Access Manual

5.
Condiciones
6. Las Consultas de Resmen
7. Las Consultas de Referencias Cruzadas
8. Las Consultas de Accin
9. Los Formularios
10.
19. Los Informes
20. Los Controles de Formulario e Informe
21. Las Macros
22. Configurar Interfaz
23. Herramientas de Access
24. Importar Exportar Datos
1. Crear tablas de datos (I)

Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder en las unidades didcticas
siguientes introducir datos en la base de datos y luego trabajar con stos utilizando las
ventajas que nos proporciona Access2003
Para crear una tabla de datos
tenemos que posicionarnos en la ventana
base de datos con el objeto tablas
seleccionado, si hacemos clic en el icono
se abre una ventana con las
distintas formas que tenemos para crear
una tabla:
Vista Hoja de datos consiste en
introducir directamente los datos en la
tabla y segn el valor que introduzcamos
en la columna determinar el tipo de datos
que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin
de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de
datos.
Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de
datos.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo
consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendr
y otras consideraciones como claves etc...
Otra forma ms rpida de llegar a la vista diseo es desde la ventana Base de datos con el
objeto tablas seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear una tabla en vista Diseo.
Aparecer la ventana Diseo de tabla:
En la barra de ttulo tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un

nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a continuacin
tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una
lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera
columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas
(General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas
adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con
un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este
nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo
y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener
hasta 64 caracteres.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:
Podemos definir un campo utilizando el generador de campos que permite definir

campos a partir de los de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono
barra de herramientas..
de la
O bien podemos definir nosotros mismos los campos directamente como explicaremos a
continuacin.
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla

INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de
dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la
lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte
inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder
indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad
temtica siguiente.
A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir
un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga
que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en
la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la
tabla.
La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de
equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero
podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
Hacer clic sobre el icono Clave principal
de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la
clave principal de la tabla.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los
campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados
todos los campos hacer clic en el icono
Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de
una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor
en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema
no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
Guardar una tabla.

Para guardar una tabla, podemos:
Ir al men Archivo y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar
Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de

dilogo:
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un
cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree
una, si le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave
principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave
principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.
2. Modificar tablas de datos (I)

Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin
de una tabla como los datos introducidos en ella.
Modificar el diseo de una tabla.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir
una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...)
tendremos que realizar una modificacin en su diseo:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo
estuviera.
Seleccionar la tabla que queremos modificar, haciendo clic sobre sta para que su
nombre aparezca remarcado.
Hacer clic sobre el botn Diseo
de la ventana de la base de datos.
Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.

Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a
modificar y realizar las sustituciones necesarias.
Para aadir un nuevo campo,
ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,
o bien,
situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el icono
de la barra
Diseo de tabla, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos
posicionados.
Para eliminar un campo,
posicionarse en el campo y hacer clic en el icono
de la barra Diseo de tabla,
o bien,
seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo
y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo
tambin desaparecern.
Por ltimo, guardar la tabla.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de modificar
diseo de tablas.
Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
Desde la ventana Base de Datos seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre
sta para que su nombre aparezca remarcado.
Hacer clic sobre el botn
de la ventana Base de datos.
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos.

Si estamos en la ventana Diseo de tabla, hacer clic sobre el icono Hoja de datos
de la barra Diseo de tabla.
En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:
Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO
para introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo
se almacenar, no haciendo necesario guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Cerrar
tabla.
de la ventana Hoja de datos para terminar con dicha
Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del
registro.
El registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o el icono
de la barra Hoja de datos.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que

situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista
Diseo haciendo clic sobre el icono
de la barra Hoja de datos.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de

introduccin de datos.
Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento:
La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la

tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 4 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es
cuatro.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a
continuacin:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al ltimo registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.
Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.
Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
Pulsar INTRO.
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del
teclado.
Buscar y reemplazar datos.

Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de
sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la
herramienta Buscar de Access2003.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la
vista Hoja de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos
buscar y finalmente podemos desplegar el men Edicin y seleccionar la opcin Buscar...
O bien hacer clic sobre el botn
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:
En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por
defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque
en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el
valor introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no
tiene porque coincidir exactamente con l.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Despus podemos indicarle Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
encontramos situados.
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el
ltimo.
Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre
maysculas y minsculas (si buscamos Maria no encontrar maria).
Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se
posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir
la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar
todos los valores que buscamos.
Despus cerrar el cuadro de dilogo.
Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la
vista Hoja de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos
reemplazar y finalmente desplegar el men Edicin y seleccionar la opcin Reemplazar...
O bien hacer clic sobre el botn
de la barra de herramientas y seleccionar la ficha
Reemplazar.
Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:
La ficha Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro
para introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar
que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar
todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin. Esta opcin hay
que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados
sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el campo.
Unidad 5. Propiedades de los campos
Bsqueda
Introduccin
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la
parte inferior izquierda de la ventana Diseo de tabla cuando tenemos un campo
seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las
caractersticas generales del campo y la ficha Bsqueda en la que podemos definir una
lista de valores vlidos para el campo, esta ltima ficha est explicada en el tema 3 junto
con el asistente de bsqueda.
Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras
que las propiedades de la ficha Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al
campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de
haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.
A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes

tipos de datos.
Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo
de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de
50 caracteres y valor mximo de 255.
Para los campos Numrico, las opciones son:
Byte (equivalente a un caracter) para almacenar valores enteros entre 0
y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble
para
valores
comprendidos
entre
-1,79769313486231E308
y
-4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y
4,94065645841247E-324 para valores positivos.
Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en
una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de
datos .mdb)
Los campos Autonumrico son Entero largo.
A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.
Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o
en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
Autonumrico.
Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:
Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo
monetario asignado en Windows como puede ser .
Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estndar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es
slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores
de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo:
Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo:
01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29
son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el
1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos S/No disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.
S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y
Desactivado.
Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que
en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y
no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar
el control predeterminado en la ficha Bsqueda de las propiedades del campo, en la
propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos
Texto se tendran que crear formatos personalizados.
Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de formatos haz clic aqu
Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un
tipo de dato Numrico o Moneda.
Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de
entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe
introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el

establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn
que
aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.
Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de mscaras de entrada haz clic
aqu
Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del
campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor
en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si
no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo
va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o
especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a
la hora de introducir los datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de
clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor
predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes,
automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
el Autonumrico.
Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo
para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se
puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos
en la secuencia animada.
el Autonumrico.
Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones
que se abre al hacer clic sobre el botn
que aparece a la derecha de la propiedad
cuando hacemos clic en ella. Para conocer un poco ms sobre l visita nuestro avanzado
.
Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si
introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la
propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los
datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo.
el Autonumrico.
Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No.
el Autonumrico.
Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.
Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen
que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran
las operaciones de ordenacin y agrupacin.
Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes
crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin ndice.
S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores
duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.
Los ndices.
Bsqueda
Definicin
Un ndice en informtica es como el ndice de un libro donde tenemos los captulos del
libro y la pgina donde empieza cada captulo. No vamos a entrar ahora en cmo se
implementan los ndices internamente ya que no entra en los objetivos del curso pero s
daremos unas breves nociones de cmo se definen, para qu sirven y cundo hay que
utilizarlos y cuando no.
Un ndice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de
forma ms rpida adems de proporcionar una ordenacin distinta a la natural de la
tabla. Un ndice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas
se ordenarn segn los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un
ndice sobre la columna poblacion de una tabla de clientes, el ndice permitir recuperar
los clientes ordenados por orden alfabtico de poblacin.

Si el ndice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarn por la primera
columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarn por la
segunda columna, y as sucesivamente. Por ejemplo si definimos un ndice sobre las
columnas provincia y poblacion se ordenarn los clientes por provincia y dentro de la
misma provincia por poblacin, apareceran los de ALICANTE Denia, los de ALICANTE
Xixona, VALENCIA Benetsser, y finalmente los de VALENCIA Oliva.
El orden de las columnas dentro de un ndice es importante, si retomamos el ejemplo
anterior y definimos el ndice sobre poblacion y provincia, apareceran los de VALENCIA
Benetusser, seguidos de los ALICANTE Denia, VALENCIA Oliva, y finalmente los de
ALICANTE Xixona. Ahora se han ordenado por poblacin y los clientes de la misma
poblacin se ordenan por el campo provincia.
Ventajas e
inconvenientes.
Ventajas:
Si una tabla tiene definido un ndice sobre una columna Access puede localizar mucho
ms rpidamente una fila que tenga un determinado valor en esa columna.
Recuperar las filas de una tabla de forma ordenada por la columna en cuestin
tambin ser mucho ms rpido.
Inconvenientes:
Al ser el ndice una estructura de datos adicional a la tabla, ocupa un poco ms de
espacio en disco.
Cuando se aaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actualizar los
ndices afectados por esos cambios lo que supone un tiempo de proceso mayor.
Por estas razones no es aconsejable definir ndices de forma indiscriminada.
Los inconvenientes comentados en este punto no son nada comparados con las ventajas
si la columna sobre la cual se define el ndice es una columna que se va a utilizar a menudo
para buscar u ordenar las filas de la tabla. Por eso una regla bastante acertada es definir
ndices sobre columnas que se vayan a utilizar a menudo para recuperar u ordenar las
filas de una tabla.
El Access de hecho crea automticamente ndices sobre las columnas claves principales
y sobre los campos que intervienen en las relaciones ya que se supone que se utilizan a
menudo para recuperar filas concretas.
Cmo definir un
ndice.
Los ndices forman parte de la estructura de la tabla, luego se definen y modifican desde
la ventana Diseo de tabla.
Si el ndice se basa en un slo campo.
Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado.
Si
pulsamos
en
la
flecha
de
la
derecha
aparecen
tres
opciones:
No: no tiene ndice.

S (Con duplicados) : se define un ndice con duplicados es decir que en la tabla
podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna.
S (Sin duplicados): se define un ndice sin duplicados es decir que en la tabla no
podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna.
Si el ndice se basa en varios campos.
Tenemos que abrir la ventana ndices con el icono
una ventana como esta:
, al hacer clic sobre el aparecer
En la primera columna se pone el nombre del ndice, en la segunda columna el nombre

del campo sobre el que se basa el ndice, y en la tercera columna podemos indicar el
orden (si queremos que las filas de la tabla se ordenen de forma ascendente o
descendente). Si el ndice se basa en varias columnas se pone el nombre del ndice en una
primera lnea con el primer campo que contiene y en las lneas siguientes se indican los
dems campos que forman el ndice.
En nuestro ejemplo tenemos dos ndices definidos sobre la tabla, el ndice PrimaryKey lo
ha creado Access cuando hemos definido el campo codigo como clave principal, y
nosotros hemos definido otro que hemos llamado prov_local sobre los campos provincia y
localidad. Observa que el orden puede ser distinto para cada uno de los campos. De
esta forma el ndice se podr utilizar para recuperar los datos por orden alfabtico de
provincia y dentro de cada provincia por localidad empezando por la letra z.
Para definir el ndice basta realizar la misma operacin que para crear campos,
posicionarse en una fila de la columna Nombre de ndice, escribir el nombre del ndice,
pasar a la siguiente columna y escribir el nombre del campo o haciendo clic a la derecha del
campo aparece la flecha que despliega la lista de campos que tiene la tabla para que
seleccionemos el deseado, lo mismo para la columna Orden (esta columna, como solo
tiene dos valores posibles, haciendo doble clic se pasa de Ascendente a Descendente y
viceversa.)
En la parte inferior tenemos las propiedades del ndice:
Principal: indica si el ndice es el de la clave principal o no.
nica: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. nica = S significa que no
admite valores duplicados.
Ignorar Nulos: si ponemos que s las filas que tengan el valor nulo en el campo sern
excluidas del ndice.
Para modificar ndices ya definidos o borrar ndices o crear nuevos ndices utilizar la
misma mecnica que para crear, borrar y modificar campos de una tabla.
3. Las Relaciones (I).

En esta unidad veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que
pueden
existir
entre
dos
tablas
de
una
base
de
datos.
Si no sabes lo que es una relacin en bases de datos, aqu
conceptos bsicos para entender las relaciones.
te introducimos algunos
Crear la primera relacin.

Para crear relaciones en Access2003 primero
deberemos acceder a la ventana Relaciones, podemos
optar por:
estando en la ventana Base de datos, ir al men
Herramientas, y elegir la opcin Relaciones...
O bien
herramientas.
de la barra de
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar

tabla de la derecha esperando indicarle las
tablas que formarn parte de la relacin a
crear.
Seleccionar una de las tablas que
pertenecen a la relacin haciendo clic sobre
ella, aparecer dicha tabla remarcada.
Hacer clic sobre el botn Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta
aadir todas las tablas de las relaciones a
crear.
Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.
Para crear la relacin:

Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso codigo).
Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo
cliente de la tabla secundaria (AULACLIC_FACTURAS).
Soltar el botn del ratn.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas
(AULACLIC_CLIENTES y AULACLIC_FACTURAS) y debajo de stos el nombre de los
campos de relacin (codigo y cliente). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el
mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las
caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos
relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Si quieres saber ms sobre integridad referencial y operaciones en cascada haz clic
aqu
Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.
Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
Integridad referencial
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access2003 para
asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y
que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.
Al exigir integridad referencial en una relacin le estamos diciendo a Access2003 que no
nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido
el registro relacionado en la tabla principal.
Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones, en la tabla
Habitantes tengo un campo Poblacion que me indica en qu poblacin vive el habitante,
las dos tablas deberan estar relacionadas por el campo Poblacion, en esta relacin de tipo
uno a varios la tabla Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria
(una poblacin tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no
nos dejar asignar a un habitante una poblacin que no exista en la tabla Poblaciones.
La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:

Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que cuando se cambie el
valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus
registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la poblacin Onteniente por Ontinyent en la
tabla Poblaciones, automticamente en la tabla Habitantes, todos los habitantes de
Onteniente se cambiarn a Ontinyent.
Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de la
tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si borramos la poblacin Onteniente en la tabla Poblaciones,
automticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarn de la tabla de
Habitantes.
Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una
poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene habitantes asignados.
Aadir tablas a la ventana Relaciones.

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en
la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono
barra de herramientas.
Para aadir la tabla podemos elegir entre:
hacer clic sobre el icono Mostrar tabla
o bien,
de la
del men Relaciones elegir la opcin Mostrar tabla

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.
Aadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de dilogo.
Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono
barra de herramientas.
Despus podemos elegir entre:
hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin
Ocultar tabla del men contextual que aparecer,
hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y del men

Relaciones elegir la opcin Ocultar tabla desaparecer de la
ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella.
Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar
y elegir la opcin Modificar relacin... del men contextual que
aparecer,
o bien,
hacer clic sobre la relacin a modificar y elegir del men
Relaciones la opcin Modificar relacin...
de la
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.

Realizar los cambios deseados.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Eliminar relaciones.
Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:
hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y
elegir la opcin Eliminar del men contextual,
o bien,
hacer clic sobre la relacin a modificar y elegir del
men Edicin la opcin Eliminar
hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y
a continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR.
La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
Limpiar la ventana relaciones

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana
Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar
esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella unicamente las tablas que nos
interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar
relaciones directas que describiremos a continuacin.
Para limpiar la ventana Relaciones :
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
elegir del men Edicin la opcin Borrar diseo
o bien,
hacer clic en el icono
Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones.

Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos,
nicamente hemos limpiado la ventana.
A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan
(con la opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas
tablas con la opcin Mostrar directas que explicaremos a continuacin.
Mostrar relaciones directas

Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones
basadas en una tabla determinada para ello:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin
Mostrar directas del men contextual que aparecer,
hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir del

men Relaciones la opcin Mostrar directas
hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el icono

Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen
en estas relaciones.
Visualizar todas las relaciones

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y
elegir la opcin Mostrar todo del men contextual que aparecer,
elegir del men Relaciones la opcin Mostrar todo
hacer clic en el icono

Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.
4. Las Consultas (I).
Bsqueda
En esta unidad veremos cmo crear consultas y manejarlas para la edicin de

registros de tablas creadas con Access2003.
Tipos de consultas.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de
una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una
tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos
consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una
consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente
en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).
Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.
Consultas especficas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se
tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya
que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Crear una consulta.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en el lateral izquierdo de la
ventana Base de datos.
Esta es la pantalla que nos aparece:
Luego tenemos tres alternativas:

Hacer doble clic sobre la opcin Crear una consulta utilizando el asistente.
En este caso se abre la ventana del asistente en la que nos pide elegir la tabla de la que
va a sacar los datos, los campos que queremos visualizar y el ttulo de la consulta, a
continuacin genera automticamente la consulta correspondiente.
Hacer doble clic sobre la opcin Crear una consulta en vista diseo.
En este caso se abre la ventana Diseo de consulta que detallaremos ms adelante y
en la que podremos definir con ms detalle nuestra consulta.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
El Asistente para consultas sencillas es lo mismo que la opcin Crear una consulta
utilizando el asistente comentada ms arriba.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos
ms adelante.
La opcin Vista Diseo tiene el mismo efecto que la opcin Crear una consulta en
vista diseo. Esta es la opcin que explicaremos a continuacin.
Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la
consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.
La vista Diseo.
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las
tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula
QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos
profundizando en la explicacin:
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a
visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo
calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el
resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no
queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque
todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar los alumnos
pero no queremos que aparezca la poblacin en el resultado ya que todos son de la misma
poblacin.
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una
condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo
tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y
O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.

Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el
botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos
sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la
derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que
aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir
la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista desplegable slo
aparecern campos de la tabla seleccionada.
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una
columna vaca de la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta
podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
Definir campos calculados

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una
funcin.
Si quieres saber ms sobre cmo formar expresiones, haz clic aqu
Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si
queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante
del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los
campos calculados. En la consulta que aparece ms arriba tienes el ejemplo de la segunda
columna, esta tendr en el encabezado mes_nacimiento y en la columna se visualizar el
mes de la fecha de nacimiento (tenemos un campo calculado que utiliza la funcin mes( ),
funcin que obtiene el mes de una fecha).
Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos
campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando.
Para mover una columna arrastrndola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha
hacer clic, la columna aparecer resaltada (est seleccionada).
Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha
soltarlo arrastrar la columna hasta la posicin deseada.
. Pulsar el botn del ratn y sin
Para mover una columna cortndola:

Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y
cuando aparece la flecha
Hacer clic sobre el icono
hacer clic).
(o eligir la opcin Cortar del men Edicin, o bien teclear
Ctrl+X), desaparecer la columna.

