracin, con el Equipo de Integracin Contable y de Almacn Central.
Coordina con el Comit de Altas y Bajas, enajenaciones y con las diferentes unidades asistenciales y administrativas, para el
registro y control de bienes muebles que conforman el Patrimonio-Mobiliario institucional.
4 FUNCIONES ESPECFICAS
4.1 Responsable del desplazamiento externo de bienes, por causales de reparacin, prstamo, devolucin de compra, etc.
4.2 Llevar el archivo fsico de los documentos fuentes.
4.3 Participar como verificador en toma de inventarios.
4.4 Llenado de Papeletas de Autorizacin, para el desplazamiento externo de todos los bienes Patrimoniales.
4.5 Seguimiento del trmite regular de la papeleta y archivo.
4.6 Llevar tarjeta de control patrimonial de todos los bienes que figuren en el activo fijo del Hospital.
4.7 Llevar libros de pecosas y su archivo.
4.8 Otras funciones que designe el Jefe inmediato.
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Titulo Universitario en Administracin.
Alternativamente Titulo no Universitarios en Administracin
Capacitacin en SIGA Modulo de Almacenes. Capacitacin en Ofimtica y digitacin computarizada
Experiencia
Amplia experiencia en el mbito de su competencia
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo
para obtener los objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
179
CAP. VIII
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
N CAP
94
1 FUNCIN BASICA
La Jefatura del Equipo de Impresiones, tiene como funcin bsica, Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar todas las
necesidades de Impresiones, corte de materiales, administrar los materiales, crear y/o imprimir los formatos y/o formularios
debidamente codificados de los diversos servicios asistenciales y administrativos de acuerdo a sus necesidades.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
180
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
Pg. de
Versin : 1.0
N DE CARGOS
1
CAP. I
N CAP
93
1 FUNCIN BASICA
El Coordinador de Impresiones, tiene como funcin bsica, apoyar en las actividades operativas en todas las necesidades de
Impresiones, corte de materiales, imprimir los formatos y/o formularios debidamente codificados de los diversos servicios
asistenciales y administrativos de acuerdo a sus necesidades.
2 RELACIONES DEL CARGO
Relaciones internas:
Depende directamente de la Jefatura del Equipo de Impresiones y se relaciona internamente con el Equipo de Programacin,
Equipo de Adquisiciones, con el Equipo de Almacenes, etc.
Relaciones externas:
Se relaciona externamente con las diversas Unidades Orgnicas Asistenciales y Administrativas de la Institucin.
3 ATRIBUCIONES DEL CARGO
Tiene atribuciones de comunicacin y coordinacin permanente con los Equipos de Almacenes, Programacin, y Adquisiciones.
4 FUNCIONES ESPECFICAS
4.1 Coordinar con el Jefe Inmediato todo tipo de acciones a tomar dentro de las responsabilidades asignadas.
4.2 Empaste
4.3 Engrapado de separatas.
4.4 Confeccin de sobres.
4.5 Remite materiales y formatos terminados a Almacn con gua.
4.6 Otras Impresiones
4.7 Encuadernacin Completa.
4.8 Compaginacin
4.9 Realizar diseo grafico por computadora de las diversas necesidades de la Institucin.
4.10 Impresiones (Eventualmente)
4.11 Impresiones (Completa en todas sus modalidades)
4.12 Otras funciones que le asigne el Jefe de Equipo.
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
5 REQUISITOS MINIMOS
Educacin
Estudios superiores en Artes Graficas y/o diseo grafico.
Capacitacin en manejo de equipos como son fotocopiadoras, copy printer. Etc.
Capacitacin en digitacin y graficadotes computarizados.
Experiencia
Amplia experiencia en el mbito de su competencia
Capacidades, habilidades y aptitudes
Capacidad de direccin, organizacin, anlisis y expresin.
Habilidad para trabajar en equipo y bajo presin, lograr cooperacin, concretar resultados en el tiempo oportuno y de liderazgo
para obtener los objetivos institucionales.
Actitud proactiva, cortesa y buen trato a los usuarios internos y externos.
