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Supervisin y supervisores: un modelo conceptual y prctico para la efectividad organizacional.

Supervisin y supervisores: un modelo conceptual y prctico para


la efectividad organizacional.
Autor. Lic. Vladimir Delyade Estrada Portales, MSc.
Profesor Universitario. Consultor Gerencial y Acadmico.
Comunicador y Articulista.
(Fragmento de un libro en preparacin).
Se ofrecen en este texto algunos conceptos bsicos sobre la supervisin
como proceso administrativo y el supervisor como figura organizacional,
extrados del Manual Didctico del autor sobre Supervisin Efectiva.
__________________________________________________________
Qu es Supervisin?
El trmino mismo nos da una nocin bastante precisa de su alcance: visin
superior. El supervisado espera de quien lo supervisa una visin superior a
la suya (y una accin consistente con ella) acerca de las funciones y
actividades que desarrolla. La organizacin espera del supervisor una visin
superior a la de los supervisados por l (y una accin consistente con ella),
que asegure la mejora del desempeo de estos y la obtencin de resultados
consistentes con las metas trazadas. Ahora bien: la superioridad de la
visin esperada del Supervisor no es solamente de ndole jerrquica, o
sea, no slo se vincula con el poder que otorga un puesto de mayor rango.
El Supervisor debe ofrecer esa visin superior (y una accin consistente con
ella), porque:
Debe conocer a fondo y estar ms y mejor preparado tcnicamente
para el desempeo de las funciones de sus supervisados, que el
mejor de estos.
Debe estar tan motivado o ms para un desempeo exitoso y
efectivo, que el ms motivado de sus supervisados.
Debe poder crear y ofrecer un espacio de trabajo motivador y de
interaccin humana enriquecedora, que propicie la integracin
productiva de los supervisados al equipo y la organizacin en que
laboran.
Todos los Derechos Reservados en www.safecreative.org . Cdigo de Registro: 1211072643715.
Se autoriza el uso de este documento total o parcialmente, citando la fuente y reconociendo la autora.
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Debe ser capaz de detectar, siempre y por diversas vas, las


deficiencias y dificultades en el desempeo de sus supervisados.
Debe ser capaz de ofrecer soluciones a los problemas de desempeo
de sus supervisados (o incluso mejor, estimular la creacin, adopcin
e implementacin de soluciones propias por parte de ellos) y
acompaarlos constructivamente en su puesta en prctica.
Debe ser capaz de entrenar a sus supervisados en las diferentes
tareas que desarrollan, para lograr un desempeo superior.
Debe ser capaz de identificar el potencial de desarrollo y desempeo
superior en cada uno de sus supervisados, estimularlos y prepararlos
para la expresin prctica de ese potencial.
Debe ser capaz de evaluar de forma diagnstica, valorativa y
desarrolladora el desempeo de todos y cada uno de sus
supervisados, de forma continua y sistemtica.
Debe ser capaz de comunicar de manera clara, precisa y constructiva,
todo lo que sea importante para proveer a sus supervisados la
informacin oportuna y completa y la mejor educacin laboral
posible.
Debe ser capaz de propiciar y asegurar en sus supervisados la
motivacin laboral, la asuncin de responsabilidades, la necesidad de
la mejora continua, la proactividad, la adaptabilidad a los cambios y
la capacidad de reaccin y respuesta positiva e innovadora ante
estos.
Debe ser capaz de premiar/castigar, estimular y promover en funcin
de los resultados que alcancen sus supervisados.
De todo esto surgen algunos elementos esenciales a destacar y ampliar:
La supervisin es una funcin eminentemente gerencial. Quien
supervisa es, en la prctica, el administrador del desempeo de un
grupo de personas supervisadas por l, aunque su nombramiento
formal diga otra cosa. Los documentos no siempre definen las
realidades. Y en muchos casos, las realidades van ms all de los
documentos.
La supervisin es una responsabilidad ineludible de todo aquel que
dirige personas y responde por sus resultados. Sea cual sea la
denominacin de un cargo directivo y el nivel en que se halla, los
resultados a lograr dependen necesariamente de la actuacin de
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otras personas que son subordinados jerrquicos del titular del