A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la
columna que hemos cortado con la opcin Columnas del men Insertar.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono
men Edicin, o bien teclear Ctrl+V).
( o eligir la opcin Pegar del
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y

manteniendo la tecla May pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, se
seleccionarn las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos.
Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta
haciendo clic sobre el botn
de la barra de herramientas,
o bien,
seleccionando la opcin Guardar del men Archivo.
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para
darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn
Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde la
ventana Base de datos.
Desde la ventana Base de datos:
Primero seleccionar la consulta a ejecutar haciendo clic sobre ella.
A continuacin hacer clic sobre el botn
de la ventana de la base de datos.
Desde la vista diseo de la consulta:

Haciendo clic sobre el botn
Cuando la consulta es de seleccin para visualizar el resultado tambin podemos hacer

clic sobre el botn
(Vista Hoja de Datos)
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la

parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn
dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto
algunas consultas que no permiten esas modificaciones).
Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas.
Modificar el diseo de una

consulta
Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:
Situarse en la ventana Base de datos, en el objeto Consultas,
Seleccionar la tabla a modificar haciendo clic sobre ella.
Ordenar las filas

Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer
clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin.
Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es
numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el
campo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden inverso.
Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas
las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la
primera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan
por la segunda columna, y as sucesivamente. El orden de las columnas de ordenacin es
el que aparece en la cuadrcula, es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y
dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrcula primero la
columna provincia y despus la columna localidad. El tipo de ordenacin es independiente
por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para cada columna. Por ejemplo
ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la
segunda columna.
Seleccionar filas
Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de
bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado
de la consulta.
Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para
seleccionar los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir
esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el
campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o sea
="Valencia".
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner
directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por
defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se
encuentra un texto lo encierra entre comillas.
Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para
comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ].
Por ejemplo queremos poner la condicin precio = coste en la que precio y coste son dos
campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes aadir
las comillas y entender Precio = "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del
campo Coste.
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.

En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para
que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y
precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el
registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el
operador Y.
En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est
comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.
Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas
en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).
Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha

nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern
aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de
Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento.
Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por
encontrarse en la misma fila.
Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de
registros.
5. Las condiciones
A continuacin te detallamos los distintos operadores que podemos utilizar en una
condicin.
Los operadores de
comparacin
Estos operadores comparan el valor de una expresin con el valor de otra.

Independientemente del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la
comparacin ser nulo (ni verdadero ni falso). los operadores de comparacin que
podemos utilizar son:
Operador
Significado
igual que
<>
distinto de
<
menor que
<=
menor o igual
>
mayor que
>=
mayor o igual
El operador Entre
Tiene la siguiente sintaxis:
Expresin Entre valor1 Y valor2
Examina si el valor de la expresin est comprendido entre los dos valores definidos por
valor1 y valor2. Normalmente la expresin ser un nombre de campo.
Ejemplo:
[fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y #04/06/62#, en la cuadrcula QBE se pondra:
El operador In
Expresin In (valor1, valor2, ...)
Examina si el valor de la expresin es uno de los valores incluidos en la lista de
valores escritos entre parntesis.
Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podramos
poner la condicin Poblacin In (Alicante, Elche, Elda, Onda)
El operador Es nulo
Cuando una columna que interviene en una condicin contiene el valor nulo, el
resultado de la condicin no es verdadero ni falso, sino nulo, sea cual sea el test que se
haya utilizado. Por eso si queremos listar las filas que no tienen valor en una determinada
columna, no podemos utilizar la condicin columna = nulo debemos utilizar un operador
especial,
el
operador
Es
nulo.
Expresin Es nulo, donde expresin normalmente ser un nombre de columna.
Por ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen poblacin, la condicin sera
poblacin Es Nulo
El operador Como
Se utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con el
que comparar.
Por ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'o'. En este caso
hay que utilizar el comodn * y utilizar el operador Como para que Access reconozca el *
como un comodn y no como el caracter asterisco. La condicin sera nombre como '*o'.
El valor que contiene los comodines se conoce como patrn y tiene que ir encerrado
entre comillas (simples o dobles).
La sintaxis es la siguiente:
Expresin Como 'patrn'
En la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un
patrn y su significado.
Caracteres en
patrn
Significado
Un caracter cualquiera
Cero o ms caracteres
Un dgito cualquiera (0-9)
[listacaracteres]
Un caracter cualquiera de listacaracteres
[!listacaracteres]
Un caracter cualquiera no incluido en listacaracteres
Listacaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier

caracter, incluyendo dgitos, los caracteres se escriben uno detrs de otro sin espacios en
blanco ni comas. Por ejemplo para sacar los nombres que empiezan por a,g,r o v el patrn
sera: '[agrv]*'
Los caracteres especiales corchete de apertura [, interrogacin ?, almohadilla # y
asterisco * dejan de ser considerados comodines cuando van entre corchetes. Por
ejemplo para buscar los nombres que contienen un asterisco, el patrn sera : '*[*]*' en este
caso el segundo * dentro del patrn no acta como comodn sino como un caracter
cualquiera porque va dentro de los corchetes.
Si no se encierra entre corchetes, la exclamacin ! representa el caracter exclamacin.
El corchete de cierre ] se puede utilizar fuera de una listacaracteres como caracter
independiente pero no se puede utilizar en una listacaracteres. Por ejemplo, el patrn 'a]*'
permite encontrar nombres que empiecen por una a seguida de un corchete de cierre.
La secuencia de caracteres [] se considera una cadena de caracteres de longitud cero
("").
Se puede especificar un intervalo de caracteres en listacaracteres colocando un guin
- para separar los lmites inferior y superior del intervalo.
Por ejemplo, la secuencia [A-Z ] en patrn representa cualquier caracter comprendido en
el intervalo de la A a la Z.
Cuando se especifica un intervalo de caracteres, stos deben aparecer en orden
ascendente (de menor a mayor).[A-Z] es un intervalo vlido, pero [Z-A] no lo es.
Se pueden incluir mltiples intervalos entre corchetes, sin necesidad de delimitadores.
El guin - define un intervalo unicamente cuando aparece dentro de los corchetes entre
dos caracteres, en cualquier otro caso representa el caracter guin.
Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia (son los que tienen
un cdigo postal que empieza por 46 seguido de tres dgitos cualesquiera, la condicin
podra ser [cdigo postal] como '46###'
Consultas con parmetros

A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese
momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la
consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una
determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida.
En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro.
Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que
almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.
En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de
datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta
nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:
En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda

que especifique que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta manera:
Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre

corchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre
de parmetro sino como un valor.
Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante la opcin
Parmetros del men Consulta. En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el
cuadro de dilogo Parmetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del
parmetro y el tipo de dato.
La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con la

opcin Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba
automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.
Las consultas multitabla

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que
deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde
obtiene esos datos.
Para aadir una tabla a la zona de tablas podemos (una vez en la ventana Diseo de
consulta):
desplegar el men Consulta y elegir la opcin Mostar tabla

o bien,
hacer clic sobre el icono
de la barra de Herramientas.
Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta
obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la
segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en
el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos
que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacin
puede alcanzar dimensiones gigantescas.
Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y
entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al
final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la
tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del
curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los
cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las
dos tablas.
Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que
relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las
tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas,
tablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas
de la ventana Diseo de Consulta.
Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo
nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definida entre ellas.
Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las
tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el
campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado
y la consulta es ms eficiente.
Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la
siguiente manera:
Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los
valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan.
Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la
otra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo:
En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan

curso asignado.
Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen
una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa.
La composicin externa
La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas
que no tienen una fila coincidente en la otra tabla.
Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera:
Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.
Combinar las dos tablas por los campos de unin:
Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas
Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin
Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos
combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una
combinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que queramos
obtener.
Si seleccionamos la opcin 2,
la combinacin aparecer de la siguiente forma:
Si seleccionamos la opcin 3
la combinacin aparecer de la siguiente forma:
El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.
6. Las Consultas de resumen (I)
Bsqueda
Definicin
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un
resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de
resumen, tambin se conocen como consultas sumarias.

Es importante entender que lasfilas del resultado de una consulta de resumen tienen una
naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que
corresponden a varias filas de la tabla origen.
Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de
una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se
encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen
corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va
a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a
lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del
origen.
En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que
se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por region, en este caso cada fila
del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda
consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias
filas de la tabla oficinas.
Una consulta de resumen se define activando la

opcin Totales del men Ver,
o bien haciendo clic sobre el icono
En cualquiera de los dos casos se

aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila
Total:
Todas las columnas que incluyamos en
la cuadrcula debern tener un valor en
esa fila, ese valor le indicar a Access
qu hacer con los valores contenidos en
el campo escrito en la fila Campo:
Los valores que podemos indicar en la
fila Total: son los que aparecen al
desplegar la lista asociada a la celda
como puedes ver en la imagen de la
derecha:
Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en
los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden
utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores
contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas funciones podemos escribirlas
directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos
utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la
opcin correspondiente a la funcin.
A continuacin describiremos esas opciones.
La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que
se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El
resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor.
La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores
contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de
dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el
valor del resultado.
La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la
columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos
registros, el resultado es nulo.
La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en
el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es
nulo.
Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de
resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un
valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los
mismos con valores 0 que con valores nulos.
Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente

de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El
resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de
tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de
tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo

fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior.
Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del
grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el
que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas
opciones.
La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de
la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero.
Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna
aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.
Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el
nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que
seleccionar la opcin Expresin y escribirlo as:
Unidad 8. Las Consultas de resumen

(II)
Bsqueda
Agrupar registros
Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla
y producen una nica fila resultado.
La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de

resumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se
realizan sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de agrupacin
Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de
agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la consulta y
adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta
forma se pueden obtener subtotales.
Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que
indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos
por el campo Poblacion. De esta manera la funcin cuenta() la calcular sobre cada grupo
de registros (los alumnos de la misma poblacin). La consulta quedara as:
Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin.
Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los
registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin.
Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un
nico grupo.
Incluir expresiones
La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un
nombre de columna. Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener
operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ),
Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que
aparezcan con la opcin AgruparPor.
En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden
anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)Mn(nhoras) pero no Max(suma(nhoras)).
Incluir criterios de bsqueda

La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del
origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos
alumnos tenemos de Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla
alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la siguiente
forma:
Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la

opcin Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la
consulta. Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de
condicin que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas
(unidas por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitacin, en la fila Criterios: no se
podr poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin.
7. Las consultas de referencias

cruzadas (I)
Bsqueda
Introduccin
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una
consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada
en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla.
Por ejemplo queremos

obtener
las
ventas
mensuales
de
nuestros
empleados a partir de los
pedidos vendidos. Tenemos
que disear una consulta
resumen calculando la suma
de los importes de los
pedidos
agrupando
por
empleado y mes de la venta.
La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato

ms compacto como el siguiente:
Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas.
Observa que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas que
aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupacin
(mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en
el resultado, y la celda en la interseccin de un valor de empleado y un valor de mes es la
columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la suma de importes).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es
mucho ms cmodo y rpido utilizar el asistente.
El asistente para consultas de referencias cruzadas
Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que estar en
la ventana Base de datos en el objeto Consultas
Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que
aparecer:
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de

donde coger los datos.
En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista
de todas las Consultas o Ambas.
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de
El cuadro Herramientas
Para definir qu informacin debe aparecer en el
formulario y con qu formato, se utilizan lo que
llamamos controles. Un control no es ms que un
objeto que muestra datos, realiza acciones o se
utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos
utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro
formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin
de hacerlos ms legibles.
En el cuadro Herramientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden
aadir al formulario.
Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botn
herramientas.
de la barra de
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control
haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese
momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de
hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic
sobre el botn
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

Etiqueta
sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro
del control o en su propiedad Ttulo.
Cuadro de texto
se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en
un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de
texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el
contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los
cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los
resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un
cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad Origen del
control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un
dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de
ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =.
Grupo de opciones
Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un
grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer
clic en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las
opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado
en vez de un grupo de opciones.
Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas
de verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el
formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de
opciones.
Botn de alternar
, se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de
opciones ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el
campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado.
Botn de opcin
opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor
S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro .
Casilla de verificacin
opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor
S, la casilla tendr este aspecto
, sino, este otro
Cuadro combinado
. En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de
una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a
asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de
suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un
cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el almacenado en el
campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la desplegamos con la flecha que
tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el
asistente que nos ayuda a definir el control.
Cuadro de lista
. A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de
valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un
cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin
encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el asistente
que nos ayuda a definir el control.
Botn de comando
. Un botn de comando permite ejecutar una accin con un
simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al
hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin
parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente asociado que
permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas distintas.
Control imagen
cambiar de registro.
para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al
Marco de objeto independiente

para insertar controles como un archivo de sonido,
un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de
registro.
Marco de objeto dependiente
un registro a otro.
para insertar una imagen u otro objeto que cambia de
Salto de pgina
, el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en
la vista preliminar y a la hora de imprimir.
Control ficha
, se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen
muchos campos que no caben en una sla pantalla y queremos organizarlos en varias
fichas.
Tambin podemos agregar un subformulario
. Un subformulario es un formulario que
se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario
dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinacin formulario/subformulario
se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario
principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos
de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un
formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los
alumnos matriculados en cada curso.
El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para
que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro
actual del formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados
en el curso activo).
Lnea
para aadir una lnea en el formulario.
Rectngulo
para aadir un rectngulo al formulario.
Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn
Trabajar con controles

Seleccionar controles.
Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est
seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de
movimiento (los ms grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos) como
vemos en la siguiente imagen:
A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son
demasiado pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran
solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de
controles que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla bajo la barra de
mens.
Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista
y seleccionar el control que te interesa.
Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar,
mantener pulsada la tecla SHIFT y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar
el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo,
vemos que aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn
del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace
falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).
Aadir controles
Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, lo ms rpido y cmodo es abrir
el cuadro Campos (si no est abierto) haciendo clic en el botn
de la barra de
herramientas. En este cuadro aparecen todos los campos del origen del formulario. A
continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn arrastar el
campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo.
Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de
texto asociado al campo.

Si queremos aadir otro tipo de control como por ejemplo una imagen, abrir el cuadro
Herramientas, hacer clic sobre el tipo de control que queremos aadir, soltar el botn del
ratn, vemos que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea del
formulario donde queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo del ratn y
mantenindolo apretado arrastramos el ratn hasta dejar el control del tamao deseado.
Copiar controles
Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios contorles de un
mismo tipo. Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en la opcin
Copiar del men Edicin (tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C).
Luego pgalos en el formulario utilizando el comando Pegar del men Edicin o la
combinacin de teclas Ctrl + V.
Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo sin
tener que repetir la operacin de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el
formulario en el cuadro de controles.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre
diferente. Puedes modificar este nombre haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la
opcin Propiedades en el men contextual.
Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn

sobre el control hasta que el puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento
pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar el control hasta su posicin
definitiva. Cuando seleccionamos un control tambin se selecciona la etiqueta que tiene
asociada y se movern tanto el control como su etiqueta.
Para mover unicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento
de la etiqueta y cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo ndice arrastrar la
etiqueta.
Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo ndice
debe aparecer encima del controlador de movimiento del control.
Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se movern
todos.
Cambiar el tamao de los controles.

Para cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los
controladores de tamao, a continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores
de tamao, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo
del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamao deseado.
Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao
de uno de ellos, se cambiarn todos.
Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso cambiar
diseo de formularios.
Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso crear
subformularios.
Para alinear varios controles,

podemos moverlos uno a uno
guindonos por la cuadrcula pero
tenemos una opcin del men Formato
que nos permite realizarlo de forma
ms cmoda. Seleccionamos los
controles a alinear, desplegamos el
men Formato, el men Alinear y
elegimos la opcin deseada segn
queramos alinear los controles a la
izquierda, derecha, arriba, abajo, a la
cuadrcula. Para ver el efecto de cada
opcin tenemos un dibujo en la parte
izquierda de la opcin.
Ajustar el tamao de los

controles.
Si queremos que varios
controles tengan el mismo
tamao para dejar nuestro
formulario ms homogneo y
agradable a la vista tenemos
una herramienta muy til, la
opcin Tamao del men
Formato.
Se procede de la misma
forma que para alinear controles,
seleccionamos los controles que
queremos ajustar, desplegamos
el men Formato, el men
Tamao y elegimos la opcin
ms adecuada a lo que
queremos hacer.
Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo
su contenido.
A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula.
Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto.
Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho.
Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.
Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el
tamao y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin.
Ajustar el espacio entre controles.

Si queremos cambiar la distancia entre
controles, adems de moverlos libremente
por el rea de diseo, podemos utilizar
unas opciones del men formato.
Seleccionamos
los
controles
que
queremos ajustar, desplegamos el men
Formato, el men Espacio horizontal y
elegimos la opcin ms adecuada a lo que
queremos hacer, dejarlos con el mismo
espacio entre controles (Igualar), aumentar
el espacio entre todos los controles
seleccionados tal como muestra la imagen
a la izquierda de la opcin (Aumentar), o
reducir ese espacio (Disminuir).
Tambin podemos hacer lo mismo con el

espacio
vertical,
seleccionamos
los
controles
que
queremos
ajustar,
desplegamos el men Formato, el men
Espacio vertical y elegimos la opcin ms
adecuada a lo que queremos hacer
dejarlos con el mismo espacio entre
controles (Igualar), aumentar el espacio
entre todos los controles seleccionados tal
como muestra la imagen a la izquierda de
la opcin (Aumentar), o reducir ese
espacio (Disminuir).
En caso de tener alguna duda sobre las operaciones estudiadas, sera aconsejable
realizar el Ejercicio paso a paso de ajustar y alinear controles
10. Los informes (I)

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente
para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen
en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los
informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar
su diseo una vez creado.
Introduccin.
Para crear un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el
objeto Informes seleccionado, si hacemos clic en el botn
con las distintas formas que tenemos para crear un informe:
se abre una ventana
Vista Diseo abre un

informe en blanco en la
vista diseo y tenemos
que ir incorporando los
distintos
objetos
que
queremos aparezcan en
l. Este mtodo no se
suele utilizar ya que en la
mayora de los casos es
ms cmodo y rpido
crear un autoinforme o
utilizar el asistente y
despus sobre el informe
creado modificar el diseo
para ajustar el informe a
nuestras necesidades. En
esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del informe.
Autoinforme consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos
los datos de la tabla o consulta origen.
Segn el tipo de autoinforme que elijamos, el informe presentar los datos de manera
diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un
esquema de cmo se presentarn los datos con esa opcin. Por ejemplo Autoinforme: en
columnas presenta cada registro en una pgina mientras que Autoinforme: en tablas
presenta varios registros en una misma pgina y cada registro en una fila.
Para poder utilizar esta opcin tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla
o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del
informe. Este ser el nico dato a introducir, una vez introducido seleccionamos el tipo de
autoinforme y pulsamos el botn Aceptar, Access se encarga del resto.
Asistente para grficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del grfico.
Asistente para etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin etiquetas.
Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.
El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes podemos hacerlo como lo vimos en el punto
anterior o bien, otra forma ms rpida es desde la ventana Base de datos con el objeto
Informes seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear un informe utilizando el
asistente.
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias
tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen
del informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para
seleccionarlo y clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

lista de campos seleccionados.
y el campo se quita de la
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la

siguiente pgina...
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto
aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales
de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el
campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
doble clic sobre el campo).
(o directamente hacer
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr
nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada
registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo
por cdigo postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al
grupo para seleccionarlo y pulsar el botn
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones

,
la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el
grupo un nivel.
Con el botn
podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic
en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo
tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de
agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor
completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc...
Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn
Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente pgina...
Unidad 12. Los informes (II)
Bsqueda
En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que
saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente,
para elegir una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a
ser Descendente.
Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.
Esta pantalla nos permite adems aadir totales de forma casi automtica, si queremos
aadir lneas de totales tenemos que hacer clic sobre el botn
aparecer el cuadro de dilogo Opciones de resumen:
En el cuadro de dilogo aparece la lista de los campos numricos que tenemos en el

informe, y las funciones de agregado que se pueden seleccionar para calcular algn
total. Para que en el informe aparezca la suma de algn campo slo tenemos que
seleccionar la casilla que se encuentra en la fila del campo y en la columna Suma.
Podemos as elegir varios totales.
En el cuadro Mostrar si activamos la opcin Detalle y resumen, aparecern en el
informe tanto las lneas de detalle (los registros del origen) como las lneas de totales. Si
activamos la opcin Resumen slo, no aparecern las lneas de detalle.
Si activamos la casilla Calcular el porcentaje del total por sumas aade un total el
porcentaje que representa la suma calculada sobre la suma total de todos los registros. Por
ejemplo si sumamos las horas por grupo el porcentaje sera el porcentaje que representan
las horas del grupo sobre el total de horas de todos los grupos.
Una vez rellenadas las opciones correspondientes hacemos clic en el botn Aceptar
para volver a la ventana del asistente.
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la
siguiente ventana:
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe.

Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el
informe con esa distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal
(apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos
en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana siguiente:
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre
los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la
izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece
la ltima pantalla del asistente para informes:
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser
el nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado
para la impresin
o bien
Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana
Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.
La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe
presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms
adelante de la misma forma que definimos un formulario.
Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe
seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn
Nos aparece la ventana diseo:
El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:

La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
informe.
La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de
cada pgina.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno
slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos
indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.
La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con el men Ver las opciones encabezado o pie de
pgina y encabezado o pie de pgina del informe.
La marca a la izquierda de la opcin nos indica si las secciones estn abiertas o cerradas, si quitamos
las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.
Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.
Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar
los controles dentro del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en el men Ver las opciones Regla
y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.
La barra Diseo de informe
Si has entrado en diseo de informe y no aparece esta barra la puedes hacer aparecer desde el men Ver,
Barras de Herramientas, opcin Diseo de informe.
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.
El primero
permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la
que estamos describiendo ahora, la Vista preliminar que nos presenta los datos del origen del informe tal
como se imprimirn y la Vista previa del diseo que permite examinar rpidamente el diseo, ya que incluye
nicamente una muestra de los datos del informe. Si el informe est basado en una consulta que pide
parmetros, no es necesario escribir ningn valor, tan slo hacer clic en Aceptar.
El botn Guardar
nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el
diseo sin salir del informe.
El botn Buscar
permite buscar archivos.
Despus tenemos los botones Imprimir

preliminar
para enviar el informe a la impresora y Vista
para ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a
impresora.
Luego tenemos los botones Cortar
, Copiar
, Pegar
, y Copiar formato
para aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro informe. Para que Cortar,
Copiar y Copiar formato estn activados deberemos previamente seleccionar el/los
control/es sobre los que queremos aplicar la accin. Por ejemplo, seleccionar el control a
copiar, hacer clic en el botn Copiar, posicionar el cursor en la seccin donde queremos
dejar la copia y hacer clic sobre el botn Pegar.
Los botones Deshacer
y Rehacer
para deshacer las ltimas acciones
realizadas por si nos hemos equivocado o rehacerlas despus de deshacer.
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn
El siguiente botn
hace aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que
aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el
rea de diseo como veremos ms adelante.
El botn
hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que aparecen
todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como
veremos ms adelante.
El botn
permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.
Con el botn Autoformato

podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro
informe asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que
aparecen tambin en el generador de informes.
Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar
ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a
esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn
Con el botn
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control
seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.
El botn
arranca el generador de expresiones, de macros o de cdigo.
Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botn
Para crear una nueva tabla, consulta, informe, informe, macro, etc... sin salir de nuestro
informe podemos utilizar el botn
queremos crear en la base de datos.
, al desplegarlo indicaremos qu tipo de objeto
Por ltimo podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn
El cuadro Herramientas
Para definir qu informacin debe aparecer en el
informe y con qu formato, se pueden utilizar los
mismos controles que en los formularios aunque
algunos son ms apropiados para formularios como por
ejemplo los botones de comando.
En el cuadro Herramientas tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden
aadir al informe.
Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botn

herramientas.
de la barra de
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control
haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese
momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de
hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic
sobre el botn
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

Etiqueta
sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro
del control o en su propiedad Ttulo.
Cuadro de texto
se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en
un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto
dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin
pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. En la
propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est
asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos
presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el
signo de igualdad =.
Grupo de opciones
Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se
suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.
Botn de alternar
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el
campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado.
Botn de opcin
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el
campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro .
Casilla de verificacin
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si
el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto

Cuadro combinado
, Cuadro de lista
, sino, este otro
, Grupo de opciones
.
, Botn de
comando
y Control ficha
. Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle
repasar la unidad de formularios.
Control imagen
cambiar de registro.
para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al
Marco de objeto independiente

para insertar controles como un documento Word,
un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente
un registro a otro.
para insertar una imagen u otro objeto que cambia de
Salto de pgina
, el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se
haya llegado al final de la pgina.
Tambin podemos agregar un subinforme
. Un subinforme es un informe que se
inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del
informe se denomina subinforme. Una combinacin informe/subinforme se llama a menudo
informe jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de
forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.

Lnea
para aadir una lnea en el informe.
Rectngulo
para aadir un rectngulo al informe.
Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn
Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un

formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio,
copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles,
repasa la unidad anterior.
Imprimir un informe.
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos
dentro de Access.
Imprimir directamente
Si nos encontramos en la ventana Base de datos:
Seleccionar la ficha del objeto Informes.
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
Hacemos clic sobre el botn
de la barra de herramientas, el informe ser enviado
directamente a la impresora. En este caso se imprimen todas las pginas del documento,
con las opciones definidas en ese momento.
Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las
opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo
Imprimir.
Abrir el cuadro de dilogo Imprimir
Si nos encontramos en la ventana Base de datos:
Seleccionar la ficha del objeto Informes.
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
Si desplegamos el men Archivo y elegimos la opcin Imprimir... se abrir el cuadro de
dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como te
explicaremos a continuacin:
Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn

instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora
a la que queremos enviar la impresin.
En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo
el informe o bien slo algunas pginas.
Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial
del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos
activar la opcin Registros seleccionados para imprimir unicamente esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la
opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia,
mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.
La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo
del disco en vez de mandarlo a la impresora.
Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora,
esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el
tipo de impresin por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de
papel que utilizamos, etc...
Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes,
impresin a varias columnas, etc...
Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin
aceptar no se imprime nada.
Abrir el informe en vista previa

Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del
informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva. Para abrir
la vista previa desde la ventana Base de datos tenemos que seguir los siguientes pasos:
Con el objeto Informes seleccionado, hacer clic sobre el nombre del informe que
queremos imprimir, para seleccionarlo.
A continuacin hacemos clic sobre el botn
informe.
se abrir la vista previa del
La ventana Vista previa
En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora.

Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de
desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera
pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina.
En la parte superior tenemos una barra de herramientas (la barra Vista preliminar) con
iconos que ya nos son familiares:
para pasar a la vista diseo,
a la ventana Base de datos,
para enviar el informe a la impresora,
para crear un nuevo objeto y
para pasar
para acceder a la ayuda.
Adems tenemos nuevos botones:

la lupa permite acercarnos o alejarnos del informe,
permite visualizar una pgina entera en pantalla,
reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sla pantalla,
permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla,
ajustar ajusta el tamao para que se vea una pgina entera en
pantalla, si desplegamos el cuadro podremos elegir un porcentaje de zoom para ver la
pgina de ms o menos cerca, hace la misma funcin que la lupa pero permite ms
tamaos.
abre la ventana Configurar pgina donde podemos cambiar los mrgenes, la
orientacin del papel, etc...
envia el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir
tambin enviarlo a una hoja de clculo Excel por ejemplo.
cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.
Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de
agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una
cabecera especial o una lnea de totales, tambin podemos definir una determinada
ordenacin para los registros que aparecern en el informe.
Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o
modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo
abrimos en vista Diseo y hacemos clic sobre el botn
de la barra de herramientas. Se
abrir el cuadro de dilogo Ordenar y agrupar que te mostramos a continuacin:
En la columna Campo/Expresin se escriben las columnas por las que queremos

ordenar o agrupar, las columnas que sirven para definir grupos aparecen con el smbolo
a su izquierda. Normalmente se pone un nombre de columna pero en ocasiones
podemos escribir una expresin por ejemplo si queremos agrupar los registros por el mes
de un campo fecha que se encuentra en el origen del informe, pondremos la expresin
=mes(fecha). La expresin debe ir siempre precedida del signo =.
El orden en que ponemos los diferentes campos es importante. En el ejemplo anterior,
primero hemos escrito Nombre Curso, despus nhoras y al final Cdigo Curso, esto
har que primero se agrupen los registros por Nombre Curso, dentro de un mismo nombre
de curso se ordenarn los cursos por nhoras, y dentro del mismo nmero de horas se
ordenarn por cdigo de curso.
Podemos crear hasta diez niveles de agrupamiento, estos niveles estarn anidados (uno
dentro de otro) en el mismo orden que aparecen en el cuadro Ordenar y agrupar:
En la columna Orden definiremos el tipo de ordenacin que queremos para cada

campo, puede ser Ascendente (en orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de menor
a mayor si el campo es numrico y ms antiguo a ms reciente si el campo es de tipo
fecha) o Descendente, en orden inverso.
En la parte inferior tenemos las propiedades de cada columna de agrupacin u
ordenacin.
La propiedad Encabezado del grupo nos indica si queremos incluir un encabezado del
grupo, contendr todos los datos que queremos imprimir slo cuando empiece el grupo. Si
cambias la propiedad a S vers que aparece una nueva seccin en la ventana Diseo de
informe para el encabezado del grupo.
La propiedad Pie del grupo nos indica si queremos incluir un pie de grupo, contendr
todos los datos que queremos imprimir slo cuando termine el grupo, es el que
normalmente se utiliza para imprimir los totales del grupo. Si cambias la propiedad a S
vers que aparece una nueva seccin en la ventana diseo de informe para el pie del
grupo.
En la propiedad Agrupar en podemos elegir entre

. Si elegimos Cada
valor, ordenar los registros del informe por el campo y cada vez que el campo cambie de
valor, terminar el grupo y empezar un nuevo grupo de valores. Si elegimos Intervalo, en
la propiedad Intervalo del grupo pondremos un nmero n de caracteres, y agrupar por
los n caracteres del campo.
La propiedad Intervalo de grupo sirve para indicar un nmero de caracteres si tenemos
la propiedad Agrupar en con el valor Intervalo. Tambin sirve para formar grupos de un
nmero fijo de registros, por ejemplo queremos agrupar los registros de cinco en cinco,
queremos formar grupos de cinco registros, pondremos Cada valor en la propiedad
Agrupar en y pondremos 5 en Intervalo de grupo.
Por ltimo en la propiedad Mantener juntos podemos elegir entre
Si elegimos Grupo completo intentar escribir el encabezado de grupo, la seccin de

detalle y el pie de grupo en la misma pgina, es decir, si despus de imprimir los registros
del primer grupo le queda media pgina vaca pero el siguiente grupo no cabe entero en
ese espacio, pues saltar de pgina y empezar el nuevo grupo en una pgina nueva.
Si elegimos Con detalle inicial imprime el encabezado de grupo en una pgina slo si
puede imprimir tambin el primer registro de detalle.
Si elegimos No imprime el grupo sin mantener en la misma pgina el encabezado de
grupo, la seccin de detalle y el pie de pgina del grupo.
11. Los Controles de Formulario e

Informe (I)
Bsqueda
Propiedades Generales de los Controles

En temas anteriores vimos
cmo crear formularios e
informes
utilizando
el
asistente, tambin hemos
aprendido a manejar los
controles para copiarlos,
moverlos,
ajustarlos,
alinearlos, etc
En este tema vamos a
repasar los diferentes tipos
de controles y estudiar sus
propiedades para conseguir
formularios e informes ms
completos.
Empezaremos
por
estudiar las propiedades
comunes a muchos de ellos:
Nombre:
Aqu
indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre que t quieras, pero asegrate
de que es lo suficientemente descriptivo como para poder reconocerlo ms tarde.
Un buen mtodo sera asignarle el nombre del control ms una coletilla indicando de qu
control se trata. Por ejemplo, imagina que tenemos dos controles para el campo Curso, una
etiqueta y un cuadro de texto. Podramos llamar a la etiqueta curso_eti y al campo de texto
curso_txt. De este modo facilitamos el nombre de dos controles que referencian a un
mismo campo.
Visible: Si la propiedad se establece a No el control ser invisible en el formulario.

Por el contrario, si lo establecemos a S el control s que ser visible.
Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy til para cargar informacin en el
formulario que no sea visible para el usuario pero sin embargo s sea accesible desde el
diseo.
Tambin podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos
pulsando, por ejemplo, un botn.
Mostrar cuando: Utilizaremos esta
propiedad para establecer cundo un
control debe mostrarse. De este modo
podemos hacer que se muestre nicamente
cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la hora de imprimir (muy til por ejemplo para
los botones de un formulario que no queremos que aparezcan en el formulario impreso).
Izquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a su

posicin. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o informe y de
su borde superior.
Normalmente sus unidades debern ser introducidas en centmetros. Si utilizas otras
unidades de medida, como el pxel, Access tomar ese valor y lo convertir en centmetros.
Ancho y Alto: Establecen el tamao del control indicando su anchura y altura. De

nuevo la unidad de medida utilizada es el centmetro.
Color del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo ms
sobre el resto del formulario. Para cambiar el color, teclea el nmero del color si lo conoces
o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botn
que aparecer a
la izquierda.
Entonces se abrir el cuadro de dilogo que ya conoces desde donde podrs seleccionar
el color que prefieras.
Estilo de los bordes: Cambia el estilo en el que los bordes del control se
muestran.
Color y Ancho de los bordes: Establece el color del borde del control y su ancho
en puntos.
Efecto especial: Esta propiedad
modifica la apariencia del control y le
hace tomar una forma predefinida por
Access.
Al modificar esta propiedad algunos de
los
valores
introducidos
en
las
propiedades Color del fondo, Estilo de los bordes, Color de los bordes o Ancho de los
bordes se vern invalidadas debido a que el efecto elegido necesitar unos valores
concretos para estas propiedades.
Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el
Efecto especial dejar de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la
propiedad indicada.
Nombre y Tamao de la fuente: Establece el tipo de fuente que se utilizar en el

control y su tamao en puntos.
Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: Estas propiedades

actan sobre el aspecto de la fuente modificando, respectivamente, su espesor (de
delgado a grueso), si debe mostrarse en cursiva o si se le aadir un subrayado.
Texto de Ayuda del control: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se
muestre como ayuda contextual a un control.
Texto de la barra de estado: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se
muestre en la barra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control.
Un ejemplo muy claro de su uso sera que cuando el usuario se encontrase sobre el
campo Nombre en la barra de estado se pudiera leer Introduzca aqu su nombre.
ndice de tabulacin: Una de las propiedades ms interesantes de los controles. Te

permite establecer en qu orden saltar el cursor por los controles del
formulario/informe cuando pulses la tecla TAB. El primer elemento deber establecerse
a 0, luego el salto se producir al control que tenga un valor inmediatamente superior.
Una alternativa a utilizar esta propiedad es utilizar el comando Orden de tabulacin en
el men Ver:
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
En l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulacin. Puedes

arrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras, de esta forma, las propiedades
ndice de tabulacin de los controles se configurarn de forma automtica.
Etiquetas y Cuadros de
Texto
Ya hemos visto cmo insertar un campo en el origen de datos, este campo, la mayora
de las veces estar representado por un cuadro de texto y una etiqueta asociada.
Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los
campos y los ttulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor
que va cambiando, normalmente ser el contenido de un campo del origen de datos.
La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Ttulo.
La propiedad que le indica a Access qu valor tiene que aparecer en el cuadro de
texto, es la propiedad Origen del control.
Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el

usuario escriba un valor en el control, estar modificando el valor almacenado en la
tabla, en el campo correspondiente del registro activo.
Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego
utilizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto
se convertir en independiente.
Tambin podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en

este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresin que permitir
a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual =.
Por ejemplo para calcular el importe si dentro de la
tabla slo tenemos precio unitario y cantidad.
En el ejemplo anterior hemos creado un campo

calculado utilizando valores que extraamos de otros
campos (en el ejemplo los campos precio y
cantidad). Tambin es posible realizar clculos con constantes, por lo que nuestro
origen de datos podra ser =[precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo o incluso
escribir =2+2 para que se muestre en el campo el resultado de la operacin.
Si quieres practicar las propiedades de los controles que hemos visto hasta ahora
realiza el Ejercicio paso a paso de Etiquetas y Cuadros de texto.
Cuadros Combinados y
Cuadros de Lista
Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede
elegir uno o varios de los valores.
El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado
aparece como un cuadro de texto con un tringulo a la derecha que permite desplegar el
conjunto de los valores de la lista.
Una de las formas ms sencillas para crear un control de este tipo es utilizando el
Asistente para controles. Su uso es muy sencillo, slo tendrs que activar el asistente
antes de crear el control sobre el formulario o informe haciendo clic en su icono en el
Cuadro de herramientas.
Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o
Cuadro combinado se lanzar un generador automtico del control que, siguiendo unos
cuantos pasos sencillos, cumplimentar las propiedades del control para que muestre
los datos que desees.
En el tema 3, con el asistente para bsquedas, ya tuvimos nuestro primer contacto con
los cuadros combinados y de lista, aqu repasaremos las propiedades ms importantes.
Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qu tipo ser la fuente de

donde sacaremos los datos de la lista.
Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de
una consulta.
Si seleccionamos Lista de valores el control mostrar un listado de unos valores fijos
que nosotros habremos introducido.
La opcin Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los
campos pertenecientes a una tabla o consulta.
En cualquier caso se debern indicar qu campos o valores sern mostrados con la
siguiente propiedad:
Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar
en el control.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos
indicar el nombre de una tabla o consulta o tambin podremos escribir una sentencia
SQL que permita obtener los valores de la lista.
Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos
deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta.
Si, por el contrario, habamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los
valores que queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por
puntos y comas: "valor1";"valor2";"valor3";"valor4"...
Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias
columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utiliza
para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna.
Encabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una

primera lnea con encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a S, coger
la primera fila de valores como fila de encabezados.
Ancho de columnas: Permite definir el ancho que tendr cada columna en la

lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un
punto y coma.
Ancho de la lista: Indica el ancho total de la lista.
Limitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo

un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos S obligamos a
que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est
en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.
Filas en lista: Indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se

despliega la lista. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro combinado.
Seleccin mltiple: Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y
Extendida.
Si seleccionamos Ninguna el modo de seleccin de la lista ser nico, es decir slo
podremos seleccionar un valor.
Si seleccionamos Simple permitiremos la seleccin mltiple y todos los elementos
sobre los que hagas clic se seleccionarn. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer
clic sobre l.
Seleccionando Extendida permitiremos la seleccin mltiple, pero para seleccionar
ms de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un
elemento, pulsamos la tecla MAYUS y dejndola pulsada seleccionamos otro elemento,
todos los elementos entre ellos sern seleccionados.
Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro de lista.
Una vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos
dos tipos haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Cambiar a...
Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo

prcticamente todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a los
orgenes de datos.
Esta opcin tambin est disponible en el men contextual de los cuadros de texto.
El Control Grupo de
Opciones
Ahora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirn para mostrar al usuario un
conjunto limitado de alternativas representadas por Botones de opcin, Casillas de
verificacin o Botones de alternar.
Si queremos utilizar este grupo de controles la forma ms sencilla ser insertando un
control de tipo Grupo de opciones
. Dentro de este grupo de opciones introduciremos
tantos controles de tipo botn de opcin, casillas de verificacin o botn de alternar
como deseemos.
La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fcil seleccionar un valor, ya que el
usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee y slo puede elegir una opcin
cada vez de entre el grupo de opciones.
En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial.
El control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del
control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla.
Los controles de opcin que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad
llamada Valor de la opcin, que ser el valor que se almacene en la tabla al
seleccionarlos.
Por tanto, debers establecer la propiedad Valor de la opcin para cada uno de los
controles de opcin de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a
almacenar en el campo que indiquemos en el Origen del control del control Grupo de
opciones.
La propiedad Valor de la opcin slo admite un nmero, no podrs introducir texto por
lo que este tipo de controles unicamente se utilizan para asociarlos con campos numricos.
En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado como

independiente y por lo tanto no estar sujeto a ningn campo.
Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro de
dilogo personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a
continuacin alguna accin basada en esa entrada.
La propiedad Valor de la opcin slo est disponible cuando el control se coloca dentro
de un control de grupo de opciones. Cuando una casilla de verificacin, un botn de
alternar o un botn de opcin no est en un grupo de opciones, el control no tiene la
propiedad Valor de la opcin. En su lugar, el control tiene la propiedad Origen del control
y deber establecerse para un campo de tipo S/No, modificando el registro dependiendo
de si el control es activado o desactivado por el usuario.
Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos
controles con la opcin de Asistente para controles
activada.
As, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se lanzar el

generador y con un par de pasos podrs generar un grupo de controles de forma fcil y
rpida.
Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrndolo sobre
el rea de diseo, a continuacin arrastra sobre l los controles de opcin, y finalmente
tendrs que rellenar la propiedad Valor de la opcin de cada control de opcin y la
propiedad Origen del control del grupo de opciones.
Si quieres practicar lo que hemos visto en este apartado realiza el Ejercicio Paso a
Paso de Grupo de Opciones.
El Control Ficha
Cuando tenemos una gran cantidad de informacin que presentar, se suele organizar
esa informacin en varias fichas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello
utilizaremos el control Ficha:
Un control Ficha es un contenedor que contiene una

coleccin de objetos Pgina. De esta forma cuando el usuario
elige una pgina, sta se vuelve Activa y los controles que contiene susceptibles de
cambios.
Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada pgina individualmente.
Una vez insertado el control Ficha deberemos hacer clic sobre el ttulo de una de las
Pginas para modificar sus propiedades. El ttulo de la pgina se podr modificar a travs
de la propiedad Nombre.
Para insertar elementos dentro de una pgina deberemos crearlo dentro de ella.
Una vez hayas seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que quieres insertar,
solamente debers colocar el cursor sobre la pgina hasta que quede sombreada y
entonces dibujar el control:
Cuando termines slo tendrs que cambiar de pgina haciendo clic sobre su ttulo y
rellenarla del mismo modo.
Es posible aadir nuevas Pginas o eliminarlas, para ello slo tienes que hacer clic
derecho sobre el control Ficha y seleccionar Insertar pgina para aadir una nueva
pgina o hacer clic en Eliminar pgina para eliminar la pgina activa.
Si tienes ms de una pgina incluida en el control Ficha debers utilizar la opcin Orden
de las pginas... en el men contextual para cambiar su disposicin. Aparecer el
siguiente cuadro de dilogo:
Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposicin de la
pgina seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista
estar situada ms a la izquierda y, al contrario, la que se encuentre en la parte inferior
estar situada ms hacia la derecha.
Cuando hayas terminado pulsa el botn Aceptar y podrs ver el control Ficha con las
Pginas ordenadas
Las Herramientas de
Dibujo
Nuestro siguiente paso ser echarle un vistazo a dos de los controles que nos ayudarn
a mejorar el diseo de los formularios o informes que creemos: las Lneas y los
Rectngulos.
En ambos casos su creacin es la misma (e igual tambin para el resto de los controles).
Basta con seleccionar el control en el Cuadro de Herramientas
o
y luego dibujarlo
en el formulario o informe. Para ello slo tienes que hacer clic en el punto en el que quieras
que empiece el control, y sin soltar el botn del ratn, desplazamos el cursor hasta que
el control alcance el tamao deseado.
En el caso del control Lnea la tecla MAYUS nos ser de mucha utilidad. Si
mantenemos esta tecla de nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones
anteriores podremos crear lneas sin inclinacin, es decir, completamente horizontales o
verticales.
Estos controles debern ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar
secciones en nuestros documentos. De esta forma alcanzaremos diseos ms limpios y
organizados, lo cual, adems de causar que el usuario se sienta ms cmodo trabajando
con el formulario o informe, har que realice su trabajo de una forma ms rpida y ptima.
Las propiedades de estos controles son practicamente todas las que vimos en el primer
punto de este tema y que son comunes a todos los controles.
Lo nico que aadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado
anteriormente, un diseo cargado con demasiados controles Lnea y Rectngulo al final
resultan difciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona
que est realizando el diseo, t.
Imgenes y Marcos de
Objeto
En este apartado veremos cmo mostrar imgenes (o otro tipo de objetos) en un

formulario o informe de Access. Para ello nos serviremos de los controles Imagen,
Marco de objeto independiente y Marco de objeto dependiente.
Pero antes de comenzar partiremos desde los principios bsicos. Primero que nada
deberemos saber que una imagen no es ms que un tipo de objeto que se ha creado
en otra aplicacin y que ms tarde utilizaremos en Microsoft Access. De este mismo
modo, Access permite la visualizacin de otros tipos de documentos (como archivos de
Excel, Word, PowerPoint, PDFs, etc...) y su inclusin en un formulario o informe.
Por tanto, Access nos va a permitir mostrar este tipo de informacin en nuestros
documentos de una forma muy sencilla. Veamos cmo...
El control Imagen nos va a servir para mostrar imgenes en nuestros trabajos. Para
ello slo tendrs que seleccionar el control
en el Cuadro de Herramientas y dibujarlo
sobre el formulario o informe. En este momento se abrir un cuadro de dilogo donde
tendrs que seleccionar la imagen que quieras mostrar:
Aqu elegiremos la imagen que queremos mostrar y pulsaremos el botn Aceptar. La

imagen estar lista para utilizarse en el formulario o informe.
Una vez tenemos el control Imagen listo en el documento podremos acceder a sus
propiedades. Vemoslas:
Imagen: Aqu deber indicarse la ruta de la imagen en nuestro disco duro. En un
principio visualizars la ruta de la imagen que escogiste en el paso anterior.
Modo de cambiar el tamao: En esta propiedad podremos escoger entre tres opciones,
Recortar, Extender y Zoom.
Si seleccionamos la opcin Recortar slo se

mostrar un trozo de la imagen que estar
limitado por el tamao del control Imagen. Si
hacemos ms grande el control se mostrar ms parte de la imagen.
Seleccionando la opcin Extender har que la imagen se muestre completa dentro del
espacio delimitado por el control. Esta opcin deforma la imagen para que tome
exactamente las dimensiones del control.
Con la opcin Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus
proporciones originales. El tamao de la imagen se ver reducido o aumentado para que
quepa dentro del control.
Distribucin de la imagen: Esta propiedad nos permitir escoger la alineacin de la

imagen dentro del control. Puede tomar los valores Esquina superior izquierda,
Esquina superior derecha, Centro, Esquina inferior izquierda o Esquina inferior
derecha.
Esta opcin es ms til cuando mostramos la imagen en modo Recortar.
Mosaico de imgenes: Puede tomar los valores S y No. En el modo Zoom utilizaremos
esta opcin para que se rellenen los espacios vacos que se crean al ajustar la imagen
con copias de esta.
Direccin de hipervnculo: Puedes incluir una direccin a un archivo o pgina web

para que se abra al hacer clic sobre el control.
Por ltimo hablaremos de la propiedad ms interesante del control Imagen: Tipo de

imagen.
El Tipo de imagen puede ser Incrustado o Vinculado. Seleccionando un tipo u otro
decidiremos si Access almacenar el objeto dentro del archivo de la base de datos o
simplemente lo vincular y la imagen deber existir siempre en un archivo externo de
imagen.
En otras palabras, un archivo incrustado forma parte del archivo de la base de datos y
por tanto los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejarn nicamente en el
archivo en la base de datos.
Un archivo vinculado se enlaza al archivo de la base de datos y no forma parte de ella.
Si modificamos el archivo de imagen que corresponde al objeto vinculado, cuando abras la
base de datos la imagen se actualizar y mostrar los cambios realizados.
Los controles de Marco extienden la funcionalidad del control Imagen y lo hacen todava
ms verstil.
En un principio, el control Marco de objeto independiente es muy parecido al control
Imagen. Permite la inclusin de un objeto dentro de un formulario o informe. En este caso
el control de Marco de objeto independiente es capaz de insertar casi cualquier tipo de

objeto en l.
La forma en la que lo insertaremos ser el mismo. Deberemos seleccionarlo en el
Cuadro de Herramientas y colocarlo en el formulario o informe. Una vez hecho esto se
abrir un cuadro de dilogo:
Aqu se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y
modificarlo desde cero, o seleccionar la opcin Crear desde archivo y se nos dar la
opcin de seleccionar un archivo ya existente.
El listado que aparece en Tipo de objeto: muestra todos los tipos de objeto que Access
es capaz de incluir dentro del control.
Si dejamos la casilla Mostrar como icono desmarcada, el objeto se mostrar con una
pequea previsualizacin que podremos tratar como hicimos con el control Imagen. En el
caso contrario, si marcamos la opcin, el control Marco de objeto independiente se
mostrar como el icono de la aplicacin que lo abre, por ejemplo si el objeto es un archivo
de Word, se mostrar as
Las propiedades que debemos tener en cuenta de este objeto son las siguientes:
Tipo de presentacin: Escoge entre Contenido para previsualizar parte del archivo, o
Icono para que se muestre el icono de la aplicacin encargada de abrir el archivo.
Activacin automtica: Aqu podremos seleccionar el modo en el que queremos que

se abra el archivo contenido en el marco.
Podemos elegir entre Doble clic, Manual y RecibirEnfoque.
Normalmente las dos ltimas opciones requerirn de un trabajo de programacin
adicional, pero al encontrarse fuera del mbito de este curso pasaremos a ver directamente
la primera opcin.
Si seleccionamos la opcin Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic
sobre el control o, con este seleccionado, pulsando la combinacin de teclas CTRL +
ENTER.
Activado: Selecciona S o No. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o
no.
Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a S, el objeto se abrir en modo de slo

lectura. Podr ser modificado, pero sus cambios no sern guardados.
Esta funcin es muy til para mostrar informacin que slo queremos que sea leda.
Nosotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al
objeto y actualizarlo a nuestro gusto.
Por ltimo la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo est siendo tratado como un
archivo vinculado o incrustado.
Esta propiedad es de slo lectura y se nos muestra a ttulo informativo, no podremos
modificarla.
En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en
la base de datos para mayor comodidad. Slo existe un modo de que, al insertar el objeto,
ste quede vinculado y es insertando un archivo ya existente.
En el momento en el que estamos insertando el objeto desde un archivo deberemos

marcar la casilla Vincular si queremos que el archivo no se incruste en la base de datos y
pueda ser manipulado directamente desde fuera.
El Marco de objeto dependiente es muy similar a este ltimo. La nica diferencia es

que este control deber vincularse siempre a un campo de una tabla o consulta
utilizando su propiedad Origen del control.
De este modo, podemos, por ejemplo, incluir las fotos de los productos y almacenarlos
en la misma tabla que el resto de su informacin.
Una de las caractersticas que derivan de este hecho es que para cada uno de los
registros (filas) de la tabla se almacenarn imgenes (u objetos) diferentes.
Este objeto tiene las mismas propiedades que el anterior.
Es imprescindible que el campo de la tabla al cual se vincula el control sea de tipo

Objeto OLE, para que sea capaz de almacenar la informacin del archivo y guardarla en la
tabla
As, una vez creado el formulario, podremos incluir el tipo de archivo que queramos
simplemente haciendo clic derecho sobre el control y seleccionando la opcin Insertar
objeto....
Se abrir el cuadro de dilogo que vimos anteriormente cuando queramos insertar un

objeto en un Marco independiente.
En este caso, de nuevo deberemos elegir entre crear el objeto desde cero o abrir uno
existente. Si decidimos abrir uno que ya existe se nos dar la opcin de Vincularlo en vez
de Incrustarlo.
Ten en cuenta que si quieres que el Marco muestre correctamente una imagen esta
deber ser del tipo BMP y este tipo de imagen suele ocupar bastante...
As que, resumiendo, ests son las consideraciones que debers tener en cuenta
cuando utilices controles de Imagen o Marcos de objeto:
En un formulario o informe podemos incluir una imagen o un objeto.
Tanto los objetos dependientes como los independientes pueden ser vinculados o
incrustados.
Cuando incrustamos un objeto en un formulario o informe, Access lo guarda en un
archivo en la base de datos, por lo que un archivo incrustado siempre estar
disponible.
Si cambiamos de ruta un archivo vinculado, Access no ser capaz de encontrarlo.
Deberemos actualizar tambin la ruta almacenada en la base de datos.
Cuando tenemos un objeto vinculado podremos verlo y modificarlo desde la base de
datos, pero los cambios se almacenarn en un archivo externo.
Incrustar archivos muy grandes no es aconsejable, pues hace que la base de datos
pese ms y sea ms lenta.
El Botn de Comando
En este apartado hablaremos de los Botones de Comando, que con diferencia es uno
de los controles que ms nos ayudarn a realizar determinadas acciones.
Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos cuando son
pulsados.
Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchsimas acciones en
un solo botn gracias a la integracin de este programa con el lenguaje de programacin
Visual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a
travs del Asistente para controles
Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botn de Comando nos

aparece una cuadro de dilogo. Veremos paso a paso cmo deberemos seguirlo para
conseguir nuestro objetivo.
En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se

pulse el botn. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en
Categoras.
Selecciona la Categora que creas que se ajusta ms a lo que quieres realizar y luego
selecciona la Accin en la lista de la derecha.
Pulsa Siguiente para continuar.
Ahora podrs modificar el aspecto del botn. Puedes elegir entre mostrar un Texto en el
botn, o mostrar una Imagen.
En el caso de escoger Imagen, podrs seleccionar una entre las que Access te ofrece.
Marca la casilla Mostrar todas las imgenes para ver todas las imgenes que Access
tiene disponible para los botones.
Tambin podras hacer clic en el botn Examinar para buscar una imagen en tu disco
duro.
Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar.
En esta ltima pantalla le daremos un nombre al control Botn de Comando para

poder reconocerlo ms tarde en la lista de controles.
Si marcas la casilla Mostrar Ayuda sobre cmo personalizar el botn se lanzar la
ayuda de Access mostrndote unos pequeos puntos de ayuda para cambiar el tamao,
posicin o imagen del botn al terminar con el asistente.
Pulsa Finalizar para terminar.
Al ser tan fcil aadir Botones de comando con el Asistente este control se convierte
en una forma muy verstil de aadir acciones a tus formularios e informes.
Como podrs ver en las primeras ventanas del Asistente para controles existen varias
acciones que podrs realizar.
Con la categora de Exploracin de registros podrs moverte de forma rpida por
todos los datos del formulario, buscando registros o desplazndote directamente a
alguno en particular.
Utiliza las acciones de Operaciones con registros para aadir nuevos, duplicarlos,
eliminarlos, guardarlos o imprimirlos.
Del mismo modo podrs jugar con los formularios aplicndoles filtros y
actualizndolos. En cualquier momento podrs aadir un botn para abrir, cerrar o
imprimir informes, formularios y consultas.
En la categora Aplicacin utiliza las acciones de Ejecutar MS Excel y MS Word para
combinar las diferentes aplicaciones de oficina que te ofrece Microsoft Office.
Si quieres practicar lo que hemos explicado en este apartado realiza el Ejercicio Paso
a Paso de Creacin de un Botn de Comando.
Controles ActiveX
Access tambin nos ofrece la posibilidad de aadir un sinfn de controles que podrs
encontrar desplegando la lista de controles ActiveX haciendo clic en el botn Ms
controles
del Cuadro de Herramientas.
Debido a que existen muchsimos de estos controles, y a que sus propiedades son
prcticamente nicas en cada caso, simplemente comentaremos que puedes acceder a
ellas haciendo clic derecho sobre el control (una vez est sobre el formulario o informe)
y selecionando la opcin Propiedades.
En algunos controles (en la imagen el control Calendario) podrs acceder a un men de

propiedades ms amigable accediendo a travs de su men contextual:
Jjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjj
j
12. Las Macros (I)
Bsqueda
Introduccin
Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas
como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes,
etc...
Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten
tareas automticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de
datos, se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una
macro con ese nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de
lanzar cualquier otro.
Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar
procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.
Crear una Macro

Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de
acciones que automatizarn un proceso. Cuando ejecutemos una
Macro, el proceso se realizar automticamente sin necesidad, en
principio, de interaccin por nuestra parte.
Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario
cuando el usuario haga clic en un botn, o una Macro que abra una
consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos.
Crear una Macro es relativamente, fcil, slo tienes que hacer clic en la
ficha Macros en la lista de Objetos de la base de datos. Del mismo modo
que creamos tablas, formularios e informes, podremos crear Macros
haciendo clic en Nuevo
Se abrir la Vista de diseo de Macro.

Esta ventana es muy parecida a la ventana Diseo de tabla que ya
conoces y tiene la misma dinmica pero ahora en vez de campos lo que
definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.
Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin y
Comentario.
En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una

accin de entre las existentes en el cuadro desplegable.
En la columna Comentario podremos escribir una pequea descripcin opcional
sobre el por qu de la accin o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda
aparecern sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin.
Podemos aadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas

una despus de otra y en el orden que queremos que se ejecuten.
Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones,
pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y
cierran un formulario. El formulario deber estar abierto antes de ejecutar la orden de
cerrar el formulario, por lo que la accin de apertura debera ir antes de la de cierre.
En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas
insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una accin.
para
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar

algunas de ellas y arrastrarlas con el ratn para colocarlas en otra posicin.
Cuando la Macro est terminada, puede guardarse

, ejecutarse y cerrarse. Ms
tarde podremos llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla directamente
desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble
clic directamente sobre ella.
Acciones ms utilizadas
En este apartado veremos las acciones ms utilizadas en las Macros. Siempre puedes
recurrir a la ayuda de Access para obtener informacin sobre acciones que aqu no
tratemos.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda
aparecern sus opciones:
A continuacin veremos las acciones ms comunes, puedes ver la descripcin de sus

argumentos de accin haciendo clic en
AbrirConsulta
Esta accin abre una consulta

escogida entre las existentes en la base
de datos.
AbrirFormulario
Del mismo modo que la accin anterior,

abre un formulario.
AbrirInforme
Igual que las acciones anteriores,

permite abrir un informe.
AbrirTabla
Esta accin permite abrir una tabla.
BuscarRegistro
Utilizaremos esta accin para buscar

registros. Esta accin busca el primer
registro que cumpla los criterios
especificados. Puedes utilizar esta
accin para avanzar en las bsquedas
que realices.
BuscarSiguiente
Se posiciona en el siguiente registro que

cumpla con los criterios indicados en la accin
BuscarRegistro anterior. No tiene
argumentos.
CancelarEvento
Esta accin cancela el evento que produjo la

ejecucin de la macro. No tiene argumentos.
Cerrar
Con esta accin podrs cerrar

cualquier objeto que se encuentre
abierto.
CuadroMsj
Con las Macros incluso podremos

mostrar mensajes para interactuar
con el usuario.
DetenerMacro
Introduce esta accin en una Macro para

detener su ejecucin. No tiene argumentos.
Vers su utilidad ms adelante.
DetenerTodasMacros
Esta accin detendr todas las Macros que

se estn ejecutando en ese momento. No
tiene argumentos.
Eco
Esta accin es muy til para ocultar al

usuario las operaciones que se estn
realizando con una Macro. Permite la
activacin o desactivacin de la
visualizacin de las acciones en
pantalla.
EjecutarComando
Utiliza esta accin para lanzar

comandos que puedas encontrar en
cualquier barra de herramientas.
EstablecerValor
Una accin muy til que te permitir

modificar los valores de los campos.
Guardar
Esta accin te permitir guardar

cualquier objeto que se encuentre
abierto en ese momento.
Imprimir
Utiliza esta accin para imprimir el

objeto activo. Podrs imprimir Hojas
de datos, Informes o Formularios.

IrARegistro
Te permitir saltar a un registro en

particular dentro de un objeto.
Maximizar
Esta accin maximiza la ventana activa para

que ocupe todo el espacio de la ventana de
Access.
Minimizar
Al contrario que la anterior, esta accin

minimiza la ventana activa convirtindola en
una barra de ttulo en la parte inferior de la
ventana de Access.
MostrarBarraDeHerramientas
Esta accin permite mostrar u ocultar

una barra de herramientas
determinada.
Salir
Esta accin hace que Access se cierre.
Argumentos de las acciones de

Macro
Bsqueda
AbrirConsulta
Esta accin abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos.
Como puedes ver en la imagen, debers indicar el nombre de la consulta a abrir, la
Vista en la que quieras que se abra (Hoja de Datos, Diseo, Vista Preliminar,
TablaDinmica, GrficoDinmico).
Tambin
podrs
elegir
el
Modo
de
datos
de
la
consulta.
Si seleccionas Agregar, la consulta slo permitir aadir nuevos registros a los
existentes
y
no
se
tendr
acceso
a
los
datos
ya
almacenados.
Seleccionando Modificar permites la edicin total de los datos de la consulta.
Seleccionando Slo lectura se abrir la
consulta mostrando todos sus datos pero
sin ser editables, no se podrn modificar
.
AbrirFormulario
Igual que la accin anterior, esta accin abre el formulario indicado en el argumento
Nombre del formulario.
En el argumento Vista especificaremos el modo en el que queremos que se abra el
formulario: en vista Formulario, Diseo, Vista Preliminar, Hoja de Datos,
TablaDinmica o GrficoDinmico.
En Nombre del filtro podremos indicar el nombre de una consulta que hayamos creado
previamente. Al abrirse el formulario solamente mostrar los registros que contengan
los resultados de la consulta indicada.
En el argumento Condicin WHERE podemos introducir, mediante el generador de
expresiones, o teclendola directamente, una condicin que determinar los registros
que se muestren en el formulario. Un

ejemplo sera [Alumnado]![Cdigo Postal]
= 46183, para que mostrase solamente aquellos registros de la tabla Alumnado cuyo
campo cdigo postal fuese igual a 46183.
En Modo de datos podrs seleccionar los mismos parmetros que en la accin anterior:
Agregar, Modificar o Slo lectura.
El argumento Modo de la ventana decidir si la ventana del formulario se deber abrir
en
modo
Normal,
Oculta,
como
Icono
o
como
Dilogo.
Si abres un formulario en modo Oculto no podr ser visto por el usuario, pero s
referenciado
desde
otros
lugares
para
extraer
datos
o
modificarlos.
El modo Dilogo permite que el formulario se posicione encima de los dems formulario
abiertos y sea imposible operar con el resto de la aplicacin hasta que no se haya cerrado
(como pasa con todos los cuadros de dilogo).
AbrirInforme
Igual que las acciones anteriores, esta accin abre el informe que especifiques en el
argumento Nombre del informe.
Las Vistas que ofrece esta accin son: Imprimir, Diseo y Vista preliminar.
Igual que con los formularios puedes establecer un Nombre de filtro basado en una
consulta o una Condicin WHERE a travs del generador de expresiones.
En Modo de la ventana tenemos los mismo modos que para los formularios: Normal,
Oculta, Icono y Dilogo.
AbrirTabla
Esta accin permite abrir la tabla que especifiques en el argumento Nombre de la
tabla.
Como Vista podrs elegir los valores
Hoja de Datos, Diseo, Vista Preliminar,
TablaDinmica o GrficoDinmico.
Selecciona una opcin de Modo de
datos entre Agregar, Modificar y Slo
lectura
igual
que
en
la
accin
AbrirConsulta.
BuscarRegistro
Utilizaremos esta accin para buscar registros. Con esta accin Access se posiciona
en el primer registro que cumpla los criterios especificados. Se corresponde con la
opcin Buscar
En el argumento Buscar introduciremos el valor a buscar en forma de texto, nmero,

fecha o expresin.
Podemos elegir en qu lugar del campo debe coincidir el cadena introducida, puedes
elegir entre Cualquier parte del campo, Hacer coincidir todo el campo o al Comienzo
del campo.
Tambin puedes diferenciar entre hacer Coincidir maysculas y minsculas o no.
Se supone que la Bsqueda se realiza

cuando estamos visualizando un registro determinado, de aqu el por qu de las siguientes
opciones.
Esta accin se para en el primer registro que cumpla las condiciones, por lo que en el
argumento Buscar en podremos decidir el sentido en la que Access recorrer los
registros, selecciona Arriba para empezar a buscar hacia atrs. Selecciona Abajo para
buscar hacia adelante. En ambos casos la bsqueda parar al llegar al final (o principio)
del conjunto de registros. Selecciona Todo para buscar hacia adelante hasta el final, y
despus desde el principio hasta el registro actual.
En el argumento Buscar con formato decidiremos si se tiene en cuenta el formato
que tienen los datos entre los que buscamos o no. Por ejemplo, si buscamos la cadena
1.234 y hacemos que busque con formato seleccionando S, en los campos con formato
Access intentar hacer coincidir el formato de la cadena introducida con el dato
almacenado con formato, por lo tanto no encontrara un campo que almacenase un valor
de 1234. Si seleccionamos No, deberemos escribir 1234 para encontrar un campo con
formato que contenga el dato 1.234, porque Access comparar 1234 con el valor del
campo sin formato.
La opcin Slo el campo activo buscar en todos los registros, pero solamente en el
campo activo en ese momento sino buscar en todos los campos.
El argumento Buscar primero fuerza a que la bsqueda se realice desde el primer
registro en vez de buscar a partir del registro actual.
Cerrar
Con esta accin podrs cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto.
Selecciona en Tipo de objeto: Tabla, Formulario, Consulta, Informe, etc.. , y en
Nombre del objeto escribe el nombre de
ste.
Puedes configurar si se guardar el
objeto antes de cerrarlo seleccionando S o
No. Con Preguntar dejars que esto quede a decisin del usuario
CuadroMsj
Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario.
Esto nos lo permitir la accin CuadroMsj.
Sus argumentos son muy sencillos, en Mensaje deberemos escribir el mensaje que
queremos que aparezca en el cuadro de mensaje. Utiliza la combinacin de teclas
MAYUS + INTRO para crear saltos de lnea.
Tambin puedes utilizar el smbolo @ para rellenar el mensaje por secciones (o
prrafos) . Si utilizas esta alternativa debers introducir 3 secciones. Aunque podras
dejar alguna en blanco. En el mensaje que ves a continuacin, el contenido del argumento
Mensaje era: Se ha producido un error guardando el registro.@Se perdern todos los
cambios.@. Como puedes ver la tercera seccin se ha dejado en blanco deliberadamente
y el resultado sera este:
En Bip podremos decidir si junto al mensaje suena una alarma auditiva para alertar al
usuario.
Selecciona el Tipo de mensaje eligiendo entre: Ninguno, Crtico, Aviso: !, Aviso: ? e
Informacin.
Tambin puedes modificar el Ttulo del cuadro de mensaje y escribir lo que prefieras.
Eco
Esta accin es muy til para ocultar al usuario las operaciones que se estn
realizando con una Macro. Permite la activacin o desactivacin de la visualizacin de las
acciones en pantalla.
Si quieres utilizarla es conveniente que la coloques al principio de la Macro para
desactivar la visualizacin. Luego vuelve a utilizarla al final de la Macro para volverla a
activar la visualizacin.
Activa o desactiva la visualizacin
utilizando el argumento Eco activo. En Texto de la barra de estado podrs escribir un
texto que se mostrar en la barra de estado mientras la Macro est ejecutndose y el Eco
se encuentre desactivado.
Las acciones DetenerMacro y DetenerTodasMacros activan el Eco automticamente.
EjecutarComando
Utiliza esta accin para
lanzar comandos que
puedas
encontrar
en
cualquier
barra
de
herramientas.
Solo
debers
seleccionar la accin que
prefieras en el argumento
Comando y se ejecutar.
EstablecerValor
Una accin muy til que te permitir modificar los valores de los campos.
En Elemento introduce el nombre del campo sobre el que quieras establecer un valor.
Podrs acceder al generador de expresiones para ello.
En el argumento Expresin introduciremos el valor que queremos que tome el campo.
Recuerda que si es una cadena de texto deber ir entre comillas.
Guardar
Esta accin te permitir guardar cualquier objeto que se encuentre abierto en ese
momento.
Selecciona el Tipo de objeto de la lista desplegable (elige entre Tabla, Formulario,
Consulta, Informe, etc...) e indica su nombre en Nombre del objeto.
Cuando se ejecute esta accin el objeto se guardar con todos los cambios realizados.
Imprimir
Utiliza esta accin para imprimir el objeto que est activo en ese momento . Podrs
imprimir Hojas de datos, Informes o Formularios.
En Intervalo de impresin selecciona Todo, Seleccin o Pginas para decidir qu
quieres
imprimir.
Si eliges la opcin Pginas debers rellenar los siguientes dos argumentos: Desde pgina
y Hasta pgina.
En Calidad de impresin elegiremos
entre Alta, Media, Baja o Borrador.
Selecciona el nmero de Copias y si
deseas Intercalar las copias, es decir, si
quieres que al imprimir ms de una copia se
ordenen las pginas al imprimirse.
IrARegistro
Te permitir saltar a un registro en particular dentro de un objeto.
Para ello slo tienes que indicar el Tipo de objeto (Tabla, Informe, Formulario...) y su
Nombre.
Luego
en
Registro
indicaremos
a
qu
registro
queremos
ir.
Podemos elegir entre Primero, ltimo o Nuevo. Tambin es posible seleccionar las
opciones
Anterior,
Siguiente
o
Ir
a.
En estos ltimos casos deberemos rellenar tambin el argumento Desplazamiento para
indicar el nmero del registro al que queremos ir (para Ir a), o cuntos registros queremos
que se desplace hacia atrs o hacia delante (para Anterior y Siguiente).
MostrarBarraDeHerramientas
Esta accin muestra u oculta la barra de herramientas que selecciones en Nombre
de la barra de herram..
En el argumento Mostrar, el valor No oculta la barra de herramientas en todas las
ventanas.
Si
la
barra
es
una
predefinida
de
Access:
S muestra la barra en todas las ventanas de Access, Donde corresponda muestra la
barra de herramientas slo en las ventanas donde aparece de manera predeterminada.
Si
la
barra
es
una
personalizada
de
un
formulario
o
informe:
S mostrar la barra en todas las ventanas abiertas cuando el formulario est activo, y
Donde corresponda mostrar la barra en la ventana activa del formulario o informe.
Salir
Esta accin hace que Access se cierre.
Puedes elegir entre Guardar Todo, Preguntar o Salir directamente sin guardar los
cambios.
Acciones Condicionadas
Ahora que ya conocemos las acciones y cmo introducirlas y ordenarlas, veremos un
modo que nos ayudar a crear acciones con muchas posibilidades. Para ello
utilizaremos las condiciones.
Puedes activar este modo haciendo clic en el botn de Condiciones
Diseo de macro.
en la barra de
La vista de Diseo de Macro cambiar para tomar este aspecto (observa como se ha
aadido una columna a la izquierda):
En esta columna podremos introducir condiciones para que la accin establecida en

la fila se ejecute o no segn el resultado de la consicin.
Por ejemplo si escribimos [Formularios]![Cursos]![Cdigo Curso] = 4 en la columna
Condicin, su accin slo se ejecutar en el caso de que la condicin sea afirmativa, es
decir, que el cdigo de curso sea igual a 4.
Para entender mejor las condiciones te recomendamos que realices el Ejercicio Paso
a Paso de Condiciones.
Esto nos abre muchas posibilidades, sobre todo si lo combinamos con los puntos
suspensivos (...).
Si escribimos una condicin y resulta verdadera se ejecutar la accin que se encuentre
en la misma fila, Pero qu pasa si queremos que la condicin ejecute ms de una
accin? Muy fcil, escribe puntos suspensivos en la columna Condicin para todas
aquellas acciones siguientes que quieres que se ejecuten al resultar afirmativa la
condicin.
Si la condicin diese como resultado falso, la Macro saltar a la siguiente accin que
no tenga puntos suspensivos en la columna Condicin.
En el campo Condicin tambin podemos incluir expresiones ms complejas, como:

[Formularios]![Cursos]![Fecha Inicio] Entre #2-Mar-2006# Y #9-Nov-2007# para indicar
si la fecha se encuentra en un intervalo, o EsNulo([Formularios]![Cursos]![nhoras])
para realizar la accin si no hay nada guardado en el campo nhoras.
Puedes unir varias condiciones utilizando los operadores Y y O como vimos en el
tema de consultas.
En los casos en los que utilicemos Macros con condicionales nos ser muy til el uso
de la accin DetenerMacro, en el siguiente Ejercicio Paso a Paso de Condiciones
Avanzadas vers por qu.
Aunque a primera vista el uso de Macros en Access pueda parecer algo limitado,
veremos en las prximas pginas que podemos crear grupos de macros y definir bucles
repetitivos que nos permitirn realizar operaciones mucho ms complejas.
Grupos de Macros
Cuando tenemos muchas macros, puede llegar a ser dificultoso localizar una macro
dentro de la ventana Base de Datos. Al igual que es ms cmodo agrupar los archivos en
carpetas, puede ser til agrupar nuestras macros en grupos de macros que contengan
macros relacionadas.
Tambin los grupos de macros pueden ser tiles para definir macros a modo de
subrutinas dentro de una macro principal.
Para definir un grupo de macros haremos uso de la opcin Nombres de macro
barra de Diseo de Macros.
en la
Si activas el botn vers que la Vista de Diseo de Macros cambia para aadir una
nueva columna a la izquierda:
Esta columna nos da la opcin de crear

diferentes macros dentro de una Macro
principal.
Imagina que tenemos la siguiente macro y la guardamos como Macro1:
Macro1 aparecer en la ventana Base de Datos como una macro, pero realmente ser
un grupo de macros formado por las macros nombre1, nombre2 y nombre3.
A partir de este momento podremos ejecutar las acciones accion4, accion5, accion6 y
accion7 simplemente llamando a la macro Macro1.nombre2.
Sencillo, verdad?
Observa que para llamar a una macro que forma parte de un grupo de macros, hay que
primero indicar el nombre del grupo y despus el nombre de la macro separados por un
punto.
Crear Bucles
Si una macro se puede asemejar a un programa porque consiste en una serie de
acciones que se ejecutan segn un determinado orden, y que adems incluye alternativas
(gracias a la columna Condicin), nos faltaba un concepto imprescindible en
programacin, el concepto de estructuras repetitivas (bucles). Pues bien, ahora
aprenderemos un nueva accin que nos permite en cierta medida resolver el problema. Se
trata de la accin EjecutarMacro.
EjecutarMacro: Nos da la posibilidad de llamar a una macro desde dentro de otra
macro y repetir la ejecucin de dicha macro, definiendo as un bucle repetitivo.
Para ello deberemos especificar el Nombre de macro que queremos ejecutar. Por
ejemplo, en el caso anterior, Macro1, Macro1.nombre1, Macro1.nombre2 o
Macro1.nombre3.
Podemos indicar que la Macro se ejecute ms de una vez escribiendo en Nmero de
repeticiones un nmero que indique cuntas veces queremos que se repita la ejecucin
de la macro (el nmero deber ser mayor que 1).
En Expresin de repeticin podremos introducir una expresin condicional para que

se repita la ejecucin de la macro mientras la condicin se cumpla (sea verdadera). Se
evalua la condicin antes de ejecutar la macro as que si al empezar, la condicin no se
cumple, la macro no se ejecutar.
Ojo con los bucles infinitos! si utilizas el argumento Expresin de repeticin la condicin
que pongas deber depender de un parmetro que cambie dentro de la macro que se
repite, sino podrs entrar en un bucle que no se acabe nunca!!
Para componer la condicin se nos dar la opcin de utilizar el Generador de
Expresiones.
Ahora veremos una estructura que ilustrar el uso de la combinacin de ambas tcnicas.
Como puedes ver en la imagen, si reproducimos esta estructura seremos capaces de

generar un bucle. Veamos que hemos hecho.
En un punto de la macro necesitamos ejecutar unas acciones que se repitan hasta
determinado momento.
Para lograrlo lo que hacemos es incluir una llamada a la macro repite que se encuentra
en Macro1. Por lo que en el argumento Nombre de macro de la accin EjecutarMacro
escribiremos Macro1.repite.
En el argumento Expresin de repeticin escribiremos la condicin que ha de
cumplirse para que se vuelva a repetir el proceso. En caso de que la condicin sea falsa,
el proceso dejar de repetirse y continuar con la lista de acciones que siguen hasta la
accin DetenerMacro que terminarla ejecucin de la macro.
Observa que al final de la macro Macro1.repite, hemos incluido la accin Cerrar, si
como argumento de la accin pusisemos la macro Macro1, este bloque solamente se
ejecutara como mucho una vez ya que la macro se cerrara antes de que se pueda repetir
el bloque.
Depuracin de errores
Cuando creamos una Macro con diferentes condiciones y saltos de ejecucin puede que
al final la comprobacin de que acta correctamente sea cada vez ms dificil.
Access incorpora una herramienta que permite seguir la ejecucin de la Macro paso a
paso pudiendo en cada momento ver qu procesos se estn llevando a cabo y los
resultados que recibe de la base de datos.
Para activar esta opcin solamente deberemos de hacer clic sobre el botn de Paso a
paso
en la barra de Diseo de Macros.
Una vez activada, cada vez que se ejecute una macro en el sistema lo har en modo
Paso a paso.
Cuando una Macro se ejecuta de este modo para cada accin que realiza produce una
salida de informacin que nos llega a modo de Cuadro de dilogo:
Como puedes ver en la imagen este cuadro de dilogo te mostrar el Nombre de la

macro que se est ejecutando.
Si tiene condicin, y en caso afirmativo, en qu consiste dicha condicin y su estado de
coincidencia (Verdadero: o Falso:).
Tambin podrs ver el Nombre de la accin que se va a ejecutar, y los Argumentos
que tiene.
En la imagen la funcin EstablecerValor cambiara el valor del campo Nombre Curso a
"Diseo Web" si la condicin no hubiese dado falso.
Para continuar con la reproduccin Normal de la Macro pulsa Continuar. Si pulsas

Paso a Paso seguirs en el mismo modo.
Puedes detener la Macro pulsando el botn Detener. En cualquier momento en la
reproduccin de una Macro puedes detenerla tambin utilizando la combinacin de teclas
CTRL + INTRO. Esto te puede ser muy til si una Macro entra en un bucle infinito y el
sistema deja de responder.
AutoKeys o Mtodos
abreviados de Teclado
Las Macros tambin te permitirn crear mtodos abreviados de teclado. Esto es,
podremos asignar a travs de una Macro diferentes acciones mediante una
combinacin de teclas.
El modo de construir una Macro que actue de este modo es muy sencillo. Slo tendrs
que seguir los siguientes pasos:
1. Crea una nueva Macro y llmala AutoKeys.
2. Activa la opcin Nombres de Macro para aadir la columna con el mismo nombre.
3. En la columna Nombre de Macro debers indicar la combinacin de teclas que
activarn las acciones que escribas en la columna Accin.
De este modo podrs crear varias combinaciones y asignarlas a un grupo de acciones.
En vez de Combinacin1, Combinacin2, Combinacin3, etc... debers escribir la

combinacin de teclas que quieres que ejecuten las acciones, siguiendo la sintaxis que
encontrars en la siguiente tabla:
Sintaxis de la Combinacin Combinacin de Teclas
^C or ^1
CTRL+C CTRL+1
{F3}
F3
^{F3}
CTRL+F3
+{F3}
MAYUS+F3
{INSERT}
INSERT
^{INSERT}
CTRL+INSERT
+{INSERT}
MAYUS+INSERT
El modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. Simplemente

tendremos que escribir los nombres de las teclas que forman la combinacin en la columna
Nombre de Macro. Lo nico que debers tener en cuenta es que la tecla CTRL se
escribir como ^, y la tecla MAYUS como +. Las teclas que contengan ms de una letra
debern ir encerradas entre llaves {} para que no se confundan con combinaciones.
Por ejemplo, END sera el equivalente a la combinacin de teclas E+N+D, mientras que
{END} equivaldra a pulsar la tecla FIN.
Es interesante asociar combinaciones de teclas a la accin EjecutarMacro para permitir
lanzar una macro con slo pulsar unas teclas.
13. Configurar la Interfaz (I)
Bsqueda
Introduccin
La interfaz es la forma en la que el usuario ver y trabajar con la base de datos. En
esta unidad aprenderemos cmo deberemos configurar Microsoft Access 2003 para que
una persona que vaya a trabajar con la base de datos vea y pueda realizar nicamente
aquello que sea conveniente para nosotros: los creadores y administradores de la base
de datos.
Aprenderemos a crear nuestras propias barras de herramientas, nuestros mens de
inicio e incluso los
mens contextuales dentro de
Access.
Vers que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar
desde un men no es tan complicado como parece.
En resumen, veremos cmo controlar el aspecto y comportamiento de un archivo
cuando se abre.
Visualizar Barras de herramientas

Access ofrece la configuracin de sus barras de herramientas a un nivel muy superior
que el resto de aplicaciones. De esta forma, permite la creacin de nuevas barras as
como la personalizacin de las existentes.
A partir de este momento recuerda que los cambios que se realicen sobre las barras de
herramientas no slo afectarn al archivo en particular sino a toda la aplicacin Access
completa.
Por ejemplo, si eliminas opciones de las barras de herramientas predeterminadas,
cuando abras cualquier otra base de datos las barras continuarn igual. Debers volver a
configurarlas para que se muestren como quieres.
Existen dos formas distintas para acceder al men de Personalizacin de las barras de
herramientas:
Puedes hacer clic derecho sobre cualquiera de las barras de herramientas y
seleccionar la opcin Personalizar.
Tambin puedes hacer clic en el men Herramientas y seleccionar Personalizar.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Desde la pestaa de Barras de herramientas podremos seleccionar las barras que

queremos que sean utilizadas en el programa.
Puedes activarlas o desactivarlas haciendo clic sobre su casilla de activacin. Cuando
salgas del cuadro de dilogo las barras que hayas seleccionado se podrn ver en el men
de barras de herramientas al hacer clic derecho sobre ellas:
Desactivar las barras de herramientas predeterminadas (la Barra de mens y de Base

de datos) es una buena idea. As el usuario no tendr acceso a la base de datos en s, y
solamente a las barras que creemos para tal fin.
La de base de datos podrs desactivarla desde el cuadro de lista. Ms tarde veremos
cmo eliminar tambin la de mens.
Crear Barras de
Herramientas
Crear una nueva barra de herramientas es muy sencillo, basta con abrir el cuadro de
dilogo anterior (Personalizar), hacer clic sobre el botn Nueva... e introducir un nombre
para la barra en el cuadro de dilogo que se muestra:
Cuando introduzcas el nombre y aceptes, la barra de herramientas aparecer flotante en

la ventana del programa. Como puedes ver en la imagen, la barra en un principio estar
vaca, la rellenaremos para que muestre exactamente lo que queremos.
Desde el momento en el que entramos en el cuadro de dilogo Personalizar TODAS

las barras de herramientas se vuelven susceptibles de cambios.
Puedes hacer la prueba haciendo clic en cualquier men u opcin de una barra y vers
cmo aparece un recuadro negro rodendolo:
modo de edicin de la barra.
. Esto indica que estamos en el
Si mantenemos el ratn pulsado sobre un men u opcin cambiar y tomar esta forma
.
Ahora ser posible arrastrar el men u opcin para cambiarlo de sitio, ya sea de
posicin dentro de la misma barra o a otra diferente.
Arrastra un men u opcin sobre una parte vaca de la ventana hasta que el ratn
tome esta forma
para eliminarlo.
Si lo que queremos es aadir ms opciones a una barra haremos clic en la pestaa

Comandos.
En la pestaa Comandos del cuadro del dilogo Personalizar encontrars multitud de
opciones y mens que podrs arrastrar sobre las barras de herramientas y aadir nuevas
funcionalidades. De hecho, as es como rellenaremos las barras que creemos.
Como ves, los comandos estn organizados por Categoras:, la mayora las conocers
porque ya hemos trabajado con ellas.
Slo tendrs que seleccionar un comando de la lista de la derecha y arrastrarlo sobre
el lugar en la barra de herramientas que prefieras.
Antes de ver las opciones que podemos agregar, deberemos diferenciar bien entre lo
que es un men y un comando. Un comando es un botn u opcin que realiza una
accin en particular (como el botn Nuevo o la opcin Guardar). Un men, por lo
contrario no lanza ninguna accin sino que contiene comandos o submens y se usa
para organizar la informacin.
De este modo, Edicin es un men que contiene varios comandos y dos submens:
Grupos y Aadir al grupo.
En el listado de comandos podrs encontrar tambin mens para crear barras de
comando ms complejas y mejor organizadas. Los mens en este listado se reconocen
porque tienen una punta de flecha apuntado hacia la derecha:
Veamos ahora qu categoras encontramos en la lista:

Al principio tenemos las categoras que se corresponden con las opciones de la barra
de mens y las barras de herramientas incorporadas de Access. Si quieres repasarlas haz
clic aqu
Hay que destacar en la categora Archivo el comando Personalizado que nos permite
definir un comando propio diferente de los comandos predeterminados de Access.
Despus tenemos la categora Mens integrados donde encontrars los mens

integrados de Access correspondientes a las opciones de las Barras de mens.
Luego encontrars categoras para crear lanzadores que abran los objetos de la base
de datos.
Todas las tablas, Todas las consultas, Todos los formularios, Todos los informes,
Todas las pginas Web y Todas las macros.
Por ejemplo en la categora Todos los formularios tenemos los comandos que abren
cada uno de los formularios que tengamos definidos en la base de datos.
Utiliza la categora Controles ActiveX para aadir comandos para insertar controles
ActiveX en tus formularios e informes. Del mismo modo que los comandos que aadamos
desde la categora Cuadro de herramientas, estos comandos slo estarn activos cuando
nos encontremos en la Vista de Diseo de algn objeto.
Finalemente, la categora Nuevo men contiene nicamente un elemento: Nuevo

men. Esta opcin nos da la oportunidad de insertar un nuevo men en nuestra barra
personalizada para crearlo desde cero.
Propiedades de los Elementos de

una Barra
Una vez insertado un comando o men en nuestra
barra de herramientas podremos personalizarlo an ms
haciendo clic derecho sobre l para acceder a su men
contextual. Con el mismo resultado podramos
seleccionar el elemento haciendo clic sobre l y pulsando
el botn Modificar seleccin en la pestaa Comandos
del cuadro de dilogo Personalizar.
Se presentar el men contextual que puedes ver a tu
derecha.
Con la opcin Eliminar podremos quitarlo de la barra

de herramientas sin necesidad de arrastrarlo fuera.
Utilizando estas opciones podrs cambiar la imagen

del botn que se muestra, copiando y pegando
imgenes ya existentes en otros botones, o cambindolo
por alguna imagen que Access ofrece en el men
Cambiar imagen del botn.
La opcin Modificar imagen del botn abre el Editor

de botones que te permitir modificar el diseo del botn
o dibujar uno desde cero.
Cualquier cambio que realices se podr eliminar

haciendo clic en Restablecer y todas sus opciones
volvern a su estado inicial.
Pero veamos la opcin Propiedades que nos abrir un cuadro de dilogo desde donde
podremos configurar an ms el aspecto y comportamiento de nuestro men o comando.
Al hacer clic sobre la opcin Propiedades vers esta ventana:
En el desplegable Control seleccionado podrs cambiar de elemento dentro de la barra

de herramientas para modificar sus propiedades. As evitars tener que acceder a sus
propiedades uno a uno. Desde aqu podrs ir cambiando de elemento rpidamente y
modificar sus propiedades.
Una vez seleccionado el elemento con el que queremos trabajar pasaremos a ver las
opciones que se nos muestran en la seccin Propiedades del control.
En Ttulo: escribiremos el texto que queremos que aparezca en nuestro comando o
men. Trata de asignarles nombres significativos para que cuando el usuario los vea
pueda hacerse una idea de la accin que realiza.
Aqu podremos aprovechar para aumentar la accesibilidad de nuestro men utilizando el
smbolo &.
Por ejemplo, si escribimos como nombre &Accin, una vez abandonemos el cuadro de
dilogo, en la barra de herramientas podr leerse Accin. El smbolo & ha hecho que la
letra A aparezca subrayada, lo cual indicar al usuario que podr acceder a esta opcin a
travs de la combinacin de teclas ALT + A.
Tambin podramos haber escrito A&ccin, y el resultado sera: Accin. Ahora la

combinacin de teclas para acceder al men o comando sera ALT + C.
Fcil, verdad?
En la opcin Texto del mtodo abreviado podremos escribir el texto que aparecer
en el men para indicar la combinacin de teclas que activa ese comando.
Esta combinacin de teclas no surte efecto con solo escribirla en el cuadro de

propiedades, deber ser definida en una Macro llamada AutoKeys (ver la unidad
anterior).
En Informacin de pantalla escribiremos la descripcin del men o comando para

que aparezca en modo de ayuda contextual al colocar el ratn sobre l.
En caso de dejarlo en blanco el texto de ayuda ser el mismo que se escribi en la

propiedad Ttulo.
En el desplegable Accin podremos configurar el comportamiento de un comando

asocindole una Macro o grupo de Macros existente en la base de datos. En caso de
seleccionar alguna, el comportamiento predeterminado del comando desaparecer y su
funcionalidad ser aquella definida por la Macro. Si sabes programar y definir funciones
podrs asignarle tambin una funcin, en este caso la llamada a la funcin deber estar
precedida del signo =.
Podemos establecer el Estilo del men o comando seleccionando una de las cuatro
opciones que se nos presentan en el desplegable: Estilo predeterminado, Slo texto
(siempre), Slo texto (en mens) o Imagen y texto.
Las propiedades Archivo de ayuda e Id de contexto de ayuda nos facilitarn el

enlace a archivos de ayuda que hayamos creado a propsito para la base de datos. En
Archivo de ayuda debers escribir la ruta donde Access podr encontrarla; en Id de
contexto de ayuda indicars la Id a la que tendr que acudir para mostrar la ayuda sobre
el men o comando en particular. Los archivos de ayuda no entran en este curso.
Activando la casilla de verificacin Iniciar un grupo

podremos
insertar separadores entre los mens o comandos. Los grupos se muestran de forma
diferente en funcin de si se encuentran en una barra o un men, observa las siguientes
imgenes, hemos marcado la casilla Iniciar un grupo de la segunda accin:
Propiedades de la Barra de
Herramientas
Hemos aprendido a crear nuestra propia barra personalizada. Ahora veremos cmo
acceder a sus propiedades.
Para ello deberemos volver a la pestaa Barra de herramientas del cuadro de dilogo
Personalizar.
All selecciona en el listado de Barras de herramientas la barra que quieras modificar.
Si te fijas, no es necesario que una barra est activada para poder entrar en sus
propiedades. Slo seleccinala y pulsa el botn Propiedades que encontrars a la
derecha.
Desde el desplegable Barra de herramientas seleccionada seleccionaremos la barra

que queremos modificar. Si lo despliegas vers todas las barras que se encontraban en el
listado anterior de Barras de herramientas.
Veamos qu podemos encontrar en el marco Propiedades de la barra de

herramientas:
La propiedad Nombre de la barra de herramientas te permitir cambiar su nombre.
Si lo modificas, se cambiar tanto en el listado de Barras de herramientas como en el
men contextual (al hacer clic derecho sobre cualquier barra en la ventana) de las barras
de herramientas.
En Tipo de barra de herramientas podremos especificar cmo ser visualizada la

barra en el espacio de la ventana de Access.
El tipo Barra de mens har que la barra tome un aspecto plano como la Barra de
mens.
El tipo Barra de herramientas har que la barra tenga un aspecto de resaltado (como la
barra de Base de datos).
Si seleccionamos Emergente haremos que la barra se convierta en un men
contextual o emergente. Ms adelante veremos cmo asociar barras de herramientas y
mens a controles y formularios o informes.
En Acople permitido seleccionaremos si queremos que la barra se pueda acoplar a

la ventana de forma Vertical u Horizontal. Tambin puedes seleccionar las opciones
Permitir cualquiera o No se puede cambiar la barra para que no pueda acoplarse a
ningn borde o desacoplarse en el caso de que lo estuviese. Permanecer con el acople
que tenga al terminar su modificacin.
Activa la casilla Mostrar en el men Barras de herramientas para que la barra se

muestre en el men contextual de barras de herramientas.
Puedes impedir que el usuario agregue, mueva o quite la barra de herramientas a

la interfaz marcando la casilla Permitir personalizar.
Selecciona la casilla Permitir cambiar tamao si quieres que el usuario pueda hacer
ms grande o pequea la barra de herramientas.
Del mismo modo la opcin Permitir mover har que el usuario pueda o no mover la
barra de herramientas de lugar.
Selecciona la casilla Permitir mostrar y ocultar para que el usuaio pueda visualizar o
no la barra de herramientas activndola desde el men contextual de Barras de
herramientas que puedes ver en la imagen anterior.
Cuando ests modificando barras predefinidas por Access (aquellas que no hayas
creado t) podrs pulsar el botn Restaurar valores predeterminados para que vuelvan a
tomar sus propiedades originales. Ningn cambio que hayas aplicado sobre ellas
permanecer.
En el dilogo Personalizar tambin podrs realizar la misma accin desde la pestaa
Barra de herramientas, seleccionando la barra y haciendo clic en el botn Restablecer....
Asociar Barras a Formularios o

Informes
Ahora ya sabemos crear nuestras propias barras de herramientas y modificar las que ya
existen. Tambin hemos aprendido a configurar sus propiedades. Veremos ahora cmo
podemos asociarlas a distintos formularios o informes.
Es decir, vamos a ver cmo hacer que una barra se muestre al abrir un formulario o
que en determinados controles se muestren mens contextuales.
Si lo que quieres es que se muestre una barra de herramientas o men contextual
permanentemente en la ventana de Access, eso lo veremos ms adelante en el siguiente
apartado "Opciones de Inicio".
Para asociar barras de herramientas y mens contextuales a determinados objetos

tenemos que colocarnos en la Vista de Diseo del Formulario o Informe donde queramos
que aparezca la barra.
Si hacemos clic derecho sobre el selector de Formulario o Informe

(arriba a la
izquierda) podremos acceder a sus propiedades seleccionando en el men contextual la
opcin Propiedades.
All podrs encontrar las siguientes opciones:
En Barra de mens podrs seleccionar, de las definidas de tipo Barra de men, la

barra que quieras que se muestre al abrirse el Formulario o Informe.
Selecciona en la propiedad Barra de herramientas aquella barra definida como Barra
de herramientas que se mostrar tambin al abrir.
Del mismo modo, selecciona en Barra de mens contextuales una barra definida
como Men contextual para que al hacer clic derecho sobre el Formulario o Informe se
muestre.
Tambin es posible asignar Barras de mens contextuales o emergentes a los

determinados controles. Slo tendrs que ir a las propiedades del control donde
encontrars la opcin Barra de mens contextuales:
Selecciona aquella que quieres que se muestre al hacer clic derecho sobre el control y
listo.
Opciones de Inicio
En este apartado veremos cmo configurar las opciones de Inicio.
Estas opciones se encuentran en el cuadro de dilogo Inicio, slo se aplican al archivo
de Access activo (es decir, al archivo de la base datos con el que estamos trabajando) y
actan sobre el modo en el que se abrir la base de datos .
Para abrir el cuadro de dilogo Inicio, selecciona en el men Herramientas la opcin

