PROCESO ADMINISTRACIN DEL SIG

Cdigo: ASIG PD
01

PROCEDIMIENTO
ELABORACIN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS

Versin: 2.0
Fecha: 24/01/2013
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1. Objetivo
Establecer los lineamientos para la elaboracin, identificacin, revisin, aprobacin, divulgacin,
actualizacin y retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema Integrado de Gestin.
2. Alcance
Este procedimiento aplica para la generacin y control de todos los documentos relacionados con el
Sistema Integrado de Gestin del Ministerio del Trabajo (ver Listado Maestro de Documentos); as como
para los documentos externos al Ministerio que requieren control de su distribucin.
3. Definiciones
Anexo: seccin de informacin adicional que ampla la informacin de un documento. Puede presentar
formatos particulares como grficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.
Aprobacin: Aceptacin a un documento que garantiza su aplicacin desde el punto de vista de recursos
y coherencia con el Sistema Integrado de Gestin diseado.
Caracterizacin de proceso: documento usado para describir la estructura de cada proceso,
estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y las actividades de acuerdo
con el ciclo PHVA.
Cliente: Organizacin, entidad, proceso o persona que recibe un producto y/o servicio.
Cdigo: Conjunto de letras, nmeros y/o smbolos que permiten identificar un documento en forma
particular.
Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y responsabilidad para
informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
Copia No Controlada: Copia del documento original en medio fsico o magntico entregado a un tercero
con fines de informacin. Estas copias estn identificadas con la leyenda COPIA NO CONTROLADA,
sobre estas no hay responsabilidad de actualizacin.
Distribucin: es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados
para su aplicacin.
Documento: Informacin y su medio de soporte (procedimientos, instructivos, formatos, planes,
programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros). En el Ministerio del Trabajo los
documentos son los relacionados en el Anexo 1 Pirmide Documental.

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Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institucin pero que inciden en la
ejecucin de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestin del Ministerio del Trabajo.
Entre los documentos externos se pueden considerar normas, cdigos, leyes, decretos, resoluciones,
manuales entre otros.
Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Formato: Documento diseado para la recoleccin de informacin y que proporciona evidencia de una
accin.
Gua: Pautas de accin, esenciales ante un problema, establece recomendaciones, sugerencias u
orientaciones sobre un tema especfico.
Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle actividades u
operaciones muy especficas.
Listado Maestro de Documentos: Lista en la cual se relacionan los documentos controlados del
Ministerio del Trabajo.
Manual del Sistema Integrado de Gestin: es el documento que describe en forma genrica el Sistema
Integrado de Gestin, incluye entre otros la poltica integrada del sistema y el alcance del mismo.
Modificacin: Mecanismo a travs del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden
ser de forma o de fondo.
PHVA: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
Pirmide documental: es la representacin grfica de los documentos definidos en el Sistema Integrado
de Gestin.
Poltica: Documento que define directrices.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que
los procedimientos definan, como mnimo: quin hace qu, dnde, cundo, porqu y cmo.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organizacin y describe
los mtodos que se van a emplear para alcanzar dichos propsitos.
Publicacin: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

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Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y

efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.
SIG: Sistema Integrado de Gestin. Plataforma comn que unifica los sistemas de gestin del Ministerio del
Trabajo, para orientar y fortalecer la gestin, dar direccin, articular y alinear conjuntamente los requisitos
de los subsistemas que lo componen.
Versin: Seala el nmero de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera
versin corresponde al nmero uno (1.0), para la segunda versin correspondera al nmero dos (2.0).
4. Generalidades del procedimiento
La produccin documental est organizada segn lo dispuesto en el proceso Gestin Documental hace y
respeta la normatividad archivstica emanada del Archivo General de la Nacin.
Si se requiere efectuar cambios de forma en los documentos del Sistema Integrado de Gestin como:
correcciones de ortografa o de redaccin se podrn realizar sin que ello implique el cambio de versin del
documento como tampoco el trmite de la solicitud de modificacin, ni la recoleccin de firmas.
Los documentos entrarn en vigencia una vez aprobados, adoptados y sean publicados en el sitio web del
Sistema Integrado de Gestin del Ministerio del Trabajo.
Los documentos que se descarguen del sitio web son considerados NO CONTROLADOS y la
responsabilidad del uso de versiones desactualizadas ser responsabilidad del respectivo servidor pblico.
Los responsables de las dependencias donde se utilizan formatos preimpresos deben asegurar la
eliminacin de todas las copias del formato desactualizado cuando se actualicen o den de baja.
El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que apliquen a los
procesos de la entidad y decidir, si se trata de documentos legales y/o documentos que ofrecen orientacin
para la aplicacin de la normatividad, con el fin de actualizar el Normograma.
Todos los documentos internos debern cumplir con el Manual de Identidad Visual del Ministerio del
Trabajo.
En cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 04 de Abril de 2012 Eficiencia Administrativa y
Lineamientos de la Poltica Cero Papel en la Administracin Pblica la consulta a los documentos del SIG
debe realizarse en el sitio web del Ministerio, por lo tanto NO se debe realizar la impresin de los mismos,
salvo los formatos.

