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Medomi Experimentación
Medomi Experimentación
2012
INDICE GENERAL
TEMA
PGINA
A. INTRODUCCIN
01
B. PROPSITO
02
C. ALCANCE
02
CAPITULO I
GENERALIDADES
A. GENERALIDADES
I-1
CAPITULO II
BASES CONCEPTUALES
D. LA COMUNICACIN
II-1
II-2
F. EL DOCUMENTO
II-3
II-3
CAPITULO III
COMUNICACIN MILITAR
A. DEFINICIN
III-1
III-1
III-3
CAPITULO IV
NORMAS ESPECFICAS PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS MILITARES
A. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS MILITARES
1. MEMBRETE Y/O ENCABEZADO (ZONA 1)
2. CUERPO O TEXTO DEL DOCUMENTO (ZONA 2)
3. CIERRE O FINAL DEL DOCUMENTO
IV-1
IV-1
IV-3
IV-14
CAPITULO V
CLASES DE DOCUMENTOS MILITARES
A. ACTA DE REUNIN
V-1
V-7
C. CERTIFICADO
V-11
D. CONVOCATORIA
V-13
E. DESPACHO
V-15
F. DIPLOMA
V-16
V-19
H. ESQUELA
V-25
I. INFORME
V-27
J. MEMORANDO
V-30
K. OFICIOS
V-34
L. ORDEN GENERAL
V-37
M. PARTE MILITAR
V-43
V-45
O. TARJETAS
V-48
P. MENSAJE MILITAR
V-50
V-53
R. DISPOSICIONES GENERALES
V-56
CAPITULO VI
MANEJO DOCUMENTAL EN FUERZAS ARMADAS
A. PROCESO DE GESTIN DE LA DOCUMENTACIN MILITAR
VI-1
VI-6
CAPTULO VII
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
A. BASE LEGAL PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS
VII-1
VII-2
1.
2.
3.
4.
5.
6.
INTRODUCCIN
ORGANIZACIN DEL ARCHIVO
DE LA CLASIFICACIN INTERNA DEL ARCHIVO
DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO
HOJA DE REFERENCIA CRUZADA
NORMAS PARA LA CONSERVACIN Y ELIMINACION
VII-2
VII-3
VII-3
VII-4
VII-6
VII-7
INTRODUCCIN
Las Fuerzas Armadas del Ecuador, son una institucin militar cimentada en las bases
de la disciplina, el honor y la lealtad; cuya formacin y doctrina rebasan la mstica del
profesionalismo a favor de la entrega desinteresada al servicio de nuestra Patria; por
ello, mantiene estndares, procesos y normas exigentes que permiten la uniformidad
de todo su accionar.
En estos principios de igualdad, radica la importancia y necesidad de mantener
normada la diagramacin y estructura de los documentos generados en las
dependencias del Ministerio de Defensa Nacional, Comando Conjunto, Comandos
Generales de las Fuerzas, entidades adscritas y dependientes al mencionado
Ministerio, con el objeto de facilitar el proceso de preparacin, elaboracin, revisin,
aprobacin y despacho de los documentos administrativos; agilitando sustancialmente
su trmite, permitindoles cumplir el ciclo de vida de los documentos una vez que
reposen en los archivos respectivos en forma correcta para su futura localizacin.
Los sistemas y programas informticos que tenemos a nuestro servicio, permiten que
los procesos y trmites de la documentacin sean gestionados, registrados y
archivados rpidamente; estos medios por lo tanto deben ser empleados al mximo;
as tenemos el sistema CERO PAPELES implementado por las Fuerzas y que
gubernamentalmente se est implementando en todos las instituciones con el fin de
desburocratizar los trmites administrativos. Por lo tanto debe existir la integracin de
la tecnologa con la elaboracin de documentacin, mejorando ostensiblemente la
gestin documental de las instituciones.
La restructuracin organizacional de Fuerzas Armadas por procesos, las Secretaras
Generales, asumen su rol al desarrollar y mantener el sistema de normalizacin
administrativa institucional, determinando acciones para la optimalizacin,
racionalizacin y estandarizacin de normas, procedimientos y formatos de la
documentacin administrativa.
Considerando las nuevas tcnicas y procesos administrativos de manejo y elaboracin
de los documentos oficiales, que implica una renovacin constante en las prcticas del
trabajo, basados principalmente en las normas tcnicas ecuatorianas NTE INEN
2410:2010, NTE INEN 24:09:2011 emitido por el instituto ecuatoriano de normalizacin
INEN.
Esta es la razn primordial para que la Institucin Militar se maneje por un solo
MANUAL que los identifique y los gue en la elaboracin documental administrativa
estndar. Es por ello que la actualizacin del MEDOMI es muy importante, porque
permitir integrar a los Manuales que independiente las Fuerzas han estado llevando.
Es nuestra integracin como Fuerzas Armadas, la que nos encamina en la
estandarizacin de todos los sistemas, procesos y procedimientos en todos los mbitos
que se involucran las actividades castrenses y que se involucran directamente en el
acontecer nacional.
PROPSITO
Normar los procedimientos para la elaboracin, trmite y archivo efectivo de la
documentacin militar.
ALCANCE
Las normas y procedimientos en el presente manual, son de aplicacin obligatoria para la
elaboracin de toda documentacin administrativa oficial militar originada en Fuerzas
Armadas y entidades adscritas al Ministerio de Defensa Nacional.
De su correcta aplicacin, sern responsables los comandantes en todos los niveles.
CAPITULO I
GENERALIDADES
A. GENERALIDADES
1. DEFINICIN
El MEDOMI, es un instrumento de trabajo y gua prctica de uso permanente, que
contiene normas, instrucciones y procedimientos que permiten estandarizar y
racionalizar la elaboracin, manejo, trmite y archivo de la documentacin
administrativa oficial generada en Fuerzas Armadas y entidades adscritas al
Ministerio de Defensa Nacional.
2. GLOSARIO.a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
I- 1
n.
o.
p.
q.
r.
s.
t.
Firma. Nombre y apellido, o ttulo, que una persona escribe de su propia mano
en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su
contenido.
u.
v.
y.
z.
I- 2
ff.
Hora: registro del tiempo en que se inicia o termina una actividad, sesin,
reunin
jj.
kk. Orden del da: relacin de temas que se han de tratar en una reunin
ll.
mm.
I- 3
CAPITULO II
BASES CONCEPTUALES
A. LA COMUNICACIN
1. DEFINICIN
La comunicacin es un proceso que tiene por finalidad transmitir mensajes que sean
comprendidos y recordados, utilizando los diferentes canales para la comunicacin;
sta tiene dos fases fundamentales e inseparables como la transmisin y la
recepcin.
2. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN
a. Emisor
Persona o personas que envan mensajes.
b. Receptor
Persona o personas que reciben el mensaje del emisor; se lo conoce tambin
como: decodificador, descifrador, intrprete o destinatario.
Cuando el receptor despus de recibir el mensaje, procede a analizar,
comprender y decodificar para aceptar o rechazar su contenido, esto le
convierte, al codificar la respuesta, en emisor de una comunicacin de retorno.
c. Canales de comunicacin
Son los medios mediante los cuales se transmiten, reciben o difunden los
mensajes, a fin de que llegue con precisin, claridad y efectividad al receptor. Se
clasifican en:
1) Canales Naturales
Medios que el hombre posee de una manera innata y que se relacionan con el
exterior; es el caso de los cinco sentidos: vista, tacto, gusto, odo y olfato.
2) Canales Artificiales
Son los medios que el hombre ha creado para transmitir los mensajes a travs
del tiempo y el espacio, los cuales se ponen de manifiesto en el cine, radio,
televisin, telefax, correo electrnico, fotografa, vdeo, va web, etc.
d. El mensaje
Es la informacin transmitida y constituida por imgenes, signos, sonidos, etc.,
que va a ser captada por el receptor. Por la calidad de un mensaje se puede dar
cuenta de la educacin, instruccin, inteligencia, sensibilidad, etc., de los
II- 1
II- 2
forma que los dems entiendan exactamente lo que se desea decir y no lo contrario;
para lograr esto, es necesario dar nfasis a cada oracin y al texto en general.
C. EL DOCUMENTO
1. DEFINICIN
Es un registro de informacin contenida en un medio de almacenamiento, tales
como: papel, micro-film, medios magnticos pticos o electrnicos, sonoros;
producida, recibida y conservada por cualquier unidad administrativa en
cumplimiento de sus obligaciones legales o en ejercicio de sus actividades o
funciones, sin importar su fuente o fecha de elaboracin. Su clasificacin es:
a. Pblico
Se considera informacin pblica, todo documento en cualquier formato que se
encuentre en poder de las instituciones pblicas y de las personas jurdicas a las
que se refiere la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica, contenidos, creados u obtenidos por ellas, que se encuentran bajo su
responsabilidad o se hayan producido con recursos del Estado.
Para la aplicacin del concepto de la informacin pblica, respecto a su
elaboracin, manejo y archivo de documentos, las Fuerzas Armadas como
Institucin del Estado ha considerado a esta informacin como documentacin
ordinaria.
Por lo tanto, documentacin Ordinaria es aquella que se elabora de manera
rutinaria y el conocimiento de su contenido, por mandato de la Ley, no tiene
restriccin en la Institucin o fuera de ella.
b. Reservado
En concordancia con la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica, es aquella que no procede el derecho a acceder a la
informacin pblica, derivada de sus derechos personalsimos y fundamentales,
especialmente aquellos sealados en la Constitucin Poltica de la Repblica.
Se considera informacin reservada, aquella informacin pblica personal que no
est sujeta al principio de publicidad y comprende aquella documentacin
calificada de manera motivada por el Consejo de Seguridad Nacional, por
razones de defensa nacional, de conformidad con la Constitucin Poltica de la
Repblica.
