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Auditoria Gubernamental
Auditoria Gubernamental
Auditora Gubernamental
________________________________________________________________________________
SISTEMA DE UNIVERSIDAD
ABIERTA
DOCENTE
: marianomucha@hotmail.com
: 043-342698
AUDITORA GUBERNAMENTAL
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
Ciclo X
__________________________________________________________________________ 1
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
Edicin:
Manuel Antonio Cardoza Sernaqu.
Universidad Los ngeles de Chimbote
Leoncio Prado 443
Chimbote (Per) www.uladech.edu.pe
editorial@uladech.edu.pe
NDICE
Introduccin
CAPTULO I
ASPECTOS DOCTRINARIOS Y NORMATIVOS
DE LA AUDITORA GUBERNAMENTAL
AUDITORA FINANCIERA: FASES DE PLANEAMIENTO,
EJECUCIN E INFORME
Pg.
1) Definicin, caractersticas, tipos, objetivos, clases y postulados de la
Auditora Gubernamental08
2) Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora
General de la Repblica Ley N 27785.....16
3) Presentacin de las Normas de Auditora Gubernamental (NAGUS, NAGAS,
NIAS, NCI Y SAS).................................................................36
4) Definicin de control, control interno, componentes de la estructura del
control interno... .....100
5) Auditora Financiera Fase de Planeamiento, programas, cuestionarios
de control interno..........................106
6) Fase de Ejecucin de la Auditora, diagrama y proceso a ejecutar ...142
7) Fase de Elaboracin de Informes de Auditora de acuerdo a las Normas
de Auditora Gubernamental...................... .166
8) Modelo de informe de Auditora Financiera.........................190
CAPTULO II
AUDITORA DE GESTIN Y EL EXAMEN ESPECIAL
Pg.
1) Auditora de Gestin: concepto, estructura y caractersticas.230
2) Deslinde de campos y reas de aplicacin de la Auditoria de Gestin....312
3) Anlisis FODA en la Auditora de Gestin312
4) Casos Prcticos de Auditora de Gestin.....331
5) Examen especial: concepto y campo de aplicacin. .....334
6) Esquema del proceso del examen especial.....343
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INTRODUCCIN
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El autor.
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C A P T U LO
Aspectos Doctrinarios
y Normativos de la
Auditora Gubernamental
AUDITORA FINANCIERA:
FASES DE PLANEAMIENTO,
EJECUCIN E INFORME
CLASES
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raramente las disposiciones legales toman en cuenta este concepto, a pesar que
desde el punto de vista legal un faltante de caja por un monto menor puede ser tan
serio como un caso de fraude de grado mayor.
La Ley del Sistema Nacional de Control considera que uno de los principios que gua la
auditora gubernamental es la materialidad o significacin econmica, es decir, la
concentracin del control en las transacciones u operaciones de ms significacin en
la entidad examinada.
Postulado 9:Perfeccionamiento de los mtodos y tcnicas de auditora
La Contralora General de la Repblica debe contribuir al perfeccionamiento de los
mtodos y tcnicas que se aplican para controlar la validez de los criterios utilizados en
la evaluacin del desempeo (rendimiento) de la entidad auditada.
La importancia del rol que vienen adquiriendo los auditores exige de ellos el
perfeccionamiento y la elaboracin de nuevas metodologas, as como las tcnicas
para determinar si la entidad auditada aplica criterios razonables en la evaluacin de
su desempeo operativo. Los auditores deben servirse de mtodos y tcnicas
modernas utilizadas por otras disciplinas profesionales. La Ley del Sistema Nacional
de Control, Decreto Ley N 26162, establece como uno de los criterios que orientan el
ejercicio de la auditora gubernamental la especializacin, que considera la necesidad
de efectuar el control en funcin de la naturaleza de la entidad en la que incide.
Postulado 10:Existencia de controles internos apropiados
La gerencia de cada entidad pblica es responsable de implementar y mantener un
sistema de control interno slido, con el propsito de proteger los recursos, determinar
la veracidad y confiabilidad de la informacin financiera y gerencial, promover
eficiencia en las operaciones, alentar la adhesin a las polticas prescritas y lograr las
metas y objetivos programados. La existencia de un satisfactorio sistema de control
interno no elimina irregularidades, ni la posibilidad de su ocurrencia, pero s lo
minimiza. El auditor gubernamental tiene la responsabilidad de encontrar y revelar
debilidades en el sistema de control interno y formular las recomendaciones
necesarias para su fortalecimiento.
La exactitud y la correccin de los informes y estados financieros son la expresin de
la situacin financiera y del resultado de las operaciones de una entidad. La direccin
es responsable de que los informes financieros o de cualquier otro tipo, en su forma y
contenido, sean correctos y adecuados. Es tambin responsabilidad de cada entidad
pblica establecer un sistema que suministre informacin financiera oportuna y
confiable.
Es obligacin de la entidad auditada y no de la Institucin Superior de Auditora
establecer sistemas adecuados de control interno para proteger sus recursos. Es
tambin obligacin de la entidad auditada asegurarse de que dichos controles se
apliquen y funcionen de manera que garanticen el cumplimiento de las disposiciones
legales y reglamentarias aplicables y que las decisiones se adopten con probidad y
correccin. En cualquier caso, esto no exime al auditor, cuando descubra controles
inadecuados o inexistentes, de presentar a la entidad auditada las correspondientes
observaciones, conclusiones y recomendaciones.
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La Ley del Sistema Nacional de Control precisa que el titular y los directores de la
entidad son responsables de supervisar la confiabilidad del control interno previo y del
control interno posterior para la evaluacin de la gestin.
Postulado 11: Las operaciones y contratos gubernamentales estn libres de
irregularidades y actos de colusin
El Estado asume como premisa que sus servidores son honestos en ausencia de
evidencia en contrario. Si los servidores pblicos fueran deshonestos o de fcil
colusin entre ellos con fines de incurrir en irregularidades, el gobierno podra
nicamente mantenerse mediante la aplicacin del temor o la fuerza. El Estado tiene
que inculcar valores ticos y honestidad a sus servidores. Tiene que asegurar que su
remuneracin est de acuerdo con sus responsabilidades y que no trabajen dentro de
ambientes que conducen a la tentacin. En este contexto, se considera que en caso de
una posible colusin, por lo menos uno de los servidores involucrados tendr la
suficiente integridad para rechazar la participacin que se le ofrece y revelar tal
situacin a sus superiores.
La aplicacin de este postulado depende de la cultura, objetividad e integridad y
valores ticos de los servidores pblicos. Si la cultura acepta el desempeo de un
cargo pblico como una licencia para obtener beneficios personales o en favor de
terceros y, si asociaciones colusivas son aceptadas y protegidas por leyes no escritas
contra la revelacin de irregularidades cometidas por servidores pblicos; la auditora
puede dejar de tener valor y otros mtodos extremos tendran que utilizarse. La Ley del
Sistema Nacional de Control, establece como uno de los criterios para orientar el
ejercicio de la auditora gubernamental, la presuncin de licitud, segn la cual, salvo
prueba en contrario, se reputa que los servidores y funcionarios sujetos a control han
actuado con arreglo a las normas legales y administrativas.
Postulado 12: Responsabilidad y Auditora Gubernamental
Las normas de auditora aprobadas en el XI INTOSAI en 1992, establecen que:
La obligacin de rendir cuenta, por parte de las personas o entidades que manejan
recursos pblicos, est cada vez ms en la conciencia de todos, por lo que hay una
mayor necesidad de que dicha obligacin se cumpla en forma correcta y eficaz.
Las Normas de Control Interno para el sector pblico definen el concepto
responsabilidad (traduccin del ingls Accountability) de la siguiente forma:
Es el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad
superior y ante el pblico por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una
misin u objetivo encargado y aceptado. Constituye un concepto que tiene una relacin
directa con la moral del individuo que gua su propia conciencia y se refleja en las
creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos, fraternales, cvicos e
ideolgicos adquiridos durante su existencia.
Toda persona u oficina pblica que maneja recursos del Estado es responsable.
La gerencia de cada entidad es responsable de cautelar que los fondos sean utilizados
en el logro de los objetivos en forma eficiente, efectiva y econmica. Tambin son
responsables aquellas personas que se encargan de registrar y documentar los
valores de las operaciones o transacciones que involucran recursos y preparan los
estados financieros de cada entidad pblica.
Los sistemas modernos gerenciales en las reas de procesamiento de
informacin, personal, logstica, presupuesto, contabilidad, gerencia de caja,
recaudacin de impuestos y otras modalidades de recaudacin de ingresos,
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Los citados principios son de observancia obligatoria por los rganos de control y
pueden ser ampliados o modificados por la Contralora General, a quien compete su
interpretacin.
Artculo 10. Accin de control
La accin de control es la herramienta esencial del sistema, por la cual el personal
tcnico de sus rganos conformantes, mediante la aplicacin de las normas,
procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efecta la
verificacin y evaluacin, objetiva y sistemtica de los actos y resultados producidos
por la entidad en la gestin y ejecucin de los recursos, bienes y operaciones
institucionales.
Las acciones de control se realizan con sujecin al Plan Nacional de Control y a los
planes aprobados para cada rgano del sistema de acuerdo a su programacin de
actividades y requerimientos de la Contralora General.
Dichos planes debern contar con la correspondiente asignacin de recursos
presupuestales para su ejecucin, aprobada por el titular de la entidad, encontrndose
protegidos por el principio de reserva.
Como consecuencia de las acciones de control se emitirn los informes
correspondientes, los mismos que se formularn para el mejoramiento de la gestin de
la entidad, incluyendo el sealamiento de responsabilidades que, en su caso, se
hubieran identificado. Sus resultados se exponen al titular de la entidad, salvo que se
encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal.
Artculo 11.- Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control
Las acciones de control que efecten los rganos del sistema no sern concluidas sin
que se otorgue al personal responsable comprendido en ellas la oportunidad de
conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran
incursos, salvo en los casos justificados sealados en las normas reglamentarias.
Cuando en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean stas de
naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y
aqullas competentes de acuerdo a ley, adoptarn inmediatamente las acciones para
el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicacin de la respectiva
sancin, e iniciarn, ante el fuero respectivo, aqullas de orden legal que
consecuentemente correspondan a la responsabilidad sealada.
Las sanciones se imponen por el titular de la entidad y, respecto de ste en su caso,
por el organismo o sector jerrquico superior o el llamado por ley.
TTULO II
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
CAPTULO I
CONCEPTO Y CONFORMACIN DEL SISTEMA
Artculo 12. Definicin
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de rganos de control, normas, mtodos
y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y
desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada.
Su actuacin comprende todas las actividades y acciones en los campos
administrativo, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al
personal que presta servicios en ellas, independientemente del rgimen que las regule.
Artculo 13. Conformacin
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intereses del Estado cuando tales procesos incidan sobre recursos y bienes de
ste.
p) Recibir, registrar, examinar y fiscalizar las declaraciones juradas de ingresos y de
bienes y rentas que deben presentar los funcionarios y servidores pblicos
obligados de acuerdo a ley.
q) Verificar y supervisar el cumplimiento de las disposiciones sobre prohibiciones e
incompatibilidades de funcionarios y servidores pblicos y otros, as como de las
referidas a la prohibicin de ejercer la facultad de nombramiento de personal en el
sector pblico en casos de nepotismo, sin perjuicio de las funciones conferidas a
los rganos de control.
r) Citar y tomar declaraciones a cualquier persona cuyo testimonio pueda resultar til
para el esclarecimiento de los hechos materia de verificacin durante una accin
de control, bajo los apremios legales sealados para los testigos.
s) Dictar las disposiciones necesarias para articular los procesos de control con los
planes y programas nacionales, a efecto de visualizar de forma integral su
cumplimiento, generando la informacin pertinente para emitir recomendaciones
generales a los Poderes Ejecutivo y Legislativo sobre la administracin de los
recursos del Estado en funcin de las metas previstas y las alcanzadas, as como
brindar asistencia tcnica al Congreso de la Repblica en asuntos vinculados a su
competencia funcional.
t) Emitir disposiciones y/o procedimientos para implementar operativamente medidas
y acciones contra la corrupcin administrativa a travs del control gubernamental,
promoviendo una cultura de honestidad y probidad de la gestin pblica, as como
la adopcin de mecanismos de transparencia e integridad al interior de las
entidades, considerndose el concurso de la ciudadana y organizaciones de la
sociedad civil.
u) Establecer los procedimientos para que los titulares de las entidades rindan cuenta
oportuna ante el rgano rector por los fondos o bienes del Estado a su cargo, as
como de los resultados de su gestin.
v) Asumir la defensa del personal de la institucin a cargo de las labores de control
cuando se encuentre incurso en acciones legales derivadas del debido
cumplimiento de la labor funcional, aun cuando al momento de iniciarse la accin el
vnculo laboral con el personal haya terminado.
w) Establecer el procedimiento selectivo de control sobre las entidades pblicas
beneficiarias por las mercancas donadas provenientes del extranjero.
x) Ejercer el control de desempeo de la ejecucin presupuestal, formulando
recomendaciones que promuevan reformas sobre los sistemas administrativos de
las entidades sujetas al sistema.
y) Regular el procedimiento, requisitos, plazos y excepciones para el ejercicio del
control previo externo a que aluden los literales j), k) y l) del presente artculo, as
como otros encargos que se confiera al organismo Contralor, emitiendo la
normativa pertinente que contemple los principios que rigen el control
gubernamental.
z) Celebrar convenios de cooperacin interinstitucional con entidades pblicas o
privadas, nacionales o extranjeras.
Las atribuciones antes sealadas no son taxativas, comprendiendo las dems que
seale esta ley y otros dispositivos legales.
Artculo 23. Inaplicabilidad del arbitraje
Las decisiones que emita la Contralora General en el ejercicio de las atribuciones de
autorizacin previa a la ejecucin y pago de presupuestos adicionales de obra y a la
aprobacin de mayores gastos de supervisin no podr ser objeto de arbitraje, en
concordancia con lo dispuesto en el numeral 4 del artculo 1 de la Ley N 26572, Ley
General de Arbitraje.
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Asimismo, tampoco se podr someter a arbitraje las controversias que versan sobre
materias comprendidas en los alcances de las atribuciones previstas en el literal k) del
artculo 22 de la ley, las que no pueden ser sustradas al pronunciamiento que
compete a la Contralora General.
Artculo 24. Carcter y revisin de oficio de los Informes de Control
Los informes de control emitidos por el sistema constituyen actos de la administracin
interna de los rganos conformantes de ste, y pueden ser revisados de oficio por la
Contralora General, quien podr disponer su reformulacin cuando su elaboracin no
se haya sujetado a la normativa de control, dando las instrucciones precisas para
superar las deficiencias, sin perjuicio de la adopcin de las medidas correctivas que
correspondan.
Artculo 25.- Fiscalizacin por el Poder Legislativo
El Congreso de la Repblica fiscaliza la gestin de la Contralora General.
CAPTULO II
ORGANIZACIN DE LA CONTRALORA GENERAL
Artculo 26.- Designacin del Contralor General
El Contralor General de la Repblica es designado por un perodo de siete aos, y
removido por el Congreso de la Repblica de acuerdo a la Constitucin Poltica.
El Contralor General de la Repblica est prohibido de ejercer actividad lucrativa e
intervenir, directa o indirectamente en la direccin y/o gestin de cualquier actividad
pblica o privada, excepto las de carcter docente.
Artculo 27.- Jerarqua del Contralor General
El Contralor General de la Repblica es el funcionario de mayor rango del sistema y
goza de los mismos derechos, prerrogativas y preeminencias propias de un ministro de
Estado. No est sujeto a subordinacin, a autoridad o dependencia alguna en ejercicio
de la funcin.
En el ejercicio de sus funciones, slo puede ser enjuiciado, previa autorizacin del
Congreso de la Repblica.
Artculo 28.- Requisitos para ser Contralor General.
Son requisitos para ser Contralor General de la Repblica:
a) Ser peruano de nacimiento.
b) Gozar del pleno ejercicio de los derechos civiles.
c) Tener al tiempo de la designacin, no menos de 40 aos de edad.
d) Tener ttulo profesional universitario y estar habilitado por el colegio profesional
correspondiente.
e) Tener un ejercicio profesional no menor a 10 aos.
f) Tener conducta intachable y reconocida solvencia e idoneidad moral.
Artculo 29.- Impedimentos para ser Contralor General.
Son impedimentos para ser Contralor General de la Repblica:
a) Adolecer de incapacidad fsica o mental, grave y permanente debidamente
comprobada.
b) Haber sufrido condena por la comisin de delito doloso, tener mandato de
detencin definitiva en instruccin en la que se le impute dicha comisin o haber
incurrido en delito flagrante.
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CAPTULO VI
CONTROL DE LAS FUERZAS ARMADAS Y POLCIA NACIONAL
Artculo 39.- rganos de auditora interna
Sin perjuicio de las Inspectoras Generales del Ejrcito, Marina de Guerra, Fuerza
Area, y de la Polica Nacional, cuyas competencias se circunscriben a asuntos
netamente castrenses y disciplinarios, dichas Instituciones contarn dentro de su
estructura organizativa con un rgano de Auditora Interna encargado de efectuar
exclusivamente el control de la gestin administrativa, econmica y financiera de los
recursos y bienes del Estado asignados, de conformidad con las normas del Sistema
Nacional de Control.
Artculo 40.- Designacin y funciones de las Jefaturas de los rganos de
Auditora Interna de las Fuerzas Armadas y Polcia Nacional.
Las Jefaturas de los rganos de Auditora Interna de las Fuerzas Armadas y Polica
Nacional son designadas por el Contralor General de la Repblica.
Las Jefaturas de los rganos de Auditora Interna para el cumplimiento de sus
funciones de control, responden directamente al Contralor General de la Repblica,
con arreglo a las normas del Sistema Nacional de Control.
Debiendo, para su separacin del cargo, sujetarse a lo previsto en el artculo 19 de la
Ley.
CAPTULO VII
POTESTAD SANCIONADORA DE LA CONTRALORA GENERAL
Artculo 41.- Facultad sancionadora
En cumplimiento de su misin y atribuciones, la Contralora General tiene la facultad
de aplicar directamente sanciones por la comisin de las infracciones que hubieren
cometido las entidades sujetas a control, sus funcionarios y servidores pblicos, las
sociedades de auditora y las personas jurdicas y naturales que manejen recursos y
bienes del Estado, o a quienes haya requerido informacin o su presencia con relacin
a su vinculacin jurdica con las entidades.
Dicha facultad se ejerce con observancia de los principios de legalidad y debido
procedimiento.
Artculo 42.- Infracciones
Constituyen infracciones sujetas a la potestad sancionadora de la Contralora General:
a) La obstaculizacin o dilatacin para el inicio de una accin de control.
b) La omisin o incumplimiento para la implantacin e implementacin de los
rganos de auditora interna o la afectacin de su autonoma.
c) La interferencia o impedimento para el cumplimiento de las funciones inspectivas
inherentes al control gubernamental.
d) La omisin en la implantacin de las medidas correctivas recomendadas en los
informes realizados por los rganos del sistema.
e) La omisin o deficiencia en el ejercicio del control gubernamental o en el
seguimiento de medidas correctivas.
f) La omisin en la presentacin de la informacin solicitada o su ejecucin en forma
deficiente o inoportuna, segn el requerimiento efectuado.
g) El incumplimiento en la remisin de documentos e informacin en los plazos que
sealen las leyes y reglamentos.
h) Cuando las personas naturales o jurdicas privadas que mantengan relaciones con
entidades sujetas al sistema no acudan a un requerimiento o no proporcionen
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observancia por los profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participen
en el proceso de la auditora gubernamental.
Se caracterizan por ser flexibles, permitiendo su adaptabilidad y actualizacin, de ser
necesario, as como servir de estndares para ponderar la eficiencia y efectividad de la
auditora. Su estructura es la siguiente:
a) Cdigo, en el numeral que referencia al grupo de las normas y el orden que tienen
dentro de cada grupo.
b) Ttulo, es la denominacin de la norma.
c) Enunciado, es la exposicin breve de la normas.
d) Detalle del enunciado, es la parte de la norma que facilita su interpretacin y
correcta aplicacin.
e) Limitacin al alcance, es la parte de la norma que precisa las excepciones a su
cumplimiento.
II. MARCO CONCEPTUAL
1. Auditora gubernamental
La auditora gubernamental es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las
operaciones financieras y/o administrativas efectuado con posterioridad a su ejecucin,
en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el
correspondiente informe.
Se debe efectuar de acuerdo a las normas de auditora gubernamental y disposiciones
especializadas emitidas por la Contralora General, aplicando las tcnicas, mtodos y
procedimientos establecidos por la profesin del contador pblico.
Tiene por objetivos:
a. Evaluar la correcta utilizacin de los recursos pblicos, verificando el cumplimiento
de las disposiciones legales y reglamentarias.
b. Determinar la razonabilidad de la informacin financiera.
c. Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados
obtenidos en relacin a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y
programas aprobados de la entidad examinada.
d. Recomendar medidas para promover mejoras en la gestin pblica.
e. Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada.
Corresponde ejercer la auditora gubernamental a los auditores de la Contralora
General de la Repblica, de los rganos de auditora interna -OAI de las entidades
sujetas al Sistema Nacional de Control y de las Sociedades de Auditora designadas.
El auditor gubernamental es el profesional que rene los requisitos necesarios para el
ejercicio del trabajo de auditora en las entidades sujetas al Sistema Nacional de
Control, aplicando las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas -NAGA, las
Normas Internacionales de Auditora -NIA y las presentes Normas de Auditora
Gubernamental -NAGU.
La auditora gubernamental es externa cuando es realizada directamente por la
Contralora General, por los rganos de auditora interna en otras entidades del
Sistema y por las Sociedades de Auditora debidamente autorizada y designada,
respectivamente.
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Es interna cuando es ejercida por los rganos de Auditoria Interna de las propias
entidades sujetas al Sistema Nacional de Control.
El proceso de la auditoria gubernamental comprende las etapas de: i) planificacin, ii)
ejecucin y iii) elaboracin del informe. Se inicia con la formulacin del respectivo plan
y culmina con la remisin del informe al titular de la entidad examinada y, un ejemplar
a la Contralora General de la Repblica.
La elaboracin y presentacin del informe de auditora o examen especial es de
responsabilidad conjunta del auditor encargado y del supervisor.
2. Tipos de auditora gubernamental
La auditora gubernamental, cuyo tipo se define por sus objetivos, se clasifica en
auditora financiera y auditora de gestin o de desempeo.
a. AUDITORA FINANCIERA
La auditora financiera, a su vez, comprende a la auditora de estados financieros y la
auditora de asuntos financieros en particular.
La auditora de estados financieros tiene por objetivo determinar si los estados
financieros del ente auditado presentan razonablemente su situacin financiera, los
resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados. Este tipo de auditora es efectuada usualmente
en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control por sociedades de auditoria
designadas por la Contralora General de la Repblica.
La auditora de asuntos financieros en particular se aplica a programas, actividades,
funciones o segmentos, con el propsito de determinar si stos se presentan de
acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente.
Las normas de auditora generalmente aceptadas y las normas internacionales de
auditora que rigen a la profesin contable en el pas son aplicables a todos los
aspectos de la auditora financiera.
b. AUDITORA DE GESTIN
Su objetivo es evaluar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los
recursos pblicos, as como el desempeo de los servidores y funcionarios del Estado
respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que se estn
logrando los resultados o beneficios previstos por la legislacin presupuestal o por la
entidad que haya aprobado el programa o la inversin correspondiente. La auditora de
gestin puede tener, entre otros, los siguientes propsitos:
1. Determinar si la entidad requiere, protege y emplea sus recursos de manera
econmica y eficiente.
2. Establecer las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas.
3. Evaluar si los objetivos de un programa son apropiados, suficientes o pertinentes y
el grado en que produce los resultados deseados.
Generalmente, al trmino de una auditora de gestin el auditor no expresa una opinin
sobre el nivel integral de dicha gestin o el desempeo de los funcionarios. Por tanto,
estas normas no prevn que se exija al auditor una opinin de esa naturaleza. Sin
embargo, el auditor deber presentar en su informe, hallazgos y conclusiones respecto
a la magnitud y calidad de la gestin y desempeo, as como en relacin con los
procesos, mtodos y controles internos especficos, cuya eficiencia y eficacia
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Planificacin general
Planificacin especfica
Programas de auditora
Archivo permanente
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LA
EVIDENCIA
PROVENIENTE
DE
SISTEMAS
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b)
Cuando el auditor utilice datos procesados por medios electrnicos o los incluya en su
informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos
para los resultados de la auditora, bastar generalmente que en el informe se cite la
fuente de esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e
integridad de su informe.
NAGU. 3.50 Papeles de trabajo
El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor
efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento y
ejecucin, y el informe de auditora. Por tanto, debern contener la evidencia necesaria
para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten en el
informe. Podrn incluir cintas, fotos, pelculas y discos.
No hay nada que sustituya a una comprensin adecuada de los objetivos de la
auditora, las razones por las cuales se emprender determinada tarea y la forma en
que esa tarea contribuir al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensin se logra
cuando el auditor dispone de papeles de trabajo debidamente planificados y
organizados y reciben instrucciones idneas de sus supervisores.
La prctica de indicar claramente en los papeles de trabajo los fines que se persigan
ser muy til para asegurarse que la informacin obtenida estar relacionada
directamente con los objetivos de la auditora y del informe correspondiente.
PROPSITO
a. Contribuir a la planificacin y realizacin de la auditora.
b. Proporcionar el principal sustento del informe del auditor.
c. Permitir una adecuada ejecucin, revisin y supervisin del trabajo de auditora.
d. Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones,
comentarios y recomendaciones incluidas en el informe.
e. Permitir las revisiones de calidad de la auditora.
REQUISITOS
a. Ser completos y exactos, con objeto de que permitan sustentar debidamente los
hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del
trabajo realizado. La concisin es importante, pero no deber sacrificarse la claridad
y la integridad con el nico fin de ahorrar tiempo o papel.
b. Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un auditor
experimentado, que no haya mantenido una relacin directa con la auditora est en
capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones mediante su
revisin. No deben requerir de explicaciones orales.
c. Ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podran perder su valor como
evidencia.
d. Deben contener informacin relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean
pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.
CONTENIDO
La forma y contenido de los papeles de trabajo se ven afectados por factores tales
como:
a. La naturaleza de la auditora.
b. El tipo de informe a emitir.
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El plazo para la entrega de las aclaraciones o comentarios ser establecido a juicio del
auditor encargado, de acuerdo a las disposiciones correspondientes.
En la parte introductoria del informe se consignar un prrafo sobre el cumplimiento de
la presente NAGU, bajo el rubro de "COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE
AUDITORA". Para los efectos de la NAGU 4.40- CONTENIDO DEL INFORME, en su
numeral A.4) se tendr presente lo establecido en este prrafo.
NAGU 3.70 Carta de representacin
El auditor debe obtener una carta de representacin del titular y/o del nivel gerencial
competente de la entidad auditada.
La carta de representacin es el documento por el cual el titular y/o nivel gerencial
competente de la entidad auditada reconoce haber puesto a disposicin del auditor la
informacin requerida, as como cualquier hecho significativo ocurrido durante el
perodo bajo examen y hasta la fecha de terminacin del trabajo de campo.
Si el titular y/o niveles gerenciales se rehusaran a proporcionar al auditor el citado
requerimiento, dicha situacin se revelar en el informe de auditora.
NORMAS PARA EL INFORME DE AUDITORA GUBERNAMENTAL
4.10 Forma escrita.
4.20 Oportunidad del informe.
4.30 Presentacin del informe.
4.40 Contenido del informe.
4.50 Informe especial.
NAGU. 4.10 Forma escrita
Los auditores deben preparar informes de auditora por escrito para comunicar los
resultados de cada examen.
No es propsito de esta norma limitar o evitar la discusin de los hallazgos, juicios,
conclusiones y recomendaciones con personas responsables de la entidad o del rea
auditada.
Por el contrario, se recomiendan las discusiones de esa naturaleza. Sin embargo,
deber prepararse un informe por escrito independientemente de que se hayan llevado
a cabo esas discusiones.
Los informes por escrito son necesarios para:
a. Comunicar los resultados de la auditora a funcionarios de los niveles apropiados de
gobierno.
b. Reducir el riesgo de que los resultados sean errneamente interpretados.
c. Poner a disposicin de las autoridades pertinentes los resultados del examen.
d. Facilitar el seguimiento de los hallazgos y recomendaciones para verificar que se
hayan adoptado las medidas correctivas apropiadas.
NAGU. 4.20 Oportunidad del informe
Los informes de auditora deben emitirse lo ms pronto posible a fin de que su
informacin pueda ser utilizada oportunamente por el titular de la entidad examinada
y/o funcionarios de los niveles apropiados del gobierno.
A fin de que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno, para lo cual
es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la
auditora. Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para
quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde. El auditor
debe prever la emisin oportuna del informe y tener presente ese propsito al ejecutar
la auditora.
NAGU. 4.30 Presentacin del informe
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interpretaciones errneas en los casos en que los objetivos hayan sido particularmente
limitados o puntuales sobre determinados aspectos de la gestin.
3. Alcance
Se dejar constancia que el trabajo se realiz de acuerdo con las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas y las Normas de Auditora Gubernamental.
