Metodologa de organizacin GTD

GTD (Getting Things Done - Terminar las cosas) es una idea

originaria (en cuanto a lo de ponerle nombre) de David Allen.
La idea principal detrs de todo esto es la de conseguir
organizarse. Es una recopilacin de mtodos que ayudan a
estar ms organizado.
Creo que es importante ver en este punto, que la idea de
organizarse est muy ligada con la idea de la productividad. Se
podra decir a modo Dilbert, que lo que se pretende es trabajar menos y
producir ms.
Cmo se hace?
Hay que tener en cuenta que si bien fue David Allen quin le puso nombre a
esto de aumentar la productivadad mediante la organizacin, en realidad hoy
en da el trmino GTD es mucho ms amplio. GTD se ve como una metodologa
para un problema y como suele ocurrir en el mundo de las metodologas, no
hay ninguna 100% cierta.
Generalmente se parte de la idea original de GTD que se basa en los siguientes
puntos:
1. Recopilar tareas. Este punto consiste bsicamente en hacer un core dump
de lo que tenemos en la cabeza a algn soporte de nuestra eleccin. La idea es
que el cerebro vale para mucho ms que para ser una agenda.
2. Procesar las tareas. Una vez se ha efectuado el proceso de descubrir qu
cosas hay que hacer, el siguiente proceso es ver qu impacto tienen. Una tarea
puede significar tener que hacer otras antes, o puede ser parte de un proyecto,
o puede no ser realizable, o puede ser delegable, etc. El objetivo de esta fase
es definir claramente qu hay que hacer.
3. Organizar el tiempo. Una vez que sabemos qu tenemos que hacer, este
punto trata de asignar recursos a las tareas. Tpicamente es una cuestin de
planificacin de cuando vamos a llevar a cabo las tareas.
4. Evaluacin peridica. El objetivo de este punto es el de evaluar realmente
qu hemos hecho (en trminos de tareas finalizadas). Realmente no hay que
morirse por haber planificado algo y no haber sido capaz de realizarlo por
cualquier motivo; simplemente hay que ver qu ha pasado y seguir adelante.
5. Hacer: Quiz uno de los puntos ms costosos. No sirve de nada pensar,
planificar, etc si luego no hacemos lo que hemos dicho.
Como se puede ver, los puntos son bastante genricos, por lo que realmente
existen multitud de adaptaciones de como se traducen esos puntos en el
mundo personal de cada uno. A partir de aqu, dependiendo de la metodologa
concreta, cada punto se efectua de una manera u otra.
Cmo se implementa?
La respuesta bsica es simplemente hacerlo, es decir, detrs de esto no hay
magia ninguna (aunque a veces se venda esto), la efectividad del mtodo
reside en lo que cada uno quiera implementar o no. Puesto que lo que hace
falta es un soporte en este punto hay que elegir qu tipo de soporte queremos
utilizar. Algunas formas de implementacin ya sea en papel o mediante algn
programa de ordenador son:

GTD: El libro original de David Allen, por si alguien quiere leerse la

metodologa completa.
iGTD: Programa bastante potente basado en la metodologa original. Ofrece
una muy buena integracin con otras aplicaciones y en mi opinin uno de los
mejores. Disponible nicamente para Mac
ThinkingRock: Programa tambin basado en la idea original. Esta escrito en
Java por lo que es multiplataforma. A destacar su forma de mostrar las
opciones que facilita el seguimiento de la metodologa (se muestra un rbol de
posibles cosas que hacer).
Tracks: Es una aplicacin web escrita en ruby on rails. La aplicacin web se
mantiene de forma local por lo que requiere la instalacin de servidor web,
para poder utilizar la aplicacin.
D*I*Y* Planner: Siguiendo la idea tradicional de una agenda fsica, lo que
se nos ofrece en esta web es una serie de plantillas ya predefinidas que
permiten crearnos nuestra propia agenda personalizada. Tambin se ofrecen
plantillas para que cada uno se pueda disear su hoja personalizada. Se
ofrecen en casi todos los formatos posibles: A4, folio, A5, tarjetas, etc.
GTD Tiddly Wiki: Quiz uno de los soportes ms curiosos. Se trata de un
wiki completo implementado en un nico archivo mediante toneladas de
JavaScript. Es bastante prctico y tiene toda la flexibilidad de un wiki habitual.
Ocupa muy poco < 1MB y se puede llevar en cualquier soporte.
El grfico de GTD, sera algo as:

Getting Things Done (GTD), organzate con eficacia de David Allen

Getting Things Done (GTD) de David Allen (Organizate con eficacia en
castellano) es un mtodo para la gestin de las tareas pendientes que se ha
hecho bastante popular en los ltimos aos.

Despus de leerme el libro bsico de referencia, me ha parecido bastante

interesante y he intentado aplicar las ideas expuestas. La principal dificultad de
utilizar GTD para gestionar nuestras tareas es que supone un cambio sustancial
en nuestros hbitos diarios, no obstante, si bien no he conseguido trabajar
cumpliendo el 100% del plantenamiento GTD, si que he podido aprovechar
algunas partes para incorporarlas a mi da a da y mejorar mi propia eficiencia
Al inicio del libro se hace mencin a una de las ideas bsicas de Peter Druker:
El trabajo del conocimiento. Actualmente no existen lmites claros que definan
el fin del trabajo, este se encuentra cada vez menos delimitado fsicamente
(p.ej. reorganizar un almacn). El trabajo tiende al infinito y nuestras tareas
pendientes aparecen, se modifican, pierden o ganan prioridad a un ritmo
frentico que puede bloquearnos.
Poder gestionar eficientemente ese contexto implica mantener un estado de
calma donde nuestra mente se comporte como el agua. Si lanzamos una
piedra a un estanque, el agua responder en funcin de la masa y la velocidad
de la piedra, retornando acto seguido a su estado natural. El agua no acta ni
ms ni menos de lo necesario, nuestra mente debe reaccionar de la misma
forma.
Aquello que nos hace reaccionar por encima o por debajo de lo necesario (p.ej.
contestar de forma inapropiada un correo), nos controla y genera ineficiencias
e
ineficacias.
Encontrarse en un estado relajado, donde todo fluye nos hace percibir la
situacin bajo control. Si bien es normal llegar a ese estado, en ocasiones
puede resultar dificil conseguirlo con regularidad. Getting Things Done
proporciona las herramientas para conseguir ese nivel de efectividad y
eficiencia.
Todos tenemos compromisos tanto profesionales como personales, algunos de
los cuales ni tan siquiera somos conscientes en el da a da. De cuantas cosas
nos sentimos responsables para crear/cambiar/etc? Mientras estos
compromisos se mantengan exclusivamente en nuestra cabeza, no tendremos
una mente clara. Por tanto:
Conviene registrar los compromisos en un soporte externo
Decidir que se quiere llevar a cabo para cumplir ese compromiso
Revisar peridicamente el soporte donde se almacene dicha informacin
Tener asuntos abiertos (open loops) que aparecen de forma peridica en
nuestra mente suele ser consecuencia de:
Desconocer el resultado que queremos obtener
Desconocer que siguiente accin realizar
No haber establecido recordatorios
Tenemos que conseguir desconectar de esos asuntos abiertos que nos
preocupan, trasladndolos a un sistema externo.
No se trata de gestionar el tiempo, la informacin o las prioridades sino que
se trata de gestionar las acciones (que hacer con tu tiempo, con la
informacin, etc.). Creemos que no tenemos tiempo para realizar un
determinado proyecto, sin embargo el verdadero problema es que no hemos
identificado las acciones a efectuar para que el proyecto avance.
Gestin horizontal: diferentes tareas a realizar inconexas entre si

Gestin vertical: diferentes tareas a realizar propias de una nica temtica

En ocasiones elaboramos listados de tareas pendientes nicamente cuando el
nivel de estres es tal que parece ser la nica solucin de organizarnos. La idea
es mantener este tipo de listado siempre, para cualquier tipo de tarea por ms
pequea o grande que sea y tenga la prioridad que tenga.
Etapas (visin global)
GTD presenta diversas etapas para gestionar ese listado de
tareas/acciones:
1. Collect: Registrar todas los asuntos abiertos a realizar o revisar en el futuro
fuera de nuestra mente, ayudndonos de dispositivos electrnicos o papel. Lo
ideal es utilizar el mnimo nmero de dispositivos. No es til si no se recogen
absolutamente todas los temas abiertos, si confiamos en recordar alguno y
otros los apuntamos, el sistema queda cojo y nuestra mente seguir
preocupndose por esas tareas.
2. Process: Los asuntos abiertos recolectados deben ser procesadas
peridicamente siguiendo el siguiente protocolo:
Entender en qu consisten
Identificar si lo podemos traducir en una accin
No requiere accin y se puede descartar.
No requiere accin actualmente, pero es posible que si la requiera en el
futuro (calendario).
Se trata de un elemento que proporciona informacin til que puede ser
necesaria para algo en el futuro (referencia)
Si requiere la ejecucin de una accin. Las acciones deben ser una actividad
fsica y visible (p.ej. llamada de telfono, bsqueda por Internet, redaccin de
un borrador, etc.). En caso de que el asunto abierto genere diversas acciones
con objeto de conseguir el resultado deseado, se consideraran todas estas
como un proyecto.
A partir de la accin identificada, decidir:
Hacerla si lleva menos de 2 minutos.
Delegar
Posponer y anotar en el listado de Prximas cosas a hacer.
3. Organize: Las acciones procesadas deben ser organizadas fsicamente
(p.ej. carpesanos) o digitalmente (p.ej. directorios), programadas en el
calendario, etc. Respecto al listado de prximas tareas a realizar, podemos
crear sublistas para identificar acciones a realizar en casa, en el trabajo, etc.
4. Review: De forma diaria se requiere revisar en primer lugar el calendario
(tareas programadas), dado que podemos identificar las tareas que debemos
realizar estrictamente en el tiempo. A continuacin, revisamos el listado de
acciones a realizar para identificar cuales llevaremos a cabo.
De forma semanal, se revisar el listado de prximas acciones, el calendario,
etc. con el objetivo de revisar, actualizar y marcar como completadas (limpiar)
las tareas oportunas.
5. Do Elegir que accin ejecutar en cada momento depender de los
siguientes aspectos:
Contexto
Tiempo disponible

Energa disponible: La tarea requiere esfuerzo fsico y/o mental?

Prioridad

Veamos
detalle
etapas
un mayor

en
mayor
aquellas
que requiere

entendimiento para poder llevarlas a cabo.

Procesar
Reglas:
Procesar el primer elemento (no importa seguir orden LIFO o FIFO).
Procesar uno a uno, nunca varios simultneamente.
Nunca volver a poner un elemento de vuelta a la bandeja de entrada.
Todo debe ser procesado de forma equitativa, entendiendo por procesar la
dedicacin de un tiempo mnimo para decidir que accin emprender.
Elementos que no requieren accin:
Basura: Podemos optar por descartar algo cuando tengamos dudas o
incubarlo.

Elementos a incubar: los clasificamos en la lista de algn da/quizs o lo

registramos en el calendario si se trata de un evento programado futuro.
Material de referencia
Vaciando la bandeja de entrada:
Hacer la accin si esta lleva menos de 2 minutos.
Delegar y registrar en la lista de en espera o anotar en el calendario para
revisar en una fecha concreta. Cabe destacar la importancia de anotar la
fecha/hora en la que se deleg la tarea.
Posponer: clasificar como pendientes.
Organizar
Categoras bsicas:
Listado de proyectos
Material de soporte de proyectos: material necesario para llevar a cabo las
acciones relacionadas con los proyectos.
Calendario: acciones programadas para das u horas determinadas.
Lista de prximas acciones
Lista de en espera: aspectos delegados para los cuales esperamos un
resultado.
Lista de algn da/quizs
Material de referencia: material que no se encuentra vinculado directamente
a ninguna accin, pero que puede ser de utilidad en el futuro.
Dentro del listado de prximas acciones podemos agrupar las tareas en funcin
del contexto necesario para que sean realizadas, por ejemplo las ms
habituales:
Llamadas
Ordenador
Recados
Oficina
Casa
Agenda (personas y reuniones)
Leer/revisar
El nivel de desglose depender de la cantidad de elementos que gestionemos.
Los sistemas de correo electrnico pueden ser utilizados con la misma filosofia.
La bandeja de entrada es el lugar donde se registran los asuntos abiertos que
requieren ser procesados. Para poder procesar y organizar la informacin, es
posible crear las siguientes carpetas bsicas:
@Action: Archivamos todos aquellos mails que requieren un accin por
nuestra parte (siempre y cuando sea superior a 2 minutos).
@Waiting for: Enviamos un correo donde se delega una tarea y ponemos
nuestra propia direccin en copia (CC o BCC) para posteriormente clasificarla
en la carpeta de en espera.
Carpetas de referencia: archivaremos todo aquello que ya no requiera
accin.
Revisar
El objetivo consiste en mantener el sistema actualizado de forma que estemos
haciendo lo que tenemos que hacer y viceversa. En definitiva, nos permite
afianzar la fiabilidad del sistema y la confianza que tenemos en el.

Lo ideal es reservar un par de hora en el ltimo da de la semana (p.ej. viernes)

donde aislarnos y concentrarnos en la revisin del sistema. Este es el mejor
momento dado que:
Aun tenemos fresco todo lo sucedido durante la semana.
En caso de aparecer ideas/acciones que requieran interaccin con otras
personas del trabajo, podemos llevarlo a cabo antes de que llegue el fin de
semana.
Facilita el inicio del fin de semana con una mente ms tranquila y calmada.
Conclusin
GTD nos ofrece un sistema que permite mejorar nuestra eficiencia tanto en el
trabajo como en las tareas personales, no obstante su puesta en marcha es
complicada dado que implica un cambio sustancial de nuestros habitos.
Personalmente, he incorporado a mi da a da los siguientes elementos:
Organizacin del correo electrnico en @actions, @waiting for, @reference,
etc
Uso del calendario para aquellas tareas claramente definidas en el tiempo
(Outlook, Evolution y Google Calendar sincronizados)
Listados de ideas y acciones en una hoja de clculo + libreta moleskine
(regalo de cumple de ese pedazo equipo AliCAMte)
Revisin peridica del sistema.