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Manual de Gestion ISO
Manual de Gestion ISO
VERSIN 02
2010-11-05
MGL-PE-T000-001
LABORATORIO DE SALUD
PUBLICA DE CORDOBA
PGINA 1 DE 1
Elaborado por:
Responsable de Calidad
Grupo de Apoyo L.S.P
MONTERIA
NOVIEMBRE DE 2010
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
MGL-PE-T000-001
VERSIN 02
2010-11-05
PGINA 1 DE 1
1. GENERALIDADES
El Laboratorio de Salud Publica de Crdoba fue creado mediante la resolucin N 00034 de 1989,
emanada por la Direccin Seccional de Salud del Departamento de Crdoba, con el propsito de apoyar
la Vigilancia a los eventos de inters en Salud publica, como entidad de sector Salud reconoce su
responsabilidad y compromiso con la calidad de los servicios que ofrece a sus clientes. Congruentes con
este enfoque, el LSP ha documentado e implementado un SGC que cumple con los requisitos de la
Norma Tcnica NTC-ISO/IEC 17025:2005.
En este sentido, el presente manual describe el SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005 y establece las
responsabilidades del personal relacionado con los procesos que afectan la calidad del sistema, de igual
forma se suministran los Procedimientos, Mtodos de Ensayos, Instructivos y formatos que forman parte
del SGC.
1.1.
Alcance de acreditacin
1.2.
Presentacin de Grupos
De acuerdo a la estructura del Organigrama del LSP, se cuenta con los siguientes grupos:
Direccin Tcnica: Desarrolla actividades a que tiene la responsabilidad total de las operaciones
tcnicas y la provisin de los recursos necesarios para asegurar la calidad requerida de las
operaciones del laboratorio.
Grupo de Sistemas de Informacin: Sistematizar los resultados emitidos por el LSP y salvaguardar la
informacin magntica del LSP.
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1.3.
Exclusiones
Teniendo en cuenta las caractersticas y limitaciones del SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005 del LSP, han
sido excluido los siguientes numerales:
1.4.
El SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005 del LSP, se basa en un enfoque por procesos, entendido como una
serie de interacciones que nos permiten transformar las necesidades de nuestros clientes en productos
de calidad. A continuacin se describen cada uno de los procesos:
Procesos Estratgicos
o Planeacin Estratgica del LSP
o Gestin Directiva del LSP
o Comunicacin del LSP
Procesos Misionales
o Manipulacin de tems de ensayo
o Revisin solicitud del servicio
o Desarrollo del servicio
o Emisin de Informe de resultados
o Evaluacin del servicio
o Validacin de mtodos de ensayo
o Supervisin del servicio
o Manejo y control de reactivos y medios de cultivo
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Procesos de Apoyo
o Gestin Interna del Talento Humano
o Compra de servicios y suministros
o Gestin documental
o Gestin Metrolgica
o Gestin del Ambiente Fsico
o Sistema de Informacin
Procesos de Mejora
o Evaluacin y seguimiento
o Mejora continua
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2010-11-05
PGINA 1 DE 1
La Alta Direccin del LSP, asegura que el personal de apoyo, tcnico y profesional del LSP,
comprendan e implementen las polticas y procedimientos descritos en el presente manual.
El presente manual se emite a efectos de definir los lineamientos del SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005
y los controles especficos que se implementan para asegurar la calidad del servicio de ensayos.
Los lineamientos descritos en el presente manual, son de propiedad nica y exclusiva del LSP, esta
prohibida su reproduccin o modificacin sin la autorizacin de la Alta Direccin del LSP.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Sistema de gestin de la calidad: Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con
respecto a la calidad.
Poltica de calidad: Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad tal
como se expresan formalmente por la alta direccin.
Satisfaccin del cliente: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos.
Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.
Cadena de valor: Es el conjunto de actividades y procesos que aaden valor a los productos y
servicios de una empresa, que sern entregados al cliente final y que en ltima instancia es lo que
ste valora de la empresa.