cargo. Por ende, el nico modo efectivo de poder incidir sobre la
calidad de estos resultados y su mejora continua es supervisar de
modo efectivo la actividad de los mismos. Si usted desea resultados,
debe asegurar que se obtengan. Y para ello, tiene que supervisar con
efectividad. Es imposible de otro modo.
La supervisin es una funcin educativa, de desarrollo humano y
profesional. Dado lo que se espera de un supervisor, es claro que este
debe incidir directamente sobre el desempeo laboral de sus
supervisados y trabajar por su mejora continua. Ahora bien: siendo
el desempeo, como lo es, un sistema complejo de aplicacin a la
realidad, por parte de una persona o grupo, de sus conocimientos,
habilidades, capacidades, actitudes y motivaciones, expresados a
travs de conductas, con base en determinados valores, y que
produce unos resultados (Estrada, 2006), resultara imposible actuar
sobre este, como producto directo de la actividad de un empleado,
sin incidir e impactar sobre el ser humano que dicho empleado es, y
sin trabajar para cambiar lo que se requiera en esa persona en
trminos de conocimientos, habilidades, capacidades, valores,
actitudes y comportamientos, lo cual se reflejar posteriormente en
sus resultados laborales (desempeo). Sobre todo ello se profundiza
ms adelante.
La supervisin requiere la combinacin de los enfoques estratgico,
sistmico y de procesos. Dado el amplio diapasn de valores,
motivos, competencias, actitudes, comportamientos y resultados
posibles en los supervisados, as como los diferentes horizontes
abarcados y pretendidos al definir con cada uno de ellos los objetivos
de desempeo a corto, mediano y largo plazos y dar seguimiento al
trabajo por su logro; y tambin, por supuesto, la necesidad de
supervisar tal como funcionamos los seres humanos (o sea,
integrando nociones
dialcticamente contradictorias y
complementarias como: abstracto-concreto, simple-complejo,
individual-colectivo
y general-particular), se hace necesario
aprender, aprehender, entender, asumir y practicar la supervisin
como un sistema de acciones, que aportan entre todas resultados
superiores a cada una por separado (con todas las implicaciones del
enfoque sistmico), orientadas a la materializacin de un estado
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deseado futuro con base en prioridades de accin y aplicacin de


recursos, y partiendo de una realidad presente y los retos que ella
implica (aplicando as el enfoque estratgico), y desarrollar
secuencialmente las acciones de supervisin de modo que se
puedan ir mejorando los resultados en funcin de las etapas que se
van venciendo, a partir de los insumos que cada etapa aporta a la
siguiente y las nuevas demandas de preparacin y desempeo en
cada una (en lo cual se aprecia el enfoque de procesos).
La supervisin es una funcin de autoexigencia constante y
creciente. Resulta imposible mantenerse al nivel exigido por una
supervisin de altos estndares, sin estar constantemente creciendo.
Los supervisados crecen de forma permanente, bajo mltiples,
diversas y crecientes influencias y exigencias del entorno; y entre
otras cosas, gracias al trabajo del propio supervisor. Si este se
estanca, pronto quedar desfasado y ser superado por la realidad
de un contexto cada vez ms demandante y de unos subordinados
mejor preparados que l para un desempeo efectivo, incluso, de la
propia supervisin.
Ahora bien: a partir de todo lo planteado es la Supervisin una funcin,
un proceso, una actividad profesional, o simplemente un trabajo
remunerado ms?
Ni lo uno ni lo otro, sino todo lo contrario. Veamos:
1. Es un trabajo remunerado, porque responde a un perfil ocupacional
concreto y preciso, con horarios de labor, espacios fsicos o virtuales
donde desarrollarla, recursos con los cuales hacerlo, deberes
funcionales que cumplir y resultados concretos que aportar, todo ello
definible en un Contrato y por los cuales el supervisor percibe un
salario.
2. Es un proceso, porque una supervisin efectiva implica una serie de
actividades con un ordenamiento secuencial determinado,
consistente con los posibles resultados esperados de cada una de
ellas y del proceso en su conjunto; o dicho de otro modo, es una
secuencia de acciones con insumos o entradas necesarias para su
desempeo y resultados o salidas previsibles a partir de este. Por
ejemplo: parte del proceso de supervisin es la evaluacin del
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desempeo basada en el logro de los objetivos trazados para un


