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La otra forma de abrir una base de datos de este cuadro consiste en hacer
clic sobre la opcin, para seleccionarla, y luego hacer clic sobre el
botn Aceptar.
Si hace clic sobre el botn Cancelar, cerrar el cuadro de dilogo y se
meter de lleno en la ventana de la aplicacin.
Casi tan importante es saber entrar como saber salir. Una vez que haya
curioseado y navegado a travs de los distintos comandos y ejemplos de
Access necesitar salir del programa, la forma de hacerlo es la misma que
para cualquier aplicacin de Windows.
Para salir de Access, ejecute Archivo / Salir. Si no ha guardado los cambios
realizados en un informe, formulario o cualquier otro objeto sobre el que
haya estado trabajando, Access le preguntar si desea hacerlo.
Tambin podr salir pulsando las teclas <Alt-F4> o bien haciendo clic sobre
el aspa del botn que aparece en la esquina superior derecha de la
pantalla.
La ventana de la base de datos
En esta ventana se encuentran los distintos objetos de gestin que
componen la base de datos, estos objetos se agrupan por fichas segn la
misin a desempear.
Cuando seleccione una de las tres primeras fichas, podr observar que
existen tres botones a su derecha, Abrir, Diseo y Nuevo; los dos ltimos
se presentan en las seis solapas, el primero sin embargo, cambia su ttulo
en las tres siguientes. Para las tres primeras es Abrir, para la de Formularios
es Presentacin preliminar y para las dos ltimas Ejecutar. Cuando una
ficha se encuentre vaca, es decir, no contenga elementos, los dos primeros
botones no estarn disponibles, slo lo estar el botn Nuevo, de esta
manera Access nos sugiere que creemos un nuevo elemento. Ms
adelante iremos comentando la funcin de cada uno de estos botones, de
momento vamos a comentar los objetos principales que componen una
base de datos de Access.
Objetos de gestin en Access
En una base de datos de Access se manejan seis objetos principales: Tablas,
Consultas, Formularios, Informes, Macros y Mdulos. Cuando se abre una
base de datos, Microsoft Access, agrupa todos los elementos del mismo tipo
y los presenta en la ficha correspondiente de la ventana de la base de
datos. De una forma rpida, describimos estos elementos.
Objeto Tabla
Las tablas son los objetos que almacenan los datos. Para entenderlo mejor:
una empresa debe gestionar de alguna manera los datos de sus clientes,
cuando las oficinas administrativas no contaban con ordenadores, utilizaban
fichas de papel donde escriban el nombre del cliente, su direccin, datos
bancarios o nmeros de telfono. Para almacenar las fichas de papel se
empleaban archivadores, por lo general, metlicos. Pues bien, una base de
datos sustituye dicho archivador por una tabla, donde los registros de la
misma son las distintas fichas de papel y los campos del registro con tienen
los datos del cliente.
Antes, pensbamos con detenimiento, la informacin que deban contener
las fichas, ahora pensamos, al menos con el mismo detenimiento, los
campos que deben formar el registro.
De la misma manera que antes se aada una nueva ficha cuando
ganbamos un cliente, ahora se aade un registro a la tabla. Cuando la
competencia nos robaba al cliente, o ste no nos interesaba por moroso,
rompamos su ficha, ahora eliminamos un registro de la tabla.
En ella, se sitan botones que dan paso a los comandos utilizados con ms
frecuencias. Cuando no haya base de datos abierta slo se encontrarn
activos los botones Nueva base de datos, Abrir base de datos y Ayuda.
El contenido de las barras, y el nmero de ellas, variar en funcin del
objeto de la base de datos con que se est trabajando. Realmente, aunque
parezca que vara el contenido, lo que sucede es que en cada ocasin se
puede situar en el mismo lugar una barra de herramientas distinta a la del
estado anterior.
Ejecutando el comando del men Ver / Barras de herramientas podr activar
o desactivar cada una de las barras disponibles en Access. Las de uso ms
frecuente son: Base de datos, Relaciones, Diseo de la tabla, Hoja de datos
de la tabla, Filtro / Orden, Formato (Hoja de datos).
A lo largo del curso, iremos viendo el cometido de algunos botones de las
distintas barras, de momento observe el botn Ayuda (con una
interrogacin y un puntero en su interior); haga clic sobre l y cuando el
puntero del ratn se encuentre acompaado de la interrogacin, haga clic
en cualquier objeto de la ventana para obtener una breve pero interesante
informacin del mismo.
Area de presentacin de las ventanas de los objetos
Est situada entre la ltima barra de herramientas y la barra de estado. Es
la zona en la que el usuario va a realizar su trabajo
Estas barras aparecen en funcin del tamao de la ventana del objeto con el
que estemos trabajando, si no cabe en el rea de trabajo, se presentarn las
barras para poder desplazarnos a las reas no visibles del objeto.
Podr elegir entre varias bases de datos diferentes tanto de uso personal
como de negocio.
Para comenzar, siga los siguientes pasos:
Si no tiene abierta la aplicacin Microsoft Access, siga los pasos ya
explicados para la apertura del sistema. Una vez en la pantalla de apertura
de la base de datos, seleccione la opcin Asistente para Bases de Datos.
Si por el contrario, ya tena abierta la aplicacin, cierre la base de datos
activa y seleccione la opcin de men Archivo/Nueva Base de Datos, esto
lleva a Access a mostrarle la pantalla anterior, aunque en este caso, la
pestaa seleccionada ser la de General, seleccione en ese caso la
pestaa Bases de Datos.