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PGINA 1 DE 1
MGL
CL
RC
RT
SIGNIFICADO
DEFINICIN
Sistema de Gestin de Calidad aplicable al Laboratorio de Salud Pblica de
Sistema de Gestin
Crdoba, que establece la poltica y los objetivos, para dirigir y controlar las
de Calidad NTCactividades de ensayo de acuerdo a los requisitos de la Norma NTC-ISO/IEC
ISO/IEC 17025
17025.
Manual de Gestin Documento que especifica el sistema de gestin de calidad implementado en
de Calidad de
el Laboratorio de Salud Pblica de Crdoba, de acuerdo a los requisitos de la
Laboratorio
Norma NTC-ISO/IEC 17025.
Coordinador del LSP Mxima autoridad, dentro de la organizacin interna del laboratorio.
Denominacin del cargo del funcionario que independientemente de otras
obligaciones y responsabilidades, tiene definidas la responsabilidad y la
Responsable de
autoridad para asegurar, que el sistema de gestin relativo a la calidad en el
Calidad
Laboratorio de Salud Pblica de Crdoba, sea implementado y respetado en
todo momento. Es el responsable de la administracin documental del SGC
NTC-ISO/IEC 17025.
Denominacin del cargo del funcionario que tiene la responsabilidad total por
Responsable
las operaciones tcnicas y la gestin para la provisin de los recursos
Tcnico
necesarios, con el objeto de asegurar la calidad requerida de las operaciones
en el Laboratorio de Salud Pblica de Crdoba.
ORGANIZACIN
4.1.1. El Laboratorio de Salud Publica de Crdoba es responsable legalmente por su actividad , sus
funciones estn dadas por el decreto 2323 de 12 de Julio de 2006 por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 9 de 1979 en relacin con la Red Nacional de Laboratorios y se dictan otras
disposiciones
4.1.2. Las actividades de ensayo se realizan conforme a los requerimientos de la Norma Tcnica NTCISO/IEC 17025:2005, tambin cumplen con las necesidades de los clientes, autoridades reglamentarias u
organizaciones que otorgan reconocimiento.
4.1.3. El sistema de gestin comprende el trabajo que se realiza en las instalaciones permanentes del
laboratorio.
4.1.4. El LSP, es una dependencia de la Secretaria de Desarrollo de la Salud del Departamento de
Crdoba, dado que esta desarrolla actividades distintas a las de Ensayo, el LSP ha identificado los
potenciales conflictos de intereses que pudieran presentarse, para ello , en el procedimiento PRO-GDT000-001 Confidencialidad, imparcialidad e integridad se establecen los lineamientos pertinentes para
asegurar la confidencialidad, imparcialidad e integridad del personal que hace parte del Laboratorio de
Salud Publica de Crdoba .
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El LSP, tiene polticas y procedimientos para asegurar la proteccin de la informacin confidencial y los
derechos de propiedad de sus clientes, incluidos los procedimientos para la proteccin del
almacenamiento
y la transmisin electrnica de resultados. Ver (MATRIZ DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS)
El LSP, Tiene polticas y procedimientos para evitar intervenir en cualquier actividad
disminuir la confianza en su competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa.
que pueda
El LSP, tiene definido su organigrama y su ubicacin al interior de una organizacin madre (Gobernacin
de Crdoba), de igual forma cuenta con un mapa de procesos , que define las interacciones entre los
diferentes procesos del SGC. (VER ORGANIGRAMA: LSP, SECRETARIA DE SALUD, GOBERNACION
DE CORDOBA)
El LSP, tiene especificado en la MATRIZ DE A-R-I , el trabajo que afecta la calidad de los ensayos.
El LSP, provee adecuada supervisin al personal encargado de los ensayos, incluidos los que estn en
formacin, por personas familiarizadas con los mtodos y procedimientos, el objetivo de cada ensayo y
con la evaluacin de los resultados de los ensayos
El LSP, cuenta con un Responsable Tcnico, con la responsabilidad total de las operaciones tcnicas,
que garantiza la provisin de los recursos necesarios para asegurar la calidad requerida en las
operaciones del laboratorio.
