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Manual Procedimientos y Funciones
Manual Procedimientos y Funciones
Y FUNCIONES
DEFINICION DE PROCESO
Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos
organizados interrrelacionados, orientadas a obtener un resultado especfico y
predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases
que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las
funciones de acuerdo con su estructura orgnica.
DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS
Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un
conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en
relacin con los responsables de la ejecucin, que deben cumplir polticas y normas
establecidas sealando la duracin y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento
para pago de nmina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de
materiales, etc.
DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO
Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes
y muchos autores utilizan indistintamente dichos trminos, cuando se trata de manuales
que orienten la ejecucin del trabajo, es ms generalizado el uso de procedimientos, por
razones de orden jurdico, confirmado por la Constitucin y las Leyes. En este instructivo
para tener didcticos los trminos "proceso y procedimiento" se emplea en forma
anloga, especialmente por que se est describiendo el trabajo de una persona
responsable y de all se origina la descripcin del Manual de Funciones.
DEFINICIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es
un documento instrumental de informacin detallado e integral, que contiene, en forma
ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas,
funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se
deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus reas,
secciones, departamentos y servicios.
Requiere identificar y sealar quin?, cuando?, como?, donde?, para qu?, por qu? de
cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.
OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A LOS PROCEDIMIENTOS
Poltica: Se define como la orientacin,
actuaciones en un asunto determinado.
interventoras
en
general
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
INICIO O FIN
Iniciacin
o
terminacin
del
procedimiento
al
interior
del
smbolo.
En la parte Superior nombre del
cargo
del
responsable
de
la
ejecucin de la actividad, en la
parte inferior el nombre de la
dependencia a que pertenece.
EMPLEADO
RESPONSABLE DEPENDENCIA
DESCRIPCIN
ACTIVIDAD
DE
DECISIN
LA Se describe en forma
operacin a ejecutar.
literal
la
ARCHIVO
CONECTOR
ACTIVIDADES
FLECHA INDICADORA
DE FRECUENCIA
BLOQUE DOCUMENTOS
REMISION A OTRO
PROCEDIMIENTO
CINTA MAGNTICA
Utilizado cuando
documento
en
(diskette).
TIRA DE SUMADORA
Informacin
que
genera
una
sumadora como parte de un
proceso.
DOCUMENTO
se genera un
disco
blando
EL
GRUPO
DE
TRABAJO
UN
FUNCIONARIOCON
CONOCIMIENTO
DE
LOS
METODOLOGIA
Con el objeto de hacer explcita la metodologa para el levantamiento de los
procedimientos, se indica a continuacin adicionalmente las reglas y los formatos, con su
uso, diseados para tal fin y que son de obligatorio cumplimiento, en razn a que se
deben unificar en toda la empresa.
FASES
El desarrollo de la metodologa para la elaboracin de manuales de procedimientos
involucra las siguientes fases:
1
10
De Asesora, llevan a cabo funciones asesoras tales como la auditoria interna, jurdica,
planeacin, informtica, etc.
La Gestin por Procesos: La Gestin estrategia de los procesos. Metodologa para mejorar permanentemente los procesos.
J.B. Roupe - M. Muino y M.A. Rodrguez. Biblioteca IESE. Pg. 15
11
Idem. Pg. 17
12
Gestin de la Informacin:
Planificar la informacin de gestin.
Desarrollar y desplegar sistemas de soporte de empresa.
Implantar sistemas de seguridad y control.
Gestionar el archivo y recuperacin de informacin.
Gestionar los servicios de informacin.
Evaluar y auditar la calidad de la informacin.
Gestin econmica y fsica de los recursos:
Gestionar econmicamente los recursos.
Procesar econmica y contablemente las transacciones.
Reportar informacin.
Conducir las auditorias internas.
Gestionar los impuestos.
Gestionar fsicamente los recursos.
Proceso
1
Proceso
2
Proceso
3
Proceso
4
...
Objetivo Objetivo
1
2
A
A
En este anlisis se debe prescindir de los procesos sin objetivo para liberar recursos.
Si se encuentran objetivos sin proceso se concluye que fue por olvido o realmente se
persigue un objetivo para el cual la empresa no ha establecido ningn proceso.