CAP. V
CAP. VII
ELABORADO POR
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Jefe de Oficina
OEPE
R.D.N282-DG-HVLH-2007
ULTIMA MODIFICACIN:
VIGENCIA:
31/12/2007
181
CAP. VIII
CAPITULO VII
Comits y /o Comisiones de Trabajo
CAP. I
La Oficina de Logstica como unidad Orgnica del Hospital Victor Larco Herrera, encargada de cumplir con sus objetivos estratgicos y funcionales se encuentra organizada e integrada a travs del
rgano de Direccin y los jefes de Equipos de trabajo en un comit tcnico de asesoramiento y coordinacin el cual se rene peridicamente, para supervisar, monitorear el cumplimiento legalmente
establecidos y encargos especficos que le corresponde.
CAPITULO VIII
GLOSARIO DE TERMINOS
CAP. II
1. ABASTECIMIENTO
Prctica para localizar y procurar mercancas y productos
2. ALMACN DE DEPSITO
CAP. III
Una instalacin o centro de consolidacin que est autorizado por los clientes para almacenar mercancas. El pago de derechos e impuestos se harn efectivos slo una vez que las mercancas han
sido retiradas
3. ACCIN DE CONTROL
CAP. IV
Se denomina accin de control a la que desarrolla el personal de los rganos del Sistema o contratados por ste y/o de las sociedades de auditoria independientes designadas y contratadas para tal
fin, para dar cumplimiento mediante la aplicacin de un conjunto de procedimientos y mtodos
de trabajo a las atribuciones que le confiere la presente ley. Comprende las auditorias y exmenes
especiales, programadas en funcin a: Misin de la entidad, los Criterios de Rotacin de nfasis, Materialidad, reas Crticas y/o de incidencia, requerimientos provenientes de Directivas especficas y/o
normas de carcter general, y dems disposiciones contenidas en la normativa de control vigente.
4. ACTA DE CONCILIACIN
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
6. ACTIVIDADES DE MONITOREO
Representan al proceso que evala la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema
reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Se orienta a la
identificacin de controles dbiles, insuficientes o innecesarios y, promueve su reforzamiento.
El monitoreo se lleva a cabo de tres formas:
a) Durante la realizacin de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad;
b) De manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecucin de las actividades, incluidas las de control; y,
c) Mediante la combinacin de ambas modalidades.
182
7. ACTIVO FIJO
Se considera como Activo Fijo al conjunto de bienes duraderos que posee una entidad para su uso.
CAP. I
8. ADMINISTRADOR DE RED
Persona que tiene a su cargo la gestin tcnica, administrativa y operativa del sistema de redes.
9. ADQUIRIENTE DE BASES
El proveedor que puede participar en el proceso de seleccin hasta la presentacin de propuestas,
por haber adquirido las Bases o, en su caso, haberlas recibido.
CAP. II
CAP. III
12. ARCHIVO
Conjunto de registros que guardan relacin. Al registro se le puede considerar como la informacin
bsica a la que se puede acceder en bloque y al archivo como una organizacin de los registros.
Porcin de memoria auxiliar normalmente en disco ocupada por un conjunto homogneo de informacin (datos o programa)
CAP. IV
13. ASIGNACINPRESUPUESTARIA
Son los Recursos Pblicos contenidos en la Ley Anual de Presupuesto, aprobados por una determinada Entidad del Sector Pblico. Dichos recursos deben permitir lograr los Objetivos Institucionales
del Pliego, debiendo consignarse -necesariamente- en el Presupuesto Institucional como condicin
necesaria para su utilizacin por parte de la Entidad.
CAP. V
14. AUTONOMA
Potestad para decidir en las materias de su competencia conforma a la Constitucin y la Ley.
15. AUTORIDAD
Autoridad es la relacin existente en cargos organizacionales donde una persona -administradortiene responsabilidad de las actividades que efecten otras personas -subordinadas-. La autoridad
es inherente al cargo funcional y ejerce discrecionalidad al adoptar decisiones que afecten a los servidores bajo su mando. Ello implica el ejercicio de un tipo de poder legtimo, pero circunscrito al
mbito de una organizacin.
16. BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar del patrimonio de la entidad, aquellos bienes
que han perdido la posibilidad de ser utilizados, por haber sido expuestos a acciones de diferente
naturaleza, como las siguientes:
Obsolescencia tcnica Inoperancia de los bienes, producidos por los cambios y avances tecnolgicos.
Dao y/o deterioro Desgaste o afectacin de los bienes debido al uso continuo.
Prdida, robo y/o sustraccin Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles, y/o circunstancias fortuitas.