D. PASOS PARA REDACTAR LOS DOCUMENTOS
1. ELECCIN DEL TEMA
Implica definir la idea general sobre lo que se va a redactar; es necesario considerar
que, si se quiere redactar bien un documento, no se debe improvisar, pues est
comprobado que generar ideas sin relacin, conlleva a emplear ms tiempo.
II- 3
2. BSQUEDA DE INFORMACIN
Es el proceso necesario para recopilar los datos a fin de dominar el tema. El mtodo
ms til para recabar informacin es el cuestionario, en el que se generan preguntas
para obtener respuestas.
3. ELABORACIN DE UN BOSQUEJO
a.
b.
c.
d.
II- 4
CAPITULO III
COMUNICACIN MILITAR
A. DEFINICIN
1. COMUNICACIN MILITAR
La comunicacin militar es el proceso por el cual se crean las condiciones de
interaccin entre los organismos militares, institucionales y personales a travs de
las diferentes clases de documentos, cuya finalidad es la transmisin intencionada
de un mensaje; encaminada a una eficiente gestin operativa y administrativa de
fuerzas armadas, organismos y entidades adscritas al ministerio de defensa
nacional.
2. REDACCIN MILITAR
Es el arte de expresar militarmente por escrito, disposiciones, requerimientos o
informacin de carcter militar, a ser trasmitida por el miembro de la Institucin
Armada, de una manera corts, claro y conciso; empleando con destreza las reglas,
normas y preceptos gramaticales de la composicin.
B. CARACTERSTICAS GENERALES DE LA REDACCIN MILITAR.
Todo tipo de redaccin, como cualquier manifestacin literaria o artstica, debe poseer
dos elementos bsicos, que son la forma y el fondo, ya que de nada sirve tener ideas
originales y acertadas, si no se pueden expresar con la debida correccin. Tampoco
reporta utilidad tener un amplio dominio del idioma si no se tiene nada que decir.
1. DE FORMA
La forma, el cmo decirlo, es el modo particular que se posee de expresar una idea,
lo que llamamos tcnicamente redactar.
Resulta un poco difcil instituir normas rgidas y concretas sobre la manera de
redactar, ya que la expresin de nuestros pensamientos, sentimientos, emociones,
vivencias y conceptos est sujeta a fenmenos tanto artsticos como cientficos. En
el primer caso, la expresin de nuestros pensamientos est atada al entorno y
variaciones del momento, del lugar, la moda, etc. En el segundo, est cambiando a
cada instante por los procesos de la fontica, la lingstica y la gramtica, debido a
que el idioma evoluciona da a da
Para que la comprensin de los documentos sea bien entendida o aplicada, se debe
considerar las siguientes caractersticas:
a. Claridad
Los documentos debern ser redactados en forma concreta y simple, sin
redundancias ni formas literarias de manera que sean fciles de comprender. Se
III-1
b. Precisin
Los documentos contendrn todos los elementos necesarios utilizando el
vocabulario exacto, para lograr claridad en la informacin que se suministra.
Debe evitar el uso de barbarismos o vulgarismos de mal gusto, que son
sinnimos de pobreza de vocabulario. Prefiera siempre la palabra concreta, que
designe objetos o seres, a la palabra abstracta.
c. Concisin
Concisin es la expresin de los conceptos con la menor cantidad de palabras
posibles y con la mayor exactitud, los documentos incluirn solamente los
factores esenciales en su contenido, para que se expresen las ideas en forma
concisa y objetiva. No deben usarse dos o tres palabras cuando stas puedan
ser remplazadas por una.
La oracin puede ser ms larga o ms corta; pero, siempre concisa, usando
correctamente los signos de puntuacin, interrogacin o de admiracin; caso
contrario, modifican radicalmente el sentido de la frase y dificultan la comprensin
de la misma.
2. DE FONDO
Toda redaccin debe versar, claramente, sobre algn tema propuesto de antemano.
Entonces, las ideas sugieren dicho asunto y que han de servir para su desarrollo,
constituyen el fondo de la redaccin. En otros trminos, el fondo equivale a qu
decir; no importa el tema o extensin, debe ser un todo armnico; con una lgica
comprensible; con un orden, pulcritud y sentido, para ello es necesario tener en
cuenta las pautas siguientes:
a. Integridad
Los documentos contendrn todos los elementos necesarios y esenciales,
utilizando el vocabulario preciso, para lograr exactitud y claridad en las ideas e
informacin que se desea transmitir.
Si ni se maneja o no se conoce a fondo la temtica que desea tratar, es
importante referirse a ella cabalmente. Se aconseja documentarse sobre el tema
propuesto, para de ese modo aduearse de su contenido.
b. Unidad
El escrito debe adherirse a una sola idea principal, este principio no solo debe
aplicarse a cada oracin y prrafo, sino tambin a todo su escrito, si se tiene que
III-2
c. Brevedad
Evite redundancia, generalmente son impropias en una redaccin simple y
sencilla. Se descartar el uso de palabras difciles o poco conocidas; tenga en
cuenta que su finalidad es comunicar su pensamiento y no hacer gala de sus
conocimientos.
d. Correccin
Se refiere a que el escrito est libre de errores, ya sean de ndole gramatical, de
la presentacin formal o del tono apropiado. La revisin consta de dos tareas
bsicas:
1) Evaluar
Consiste en releer el borrador y en verificar que se cumplan con los propsitos
preestablecidos y en identificar los errores. Este tipo de evaluacin debe
hacerse teniendo en mente el texto ideal, el mensaje que se quiere comunicar
y el estilo ms apropiado de acuerdo con el destinatario.
2) Corregir
Consiste en decidir cul es la mejor tctica para enmendar o mejorar los
puntos que requieren correccin.
e. Seguridad
Todo documento por su importancia o contenido deber ser elaborado, calificado,
manejado, custodiado y archivado conforme a las normas establecidas en los
reglamentos y doctrinas de seguridad.
f. Cortesa
Los documentos deben ser redactados en trminos corteses (amables, atentos,
agradables) y respetuosos; pero con el cuidado de no caer en adulacin.
C. TIPOS Y CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACIN MILITAR
1. POR SU CONTENIDO
-
Acta de Reunin
Decreto
Acuerdo
Resolucin
Certificado
Convocatoria
Despacho
Diploma
III-3
Regulacin
Directivas
Instructivos
Esquela
Informe
Mensaje Militar
Memorando
Oficio
Orden General
Parte militar
Solicitud
Tarjetas
Sobres y fundas (correo militar)
2. POR SU PRIORIDAD
a. Normal (N)
Son los documentos cuyo trmite no reviste urgencia y no obliga a una prioridad
en su elaboracin y despacho.
b. Urgente (U)
Son los documentos que por su contenido deben ser inmediatamente
transmitidos al receptor y tienen que ser tramitados tan pronto como son
recibidos.
c. Urgentsimo (W)
Son los documentos o mensajes cuya prioridad est determinada
fundamentalmente en situaciones de emergencia; su informacin se transmite
generalmente por vas de comunicaciones rpidas y automticas.
3. POR SU CALIFICACIN
En concordancia con la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica (LOTAIP) y su Reglamento General, la documentacin puede ser calificada
de manera motivada como reservados, determinando que la elaboracin, manejo,
custodia y seguridad de la informacin calificada como reservada se sujete a las
regulaciones emitidas por el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas sobre la
materia, es as que la documentacin militar se clasifica en: Ordinaria, Calificada
a. Documentacin Ordinaria.-
Ordinarios (O).
III-4
Reglamento para la elaboracin, manejo, custodia, difusin y seguridad de la informacin militar clasificada
III-5
CAPTULO IV
NORMAS ESPECFICAS PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS
MILITARES
A. ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS MILITARES
Para efectos de diagramacin1 se tiene tres reas para la distribucin de la estructura
de los documentos y se tomar en cuenta que la orientacin es segn la posicin
normal de lectura.
rea 1.- Membrete y/o Encabezamiento.- Est ubicado en la parte superior del
documento; cubre todo el ancho de la pgina y tiene una altura de 4 cm.
rea 2.- Cuerpo o texto.- Es la redaccin que contiene toda la informacin motivo por
el cual se elabora el documento.
rea 3.- Cierre o final del documento.- rea libre destinada para el sello de registro
del documento, datos y pie de firma del remitente, lneas especiales y sello de
calificacin.
1. MEMBRETE Y/O ENCABEZADO (REA 1)
Toda la documentacin y comunicacin oficial originada en las Fuerzas Armadas,
Organismos y Entidades adscritas al Ministerio de Defensa Nacional, tendrn
obligatoriamente impreso el membrete institucional que les corresponda.
Los escudos del Ecuador e Institucionales que se usen, sern los que
reglamentariamente se encuentren en vigencia, con un dimetro de 1,7 cm., as
tenemos:
IV-1
Fuerza Terrestre
Fuerza Naval
Fuerza Area
a. Ejemplos de encabezados:
1) Encabezado utilizado en: oficios, memorandos y solicitudes
REPBLICA DEL ECUADOR
FUERZA AREA
El Ecuador ha sido, es y ser
pas Amaznico
COMANDANCIA GENERAL
IV-2
FUERZA NAVAL
DIRECCIN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
a. Cdigo de referencia.
Ao de elaboracin
Siglas de la Institucin
Este formato ser estndar para los siguientes documentos: oficio, memorando,
mensaje militar, regulacin, directiva, instructivo, informe y acta
Comando Conjunto
CCFFAA
G-3
2012
0015
OF
Fuerza Terrestre
FT
G-2
2012
0023
MM
Fuerza Naval
FN
COGMAR 2012
0045
REG
Fuerza Area
FA
EE-G
0134
OF
Ejemplo:
2012
CCFFAA-G3-2012-0015-O-OF
FT-G2-2012-023-S-MM
FN-COGMAR-2012-0045-R-REG
FA-EE-G-2012-0134-C-OF
IV-3
Se escribe el cargo completo con letra Arial 11, tipo oracin y negrillas,
ejemplo:
La abreviatura del grado jerrquico ser o estar sujeta a las establecidas en cada una de las Fuerzas,
respectando la regla ortogrfica de la Real Academia de la Lengua Espaola.
IV-4
Seor Arquitecto
Pablo Pinto Suarez
Jefe del Departamento de Investigacin, Subrogante
Para dos destinatarios el encabezado ser: el tratamiento (Seores -Seoras Seoritas), la descripcin del grado jerrquico tipo oracin el nombre y dos
apellidos y la palabra Presentes bajo el segundo destinatario. Ejemplo:
Seores
Teniente de Navo-AD
Silvana Lomas Bosmediano
Servidor Pblico
Santiago Andrade Piedra
Presentes
Para ms de dos destinatarios el formato ser: el tratamiento (SeoresSeoras-Seoritas), la frase LISTA DE DISTRIBUCIN en maysculas
negrilla y la palabra Presentes, los destinatarios sern listados en la lnea
especial Distribucin. Ejemplo:
Seores
LISTA DE DISTRIBUCIN
Presentes
IV-5
4) Empresa o entidad.
Seor
Santiago Vallejo Cerda
Director General de Operaciones
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
b) Para empresas se escribe con el nombre completo con letra Arial 11, con
mayscula sostenida y respetando las denominaciones segn como hayan
sido registradas, CA. LTDA., S. A. y otras que pueda contener la razn
social. Ejemplo:
Seor
Enrique Prez Olmedo
Gerente General de Operaciones
ALBATROS TOURS CA. LTDA.
Al responder una comunicacin, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento
recibido.
IV-6
IV-7
IV-8
e. Terminologa y tratamiento
El tratamiento escrito en la correspondencia y comunicacin militar tendr
obligatoriamente una terminologa culta y de cortesa militar, resaltando el trato
que debe mantenerse entre superiores y subordinados, viceversa y de la misma
promocin.
1) De acuerdo al destinatario, se utilizar los siguientes trminos:
4
IV-9
f. Escritura de nmeros
De acuerdo al Sistema Internacional de Unidades, se determinan algunas normas
que se aplicarn a nivel Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Armadas y
entidades adscritas, referentes a la escritura de nmeros, cifras numricas,
fechas y horas, de la siguiente manera:
IV-10
Se pueden escribir en letras los nmeros que se expresan en una sola palabra,
esto es, del cero al veintinueve, las decenas (treinta, cincuenta), las centenas
(doscientos, trescientos), los nmeros redondos (trescientos mil, dos millones),
los nmeros inferiores a cien (noventa y nueve, setenta y tres); los nmeros
tcnicos no excesivamente complejos, no se usan smbolos o abreviaciones
sino el sustantivo. Ejemplo:
- El vehculo tctico HWWMV consume diecisis kilmetros por hora de diesel.
- El recorrido tiene treinta metros.
Se escribirn en cifras, aquellos escritos en ms de tres palabras. Ejemplo:
- es ms claro 32 423 usuarios que, treinta y dos mil cuatrocientos veintitrs
usuarios.
- 35 465 solicitudes, 35 vehculos HWWMV, 3456 raciones.
- 3 documentos anexos, 8 viviendas fiscales, 9 (nueve) personas detenidas
entregadas a la Polica Nacional, 125 condecoraciones.
- El C-130 llevar a la 19 B.S NAPO 18 350 lb. de abastecimientos Cl. I.
- El presupuesto entregado es de 1 345 115,852 (un milln trescientos
cuarenta y cinco mil ciento quince, ocho cientos cincuenta y dos milsimas).
- $ 15,69 (quince, 69/100 dlares)
2) Horas
Para la designacin de la hora, se considera el modelo de 24 horas del da
(para evitar ambigedades y confusiones que causa el modelo de 12 horas)
expresado con cuatro dgitos: dos dgitos para la hora y dos para los
minutos, separados por los dos puntos (:), se podr colocar la letra (h) al
final: 06:30, 12:30, 14:28 h.
Para designar la hora militar se eliminaran los dos puntos: 1330, 1450,
2355, 0115, 0559.
3) Fechas
a) La fecha se representa en forma mixta o alfanumrica, es decir el mes
en letras abreviadas, se escribir de la siguiente manera: dos dgitos
para el da (dd), tres primeras letras para el mes (MMM) y cuatro dgitos
para el ao (aaaa), iniciando con el da y separados cada elemento por un
guin y para la elaboracin de documentos oficiales ser representada
en forma total, en el orden de, da, mes y ao y solo las fechas
histricas e importantes ir el mes con mayscula: Ejemplo:
- 25-MAY-015; 25-MAY-2015, 25 de mayo del 2015 (fecha normal).
- 10 de Agosto del 2006 (fecha histrica e importante)
b) Para la designacin de la fecha militar (grupo fecha-hora), se expresar
en el siguiente orden: el da en dos dgitos, la hora militar con cuatro
IV-11
270630-FEB-2012
27
DA
IV-12
h. Texto en bloque
Se utiliza cuando el contenido del documento corresponde un solo antecedente,
propsito o disposicin; en este caso, el texto se distribuir en uno o ms
prrafos y no ser necesario el uso del esquema numerado.
El uso de vietas es factible cuando se requiere listar informacin; en todos los
casos, se evitar subdivisiones innecesarias en beneficio de la presentacin y
comprensin del documento.
IV-13
a. Despedida
Es la expresin que cierra el tema; se escribe con letra Arial 11 en minsculas y
sin negrillas a una interlnea despus del texto: Ejemplo:
Atentamente,
La palabra Atentamente, para dirigir a entidades no adscritas al Ministerio de
Defensa Nacional, puede ir precedida de otras frases de despedida, ejemplos:
- Agradecemos su gentil colaboracin.
- Nos despedimos cordialmente y esperamos su respuesta.
- Aprovecho la oportunidad para expresar mis sentimientos de consideracin y
alta estima.
- Con sentimientos de consideracin.
Opcionalmente, a rengln seguido se escribir el lema o eslogan utilizado por
cada entidad. Ejemplo:
Atentamente,
DIOS, PATRIA Y LIBERTAD
IV-14
Juan Silva T.
Capitn de Corbeta - SS
COMANDANTE
Tercer ejemplo:
IV-15
c. Legalizacin de Documentos
Accin mediante la cual, una autoridad titular de un cargo o funcin, autoriza la
ejecucin o puesta en vigencia de las disposiciones o el contenido del
documento. El acto se materializa con su firma original o firma electrnica de la
autoridad que lo origina, o del oficial que lo hace por delegacin del titular
conforme a las normas contempladas en la Ley de Comercio Electrnico, firmas
electrnicas y mensajes de datos; as como los sellos oficiales de la organizacin
que emite el documento y con el sello oficial de la organizacin que emite el
documento que se colocar al costado derecho de la firma.
Cuando existan documentos que deban ser legalizados por dos o ms personas,
el pie de firma ir en orden de precedencia jerrquica. Por ningn concepto el pie
IV-16
Archivo
IV-17
a) Accidental
Cuando por circunstancias operativas, tcticas o administrativas, el
comandante o el titular deba ausentarse, este debe autorizar a quien le siga
en la cadena de mando, que ejerza el comando del reparto o dependencia
con el carcter de Accidental, hasta por un plazo no mayor a 60 das;
debiendo esta autoridad legalizar la documentacin. Esta nueva condicin,
deber constar en los datos del firmante del documento con letra minscula
y negrilla a continuacin del cargo y funcin separada con una coma,
ejemplo:
IV-18
IV-19
Ejemplo:
e. Lneas Especiales
Se escriben a una interlnea del pie de firma, se usar un tamao de letra dos
puntos tipogrficos ms pequeo que el usado en el texto. En caso de ser
necesario listar varios elementos de las lneas especiales se podr utilizar
guiones, numerales o literales.
1) Referencias.
Datos de cdigos y/o fechas de documentos relacionados al texto que se
contesta. Ejemplo:
Referencia:
- Oficio Nro. SRI-DA-2010-0009-O; 2011-10-23
Referencias:
a. Oficio Nro. SRI-DA-2010-0009-O; 2011-10-23
b. Memorando Nro. SR-DF-2010-0520; 2010-11-12
2) Anexos.
A una interlnea del ltimo dato, se escribe la palabra de la siguiente manera:
Anexo o Anexos. En el caso de no haberse descrito en el texto el o los
anexos, se debe detallar luego de la palabra anexos. Es opcional detallar
entre parntesis la cantidad de hojas, o cualquier detalle adicional sobre el
anexo. Ejemplo:
Anexo:
- A Informe de estudio de pre factibilidad
Anexos:
1. A Informe de estudio de pre factibilidad
2. B Planos topogrficos de la zona
3. C Disco compacto
Anexos:
1. A Informe de estudio de pre factibilidad
2. B Planos topogrficos de la zona (dos planos)
3. C Disco compacto (uno)
IV-20
3) Copia.
A una interlinea de los anexos, si los hay, se escribe la palabra Copia, sin
abreviar y seguida de dos puntos (:), la primera letra en mayscula y el resto
en minscula. A continuacin se listan el o los destinatarios con los siguientes
datos: tratamiento, nombre, cargo y entidad. Si se dirige a un funcionario de la
misma entidad del remitente, se omite el nombre de la entidad. Si se dirige a
una unidad administrativa se puede omitir el nombre y cargo. Ejemplo:
Copia:
Copia:
Copia:
IV-21
f. Sello de Calificacin
Se lo realizar de conformidad con las normas contempladas en el Reglamento
para la Elaboracin, Manejo, Custodia y Seguridad de la Documentacin Militar
Calificada RT3-IV.
Una vez autorizado la calificacin del documento se lo estampar con sello de
caucho en la parte central, superior e inferior de cada hoja constar la clasificacin
de CONFIDENCIAL y RESERVADO en tinta azul y con letras de mayor tamaa
que las del contenido de la hoja y para SECRETO y SECRETISIMO con tinta roja.
