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Sistema de Indicadores en Las Pymes
Sistema de Indicadores en Las Pymes
La medicin de
objetivos en pymes.
Sistemas indicadores
La proliferacin de referenciales especficos, bien sectoriales o bien particulares de una determinada organizacin, ha puesto de manifiesto una
serie de aspectos que desde el tradicional aseguramiento de calidad no
se haban planteado, considerndose como propios del control de gestin.
Juan Sendn Caballero
El presente artculo est dirigido a pymes que se encuentren en proceso de definicin de sus referenciales y se planteen la inclusin en los mismos de sistemas de medicin,anlisis y mejora y no pretendan limitarse a las reas tradicionalmente reservadas a la funcin calidad, tratando de potenciar en sta el concepto de gestin.
Para ello se van a utilizar conceptos basados en el Cuadro de Mando Integral (CMI)
o Balanced Scorecard, herramienta que permite traducir la estrategia de una organizacin en objetivos relacionados,medidos por los correspondientes indicadores
y ligados a unos planes de accin.
Por ltimo, el hecho de que estas lneas estn escritas por un miembro de una entidad de certificacin,me obliga a resaltar que en ningn momento se pretende incluir
en las mismas aspectos exigibles en las auditoras,sino,modestamente,tratar de aportar alguna idea prctica a quienes se enfrentan a la difcil tarea de establecer indicadores tiles y coherentes con la estrategia de la organizacin y sus objetivos.
N 28 / Julio/Agosto 2006
N 28 / Julio/Agosto 2006
Establecimiento de indicadores
Al igual que sucede con los objetivos, se recomienda establecer un nmero reducido de indicadores que recoja la informacin necesaria para la toma de decisiones. Debe evitarse la informacin irrelevante, redundante o cuya medicin suponga un alto coste frente al valor aadido que aporta, al objeto de no ocasionar la
inoperatividad del sistema.
A la hora de realizar el diseo de un indicador debera considerarse:
El objetivo estratgico que se pretende medir con el indicador y su prioridad.
El soporte y formato del indicador en base a la tecnologa empleada.
El ratio (frmula) o mtodo de medicin (encuestas, cliente misterioso, etc.) a
emplear.
La frecuencia (semanal, mensual, etc.) y tamao de la muestra (si aplica) en la
realizacin de mediciones del indicador. La frecuencia se determinar en funcin de la naturaleza de la actividad y de la importancia del objetivo a medir.
Los valores mnimos aceptables a obtener en las mediciones.
La funcin de la organizacin responsable de la realizacin de mediciones y su
anlisis.
La periodicidad en la realizacin de anlisis y seguimiento de la informacin
obtenida y la comunicacin de resultados a las funciones afectadas.
La funcin de la organizacin responsable de asegurar el cumplimiento de los
resultados medidos por el indicador y adoptar planes de accin ante posibles
desviaciones.
El anlisis de los indicadores debera centrarse siempre en las tendencias ms que en
medidas concretas y, por supuesto, debera estar orientado hacia la mejora continua.
Finalmente, debe destacarse que el establecimiento de un sistema de indicadores
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Ejemplos de indicadores
A continuacin se relacionan ejemplos de indicadores clasificados por reas de la
organizacin. No se ha pretendido realizar un listado exhaustivo, sino ms bien tratar de ofrecer algunos de uso comn que puedan ser escogidos para su aplicacin
al sistema de gestin de calidad de una pyme a lo largo de toda la cadena de valor. Obviamente, no todos los indicadores relacionados son vlidos para cualquier
organizacin, debiendo ser adaptados en funcin de las dimensiones valoradas y,
sobre todo, de la naturaleza del negocio y su entorno.
DISEO Y DESARROLLO
N de nuevos productos/total productos de la organizacin
Tiempo medio de desarrollo del proyecto (incluyendo planificacin, revisin,
verificacin, validacin y cambios en el diseo)
Porcentaje sobre ventas totales presupuestado para actividades
de diseo y desarrollo
Aceptacin de los nuevos productos o servicios: ventas de
nuevos productos o servicios/total ventas
COMERCIAL
COMPRAS
N de proveedores homologados por referencia
N de referencias con proveedor nico
Plazos de entrega de proveedores: n incumplimientos de plazo
por proveedor/total entregas del proveedor
No conformidades en recepcin: n de entregas fuera de especificaciones/total entregas del proveedor
Calidad concertada: n de acuerdos de calidad concertada con
proveedores/total proveedores
PRODUCCIN/PRESTACIN SERVICIO
Productividad por horas: volumen de produccin o ventas/
horas de trabajo
Productividad por empleado: volumen de produccin o ventas/n de empleados
Capacidad de produccin media/ capacidad de produccin
mxima
Tiempos de ciclo de produccin/servicio
Tiempos medios de preparacin, montaje, espera y parada de
mquinas
Tiempo medio de entrega a clientes
Tiempo medio del pedido: Tiempo medio de entrada del pedido del cliente a produccin + tiempos de ciclo de
produccin/servicio + Tiempos medios de preparacin, montaje,
espera y parada de mquinas + tiempo medio de entrega a
clientes
Rotacin de stocks: Coste de la mercanca vendida/inventarios
Entregas fuera de plazo: (n de entregas fuera de plazo/n de
entregas con plazo prefijado)
No conformidades en proceso: n de productos o servicios realizados fuera de especificaciones/nmero total de productos o servicios
Coste de las no conformidades: Coste de rechazos, reparaciones y reprocesos/ gastos generales de fabricacin
Resultados cliente misterioso
ATENCIN AL CLIENTE/POSVENTA
Fidelizacin de clientes: clientes que repiten compra/total
clientes
Prdidas de clientes: bajas de clientes/total clientes
Insatisfaccin clientes: n reclamaciones/total clientes
% devoluciones de clientes
% reclamaciones en garanta
Tiempo medio de atencin de reclamaciones
Efectividad atencin cliente: n de reclamaciones no resueltas
en plazo/total reclamaciones
Resultados encuestas de satisfaccin de clientes RR HH
Alcance de los planes de formacin: n de empleados receptores de actividades formativas/plantilla media
Costes de formacin por empleado: [(costes totales de formacin/costes de personal)]/n de empleados receptores de actividades formativas
Absentismo laboral: n horas de ausencia/n de horas laborables
Siniestralidad: (n de accidentes laborales con baja/n de horas
laborales
Rotacin externa: (n de altas + n de bajas)/plantilla media
Resultados encuestas internas de clima laboral
N 28 / Julio/Agosto 2006