Destruccin Afectacin de los bienes por causas ajenas al manejo institucional, (inclemencias del
tiempo, actos de violencia, etc.)
183
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
Excedencia Bienes operativos que no se utilizan y se presume que permanecern en la misma situacin por tiempo indeterminado.
Mantenimiento y/o reparacin onerosa Cuando el costo de mantenimiento y/o reparacin de un
bien es significativo, en relacin a valor real.
Reembolso y/o reposicin Opera para los bienes asegurados cuando los documentos contractuales
correspondientes as lo determinan.
Cualquier otra causa justificable La causa justificable debe sustentarse ante la Superintendencia de
Bienes Nacionales.
17. BASE DE DATOS
Conjunto de datos organizados entre los cuales existe una correlacin y que estn almacenados con
criterios independientes de los programas que los utilizan. La filosofa de las bases de datos es la de
almacenar grandes cantidades de datos de una manera no redundante y que permita las posibles
consultas de acuerdo a los derechos de acceso.
CAP. III
18. BASES
Los documentos que contienen los aspectos administrativos, las especificaciones tcnicas y los trminos de referencia o expediente tcnico, segn corresponda, que con el conjunto de condiciones,
procedimientos establecidos por la Entidad y, cuando corresponda, la proforma del contrato, rigen
un proceso de seleccin especfico en el marco de la Ley y el presente Reglamento.
19. BASES INTEGRADAS
CAP. IV
Las Bases definitivas del proceso de seleccin, como resultado de la formulacin y absolucin de
consultas y/u observaciones, o, luego de transcurridos los plazos para dichas etapas, sin que los adquirientes las hayan formulado.
20. BIENES
CAP. V
Objetos o cosas que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de
sus fines.
Los activos de cualquier tipo, muebles o inmuebles, tangibles o intangibles, y los documentos o
instrumentos legales que acrediten, intenten probar o se refieran a la propiedad u otros derechos
sobre dichos activos.
21. BIENES DE CAPITAL
Denominacin que reciben los bienes que intervienen en el proceso productivo y que generalmente
no se transforman (como maquinaria y equipo)
Se aplica al Activo Fijo, que abarca -algunas veces- gastos que contribuyen a la produccin. Es sinnimo de capital (o bienes) de produccin. Son los activos destinados para producir otros activos.
22. BIENES DE CONSUMO
CAP. VII
Son todas aquellas mercancas producidas en el pas o importadas para satisfacer directamente una
necesidad como: alimentos, bebida, habitacin, servicios personales, mobiliario, ornato, etc.
Es cualquier mercanca que satisface una necesidad del pblico consumidor. Estos bienes constituyen lo opuesto a los bienes de capital (como es el caso de las maquinarias de una fbrica), los cuales
se utilizan para producir otros bienes.
23. BIENES Y SERVICIOS
Gastos para la adquisicin de bienes, pago de viticos y asignaciones por comisin de servicio o
cambio de colocacin, as como pagos por servicios de diversa naturaleza, sin vnculo laboral con el
Estado o personas jurdicas.
CAP. VIII
24. CALIDAD
Un proceso de mejoramiento continuo, en donde todas las reas de la empresa participan activa184
mente en el desarrollo de productos y servicios, que satisfagan las necesidades del cliente, logrando
con ello mayor productividad.
CAP. I
CAP. II
El documento elaborado por la Entidad que convoca a un proceso de seleccin, en el cual se fijan los
plazos para cada una de sus etapas.
27. CAMPO
Espacio en la memoria para almacenar temporalmente un dato durante el proceso. Su contenido
vara de durante la ejecucin del programa. Un campo numrico slo puede almacenar valores (dgitos) y un campo alfanumrico cualquier carcter (dgito, letra, smbolo, especial)
CAP. III
28. CAPACITACIN
La capacitacin es un proceso continuo de enseanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla
las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeo en sus labores
habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y que
pueda brindar aportes a la institucin.
En ambos casos, se debe tener en cuenta que la capacitacin es un esfuerzo que realiza la entidad
para mejorar el desempeo de los servidores, por lo tanto, el tipo de capacitacin, debe estar en relacin directa con el puesto que desempea. Los conocimientos adquiridos, deben estar orientados
hacia la superacin de las fallas o carencias observadas durante el proceso de evaluacin.
CAP. IV
29. CAPTACIN
Proceso propio de la ejecucin de ingresos mediante el cual se perciben Recursos Pblicos por la
prestacin de un servicio pblico de carcter individualizado por parte de las Entidades Pblicas.
