Descripción de Access

1. Para crear una base de datos con Access abrimos el programa luego nos aparece la
pantalla con varias opciones y les damos en la opción base de datos del escritorio
abriéndose una ventana donde se colocará el nombre del Access y le damos en crear.
2. Creación de tablas
 Una vez que ya se tiene abierto el Access y se quiere crear las tablas vamos a crear y
diseño de tabla, luego creamos los campos que se necesite. Una vez que nos aparezca la
tabla agregamos los campos en nombre del campo, y luego vamos a tipos de datos en
donde hay una serie de opciones que se va seleccionar de acuerdo al campo, en la parte
de general en la opción tamaño de campo se colocar el número de caracteres de
acuerdo a la información de dicho campo y finalmente en la parte de descripción es
opcional si es que se desea hacer o no. Ej. Yo voy agregar el campo de ALU-NOM, en
tipo de texto elegiré texto corto, y en tamaño del campo lo colocare 30 ya que no
superará los 30 caracteres. Pero si en el campo hubiera puesto costo-curso entonces el
tipo de dato que le corresponde será moneda para lo cual yo en la parte de lugares de
decimales colocaré que deseo 2 decimales.
 Luego de haber creado dicha tabla con los respectivos campos le damos guardar en la
“X” que está en la parte superior de la tabla y ahí de le damos la opción SI. NOTA: si
queremos ordenar los campos por ejemplo primero nombre, luego apellidos para hacer
esas modificaciones, primero selecciono por ejemplo la celda donde aparece las llaves y
en este caso quiero jalar ALU-DNI a la parte final, solo jalo y lo coloco donde quiero
posicionar.
 Si queremos modificar el nombre de la tabla simplemente cerramos todas las tablas
abiertas y nos quedaremos solo con la lista de tablas y seleccionamos dicha tabla a
modificar, le damos anticlic y la opción cambiar nombre.
 Si queremos visualizar los campos de dicha tabla seleccionamos y le damos anticlic y la
opción vista de diseño.
 Para llenar el registro de la información de dichos campos en la tabla primero
seleccionamos la tabla y le damos anticlic y la opción abrir y finalmente para guardar
dicho registro le damos guardar en la “X” que está en la parte superior de la tabla y ahí
de le damos la opción SI.
 Si queremos crear más tablas le damos en crear, diseño de tabla y luego seguimos los
mismos procedimientos y al final cuando se guarde se le colocara el nombre a la tabla.
 Una vez creado todas las tablas, abrimos una por una para verificar que el registro de la
información de dichas tablas no esté marcado con una llave, en caso de ser así lo
desactivamos todas las llaves le damos clic en dicha llave en la parte de diseño,
desactivamos clave principal. Para crear nuestras propias llaves que eso sirve para la
relación que se desea encontrar o sea lo que se tiene en común con las demás tablas.
Para ellos vamos a la parte de vista de diseño de cada tabla y seleccionamos una celda
del nombre del campo en este caso como ejemplo seleccionamos DOC-NOM, diseño,
índices y nos va aparecer una ventana, vamos a nombre del campo y seleccionamos la
misma opción del campo que se seleccionó anteriormente que es DOC-NOM, luego en
nombre de índice escribimos lo mismo DOC-APE, hecho todo esto en la parte de abajo
nos aparece una tabla con información como principal ahí cambiamos por SI , en la
parte única también se cambia por SI y finalmente en la parte omitir todos lo dejamos
tal como y está lo cual es una orden de (SI, SI y NO), como parte final le damos cerrar
 dicha ventana entonces obtendremos nuestra propia llave en dicho campo, los mismos
procedimientos se hace para los demás campos. NOTA: para que se cumpla después la
relación con la configuración que se ha hecho para colocar las llaves a dichos campos de
las tablas (tamaño del campo con la misma cantidad de caracteres, etc.) e información de
los cuadros (si en una tabla se colocó con tilde, en la otra tabla también debería estar con
tilde, si solo se hizo con abreviaturas en la otra también solo debe estar con abreviaturas)
debe estar igual.
 Una vez cerrado todas las tablas vamos a herramientas de base de datos, relaciones y
nos aparecerá una ventana, si queremos seleccionamos todos o uno por uno ya
dependerá del orden que uno desee y aceptar. Luego de que nos aparece dichas tablas
hacemos las relaciones por ejemplo seleccionamos ALU-APE y arrastramos hasta la
parte de curso donde aparece ALU-APE y soltamos entonces nos aparecerá una ventana
donde marcaremos la opción de exigir integridad referencial, y crear. (dicha relación
se forma con una flecha que inicia en 1 y termina en infinito) y el mismo procedimiento
se seguirá para lo que es DOC-APE. Finalmente, para guardar dicha relación solo le
damos guardar en la X de la parte superior.
 Alumnos curso, docente, etc.…… se llama campos.
 La información llenada como Juan Carlos, Jr. Santa rosa 136, 9138211………se llama
registros.
3. CREACION DE CONSULTAS
 Después de haber creado la relación y haber cerrado todas las tablas, ahora yo solo
necesito saber la información con solo unos determinados campos entonces para ello
vamos a crear, diseño de consulta y nos aparecerá una tabla y seleccionamos todo y le
damos agregar, después seleccionamos los campos de los cuales deseamos saber la
información para esto le damos doble clic en dicho campo de la tabla y en la parte
inferior aparecerá, después de haber seleccionado todos los campos y ya estando dichos
campos en la tabla de la parte inferior le damos en diseño, ejecutar. Pero si queremos
modificar dicha tabla vamos a ver, vista del diseño y ahí en dicha tabla podemos
desmarcar por ejemplo DOC-EMAL y por ultimo para guardar le damos en la X y le
asignamos un nombre a dicha relación. NOTA: si en caso a la hora de crear las tablas
creamos doble tabla pues solo seleccionamos la tabla que salió doble y anticlic y
eliminar Y si también en caso a la hora de seleccionar dicho campo en la tabla inferior
nos apreció doble y solo seleccionamos dicha celda, anti clic y cortar. Pero si quiero
ordenarlo la tabla que eh creado como nombre, apellidos, dirección, etc. Simplemente
seleccionamos la tabla que se desea ordenar se va pintar de negro y colocamos la flecha
en la parte superior y jalamos a la parte donde se quiere colocar.
4. CREACIÓN DE FORMULARIOS
 Para crear los formularios vamos a Crear, diseño del formulario, y seguidamente en
diseño, agregar campos existentes, y luego nos aparecerá en la parte derecha donde
dice lista de campos y damos clic en mostrar totas las tablas, seleccionamos dando
doble clic todos los campos en el orden que deseamos, una vez que nos aparece los
campos en dicha tabla seleccionamos todos los campos y se pintará de anaranjado, una
vez que aparezca seleccionado de anaranjado podremos mover de un lado a otro y
colocarlo en la parte donde uno desee, si queremos cambiar el fondo de dicha tabla
damos anti clic en cualquiera y en la opción color de fondo o relleno, otra opción de
cambiar el color de fondo de los campos o el color de letra solo seleccionamos la parte
 de la primera columna y o la segunda columna, una vez seleccionado y se ha pintado de
anaranjado vamos a formato y ahí tenemos varias opciones para cambiar el tipo de
letra, tamaño, color, fondo, etc.
 Para agregar datos adicionales dentro del cuadro como por ejemplo el nombre de los
campos vamos a Diseño, controles luego la opción etiqueta y escribimos lo que sea
conveniente. Finalmente, para ver todos los datos de los campos seleccionados vamos a
diseño, ver, vista de formulario y finalmente para cerrar dicho formulario vamos y
damos clic en la parte superior donde aparece una X y le damos SI después le asignamos
un nombre y aceptar.
 Luego de haber creado otro formulario siguiendo los mismos pasos, pero en este
formulario se desea agregar otros datos adicionales en el cuadro como por ejemplo una
imagen para ello vamos a diseño, controles, luego la opción imagen, y una vez que ya
se ha seleccionado la imagen y quiero que dicha imagen encaje completo dentro del
cuadro anaranjado, para esto vamos a hoja de propiedades, modo de cambiar el
tamaño: y seleccionamos la opción extender. Finalmente, para ver todos los datos de
los campos seleccionados vamos a diseño, ver, vista de formulario y finalmente para
cerrar dicho formulario vamos y damos clic en la parte superior donde aparece una X y
le damos SI después le asignamos un nombre y aceptar.
5. CREACIÓN DE INFORMES
 Para crear informes con los respectivos campos vamos a crear, informe, diseño de
informe, y se hace los mismos procedimientos que en la creación de formularios, pero
aquí tenemos una diferencia con respecto a las tablas que son como encabezado de
página, detalle y pie de página, estas distancias entre estos apartados tienen que ser
mínima porque si no en la vista de informe será muy notable la distancia de la hoja,
explicando sobre los apartados en encabezado ira el nombre de los campos, en detalle ira
los campos que uno desee, y en pie de página ira el número. Pero para agregar el pie de
página vamos a diseño, numero de página, saldrá una tabla y seleccionamos en final
de página y luego en alineación ya dependerá de cada uno porque hay varias opciones y
luego aceptar. Finalmente, para ver todos los datos de los campos seleccionados vamos
a diseño, ver, vista de informe y finalmente para cerrar dicho informe vamos y damos
clic en la parte superior donde aparece una X y le damos SI después le asignamos un
nombre y aceptar.
6. luego vamos a boton en vez de imagen