El organigrama se define como la representacin grfica de la

estructura formal de autoridad y de la divisin especializada del

trabajo de una organizacin por niveles jerrquicos.
La etimologa de organigrama proviene del prefijo organi, que
implica organizacin y grama que significa grfico.
Adems de representar grficamente la estructura formal de las
organizaciones, los organigramas son tiles para: Diagnosticar y
analizar esas mismas estructuras con miras a replantearlas y
adecuarlas a las necesidades del momento.Informar a los
empleados de la institucin y tambin para los usuarios o clientes.
Conocer el organigrama de la empresa donde se trabaja ubica, da
seguridad y motiva al empleado. Al usuario le da confianza y
nocin de los servicios que ofrece.
Los elementos utilizados en la representacin grfica de los
organigramas son:
-Entegramas
-Lneas de autoridad/dependencia
Entegramas: Simbolizan o representan a las unidades
administrativas del organismo en el organigrama.
Para (Gobierno de Jalisco, 2004) la ubicacin que se le da a cada
unidad administrativa u orgnica en el organigrama depende de
las relaciones de los procesos esenciales del organismo, poniendo
al rgano de direccin y las unidades de staff en la parte superior y
las reas que representan los procesos vitales (componente de
lnea u operacional), de izquierda a derecha segn se da respuesta
a la misin o razn de ser y a continuacin las reas de apoyo, es
decir, si se trata de una organizacin dedicada a otorgar servicios
de salud, entonces los primeros componentes sern los que
otorgan los servicios mdicos y hospitalarios, despus las reas de
servicios auxiliares, y al ltimo las reas de logstica y
administracin que son las apoyan a todos.
Los organigramas se componen de tres partes, en la primera se
ubica la alta direccin, en el centro se encuentra el staff que son
las unidades de asesoramiento y de servicios auxiliares, en el
tercer componente se encuentran las unidades de lnea u
operacional.
En el staff se encuentran todas las reas que prestan un servicio
especializado en asesoramiento consultivo o servicios auxiliares,
en el primero se consideran las unidades que requieren directa y
estrecha vinculacin con la alta direccin a la cual sirve, stas

unidades tienen facultad para investigar y recomendar. En cuanto

a la unidad de servicios auxiliares, se ubica por debajo del nivel de
staff de asesoramiento consultivo y tienen la facultad de asesorar
a la cabeza del organismo o a otros funcionarios de ste, adems
tienen autoridad funcional sobre las dems reas del organismo.
Las lneas de autoridad/dependencia
Representan las relaciones de autoridad que unen a los
entegramas, debiendo respetarse la comunicacin entre superior y
subordinado. En los casos en que no exista relacin de
dependencia (asesoramiento externo) la lnea que se utiliza para
unir los entegramas es punteada.
Tambin nos indican los diferentes tipos de relaciones existentes
entre las unidades que integran la estructura orgnica del
organismo. Estas lneas debern utilizarse en un trazo ms grueso
que las lneas de los rectngulos del organigrama y no deben
adelgazarse a medida que descienda a los niveles inferiores.
Adems, debe evitar el cruce de lneas, por lo que se recomienda
estudiar el diseo.
Existen varios tipos de lneas que representan:
Relacin de Autoridad o Jerarqua Lineal.- implica una
subordinacin entre los responsables de las unidades
administrativas con sus subalternos.
Relacin de Autoridad o Jerarqua funcional.- que representa
mando especializado y no dependencia jerrquica. La autoridad
funcional se presenta en forma paralela a la autoridad lineal, entre
un rgano y un subordinado de otro rgano, entre rganos de un
mismo nivel jerrquico, entre unidades del organismo central y los
rganos desconcentrados.
Relacin de Asesora.- Son rganos que proporcionan asistencia
tcnica y especializada a los rganos de mando y de lnea.
Interna.- Son de carcter permanente y pertenecen a la
organizacin, de stos, hay dos tipos, los que trabajan
permanentemente y aquellos que nicamente sesionan
espordicamente.
Externa.- Son aquellas unidades que no pertenecen a la institucin,
de stos existen dos tipos, las que reciben recursos de la
institucin y las que no los reciben.
Relacin de Coordinacin o colaboracin.- Es aquella que tiene por
objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas reas
orgnicas, la cual puede darse entre unidades de un mismo nivel o
entre unidades del rgano central a los desconcentrados.