En la pestaa de seleccin de Nueva Base de Datos, selecciones cualquiera
de los asistentes que se aproxime a lo que desea crear. Puede hacer doble
clic sobre el icono del asistente, o bien hacer clic, y despus pulsar sobre el
botn Aceptar.
A partir de ese momento, el asistente le ir guiando en la creacin de su
nueva Base de Datos
Crear una base de datos en blanco o sin Asistente
asistente para cada uno de los objetos anteriores. Slo tendr que
seleccionar una ficha y hacer clic en el botn Nuevo y una de las
opciones que aparecer, ser un Asistente para el objeto.
Bsquedas avanzadas
Clave principal. Por cada tabla que diseemos tendremos que crear un
campo que no se podr dejar en blanco y que identifique de manera nica
cada registro que se vaya a almacenar (no pueden haber dos registros con
el mismo dato en dicho campo).
Campo para establecer la Relacin. Una tabla se relaciona con otra
mediante un campo comn. Las dos tablas tendrn que contener un campo
con el mismo tipo de datos. Una clave principal puede ser un buen
candidato para establecer las relaciones entre dos tablas.
Utilizar claves principales de datos numricos. El espacio de memoria
y de almacenamiento en disco de un nmero tipo Entero largo equivale al
de cuatro letras (por ejemplo, un valor numrico como 65.324 requiere los
mismos bytes que un valor de tipo texto como abcd), un campo clave
principal de tipo texto necesitar, probablemente, ms de cuatro letras; por
tanto, si empleamos claves numricas en lugar de tipo texto nuestra
demanda de bytes ser menor.
o
Una vez iniciado Access y abierta la base de datos, sitese en la ficha Tablas
(haciendo clic sobre su solapa) de la ventana de la base de datos y luego
haga clic sobre el botn Nuevo o desde cualquier ficha, haga clic sobre la
flecha de lista desplegable del botn Nuevo objeto y seleccione la opcin
Nueva tabla.
Por cualquiera de los dos caminos llegar al cuadro de dilogo Nueva tabla
Modo Vista Hoja de datos. Permite crear una nueva tabla introduciendo
directamente datos, sin definir las propiedades del campo ni sus tipos de
datos. (No es recomendable para una base de datos seria).
Modo de ver Diseo. Permite crear una nueva tabla definiendo el tipo de
datos y las propiedades de los campos.
Asistente para tablas. Mediante una serie de pasos Access nos ir guiando,
conforme unos modelos de tablas, para obtener la nueva tabla. Ser la
primera opcin que utilizaremos
Importar tablas. Para incrustar tablas, procedentes de otras aplicaciones
como dBase o Excel, en la base de datos activa. Se crea una copia de la
tabla externa.
Vincular tablas. Lo mismo que la anterior pero ahora no se crea ninguna
copia; las dos aplicaciones comparten el mismo archivo, cuando una cambie
los datos la otra ser consciente del cambio.
o
Si la tabla est ya abierta puede cambiar entre el Modo de ver Hoja de datos
y el Modo de ver Diseo haciendo clic entre los botones del mismo nombre.
Si hace clic en la flecha de paleta desplegable Modo de ver Tabla, podr ver
los dos modos, pero slo con hacer clic en el botn que est junto a la
flecha, pasar de uno a otro modo como si se tratara de un conmutador, es
decir, cada ver que se le pulse pasar de Modo de ver hoja de datos a Modo
de ver diseo y viceversa.
El Asistente es una manera rpida y fcil de crear las tablas de una base de
datos, sin embargo, es comn que el asistente resulte insuficiente a la hora
de crear nuestras tablas.
Para crear una tabla partiendo de cero, pulse el botn Nuevo de la pestaa
Tablas, a continuacin seleccione de la lista la opcin Vista de Diseo. En
este modo puede agregar o eliminar campos y establecer sus propiedades.
Puede modificar una tabla ya creada en este modo. Para ello, seleccinela
de la ventana de la Base de datos, haga clic en el botn Diseo.
Las propiedades de los campos se heredan en consultas, formularios e
informes, deforma predeterminada. Si las modifica despus de crear uno de
estos objetos, tendr que actualizarlos manualmente.
o
Podr encontrar tres columnas con los encabezados Nombre del campo,
Tipo y Descripcin.
Haga clic, con el botn derecho del ratn, sobre un selector de fila, de las
tres columnas citadas, observe las opciones del men de contexto que
aparece. Los mens de contexto muestran distintas opciones dependiendo
del contexto de llamada. Observe la opcin Generar, si elige este
comando entrar en un asistente con el mismo nombre, que de forma
similar al Asistente para tablas, le permitir agregar campos. Las nicas
diferencias son que aqu se aaden de uno en uno y que deber cambiar el
nombre, si lo desea, en la propia tabla.
Nota: Si en las celdas de creacin del campo, no puede ver todos los
campos de su tabla, utilice la barra de desplazamiento.
o
Cuando est creando una tabla de datos o modifique una tabla ya creada
para aadir o eliminar campos, deber utilizar las celdas de las columnas
Nombre del campo, Tipo de datos y Descripcin. En las celdas de la primera
columna deber introducir los nombres de los campos que desee incluir en
la tabla, en las de la segunda columna el tipo de los datos que contendr el
campo y en la tercera el texto que desea que aparezca en la barra de
estado para proporcionar ayuda o instrucciones al usuario.
Para crear un campo, escriba su nombre en la celda de la columna Nombre
del campo y cuando termine pulse la tecla <Intro>, en cuanto pulse esta
tecla, en la parte inferior de la ventana, aparecern una serie de lneas con
un texto descriptivo a la izquierda y un cuadro de texto a la derecha. Dichas
lneas constituyen las propiedades de los campos que variarn
dependiendo del tipo de datos que se asigne al campo y podrn ser
personalizadas conforme a sus necesidades. Cuando haga clic en una
propiedad, observe los comentarios de ayuda del cuadro situado a la
derecha de las fichas.