Deber indicarse claramente la cobertura y profundidad del trabajo que se haya
realizado para cumplir los objetivos de la auditora, precisndose el perodo
examinado, el mbito geogrfico donde se haya practicado la auditora y las reas
materia de examen.
De ser el caso, el auditor revelar las limitaciones al alcance que se presenten en el
proceso del trabajo. Si se emplean datos que no hayan sido verificados, ese hecho
deber manifestarse. Tambin debern revelarse las modificaciones efectuadas al
enfoque de la auditora, como consecuencia de las limitaciones de la informacin o del
alcance de la auditora.
4. Comunicacin de Observaciones
Se dar a conocer el cumplimiento de la comunicacin de observaciones efectuada a
los funcionarios de la entidad comprendidos en las mismas.
B. INFORMACIN RELATIVA A LA ENTIDAD EXAMINADA
1. Antecedentes y Base Legal
Se deber hacer una breve referencia en torno a la creacin de la entidad, su
estructura organizativa, las principales actividades que desarrolla y al rea examinada.
En la base legal se precisar la referencia a las disposiciones legales que la regulan.
2. Relacin de las personas comprendidas en las observaciones
Est referido al personal de la entidad auditada comprendido en las observaciones, el
cual se consignar en un anexo del informe, con indicacin de nombres y apellidos,
cargo, perodo de gestin, condicin laboral y direccin domiciliaria.
3. Posicin financiera, econmica y presupuestaria
Teniendo en cuenta el tipo de examen que se realice, a criterio del auditor se incluirn
el balance general, estado de prdidas y ganancias, balance de ejecucin
presupuestal u otros, segn corresponda.
II. Conclusiones
En este rubro el auditor deber expresar sus conclusiones, que son juicios de carcter
profesional basados en las observaciones resultantes del examen efectuado. Las
conclusiones estarn referidas a la evaluacin de los resultados de gestin de la
entidad examinada, en cuanto al logro de los objetivos, metas y programas, as como a
la utilizacin de los recursos pblicos, en trminos de economa, eficiencia y eficacia.
Asimismo, en las conclusiones se deber indicar la determinacin de la naturaleza de
la responsabilidad en la que incurran los funcionarios o servidores pblicos, sea
administrativa, civil o penal. De acuerdo a la competencia funcional de los rganos
conformantes del Sistema Nacional de Control, cuando la responsabilidad es de
carcter penal, sta debe ser revelada en trminos de presuncin de delito.
Al final de cada conclusin se har referencia al nmero correspondiente a la
observacin en la cual se expone el hecho con todos los detalles.
III. Observaciones
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auditor, sin perjuicio de la continuidad del respectivo examen, debe emitir con la
celeridad del caso un informe especial con el respectivo sustento tcnico y legal, para
que se efecten las acciones pertinentes en forma inmediata en las instancias
correspondientes. (Modificado por Resolucin de Contralora N246-95-CG del
28.12.95)
La aplicacin de esta norma permitir al auditor que con base en su juicio profesional y
en observancia de las normas legales aplicables ejerza su labor en los casos de
evidenciarse faltas graves y/o indicios razonables de comisin de delito durante el
desarrollo de su trabajo en la entidad auditada. En el caso de faltas graves se
comunicar al titular de la entidad para su deslindamiento respectivo y correcciones
pertinentes.
Para el caso de indicios razonables de comisin de delito, la instancia correspondiente
ser la Procuradura, en el caso que la auditora sea realizada por la Contralora
General de la Repblica; las Fiscalas y/o Procuradura adscrita al sector respectivo,
cuando los exmenes sean efectuados por los rganos de auditora interna
conformantes del Sistema y Sociedades de Auditora designadas.
En la misma fecha de iniciados los trmites en la Procuradura y/o Fiscala, segn
corresponda, los citados rganos de auditora y las Sociedades de Auditora, remitirn
un ejemplar del informe especial a la Contralora General y, a juicio del auditor, al
titular de la entidad, siempre que este ltimo no se encuentre comprendido en los
indicios razonables de comisin de delito.
La emisin del informe especial no exime al auditor de su obligacin de recomendar
medidas inmediatas, en cautela de la recuperacin del patrimonio del Estado.
En la preparacin del informe especial se tendr en cuenta bsicamente la estructura
que tiene el informe de auditora gubernamental.
3.2.
Se codificaron en 1995.
Comprenden 36 secciones sobre normas.
Emitidas por la Federacin Internacional de Contadores (IFAC)
Comprenden 10 secciones sobre prcticas.
Constituye un esfuerzo para la armonizacin mundial de la auditora.
Estas normas tienen que ver con la calidad y el juicio profesional del auditor
independiente y en la emisin del informe.
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D. Evidencia de auditora
Evidencia de auditora
Evidencia de auditora: consideraciones adicionales
Para partidas adicionales
Trabajos iniciales- balance de apertura
Procedimientos analticos
Muestreo
Muestreo de auditora
Auditora de estimaciones contables
Partes vinculadas (filiales)
Hechos subsecuentes
Empresa en marcha
Representaciones o manifestaciones de la administracin
E. Utilizacin del trabajo de otros
Utilizacin del trabajo de otro auditor
Consideraciones del trabajo de auditora interna
Utilizacin del trabajo de un experto
F. El dictamen de auditora
El dictamen del auditor independiente sobre EE. FF.
Comparativos
Informacin adicional de documentos que contienen EE. FF. Auditados
G. reas especializadas
Dictamen del auditor sobre compromisos de auditora con fines especiales
Examen de informacin finananciera proyectada.
H. Servicios relacionados
Compromisos de revisin de EE. FF.
Compromisos para realizar procedimientos convenidos en relacin con
informacin financiera.
Compromiso de compilacin de informacin financiera.
I.
I. INTRODUCCIN
1. ANTECEDENTES
La Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores- INTOSAI,
fundada en el ao 1953, y que rene entre sus miembros a ms de ciento setenta
(170) Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS), entre ellas la Contralora General de
la Repblica de Per (CGR), aprob en el ao 1992 las Directrices para las normas de
control interno. Este documento establece los siguientes lineamientos generales para
la formulacin de las normas de control interno:
Se define al control interno como un instrumento de gestin que se utiliza para
proporcionar una garanta razonable del cumplimiento de los objetivos establecidos
por el titular o funcionario designado
Se precisa que la estructura de control interno es el conjunto de los planes, mtodos,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de direccin que posee una
institucin para ofrecer una garanta razonable de que se cumplen los siguientes
objetivos:
(i) Promover las operaciones metdicas, econmicas, eficientes y eficaces as
como los productos y servicios con calidad, de acuerdo con la misin de la
institucin.
(ii) Preservar los recursos frente a cualquier prdida por despilfarro, abuso, mala
gestin, error y fraude.
(iii) Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas de la direccin
(iv) Elaborar y mantener datos financieros y de gestin fiables presentados correcta
y oportunamente en los informes.
Debe formularse y promulgarse una definicin amplia de la estructura de control
interno, de los objetivos a alcanzar y de las normas a seguir en la concepcin de
tales estructuras
La necesidad de hacer una clara distincin entre dichas normas y los procedimientos
especficos a ser implantados por cada institucin
La responsabilidad de la direccin por la aplicacin y vigilancia de los controles
internos especficos necesarios para sus operaciones, por ser stos un instrumento
de gestin, para los cuales se debe disponer de planes de evaluacin peridica.
La competencia de la EFS en la evaluacin de los controles internos existentes en
las entidades fiscalizadas.
Asimismo, dos aos antes, en 1990 se haba publicado el documento Control Interno
Marco Integrado (Internal Control Integrated Framework, Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Comisin, 1990) elaborado por la Comisin Nacional
sobre Informacin Financiera Fraudulenta -conocida como la Comisin Treadway. Los
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eventos, (iv) evaluacin de riesgos, (v) respuesta a los riesgos, (vi) actividades de
control, (vii) informacin y comunicacin, y (viii) supervisin.
Igualmente, en el XVIII INCOSAI, realizado el 2004 en Budapest, se aprob la Gua
para las normas de control interno del sector pblico, que define el control interno
como un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal, y esta diseado
para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la
consecucin de la misin de la entidad se alcanzarn los siguientes objetivos
gerenciales:
Ejecucin ordenada, tica, econmica, eficiente y efectiva de las operaciones.
Cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Salvaguarda de los recursos para evitar prdidas, mal uso y dao.
En Per, el marco ms reciente para el control gubernamental lo proporciona la Ley N
27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la
Repblica, vigente a partir del 24.JUL.2002, que establece las normas que regulan el
24 de julio de 2002 mbito, organizacin y atribuciones del Sistema Nacional de
Control (SNC) y de la CGR.
Acorde con los nuevos enfoques del control gubernamental, la Ley N 27785, (artculo
6) establece que el mismo consiste en la supervisin, vigilancia y verificacin de los
actos y resultados de la gestin pblica, en atencin al grado de eficiencia, eficacia,
transparencia y economa en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, as
como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de poltica y planes
de accin, evaluando los sistemas de administracin, gerencia y control, con fines de
su mejoramiento a travs de la adopcin de acciones preventivas y correctivas
pertinentes. Asimismo, dicha norma precisa que el control gubernamental es interno y
externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente.
La Ley N 27785 procura responder a los requerimientos y necesidades del sector
pblico, entendiendo que resulta bsica la priorizacin del control dentro de la
administracin, para su mejora, Para ello se involucra a las propias entidades en la
cautela del patrimonio pblico, tal como seala el artculo 7: El control interno
comprende las acciones de cautela previa, simultnea y de verificacin posterior que
realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad de que la gestin de sus recursos,
bienes y operaciones se efecte correcta y eficientemente
La CGR de acuerdo a ello, consider de trascendental importancia la emisin de una
ley de control interno que regulara especficamente el establecimiento, funcionamiento,
mantenimiento, perfeccionamiento y evaluacin del sistema de control interno en las
entidades del Estado en la Ley N 28716, Ley de Control Interno de las entidades del
Estado, aprobada por el Congreso de la Repblica y publicada el 18.ABR.2006, con el
propsito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con
acciones y actividades de control previo, simultneo y posterior, contra los actos y
prcticas indebidos o de corrupcin, buscando el debido y transparente logro de los
fines, objetivos y metas institucionales.
Esta Ley establece en su artculo 10 que corresponde a la CGR dictar la normativa
tcnica de control que oriente la efectiva implantacin, funcionamiento y evaluacin del
control interno en las entidades del Estado. Dichas normas constituyen lineamientos,
criterios, mtodos y disposiciones para la aplicacin o regulacin del control interno en
las principales reas de la actividad administrativa u operativa de las entidades,
incluidas las relativas a la gestin financiera, logstica, de personal, de obras, de
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(ii)
(iii)
(iv)
(v)
(vi)
Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de
prdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, as como, en general, contra
todo hecho irregular o situacin perjudicial que pudiera afectarlos.
Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.
Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin.
Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales
Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores pblicos de rendir
cuentas por los fondos y bienes pblicos a su cargo o por una misin u objetivo
encargado y aceptado.
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Otro factor limitante son las restricciones que, en trminos de recursos materiales,
pueden enfrentar las entidades. En consecuencia, deben considerarse los costos de
los controles en relacin con su beneficio. Mantener un sistema de control interno con
el objetivo de eliminar el riesgo de prdida no es realista y conllevara a costos
elevados que no justificaran los beneficios derivados. Por ello, al determinar el diseo
e implantacin de un control en particular, la probabilidad de que exista un riesgo y el
efecto potencial de ste en la entidad deben ser considerados junto con los costos
relacionados a la implantacin del nuevo control.
Los cambios en el ambiente externo e interno de la entidad, tales como los cambios
organizacionales y en la actitud del titular y funcionarios pueden tener impacto sobre la
eficacia del control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta razn,
el titular o funcionario designado debe evaluar peridicamente los controles internos,
informar al personal de los cambios que se implementen y respetar el cumplimiento de
los controles dando un buen ejemplo a todos.
III. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
1. NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
El componente ambiente de control define el establecimiento de un entorno
organizacional favorable al ejercicio de buenas prcticas, valores, conductas y reglas
apropiadas para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de
control interno.
Estas prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas contribuyen al establecimiento
y fortalecimiento de polticas y procedimientos de control interno que conducen al logro
de los objetivos institucionales y la cultura institucional de control.
El titular, funcionarios y dems miembros de la entidad deben considerar como
fundamental la actitud asumida respecto al control interno. La naturaleza de esa actitud
fija el clima organizacional y, sobre todo, provee disciplina a travs de la influencia que
ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.
Contenido:
1.1. Filosofa de la direccin.
1.2. Integridad y los valores ticos.
1.3. Administracin estratgica.
1.4. Estructura organizacional.
1.5. Administracin de recursos humanos.
1.6. Competencia profesional.
1.7. Asignacin de autoridad y responsabilidades.
1.8. rgano de Control Institucional.
La calidad del ambiente de control es el resultado de la combinacin de los factores
que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo de stos fortalecer o
debilitar el ambiente y la cultura de control, influyendo tambin en la calidad del
desempeo de la entidad.
NORMAS BSICAS PARA EL AMBIENTE DE CONTROL
1.1. Filosofa de la direccin
La filosofa y estilo de la direccin comprende la conducta y actitudes que deben
caracterizar a la gestin de la entidad con respecto del control interno. Debe tender a
establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno, por
medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones, la transparencia
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en la toma de decisiones, una conducta orientada hacia los valores y la tica, as como
una clara determinacin hacia la medicin objetiva del desempeo, entre otros.
Comentarios:
1
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3 Las entidades pblicas, de acuerdo con la normativa vigente emitida por los
organismos competentes, deben disear su estructura orgnica, la misma que no
solo debe contener unidades sino tambin considerar los procesos, operaciones,
tipo y grado de autoridad en relacin con los niveles jerrquicos, canales y medios
de comunicacin, as como las instancias de coordinacin interna e
interinstitucional que resulten apropiadas. El resultado de toda esta labor debe
formalizarse en manuales de procesos, de organizacin y funciones y
organigramas.
4 La dimensin de la estructura organizativa estar en funcin de la naturaleza,
complejidad y extensin de los procesos, actividades y tareas, en concordancia con
la misin establecida en su ley de creacin.
1.5. Administracin de los recursos humanos
Es necesario que el titular o funcionario designado establezca polticas y
procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificacin y administracin
de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo
profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio a la comunidad.
Comentarios:
1
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Comentarios:
1 Los rganos de Control Institucional realizan sus funciones de control
gubernamental con arreglo a la normativa del SNC y sujetos a la
supervisin de
la CGR.
2 Los productos generados por el rgano de Control Institucional no deben limitarse
a evaluar los procesos de control vigentes, sino que deben extenderse a la
identificacin de necesidades u oportunidades de mejora en los dems procesos
de la entidad, tales como aqullos relacionados con la confiabilidad de los registros
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El control interno slo puede dar una seguridad razonable de que los objetivos de una
entidad sean cumplidos. La evaluacin del riesgo es un componente del control interno
y juega un rol esencial en la seleccin de las actividades apropiadas de control que se
deben llevar a cabo.
La administracin de riesgos debe formar parte de la cultura de una entidad. Debe
estar incorporada en la filosofa, prcticas y procesos de negocio de la entidad, ms
que ser vista o practicada como una actividad separada. Cuando esto se logra, todos
en la entidad pasan a estar involucrados en la administracin de riesgos.
Contenido
2.1. Planeamiento de la gestin de riesgos
2.2. Identificacin de los riesgos
2.3. Valoracin de los riesgos
2.4. Respuesta al riesgo.
NORMAS BSICAS PARA LA EVALUACIN DE RIESGOS
2.1. Planeamiento de la administracin de riesgos
Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e
interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad
impidiendo el logro de los objetivos. Se deben desarrollar planes, mtodos de
respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa para la obtencin de los
recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos.
Comentarios:
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Una parte crtica de esta etapa es la estrategia de respuesta a los riesgos. Este
proceso consiste en la seleccin de la opcin ms apropiada en su manejo
(evitarlos, reducirlos, compartirlos y aceptarlos) y su debida implementacin (a
menudo aquellos con niveles de medio y alto riesgo).
Las respuestas al riesgo son evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo
implica el prevenir las actividades que los originan. La reduccin incluye los
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Segregacin de funciones
La segregacin de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a
reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un
solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un
proceso, actividad o tarea.
Comentarios:
1
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Evaluacin costo-beneficio
El diseo e implementacin de cualquier actividad o procedimiento de control deben
ser precedidos de una evaluacin de costo-beneficio considerando como criterios la
factibilidad y la conveniencia en relacin con el logro de los objetivos, entre otros.
Comentarios:
1
2
Verificaciones y conciliaciones
Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y despus
de realizarse, as como tambin deben ser finalmente registrados y clasificados para
su revisin posterior.
Comentarios:
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1
2
Evaluacin de desempeo
Se debe efectuar una evaluacin permanente de la gestin tomando como base
regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para
prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los
principios de eficiencia, eficacia, economa y legalidad aplicables.
Comentarios:
1
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Rendicin de cuentas
La entidad, los titulares, funcionarios y servidores pblicos estn obligados a rendir
cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de
los objetivos institucionales, as como el logro de los resultados esperados, para cuyo
efecto el sistema de control interno establecido deber brindar la informacin y el
apoyo pertinente.
Comentarios:
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4
Los procesos, actividades y tareas que toda entidad desarrolla deben ser
claramente entendidos y estar correctamente definidos de acuerdo con los
estndares establecidos por el titular o funcionario designado, para as garantizar
su adecuada documentacin.
Dicha documentacin comprende tambin los registros generados por los controles
establecidos como consecuencia de hechos significativos que se produzcan en los
procesos, actividades y tareas, debiendo considerarse como mnimo la descripcin
de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su
correccin y los responsables en cada caso.
Cualquier modificacin en los procesos, actividades y tareas producto de mejoras o
cambios en las normativas y estndares debe reflejarse en una actualizacin de la
documentacin respectiva.
La documentacin correspondiente a los procesos, actividades y tareas de la
entidad deben estar disponibles para facilitar la revisin de los mismos.
La documentacin de los procesos, actividades y tareas debe garantizar una
adecuada transparencia en la ejecucin de los mismos, as como asegurar el
rastreo de las fuentes de defectos o errores en los productos o servicios generados
(trazabilidad).
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4.
NORMA GENERAL
COMUNICACIN
PARA
EL
COMPONENTE
DE
INFORMACIN
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El titular y funcionarios deben entender la importancia del rol que desempean los
sistemas de informacin para el correcto desarrollo de sus deberes, mostrando una
actitud comprometida hacia stos. Esta actitud debe traducirse en acciones
concretas como la asignacin de recursos suficientes para su funcionamiento
eficaz y otras que evidencien la atencin que se le otorga.
La obtencin y clasificacin de la informacin deben operarse de manera que
garanticen la adecuada oportunidad de su divulgacin a las personas competentes
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DE PREVENCIN
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El resultado del monitoreo tambin provee las bases necesarias para estrategias
adicionales de manejo de riesgos, actualiza las existentes y vuelve a analizar los
riesgos ya conocidos. Asimismo, facilita y asegura el cabal cumplimiento de la
normativa legal o administrativa aplicable a las operaciones de la entidad, de
acuerdo con su finalidad y formalidades, brindando seguridad razonable con
respecto de potenciales objeciones e inconformidades.
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La efectividad del sistema de control interno depende, en buena parte, de que los
errores, deficiencias o desviaciones en la gestin sean identificadas y comunicadas
oportunamente a quien corresponda en la entidad para que determine la solucin
correspondiente que favorezca la consecucin de los objetivos institucionales del
control interno.
Cuando la persona que descubra una oportunidad de mejora no disponga de
autoridad suficiente para disponer las medidas preventivas o correctivas
necesarias, deber comunicar inmediatamente al funcionario superior competente
para que ste tome la decisin pertinente con el fin de que establezca la accin o
solucin respectiva.
El seguimiento del control interno debe incluir polticas y procedimientos que
busquen asegurar que las oportunidades de mejora que sean resultado de las
actividades de supervisin, as como los hallazgos u observaciones producto de las
acciones de control u otras revisiones, sean adecuada y oportunamente resueltas.
Para ello se debe determinar las alternativas de solucin y adoptar la ms
adecuada, teniendo en cuenta en su caso las recomendaciones formuladas por los
organismos competentes de control, en armona con sus atribuciones funcionales y
lo establecido por la normativa del SNC.
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COSO
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.
Cultura de control
Conjunto de costumbres, conocimientos y actitudes con respecto del grado de
desarrollo de los controles dirigidos a dar respuesta a los riesgos.
Enfoque sistmico
Enfoque por el cual el modo de abordar los objetos y fenmenos no puede ser aislado,
sino que tiene que verse como parte de un todo. As, el sistema es un conjunto de
elementos que se encuentran en interaccin, de forma integral, que produce nuevas
cualidades con caractersticas diferentes, cuyo resultado es superior al de los
componentes que lo forman.
Estructura organizacional
Distribucin y orden con que est compuesta una entidad (cargos, funciones, unidades
orgnicas y niveles de autoridad), incluyendo el conjunto de relaciones entre todos los
miembros.
Evaluacin costo beneficio
Procedimiento para evaluar programas o proyectos, que consiste en la comparacin de
costos y beneficios con el propsito de que estos ltimos excedan a los primeros,
pudiendo ser de tipo monetario o social, directo o indirecto.
Evaluacin de desempeo
Proceso por el cual se valora el rendimiento laboral de un trabajador.
Evento
Un incidente o acontecimiento, derivado de fuentes internas o externas de la entidad,
que afecta la consecucin de los objetivos.
Funcin
Conjunto de actividades o tareas asignadas a un cargo.
Gestin del conocimiento
Comprende el conjunto de procesos y sistemas que permiten que el conocimiento de
la entidad (capital intelectual) aumente de forma significativa mediante la gestin de las
capacidades del personal y el aprendizaje producto de la solucin de problemas. El
propsito final es generar ventajas competitivas sostenibles que coadyuven al
cumplimiento de los objetivos y metas y al adecuado uso de los recursos y bienes del
Estado. Se entiende por ventaja competitiva a la caracterstica o atributo que da cierta
superioridad a algo o alguien sobre sus competidores inmediatos.
Impacto
El resultado o efecto de un evento. Puede existir una gama de posibles impactos
asociados a un evento. El impacto de un evento puede ser positivo o negativo sobre
los objetivos relacionados de la entidad.
INCOSAI
International Congress of Supreme Audit Institutions, Congreso Internacional de las
Entidades Fiscalizadoras Superiores.
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INTOSAI
International Organization of Supreme Audit Institutions, Organizacin Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores.
Induccin
Proceso mediante el cual se orienta al nuevo empleado sobre distintos aspectos de la
entidad.
Juicio de Expertos
Opinin o parecer que brinda un conjunto de personas sobre la base del conocimiento
y experiencia en un rea de aplicacin, rea de conocimiento, disciplina, industria,
entre otros, segn resulte apropiado para la actividad que se esta llevando a cabo.
Dicha opinin puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una
educacin, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitacin especializada.
Mejora continua
Actividad recurrente desarrollada en los procesos, actividades y tareas de una entidad
con el objetivo de lograr mejoras en la productividad en trminos de eficacia, eficiencia
y economa, y por ende mejorar su competitividad.
Mtodo Delphi
Tcnica usada para recabar informacin y lograr el consenso de expertos en un tema.
Los expertos en el tema participan en esta tcnica en forma annima. Un facilitador
utiliza un cuestionario para solicitar ideas acerca de los puntos importantes del
proyecto relacionados con dicho tema. Las respuestas son resumidas y luego son
enviadas nuevamente a los expertos para comentarios adicionales. En pocas rondas,
mediante este proceso se puede lograr el consenso. Este mtodo ayuda a reducir
sesgos en los datos y evita que cualquier persona ejerza influencias impropias en el
resultado.
Mtricas de desempeo
Herramientas que entregan informacin cuantitativa respecto al logro de los objetivos o
resultados en la entrega de productos o servicios, pudiendo cubrir aspectos
cuantitativos o cualitativos de dicho logro. Es una expresin que establece una relacin
entre dos o ms variables, la que comparada con periodos anteriores, productos
similares o una meta o compromiso, permite evaluar desempeo.
Multidireccional
Manejo de la comunicacin que se da de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba,
transversal, interna, externa, entre otras.
Probabilidad
La posibilidad de que un evento dado ocurra.
Prospectiva
Es una herramienta para observar a largo plazo el futuro de la ciencia, la tecnologa, la
economa y la sociedad con el propsito de identificar las tecnologas emergentes que
probablemente produzcan los mayores beneficios econmicos y sociales, es decir nos
permite, partiendo de un conocimiento experto del presente, vislumbrar cmo ser el
futuro que nos espera y trazar los posibles caminos para alcanzarlo. Se basa en dos
pilares: incertidumbre e informacin de calidad.
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SAS 03: los efectos del procesamiento electrnico de datos sobre el estudio y
evaluacin del Control Interno, hechos por el auditor.
SAS 09: el efecto de la funcin de auditoria interna en el alcance del examen del
auditor independiente.
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PROGRAMAS,
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El planeamiento permite identificar lo que debe hacerse durante una auditora, por
quin y cundo. Generalmente, el planeamiento es visto como una secuencia de pasos
que conducen a la ejecucin de procedimientos sustantivos de auditora; sin embargo,
este proceso debe proseguir en forma continua durante el curso de la auditora. Por
ejemplo, los resultados de la comprensin de la estructura del control interno tienen un
impacto directo al planear los procedimientos sustantivos de auditora.
El objetivo de la auditora financiera es permitir que el auditor exprese su opinin
acerca de si los estados financieros han sido preparados, en todos sus aspectos
importantes, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o
el marco establecido para la presentacin de informacin financiera.
El alcance de la auditora est referido a los procedimientos que son considerados
necesarios para alcanzar el objetivo programado.
Si bien el auditor es responsable del examen de los estados financieros y de
expresar opinin acerca de los mismos, la preparacin y presentacin de tales estados
es responsabilidad de la administracin. La realizacin de la auditora de estados
financieros no exonera a la administracin de sus responsabilidades de acuerdo a ley.
Cuando se trata de una auditora inicial el planeamiento debe ser ms amplio. En el
caso de una auditora recurrente, los papeles de trabajo y archivos de la auditora
anterior facilitan el planeamiento del encargo actual.
PROCESO DE LA AUDITORA FINANCIERA
PLANEAMIENTO DE LA AUDITORA FINANCIERA
El planeamiento general de la auditora financiera comprende los siguientes pasos:
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
FASE: PLANEAMIENTO
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COMPRENSIN
DE OPERACIONES
DE LA ENTIDAD
EXAMINADA
COMPRENSIN
DE LA
ESTRUCTURA
DE CONTROL
INTERNO
COMPRENSIN DE LA FUNCION DE
AUDITORA INTERNA
EVALUACIN
DEL RIESGO
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persona razonable que confa en los estados financieros. Los juicios de materialidad
son efectuados a la luz de las circunstancias que lo rodean e involucran
consideraciones cuantitativas y cualitativas, tal como la responsabilidad pblica del
auditado y la importancia de las entidades, programas o proyectos gubernamentales.
El trmino materialidad puede tener varios significados. Durante su examen, el
auditor usa diferentes trminos relacionados con la materialidad como:
. Materialidad planeada:es un estimado preliminar de materialidad, en relacin a los
estados financieros tomados en su conjunto. Es utilizada para determinar la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos de auditora,
y para identificar leyes y regulaciones significativas para las pruebas de
cumplimiento.
. Materialidad diseada: es la porcin de materialidad planeada que ha sido
asignada a partidas o cuentas. Esta cantidad ser la misma para todos los
casos.
. Materialidad evaluada: es la materialidad realmente utilizada por el auditor al
examinar una partida o cuenta especfica. La materialidad probada puede ser
igual o menor que la materialidad diseada, de acuerdo al juicio del auditor.
Los otros usos del trmino materialidad se relacionan con la fase del informe:
. Materialidad en la revelacin: es el comienzo
para determinar si una
partida debe ser informada o presentada separadamente en los estados financieros
o en las notas. Este valor podra ser diferente de la materialidad planeada.
. Materialidad en el informe: es el comienzo para determinar si una opinin no
calificada puede ser emitida. En la fase de informe el auditor considera si las
aseveraciones errneas no ajustadas son materiales cuantitativa o cualitativamente.
Si es considerada material, el auditor debe ser cauto al emitir una opinin no
calificada sobre los estados financieros.
Las siguientes pautas proveen al auditor de un marco bsico para determinar el
planeamiento de la materialidad. Sin embargo, este marco no sustituye al criterio
profesional. El auditor tiene la flexibilidad de determinar la materialidad del
planeamiento fuera de estas pautas. En tales circunstancias, el supervisor debera
discutir las bases para su determinacin con el gerente de auditora designado. El
planeamiento de la materialidad y el mtodo determinado debe ser documentado y
aprobado por el supervisor.
El auditor debe estimar la materialidad en relacin a los elementos de los estados
financieros bsicos o consolidados, el que sea ms significativo. El auditor aplica su
criterio al determinar el elemento apropiado de los estados financieros y lo utiliza como
base material. Tambin, desde que la base material normalmente est sustentada en
informacin preliminar no auditada determinada en la fase de planeamiento, el auditor
tiene que estimar el balance de fin de ao de la base material. Para tener la certeza
que los procedimientos de auditora son desarrollados adecuadamente, cualquier
estimado de la base material debera ser conservador.