El LSP, cuenta con un Responsable de Calidad, quien independientemente de otras obligaciones y
responsabilidades, tiene definida la responsabilidad y autoridad para que el SGC NTC-ISO/IEC
17025:2005, sea implementado y respetado en todo momento; el responsable de calidad tiene acceso
directo al mas alto nivel directivo en el cual se toman las decisiones sobre la poltica y los recursos del
LSP. Las funciones de los Responsables de Calidad y Tcnico, se definen en el numeral 4.2 del presente
Manual.
El LSP, tiene nombrados los titulares y los suplentes para el personal clave del SGC NTC-ISO/IEC
17025:2005 . De acuerdo a lo establecido en anexo Matriz de titulares y suplentes del SGC NTCISO/IEC 17025:2005
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ASPECTO DE
COMUNICACIN
CANAL
RESPONSABLE
RECEPTOR
EVIDENCIA
Sistema de Gestin
de Calidad
Reunin
mensual
Responsable de
Calidad
Todos los
miembros del
LSP
Actas
Registro de asistencia
cdigo XXXX
Retroalimentacin
funcionamiento de
la organizacin
Reuniones
segn
necesidad u
oportunidad
Coordinador LSP
Todos los
miembros del
LSP
Actas
Registro de asistencia
cdigo XXXX
Aspectos tcnicos
Mnimo una
jornada
bimensual
Responsable
Tcnico
Todos los
miembros del
LSP
Registro de asistencia
XXXXX
Actas, Informes,
resumen tcnicocientfico
Segn
requerimiento
Coordinador LSP
Responsable
Tcnico
Segn aspecto a
desarrollar
Actas
Registro de asistencia
cdigo XXXX
Desarrollo del
servicio
Quin comunica
internamente
Quien analiza
Quin autoriza
Medio de
autorizacin
Analista
Personal de
apoyo tcnico
Coordinador
LSP
Coordinador LSP
Verbal
Analistas
Personal de
apoyo tcnico
Responsable
Tcnico
Responsable
Tcnico
Verbal
Quin comunica
internamente
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Quien analiza
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Quin autoriza
Medio de
autorizacin
Verbal
Analistas
Responsable
Tcnico
Responsable
Tcnico
Solicitudes
relacionadas con el
ingreso de personal
ajeno al laboratorio
Analistas
Personal de
apoyo tcnico
Coordinador
LSP
Responsable
Tcnico
Coordinador LSP
Responsable
Tcnico
Solicitudes
relacionadas con el
ingreso de material
no relacionado con
las actividades del
Laboratorio
Analistas
Personal de
apoyo tcnico
Coordinador
LSP
Responsable
Tcnico
Coordinador LSP
Responsable
Tcnico
4.2.
VERSIN 02
mediante
formato
Autorizaciones
especiales
FXX
Firma en
formato de
Formato
Control de
Acceso
Autorizacin
escrita
mediante
formato
Autorizaciones
especiales
XXXXFXX
SISTEMA DE GESTIN
4.2.1. El Manual de Gestin del LSP, es el documento principal que define el SGC NTC-ISO/IEC
17025:2005 del Laboratorio de Salud Publica de Crdoba, en el se referencian las polticas, Manuales,
Procedimientos, Mtodos de Ensayos e Instructivos, de tal forma que se asegure la calidad de los
resultados de los ensayos.
Las polticas del SGC se documentan para establecer y mantener la continuidad de cada actividad o
funcin que afecta la calidad. El Responsable de Calidad asegura que la documentacin de SGC se
comunique, se comprenda y est disponible fcilmente para el personal que corresponda y tenerla como
referencia e implementarla.
4.2.2. Dentro de la plataforma estratgica del LSP, se tiene definida una poltica y unos objetivos de
calidad, que orientan la organizacin hacia la satisfaccin de los requisitos del cliente y los del SGC NTCISO/IEC 17025:2005.
