INTRODUCCION

Los manuales son documentos que sirve como medio de comunicacin que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistmica la informacin de una
organizacin.
Se considera de gran importancia el saber realizar un manual, pero sobre todo el
aplicarlo y utilizarlo, pues de cierta forma ahorra trabajo a los administradores, y
hace que la empresa cuente con una mayor estructura.
Su fcil manejo determina de forma sencilla las responsabilidades ense!a,
construye y ayuda a la elaboracin de gu"as de servicio al ciudadano y determina
las responsabilidades.
#n manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o ms de ellas.
$l manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda au%iliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa. $n l se encuentra registrada y
transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y
control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.
MANUALISTICA
#n manual es un documento que describe con detalle y en forma ordenada y
sistmica, la informacin y&o instruccin sobre organizacin, funciones,
procedimientos, etc., de una entidad dependencia que se consideran necesarias
para ejecucin de un trabajo.
'$s un registro escrito de informacin e instrucciones, que conciernen al empleo y
pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una
empresa(. Terry G. R.
FINES DE LOS MANUALES
)elimitar en forma escrita las funciones, responsabilidades y autoridad de
cada cargo.
*ormalizar y controlar los tramites de procedimientos.
+doctrinar al personal nuevo sobre sus funciones y responsabilidades en la
entidad, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales.
,dentificar los canales de comunicacin y de coordinacin.
-oadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
.acilitar las labores de auditoria y la evaluacin del control interno.
TIPOS DE MANUALES
/anuales de pol"ticas y normas.
/anuales de organizacin y funciones.
/anuales de procedimientos.
MANUALES DE POLITICAS Y NORMAS
Son los documentos que contienen en forma ordenada la coleccin de reglas o
preceptos dados por la autoridad competente para la ejecucin de una ley u otro
dispositivo legal para el rgimen de un sector o de un organismo, etc. 0rata sobre
las principales directrices o gu"as bsicas de accin. $stos manuales pueden ser
GENERALES: -uando se refiere a la entidad como un todo. $jemplo /+*#+L
)$ 12L,0,-+S )$L /,*S+.
DEPARTAMENTALES O ESPECIFICOS: -uando se refiere a una dependencia
de una entidad descrita. $jemplo /+*#+L )$ 12L,0,-+S )$ L+ ),3$--,2*
4$*$3+L )$ 13243+/+S )$ S+L#).
OBJETIVOS:
1resentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada
organizacin.
1recisar e%presiones generales para llevar a cabo acciones que deben
realizarse en cada unidad administrativa.
1roporcionar e%presiones para agilizar el proceso decisorio.
Ser instrumento 5til para la orientacin e informacin al personal.
.acilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios
lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.
IMPORTANCIA
Su importancia radica en que representa un recurso tcnico para ayudar a la
orientacin del personal y tambin ayuda a declarar pol"ticas y procedimientos, o
proporcionar soluciones rpidas a los malos entendimientos y a mostrar cmo
puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.
VENTAJAS:
Las pol"ticas escritas requieren que los administradores piensen a travs de
sus cursos de accin y predeterminen que acciones se tomaran bajo
diversas circunstancias.
Se proporciona un panorama general de accin para muchos asuntos, y
solamente los asuntos poco usuales requieren la atencin de altos
directivos.
Se proporciona un marco de accin dentro del cual el administrador puede
operar libremente.
Las pol"ticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los
empleados.
Las pol"ticas escritas generan seguridad de comunicacin interna en todos
los niveles.
$l manual de pol"ticas es fuente de conocimiento inicial, rpido y claro, para
ubicar en su puesto nuevos empleados.
EL MANUAL DE POLITICAS Y NORMAS DEBE CONTENER:
I. INDICE: es una lista de aportaciones en el manual6 es decir, es un esquema
al que se le pueden a!adir n5meros o letras del alfabeto como referencia.
II. INTRODUCCION: ste apartado debe incluir una breve introduccin del
manual de pol"ticas. 0iene como propsito e%plicar al usuario del manual lo
que es el documento, que se pretende cumplir a travs de l, su alcance,
como usar este manual y cuando se harn las revisiones y actualizaciones.
II.1. Alcance: debe enfocarse a una e%plicacin breve sobre la que abarca el
manual de pol"ticas.
II.. C!"! #$ar el "an#al: indica al usuario todo cuanto tiene que conocer
para utilizar el manual.
II.%. Re&'$'!ne$ y ac(#al')ac'!ne$: indica con quien debe hacerse contacto
para se!alar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones
respecto al manual de pol"ticas.
III.ORGANIGRAMA: en este aparato se representa grficamente la estructura
orgnica.
IV. DECLARACIONES POLITICAS: en este aparato se debern presentar por
escrito, de manera narrativa las pol"ticas por cada una de las unidades
administrativas de que se trate.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Llamados tambin manuales de operacin o prcticas estndar, son documentos
que presentan en forma ordenada y sistemtica los trmites precisos a seguir para
lograr el trabajo de una dependencia, de acuerdo a mtodos preventivos.
F'nal'*a*e$:
#niformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las
alteraciones arbitrarias.
.acilitar las labores de inspector"a.
Simplificar la determinacin de responsabilidades.
$nse!ar el trabajo a los nuevos empleados.
+umentar la eficiencia de los empleados en el servicio.
.acilitar la elaboracin de las gu"as de servicio al ciudadano.
-onstruir una base para anlisis.
+yuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
)etermina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEBE CONTENER:
A. IDENTIFICACION:
Logotipo de la organizacin.
*ombre oficial de la organizacin.
)enominacin y e%tensin. )e corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
#nidades responsables de su elaboracin, revisin y&o autorizacin.
-lave de la forma. $n primer trmino, las siglas de la organizacin,
en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se
utiliza la forma y, por 5ltimo, el n5mero de la forma. $ntre las siglas y
el n5mero debe colocarse un guion o diagonal.
B. INDICE O CONTENIDO: relacin de los cap"tulos y pginas
correspondientes que forman parte del documento.
C. PROLOGO Y+O INTRODUCCION: e%posicin sobre el documento, su
contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y
actualizacin. 1uede incluir un mensaje de la m%ima autoridad de las
reas comprendidas en el manual.
D. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS: e%plicacin del propsito que
se pretende cumplir con los procedimientos.
E. AREAS DE APLICACI,N Y+O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS:
esfera de accin que cubren los procedimientos.
F. RESPONSABLES: unidades administrativas y&o puestos que intervienen en
los procedimientos en cualquier de sus fases.
G. POLITICAS O NORMAS DE OPERACI,N: en esta seccin se incluyen los
criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma
e%pl"cita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas
instancias que participan en los procedimientos. + continuacin se
mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
planeamiento
Se definirn perfectamente la pol"tica y&o normas que circunscriben el
marco general de actuacin del personal, a efecto de que este no
incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
)ebern ser lo suficientemente e%plicitas para evitarla continua consulta
a los niveles jerrquicos superiores.
-. CONCEPTO: palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el
procedimiento, los cuales, por su significado o grado de especializacin
requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer
ms accesible usuario la consulta del manual.
I. PROCEDIMIENTO .*e$cr'/c'0n *e la$ !/erac'!ne$1: presentacin por
escrito, en forma, narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones
que se realizan en un procedimiento, e%plicando en qu consisten, cuando,
como donde, con qu, y cuanto tiempo se hacen, se!alando los
responsables de llevarlas a cabo.
J. FORMULARIO DE IMPRESOS: formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan
como apndices.
2. DIAGRAMAS DE FLUJO: representacin grfica de la sucesin en que se
realizan las operaciones de un procedimiento y&o el recorrido de formas o
materiales, en donde se muestran las unidades administrativas
7procedimiento general8, o los puestos que intervienen, 7procedimiento
detallado8, en cada operacin descrita. +dems suelen hacer mencin del
equipo o recursos utilizados en cada caso.
L. GLOSARIO DE TERMINOS: lista de conceptos de carcter tcnico
relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. 1rocedimiento
general para la elaboracin de manuales administrativos.
RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACION DE MANUALES
La !3'c'na *e !r4an')ac'0n y "5(!*!$6 cuando la entidad o dependencia cuenta
con esta oficina.
El /er$!nal a*"'n'$(ra('&! ca/ac'(a*!6 cuando no hay oficina o personal de
organizacin y mtodos.
El 7e3e *e la *e/en*enc'a6 cuando no hay ni personal de organizacin y mtodos,
ni personal administrativo capacitado.
METODOLOGIA PARA LA CONFECCION DE UN MANUAL
a1 Planea"'en(!. $n este paso se determinara
1. 1ropsito o propsitos del manual.
. )e la responsabilidad por su elaboracin.
%. Los usuarios del manual.
81 Rec!/'lac'0n. $s el acopio de la informacin necesaria para su elaboracin
mediante
1. La investigacin documental de los archivos de la investigacin.
. $ntrevistas a empleados para obtener datos de sus actividades y
operaciones en las que intervienen.
%. $ntrevistas a los jefes y&o responsables de la dependencia para
completar, aclarar y aprobar la informacin obtenida.
9. 2bservacin directa del funcionamiento y la dependencia o del
proceso.
c1 E$(#*'! y an:l'$'$ *e la 'n3!r"ac'0n. $n esta etapa se hace el e%amen
concienzudo de la informacin obtenida y se analiza para eliminar
contradicciones, ambig9edades, duplicaciones y cualquier otro defecto.
*1 Re*acc'0n *el /r!yec(! *el "an#al. Se confecciona un proyecto de
manual con informacin obtenida y revisada, pero durante su redaccin
debe consultarse con su jefe responsable y los usuarios acerca de dicho
proyecto, que debe reflejar la realidad e%acta.
e1 Re&'$'0n y a/r!8ac'0n. +l terminar el manual se le presenta a la autoridad
superior respectivo de la dependencia para hacer las correcciones. #na vez
hecha la correccin final, se le admite a la autoridad competente con el fin
que lo apruebe y pueda tener vigencia legal.
31 Pre$en(ac'0n. $l manual aprobado se hace imprimir.
1. Se recomienda se haga en hojas sueltas, las cuales permiten hacer
modificaciones parciales sin alterar todo el documento.
. $n hojas de tama!o +: seg5n norma el ,nstituto *acional de *ormas
0cnicas y -ient"ficas.
%. 4uardarlos en folder que permita su facilidad, manejo o intercambio.
9. #tilizar claves para la numeracin, lo cual evitara trastornos mayores
en las instituciones.
;. *o utilizar letra muy peque!a ni muy grande
41 D'&#l4ac'0n. $l manual aprobado o impreso debe repetirse entre el
personal de la dependencia con quien debe coordinarse, as" mismo se
enviara ejemplares a la oficina de organizacin y mtodos ya las que juzgue
pertinentes.
<1 Ac(#al')ac'0n "an#al. )esde el momento que el manual comienza a ser
utilizado debe ser controlado continuamente para proceder a estudiar y
verificar si el documento ha cumplido con el objetivo, que punto hay que
mejorar o sustituirlos por otros.
CONCLUSIONES
#n manual es un documento que describe con detalle y en forma ordenada
y sistemtica, la informacin, instrucciones sobre organizacin, funciones,
procedimientos, etc., de una organizacin.
-onsideramos de gran importancia que una empresa cuente con un manual
de pol"ticas pues en este se establecen las normas y procedimientos a
seguir para garantizar la administracin efectiva y adecuada de la entidad.
1ara la elaboracin de los manuales la responsabilidad recae en la 2ficina
de 2rganizacin y /todos, pero puede llegar a ser elaborada por el eje de
la dependencia.
Los manuales facilitan el control por parte de los supervisores de las
funciones delegadas a los miembros de la organizacin.
-onstituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones
para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente un instrumento de comunicacin.
RECOMENDACIONES
Se recomienda utilizar un lenguaje claro, sencillo, concreto y breve en la
formulacin de los manuales.
+l describir las funciones, se deben emplear el infinitivo de los verbos al
iniciar cada prrafo, ejemplo revisar, redactar, supervisar, formular, etc.
Se recomienda la actualizacin de manera continua de los animales ya que
si no sea actualiza peridicamente, pierde efectividad,