Inicio.
Vers la siguiente ventana:
Desde aqu podremos configurar todas las opciones del archivo de la base de datos.
En el cuadro de texto Ttulo de la aplicacin puedes escribir el texto que se muestre

en la Barra de ttulo de la ventana.
En Icono de la aplicacin podrs establecer un icono para que se muestre al lado del
ttulo en la Barra de ttulo y para que se convierta en el icono del archivo.
Tambin podrs ver el icono del archivo en el Explorador de Windows y en el
Escritorio.
Para asociar un icono slo tienes que hacer clic en el botn Examinar y seleccionar una
imagen de tu disco duro. Ten en cuenta que el archivo debe ser de tipo .ico o .cur.
Si estableces un icono para la aplicacin podrs activar tambin la opcin Usar como
icono Formulario e informe, que activada har que los iconos de la barra de ttulo de los
Formularios e Informes con los que se trabaje en la base de datos tomen tambin el
icono indicado en Icono de la aplicacin.
En la opcin Barra de mens podrs seleccionar una barra de tipo Barra de mens
para la base de datos.
En la opcin Barra de men contextual podrs seleccionar una barra definida como
Men Contextual para que aparezca cuando hagas clic derecho sobre cualquier parte de
la ventana de Base de datos.
Si activamos la casilla de Permitir el uso de mens no restringidos, en la Barra de

mens se permitirn determinadas acciones no restringidas, como la Ayuda, los
comandos de Salir o Cerrar y la disposicin de las ventanas en Mosaico o Cascada.
Desactivando la opcin Permitir el uso de mens contextuales predeterminados,

el usuario al abrir la base de datos slo podr ver la barra de men contextual que hayas
indicado en el desplegable Barra de men contextual.
Del mismo modo, si deseleccionamos la casilla de Permitir el uso de barras de

herramientas incorporadas el usuario slo podr ver aquellas barras de herramientas
que hayas creado. Las que vienen por defecto con la aplicacin no podrn mostrarse.
La opcin Permitir cambios en barras de herramientas y mens autorizar o no al

usuario para que pueda entrar en el cuadro de dilogo Personalizar de las barras de
herramientas y realizar algn cambio sobre cualquiera de ellas.
En el desplegable que encontrars arriba a la derecha podrs hacer que se Muestre un
formularo/pgina automticamente al abrir la base de datos.
Nota: Ten en cuenta que las acciones de la Macro AutoExec se ejecutan despus de la
configuracin de Inicio. Si abres ventanas con esta macro, estas quedarn por encima de
la definida en Inicio.
Si desactivas la opcin Presentar la ventana Base de datos cuando se abra el

archivo de la base de datos la ventana desde donde hemos trabajado durante todo el
curso, la que muestra todas las Tablas, Consultas, Fomularios, etc..., esta ventana habr
desaparecido.
Tambin podrs elegir si la barra de estado es visible o no. Para ello haz clic sobre
la casilla Presentar la barra de estado para activarla o no.
Finalmente, selecciona la opcin Usar las teclas especiales de Access (abajo a la

derecha) para activar o desactivar las combinaciones de teclas que realizan diferentes
acciones sobre la base de datos.
Aqu tienes un listado de esas combinaciones:
Combinacin de
Resultado
Teclas
F11
Trae al frente la ventana Base de Datos
CTRL+G
Trae al frente la ventana Inmediato
CTRL+F11
Alterna entre la barra de mens personalizada y la

barra de mens por defecto de Access
CTRL+ENTER
Detiene la recuperacin de registros en Tablas,

Formularios o Informes por parte de la Access.
ALT+F11
Abre el editor de Visual Basic.
Toda esta configuracin ser muy til a la hora de trabajar con una base de datos como
si fuera una aplicacin. Puedes configurarla de forma que slo se muestren formularios con
los que trabajar.
Si creas barras de herramientas con suficiente habilidad sers capaz de acceder a
todas las opciones y comportamientos de la base de datos y ser como si estuvieses
trabajando con una aplicacin propia!
Recuerda que la configuracin que indiques en Inicio afectar al modo en que el

archivo de la base de datos se abre. Por tanto si eliminas o escondes objetos y barras de
herramientas no podrs verlos si abres la base de datos normalmente.
Para saltarte la configuracin de Inicio de un archivo de Access debers mantener
la tecla MAYUS pulsada mientras haces doble clic sobre el icono del archivo en el
Explorador de Windows para abrirlo, y no soltarla hasta que la base de datos se haya
cargado completamente.
Para practicar estos conceptos realiza el Ejercicio Paso a Paso de Opciones de Inicio.
Para lograr mayor funcionalidad y poder conseguir mayor efectividad recuerda que
puedes acceder a las Propiedades de los Formularios e Informes haciendo clic derecho
sobre su selector
en la Vista de Diseo de Formulario o Informe.
Aqu podrs modificar los valores de las propiedades Emergente y Modal de la ventana
del Formulario o Informe.
Abrir un objeto en una ventana Emergente supone que slo podr visualizarse la vista
Formulario o Informe. Las Vistas de Diseo estarn desactivadas.
Si seleccionas S en Modal, la ventana al abrirse inhabilitar el resto de ventanas

hasta que no se cierre. En otras palabras ser la nica ventana con la que sea posible
trabajar.
Desde la ventana de dilogo de Propiedades tambin podrs decidir si los botones de

Minimizar, Maximizar y Cerrar se muestran o no.
Nota: Al utilizar estas opciones deberemos asegurarnos de que el objeto de Formulario

o Informe disponga de los suficientes comandos (por ejemplo en forma de botones o
barras de herramientas) para que el usuario pueda cerrarlos guardando los cambios
que ha realizado.
Panel de Control
Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudarn a mejorar la forma en la que el
usuario interactuar con nuestra base de datos es el Panel de Control.
Crear un Panel de Control nos ayudar a crear un formulario que podremos lanzar al
inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos
Formularios e Informes de nuestra base de datos.
En esta imagen podemos ver una pgina del Panel de control justo despus de haberlo
creado con el Administrador:
Pero veamos cmo podemos crearlo. Haz clic en el men Herramientas y despliega el
men Utilidades de la base de datos. Haz clic sobre la opcin Administrador del panel
de control.
Si an no creaste un Panel de Control, Access te preguntar si quieres crear uno. Pulsa

S para continuar.
Desde aqu configuraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que
aparezcan en el Panel de Control.
Como puedes ver en la imagen, el panel de control estar organizado en una o varias
pginas. Si tenemos muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias pginas
mejorar el manejo del mismo, estaremos creando mens con submens.
Para crear nuevas pginas slo tienes que hacer clic en el botn Nueva... y escribir el
nombre que quieres dar a la nueva pgina.
La pgina del panel de control que marques como predeterminada ser la que se
muestre en primera instancia cuando se abra el Panel de Control. Si quieres que otra
pgina creada por t sea la predeterminada (y no la que viene por defecto) seleccinala en
el listado y pulsa el botn Predeterminado.
Puedes eliminar pginas que no estn
seleccionndolas y pulsando el botn Eliminar.
definidas
como
Predeterminado
Pero veamos cmo configurar una pgina del Panel de Control para que muestre los
accesos y comandos que nosotros queramos.
Para ello slo tendrs que seleccionar del listado la pgina que quieras configurar y
pulsar el botn Modificar....
Desde aqu podrs modificar el Nombre de esta pgina de control. Esto es bastante
recomendado pues es el ttulo que mostrar la ventana cuando se abra, sobre todo si lo
que estamos modificando es una pgina que ser un submen. Es recomendable que el
usuario sepa en cada momento en qu lugar se encuentra para que no se sienta
desorientado.
Escribe el nombre que prefieras en el cuadro de texto y listo.
Ahora pasaremos a rellenar el Panel de control con los elementos que necesitemos.
Como puedes ver, el listado de Elementos de este panel de control en un principio se
encuentra vaco. Deberemos agregar todos los elementos que queremos que se muestren
utilizando el botn Nueva....
Rellenar los datos para la creacin de un elemento es basante sencillo. Deberemos

darle un nombre en la propiedad Texto que debe ser suficientemente descriptivo para
que el usuario sepa qu accin ejecuta el elemento.
Luego en Comando seleccionaremos la accin que queremos que se lance al pulsar el
botn del elemento que aparecer en el Panel de Control.
Las opciones son muy sencillas:
Ir al panel te permitir abrir una pgina de Panel de Control para que cuando se
pulse el botn de este elemento se muestre dicha pgina.
Como hemos dicho antes, utiliza esta opcin para organizar mejor los elementos del
Panel de Control.
Si seleccionas la opcin Abrir el formulario en modo Agregar podrs elegir un

formulario en el desplegable que se mostrar ms abajo.
Esta opcin abrir el formulario que selecciones en modo Agregar. Es decir, no se vern
los registros existentes, slo se abrir el formulario para que puedas insertar nuevos
registros.
Abrir el formulario en modo Edicin te permitir abrir el formulario que escojas de

forma que se muestren todos los registros existentes y as poder modificarlos.
Esta opcin tambin te permitir agregar nuevos registros.
La opcin Abrir el informe te permitir abrir un Informe en Vista Preliminar.

Combina esta accin aadindole una barra de herramientas al Informe para que el
usuario pueda imprimirlo. Te ser muy til.
Seleccionando Disear aplicacin hars que al pulsar el botn de este elemento se

lance el cuadro de dilogo de Administrador de Panel de Control (con el que estamos
trabajando en estos momentos).
Esta opcin no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de datos
puedan modificar el Panel de Control libremente.
La opcin Cerrar la aplicacin sirve para que el usuario pueda cerrar la base de
datos haciendo clic en un elemento del Panel de Control.
Tambin puedes Ejecutar una Macro que especifiques seleccionando dicha opcin
en el desplegable.
Una vez tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utilizando los botones
de Mover arriba y Mover abajo en el cuadro de dilogo Modificar pgina del panel de
control.
Una vez hayas acabado de configurar todas las pginas del Panel de Control cierra el
cuadro de dilogo.
Vers que se han creado un par de elementos nuevos en tu base de datos.
Si vas al listado de Tablas encontrars una llamada Swichboard Items, esta tabla
almacena la configuracin de las pginas y los elementos que forman parte del Panel de
Control.
No debers modificar esta tabla bajo ningn concepto si no quieres que el Panel de
Control deje de funcionar correctamente. Si quieres realizar algn cambio acude de
nuevo al Adminisitrador del Panel de Control en el men Herramientas.
En el listado de Formularios vers que se ha aadido un nuevo formulario con el

nombre Panel de Control. Este es el resultado de lo que acabamos de hacer en este
apartado.
Puedes modificar su aspecto entrando en su Vista de Diseo seleccionando el
formulario y haciendo clic en el botn Diseo
Nota: Cuando crees un Panel de Control es aconsejable que lo lances al principio de la

aplicacin seleccionndolo en el desplegable Mostrar formulario/pgina del cuadro de
dilogo Inicio (Herramientas Inicio).
14. Herramientas de Access (I)
Bsqueda
Introduccin
En esta unidad veremos algunas de las herramientas incorporadas de Access que nos
ayudarn a optimizar y gestionar mejor nuestra base de datos.
Veremos herramientas que nos permitirn mejorar el rendimiento de la base de datos
encontrando y corrigiendo errores de diseo, reparando la base de datos, otras
herramientas nos permitirn documentar la base de datos, hacer copias de seguridad,
etc...
Analizar Tablas
Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego
gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar
repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseo de datos. Este
curso no pretende ensear a disear una base de datos (ms que un tema necesitaramos
un curso entero) pero podemos apuntar algunas caractersticas que deben cumplir las
tablas obtenidas en la fase de diseo.
Uno de los objetivos a alcanzar cuando se disea una base de datos es que no exista
redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, a parte de
generar ms espacio ocupado en disco, puede generar una serie de problemas
indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos.
Vemoslo con un ejemplo: Imagenemos una tabla de facturas con los campos nmero
de factura, fecha, importe, iva, cliente, domicilio del cliente, telfono del cliente, ms
datos del cliente... Cuando un cliente tenga varias facturas, su nombre, direccin, telfono
y ms datos estarn repetidos en la tabla; y repetidos innecesariamente porque el cliente
normalmente tendr el mismo nombre, domicilio, telfono, etc en todas sus facturas,
estamos en presencia de un caso de redundancia.
Qu nos puede provocar esta redundancia?
1. Ms espacio ocupado en disco.
2. Si cambia el telfono del cliente, habr que cambiarlo en todas sus facturas, lo que
genera mayor tiempo de proceso, y lo que es ms grave, si se nos olvida cambiarlo en una
de las facturas, habremos generado errores en los datos (una factura con el telfono
incorrecto).
3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habra que volver a introducir
sus datos con el engorro que supondra y el peligro otra vez de equivocarnos y generar
otro error en los datos.
... Podramos enumerar ms problemas pero pienso que habr quedado claro que la
redundancia no es buena y que cuando diseemos nuestras tablas hay que evitarla.
La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseo de

nuestras tablas.
Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartir los datos en varias tablas,
relacionndolas, y de esta forma podrs almacenar tus datos de una forma ms eficaz
eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se creara una tabla para
almacenar los datos de nuestros clientes y as los datos de un cliente concreto estaran
almacenados una sla vez y las tablas de facturas y clientes estaran relacionadas por el
campo cdigo de cliente.
Hay que tener en cuenta que ser mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos
introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados
en cada campo y "adivinar" mejor un diseo mejorado.
Como cualquier programa corrector, este nos ayudar ya que puede detectar muchos
errores pero no se garantiza al final una base de datos ptima porque casi siempre
existen determinadas circunstancias que el programa no podr "adivinar". Cualquiera que
haya utilizado un corrector ortogrfico sabe que te corrige la mayora de las faltas pero no
te garantiza un documento libre de faltas de ortografa al cien por cien.
Para ejecutar la herramienta, en el men Herramientas de la Barra de mens,

selecciona la opcin Analizar -- Tabla.
Se abrir el cuadro de dilogo Asistente para analizar tablas que te explicamos en

este avanzado
El asistente para analizar tablas
Bsqueda
Para acceder al asistente para analizar tablas, selecciona del men Herramientas la
opcin Analizar y despus Tabla y se abrir el cuadro de dilogo Asistente para analizar
tablas:
Aqu podrs seleccionar la tabla que quieres analizar en busca de redundancia.

Como puedes ver en la imagen, el asistente no modificar la tabla original, sino que
crear nuevas tablas con los datos contenidos en la primera pero de un modo ptimo.
Al pulsar el botn Siguiente> pasamos a la siguiente ventana:
Una vez hayas decidido qu tabla quieres analizar podrs elegir entre dejar que Access
haga todo el trabajo o crear t mismo las tablas con los datos ajustados.
Si decidimos crear la separacin nosotros mismos veremos la siguiente pantalla:
Aqu debers seleccionar los campos que contengan datos duplicados y arrastrarlos
fuera para formar nuevas tablas.
Puedes renombrar las tablas que se crearn (para asignarles nombres ms
significativos que indiquen su contenido) haciendo doble clic sobre su nombre o
pulsando el botn Cambiar el nombre de la tabla
Los botones Establecer el identificador nico

y Agregar clave generada
para
establecer cul ser la clave principal de las nuevas tablas que crees. Recuerda que los
campos numricos enteros son ms rpidos y fciles de manejar por Access.
Por lo tanto, si por ejemplo, tenemos una tabla con mltiples categoras que se repiten a
lo largo de los registros, sera conveniente que se separasen en dos tablas, y adems
establecer una nueva clave principal para la tabla donde almacenes las categoras.
Access ser ms rpido buscando valores nmericos que campos de texto.
Cuando hayas terminado de separar las tablas pulsa Siguiente y vers esta pantalla:
Aqu Access presentar los valores que no estn repetidos para que puedas evaluar
si realmente debern crearse registros nicos para esos valores o es que se trata de un
error de tipografa.
Observa en la imagen que encontramos dos valores muy parecidos: Intensivo e

Intensivos. Queremos que ambas especialidades sean una sola. Qu deberemos hacer?
Muy fcil, convertirlas a una sola.
Para ello deberemos desplegar la columna Correccin del valor a corregir, y seleccionar
el nuevo valor. Si queremos que el registro permanezca tal y como est selecciona la fila
en blanco, podrs leer el aviso (Dejar tal y como est).
Cuando hayas acabado pulsa Siguiente.
Si en este ltimo paso seleccionas No, no crear una consulta la base de datos
permanecer tal y como estaba y se aadirn las dos nuevas tablas que has creado.
Sin embargo, si seleccionas S, crear la consulta (aconsejado) se crearn las dos
tablas y adems el nombre de la tabla original se modificar aadindose el sufijo
_ANTERIOR a su nombre y se crerar una nueva consulta que mostrar los valores de
los registros de las dos nuevas tablas relacionadas con el nombre de la tabla original:
Esta consulta sustituir a la tabla original anterior, por lo que todos los formularios e
informes que apuntaban a la anterior tabla ahora lo harn a esta consulta al tener el
mismo nombre. Seguirn funcionando como lo hacan antes.
Ser como si no hubieses realizado ningn cambio. Pero en realidad, tu base de datos
estar mejor organizada y ser ms rpida!
Unidad 16. Herramientas de Access

(II)
Bsqueda
Analizar Rendimiento
Esta opcin permite analizar todos los objetos que tienes definidos en tu base de datos
te dar varios consejos sobre cmo alcanzar un mayor rendimiento en tu base de datos.
brela desde el men Herramientas, Analizar y seleccionando Rendimiento.
Analizar los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los cambios
que deberan realizarse para que la base de datos sea ms eficiente.
Cuando haces clic sobre la opcin aparece este cuadro de dilogo:
SI quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo ms aconsejable es

seleccionar la pestaa Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de
la base de datos y pulsar el botn Seleccionar todo para que analice los cambios que
deberan hacerse en todos y cada uno de los objetos.
Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, ser conveniente
analizar nicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado, en este caso haz clic
sobre la pestaa del tipo de objeto a analizar y luego en la lista que te aparecer marca la
casilla del o de los objetos que quieres analizar.
Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botn Aceptar y
Access te devolver un informe sobre qu modificaciones deberas de hacer para optimizar
la base de datos.
Puedes seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendacin o Idea y leer una
nota sobre el anlisis en particular de ese caso en la parte inferior de la pantalla en el
recuadro Notas del anlisis:.
En nuestro caso el resultado slo nos devuelve Ideas que podramos aplicar.
Si Access devolviese alguna Sugerencia o Recomendacin podramos seleccionarla y
pulsar el botn Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se apliquen los
cambios aconsejados. En este caso el resultado aparecer marcado con el smbolo de
Resuelto.
El Documentador
Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo, cuando
trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseo de la base de datos, puede
ser til tener documentada toda la informacin referente a las caractersticas de cada
objeto de la base de datos, esta documentacin la podramos realizar a mano, y sera una
tarea larga y tediosa, pero Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese
proceso de documentacin.
Nosotros le indicaremos qu objetos y cules de sus caractersticas queremos
documentar y Access obtendr toda la informacin en un formato que luego podremos
imprimir y archivar.
Accede a esta herramienta desde el men Herramientas, luego selecciona Analizar y
haz clic en la opcin Documentador.
Se abrir el cuadro de dilogo Documentador:
Esta opcin, igual que en la anterior nos dar a elegir entre todos los objetos de la base
de datos (Todo tipo de objetos) o por tipos de objetos.
Cada tipo de objetos tiene sus propias caractersticas y a travs del botn Opciones...
podremos indicarle qu caractersticas queremos que nos documente.
Si quieres saber ms sobre las caractersticas que se pueden indicar en cada ficha haz
clic aqu
Una vez hayamos seleccionado los objetos y sus caractersticas, hacemos clic en el
botn Aceptar, Access nos devolver el informe solicitado en vista previa.
Lo podremos visualizar, imprimir o enviar a un documento Word o Excel utilizando el