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5. Descripcin de las actividades

Registro
/documento
IDENTIFICAR
NECESIDAD
DE
CREAR, Todos los servidores Correo electrnico
MODIFICAR O RETIRAR DOCUMENTO.
pblicos
Todo servidor pblico puede manifestar a su jefe o
1.
responsable del proceso, los requerimientos de
elaboracin, modificacin o retiro de documentos del
Sistema Integrado de Gestin.
EVALUAR LAS NECESIDADES PRESENTADAS
Responsable
del ASIG-PD-01-F-01
Analizar la viabilidad de creacin, modificacin, proceso
Solicitud para crear,
anulacin
o
retiro
de
documentos.
modificar o retirar
Si el anlisis de la necesidad avala la solicitud, esta
documento (formato
2.
se consigna en el formato ASIG-PD-01-F-01 Solicitud
electrnico)
para crear, modificar, retirar documento, justificando
la solicitud; y se enva al responsable del proceso de
Administracin del SIG
AUTORIZAR LA ELABORACIN, MODIFICACIN Servidor pblico del ASIG-PD-01-F-01
O RETIRO DE DOCUMENTOS
Grupo lder del SIG.
Solicitud para crear,
Recibe formato de Solicitud para crear, modificar o
modificar o retirar
retirar documento,
evala la pertinencia del
documento (formato
requerimiento a la luz del cumplimiento de los
electrnico)
requisitos legales, de las normas soporte del SIG, de
los clientes o del Ministerio y de su impacto con el
Sistema Integrado de Gestin en general.
Si es avalado da respuesta al responsable del
3.
proceso. Continua actividad 4.

No.

Actividad

Responsable

Si no es avalado, incluye la respectiva justificacin.

Fin del procedimiento.
Si es una anulacin o retiro de obsoleto contina en la
actividad 15.
En el caso de referirse a documento externo continua
con la actividad 16.
ELABORAR O MODIFICAR LOS DOCUMENTOS
El responsable de la elaboracin o modificacin del
documento, lo elabora o modifica segn corresponda,
4.
teniendo en cuenta lo establecido en ANEXO 4.
Estructura y formatos de presentacin de los
documentos del Sistema Integrado de Gestin.

Responsable de la Documento
Elaboracin,
Preliminar
documentos del SIG. electrnico)
(Anexo 2 Responsables
de la Elaboracin,
Aprobacin y Revisin

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(medio

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El responsable de elaborar o modificar el documento

evala si hay otras dependencias involucradas con la
actividad si afecta otros procesos, a fin de
garantizar la participacin de sus responsables en la
elaboracin y/o ajuste del documento y hace un
levantamiento preliminar de la informacin.
Si es una modificacin se registran en la seccin
control de cambios, las modificaciones significativas.
Se identifican los requisitos legales, organizacionales
o del cliente especficos aplicables a la elaboracin o
modificacin del documento en estudio.

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de documentos del SIG)

Una vez elaborado y/o ajustado el documento, se

enva al responsable de su revisin segn el Anexo 2
Responsables de la Elaboracin, Aprobacin y
Revisin de documentos del SIG.
REVISAR EL DOCUMENTO.
Revisar si el documento est acorde con las
directrices establecidas en el Sistema Integrado de
Gestin, en la normatividad vigente.