3
Idem. Pgs. 20 y 21
13
Por tanto se debe decidir, en funcin de la visin y objetivos globales, y de los recursos si
se ha de desarrollar dicho proceso o aplazar la consecucin del objetivo.
Otra metodologa seguida por varias organizaciones consiste en considerar tanto en qu
medida los procesos contribuyen a la visin y objetivos de la organizacin, como el grado
de dificultad que su gestin y mejora conllevan.
Los procesos que quedan encuadrados en el caso A alta contribucin y baja dificultad
recibirn, obviamente, una alta prioridad. Los procesos incluidos en el caso B, habrn de
ser cuidadosamente seleccionados y solo algunos podrn ser considerados como
altamente prioritarios, ya que los recursos con que cuenta cualquier organizacin son
siempre limitados. Los procesos de categora C son aquellos que, muchas veces perviven
aun a pesar de su baja contribucin. Sin embargo, y sobretodo cuando su contribucin es
negativa, las organizaciones han de plantearse seriamente la posibilidad de prescindir de
ellos, aun cuando a veces la decisin pueda ser dolorosa.
En cuanto a los procesos de Categora D, son claros candidatos a ser eliminados sin mas,
o bien, en ocasiones, a considerar posibles planteamientos de Outsourcing.
ALTA
ALTA
CONTRIBUCION
NEGATIVA
BAJA
BAJA
ALTA
14
BAJA
DIFICULTAD
ALTA
15
6. Analizar los documentos: formas que se utilizan, informacin que contiene, nmero de
copias, distribucin, usos, archivo, consulta, cuantificacin de la cantidad de
documentos procesados, formas de manipulacin, firmas, sellos, personas que
intervienen justificando su participacin, respondiendo que informes se producen con
base en la informacin de los mismos.
7. Estudiar que los espacios usados para los equipos sean suficientes y se adapten a las
necesidades tcnicas, por ejemplo computadoras o equipos especiales
8. Identificacin de los procesos: s son manuales o por computadora, evalundolos
especialmente con tendencia a que al mximo las labores se sistematicen.
9. Analizar los resultados que produzcan las Hojas de Ruta las cuales se pondrn en
funcionamiento a partir del levantamiento de los procedimientos.
10.Se elabora un Banco de datos sobre:
Medidas de control interno y de seguridad por reas. Procesos o grupos, que se deben
aplicar segn las circunstancias
Cuestionarios: base para la evaluacin del Control Interno como apoyo de un
verdadero autocontrol.
11.Definicin de informacin que se producir, de orden financiero, estadstico,
econmico y tcnico.
12.Sistematizacin que se est aplicando en el procedimiento en la Empresa.
13 Realizar ejercicios de lluvia de ideas con los empleados para conocer formas o
sugerencias que lleven a la simplificacin y mejoramiento de los procedimientos.
ACTIVIDADES PARA LA MODERNIZACION DE PROCEDIMIENTOS
Para analizar y modernizar los procedimientos, se requiere tener en cuenta lo siguiente:
1. Pedir todos los documentos que se utilizan en el desarrollo del procedimiento.
2. Analizar con ejemplos los documentos, incluyendo:
Nmero de copias y uso de las mismas
Que hace la oficina con el documento
Para que
Se justifica -s o no- o por el contrario sobra o hay que modificarlo
3. Para cada
-
persona o funcionario:
Lo que usted esta haciendo se justifica o no?
Esto que hace usted agrega valor?
Por qu se hace?
Cmo se hace?
De dnde?
Cundo (en que orden)?
Para qu se hace?
Cul es su responsabilidad en esta tarea, est perfectamente definida?
16
17
Nombre del Procedimiento: nombre o denominacin que permite al usuario tener una
idea general de la naturaleza y actividad principal del procedimiento.
No.: seala la secuencia de cada actividad en el orden en que se ejecuta.
Funcionario Responsable: cargo del funcionario que ejecuta el paso.
Dependencia: nombre de la dependencia a la cual pertenece el funcionario que ejecuta
cada uno de los pasos.
Descripcin de la actividad: describe literalmente la actividad que se realiza en cada
paso, de acuerdo a las instrucciones dadas anteriormente para esta labor (ver reglas para
el levantamiento de procedimientos).
18
Aportan un valor agregado real agregado real aquellas acciones que son estrictamente
necesarias para generar el producto o servicio objeto del procedimiento y/o aquellas que
satisfacen una necesidad al cliente interno o externo.
