CAPTULO

>

ORGANIZACiN
.
DE LA IN FORMACION

A lo largo del tiempo, la humanidad ha acumulado

un vasto conjunto de conocimientos. Ese conocimiento es transmitido de
diversas maneras. La oralidad es una de ellas: una persona transmite ver
balmente un conocimiento o informacin a otra persona, que lo memoriza,
y luego a su vez lo transmite a otra, conformando una cadena que permi
te conservar y difundir el conocimiento.
Otra manera de transmitir el conocimiento es registrarlo, inscribirlo de
alguna forma en un objeto o soporte externo para que pueda ser luego
tomado desde ese soporte por otras personas. El conocimiento as registra
do puede superar obstculos como el tiempo y la distancia.

12

CATALOGACiN DE MONOGRArIAS IMPRESAS

Se crea entonces una categora particular de objetos, objetos que contie

nen conocimiento o informacin, que podemos denominar entidades porta
doras de informacin. Estas entidades pueden ser objetos tangibles: las
tabletas de arcilla utilizadas por los sumerios, los rollos de papiro de los
antiguos egipcios, los libros de papel, los discos magnticos u pticos, las
cintas de video; todos ellos son objetos tangibles que contienen conoci
mientos o informacin de diferentes tipos. Hasta hace relativamente poco
tiempo, todas las entidades portadoras de informacin eran tangibles; el
advenimiento de redes de computadoras, en pequea escala o a escala mun
dial, como Internet, ha trado consigo un nuevo tipo de entidad portadora
de informacin, que es intangible para quien la consulta. Los documentos
digitales almacenados en una computadora remota, a los que se accede a
travs de la World Wide Web, son tambin entidades portildoras de informa
cin, aunque quien accede a ellas no pueda tenerlas en sus manos.
Cuando la informacin ha sido registrada, una persona que necesita
informacin a la que llamaremos usuario (de la informacin o de los servi
cios de informacin), slo tiene que seleccionar el objeto que contiene la
informacin que necesita, y recuperar esa informacin. Mientras la cantidad
de entidades portadoras de informacin disponibles es reducida, es posi
ble seleccionar la entidad adecuada mediante un examen directo. Cuando
el universo de entidades portadoras de informacin es limitado (por ejem
plo, la pequea biblioteca particular de una persona), el encuentro entre
quien necesita informacin y las entidades que la contienen se da a partir
del examen directo, hasta hallar la entidad que se corresponde con la nece
sidad de informacin.
Cuando el universo de entidades portadoras de informacin se expan
de, ya no es posible la seleccin de entidades mediante un examen direc
to. En una coleccin de varios cientos o miles de entidades portadoras de
informacin, no resulta efectivo hacer una revisin directa de cada una para
encontrar aquellas que satisfagan una determinada necesidad de informa
cin. Cuando se llega a un punto en el que el encuentro directo entre quien
necesita informacin y las entidades que la contienen ya no es posible, es
necesario crear mecanismos que permitan organizar el conjunto de entida
des existentes y realizar una seleccin de las entidades que puedan respon
der a una necesidad especfica de informacin antes de revisarlas directa
mente, de manera que slo se acceda a las entidades que se sabe, o se
estima con cierto grado de certeza, que contienen informacin que respon
de a la necesidad que origina la bsqueda. La recuperacin de la informa

..,.
CAPiTULO 1. ORGANIZACiN DE LA IflrORMACIN

13

cin registrada en entidades portadoras de informacin depende de que

stas hayan sido previamente organizadas de alguna manera.
Diferentes tipos de instituciones se encargan de facilitar el acceso a la
informacin registrada. Las bibliotecas, archivos, museos, servicios de infor
macin, etc., se encargan de organizar conjuntos de entidades portadoras
de informacin para que puedan ser utilizadas por los usuarios. Si bien
cada tipo de institucin tiene objetivos diferentes, y en general trabaja con
entidades portadoras de informacin de distinta natL!raleza, bsicamente
todas se encargan de:
Reunir entidades portadoras de informacin, seleccionando de entre
. la enorme cantidad de materiales existentes, Jquellas que son de
relevancia para la institucin (segn el tipo de institucin, su espe
cialidad temtica, las caractersticas de sus usuarios, etc.). Por ejem
plo, un museo de numismtica coleccionar monedas, una bibliote
ca infantil coleccionar libros y otros materiales destinados a los
nios, un archivo histrico coleccionar documentos originales de
valor histrico.
Organizar las entidades portadoras de informacin, ordenndolas fsi
ca e intelectualmente; crear listas de las entidades reunidas, es decir,
registrarlas, hacindolas accesibles a una multitL!d de demandas indi
viduales La organizacin de las entidades portadoras de inforinacin
supone la existencia y aplicacin de tcnicas adecuadas. Por ejem
plo, las bibliotecas crean catlogos y ordenan fsicamente las entida
des de su coleccin para poder recuperarlas.
Dar acceso a las entidades portadoras de informacin, para que los
usuarios puedan recuperar la informacin contenida en ellas, y as
satisfacer sus necesidades informativas. Los museos exhiben sus
colecciones, los archivos facilitan la consulta de sus documentos, las
bibliotecas prestan o permiten la consulta de sus recursos, etc.
Algunas instituciones cumplen adems otra funcin: la de preservar enti
dades portadoras de informacin, como una manera de conservar para el
futuro el conocimiento y la informacin que la humanidad ha ido acumu
lando a lo largo de los siglos. Es una funcin de primordial de los archivos
y los museos; entre las bibliotecas, algunas la cumplen (por ejemplo, las
bibliotecas nacionales), y otras no.

14

CATALOGACiN DE MONOGRArlAS IMPRESAS

1.1

Control bibliogrfico

1.1.1

Concepto y necesidad

El conjunto de conocimientos e informacin que la

humanidad ha desarrollado y contina desarrollando, se registra, para ser
transmitido, en entidades concretas, a las que genricamente denomina
mos entidades portadoras de informacin. Una denominacin ms espec
fica para las entidades reunidas y organizadas por las bibliotecas es recur
so bibliogrfico. El trmino no debe entenderse como restrictivo un solo
tipo de material, el libro, o a los materiales impresos en general. Se uti
liza en un sentido amplio: un libro es un recurso bibliogrfico, pero tam
bin lo es un CD-ROM, o un videocasette, o incluso un documento elec
trnico disponible en la World Wide Web, en la medida en que la biblio- .
teca lo coleccione, organice y d acceso a l. El conjunto del{}s todos \/
recursos bibliogrficos existentes, el universo bibliogrfico, es muy exten
so, y se expande cada vez ms. Para hacer posible la recuperacin del
conocimiento/informacin contenido en ese universo, es necesario ejercer
sobre l un cierto control, que permita conocer la existencia de los recur
sos que lo componen, identificarlos, y recuperarlos cuando sea necesario.
Ese control se denomina control bibliogrfico.
El control bibliogrfico se ejerce sobre los recursos bibliogrficos como
entidades portadoras de informacin, no sobre la informacin en s
misma. El control bibliogrfico apunta a identificar y organizar las entida
des concretas que contienen la informacin; no se trata de organizar
ideas, sino entes que contienen ideas registradas. El control bibliogrfico
no es una organizacin filosfica del conocimiento (aunque se valga de
algunas herramientas que s lo son), sino una organizacin de objetos
concretos, tangibles o intangibles, con el fin de hacer que la informacin
contenida en ellos pueda ser recuperada y utilizada.
El control bibliogrfico:puede definirse como el conjunto de mtodos
y operaciones mediante los que se registran y organizan los recursos que
componen el universo bibliogrfico, para que puedan ser identificados y
recuperados en respuesta a una bsqueda_ Implica la creacin y almace
namiento de informacin bibliogrfica segn normas establecidas, y su
manipulacin para la recuperacin.
Por ejemplo, hacer una lista de libros o artculos de revistas sobre un
tema de nuestro inters es un intento de controlar una porcin del universo

CApiTULO 1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN

'~

15

bibliogrfico. Supone elegir determinados datos para describir un recurso

bibliogrfico; ordenar y registrar esos datos en una unidad de informacin
que represente al recurso, a la que denominaremos registro; almacenar los
registros en un archivo, es decir, guardarlos, organizados de alguna mane
ra; y operar sobre ellos para recuperarlos cuando sea necesario. Un archi
vo pequeo, como una lista breve de libros o artculos, no requiere de una
organizacin muy compleja ni de gran cantidad de datos para describir cada
recurso, y la recuperacin de la informacin bibliogrfica es directa. A medi
da que el archivo crece, la organizacin se hace ms cOl'i1pleja, e incluso
puede que sea necesario incluir mayor cantidad de datos en los registros,
para que stos permitan distinguir recursos similares entre s. En una biblio
teca personal que contiene una sola obra de Jorge Luis Borges, una lista
que incluya el nombre del autor y el ttulo, ordenada por el apellido del
autor, puede ser suficiente como registro de esa pequea porcin del uni
verso bibliogrfico. En una biblioteca especializada en literatura argentina,
que posea todas las obras de Borges, y algunas en varias ediciones, o en
distintos idiomas, no ser suficiente registrar el autor y el ttulo; muchos
otros elementos sern necesarios para que cada registro permita identificar
el recurso que describe, y la cantidad de registros har necesario un orde
namiento ms complejo. Esto requerir una serie de operaciones, para las
que se necesitarn instrucciones y herramientas. Estas operaciones consti
tuyen el control bibliogrfico.
Ronald Hagler (1997, p. 13)\ identifica cinco operaciones fundamenta
les del control bibliogrfico, que Arlene Taylor (1999, p. 2)2 aumenta a las
seis siguientes:
1. Identificar

la existencia de todos los recursos bibliogrficos que sea

posible. en todos los soportes

La existencia de un recurso bibliogrfico no tiene en la prctica nin

guna relevancia si no es conocida. Si un autor publica un libro,
pero ste no es distribuido, no tiene ningn valor como entidad
portadora de informacin. Si una persona crea un sitio Web. pero
ningn buscador lo recupera, y ningn otro sitio tiene enlaces a l,
es como si no existiera. Para que los recursos bibliogrficos pue
1. HAGLER, Ronald. 1997. The bibliographic record and information technolagy. 3rd ed. Chicago:

American Ubrary Association. 394 p.

ISBN 0.8389'0707-5

2. TAYLOR. Arlene G. 1999. The arganization of informatian. Englewood: Libraries Unlimited. 280 p.

ISBN 1'56308-498-8

16

CATALOGACiN DE MONOGRAFrAS IMPRESAS

dan transmitir la informacin que contienen, su existencia debe ser

conocida. Los productores y distribuidores de recursos bibliogrfi
cos se valen de distintos medios para darlos a conocer (catlogos
de editoriales, publicidad, reseas, inclusin en buscadores o direc
torios para recursos en la World Wide Web, etc.)
2. Identificar

las obras contenidas en los recursos bibliogrficos o

como parte de ellos

Esta es una distincin muy importante para la tarea de controlar el

universo bibliogrfico. Es necesario distinguir un recurso bibliogr
fico, como objeto que contiene informacin, de la o las obras que
sta contiene. Un libro es un recurso bibliogrfico, que puede con
tener una obra (Hamlet) , un conjunto de obras (las tragedias de
Shakpeare), o parte de una obra (fragmentos de Hamlet). El control
bibliogrfico debe permitir identificar no slo el recurso, como enti
dad portadorz de un contenido intelectual, sino cada unidad de
contenido intelectual incluida en l.

