PARTE 2

PLANEACION, EJECUCION Y
CONTROL DEL PROYECTO
CAP 4. Definicin Alcance, responsabilidad y
secuencia de actividades
CAP
CAP
CAP
CAP
CAP

5 . Desarrollo del programa

6. Utilizacin de recursos
7. Determinacin de costos
8 . Administracin del riesgo
9. Cierre del proyecto

DETERMINACION DE
COSTOS PRESUPUESTO
Y VALOR DEVENGADO
Cap. 7

Objetivos
Estimacion del costo del Proyecto
Elaboracion del presupuesto del
proyecto
Determinacion del costo real
Determinacion del valor de trabajo
realizado
Analisis del desempeo del costo
Costo pronosticado

Estimacin de los costos de

la actividad

El costo total del proyecto suele estimarse durante

la fase de inicio del proyecto o cuando se prepara la
cdula del proyecto o una propuesta, pero por lo
general no se preparan los planes detallados en ese
momento.

Es necesario estimar los tipos y las cantidades de

los recursos que se requerirn para realizar cada
actividad. Los recursos incluyen personas,
materiales, equipo, instalaciones, etc.

Los recursos estimados de las actividades se utilizan

para estimar sus costos.

CLASIFICACION DE LOS
COSTOS
Mano de obra

Costos de mano de obra. Son los costos estimados para

las distintas clasificaciones de personas que se espera
trabajen en el proyecto, como pintores, diseadores y
programadores de computadoras.

materiales

Costos de materiales. Son los costos estimados de los

materiales que el equipo del proyecto o contratista
necesitan comprar para el proyecto, como pintura, madera,
tuberas, arbustos, alfombras, cables elctricos, papel,
material de arte, alimentos, computadoras y software de
aplicacin.

CLASIFICACION DE LOS
COSTOS
Alquiler de
equipos e
instalaciones

Costos del equipo. Algunos proyectos requieren equipo que debe

adquirirse como parte del proyecto. El equipo puede incluir
elementos como computadoras y maquinaria. Por ejemplo, un
proyecto para construir una clnica incluira la compra de varios tipos
de equipo mdico. O un proyecto para actualizar una instalacin de
manufactura puede incluir la compra de la nueva maquinaria de

Costos de instalaciones. Algunos proyectos pueden requerir

instalaciones especiales o espacio adicional para el equipo del
proyecto, por razones de seguridad, para almacenar materiales, o
para construir, ensamblar y probar el elemento final del proyecto
(entregable). Si se requieren estas instalaciones es necesario incluir
los costos estimados de rentar el espacio.

CLASIFICACION DE LOS
COSTOS
Subcontratist
as y asesores

Costos de subcontratistas y consultores. Cuando los equipos de proyecto o

contratistas no tienen el expertise (conocimiento experto) o los recursos para
hacer ciertas tareas del proyecto, pueden emplear subcontratistas o consultores
para que realicen esas actividades.

viajes

Costos de viaje. Si durante el proyecto se requiere hacer un viaje (que no sea

local) deben incluirse sus costos, como el boleto de avin, el hospedaje y las
comidas.

Costos de contingencia. Adems de los elementos anteriores, el equipo del

proyecto o contratista puede incluir un costo estimado de las contingencias,
tambin conocido como reservas, para cubrir situaciones inesperadas que
ocurran durante el proyecto, como elementos omitidos cuando se defini el
alcance inicial del proyecto, actividades que deben repetirse porque no
funcionaron la primera vez (rediseos), o una alta probabilidad o un riesgo de alto
impacto que pueda ocurrir. A menudo hay un presupuesto separado que se aparta
para contingencias al nivel del proyecto en lugar de reservarse para actividades
especficas.