botn
Vnculos
con
Office
de
la
barra
de
herramientas
Si quieres puedes realizar varias pruebas por t mismo, no te preocupes, porque esta
accin es meramente informativa y no realizar ningn cambio sobre tu base de datos.
Si quieres practicar esta herramienta realiza el Ejercicio Paso a Paso El
Documentador.
Compactar y Reparar
Una herramienta muy til que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de
Compactar y Reparar.
Como puedes ver en la imagen para utilizarla debers acceder al men Herramientas,
seleccionar la opcin Utilidades de la base de datos y hacer clic sobre Compactar y
reparar base de datos....
Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar,
modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .mdb) se va haciendo
cada vez ms voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse ms lento y
pesado con el tiempo.
El aumento del tamao no es debido slo al aumento de la informacin sino tambin a
que se va generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no sirve y sigue
ocupando espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede
recuperar al compactar la base de datos.
La reparacin le permite a Access reorganizar mejor la informacin a nivel interno lo
que har que la base de datos funcione mejor.
Esta herramienta recuerda un poco al Defragmentador de Windows, reorganizando el
archivo y compactndolo para eliminar huecos y que funcione mejor.
La compactacin tambin restablecer el orden de los campos autonumricos del
final de la tabla .
Por ejemplo, imagina que tienes un campo autonumrico que contiene registros del 1 al
10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro que creasemos tomara el
valor 11 porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado
que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el 11.
Compactando la base de datos, Access restablecer el nmero del ltimo registro al
real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomar el valor 9,
pues es el siguiente libre despus del ltimo registro.
Esta renumeracin no afectar a los huecos generados entre dos registros existentes, es
decir que si borramos el registro 4, seguir habiendo un hueco entre el 3 y el 5.
Todos estos cambios no afectarn al funcionamiento de la base de datos, sino que, al

contrario, har que funcione mucho mejor.
La herramienta Compactar y reparar tambin se encarga de detectar si un archivo de
Access ha sufrido algn tipo de dao e intentar repararlo.
Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos acte de forma imprevisible o dejen
de funcionar algunas acciones.
Otras Herramientas
Copia de Seguridad
Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas informacin de
importancia que quieres mantener.
Cuando se trata de una empresa, es facil comprender el desastre que sera perder toda
la informacin almacenada en la base de datos, pero tambin a nivel particular cuando
tenemos una base de datos es porque queremos guardar una gran cantidad de informacin
que nos importa y podemos pensar en cunto supondra volver a introducirla toda!
Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurars de que si en algn momento
sufres una prdida de informacin (bien porque se estropee el equipo en el que se trabaja
habitualmente con la base de datos o por cualquier error por parte del usuario) tengas una
copia a mano que te ayude a hacerle frente.
Recuerda tambin que es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco
diferente de donde se encuentra la original. As evitars pasar un mal trago si lo que se
estropea es el disco.
Access tambin te permite crear una copia de seguridad de tu base de datos en

cualquier momento para utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la original.
Para realizar una copia de seguridad slo tendrs que acceder al men Herramientas,
seleccionar la opcin Utilidades de la base de datos y hacer clic sobre Realizar copia de
segurdad de la base de datos.
Access te preguntar en qu lugar quieres crear la copia y con qu nombre.

Convertir Base de Datos
Esta opcin nos permite cambiar el formato de la base de datos para que sea
compatible con otras versiones de Microsoft Access.
Para acceder a ella selecciona el men Herramientas, luego Utilidades de la base de

datos, Convertir base de datos y finalmente selecciona el formato al cual quieras
transformar la base de datos:
Esta herramienta slo te ser til y conveniente si quieres trabajar en versiones

anteriores al formato de tu base de datos, pues las nuevas versiones de Office soportan
el formato de las ms antiguas.
As que, por ejemplo, si has creado una base de datos en formato 2002-2003 y
necesitas que funcione en un Access 97 s debers convertirla.
Sin embargo si tienes una base de datos en formato 97 no har falta que la conviertas a
formato 2000 si trabajas con Access 2000 porque ste ser capaz de leerla y trabajar con
ella.
Crear archivo MDE

Si diseas una base de datos para que sea utilizada por terceros, otra de las
herramientas muy tiles que podrs utilizar en Access 2003 es la de Crear archivo MDE.
Esta opcin es recomendada para que el usuario final trabaje con la base de datos sin
poder modificar nada del diseo de la base de datos.
Un archivo MDE desactiva la opcin de modificar o crear nuevos formularios,
informes o mdulos. Adems los comandos de importacin y exportacin (los veremos
en el siguiente tema) tambin estarn deshabilitados.
Sin embargo el usuario podr seguir utilizando los formularios para actualizar los
datos y abrir informes para visualizarlos de forma normal.
Ten en cuenta que si creas un archivo MDE no hay vuelta atrs, a partir del .mde no
puedes obtener el .mdb que lo gener. Por eso es conveniente que mantengas una copia
de la base de datos en formato normal (.mdb) para poder realizar all todos los cambios
que puedan surgir a lo largo del tiempo.
Para crear un archivo MDE tendrs que acudir al men Herramientas, Utilidades de la
base de datos y seleccionar la opcin Crear archivo MDE....
Nota: Para poder convertir un archivo en MDE deber tener un formato de Access
2002-2003. Utiliza la herramienta Convertir Base de datos para ello.
Opciones de la Base de
Datos
Para personalizar el aspecto y comportamiento
predeterminado de Access tenemos el cuadro de
dilogo Opciones.
No estudiaremos todas las opciones existentes
porque sera muy largo y tedioso, adems algunas
opciones no entran en los objetivos de este curso, pero
os ensearemos las que nos parecen ms tiles.
Puedes acceder a l desde el men Herramientas
seleccionando Opciones....
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo con la pestaa Ver:
En esta pestaa podemos determinar qu cosas mostrar por defecto, por ejemplo tienes
las opciones Columna de nombres y Columna de condiciones en el marco Mostrar en
diseo de macros. Si activamos estas opciones el comportamiento de la Vista de Diseo
de Macros cambiar, y al abrirse, por defecto, las columnas Nombre de macro y
Condicin se mostrarn.
Veamos, el contenido de la pestaa General.
Aqu podemos modificar aspectos generales de la aplicacin, como los Mrgenes de

impresin, el nmero de Archivos usados recientemente que deben recordarse o la
Carpeta de bases de datos predeterminada:, la que se abrir por defecto en los cuadros
de dilogo Abrir y Guardar como.
Otra opcin interesante es la de Compactar al cerrar, si quieres que cada vez que
cierres la base de datos se ejecute automticamente la opcin Compactar y Reparar base
de datos vista anteriormente.
Recuerda que en el tema 10 utilizamos la pestaa Modificar/Buscar para

deshacernos de los avisos de confirmacin de eliminaciones, actualizaciones o
creacin de nuevos registros por parte de las consultas de accin.
Podrs encontrar estas opciones en el marco Confirmar.
En la pestaa Hoja de datos encontrars parmetros que definan el aspecto

predeterminado de la vista Hoja de datos.
A estas alturas del curso estars ya familiarizad@ con la mayora de las opciones que
aparecen aqu.
15. Importar y Exportar datos (I)

Importar datos
Access te permite exportar objetos de tu base de datos a otra rpidamente.
Bsqueda
Para ello, slo tendremos que acudir a la opcin Obtener datos externos del men
Archivo:
Una vez all selecciona la opcin Importar y se abrir el siguiente cuadro de dilogo:
Para importar un objeto de una base de datos Access , ya sea una tabla, formulario,
informe, macro, etc... solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar
el botn Importar.
En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que
queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.
En la imagen vers que el botn Opciones... se encuentra desactivado, es porque

hemos hecho clic sobre l y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del
cuadro. Desde all podrs seleccionar cmo y en qu medida quieres importar los objetos.
Pero tambin podemos importar datos desde otros tipos de ficheros.

En el cuadro de dilogo Importar podemos seleccionar un Tipo de archivo diferente si
lo que queremos es que el origen de la importacin sea otra fuente diferente a una base
de datos Access, por ejemplo, un archivo de texto:
En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la
forma en la que est formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso te
podrs guardar esa descripcin y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con
las mismas caractersticas..
A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no
coindicir con la definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han
producido errores en la importacin y crear una tabla con esos errores para que los
podamos analizar y comprobar.
Realiza el Ejercicio Paso a Paso de Importacin de un Archivo de Texto para practicar
este mtodo.
Importacin de un Archivo de Texto

Especificaciones de
Importacin
Bsqueda
Una vez se abra el Asistente para la Importacin de Texto vers la siguiente ventana:
Esta ser la primera de las ventanas de un asistente que te ayudar a indicarle a Access
el modo en el que estn formateados y estructurados los contenidos en el archivo de
texto.
Es recomendable que antes de empezar con el asistente visites el apartado Avanzado

que nos permitir indicar opciones de formato mucho ms ajustadas. Pulsa el botn
Avanzado y vers la siguiente ventana:
Muchas de las opciones que encontrars aqu las podrs seguir a travs del asistente.
Veamos de qu consta realmente el avanzado de Especificacin de importacin.
Un archivo puede estar formateado de dos formas diferentes:
Delimitado: Esta opcin indica que los campos de cada registro se hallan separados
por algn tipo de smbolo, bien sea un punto y coma (;), una coma (,), un salto de
tabulacin, etc...
En el caso de que el archivo de origen de datos est guardado de esta forma debers
indicar el tipo de Delimitador entre campos indicndolo en el desplegable con el mismo
nombre.
Del mismo modo tambin deberemos indicar si los campos de texto se hallan
delimitados de algn modo, ya sea encerrados entre comillas dobles ("), simples (') o
cualquier otro tipo de smbolo. Para ello utiliza el desplegable Cualificador de texto.
Ancho fijo: En este caso, los campos de un registro no vendrn delimitados por
smbolos, sino que para cada campo ha sido reservado un ancho en caracteres.
Imagina que tenemos tres campos, uno para el ID de cliente, otro para su Nombre y un
tercero para su Apellido. En el archivo de texto podramos haber reservado 2 espacios
para la ID, 15 para el Nombre y 25 para los Apellidos. Aunque el valor del campo no
ocupase todo el espacio reservado el resto del campo se rellenara con espacios de
modo que el siguiente campo siempre empezar en la misma posicin.
Deberemos indicar el punto de inicio y los caracteres de ancho del campo en el
cuadro de Informacin del campo:
Utiliza las columnas Inicio y Ancho para especificar estos valores.
Sea cual sea la opcin que elijas (Delimitado o Ancho fijo) podrs indicar diferentes
propiedades para los campos que contiene el archivo de texto. La imagen anterior
mostraba el cuadro Informacin del campo con la opcin Ancho fijo seleccionada.
Observa cmo si seleccionamos la opcin Delimitado este cuadro no vara mucho:
A cada uno de los campos deberemos asignarle un Nombre, un Tipo de dato especifico
y adems indicar si se trata de un campo Indexado o no. Completa este cuadro tal y como
lo haras al crear una tabla en Vista de Diseo.
Tambin podrs marcar la casilla Saltar para que ese campo no se tenga en cuenta y no
sea almacenado en nuestra base de datos.
El resto de opciones de este avanzado son puramente de formato:
Selecciona la codificacin e idioma del archivo para conseguir una compatibilidad

completa con su contenido de tipo Texto. Las opciones por defecto suelen bastar.
En el marco Fechas, horas y nmeros podrs indicar el modo en el que estn
formateadas las fechas indicando su orden, delimitadores y otras cuantas opciones.
Tambin podrs indicar cul es el Smbolo decimal utilizado en el archivo.
Todas estas opciones son muy importantes, pues dependiendo de cmo se configuren,
Access leer el archivo de texto de un modo u otro. Ten en cuenta que si indicamos que
el orden de la fecha es Da-Mes-Ao no se leer correctamente una fecha que est en
modo Mes-Da-Ao. Por lo tanto el valor que se almacene no ser el correcto.
La ventaja de utilizar este avanzado es que todas las opciones que indiques podrn
ser guardadas pulsando el botn Guardar como. Si pulsas este botn se abrir un cuadro
donde debers indicar el Nombre con el que quieres guardar estas especificaciones de
formato para un archivo.
En cualquier momento podrs acceder y cargar especificaciones guardadas en la

base de datos haciendo clic en el botn Especificaciones, vers el siguiente cuadro de
dilogo:
Utiliza el botn Abrir para cargar la configuracin de opciones de la especificacin

seleccionada.
Pulsando el botn Eliminar la borrars de la base de datos.
Exportar Datos
En el apartado anterior veamos
como podamos recuperar datos de
otras bases de datos o incluso de
archivos con otro formato, por
ejemplo de texto.
Ahora
veremos
el
proceso
contrario, enviar la informacin de
nuestra base de datos a otra base
de datos o a un archivo de otro
tipo, por ejemplo de texto.
Para ello, slo tienes que

seleccionar la opcin Exportar que
encontrars en el men Archivo de la barra de mens.
Este comando te permitir copiar tablas, informes, formularios, macros y en

definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del
objeto en otro lugar.
Para utilizar esta opcin slo tendrs que seleccionar el objeto en la ventana Base de
datos y entonces ejecutar el comando Exportar.

Se abrir el cuadro Exportar tabla 'tabla1' a... y slo tendrs que indicar en qu base
de datos quieres copiar el objeto, a continuacin Access abrir un cuadro de dilogo
Exportar donde te permitir cambiar el nombre del objeto en la otra base de datos y se
encargar de exportarlo ntegramente sin ninguna otra interaccin por tu parte.
Si el objeto es una tabla se te presentar un cuadro de dilogo Exportar como este:
Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a
una base de datos llamada prueba.mdb.
Podemos indicar el nombre que tendr la tabla en la base de datos de destino y
tambin elegir qu parte queremos exportar.
En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definicin y datos para exportar la
tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar nicamente su
estructura seleccionando la opcin Slo definicin.
Adems este comando te permitir exportar las tablas a otros formatos, como TXT o
XML. Para ello, cuando debas indicar a qu base de datos vas a copiar la tabla, selecciona
el tipo de archivo al cual ir destinada en el desplegable Guardar como tipo:
En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar

la opcin Con formato (a la derecha de Nombre de archivo).
Si activamos la opcin Con formato podremos elegir el modo en el que se guarda la

informacin en el archivo de texto mediante este cuadro de dilogo:
Aqu podrs seleccionar el tipo de codificacin de los datos de tipo Texto de la tabla.
Aunque el predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato que
mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intencin es seguir trabajando dentro de la
plataforma Windows deja la opcin predeterminada seleccionada.
Si no activas la opcin Con formato, se abrir el Asistente para exportacin de

texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de importacin.
Podrs especificar el modo en el que se formatear el archivo de salida e incluso
guardar esa especificacin.
Exportar a Word y Excel
Tambin, desde la opcin Vinculos con Office del men Herramientas, podremos
exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo
paquete como Word o Excel.
Publicar con Microsoft Office Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y
lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo DOC.
Analizar con Microsoft Office Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y
lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLS.
Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrs seleccionar
la opcin Combinar con Microsoft Office Word y as crear desde Access un archivo
combinado para por ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a
todos los clientes (por ejemplo) que tengas en tu tabla de base de datos.
Obtener Datos por
Vinculacin
Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero
que actua como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos
en nuestra base de datos estableciendo una conexin para poder ver y editar sus
datos aunque sta se encuentre en un archivo diferente.
Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas
normales, con una restriccin, no podremos cambiar su estructura (su diseo).
Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se
crea una conexin con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la
tuya. Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida
en otra base de datos podrs trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en
la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarn reflejados en la base de datos
origen, y cualquier cambio que efectuen en la base de datos origen, quedar reflejado en tu
base de datos. Mientras que si importas una tabla, estars copiando los datos actuales a tu
base de datos pero no quedar ninguna conexin entre tu tabla y la del origen de la
importacin.
Para importar una tabla vinculada slo debers acceder al men Archivo y
seleccionar la opcin Obtener datos externos. En el desplegable que se abrir selecciona
Vincular tablas....
Se abrir un cuadro de dilogo. All debers buscar la base de datos que contiene la
tabla que quieres vincular. Una vez seleccionada pulsa Aceptar y vers el siguiente
cuadro:
Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botn Aceptar. La tabla se aadir
automticamente a tu base de datos.
Las tablas vinculadas se visualizarn con este smbolo

de datos.
en la ventana Base
Si quieres entender mejor este proceso realiza el Ejercicio Paso a Paso de

Vinculacin de Tablas.
Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante tiles para mantener la parte de
datos separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a
la vez pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes.
Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda la
informacin en forma de tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo de
Access con formularios e informes que accedan a esa base de datos y trabajen
modificando y recabando informacin.
Es til verdad?.
El Administrador de Tablas Vinculadas

Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser til poder cambiar la ubicacin
del origen de esas tablas o saber en qu lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. Para
ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas.
Para acceder al cuadro de dilogo Administrador de Tablas Vinculadas tendrs que
hacer clic en el men Herramientas, luego seleccionar la opcin Utilidades de la base de
datos y hacer clic en Administrador de tablas vinculadas:
Esta herramienta nos permitir actualizar nuestra base de datos cuando la ubicacin
de la tabla vinculada haya cambiado.
Veamos cmo funciona.
Este es el aspecto que muestra el Administrador.

Desde aqu podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en su
casilla. Una vez seleccionadas todas las tablas que nos interesan haremos clic en Aceptar
y Access actualizar las estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra base de
datos.
Para cambiar la ubicacin de las tablas originales slo tenemos que marcar la opcin
Preguntar siempre por la nueva ubicacin.
Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntar dnde
debe buscar la tabla vinculada. En el momento en que le digamos la ruta de la base de
datos, el programa la recordar y actualizar la estructura y ubicacin de las tablas.

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5.

1. Crear tablas de datos (I)

Aparecer la ventana Diseo de tabla:

En la barra de ttulo tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un

Podemos definir un campo utilizando el generador de campos que permite definir

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla

Guardar una tabla.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de

2. Modificar tablas de datos (I)

Modificar el diseo de una tabla.

de la ventana de la base de datos.

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.

de la barra Diseo de tabla,

Introducir y modificar datos en una tabla.

de la ventana Base de datos.

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos.

Cada fila nos sirve para introducir un registro.

de la ventana Hoja de datos para terminar con dicha

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

de la barra Hoja de datos.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que

de la barra Hoja de datos.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de

Desplazarse dentro de una tabla.

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la

Buscar y reemplazar datos.

Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

de la barra de herramientas y seleccionar la ficha

Unidad 5. Propiedades de los campos

A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes

Tamao del campo

Formato del campo

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el

Permitir longitud cero

los clientes ordenados por orden alfabtico de poblacin.

No: no tiene ndice.

, al hacer clic sobre el aparecer

En la primera columna se pone el nombre del ndice, en la segunda columna el nombre

3. Las Relaciones (I).

Crear la primera relacin.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar

Para crear la relacin:

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:

Aadir tablas a la ventana Relaciones.

del men Relaciones elegir la opcin Mostrar tabla

Quitar tablas de la ventana Relaciones.

hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y del men

Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.

Limpiar la ventana relaciones

Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones.

Mostrar relaciones directas

hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir del

hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el icono

Visualizar todas las relaciones

elegir del men Relaciones la opcin Mostrar todo

hacer clic en el icono

4. Las Consultas (I).

En esta unidad veremos cmo crear consultas y manejarlas para la edicin de

Crear una consulta.

Luego tenemos tres alternativas:

de la ventana Base de datos.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: