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1.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)


2.
1. DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS
3.
4. Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso, los cuales
conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades
determinadas secuencialmente en relacin con los responsables de la
ejecucin, que deben cumplir polticas y normas establecidas sealando la
duracin y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago
de nmina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro
de materiales, etc.
5.
6.
2. DEFINICIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
7.
8. El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control
Interno, el cual es un documento instrumental de informacin detallado e
integral, que contiene, en forma ordenada y sistemtica, instrucciones,
responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y
reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben
realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus reas,
secciones, departamentos y servicios. Adems describe las instancias
administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y
participacin.
9.
10.
Los procedimientos tienen el propsito de conducir el desarrollo de las
actividades a cargo del personal de la dependencia indicando, lo que se
debe y como se debe hacer, conocer el funcionamiento interno del
sistema de administracin y propiciar la uniformidad en el trabajo, as
como evitar la duplicidad de instrucciones y directrices.
11.
12.
Requiere identificar y sealar quin?, cundo?, cmo?, dnde?,
para qu?, por qu? de cada uno de los pasos que integra cada uno de
los procedimientos.
13.
14.
15.
16.
3. OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
17.
18.
El desarrollo y mantenimiento de una lnea funcional de autoridad y
responsabilidad para complementar los controles de la organizacin.
19.
Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo todas las
posibles lagunas o reas de responsabilidad indefinida.
20.
Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta
informacin de los resultados operativos y de organizacin en el conjunto.
21.
Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles
ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseados
para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as
como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
22.

La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido


como evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y de mxima
proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin.
23.
La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de
control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin
proyectada y los objetivos futuros.
24.
La correcta disposicin de los controles vlidos, de tal forma que se estimulen la
responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno
reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos as
como la extensin de los necesarios.
25.
Elementos esenciales para practicar auditoras, interventoras y en general
evaluaciones internas e independientes o externas.
4. CONTENIDO DEL MANUAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
26.

5.
6. A travs del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepcin
clara y Sistemtica de las operaciones que se realizan en la dependencia o
unidad administrativa; es importante que al emprender un estudio de esta
naturaleza, se aplique una metodologa que garantice la descripcin de los
procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurdicoadministrativas establecidas al efecto. En tal virtud se presentan las etapas
necesarias para desarrollar la identificacin, el anlisis y el diseo de los
procedimientos.
27.
28.
29.
30.
CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. Ttulo: se indicar la razn de ser de acuerdo con el contenido, en forma
breve y concisa. Cdigo: de acuerdo a los centros de costo.
31.
Introduccin: explicacin general del procedimiento
32.
Organizacin: estructura micro y macro de los procedimientos de la
empresa
33.
Descripcin del Procedimiento:
34.
4.1 Objetivos de Procedimiento: propsito del mismo.
35. 4.2 Base Legal: normas aplicables al procedimiento de orden
gubernamental o internas, requisitos, documentos y archivo.
36. 4.3 Descripcin rutinaria del procedimiento u operacin y sus
participantes: pasos que se deben hacer, cmo y porqu, identificando
el responsable.
37.
4.4 Grfica o diagrama de flujo del procedimiento: Flujograma
5. Responsabilidad, autoridad o delegacin de funciones del proceso, las cuales
entrarn a formar parte de los "Manuales de Funciones en los que se
establecer como parte de las labores asignadas individualmente en los
diferentes funcionarios.
6. Medidas de Seguridad, Prevencin y Autocontrol, aplicables y orientadas a
los procedimientos, para evitar desviaciones.
7. Informes: econmicos, financieros, estadsticos, de labores y autocontrol.
8. Supervisin, evaluacin, examen y autocontrol de oficinas encargadas del
control, con sus recomendaciones para lograr mejoramiento continuo y
calidad.
38.
39.

40.
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU
JUSTIFICACION
CON
EL
CONTENIDO
DEL
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS.
41.
42.
Estos Manuales de Procedimientos, se desarrollaran para cada una de
las actividades, reas u operaciones que tengan que ver con los procesos
administrativos y operativos, dependiendo de estos elementos la
aplicacin del contenido sealado anteriormente y que se resumen as:
43.
1) Establecer objetivos para los diferentes procesos.
2) Definir polticas, guas, procedimientos y normas, donde no exista ninguna.
3) Sistema de organizacin que enmarca la estructura de la empresa.
4) Limitacin de autoridad y responsabilidad para cada funcionario.
5) Normas de proteccin y utilizacin de los recursos, como elemento de control.
6) Sistema de mritos y sanciones para administracin del personal relacionadas
con evaluacin y cumplimiento.
7) Aplicacin de recomendaciones para el mejoramiento continuo.
8) Sistemas de informacin, base de las comunicaciones y la publicidad.
9) Procedimientos y normas que sealan un mismo lenguaje.
10)Mtodos de control y evaluacin de la gestin con el fin de que la empresa sea
eficiente y productiva.
11)Programas de induccin y capacitacin del personal, para mejorar el clima de
trabajo organizacional.
12)Simplificacin de normas y trmites de los procedimientos para trabajar con
menos prisa.
13)Consistencia de todas las operaciones de la empresa, para no depender de las
personas y sus sper secretos, como mtodos para lograr estabilidad.
14)Base para la evaluacin de los procedimientos y determinar correctivos, como
elementos de auditora y control.
15)Base para el manejo de nuevas ideas y creatividad del personal de la empresa.
16)Elemento esencial para el diseo e implementacin de indicadores, como base
para ejercer el control de la gestin, cuyo objetivo es proyectar resultados
positivos.
44.
45.
46.
47.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
48.
49.
Para la representacin grfica de la secuencia de los procedimientos o
actividades que conforman el manual se utilizar los siguientes signos
universales.
50.
51.
52.
53.
56.
54.
INICIO
O
57.
Iniciacin
o
FIN
terminacin
del
55.
procedimiento al interior
del smbolo.
58.
59.
EMPLEADO
60.
En la parte Superior
RESPONSABLE nombre del cargo del
DEPENDENCIA
responsable
de
la
ejecucin de la actividad,
en la parte inferior el
nombre de la dependencia
a que pertenece.
61.
62.
65.
63.
DESCRIPCI
66.
Se describe en forma

68.

N
DE
LA
ACTIVIDAD
64.
69.
70.
DECISIN

literal la operacin a
ejecutar.
67.
71.
72.
Pregunta breve sobre
la cual se toma alguna
decisin.

74.

75.
Archivo
documento.

ARCHIVO

del

73.

76.

80.
85.

89.

92.
97.

102.

108.
114.
115.
116.

77.
CONECTOR
DE
ACTIVIDADES
78.
81.
82.
CONECTOR
DE
FIN
DE
PGINA
86.
FLECHA
INDICADORA
87.
DE
FRECUENCIA
90.
DOCUMENT
O

93.
BLOQUE
DOCUMENTOS
94.
98.
REMISION
A OTRO
99.
PROCEDIMI
ENTO
100.
103.
104. CINTA
MAGNTICA
105.
109.
110. TIRA
DE
SUMADORA
111.

79.
Indicando dentro del
procedimiento
el
paso
siguiente a una operacin.
(Lleva en el interior la
letra de la actividad).
83.
84.
Utilizado para indicar
que
el
procedimiento
contina en la pgina
siguiente.
88.
Flecha utilizada para
indicar la continuidad de
las actividades dentro del
procedimiento.
91.
Para
indicar
por
ejemplo
un
pedido,
requisicin,
factura,
recibo,
comprobante,
correspondencia, etc.
95.
Para indicar copias
mltiples.
96.
101. Lleva el cdigo del
procedimiento a seguir.

106.
107. Utilizado cuando se
genera un documento en
disco blando (diskette).
112.
113. Informacin
que
genera
una
sumadora
como
parte
de
un
proceso.

QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Todos los empleados de la empresa debern consultar permanentemente este


manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su
resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; adems de presentar
sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.

Los jefes de las diferentes unidades porque podrn evaluar objetivamente el


desempeo de sus subalternos y proponer medidas para la adecuacin de
procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y
externo de la empresa para analizar resultados en las distintas operaciones.
Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la
medicin del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que
han sido establecidos para prevenir prdidas o desvos de bienes y recursos,
determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos
institucionales; estableciendo bases slidas para la evaluacin de la gestin en
cada una de sus reas y operaciones.
117.
118.
119. RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS AREAS FRENTE AL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
120.
121. Corresponder a los Jefes de reas funcionales, frente a los manuales
de procedimientos:
122.
Dirigir su diseo, establecimiento, aplicacin y control.
Propender por el cumplimiento y actualizacin de los manuales establecidos.
Detectar las necesidades de creacin y actualizacin de procedimientos de
acuerdo a nuevas normas y tecnologas, por medio de un seguimiento
permanente.
Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la
reestructuracin de las reas y al cumplimiento de los objetivos.
Ser base para la evaluacin del desempeo tanto a nivel individual como de la
unidad o dependencia.
123.
124.
Objetivos del Levantamiento de Procedimientos
125.
126. Con el levantamiento de procedimientos por parte de los empleados
se pretenden alcanzar los siguientes objetivos:
127.
Implementar mtodos y procedimientos del Sistema de Control Interno de la
empresa.
Identificar los trmites de cada operacin y su funcionario responsable.
Identificar las funciones del personal en cada actividad, trmite, proceso,
operacin o transaccin.
Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la
duracin total del procedimiento. Ejemplo: cunto tiempo se gasta el trmite
de un contrato, una cuenta, recepcin de suministros, etc.?
Establecer controles para fomentar la descentralizacin y desconcentracin de
funciones por medio de una adecuada segregacin y planeacin de las cargas de
trabajo.
Fomentar la modernizacin y simplificacin de los trmites, evitando demoras,
pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados.
Establecer tiempos estndar o promedio para cada paso de un procedimiento,
con el fin de detectar las dependencias que demoran los trmites sin justa
causa.
Sentar la base documental para la elaboracin de los Manuales de
Procedimientos y Funciones.
Estimular la innovacin, el constante perfeccionamiento y actualizacin de los
procedimientos.
Establecer indicadores, estndares, ndices o razones vlidos para evaluar la
gestin.
128.

1.
.
.
.

129. HOJA DE RUTA


130.
131. Definicin:
132.
133. Es un documento diseado para efectuar el seguimiento
evaluacin y control de las diferentes operaciones o
procedimientos (ingresos, contratos, ventas, pago de facturas,
produccin, etc.), realizadas en una o varias dependencias,
relacionando las reas y los empleados participantes, el tiempo del
trmite respectivo y las recomendaciones y observaciones
realizadas al mismo.
134.
135.
136. OBJETIVOS:
137.
138. El establecimiento de la Hoja de Ruta se propone los siguientes
objetivos:
139.
Identificar los trmites de cada operacin.
140.
Indicar las funciones de los empleados relativas a determinadas
operaciones.
141.
Establecer las responsabilidades de los empleados frente a una
actividad.
142.
Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para
establecer el tiempo total en proceso. Ejemplo: Cunto tiempo se gasta
en el trmite de una cuenta desde el momento en que es presentado por
el interesado hasta el giro y entrega de la misma.
143.
Servir de base para establecer controles como la segregacin funcional y
el establecimiento de responsabilidades para cada empleado que
participe en los procedimientos.
144.
145.
146. LA HOJA DE RUTA E INSTRUCCIONES PARA SU
DILIGENCIAMIENTO
147.
148.
149. HOJA DE RUTA (1)
150. (2)
152. (3) CODIGO
153. (4)
FECHA
PROCEDIMIENTO
INICIAL
151.
154. (5)
FECHA
FINAL
155. (6)
DOCUMENTO
BASICO No
156. TRAMITE
157. (12)
MEDICION
DEL
TRAMITE
158. (7)
159. (8)
160. (10) INGRESO
ACTIVIDAD
DEPENDENCIA
RETIRO

161.
Pa

179.

180.

181.

182.

183.

184.

185.

186. 187.

188.

178. (
13)
Ob
ser
vac
ion
es
y
rec
om
en
dac
ion
es
189.

190.

191.

192.

193.

194.

195.

196.

197. 198.

199.

200.

201.

202.

203.

204.

205.

206.

207.

208. 209.

210.

211.

212.

213.

214.

215.

216.

217.

218.

219. 220.

221.

222.

223.

224.

225.

226.

227.

228.

229.

230. 231.

232.

233.

234.

235.

236.

237.

238.

239.

240.

241. 242.

243.

244.

245.

246.

247.

248.

249.

250.

251.

252. 253.

254.

255.

256.

257.

258.

259.

260.

261.

262.

263. 264.

265.

266.

267.

268.

269.

270.

271.

272.

273.

274. 275.

276.

277.

162.
D

163.
C

164.
C

165.
F

166.
H

167.
(1

169. 172.
Ti
Ti

175.
D

168.
Fir

170. 173.
D
D

176.
D

171. 174.
H
H

177.
H

278.
282.
283.
284.
285. 286.
287.
279. 280. 281.
10
289.
290. NOTA:
291. QUIEN ENTREGA COLOCA LA FIRMA Y QUIEN RECIBE FIRMA
292. (15) REVISADO POR: __________________________________________
293. (16) APROBADO POR: _________________________________________
294. (17) V.B. RESPONSABLE: ______________________________________
295.
1.
Nmero: Coloque el nmero consecutivo de las diferentes hojas de
ruta.
1.
Procedimiento: Seale el nombre del procedimiento.
2.
Cdigo: Seale el cdigo o nmero de identificacin del respectivo
procedimiento.
3.
Fecha de Iniciacin: Indique el da, mes y ao en el cual se inicia el
procedimiento.
4.
Fecha de Terminacin: Indique el da, mes y ao en el cual se
termina el procedimiento.

288.

5.
6.

7.
8.
9.
10.
11.

12.

13.

14.
15.
16.

Documento bsico nmero: Seale el documento bsico con su


nmero. Ejemplo: Comprobante de caja No. 0001; factura comercial
No. 0233.
Actividad: Describa la accin que realiza en el trmite respectivo.
(Paso del procedimiento). Con la implantacin de los nuevos
procedimientos se imprimirn hojas de ruta con el procedimiento
incluido.
Dependencia: Relaciona el nmero que corresponda de acuerdo con
la codificacin interna.
Cargo: Indique el cargo del empleado principal que efecta la
operacin.
Ingreso/retiro: Anote el da, mes y hora en que se recibe y/o retira el
documento base del proceso con la hoja de ruta.
Firma del empleado responsable: Se anota como garanta que la
labor y los registros corresponden a las anotaciones hechas.
Medicin del Trmite: Este campo ser diligenciado por la oficina
asignada para tal fin, anotando el tiempo real (das y horas) frente a
los tiempos normales previamente determinando cunto dura cada
actividad y la operacin total.
Observaciones y Recomendaciones: Se indican las observaciones
que el empleado considere necesarias. Ejemplo: Las explicaciones al
procedimiento por sus demoras, devoluciones, sealando las causas y
formulando las recomendaciones para hacer ms gil y eficiente la
tramitacin.
Total: Este campo ser diligenciado a nivel interno, por la oficina
asignada para tal fin (Oficina de Organizacin y Mtodos), a nivel
externo por los organismos de planeacin y control. Se anotar la
sumatoria de los tiempos de tramitacin.
Revisado por: Muestra la firma del empleado que aprueba el
contenido y diligenciamiento del procedimiento que refleja en la hoja
de ruta.
Aprobado por: Muestra la firma del empleado que aprueba el
contenido y diligenciamiento del procedimiento que refleja en la hoja
de ruta.
Responsabilidad: La responsabilidad del trmite de la hoja de ruta es
del jefe de la oficina donde se inicia el proceso, quien debe dar las
instrucciones para el adecuado uso de la misma. El jefe de la
dependencia donde finaliza el trmite o procedimiento estar a cargo
de remitir la hoja de ruta a la dependencia que sea asignada.
296.
297.
298.
299.
300.
301.

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