Al mismo tiempo, nada mas pulsar la tecla <Intro>, el cursor se desplaza a
la celda contigua de la columna Tipo de datos, al tiempo que aparece una
flecha de lista desplegable. Haciendo clic en la flecha se abrir una lista de
los tipos posibles que, en forma de tabla, le resumimos un poco mas
adelante. El tipo de datos predeterminado es el de Texto, seleccione el tipo
que desee asignar al campo que esta creando. Por ejemplo, la mayora de
los campos de una tabla de nombres y direcciones sern de tipo Texto.
Reserve el tipo de datos Numrico para los campos que vayan a ser
sometidos a clculos o tengan que ver con claves principales de otras tablas
que sean campos Autonumricos. Tambin es aconsejable que cada campo
tenga un tamao adecuado al tipo de datos que se vayan a introducir, y no
asignarle un tamao mayor. A la hora de contar los caracteres incluidos en
un campo tenga en cuenta que un carcter puede ser tanto una letra, como
cualquier signo e incluso un espacio.
En la columna Descripcin, escriba el texto que quiera que aparezca en la
barra de estado cuando el cursor se encuentre sobre el campo en el Modo
de ver Hoja de datos.
Utilice el ratn para acceder a cualquier lugar de la ventana de diseo, entre
las tres columnas podr desplazarse de una celda a otra utilizando las teclas
del cursor (las teclas con forma de flecha), la tecla <Tab> para pasar a la
siguiente celda, y <Mays-Tab> para pasar a la celda anterior.
Todos los objetos de Access, disponen de un nombre que los identifica. Estos
nombres cuentan con una serie de limitaciones:
Pueden tener una longitud de hasta 64 letras.
Pueden estar compuestos de nmeros, espacios en blanco y caracteres
especiales excepto los caracteres punto (.), signo de admiracin (!), acento
grave (') y corchetes ([ ]).
Los nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de
control (valores ASCII desde O hasta 31).
Evite el uso de nombres extremadamente largos porque es difcil recordarlos
y referirse a ellos.
o
Comentarios
Tanto caracteres como dgitos. Un campo de tipo Texto
puede contener hasta 255 caracteres.
Texto
Memo
Numrico
Fecha/Hora
formatos.
Moneda
Autonumrico
Si / No
Objeto OLE
haber dos registros con los mismos datos en dicho campo ni registros sin
datos en la clave principal.
De manera automtica, Access crea un ndice para dicha clave; al ser
valores nicos, localizado un valor de la clave se dispone del resto de los
campos del registro, consiguindose tiempos de proceso muy rpidos.
La diferencia fundamental entre una clave principal y un ndice normal es
que ste no es identificador nico de registro, es decir, puede tener valores
repetidos incluso nulos.
Si intenta guardar una tabla sin clave principal Access se lo har saber.
Cuanto menor sea el tamao de la clave, menor ser el espacio de disco y
de memoria requerido, y ms rpido ser el proceso. Por este motivo es
preferible un campo de tipo numrico a uno de tipo texto, puede utilizar un
campo Autonumrico para despreocuparse si el valor del nuevo registro
est ya incluido o no en otro registro.
Si ha definido un campo como clave principal de la tabla e intenta que dos
registros tengan los mismos datos en este campo, Access no se lo permitir.
Lo mismo suceder si intenta dejar un registro con este campo en blanco.
Utilice las claves principales para relacionar las tablas. La forma de proceder
es la siguiente: establezca en cada tabla una clave principal, en la tabla
asociada aada un campo del mismo nombre y tipo que la clave principal de
la otra tabla; para esta segunda tabla, el campo aadido, no tiene porque
ser clave principal, es decir, en una tabla el campo no podr tener valores
repetidos ni en blanco pero en la otra s.
Para crear una clave principal, seleccione el campo, haciendo clic sobre l y
luego ejecute Edicin/Clave principal o haga que aparezca el men de
contexto y seleccione el comando Clave principal o haga clic en el botn del
mismo nombre. Una vez creada la clave, en el selector de la fila del campo
aparecer una llave para indicar que dicho campo es la clave principal de la
tabla.
Slo puede haber una clave principal en cada tabla, pero esta clave puede
estar formada por un solo campo o por una combinacin de campos. Un
ejemplo de clave principal mltiple podra ser el empleado para determinar
un inmueble concreto de una calle, un campo podra ser el nombre de la
calle y otro el nmero del portal, la clave principal estara formada por la
combinacin de ambos campos, de esta manera cada inmueble de la calle
quedara identificado de manera nica del resto.
o
Propiedad Formato
Descripcin
Nmero general
Moneda
Fijo
Estndar
Porcentaje
Cientfico
Propiedad Ttulo
Si con frecuencia realiza bsquedas en una tabla u ordena sus registros por
un campo determinado puede acelerar estas operaciones creando un ndice
para el campo en cuestin. Podr establecer ndices, mltiples y de campo
sencillo, tanto en el Modo de ver Hoja de datos como en el Modo de ver
Diseo, incluso despus de haber introducido registros. Sin embargo, los
ndices pueden hacer ms lentas algunas acciones de consulta, tales como
consultas agregadas, cuando los ndices para muchos campos necesitan ser
actualizados durante el desempeo de estas funciones.