periodo X, pero es imprescindible haber trazado previamente estos
objetivos para poder evaluar de ese modo al supervisado. Ms
adelante se describe en detalle el proceso de la supervisin y las
actividades que lo integran.
3. Es una funcin, porque todo responsable del trabajo y los resultados
de otras personas, debe supervisarlas como parte de los deberes de
su cargo, a fin de asegurar de diversas formas la obtencin de los
resultados previstos. Y por ende, la supervisin est contemplada
entre sus funciones como Encargado, Director, Administrador,
Gerente, o como se denomine el cargo en cuestin. En el caso de una
persona nombrada especficamente como Supervisor de un grupo
humano, el contenido de la funcin Supervisin se homologa en alto
grado (o totalmente) al de su posicin o puesto de trabajo.
4. Es una actividad profesional, porque su desempeo efectivo
requiere un determinado grado de profesionalidad, y esta a su vez de
un proceso de profesionalizacin progresiva, cada vez mayor en la
medida que los avances tecnolgicos y la democratizacin y
universalizacin del acceso a la educacin e informacin va web, van
convirtiendo a las personas (empleados) en entes de mayor
preparacin, complejidad y dificultad para manejarlos y guiarlos
hacia un desempeo superior, lo cual es parte de la esencia del
trabajo de Supervisin. Resulta imposible ser hoy un buen supervisor
sin manejar algunos elementos de las ciencias humanas o ciencias de
la conducta, por ejemplo; pero tambin son muy necesarios, entre
otros, diversos aspectos de administracin general y gestin humana,
trabajo con grupos, economa y finanzas, contabilidad, computacin,
gestin de informacin, manejo de internet, un manejo adecuado de
la lengua materna (y dependiendo de la actividad, posiblemente
tambin otras), comunicacin prctica, ciertas habilidades para el
entrenamiento y el coaching, y por supuesto (y en profundidad),
todos los elementos tcnicos y tecnolgicos de los procesos en los
cuales laboran los supervisados.

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Con todos estos elementos


conceptualmente la Supervisin?

ya

tratados,

podemos

definir

Definitivamente, s. Pero no recomendamos a ningn lector simplificar algo


tan complejo como la supervisin y limitar su anlisis a un concepto en fro.
Por ello hemos procurado arribar a este punto luego de un tratamiento
introductorio y contextualizador del tema, como el hasta aqu realizado.
Podemos definir de modo muy general a la supervisin, en el mbito
laboral, como el proceso administrativo consistente en el seguimiento
sistemtico, por parte de un supervisor, a la actividad de uno o ms
subordinados, desarrollado integrando los enfoques estratgico,
sistmico y de procesos, y que abarca desde la incorporacin e integracin
del (los) supervisado (s) al grupo laboral, su diagnstico individual y la
definicin de sus objetivos de trabajo y desarrollo para un periodo dado,
hasta el momento de la evaluacin del cumplimiento de los mismos y la
proyeccin del periodo siguiente. Su meta principal es el logro de un
desempeo laboral superior de forma creciente y sostenible; su esencia,
bsicamente de interaccin humana; su enfoque, principalmente
educativo; e incluye temas como el control y evaluacin sistemticos del
comportamiento integral en el trabajo, la accin constante (correctiva y
educativa) para la mejora continua del desempeo en todos sus mbitos,
la estimulacin permanente para un rendimiento superior, y la aplicacin
del sistema de consecuencias a partir de los resultados logrados por cada
supervisado en la evaluacin de su desempeo.
Podra ampliarse mucho ms, pero consideramos que aqu est planteada
la esencia del concepto. Al menos, nos orienta hacia lo principal, que puede
resumirse en algunos trminos: diagnstico, objetivos, desempeo,
seguimiento, sistematicidad, control, evaluacin, correccin, educacin,
mejora continua, estimulacin y consecuencias.
Y ahora, veamos Quin es el Supervisor?
Ofrecemos de inmediato algunos elementos conceptuales que
consideramos importantes para poder analizar los requerimientos de
competencias para la supervisin efectiva, y a continuacin, el posible perfil
de un Supervisor ideal, adaptable en funcin del tipo de actividad que
desarrolla cada organizacin. El hecho posible de que algunos o muchos de
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las actuales titulares de la posicin de Supervisor en muchas entidades, no


coincidan ni se acerquen al perfil, significa a nuestro juicio, al menos, dos
cosas importantes:
1. Se requiere mejorar de manera significativa los procesos de seleccin
de candidatos para ocupar y desempear esta posicin (que resulta
estratgica para las organizaciones).
2. El propio perfil puede ser un punto de partida para el diagnstico de
la situacin individual de cada supervisor y para el trazado de los
planes de desarrollo individual y de gestin de sus respectivas
carreras profesionales, en lo cual los propios implicados deben jugar
un rol protagnico junto a las instancias de la organizacin que los
dirigen, y tambin al rea de Gestin Humana y la que atiende y
gestiona la Capacitacin organizacional.
Es importante plantear, de inicio, que un Supervisor (y en general, un
Administrador), requiere tener, desarrollar y aplicar a su desempeo tres
grupos principales de destrezas, segn el interesante y clsico enfoque
propuesto por Katz (importante investigador y autor sobre esta rea):
destrezas conceptuales y estratgicas, destrezas tcnicas y destrezas
humanas. Veamos una representacin grfica de este modelo, que facilita
su comprensin, y a continuacin, breves comentarios explicativos del
autor del presente texto:

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El modelo propone que, en la medida que se eleva el nivel jerrquico del


puesto ocupado, aumenta la necesidad y el requerimiento de destrezas
conceptuales y estratgicas (un 40 %), orientadas principalmente a la
conceptualizacin general de la organizacin, la definicin de su proyecto y
la formulacin de las estrategias y enfoques a travs de los cuales debe
avanzar), como se aprecia en el lado derecho del grfico correspondiente a
la Alta Direccin. De igual modo, se plantea que en este tipo de puesto de
alto rango, se necesita un nivel bsico, pero no necesariamente abundante,
de las llamadas destrezas tcnicas (un 10 %), directamente vinculadas con
el desempeo de las actividades a travs de las cuales la organizacin
produce los bienes y servicios que ofrece a sus clientes y pblicos. Y
finalmente, reafirmando la importancia que damos al factor humano en la
administracin y la supervisin organizacional, puede observarse la
necesidad de un 50 % de destrezas humanas, enfocadas al liderazgo que
deben ejercer sobre el equipo gerencial y humano de la organizacin, y al
logro de elevados estndares de desempeo en todas y cada una de las
personas que los integran.
Sin embargo, en el otro extremo del grfico (correspondiente a los mandos
intermedios y de base de la organizacin), cambian las proporciones
extremas, o sea, se invierten los valores requeridos de las destrezas
conceptuales y estratgicas (con un mnimo y bsico 10 %) y de las
destrezas tcnicas (con un muy importante y significativo 40 %). Pero las
destrezas humanas mantienen aqu su elevado peso y valor (un
contundente 50 %), confirmando que la gestin efectiva del equipo
humano es el principal proceso administrativo si se quieren resultados
positivos en la organizacin; y de ello forma parte esencial una Supervisin
de alta efectividad.
Veamos el perfil general propuesto por el autor de este trabajo para el
desempeo de la posicin de Supervisor:
Preparacin deseable para el trabajo:
Formacin universitaria o tcnico-profesional en carreras como:
administracin, psicologa, pedagoga, economa o ingeniera industrial, u
otras que integren conocimientos sobre direccin de organizaciones y
gestin de personas y procesos. Alternativamente, cursos tcnicos que
aporten formacin en los temas generales mencionados anteriormente en
este texto. Formacin tcnica al nivel ms conveniente segn su mbito de
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actuacin, en la actividad que ha de supervisar. nfasis especial en cursos