3. Reunir recursos bibliogrficos de manera sistemtica para formas

colecciones
Esta tarea se asocia generalmente a las bibliotecas, pero puede
realizarse tambin en otros mbitos: una oficina, el hogar, etc.
Hasta hace pocos aos, las colecciones eran entendidas como el
conjunto de recursos bibliogrficos que una institucin posea y
albergaba. Actualmente, con la existencia de recursos bibliogrficos
de acceso remoto, que no se poseen pero a los que se puede acce
der, esta definicin se ha ampliado: una coleccin es el conjunto
de recursos bibliogrficos que una biblioteca posee, o a los que
puede dar acceso.

4. Producir listas de recursos bibliogrficos y obras, preparndolas

segn reglas normalizadas
Estas listas pueden ser de distinto tipo (catlogos de bibliotecas,
bibliografas, ndices, catlogos de museos, etc.) y presentarse en
distintos formatos fsicos (impresas, en soportes digitales, en
lnea). Deben ser construidas de acuerdo con normas de aceptacin
general, para poder ser utilizadas lo ms ampliamente posible.

5. Proveer todos los puntos de acceso necesarios en estas listas,

incluyendo al menos acceso por nombre, ttulo y materia
Para que las listas tengan realmente utilidad, debe ser posible
acceder a la informacin sobre los recursos que contienen a tra
vs de distintos elementos, aquellos que son los ms comnmen
te utilizados para identificarlos. Quien busca un recurso bibliogr

CAPiTULO 1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACIN

17

fico en particular conoce seguramente su autor o su ttulo, cuan

do no ambas cosas. Quien no conoce la existencia de un recurso
en particular, sabe al menos que busca alguno sobre determina
do tema. Para optimizar los resultados de la bsqueda, estos ele
mentos son normalizados para que se presenten siempre de
manera consistente, y se colocan en el registro de forma tal que
actan como "puerta de entrada" a la descripcin del recurso. La
provisin y normalizacin de los puntos de acceso constituye pro
bablemente el grueso de la tarea de crear registros, pero es la
que garantiza una mejor calidad en el resultado de la bsqueda.
En listas en formato digital, es posible realizar bsquedas utili
zando lo que se denominan palabras clave, es decir, cualquier
palabra presente en el registro. Este es el mtodo que utilizan
muchos de los buscadores de Internet: buscan la/s palabra/s en
el texto completo de las pginas Web que incluyen. Pero cualquie
ra que haya hecho una bsqueda de este tipo sabe cun frustran
te puede ser obtener como resultado cientos o miles de citas, que
una vez revisadas demuestran contener slo una mencin ocasio
nal de aquello que se est buscando. En cambio, cuando la bs
queda se hace no sobre el texto compJeto de un recurso o su
registro, sino sobre una serie de elementos que han sido elegidos
porque son los ms representativos para identificar al recurso, y
que adems han sido sometidos a un proceso que asegura la con
sistencia en su forma, la relevancia de los resultados de una bs
queda es muy superior.

6. Proveer los medios para localizar y acceder a cada recurso biblio

grfico, o una copia del mismo
Identificar la existencia y relevancia de un recurso es, desde la pers
pectiva del usuario, slo una etapa en la bsqueda de informacin:
la bsqueda no estar completa sin el acceso a ese recurso. En la
medida en que el usuario disponga de datos sobre la localizacin
fsica de los recursos (la indicacin de que una determinada biblio
teca los posee y su ubicacin fsica dentro de la biblioteca, la loca
lizacin de un recurso electrnico en la World Wide Web), podr
completar su bsqueda. Tradicionalmente, los catlogos de aque
llas instituciones que disponen de colecciones han sido capaces de
proveer al usuario los medios para que puedan completar su bs
queda, mientras que otros instrumentos (bibliografas, ndices),
apuntan solamente a hacer conocida la existencia de los recursos
bibliogrficos, sin proveer necesariamente los medios directos para

18

CATALOGAClr. DE MONOGRArlAS IMPRESAS

obtenerla. Acceder a un recurso es tanto obter.er el recurso en s

mismo (por ejemplo, acceder a un libro a travs de prstamo inter
bibliotecario), como obtener una copia o acceder a una versin
digital. Para los recursos de Internet, la prctica generalizada es
proveer la ubicacin de cualquier recurso que se citl, dando su URL
(localizador uniforme de recurso); la dificultad con este tipo de
recurso es que las localizaciones no son permanentes (un sitio Web
cambia de ubicacin dentro de un servidor, se muda, desaparece,
etc.), de modo que se vuelve tambin difcil identificar la ubicacin
de un recurso de manera permanente.
Desde una perspectiva amplia, el control bibliogrfico excede las tareas
que se realizan en una institucin para el control de sus propias colecciones.
La definicin de control bibliogrfico que ofrece El Glosario /\LA de bib/iote
cologa y ciencia de la informacin lo sita en un contexto ms amplio:
Un trmino que abarca una serie de actividades bibliogrficas: registros bibliogrfi
cos completos para todos los documentos a medida que se publican; normalizacin
de la descripcin bibliogrfica, provisin de acceso fsico a tra~'s de consorcios,
redes, u otros emprendimientos cooperativos; y provisin de acceso bibliogrfico a
travs de la compilacin y distribucin de catlogos colectivos y bibliografas tem
ticas y a travs de centros de servicios bibliogrficos3

Esta enumeracin de distintos aspectos que conformln el control

bibliogrfico presenta los pilares fundamentales en los que ste se b<!sa.
En primer lugar, el control desde la produccin misma del documento,
mediante la creacin de registros lo ms completos posible, de manera
de asegurar que todos los documentos que integran el universo bibliogr
fico estn identificados y puedan ser recuperados. Los programas de cata
logacin en la fuente o catalogacin en publicacin 4 son ejemplos de con
trol desde la produccin del recurso, como tambin la provisin de meta
datos por parte del creador de un recurso electrnico en lnea. El control

3. Glosario ALA de bib/iotecologa y ciencias de la informacin. 1988. Heartsill Youngeditor. Madrid:

Daz de Santos. 473 p.

ISBN 84-86251.93-1

4. En los programas de catalogacin en publicacin,los editores envan a una agencia catalogrfica (por
ejemplo una biblioteca nacional) las pruebas de imprenta de los libros en proceso de publicacin. La
agencia catalogrfica produce registros bibliogrficos a partir de esas pruebas y los devuelve al editor,
que los publica como parte del libro, generalmente en el dorso de la portada. Como resultado, el mismo
recurso contiene su registro, facilitando la tarea de cada biblioteca que incorpora el libro a su catlogo.

CAPiTULO 1. ORGANIZACiN DE lA INFORMACiN

19

desde la prod uccin misma de los todos recursos es todava ms un obje

tivo que una realidad.
Los registros creados deben ser completos, es decir, contener todos
los datos necesarios para permitir una correcta identificacin del recurso.
Para crear registros bibliogrficos completos, y que sean tiles tanto para
el usuario como para la mayor cantidad posible de bibliotecas, es nece
sario utilizar herramientas comunes a todas, o al menos a un gran nme
ro de las instituciones que crean registros.[EI control bibliogrfico implica
la aplicacin de normas o estndares que permitan crear registros unifor
mes, con los mismos datos, presentados 'de la misma manera, de modo
de facilitar el intercambio de la informacin bibliogrfica y por lo tanto un
mejor acceso a los recursos que sta describe.
Los ltimos dos elementos de la definicin se refieren al acceso, tanto
a los documentos en s como a los registros de los documentos. En el
caso de los registros, se menciona la compilacin de catlogos colectivos,
que representan las colecciones de varias bibliotecas, o de servicio biblio
grficos que puedan dar informacin sobre una porcin mucho mayor del
universo bibliogrfico de lo que puede hacer el catlogo de una sola ins
titucin. Finalmente, es muy importante saber que existe un determinado
recurso, pero tambin es importante, y el usuario dira que es an ms
importante, que si se conoce su existencia y se lo necesita, se pueda
obtenerlo de alguna manera. La definicin del Glosario ALA menciona
emprendimientos cooperativos para facilitar el acceso a los recursos;
redes o consorcios, sistemas de prstamo interbibliotecario, acuerdos
entre bibliotecas que permitan que el usuario de una determinada biblio
teca pueda acceder a los materiales que posee otra.

1.1.2

Herramientas de control bibliogrfico

Una de las funciones del control bibliogrfico men

cionadas anteriormente es la elaboracin de listas de recursos bibliogrfi
cos y obras. Esas listas pueden ser ms o menos complejas, y tener dife
rentes objetivos, pero comparten una base comn: todas implican confor
mar, para cada entidad portadora de informacin, un conjunto de datos que
permitan identificarla, un registro bibliogrfico. Los registros se renen y se
organizan de diferentes maneras para conformar distintas herramientas que
facilitan la recuperacin de la informacin. Esas herramientas pueden clasi
ficarse en los siguientes tipos, cada uno con sus caractersticas particula
res; catlogos, bibliografas, ndices y bases de datos bibliogrficas.

11

20

CATALOGACiN DE MOIIOGRAFrAS IMPRESAS

Todas las herramientas de de control bibliogrfico, aunque mediante dis

tintos mecanismos, apuntan a cumplir con tres funciones bsicas:
Funcin de identificacin
Deben permitir que el usuario pueda identificar un3 cita que posee
con un registro incluido en la herramienta, siempre que el recurso
correspondiente est cubierto en el alcance de la herramienta (por
ejemplo, en un catlogo de biblioteca, slo se encontrar un regis
tro si el recurso que describe forma parte de la coleccin de la
biblioteca).
2. Funcin de reunin
Todos los registros para recursos relacionados o similares deben
poder ser reunidos de alguna manera: todas las obras de un autor tie
nen que poder encontrarse juntas, todas las obras sobre un tema
tiene que poder encontrarse juntas, todas las versiones de una misma
obra tienen que poder encontrarse juntas, etc. Una manera de lograr
lo es a travs del control de autoridad (un mecanismo para asegurar
que el elemento que se usa para reunir los registros se d siempre
de la misma manera). Cada herramienta, segn su estructura y su
soporte, puede utilizar diferentes mtodos para alcanzar este objeti
vo; por ejemplo, en una bibliografa impresa, el orden general por
tema puede complementarse con un ndice por autores, que remita a
los registros de recursos pertenecientes a ese autor que se encuen
tran separados a lo largo del cuerpo principal de la bibliografa.
3. Funcin de seleccin o evaluacin
La herramienta tiene que proporcionar datos suficientes para que el
usuario pueda determinar, entre varios registros, cul es el ms ade
cuado a sus necesidades (por ejemplo, la tercera y no la primera o
la segunda edicin de un texto de fsica, o una grabacin sonora en
disco compacto y no en audiocasette).

1.