Responsable de la Documento
revisin de documentos Preliminar revisado
del SIG. (Anexo 2 (medio electrnico)
Responsables de la
Elaboracin, Aprobacin
5.
Si no cumple se devuelve a la Actividad 4 a quien lo y
Revisin
de
elabor para que realice los ajustes requeridos.
documentos del SIG)
Se enva el documento al Grupo Lder del SIG para su
codificacin.
CODIFICAR EL DOCUMENTO.
Responsable asignado Documento
del grupo lder del SIG. codificado
Se revisa que el documento cumpla con los aspectos
formales establecidos en el presente documento. Se
asigna el cdigo, nmero de versin y fecha de
6.
acuerdo con las directrices establecidas.
Los cdigos se asignan de acuerdo con lo establecido
en ANEXO 3. Codificacin de los documentos del
Sistema Integrado de Gestin.
El documento requiere acto administrativo para su
aprobacin? Ver Anexo 2 Responsables de la
Elaboracin, Aprobacin y Revisin de documentos
7.
del SIG vaya a la actividad 8.
Si no requiere acto administrativo vaya a la actividad
9.
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GESTIONAR ACTO ADMINISTRATIVO

APROBACIN DE DOCUMENTO.

DE Responsable
Grupo Acto administrativo
Lder del SIG/ Abogado
Oficina Jurdica/Ministro
8. Se elabora acto administrativo para aprobar el
documento, se solicita revisin de la Oficina Jurdica.
Se firma el acto administrativo. Va a la actividad 9
para terminar el trmite de aprobacin.
APROBAR EL DOCUMENTO
Responsable de la Documento firmado
El documento es aprobado y adoptado con las firmas Aprobacin,
correspondientes en la seccin Control de documentos
del
Documentos.
SIG.(Anexo
2
9.
Responsables de la
Remitir documento al Grupo Lder del SIG, para Elaboracin, Aprobacin
gestionar su publicacin.
y
Revisin
de
documentos del SIG)
ACTUALIZAR
LISTADO
MAESTRO
DE Responsable asignado
DOCUMENTOS.
del grupo lder del SIG.
Se actualiza el Listado Maestro de Documentos con el
10.
nuevo documento o con la informacin del documento
modificado.
ARCHIVAR DOCUMENTO
El documento original con las firmas de los
responsables de su elaboracin, revisin y aprobacin
se mantendr bajo custodia en el archivo de gestin
de la Oficina Asesora de Planeacin. No se
11. mantendrn otras copias fsicas del documento en
cumplimiento de los lineamientos de la poltica Cero
Papel en la Administracin Pblica
De igual manera se archivan en medio electrnico, los
archivos fuentes del documento y el archivo original
escaneado
PUBLICAR EL DOCUMENTO
12. Una vez el documento se apruebe, se publica en el
sitio web del SIG.
DISTRIBUIR Y DIVULGAR
Comunicar al responsable del proceso que realiz la
solicitud, la publicacin del documento.
13
Identificar el personal relacionado con el documento e
informar va correo electrnico, los cambios o
modificaciones en el mismo, as como si se trata de

ASIG-PD-01-F-02
Listado Maestro de
documentos
actualizado

Responsable asignado
del grupo lder del SIG.

Responsable Proceso
Comunicacin
Institucional
Responsable del grupo Correo electrnico
lder del SIG.

Responsable de cada

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una creacin.

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proceso.

Hacer la divulgacin de los documentos en su

dependencia de trabajo para asegurar su
entendimiento, comprensin e implementacin
inmediata, e informar la localizacin o ruta de acceso
donde pueden consultar el documento.
En el caso de que el documento genere gran impacto
en el SIG, se puede considerar fortalecer su
divulgacin con una campaa que se soporta en el
procedimiento de Comunicacin Interna.
RETIRAR EL DOCUMENTO OBSOLETO
Se hace la actualizacin en el Listado Maestro de
Documentos, se descargan los documentos anulados
14. u obsoletos del sitio web del Sistema Integrado de
Gestin y al documento fsico se le imprime un sello
OBSOLETO.
Se actualiza el Listado Maestro de Documentos.
COMUNICAR DOCUMENTO OBSOLETO
Una vez retirado el documento del Listado Maestro de
15. Documentos y del sitio web, se debe informar al
interior del Ministerio acerca de su retiro para evitar su
uso no intencionado:
CONTROLAR DOCUMENTOS EXTERNOS
Determinar si el documento de origen externo debe
ser incluido o actualizado en el Normograma.
Si debe ser incluido se enva la informacin para
16. actualizacin al responsable del Proceso de Gestin
Jurdica.

Responsable del grupo

lder del SIG/
Responsable asignado
del grupo lder del SIG.