VAO
Son aquellos que por exclusin de los procesos de valor agregado real, aportan a la
entidad en otros trminos tales como informacin, registro y control.
SVA
19
Total
de
actividades
nmero
de
pasos
del
TP Tiempo del procedimiento Sumatoria de todos los tiempos tanto del proceso
como de demora de los diversos pasos del
procedimiento.
%D=(D/TP)% Porcentaje de demora Muestra la proporcin del tiempo de demora
frente a la duracin total del procedimiento.
20
21
seguridad y de control, las cuales sern seleccionadas, entre las mejores ideas, las
cuales igualmente sern base para el reconocimiento de premios, mritos, ascensos,
reconocimientos, etc., aclarndose que las ideas seleccionadas debern ser
comprobadas o verificadas para ponerlas en funcionamiento.
FECHA DE
2. OBJETIVOS:
3. BASE LEGAL:
4. MEDIDAS Y POLTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL:
5. INFORMES:
6. FORMATOS Y DOCUMENTOS:
Se registrar en este formato informacin bsica del procedimiento, que incluye los
siguientes aspectos:
Dependencia:
Nombre del rea que tiene bajo su responsabilidad la ejecucin del procedimiento.
Procedimiento:
Nombre o denominacin que permite al usuario tener una idea general de la naturaleza
del procedimiento.
Objetivos:
Descripcin del (los) fin (es) que se persigue (n) a travs de la ejecucin del
procedimiento.
Base Legal:
Leyes, Decretos, Resoluciones y normas que soportan legalmente la ejecucin del
procedimiento. Su consulta es necesaria si se quiere profundizar en los aspectos de tipo
22
FORMATO No. 2:
PROCEDIMIENTOS
FORMATO
NICO
PARA
EL
LEVANTAMIENTO
FECHA
DEL
LEVANTAMIENTO
Y PAGINA NO.:
VIGENCIA:
PROCEDIMIENTO:
PASO
EMPLEADO
DEPENDENC
DESCRIPCIN
No. RESPONSABLE
IA
DE
LOS
CDIGO:
FORMATO TIEM
PO
23
DESCRIPCIN
FORMAT
EMPLEADO
DEPENDENCIA
O
RESPONSABLE
Jefe de Divisin Recursos
Expedir certificados de Certificad
Humanos
servicio y salario que le os
soliciten
TIEMP
O
1/2
hora
Formato:
Es la columna donde se relacionan los documentos que se generan en la actividad
desarrollada conforme a la nomenclatura explica. Se deben incluir todos los formatos,
fotocopias, desprendibles de sumadora, tiquetes, reportes de fax, diskettes y cualquier
soporte escrito o magntico descrito en el procedimiento.
Con la finalidad de agilizar la lectura, el anlisis del procedimiento y destacar las
actividades que conforman los puntos o momentos de control, se han diseado las
convenciones que a continuacin se presentan:
24
Tiempo:
horas, minutos que se requieren para hacer la actividad (opcional)
P.C. Punto de Control:
Actividad del procedimiento encaminado al logro de los objetivos propuestos, mediante la
verificacin y evaluacin del cumplimiento de los requisitos establecidos por la(s)
autoridad (es) competente (s), y que generalmente debe ser mediante comprobacin, o
verificacin automtica (ejemplo: Listado de Proveedores pendientes para cancelar una
cuenta por pagar y evitar doble pago.
(O.N.):
Original y No. de copias del documento que se genera en la ejecucin de la actividad.
FORMATO
No.
3:
SUGERENCIAS
PROCEDIMIENTO ACTUAL
IDEAS
PARA
MODERNIZAR
EL
En este formato se anotar en forma numerada las sugerencias que los empleados
consideren convenientes para mejorar, modernizar y simplificar los diferentes
procedimientos levantados.
REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS LEVANTADOS
DEPENDENCIA:
_______________________________________________________________
____
RESPONSABLE:
_______________________________________________________________
___
CARGO
:
______________________________
FECHA
DE
ENTREGA:
_______________________
No.
REFERENCIA MAGNETICA
25
FIRMA:__________________________________________________________
_______________
26
(2) PROCEDIMIENTO
(3) CODIGO
27
14.