Aunque tambin puede crear una clave principal despus de introducir
registros, le recomendamos que preste atencin en el momento de creacin
de la tabla, ya que si el campo no estaba establecido como clave principal
cuando comenz a introducir registros, al no tener controlado el campo de
manera automtica, puede contener valores repetidos incluso nulos. Si
sucede lo anterior, Access no le permitir que lo establezca como clave
principal hasta que no haya subsanado los errores.
Para la clave principal de una tabla se crea un ndice de forma automtica y
no es posible hacer un ndice sobre un campo cuyo tipo de dato sea Memo u
objeto OLE.
o
Como Acta
No
S (Con duplicados)
S (Sin duplicados)
Para crear una clave principal de varios campos, cree un ndice de campos
mltiples y ponga a S la propiedad Principal de dicho ndice. Todos los
campos que intervienen en la composicin de la clave principal quedarn
marcados por una llave.
Si lo desea, tambin puede seleccionar varios campos a la vez y pulsar
sobre el botn Clave Principal de la barra de herramientas.
o
Descripcin
Regla de validacin
Texto de validacin
Filtro
Ordenar
Las dos ltimas toman automticamente sus valores en el Modo de ver Hoja
de datos cuando se utilizan los comandos correspondientes.
Como hemos visto antes, los campos no podan emplear en su propiedad
Regla de Validacin expresiones en las que formar parte otro campo de la
tabla, en las propiedades de la tabla podemos controlar de forma global las
condiciones a cumplir por los campos para que el registro sea o no
aceptado. Slo es posible crear una regla de validacin de registro pero
puede combinar distintas expresiones empleando los operadores lgicos Y y
O.
o
Si cuando cre la tabla Datos postales indic a Access que aadiera una
clave principal, elimine ahora dicho campo.
Insertar un campo
En el modo Diseo, haga clic sobre la celda del campo cuyo nombre desee
cambiar y escriba el nuevo nombre.
Tambin lo puede hacer en el modo Hoja de datos. Haga doble clic sobre el
encabezado y cuando su fondo sea negro, sin estar seleccionada la
columna, escriba el nuevo nombre.
Nota: La propiedad del campo Titulo hace que lo escrito en ella se presente
en el encabezado de la columna del campo, sin que ste sea su nombre
real, pero si cambia el nombre del encabezado no cambiar el Titulo del
campo sino su Nombre.
Copiar un objeto
Si utiliza una base de datos compartida en red, los dems usuarios podran
estar cambiando los datos aunque estos cambios no se reflejaran en la hoja
de datos en la que estuviramos trabajando. Aunque, Access actualiza los
datos visualizados a intervalos regulares mediante el comando
Registros/Actualizar podemos trabajar con los datos ms actuales del
momento, incluidos los que nosotros mismos hayamos generado; por tanto,
en un entorno de un usuario nico, los comandos Actualizar y Guardar
registro, dan el mismo resultado.
El comando Actualizar actualiza slo los datos existentes en su hoja de
datos o formulario. No vuelve a ordenar los registros, tampoco presenta
registros nuevos, ni quita registros eliminados o aqullos que no cumplan
los criterios especificados. Para efectuar estas acciones, vuelva a consultar
los registros mediante <Mays-F9>, observe que mientras que con las
acciones anteriores permanecamos en el mismo campo y registro, al pulsar
<Mays-F9> pasamos al primer campo del primer registro debido a la
nueva consulta.
Cuando trabaje con formularios, todo lo que acabamos de explicar, ser
igualmente vlido.
Con lo que hemos hecho hasta ahora, no hemos tenido problemas al aadir
nuevos registros porque su nmero era reducido, pero cuando la tabla
adquiera dimensiones de unas cuantas centenas de registros, es posible que
le resulte ms cmodo trabajar utilizando el comando Registros / Entrada de
datos. Si lo utiliza, desaparecern de la pantalla todos los registros de la
tabla y volver a trabajar como cuando insert el primer registro.
Para volver a ver todos los registros, ejecute Registros/(Quitar filtro /
ordenar).
El comando Deshacer
Buscar y Reemplazar
respectivamente
Registros/Ordenar/Ascendente y Registros/Ordenar/Descendente.
Puede ordenar por ms de un campo si los campos son adyacentes.
Seleccione las columnas y luego haga clic sobre el botn Ordenar
ascendente u Ordenar descendente. La ordenacin se realiza de izquierdas
a derechas, primero ordena por la columna situada ms a la izquierda de la
seleccin, dentro del orden creado por la primera columna ordenar por la
segunda y as sucesivamente. Si desea ordenar por campos no adyacentes,
mueva las columnas para ponerlas juntas antes de ejecutar el comando,
site la columna de mayor importancia a la izquierda del conjunto.
Para trabajar con mayor comodidad con una tabla que tenga un nmero de
campos tal que no se puedan mostrar todas las columnas en la pantalla,
puede hacer que determinadas columnas no aparezcan en la misma hasta
que decida que lo hagan. Seleccione las columnas que desee ocultar y
ejecute el comando Formato/Ocultar columnas. Tambin podr ocultar una
columna haciendo que su ancho sea cero, pero en este caso para volver a
verla deber personalmente cambiar de nuevo su ancho.
Para volver a ver las columnas que se hayan ocultado, ejecute
Formato/Mostrar columnas. Este comando permite hacer que se vuelvan a
ver columnas y tambin ocultarlas. Haga clic en las casillas de seleccin de
los campos deseados; si la casilla est marcada, la columna del campo ser
visible, sino est marcada, se ocultar la columna. Cuando termine de
marcar o quitar las marcas, haga clic en el botn Cerrar para regresar a la
hoja de datos.
Otra ayuda para facilitar el trabajo con tablas de alto nmero de campos,
Access proporciona el comando Inmovilizar columnas. Para que una
determinada columna o grupo de columnas estn visibles en todo momento
aunque utilicemos la barra de desplazamiento horizontal para acceder a las
columnas no visibles en el espacio de la pantalla: seleccione la columna o
grupo de columnas y ejecute el comando Formato/ Inmovilizar columnas, la
seleccin quedar situada a la izquierda de la pantalla y aunque nos
desplacemos hacia la derecha, seguir visible.
Para liberar las columnas, ejecute Formato / Liberar todas las columnas.
Las Consultas
Para terminar de explicar todo lo referente al trabajo con tablas, falta hablar
de las propiedades de la ficha Buscar de un campo; tampoco hemos hablado
de los Filtros, pero para entender cmo funcionan ambas herramientas,
conviene que antes sepa qu son y cmo funcionan los objetos Consulta de
Access.
Las Consultas, o algo muy parecido, se emplean en las propiedades de
campos, controles, formularios e informes. El hecho de poder manejar los
datos por medio de las consultas, es algo tan importante como lo pueda ser
la otra gran ventaja de las bases de datos de Access, es decir, las
Relaciones. Estas dos tcnicas o herramientas, dan potencia y sentido al
empleo de bases de datos para gestionar la informacin almacenada en las
tablas, a diferencia de una hoja de clculo o un tratamiento de texto cuya
concepcin est pensada para otros menesteres. Ahora se trata de
encontrar aquellos datos que cumplan unas condiciones de seleccin para
poder realizar nuestra gestin administrativa, emisin de recibos, facturas,
mailings publicitarios, etc.
Las Consultas de Access pueden ser de varios tipos: Seleccin, Parmetros,
Referencias cruzadas, Unin y de Accin.
clasificado por los distintos tipos de propiedad, segn los coeficientes o por
locales, etc.
En primer lugar, vamos a ver las Consultas de Seleccin, que permitirn
establecer una serie de criterios a cumplir por los registros de una o
mltiples tablas para obtener una nica hoja de datos con los registros
ordenados segn nos interese. Dicha hoja de datos tiene carcter temporal,
se consigue al ejecutar la consulta y desaparece cuando la cerremos, a no
ser que la hayamos almacenado como una nueva tabla de datos.
Haga doble clic sobre la primera opcin, es decir, sobre Modo Vista diseo.
Cuando aparezca el cuadro de dilogo Mostrar tabla, seleccione la solapa
Tablas, Consultas o Ambas. El motivo de las dos ltimas solapas, es que se
pueden crear consultas basadas en otras consultas previamente creadas e
Si la consulta ya est creada; haga clic con el botn derecho del ratn sobre
la zona de datos, donde se sitan las listas de campos, y seleccione Mostrar
tabla (observe el resto de las opciones) o ejecute Consulta/Mostrar tabla o
haga clic en el botn Mostrar tabla. Por cualquier camino llegar al ya
conocido cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic por cada una de
las tablas que desee aadir. Si desea aadir varias tablas al mismo tiempo
utilice el mtodo de la tecla <Mays>, si estn en bloque (adyacentes) o el
de la tecla <Control> si no son contiguas. Si las tablas tienen campos del
mismo nombre y tipos de datos, Access crear las lneas de combinacin
entre ellas; si ya ha creado las Relaciones entre las tablas, Access las unir
mediante las lneas de relacin establecidas. Cuando haya terminado de
aadir las tablas y/o consultas, haga clic en el botn Cerrar para cerrar el
cuadro de dilogo Mostrar tabla.
Para quitar tablas de la consulta, haga clic en la correspondiente lista de
campos a eliminar para seleccionarla y luego ejecute Edicin / Eliminar o
Consulta/ Quitar tabla o en el men de contexto o la tecla <Supr>.
Guarde la consulta. Para conseguirlo, en el modo diseo de la consulta
ejecute Archivo / (Guardar como / exportar), compruebe que esta
seleccionada la casilla (y que es la nica opcin posible). En la base de
datos activa, escriba el nombre en el cuadro Nuevo nombre y haga clic en el
botn Aceptar.
Puede que necesite utilizar todos los campos de una tabla o varias tablas en
la consulta. Existen dos mtodos con distintos objetivos:
Arrastrar todos los campos como un grupo, slo esos campos formarn
parte de la consulta, es decir, si posteriormente aade o elimina campos a
la tabla en la consulta no se aadirn automticamente las nuevas
columnas mientras que permanecern las de los campos que ya no estn en
la tabla. Por otra parte, no todo va a ser males, podr establecer criterios de
ordenacin y de seleccin de registros en los campos aadidos con este
mtodo.
Utilizar el asterisco de la lista de campos de la tabla. Cuando aada campos
o elimine campos a la tabla correspondiente la consulta se actualizar
automticamente. Por otra parte, no todo va a ser ventajas, no podr crear
criterios de ordenacin ni de seleccin de registros; sin embargo hay una
solucin que le mostraremos en el apartado establecer criterios en
consultas que emplean el asterisco.
En una consulta o filtro avanzado agregue slo aquellos campos cuyos datos
desee visualizar o que tengan que intervenir a la hora de establecer
En las consultas hay que distinguir entre las propiedades de los campos, de
las listas de campos y de la propia consulta. Como en todos los objetos de
Access el principal objetivo de las propiedades es aumentar el control sobre
los datos a manejar. Para abrir las hojas de propiedades hay que seleccionar
el elemento correspondiente y luego hacer clic en el botn Propiedades o
ejecutar el comando Ver / Propiedades, de todas maneras le iremos
indicando el mtodo abreviado ms directo.