PROYECTO ESTUDIO DE
MERCADO DE CONSUMO

Ejemplo Costos estimados

Recomendaciones
Es recomendable pedir a la persona responsable de los costos
asociados con el trabajo, que prepare una estimacin de los
costos asociados con cada actividad en particular. Esto genera
un compromiso de la persona e impide cualquier sesgo que
podra resultar de que sea una sola persona quien prepare las
estimaciones de los costos para todo el proyecto.
No obstante, en algunos casos, por ejemplo en proyectos
grandes que involucran cientos de personas que realizan
diversas actividades durante varios aos, no es prctico
solicitar a cada persona que proporcione estimaciones de los
costos.
En vez de ello, cada organizacin o subcontratista responsable
de un grupo o tipo de actividades puede designar a una
persona con experiencia para hacer las estimaciones de los
costos para todas las actividades por las que esa organizacin
o subcontratista es responsable

Importante!

Determinacin del
presupuesto del proyecto

El proceso de elaboracin del presupuesto de un proyecto

implica dos pasos.
1.

Determinar el presupuesto de cada paquete de trabajo, para lo

cual se agregan los costos estimados de todas las actividades
particulares asociadas con cada uno de los paquetes de trabajo
en la estructura de divisin del trabajo.

2. El presupuesto para cada paquete de trabajo se distribuye a lo

largo del periodo que se espera que dure la ejecucin de las
actividades de ese paquete de trabajo; de esta manera es posible
determinar el monto del presupuesto que debe gastarse en
cualquier momento dado.

COSTO TOTAL
PRESUPUESTADO (CTP)

La suma de los costos

estimados de las
actividades particulares,
como la mano de obra, los
materiales y los
subcontratistas para los
paquetes de trabajo
apropiados en la estructura
de divisin del trabajo
establecer un costo total
presupuestado (CTP),
tambin conocido como
presupuesto a la
terminacin (PAT) para cada
paquete de trabajo.

Estructura de divisin del trabajo

con presupuestos de paquetes de
trabajo

Ejemplo Maquina
empacadora
Diagrama de red para el proyecto de la maquina empacadora

Estructura de divisin del trabajo para el proyecto de la maquina

empacadora

COSTO ACUMULADO
PRESUPUESTADO

Una vez que un costo total presupuestado se ha

establecido para cada paquete de trabajo, el
segundo paso en el proceso de elaboracin del pre
supuesto del proyecto es distribuir cada CTP a lo
largo de la duracin esperada de su paquete de
trabajo.

Este monto total, conocido como costo acumulado

presupuestado (CAP), valor planeado (VP) o
costo presupuestado del trabajo programado
(CPTP), es el monto que se presupuest para hacer
el trabajo programado hasta ese momento

Costo presupuestado por periodo

para el proyecto de la maquina
empacadora

* Los importes son en miles de dlares

Con los valores del CAP es posible calcular una

curva del costo acumulado presupuestado, para
ilustrar los gastos presupuestados a lo largo de la
duracin del proyecto.

Ejercicio en clase:
Cul es el costo acumulado
presupuestado (CAP) al final de
la semana 6?

establecer un
sistema para
recopilar,
peridicamente,
informacin
sobre los gastos
reales.

incluye
procedimientos
para recopilar
informacin

Tambin
llamados costos
afectado o
compromisos.
Cuando se
ordena un
articulo
(mediante un
pedido), aun
cuando el pago
real se realice
posteriormente.

Comparacin del costo real con el

presupuestado

Es necesario

Costo comprometido

Costo real

Determinacin del costo real

Recopilar
informacin
sobre el costo
real, incluyendo
el costo
comprometido,
para comparar
contra el costo
presupuestado
acumulado.

COMPARACIN DEL COSTO REAL

CON EL COSTO PRESUPUESTADO
Semanas

Disear

3
9

Construir

Total
gastado

22
10

14

12

46

Instalar y probar

Total

10

14

12

68

Acumulado (CAP)

16

23

32

42

56

68

68

* Los importes son en miles de dlares

Semanas
CTP

Disear

24

Construir

60

Instalar y probar

16

Total

10

1 2
4

3
8

12

12

10

12

12

10

Costo
presupuestado y
acumulado
(miles de dls)

Curva del costo presupuestado

y acumulado
Costo Real
Acumulado hasta el
informe
100
92
84

68
64

Exceso
74 de
4000 Dls

56
52
42
40

Costo Total
Presupuestado

32
24
23
16
4
2

8
7
CPA

CRA

Semanas

Determinacin del valor del

trabajo realizado
DIA 1
Pintar 10 hab.
En 10 das
CP. 2000 dls
(200 x hab)

No va bien, se ha
gastado la mitad del
presupuesto en solo 3
de las 10 hab.
Con ese dinero gastado
debera haber pintado 5
de 10 hab.