MISION
Brindar apoyo diagnostico de referencia y contrareferencia para la vigilancia y control de patologas de
inters en Salud Publica, en las reas de atencin a personas y al ambiente; capacitacin, docencia,
asesora e investigacin y control de calidad a los laboratorios de la Red Publica y privada del
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altamente
VISION
Para el ao 2015 el Laboratorio de Salud Publica de Crdoba ser lder en las acciones de apoyo a la
vigilancia y control de patologas de inters en salud pblica en las reas de atencin a las personas y al
ambiente mediante la implementacin de procesos de calidad, el desarrollo cientfico y tecnolgico, la
confidencialidad y confiabilidad de nuestros servicios, la responsabilidad social institucional y la
competencia tcnica y administrativa del talento humano.
PRINCIPIOS Y VALORES
Servicio: Nuestra actitud esta orientada al continuo mejoramiento de las actividades que realizamos
en los diferentes mbitos de desarrollo, para las instituciones pblicas y privadas, buscando
satisfacer sus necesidades y expectativas.
Respeto: Vivimos, proyectamos y reconocemos los valores y derechos de la comunidad con la que
interactuamos.
tica: Es el compromiso moral de hacer bien nuestras actividades y en caso de error reconocerlo y
corregirlo.
Calidad: Proveemos servicios individuales y colectivos con un nivel profesional optimo, que tiene en
cuenta los recursos disponibles y logra la adhesin y satisfaccin de los clientes.
Compromiso: Estamos comprometidos con nosotros mismos con la institucin y con las
necesidades de nuestros cliente.
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Estructurar el Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio, conforme a los requisitos de la Norma
Tcnica NTC-ISO/IEC 17025:2005.
Promover el desarrollo integral del talento humano mediante programas de capacitacin que
contribuyan a potencializar sus competencias.
Familiarizar al personal del laboratorio con los documentos del SGC, polticas y procedimientos
establecidos, de tal forma que los comprendan e implementen.
de los externos,
4.2.3. La Alta Direccin del LSP proporciona evidencia del compromiso con el desarrollo y la
implementacin del SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005 y con mejorar continuamente su
eficacia, a travs de la poltica de calidad y los objetivos de calidad del LSP, expresados
en el numeral 4.2.2
4.2.4. La Alta Direccin del LSP, comunica a la organizacin la importancia de satisfacer tanto los
requisitos del cliente como los legales y reglamentarios; mediante la poltica de calidad y su portafolio de
servicios
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Otros Manuales
Documentos que describen Normas de Seguridad y
Bioseguridad, as como Gestin de Residuos
Procedimientos
Descripcin global de procesos
Instructivos:
Descripcin de actividades e
instrucciones de trabajo
Anexos
Descripcin detallada
de un tema
relacionado a un
procedimiento
Mtodos de Ensayos:
Descripcin de Mtodos de Ensayos de
Laboratorio
Formatos
Evidencia objetiva de la realizacin
de las actividades
Documentos externos
Documentos externos, crticos
para el SGC
Realizar la sensibilizacin al recurso humano del Laboratorio de Salud Pblica, sobre los beneficios
de la implementacin y mantenimiento del SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005.
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Coordinar la realizacin de acciones de formacin, que contribuyan al fortalecimiento del SGC NTCISO/IEC 17025:2005.
Apoyar a la Alta Direccin en la revisin y evaluacin de las polticas y objetivos de calidad,
socializar, estructurar y proponer las mejoras correspondientes en conjunto con los dems grupos de
apoyo.
Realizar los monitoreos requeridos para la mejora continua del SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005 y
evaluar sus avances.
Coordinar las acciones derivadas para la correccin de las no conformidades, los mecanismos de
participacin del personal: equipos de mejora, sugerencias y los programas de mejora.
Coordinar las acciones formativas derivadas del estudio de las necesidades de formacin.
Participar en las convocatorias del INS de Salud para fines de capacitacin o evaluacin relacionadas
con el rea cuando se requiera.
Descripcin del cargo: El Responsable Tcnico del LSP, es la persona que tiene la responsabilidad
total de las operaciones tcnicas y la provisin de los recursos necesarios para asegurar la calidad
requerida de las operaciones del laboratorio.
Responsabilidades:
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Velar por las operaciones tcnicas y gestionar la provisin de los recursos necesarios para asegurar
la calidad requerida por las operaciones que se desarrollan en el laboratorio.
Determinar las estrategias tcnicas a seguir para lograr los objetivos de calidad.
Gestionar los recursos para que el laboratorio disponga de las instalaciones y los recursos humanos,
materiales y tcnicos necesarios para garantizar la continuidad de las operaciones analticas.
Asegurar que cada miembro del personal comprenda claramente las funciones que se le han
asignado.
Supervisar que los Mtodos de Ensayo e instructivos de trabajo se realicen segn lo establecido.
Todos los documentos distribuidos entre el personal como parte del SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005, son
revisados y aprobados para su uso por el personal autorizado, Esto se establecen en el procedimiento
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En ningn caso, el SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005 del LSP, permitir la modificacin de documentos a
mano.
El SGC NTC-ISO/IEC 17025:2005 del LSP, mediante el procedimiento Control de documentos
informticos, asegura que los documentos en medio magntico no sean modificados o alterados y se
conserve su integridad.
4.4 REVISIN DE LOS PEDIDOS, OFERTAS Y CONTRATOS
Se ha desarrollado y aplica un procedimiento para la revisin de los pedidos, las ofertas y los contratos.
Las polticas y los procedimientos para estas revisiones, que resulten en un contrato para la realizacin
de un ensayo o una calibracin, aseguran que:
los requisitos, incluidos los mtodos a utilizar, estn adecuadamente definidos, documentados y
entendidos.
el laboratorio tiene la capacidad y los recursos para cumplir con los requisitos.
se selecciona el mtodo de ensayo apropiado, que sea capaz de satisfacer los requisitos de los
clientes.
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Cualquier diferencia entre el pedido u oferta se resuelve antes de iniciar cualquier trabajo de modo
de asegurar que es aceptable tanto para el LSP como para el cliente.
Se conservan los registros de las revisiones, incluidas todas las modificaciones significativas. Se
conservan los registros de las conversaciones mantenidas con los clientes relacionadas con sus
requisitos o con los resultados del trabajo realizado durante el perodo de ejecucin del contrato en el
Formulario de Solicitud de Anlisis.
Se informa al cliente todo apartamiento del contrato.
Si una Solicitud de Anlisis necesita ser modificado despus de haber comenzado el trabajo, se repite el
mismo proceso de revisin de contrato y se comunican los cambios a todo el personal afectado.
4.5 SUBCONTRATACIN DE ENSAYOS Y DE CALIBRACIONES
El presente tem, NO APLICA, dado que el LSP no subcontrata ninguno de los ensayos que ofrece a sus
clientes.
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4.7.1.1 La observacin del cliente de los ensayos no debe interferir en el proceso de ensayo/calibracin.
Los Tcnicos deben informar al referente de Calidad si las observaciones interfieren en dicho proceso.
4.7.1.2 El Coordinador Tcnico es el primer punto de contacto para la comunicacin con el cliente y debe
asistir y guiar en los asuntos tcnicos, opiniones e interpretaciones basadas en los resultados. El
Coordinador Tcnico tambin informa a los clientes de todas las demoras o desviaciones importantes en
el desempeo de los ensayos y/o calibraciones.
El laboratorio mantiene una permanente comunicacin con sus clientes para mejorar el Sistema de
Gestin, mediante encuestas diseadas en el registro Encuesta de Satisfaccin del Cliente RG-EM-006.
4.8 Quejas
El Laboratorio de Salud Publica de Crdoba, tiene definida una poltica y un procedimiento para la
resolucin de quejas y reclamos (PR-EM-006) recibidas por parte de sus los clientes, de igual forma se
mantienen los registros de todas la quejas y reclamos, de las investigaciones y de las acciones
correctivas implementadas por el Laboratorio.