Propiedades de la consulta
Haga clic con el botn derecho del ratn en la celda Campo de la columna
del campo y en el men de contexto seleccione la opcin Propiedades. La
nica propiedad distinta a las empleadas en los campos de las tablas es la
propiedad Ttulo que slo se utiliza cuando la consulta es la base de
informacin en un formulario o informe.
Para la lista de campos, haga clic con el botn derecho del ratn sobre
cualquier lugar de la lista y en el men de contexto seleccione la opcin
Propiedades.
Su hoja de datos slo tiene dos propiedades:
Alias que indica la tabla o consulta en la que esta basada la lista de campos.
Origen que indica una cadena de conexin a una base de datos distinta de
la que est abierta, es decir, sobre la que estamos trabajando.
Consideraciones previas
sea clave principal de una de las tablas y a no ser que sea preciso, utilizar
campos de enlace de tipo Numrico.
Las tablas se relacionan mediante pares, para simplificar las definiciones
podremos hablar de la tabla l o principal y de la tabla 2 o secundaria.
Cuando aprenda a utilizar las relaciones de Access, debido al esquema de la
estructura de relacin entre tablas, comprender que tambin tiene sentido
el hablar de la tabla del lado izquierdo y la tabla del lado derecho;
tambin podr comprobar que otra manera de referirse a las relaciones
entre tablas de una base de datos relacional es la de hablar del lado 1 y
del lado varios Access representa al lado uno por un 1 y al lado varios por
el smbolo de infinito m.
Tipos de relaciones
Para crear las relaciones, cierre todas las tablas y consultas que tenga
abiertas y siga los siguientes pasos:
Para eliminar una tabla de la ventana Relaciones haga clic en la tabla que
desee quitar y ejecute Edicin/Eliminar o Relaciones/Ocultar tabla, tambin
puede utilizar el men de contexto. Al quitar una tabla de la ventana
Relaciones no se elimina la tabla, los datos de la tabla ni tan siquiera las
relaciones, simplemente se retirar de la ventana Relaciones.
formulario, o ejecute
Insertar/Formulario.
Modos de presentacin de la
ventana del formulario
de un slo registro. Con el modo Hoja de datos podr realizar las mismas
acciones que con el modo Formulario pero de forma similar a lo realizado en
los captulos anteriores con tablas y consultas. Podr ver muchos registros al
mismo tiempo, pero no se muestran los objetos OLE, ni tampoco los botones
de comando o etiquetas que si podr ver en el modo Formulario. El ltimo,
modo Presentacin preliminar, sirve para ver la apariencia que tendr el
formulario cuando se imprima.
Tanto desde la ventana de la base de datos como desde cualquiera de los
cuatro modos descritos, podr realizar una presentacin preliminar e
imprimir el formulario o su definicin.
Elementos de la ventana
formulario en el Modo de ver
diseo
La Caja de herramientas
sobre su borde lateral o superior, luego pulsa el botn izquierdo del ratn y
arrastra, sin soltar el botn, hacia el interior de la ventana, cambiar su
distribucin en dos columnas, permitiendo de este modo tener acceso a
todos sus botones. Con esta nueva distribucin la barra de ttulo de la Caja
de herramientas ser visible, por tanto, podr desplazara cuantas veces
quiera arrastrando por esta barra de ttulo.
Al igual que con las dos barras de botones anteriores, podr ocultarla o
mostrarla en pantalla ejecutando el comando Ver/ Barras de herramientas.
Pero tambin podr utilizar el botn Caja de herramientas.
Selector de formulario
La cuadrcula de la zona de
diseo
Encabezado/pie de pgina
Detalle
Cinco son las posibles secciones del formulario: Encabezado del formulario,
Encabezado de pgina, Detalle, Pie de pgina y Pie del formulario.
No hay pie sin encabezado, es decir, van unidos por parejas, no puede
mostrar un encabezado y ocultar su pie, o viceversa. Puede ocultar o
mostrar estas parejas mediante los comandos Ve r/(Encabezado/Pie de
pgina) y Ver/(Encabezado/Pie del formulario). Cada seccin dispone de su
propia cuadrcula, que se puede cambiar de tamao. Si por ejemplo, se
reduce a cero la altura de la cuadrcula del pie, esta seccin aunque no
Adems de mostrar los ttulos de las secciones, sirven para ajustar la altura
de sus cuadriculas.
Estrategias de diseo
Si desea guardar los datos del formulario en un formato que puedan utilizar
otras aplicaciones de Windows 95, ejecute Archivo/Guardar como/exportar>.
Esto har que aparezca en pantalla otra versin del cuadro de dilogo
Guardar como con dos posibles opciones: En un archivo o una base de datos
externos y En la base de datos activa como por defecto, est seleccionada
la segunda opcin, si lo que desea es conseguir una copia del formulario,
escriba el nombre para la misma en el cuadro de texto Nuevo nombre y
haga clic en el botn Aceptar. Si tiene acceso a la segunda opcin, le
permitir hacer un archivo, por ejemplo, con formato de hoja de clculo
Excel 5.0 7.0.
Para abrir el formulario de nuevo, seleccione la solapa Formulario,
seleccione un formulario y pulse el botn Diseo. Tambin puede, por
ejemplo, hacer doble clic sobre el formulario para abrirlo en el Modo de ver
Formulario y luego pasar al Modo de ver Diseo, si desea modificarlo.
Como prctica habitual, es interesante que se acostumbre a guardar de
manera peridica sus trabajos, de este modo podr evitar que un fallo de
alimentacin eche a perder una larga sesin de duro esfuerzo.
Si el lamentable incidente sucede, slo tendr, a lo sumo, que volver a
repetir las modificaciones de los ltimos minutos.
Introducir controles en un
formulario
Tipos de controles
Controles dependientes
Controles independientes
Controles calculados
Autoformulario
Haga doble clic sobre la barra del ttulo de la lista de campos de una
tabla. Access selecciona todos los campos de la tabla. Site el puntero del
ratn sobre cualquier campo de la lista, pulse el botn izquierdo del ratn y
mantngalo pulsado, arrastre los campos, sin soltar el botn del ratn, a la
cuadrcula de la ventana de diseo y suelte el botn del ratn y no haga
ninguna otra accin!. Enseguida entender por qu.
Como habr podido comprobar, Access ha ensanchado el espacio de la
cuadrcula para poder insertar en ella todos los campos que hemos aadido.
Utilice la barra de desplazamiento vertical para ver los controles que Access
Seleccionar controles
Mover controles
Para mover slo un elemento del par, sin alterar la posicin del otro:
Seleccione el elemento a
mover, es decir, el control o la
etiqueta.
Bloquear el desplazamiento de
un control
Mover un grupo de
controles
Presentacin preliminar
Imprimir un formulario
Formato
Datos
Evento
Otras
Todas
Cmo se selecciona
Control
Seccin
Establecer el modo de
presentacin
predeterminado para un
formulario
Modificar la consulta
subyacente del formulario,
crear plantillas. Propiedad
Origen del registro
Controlar los valores para evitar datos errneos, es uno de los objetivos que
se persiguen al utilizar los formularios.
Access permite establecer reglas de validacin que adems de no admitir el
dato nos advierten del error. Estas reglas se establecen, lgicamente, en
controles de los tipos cuadro de texto y cuadro combinado, ya que estos dos
tipos son los que permiten la introduccin de datos. Para estos menesteres
se utilizan las propiedades Valor predeterminado, Regla de validacin, Texto
de validacin y Mscara de entrada, disponibles tanto en el diseo de tablas
como en el de formularios. En consultas slo podr utilizar la propiedad
Mscara de entrada.
Para modificar las propiedades en grupo, seleccione el grupo de controles
cuyas propiedades comunes desea modificar y luego haga clic en el botn
Propiedades, el ttulo de la hoja de propiedades ser Seleccin mltiple. El
cambio mltiple de las propiedades lo podr realizar tanto silos controles
son del mismo tipo como si no lo son, por ejemplo, para cambiar la fuente
de todos en lugar de uno en uno. En estos controles distintos como cuadros
de texto, casillas de verificacin, cuadros de lista, etc., Access slo mostrar
las caractersticas comunes compartidas por todos ellos; si todos contienen
el mismo valor establecido, ste se mostrar en su cuadro de texto, si uno
de ellos es distinto o est en blanco, la propiedad aparecer en blanco, si lo
cambia el cambio ser para todos los controles seleccionados.
Controles, macros,
incrustar objetos OLE y
subformularios
Cuadro de lista
Para crear estos controles, por medio de un asistente; compruebe que est
seleccionado el botn Asistente para controles de la caja de herramientas;
haga clic sobre el botn, de la misma
caja, Cuadro combinado o Cuadro de lista; Haga clic en el lugar del
formulario donde desee insertar el control para abrir el cuadro de dilogo
del asistente correspondiente y siga las indicaciones que le presentarn los
diferentes cuadros de dilogo.
Nosotros le vamos a presentar la forma de crear controles de cuadro de lista
o cuadro combinado sin asistente, esto le permitir comprender los distintos
cuadros de dilogo del asistente y personalizar los controles creados por
medio de ste.
Para el caso de
controles dependientes,
en la Lista de campos,
seleccione el o los
campos de los que
desea que dependan los
controles y arrastre la
seleccin al formulario.
Para el caso de
controles
independientes, haga
clic directamente sobre
el lugar del formulario
donde desea insertar el
control (no haga clic en
la Lista de campos).
Cuadros de texto
Cambiar el orden de
tabulacin
Puede que en algunas ocasiones este orden no sea el deseado, en tal caso,
probablemente desee cambiar el orden de tabulacin, lo podr conseguir en
el modo Diseo ejecutando Ver/Orden de tabulacin. Este comando slo
muestra los nombres de los controles a los que se puede acceder utilizando
el tabulador en el modo de presentacin Formulario. No se incluyen las
etiquetas, saltos de pgina o lneas. Si lo desea, puede hacer que Access
cree automticamente un orden de tabulacin que se desplace entre los
controles de izquierda a derecha y de arriba a abajo, o bien puede crear un
orden de tabulacin personalizado. Esto que estamos hablando, se refiere al
orden de tabulacin en modo de presentacin Formulario, en el modo diseo
el orden de tabulacin es siempre el orden en que creo los controles.
Para establecer el orden de tabulacin, ejecute Ver/Orden de tabulacin,
aparecer el cuadro de dilogo de este nombre. Seleccione la Seccin del
formulario donde desee establecer el orden de tabulacin, hgalo haciendo
clic en los Botones de opcin. Si desea el orden automtico de izquierda a
derecha y de arriba a abajo, haga clic en el botn Orden automtico; si
desea crear su propio orden de tabulacin, proceda exactamente igual que
cuando cambiaba de posicin un campo en la ventana de diseo de una
tabla, es decir, haga clic en el selector de fila deseado, cuando la fila est
seleccionada pulse el botn izquierdo del ratn y mantngalo pulsado para
arrastrar el control hasta situarlo en la nueva posicin. Cuando haya
terminado haga clic en el botn Aceptar para regresar al formulario. Si lo
desea puede cambiar de posicin simultneamente un grupo de controles,
la nica diferencia con el de un solo control, se encuentra en la forma de
seleccionar; en lugar de hacer clic, pulse el botn izquierdo del ratn para
arrastrar por encima de los selectores de fila que vayan a forma la
seleccin.
Si desea ver un control en el formulario pero no quiere tener acceso a su
edicin, establezca a No su propiedad Punto de tabulacin en la ficha Otras
de la hoja de propiedades.
Tambin puede utilizar la propiedad Indice de tabulacin para cambiar el
orden de tabulacin, en este ndice el primer control tiene el valor cero, el
segundo el y as sucesivamente.
Las Macros
Una macro es un conjunto de tareas que nos evita tener que hacer una serie
de acciones repetitivas. Mientras que en otros programas ofimticos como
Word o Excel una macro se crea `grabando, en Access crear una macro
consiste en indicar las acciones y los objetos sobre los que pretendemos que
acte la macro.
Para crear una macro, haga clic en la paleta de botones Nuevo objeto
y luego sobre el botn Nueva macro, obtendr el cuadro de dilogo Macro,
en la mitad superior del cuadro de dilogo se encuentran las columnas
Accin y Comentario, en la primera dispondr las distintas acciones que
Controles botones de
comando
Controles de casillas de
verificacin, botones de
opcin y botones alternar.
Grupo de opciones
Al igual que los botones de comando un botn alternar puede mostrar texto
o una imagen. Siga los mismos pasos indicados en el apartado Incrustar
una imagen en un botn de comando.
Formularios y
subformularios
Insertar el subformulario
en el formulario principal
Si desea que slo se muestre como hoja de datos pase a esta presentacin
y distribuya y oculte las columnas que desee para que ste sea el aspecto
mostrado dentro del formulario principal.
Para agregar el subformulario al formulario principal, arrastre el
subformulario desde la ventana de la base de datos hasta el interior del
formulario principal, ajuste el tamao, alinee o mueva este control como si
fuera cualquier otro, este control es dependiente del subformulario.
Para modificar el subformulario en la ventana de diseo del formulario
principal, haga doble clic sobre el control de Subformulario/Subinforme y
abrir la ventana de diseo del subformulario. Despus de trabajar con l
gurdelo y cirrelo para regresar a la ventana de diseo del formulario
principal.
Por ltimo, tendr que comprobar que se ha establecido correctamente el
vnculo de unin entre ambos formularios, para comprobarlo o en su caso
llevarlo a cabo, abra la hoja de propiedades del control dependiente del
subformulario (haga clic sobre l y tu ego haga clic en el botn Propiedades)
en la ficha Datos escriba en las propiedades Vincular campos principales y
Vincular campos secundarios los campos del vnculo.
Modos de presentacin de
la ventana Informe
Generar etiquetas
seleccinelo y luego haga clic sobre el botn situado entre las dos etiquetas
con signo >, en esta etiqueta podr escribir lo que desee y para espaciar los
campos utilice la <Barra espaciadora>. Para saltar a otra lnea pulse la tecla
<Intro> o la <Flecha abajo> de las teclas del cursor, cuando haya
terminado, ya sabe, haga clic en Siguiente. En el cuarto cuadro de dilogo
seleccione los campos por los que desea ordenar las etiquetas, en casos de
elevado nmero de cartas suele interesar ordenar por cdigos postales,
haga clic en Siguiente. Con este ltimo paso habr terminado, slo le faltar
aceptar el nombre de Access para este informe, o escribir el que usted
desee, y hacer clic en Finalizar. Observe el resultado y aprenda a hacer
etiquetas desde cero abriendo en modo Diseo el informe que Access a
creado por medio del asistente.
Guardar un formulario
como un informe.
Personalizar una barra de
herramientas
Ejecute Ver/Barras de
herramientas y haga clic
en el botn Personalizar.
En la lista de Categoras
seleccione Diseo de
formularios e informes,
desplace el cuadro de
dilogo para dejar libre
la barra de
herramientas.
Arrastre el botn
Guardar como informe,
que no se encuentra en
la barra de herramientas
de Diseo del
formulario, hasta
cualquier lugar libre de
la barra de
herramientas.
Cierre el formulario
Propiedades especiales de
los controles de informes
Crear un subinforme
Apndice A
Los operadores
Operadores aritmticos
Resta(-)
Producto (*)
Divisin (\)
Concatenacin (&)
Operadores lgicos
Falso
Oexcl
Negado
Si la proposicin es falsa.
Si la proposicin es verdadera.
Ejemplo, Negado(5<3).
Operadores de comparacin
Significado
Verdadero
Falso
Nulo
<
Menor que
expr1 <
expr2
expr1 >=
expr2
expr1 o
expr2=Null
<=
expr1 >
expr2
expr1 o
expr2=Null
expr1 <=
expr2
expr1 o
expr2=Null
expr1 <
expr2
expr1 o
expr2=Null
Igual que
expr1 =
expr2
expr1
<>expr2
expr1 o
expr2=Null
Distinto de
expr1 <>
expr2
expr1 o
expr1 =expr2 expr2=Null
expr1 >
expr2
>
Mayor que
>=
<>
Operadores de caracteres
y
#
*
casaban, etc.
Sustituye a un solo carcter de la lista. Ejemplo asa[rn], podr valer
[xyz asar o asan pero no asas; [cr]asa, podr valer casa o rasa pero no
]
masa; tambin podr situarse entre medias.
[xy]
[!
Sustituye a un solo carcter que puede ser cualquiera excepto los de
xyz] la lista.
[!xz]
Identificadores