Catlogos
Nos referimos aqu especficamente a los catlogos
de bibliotecas, no catlogos comerciales, catlogos de exposiciones u otros

eventos, etc. Estas herramientas cubren, tradicionalmente, los recursos que

posee una biblioteca, aunque en la actualidad cada vez ms incluyen tam
bin aquellos recursos a los que la biblioteca provee acceso, aunque no for
men parte de su coleccin. La cobertura de los catlogos abarca as una
pequea porcin del universo bibliogrfico. El nivel de informacin que pro
veen sobre cada recurso es el necesario para identificarlo y facilitar una

CAPITULO 1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN

21

seleccin en base a criterios generales (formato fsico, antigedad, etc.),

pero no proveen un anlisis detallado. En general registran un recurso
(libro, publicacin seriada, etc.) como una unidad, pero no necesariamente
ofrecen acceso a un nivel ms especfico como podra ser un cn;:>tulo de un
libro, o una ponencia que est incluida en las actas de un congreso cient
fico. La forma de presentacin de los catlogos ha ido variando n travs del
tiempo, desde los catlogos en forma de libro, pasando por los catlogos
en fichas, hasta los actuales catlogos automatizados.
Bibliogrofros
Las bibliografas son listas de recursos bibliogrficos
(libros, artculos de publicaciones peridicas, recursos electrnicos, etc.),
que comparten alguna caracterstica en comn: pertenecen a un mismo
autor (una bibliografa de las obras de Borges); tratan sobre un mismo tema
(una bibliografa sobre cambio climtico); han sido publicadas en un lugar
determinado (una bibliografa de recursos publicados en la provincia de
Mendoza); durante un perodo determinado (los recursos publicados en
Mendoza durante el siglo XIX), etc. A diferencia de los catlogos, las biblio
grafas se ocupan de listar lo que ha sido publicado, no lo que posee una
institucin en particular. Por ello, hay en general una diferencia bsica entre
catlogos y bibliografas: un catlogo dar siempre una clave para llegar al
recurso, indicar dnde se encuentra, para que el usuario pueda pasar del
registro al recurso si as lo desea. En cambio, la bibliografa pretende brin
dar informacin sobre los recursos existentes que cumplan con alguna
caracterstica definida de antemano (un autor, un tema, un perodo, etc.).
Las bibliografas cubren en general un rea mucho menor del universo
bibliogrfico que los catlogos, dada la especificidad de los materiales que
incluyen. En contrapartida, pueden incluir ms informacin sobre cada
recurso de lo que generalmente hace un catlogo: es bastante comn que
a la informacin que permite identificar un recurso se agregue una descrip
cin ms minuciosa, comentarios crticos etc. La bibliografa puede listar
recursos como una unidad (libros, publicaciones seriadas, etc.), pero tam
bin partes componentes de esas unidades (un captulo de un libro, un art
culo de una publicacin peridica, etc.). Su formato fsico ha sido tradicio
nalmente impreso; en la actualidad, como sucede con todas las herramien
tas bibliogrficas, tambin existen bibliografas en formato digital.

- ~

fndices
Estas herramientas, creadas en general por institu
ciones con fines de lucro, dan acceso a los contenidos de ciertas recursos

22

CATALOGACiN DE MONOGRAFfAS IMPRESAS

bibliogrficos: artculos dentro de una revista, captulos de libros, trabajos

incluidos en las actas de una conferencia, etc. Por ejemplo, el Art Index pro
ducido por H.W. Wilson contiene registros de los artculos que se publican
en 450 revistas especializadas en arte. Al ofrecer acceso a las partes com
ponentes de recursos que las bibliotecas registran como unidades (por
ejemplo, una publicacin peridica), los ndices actan como complemento
de los catlogos para ofrecer acceso a las colecciones de una biblioteca:
mientras el catlogo registra que la biblioteca posee la revista Artes de
Mxico, el Art Index lista los artculos publicados en ella. La informacin
que proveen sobre cada parte de un recurso que registran es en general
ms reducida que la de un catlogo, y con un menor grado de elaboracin.
Los ndices, como las bibliografas, no se limitan a la porcin del universo
bibliogrfico que posee una determinada institucin, pero tampoco aspiran
a registrar todos los recursos que responden a la temtica del ndice; cada
ndice selecciona un cierto nmero de publicaciones sobre las que dar
noticia, y solamente incluye informacin sobre las partes que integran esos
recursos. Al igual que las bibliografas, su objetivo es informar de la exis
tencia de una parte de un recurso, pero no facilitar el acceso fsico a ella.

Bases de datos bibliogrficos

La utilizacin de computadoras para tareas de con
trol bibliogrfico ha dado origen a un nuevo tipo de herramienta, que ofre
ce grandes ventajas con respecto a las herramientas manuales: permite
mayor flexibilidad, actualizacin, y mejora el nivel de acceso. Pero es bas
tante difcil definirlas, dado que en realidad, catlogos e ndices, cuando
estn automatizados, son tambin bases de datos bibliogrficas. "Base de
datos bibliogrfica" es una categora general de la que participan diferen
tes herramientas de control bibliogrfico en la medida en que estn auto
matizadas. Dentro de este esquema, existe un tipo particular de base de
datos bibliogrfica que s se diferencia de otros instrumentos de control
bibliogrfico de manera notable: aquellas que no slo contienen registros
que describen recursos bibliogrficos (como hacen un catlogo, un ndice o
una bibliografa), sino que adems contienen los recursos mismos. Por
ejemplo, bases como Academic Search Premier, de EBSCO, combinan la fun
cin de herramienta de control bibliogrfico (contiene registros de artculos
aparecidos en ms de 8.000 publicaciones peridicas), sino que adems
contiene el texto completo de los artculos correspondientes a 4.500 de
esas publicaciones. Algunas bases incluyen tambin versiones digitales
completas de libros, folletos, etc. Estas bases de texto completo borran los

23

CApiTULO 1. ORGANIZACItl DE LA INFORMACiN

DS
0

an

111

,or
Ito

lmites entre herramienta de control bibliob~fico y coleccin; al contener

tanto los registros como los recursos que stos representan, son ambas
cosa a la vez.
El siguiente cuadro compara el objetivo y cobertura de las herramientas
de control bibliogrfico

:a:

de

Tipo de herramienta

I Cobertura

ral

--caWogo----i

)n.
rso

Bibliografa

6n

~:

rr

OS

Base de datos
bIlIiografa

I Objetivo

Coleccin de una o varias

bibliotecas

Informar existencia
Ylocalizacin

Recursos bibliogrficos en un
rea determinada (temtica,
geogrfica, autor, etc.)

Informar existencia

Partes de recursos
seleccionados dentro de un
rea determinada

Informar existencia

Recursos y pares de recursos

seleccionados dentro de un
rea determinada

Informar existencia +
proveer copia del recurso
(en ciertos casos)

Dentro de cada uno de estos tipos pueden existir a su vez diferencias

en cuanto a la informacin que se ofrece, la forma de organizar esa infor
macin, y la forma de recuperarla.

1.13

los

Procesos de control bibliogrfico

Para poder crear herramientas de control bibliogrfi

co, es necesario someter a las entidades portadoras de informacin a cier
tos procesos que permitan extraer de ellas la informacin necesaria para
representarlas y recuperarlas. Con esa informacin se crea una versin abre
viada de la entidad original, el registro bibliogrfico.
Para construir el registro bibliogrfico que representa un recurso, es
necesario obtener del recurso una serie de datos, traducirlos a un lengua
je estandarizado, ordenarlos y volcarlos en un soporte. Si ese soporte es
digital, ser necesario tambin codificar los datos de manera que puedan

24

CATALOGACIN DE MONOGRAFIAS IMPRESAS

ser interpretados por un sistema automatizado. Los datos a recoger son

de dos tipos:
Aquellos elementos que tiene que ver con la forma del recurso, en
un sentido amplio, no fsico exclusivamente; su forma como entidad
portadora de informacin: cmo se llama, cundo fue publicado, qu
extensin tiene, etc., y tambin la informacin sobre la o las obras
contenidas en el recurso: quin la cre, bajo qu nombre es general
mente conocida, etc.
Aquellos elementos que describen el contenido del documento en
cuanto a su temtica: de qu trata.
Estos datos se obtiene a travs de dos procesos diferentes: la cataloga
cin se ocupa de los aspectos formales de un recurso, y el anlisis temti
co se ocupa de la o las materias de que trata. Relacionado con estos dos
procesos, un tercero se ocupa de mantener la consistencia en la forma de
los puntos de acceso, y establecer relaciones entre elementos usados como
puntos de acceso: el control de autoridades.

Catalogacin
La catalogacin es el proceso por el que se descri
be de un recurso bibliogrfico, se identifica la/s obra/s que contiene, y se
determina qu elementos de la descripcin y de la obra constituirn pun
tos de acceso en un catlogo. Implica la recoleccin de datos y su trascrip
cin segn normas estandarizadas, de modo que el resultado sea uniforme
y por lo tanto ms fcilmente interpretable.
El objetivo de la catalogacin es recoger de aquellos datos que permi
tan la identificacin de un recurso, su distincin de otros recursos u obras,
y la eleccin por parte de un usuario de un recurso u otro a partir de su
descripcin. Estos datos se obtienen en general del mismo recurso: su ttu
lo; el autor; dnde, cundo y por quin fue publicado; su extensin, etc. La
informacin recogida debe ser luego organizada en una unidad, el registro
bibliogrfico, que luego se rene con otros registros en un archivo comn,
para constituir un catlogo. La catalogacin implica realizar una descripcin
del recurso, y asignar y normalizar algunos elementos que actuarn como
puntos de acceso a la descripcin.
La catalogacin se realiza aplicando estndares de descripcin biblio
grfica y acceso, que facilitan el intercambio de informacin bibliogrfica
al asegurar uniformidad y consistencia en los registros, independientemen

CAPiTULO

1. ORGANIZACiN

DE LA INFORMACiN

25

te de dnde y por quin hayan sido creados: si un registro responde a las

mismas normas, contiene los mismos datos en el mismo orden, tomados
segn las mismas pautas, puede ser utilizado no slo por la biblioteca que
lo cre, sino por cualquier otra, y puede tambin integrarse en catlogos
que contengan registros producidos por distintas bibliotecas, como los
catlogos colectivos.

l'

Anlisis temtico

f,

1:

l'
i

';
1

El proceso de anlisis temtico determina el o las

materias de las que trata un recurso, y representa esas materias aplicando
un vocabulario controlado, o lenguaje natural, para crear puntos de acceso
temtico para la descripcin del recurso.
El anlisis temtico requiere un tipo de anlisis del recurso que difiere
del necesario para la catalogacin, puesto que no debe recoger datos pre
sentes en el recurso, sino interpretar la informacin que ste contiene para
establecer de qu trata . Una vez que se ha establecido cules son los temas
o materias de que trata el recurso, debe representarse esa informacin de
forma que pueda ser recuperada. Es necesario volcar la informacin a un
lenguaje preestablecido, que permita uniformar la manera de expresar el
contenido temtico de los recursos, es decir, representar un tema o mate
ria siempre de la misma forma, ya sea con palabras o con smbolos.
El anlisis temtico provee puntos de acceso para la descripcin del
recurso trasladando los conceptos del documento al lenguaje de una lista
de encabezamientos de materia o tesauro, o a los smbolos de un sistema
de clasificacin para la construccin de un catlogo sistemtico. La traduc
cin de los conceptos de un recurso a los trminos de un sistema clasifica
torio es lo que se denomina clasificacin. El concepto amplio de clasifica
cin es la reunin de objetos que comparten caractersticas similares en cia
ses, y la subdivisin de esas clases en subclases, y as sucesivamente. Los
sistemas clasificatorios organizan el conocimiento desde lo general a lo par
ticular, brindando un marco conceptual para la ubicacin de los conceptos
tratados en los recursos.