15.
16.
17.
REINGENIERIA EN EMPRESAS
QUE ES REINGENIERIA DE PROCESOS ORGANIZACIONALES
Repensar y redisear radicalmente los procesos de las empresas,
mejoras en las medidas de desempeo como:
logrando cambios y
PRINCIPIOS DE LA REINGENIERIA
28
SI
NO
NECESARIA PARA PRESENTAR
SERVICIO AL USUARIO
NO
CONTRIBUYE A LO QUE EL USUARIO NECESITA?
SI
VALOR AGREGADO
REAL
REGISTRAR EN LA
ORDEN
INVESTIGAR
DATOS
SI
VALOR AGREGADO
PARA LA EMPRESA
REGISTRAR LA FECHA
DE RECIBO
ACTUALIZAR
INFORMACION DEL
PERSONAL
REGISTRAR UN
RECLAMO
NO
SIN VALOR AGREGADO
REVISIONES Y
AUTORIZACIONES
TRANSPORTES
REPETICION DEL
TRABAJO
ALMACENAMIENTO
PREPARAR INFORMES
29
FINANCIEROS
Debe haber mayor responsabilidad de todos los empleados para obtener resultados
ptimos en las empresas.
Las acciones deben ser giles, afirmativas y sin tramitologas innecesarias en toda
la gestin empresarial.
Los controles deben estar justificados en la relacin con su costo- beneficio (ahorros
> 0 igual que al costo de los controles ).
Si las metas, los medios o los objetivos para lograr el cambio no quedan claros, los
funcionarios se opondrn a ellos.
30
destructivo
para
la
Todo esfuerzo para cambiar implica cambio en las actitudes de los funcionarios.
El cambio que exige menos costos para la entidad, involucra los niveles directivos de
la misma.
El cambio bsico se logra creando aquellas condiciones dentro de las cuales los
funcionarios afectados por el, puedan lograrlo en forma significativa y sistemtica.
EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO
BASE LEGAL :
Decreto Ley 3118 de 1968.
Decreto Ley 1045 de 1978.
Ley 200 de 1995 por la cual se adopta el Cdigo Disciplinario nico.
Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
Administracin y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa.
4.
31
EMPLEADO DEPENDENC
RESPONSAB
IA
LE
1.
Empleado
Interesado
2.
Profesional
Especializado
3.
Jefe
Divisin
3.a.
Divisin
Recursos
Humanos
de Divisin
Recursos
Humanos
3.b.
DESCRIPCIN
FORMATO
Oficio de
solicitud de
avance de
cesanta
Avance de
cesanta
Continuar
procedimiento
cuando el formulario esta
diligenciado correctamente.
(sigue paso 4).
TIEM
PO
MINU
TOS
5
20
15
Profesional
Especializado
5.
Profesional
Especializado
(Tesorero)
Profesional
Especializado
6.
7.
Profesional
Especializado
8.
Profesional
Especializado
9.
Empleado
Interesado
Divisin
Recursos
Humanos
Divisin
Presupuesto
Remite a Presupuesto.
(ver
procedimiento :
Correspondencia ).
Revisa y firma el formulario
de avance de cesantas.
20
Presupuesto
(Tesorera)
Devuelve
a
Recursos
Humanos.
(ver
procedimiento :
Correspondencia - ).
Guarda en el archivador la
hoja de vida.
10
10
10
Divisin
Recursos
Humanos
Divisin
Recursos
Humanos
32
10
20
120'
P.C.
2 HORAS
PUNTO
33
DE
CONTROL
LIQUIDACIONDEAVANCES
DECESANTIAS
LIQUIDACIONDEAVANCESDECESANTIAS
53520403010-122
INICIO
a
1
FUNCIONARIO
INTERESADO
NO
ELFORMULARIOESTA
DILIGENCIADO
CORRECTAMENTE?
ENTREGAFORMULARIODE
AVANCEDECESANTIA
DILIGENCIADO
REMITEARECURSOS
HUMANOS
FUNCIONARIO
INTERESADO
SI
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
RECURSOS
HUMANOS
SOLICITUDDEAVANCE
DECESANTIAS
CORRESPONDENCIA
53520405120-010
AVANCEDECESANTIA
(0-2)
REMITEA
PRESUPUESTO
CORRESPONDENCIA
53520405120-010
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
RECURSOS
HUMANOS
DILIGENCIAFORMULARIOS
CONFRONTANDOCONHOJA
DEVIDA
LLEVAELFORMULARIOAL
FONDONACIONALDEL
AHORROPARATRAMITE
INTERNO
FIN
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
(TESORERO)
PRESUPUESTO
REVISAYFIRMAEL
FORMULARIO
REMITEARECURSOSHUMANOS
HOJADEVIDAYFORMULARIO
DEAVANCEDECESANTIAS(0-2)
CORRESPONDENCIA
53520405120-010
JEFEDEDIVISION
RECURSOSHUMANOS
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
RECURSOS
HUMANOS
DECIDE
GUARDAENELARCHIVADORLA
HOJADEVIDA
34
MANUAL DE FUNCIONES
Una vez elaborados los procedimientos de cada una de las reas y operaciones
respectivas se proceder a elaborar los manuales de funciones los cuales tendrn como
base principal los formatos nicos donde en las columnas de responsabilidad y cargo se
trasladan a el respectivo manual de funciones el cual a continuacin se define y se indica
su contenido.
DEFINICION DEL MANUAL FUNCIONES
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla
cada empleado en sus actividades cotidianas y ser elaborado tcnicamente basados en
los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de
guas y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las
capacidades intelectuales, ni en la autonoma propia e independencia mental o profesional
de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrn tomar
las decisiones ms acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y
estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos
conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser
elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y
cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el perodo, los problemas e
inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales
debern ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un
adecuado desarrollo y calidad de la gestin.
El manual de funciones indica que hacer y como hacer el trabajo en funcin de cumplir
con la planeacin, aplicable al Recurso Humano, es decir misin, visin, objetivos,
procedimientos para que stos se cumplan con eficiencia y eficacia, despus
la
organizacin, ejecucin y control que dispone el proceso administrativo aplicada a la
administracin de personal. Para su desarrollo se tendr en cuenta los manuales de
procedimientos, reglamento de trabajo, manuales de operaciones y mantenimiento,
anlisis de cargos, valuacin de cargos, anlisis de carga laboral.
METODOLOGIA PARA ELABORAR EL MANUAL DE FUNCIONES
El proceso de elaboracin del Manual de Funciones: Para la elaboracin del Manual de
Funciones se asimila a cualquier proyecto que requiere organizar, los elementos del
proceso de administracin, es decir en Planeacin, Organizacin, Ejecucin y Control.
1. Planeacin: Aplicada al Recurso Humano, cumpliendo entre otros los siguientes
pasos:
a. Problema
b. Justificacin
c. Marcos de referencia
d. Objetivos del proyecto
e. Metodologa
f. Actividades
g. Cronograma
h. Costos
2. Organizacin
35
Titulares
* Jefes
* Supervisores
* Subalternos
I) Panel con expertos
J) Hojas de ruta
K) Manuales de procedimientos
b. Transcripcin de la informacin a travs de borradores y posteriormente y una vez
hechas las correcciones y cambios, elaborar el definitivo.
El ordenamiento de la informacin
Titulares
* Jefes
* Supervisores
*Subalternos
4.
5.
Descripcin de la empresa
-
Fase II.
Organizacin
Distribucin de cargos
Clasificacin de cargos
36
Tipificacin de cargos
Justificacin de cargos
Criterios de evaluacin
Metodologa
Formatos bsicos:
Entrevista individual
Entrevista grupal
Jefes
Supervisores
Subalternos
Reportes de terceros
Panel de expertos
Capacitacin al personal
Fase III.
Recoleccin de informacin
Fase IV.
Fase V.
Fase VI.
Revisin y correcciones
Fase VII.
