DEPARTAMENTO DE LENGUAJES Y SISTEMAS INFORMTICOS

ESCUELA SUPERIOR DE TECNOLOGA Y CIENCIAS EXPERIMENTALES

A.D.E.M.
Segundo Curso

A25. Informtica aplicada a la gestin

Curso 2005/2006

Bases de datos: Access

Tema 1. Introduccin

Access

Universitat Jaume I

TABLA DE CONTENIDOS.
1.

Introduccin. ............................................................................................................3
1.1. Conceptos de bases de datos. El modelo relacional. ......................................3
1.2. ACCESS como SGBDR. ................................................................................3
1.2.1. Tablas ...............................................................................................5
1.2.2. Consultas ..........................................................................................5
1.2.3. Formularios.......................................................................................6
1.2.4. Informes............................................................................................7
1.2.5. Macros ..............................................................................................7
1.2.6. Mdulos ...........................................................................................7

2.

Iniciar Microsoft Access. .........................................................................................8

2.1. Componentes de la pantalla inicial.................................................................8
2.1.1. La barra de mens. ...........................................................................9
2.1.2. La barra de herramientas. ...............................................................10
2.1.3. La barra de estado...........................................................................11
2.1.4. La ventana de base de datos. ..........................................................11
2.2. Utilizacin de la ayuda. ................................................................................12
2.3. Salir de Access..............................................................................................13

Prctica 1. Introduccin

Pgina 2

Access

1.

Universitat Jaume I

INTRODUCCIN.

Esta prctica presenta una introduccin a la terminologa y a los conceptos bsicos que
nos vamos a encontrar a lo largo del curso.
Los principales conceptos que se desarrollan en este guin son:
Base de datos
Tabla
Consultas
Formulario
Informe
Macro
Mdulo
Para entender con mayor claridad estos conceptos se puede seguir el ejemplo de la
base de datos Neptuno que se instala con el Access y se encuentra situada en la
carpeta ejemplos dentro de la carpeta Access. Con objeto de que no se dae la base de
datos y todos los compaeros puedan hacer pruebas con ella es recomendable que
creis una carpeta con vuestro nombre en el disco duro (no en el disquete) y copiis
(no movis) el archivo neptuno.mdb que est en c:\Access\ejemplos o c:\Archivos de
programas\Microsoft Office\Office\Samples a vuestra carpeta.

1.1. Conceptos de bases de datos.

Una base de datos se define como un conjunto de datos relacionados que se almacenan
de forma que se pueda acceder a ellos de manera sencilla, con la posibilidad de efectuar
consultas, ordenaciones en base a diferentes criterios, imprimir informes, etc.
El objetivo principal de una base de datos es unificar toda la informacin del sistema
para evitar redundancias, sin perder las distintas perspectivas, que de la misma tienen
los usuarios, Los datos se organizan y se mantienen en un conjunto estructurado que no
est diseado para una aplicacin concreta, sino que tiende a satisfacer las necesidades
de informacin de toda la organizacin.
Las herramientas software desarrolladas para soportar el concepto de base de datos se
conocen como Sistemas Gestores de Bases de Datos (SGBD). Un SGBD se
caracteriza por:
Descripcin centralizada de todos los datos.
Posibilidad de definir vistas parciales de dichos datos para los distintos usuarios.

1.2. ACCESS como SGBDR.

Access es un programa que permite definir, desarrollar, mantener y utilizar bases de
datos relacionales. Este tipo de herramientas se llama habitualmente generadores de
aplicaciones.

Prctica 1. Introduccin

Pgina 3

Access

Universitat Jaume I

Access permite integrar informacin grfica en forma de imgenes y dibujos con texto e
informacin numrica. En definitiva, es una herramienta de base de datos que permite
crear aplicaciones de una forma rpida y sencilla.
Las bases de datos relacionales facilitan la bsqueda, el anlisis, el mantenimiento y la
proteccin de los datos almacenados, pues los datos se almacenan en un solo lugar.
Ejemplo: Vamos a abrir la base de datos de ejemplo Neptuno. En primer lugar,
abriremos el Access siguiendo los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el botn Inicio.
2. Hacer clic en Programas
3. Hacer clic en Microsoft Access. (sino aparece directamente puede estar en
Aplicaciones o en Microsoft Office).

Aparecer una ventana en la pantalla cuando se abra el programa como la que se ve en

la figura.
A continuacin abriremos la base de datos Neptuno. Desde el men Archivo
seleccionar Abrir Base de Datos ... o con el icono de la barra de herramientas que
simula una carpeta abierta. Una vez se ha abierto el cuadro de dilogo buscaremos la
carpeta que hemos creado y seleccionaremos neptuno.mdb. Finalmente pulsaremos
Ver ventana Base de Datos. Ya tenemos la ventana de la base de datos. La imagen que
aparece, y en la que podemos ver todos los componentes citados, es:

Prctica 1. Introduccin

Pgina 4

Access

Universitat Jaume I

En la ventana de la base de datos, hay seis botones que corresponden a los diferentes
elementos de que puede constar nuestra base de datos.

1.2.1

Tablas

Una tabla es una unidad bsica de almacenamiento de datos en una base de datos
relacional que contiene una determinada categora de datos, como por ejemplo,
empleados, clientes, etc.
Las tablas organizan datos en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas
registros). Cada campo contiene una parte de la informacin correspondiente a un
cliente, como por ejemplo, el DNI del cliente. Cada registro contiene toda la
informacin correspondiente a un cliente, incluyendo su DNI, el nombre de la
compaa, su direccin, etc.
Ejemplo: En la base de datos Neptuno seleccionar la tabla clientes y pulsar diseo. De
esta manera observamos toda la informacin que contiene esa tabla. Los campos
aparecen en la parte superior ID del cliente, Nombre de compaa, Nombre del
contacto, etc. Los registros son cada una de las filas de la tabla.
Vamos a ver el diseo de la tabla. Para ello cerrar la ventana de la tabla y pulsar el
botn situado debajo del botn abrir. La informacin que aparece en pantalla es la
definicin de cada uno de los campos de la tabla. Tambin se puede pasar de una
forma a otra mediante el icono situado ms a la izquierda en la barra de tareas.

Prctica 1. Introduccin

Pgina 5

Access

Universitat Jaume I

Salir del diseo mediante la opcin Cerrar del men Archivo.

1.2.2

Consultas

Esta utilidad permite seleccionar todos los registros de una base de datos que cumplan
las condiciones de las preguntas que se formulen. Microsoft Access recopila de una o
varias tablas los datos que corresponden a la pregunta formulada.
Cada vez que se ejecute la consulta, se obtendr en la hoja de respuestas la informacin
actualizada, o bien realizar alguna accin en ella, como eliminar o actualizar datos.
Ejemplo: En la base de datos Neptuno seleccionar la opcin Consulta. De las consultas que aparecen
elegid la que se llama Los 10 productos ms caros y pulsar Abrir. Esta consulta saca de la tabla
productos los diez que tienen un precio mayor y muestra el nombre del producto y el precio unitario de
cada uno de ellos ordenados de mayor a menor.

Prctica 1. Introduccin

Pgina 6

Access

Universitat Jaume I

Si pulsamos el botn de Diseo (el de la escuadra, en la barra de herramientas) pasamos a ver el diseo
de la consulta donde se seleccionan los campos que se van a mostrar y se indican las condiciones de
bsqueda. Cerrar la consulta con Archivo Cerrar.

1.2.3

Formularios

Los formularios son muy tiles a la hora de introducir o mostrar los datos de un registro
determinado. Un formulario se puede usar para ver y editar informacin en la base de
datos, registro a registro pudindose crear un formulario colorido y distinto, pues se
tiene control sobre el tamao y la presentacin de todo el formulario.
Ejemplo: Pulsar la solapa Formulario. Elegid empleados y pulsar Abrir.

Con las flechas que aparecen en la parte de abajo del formulario podemos avanzar uno a
uno viendo a cada uno de los empleados. Podramos modificar sus datos, borrarlos o
insertar nuevos desde el formulario.

Prctica 1. Introduccin

Pgina 7

Access

1.2.4

Universitat Jaume I

Informes

Un informe se utiliza para presentar en una hoja impresa los datos relativos a un
conjunto de registros. Es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso.
Como tiene control sobre el tamao y el aspecto de todos sus elementos, puede
presentar la informacin en la forma que se desee verla.
Ejemplo: Pulsad en la solapa de informe. Seleccionad Catlogo y pulsad Vista Previa. Este es un
catlogo de los productos de la empresa. Con los botones de
desplazamiento podis ver cada una de las hojas que componen el informe. Con el icono de la
impresora se podran imprimir todas o algunas de las hojas que lo forman. Este informe est diseado
para imprimirse en un folio pero podramos disear sobre, etiquetas, etc.
Entremos en el diseo del informe. Este informe se ha diseado de forma que no se pueda acceder al
diseo una vez se ha presentado el informe. Para entrar deberemos cerrar el informe, seleccionarlo y
pulsar Diseo. Desde aqu podemos modificar la apariencia del informe igual que hacamos desde el
diseo del formulario. Con Archivo Cerrar saldremos del informe.

1.2.5

Macros

Una macro supone la posibilidad de automatizar de una forma rpida y sencilla una
serie de acciones que, realizadas de modo normal, comportaran varios pasos.

1.2.6

Mdulos

En ellos se utiliza el lenguaje de programacin de Access, el Visual Basic. Se utiliza

cuando se quieren realizar aplicaciones complejas.

Prctica 1. Introduccin

Pgina 8

Access

2.

Universitat Jaume I

INICIAR MICROSOFT ACCESS

Para empezar a trabajar con Access debemos situarnos en la barra de tareas y pulsar el
botn "Inicio", seleccionar el men Programas y a continuacin la opcin Microsoft
Access.
Tambin podemos iniciar Access desde la barra de herramientas de Microsoft Office
situada en el escritorio de Windows, pulsando el botn "Access".
Inicialmente, siempre que se arranca Access aparece la siguiente pantalla:

Podemos utilizar o cerrar el Panel de tareas de inicio que aparece en la parte derecha de
la pantalla.

2.1. Componentes de la pantalla inicial.

Si se crea una base de datos nueva, en blanco o con asistente, Access pide el nombre
para dicha base de datos. Una vez hemos dado el nombre aparece la pantalla inicial de
Access.

Prctica 1. Introduccin

Pgina 9

Access

Universitat Jaume I

Lnea de Mens

Barra de Herramientas

Ventana de Base de Datos

Objetos de Base de Datos

Barra de Estado

2.1.1 La barra de mens

La mayora de comandos en Access pueden activarse de diferentes formas. Una de ellas
es utilizar la barra de mens. Esta aparece cuando se abre una base de datos. Las barras
de mens en Access son sensibles al contexto, esto es, se adaptan las opciones a la
pantalla donde nos encontremos. Por ejemplo, los mens de la pantalla inicial son
distintos a los que aparecen cuando se est creando una base de datos.
Cada nombre de la barra de mens contiende su propio men con distintos comandos.
Este men desplegable se muestra cuando se pulsa clic sobre cualquier item del men.
Algunos comandos terminan con tres puntos (...). Esto indica que esta opcin muestra
un cuadro de dilogo, donde hay que establecer ciertas opciones.
Otras veces, aparece un tringulo junto al comando. Con este smbolo se significa que
este comando tiene a su vez subopciones.

Prctica 1. Introduccin

Pgina 10

Access

Universitat Jaume I

Tambin se aprecia que existen opciones con una combinacin de teclas a su lado; esta
combinacin de teclas equivale al comando.

El punto junto a una opcin indica una opcin exclusiva, slo puede estar una de ellas
activa a la vez en el grupo donde se encuentra dicha opcin. Las opciones en gris
indican que no estn activas

2.1.2 La barra de herramientas

Una barra de herramientas es un conjunto de botones que se activan haciendo clic sobre
ellos y se utilizan para ejecutar comandos en lugar de utilizar los mens. A veces,
algunos botones aparecen con un color ms claro, lo que significa que no estn
accesibles. Las barras de herramientas, al igual que los mens, son sensibles al
contexto; cambian segn el entorno donde nos encontremos trabajando.

Prctica 1. Introduccin

Pgina 11

Access

Universitat Jaume I

Algunos botones tienen un tringulo orientado hacia abajo. Pulsando sobre este
tringulo aparece un cuadro desplegado con ms opciones.
Asimismo, cuando acercamos el puntero del ratn sobre cualquier botn aparece en la
parte inferior una etiqueta con el nombre de ese botn.

2.1.3 La barra de estado

Situada en la parte inferior de la ventana. Muestra informacin sobre el objeto que se
tiene en pantalla o sobre el comando seleccionado de un men.

2.1.4 La ventana de base de datos.

Esta ventana es el eje central de trabajo con Access. A travs de ella podemos ir a
cualquier tipo de objeto: tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos.
Para trabajar con un tipo de objetos hay que pulsar sobre la pestaa con nombre de la
ventana; en la ventana aparecern todos los objetos de la clase elegida.
En esta ventana aparecen tres botones: Abrir, Diseo y Nuevo.
Abrir permite visualizar el objeto elegido.
Diseo nos dispone para cambiar la definicin del objeto.
Nuevo crea un objeto nuevo de la clase activa.

Prctica 1. Introduccin

Pgina 12

Access

Universitat Jaume I

2.2. Utilizacin de la ayuda.

La ayuda en Access se muestra en una ventana donde se puede encontrar informacin
sobre cualquier aspecto del programa. Es una opcin interesante cuando se quiere
puntualizar sobre el uso de una opcin o conocer los parmetros de una funcin, entre
otras cosas. Se puede acceder a la ayuda de diversas maneras:

Utilizando el comando Ayuda del men o la tecla F1.

Pulsando el botn "Ayuda" posteriormente hacer clic sobre el objeto de la pantalla
del cual se quiere la ayuda.

Si utilizamos el comando Ayuda del men aparece la siguiente ventana: Las cuatro
pestaas que aparecen en la ventana nos muestran cuatro maneras de pedir ayuda en
Access.

Prctica 1. Introduccin

Pgina 13

Access

Universitat Jaume I

2.3. Salir de Access

Para salir de Access se debe pulsar el comando Salir de la opcin Archivo del men.

Prctica 1. Introduccin

Pgina 14