Control de autoridades

El control de autoridades es el proceso mediante el

cual se establece y aplica de manera consistente una sola forma autoriza
da para cada elemento utilizado como punto de acceso en un catlogo.
Implica elegir de un nombre o trmino para representar un autor, una
materia, etc.; establecer la forma que tomar ese nombre como punto de

1:
1

'

26

CATALOGACiN DE MONOGRAFIAS IMPRESAS

acceso, y determinar y representar en el catlogo todas las relaciones . nece

sarias con otras formas variantes del mismo nombre o concepto y de otros
nombres o conceptos relacionados, a travs de referencias que guen al
usuario en la consulta del catlogo.
El control de autoridades permite al catlogo cumplir con el objetivo de
localizacin de grupos de recursos segn criterios tales como el autor, la
obra que cont ienen, o la materia, al asegurar que estos elementos se repre
senten siem pre de la misa forma, y por lo tanto los registros que los con
tienen se recuperen juntos como respuesta a una bsqueda.
Cuando se crean registros para catlogos automatizados, a estos tres
procesos debe agregarse un proceso de codificacin. Para que la informa
cin recogida mediante la catalogacin y el anlisis temtico, y normaliza
da mediante el control de autoridades, pueda ser ingresada y luego recu
perada, en un sistema automatizado, los datos deben ser identificados
mediante cdigos que el sistema pueda reconocer e interpretar. La codifi
cacin permite que un sistema almacene los datos y pueda luego recupe
rar aquettos registros que respondan a una consulta especfica. La codifica
cin es provista por normas denominadas formatos bibliogrficos, que esta
blecen de qu forma se deben presentar los datos para que el registro sea
entendido por un sistema automatizado.

1.2

Catlogos

La organizacin de una biblioteca implica la creacin

y mantenimiento de una herramienta de control bibliogrfico: el catlogo.
Michael Gorman 5 afirma que el catlogo, que es la arquitectura de control
bibliogrfico de una biblioteca, es uno de los tres pilares en los que sta
se asienta, junto con la coleccin en s misma y el personal.

1.2.1

Concepto y objetivos

Un catlogo es un conjunto organizado de registros

bibliogrficos, creados segn normas uniformes y bajo control de autori

5. GORMAN, Michael. 1999. "Metadata or cataloging? A false choice". ournal of Internet Cataloging,
vol. 2 n 1. p. 5-22

CAPITULO 1. ORGANIZACiN

DE LA INFORMACiN

27

dad, que representa los fondos de una o varias colecciones. Una coleccin
puede consistir de cualquiera o de muchos tipos de materiales, como
libros, publicaciones peridicas, mapas, grabaciones sonoras, partituras
musicales, por nombrar slo algunas. Tradicionalmente la coleccin repre
sentada por un catlogo ha estado ubicada en un solo lugar, o al menos
en diferentes localizaciones dentro de una misma institucin. Sin emb,H
go, cada vez ms los catlogos representan los fondos de ms de unJ
biblioteca, ya que (as bibliotecas forman consorcios, o unen sus catlogos
con el propsito de utilizar sus recursos de manera compartida, y crean
para ello catlogos que representan el conjunto de sus colecciones, a los
que se denomina catlogos colectivos. Adems, los catlogos incluyen
cada vez ms recursos electrnicos de acceso remoto, como recursos de
Internet, que no se encuentran fsicamente reunidos con los dems recur
sos, y que la biblioteca no posee, pero a los que puede brindar acceso.
Siempre que una coleccin de recursos bibliogrficos crece tanto que
se hace imposible recordar cada recurso que la compone y su ubicacin,
es necesario desarrollar algn tipo herramienta de control bibliogrfico.
Cuando se trata de colecciones reducidas, puede ser una lista sencilla,
bajo un solo ordenamiento, que ofrezca para cada recurso unos pocos
datos identificatorios y su localizacin. Pero cuando la coleccin se vuelve
demasiado grande para un planteo tan simple, es necesario un crear una
herramienta ms elaborada, un catlogo. Crear el catlogo de una colec
dn responde a dos necesidades principales: la recuperacin de los recur
sos bibliogrficos que forman la coleccin, y su inventario. No slo es
imposible recordar qu hay en una coleccin de cierto tamao para poder
acceder a su contenido, tambin se vuelve imposible recordar qu ha sido
adquirido, perdido, reemplazado, etc. Desde el punto de vista del usuario,
el catlogo es la clave para utilizar una coleccin; desde el punto de vista
del bibliotecario, es la clave para administrarla.
El catlogo es el intermediario entre el usuario, que tiene una necesi
dad de informacin, y la coleccin de la biblioteca. Es un elemento funda
mental en la constitucin de una biblioteca: sin catlogo, no hay bibliote
ca, sino simplemente un depsito de recursos bibliogrficos. Es el catlo
go el que permite identificar y recuperar los recursos que contienen la
informacin que necesita el usuario. A travs del catlogo puede determi
narse que, en una coleccin de cientos, miles o millones de recursos
bibliogrficos, slo un pequeo grupo tiene relevancia para responder a
una necesidad de informacin concreta.

28

CATALOGACiN DE MONOGRAFIA5 IMrRESAS

Usuario

Catlogo

C3::olecci~

Las funciones de identificacin, reunin, y evaluacin, comunes a todas

las herramientas de control bibliogrfico, han ido evolucionando en los
catlogos desde la antigedad hasta nuestros das, a medida que las nece
sidades de organizacin de recursos bibliogrficos aumentaban, y tambin
a medida que nuevas tecnologas permitan introducir cambios en la estruc
tura y presentacin de los catlogos. Hasta el siglo XVI, los catlogos cum
plan una funcin de inventario: el registro de las piezas fsicas que inte
graban una coleccin, con la finalidad de ofrecer una lista del patrimonio
de la biblioteca. Estas listas en tabletas de arcilla, rollos de papiro, perga
mino o libro, en un principio ordenadas segn la localizacin fsica de los
recursos, fueron adquiriendo con el tiempo arreglos ms elaborados, incor
porando criterios tales como orden de acceso, perodo del autor o fecha de
publicacin. Pero el objetivo era invariablemente patrimonial; apuntaban a
registrar qu posea una biblioteca, pero no a la recuperacin de informa
cin sobre los recursos que componan la coleccin.
A partir del siglo XVII, los catlogos comienzan a convertirse en verda
deras herramientas de control bibliogrfico, pensadas para facilitar el acce
so a los recursos de una coleccin, y no solamente para registrar un patri
monio. A travs de elementos tales como ndices por autor y por materia,
y una mayor preocupacin por la descripcin, tanto en su contenido como
en su forma, comienzan a apartarse de las limitaciones que impone la fun
cin de inventario para tratar de ofrecer un medio de recuperacin. El cat
logo se convierte as en una lista de localizacin. El catlogo de la
Biblioteca Bodleiana de Oxford de 1620 es considerado el primer catlogo
general de una biblioteca que funciona principalmente como una lista de
localizacin, con los registros ordenados por el apellido del autor, o por
palabras significativas del ttulo en el caso de los annimos.
La evolucin del catlogo de lista de inventario a lista de localizacin
fue un paso muy importante, pero los catlogos presentaban an muchos

SA$

CA,ITULO 1. ORGANIZACiN

DE LA INFORMACiN

29

problemas, debido principalmente a que no existan principios de acepta

cin general para su compilacin. En el siglo XIX comienzan a buscarse
enfoques ms sistemticos en la compilacin de catlogos, y tambin
comienza a plantearse de manera explcita la discusin sobre cul es la fun
cin que debe cumplir el catlogo. En 1841, Anthony Panizzi, bibliotecario
jefe del Museo Britnico, redact junto con un comit un conjunto de reglas
para la compilacin del nuevo catlogo de la biblioteca del Museo. Las
Rules for the Compilation of the Cata/og, conocidas como "91 reglas de
Panizzi", estaban diseadas para la confeccin de un catlogo que permi
tiera no slo la localizacin fcil y rpida de un recurso bibliogrfico (fun
cin que ya cumplan los catlogos), sino tambin la agrupacin de las
obras de un mismo autor con sus diferentes ediciones y traducciones.
Panizzi sostena que un usuario puede conocer la obra que busca, pero no
puede pretenderse que conozca todas las ediciones de esa obra. El catlo
go, por lo tanto, deba no slo informar sobre la existencia de un libro en
particular, sino tambin reunir las diferentes ediciones y traducciones de
una obra. Esta concepcin llevaba al catlogo ms all de la funcin de lista
de localizacin. La distincin entre el recurso bibliogrfico y la obra que
contiene, que hemos mencionado como una de las funciones del control
bibliogrfico, es de capital importancia para lograr que los catlogos sean
eficaces en la organizacin y provisin de acceso al universo bibliogrfico.
El primero en enunciar explcitamente los objetivos del catlogo fue el
bibliotecario estadounidense Charles Ammi Cutter, que en 1876 public un
c6digo de para la compilacin de catlogos de tipo diccionario. Cutter, que
haba observado que la catalogacin no se realizaba en forma sistemtica,
y no haba principios que la guiaran, comienza su cdigo estableciendo qu
es lo que un catlogo debe poder hacer, como paso previo a determinar
cmo deben redactarse y ordenarse los registros que compongan ese cat
logo. Segn Cutter, los objetivos de un catlogo son:
1.

Permitir a una persona encontrar un libro del cual:

(A) el autor,
}
(B) el ttulo, o
(C) el tema

2.

es conocido.

Mostrar qu posee la biblioteca:

(D) por un autor determinado.
(E) sobre un tema determinado.
(F) en un gnero literario determinado.

30

CATALOGACiN DE MONOGRf.rIAS IMPRESAS

3.

Ayudar en la eleccin de un libro:

(G) por la edicin (bibliogrficamente) .
(H) por su carcter (literario o temtico)6.

Los medios que deben aplicarse para conseguir estos objetivos son pun
tos de acceso por autor (para A y D), con referencias desde distintas formas
del nombre cuando sea necesario; puntos de acceso por ttulo (para B); puno
tos de acceso por materia, con referencias que permitan conectar materias
relacionadas, y un sistema de clasificacin por materia (para C y E); puntos de
acceso por gnero literario y por lengua (para F); datos descriptivos (edicin,
pie de imprenta, y notas cuando sea necesario, para G); y notas (para H).
Cutter plantea en su enunciado tres objetivos: localizacin o identifica
cin (1), reunin (2), y seleccin o evaluacin (J). El primer objetivo es el del
catlogo como lista de localizacin, que responde a la bsqueda de un
recurso conocido. El usuario, que conoce la existencia de un recurso biblio
grfico, trata de determinar si forma parte de la coleccin de la biblioteca
buscndolo por su autor, su ttulo o la materia de la que trata . En realidad,
muchas veces es necesaria una combinacin de al menos dos de estos ele
mentos para localizar un recurso; la conjuncin "o" se transforma en "y". Un
catlogo como lista de localizacin en general enfatiza ms la identificacin
de recursos que la identificacin de obras, y contiene descripciones breves.
El segundo objetivo de Cutter es la respuesta a otro tipo de bsqueda:
la bsqueda por categoras. Un usuario puede querer conocer todos los
recursos de un autor, o sobre una materia, o en un gnero literario, que
integran una coleccin . Para responder a esa consulta, es necesario que los
registros que representan recursos de un autor, un tema, etc., queden reu
nidos de alguna manera en el catlogo. Esto implica establecer qu relacio
nes existen entre recursos, y conectar los registros de acuerdo con ellas.
Los mecanismos necesarios para cumplir con el objetivo de reunin son
por una parte, una descripcin ms detallada de cada recurso que incluya
informacin sobre relaciones con otros recursos, y por otra parte, el uso d
formas normalizadas de los nombres como puntos de acceso, esto es, qu
el nombre de un autor aparezca siempre de la misma manera, sin importa
si en cada recurso aparece con alguna variante. Esta necesidad es opuest
a la de representar los nombres tal como aparecen en el recurso que impli
ca la funcin de identificacin. Al requerir medios muchas veces contrapues
tos, las funciones de identificacin y de reunin entran en conflicto, y un
de ellas tiende a prevalecer sobre la otra.
6. CUnER, Charles A. 1876. Rules for a printed dictionary catalogue. Washington: Governme
Printing Office. 89 p.

1,

~-

In

CA,ITULO 1. ORGANIZACiN

DE LA INFORMACiN

31

El tercer objetivo del catlogo, segn Cutter, es ayudar al usuario a deci

dir si le interesa o no consultar un recurso, o seleccionar, entre varios recur
sos, cul es el que mejor responde a sus necesidades. Este objetivo de
seleccin o evaluacin se cumple a travs de los datos que describen al
recurso en el registro. Para ayudar en la seleccin en cuanto al carcter (lite
rario o temtico), Cutter estab lece en sus reglas el uso de anotaciones
(notas de resumen, por ejemplo). Esta prctica, que se haba perdido para
los materiales impresos, est resurgiendo en la actualidad aplicada a los
recursos electrnicos.
Los objetivos de Cutter representan la visin de las funciones del cat
logo en un tiempo y con una tecnologa determinadas. El enunciado men
dona un solo tipo de recurso bibliogrAco: los libros. Desde la segunda
mitad del siglo XIX hasta nuestros das, muchos otros tipos de recursos se
han sumado a las colecciones de bibliotecas, desde los mismos libros que
menciona Cutter pero en versiones microfilmadas, hasta recursos audiovi
suales y electrnicos. Los criterios de reunin que establece Cutter se limi
tan a autores, materias y gneros literarios (aunque este ltimo nunca fue
aplicado tan ampliamente como los otros dos), porque la tecnologa predo
minante en los catlogos en el siglo XIX y primera mitad del XX -las fichas
Impona restricciones a las posibilidades de establecer relaciones. An con
estas limitaciones, los objetivos de Cutter fueron el enunciado fundamental
sobre las funciones del catlogo por ms de un siglo.
El aspecto ms conflictivo del enunciado de Cutter, que puede observar
se como un retroceso en la evolucin de los catlogos, es que el segundo
objetivo no contempla la reunin de distintas ediciones de una misma obra
por la que abogara Panizzi. El uso del trmino "libro" acota la aplicacin
del enunciado a los recursos bibliogrficos como entidades portadoras de
Informacin, pero ignora la distincin entre la entidad portadora y su con
tenido, la obra. Esta distincin tiene gran importancia para la compilacin
ele los catlogos, porque implica el uso de diversos mecanismos que per
lllitan identificar y reunir las diferentes publicaciones que representan una
misma obra, como por ejemplo el uso de ttulos uniformes. Disminuye ade
ms la importancia del segundo objetivo, acenluand0 las caractersticas del
catlogo como lista de localizacin.
A mediados del siglo XX, Seymour Lubetzky, un catalogador estadouni
dense a quien se haba encomendado revisar los cdigos de catalogacin
en uso en los Estados Unidos, hizo significativos aportes a la concepcin
de los catlogos imperante en esa poca, que se veran reflejados en enun
dados posteriores de los objetivos del catlogo. Para Lubetzky, el catlogo
110 debe ser una mera recopilacin de registros que representan entidades

32

CATALOGACiN DE MONOGRArlAS IMPRESAS

individuales, sino un instrumento diseado de manera sistemtica en el que

los registros deben estar integrados, como partes componentes del todo.
Plantea, como interrogante fundamental, si el catlogo ..... debe ser un
registro de los materiales de la biblioteca, de las obras que ellos represen
tan, o de ambos,,7. En un proyecto de cdigo de catalogacin que no lleg
a publicarse, Lubetzky establece que el catlogo debe cumplir con los
siguientes objetivos:
1) Facilitar la localizacin de una publicacin en particular. y

2) Relacionar y reunir las ediciones de una obra y las obras de un autor.

El reconocimiento de la dicotoma libr%bra y la necesidad de atender

a ambos aspectos es uno de los planteos fundamentales de Lubetzky, que
retoma la concepcin de Panizzi de mostrar una publicacin no como una
entidad aislada sino en el marco de sus relaciones con otras entidades, par
ticularmente con aquellas con las que comparte su contenido intelectual (la
obra) y su autor. Aqu aparecen nuevamente las funciones de localizacin
(de las ediciones o publicaciones) y de reunin (de las ediciones de una
obra, y de las obras de un autor). El nfasis es diferente al de Cutter: e
segundo objetivo adquiere mucha mayor relevancia. La funcin de selec
cin, si bien no aparece mencionada en esta enunciacin, es contemplada
por Lubetzky como funcin de la descripcin en varios de sus escritos.
En 1961, la Federacin Internacional de Asociaciones de Bibliotecas
(lnternational Federation of Library Associations, IFLA), organiz en Pars la
Conferencia Internacional sobre Principios de Catalogacin, con el objetiva
de establecer principios que pudieran servir de base para la redaccin da
cdigos nacionales de catalogacin en materia de eleccin y forma de lo~
puntos de acceso por autor y por ttulo. Las conclusiones y acuerdos alca~
zados quedaron plasmados en un documento conocido habitualmenU
como los Principios de Paris. Los Principios, que deben mucho al trabaje
de Lubetzky, comienzan fijando los objetivos del catlogo, de los que s~
derivan los restantes principios. En la seccin 2 del documento se estable
ce que:
2.

El catlogo debe ser un instrumento eficiente para averiguar:

7. LUBETZKY, Seyrnour. 2001 [1960). "Fundarnentals of cataloging". En: SVENONIUS E., MCGARRY E
(eds.) Seymour Lubetzky: writings on the c1ossicol ort ofcotologing. Englewood: Libaries Unlirnitec
P199- 205

33

2.1 Si la biblioteca contiene un libro en particular especificado por:

a) su autor y tftulo, o
b) si el autor no es nombrado en el libro, solamente por el ttulo, o
e) si autor y ttulo son inapropiados o insuficientes para la identificacin, un

sustituto adecuado para el titulo; y

s
2.2 a) qu obras de un autor en particular, y
b) qu ediciones de una obra en particular hay en la bibliotecaS.

e
a

la

,n

!l

el

Ia

Esta enunciacin, que fue la primera ampliamente reconocida y acepta

.. desde la de Cutter en 1876, reafirma las funciones de identificacin (2.1)

yde reunin (2.2a) del catlogo. Dado que el tema de la conferencia fue

l1li los puntos de acceso de autor y ttulo, no se hace referencia al acceso

por materias. Tampoco se menciona explcitamente la funcin de seleccin,

Glmplida en general por la descripcin bibliogrfica; slo aparece de mane

ra implcita en la mencin de las ediciones de una obra, que de alguna

_ era deben ser diferenciadas (2.2b).

El primer objetivo es bsicamente igual al primer objetivo de Cutter, con
la excepcin de la mencin de la materia como criterio de bsqueda. El ele
" nto a recuperar es el libro, una publicacin en particular. El segundo
Dbjetivo, si bien es en general el objetivo de reunin, presenta una diferen
da notable con el segundo objetivo de Cutter, porque establece como cri
de reunin no solo al autor, sino tambin a la obra, reflejando la pos
tura sostenida por Lubetzky y otros expertos. El catlogo debe, entonces,
Identificar libros/publicaciones, y reunir obras.
Tanto en la edicin preliminar de los Principios de Pars 9 , como en la edi
d6n definitiva1o , las anotaciones al texto hacen mencin a otra funcin que
4ebe cumplir un catlogo: la de proveer la localizacin de los recursos registra
dos en l. La ausencia de mencin a esta funcin en el texto de los Principios
se debe a que no corresponde a los puntos de acceso de autor o ttulo, sino
otros elementos del registro que no fueron objeto de estudio en la reunin

. . .n:D~I.6Tlr\N.61

CONFERENCE ON CATAlOGUING PRINClPlES. 1963. Report. london: International

Associations. 293 p.
CONFERENCE ON CATAlOGUING PRINClPlES. 1966. Statement of principies:
the International Conference on Cataloguing Principies, Paris, October 1961.
ed., with commentary and examples by A.H. Chaplin, assisted by Dorothy Anderson.
ed. Sevenoaks: IFlA Secretariat.
CONFERENCE ON CATAlOGUING PRINClPlES. 1971. Statement of principies:
the International Conference on Cataloguing Principies, Paris, October 1961.
ed., with commentary and examples by Eva Verona assisted by Franz Georg Kaltwasser, P. R.
Roger Pierrot. Definitive ed. london: Intemational Federation of library Association~.

34

CATALOGACIN DE MONOGRAFiAS IMPRESAS

de Paris. De todas maneras, es importante el reconocimiento de su existencia,

ya que se trata de una funcin esencial, que distingue a los catlogos de otros
tipos de herramientas bibliogrficas como bibliograas o ndices.
Los Principios de Pars fueron la base para la creacin de un buen nme
ro de cdigos de catalogacin en los siguientes treinta aos, que asumie
ron, aunque no de manera explcita, !os objetivos del catlogo all enuncia
dos. Dura;,te ese perodo, se produjeron significativos cambios en el rea
de la catalogacin, muchos de ellos originados en la aplicacin de nuevas
tecnologas de la informacin. La automatizacin de los catlogos, el desa
rrollo de sistemas cooperativos de catalogacin, una creciente convergen
cia de las normas de control bibliogrfico, y la aparicin de n\.Jevos tipos
de recursos, como los recursos electrnicos de acceso remoto, generaron
diversos planteos sobre la vigencia y necesidad de revisin de los objeti
vos del catlogo.
A principios de la dcada de 1990, la Seccin de Catalogacin de IFLA
encomend a un grupo de trabajo la realizacin de un estudio que propor
cionara un marco de referencia para lograr una comprensin clara, precisa
y compartida por todos sobre qu informacin debe proporcionar un regis
tro bibliogrfico y cules son las funciones de debe cumplir en respuesta a
las necesidades del usuario. Este estudio, titulado Requisitos Funcionales

de los Registros Bibliogrficos (Functional Requirements of Bibliographic

Records)l1 , y conocido por su sigla en ingls, FRBR, ha tenido un impo
tante impacto en la comprensin del universo bibliogrfico y la concepcin
del catlogo como herramienta de control bibliogrfico. Los FRBR definen
los objetivos del catlogo desde un nuevo enfoque: la perspectiva del usua
rio, lo que el usuario quiere o puede querer hacer con la informacin biblio
grfica contenida en un catlogo. Definen una serie de tareas del usuario,
como marco para lo que debe ser o permitir hacer un registro bibliogrfico,
y por ende un catlogo:

encontrar materiales que se correspondan con los criterios de bsque

da establecidos (por ejemplo, todos los recursos sobre un tema, o un
recurso publicado bajo determinado ttulo);

identificar una entidad (confirmar/distinguir) (por ejemplo, confirmar

que el recurso que se describe en un registro es el que busca el usuario,
o para distinguir entre dos recursos que tienen el mismo ttulo);

11. GRUPO DE ESTUDIO DE LA IFLA SOBRE LOS REQUISITOS FUNCIONALES DE LOS REGISTROS
BIBLIOGRFICOS. 2004. Requisitos funcionales de 105 registros bibliogrficos: informe final.
Traduccin de X. Agenjo y M.l. Martnez-Conde. Madrid: Ministerio de Cultura [en lnea] Disponible en:
http://travesia.mcu.es/ documentos/requisitos.pdf [Consulta: 30 de septiembre de 2006].

35

l.

seleccionar una entidad adecuada a las necesidades (por ejemplo,

seleccionar un recurso en un idioma que el usuario comprenda, o en un
formato par el que el usuario dispone del equipo adecuado) .
adquirir u obtener acceso a la entidad descrita (por ejemplo, solicitar un
recurso en prstamo, o acceder a un documento electrnico en Internet).

5
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15

)5

In

ti-

Las tareas del usuari%bjetivos del catlogo de los FRBR presentan

varios avances sobre los enunciados anteriores. Hay una generalizacin del
:vocabulario, ms adecuado a las caractersticas actuales del universo biblio
fAfico; no se habla de "libros", sino genricamente de "entidades", englo
bando todo tipo de recursos de informacin a los que pueda dar acceso Jn
atlogo. Por otra parte, no se mencionan bibliotecas y colecciones, situan
lo al catlogo en un plano de instrumento de acceso a recursos ms all
de cuestiones de propiedad de los mismos.
Tambin desaparecen las restricciones a los criterios de bsqueda que
establecan enunciados anteriores: autores y ttulos en los Principios de
autor, ttulo y materia en el enunciado de Cutter. Los FRBR ya no Iimi
los criterios de bsqueda a los que debe responder un catlogo, puesque en los catlogos automatizados, cualquier elemento incluido en el
es potencialmente un criterio de bsqueda.
El objetivo de seleccin o evaluacin aparece nuevamente en forma
w Ucita. La seleccin es una las funciones de la descripcin bibliogrfica;
partir de los datos incluidos en una descripcin, el usuario puede cono
ar ias caractersticas del recurso registrado y determinar en base a ellas la
.ailidad que reviste para l consultarlo.
Las tareas del usuario resuelven adems una ambigedad en el objetivo
.. identificacin o localizacin presente desde Cutter. El primer objetivo de
er puede interpretarse de varias maneras: localizar un recu rso (o mejor,
SU registro) en el catlogo, identificar el recurso, o incluso determinar si el

en:

"uso est disponible. Los FRBR distinguen estas acciones separndolas

tareas diferentes. Se separa la accin de localizar un registro en el
(encontrar) de la de cotejar ese regist ro con los datos que se poseOdentificar), o de acceder a la entidad en s (obtener acceso).
Todos estos cambios resultan pos itivos, pero hay otros aspectos en los
el enunciado de los FRBR se vuelve problemtico. Por una parte, se
la distincin entre los objetivos de identificacin y reunin, ya que
primera tarea engloba tanto encontrar un recurso individual como un
de recursos, lo que tradicionalmente ha sido el objetivo de reu
Cada uno de estos objetivos responde a un tipo de bsqueda dife
bsqueda de un tem conocido o bsqueda por categoras. Los FRBR

36

CATALOGACiN DE MONOGRAFIAS IMPRESAS

disminuyen as la importancia del objetivo de reunlon. Por otra parte, al

generalizar sobre los criterios de bsqueda, no se determinan cules son
los criterios por los que debe poder recuperar, relegando esta tarea al nivel
del diseo de sistemas. Esto puede derivar en el desarrollo de sistemas que
respondan a diferentes conjuntos de criterios para la bsqueda, y resulten
por ello incompatibles. Deben establecerse al menos criterios mnimos para
la recuperacin. Para superar estos problemas, Elaine Svenonius 12 propone
una reformulacin de la primera tarea del usuario:
Localizar entidades en un archivo o base de datos como resultado de una bsqueda
usando atributos o relaciones de las entidades:
1.a Encontrar una entidad individual.
1.b Localizar conjuntos de entidades que representen:
Todos los documentos pertenecientes a la misma obra.
Todos los documentos pertenecientes a la misma edicin.
Todos los documentos por un autor determinado.
Todos los documentos sobre un tema determinado.
Todos los documentos detinidos segn otros criterios.

De esta manera se vuelve a introducir la distincin entre las funciones

de identificacin (La) y de reunin (1.b) dentro del objetivo general, y a la
vez se establecen los criterios mnimos segn los cuales debe producirse la
reunin en el catlogo. Se vuelven a incorporar los criterios de autor, ttu
lo y materia, el criterio de reunin por obra y por edicin, y se deja la puer
ta abierta a otros criterios de bsqueda.
Adems, Svenonius propone la adicin de un nuevo objetivo para el
catlogo, que denomina de "navegacin": el usuario debe poder moverse
dentro del catlogo Siguiendo las relaciones que conectan a las entidades
representadas en l:
Navegar una base de datos bibtiogrtica (encontrar obras relacionadas con una obra
dada segn distintos tipos de relaciones)13

Estas crticas han sido recogidas e incorporadas en la ms reciente enun

ciacin de los objetivos del catlogo, que es la adoptada por varias reunio
nes internacionales de expertos en catalogacin realizadas en los ltimos
aos. En 2003, la Seccin de Catalogacin de IFLA inici una serie de reu

12. SVENONIUS. Elaine. The intellectual foundation of information organization. Cambridge: MIT

Press. 2000. 255 p. (Digitallibraries and electronic publishing)

n.lbdem.

CAPituLO 1. ORGANIZACI6N

DE LA INFORMACI6N

37

Iliones regionales de expertos en catalogacin con el propsito de incremen

tar la capacidad para compartir informacin bibliogrfica a nivel mundial, a
travs de la promocin de estndares comunes para el contenido de los
l'egistros bibliogrficos y de autoridades. Estas Reuniones Internacionales de
Expertos para un Cdigo Internacional de Catalogacin orientan su trabajo a
la redaccin de un nuevo conjunto de principios de catalogacin de acepta
cl6n internacional que reemplace a los Principios de Paris, amplindolos con
la inclusin de todo tipo de materiales y la consideracin de todos los
I.lSIIlectC)S de los registros bibliogrficos, no solamente puntos de acceso de
y ttulo. El borrador de la Declaracin de principios internacionales de
documento preliminar aprobado por la 1 Reunin IFLA de
sobre un Cdigo Internacional de Catalogacin, en Francfort,
en 2003, con modificaciones sugeridas en las reuniones de
Aires (2004), El Cairo (2005), y Sel (2006), incluye en su seccin 3
enunciacin de funciones del catlogo, que representa una sntesis abar
de las discusiones sobre los objetivos del catlogo desde el siglo XIX
nuestros das. Segn la Declaracin, las funciones del catlogo son:
3.1 Encontrar recursos bibliogrficos en una coleccin (real o virtual) como
resultado de una bsqueda por medio de los atributos y relaciones de un recurso:
3.1.1 Localizar un recurso determinado.
3.1.2 Localizar conjuntos de recursos que representen .

Todos los recursos pertenecientes a una misma obra.

Todos los recursos pertenecientes a una misma expresin.

Todos los recursos pertenecientes a una misma manifestacin.

Todas las obras y expresiones de una persona, familia o entidad.

Todos los recursos de una materia.

Todos los recursos definidos por otros criterios como el idioma, pas de publica

ci6n. fecha de publicacin. formato, etc., como delimitadores secundarios de un

resultado de una bsqueda.
Se reconoce que, debido a las restricciones econmicas. algunos catlogos
bibliogrficos pueden no tener registros de partes componentes.
3.2 Identificar un recurso bibliogrfico o agente (es decir, confirmar que la enti
dad descrita en un registro se corresponde con la entidad buscada y que se puede
distinguir entre dos o ms entidades con similares caractersticas).
3.3 Seleccionar un recurso bibliogrfico adecuado a las necesidades del usua

rio (es decir, elegir un recurso que rena los requisitos del usuario respecto a su
contenido, formato fsico, etc., o bien, poder rechazar los que no se adecuen a las
necesidades expresadas por el usuario).

38

CATALOGACiN DE MONOGRAFfAS IMPRESAS

3.4 Proporcionar acceso al tem descrito (es decir, proporcionar informacin que
permita al usuario adquirir un documento por medio de la compra, el prstamo, etc.,
o proporcionar acceso al mismo de forma electrnica a travs de una conexin en
lnea a una fuente remota) o facilitar la adquisicin u obtencin de registros biblio
grficos

y de autoridad.

3.5 Navegar por el catlogo (es decir, proporcionar, por medio de una disposi
cin lgica de la informacin bibliogrfica

y de una presentacin clara, formas dife

rentes de navegacin a travs de las relaciones entre obras, expresiones, manifes

taciones e items 14.

Esta enunciacin toma como base las tareas del usuario de los FRBR,

junto con las sugerencias de Svenonius sobre la distincin entre los objeti
vos de localizacin y reunin, y la adicin del nuevo objetivo de navega
cin. El enunciado, como parte de una declaracin de principios diseada
para servir de base a un futuro cdigo internacional de catalogacin, vuel
ve a colocar las funciones del catlogo en el contexto de las bibliotecas y
sus colecciones, pero adaptndose al contexto actual al referirse tanto a
colecciones reales como virtuales, Se incorporan elementos y terminologa
de los FRBR, y se utiliza un trmino genrico, recursos bibliogrficos, para
englobar todos los tipos de entidades portadoras de informacin que pue
den formar parte de una coleccin.
El punto 3.1.2 expande y clarifica los criterios de reunin propuestos por
Svenonius, al establecer como criterios de reunin algunas entidades defi
nidas en los FRBR (obra, expresin y manifestacin)15. A los autores perso
nales se agregan entidades corporativas y familias. Se incluye la posibilidad
de otros criterios, como la lengua o el pas de publicacin, que en general
no suelen ser el criterio principal de una bsqueda, sino elemento utiliza
dos para calificar y ordenar resultados de bsquedas por otros datos (por
ejemplo, la lengua como calificador de una bsqueda por un autor, o la
fecha como calificador de una bsqueda por tema).

14. REUNiN IFLA DE EXPERTOS SOBRE UN CDIGO INTERNACIONAL DE CATALOGACIN. 2006.

Declaracin de principios internacionales de catalogacin: documento preliminar aprobado por
la Reunin IFLA de Expertos sobre un Cdigo Internacional de Catalogacin, 1, Francfort,
Alemania, 2003; borrador final basado en las respuestas de los participantes de la IME ICCl (diciembre
2004) con las recomendaciones de Buenos Aires, agosto 2004 y de Et Cairo, diciembre 2005 (actualiza
do 03 de abril de 2006) . Traduccin de E. Escolano Rodrguez; revisin de A. Garca; actualizado por A.
L. Cristn. [en lnea) Disponible en: http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/source/statementdraft3apr06
clean-sp.pdf[Consulta: 01 de octubre de 2006)
15. Las entidades y relaciones definidas en los FRBR son tratadas en el captulo 2.

1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN

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R.

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y

39

La funcin de navegacin expuesta en 3.5 es ms amplia que la pro

puesta por Svenonius. La navegacin en el catlogo debe darse a travs
la ordenacin y presentacin de la informacin, es decir que involucra
solamente el contenido de informacin bibliogrfica del registro, sino
manera en que ste se presenta: la visualizacin de la informacin en
catlogo. sta debe ofrecer medios claros que faciliten el movimiento
usuario entre registros. La inclusin de relaciones, no solo entre obras
tambin entre expresiones y manifestaciones es una forma de aleaneste objetivo.
Esta enunciacin de los objetivos del catlogo, si bien no es an una
n aprobada, es la ms completa producida hasta ahora. Ha sido
. Icta(ja tomando como base los enunciados anteriore~, reinterpretndo
y amplindolos a la luz de los modelos actuales del universo bibliogr
los ms recientes estudios sobre registros y sistemas bibliogrficos, y
nuevas posibilidades que ofrecen los avances tecnolgicos.

la

Fa

Tipos de catlogos

~ra

Segn su soporte fsico

be

la

Cmo cumple un catlogo con los objetivos de

IlCallza(:in, identificacin, seleccin, acceso y navegacin? Lo hace a tra
de los elementos que componen el registro bibliogrfico, y de la forma
que esos registros se organizan en un catlogo manual, o se organizan
su visualizacin en un catlogo automatizado. La forma de organiza
en el catlogo o en la visualizacin est directamente relacionada con
de los elementos que componen el registro: los puntos de acceso. Pero
est condicionada por otro aspecto: el soporte fsico del catlogo.
en la actualidad la mayora de los catlogos en funcionamiento en
I DllDllcltecas son catlogos automatizados, existen catlogos antiguos en
soportes, y es conveniente conocer sus caractersticas, para comparar
y limitaciones de cada formato, y porque los catlogo automa
populares actualmente an presentan caractersticas que slo pue
entenderse en el contexto de la evolucin de los catlogos como pro
de la tecnologa de su poca.
Segn su soporte fsico, y en el orden en que se hicieron populares
las bibliotecas, los catlogos pueden clasificarse en:
catlogo impreso
En forma de libro, fue una forma popular hasta el siglo XIX; ms tarde,

40

CATALOGACiN DE MONOGRAFrAS IMPRESAS

slo grandes bibliotecas publicaron sus catlogos en este formato. Su

produccin era muy costosa, y q LAedaban rpidamente desactuali;:a
dos, lo que obligaba a publicar suplementos. En general, el cuerpo
del catlogo presentaba los registros en orden segn un punto de
acceso (autor o materia); en algunos catlogos, ndices auxiliares
permitan acceder por otros elementos (por ejempb, ndices de
materias para complementar catlogos por autor). Fueron gradual
mente reemplazados por catlogos en fichas.

Catlogo en fichas
Compuesto por fichas de tamao estndar (generalmente 7,5 x 12,5
cm.), que se intercalan en un fichero. Cada registro est representado
por varias fichas que contienen la misma informacin, con el agrega
do en la parte superior de distintos elementos como puntos de acce
so, por los que se ordena la ficha en el catlogo. Su aparicin e;, la
segunda mitad del siglo XIX signific una revolucin no slo en la
forma de compilar los catlogos, sino en la forma de representar la
informacin en los registros. En un principie, las fichas se escriban en
forma manuscrita, luego en mquinas de escribir; algunas bibliotecas
implementaron otros mtodos de reproduccin de fichas_ Cuando
comenz a volcarse la informacin bibliogrfica en sistemas automati
zados, una de las primeras funciones fue la produccin de fichas para
los catlogos manuales. Fue el formato predominante durante casi
todo el siglo XX. Recin a mediados de la dcada de 1990 los catlo
gos en lnea comenzaron a desplazar a los catlogos en fichas.

Catlogo producido por computadora

La primera aplicacin de la automatizacin a los catlogos consisti
en el ingreso de la informacin bibliogrfica en computadoras, para
volcarla luego en diferentes soportes: inicialmente impreso, luego en
microfichas (catlogos COM, computer output microform), ms ade
lante en CO-ROM, etc., que se ponen a disposicin del usuario para
su consulta. Con esta forma de catlogo es posible proveer un cat
logo nuevo completamente integrado aproximadamente cada tres
meses, en lugar de proveer suplementos que se adjunten al catlo
go principal como en los impresos. Marca un cambio fundamental,
porque la informacin comienza a crearse y mantenerse en un sopor
te electrnico, pero puede llegar al usuario en formatos no electr
nicos; de hecho, signific un resurgimiento de los catlogos impre
sos en ciertos tipos de bibliotecas a partir de la dcada de 1950,
especialmente en los Estados Unidos. Estos catlogos producidos

111

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12,5
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por computadora, usando registros de catalogacin legibles por

mquina, variaban ampliamente en formato, tipografa, alcance de
los detalles bibliogrficos, y esquema de actualizacin. No alcanza
ron a tener una difusin muy amplia.

Catlogo en lnea
Catlogo automatizado, en el que los registros se almacenan en la
memoria de una computadoru, y se consultan directamente a travs
de una terminal, en la qu e se visualizan los egistros que responden
a la consulta realizada . La visualizacin puede comprend er el regis
tro completo o partes de l, dependiendo del sistema y/o los dese
os del usuario. Cuando ese catlogo est a disposicin del usuario,
se denomina OPAC, sigla de Online Public Access Catalog (catlogo
en lnea de acceso pblico). Hasta la dcada de 1990, los sistemas
de software para catlogos en lnea eran muy costosos, estaban dise
ados para grandes computadoras, y slo grandes bibliotecas pod
an adquirirlos. Posteriormente se desarrollaron sistemas para ser
usados en computadoras de cualquier tamao y su costo se volvi
ms accesible. De hecho, la proliferacin de sistemas y la falta de
estandarizacin en aspectos tales como la forma de presentacin de
los datos o los criterios de bsqueda establecidos retrotrajeron los
catlogos a un estado similar al que exista en la poca anterior a la
estandarizacin de los catlogos en fichas, cuando el tamao de las
fichas y el orden y presentacin de los datos bibliogrficos diferan
de biblioteca en biblioteca. La estandarizacin de los catlogos en
lnea est an en proceso; una nueva enunciacin de objetivos del
catlogo y la creacin de directrices para la visualizacin de registros
son contribuciones en esa direccin.

Un catlogo efectivo en cualquier formato debe poseer ciertas cualida

que permitan una consulta fcil y un mantenimiento simple. Si es muy
ODlPlic:adID, muy voluminoso, o muy costoso, resulta inadecuado para cum
sus funciones en la recuperacin de infromacin . Existen ciertos crite
comparativos que permiten juzgar un catlogo :
Flexibilidad y actualizacin
Una coleccin cambia constantemente, y el catlogo debe reflejarlo.
Es necesario agregar y quitar registros, y hacerlo en el menor tiem
po posible para que el catlogo sea un reflejo actualizado del con
tenido de la coleccin.

42

CATALOGACiN DE MONOGRArlAS IMPRESAS

Facilidad de consulta/buena presentacin

El catlogo debe contener ayudas piJra el usuario, y su presentacin
debe ser clara y ordenada, para facilitar la bsqueda y la interpreta
cin de los resultados.
Accesibilidad
Dnde y cundo puede consultarse el catlogo es de particular
importancia para el usuario , pues define si podr o no acceder a l.
Bajo costo
No pueden desatenderse los aspectos econmicos. La compilacin
de catlogos es de por s una tarea que representa un alto costo para
las bibliotecas, principalmente en recursos humanos. El costo agre
gado de los recursos materiales necesarios es una consideracin que
debe tenerse siempre en cuenta.
El siguiente cuadro presenta los distintos soportes sicos en los que his
tricamente se han presentado los catlogos, estableciendo una compara
cin sobre la manera en que esas formas sicas cumplen con las caracte
rsticas de un buen catlogo.

Facilidad de
consulta/buena
presentacin

Soporte fsico

Flexibilidad y
actualizacin

Catlogo
impreso

Queda desactuali- Depende de cada

zado an antes de catlogo en particular.
Las ayudas incluyen
ser publicado. No
puede modificarse. indicaciones en los
lomos sobre el conte
nido de cada volu
men, guias en las
pginas, etc .

Catlogo
en fichas

Muy flexible para

agregar o retirar
registros. No tan fle
xibies para la aclua
lizacin de registros
ya incluidos.

Depende del catlogo. Mtodos: etiQue

tas en las gavetas,
uso de fichas gua;
instrucciones.

Accesibilidad

Bajo costo

Gran accesibilidad;
puede distribuirse.
Otras bibliotecas
pueden adquirirlo.

Es muy costoso.

Acceso limitado;
slo los usuarios
Que concurren a la
biblioteca.

Es barato de Imple
mentar y mantener.

43

CAPTULO 1. ORGANIZACiN DE lA INFORMACiN

Soporte fsico Flexibilidad y Facilidad de

Accesibilidad
actualizacin consulta/buena
presentacin

Bajo costo

Catlogo
producido por
computadora

La base de dalas es
flexible , pero no el
catlogo que con
sulla el usuario
(impreso, CD, elc.).
La actualizacin
depende de cun a
menudo de llagan
nuevas ediciones.

Depende del formato

de salida.
Las microfichas no
son fciles de con
sultar. En lOSCD
ROM, depende de la
interfase de consulta.

Gran accesibilidad; Intermedio, con un

al igual que el
costo inicial mayor
impreso, puede dis que luego decrece.
lribuirse fuera de la
biblioteca.

Catlogo
en lnea

Muy fiexible . Fcil

incorporacin yelimi
nacin de registros;
facilidad para hacer
cambios en registros
existentes. Muy
actualizado; los cam
bios pueden estar
disponibles en fonma
casi inmediata.

Depende de la inter
fase de consulta. La
bsqueda y visualiza
cin no estn estan
darizadas, lo que
conspira contra la
facilidad de consulta.

Muy accesible;
potencialmente,
desde cualquier
lugar en cualquier
momento a travs
de Internet.

Es costoso.
Requiere equipa
miento, software, y
actualizacin de
ambas cosas.

El catlogo en lnea es el que cuenta con las mayores ventajas, ya que

es el que ofrece mayor flexibilidad, actualizacin, y accesibilidad. Se ha con
vertido en la forma preferida de catlogo en las bibliotecas, y todos los
nuevos catlogos se crean como catlogos en lnea. Pero eso no significa
que las otras formas hayan desaparecido completamente. Los catlogos por
computadora, y los OPACs particularmente, estn disponibles desde hace
relativamente poco tiempo, y su adopcin implica convertir catlogos que
estn en otros formatos . En algunas bibliotecas , que por diferentes razones
no han podido convertir totalmente sus catlogos manuales, coexisten cat
logos en ficha para los fondos ms antiguos de la coleccin, y catlogos en
lnea para los ms recientes.
La facilidad de consulta como criterio de evaluacin es, en todos los tipos
de catlogos, ms un atributo del catlogo individual que de la categora :
un catlogo impreso con una explicacin clara de su cobertura y estructura,
ayudas para localizar la seccin que se desea consultar, guas en cada pgi
na y una tipografTa clara puede ser ms fcil de consultar que un catlogo
en lnea sin instrucciones a la vista, sin ayudas en pantalla, sin una presen
tacin clara de los resultados de la bsqueda, y con un diseo cromtico

44

CATALOGACI6N DE MONOGRAFIAS IMPRESAS

demasiado vistoso. Es necesario tener en cuenta, sin importar el soporte del

catlogo, que el usuario necesitar ayudas para consultarlo. Los catlogos
son herramientas complejas, cuyo funcionamiento no suele comprenderse de
manera intuitiva; desde su cobertura (qu incluye y qu no incluye), hastJ la
manera de interpretar los resultados deben ser indicadas de manera clara al
usuario para que el cat:ogo resulte efectivamente fcil de consultar.

Segn la funcin que cumplen en la recuperacin

de informacin o administracin de la coleccin.
Hasta ahora nos hemos referido al catlogo como
una nica herramienta. Pero el acceso y la administracin de una coleccin
requieren la realizacin de una serie de tareas diferentes, algunas a cargo
del usuario en la bsqueda de informacin, otras a cargo del catalogador
para orS-uflrzar la informacin que consultar el usuario y administrar la
coleccin de manera eficiente. El soporte fsico de un catlogo determina,
entre otras cosas, si es necesario uno solo o varios catlogos para cumplir
con esas tareas. Cuando se habla del catlogo de una biblioteca, se alude
en general a la herramienta que utiliza el usuario para acceder a la colec
cin. Pero para mantener ese catlogo es necesario un sistema que puede
involucrar la creacin y mantenimiento de otras herramientas auxiliares, y
la administracin de la coleccin puede requerir tambin de herramientas
adicionales, como catlogos de autoridad o inventarios.
Con catlogos manuales, es necesario compilar varios catlogos diferen
tes para facilitar la recuperacin (por ejemplo, catlogos de autor y catlo
gos de mlteria), y tambin deben compilarse catlogo~ auxiliares para ayu
dar en la admir,istracin de la coleccin (por ejemplo, catlogos inventario).
Cuando el catlogo es automatizado, las lneas divisorias entre las funcio
nes de recuperacin y administracin de la coleccin tienden a diluirse, por
que la misma informacin contenida en una sola base de datos, los mis
mos registros, puede utilizarse de diferentes maneras para responder a dis
tintos propsitos. Para facilitar la comprensin de todas las funciones que
debe cumplir un catlogo o sistema de catlogos, describiremos a continua
cin los catlogos que componen un sistema manual, porque resulta ms
sencillo observar las distintas funciones que debe cumplir el sistema cuan
do cada una es provista por un catlogo separado.
En un sistema de catlogos manuales, la parte ms visible la constitu
ye el o los catlogos pblicos, los que utiliza el usuario para recuperar
informacin sobre la coleccin. Son "el catlogo" al que nos hemos referi
do hasta ahora. Por otra parte, para construir el o los catlogos que el
usuario va a utilizar, es necesario contar con algunas herramientas de

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por
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dis-

1. ORGANIZACiN

DE LA INFORMACiN

45

otros catlogos auxiliares que ayudan al bibliotecario a construir los

pblicos. Tenemos as una primera gran divisin, entre catlogos
y catlogos internos. Estos ltimos no estn a disposicin del
sino del bibliotecario.
poder cumplir con sus objetivos, el catlogo pblico debe respon
preguntas sobre autores, materias, y ttulos (de recursos espe6ficos
obras). Esto implica que los registros bibliogrficos que representan
Ml'1Ir<::nc: deben poder agruparse y organizarse por esos elementos. En
Clrc!IO~~O en fichas, para que el usuario pueda encontrar un libro por un
es necesario que el autor sea el elemento por el cual se ordena una
en el catlogo, es decir un punto de acceso. Para que pueda encon
el mismo libro por el ttulo, otra ficha con la misma descripcin del
debe ordenarse por el ttulo, y lo mismo sucede con la o las mate
de las que trata el recurso. Un mismo recurso est as representado por
fichas, cada una encabezada por un elemento diferente. Esas fichas,
con las que representan a todos los dems recursos de la coleccin,
ordenarse para conformar el catlogo. Hay varias maneras en que
organizarse las fichas. Una de ellas es ordenarlas alfabticamente
el punto de acceso de cada una, sin importar si se trata de autor, ttu
materia. La organizacin de los puntos de acceso alfabticos en una
secuencia se denomina catlogo diccionario: las fichas encabezadas
. tlOl'llles como autor, Borges como tema, y Borges como ttulo de un libro
parte del mismo catlogo. La ventaja de este ordenamiento es que
tlalano debe consultar un solo catlogo, sin importar qu es lo que
(autor, ttulo, materia). No debe plantearse, antes de comenzar la
si su necesidad es encontrar a Borges como autor, a Borges
materia o a Borges como ttulo de un recurso. Todo estar en el cat
diccionario, ordenado alfabticamente, que es una forma de ordena
ft:IIIRDlil!lme!nte conocida y utilizada. La aparente simplicidad del ordena
de todas maneras, no es tal, ya que de inmediato se presentan pro
tales como determinar si Borges como autor debe ubicarse antes de
como materia o ttulo. Aunque el ordenamiento sea sencillo y conosurgen necesidades de subordenamiento que no tienen respuestas tan
Por otra parte, a medida que el catlogo crece, se hace cada vez
complicada la consulta. Esto lleva a otra posible forma de organiza
el catlogo dividido.
catlogo dividido es un conjunto de catlogos pblicos, cada uno
cuales responde a la bsqueda de un tipo de elemento diferente.
dos catlogos, y tal vez ms, ordenan por separado las fichas
ttulo y materia. Una forma de divisin muy comn es hacer un

46

CATALOGACiN DE MONOGRArfAS IMPRESA:>

catlogo por materia, y otro para el resto de los puntos de acceso (autor,
ttulo, etc.). Tambin puede subdividirse en catlogos por materia, por
autor y por ttulo. Los problemas de ordenacin desaparecen en gran medi
da, pero en contrapartida, 1(1 divisin obliga al usuario a preguntarse qu
es lo que est buscando, antes de iniciar la bsqueda. Obras de Borges?
Deber consultar el catalogo por autor. Obras sobre E3orges? Deber con
sultar el catlogo por materia. Una obra cuy:) ttu:o es Borges? Deber con
sultar el catlogo de ttulos. y si busca las tres cosas, deber hacer tres con
sultas separadas.
En un esquema de catlogo dividido aparece una nueva posibilidad para
el acceso por materia. Dado que la materia est separada del resto de los
puntos de acceso, puede representrsela mediante elementos que no son
palabras, por ejemplo nmeros. Qu ventajas tiene reemplazar las pala
bras, un elemento que cualquier usuario puede comprender, por otros ele
mentos que seguramente requerirn un mayor esfuerzo en la bsqueda por
parte del usuario? Las ventajas de tal cambio tienen su origen en parte en
los problemas de la representacin de materias con palabras, que son:
La sinonimia
Los idiomas son en general ricos en sinnimos; existen varios trmi
nos para representar una misma materia. En un catlogo, todos los
registros de recursos sobre una misma materia deben estar reunidos;
por lo tanto, es necesario asegurarse de u:;ar siempre el mismo tr
mino para representar a la materia, pero a la vez es necesario con
templar la posibilidad de que un usuario busque e5a materia bajo
otro trmino que no ha sido elegido para representarla.
Las relaciones entre materias
Las materias se relacionan unas con otras; por ejemplo, la aritmtica
y la geometra son parte de la matemtica. Al representar las materias
con palabras, el orden alfabtico separa en el catlogo materias que
estn relacionadas. Si el usuario interroga <11 catlogo sobre una de
estas materias, slo recuperar registros de recursos sobre esa mate
ria especfica, y no podr navegar entre las materias relacionados.
Al representar la materia con palabras, deben solucionarse estos dos
problemas a travs de un mecanismo de indicaciones que guen al usuario
cuando inicia su bsqueda por un trmino que no se utiliza en el catlogo
para representar una materia, o para indicar las relaciones de una materia
con otras. Este mecanismo se conoce como referencia, y adopta diferentes
formas segn sea necesario:

1. ORGANIZACiN

or,
lor

DE LA INFORMACiN

47

Referencias de vase: remiten de un trmino no utilizado como punto

de acceS0 en el catlogo a otro equivalente que s es utilizado

di
u

Mdanos

~s?

vase

m
m
m

Referencias de vase adems o llamadas : remiten de un trmino

na

usado como punto de acceso, para indicar la existencia de una rela

~s

cin entre ambos

Dunas

usado como punto de acceso en el catlogo a otro trmino tambin

on
~a

Dunas

~or

Playas

~n

Recuperacin de Tierras

.e

vase adems

los trminos usados para representar materias en un catlogo alfabti

as como las referencias y llamadas, se asignan utilizando sistemas alfa
de representacin, como listas de encabezamientos de materia y
Estos vocabularios controlados son estructuras en las que estn
~~'It:\.IUcl!> las relaciones entre trminos, que se trasladan al catlogo a

que se hace necesario.

El uso

de sistemas de clasificacin, que proveen smbolos (combinacio

de letras y nmeros) para representar las materias, soluciona los pro

de sinonimia, ya que el nmero es uno solo, y de dispersin, por
los smbolos que representan las materias lo hacen de manera jerr
reuniendo as las materias relacionadas. Los catlogos sistemticos
presentan otros problemas que deben solucionarse, entre ellos
de que el usuario no necesariamente conoce el sistema de clasi

y por lo tanto no sabe cul es la clave que debe usar para locali
materia. Por ello, los catlogos sistemticos de materia deben con
r ,cl',mnrll con ndice alfabtico, que acta como traductor entre la forma

.que el usuario formula su pregunta (con palabras) y las claves que uti
el catlogo para representar las materias (smbolos)

En resumen,

los catlogos pblicos pueden ser uno (catlogo dicciona

o varios (catlogo dividido), en cuyo caso el catlogo de materias

adoptar dos formas: catlogo alfabtico de materias o catlogo siste

de materias. Estos son los catlogos que utiliza el usuario para recu
informacin sobre los recursos que integran la coleccin.

ca
tr

os

da

1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN

49

En un entorno manual, cada uno era un elemento fsico separado: el

catlogo diccionario estaba ubicado en un fichero en el rea pblica
de la biblioteca; los catlogos inventario, topogrfico y de autoridad
se encontraban, cada uno en un fichero, en el rea de servicios tc
nicos de la biblioteca. Si el catlogo pblico estaba dividido, en el
rea pblica haba ms de un catlogo. El advenimiento de los cat
logos en lnea introdujo profundos cambios en este esquema.

ue

te
ior

'0 5

len
~ra

ne

los

Ita

Hay una

diferencia fsica fundamental entre un catlogo manual y uno

lOn,ati;zado. En un catlogo manual, en fichas o impreso, para represen
los varios puntos de acceso de un registro debe reproducirse dicho
tantas veces como puntos de acceso tenga: tantas fichas como
de acceso se han asignado al registro, que se ordenan en alguna
las fonnas mencionadas. La automatizacin vuelve innecesaria esa mul
de copias: cuando se crea un registro en una computadora, ste
como una sola unidad; el sistema recoge los elementos que han sido
como puntos de acceso y los incluye en distintos listados deno
ndices, segn el tipo de elemento. Cuando un usuario interroga
por un autor, la bsqueda se hace en el ndice de autores, y el
conecta el nombre con todos los registros en que ese nombre apa
como autor. Basta con indicar cules son los puntos de acceso en el
registro, sin duplicarlo, para poder recuperar por cualquiera de ellos.
consecuencia es que ya no es necesario compilar catlogos separados.
catlogos en lnea, una nica fuente, la base de datos que contiene
los registros, permite recuperar y visualizar la informacin por distin
...........,tnc: A partir de esa nica fuente de datos, pueden "crearse" dis
catlogos, segn el elemento por el que se interrogue, y segn el
en que se visualice la informacin.
los catlogos en lnea tambin se diluye la diferencia entre las fun
de recuperacin de informacin por parte del usuario y las funcio
administracin de la coleccin. No es necesario contar con un cat
topogrfico separado, porque la misma informacin contenida en el
que consulta el usuario puede ordenarse por signatura topogrfi
servir al bibliotecario en un recuento de inventario. En el caso del
inventario, que requiere de informacin adicional a la informacin
es posible que el registro bibliogrfico contenga esos datos,
que no se visualicen en el catlogo pblico.
sistema de catlogos de una biblioteca se convierte, en un entorno
en un nico catlogo de registros bibliogrficos que cumple las
de los catlogos pblicos y la mayora de tos catlogos internos.

1.0RGANIZACI6N DE LA INFORMACI6N

lo.

!S

los
fe

te
tas

tuS

tos
de

llar
,er

:de

sos

51

de la persona debe ser tipeado tanto en el campo de autor como

t i de materia. Virtualmente. todos los sistemas permiten tambin bs
por palabra clave (keyword) por casi cualquier palabra en cualquier
Una bsqueda de un nombre como palabra clave recuperar todos
registros de recursos de y sobre la persona. pero tambin cualquier
que mencione a la persona en cualquier otro carcter; el resultado
bsqueda ser un conjunto ms numeroso de registros. pero muchos
pueden no responder a la necesidad de informacin que origina la
y obligan al usuario a revisar un mayor nmero de registros para
cules le pueden ser tiles y cules no.