En caso de que la comunicacin que se enva contiene documentacin calificada
que se anexa, sta obligatoriamente deber tener la misma calificacin de sus
anexos, que por ningn motivo ser diferente.
g. Aspectos Generales
1) Para documentos impresos, cuando el texto del documento ocupe ms de
una pgina, el firmante debe rubricar abreviadamente debajo del ltimo
rengln limitando lo escrito en cada pgina, con el fin de proteger la
integridad de la informacin y la firma del documento.
2) Todas las pginas de cualquier documento deben tener impreso los datos de
la entidad.
3) Toda documentacin podr ser elaborada en papel tamao A4 o A5
considerando la extensin del texto del documento, y debe tener el gramaje
adecuado, segn la tecnologa de impresin que se utilice. La calidad, el color
y el tamao del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
IV-22
IV-23
CAPTULO V
CLASES DE DOCUMENTOS MILITARES
A. ACTA DE REUNIN
1. DEFINICIN
Las actas son documentos que reflejan el desarrollo de una sesin: puntos
tratados, acuerdos adoptados y resoluciones por parte de organismos colegiados
legalmente conformados o por conformacin dispuesta por la Autoridad
competente.
Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado
asunto; as como, documentos de sustento en la toma de actos administrativos.
Las actas se clasifican en: registradas1 y no registradas
2. ELABORACIN
a. Ttulo. Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems, se
debe aclarar cuando el carcter de la reunin sea extraordinario.
b. Numeracin. Las actas registradas de las entidades pertenecientes a la industria
de la defensa se numeran de manera consecutiva y sin interrupcin. En las
actas de los organismos reguladores de la carrera militar, comando conjunto,
frente militar, comits internos, etc, pueden iniciarse numeracin cada ao.
c. Presentacin. Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se
destinen para el efecto. Las actas de asamblea o juntas directivas se pueden
llevar en el mismo libro y en tal caso se distingue cada acta con el nombre del
organismo y con la numeracin continua para cada uno.
d. En el acta debe contener los siguientes datos:
e. De la redaccin:
V-1
Mrgenes de hoja.
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A-4
3 cm
2 cm
3 cm
2 cm
b. Encabezamiento
Conforme a lo establecido en el Captulo IV, artculo 9, solo en la primera hoja y
sin usar la herramienta de Word para encabezados, lo que permitir imprimir
original y no difuminado o como marca de agua en la parte superior.
V-2
V-3
8) Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye
como primer anexo en el acta y se especifica as:
ASISTENTES: Lista adjunta (20 personas)
9) Invitados. A continuacin de la lista de asistentes, a 1,5 interlnea del ltimo
nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayscula sostenida
seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se
escriben con mayscula inicial, a interlnea sencilla.
10) Ausentes. Contra el margen izquierdo, con mayscula sostenida y seguida de
dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, a 1,5 interlneas del
ltimo nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Ejemplo:
AUSENTES:
11) Contra el margen izquierdo, a doble interlnea del ltimo nombre, se har
constar la verificacin o constatacin del qurum reglamentario y la
instalacin de la reunin.
12) Pginas subsiguientes. Para las pginas subsiguientes de las actas, se
establecen los siguientes requisitos:
a) Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamao que el de la primera
hoja y que no tenga impresin alguna.
b) El encabezado se sita a 3 cm del borde superior, contra el margen
izquierdo y con mayscula inicial. Se identifica el documento con el
nombre de la reunin y el nmero correspondiente separados por guin.
En la misma lnea, contra el margen derecho se escribe el nmero de la
pgina, sin precederlo del smbolo (#) ni la abreviatura (Nro.).
Ejemplo:
Margen izquierdo
Margen derecho
V-4
c. Cuerpo
1) Orden del da. Contra el margen izquierdo, a doble interlnea del ltimo nombre
y con mayscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DA seguida de
dos puntos (:). A 1,5 interlneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los
temas motivo de la reunin, con mayscula inicial, identificndose con nmeros
arbigos. Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y
subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlnea sencilla. Entre
tema y tema se dejan 1,5 interlneas.
Ejemplo:
ORDEN DEL DA:
1. Lectura del orden del da.
2. Lectura del Acta anterior.
3. Informe de cumplimiento de las resoluciones, disposiciones o
4. Acciones.
5. Anlisis de casos.
6. Asuntos varios
2) Desarrollo. Contra el margen izquierdo, a doble interlnea del ltimo tema y con
mayscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos
puntos (:). A 1,5 interlneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se
inicia el primer tema identificndose con nmero arbigo y escritura en negrilla
si se desea resaltar. A 1,5 interlneas del ttulo del tema se inicia el desarrollo
del texto correspondiente, escrito a interlineacin sencilla entre renglones y 1,5
entre prrafos.
3) A dos interlneas se enumeran y se desarrollan uno por uno los temas que se
tratan y se aprueban en la reunin con sus respectivas resoluciones o
decisiones por parte del Organismo, los prrafos se separan con una interlnea.
4) Las actas deben recoger la informacin de manera detallada, completa y
clara, para que se puedan localizar fcilmente los contenidos.
5) El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una
reunin o sesin, y en ella es importante reflejar cualquier contraste de
opiniones.
6) Toda acta expresa lo tratado en una reunin sin describir detalles
intrascendentes. Los prrafos deben ser concisos, claros y que hagan
nfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa,
se anotan las discrepancias.
7) Se indica el nombre de la persona que presenta una mocin, pero no es
necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.
V-5
b)
d. Cierre
1) Firma, nombre y cargo. El nombre completo de los firmantes responsables de
conformidad con las normativas internas de cada uno de los organismos y se
escribe en mayscula sostenida o con mayscula inicial, de cuatro a seis
renglones a partir de la ltima lnea del acta. El cargo se anota a interlnea
sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar.
2) Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que
el de mayor jerarqua quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el
mismo rengln hacia la derecha.
Ejemplo:
V-6
V-7
c. La Resolucin
Ser emitido los seores Comandantes Generales de Fuerza y Subsecretario de
Defensa, en ejercicio de las polticas inherentes a su cargo, funcin y delegacin
respectiva por la Autoridad competente, tales como: Designaciones y/o
nombramientos para cumplimiento de funciones o comisiones en el exterior,
ascensos, despachos, disponibilidades y bajas de oficiales superiores,
subalternos, personal de tropa; y las dems de que por su competencia se
requiera.
2. ELABORACIN.
a. Mrgenes de hoja.
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A-4
2,5 cm.
2,5 cm.
3,0 cm.
2,5 cm.
b. Encabezamiento
Conforme a lo establecido en el Captulo IV, artculo 9. En la parte superior el
escudo de 1,7 cm., a una interlnea del escudo el nombre de la institucin en letra
Arial 12, maysculas y negrillas, luego a interlnea seguida en letra Arial 11,
maysculas y negrillas el nombre de la Direccin, Departamento o unidad
subordinada donde se elabora, de conformidad al nivel que se realice este tipo de
documentos:
V-8
Ejemplo:
PARA DECRETOS EJECUTIVOS
V-9
PARA RESOLUCIONES
c. Texto
1) A tres interlneas del nombre, grado y funcin, se escribe en Arial 11, centrada
y negrillas, la palabra CONSIDERANDO:
2) A dos interlneas se redactarn las razones o la base legal correspondiente
que respalde el acuerdo a emitirse.
3) A tres espacios verticales se colocar la palabra DECRETA: ACUERDA: o
RESUELVE: centrada en letra Arial 11 y negrillas.
4) A dos interlneas, se redacta el o los artculos acordados, en letra Arial 11,
minsculas y justificado, los artculos que se han decidido aprobar, colocando
la abreviacin de artculo Art. Seguido del numero en el orden ascendente, en
letra Arial 11, negrillas y minsculas; respetando que el texto del prrafo
justificado y cubierto a un espacio a la derecha de la abreviacin del artculo,
ejemplo:
Art. 01 Aprobar los cursos que el personal militar de las Fuerzas Armadas
podr realizar en la Escuela de las Amricas de los Estados Unidos
de Norteamrica..
Art. 02 Calificar a las unidades.
Nota: En caso de que se trate de un solo artculo se colocar Art. nico
d. Cierre
1) A dos interlneas de la redaccin del texto, se coloca una disposicin final de
la autoridad, en el caso del DECRETO, el seor Presidente dispone la
V-10
En el Decreto:
De la ejecucin del presente Decreto, que entrar en vigencia a partir de la
presente fecha, sin perjuicio de su publicacin en el Registro Oficial,
encrguese al seor Ministro de Defensa Nacional.
J.
V-11
2. ELABORACIN.
a. Mrgenes de hoja.
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A-4
2,5 cm.
2,5 cm.
3,0 cm.
2,5 cm.
b. Encabezamiento
De conformidad con la normativa constante en el Captulo IV, Letra A. numeral 1,
del MEDOMI.
FUERZA TERRESTRE
DIRECCIN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
c. Cuerpo
1) A tres interlneas del encabezado se escribe CERTIFICADO centrado en Arial
12, negrillas y subrayado.
2) A tres interlneas del nombre del documento, desde el margen izquierdo, iniciar
escribiendo en tercera persona la certificacin, utilizando las palabras: El
Suscrito, seguido del grado, nombres, apellidos y cargo de la autoridad que
emite el documento, seguido de la frase: a peticin verbal del interesado, con
letra Arial 11, minsculas.
3) A tres interlneas y centrado se escribe la palabra CERTIFICA: en letra Arial 11,
maysculas, negrillas.
4) A tres interlneas y alineados al margen izquierdo, iniciar el texto que
corresponda de acuerdo al caso solicitado, con letra Arial 11, minsculas.
5) A dos interlneas ir la siguiente frase: El interesado utilizar el presente
certificado: y a continuacin se escribir el destinatario a quien va dirigido el
documento.
V-12
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A-4
2,5 cm.
2,5 cm.
3,0 cm.
2,5 cm.
b. Encabezamiento
De conformidad con la normativa constante en el Captulo IV, Letra A. numeral 1,
del MEDOMI.