DENOMINACION
DELCARGO:______________________CDIGO:_____________GRADO:__________
NIVEL:__________
UBICACION
DEL
CARGO:__________________________DIVISION:
____________SECCION:________________________
UNIDAD:______________________
O
CLASIFICACIN
POR
PLANTA
MOVIBLE:__________________________________
SALARIO
BASICO:______________PRESTACIONES
BSICAS
LEGALES
O
EXTRALEGALES:______________________
PERFIL:_______________________FORMACION
ACADEMICA:________________________________________________
REQUISITOS
MINIMOS:__________ESTUDIOHOMOLOGACIONES
Y/O
EXPERIENCIA:____________________________
ANTECEDENTES:_____________________________(INTERNO
Y
EXTERNO)_____________________________________
FUNCION
GENERAL
O
BSICA
(BASADO
EN
PROCEDIMIENTO):______________________________________________
37
_______________________________________________________________________
_______________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________
FUNCIONES
ESPECIFICAS:___________________________________________________________
___________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_____________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________
RESPONSABILIDADES:___________________________________________________
_______________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_____________________________________________________
OBLIGACIONES,
DEBERES
Y
DERECHOS
(RENDIMIENTO
Y
ELEMENTOS):____________________________(Ver anexo)
CARACTERISTICAS:___________________________(Ver anexo) COMPETENCIAS:
______________________(Ver anexo)
FECHA
DE
ELABORACION:_____________________EVALUACIONES
1______________ ___2_________________
APROBACIN
POR
EL
JEFE
JERRQUICO:______________________________________CARGO:_____________
______
FIRMA
DEL
EMPLEADO
EN
SEAL
DE
CONOCIMIENTO
Y
ACUERDO:__________________________________________
OBSERVACIONES:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
____________________________________
38
39
2.
3.
4.
5.
6.
OBLIGACIONES,
DEBERES
Y
DERECHOS
ELEMENTOS):__________________________________
CARACTERISTICAS:_________________________(Ver
COMPETENCIAS: ________________(Ver anexo 2.)
(RENDIMIENTO
anexo
Y
1.)
FECHA
DE
ELABORACION:_____________________EVALUACIONES
1_______________2_________________
APROBACIN
POR
EL
JEFE
JERRQUICO:__________________________________CARGO:______________
______
FIRMA
DEL
EMPLEADO
EN
SEAL
DE
CONOCIMIENTO
Y
ACUERDO:_______________________________________
OBSERVACIONES :
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_______________
Anexo 1.
Caractersticas: Las actividades que se desarrollan en el cargo implican. Marque con
X
Diseo y/o evaluacin de proyectos
Manejo de:
X Supervisin de personal
Software Qu programas?
Trabajo interdisciplinario
X Equipos
- cuales- Mquina de
escribir y calculadora
X Trabajo en y /o con grupos
X Materiales / elementos Cules?
X Lectura
y
/
o
interpretacin
de X Documentos / valores Cules?
documentos
Correspondencia
40
X
X
X
X
X
X
X
X
Elaboracin
y
/o
presentacin
de X Informacin confidencial
informes:
Orales X Escritos X
(anual )
Organizacin y / o programacin de X Dinero
actividades
Cuantificacin de informacin
Distribucin de:
Clasificacin de informacin
Software
Transcripcin de informacin
Equipos Cules?
Contacto y atencin al pblico
X Materiales / elementos Cules?
Seguimiento de instrucciones
X Documentos / valores / -Cules?
Labores fsicas
X Informacin confidencial
Otros - Cules ?
Dinero
Anexo 2.
Competencias: Asigne una calificacin a las siguientes competencias y habilidades
del empleado, de acuerdo con la prioridad para el desempeo ptimo en el cargo,
donde es el valor mnimo (no se requiere) y 5 es el valor mximo (fundamental).
1 X 3 4 Fuerza / resistencia fsica
1 X 3 4 5 Habilidades de digitacin
5
1 2 3 X Memoria visual
1 2 X 4 5 Capacidad de anlisis
5
1 2 3 X Memoria verbal
1 2 3 4 X Planeacin
5
1 2 3 X Concentracin
1 2 3 4 X Organizacin
5
1 2 3 X Rapidez / Precisin visual
1 2 3 4 X Liderazgo
5
1 2 X 4 Rapidez / Precisin auditiva
1 2 3 4 X Iniciativa
5
1 2 X 4 Coordinacin motriz
1 2 3 4 X Creatividad
5
1 2 3 4 Razonamiento numrico
1 2 3 4 X Habilidades de conciliacin
X
1 2 X 4 Razonamiento simblico
1 2 3 4 X Auto control emocional
5
1 2 3 X Comunicacin oral
1 2 3 4 5 Otros Cules?
5
1 2 3 X Comunicacin escrita
1 2 3 4 5
5
41