Relacin con Comits.- Son aquellas unidades internas o externas

que se integran por personas seleccionadas para examinar,
verificar y aprobar ciertos asuntos de carcter provisional, por lo
que no modifican la estructura orgnica.
SIMBOLOGIA
Tabla 1. Smbolos para Organigramas Fuente: (Gobierno de
Jalisco, 2004)
Smbolo
Uso
1. Unidades permanentes de trabajo propias del organismo
o institucin o que forman parte de ste.
2. Unidades descentralizadas y desconcentradas del
organismo o institucin

3. Unidades externas del organismo o institucin y que

recibe recursos de ste.
Smbolo
Uso
1. Unidades internas que sesionan espordicamente como
lo son las que se encuentran en staff (comisiones y
comits).
2. Unidades externas que sesionan espordicamente y no
reciben recursos del organismo o institucin (consejos

ciudadanos).
3. Unidades que conforman en cierta manera al organismo o
institucin (juntas de gobierno)
La jerarqua lineal que existe en el organismo o
institucin, siempre debe de ir ms gruesa que las lneas

de las figuras geomtricas.Si la lnea sale por la parte

inferior de una figura geomtrica y se conecta a otra en
la parte superior o en uno de sus lados, indica, que tiene
jerarqua lineal.
La relacin que existe entre el director de la organizacin
o institucin, con sus asesores consultivos externos y

siempre se conecta de la parte inferior de la figura

geomtrica y se conecta a otra figura en uno de los lados.

La coordinacin que existe entre las diversas reas del

organismo o institucin:
1. Si la lnea punteada sale por la parte inferior de la figura
geomtrica y se une a otra tambin por la parte inferior,
indica que tienen que coordinarse o colaborar entre ellas
para lograr un fin determinado.
2. Si la lnea punteada sale por la parte inferior de una

figura geomtrica y se conecta a otra en la parte

superior, indica, que tiene jerarqua funcional.
La divisin visual que existe entre las unidades
descentralizadas y desconcentradas del organismo o
institucin, se coloca en la parte inferior del organigrama

de lado a lado con lnea gruesa, y debajo de esta se

ubican las figuras geomtricas que representan dichas
unidades.
Diagramas de procedimientos administrativos :
-Diagrama de flujo
Los diagramas de flujo son representaciones graficas de las
distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de
este, estableciendo su secuencia cronolgica.
Los flujogramas de procedimientos, conocidos tambin como
diagramas de flujo, satisfacen tres funciones:
1. Permiten al analista asegurarse que ha desarrollado todos los
aspectos del procedimiento.
2. Da las bases para escribir un informe claro y lgico,
3. Es un medio para establecer un enlace con el personal que
eventualmente opera el nuevo procedimiento
La simbologa utilizada convencionalmente en la descripcin de
procedimientos administrativos es:
Tabla 2. Smbolos de la Norma ANSI para elaborar
Diagramas de flujo Adaptado de (Franklin & Gmez Ceja,
2002)
Smbolo

Smbolo Representa
Representa

TerminalIndica el inicio
o la terminacin del
flujo
OperacinRepresenta
la realizacin de una
operacin o actividad.
DisparadorIndica el
inicio de un
procedimiento

ConectorRepresenta una
conexin o enlace de una parte
del diagrama de flujo con otra
parte lejana del mismo.
Conector de paginaRepresenta
una conexin o enlace con otra
hoja diferente en la que
continua el diagrama de flujo.
Direccin de flujoConecta los
smbolos indicando en que
orden se deben realizar las
operaciones.

Decisin o alternativa
DocumentoRepresenta
Indica un punto dentro
cualquier tipo de documento
del flujo en que son
que entre, se utilice, se genere

posibles varios
o salga del procedimiento.
caminos.
ArchivoRepresenta un

archivo o

almacenamiento en
oficina.
- Diagrama Policolumnar
El diagrama policolumnar es una representacin grfica del
procedimiento para mostrar el involucramiento de cada
departamento dentro del proceso. Este puede ser llamado como
diagrama multicolumnar y diagrama de flujo de funciones
cruzadas.
- Diagrama de recorrido
Conocido tambin como diagrama de movimiento, en el que se
muestra una distribucin y localizacin de todas las actividades del
proceso. En este se analiza el movimiento que existe entre las
distintas operaciones. Para representar el flujo, se puede utilizar
una cantidad de lneas que indiquen la frecuencia de traspaso de
informacin entre los departamentos.