V-13
FUERZA TERRESTRE
DIRECCIN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS
c. Texto
1) A dos interlneas, se centrado, en Arial 11, negrilla, tipo oracin se escribe
Sesin/Reunin Ordinaria Nro. --------- con el nmero secuencial de la
sesin que corresponda.
Ejemplo. Sesin Ordinaria Nro. 004-2012
2) A cuatro interlneas, se escribe centrado, en Arial 12, negrillas, maysculas y
subrayado la palabra CONVOCATORIA:
3) A tres interlneas del ttulo en Arial 11, se iniciar el texto de la convocatoria, la
separacin entre prrafos ser de dos interlneas.
4) A dos interlneas y alineado al centro se escribir ORDEN DEL DA, en Arial 11,
maysculas y negrillas. En el texto constar numerado el orden del da de la
reunin.
5) A dos interlneas de ser necesario se escribir la palabra Nota: en Arial 11,
negrillas y al margen izquierdo de la hoja.
6) A dos interlneas se redactar cualquier nota aclaratoria referente a la reunin.
7) A tres interlneas y al margen derecho se escribir el lugar y fecha de
expedicin de la convocatoria.
c. Cierre
1) A cinco espacios verticales del lugar y fecha ir el pie de firma de la autoridad
que convoca.
2) Como pie de pgina utilizando las herramientas de WORD, se colocar como
lneas especiales los datos de la entidad, direccin, nmeros telefnicos, e-mail,
etc.
Ver ejemplo Anexo D (CONVOCATORIA).
V-14
5. DESPACHO
1. DEFINICIN.
Ttulo que expide el Presidente de la Repblica a los cadetes que egresan de las
Escuelas Superiores Militares, y a los oficiales, en caso de ascensos o canje de los
mismos. Se puede utilizar la hoja de material especial para su elaboracin.
2. ELABORACIN.
a. Mrgenes de hoja.
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A-4
2,5 cm.
2,5 cm.
3,0 cm.
3,0 cm.
b. Encabezamiento
1) Logotipo
Franja de la Bandera del Ecuador de 15 cm x 2 cm.
Escudo del Ecuador de 1,7 cm de dimetro en el centro de la franja.
2) Nombre y funcin del seor Presidente de la Repblica
Se escribir el nombre del seor Presidente de la Repblica en el centro del
encabezamiento del documento en letra Arial 28, minsculas y negrilla.
A espacio seguido, centrado, la funcin en letra Arial 16, minsculas, sin
negrillas, as: Presidente Constitucional de la Repblica del Ecuador.
c. Texto
1) A dos interlneas del encabezamiento, se escribe la siguiente frase:
Atendiendo al mrito y servicio del seor: seguido del grado y especialidad del
cadete u oficial del ascendido con letra Arial 14, minsculas, sin negrillas.
2) A tres interlneas espacios con letra Arial 16, maysculas, negrillas y centrado;
se har constar los nombres del cadete u oficial que asciende al inmediato
grado superior o que recibe los canjes de despacho.
3) A tres interlneas, se escribe la siguiente frase en Arial 14, minsculas y sin
negrillas, donde consta la fecha y el nmero del decreto ejecutivo, as: Tiene a
bien ascenderle a su inmediato grado superior, con fecha 27 de octubre del
2004, segn Decreto Ejecutivo No. 50.
V-15
nmero del registro que asigna la Secretara General del Ministerio de defensa
nacional, en forma secuencial, alineado al margen derecho, ejemplo:
Anotado al folio Nro. 19
Ver ejemplo Anexo E (DESPACHO)
A. DIPLOMA
1. DEFINICIN.
Documento que la institucin militar otorga al personal militar y servidores pblicos
para validar ascensos, condecoraciones, cursos, seminarios auspiciados o dictados
por los organismos de las Fuerzas Armadas.
V-16
a. Clasificacin
1) Condecoraciones
De acuerdo a lo estipulado en el Reglamento General de Condecoraciones
Militares, se conceder diplomas para todo el personal de las Fuerzas
Armadas.
2) Aprobacin de cursos o seminarios
Se otorgar diplomas por aprobacin de cursos o seminarios, siempre que la
duracin del mismo supere las 40 horas acadmicas; caso contrario, se
extender un CERTIFICADO DE ASISTENCIA, el cual mantendr las mismas
caractersticas del diploma.
2. ELABORACIN.
a. Mrgenes de hoja.
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
Cartulina de hilo blanco INEN A-4
0,5 cm.
0,5 cm.
0,5 cm.
0,5 cm.
b. Encabezamiento
1) Condecoraciones
V-17
V-18
A rengln seguido se redactar, la parte literal del tema o asunto que trata
el motivo del diploma, lugar de capacitacin, la fecha de inicio y finalizacin
y el tiempo de duracin en horas, con letra times new roman 16, cursiva y
sin negrilla. Separado con punto y coma, se har constar la siguiente frase:
; en testimonio de lo cual se le otorga el presente: con letra times new
roman 16, minsculas, cursiva y sin negrillas.
Son documentos de suma importancia para la institucin, que permiten emitir normas,
reglas, directrices, guas, actividades, instrucciones y procedimientos; que basados en
las normas legales vigentes, permitan cumplir y ejecutar con eficiencia las actividades
V-19
c. Instructivo
Son documentos escritos que contendrn las acciones, instrucciones,
procedimientos administrativos, tcnicos u operativos a fin de cumplir
V-20
a. Mrgenes de hoja.
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A-4
2,5 cm.
2,5 cm.
3,0 cm.
2,5 cm.
b. Portada o cartula
Las Regulaciones, Directivas e Instructivos, debern contener una portada o
cartula diagramada y rotulada en una hoja dividida en tres reas, cada una con
doble marco: un exterior de 3 puntos de grosor y un interior de 1 punto de grosor.
1) rea superior:
- Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 6,5 cm. y la interior de 15,0 x
6,0 cm.
- Sello de la Institucin, unidad o reparto: A tres interlneas del marco superior,
centrado, impreso en color negro de 3 cm. de dimetro.
- Nombre del originador de la Directiva: A dos interlneas del sello, en letra Arial
14 a 16, maysculas, negrillas y centrado
- Sede del originador, a dos interlneas del nombre del originador, se coloca el
nombre de la ciudad en donde se elabor el documento, en letra Arial 14,
Minsculas, negrilla y centrado.
2) rea central
- Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 13,0 cm. y la interior de 15,0
x 12,5 cm.
-
V-21
3) rea inferior
- Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 5,0 cm. y la interior de 15,0 x
4,5 cm.
- Centrado en el rea se colocar el ao de aprobacin del documento, en letra
Arial 18, negrillas.
c. Encabezado
El encabezado se constituir en el membrete de la primera hoja del documento,
incluyendo los anexos y apndices si lo tuvieren.
Dentro del encabezado constatar:
1) Sello de la institucin: a 1 cm. del borde superior de la hoja, se colocara el
V-22
REGULACIN
MDN-PER-2012-035-DIR-O del 7 de marzo de 2012
d. Texto
1) Ttulo:
Se escribe el nombre del documento, seguido del asunto o razn para la que
se elabora dicho documento, en letras Arial 11, maysculas, justificado y con
negrillas, ejemplo:
ASUNTO: NORMAR LOS PROCEDIMENTOS PARA ELABORACIN DE
RESOLUCIONES Y OTROS TRMITES ADMINISTRATIVOS
PARA EL PERSONAL DE LA FUERZA NAVAL QUE POR LAS
SIGUIENTES RAZONES DEBE SALIR AL EXTERIOR:
LICENCIAS,
PERMISO,
COMISIN DE ESTUDIOS Y
TRATAMIENTO MDICO ESPECIALIZADO.
2) Estructura:
La organizacin del texto debe regirse a las normas dictadas en el Cap. IV,
jerarquizacin de los nomencladores, en letra Arial 11, alineado a la izquierda,
en negrillas, minsculas solo la palabra Referencias: y en maysculas el
resto de nomencladores; todo el texto ser escrito con alineacin justificada,
en Arial 11:
Referencias:
- Car..
- Inform.
A. ANTECEDENTES:
B. PROPSITO:
C. DISPOSICIONES:
1. Generales:
2. Especficas:
D. VIGENCIA:
E. DEROGATORIA:
V-23
e. Cierre:
1) Pie de firmas:
V-24
Para
las
pginas
que
regulacin/directiva/instructivo
corresponde
los
anexos
de
la
A1
Anexo A
Pgina 1
Anexo A
Apndice I
Pgina 1
H. ESQUELA
1. DEFINICIN.
Es una comunicacin o documento protocolario, oficial o epistolar, de estilo
determinado y generalmente de uso social.
V-25
2. ELABORACIN.
Tambin la esquela puede ser elaborada en papel martillado o de hilo de 70 a 80 gr.
en tamao A6, imprimiendo el documento en su cara frontal nicamente, para luego
introducirla en el sobre respectivo.
a. Mrgenes de hoja.
ORD
MARGEN
HOJA
2
3
4
5
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A6, cartulina de hilo o kimberly de 80 gramos
de color blanco. Exclusivo para condolencia, con la
lnea gruesa negra en la parte superior izquierda.
1,5 cm.
2,0 cm.
2,0 cm.
2,5 cm.
b. Encabezamiento
1) A 1,5 cm. del borde superior, se coloca el escudo a color o dorado de la
Institucin, Unidad, Sector o Reparto de 2,5 cm. de dimetro.
2) A interlnea seguida del escudo, se escribir la denominacin del cargo en
tercera persona, tipo de letra Edwardian Script ITC 28.
c. Texto
Se iniciar con la frase de cortesa: "Saluda atentamente" con letra Arial 11,
cursiva, minsculas y sin negrillas; a continuacin con negrillas y minsculas, el
ttulo profesional o grado, nombres y apellidos completos, la funcin o cargo del
destinatario; luego continua la redaccin del texto que corresponda de acuerdo a
la ocasin, con letra Arial 11, cursiva, minsculas y sin negrillas.
d. Cierre
1) A cinco interlneas de la ltima lnea del texto, se escribe el pie de firma, segn
dicta la norma del presente manual.