Para entidades de activos totales significativos, puede ser una base material
apropiada. Para entidades que tienen desembolsos por montos significativos, los
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gastos totales deben ser la base material. De acuerdo con estos conceptos, la base
material debe ser el mayor importe de los activos totales o gastos.
Dentro del planeamiento debe considerarse el porcentaje apropiado para la base
material. El auditor debe usar su criterio al evaluar si el nivel es el apropiado. Tambin
debe considerar el ajuste de la base material por el impacto de detalles, tales como,
deudas u obligaciones no registradas, contingencias, y otros detalles que no son
incorporados en los estados financieros de la entidad, pero que pueden ser
importantes para los usuarios de los estados financieros.
El diseo de la base material para la auditora debe ser establecido como un
porcentaje de la materialidad sobre los estados financieros para permitir la precisin de
los procedimientos de auditora. Esta pauta reconoce las interpretaciones errneas que
puedan ocurrir sobre todas las cuentas de la entidad. El diseo del material representa
la materialidad usada como un punto de inicio para disear procedimientos de
auditora de detalle, cuyo material agregado pero malinterpretado en los estados
financieros puede ser detectado por un nivel dado de certeza en la auditora.
La base material de prueba utilizada para un examen especfico es el mismo que se
requiere para el diseo de la base material de un examen ms amplio. Sin embargo, el
auditor puede usar material de prueba inferior que el diseo de material, para realizar
una prueba sustantiva de detalle que ample el alcance del examen cuando:
. La auditora est siendo realizada en parte, pero no en todos, los locales de la
entidad (requiriendo una certeza mayor en la auditora para aquellos locales
visitados).
. El rea evaluada es considerada sensible para los usuarios de los estados
financieros.
. El auditor espera encontrar una cantidad significativa de errores o irregularidades.
El auditor debe llevar a cabo procedimientos de auditora que se considere
necesarios para obtener una seguridad razonable que le permita detectar errores
materiales en los estados financieros. Para cuando termine la auditora, debe haber
obtenido suficiente evidencia para soportar una conclusin de que es improbable que
existan errores importantes en los estados financieros.
Si el auditor descubre montos errneos durante la auditora, y la entidad no los
corrige, debe considerar la materialidad para determinar el impacto de tales montos en
el dictamen de auditora.
Interesa no slo las montos errneos individuales que son materiales, sino tambin
una acumulacin de montos errneos menores, que, tomados en conjunto, pueden
tener un efecto material sobre los estados financieros. El concepto de importancia
relativa o materialidad se aplica no slo a montos errneos monetarios, sino tambin a
los requisitos de revelacin y adhesin, propios de los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Identificacin de cuentas y aseveraciones significativas de la administracin
El auditor debe identificar las partidas, cuentas y aseveraciones significativas
relacionadas con los estados financieros. En la comprensin del control interno y la
fase de ejecucin, el auditor realiza el control y pruebas sustantivas por cada
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veces, puede ser la informacin operacional preparada fuera del sistema contable de
la entidad.
Los ciclos de transacciones que se presentan en la contabilidad de las entidades
gubernamentales son los siguientes
CICLO SISTEMA CONTABLE/CUENTAS
1) Ingresos transferencias corrientes recibidas/Ingresos no tributarios/Cajabancos.
2) Compras existencias/cuentas por pagar/Gastos diversos de gestin.
3) Remuneraciones caja-bancos/gastos de personal.
4) Activo fijo Inmuebles, maquinaria y equipo/cuentas por pagar/depreciacin
acumulada.
Los ciclos de transacciones que se presentan y pueden aplicarse a entidades que
forman parte de la actividad empresarial del Estado son:
CICLO SISTEMA CONTABLE /CUENTAS
1)
2)
3)
4)
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Se debe efectuar un apropiado estudio y evaluacin del control interno para identificar
las reas crticas que requieren un examen profundo, determinar su grado de
confiabilidad a fin de establecer la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad en la
aplicacin de procedimientos de auditora.
La administracin de las entidades tiene la responsabilidad legal de velar porque los
registros contables se lleven en forma correcta y presenten estados financieros vlidos
y confiables a los niveles gubernamentales competentes (accionistas en caso de
empresas estatales y a la Contadura Pblica de la Nacin para la elaboracin de la
Cuenta General de la Repblica).
La administracin puede habitualmente comprometer su responsabilidad mediante la
implementacin de un sistema de control interno que asegure que los empleados de la
entidad lleven a cabo su trabajo de manera correcta. Asimismo, puede depositar su
confianza en dicho sistema con el fin de obtener informacin fidedigna para el
desarrollo de su gestin y de los estados financieros, as como para evitar errores e
irregularidades u otras prdidas de activos de la entidad. Dentro de este contexto, el
auditor deposita su confianza en el sistema de control interno para llevar a cabo la
auditora financiera.
El concepto de control interno no slo se refiere a temas financieros, contables y a la
custodia de los activos, sino que incluye controles destinados a mejorar la eficiencia
operativa y asegurar el cumplimiento de las polticas de la organizacin. El control
interno es una expresin utilizada con el objeto de describir todas las medidas
adoptadas por los titulares, administradores o gerentes para dirigir y controlar las
operaciones en las entidades a su cargo.
La esencia del control interno est en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo
las operaciones. Dichas medidas incluyen corregir las deficiencias y mejorar las
operaciones para que estn de conformidad con las normas prescritas o con los
objetivos deseados. Para las actividades gubernamentales, el concepto de control
interno se extiende ms all de las operaciones de las entidades. Se refiere a todos los
controles existentes y son ejercidos para conocer la forma en que se llevan a cabo los
asuntos pblicos. Estos controles abarcan desde las disposiciones legales y su
observancia, hasta los sistemas administrativos y su accin en las entidades pblicas.
Auditora interna
Una caracterstica comn en las entidades pblicas es la existencia de un rgano de
Auditora Interna-OAI cuya responsabilidad consiste en revisar e informar a la direccin
sobre el diseo y funcionamiento de los controles internos, y sobre la confiabilidad de
la informacin suministrada por la gerencia a la direccin. El auditor debe obtener una
adecuada comprensin de la funcin de auditora interna para identificar aquellos
aspectos de su accionar que pudieran ser relevantes para el planeamiento de la
auditora. Generalmente, la comprensin de la funcin de auditora interna involucra el
conocimiento de:
. El nivel y ubicacin del rgano de Auditora Interna en la entidad.
. La aplicacin de las normas de auditora gubernamental.
. El plan de auditora, incluyendo la naturaleza, oportunidad y alcance de los
trabajos realizados.
. El acceso a los registros de la entidad, as como las limitaciones con respecto al
alcance de sus actividades.
Documentar la comprensin de la estructura de control interno
El auditor debe llevar a cabo y documentar los siguientes procedimientos:
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fin de establecer los tipos de errores que pudieran ocurrir en cada aseveracin
significativa en cada cuenta o partida significativa. Uno o ms errores potenciales
pueden ocurrir en cada aseveracin de los estados financieros. Por ejemplo, en el
caso de la aseveracin de existencia u ocurrencia los errores potenciales pueden
ocurrir en las reas siguientes:
. Validez: informaciones registradas no representan eventos econmicos que
realmente ocurrieron.
. Corte: las transacciones son registradas en un perodo distinto en el cual los
eventos econmicos ocurrieron.
. Sumarizacin: las transacciones son sumarizadas inadecuadamente, resultando
en un total sobrevaluado.
. Verificacin: los activos y pasivos registrados de una entidad no existen a una
fecha dada.
Para cada error potencial, hay uno o ms objetivos de control que, de ser logrados,
pueden prever o detectar los errores potenciales. Estos errores y objetivos de control
si son alcanzados podran prevenir o detectar el error potencial. Estos errores
potenciales y objetivos de control proveen al auditor de la base primaria para evaluar la
efectividad de los controles de una entidad.
Identificando errores potenciales y objetivos de control
El auditor debe entender cmo los errores potenciales en las aplicaciones contables
significativas podran afectar las partidas o cuentas relacionadas con una aseveracin.
Por ejemplo, una sobrevaluacin de los ingresos de efectivo puede resultar en:
. Una sobreestimacin de la cuenta caja (al sobreestimar el dbito a caja).
. Una subestimacin de las cuentas por cobrar (al sobreestimar el crdito a cuentas
por cobrar). Para ilustrar este concepto, un error en la aseveracin de existencia u
ocurrencia por ingresos de caja resulta tpicamente en errores en: (a) la
aseveracin de existencia u ocurrencia para la cuenta caja y (b) la aseveracin de
integridad o totalidad para las cuentas por cobrar.
Las siguientes reglas generales podran ser usadas para determinar el efecto de una
transaccin relacionada a aplicaciones contables sobre una partida o cuenta:
Declaracin transacciones relacionadas con aplicaciones contables partida
afectada/aseveracin cuenta.
Existencia u ocurrencia si la aplicacin incrementa el saldo de la partida o cuenta.
Si la aplicacin disminuye el saldo de la partida o cuenta valuacin.
Si la valuacin disminuye o aumenta el saldo de la partida o cuenta.
Para cada error potencial en el registro contable, el auditor debe identificar los
objetivos de control relativos para prevenir o detectar el error potencial. El auditor debe
aplicar su criterio para determinar cul error potencial y objetivo de control usar.
Si los procedimientos son ejecutados y documentados por partida o cuenta, una
aplicacin dada podra ser establecida dos o ms veces. Por ejemplo, la aplicacin
contable de las compras podra ser establecida al evaluar controles relativos a los
inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, pasivos y cuentas de gastos. Para evitar
tal duplicacin, el auditor debe usar una hoja de evaluacin de controles especfica
para documentar los procedimientos ejecutados.
Necesidad de probar los controles de proteccin, incluyendo segregacin de
funciones
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RIESGO DE CONTROL
Definicin de riesgo de control
Es la posibilidad de que un saldo de una cuenta o una clase de transacciones hayan
sufrido distorsiones que puedan resultar materiales, individualmente o al acumularse
con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, por no haber sido
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mediante las tcnicas mas comunes, como son narrativas, cuestionarios o flujogramas.
La amplitud de la documentacin se encuentra afectada por la complejidad de la
entidad y por la naturaleza de sus sistemas de contabilidad y control interno.
RIESGO DE NO DETECCIN
Definicin de riesgo de no deteccin
Es la posibilidad de que un saldo de cuenta o una clase de transacciones hayan
sufrido distorsiones que puedan resultar materiales, individualmente o al acumularse
con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, sin que hayan
podido ser detectadas por los procedimientos sustantivos del auditor.
Se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del auditor. La
evaluacin del riesgo de control, junto con la del riesgo inherente, afecta la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos por aplicar para reducir el
riesgo de no deteccin y, por tanto, el riesgo de auditora a un bajo nivel aceptable.
Siempre existir cierto riesgo de no deteccin, aun cuando el auditor examine el 100%
del saldo de cuenta o clase de transacciones.
El auditor debe considerar los niveles evaluados del riesgo inherente y del riesgo de
control al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos
requeridos para reducir el riesgo de auditora a un nivel aceptable. Al respecto el
auditor debe considerar:
. La naturaleza de los procedimientos sustantivos.
. La oportunidad de los procedimientos sustantivos.
. El alcance de los procedimientos sustantivos.
Hay una relacin inversa entre el riesgo de deteccin y el nivel combinado del riesgo
inherente y riesgo de control. Por ejemplo, cuando estos dos ltimos presentan niveles
altos, el riesgo de no deteccin aceptable necesita ser bajo para reducir el riesgo de
auditora a un bajo nivel aceptable. Por otra parte, cuando dichos niveles son bajos, el
auditor puede aceptar un riesgo de no deteccin alto-medio y aun reducir el riesgo de
auditora a un bajo nivel aceptable.
Los niveles evaluados del riesgo inherente y el riesgo de control no pueden ser lo
suficientemente bajos como para eliminar la necesidad de que el auditor aplique
procedimientos sustantivos. Sin tomar en cuenta los niveles evaluados del riesgo
inherente y del riesgo de control, el auditor debe aplicar algunos procedimientos
sustantivos a los saldos de cuenta y clases de transacciones que sean materiales.
Cuanto ms alto sea el nivel evaluado del riesgo inherente y el riesgo de control,
mayor ser la evidencia que el auditor debe obtener en la aplicacin de sus
procedimientos sustantivos. Cuando tales riesgos son evaluados en un nivel alto, el
auditor necesita considerar si sus procedimientos sustantivos pueden o no
proporcionarle evidencia suficiente para reducir el riesgo de no deteccin y, por lo
tanto, el riesgo de auditora a un nivel bajo aceptable. A continuacin se presenta una
ilustracin sobre la interrelacin de los componentes del riesgo de auditora:
Interrelacin entre los componentes del riesgo de auditora
La tabla siguiente muestra cmo el nivel aceptable del riesgo de no deteccin puede
variar en base a la evaluacin del riesgo inherente y del riesgo de control. Las reas
sombreadas de la tabla se refieren al riesgo de no deteccin.
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Existe una relacin inversa entre el riesgo de no deteccin y el nivel del riesgo
inherente y riesgo de control. Por ejemplo, cuando el riesgo inherente y riesgo de
control tienen un nivel alto, los niveles aceptables del riesgo de no deteccin necesitan
ser bajos para reducir el riesgo de auditora a un nivel aceptablemente bajo. Por otra
parte, si el riesgo inherente y el riesgo de control son bajos, el auditor puede aceptar
un riesgo de no deteccin alto-medio y aun reducir el riesgo de auditora a un nivel
aceptablemente bajo.
Otros procedimientos de auditora
El auditor debe considerar las siguientes reas durante la fase de planeamiento, aun
cuando los procedimientos de auditora relacionados sean aplicados durante las fases
de ejecucin e informe.
INDAGACIONES CON ABOGADOS
El auditor debe efectuar indagaciones con los asesores legales de la entidad
auditada y realizar otros procedimientos de auditora para la obtencin de informacin
sobre posibles litigios, reclamos o gravmenes. El auditor debe planear los siguientes
procedimientos:
. Efectuar averiguaciones con la administracin con referencia a las polticas y
procedimientos utilizados para identificar, evaluar y contabilizar los litigios, reclamos
y gravmenes.
. Obtener una descripcin y evaluacin de tales materias existentes a la fecha de los
estados financieros y durante la fecha de respuesta de la gerencia (que deber ser
cercana al final del trabajo de campo).
. Obtener evidencia en relacin a los abogados empleados por la entidad y
problemas tratados.
CARTA DE REPRESENTACIN DE LA GERENCIA
Conforme lo indica la NAGU 3.70, la carta de representacin es el documento por el
cual el titular y/o nivel gerencial competente de la entidad auditada reconoce haber
puesto a disposicin del auditor la informacin requerida, as como cualquier hecho
significativo ocurrido durante el perodo bajo examen y hasta la fecha de terminacin
del trabajo de campo. Durante la auditora del primer ao, el auditor puede desear
discutir estas representaciones con la administracin para identificar y resolver
cualesquier dificultad relacionada con la obtencin de tales representaciones.
MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO
El memorando de planeamiento resume las decisiones ms significativas del
proceso de planeamiento de la auditora. La informacin que obtenga el auditor en la
fase de planeamiento debe conservarse en el archivo permanente (NAGU 2.40).
Generalmente, el archivo permanente contiene copias y/o extractos de informacin de
inters, de utilizacin continua o necesaria para otros exmenes.
El auditor debe documentar la informacin reunida para obtener una adecuada
comprensin de la entidad. El memorndum de planeamiento incluye elementos
importantes, tales como antecedentes de la entidad, tamao y ubicacin, organizacin,
misin, resultados de auditoras anteriores y actuales, y aspectos contables y de
auditora. El auditor debe limitar la informacin que es necesaria para el memorndum
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Programa de auditora
Planeamiento
El auditor debe desarrollar y documentar su programa de auditora estableciendo la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos requeridos para implementar
el plan general de auditora.
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PROGRAMA DE AUDITORA
OBJETIVO
Verificar las consistencias del saldo en caja reflejado en el balance general; as como
la consistencia de las transacciones efectuadas y registradas en el libro caja.
PROCEDIMIENTOS
REF.
P/T
HECHO FECHA DE
TRMINO
POR
HORAS
TOTALES
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los
fondos
sujetos
lo
CUESTIONARIO DE CONTROL
Entidad:......................................................Fecha:....................
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PREGUNTAS
RESPUESTA
SI NO N/A
REF.
P/T
3.
4.
2.
3.
4.
5.
6.
Almacenes?
2.
3.
4.
2.
3.
4.
5.
6.
Rentas o Ingresos?
Presupuesto?
Cobranzas?
Caja?
4. Se basa el Sistema Contable en:
1. Principios de contabilidad generalmente aceptados?
Plan contable gubernamental?
a)
b)
...................................................................................
...................................................................................
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2.
b)
...................................................................................
De los egresos?
De los compromisos diarios?
Son de fcil acceso?
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universitaria?
El personal que labora en la unidad contable ha sido capacitado
en relacin al sistema contable que se aplica en la entidad?
25. Recursos materiales:
1. Son atendidos oportunamente los requisitos de material y equipos
que formula la Unidad Contable para el cumplimiento de sus
actividades?
2. El equipo de cmputo es suficiente para atender las necesidades
de la unidad contable?
3. Las computadoras y los equipos adicionales estn en buen
estado de funcionamiento?
4.
Observaciones
Preparado por:
FECHA
Revisado por:
FECHA
Cdula
N
COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE
AUDITORA
Evidencias y procedimientos de auditora
El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la
aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan
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si guarda una relacin lgica y patente con ese hecho. Si no lo hace, ser
irrelevante y, por consiguiente, no deber incluirse como evidencia.
La calidad de la evidencia de auditora est referida a la naturaleza y oportunidad de
los procedimientos de auditora a ejecutarse. El considerar la naturaleza de los
procedimientos de auditora puede ser til para el auditor considerar que:
. La evidencia de auditora obtenida de fuentes externas es ms confiable que la
proveniente de fuentes internas.
. La evidencia de auditora que se obtenga de terceros no relacionados o creada
por ellos es ms convincente que aquella que es obtenida de entes relacionados.
. La evidencia de auditora que se obtenga dentro de la entidad es ms
convincente cuando el control interno es efectivo.
. La evidencia de auditora que se obtenga directamente mediante comparacin,
inspeccin, observacin o examen fsico es ms convincente que aqulla que es
obtenida indirectamente mediante indagaciones con otros.
. La evidencia de auditora que se obtenga de varias fuentes que sugieran la
misma conclusin es ms convincente que aqulla conseguida de una sola
fuente.
. La evidencia de auditora bajo la forma de documentos y manifestaciones
escritas es ms confiable que bajo la forma de declaraciones orales.
Generalmente, el auditor necesita apoyarse en evidencias que son ms
persuasivas que concluyentes y, con frecuencia, busca evidencias de diferentes
fuentes o distinta naturaleza para sustentar una misma aseveracin. El auditor no
examina, por lo general, toda informacin disponible, pues es posible establecer
conclusiones a partir de un saldo de cuenta o un tipo de transaccin mediante el uso
del criterio o procedimientos de muestreo estadstico.
Para determinar la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia el auditor
puede considerar los siguientes factores:
. La evaluacin del auditor sobre la naturaleza y nivel del riesgo inherente, en
relacin con los estados financieros y los saldos de cuenta o tipos de
transacciones.
. La naturaleza de los sistemas de contabilidad y control interno y la evaluacin del
riesgo de control y sus aspectos de diseo y funcionamiento.
. La materialidad de la partida que examina.
. La fuente y confiabilidad de la informacin disponible.
La evidencia de auditora es ms persuasiva cuando consiste en elementos de
evidencia que provienen de diferentes fuentes o son de distinta naturaleza, pero
guardan coherencia entre ellas. En estas circunstancias, el auditor puede obtener un
grado mayor de confiabilidad que considerando individualmente tales elementos de
evidencia. En un sentido contrario, cuando la evidencia obtenida de una fuente es
incongruente con la obtenida de otra, el auditor debe determinar qu procedimientos
adicionales son necesarios para resolver dicha situacin.
El auditor obtiene evidencia de auditora por uno o ms de los siguientes
procedimientos de auditora: inspeccin, observacin, indagacin, confirmacin,
clculo y procedimientos analticos. La oportunidad de estos procedimientos depende,
en parte, de los perodos en que la evidencia buscada se encuentre disponible.
Procedimientos de auditora
Los procedimientos de auditora son operaciones especficas que se aplican en el
desarrollo de una auditora e incluyen tcnicas y prcticas consideradas necesarias de
acuerdo con las circunstancias. Los procedimientos pueden agruparse en:
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. Pruebas de control.
. Procedimientos analticos.
. Pruebas sustantivas de detalle.
Las tcnicas de auditora son mtodos prcticos de investigacin y pruebas que
utiliza el auditor para obtener evidencia que fundamente su opinin. Las tcnicas ms
utilizadas al realizar pruebas de transacciones y saldos son:
. Tcnicas de verificacin ocular.
. Tcnicas de verificacin oral.
. Tcnicas de verificacin escrita.
. Tcnicas de verificacin documental.
. Tcnicas de verificacin fsica.
Tcnicas de verificacin ocular
Comparacin. Es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o
ms elementos. Dentro de la fase de ejecucin de la auditora se efecta la
comparacin de resultados contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la
evaluacin por el auditor y la elaboracin de observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
Observacin. Es el examen ocular realizado para cerciorarse cmo se ejecutan las
operaciones. Esta tcnica es de utilidad en todas las fases de la auditora, por cuyo
intermedio el auditor se cerciorar de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las
relacionadas con la forma de ejecucin de las operaciones, apreciando personalmente,
de manera abierta o discreta, cmo el personal de la entidad ejecuta las operaciones.
Indagacin. Es el acto de obtener informacin verbal sobre un asunto mediante
averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la
entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor comprende una porcin
insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a
muchas preguntas que se relacionan entre s pueden suministrar un elemento de juicio
satisfactorio si todas son razonables y consistentes. Es de especial utilidad la
indagacin en la auditora de gestin cuando se examinan reas especficas no
documentadas; sin embargo, sus resultados por s solos no constituyen evidencia
suficiente y competente.
Las Entrevistas. Pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o
personas beneficiarias de los programas o actividades a su cargo. Para obtener
mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes sern
entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del
propsito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos considerados relevantes
deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilizacin aceptada
por la persona entrevistada.
Las Encuestas. Pueden ser tiles para recopilar informacin de un gran universo de
datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro mtodo a las
personas, firmas privadas y otros que conocen del programa o el rea a examinar. Su
ventaja principal radica en la economa en trminos de costo y tiempo; sin embargo, su
desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse ms de lo que se pide, lo
cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La informacin obtenida por medio de
encuestas es poco confiable, bastante menos que la informacin verbal
recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto, debe
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ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la
corrobore.
Tcnicas de verificacin escrita
Analizar. Consiste en la separacin y evaluacin crtica, objetiva y minuciosa de los
elementos o partes que conforman una operacin, actividad, transaccin o proceso,
con el fin de establecer su naturaleza, su relacin y conformidad con los criterios
normativos y tcnicos existentes. Los procedimientos de anlisis estn referidos a la
comparacin de cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo a las circunstancias, se
obtienen mejores resultados si son obtenidos por expertos que tengan habilidad para
hacer inferencias lgicas y juicios de valor al evaluar la informacin recolectada. Las
tcnicas de anlisis son especialmente tiles para determinar las causas y efectos de
los hallazgos de auditora.
Confirmacin. Es la tcnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y
documentos analizados, a travs de informacin directa y por escrito, otorgada por
funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen (confirmacin
interna), por lo que estn en disposicin de opinar e informar en forma vlida y veraz
sobre ellas. Otra forma es la denominada confirmacin externa, la cual se presenta
cuando se solicita a una persona independiente de la organizacin auditada (terceros)
informacin de inters que slo ella puede suministrar.
Tabulacin. Es la tcnica de auditora que consiste en agrupar los resultados
obtenidos en reas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la
elaboracin de conclusiones. Un ejemplo de aplicacin de esta tcnica lo constituye la
tabulacin de los resultados obtenidos en el inventario fsico de bienes practicado en el
almacn de la entidad en una fecha determinada.
Conciliacin. Implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados,
separados e independientes. Esta tcnica consiste en analizar la informacin
producida por diferentes unidades operativas o entidades respecto de una misma
operacin o actividad con el objeto de establecer su concordancia entre s y, a la vez,
determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados que estn
siendo examinados.
Tcnicas de verificacin documental
Comprobacin. Tcnica que se aplica en el curso de un examen, con el objeto de
verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones
efectuadas por una entidad, mediante la verificacin de los documentos que las
justifican.
Computacin. Es la tcnica que se utiliza para verificar la exactitud y correccin
aritmtica de una operacin o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un
clculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la
validez de las cifras incluidas en una operacin.
Rastreo. Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operacin de manera
progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o de un proceso a
otro realizado por una unidad operativa dada. Al efectuar la comprensin de la
estructura de control interno, se seleccionan determinadas operaciones relativas a
cada partida o grupo para darles seguimiento desde el inicio hasta el final dentro de
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Puntos pendientes-superados.
Copia del informe de auditora.
Memorndum de control interno.
Resumen de acontecimientos significativos.
Comentarios de las modificaciones sobre el alcance y objetivos de la auditora.
Posteriores a la aprobacin del plan general de auditora.
Carta de representacin.
Carta de abogados.
Puntos de atencin
Comentarios sobre eventos subsecuentes.
Memorndum de conclusiones.
Lista de verificacin de conclusin de auditora.
Control del tiempo.
Relacin total de archivos utilizados.
Archivo de correspondencia
Este archivo incluye todos los documentos administrativos remitidos o recibidos por
el equipo de auditora durante el curso de la auditora. El archivo de correspondencia
se codifica con la letra C, habindose establecido la codificacin alfanumrica para los
diversos documentos: c.1 correspondencia remitida y, c.2 correspondencia recibida. Es
conveniente preparar un ndice de toda la documentacin remitida y recibida,
consignndose la referencia y el contenido en forma breve.
Cdulas de trabajo
Los papeles de trabajo incluyen las siguientes cdulas:
. Cdula matriz: Presenta en forma global los montos que son objeto de examen,
a partir de la cual se generan las cdulas sumarias. Se referencian al documento
fuente, que puede ser el balance general.
. Cdula sumaria: Son papeles de trabajo que desagregan la informacin
proveniente de la cdula matriz.
. Cdulas analticas: Son aquellas que desagregan cada cdula sumaria.
Marcas de auditora
Son signos elaborados para identificar y explicar los procedimientos de auditora
ejecutados. Toda cdula de trabajo debe servir a un propsito por lo tanto, debe contar
con marcas del trabajo realizado. Las marcas de auditora son de dos tipos:
. Con significado uniforme: se emplean frecuentemente en la auditora.
. Con leyenda a criterio del auditor: se emplean describiendo su significado en la
cdula correspondiente.
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Las reglas que deben observarse para la aplicacin de las marcas de auditora son:
. Se escriben con lpiz o lapicero rojo.
. El supervisor debe emplear un color distinto de lpiz o lapicero.
. Se incluyen en la ltima cdula de cada rubro, indicando al lado derecho la
leyenda y marcas utilizadas.
Aplicacin de TAAC -Tcnicas de Auditora Asistidas por Computador
Cuando se planea la auditora, el auditor debe considerar una combinacin apropiada
de tcnicas de auditora manuales y con ayuda del computador. La efectividad y los
procedimientos de auditora pueden ser mejorados mediante el uso de TAAC.
Muchos sistemas contables computarizados realizan tareas que no dejan
evidencia visible y, en tales circunstancias, puede ser para el auditor impracticable
realizar pruebas manuales. La carencia de evidencia visible puede ocurrir en diferentes
etapas del procesamiento contable como por ejemplo:
. Es posible que no existan documentos de ingreso cuando las rdenes de ventas
se trabajan en lnea.
. Los clculos de intereses, pueden ser generados por programas de cmputo
sin autorizacin visible de transacciones individuales.
. No se producen reportes de salida mediante el sistema.
Las Tcnicas de Auditora Asistidas por Computador-TAAC, estn diseadas para
examinar los controles de procesamiento computarizado. El objetivo del auditor es
estar en capacidad de confiar en tales controles en un cierto grado para reducir la
extensin de procedimientos de auditora sustantivos, necesarios para verificar la
informacin procesada por el sistema.
Las Tcnicas de Auditora Asistidas por Computador (TAAC), son herramientas que
permiten al auditor aumentar el alcance de la auditora y su eficiencia con
procedimientos de auditora automatizados, que de otro modo habran sido efectuados
manualmente -por ejemplo, la seleccin de la muestra o las sumas o asientos de los
saldos de cuenta. TAAC tambin puede ser empleada cuando no pueda obtenerse
evidencia adecuada y suficiente, por ejemplo, al seleccionar transacciones que son
mantenidas solamente en los registros del computador.
TAAC deben ser desarrolladas en situaciones donde existe inters por aumentar la
eficiencia o efectividad de la auditora. Los objetivos podran ser:
a. Oportunidad para aplicar los mtodos del muestreo.
Las rutinas de auditora de muestreo precodificado estn disponibles y permiten a
los auditores implementarlos fcilmente. Estas rutinas ayudan a los auditores a
determinar el tamao adecuado de la muestra, a seleccionarlas y evaluarlas.
b. Verificacin de la integridad de la poblacin.
Cuando se selecciona las muestras de poblaciones, es crtico para los auditores
asegurar que todas las partidas en la poblacin hayan estado sujetas a seleccin.
Los auditores pueden emplear las TAAC para agregarlas a todas las transacciones
o saldos de cuenta en la poblacin y conciliar el total con los registros de la
entidad. Esto es muy difcil de hacerlo manualmente debido a los grandes
volmenes de las transacciones procesadas.
c. Aumento en la extensin de los procedimientos de auditora.
Los computadores pueden realizar clculos a velocidades muy altas, haciendo
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Flexibilidad
Utilizar las TAAC en computadores, permite a los auditores analizar las
transacciones contables en forma rpida, econmica y eficiente, efectuar clculos
matemticos, muestreos estadsticos y producir reportes financieros.
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La utilizacin de una TAAC debe ser controlada por el auditor encargado, para
asegurar razonablemente que los objetivos de auditora y procedimientos especficos
de la TAAC han sido alcanzados y que no ha sido manipulada por el personal de la
entidad. Los procedimientos especficos necesarios para controlar el uso de una TAAC
depender de su aplicacin particular. Al establecer el control de auditora, el auditor
debe considerar la necesidad de:
. Aprobar las especificaciones tcnicas y efectuar una revisin del trabajo que
involucra el uso de la TAAC.
. Revisar los controles generales SIC de la entidad que pueden contribuir a la
integridad de la TAAC.
. Asegurar la integracin apropiada de la informacin de salida dentro del proceso
de auditora.
Desarrollo y comunicacin de hallazgos de auditora
Durante el proceso de la auditora, el auditor encargado debe comunicar
oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que
en un plazo fijado presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados
documentariamente para su evaluacin y consideracin en el informe
correspondiente.(Modificada por Resolucin de Contralora N 112-97-CG del
20.06.97).
Para realizar una auditora eficiente y efectiva, el auditor debe obtener un
apropiado entendimiento de la estructura de control interno de la entidad examinada.
El grado de confianza que pueda tener el auditor sobre el sistema de control interno de
una entidad depende de muchos factores, dentro de los cuales se incluye al ambiente
de control, el diseo y operacin del sistema de contabilidad y los procedimientos de
control.
Durante el desarrollo de la auditora financiera el auditor puede detectar asuntos
importantes relativos a la estructura de control interno de la entidad que deberan ser
informados. Tales asuntos se denominan "hallazgos de auditora" aunque,
generalmente, se les identifica como debilidades materiales o importantes, errores o
irregularidades y tambin como condiciones reportables.
DEFINICIN DE HALLAZGO
Los hallazgos de auditora en la auditora financiera se definen como asuntos que
llaman la atencin del auditor y que, en su opinin, deben comunicarse a la entidad ya
que representan deficiencias importantes que podran afectar en forma negativa su
capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera confiable
y consistente, en relacin con las aseveraciones efectuadas por la administracin en
los estados financieros.
Los hallazgos de auditora pueden referirse a diversos aspectos de la estructura de
control interno, entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad o
procedimientos de control. Los siguientes son ejemplos de asuntos que pueden
considerarse como hallazgos:
DEFICIENCIAS EN EL DISEO DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
Estas pueden estar referidas a:
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cada hallazgo de auditora depender de como ste debe ser informado, aunque por
lo menos el auditor debe identificar la condicin, el criterio, la causa y el posible efecto
(como naturaleza, no necesariamente el monto) a fin de permitir que los funcionarios
responsables determinen el efecto y adopten la accin correctiva apropiada y
oportuna.
REVISIN GENERAL DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo, incluso aqullos que pueden mantenerse exclusivamente por
medios electrnicos, son revisados por el jefe de equipo de manera continua durante la
auditora y tan pronto como se culmine el trabajo de auditora. El revisor de los papeles
de trabajo debe considerar diversos aspectos, entre otros, si:
. El trabajo se ha realizado de acuerdo con las polticas y normas de auditora
gubernamental emitidas por la Contralora General de la Repblica.
. Los objetivos de los procedimientos de auditora fueron logrados y si las
conclusiones son coherentes con los resultados de la auditora y respaldan la
opinin del auditor sobre los estados financieros.
. Los papeles de trabajo de auditora son pertinentes, documentan debidamente la
evidencia obtenida y guardan coherencia internamente.
. Se identificaron los problemas durante la auditora y fueron solucionados con
conocimiento de los niveles superiores.
El propsito de llevar a cabo la revisin de los papeles de trabajo es llegar a la
conclusin afirmativa de que stos respaldan la opinin sobre los estados financieros y
muestran que la auditora cumple con los requisitos establecidos por la Contralora
General de la Repblica. La revisin que efecte el supervisor de los papeles de
trabajo que el auditor encargado haya revisado previamente, puede estar limitada por
la confianza que se tenga en este ltimo. La revisin que efecte el supervisor se
documenta mediante la inscripcin de sus iniciales en los papeles de trabajo, su firma
en los programas de trabajo y memorndum de conclusiones.
EVALUANDO SI LOS ESTADOS FINANCIEROS CARECEN DE ERRORES O
IRREGULARIDADES DE IMPORTANCIA RELATIVA
Si consideramos que la evidencia de auditora es suficiente y apropiada para
formarse una opinin, evaluamos si los estados financieros carecen de errores e
irregularidades de importancia relativa. Una conclusin en el sentido que los estados
financieros carecen de errores e irregularidades de importancia relativa, soportada con
evidencia suficiente, significa que el auditor est seguro de que el riesgo de que
ocurran tales circunstancias en los estados financieros se ha reducido a un nivel bajo.
Si existieran diferencias de auditora no ajustadas, el supervisor debe
considerarlas en forma individual y en conjunto con el objeto de establecer s stas
denotan la existencia de errores o irregularidades de importancia relativa en los
estados financieros. Ello implica considerar.
. Las circunstancias relacionadas con diferencias significativas no ajustadas de
auditora y los aspectos cualitativos de stas, incluso su efecto sobre la
presentacin y revelacin en los estados financieros.
. Si en el perodo anterior existieron diferencias no ajustadas de auditora y, si
fuera as, su naturaleza y efecto en la presentacin de los estados financieros del
ao actual.
. La posibilidad de que puedan existir errores e irregularidades que no fueron
descubiertos en vista de la falta de precisin de los procedimientos de auditora
ejecutados.
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los
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realizacin de los
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Deben estudiarse las causas de los errores y las implicancias por decisiones
previas acerca de la confiabilidad de los registros y controles contables, y el alcance de
las pruebas de auditora. Una parte importante de la revisin es la evaluacin de los
procedimientos de auditora a la luz de los resultados de las pruebas.
Revisin de los estados financieros. La revisin final de los estados financieros y de
los papeles de trabajo estn estrechamente relacionadas; algunas partes se realizan
simultneamente. Por ejemplo, cuando se completan los papeles de trabajo para un
rubro particular en los estados financieros, normalmente se estudia la presentacin de
la cuenta correspondiente. La informacin de las notas a los estados financieros,
generalmente, se verifica al mismo tiempo que los montos correspondientes a tales
estados.
La participacin del auditor depende en la revisin final de los estados financieros,
incluye tambin la revisin del borrador del informe de auditora que acompaar a
tales estados.
Terminacin de los papeles de trabajo
El objetivo principal de la revisin de papeles de trabajo es obtener certeza
razonable de que la auditora a los estados financieros est completa y que se ha
documentado apropiadamente. La documentacin es importante dado que los papeles
de trabajo sern utilizados en la planeacin de auditoras futuras.
A medida que se revisan los papeles de trabajo, el equipo de auditora los codifica y
archiva sistemticamente, as como determina cules pueden eliminarse, de manera
que el archivo sea tan integrado y conciso como sea posible.
Elaboracin del informe de auditora
Normas Internacionales de Auditora Seccin 700. El dictamen del auditor
sobre los estados financieros.
El auditor debe revisar y evaluar las conclusiones extradas de la evidencia de
auditora obtenida como base para expresar su opinin sobre los estados financieros.
El dictamen del auditor debe contener la clara expresin escrita de su opinin sobre
los estados financieros tomados en su conjunto. La revisin y evaluacin implica
considerar si los estados financieros han sido preparados, en todos sus aspectos
importantes, de conformidad con un marco para la presentacin de informacin
financiera, identificado que puede estar constituido por las normas internacionales de
contabilidad o las normas locales.
Aspectos conceptuales
El informe de auditora es el medio a travs del cual el auditor emite su juicio
profesional sobre los estados financieros que ha examinado. El informe es la expresin
escrita donde el auditor expone su conclusin sobre la tarea que realiz. Cada una de
las distintas fases de una auditora tiene como objetivo final la emisin del informe.
En su informe el auditor expresa que ha examinado los estados financieros de una
entidad, identificando cmo llev a cabo su examen aplicando las normas de auditora
generalmente aceptadas y las normas de auditora gubernamental, indicando adems
si dichos estados presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la
situacin financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo por el
ao terminado, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.
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Es comn que al informe del auditor sobre los estados financieros se le denomine
dictamen del auditor. sta fue la expresin usada por algunos organismos
profesionales en el pasado. Hoy en da la profesin del contador pblico ha
generalizado su denominacin bajo el nombre de informe de auditora que es la
expresin ms apropiada. Es tambin de uso general denominar dictamen al
documento del informe donde el auditor emite su opinin.
Preparar un buen informe de auditora requiere algo ms que tener conocimientos
profundos de auditora financiera. Requiere una gran destreza para ordenar
correctamente los hechos y expresar las conclusiones haciendo uso de un lenguaje
correcto, actual, comprensible e incluso persuasivo.
Antes de elaborar el informe, el auditor efecta una revisin minuciosa de los
papeles de trabajo para asegurarse de que se cumplieron satisfactoriamente los
objetivos de la auditora, se han atado todos los cabos sueltos, se han considerado
todos los asuntos de importancia y todas las cuestiones planteadas han sido resueltas.
El informe de auditora financiera es el medio a travs del cual el contador pblico
expresa su opinin sobre la situacin financiera, resultado de las operaciones y flujos
de efectivo de la entidad examinada, as como sobre su control interno financiero.
El informe de auditora financiera tiene la estructura siguiente:
INFORME DE AUDITORA FINANCIERA
Parte I
. Dictamen.
. Estados financieros y notas a los estados financieros.
. Informe sobre la informacin financiera para la Cuenta General de la Repblica.
. Informacin financiera sobre la Cuenta General de la Repblica.
. Informe sobre la estructura de control interno.
Parte II
. Sntesis gerencial.
. Introduccin.
. Conclusiones.
. Observaciones y recomendaciones.
. Anexos.
En el mbito de la auditora gubernamental, usualmente son emitidos informes de
auditora financiera relativos a:
. Informacin financiera para la Cuenta General de la Repblica.
. Informacin financiera requerida por organismos internacionales:
- Banco Interamericano de Desarrollo - BID
- Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos de Amrica USAID.
- Banco Internacional para la Reconstruccin y Fomento - BIRF - (Banco Mundial)
La informacin financiera para la Cuenta General de la Repblica y el informe de
auditora sobre la misma estn regulados por la normatividad emitida por la Contadura
Pblica de la Nacin y la Contralora General de la Repblica, respectivamente.
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Dictmenes modificados
Asuntos que no afectan la opinin
. nfasis de un asunto
. Falta de uniformidad
Asuntos que s afectan la opinin
. Opinin con salvedades
. Abstencin de opinin.
. Opinin adversa.
Dictamen sin modificaciones o estndar
Debe expresarse una opinin sin salvedades cuando el auditor concluya que los
estados financieros presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la
situacin financiera de la entidad. Una opinin sin salvedades tambin indica
implcitamente que han sido determinados y expuestos en forma apropiada, en los
estados financieros, cualquier cambio significativo en la aplicacin de los principios
contables o en estimaciones realizadas por la gerencia y sus efectos correspondientes.
A continuacin se presenta el modelo de dictamen sin modificaciones.
Modelo dictamen sin modificaciones (estndar)
Dictamen de los auditores independientes
A los seores...
1. Hemos auditado el balance general de entidad XYZ al 31 de diciembre de 19X2 y
19X1 y los correspondientes estados de gestin, de cambios en el patrimonio neto
y de flujos de efectivo por los aos terminados en esas fechas. La preparacin de
dichos estados financieros es responsabilidad de la gerencia de la empresa y
nuestra responsabilidad consiste en emitir una opinin sobre ellos basada en la
auditora que efectuamos.
2. Nuestra auditora fue realizada de acuerdo con normas de auditora generalmente
aceptadas y normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora
General de la Repblica. Tales normas requieren que planifiquemos y realicemos
nuestro trabajo con la finalidad de obtener seguridad razonable de que los estados
financieros no presentan errores importantes. Una auditora comprende el examen
basado en comprobaciones selectivas de las evidencias que respaldan la
informacin y los importes presentados en los estados financieros. Tambin
comprende la evaluacin de los principios de contabilidad aplicados y de las
principales estimaciones efectuadas por la gerencia, as como una evaluacin de la
presentacin general de los estados financieros. Consideramos que la auditora
que hemos efectuado constituye una base razonable para nuestra opinin.
3. En nuestra opinin, los estados financieros antes indicados presentan
razonablemente, en todos sus aspectos de importancia, la situacin financiera de
entidad XYZ al 31 de diciembre de 19X2 y 19X1, los resultados de sus
operaciones y los flujos de efectivo, por el ao terminado en esa fecha, de acuerdo
con principios de contabilidad generalmente aceptados.
Lima, 3 de marzo de 19X3
Refrendado por:
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FIRMA
SUPERVISOR
FIRMA
AUDITOR ENCARGADO
Dictmenes modificados
En ciertas circunstancias, el dictamen del auditor puede modificarse incorporando uno
o ms prrafos para indicar las razones por las cuales se lleg a dicha conclusin.
Estas modificaciones en algunos casos originan dictmenes con salvedades, en otros
casos conllevan a una abstencin de opinin o a expresar una opinin adversa. En
otros, la opinin no es afectada debido a que la incorporacin de dicho prrafo o
prrafos tiene como objeto resaltar un hecho para enfatizarlo.
Existen circunstancias en que el auditor puede o no estar de acuerdo con la
gerencia respecto a polticas y mtodos contables utilizados para su aplicacin o la
suficiencia de las aseveraciones realizadas en los estados financieros. Si tales
discrepancias son importantes para los estados financieros en su conjunto, el auditor
debe expresar una opinin modificada.
Cuando el auditor decide incorporar un prrafo de nfasis de un asunto para
resaltar una situacin que afecta a los estados financieros, la inclusin de dicho prrafo
no afecta su opinin. Los asuntos que pueden incluirse en el prrafo de nfasis son:
. Cuando han ocurrido sucesos posteriores extraordinariamente importantes.
. Sobre asuntos contables, excluyendo aquellos relacionados a un cambio de
principios contables que afectan la comparacin de los estados financieros con
los del perodo anterior.
. El informe del auditor predecesor no fue presentado para efectos comparativos
con los estados financieros.
. Ciertas circunstancias relativas a informacin sobre los estados financieros
comparativos.
Las incertidumbres y dictmenes que se deriven de una auditora a los estados
financieros no deben incluirse como prrafo de nfasis, sino que deben tratarse como
un dictamen modificado o no, de acuerdo con la evaluacin que realice el auditor.
Situaciones que afectan la opinin del auditor
En ciertos casos el auditor no puede expresar una opinin sin salvedades, sobre todo
cuando alguna de las siguientes circunstancias existe y, a su juicio, su efecto es o
puede ser importante para los estados financieros en su conjunto:
. Cuando existe una limitacin en el alcance del trabajo.
. Cuando existe un desacuerdo con la gerencia respecto de la razonabilidad de
las polticas contables seleccionadas, el mtodo para su aplicacin o la
suficiencia de las aseveraciones efectuadas en los estados financieros.
Cada vez que el auditor exprese una opinin con salvedades, debe incluir en su
dictamen una descripcin clara de todas las razones sustantivas y si es factible
cuantificar posibles efectos sobre los estados financieros. Esta informacin se
expondr en un prrafo separado precediendo al prrafo de opinin y puede hacerse
una mayor explicacin en una nota a los estados financieros.
Opinin con salvedades
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Una opinin con salvedades deber expresarse cuando el auditor concluye que no
puede expresar una opinin sin modificacin, pero que el efecto de cualquier
desacuerdo con la gerencia o limitacin en el alcance de su trabajo no es tan
importante como para requerir una opinin adversa o una abstencin de opinin. Una
opinin modificada debe expresarse como excepto por los efectos del asunto a que
se refiere la calificacin. Seguidamente se presenta un ejemplo de dictamen con
salvedades.
Modelo de dictamen con salvedades
Dictamen de los auditores independientes
A los seores
1. Hemos auditado el balance general del Instituto Nacional de Promocin Agraria al
31 de diciembre de 19X1 y los correspondientes estados de gestin y de flujos de
efectivo por el ao terminado en esa fecha. La preparacin de dichos estados
financieros es responsabilidad de la administracin del instituto y nuestra
responsabilidad consiste en emitir una opinin sobre ellos basada en la auditora
que efectuamos.
2. Nuestra auditora fue realizada de acuerdo con normas de auditora generalmente
aceptadas y normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora
General de la Repblica. Tales normas requieren que planifiquemos y realicemos
nuestro trabajo con la finalidad de obtener seguridad razonable de que los estados
financieros no presentan errores importantes. Una auditora comprende el examen
basado en comprobaciones selectivas de las evidencias que respaldan la
informacin y los importes presentados en los estados financieros. Tambin
comprende la evaluacin de los principios de contabilidad aplicados y de las
principales estimaciones efectuadas por la administracin, as como una
evaluacin de la presentacin general de los estados financieros. Consideramos
que la auditora que hemos efectuado constituye una base razonable para nuestra
opinin.
3. Al 31 de diciembre de 19X1, el instituto no ha efectuado provisiones para cuentas
de cobranza dudosa por los crditos de promocin agraria otorgados por S/.250,
420. La administracin ha establecido un plan para registrar estas provisiones
durante el ejercicio de 19X2; sin embargo, de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados, la entidad debi efectuar esta provisin en el
ejercicio 19X1 disminuyendo el activo, el resultado del ejercicio y el patrimonio en
dicho importe.
4. En nuestra opinin, excepto por el efecto de los ajustes del asunto indicado en el
prrafo anterior, los estados financieros adjuntos presentan razonablemente, en
todos sus aspectos de importancia, la situacin financiera entidad XYZ al 31 de
diciembre de 19X1, los resultados de sus operaciones y los flujos de efectivo, por el
ao terminado en esa fecha, de acuerdo con principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Lima, 3 de marzo de 1912
Refrendado por:
-------------------FIRMA
Supervisor
------------------------FIRMA
Auditor encargado
----------------FIRMA
Supervisor
-------------------------FIRMA
Auditor encargado
Refrendado por:
Informe sobre la estructura de control interno de la entidad
En aos recientes las entidades gubernamentales vienen prestando especial
atencin al control interno debido a que entienden que la informacin confiable
constituye un recurso indispensable para llevarlo a cabo. Como consecuencia de ello
se han elaborado sistemas para mejorar la confiabilidad y utilidad de la informacin
financiera y no financiera, necesaria para controlar las operaciones y actividades en las
entidades, al igual que la responsabilidad de los funcionarios pblicos.
Si bien el mantenimiento de un sistema de control interno siempre ha sido una
responsabilidad inherente a la administracin, se reconoce que la informacin sobre la
efectividad de un sistema de control interno es necesaria para que las autoridades y
funcionarios responsables del Estado puedan evaluar el desempeo de los
administradores gubernamentales, as como la confiabilidad de la informacin
financiera que reciben. Por lo tanto, es una buena prctica de gerencia que cada
entidad adjunte a sus estados financieros un reporte sobre la efectividad de sus
controles internos.
Una forma de incrementar la credibilidad de la administracin gubernamental,
puede lograrse mediante la expedicin de un informe sobre la efectividad del control
interno en cada entidad. Esto es importante, dado que constituye un inters legitimo de
los niveles superiores conocer el alcance de las responsabilidades de la gerencia por
el control interno y tambin la forma en que descargan sus responsabilidades. Este
informe de la administracin debe incluir:
* Identificacin de los controles internos pertinentes.
* Declaracin acerca de las limitaciones inherentes a los sistemas de controles
internos.
* Declaracin acerca de la existencia de mecanismos de monitoreo del sistema y
evaluacin de las deficiencias encontradas.
* Identificacin de los criterios contra los cuales se mide el sistema de control
interno.
* Conclusin sobre la efectividad del control interno e identificacin de las
debilidades materiales si existen.
* Fecha en la que se presenta la conclusin.
* Nombre de quien firma el informe.
Los conceptos bsicos de la estructura de control interno y su evaluacin fueron
discutidos en las secciones 150 al 175 de este manual. El auditor debe informar sobre
las aseveraciones de la administracin acerca de su estructura de control interno si las
siguientes condiciones estn satisfechas:
* La administracin acepta su responsabilidad para lograr la efectividad de la
estructura de control interno.
* La administracin evala la efectividad de su estructura de control interno
basado en el criterio de control.
* La evidencia comprobatoria suficiente est disponible para verificar la evaluacin
efectuada por la administracin sobre su estructura de control interno.
* La administracin presenta una aseveracin por escrito acerca de la efectividad
de su estructura de control interno.
Informe sobre la estructura de control interno. Es el documento mediante el cual el
auditor comunica a la entidad los hallazgos (condiciones reportables) ms importantes
__________________________________________________________________________ 184
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
de control
interno se
d)
Ttulo.
Destinatario.
Prrafo introductorio:
i) Identificacin de los estados financieros examinados.
ii) Expresin de la responsabilidad de la administracin de la entidad sobre la
estructura de control interno.
Prrafo de alcance:
i) Referencia a las normas de auditora generalmente aceptadas y normas de
auditora gubernamental.
__________________________________________________________________________ 185
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
e)
f)
g)
h)
ii) Descripcin del trabajo realizado por el auditor para estudiar la estructura de
control interno y evaluar el riesgo correspondiente.
iii) Descripcin de los objetivos de la estructura de control interno.
Prrafo de identificacin de los hallazgos de auditora (contiene las debilidades
ms importantes detectadas al examinar y evaluar los riesgos).
Prrafo de salvaguarda sobre la consideracin de la estructura de control
interno.
Lugar y fecha del informe.
Firma del auditor.
Ttulo
El informe del auditor debe tener como ttulo Informe de los auditores
independientes para distinguirlo de aqullos que podran ser emitidos por los
auditores internos de la propia entidad. En el caso de que el informe sea emitido por el
rgano de auditora interna, el ttulo ser: Informe de los auditores internos.
Destinatario
El informe del auditor debe estar dirigido al titular de la entidad, miembros del
directorio de la empresa, segn los casos, cuyos estados financieros han sido materia
de examen.
Prrafo introductorio
El informe del auditor debe identificar los estados financieros que han sido materia de
examen, incluyendo la fecha y el perodo cubierto por tales estados. El informe debe
incluir la expresin de que el establecimiento y mantenimiento de la estructura de
control interno es responsabilidad de la administracin de la entidad. La presentacin
de tales asuntos en el prrafo introductorio es la siguiente:
Hemos auditado el balance general y los estados de gestin y de flujos de efectivo de
entidad ABC por el perodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de
1915 y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha 10 de febrero de
1916. La administracin de la entidad es responsable de establecer y mantener una
estructura de control interno. Para cumplir con esta responsabilidad se requiere de
estimaciones y opiniones de la direccin de la entidad para determinar y evaluar los
beneficios esperados y costos relacionados de las polticas y procedimientos de la
estructura del control interno.
Prrafo del alcance
El informe del auditor debe describir el alcance de la auditora declarando que fue
realizada de conformidad con las normas de auditora generalmente aceptadas y las
normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora General de la
Repblica. Las normas de auditora generalmente aceptadas y las normas de auditora
gubernamental exigen que para planear la auditora financiera el auditor debe adquirir
una apropiada comprensin del funcionamiento de la estructura de control interno de la
entidad, la que est constituida por el ambiente de control, el sistema de contabilidad,
los procedimientos de control, el ambiente SIC y la funcin de auditora interna.
En el informe debe indicarse los controles internos significativos de la entidad o los
elementos especficos de la estructura de control interno, incluyendo los controles que
haya establecido para garantizar el cumplimiento de leyes y reglamentos cuya
inobservancia pueda tener un efecto importante en los estados financieros.
El alcance se refiere a los procedimientos de auditora considerados necesarios
para la ejecucin del examen de acuerdo con las circunstancias. A menos que se
declare algo distinto, se entiende que las normas de auditora seguidas son las
__________________________________________________________________________ 186
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__________________________________________________________________________ 187
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 188
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 189
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
SNTESIS GERENCIAL
HALLAZGOS Y CONCLUSIONES MS IMPORTANTES
El presente Informe de Auditora a la Informacin Financiera de la Municipalidad
Provincial del Santa, Periodo 2004, se ha realizado en cumplimiento a la Accin de
Control Posterior N 2-0344-2005-002, y como resultado de la Auditora se ha
arribado a lo siguiente:
1.
RECOMENDACIONES MS IMPORTANTES
En mrito a las observaciones y conclusiones expuestas en el presente Informe, y en
concordancia con lo establecido en el artculo 15 inciso b) de la Ley N 27785 Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica
y con el propsito de coadyuvar con la gestin municipal de la Municipalidad Provincial
del Santa, se formulan las siguientes recomendaciones:
Que el titular de la entidad disponga la implementacin de las siguientes
recomendaciones.
INFORME N 010-2005-2-0344
AUDITORA A LA INFORMACIN FINANCIERA DE LA MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DEL SANTA EJERCICIO FISCAL -2004
I.- INTRODUCCIN
1. ORIGEN DEL EXAMEN
La auditora a la informacin financiera de la Municipalidad Provincial del Santa
Chimbote, correspondiente al ejercicio fiscal 2004, ha sido programada dentro del
Plan Anual de Auditora Gubernamental para el periodo 2005, considerado como
Accin de Control Posterior N 2-0344-2005-002 y ejecutada en cumplimiento de la
Resolucin de Contralora General N 117-2001-CG, que aprueba la Directiva
N 013-2001-CG/340 del 27 de julio 2001.
2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN
La presente accin de control posterior por su naturaleza corresponde a una
auditoria a la informacin financiera de la Municipalidad Provincial del Santa Chimbote, y se ejecut en cumplimiento al Plan de Auditoria Gubernamental para
el ejercicio 2005, siendo sus objetivos los siguientes:
__________________________________________________________________________ 192
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
2.1
OBJETIVOS GENERALES
a.Emitir opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros
preparado por la Unidad de Contabilidad de la Municipalidad Provincial del
Santa al 31 de diciembre de 2004, de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados y disposiciones legales vigentes.
(Informe corto).
2.2
OBJETIVOS ESPECFICOS
a. Determinar si los estados financieros preparados por la entidad
presentan razonablemente su situacin financiera, los resultados de sus
operaciones y flujo de efectivo de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
b. Evaluar la implementacin de funcionamiento, efectividad de la
estructura y sistema de control interno de la Unidad de Contabilidad
durante el ejercicio econmico 2005, a efecto de determinar el grado de
efectividad, eficiencia y eficacia en su aprobacin y si stos realizan sus
actividades en concordancia con las normas tcnicas de control interno y
dems dispositivos legales vigentes.
c. Determinar si la Unidad de Contabilidad de la Municipalidad Provincial
del Santa ha cumplido con remitir a los rganos pertinentes los estados
financieros correspondientes.
d. Determinar si se emprendieron acciones correctivas por parte de los
funcionarios responsables de las recomendaciones formuladas en los
informes de auditoras anteriores.
__________________________________________________________________________ 193
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__________________________________________________________________________ 194
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
Instructivos Contables.
Instructivos Contables.
ROF y MOF.
5. COMUNICACIN DE HALLAZGOS
En estricta aplicacin de las Normas de Auditora Gubernamental NAGU 3.60
Comunicacin de hallazgos, aprobado con Resolucin de Contralora N 16295-CG y modificada por la Directiva N 006-97-CG/INT y Resolucin de Contralora
N 141-99-CG del 25.06.99 y modificada con Res. Contralora N 259-2000-del
07.12.00, los hallazgos de auditora que emergieron de la presente accin de
Control fueron puestos en conocimiento por escrito a los funcionarios y servidores
para que, en ejercicio de su derecho de defensa, cumplan con realizar los
comentarios aclaratorios debidamente documentados, los mismos que fueron
evaluados y se tomaron en consideracin en la elaboracin del presente informe.
Asimismo se incluye un anexo con la relacin del personal comprendido en los
hallazgos de auditora. (ANEXO N 01)
4. MEMORNDUM DE CONTROL INTERNO
Durante la Accin de Control efectuada a la informacin Financiera de la
Municipalidad Provincial del Santa se ha evaluado la Estructura de Control Interno
de las unidades orgnicas conformantes de la Gerencia de Administracin y
Finanzas y de las Subgerencias de Contabilidad y Tesorera, en cumplimiento a la
NAGU 3.10 Evaluacin de la Estructura de control interno y como resultado se ha
remitido el Oficio N 103-2005-OCI-MPS de fecha 8 de abril del 2005, elevndose
al titular de la entidad el Memorndum de Control Interno N 004-2005-OCI-MPS;
en el cual se da a conocer al titular las debilidades de control, as como las
acciones correctivas a implementarse pese a las recomendaciones impartidas en
auditoras anteriores. (ANEXO N 02)
5. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA
5.1. COMENTARIOS EN RELACIN A LA UTILIZACIN DE RECURSOS DEL
FONDO DE COMPENSACIN MUNICIPAL (FONCOMUN) AO 2004
De la evaluacin y anlisis a los Estados Financieros Ejercicio 2004, se
ha podido advertir que el importe total de Enero a Diciembre 2004,
percibidos como
ingresos correspondientes
al Fondo de
__________________________________________________________________________ 195
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
30
Feb
31
714 308,94
357 154,47
264 551,20
269 80,50
Mar
31
679 243,36
339 621,68
546 739,14
Abr
30
666 372,06
333 186,03
May
31
720 216,47
Jun
30
Jul
Variacin
(sobregiro)
(a-b)
Varia. %
x 100
-91 207,07
-19,5
291 531,70
65 622,77
18,4
444 481,30
991 220,44
-651 598,76
-191,9
405 645,16
435 597,46
841 242,62
-508 056,59
-152,5
360 108,24
405 645,20
357 50,33
441 395,53
-81 287,29
-22,6
735 266,72
367 633,36
405 645,20
115 725,05
521 370,25
-153 736,89
-41,8
30
772 551,63
386 275,82
405 645,20
42 130,50
447 775,70
-61 499,88
-15,9
Ago
31
737 337,77
368 668,89
670 196,37
-719 571,30
-195,2
Sep
30
775 616,34
387 808,17
405 645,20
-640 151,94
-165,1
Oct
29
756 527,68
378 263,84
405 645,16
34 276,81
439 921,97
-61 658,13
-16,3
Nov
30
784 232,25
392 116,13
405 645,16
65 409,54
471 054,70
-78 938,57
-20,1
Dic
03
762 172,51
381 086,26
405 645,16
33 804,24
439 449,40
-58 363,14
-15,3
9037 569,22
4518 784,64
5132 293,31
-3040 446,79
Total
SAGU RECOMENDACIONES
2003
PENDIENTES
2002
2001
2000
TOTAL
16
18
55
58
147
117
34
34
192
RECONSIDERADAS
NO APLICABLES
10
134
53
69
96
352
IMPLEMENTADAS
EN PROCESO
TOTAL
__________________________________________________________________________ 197
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 198
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
IMPORTE
EJERCICIO 2004
INCREMENTO %
1830,702.83
1964,843.69
2356,478.42
3352,893.52
28.72%
70.64%
23,362.26
151,084.90
546.70%
205,058.32
330,513.70
61.18%
0.00
260.00
179,818.83
174,319.42
0.00
0.00
740,744.67
3671,918.70
36,442.86
3076,321.19
(19.36)%
48,480.24
33.03%
10317,356.73
30.49%
ESSALUD
Seguro de Vida
Seguro Riesgo de Trabajo
7906,648.08
Sub Total
CTA. 42 CUENTAS POR PAGAR
429. CTAS. POR PAGOS DIVERSOS
AFP Integra
EJERCICIO 2003
3.15%
80,761.46
EJERCICIO 2004
INCREMENTO %
2749,107.47
3343,421.47
21.61%
AFP Profuturo
701,762.11
AFP Horizonte
304,136.38
0.00
936,462.79
397,671.66
33.44%
30.75%
AFP El Roble
AFP Unin Vida
7,823.13
701,546.85
37.89%
Sub Total
508,753.05
4263,759.01|
5386,925.90
26.34%
TOTAL
12170,407.09
15704,282.63
29.04%
DETALLE
MONTO DE
TRIBUTO
INTERESES RECARGOS
MORAS
TOTAL
AFP
HORIZONTE
255,179.12
146,875.11
0.00
0.00
402,054.23
AFP
PROFUTURO
969,445.00 2,875,022.24
0.00
0.00
3,844,467.24
SUNAT
0.00
17,435,711.00
TOTAL
0.00
21,682,232.47
__________________________________________________________________________ 200
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
MONTO DE
TRIBUTO
INTERESES
RECARGOS MORAS
TOTAL
AFP
HORIZONTE
255,179.12
146,875.11
0.00
0.00
146,875.11
AFP
PROFUTURO
969,445.00 2,875,022.24
0.00
0.00
2,875,022.24
SUNAT
14,076,333.00
1,921,894.00 1,437,484.00
0.00
3,359,378.00
TOTAL
15,300,957.12
4,943,791.35 1,437,484.00
0.00
6,381,275.35
ESSALUD, que han tenido embargadas los pagos que deberan efectuar las
empresas de SIDER PERU, PESCA PERU, entre otras.
Asimismo, el Subgerente de Tesorera, mediante Informe N 057-2005-SGTGAF-MPS, de fecha 28.06.05, corrobora dicha situacin manifestando: Que el
pago de las aportaciones como son ESSALUD, SNP, IES y Renta de 4ta.
Categora y AFP se ha descontado de los trabajadores y las cuotas patronales
dichos tributos no se han cancelado en su totalidad debido a la falta de liquidez
que ha existido y existe dentro de la entidad, toda vez que la superioridad
solamente ha provisionado el pago de las planillas netas sin incluir las
aportaciones... sin embargo en forma extemporanea se ha venido cancelando
en parte lo correspondiente a ESSALUD, para la atencin a los trabajadores...
Asimismo, cabe mencionar que la deuda no solamente es lo actual sino que se
ha venido acumulando desde aos anteriores, aun acogindonos a un
programa llamado RESIT, cuyas cuotas eran de S/. 65,000.00 nuevos soles
mensuales...
e) En casos de adeudos a ESSALUD, debe adems determinarse los
importes pagados por la Municipalidad, por las atenciones a sus
trabajadores en otros Centros de Salud, y agregarse al perjuicio
econmico resultante.
Con relacin a las atenciones de los trabajadores municipales en otros centros
de salud; es de indicarse que de acuerdo a lo manifestado en el Informe N
029-2005-SGC-GAF-MPS y Informe Social N 86-05-DBS-OPER-MPS
del
03.06.05 y 07.06.05 respectivamente; la Municipalidad Provincial del Santa
Chimbote durante el periodo 2004, no ha reconocido gastos por atenciones de
salud de los trabajadores municipalidades, en centros mdicos distintos a
ESSALUD.
f)
__________________________________________________________________________ 203
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
de Financiamiento de la
__________________________________________________________________________ 204
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 205
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 207
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 208
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
CONTENIDO
333. CONSTRUCC. EN
CURSO
333.01 Por Adminis. Directa
333.02 Por Encargo
EJERCICIO
2004
EJERCICIO
2003
VARIACIN INCREMENTO
34.09%
59034,829.35 51106,117.88
7928,711.47
15.51%
2197,292.72
10,737.91
2186,554.81
20,363%
7310,171.27
0.00
7310,171.27
0.00%
Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe por el
Jefe de la Oficina de Control de Huaraz mediante Oficio N 285-2005- CG/ORHZ,;
stas han sido absueltas en el orden siguiente:
a) No se ha cuantificado el posible efecto que pueda originarse por
concepto de depreciacin de las obras que contablemente se
encuentran en proceso, pero que estn en funcionamiento. Se debe
identificar del total de las obras que se encuentran en construcciones en
curso por S/. 68 542 233.34, cuales son las que han entrado en
funcionamiento y la fecha, a fin de calcular la depreciacin
correspondiente que afectara los resultados del ejercicio.
Al respecto, es de indicarse que al 31.12.04, la Subgerencia de Contabilidad no
ha realizado la depreciacin de las obras que se encontraban en el rubro
construcciones en curso, toda vez que de acuerdo al Informe N 012-2005SGC-GAF-MPS del 15 de marzo 2005, se establece textualmente: ... la
__________________________________________________________________________ 209
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__________________________________________________________________________ 210
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 212
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
BALANCE DE
COMPROBACIN
S/.
CTA. CTE. N
310-10756313054- BCO.
CREDITO CONVENIO
LIBRO MAYOR
S/.
40,487.51
LIBRO
BANCOS
S/.
40,487.51
DIFERENCIA
S/.
0.00
40,487.51
Fuente: Estados Financieros 2004 Balance de Comprobacin, Libro Mayor y Libro Bancos.
Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe por el jefe
de la Oficina de Control de Huaraz mediante Oficio N 285-2005- CG/ORHZ, stas
han sido absueltas en el orden siguiente:
a) Se seala que el monto registrado en libros es mayor que el saldo
bancario, debiendo establecer si la diferencia existe por la falta de
contabilizacin de gastos, debindose merituar por la materialidad, si
estos afectaran la adecuada presentacin de los estados financieros y
considerarse como una salvedad en el Dictamen.
__________________________________________________________________________ 213
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 214
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 215
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
Infringiendo de esta manera los seores: Sr. Alffieri Rodrguez Brown Villanueva y
CPC. Antolino Samames Solano; en su condicin de Gerente de Administracin y
Finanzas y Sub Gerente de Contabilidad de la Municipalidad Provincial del Santa; el
Art. 21 Inc a), y d) Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el
servicio pblico, y Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para
un mejor desempeo, del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera
Administrativa; Concordante con el Art. 126 y 132 del DS. N 005-90-PCM,
Reglamento de la Ley; configurando en consecuencia la naturaleza del hecho falta de
carcter disciplinario tipificado en el Art. 28 Inc. d) Negligencia en el desempeo de
las funciones del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa
que se grada en armona con lo prescrito en el Art. 150 del DS. N 005-90-PCM,
Reglamento de la referida normativa
4. ANTICIPOS OTORGADOS A PERSONAL DE LA MUNICIPALIDAD Y A TERCEROS
ASCENDENTE A UN IMPORTE DE S/. 7462,602.01 NUEVOS SOLES, AL 31 DE
DICIEMBRE DE 2004,LOS MISMOS QUE NO FUERON PROVISIONADOS NI
CASTIGADOS AUN CUANDO DATAN DE GESTIONES ANTERIORES
Como parte de la evaluacin y anlisis a los Estados Financieros de la Municipalidad
Provincial del Santa Chimbote, ejercicio 2004, se procedi a analizar la cuenta 38
Cargas Diferidas, en la cual se considera los gastos pagados por anticipado con cargo
a rendir cuenta por diferentes conceptos; determinndose que dicha cuenta al 31 de
diciembre 2004, asciende a un importe de S/.7462,602.01 Nuevos Soles, habindose
incrementado en S/.2267,326.48 Nuevos Soles, con relacin al ejercicio 2003, que
ascenda al importe de S/. 5195,275.53 Nuevos Soles.
2004
2003
Variacin
667,137.84
667,137.84
2099,433.19
2099,433.19
(1432,295.35)
(1432,295.35)
5818,944.20
5276,479.40
542,464.80
17,289.14
17,289.14
959,230.83
2410,482.17
2256,012.43
154,469.74
10,284.54
10,284.54
675,075.63
(3408,462.03)
(3020,466.97)
(387,995.06)
(7,004.60)
(7,004.60)
(284,155.20)
7462,602.01
5195,275.53
(2267,326.48)
Fuente: Estados Financieros de la Municipalidad Provincial del Santa Chimbote 2004, Nota: 13
__________________________________________________________________________ 217
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
CONTRATISTAS
DETALLE
VICTOR DELFIN RAMIREZ
P y Q CONTRATISTAS GENERALES
COBASA - BAZO
ROAYA
CIDELPA
ANCAJIMA CONTRATISTAS GENERALES
PRODEOBRAS
CONSTRUCTORA GUTIERREZ SRL
CASAS S.A.C. Y SICON S.R.L. CONT. GNRLES.
ROLICSA
CONSTRUCTORA Y CONSULTORA CHANG S.R.L.
J & E INGENIEROS CONSULTORES Y
CONTRATISTAS GENERALES SRL.
FR CONSTRUCCIONES SAC
SALDO AL 31-12-03
384.02
AO
34,674.70
5,000.00
950,124.01
26,798.02
73,627.40
20,295.75
86,430.43
17,637.47
419,149.19
4,463.88
90,756.30
1998
1996
1999
1997
1999
1998
1998
2000
2000
2000
2003
251,594.29
25,210.08
2,005,761.52
2003
2003
PROVEEDORES
DETALLE
TRANSPORTES Y SERVICIOS ACUARIO
EDITORIAL E IMPRENTA DESARROLLO
SALDO AL 31-12-03
385.04
IMPORTE
IMPORTE
7,312.00
8,000.00
15,312.00
AO
2000
2000
ENCARGOS INTERNOS
DETALLE
IMPORTE
1,124.00
1,354.64
50.00
717.50
150.00
212.00
786.00
4,394.14
AO
1999
2001
2003
2003
2003
2003
2003
__________________________________________________________________________ 218
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
389.01
CARGAS DIVERSAS
DETALLE
CANTIDAD
60,457.32
10,000.00
50,220.00
6,630.00
2,973.60
1,736.00
2,046.15
2,437.55
600.00
7,220.00
19,358.40
25,187.85
10,800.00
28,000.00
31,537.74
16,007.98
63,449.30
3,430.29
8,000.00
63,649.00
1,200.00
1,100.00
801.00
3,000.00
1,900.00
6,470.00
24,500.00
10,400.00
900.00
704.00
1,069.19
500.00
708.00
500.00
3,648.00
6,200.00
2,050.00
4,300.00
6,900.00
1,000.00
500.00
1,241.00
7,900.00
1,250.00
3,928.00
1,300.00
1,000.00
8,100.00
1,500.00
3,000.00
AO
1995
1994
2003
1995
1998
1995
1998
1998
1998
1995
1994
1996
1996
1994
1995
1996
1995
1996
1995
1996
1995
1996
1997
1998
1996
1996
1994
1994
1995
1997
1997
1996
1996
1996
1996
1996
1996
1996
1996
1996
1996
1996
1996
1996
1996
1996
1996
1996
1998
1998
__________________________________________________________________________ 219
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
3,650.00
11,647.86
42,919.39
57,993.30
637,520.92
1999
1999
CANTIDAD
VICTOR LAGUNAS
JACINTO MONTENEGRO
FERNANDO FERNANDEZ SEDANO
AUTOPARTES MECANICA EIRLTDA
ANTONIO PINEDO CACERES
ESTAMPADOS "EL TIGRE"
GRAFICA MARPED EIRL
HIDRANDINA (CAMAL MUNICIPAL)
INC TRUJILLO
IRIS DIOSES BURGOS
JUAN C. LECLERE PINEDA
SAMUEL HOOKER NOGUEIRA
Catalina Maldonado Medina
SALDO AL 31-12-04
2,000.00
653.80
780.50
2,000.00
1,000.00
4,000.00
1,048.00
7,203.85
1,400.00
7.50
2,000.00
500.00
528.70
23,122.35
AO
1998
1998
1998
1998
1998
1999
1999
1999
1999
1999
1999
1999
2003
CANTIDAD
370.00
1,500.00
1,500.00
1,500.00
1,500.00
1,500.00
3,900.00
1,000.00
2,500.00
2,500.00
1,500.00
2,500.00
223.30
21,993.30
2,708,104.23
AO
1999
1999
1999
1998
1998
1998
1999
1998
1998
1999
1998
1998
1998
__________________________________________________________________________ 222
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
INSTRUCTIVO N
INCOBRABLES
PROVISIN
CASTIGO
DE
LAS
CUENTAS
__________________________________________________________________________ 223
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 227
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeo, del
Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa; Concordante
con el Art. 126 y 132 del DS. N 005-90-PCM, Reglamento de la Ley;
configurando en consecuencia la naturaleza del hecho falta de carcter disciplinario
tipificado en el Art. 28 Inc. d) Negligencia en el desempeo de las funciones del
Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa que se grada
en armona con lo prescrito en el Art. 150 del DS. N 005-90-PCM, Reglamento de
la referida normativa (Observacin N 4).
IV.- RECOMENDACIONES
En mrito a las observaciones y conclusiones expuestas en el presente informe, y
con el fin de contribuir a una eficiente gestin municipal, se considera necesario
formular las siguientes Recomendaciones:
AL SEOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL
SANTA CHIMBOTE:
1. Disponer que la Gerencia Municipal en coordinacin con la Gerencia de
Administracin y Finanzas, adopten las medidas necesarias con el fin de
refinanciar la deuda por el pago de las Leyes Sociales de los trabajadores
municipales, con el fin de salvaguardar la integridad fsica de los servidores por
las atenciones con ESSALUD, y los derechos de jubilacin a travs del Sistema
Nacional de Pensiones y AFPs. (Ref. Conclusin N 1).
2. Que el Gerente de Infraestructura Urbana en coordinacin con el Sub Gerente de
Contabilidad, procedan a realizar las liquidaciones de Obras que se hallan
pendientes, de liquidar a fin de poder mostrar el saldo real actualizado de la
Divisionaria 333 Construcciones en Curso. (Ref. Conclusion N 2).
3. Disponer que el Sub Gerente de Contabilidad, proceda a poner en prctica la
Norma de Control Interno N N 280-03 CONCILIACION DE SALDOS, que
indica: Cada Entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propsito
de asegurar la concordancia de la informacin financiera preparada por el rea
contable, con la situacin real, de tal manera que la informacin contenida en
los estados Financieros que se reporta a la Contadura Pblica de la Nacin para
la Elaboracin de la cuenta General de la Republica sea veraz y exacta. (Ref.
Conclusin N 3 ).
4. Que el Sub Gerente de Contabilidad, proceda de manera oportuna, a disponer
la regularizacin de los anticipos otorgados a fin de proporcionar a los niveles
gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan
en una gestin eficiente de tal manera que la informacin contenida en los
estados Financieros que se reporta a la Contadura Pblica de la Nacin para la
Elaboracin de la Cuenta General de la Repblica sea veraz y exacta. (Ref.
Conclusin N 4).
5. Recomendamos que el presente informe sea elevado a la Comisin de Procesos
Administrativos, para que sea esta quien de acuerdo a su autonoma y/o
atribuciones que la ley le confiere, sea la indicada de evaluar y merituar el grado
de sancin ha aplicar a los comprendidos en la presente investigacin. (Ref.
Conclusin N 1, 2, 3, y 4 ).
Chimbote, 28 de Junio de 2005.
-------------------------------------------CPC. Oswaldo Rodrguez Chuyo
Jefe de Comisin
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C A P T U LO
II
AUDITORA DE GESTIN
Y EL EXAMEN ESPECIAL
__________________________________________________________________________ 229
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
AUDITORA DE GESTIN
Visin General
La administracin de los recursos pblicos en el Per descansa en una compleja
estructura de relaciones que vinculan a las entidades gubernamentales entre si,
quienes para el cumplimiento de sus fines interactan a todo nivel en el Estado. Las
autoridades y funcionarios a cargo de la administracin de recursos en las entidades,
tienen la obligacin de realizar una efectiva rendicin de cuentas de sus actividades a
sus superiores y ante el pblico. El ejercicio de esta obligacin es denominada
respondabilidad por las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico es
inherente al proceso gubernamental.
La obligacin de rendir cuenta de la gestin gubernamental, por su propia naturaleza,
genera una mayor demanda de informacin sobre el funcionamiento de las entidades y
programas gubernamentales. Ello es importante, dado que el Congreso de la
Repblica, las autoridades y funcionarios pblicos y el pblico en general, necesitan
conocer, no slo si los recursos pblicos se administran correctamente, sino tambin si
estn cumplindose los fines para los que fueron autorizados y, si tales fines, se logran
con efectividad, eficiencia y economa.
Los funcionarios pblicos tienen la responsabilidad de utilizar los recursos en forma
apropiada y de acuerdo a ley, a fin de lograr los objetivos y metas para los cuales
fueron autorizados. Por lo tanto, tales funcionarios estn obligados a establecer,
mantener y evaluar peridicamente el sistema de control interno slido en su entidad,
programa y/o proyecto para:
* Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas previstos,
* Proteger apropiadamente los recursos.
* Cumplir las leyes y reglamentos aplicables; y.
* Preparar, conservar y revelar informacin financiera confiable.
El trmino auditora se aplica en este Manual, tanto para referirse a las auditoras
financieras, como a las auditoras de gestin. La auditora financiera forma parte del
proceso de rendicin de cuentas (Responsabilidad), por cuanto permite emitir una
opinin profesional independiente, respecto a si los estados financieros en su conjunto,
presentan razonablemente la situacin financiera, los resultados de las operaciones y
los flujos de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente
aceptados u otra base contable aceptada. La auditora de gestin, constituye tambin
parte importante del proceso de rendicin de cuentas, en vista que conduce a una
opinin independiente en torno al grado en que los funcionarios cumplen sus
responsabilidades con efectividad, eficiencia y economa. Su definicin puede
encontrarse en el numeral 06 de esta seccin.
Existen diferencias conceptuales entre la auditora de gestin y la auditora financiera;
stas pueden apreciarse en el siguiente cuadro:
__________________________________________________________________________ 231
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
CARACTERSTICAS
1. Objetivo
AUDITORA FINANCIERA
AUDITORA DE GESTIN
Expresar una opinin sobre Promover mejoras en la
los estados.
efectividad,
eficiencia
y
financieros economa en las
operaciones y en los controles
gerenciales de las entidades.
Efectividad y eficiencia y
Sistema contable y libros economa en las operaciones.
principales
y
registros
contables.
Interdisciplinario
con
entrenamiento contino.
Contadores Pblicos
Presente y futuro.
2.
Alcance
3.
Habilidades
4.
Orientacin
El pasado
Relativa
5.
Certeza
Absoluta
6.
Usuarios
Poderes
pblico.
7.
Normas
del
estado
NAGU,
Principios
de
Administracin y prcticas de
buena gerencia.
No requiere
8.
Dictamen
9.
Resultado de la
Auditoria.
10. nfasis
Si requiere
Informe
conteniendo,
observaciones, Conclusiones
Dictamen sobre los estados y recomendaciones para la
financieros
entidad examinada.
Mejoras
positivas en la
gestin, resultados y controles
Los estados financieros gerenciales.
presentan razonablemente
la
situacin
financiera,
resultados
de
las
operaciones y flujos de
efectivo de la entidad.
Gerencial-operativo
y
de
resultados.
11. Enfoque
Financiero
La
entidad
examinada
implementa
las
recomendaciones.
__________________________________________________________________________ 233
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
AUDITORA
ORIENTADA
HACIA LA
EFECTIVIDAD
Anlisis
de Causas
en controles
gerenciales y
INSUMOS:
Recursos,
Financieros
Humanos, Fsicos
Tecnolgico
IMPACTO:
En
beneficiarios,
medio
ambiente
pblico
Examen
de
resultados
logrados
Plan o Programa
Examen de
controles
gerenciales y
procedimiento
s
PROCESOS:
Operaciones
y
Actividades
PRODUCTOS:
Bienes y
Servicios
Determinar
uso eficiente
de los
recursos e
implicancia
en los
resultados
AUDITORA
ORIENTADA
HACIA LA
EFICIENCIA Y
ECONOMA
__________________________________________________________________________ 234
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 235
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
Financiero Cumplimiento
Eficiencia
Y Economa
Tradicional
Leyes
y
regulaciones
que pueden
tener efecto
directo en la
presentacin
de los estados
financieros
- Adquisicin
econmica.
Leyes
y
regulaciones
relacionadas
con objetivos
que afectan la
eficiencia y
economa en
las entidades,
programas y
proyectos.
Activo fijo,
materiales,
personal,
recursos
tecnolgicos.
Enfoque
Estados
Financieros
Orientacin
De resultados
Del informe
Auditoria de Gestin
Pasado
- Utilizacin
de recursos
con
eficiencia.
Efectividad
- Logro de
objetivos y
metas.
- Beneficios
esperados.
Programa o
actividades
Presente y futuro
Observaciones, Conclusiones y
Recomendaciones
__________________________________________________________________________ 236
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
necesaria para sustentar una observacin; dado que muchos aspectos tienen que ver
con el buen juicio y criterio del auditor.
Metodologa para la realizacin de la auditora de gestin.
Para el mejor entendimiento de la prctica de la auditora de gestin se ha considerado
dividir sta en tres fases:
* Planeamiento;
* Ejecucin; e,
* Informe.
Planeamiento
Si bien las actividades relacionadas con el planeamiento tienen mayor incidencia al
inicio del examen, ellas continan durante la ejecucin y an en la formulacin del
informe, por cuanto mientras el documento final no sea aprobado y distribuido, su
contenido puede estar sujeto a ajustes, producto de nuevas decisiones que obligarn a
afinar el planeamiento an en la fase del informe. La formulacin del informe no se
inicia en la tercera fase, sino que empieza a considerarse desde el planeamiento.
Durante el planeamiento el equipo de auditora se dedica, bsicamente, a obtener una
adecuada comprensin y conocimiento de las actividades de la entidad a examinar,
llevando a cabo acciones limitadas de revisin, en base a lo previsto en el plan de
revisin estratgica, con el objeto de determinar, entre otros aspectos, los objetivos y
alcance del examen, as como las condiciones para realizarlas. Durante esta fase el
auditor dedica sus mayores esfuerzos a planear la estrategia que utilizar en el caso
de la auditora.
Ejecucin
Esta fase involucra la recopilacin de documentos, realizacin de pruebas y anlisis de
evidencias, para asegurar su suficiencia, competencia y pertinencia, de modo de
acumularlas para la formulacin de observaciones, conclusiones y recomendaciones,
as como para acreditar haber llevado a cabo el examen de acuerdo con los
estndares de calidad establecidos en el presente manual. Durante la fase de
ejecucin se aplican procedimientos y tcnicas de auditora y comprende: pruebas y
evaluacin de controles, identificacin de hallazgos (condicin y criterio), desarrollo de
observaciones (incluyendo condicin, criterio, causa, efecto y evaluacin de
comentarios de la entidad) y comunicacin de resultados a los funcionarios de la
entidad, programa y/o proyecto examinada.
Informe
Durante la tercera fase, el equipo de auditora formaliza sus observaciones en el
informe de auditora. Este documento, que es producto final del examen deber
detallar, adems de los elementos de la observacin (condicin, criterio, causa y
efecto), comentarios de la entidad, evaluacin final de tales comentarios, as como las
conclusiones y recomendaciones. Despus del control de calidad, mediante el que se
confirman los estndares de calidad utilizados en la preparacin del informe,
finalmente este es aprobado y remitido a la entidad auditada, en la forma y modo
establecidos por la Contralora General de la Repblica.
FASE DE PLANEAMIENTO
Aspectos Generales
El planeamiento de la auditora se refiere a la determinacin de los objetivos y alcance
de la auditora, el tiempo que requiere, los criterios, la metodologa a aplicarse y la
definicin de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen
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Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
las entidades del sector pblico la fase de planeamiento de los exmenes que
programe debe desarrollarse, de acuerdo con cada circunstancia en particular.
La fase de planeamiento en la auditora de gestin diseada para promocer
significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado por el organo auditor
por cuanto permite con un nmero reducido de personal altamente calificado,
identificar los asuntos ms importantes de la entidad, programa o actividad que sern
examinados. Despus de prepararse el informe de revisin estratgica y el plan de
auditora, podrn incorporarse los miembros del equipo de auditora, obtenindose
mayores niveles de eficiencia en el uso del personal de auditora.
Programacin de la auditora de gestin
El planeamiento se inicia cuando la entidad, programa o proyecto es seleccionada, al
estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditora Gubernamental. La entidad a
examinar puede formar parte del gobierno central, actividad empresarial del Estado,
gobierno regional o local o cualquier organismo autnomo. Tambin puede ser objeto
de la auditora de gestin un programa o proyecto especfico de cualquier entidad del
Estado.
NAGU 2.10 Planificacin general
La Contralora General de la Repblica y los rganos de Auditora Interna
conformantes del Sistema Nacional de Control, planificarn sus actividades de
auditora a travs de su planes anuales, aplicando criterios de materialidad, economa,
objetividad y oportunidad, y evaluarn peridicamente la ejecucin de sus planes.
Para la seleccin de la entidad por auditar pueden adoptarse varios enfoques, dentro
de los cuales pueden considerarse las caractersticas peculiares de la entidad, su
ambiente y la poltica general adoptada por el Organismo Superior de Control. Los
enfoques que pueden utilizarse para la seleccin de una entidad son: consideracin de
los problemas y debilidades conocidas e identificacin de reas importantes no
auditadas anteriormente.
Consideracin de problemas y debilidades conocidas
La identificacin de los problemas especficos en determinada entidad constituye el
punto de partida de cualquier proceso de seleccin. La ocurrencia de actos irregulares
en la administracin de fondos o contratacin de personal, as como la deteccin de
gastos presupuestales , en apariencia excesivos, o la sospecha de reas
improductivas o menos eficientes, pueden generar la necesidad de examinar tales
problemas; mxime si algunos de ellos pueden agudizarse al ser expuestos en los
medios de opinin pblica. Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre
ellos: a) medios de comunicacin; b) organismos reguladores y, c) indicadores de
rendimiento.
Identificacin de reas importantes no auditadas
Otra de las razones para seleccionar una entidad, se encuentra dado por el inters de
evaluar un programa o actividad gubernamental que no ha recibido atencin en el
pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones. Dentro de este
enfoque tambin puede incluirse aquellas reas en donde se anticipan problemas
importantes que podran presentarse de manera inesperada.
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__________________________________________________________________________ 242
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*
*
*
*
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Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
Preguntas
Qu?
Informaciones requeridas
Normas,
polticas
y procedimientos
aplicables a sistemas y controles clave
Autoridad
legal,
antecedentes
de
la
entidad,programa o actividad, presupuesto e
informes financieros.
Por qu?
Producto
Identificacin de la entidad
Lnea de
funcional
responsabilidad
Cmo?
Entrevista con funcionarios
Sistemas gerenciales
Principales procesos, mtodos de operacin
ysistemas.
Quin?
Documentos internos
Organizacin
Divisin de funciones y responsabilidades.
Dnde?
Observaciones del medio ambiente
Cundo?
Localizacin,
factores
internos y externos.
Situaciones importantes en
el tiempo
su disposicin, el auditor
nfasis y estrategia de la
se incluirn en el plan de
el auditor encargado y el
general y, aprobado por el
El plan de revisin estratgica, como cualquier otra actividad de la auditora, debe ser
programado apropiadamente para su ejecucin, de manera que el documento que se
formule contenga el entendimiento inicial de la entidad por parte del auditor, la relacin
de las reas de revisin seleccionadas, los criterios a utilizar en esta evaluacin y
objetivos, funciones ms importantes, recursos necesarios y cronograma tentativo de
actividades.
Objetivos y alcance de la revisin estratgica
Esta etapa tiene como objetivo explorar en forma efectiva y eficiente las reas de
trabajo de auditora establecidas durante la revisin general y profundizar el
conocimiento inicial de los asuntos ms importantes. Por lo tanto, el equipo de
auditora debe:
* Completar la comprensin de la naturaleza de la entidad, sus sistemas y
operaciones, as como los controles gerenciales ms importantes implementados
por la entidad, mediante la ejecucin de pruebas preliminares.
* Permitir al equipo encargado definir los objetivos de auditora, adoptar decisiones
acerca de las reas de revisin ms apropiadas y organizar y coordinar los
esfuerzos necesarios para llevar a cabo el plan de revisin estratgica en forma
efectiva, eficiente y oportuna.
* Facilitar la toma de decisiones en cuanto a la aprobacin del plan de revisin
estratgica y la asignacin de recursos solicitados para su ejecucin.
* Identificar los criterios de auditora ms apropiados, en las circunstancias,
* Identificar las lneas generales de revisin en base a su materialidad, inters y
actividad de ser auditable.
* Identificar los asuntos ms importantes para la formulacin del informe
* Establecer el grado de confianza que puede depositarse en la informacin que
brinda el rgano de Auditora Interna,
* Preparar el borrador del Plan de Auditora
El producto final de esta etapa es un reporte que contiene los resultados obtenidos en
la fase de planeamiento y un plan que servir de base para la formulacin de los
programas de auditora en la fase ejecucin.
Componentes del plan de revisin estratgica
Los elementos del plan de revisin estratgica son: origen de la revisin, objetivos y
alcance, enfoque a utilizar, comprensin de la entidad, programa o actividad, anlisis
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Origen de la revisin
Objetivos y alcance de la revisin
Enfoque a utilizar
Ejecucin de la revisin estratgica
(1) Comprensin de la entidad, programa o actividad.
a. Naturaleza de las actividades y operaciones.
b. Sistemas y controles gerenciales importantes.
c. Recursos financieros-presupuestarios autorizados.
d. Comprensin del ambiente de control interno.
e. Factores externos e internos.
f. Identificacin de las fuentes de criterio aplicables.
g. Revisin de informes de auditora anteriores
(2) reas generales de revisin
a. reas generales de revisin y criterios de seleccin.
b. Criterios para excluir del examen reas consideradas tpicas
E. Personal asignado.
F. Presupuesto de tiempo.
G. Procedimientos para la revisin estratgica.
El plan de revisin estratgica debe ser elaborados obligatoriamente por los equipos
de auditora de la Contralora General de la Repblica que sean designados para la
realizacin de una auditora de gestin en cualquier entidad del Estado. Asimismo, son
obligatorias para los rganos de Auditora Interna, en la medida que sus exmenes
programados comprendan reas importantes de la entidad que revisten complejidad y
manejan un volumen significativo de recursos financieros, materiales o humanos.
Ejecucin del plan de revisin estratgica
Una vez que haya sido aprobado el Plan de revisin estratgica, el auditor encargado
debe reunirse con los funcionarios gerenciales de la entidad, programa o actividad a
ser examinada, para presentar a los miembros del equipo de auditora que tendrn a
su cargo el desarrollo de los trabajos. Las actividades a ejecutar deben comprender los
aspectos siguientes:
* Aplicacin de pruebas preliminares.
* Comprensin del ambiente de control interno.
* Identificacin de factores externos e internos.
* Definicin de criterios de auditora.
* Descripcin de los sistemas y controles gerenciales.
* Identificacin de los asuntos ms importantes.
Las tareas principales que debe llevar a cabo el auditor en esta etapa son:
* Confirmacin y anlisis de la informacin obtenida en la etapa anterior. Debe
comprobarse la veracidad de la informacin acumulada en torno a la entidad, as
como su aplicacin efectiva, utilizando procedimientos tales como:
- Confirmacin de programas o sistemas.
- Confrontacin entre los propsitos de la entidad, segn la normatividad aplicable y
la prctica de las operaciones.
- Confirmacin de la utilizacin de los recursos en actividades propias de la entidad,
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Criterios de auditora
Comprende la descripcin de las normas de rendimiento y control a travs de las
cuales pueden ser evaluados los sistemas y controles gerenciales, as como el nivel de
efectividad, eficiencia y economa de las operaciones. Asimismo, se incluyen los
comentarios de la entidad, respecto a los criterios de auditora expuestos por los
auditores.
Asuntos ms importantes examinados
Comprenden los aspectos ms importantes de los sistemas y controles gerenciales de
la entidad o programa que, a criterio del auditor deben tomarse en cuenta para
asegurar el xito de la auditora. Tales aspectos pueden estar referidos a controles de
actividades y operaciones (cumplimiento de objetivos y metas y evaluacin de
resultados), controles sobre proteccin de recursos evaluacin de la eficiencia y
economa en la administracin de recursos), aspectos importantes de las operaciones
y otras reas en que podra existir despilfarro, ineficiencia o debilidades en los
controles gerenciales.
Conclusiones
Representan el resultado obtenido de la ejecucin de la etapa de revisin estratgica
dentro del planeamiento.
Recomendaciones
Describen los asuntos ms importantes, han sido seleccionados para su inclusin en el
plan de auditora.
El reporte de revisin estratgica debe estar adecuadamente sustentado en los
papeles de trabajo correspondientes, ser corto, pero a la vez suficientemente claro
para permitir la toma de decisiones y la continuacin del examen.
Aprobacin del reporte de revisin estratgica
El reporte de revisin estratgica debe ser presentado, en forma conjunta, por el
auditor encargado y el supervisor y aprobado por el nivel gerencial correspondiente en
el caso de la Contralora General de la Repblica y, en tanto sea aplicable, por la
jefatura del rgano de Auditora Interna. Sin esta aprobacin no podr continuarse la
ejecucin del examen.
En el caso de los rganos de Auditora Interna, la preparacin del reporte de revisin
estratgica deber elaborarse por una sola vez en relacin a las actividades
comprendidas en sus respectivos planes anuales de auditora. En adelante, tales
documentos slo requerirn ser actualizados cuando se programe el examen
recurrente de las mismas reas. Las comisiones de auditora de la Contralora General
de la Repblica, podrn requerir tales documentos para mejorar su comprensin en
torno a las reas o actividades a ser examinadas.
Elaboracin del plan de auditora
La etapa final de la revisin estratgica es la formulacin del proyecto de plan de
auditora que debe ser elaborado por el auditor encargado y supervisor y presentado,
conjuntamente con el reporte de revisin estratgica. Este documento constituye el
instrumento de conduccin del proceso de auditora.
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Criterios de auditora
Describen las normas que sern utilizadas para determinar si la entidad, programa o
proyecto satisface las expectativas en trminos de efectividad, eficiencia y economa
en la ejecucin de operaciones, las que deben ser razonables y alcanzables, as como
en cuanto a la efectividad de sus controles gerenciales.
Recursos de personal
Describe el nombre y apellidos, cargo y profesin de los auditores que integran el
equipo de auditora, as como los especialistas para trabajos especficos, en el caso
que sea necesario.
reas seleccionadas para la auditora
Describen los asuntos especficos ms importantes establecidos en el reporte de
revisin estratgica, incluso aquellos hallazgos de auditora que se hubiera identificado
en la fase de planeamiento. Por cada rea seleccionada, se deben definir los objetivos
especficos del examen, su alcance, las fuentes de obtencin de evidencia y el
personal requerido para su examen.
Elaboracin y aprobacin del plan de auditora
El plan de auditora debe ser preparado en forma conjunta por el auditor encargado y
el supervisor y, presentado al nivel gerencial correspondiente de la Contralora General
de la Repblica para su aprobacin. En el caso de los rganos de Auditora Interna, es
responsabilidad de su jefatura su aprobacin, sin cuyo requisito no podr iniciarse la
fase de ejecucin del examen.
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FASE DE EJECUCIN
Aspectos generales
La fase ejecucin de la auditora de gestin est focalizada, bsicamente, en la
obtencin de evidencias suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos ms
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* Sirven mejor a todos los propsitos de la auditora; sin embargo, con auditores
experimentados, el auditor encargado puede encontrar aceptable la utilizacin de
programas simplificados.
* Proveen mejores pistas de auditora y documentan con mayor propiedad el trabajo
realizado.
* Cuando se utilizan programas simplificados, puede ser fcil resaltar los
procedimientos ms importantes que han sido cubiertos; en cambio, cuando se usan
procedimientos detallados es ms difcil distinguir entre procedimientos importantes
y procedimientos de rutina.
En el cuadro siguiente se presenta un ejemplo de programa detallado de auditora para
el rea de abastecimiento. En este programa es fcil apreciar la naturaleza del
procedimiento a ejecutar y su relacin con el criterio y objetivo de auditora establecido.
PROGRAMA DE DETALLADO DE AUDITORA
Nombre de la entidad..............................................................................................
Fecha de auditora................................................................................................
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Tcnicas de
verificacin
oral
Indagacin
Tcnicas de
verificacin
escrita
Anlisis
Tcnicas de
verificacin
documental
Comprobacin
Observacin
Entrevista
Confirmacin
Computacin
Encuesta
Tabulacin
Rastreo
Conciliacin
Revisin selectiva
Tcnicas de
verificacin
fsica
Inspeccin
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dichos asuntos, los motivos de las prcticas existentes e informacin u opiniones tiles
en cuanto a la necesidad de efectuar mejoras y posibles formas de ejecutarlas.
Si la persona se encuentra en un cargo de alta direccin, ello no asegura la validez de
la informacin proporcionada. Puede ser nuevo en el cargo o no tener el conocimiento
detallado que tiene un subordinado. No se debe perder tiempo en entrevistar a una
persona que no tiene la informacin deseada, aunque se crea que debe tenerla debido
a su cargo. Al informar con anticipacin a un posible entrevistado de los asuntos que
sern discutidos, a menudo se indica a la persona ms entendida con la cual se deben
entrevistar.
Debe discutirse los aspectos administrativos y las mejoras necesarias con los
funcionarios en un nivel apropiado que puedan comprender estos asuntos, para
relacionarlos con los objetivos y polticas de la entidad. Tambin puede entrevistarse a
un informante, como por ejemplo la persona que hizo notar un asunto. Se le considera
un informante si proporciona informacin sabiendo que su identidad no ser dada a
conocer o si debido a la naturaleza del caso o de la informacin proporcionada, es
conveniente o necesario proteger su identidad.
Planeamiento y preparacin de entrevistas importantes
Deben planearse las entrevistas en forma apropiada. El auditor debe conocer el
propsito de la entrevista y la informacin que busca, as como estar familiarizado con
los hechos previamente revelados sobre el problema para conducirla en forma
apropiada. Esto es especialmente valioso ya que permite al auditor reconocer y seguir
diferencias entre la informacin obtenida durante la entrevista y previamente de otras
fuentes.
Al planearse las entrevistas, debe considerarse cuidadosamente la seleccin del
auditor que la conducir, segn quien sea el entrevistado y la experiencia anterior al
entrevistarlos. Algunos funcionarios de alto nivel de la entidad pueden reaccionar en
forma desfavorable al ser entrevistados por personas que no ocupan cargos en su
mismo nivel en la Contralora General de la Repblica o el rgano de auditora interna.
Para utilizar un ejemplo extremo, no debe enviarse a un asistente de auditora, que
recin est entrenndose, a entrevistar al Director de Administracin y/o Gerente de
una entidad. Debe aplicarse un buen criterio para evitar desigualdades entre el auditor
y el entrevistado, especialmente, cuando se trata de llevar a cabo una entrevista
importante.
Conducta durante una entrevista
El auditor debe presentarse en forma debida al entrevistado si previamente no ha sido
presentado. La utilizacin de credenciales oficiales para este propsito depender del
objetivo de la entrevista y de la relacin entre los participantes. El paso inicial es
importante, especialmente si se visita al entrevistado por primera vez. Se debe tratar
de hacerle sentirse cmodo. Por ejemplo, cualquier comentario breve sobre asuntos
sin importancia, como el clima o un suceso deportivo, a menudo sirve para "romper el
hielo" y establecer una relacin cordial.
Discusin del asunto especfico
Despus de la introduccin, el auditor debe explicar el propsito de la entrevista para
que la persona entrevistada comprenda lo que se espera de ella. Segn las
circunstancias, se puede permitir que cuente su propia versin o hacerle preguntas
especficas sobre los asuntos de los cuales se desea informacin.
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La discusin debe estar bajo el control del auditor hasta el punto necesario, como para
que se mantenga encaminada hacia la obtencin de los datos u otra informacin
pertinente a propsito de la entrevista. Un auditor hbil estar alerta para que el
entrevistado no comente asuntos sin importancia y as evitar contestar las preguntas o
proporcionar informacin sobre temas diferentes al objetivo de la entrevista. La actitud
debe ser la de buscar informacin y no la de entrar en debate. Algunas sugerencias
que deben tenerse en cuenta son:
* Conseguir toda la informacin necesaria durante la entrevista. Evitar al mximo
posible la necesidad de una segunda entrevista.
* Al trmino de la entrevista debe resumirse brevemente la informacin considerada
ms importante. Esto puede hacer recordar al auditor y al entrevistado otros hechos
relacionados.
* No extender la entrevista ms all de un tiempo razonable que se aproximara al
tiempo fijado cuando se hizo la cita.
Utilizacin de grabadoras durante las entrevistas
Usualmente no es necesario utilizar grabadoras durante las entrevistas con los
funcionarios de la entidad examinada. Si se considera que es necesario, en casos muy
excepcionales, debe consultarse con el entrevistado. Las transcripciones obtenidas por
medio de este mtodo contiene gran cantidad de informacin que no es importante y
su utilizacin no eliminara la necesidad de una confirmacin de declaraciones
obtenidas durante una entrevista. Asimismo, este procedimiento no permite al
entrevistado corregir errores que pudo haber pasado por alto durante.Sin embargo, si
se va a entregar al entrevistado una transcripcin de la entrevista para que pueda
corregirla, ste mtodo puede ser adecuado para obtener un registro completo de la
discusin de un asunto muy delicado o crtico.
Cuando se utilice una grabadora, las cintas de grabacin se convierten en parte de los
papeles de trabajo del auditor y deben ser debidamente protegidas y controladas. A
solicitud del entrevistado, debe ofrecerse la oportunidad de copiar la cinta. Cmo y
cuando tomar notas, depender frecuentemente de las circunstancias del caso, la
complejidad de los temas discutidos y la personalidad del entrevistado. En algunos
casos, el tomar notas al igual que la grabacin podr ocasionar que el entrevistado no
se sienta dispuesto a hablar libremente. Si existe una aparente reaccin adversa al
hecho de que se tome notas, debe dejarse de hacerlo. Se espera, sin embargo, que el
tomar notas no ser objetado ya que demuestra el inters del auditor en registrar con
precisin lo que se dice.
No debe utilizarse un formato especial para un memorndum sobre la entrevista.
Puede escribirse a mquina, a mano o a travs de un procesador de texto electrnico
pero debe ser un elemento independiente en los papeles de trabajo y contener los
detalles apropiados de la discusin, incluyendo la hora y el lugar, el cargo y nombre de
todas las personas involucradas, as como las firmas de los auditores presentes. El
registro de una entrevista no debe consistir en la anotacin sin explicaciones, ni
declaraciones o notas al pie de la pgina, sin respaldo alguno en los papeles de
trabajo.
Confirmacin escrita del entrevistado
Generalmente, se solicita a los entrevistados que confirmen por escrito la informacin
verbal aportada, a no ser que dicha informacin est respaldada y se considere
innecesario confirmarla. En algunos casos, la solicitud de confirmacin escrita sobre
informacin verbal brindada puede ocasionar la falta de cooperacin del entrevistado.
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los auditores con muchas personas. La informacin obtenida puede ser tabulada mas
fcilmente a su especialidad y uniformidad total. Son mas ventajosas cuando el grupo
a ser cubierto es ms numeroso.
Desventajas. Una encuesta es inflexible, no se obtiene ms de lo que se pide, sin
mayores indagaciones y verificaciones, lo cual en casos de ciertos tipos de datos
puede ser muy costoso y requerir mucho tiempo. La informacin obtenida por medio
de encuestas es poco confiable, bastante menos que la informacin verbal recolectada
a base de entrevistas efectuadas por los auditores. Debe ser utilizada con cuidado, a
no ser que se cuente con evidencia que la corrobore; dicha evidencia no sera un
respaldo adecuado para las conclusiones y recomendaciones sobre asuntos
importantes.
Planeamiento y diseo
Se debe considerar el posible valor y utilizacin de las encuestas al desarrollar el plan
de auditora. En la fase del planeamiento se debe decidir si es conveniente utilizar este
mtodo. Una encuesta es slo una forma de recopilar informacin que, generalmente,
no ser la nica. Algunos lineamientos bsicos que se deben tomar en cuenta al
disear las encuestas son los siguientes:
* Considerar el nivel de educacin y la experiencia de las personas a las cuales
posiblemente se les enviarn las encuestas. Unas preguntas sencillas y directas
relacionadas con el tema generalmente producirn los mejores resultados, evitando
que se sientan incmodos con la entrevista.
* Prepararla de un tamao conveniente. Revisar cuidadosamente el borrador de la
encuesta para asegurarse de que todas las preguntas estn encadenadas con el
tema.
* Una encuesta muy larga es pesada para quien la contesta y puede afectar a las
respuestas.
* Las preguntas deben ser fciles de contestar. Algunos tipos de preguntas sern
difciles de contestar, por lo tanto, deben haber muy pocas de stas, en lo posible
especificando su importancia.
* Agrupar las preguntas en forma lgica. La respuesta a una pregunta puede requerir
una decisin acerca de cual otra se debe contestar u omitir. Ayuda a la persona que
responde indicndole el camino a seguir.
* Utilizar preguntas en las cuales hay que escoger una de las respuestas dadas,
dejando un espacio para otras respuestas. Las preguntas que requieren respuestas
narrativas son menos convenientes, pero no pueden evitarse cuando la informacin
necesaria represente la experiencia de la persona que responde. No debe utilizarse
preguntas negativas, tales como: (No cree que ...........?).
* Dejar un espacio suficiente para las respuestas. Esto ser til, no slo para la
personas que contesta sino para quien las tabula. Dejar asimismo, un espacio para
"cualquier comentario adicional" que la persona que contesta quiera aadir.
* Es aconsejable probar la encuestas en un grupo limitado antes de enviarlo a todas
las personas.
Seleccin de las personas que recibirn la encuesta
La utilizacin de un mtodo estadstico de muestreo para seleccionar las personas a
las cuales se les enviarn las encuestas es importante, si la informacin obtenida debe
dar como resultado proyecciones y conclusiones vlidas. El plan de muestreo debe
disearse por adelantado con la asesora de un estadstico. Se deben controlar las
respuestas e investigar a las personas que se demoren en responder.
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Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los que se
registra la informacin obtenida, como resultado de las pruebas realizadas durante la
auditora y sirve de soporte al informe. Constituyen el vnculo entre el trabajo de
planeamiento, ejecucin e informe de auditora; por lo tanto, deben contener la
evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, observaciones, conclusiones y
recomendaciones. El contenido de esta seccin es el siguiente:
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Las marcas bsicas de auditora pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo
y son de dos clases: de significado uniforme y, con el contenido a criterio del auditor.
Las marcas de significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea
frecuentemente en cualquier auditora o examen especial y que han sido adoptadas
uniformemente. En cambio, las marcas sin significado permanente son utilizadas por el
personal de auditora para expresar conceptos o procedimientos empleados. El
significado de la marca utilizada debe presentarse en forma obligatoria en cada cdula
en donde se utilice.
El empleo de las marcas en los registros de la entidad es til, exclusivamente, para
que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupcin
y para evitar duplicidad en su trabajo.
El empleo de marcas en los papeles de trabajo es para la informacin futura del mismo
auditor, para fines de revisin y supervisin y para usarlas como posibles referencias
en el futuro. Es importante que los papeles de trabajo indiquen claramente el
significado de cada marca empleada, para que tanto el auditor como otras personas
comprendan dicho significado, an en el futuros.
ORDENAMIENTO, REVISIN Y APROBACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Debido al gran volumen de los papeles de trabajo, su ordenamiento lgico es
importante durante el curso de las labores de auditora y despus de haberlas
terminado; inclusive para el archivo de papeles de trabajo.
En la auditora financiera el orden lgico usado por los auditores es aquel que sigue la
secuencia de las cuentas en el balance general, es decir, activos, pasivos, ingresos y
gastos. En la auditora de gestin el orden lgico est dado por las actividades o reas
ms importantes examinadas, segn el esquema establecido por la Contralora
General de la Repblica.
Todos los papeles de trabajo deben ser referenciados, de tal forma que la relacin
existente entre ellos sea cruzada. El propsito de la referenciacin cruzada es mostrar
en forma objetiva, a travs de los papeles de trabajo, las relaciones existentes entre
las evidencias que se encuentran en los papeles de trabajo y el contenido del informe
de auditora.
ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO
Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos
bsicos:
Archivo permanente
Est conformado por un conjunto orgnico de documentos que contienen copias y/o
extractos de informacin de inters, de utilizacin continua o necesaria para futuros
exmenes, bsicamente relacionada con:
* Ley orgnica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento.
* Organigrama vigente.
* Reglamento de organizacin y funciones - ROF.
* Manual de organizacin y funciones - MOF.
* Manual de procedimientos operativos
* Plan operativo Institucional.
* Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones.
* Estados financieros.
* Informes de auditora.
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* Denuncias.
* Plan anual de control, incluyendo reprogramaciones.
* Informe de evaluacin del plan anual de control.
* Resoluciones y directivas emitidas por la entidad.
* Convenios y contratos importantes.
* Memoria Anual o Informe de Gestin
* Relacin de funcionarios de la entidad
El archivo permanente debe revisarse y actualizar peridicamente, Para que los
archivos no se tornen demasiado voluminosos, se debe retirar el material que no es de
uso corriente, pero tiene que retenerse y trasladarlo a los archivo inactivos
identificando y registrando los motivos de dicho traslado. El archivo permanente debe
actualizarse peridicamente a fin de permitir su fcil utilizacin, especialmente, en la
fase de planeamiento de la auditora. La responsabilidad de organizar el Archivo
Permanente corresponde a las:
* Gerencias de Lnea de la Contralora General de la Repblica; y,
* Jefaturas de los rganos de Auditora Interna-OAI.
Archivo corriente de auditora de gestin
En este archivo se incluyen los papeles de trabajo y evidencias que sustenten el
resultado de la auditora, as como tambin los criterios utilizados por los responsables
de la fase de ejecucin. El archivo corriente en la auditora de gestin se codifica con
la letra "G", habindose establecido la codificacin alfanumrica secuencial, para las
diversas reas examinadas. Para la codificacin adecuada y organizacin de los
papeles de trabajo de una auditora, la Contralora General de la Repblica ha
establecido lo siguiente:
REFERENCIA
I
II
III
IV
ARCHIVO CORRELATIVO
CONTENIDO
BORRADOR DEL INFORME
RESUMEN DE AUDITORIA
* Puntos pendientes y superados
* Resumen de recomendaciones, conclusiones y
observaciones
* Carta de representacin, cuando sea aplicable.
* Puntos de atencin para el Supervisor
* Lista de verificacin de conclusin de la auditora
* Control de tiempo
PLAN Y PROGRAMAS DE AUDITORIA
Y MODIFICACIONES
REVISIN ESTRATGICA
* Plan de revisin estratgica
* Reporte de revisin estratgica
CORRESPONDENCIA
1
2
3
100
200
COMUNICACIN DE OBSERVACIONES
EVALUACIN DE COMENTARIOS Y
ACLARACIONES DE ENTIDAD EXAMINADA
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El auditor debe utilizar su buen juicio y criterio para definir el material significativo a ser
incluido en los papeles de trabajo, con el fin de evitar que stos lleguen a ser una
transcripcin completa de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar
de un resumen de las labores de auditora.
REVISION Y APROBACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para lograr la mxima utilidad y eficiencia y garantizar la calidad de la auditora, es
necesaria una revisin completa de los papeles de trabajo. El auditor encargado debe
revisar los papeles de trabajo elaborados por los miembros del equipo.
La revisin final y objetiva de los papeles de trabajo es responsabilidad del supervisor.
Durante el curso de la auditora, este debe haber revisado los papeles de trabajo
elaborados; sin embargo, es necesario una revisin final del juego completo, dentro de
las oficinas de la entidad bajo examen.
El supervisor debe poner sus iniciales en cada papel de trabajo, en seal de
aprobacin. Al revisar los papeles de trabajo debe determinar si la evidencia resumida
en ellos es suficiente, a su juicio, para llegar a las mismas conclusiones y opinin, tal
como estn expresadas en el borrador del informe.
La aprobacin final del informe es una responsabilidad del supervisor e implica
tambin la aprobacin de los papeles de trabajo relacionados y la suficiencia de su
contenido para respaldarlo. La revisin es importante y no debe efectuarse de manera
superficial o a la ligera. Su importancia se basa en la necesidad de cerciorarse de que
el informe cuente con evidencia clara, demostrable y objetiva en respaldo de las
labores de auditora.
Al revisar los papeles de trabajo, el supervisor debe considerar los factores siguientes:
* Conformidad con el programa de trabajo y con cualquier instruccin especifica.
* Precisin, confiabilidad de la labor efectuada y aceptabilidad de los papeles de
trabajo relacionados como evidencia de dicha labor y los resultados alcanzados.
* Validez y racionalidad de las conclusiones alcanzadas.
* Naturaleza y alcance de la discusin con funcionarios de la entidad, as como la
consideracin dada a los hallazgos.
* Conformidad con las normas para la presentacin de papeles de trabajo fijadas por
el Organismo Superior de Control.
El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente,
una vez que se haya realizado las tareas encomendadas a los miembros del equipo.
Una revisin oportuna hace posible la continuacin de la labor y aclarar cualquier
asunto, evitando la interrupcin originada por una revisin de los problemas, cuando el
personal involucrado ha sido asignado a otras tareas.
CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condicin de especial
importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditora y
naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva. Esta naturaleza confidencial
se mantiene durante el curso de la auditora y despus de realizada esta, de manera
permanente en los archivos de dichos documentos.
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decisiones tomadas por los funcionarios, por el slo hecho de tener una opinin
distinta acerca de su naturaleza y circunstancias en que debi ser adoptada. Al
elaborar los hallazgos el auditor no debe sustituir el juicio de los funcionarios de la
entidad examinada por el suyo.
Al elaborar los hallazgos de auditora debe tenerse en cuenta lo siguiente:
* Estar referidos a asuntos significativos e incluyen informacin suficiente y competente
relacionada con la evaluacin efectuada a la gestin de la entidad examinada, as
como respecto del uso de los recursos pblicos, en trminos de efectividad,
eficiencia y economa;
* Incluir la informacin necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su
comprensin y,
* Estar referidos a cualquier situacin deficiente y relevante que se determine de la
aplicacin de procedimientos de auditora.
Los elementos del hallazgo de auditora son los siguientes:
* Condicin
* Criterio
* Efecto
* Causa
Condicin
Comprende la situacin actual encontrada por el auditor al examinar una rea,
actividad u transaccin. La condicin, entendida como lo que es, refleja la manera en
que el criterio est siendo logrado. Es importante que la condicin haga referencia
directa al criterio, en vista que su propsito es describir el comportamiento de la
entidad auditada en el logro de las metas expresadas como criterios. La condicin
puede adoptar tres formas:
* Los criterios no vienen logrndose en forma satisfactoria;
* Los criterios no se logran;
* Los criterios se estn logrando parcialmente.
Las pruebas de auditora deben ser suficientes como para evidenciar si la "condicin'
se encuentra muy difundida y es probable que vuelva a ocurrir. En tal caso, el auditor
debe recomendar que la propia entidad adopte las acciones correctivas
correspondientes para establecer la dimensin total de la deficiencia; despus de lo
cual la labor de auditora consistir en verificar en forma sucesiva si los esfuerzos
desarrollados han corregido los errores y eliminado las deficiencias en forma
apropiada.