DIA 5
Gastado: 1000 dls
Pintadas 3 hab.

Seria excelente si
fueran 6 de 10 hab.

VALOR DEVENGADO (VD)

El valor del trabajo realizado, es un parmetro clave

que se tiene que determinar durante el proyecto. Al
compararse el costo real acumulado con el
presupuesto acumulado, puede conducirse a
conclusiones errneas sobre la situacin del
proyecto.

Determinar el valor devengado incluye recopilar

informacin sobre el Porcentaje de terminacin de
cada paquete de trabajo, conventir el porcentaje en
un importe al multiplicar el CTP del paquete de
trabajo por el porcentaje de terminacin.

VALOR DEVENGADO (VD)

Lder de trabajo
20 semanas
Informa en semana 10
que el trabajo esta
terminado en un 90%

Si el informe NO es
realista creara falta
sensacin de seguridad
en trabajadores, en el
desempeo laboral

Ocasionara que el
porcentaje de
terminacin comience
a alargarse, mientras
que el costo real
contine aumentando
Para la semana 20 el
porcentaje de
terminacin quiz sea
de 96 %, y el costo
real sea excedido del
presupuestado

Calcular el Valor Devengado, multiplicando el CTP por el

porcentaje de terminacin.
Ejemplo:

0.30
3
habitaciones
de 10
30%

2,00
0
Costo de
c/1 hab.

600

Porcentaje acumulado completo por

periodo para el proyecto de la maquina
Semanas
empacadora
1

10

25

80

90

100

100

100

100

Construir

15

25

40

50

Instalar y probar

Disear

* Las cantidades indican el porcentaje de terminacin

acumulado.

VALOR DE DEVENGADO ACUMULADO (VDA)

Semanas
CTP

Disear

24

Construir

60

Instalar y probar

16

1
2.4

3
6

19.2

21.6

24

24

24

24

15

24

30

33

39

48

54

Acumulado
(VDA) estn
100 expresadas
2.4
6 19.2
24.6
Las cantidades
en miles
de

dlares.

Exceso de
4000 Dls

Anlisis del desempeo de

los costos

Anlisis del desempeo de

los costos
Las cuatro mediciones siguientes se usan para
analizar el desempeo del costo del proyecto:
CTP (costo total presupuestado)
CPA (costo presupuestado acumulado)
CRA (costo real acumulado)
VDA (valor devengado acumulado)

Principalmente se usan para determinar si el

proyecto se esta realizando dentro del
presupuesto y si el valor del trabajo realizado
est de acuerdo al coste real.

Estatus del proyecto de la

maquina empacadora a la semana
8
Una manera de abordar la situacin es analizar el avance en
trminos de porcentajes del costo total presupuestado de
$100K para el proyecto.
64% del CTP para el
proyecto iba ser
gastado en la
semana 8.
68% del
presupuesto total
en realidad se gasto
para la semana 8.
54% del trabajo
total del proyecto
en realidad se
realizado para el
final de la semana
8.

INDICE DEL DESEMPEO

DEL COSTO
Es una medicin de la eficiencia del costo con que se esta
realizando el proyecto. La formula para determinarlo es la
siguiente:

INDICE DEL DESEMPEO

DEL COSTO
En el proyecto de la maquina empacadora, el IDC a la semana 8 se
determina:
Que significa?
El resultado es 0.79

Esta razn indica que por cada dlar gastado en realidad,

solo se recibi 0.79 de dlar del valor devengado.

Que es menor que 1.0, por lo tanto se necesita llevar a cabo

una accin correctiva.

VARIACION DEL COSTO

(VC)

Es la diferencia entre el valor devengado acumulado

y el costo real acumulado. La formula para
determinarlo es:

VARIACION DEL COSTO

Este indicador muestra la brecha entre el trabajo realizado y
el costo real, pero la VC se expresa en importes.

COSTO PRONOSTICADO
Hay tres mtodos diferentes para
determinar el costo pronosticado
para la terminacin. (CPAT)

COSTO PRONOSTICADO
El primer mtodo supone que el trabajo a realizar en la parte
restante del proyecto o paquete de trabajo se har con la
misma tasa de eficiencia que el que se ha venido realizando
hasta ahora.

COSTO PRONOSTICADO
Para el proyecto de la maquina empacadora, el costo pronosticado a
la terminacin se determinara as:

Esto quiere decir que al ritmo que se va, el costo real del
proyecto ser de 126,582.00 Dls.

COSTO PRONOSTICADO

SEGUNDO METODO
El segundo mtodo para determinar el CPAT supone
que, con independencia de la tasa de eficiencia que ha
experimentado en el pasado el proyecto, lo que falta por
realizarse se har de acuerdo al presupuesto. La formula
es la siguiente:

COSTO PRONOSTICADO
Para el proyecto de la maquina empacadora el CPAT
se determina mediante:

COSTO PRONOSTICADO

TERCER METODO
Un tercer mtodo es estimar de nuevo los costos para todo
el trabajo que queda por realizar y despus sumar esto
nuevo al costo real acumulado. La formula para determinar
el CPAT utilizando este tercer mtodo es:

El tercer enfoque puede requerir tiempo, pero quiz sea necesario

si el proyecto experimenta desviaciones persistentes del plan o si
hay cambios grandes.
Como parte del anlisis peridico del desempeo del costo, se
debe calcular el CPAT para el proyecto, usando el primer o
segundo mtodo. Entonces se puede determinar el exceso o
faltante pronosticado.

Indice de desempeno a
la terminacion (IDT)

El fin de que el proyecto o paquete de trabajo se

completen dentro de su costo total presupuestado.
La frmula para calcular el IDT es:

El numerador de la ecuacin, CTP - VDA, es la cantidad del

valor devengado del trabajo restante que se debe realizar.
El denominador de la ecuacin, CTP - CAR, es el monto del
presupuesto que an queda.

IDT, para el proyecto de la

maquina empacadora es:

Esoto indica que hay $46,000 restantes del valor devengado

del trabajo que falta realizar, y solo quedan $32,000 del
presupuesto ppara hacer ese trabajo.
Asi que el trabajo restante debe hacerse con un ndice de
eficiencia de 1.44 para completar el proyecto dentro del
presupuesto de $100,000.

CONTROL DEL COSTO

CONTROL DEL COSTO

La clave para el control efectivo del costo es
analizar el desempeo sobre una base peridica y
oportuna. El control del costo incluye lo siguiente:
Analizar el desempeo del costo para
determinar que paquetes de trabajo necesitan
accin correctiva.
Decidir que accin correctiva se debe de llevar a
cabo.
Revisar el plan del proyecto incluyendo los
tiempos estimados y costos- para incorporar la
accin correctiva planeada.

CONTROL DEL COSTO

Se deben de identificar aquellos paquetes de trabajo
que tengan una variacin negativa o tengan un ndice
de desempeo inferior a 1.0 en su VC o IDC. La
cantidad de VC debe determinar la prioridad del
esfuerzo de correccin, en otras palabras el paquete
que tenga la VC negativa mayor deber tener la ms
alta prioridad.

CONTROL DEL COSTO

Al evaluar los paquetes de trabajo con variacin negativa
del costo, se debe centrar la atencin en llevar a cabo
acciones correctivas para reducir los costos de dos tipos de
actividades:

Ejercicios en grupo

Cap 7.

Ejercicios 9, 10 , 12