2) Se escribir el grado, apellidos y nombres del remitente, seguido de la frase de
cortesa aprovecha la oportunidad para reiterar a
3) Se colocar el ttulo profesional o grado del destinatario en negrillas, seguido de
la frase el testimonio de su distinguida consideracin.
4) Lugar y fecha de emisin.
NOTA: Para expresar sentimientos de condolencia, en el bloque superior izquierdo
de la esquela y el sobre, ir impresa una lnea oblicua de 5 mm de color negro.
Ver ejemplo Anexo H (ESQUELA)
V-26
I. INFORME
1. DEFINICIN.
Es una comunicacin escrita veraz y concreta para informar al escaln superior, que
proporciona de manera sistemtica, datos y resultados logrados a travs del
estudio, investigacin, anlisis y evaluacin de un tema determinado, con el
propsito esencial de presentar un diagnstico de la situacin actual, instruir,
informar y determinar las conclusiones y recomendaciones que sean pertinentes.
Existen los siguientes tipos de informes: al instante, accidentes terrestres, fluviales y
areos, contacto, inspeccin de prevencin de accidentes, junta evaluadora e
investigadora, descubrimientos, situacin de operaciones, traspaso, peridico de
inteligencia, personal, preliminar, comando, no peridicos, nicos, etc.
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A-4
2,5 cm.
2,5 cm.
3,0 cm.
2,5 cm.
b. Encabezamiento
El encabezado se constituir en el membrete de la primera hoja del documento,
incluyendo los anexos y apndices si lo tuvieren.
Dentro del encabezado constatar:
1) Sello de la institucin: a 1 cm. del borde superior de la hoja, se colocara el
V-27
FUERZA TERRESTRE
SECRETARIA GENERAL
INFORME
FT-SG-2015-001-INF-O del 24 de Marzo del 2015
Para la identificacin de las siguientes hojas del documento principal y de sus
anexos, se utilizar la herramienta de Word respectiva, escribiendo el cdigo de
referencia de la documento con la fecha de elaboracin (Igual como en el
encabezado anterior), ubicndole en la parte superior derecha de la hoja en letra
Arial 8, sin negrillas de igual manera que se lo hizo en el encabezado anterior,
ejemplo:
FT-SG-2015-001-INF-O del 24 de marzo del 2015
c. Texto
1) Ttulo:
V-28
2) Estructura:
La organizacin del texto debe regirse a las normas dictadas en el Cap. IV,
jerarquizacin de los nomencladores, en letra Arial 11, alineado a la izquierda,
en negrillas y en maysculas, todo el texto ser escrito con alineacin
justificada, en Arial 11:
A. ANTECEDENTES:
B. ANALISIS o DESARROLLO:
C. CONCLUSIONES:
D. RECOMENDACIONES:
d. Cierre:
1) Pie de firmas:
V-29
6) Pie de pgina:
1. DEFINICIN.
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A-4
2,5 cm.
2,5 cm.
3,0 cm.
2,5 cm.
b. Encabezado
V-30
c. Cuerpo
1) Cdigo de referencia.
V-31
V-32
5) Texto.
A dos interlneas del asunto, se escribe el cuerpo del texto, no se utiliza saludo
de cortesa.
d. Cierre:
Se consideran las mismas especificaciones dispuestas en el Cap. IV, Art. 9,
Numeral. 3 del presente manual
1) Despedida.
Se escriben a una interlnea del pie de firma con letra Arial 9, minsculas y
sencillas; conforme a la norma dispuesta en el presente manual en el Cap. IV,
Art.9, Num. 3, lit. d. Se pueden incluir: Referencias:, Anexos:, Copias:.
Ver ejemplo Anexo J (MEMORANDO)
V-33
K. OFICIOS
1. DEFINICIN.
Es un documento escrito que contiene informacin sobre aspectos administrativos,
operativos o particulares relacionados con asuntos pblicos o privados, con el
carcter de oficial que permite la intercomunicacin entre personas y/o instituciones,
constituyndose en el medio ms importante de la comunicacin oficial, tanto militar
como para organismos pblicos, privados y personas particulares.
Un oficio es el material escrito o documento por medio del cual podemos dar a
conocer asuntos relacionados con la administracin militar.
El oficio militar sirve para impartir rdenes y disposiciones, comunicar el
cumplimiento de las mismas; remitir documentos oficiales y de manera general, para
tramitar y dejar constancia de toda clase de asuntos oficiales.
La calificacin del oficio, ser de acuerdo a su importancia y contenido, segn el
Reglamento para la elaboracin, manejo y custodia de la documentacin calificada.
El oficio adopta la modalidad de circular, cuando un mismo asunto tiene el propsito
de comunicar a varias autoridades.
2. ELABORACIN.
La elaboracin de este documento se debe mantener siempre una buena
presentacin y esttica proporcional en las interlneas, pudiendo variar los espacios
verticales que se dictan a continuacin, considerando la extensin del texto a
elaborar.
a. Mrgenes de hoja.
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A-4
2,5 cm.
2,5 cm.
3,0 cm.
2,5 cm.
b. Encabezado
El encabezado se ubica en la parte superior de la hoja de idntica manera como
se establece en el MEMORANDO, ejemplo:
V-34
c. Cuerpo
1) Cdigo de referencia.
A tres interlneas del asunto, escribiremos los datos del destinatario, conforme
el Cap. IV, Art. 9, Numeral 2, literal b. del presente manual
-
V-35
5) Texto.
Se escriben a una interlnea del pie de firma, con letras Arial 9, minsculas y
sin negrillas; conforme a la norma dispuesta en el presente manual en el Cap.
IV, Se pueden incluir: Referencias:, Anexos:, Copias:, identificacin de
responsable y datos de la entidad.
V-36
1. DEFINICIN.
Documento oficial restringido de uso exclusivo para personal de FF.AA de publicacin
diaria o peridica, que se elabora en el Ministerio de Defensa Nacional, Comando
Conjunto de las Fuerzas Armadas y Comandos Generales de Fuerza; sirve para dar
oportunamente el valor legal a las disposiciones constantes en decretos, acuerdos,
resoluciones y ms aspectos relacionados con el desenvolvimiento institucional.
2. ELABORACIN.
Este documento ser elaborado en un editor de archivos PDF para establecer
claves de seguridad y evitar cambios o modificaciones en los mismos; tambin
facilitar el envo de la orden general va internet o intranet, sirviendo a todos los
usuarios de Fuerzas Armadas que necesiten conocer esta informacin con mayor
alcance, rapidez y seguridad.
El texto debe ser distribuido ocupando el ancho de la hoja delimitado por los
mrgenes, utilizando en la impresin las dos caras de la hoja.
a. Portada o cartula
Las rdenes Generales, debern contener una portada o cartula diagramada y
rotulada en una hoja dividida en tres reas, cada una con doble marco: un exterior
de 3 puntos de grosor y un interior de 1 punto de grosor.
4) rea superior:
- Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 6,5 cm. y la interior de 15,0 x
6,0 cm.
- Escudo del Ecuador o de la Institucin: A una interlnea del marco superior,
centrado, impreso en color negro de 3 cm. de dimetro.
- Nombre del escaln superior del originador de la Orden general: A una
interlnea del escudo, en letra Arial 16, maysculas, negrillas y centrado
- Nombre de la institucin: A interlnea seguida del nombre del escaln
superior, se escribe el nombre de la Institucin que emite la orden general,
con letra Arial 14, maysculas, negrillas y centrado.
- Nombre del originador: A interlnea seguida del nombre de la institucin, se
escribe, el nombre de Secretara General encargada de la elaboracin de la
orden, con letra Arial 14, Minsculas, negrilla y centrado.
V-37
5) rea central
- Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 13,0 cm. y la interior de 15,0
x 12,5 cm.
-
A tres interlneas del nombre del documento, se escribe los datos informativos
de la orden, en el que se hacen constar el nmero, fecha y nmero de
pginas, en letra Arial 16, negrillas, minsculas, cada uno de estos
identificadores, estar separado por dos interlneas, a la misma altura de
estos datos informativos, se complementa la informacin con la numeracin,
la fecha y la cantidad de pginas, en letra Arial 16, minsculas y sin negrillas.
173
23 de noviembre del 2012
11
6) rea inferior
- Las dimensiones del marco exterior es de 15,5 x 5,0 cm. y la interior de 15,0 x
4,5 cm.
- Centrado en el rea se escribe DOCUMENTO RESTRINGIDO, con letra Arial
14, maysculas, centrado y negrillas y debajo de este se escribe USO
EXCLUSIVO PERSONAL FF.AA, en letra Arial 12, maysculas, centrado y
negrillas.
b. Mrgenes de hoja.
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A-4
2,5 cm.
2,5 cm.
3,0 cm.
2,5 cm.
V-38
c. Encabezado
1) Escudo de la institucin
Se imprimir centrado a 1,5 cm. del borde superior de la hoja, el Escudo del
Ecuador (a colores o blanco y negro) para las ordenes generales del Ministerio
de Defensa y los escudos Institucionales para las ordenes generales del
Comando Conjunto y los Comandos Generales de Fuerza, de 1.7 cm. de
dimetro a colores o blanco y negro.
V-39
4) Texto.
V-40
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
V-41
Art. nico.- Autorizar al siguiente miembro, (03) tres das de Licencia para el
Cumplimiento de Servicios Institucionales en el Exterior de
acuerdo al detalle que se indica:
CLASE:
Licencia para el Cumplimiento de Servicios Institucionales
LUGAR:
Pasto-Colombia
DURACIN:
Del 02 al 04 de marzo de 2011
NMINA:
S.P. VALENZUELA ARIAS FABRICIO
JUSTIFICACIN: Cumplir las funciones de conductor del vehculo que
transportar a la comisin que participar en la XI
SICOMFRON en cumplimiento al Acta de la XXIII Reunin
Ordinaria
de
la
Comisin
Binacional
Fronteriza
COMBIFROM.
ASIGNACIN: La asignacin de dos (02) das de viticos corrern a cargo
del presupuesto del Comando Conjunto de las Fuerzas
Armadas.
Publquese y comunquese.
Dado en el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, en Quito a los cinco
das del mes de marzo del dos mil once.- f) ERNESTO GONZLEZ V.- General
de Ejrcito.- JEFE DEL COMANDO CONJUNTO DE LAS FF. AA.- f) JULIO
MANCHENO PRIAS.- General de Divisin.- JEFE DEL E. M. DEL C. C. DE LAS
FF. AA. f) DIEGO BENALCAZAR CANO.- Capitn de Navo-EMC.- DIRECTOR
DE PERSONAL DEL C. C. DE LAS FF. AA.
Se respetar en el desarrollo de los artculos de los decretos, acuerdos,
resoluciones y otros, que el texto justificado no sea alineado a la izquierda y
debajo de la abreviacin ART. 01.-, ejemplo:
d. Cierre
1) Mensaje del da.
A dos interlneas del ltimo artculo, alineado al margen izquierdo, se escribe
las palabras MENSAJE DEL DA, en letra Arial 11, negrillas y maysculas; y
bajo estas, se escribe entre comillas el mensaje, separados por el punto y
raya (.-) el autor de dicha frase, en letra Arial 11, maysculas sin negrillas,
ejemplo:
MENSAJE DEL DA:
PARA MEDIR LA VIRTUD DE UN HOMBRE, NO HAY QUE MIRAR SUS
ESFUERZOS EXTRAORDINARIOS, SINO SU VIDA COTIDIANA.- Pascal
Blas
2) Pie de firma de la autoridad que ordena la publicacin en forma horizontal.
A dos interlneas del mensaje, se escribe FIRMA LA ORDEN.- con letra Arial
11, maysculas y negrillas.
V-42
4) Pie de pgina.
Usando las herramientas de WORD, se escribir el pie de pgina la
numeracin de las pginas en letra Arial 11, centrada y minsculas. Ejemplo:
2 de 8
Ver ejemplo Anexo L (ORDEN GENERAL)
M. PARTE MILITAR
1. DEFINICIN.
Documento escrito o informacin verbal generalmente breve, que en forma clara,
precisa y oportuna hace llegar el subalterno al superior jerrquico para dar aviso o
noticia de un hecho, acontecimiento o novedad.
En las Fuerzas Armadas existen los siguientes tipos de partes: guerra, informacin
de misin, novedades, accidentes, diario, comando, situacin inmediata, diario de
personal, etc.
2. ELABORACIN.
a. Mrgenes de hoja.
ORD
1
2
3
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
MEDIDA
INEN A-4
2,5 cm.
2,5 cm.
V-43
4
5
IZQUIERDO
DERECHO
3,0 cm.
2,5 cm.
b. Encabezado
1) Sello de la institucin: a 1,7 cm. del borde superior de la hoja, se colocara el
FUERZA TERRESTRE
COMANDO DE OPERACIONES TERRESTRE
PARTE MILITAR
d. Texto
1) Ttulo:
A continuacin del ttulo del parte, se escribe en forma clara, precisa, concisa
y resumida la novedad presentada; evitando que el resumen de a entender
V-44
alguna otra razn, actividad o acciones de dicho evento, con letra Arial 11,
maysculas, minsculas, negrillas y sencillas respectivamente con texto
justificado, segn el siguiente formato:
1.
ANTECEDENTES
(Se expresar en forma sucinta, todas las razones y motivaciones que
hacen necesario elaborar el parte militar).
2.
3.
ACCIONES TOMADAS
(Se expresar en forma concreta, todas las actividades efectuadas, antes,
durante y despus del acontecimiento ocurrido, enumerando toda la base
legal correspondiente)
e. Cierre:
1) Fecha:
V-45
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A-4
2,5 cm.
3,0 cm.
2,5 cm.
2,5 cm.
b. Encabezado
El encabezado se ubica en la parte superior y cubre todo el ancho de la pgina
con una altura mxima de 4 cm., de idntica manera como se establece en el
oficio.
c. Texto
El texto de la solicitud, detalla el requerimiento o peticin del solicitante en forma
muy puntual y sucinta, se lo realiza con letra Arial 11, con minsculas,
maysculas, negrillas y sencillas en forma combinada segn lo que se est
tratando.
1) Lugar y fecha.
V-46
SOLICITAR:
Se digne concederme la autorizacin respectiva, para abandonar el
pas, por mis propios medios a ITALIA, en uso de 12 das de mi licencia
anual planificada a partir del 15 al 22 de mayo del 2012.
f. Cierre:
1) Pie de firmas:
Daniel A. Cspedes S.
Capitn - C.B
SOLICITANTE
2) Endosos.
A dos interlneas del pie de firma y hacia el margen izquierdo se escribirn los
endosos necesarios de las autoridades que deben intervenir en el respectivo
rgano regular (mnimo tres) para autorizar o no el pedido del solicitante.
El primer endoso pertenece a la autoridad o a su comandante directo; el
segundo al Oficial, jefe de Recursos Humanos de la unidad y el tercero al
Comandante de la unidad.
La estructura de los endosos poseen tres componentes: 1) La funcin de la
autoridad en letra mayscula seguido de (.-), 2) El lugar y fecha del trmite en
letras minsculas, seguido de (.-), 3) La frase .- la presente ELVESE a
conocimiento del seor (a/ita): 4) Luego el grado apellidos y nombres y funcin
de la siguiente autoridad a quien debe dirigirse el trmite para su autorizacin
V-47
Favorable
A dos interlneas del Escudo, se escriben los nombres y apellidos con letra Arial
8 en minsculas sin negrillas, luego a interlnea seguida; el grado sin
abreviacin en letra Arial 8 en minsculas y sin negrillas; en la interlnea seguida
se escribe el cargo o funcin en letra Arial 8 en maysculas y negrillas.
V-48
3) Cierre
A dos interlneas del texto, se imprime una doble lnea que adorna la tarjeta
para separar el texto del cierre (Para el MDN, color amarillo o dorado; para el
CC.FF.AA, color rojo, azul y celeste; para la FT, color rojo; para la FN color azul
y para la FA color celeste). Luego a una interlnea y utilizando los costados
inferiores de la tarjeta, se escribe: al costado izquierdo, la direccin de la unidad
la misma que se distribuye en dos filas y debajo de esta, la ciudad y pas;
mientras que al costado derecho y a la misma altura de la direccin, se escribe
el e-mail, debajo de este los nmeros telefnicos convencionales y celulares de
la oficina y los nmeros convencional y celulares particulares, todo esto escrito
en letra Arial 7 en minsculas y sin negrillas.
b. Tarjetas de Invitacin.
1) Encabezado
Este documento est elaborado en una tarjeta tamao INEN A6, con una
orientacin de la hoja horizontal, en cartulina de hilo o martillada de 80 a 90
gramos aproximadamente. El encabezado consta del Escudo o Insignia de la
Institucin o de la autoridad, que se coloca a 0,5 cm. del borde superior, en el
centro, impreso a colores, en dorado o repujado de 2,5 cm. de dimetro; a dos
interlneas de Escudo, se escribe el cargo de la autoridad remitente, en letra
Arial 14, minsculas y negrillas
2) Texto
El texto ir escrito en letra Arial 11, minsculas, cursiva y a dos interlneas del
encabezado, al margen izquierdo ir la frase "Tiene el honor de invitar a...",
seguida a esta frase se escribir el grado, nombre, apellido y/o cargo del
destinatario (en negrillas) , anotndose a continuacin en forma sucinta la clase
de evento y, luego ir impresa la frase,.." que ofrecer el"..., dejando el espacio
para la fecha y la hora del evento.
3) Cierre
V-49
P. MENSAJE MILITAR
1. DEFINICIN.
Es un mensaje breve que se enva al destinatario, para tramitar o comunicar
asuntos que tienen prioridad o requieren urgente conocimiento, atencin, accin
inmediata y/o pronta contestacin; enviado a travs de un sistema tcnico o
mensajera
El mensaje militar adopta la modalidad de circular, cuando un mismo asunto tiene el
propsito de comunicar a varios organismos o personas.
Deber estar redactado en forma comprensible, a fin de que su contenido no se
interprete de diferente forma de lo que realmente se quiera informar o comunicar.
En su texto se deber suprimir artculos, conjunciones, interjecciones, palabras cuya
omisin no alteran su contenido.
2. ELABORACIN.
a. Mrgenes de hoja.
ORD
1
2
3
4
5
MARGEN
HOJA
SUPERIOR
INFERIOR
IZQUIERDO
DERECHO
MEDIDA
INEN A-4 HORIZONTAL
2,0 cm.
2,0 cm.
2,5 cm.
2,5 cm.
b. Encabezado
1) Sello de la institucin: a 1,7 cm. del borde superior de la hoja, se colocara el
V-50
FUERZA TERRESTRE
COMANDO DE OPERACIONES TERRESTRE
MENSAJE MILITAR
c. Texto
1) Calificacin del documento.
V-51
Identificacin de la Institucin
Identificacin de la Unidad que genera el documento
Ao en cuatro dgitos
Nmero secuencial, el mismo que constar de 6 nmeros seguidos de la
letra R, S o Z que corresponde al uso horario respectivo conforme a la
descrito en el Captulo XXXX de este Manual. Los 6 nmeros
corresponder a: los dos primeros al da, los dos siguientes a la hora y
los dos ltimos a los segundos.
Ejemplo:
231456Z, donde 23 es el da, 14 la hora, 56 los minutos y la letra Z, al
uso horario.
- Fecha:
A interlnea seguida, se escribe la palabra Fecha:, a continuacin la fecha
del documento, ejemplo:
Fecha: 12-MAY-2012
- Destinatario
A interlnea seguida, se escribe la palabra Destinatario:, seguido se escribe
la abreviacin de Sr.: o Srs: y las siglas identificadoras de la o las unidades
militares, ejemplo:
Destinatario: Srs.: MDN - CCFFAA CGFT CGFN
4) Cuerpo del mansaje.
g. Cierre:
1) Pie de firma:
V-52
G. Fecha-Hora Recep/Transm.
G. Fecha-Hora Recep.
Centro Mensaje
Nota: El trmino Mensaje Oficial, radiograma y telegrama han sido remplazados por el
de Mensaje Militar.
Ver ejemplo Anexo P (MENSAJE MILITAR)
Q. SOBRES Y FUNDAS PARA DESPACHO
Siendo los sobres y las fundas un complemento de los documentos y comunicaciones
militares, servirn para enviar correspondencia calificada y ordinaria a nivel nacional e
internacional y a travs del Correo Militar y valija diplomtica, estos deben
confeccionarse y presentarse de acuerdo a las siguientes normas:
1. En la parte frontal, superior izquierdo, tendr el escudo institucional de 2 cm. de
dimetro, de color negro y bajo este con letra Arial 12, maysculas y negrillas, se
escribir el nombre de la institucin y a interlnea seguida el nombre de la direccin,
departamento, unidad generadora del documento, con letra Arial 11, maysculas y
negrillas.
2. Al extremo derecho del sobre, a la misma altura del nombre de la unidad generadora,
se escribir la codificacin del documento en letra Arial 11, minsculas y negrillas. (En
caso de enviar documentacin calificada, no se hace constar la abreviatura ni el sello
de calificacin en el sobre o funda de despacho.
3. Al cuarto interlneas del nombre de la institucin, al margen izquierdo, irn los datos
del destinatario, en letra Arial 11, como dicta la norma respectiva.
V-53
4. El uso ser exclusivo para remitir esquelas, invitaciones, tarjetas y otros afines, el
membrete ser coloca en la parte superior mismo que ser colocado en la parte
frontal, del borde superior izquierdo, ejemplo:
5. Fundas Grandes
Servirn para remitir correspondencia de mayor volumen; como legajos, paquetes,
libros, y dems documentaciones afines, se elaboran con las siguientes normas:
Tendr impreso en sentido horizontal de la funda, un escudo institucional de 3 cm de
dimetro, a 3 cm del borde superior y 3 cm del izquierdo. A rengln seguido bajo el
escudo, ir centrado el nombre de la Institucin, escrito en letra Arial 16. El sobre
adherido a la funda de Manila quedar a 3 cm. aproximadamente del borde derecho
de la misma.
V-54
SECRETO
V-55
V-56
V-57
CAPITULO VI
MANEJO DOCUMENTAL EN FUERZAS ARMADAS
A. PROCESO DE GESTIN DE LA DOCUMENTACIN MILITAR
2. CLASIFICACIN
a. Las comunicaciones recibidas previas a su trmite y de acuerdo a su
Destino se clasifican en: Oficiales (Institucional) y Particulares
(personales).
b. Se deber poner atencin a las comunicaciones calificadas las mismas que
sern ingresadas, tramitadas y archivadas de acuerdo al Reglamento para
Elaboracin, Manejo, Custodia y Seguridad de la Documentacin Militar
Calificada, RT-3-IV
c. Se consideran documentos oficiales los dirigidos en forma impersonal a
cualquier autoridad naval que en razn del cargo les compete conocer, esto
es, cuando en el sobre conste nicamente el cargo, o el nombre y el cargo
de la autoridad naval; correspondencia que pasar a ser propiedad de la
Institucin y por ningn motivo puede ser retenida por alguna personal
militar o servidor pblico de la Institucin.
d. Las comunicaciones y documentos oficiales que traen sello de calificacin
de S, R, C, T, se entregaran directamente al Oficial Jefe del Departamento o
Seccin de la gestin documental y Archivo de la Institucin o al Segundo
Comandante del reparto para su registro en el LIBRO DE
DOCUMENTACIN CALIFICADA.
e. Se considera correspondencia o documento particular, aquella
comunicacin que trae el nombre, grado del destinatario y/o que tenga la
leyenda de "Personal" y se entregarn al destinatario en sobre cerrado.
f. Cuando exista duda, si una comunicacin es oficial o personal, el
encargado de la recepcin, registro y control, consignar una leyenda que
diga: Si no es personal devuelva a esta unidad.
g. Las comunicaciones calificadas solo sern abiertas por el Oficial, Tripulante
o Servidor Pblico responsable de esta tarea y que este calificado para esta
gestin.
3. DISTRIBUCIN
a. Una vez recibida y clasificada la documentacin, es enviada para
conocimiento del Secretario General, quien la distribuir electrnicamente a
travs del sistema informtico o por el sistema mensajero a las diferentes
Direcciones, Departamentos o Secciones, Unidades o Repartos.
b. Las comunicaciones y documentos oficiales que traen sello de calificacin
de S, R, C, T, una vez registrados en el LIBRO DE DOCUMENTACIN
CALIFICADA, se debern entregar personalmente a su destinatario o a su
VI-2
210 mm
FUERZA NAVAL
DIRECCIN DE DESARROLLO ADM.
6,5 cm
1. En el mismo reparto
La documentacin requerida en calidad de prstamo, dentro de un mismo
reparto o dependencia, debern ser autorizadas por el oficial responsable de
cada seccin o departamento, debiendo registrarse en el formulario de
control de prstamo de documentos, la misma que contendr en el anverso
los datos de identificacin del documento prestado y en el reverso la
constancia y legalizacin del prstamo y devolucin respectiva.
VI-6
2. A otro reparto
Para proporcionar documentos o textos en calidad de prstamo a otro
reparto o dependencia de afuera, la persona que solicita deber hacerlo en
forma oficial al Comandante, Director o Jefe del Reparto en donde reposa el
mismo. Se deber adems, realizar el recibo del prstamo y el registro en el
formulario de control de prstamo de documentos.
3. Militares en servicio activo
Los militares en servicio activo podrn solicitar el prstamo de
documentacin ordinaria en el reparto al que pertenecen o a otro reparto,
previo a realizar una solicitud oficial, con una explicacin de las razones para
tal solicitud.
4. Militares en servicio pasivo
Los militares en servicio pasivo no podrn solicitar el prstamo de
documentacin ordinaria en ningn reparto, pero podrn solicitar copias
certificadas de todo o parte de documentacin ordinaria, previo a realizar una
solicitud oficial, con una explicacin de las razones para tal solicitud.
5. Niveles de Comando que pueden autorizar el prstamo y entrega de
documentacin
El seor/a Ministro de Defensa podr autorizar, cuando se trate de
documentos calificados o que por su naturaleza no lo pueda hacer el Jefe del
Comando Conjunto de Fuerzas Armadas; o este, en caso que no lo puedan
hacer los Comandantes de Fuerzas y as sucesivamente.
Exclusivamente el Jefe de Estado Mayor Operacional, el Jefe de Estado
Mayor Institucional, los Comandantes de Fuerza, los Directores, el Subsecretario de Defensa, Jefes del Estado Mayor de las Fuerzas y
Comandantes de repartos tienen bajo su responsabilidad, la facultad para
prestar los documentos oficiales a militares en servicio activo y/o pasivo,
luego de que se han realizados los trmites pertinentes.
6. Personal civil o autoridades civiles
El personal civil o las autoridades civiles que requieran informacin de
documentacin ordinaria de la Fuerza, debern realizar solicitud oficial a la
Autoridad correspondiente, segn lo dicta la Ley de Transparencia y acceso
a la Informacin Pblica; pero cuando se trate de documentacin calificada,
debern hacer la solicitud al Ministro de Defensa Nacional.
En caso que la informacin solicitada sea efectuada por las autoridades de la
Asamblea Nacional, se deber observar las normas contempladas en los
VI-7
O
R
D
Fecha
entrega
VI-9
CAPTULO VII
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
A. BASE LEGAL PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS
VII-1
VII-2
documentacin
calificada
ser
minuciosamente
verificada
trimestralmente, comparando con el registro de inventario, a fin de limitar
su diseminacin, prevenir su reproduccin y velar por su integridad,
debiendo existir las actas de novedades respectivas.
VII-4
a) Secuencia numrica:
001-AA-0-04
002-AA-0-04, etc.
b) Secuencia cronolgica:
01-ENE-04
20-ENE-04
15-FEB-04, etc.
c) Secuencia cdula de identidad:
061840364-2
090487385-4
180125996-9, etc.
d. Archivo de documentos pendientes o temporales
Su finalidad es recordar algn trabajo que se deba ejecutar en una fecha
determinada. Para arreglar un archivo de este tipo utilice carpetas que
llevan anotado el nmero y da de cada mes, entonces cada da al llegar al
trabajo en esa fecha, unifica los trabajos pendientes, contiene material que
debe ser guardado por corto tiempo.
VII-6
VII-8
RECALIFICACIN
VII-9
VII-10
INFORMACIN COMPLEMENTARIA
Documento:
TTULO: MANUAL
MEDOMI 2012
ADMINISTRATIVO
ORIGINAL:
Organismo Ejecutivo:
Direccin de Educacin y Doctrina
Conjunta de las Fuerzas Armadas
(DIEDMIL)
ELABORACIN
Cdigo:
DOCUMENTACIN
REVISIN
Fecha de aprobacin Comisin :
Oficializacin con el Carcter de:
Normativa
Por Acuerdo Ministerial Nro. _____
Publicado en la Orden Ministerial Nro.
Organismo ejecutor:
Secretaras Generales de Fuerza
Fechas de iniciacin estudio:
Junio de 2011
Comisin Interna del COMACO
Fecha de iniciacin: 2011-09-01
Fecha de aprobacin:
Integrantes de la Comisin de
Elaboracin y Edicin
NOMBRES:
INSTITUCIN REPRESENTADA: