GUIA PARA ELABORAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un documento que permite relacionar de forma
secuencial los pasos necesarios a desarrollar para la ejecucin de un proceso. Permite
adems establecer los ejecutores, con la participacin de una o varias dependencias y
empleados, segn sea el procedimiento, y para establecer responsabilidades, tiempos de
ejecucin, controles y las formas de trabajar en general.
Procedimiento : es la gua para desarrollar en desarrollo de las tareas rutinarias y
responde a las siguientes preguntas:
Qu se hace?
Quin lo hace
Cmo lo hace?
Para qu lo hace?
Dnde lo hace?

Entradas
Quin es el responsable?

Insumos

RECURSOS:
Humanos
Fsicos
Tcnicos
Tecnolgicos

PROCESOS

PROCEDIMIENTOS EN LA F.C.E.
Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3...

SALIDAS
Servicios de
calidad

1. PRINCIPIOS GENERALES:
Para la elaboracin de los manuales de procedimientos, se deben tener en cuenta los
siguientes conceptos:
FLEXIBILIDAD
Los procedimientos deben ser dinmicos y permitir la objetividad en la toma de
decisiones, de acuerdo con el rea y jerarqua donde se ubique la persona que las
aplique. Debe contemplarse la posibilidad del mejoramiento continuo y/o cambios en un
momento dado, bien sea por decisiones de la administracin o situaciones legislativas,
con miras a su optimizacin.

 EFICIENCIA
Un manual de procedimientos debe permitir el mejor aprovechamiento de los recursos
financieros, humanos, fsicos y tcnicos que participen de un proceso, permitiendo su
mejor combinacin, con miras al alcance de los objetivos institucionales, para lograr los
mejores resultados en la gestin.
UNIDAD
La organizacin es un sistema y por lo tanto, los procedimientos realizados en cada una
de las dependencias o reas de trabajo, obedecen a parmetros o directrices nicas y
generales previamente diseadas, y debern estar concordantes, cumpliendo los
objetivos del Plan de Desarrollo de la Facultad y el de la Universidad.
INTEGRIDAD
Cada procedimiento, independientemente debe ayudar a cumplir un objetivo que lleve a
lograr la misin de la Facultad. Por ello, las dependencias o reas de trabajo no son
consideradas separadamente y deben contemplar la coordinacin e informacin; y as
mismo se deben considerar integralmente, la existencia de responsabilidades asociadas
a la de autoridad.
CLARIDAD
Los manuales de procedimientos deben tener un fin didctico y por tal razn este
principio debe aplicarse y garantizarse para cualquier tipo de actividad o tarea,
permitiendo el rpido aprendizaje para su realizacin y as evitar tropiezos a la gestin
administrativa.
CONTROL
Los procedimientos son proyectos o planes a ejecutar, lo cual permite realizar los pasos
dentro de una actividad, para lograr un objetivo. Deber contemplar los mecanismos o
parmetros de control, especialmente facilitando detectar errores y que permitan
evaluarsen
para ajustar dentro de un proceso constante de retroalimentacin y
mejoramiento continuo.

2. COMPONENTES DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Se entiende por Manuales de Procedimientos las guas que explican el que hacer para el
desarrollo de las tareas y actividades bien definidas, que sirven como instrumentos para
la ejecucin de una funcin.
Para la consolidacin de un Manual de Procedimientos, se deben tener en cuenta los
siguientes componentes:

 ASPECTOS LEGALES: Se deben relacionar las normas (leyes, decretos, resoluciones)

que regulan el proceso, haciendo una descripcin sobre el objeto de cada una.
ASPECTOS TCNICOS: Se deben tener en cuenta los procedimientos automatizados y
tecnolgicos que se aplican durante el desarrollo de una actividad.
OBJETIVOS: Es importante conocer lo que se pretende alcanzar con cada una de las
actividades desarrolladas, stas deben ser acordes con los planes, polticas y
proyectos generales, y con el Plan de Desarrollo de la Facultad.
3. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
Una actividad es un conjunto de operaciones o tareas, ejecutadas en un rea especfica,
para realizar un procedimiento. Generalmente corresponde al desarrollo de los objetivos.
Se relacionan todas las actividades que se ejecutan en las Dependencias que participan
en el desarrollo del procedimiento.
Es importante tener en cuenta, que las tareas pueden ser realizadas manual o
automticamente. Para que no se presenten ambigedades, las actividades sern
descritas en forma clara y detallada, paso a paso.
4. ANEXOS A INCLUIR
Es fundamental relacionar toda la informacin necesaria, que sirva de complemento para
la conformacin del manual:
Diagramas de procesos: Se deben disear flujogramas donde se grafica cada proceso,
para que de esta manera puedan establecerse los diferentes pasos a dar para la
ejecucin, as como tambin las dependencias que participan en el desarrollo de
procedimientos. El grfico presenta en forma dinmica la secuencia de las operaciones o
actividades y permite conocer y comprender el procedimiento que se describe, a travs
de los pasos que ejecuta cada una de las reas o dependencias que intervienen en l.
Posibilita igualmente identificar redundancias, operaciones innecesarias y elementos de
control.
A travs de los diagramas se logra examinar en forma detallada el proceso; esta
actividad debe responder a los siguientes interrogantes:
Qu se hace? Identifica la finalidad, resultado que se obtiene o justificacin de la
actividad u operacin que se desarrolla.
Dnde se hace? Sirve para establecer el sitio donde se desarrolla el proceso
Cundo se hace? Determina el orden o la secuencia del proceso. Fija la posicin exacta
de cada paso dentro del proceso.
Quin lo hace? Detecta qu dependencia o personas, desarrollan el proceso

Cmo lo hace? Identifica los medios (mtodos y tcnicas), para realizar la actividad u
operacin

Ventajas de los Flujogramas:

Permite describir rpidamente los procedimientos que conforman un proceso

Muestran los hechos ms significativos de un proceso
Proporcionan un medio mas eficaz para comparar los procesos actuales de una
determinada operacin o actividad en una dependencia especfica
Muestran cuando los documentos entran en trmite y determina claramente las
omisiones y demoras en los procesos
Sirven de gua para la implantacin o mejoras de los procesos
Permiten visualizar en forma rpida la redundancia o duplicidad de actividades

MANUALES DE FUNCIONES
Paralelamente se elaboren los procedimientos de la Facultad, se proceder a realizar los
manuales de funciones, los cuales tendrn como base principal los formatos de
levantamiento de procedimientos.
El Manual de Funciones es un instrumento permanente de trabajo, que contiene el
conjunto de normas y tareas que desarrolla cada empleado en sus actividades cotidianas
y ser elaborado tcnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas y
normas. Este Manual indicar, qu hacer y cmo hacer el trabajo, en funcin de cumplir
con el Plan de Desarrollo, tanto de la Facultad, como de la Universidad.

ELEMENTOS BSICOS DEL FLUJOGRAMA

NOTACIN

SIGNIFICADO
Conector entre Actividades

Identificador para el INICIO y el FIN

de cada Procedimiento
Identificador de Actividad
NO

Identificador de Decisin.
A partir de una pregunta se dirige el
curso del procedimiento hacia dos
caminos:
Uno para el SI y otro para el NO

Identificador de que en la Actividad, se

genera o relacionan uno o ms
documentos
Conector entre dos partes de un
mismo
procedimiento,
que
se
encuentran separadas por un cambio
de pgina
Conector de actividades que indica
que desde una actividad dada, el
procedimiento se dirige hacia otro
actividad de otro procedimiento

FORMATOS UTLIZADOS EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FUNDAMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Licencias

2. OBJETIVOS: Dar curso a la solicitud de licencias, por parte del Personal Docente, para su
respectiva aprobacin
3. BASE LEGAL: Acuerdo 45 de 1986 Estatuto Docente
4. MEDIDAS Y POLTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL:
La novedad debe ser asentada en el krdex y la Hoja de Vida del Docente
El Docente debe asumir sus funciones con la Universidad dentro de los cinco das hbiles calendario
siguientes al vencimiento de la licencia
Tomar fotocopia a la Resolucin y enviarla al departamento respectivo, dejando una copia en la
Secretara Acadmica
5. INFORMES: Actas de licencias y relacin de nminas
6. FORMATOS Y DOCUMENTOS:
Oficio, Acta y Resolucin (original y una copia)

FECHA DEL LEVANTAMIENTO Y VIGENCIA:

PASO
No.

EMPLEADO
RESPONSABLE

DEPENDENCIA

Docente

Departamento

Secretaria

Secretaria
Acadmica
Consejo de
Facultad
Secretaria
Acadmica
Facultad
Secretaria
Acadmica

3
4

Secretaria

5
6

Decano
Secretaria

PAGINA NO.: 1/1

DESCRIPCIN

FORMATO

Solicita mediante oficio al Oficio

Decano, Licencia anexando
Oficio con el visto bueno del
Director del Departamento
Tramita oficio de Solicitud de
Licencia ante el Consejo
Recomienda o no sobre la Acta
solicitud mediante Acta
Elabora Resolucin
Resolucin
Firma la Resolucin
Asienta en Krdex Hoja de Fotocopia de la
Vida y fotocopia la Resolucin Resolucin
y enva al departamento

FLUJOGRAMA
INICIO
Solicita mediante oficio
al Decano

RESPONSABLE
Oficio

Docente
Tramita oficio de Solicitud
de Licencia ante el
Consejo

Elabora Acta

Acta

Secretaria
Secretaria

NO

Recomienda la
solicitud
mediante el
acta?
SI
Elabora Resolucin

Resolucin

Secretaria

Firma Resolucin

Asienta Hoja de Vida

y fotocopia la Resolucin

Fotocopia
Resolucin

Decano
Secretaria

FIN