ASIG-PD-01-F-02
Listado Maestro de
documentos
actualizado

Responsable del grupo Correo electrnico

lder del SIG./
Responsable de cada
proceso
Responsable de cada Correo electrnico
proceso

FIN
6. Requerimientos Tcnicos del procedimiento
Actividad 3: Cuando se autoriza la elaboracin, modificacin o retiro de documentos de documentos se
considerar la revisin del impacto de dichos documentos sobre los trmites existentes. En el caso de que
algn documento afecte un trmite, el responsable del proceso deber ajustar ambos a fin de mantener la
integralidad de los documentos.
7. Anexos
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Anexo 1 Pirmide Documental

La siguiente tabla contiene los tipos de documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestin y su
descripcin.

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Anexo 2 Responsables de la Elaboracin, Aprobacin y Revisin de Documentos del SIG

La elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos es realizada por personal autorizado segn se
indica en la Anexo 2. Responsables de la Aprobacin y Revisin de documentos del SIG.
Tipo de documento
Plan
estratgico
institucional
Objetivo del SIG.
Mapa de procesos.
Manual del SIG
Polticas institucionales

Elaboracin

Revisin

Representante de Comit Directivo

la Direccin para
el SIG
Representante de Comit Directivo
la Direccin para
el
SIG
y/o
Responsable del
proceso segn la
temtica de la
poltica

Tipo de documento
Caracterizacin de los procesos
Procedimientos.
Trmites
Hojas de vida indicadores
Mapa de Riesgos.
Instructivos.
Fichas tcnicas.
Formatos.
Manuales operativos.
Guas.
Programas
Planes

Elaboracin

Aprobacin

Acto
administrativo
Comit del SIG Resolucin

Comit del SIG Resolucin

Revisin

Aprobacin

Gestor de cada Representante de Responsable

proceso
y/o la Direccin para el proceso
servidores pblicos SIG
asignados por el
responsable
del
proceso

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del

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Anexo 3 Codificacin de los documentos del Sistema Integrado de Gestin

Los documentos del Sistema Integrado de Gestin deben tener asignado un cdigo alfanumrico de
identificacin.
La codificacin de los documentos se realizar as:
Codificacin para procesos:
Se realiza as:
Primera posicin: PR que corresponde al tipo de documento Proceso segn la Tabla 2. Abreviaturas para
la identificacin de tipos de documentos del SIG.
Segunda posicin: guin, smbolo -.
Tercera posicin: Abreviatura del proceso, segn Tabla 3. Abreviaturas para la identificacin de procesos.
Ejemplo:
Tipo de documento
PR

Abreviatura de Proceso
-

ASIG

Codificacin para documentos que NO estn relacionados directamente con un procedimiento en

particular:
Corresponden a documentos que estn relacionados con un proceso mas no con un procedimiento
especfico. En esta categora se incluye tambin la codificacin de los procedimientos.
Se realiza as:
Primera posicin: Abreviatura del proceso, segn Tabla 3. Abreviaturas para la identificacin de procesos.
Segunda posicin: guin, smbolo -.
Tercera posicin, abreviatura del documento: Corresponde a la abreviatura del tipo de documento segn
Tabla 2. Abreviaturas para la identificacin de tipos de documentos del SIG
Cuarta posicin: guin, smbolo -.
Quinta posicin: consecutivo de dos cifras iniciando en 01 segn tipo de documento.
Documento

Abreviatura de Proceso

Abreviatura del documento

Procedimiento1

ASIG

PD

Procedimiento2

ASIG

PD

Gua 1

ASIG

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Consecutivo
01
02
01

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Codificacin para documentos que estn relacionados directamente con un procedimiento en

particular:
Se realiza as:
Primera posicin: Abreviatura del proceso, segn Tabla 3. Abreviaturas para la identificacin de procesos.
Segunda posicin: guin, smbolo -.
Tercera posicin, abreviatura del documento: Corresponde a la abreviatura PD (Procedimiento) Cuarta
posicin: guin, smbolo -.
Quinta posicin: consecutivo del procedimiento con el que se encuentra relacionado el documento a
codificar.
Sexta posicin: guin, smbolo -.
Sptima posicin: consecutivo de dos cifras iniciando en 01 segn tipo de documento
Ejemplo de codificacin de un formato que est relacionado con el procedimiento cuyo cdigo es ASIG-PD01
Documento

Abreviatura de
Proceso

Formato

ASIG

Abreviatura
Procedimiento
-

PD

Consecutivo

01

Abreviatura
del
Consecutivo
documento
F
01

La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los tipos de documentos del Sistema
Integrado de Gestin.
Tabla 2. Abreviaturas para la identificacin de tipos de documentos del SIG
Tipo de documento
Codificacin
Manual
M
Proceso
PR
Procedimiento
PD
Trmite
TR
Instructivo
I
Gua
G
Programas
PG
Planes
PL
Formatos
F
Indicador
ID
Mapa de Riesgos
MR
Otros documentos
OD

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La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los procesos de la organizacin

Tabla 3. Abreviaturas para la identificacin de procesos

Proceso
Codificacin
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
DE
COOPERACIN
Y
RELACIONES
CRI
INTERNACIONALES
ADMINISTRACIN DEL SIG
ASIG
GESTION DEL SERVICIO A LA CIUDADANIA
GSC
COMUNICACIN INSTITUCIONAL
CI
FORMULACIN DE POLTICAS PUBLICAS
FPP
IMPLEMENTACIN DE POLTICAS PUBLICAS
IPP
SEGUIMIENTO DE POLITICAS PBLICAS
SPP
INSPECCIN VIGILANCIA Y CONTROL
IVC
ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
ABS
GESTION DEL TALENTO HUMANO
GTH
GESTION DOCUMENTAL
GD
GESTION JURIDICA
GJ
GESTIN AMBIENTAL
GA
GESTION DE CONTRATACION
GC
GESTION FINANCIERA
GF
GESTION TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y
TIC
COMUNICACIN
EVALUACION INDEPENDIENTE
EI
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
CID

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ANEXO 4. Estructura y formato de presentacin de los documentos del Sistema Integrado de

Gestin
Los documentos del SIG se elaboran respetando, en lo posible, las recomendaciones presentadas a
continuacin.
Las siguientes recomendaciones se establecieron para lograr cierto grado de uniformidad en los
documentos.
Elementos comunes
Todos los documentos que conforman el SIG deben tener uniformidad en su encabezado y seccin de
control de cambios segn se establece a continuacin.
............................................. Encabezado
Cada una de las pginas que conforman los documentos deben tener un encabezado que consta de:
- Logotipo del Ministerio del Trabajo, al lado izquierdo de la pgina.
- Ttulo del documento centrado (en mayscula sostenida).
- Cdigo del documento al lado superior derecho de la pgina.
- Versin actual del documento al lado derecho central de la pgina.
- Fecha de la versin al lado derecho inferior indicando el mes en letras.
- Pginas del documento
Tipo Letra: Arial Narrow
Tamao: 12

Tipo Letra: Arial Narrow

Tamao: 14

Ejemplo del encabezado:

PROCESO ADMINISTRACION DEL SIG

Tipo Letra: Arial

Narrow
Tamao: 8
Cdigo: ASIG-PD-01
Versin: 1.0

PROCEDIMIENTO ELABORACION
Y CONTROL DE DOCUMENTOS
........................................................ Contenido

El documento debe estar en tipo de letra Arial Narrow y tamao 12

............................................. Control de Cambios

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Fecha: 26-10-12
Pgina 1 de 14

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Versin: 2.0
Fecha: 24/01/2013
Pgina: 14 de 14

Al finalizar la ltima pgina del documento se encuentra una tabla para mantener los controles de los
cambios que ha sufrido el documento en cada una de sus versiones y otra tabla con el control de
documentos que indica nombre y cargo de quin elabor, revis y aprob la presente versin, como se
indica en el siguiente ejemplo:
No.
tem del
versin
Cambio
1.0
Actividad 5
Numeral 5
2.0

Anexo 2
Anexo 1
Anexo 3

CONTROL DE CAMBIOS
Cambio realizado
Motivo del Cambio

Fecha del
cambio

Ajuste respecto a quien revisa y Aclarar quin Revisa y el

que se hace sobre la metodologa porqu se debe hacer
del SIG
Se ajusta Anexo 2 Responsables Simplificar tramites al
de la Elaboracin, Aprobacin y interior del Ministerio en lo
Revisin de Documentos del SIG referente a la aprobacin
Se incluyen tres nuevos tipos de de Documentos del SIG

24/01/2013

documentos: Hoja de vida de

indicador, Mapa de Riesgos,
Trmite.

Se perfecciona el procedimiento
incluyendo la validacin de los
documentos vs los trmites.
Se ampli actividad referente al
archivo de los documentos.

Nombre
Cargo

CONTROL DE DOCUMENTOS
Elabor
Revis
Aprob
Marisol Villamil
Luis
Ernesto
Gmez Luis Ernesto Gmez Londoo
Karina Echeverry Londoo
Representante de la
Jefe Oficina Asesora de
Direccin para el SIG.
Planeacin

Firma

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