especializados en Supervisin con un enfoque amplio y actualizado del
concepto, si existieren en el contexto (tener en cuenta que hoy en Internet
es posible formarse acadmicamente en las ms dismiles temticas, en
muchas inclusive de forma gratuita).
Experiencia laboral deseable:
Bsicamente (aunque no excluyente), en puestos administrativos o de
supervisin, as como en la docencia, si las actitudes y caractersticas
personales se corresponden con el perfil (el ejercicio docente es
esencialmente un proceso de desarrollo, facilitacin y supervisin del
aprendizaje, que entrena y prepara para supervisar en muchos otros
campos). Si la experiencia demostrable en gerencia o supervisin es en
actividades similares a las que ha de supervisar en lo adelante, mucho
mejor. El periodo a demostrar no debe ser inferior a un ao, previendo la
posibilidad de haber iniciado y cerrado al menos un ciclo de supervisin
anual con sus subordinados. Y por supuesto, debe poseer experiencia
amplia, positiva y diversa en el desempeo de funciones iguales o similares
a aquellas que supervisar una vez nombrado.
Valores esperados. Se esperan principalmente los siguientes:
Humanismo. Se espera del Supervisor la priorizacin del aspecto humano
de su trabajo por sobre cualquier otra consideracin, dado que debe tener
a las personas y su desarrollo como el elemento principal de su gestin para
obtener resultados positivos, y slo hacindolo as podr ejercer un
legtimo poder de ejemplo, constituir referencia y modelo, sancionar
cuando se requiera con justeza y legitimidad, aplicar la persuasin y
demostrar desde su accin personal.
Profesionalidad. Se espera del Supervisor una visualizacin y asuncin
personal de su actividad como una profesin, y un ejercicio altamente
profesional en el desempeo de todos los mbitos de su funcin, abarcando
esto tanto los aspectos tcnicos y tecnolgicos como los conductuales y los
tico-morales inherentes al mismo, con estricto apego a las normas
tcnicas y tecnolgicas, las buenas prcticas y los principios y preceptos
ticos pertinentes. Especialmente, se espera la capacidad de demostrar,
entrenar, ensear, educar y contribuir al desempeo superior, desde su
propia prctica previa y excelente de las funciones que sus supervisados
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desempean, y la de desarrollarlos a partir de una supervisin apegada a


los procedimientos tecnolgicos, y al mismo tiempo, creativa e innovadora
en funcin de las necesidades de cada ser humano atendido por l.
Calidad. Se espera del Supervisor un enfoque total a la excelencia en todas
y cada una de las actividades que desarrolle como parte del cumplimiento
de sus funciones, y un alto grado de incidencia en el logro y mantenimiento
creciente y sostenible de similares estndares en sus subordinados. Se
espera que todo ello se exprese en su enfoque al trabajo por la obtencin
de Certificaciones y/o Acreditaciones que avalen un desempeo de
excelencia a partir de Normas nacionales y/o internacionales.
Trabajo en equipo. Se espera del Supervisor un enfoque sostenido a la
creacin y desarrollo de un verdadero equipo de trabajo entre sus
subordinados, de modo que se privilegie, entre otros aspectos, la
construccin de una red amplia y profunda de relaciones humanas de alta
calidad, la colaboracin genuina, la comunicacin fluida y multidireccional,
el aprendizaje permanente, colectivo y compartido, el uso y aplicacin
colaborativa de la inteligencia colectiva a la prctica laboral por encima del
estrellato individual, y el apoyo mutuo, constante y creciente para la mejora
continua del desempeo entre todos los integrantes del equipo.
Enfoque al desarrollo. Se espera del Supervisor una orientacin constante
al desarrollo propio y de sus subordinados, tanto en la espera profesional
como en la personal. Ello se vincula a la motivacin y los objetivos
personales de desarrollo de cada quien, que deben ser plenamente
conocidos por el Supervisor; y los supervisados, estimulados y apoyados por
este para alcanzarlos.
Vocacin de servicio. Se espera del Supervisor disponibilidad permanente
para todos y cada uno de sus subordinados y clara definicin de su intencin
de ofrecerles siempre la informacin, los recursos y el apoyo que requieran
para cumplir sus funciones y lograr sus objetivos. Ms all de lo profesional,
se espera una vocacin de apoyo que le permita ser percibido como un
proveedor confiable de insumos y recursos intelectuales, relacionales,
espirituales, emocionales y volitivos para una mejor satisfaccin y calidad
de vida laboral, adems de los de ndole tcnica, tecnolgica y logstica para
el desempeo.
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Actitudes esperadas. Entre otras, se esperan las siguientes:


Rigor tcnico. No transigir ni ceder en cuanto al cumplimiento de los
estndares tcnicos y/o tecnolgicos establecidos para el desempeo.
Ejercicio sano y constructivo del poder basado en el liderazgo. No imponer
decisiones salvo en casos extremos, sino ms bien propiciar el consenso,
aportando los elementos requeridos para las decisiones y permitiendo que
estas se tomen con real participacin de quienes han de llevarlas a la
prctica, siempre que se pueda. Respetar de modo genuino la inteligencia
y capacidades de los subordinados. Manejarse en toda situacin con un
elevado sentido tico y liderar con base en el ejemplo personal.
Exigencia consecuente. Mantener en todo momento el enfoque a los
estndares cualitativos y cuantitativos establecidos para el desempeo y los
resultados, pero sin obviar las posibles variaciones en la situacin operativa
o las particularidades locales que puedan afectarlos en alguna medida.
Disciplina. Establecer, cumplir, hacer cumplir y educar a los supervisados
en el cumplimiento de los estndares de desempeo en cuanto a la
disciplina laboral y tecnolgica, aplicando estrictamente a su nivel los
procedimientos de gestin disciplinaria definidos en la institucin.
Sistematicidad. Mantener un nivel de gestin y ejecucin acorde a los
plazos y frecuencias establecidos para los diferentes procedimientos y
actividades objeto de supervisin. Aplicar como filosofa y como estilo de
trabajo el seguimiento y control sistemtico a cada tarea. No violar ni
permitir que se violen horarios o fechas de reuniones o asambleas, entrega
de informes, despachos y otras actividades sistemticas, ni dejar de ejercer
sin causa de fuerza mayor la accin supervisora definida en los planes de
gestin correspondientes, en las fechas y/o frecuencias indicadas.
Apoyo. Aportar en cada momento los niveles de soporte requeridos por los
supervisados en todos los rdenes.
Constancia. No cejar en el empeo de la mejora continua de los resultados
de los supervisados. Insistir, perseverar, plantear cada vez metas crecientes
y exigentes, pero aportando la formacin y el apoyo requeridos para que
puedan ser alcanzadas. Replantear las metas que por causas objetivas no
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puedan ser cumplidas, pero reforzar el trabajo para su materializacin e


insistir en el logro de los resultados originalmente propuestos en cuanto sea
posible.
Confianza. Tener siempre presente que la nica forma de hacer a un
hombre digno de confianza, es confiar en l, y que todo ser humano
merece al menos una oportunidad para rectificar, cambiar y mejorar.
Todos los supervisados son buenos, honestos, confiables, capaces, y
merecen la mxima credibilidad, mientras no demuestren
consistentemente lo contrario. Evitar toda prctica tendente a minimizar
ese sentimiento en los subordinados. Y por otra parte, el supervisor debe
ser el reservorio sagrado de las confidencias de sus supervisados, que
deben ver en l un paradigma de confiabilidad.
Otras caractersticas personales y tendencias conductuales deseables:
Conciencia de que otros pueden hacer su trabajo tan bien o mejor
que l mismo, y disposicin a propiciar su desarrollo.
Disposicin a delegar autoridad y compartir poder.
Disposicin a dirigir y entrenar a otros supervisores de categora
inferior a la suya.
Habilidad y disposicin, para interactuar y dirigir grupos de personas
(manejo de conflictos, motivacin, seguimiento, comunicacin
interpersonal productiva, entre otras).
Disposicin a aprender constantemente (por ejemplo, recibir
entrenamientos tcnicos y administrativos que se requieran), tanto
en forma lectiva como autodidacta.
Deseos de superacin personal y alta motivacin de logro.
Orientacin al cuidado y mantenimiento excelente de su imagen
personal en todos los sentidos.

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Todo lo anterior convierte al Supervisor, de hecho y de derecho, en un


Gestor de Personas. La Gestin de Personas (tambin conocida como
Gestin Humana, Gestin del Capital Humano, Gestin del Talento
Humano, Gestin de Recursos Humanos, etc.), se ha convertido desde hace
mucho en un exigente, estratgico y amplio campo del saber y la actuacin
administrativa en las organizaciones, de creciente importancia e impacto
en sus resultados, efectividad y competitividad. Es vital, pues, que un
Supervisor maneje y aplique conceptos fundamentales de Gestin
Humana y las tcnicas pertinentes, y sea capaz de integrar su propia
accin supervisora en dicho mbito de gestin. En prximos trabajos
profundizaremos en este importante tema, y ofreceremos los fundamentos
de nuestro modelo de supervisin y las etapas, procesos, procedimientos y
tecnologa de la gestin supervisora efectiva.

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