CAP. V
30. CARGO
Es la denominacin que exige el empleo de una persona que, con un mnimo de calificaciones acorde con el tipo de funcin puede ejercer de manera competente las atribuciones que su ejercicio le
confiere.
Los cargos son los puestos de trabajo a travs de los cuales los funcionarios y servidores desempean las funciones asignadas.
Se denomina cargo al conjunto de tareas orientadas al logro de un objetivo. Exige la contratacin de
una persona, que con un mnimo de calificaciones puede ejercer de manera competente, las funciones y responsabilidades que se le asigne.
La Carrera Administrativa no se efecta a travs de los cargos sino por los niveles de carrera de cada
grupo ocupacional, por lo que no existen cargos de carrera.
La asignacin a un cargo siempre es temporal. Es determinada por la necesidad institucional y respeta el nivel de carrera, grupo ocupacional y especialidad alcanzados.
CAP. VII
185
CAP. VIII
gastos efectuados durante el Ao Fiscal. Para dicho efecto, la Ley Anual de Presupuesto fija el perodo de regularizacin.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
Es la divisin de una Actividad o Proyecto que permite identificar un conjunto de acciones presupuestarias concretas. Cada componente a su vez comprende necesariamente una o ms Metas Presupuestarias orientadas a cumplir los Objetivos especficos de las Actividades o Proyectos previstos
a ejecutar durante el Ao Fiscal.
36. COMPROMISO DEL GASTO
CAP. IV
CAP. V
Es un acto administrativo a travs del cual la autoridad competente acuerda o contrata con un tercero la ejecucin de una obra, la adquisicin de un bien, la prestacin de un servicio o la transferencia
de recursos, entre otros, luego de cumplido el proceso establecido en el marco legal vigente.
El compromiso es previo a la realizacin del gasto por obligaciones contradas a travs de disposicin legal, contrato o convenio, de acuerdo a lo dispuesto en el presente Captulo. En ningn caso
puede realizarse con posterioridad al pago.
El Compromiso afecta parcial o totalmente la Asignacin Presupuestaria de la actividad o proyecto
aprobado al Pliego, en la Ley Anual del Presupuesto y sus modificaciones presupuestarias y su cuanta se determina en forma cierta o aproximada, sta ltima cuando no pueda calcularse exactamente, dentro del marco establecido por la normatividad presupuestaria vigente.
El Compromiso no puede exceder los montos aprobados a los Pliegos Presupuestarios en las Asignaciones Trimestrales ni los autorizados en los respectivos Calendarios de Compromisos. El Compromiso no implica obligacin de pago.
37. CONCIENCIA DEL CONTROL
CAP. VII
Se refiere a la importancia que la gerencia brinda al control interno y, por lo tanto, a la atmsfera dentro de la cual funcionan los controles internos especficos de la entidad. Dicha conciencia es, en gran
parte, un elemento intangible; es una actitud de la gerencia que, cuando se comunica y busca cumplirse, sirve para reducir la probabilidad de que los controles contables especficos sean omitidos.
Un indicador que puede dar origen a la falta de confiabilidad por parte del auditor en el ambiente de
control, es el hecho que la gerencia, con el propsito de motivar al personal a lograr las metas previstas, crea una atmsfera que conduce a un comportamiento indisciplinado o poco tico, o permita al
personal de la entidad que logre las metas evitando los controles establecidos.
Para que la conciencia de control sea realista, la gerencia debe haber impartido directivas claras para
que los controles no deban ser pasados por alto. A fin de lograr el objetivo deseado la entidad debe
establecer mecanismos generales de control para hacerlo eficaz. La adopcin de medidas correctivas oportunas por la gerencia al conocer una debilidad existente en el control interno, demuestra su
compromiso y refuerza la conciencia de control.
38. CONSULTOR
CAP. VIII
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
42. DESPACHAR
Descarga de un contenedor en un transportador o cantidad pagada a un transportador para fletar
el transporte de mercancas.
43. DISTRIBUCIN
Proceso de depsito y transporte de mercancas acabadas entre el final de la lnea de produccin y
el cliente final.
CAP. V
44. DESIGNACIN
La designacin consiste en el desempeo de un cargo de responsabilidad directiva o de confianza
por decisin de la autoridad competente en la misma o diferente entidad en este ltimo caso se
requiere del conocimiento previo de la entidad de origen y del consentimiento del servidor. Si el
designado es un servidor de carrera, al trmino de la designacin reasume funciones del grupo ocupacional y nivel de carrera que le corresponda en la entidad de origen. En caso de no pertenecer a la
carrera concluye su relacin con el Estado.
Es el acto por el cual la autoridad encarga y autoriza el desempeo de cargos de confianza con los
derechos y las limitaciones que las leyes establecen. Se puede designar a un servidor de la Entidad o
a una persona que no se encuentre dentro de la misma, para desempear cargos de confianza.
CAP. VII
45. DEVENGADO
El Devengado es la obligacin de pago que asume un Pliego Presupuestario como consecuencia
del respectivo Compromiso contrado. Comprende la liquidacin, la identificacin del acreedor y la
determinacin del monto, a travs del respectivo documento oficial.
En el caso de bienes y servicios se configura, a partir de la verificacin de conformidad del bien
recepcionado, del servicio prestado o por haberse cumplido con los requisitos administrativos y legales para los casos de gastos sin contraprestacin inmediata o directa. El Devengado representa la
afectacin definitiva de una Asignacin Presupuestaria.
187
CAP. VIII
Documentacin sustentatoria es un elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operacin o transaccin con los datos suficientes para su anlisis.
47. DONACIN
CAP. II
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
53. EFICIENCIA:
Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de factor empleado y por unidad de tiempo.
Se obtiene al relacionar el valor de los resultados respecto al costo de producir esos resultados.
54. ESTRATEGIA:
CAP. VIII
En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas que aseguran una decisin ptima en cada
momento. Una estrategia por lo general abarca los objetivos, las metas, los fines, la poltica y la programacin de acciones de un todo organizacional o individual.
188
55. EVALUAR:
Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y espacio dados, con los
resultados esperados en ese mismo momento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e introducir medidas correctivas oportunas.
56. DIRECCION
La direccin es aquel elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de todo
lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida basndose en decisiones, ya sea
tomadas directamente, ya, con ms frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las rdenes emitidas.
CAP. I
CAP. II
CAP. III
58. FUNCION
Conjunto de actividades necesarias, permanentes, afines y coordinadas, para alcanzar un objetivo.
La funcin es la razn principal para la existencia de una institucin, dado que esta se desagrega
de la misin y objetivo. Las funciones orientan la configuracin de la estructura orgnica y los procedimientos en la fase inicial o diseo. Al funcionar la organizacin, estos elementos se entrelazan
armnicamente obtenindose el aparato administrativo en funcionamiento.
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. II
Es la cuantificacin del objetivo especfico. Indica la cantidad y unidad de medida del resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo. Se compone de Verbo+cantidad+unidad de
medida+tiempo+localizacin.
66. MTODO:
Sucesin lgica de pasos o etapas que conducen a lograr un objetivo predeterminado.
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
CAP. I
CAP. II
CAP. III
74. ORGANIZACION
Es la estructuracin de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de
los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.
75. ORDEN DE COMPRA
CAP. IV
Documento oficial que se emite, una vez adjudicado el bien o bienes, a favor del postor al cual le
fue adjudicada la buena pro de un proceso de seleccin o una partida especfica, para que el postor
proceda a entregar el bien adjudicado.
Es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorizacin
al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados por
una compaa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin
de suministrar control sobre su uso.
Cuando el Almacn General no cuenta con existencia del material o se ha llegado al nivel de inventario en el cual debe generarse un nuevo pedido se procede a realizar una orden de compra, la cual
se entrega al proveedor elegido especificando los plazos de entrega, las condiciones de pago y las
caractersticas del material solicitado:
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
se las atribuciones de los cargos directivos, especificndose la capacidad de decisin y jerarqua del
cargo as como el mbito de supervisin.
CAP. I
79. SUPERVISAR:
Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan conforme a las normas preestablecidas y en el
tiempo y lugar determinados.
80. UNIDAD IMPOSITIVA TRIBUTARIA (UIT)
CAP. II
Monto de referencia que es utilizado en las normas tributarias a fin de mantener en valores constantes las bases imponibles, deducciones, lmites de afectacin y dems aspectos de los tributos que
considere conveniente el legislador.
CAP. III
CAP. IV
CAP. V
CAP. VII
CAP. VIII
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