4.9 Control de Trabajo no Conforme en Ensayos
El Laboratorio de Salud Publica de Crdoba, tiene definida una poltica y un procedimiento para el Control
de Trabajo No Conforme (PR-EM-001) para cuando cualquier aspecto del trabajo no es conforme de
acuerdo a los requisitos del cliente o de la norma ISO 17025:2005
4.10 Mejoras
4.10.1 La Coordinacin del Laboratorio de Salud Publica de Crdoba tiene la responsabilidad de mejorar
continuamente la efectividad de la calidad del sistema de gestin conforme al los Procedimientos de
Acciones de Evaluacin y Mejoramiento como lo son:
Estos procesos contribuyen a la mejora continua del Sistema de Gestin de Calidad, mediante la puesta
en prctica y evaluacin peridica de la poltica de calidad, los objetivos, los resultados de auditoras, los
anlisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y las revisiones de la direccin. Para ello cada
referente de programa est capacitado y es responsable de mejorar continuamente la calidad del
sistema de gestin de su propia rea .La efectividad de la actividad de mejora continua se evala durante
el Proceso de revisin de Gestin segn se describe en el Procedimiento de Revisin de la Coordinacin
del Laboratorio (PR-EM-003).
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En los casos de mtodos de ensayos conocidos en los cuales se especifican los lmites
de los valores de las fuentes importantes de incertidumbre de medicin y se especifica
la forma de presentacin de los resultados calculados, se considera que el laboratorio
cumpli con la estimacin de incertidumbre de medicin mediante el uso del mtodo de
ensayo e instrucciones de informe
5.5 Equipos
5.5.1Cada laboratorio est provisto con todos los componentes del equipamiento para
la medicin y el ensayo, requeridos para la correcta ejecucin de los mismos (incluida la
preparacin de los tems de ensayo y el procesamiento y anlisis de los datos de
ensayo). En aquellos casos en los que se necesite utilizar equipos que estn fuera de
su control permanente, se asegura que se cumplen los requisitos de la Norma ISO/IEC
17025:2005.
5.5.2 Los equipos y su software utilizados para los ensayos permiten lograr la exactitud
requerida y cumplen con las especificaciones pertinentes para los ensayos o
determinaciones concernientes. Se establecen programas de calibracin para las
magnitudes o los valores esenciales de los instrumentos cuando dichas propiedades
afectan significativamente los resultados.
Antes de poner en servicio un equipo se calibra o verifica con el fin de asegurar que
responde a las exigencias especificadas por el laboratorio y cumple las especificaciones
normalizadas pertinentes. El equipo es verificado o calibrado antes de su uso.
(Procedimiento de Calibracin)
5.5.3 Los equipos son operados por personal autorizado. Estn disponibles las
Instrucciones actualizadas sobre el uso y el mantenimiento de los equipos (incluido
cualquier manual pertinente suministrado por el fabricante del equipo) para ser
utilizadas por el personal del laboratorio.
5.5.4 Cada equipo y su software utilizado, que es importante para el resultado del
ensayo, estn unvocamente identificados.
5.5.5 Se establecen los registros correspondientes a cada equipo y su software que se
importante para los ensayos.
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Requisitos especficos
5.6.2.2
Ensayos
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Materiales de referencia
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5.10.1 Generalidades
Los resultados de cada ensayo, o serie de ensayos efectuados son informados en
forma exacta, clara, no ambigua y objetiva, de acuerdo con las instrucciones especificas
de los mtodos de ensayo. Los resultados son informados en un Informe de Ensayo e
incluye toda informacin requerida por el cliente y necesaria para la interpretacin de
los resultados del ensayo, as como toda la informacin requerida por el mtodo
utilizado.
En el caso de ensayo o de las calibraciones realizadas para los clientes internos, o en el
caso de un acuerdo escrito con el cliente, los resultados se pueden informar de una
manera simplificada, toda la informacin de los ensayos
esta disponible
y se guardan permanentemente en archivo.
5.10.2
Informes de ensayos
5.10.3
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Informes de ensayos
Opiniones e interpretaciones
5.10.7
En el caso que los resultados de ensayo se transmitan por telfono, fax u otros medios
electrnicos o electromagnticos, se cumplen los requisitos de la norma de referencia.
5.10.8
MGL-PE-T000-001
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