Los casos individuales que se refieren a un tipo de deficiencia especfica que no est
muy difundida, en ocasiones pueden ser importantes en vista de su naturaleza,
magnitud o riesgo potencial, como para requerir un tratamiento especial en el informe
de auditora. Una condicin negativa detectada en un programa o actividad que recin
inicia sus operaciones, puede no estar muy difundida; sin embargo, podra tener
implicancias mayores si no se corrige oportunamente.
Criterio
Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicin. Es tambin la meta que
la entidad est tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la
evaluacin de la condicin actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma
transgredida de carcter legal-operativo o de control que regula el accionar de la
entidad examinada. El plan de auditora debe sealar los criterios que se van a utilizar.
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Cuando los servicios de expertos son necesarios para el trabajo, deben integrarse
como apoyo al equipo de auditora(NAGU 1.50). Tales especialistas ejercen su labor
bajo la direccin del auditor encargado, estando obligados a sujetarse a las normas de
auditora gubernamental, en cuanto sean aplicables. Las opiniones y comentarios
efectuados por expertos, representan una contribucin potencial para una auditora
especfica, dadas sus capacidades, conocimientos y experiencias. Por lo tanto, puede
resultar un elemento favorable para persuadir a los funcionarios de la entidad para
adoptar acciones correctivas, en relacin a reas que por su especialidad no son
auditadas en forma corriente.
NAGU 1.50 Participacin de profesionales y/o especialistas
Integrarn el equipo de auditora, en calidad de apoyo, los profesionales y/o
especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditora
gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el desarrollo del
examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se incluirn en el Informe o
como anexos al mismo.
Comparacin de la condicin con el criterio
La mayora de hallazgos de auditora son originados como resultado de la
comparacin de la Condicin y el Criterio. Cuando el auditor identifica una diferencia
entre los dos, ha dado el primer paso para el desarrollo de un hallazgo. Un hallazgo
especfico denota la existencia de un problema y, resulta ser necesario para convencer
al funcionario de la entidad auditada sobre la necesidad de adoptar una accin
correctiva. El hecho de que no exista alguna diferencia entre "lo que es" y "lo que debe
ser", muestra la presencia de un hallazgo positivo, en especial, cuando se evala e
informa en torno a la efectividad de un programa o actividad.
Efecto
Constituye el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada. Generalmente,
representa la prdida en trminos monetarios originada por el incumplimiento en el
logro de la meta. La identificacin del efecto es un factor importante al auditor, por
cuanto le permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar una
accin correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Cuando sea posible, el
auditor debe incluir en cada observacin, su efecto cuantificado en dinero u otra unidad
de medida. El efecto puede tener dos significados que guardan relacin con los
objetivos de la auditora, los que se describen seguidamente:
RELACIN EFECTO/OBJETIVOS DE LA AUDITORA
Cuando los objetivos de la auditora incluyen la identificacin: el efecto mide las
consecuencias de las consecuencias reales de una condicin.
Cuando los objetivos de la auditora comprenden a: el efecto que mide el
grado de Estimacin del impacto provocado por el programa o de cambio
provocado
por Actividad en las condiciones sociales o econmicas de el
programa o actividad los beneficiarios.
Los efectos pueden tener la caracterstica siguiente:
* Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o
financieros;
* Prdida de ingresos potenciales;
* Transgresin de disposiciones aplicables a la entidad;
* Gastos indebidos;
* Control deficiente de actividades o recursos
* Informes financieros inexactos o sin significacin.
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Ejemplo N 1
Condicin: La Oficina de abastecimientos ha adquirido bienes durante el perodo
19X6, sin realizar una efectiva evaluacin de ofertas de proveedores locales.
Criterio: La Oficina de abastecimientos tiene la responsabilidad de realizar el proceso
de compra de bienes que requieren los rganos de lnea de la entidad, para lo cual
debe seleccionar a proveedores representativos, a fin de obtener la cantidad requerida,
al nivel razonable de calidad, al menor costo y en la oportunidad debida.
Causa: La entidad no dispone de un Reglamento de Adquisiciones que regule, entre
otros aspectos, el proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y
economa en su ejecucin.
Efecto: Se han efectuado adquisiciones de bienes de capital a precios mayores a los
ofertados por otros proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en
S/.525,000
Ejemplo N 2
Condicin: Se ha detectado en los meses de enero, junio y setiembre de 19X6,
errores en la aplicacin de descuentos en las remuneraciones del personal de la
entidad.
Criterio: Segn las normas internas de la entidad, los especialistas que tienen bajo su
responsabilidad el desarrollo de las actividades en el rea de Personal, deben reunir
los conocimientos y experiencia acreditada para el cumplimiento de las funciones
encomendadas.
Causa : El personal que reemplaza a los empleados que elaboran la planilla de
remuneraciones cuando stos salen de vacaciones, no tiene suficiente conocimiento ni
experiencia en la aplicacin de los procedimientos administrativos establecidos en el
rea de Personal.
Efecto: Se efectuaron descuentos no justificados en las remuneraciones de los
empleados por un monto total ascendente a S/. 50,080
Presentacin de los hallazgos de auditora
Un adecuado desarrollo de los hallazgos, no slo debe incluir cada uno de los atributos
tratados con anterioridad, sino que tambin deben redactarse para que cada uno de
sea distinguido de los dems. El usuario del informe no debe tener dificultad para
entender lo que se ha encontrado, el criterio establecido, el porque sucedi y que es lo
que debe hacerse para corregir el problema. El enfoque en su presentacin en el
informe puede variar, dependiendo ello de los factores siguientes:
* Objetivo especfico del informe;
* Complejidad de los asuntos evaluados;
* Comentarios iniciales y reacciones de los funcionarios involucrados en las
observaciones;
* Magnitud de las desviaciones detectadas; y,
* Usuarios a quien va dirigido el informe.
Comunicacin de hallazgos de auditora
NAGU. 3.60 Comunicacin de hallazgos de auditora
Durante el proceso de la auditora, el auditor encargado debe comunicar
oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que
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de los receptores del informe. Como el objetivo del informe es promover la adopcin de
acciones correctivas en la entidad auditada, entonces, su preparacin debe considerar
el inters y las necesidades de los usuarios.
La oportunidad y utilidad resultan elementos esenciales para informar con efectividad.
Un informe elaborado apropiadamente puede ser de escaso valor para los usuarios, si
llega demasiado tarde al nivel de decisin responsable de adoptar las acciones que
promuevan, por ejemplo, mejoras importantes en las operaciones de determinada
entidad pblica.
Las situaciones que afectan la oportunidad del informe, por lo general, se derivan de
las fases de planeamiento, ejecucin y revisin de los trabajos efectuados. Las
demoras en el proceso de revisin del informe, pueden conducir a la deteccin de
problemas no resueltos o analizados en forma insuficiente que, debieron ser tratados
durante la fase de ejecucin. La integracin del informe con los trabajos que se
realizan durante los procesos de planeamiento y ejecucin, pueden ayudar a revelar
oportunamente estos problemas y facilitar su solucin.
Exactitud y beneficios de la informacin sustentatoria
La aplicacin de los procedimientos establecidos para la elaboracin, revisin, control
de calidad y procesamiento constituye un medio para garantizar que los informes de
auditora no contengan errores en la presentacin de los hechos o en el significado de
los mismos, es decir, errores de lgica o razonamiento. La exactitud se sustenta en la
necesidad de ser justos e imparciales en el informe, asegurando a los usuarios del
informe que su contenido es digno de crdito. Una falta de exactitud puede ocasionar
dudas, respecto a la validez del informe y desviar la atencin del usuario hacia puntos
que no son significativos.
Las observaciones y conclusiones incluidas en el informe de auditora, deben estar
apropiadamente soportadas con evidencia suficiente, competente y pertinente que
fluya de los papeles de trabajo, para probar, cuando sea necesario, los fundamentos
de los asuntos informados, su exactitud y razonabilidad. No es necesario incluir en los
informes documentacin sustentatoria, excepto la que sea necesaria para una
presentacin apropiada de los hechos.
Las opiniones deben estar claramente identificadas en el informe y basadas en
evidencias de auditora que las respalden. La presentacin de una sola deficiencia de
control interno no puede respaldar la formulacin de una conclusin general y la
consecuente recomendacin de accin correctiva; dado que lo que sustenta la
observacin es el hecho que existi un slo error o desviacin en los controles.
Calidad de convincente
Las observaciones deben presentarse de una manera convincente y, las conclusiones
y recomendaciones deben inferirse en forma lgica de los hechos examinados. Los
elementos de juicio incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a sus
usuarios sobre la importancia de las observaciones. El informe debe contener
informacin suficiente sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones para
promover un apropiado entendimiento de los asuntos informados. Cuando los informes
se preparan correctamente, ayudan a los funcionarios responsables de la entidad
auditada a concentrar su atencin en los asuntos del informe que merezcan su
atencin.
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Objetividad y perspectiva
Cada informe debe presentar las observaciones de una manera objetiva y clara e
incluir suficiente informacin sobre el asunto principal, de manera que proporcione a
los usuarios del informe una perspectiva apropiada. Uno de los objetivos del Sistema
Nacional de Control es entregar informes que respondan a la realidad, que no
conduzcan a error y, que a la vez, pongan especial nfasis en los asuntos que
necesitan atencin. La informacin necesaria para lograr una perspectiva adecuada
del informe, debe formar parte de los papeles de trabajo e incluir:
* Definicin clara de la naturaleza y alcance de la auditora. Cuando sea apropiado, el
informe debe expresar que el nfasis del examen fueron los asuntos que, de acuerdo
a nuestro criterio, requeran atencin; por lo que no fue realizada una evaluacin
completa de las actividades y operaciones.
* Informacin sobre la naturaleza y volumen de operaciones del programa o la
actividad a que se refieren las observaciones, de manera que sirvan para brindar una
perspectiva contra la cual pueda medirse su importancia.
* Descripciones correctas y precisas de las observaciones, para evitar errneas
interpretaciones de ellas. Esto requiere el conocimiento de los comentarios o
aclaraciones obtenidas de los funcionarios responsables de la entidad examinada, as
como la identificacin de todos los factores relevantes, aun cuando algunos de ellos
puedan ser contrarios a las observaciones.
* Informacin de los aspectos deficientes y de los aspectos satisfactorios (logros
notables de la administracin) de las operaciones examinadas, cuando sta sea
importante y justificada, de acuerdo con el alcance de la auditora. Ello no significa
que, cada vez que tenga que informarse sobre deficiencias importantes, deba al
mismo tiempo expresarse algo satisfactorio para equilibrar el informe.
Concisin
El informe debe ser tan corto como sea posible y necesario para comunicar las
observaciones, conclusiones y recomendaciones y tener un estilo de redaccin claro y
preciso. El redactor no debe enredarse en frases, oraciones, prrafos o secciones
demasiado detalladas, que no armonicen con el mensaje del informe. Al determinarse
el contenido del informe, aunque exista suficiente espacio para juicios extensos, el
auditor debe tener presente que los informes que son completos y, a la vez, concisos
tienen mayores posibilidades de recibir atencin por los funcionarios responsables de
la entidad auditada. Para ser ms efectivo, el informe debe ser terminado
oportunamente despus de la conclusin del trabajo de campo.
Claridad y simplicidad
Para que el informe se comunique con efectividad, debe presentarse en forma clara y
simple, tanto como sea posible. Es importante considerar la claridad de los datos
contenidos en el informe, por cuanto ste puede ser utilizado por los miembros del
equipo de auditora que participaron en el desarrollo del trabajo, la elaboracin o
revisin del informe. Contribuye a la claridad del informe considerar los aspectos
siguientes:
* No debe presuponerse que los usuarios del informe tienen conocimientos tcnicos en
relacin con la actividad que se informa;
* Cuando se utilicen trminos no familiares, stos deben definirse con claridad; y,
* El estilo del informe debe orientarse a que su significado sea claro; evitndose el
lenguaje florido, estilizado o pretencioso.
Tono constructivo
Siendo el objetivo fundamental del informe mejorar las operaciones y eficiencia de las
actividades gubernamentales, el "tono del informe", debe estar dirigido a provocar una
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Antecedentes y base legal: es la parte del informe donde el auditor hace referencia a
la naturaleza de la entidad. Asimismo, resulta conveniente incluir detalles adicionales,
como la estructura orgnica, las principales actividades a cargo de la entidad y del
rea examinada. Estos aspectos ayudarn a situar en escena al usuario del informe
para apreciar en forma apropiada los aspectos mencionados en el informe.
- La base legal debe incluir toda la normatividad aplicable a la entidad y a las
operaciones examinadas, entre ellas:
- Ley de creacin
- Reglamento de la ley de creacin
- Normatividad concerniente a los sistemas administrativos en vigencia
- Reglamentacin de organismos reguladores
- Normatividad interna aplicable
Comunicacin de hallazgos : llevada a cabo por el auditor a los funcionarios y
servidores de la entidad auditada, en cumplimiento de la NAGU 3.60, debe
consignarse en forma breve en esta parte del informe. Si tal comunicacin no mereci
respuesta, total o parcial, debe hacerse mencin de este hecho.
Declaraciones sobre logros notables de la entidad
La Contralora General de la Repblica considera que puede ser importante transmitir
a los usuarios del informe la imagen ms imparcial posible, efectuando un esfuerzo
consciente orientado a que ste mantenga el equilibrio y la perspectiva adecuada.
Los logros alcanzados por la entidad durante el examen, relacionados con el alcance y
objetivos de la auditora, deben ser evaluados apropiadamente por el auditor para
decidir su inclusin en el informe.
Para incluir comentarios de carcter positivo en el informe, stos deben reunir las
caractersticas siguientes:
* Haber sido constatados durante el examen.
* Estar suficientemente documentados.
* Ser significativos.
* Estar comprendidos en el alcance de la auditora.
* Ser necesarios para el cumplimiento de los objetivos.
* Estar referidas a situaciones de comunes o extendidas dentro de la entidad.
Entre los logros que pueden merecer comentarios positivos en el informe se seala:
* Esfuerzos para medir el desempeo.
* Cumplimiento de los objetivos y metas previstos.
* Implementacin oportuna y apropiada de recomendaciones contenidas en
informes de auditora anteriores.
* Idoneidad del control interno.
Es recomendable el empleo de comentarios positivos cuando se trate de resaltar
esfuerzos extraordinarios efectuados por la entidad, para superar problemas que
requieren perodos mayores de tiempo o, cuando se trata de presentar dichos
esfuerzos como acciones ejemplarizadoras o se busca generar un efecto multiplicador
frente a entidades de gestin similar (ejemplos: hospitales, instituciones educativas y
otros.)
Relacin de funcionarios a cargo de la entidad
Cada informe debe incluir la relacin de las personas responsables de las actividades
examinadas y comprendidas en las observaciones. Esta relacin debe incluirse como
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Cargo
desempeado
Perodo
Desde Hasta
Condicin
laboral
Direccin
domiciliaria
El ltimo dato (direccin) podr reservarse, previa autorizacin del nivel gerencial
correspondiente de la Contralora General de la Repblica. Esta informacin no es
aplicable para los informes de auditora que emitan los rganos de Auditora Interna y
Sociedades de Auditora Independiente designadas por el Organismo Superior de
Control, (CGR).
Conclusiones
Las Conclusiones, son juicios del auditor, de carcter profesional, basados en las
observaciones formuladas como resultado del examen. Estn referidas a la evaluacin
de la gestin en la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivos,
utilizacin de los recursos pblicos, en trminos de eficiencia y economa y
cumplimiento de la normativa legal.
Cuando sea pertinente, las conclusiones deben indicar la naturaleza de la
responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores pblicos (administrativa, civil
o penal). Cuando la responsabilidad determinada sea de carcter penal, sta deber
ser revelada en trminos de presuncin de delito. Para este fin el auditor debe obtener
la asesora legal necesaria.
Cada conclusin debe estar referenciada con la observacin correspondiente, que
expondr los detalles del hecho u operacin examinada. (Ver seccin 220 de la Gua
para la elaboracin del informe de auditora gubernamental).
Observaciones y recomendaciones
La parte ms extensa e informativa del informe y, que en oportunidades puede
comprender varios captulos, es aquella en que se desarrollan las observaciones de
auditora. Estas constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar,
mediante la presentacin del informe.
Las observaciones, si bien pueden ser definidas en muchos sentidos, para efectos de
la auditora de gestin, estn referidas a cualquier situacin deficiente e importante
identificada en el examen, que puede motivar oportunidades de mejoras. Si durante el
desarrollo de la fase de ejecucin se identifican hechos o circunstancias que afectan
en forma significativa la gestin de la entidad auditada, tales como deficiencias en el
control gerencial que inciden en la eficiencia y economa de las operaciones o en el
logro de los objetivos y metas programados; en tales casos, el resultado obtenido
adquiere la denominacin de hallazgo de auditora. Sin embargo, para su presentacin
en el informe, tales hallazgos conjuntamente con la evaluacin de los comentarios de
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Elementos de la observacin
Despus de ello el auditor debe presentar los elementos de cada observacin con la
informacin suficiente que motive al usuario del informe a adoptar una accin. Debe
sealarse la deficiencia que hemos encontrado (condicin), la norma aplicable(criterio),
el efecto que tuvo (o que podra tener en el futuro) y, lo que la origin (causa). Sin
repetirse los datos consignados en la Introduccin del informe deben incluirse aquellos
aspectos generales sobre el rea o actividad a que se refiere la observacin; esto es
importante para ubicar apropiadamente al usuario del informe en la escena de los
hechos.
Condicin: prrafo(s) en los cuales el auditor describe la situacin deficiente
determinada en el examen. De considerarse conveniente se presentarn algunos
ejemplos, inclusive fotografas o grficos para la mejor descripcin de los hechos
observados. Lo que es.
Criterio: prrafo(s) donde el auditor detalla el estndar contra el cual ha medido o
comparado la condicin. Tratndose de normas (legales, operativas o de control); debe
citarse en forma expresa la parte de la norma no aplicada. Lo que debe o debi ser.
Causa: prrafo(s) donde el auditor detalla las razones por las cuales, a su juicio,
ocurri la condicin observada; el motivo por el cual no se cumpli el criterio
especificado. El auditor debe emplear al mximo de su habilidad y juicio profesional
para identificar la causa de cada observacin y recomendar lo pertinente. Por qu
ocurri la condicin.
Efecto: es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa de la condicin
descrita. La descripcin apropiada del efecto es indispensable para apreciar la
importancia de la condicin y lograr que la administracin de la entidad acoja
positivamente la recomendacin presentada. La diferencia entre lo que es y lo que
debi ser. Una manera apropiada de presentar el efecto consiste en revelarlo en
trminos cuantitativos, detallando las prdidas o ahorros potenciales de recursos
calculados por la auditora. Cuando esto sea posible, debido a la naturaleza de la
condicin, los efectos, reales o potenciales, deben ser descritos.
Comentarios de la Entidad
El informe de auditora debe incluir, adems de la observacin, los comentarios y/o
aclaraciones presentados por los funcionarios responsables de la entidad
comprendidos en las observaciones. Esta informacin debe ser incluida en forma
breve pero, sin dejar de reflejar el sentido de la misma. Tambin debe incluirse a
continuacin la opinin del auditor resultante de la evaluacin practicada sobre tal
informacin. Es importante que en un informe que incluya diversas observaciones, los
comentarios de la entidad y la evaluacin del auditor se muestren en forma individual,
conjuntamente con la observacin correspondiente.
Recomendaciones
Las recomendaciones, constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la
administracin de la entidad examinada para la superacin de las observaciones
identificadas. Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para
disponer su adopcin y estar encaminadas a superar la condicin y las causas de los
problemas.
Las recomendaciones deben ser formuladas en tono constructivo y fluir de la
conclusin correspondiente, teniendo en consideracin que las medidas
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2. Alcance
AUDITORA FINANCIERA
Expresar una opinin sobre
los estados financieros.
Sistema contable
principales
y
contables.
y libros
registros
AUDITORA DE GESTIN
Promover
mejoras
en
la
efectividad, eficiencia y economa
en las operaciones y en los
controles gerenciales de las
entidades.
Efectividad
y
eficiencia
y
economa en las operaciones y en
los controles gerenciales de las
entidades.
Contadores Pblicos
3. Habilidades
Interdisciplinario
entrenamiento contino.
con
El pasado
4. Orientacin
Presente y futuro.
Absoluta
5. Certeza
Relativa
Poderes del Estado y pblico.
6. Usuarios
PCGA, NICS, NAGU, NIAS.
7. Normas
Si requiere
8. Dictamen
9. Resultado de la
Auditoria
10. nfasis
Los
estados
financieros
presentan razonablemente la
situacin
financiera,
resultados de las operaciones
y flujos de efectivo de la
entidad.
Poder
NAGU,
Principios
Administracin y prcticas
buena gerencia.
de
de
No requiere
Informe
conteniendo,
observaciones, Conclusiones y
recomendaciones para la entidad
examinada.
Mejoras positivas en la gestin,
resultados y controles gerenciales.
Financiero
11. Enfoque
12. Criterio de xito
Gerencial-operativo
resultados.
de
las fortalezas y debilidades internas de una organizacin. Esta matriz es ideal para
enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes
opciones de estrategias. Es remirar el contexto interno y externo, a la luz de la misin y
las necesidades, determinando qu elementos constituyen un apoyo y cules una
desventaja en relacin con los propsitos de la empresa.
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Fijados los objetivos que deben ser jerarquizados, cuantificados, reales y consistentes,
elegiremos la estrategia para llegar a ellos mediante acciones de marketing.
La estrategia FO; se basa en el uso de fortalezas internas de la organizacin con el
propsito de aprovechas las oportunidades externas. Este tipo de estrategia es el ms
recomendado. La organizacin podra compartir de sus fortalezas y a travs de la
utilizacin de sus capacidades positivas, aprovechar el mercado para ofrecer sus
bienes o servicios.
Ejemplo; la empresa debe adoptar estrategias de crecimiento. Cuando tus fortalezas
son reconocidas por los clientes, puedes atacar a la competencia para exaltar tus
ventajas. Cuando el mercado est maduro, puede tratar de robar clientes lanzando
nuevos modelos.
La estrategia FA; trata de disminuir al mnimo el impacto de las amenazas del
entorno, valindose de las fortalezas. Esto no implica que siempre se deba afrontar las
amenazas del entorno de una forma tan directa, ya que a veces puede resultar ms
problemtico para la organizacin.
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Buscar el hueco del mercado; ni los productos ni los mercados son todos iguales, por
lo que se podr entrar e incidir en l, abrindose un hueco.
Identificar las ventajas sostenibles; aquellas que no sean transitorias, que duren al
menos medio plazo y que no sean copiables inmediatamente por los competidores. En
este sentido, no vale tener en cuanta la suspensin de pagos del competidor.
Adaptarse al entorno; percibir las oportunidades de la situacin del mercado y las
amenazas de la competencia.
El momento y la persona adecuados; todo lo que implica decisin y creacin debe
partir del conocimiento para que pueda tener xito, comenta Mario Santos, de
CESMA. En su opinin, un FODA debe hacerlo cualquiera que tenga la necesidad de
planificar. Javier Fernndez, de Soluziona, apuesta por que lo que haga el equipo
directivo con la informacin de los empleados. Es una tcnica denominada de grupo
nominal o de creatividad inducida, en la que la direccin realiza el FODA previo y luego
sin darlo a conocer, contrasta con los empleados lo que s esta haciendo en la
empresa y como se debera hacer, ya que ellos estn ms en contacto con el cliente
La frecuencia utilizada para hacer este anlisis depender de las situaciones del
mercado y de la empresa. Normalmente, se aborda con un horizonte de 4 a 5 aos,
aunque hay expertos que consideran conveniente realizar al menos uno al ao.
Misin; es el sentido y fin del negocio. La misin es la definicin de la empresa en el
momento presente, es la razn de ser como organizacin. Como empresa nos
debemos preguntar: Quines somos?, Cules son nuestros talentos y componentes
distintivos?, Qu hacemos?, identificando nuestros productos, clientes, socios y
mbitos geogrficos, es decir, es un juicio general que identifica el propsito
fundamental para el cual fue creada la organizacin y la naturaleza de su negocio.
La definicin de una misin delimita el campo de actividades posibles con el fin de
concentrar los recursos de la empresa en un campo general o dirigirlos hacia un
objetivo permanente.
La determinacin de la misin y visin ayuda a modelar slidamente la cultura
empresarial eficaz, ofrecen un panorama completo de los valores, filosofa y aspiracin
que orientan la accin de la organizacin y tienen potencial para lograr la motivacin
de los miembros que participan en esta. Se mencionan algunos de los errores ms
comunes en los cuales incurren las PYMES;
Desconocimiento de la matriz FODA; con la matriz de anlisis estratgico se evalan
las fuerzas y debilidades internas de una organizacin, as como las oportunidades y
amenazas de su ambiente externo.
Estructura organizacional deficiente; el empresario conoce las funciones y actividades
a desarrollar en la empresa, adems de quienes deben realizarlas; sin embargo por no
estar documentados, la mayora de las veces, existe duplicidad de funciones e
intervencin de ms de una persona en girar instrucciones a los empleados y
trabajadores.
Centralizacin del poder; se dice que el 98% de las empresas son familiares, por lo
que los puestos directivos estn a cargo de la misma familia, cuestin que en
ocasiones no beneficia la consolidacin y crecimiento de la empresa ya que s
prioriza, intereses personales y sentimentales.
Carencia de establecimiento de objetivos; el empresario se forma mentalmente cual es
el objetivo de su empresa sin embargo no lo establece de manera escrita ni formal por
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lo que el personal que colabora con l no los conoce y por lo tanto las actividades que
realiza muchas veces no se encaminan a la consecucin del objetivo.
Falta de polticas y procedimientos; las empresas por lo general establecen sus bases
de operacin de manera verbal e informal lo cual origina falta de uniformidad al realizar
las actividades. Regularmente no se tienen por escrito los manuales de polticas y
procedimientos que proporcionen la informacin sobre el orden cronolgico y
secuencial de las operaciones que se realizan en la empresa.
Falta de evaluacin y seguimiento; la mayora de las empresas carecen de sistemas
de evaluacin de desempeo del personal. Cuando se establecen polticas en las
empresas no se supervisan que esta sea cumplida por el personal, incluso el primero
en romper las polticas de procedimientos es el dueo del negocio lo cual trae como
consecuencia que el personal minimice la importancia de las mismas.
Comunicacin deficiente; el no tener definidas las lneas de autoridad genera una
comunicacin deficiente entre los miembros de la organizacin ya que estos no saben
con certeza a quien acudir o no se generan vnculos de confianza para que se puedan
comunicar los problemas que surgen en la operacin cotidiana del negocio.
Falta de controles administrativos; los empresarios en su mayora desconocen las
situaciones financiera exacta de su negocio, debido a que no llevan los controles ni
registros necesarios para conocer sus ingresos, egresos, rotacin de inventarios,
porcentaje de ventas a crdito, etc. La contabilidad solo se utiliza con fines fiscales y
no para la toma de decisiones de las empresas.
Desinters por los aspectos jurdicos - corporativos; tomando en consideracin que la
mayora de las empresas son familiares se les da poca importancia a los aspectos
jurdicos corporativos de los negocios ya que se considera que el nico requisito que
se debe cumplir es concurrir al notario para estar legalmente como sociedad.
Utilizar un estilo de administracin reactiva y no preventiva; no perder de vista
aspectos de planeacin, organizacin, direccin y control, para esto se deben de
agrupar en reas las diversas actividades que se llevan a cabo como: ventas,
servicios, personal, finanzas. Identificando con lo que hace en cada una con la
finalidad de delegar autoridad y responsabilidad.
No utilizar principios de manejo de personal; la correcta seleccin y contratacin,
evitando tomar decisiones con ligereza, mediante el reforzamiento de las tcnicas.
Partir de un buen conocimiento del ambiente laboral y sus elementos como son:
salarios, sistemas de pago, formas de contratacin, horarios de trabajo, seguridad
social, asociaciones y sindicatos.
No existir un contacto directo y abierto con nuestros clientes; es tan simple, aunque
sencillo, para conocer a nuestros clientes, independientemente si han utilizado o no
nuestros servicios, debemos generar un sistema de monitoreo mediante el cual
podamos obtener un panorama general de la relacin que tenemos con cada uno de
ellos, dicho sistema debe ser peridico u sistemtico, para poder as registrar datos
representativos.
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Planificacin Estratgica
Es un proceso continuo y sistmico a travs del cual una organizacin toma sus
decisiones estratgicas, con un conocimiento lo ms amplio y completo posible del
entorno del futuro, organizando de forma racional los medios disponibles ($, Hombres,
Etc.) para poder alcanzar las decisiones adoptadas y midiendo peridicamente los
resultados alcanzados para compararlos con los previstos a travs de un proceso
adecuado de retroalimentacin. La planificacin debe tener tres principios bsicos
como son flexibilidad, compromiso y contribucin. Entonces nos preguntamos: Qu
hacer?, Qu rumbo tomar?, Qu actividad iniciar primero?, Qu es lo que
queremos lograr o realizar?, Cmo y qu objetivos alcanzar?, Cmo anticiparce a
los problemas futuros?.
La planificacin estratgica (PE) es una poderosa herramienta de diagnstico, anlisis,
reflexin, y toma de decisiones colectivas, en torno al que hacer actual y al camino que
deben recorrer en el futuro las empresas o instituciones, para adecuarse a los cambios
y a las demandas que les impone el entorno y lograr el mximo de eficiencia y calidad
de sus prestaciones. El concepto de estrategia, vinculado a la planificacin, se
considera en varias dimensiones con las cuales se puede conformar una definicin
global. As por ejemplo, la definicin de los objetivos y sus correspondientes
estrategias permitir seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento del
servicio u organizacin y aprovechar las ventajas que aparezcan relacionadas con su
actividad.
Entonces debemos entender el concepto de PE como un factor que est referido
principalmente a la capacidad de observacin y anticipacin frente a desafos y
oportunidades que se generan, tanto de las condiciones externas a una organizacin,
como de su realidad interna. La PE no es una enumeracin de acciones y programas,
detallados en costos y tiempos, sino que involucra la capacidad de determinar un
objetivo, asociar recursos y acciones destinados a acercarse a l y examinar los
resultados y las consecuencias de esas decisiones, teniendo como referencia el logro
de metas predefinidas.
Como ya hemos dichos antes la PE, es un proceso continuo de evaluar
sistemticamente la naturaleza del negocio, la definicin de objetivos a mediano y
largo plazo, la identificacin de objetivos medibles y el desarrollo de acciones
estratgicas para alcanzar los objetivos, as como la asignacin de los recursos para
desarrollar dichas estrategias. Es decir, es un proceso que da sentido de direccin y
continuidad a las actividades diarias de la empresa, permitindole visualizar el futuro e
identificar los recursos, principios y valores requeridos para transitar desde el presente
hacia una visin de futuro.
La PE debe; estar compuesta de herramientas flexibles, efectivas, econmicas y
eficientes, que permitan una respuesta oportuna y adecuada, teniendo en cuenta el
contexto y las posibilidades internas. Dado que hoy en da, la nica constante es el
cambio, y el cambio se acelera cada vez con mayor intensidad.
Focalizar y administrar eficientemente los recursos de una empresa y/o institucin,
apuntando a la eficacia. Es decir, al logro de objetivos a largo, mediano y corto plazo,
con una visin sistmica y la participacin de los actores involucrados.
Minimizar el tiempo entre la toma de decisiones y la accin correspondiente, para
poder hacer ajustes y obtener resultados.
Acortar el ciclo de vida de los negocios, de forma tal de colocar los productos y
servicios en el mercado lo antes posible.
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Planificacin; prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el
presente hasta un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro
sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra. El proceso de
planificacin as entendido, debe comprometer a la mayora de los miembros de una
empresa, ya que su participacin y grado de adhesin que se logre en ellos,
depender el logro de los objetivos que se deseen implementar.
Un proceso planificacin formal debe reconocer los diferentes papeles que deben
desempear los diversos ejecutivos en la formulacin y ejecucin de las estrategias de
su organizacin. Hay tres niveles jerrquicos conceptuales bsicos que han sido
identificados desde siempre como los estratos esenciales de cualquier proceso de
planificacin formal; los niveles corporativos, de negocio y funcional.
A nivel corporativo residen las decisiones que, por su naturaleza, han de ser
enfrentadas considerando la entidad como un todo. Estas son decisiones que no
pueden ser descentralizadas sin correr riesgo de cometer graves errores de
suboptimizacin. Aquellos que operar a niveles inferiores de una organizacin no
tienen perspectiva adecuada para resolver las difciles soluciones de compromiso
requeridas para maximizar los beneficios de la empresa como un todo, en especial
cuando se encuentran ante situaciones que afectan adversamente a su propia unidad
en la organizacin. Cabe hacer notar que quienes toman las decisiones a nivel
corporativo no tiene por qu ser tan slo el gerente general. Entre otros factores,
dependiendo del estilo de gestin de este gerente, las estrategias corporativas pueden
ser conformadas e implementadas por el grupo de ejecutivos superiores de la
empresa.
A nivel del negocio estn los principales esfuerzos que apuntan a asegurar una ventaja
competitiva a largo plazo en cada uno de los negocios de la empresa. Por cierto, los
gerentes de negocios deben considerar cuidadosamente las directrices corporativas
generales en su formulacin y puesta en marcha de las acciones estratgicas,
atenindose a los recursos totales asignados a su unidad particular de negocio.
Finalmente, las estrategias funcionales no slo consolidan los requerimientos
funcionales exigidos por el conjunto de negocios de la empresa, sino que deben incluir
de un modo preferente los argumentos competitivos para desarrollar sus competencias
distintivas en los mercados en que la empresa participa.
La carencia de una visin corporativa priva a la empresa del liderazgo que se necesita
para consolidar sus actividades generales y para guiar las difciles soluciones de
compromiso entre desarrollo a largo plazo y rentabilidad a corto plazo. Similarmente, el
abordar las funciones claves de gestin estrictamente con el sesgo operacional de
corto plazo debilitan la competitividad de la organizacin. Est claro que todas las
funciones claves (finanzas, recursos humanos, tecnologa, adquisiciones, produccin,
marketing logstica, y servicios) necesitan ser abordadas estratgicamente. Esto
significa que debemos hacer esfuerzos para conseguir informacin externa, a fin de
entender cmo los competidores estn aprovechando sus recursos funcionales para
desarrollar las habilidades orientadas a mejorar su posicin competitiva.
Estrategia; del vocablo strategos que inicialmente se refera a un nombramiento del
general en jefe del ejercito. Ms tarde pas a significar el arte del general, esto es, las
habilidades psicolgicas y el carcter con los que asuma el papel asignado. En poca
de Pericles (450 a. c.) se vino a explicar habilidades administrativas (administracin,
liderazgo, oratoria,, poder). Y ya en tiempos de Alejandro de Macedonia (330 a. c.) el
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trmino haca referencia a la habilidad para aplicar la fuerza, vencer al enemigo y crear
un sistema unificado de gobierno global.
Obviamente en este caso se la relaciona, ms bien, con un conjunto de decisiones y
criterios por los cuales una organizacin se orienta hacia la obtencin de determinados
objetivos, adems, involucra el propsito general de una organizacin y establece un
marco conceptual bsico por medio del cual, sta se transforma y se adapta al medio
en que se encuentra, usualmente afectado por rpidos y continuos cambios.
El modelo o plan que integra las principales metas, polticas y cadenas de acciones de
una organizacin dentro de una totalidad coherente (James B. Quinn).
Plan unificado, amplio e integrado diseado para asegurar que se logren los objetivos
bsicos de la empresa (William F. Glueck).
La determinacin de las metas y objetivos bsicos a largo plazo en una empresa, junto
con la adopcin de cursos de accin y la distribucin de los recursos necesarios para
lograr este propsito (Alfred Chandler).
Plan estratgico;
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Necesidades; se expresan como las acciones que hay que realizar para superar la
brecha entre la situacin actual y el futuro deseado.
Cuadro de mando integral
Entre los aos 1850 y 1975, periodo de la era industrial, las empresas conseguan el
xito, en buena parte, a travs del aprovechamiento de las economas de escala,
apoyndose de la tecnologa disponible, las empresas exitosas transformaban en
forma eficiente las materias primas mediante el uso de sus activos fsicos, con el
propsito de ofrecer al mercado su produccin masiva. Es durante esta poca que las
grandes corporaciones, como General Motors, Dupont, y General Electric,
desarrollaron sistemas de control financiero, para monitorear la utilizacin eficiente del
capital financiero y fsico. De aqu surgi el roce (retorno sobre el capital financiero),
para controlar el uso en forma productiva del capital interno de la empresa y
monitorear la eficiencia con que las reas trasforman el capital en valor para los
accionistas.
Sin embargo, todos los avances que se han experimentado en el proceso de
planificacin de actividades, no han tenido la misma dimensin en otras importantes
funciones directivas como lo son la organizacin, la direccin y el control de la gestin
de estos objetivos organizacionales. El impacto de la era de la informacin es mucho
ms revolucionario para las empresas de servicios que para las manufactureras,
muchas empresas de servicios especialmente aquellas en los sectores de transporte,
servicios bsicos, comunicaciones y salud, existieron por dcadas en ambientes
regulados no competitivos, sin embargo, las ultimas dos dcadas han sido testigos de
una mayor apertura y desregulacin, en conjunto a las iniciativas de privatizaciones, lo
cual ha llevado a las empresas a una profunda transformacin, motivando el mayor
desarrollo de habilidades relacionadas con los activos intangibles (relacin con
clientes, sistemas de informacin, habilidades del personal, conocimiento, etc.). El
medio ambiente de esta era, tanto para las empresas de servicio como de
manufacturas, requiere de nuevas cualidades para el xito, la habilidad de una
compaa para movilizar y explotar sus activos tangibles e intangibles, se ha vuelto
ms decisiva que invertir y administrar los activo fsicos. Las empresas de hoy
mantienen sistemas de gestin basados e indicadores financieros tradicionales, los
que solo entregan informacin de eventos pasados, esto podra haber sido adecuado
para una empresa de la era industrial, donde la relacin con el cliente no era crtica
para el xito, pero no permiten guiar, evaluar y controlar el desempeo que en la
actualidad se debe alcanzar, para crear valor, a travs de la inversin en clientes,
proveedores, procesos, tecnologa e innovacin.
Es as como a principios de la dcada de los 90 Robert Kaplan y David Norton
encabezan un estudio motivado por la creencia que las metodologas utilizadas para la
medicin del desempeo en las organizaciones, basadas en indicadores financieros,
se estaban volviendo obsoletos, de este estudio surge la metodologa del cuadro de
mando integral (The Balanced Scorecard), la cual est organizada alrededor de cuatro
perspectiva; financiera, cliente, procesos internos y crecimiento y aprendizaje.
Para cada objetivo la metodologa propone la incorporacin de indicadores que puedan
ser medidos a travs del proceso de logro de los objetivos. La idea es establecer una
cadena causa efecto de objetivos e indicadores que permita tomar las iniciativas
necesarias a cada nivel.
Conociendo como se enlazan los objetivos de las diferentes perspectivas, los
resultados de los indicadores que se van obteniendo progresivamente, permiten ver si
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hay que hacer ajustes en la cadena, realizar iniciativas u otro tipo de modificacin, para
asegurar que se cumplan las metas a niveles superiores de la secuencia.
Clima para la accin; cambios culturales necesarios para motivar y alinear a la fuerza
de trabajo con la estrategia.
Por lo tanto, es ms importante la riqueza de las relaciones que enlaza que la cantidad
de elementos que lo componen. Una de las herramientas bsicas de un sistema de
control de gestin es el cuadro de mando integral, en el que se sintetiza, mediante el
empleo de indicadores y ratios, el comportamiento de los centros ms relevante de la
empresa.
4. CASOS PRCTICOS DE AUDITORA DE GESTIN.
Caso 1
En otoo de 1980, el seor Luis Hernndez volva de un viaje de negocios por Europa
y Estados Unidos. Durante su viaje se haba encontrado a algunos de sus antiguos
socios: uno de ellos era responsable de la Planificacin Estratgica y Control de
Gestin de una gran empresa textil europea. Una vez terminada la conversacin el
seor Hernndez se plante la pregunta de saber si, en su empresa, se era
suficientemente consciente de la importancia de la Gestin.
El suegro de Luis Hernndez, el seor Barnech, un destacado hombre de negocios,
fundo en 1947, en Chillan, una sociedad de tejidos de algodn. La empresa se
mantiene en manos de la familia hasta 1960, fecha en la que se organiza una sociedad
annima con la finalidad de encontrar los capitales necesarios para la expansin de la
empresa. En el transcurso de los aos setenta, la sociedad presenta un notable
crecimiento. En 1980, el numero de empleados alcanzaba los 4.000, el numero de
colores utilizados superaban los 100.000 y los telares eran 4.200. Las inversiones en
edificios y en equipamientos se multiplican por diez durante este periodo de quince
aos. A finales de los setenta y comienzos de los ochenta.
Luis Hernndez amplio el campo de actividades de la empresa con una integracin
vertical hacia arriba y hacia abajo, esto da como resultado una diversificacin de
productos. La integracin hacia arriba fue llevada a cabo con la introduccin de la
sociedad en las actividades de hilado, asegurndose as sus propios
aprovisionamientos de hilos de algodn. La integracin hacia abajo se realizo con la
extensin de sus actividades hacia la impresin, la terminacin y el teido, lo que
permite a la empresa controlar la totalidad del ciclo de produccin de sus productos.
La sociedad vende una parte de sus productos por intermedio de 46 distribuidores
independientes. Los tejidos se reparten a estos distribuidores, quienes los tienen en
consignacin hasta el momento de su venta, a los detallistas o a los pequeos
fabricantes que producen gamas limitadas de chalecos. Los bienes en consignacin se
venden generalmente en los treinta das siguientes a su entrega a los distribuidores. El
otro grupo de clientes est constituido por 72 importantes fabricantes de ropa, que
compran directamente en la fabrica. El amigo del seor Hernndez lo haba
sorprendido mucho con su visin sobre el concepto de Gestin:
Fundamentalmente - le dijo -, este concepto implica que la Planificacin Estratgica y
el Control de Gestin es una de las actividades ms importantes de la empresa.
Vosotros estis en este mercado para vender, y la mejor manera de hacerlo es
comprender los deseos y necesidades de los trabajadores y consumidor final de
vuestros productos. Una vez comprendido esto, todas vuestras acciones y sobre todo
vuestras decisiones deberan estar orientadas hacia la bsqueda de los medios para
satisfacer estas necesidades. Cada persona en la empresa debera tener una
orientacin mercado, centrarse en el cliente y luchar continuamente por encontrar
nuevos y mejores medios de satisfacerle.
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Si bien pensaba que haba comprendido bien la idea de base, Hernndez no vea muy
bien cmo este concepto podra ser aplicado en su propia sociedad.
Su amigo tambin le haba sealado que la sociedad Barnech no tenia un verdadero
departamento de Planificacin de Procesos y de Control de Gestin y que su gama de
productos era, de hecho, la obra de sus diseadores y de los que conseguan el
colorido, personas que realmente no tenan contacto directo con los clientes, los cuales
son los consumidores finales. Le sealo asimismo que Hernndez no tena un servicio
de control de satisfaccin, estudios de mercado, en definitiva que la empresa no hacia
nada para ayudar a sus clientes (distribuidores y fabricantes) a vender las prendas
fabricadas con sus tejidos.
Intento entonces introducir en concepto de Control de Gestin en la sociedad Barnech,
el seor Hernndez consideraba la creacin de una sociedad distinta de la ya
existente, que tendra un rol similar a la una empresa de auditora. Esencialmente, esta
nueva sociedad funcionaria nicamente como unidad de control de la gestin
empresarial y seria responsable de controlar y dirigir las acciones estratgicas
propuestas por la autoridad mxima de la empresa. Con esta nueva formula, la fuerza
de ventas actual de la sociedad (cinco personas) deba mejorar sus servicios.
El seor Hernndez reconoca que este cambio en la organizacin de la sociedad
encontrara una fuerte resistencia en el interior de la misma, pero cuanto ms lo
pensaba, ms convencido estaba de que era una buena idea.
Se pide:
Qu piensa usted de la estructura de organizacin propuesta por el seor
Hernndez? En caso de rechazarla, proponga otra solucin.
Realice una evaluacin de la situacin actual de la sociedad utilizando la matriz FODA,
y,
- Identifique el problema principal de la sociedad
- Proponga alternativas de solucin
- Indique los resultados esperados.
Cmo ve usted la implementacin de un departamento de Planificacin Estratgica y
Control de Gestin en la sociedad Barnech, teniendo en cuenta la estructura actual?
Caso 2
Usted recin se ha incorporado como auditor a RVT Auditores empresa que se
dedica a realizar auditorias de gestin empresarial, a dicha empresa la han contratado
para realizar una evaluacin de la empresa Aguas Limpias Ltda. que se dedica a la
distribucin y cobro del agua potable de la comuna de El Carmen.
A usted se le ha encargado la misin de llevar a cabo dicha evaluacin, se le informa
que la empresa a ser evaluada le interesa saber que actividades de control podran
aplicar a sus objetivos empresariales que se ha propuesto en el plan estratgico.
Por lo tanto, usted deber confeccionar una matriz que especifique las Actividades de
Control y las Pruebas de Auditora, que aplicara a dicha empresa, de acuerdo a los
objetivos propuestos y dar una opinin como auditor de gestin si dichos objetivos son
suficientes en una empresa para lograr una eficiente gestin empresarial.
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- Objetivos; estn dados por la empresa y con ellos se estima dar cumplimiento al
plan estratgico.
- Actividades de control; son las acciones necesarias que se deben desarrollar para
dar cumplimiento a los objetivos.
- Pruebas de auditora; son acciones detalladas que usted debe realizar para verificar
que las actividades de control se estn desarrollando como se dice que se estn
desarrollando.
Actividad; Gestin de la empresa.
Preguntas Largas;
1. El proceso formal de la planificacin tiene tres niveles jerrquicos, explique
brevemente cada uno de ellos.
2. Comente los principales contenidos del informe COSO, cindose a los siguientes
puntos; principales objetivos del informe, definicin y componentes del control
interno segn el informe y herramientas de evaluacin del control interno.
3. Desde el enfoque del informe COSO, indique los componentes del control interno
explicando brevemente cada uno de ellos.
4. Comente, puede ser un auditor absolutamente independiente de otra persona de
la cual depende econmicamente?, explique el porqu de su respuesta.
5. Indique algunas razones de porque son importantes los informes de auditora
interna.
6. Nombre y defina las cuatro perspectivas del Cuadro de Mando Integral.
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apropiada explicacin sobre lo que desea lograrse. El auditor debe identificar las
caractersticas especficas del asunto o actividad por examinar y las particularidades
del medio ambiente en que ocurrieron los hechos. La identificacin del perodo a
examinar y la profundidad del trabajo a ejecutar son factores importantes para
establecer el alcance del examen, en funcin al asunto por evaluar.
Los criterios de auditora identifican las normas legales y reglamentarias o normas de
los sistemas administrativos que la entidad se encuentra obligada a cumplir para el
desarrollo de sus actividades y operaciones. Este marco debe corresponder a la
normatividad que se encontraba vigente a la fecha en que ocurrieron los asuntos que
sern examinados por el equipo de auditora.
El rubro recursos de personal del plan debe describir las caractersticas profesionales
de los miembros del equipo auditor y sus cargo, as como los especialistas que fueran
necesarios para el desarrollo de los trabajos. La informacin administrativa constituye
el punto final del plan de examen, en cuyo contenido debe describirse el nmero de
horas programadas(presupuesto de tiempo), los informes a emitir y el formato del
informe.
El memorndum de programacin y el plan de examen especial son preparados por el
auditor encargado y supervisor en forma conjunta. Tales documentos deben ser
aprobados por el nivel gerencial para el caso de la Contralora General de la
Repblica, como paso previo al inicio de la fase de ejecucin. En los rganos de
Auditora Interna, la aprobacin de tales documentos es responsabilidad del
funcionario a cargo de su jefatura.
El programa de procedimientos describe los pasos a seguir durante la fase de
ejecucin del examen especial, a fin de dar cumplimiento a los objetivos programados,
y al mismo tiempo proporcionar una base apropiada para la asignacin de tareas al
equipo de auditora responsable.
Fase de Ejecucin
Con el desarrollo de los programas de auditora se inicia la fase ejecucin del examen
especial, cuyo propsito es obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, en
relacin a los asuntos o hechos evaluados.
Algunas veces, la naturaleza del examen especial a ejecutar puede ser de ndole
repetitiva en varias entidades. En estos casos, podra adaptarse un programa modelo
o pre establecido, con los ajustes indispensables por las particularidades de cada
entidad.
Ejemplo: verificacin del cumplimiento de las disposiciones que regulan la adquisicin
de bienes y servicios bajo las modalidades establecidas por la ley de presupuesto
general de la Repblica.
En otras oportunidades durante el desarrollo de una auditora financiera o de gestin
en una entidad puede decidirse llevar a cabo un examen especial de un asunto
especfico. En tal caso, es conveniente llevar a cabo las coordinaciones pertinentes, de
modo de integrar los procedimientos de auditora y, de ser posible, que las
evaluaciones concernientes al examen especial sean llevadas a cabo por el mismo
equipo a cargo de la auditora. De esta manera se minimiza los inconvenientes a la
entidad auditada, tales como duplicidad en las solicitudes de informacin y ejecucin
de pruebas de auditora, as como la sensacin de imprevisin y/o falta de
coordinacin interna.
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Rubro
Confirmar de:
* Bancos
* Bienes o valores en custodia
Donaciones recibidas
* Donaciones concedidas
* Saldos presupuestarios
* Propiedad inmueble
Clientes
Proveedores
Entidad bancaria
Entidad examinada
Donante
Donatario
Direccin general Presupuesto
Registros pblicos
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conformidad con las normas establecidas para tal efecto. Los descargos presentados
deben ser debidamente evaluados, ponindose nfasis en los juicios formulados y en
la documentacin alcanzada no vista durante el examen. La no presentacin de
descargos debe revelarse en la parte pertinente del informe.
La NAGU 4.40, III (Observaciones) 5, estipula que si durante el examen el auditor
determina la existencia de indicios razonables de comisin de delito, de proceder a
deslindar (sealar) el tipo de responsabilidad que corresponda a los presuntos
implicados, contando para ello con la opinin de la asesora legal. La ley del Sistema
Nacional de Control (Ley 27785) precisa que existen tres tipos de responsabilidades:
* Responsabilidad administrativa: es aquella en la que incurren los servidores y
funcionarios pblicos que, en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestin
deficiente o negligente. La calificacin de gestin deficiente o negligente se adopta
teniendo en cuenta lo siguiente:
a. Que no se hayan logrado resultados razonables en trminos de eficiencia, eficacia o
economa teniendo en cuenta los planes y programas aprobados y su vinculacin
con las polticas del sector a que pertenecen.
b. Que no realicen una gestin transparente y no hayan vigilado que los sistemas
operativos, administrativos y de control estn funcionando adecuadamente.
c. Que no respeten la independencia de la auditora interna.
d. Que no agoten todas las acciones posibles para preservar los bienes y recursos de
la entidad a que pertenecen.
Incurren en responsabilidad administrativa igualmente, los que han contravenido el
ordenamiento jurdico-administrativo y las normas internas de la entidad a que
pertenecen.
* Responsabilidad civil: es la que incurren los servidores y funcionarios pblicos que
en el ejercicio de sus funciones hayan ocasionado un dao econmico a su entidad o
al Estado.
* Responsabilidad penal: es la que incurren los servidores o funcionarios pblicos
que en el ejercicio de sus funciones han efectuado un acto u omisin tipificado como
delito o falta.
Segn la NAGU 4.60, cuando durante la fase de ejecucin se evidencien indicios
razonables de comisin de delito en los asuntos materia de examen, en cautela de los
intereses del Estado, el auditor sin perjuicio de la continuidad de su trabajo, debe emitir
con la celeridad del caso, un informe especial, con el sustento tcnico y legal
correspondiente, para que se efecten en forma inmediata las acciones pertinentes en
las respectivas instancias. Las instancias a las que debe informarse son las siguientes:
* Procuradura : auditoras realizadas por la Contralora General de la Repblica.
* Fiscalas y/o Procuradura: exmenes efectuados por los rganos de Auditora
adscrita al sector Interna y Sociedades de Auditora designadas.
* Contralora General: copia del informe especial de la Repblica elaborado por el
rgano Auditora Interna o Sociedad de Auditora designada.
* Titular de la entidad: copia del informe especial, siempre que no se encuentre
comprendido en los indicios razonables de comisin de delito.
La carta de representacin (NAGU 3.70) constituye una mutua salvaguarda, para el
auditor y el auditado, por cuanto este ltimo reconoce haber puesto a disposicin la
documentacin requerida para el examen, as como cualquier hecho significativo
ocurrido hasta la terminacin de la fase ejecucin. La negativa de la entidad para
otorgar la carta de representacin deber revelarse en el informe.
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RECOPILACIN
NORMAS LEGALES Y
REGLAMENTARIAS
EXAMEN PRELIMINAR
IDENTIFICACIN DE
ASPECTOS A
EXAMINAR
DEFINICIN DE
CRITERIOS A
UTILIZAR
MEMORANDUM DE
PROGRAMACIN Y PLAN
DE EXAMEN
APLICACIN DE
PRUEBAS Y OBTENCIN
DE EVIDENCIAS
IDENTIFICACIN Y
EVALUACION DE
IRREGULARIDADES
DESARROLLO DE
HALLAZGOS
ASUNTOS REFERIDOS
A RESPONSABILIDAD
CIVIL Y/O PENAL
ASUNTOS REFERIDOS
A RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
__________________________________________________________________________ 343
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%
TOTAL
1.Caja Bancos
Bancos/cuentas
Corrientes
Sobregiro
2. Ventas.
Cuentas por
Comerciales
cobrar
FACTORES DE
RIESGO
RIESGO
ENFOQUE DE
AUDITORA
Transacciones
numerosas
Moderado
Pruebas
analticas con
nfasis
en
partidas
conciliadas al
cierre
del
ao.
No
Ocurrieron
cambios
importantes en
los
procedimientos
de
comercializacin.
Moderado
Enfoque
sustantivo
Enfoque
sustantivo
Circulacin
de
saldos al cierre del
ejercicio.
Moderado
Pruebas
detalladas
para
incidir
en el corte de
operaciones.
Revisin analtica
sobre
total
de
ventas
anuales
verificacin de la
razonabilidad
del
control
presupuestal sobre
ventas
Circularizacin de
saldos al cierre del
ao.
Revisin de cobros
posteriores.
Revisin limitado
de
adiciones
significativas en el
ao.
Son
determinadas en
base
a
cotizaciones
y
estn sujetas a
variaciones
en
precios.
Enfoque
sustantivo
Valores
3.Inmuebles,
Maquinaria y Equipo
Depreciacin
72
Rubro
importante
en
relacin con los
EEFF tomados
en su conjunto.
Desde
hace
varios aos no
se
realiza
inventarios
de
activos fijos.
Bajo
Bajo
PROCEDIMIENTOS
DE AUDITORA A
APLICAR
Circularizacin de
saldos
Revisin
limitada
de
conciliaciones
bancarias al cierre
del ao.
Revisin de saldos
iniciales
movimiento anual
de
cuentas
de
activo
fijo
verificacin
de
valores
de
tasacin.
Enfoque
sustantivo
Efectuar
pruebas
detalladas de las
adiciones y retiros
ms importantes al
cierre del ao.
__________________________________________________________________________ 344
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Adiciones y Retiros
Depreciacin
12
4.Existencias/costo
de Produccin.
59
Valuacin
El proceso de
produccin
consta de dos
etapas, en las
que existe una
asignacin
significativa de
costo.
La
empresa
tiene un alto
ndice
de
endeudamiento
con bancos del
exterior este es
un
rubro
significativo en
relacin a los
EEFF en su
conjunto.
La estructura del
accionariado es
variable.
Prstamo/Patrimonio
Deuda a Largo Plazo
Bajo
Satisfaccin
de
control
con
procedimient
os
sustantivos
limitados.
Observacin
inventarios,
revisin
evaluacin.
Alto
Alto
Alto
Este rubro es
significativo en
relacin a los
EEFF en su
conjunto.
Patrimonio
Moderado
Clculo global de la
depreciacin.
Satisfaccin
de
control
bajo
y
enfoque
sustantivos
limitados.
Enfoque
sustantivo
Satisfaccin
de
control
alto
y
procedimient
os
sustantivos.
58
Enfoque
sustantivo
Ganancias y prdidas
Moderado
Enfoque
sustantivo
de
Pruebas detalladas
del
costo
de
produccin sobre
un mes, incluyendo
la revisin de la
imputacin
contable de los
elementos
del
costo.
Revisin analtica
del
costo
de
produccin.
Cruce del anlisis
de la deuda con los
controles
circularizacin de
saldos al cierre del
ao.
Revisin
de
documentacin
sustentatoria de las
amortizaciones.
Cruce
de
movimientos
ao
con
acuerdos
adoptados por
Directorio y
accionistas.
los
del
los
el
los
Realizar
pruebas
de
revisin
analtica,
en
coordinacin con
las
cuentas
relacionadas
__________________________________________________________________________ 345
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Satisfaccin
moderada de
control
Revisin
analtica de
fluctuaciones
principales
en el ao
__________________________________________________________________________ 346
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
de la
__________________________________________________________________________ 347
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
__________________________________________________________________________ 348
Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
8.2
__________________________________________________________________________ 349
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DETALLE
IMPUESTO
PREDIAL
ARBITRIOS
MUNICIPALES
61,29
1 409 034,97
61,29
0,6
__________________________________________________________________________ 350
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NELLY QUEVEDO SERRANO, como Ex Jefe de la Oficina de Rentas, con Carta S/n
de fecha 22 ENERO 2003, manifiesta: ..... Queda demostrado que la proyeccin de
meta recaudatoria que sustenta la presente observacin deviene de diferente rgano,
es decir de la Oficina de Planificacin y presupuesto y No de la Oficina de Rentas, y
que La Oficina de Rentas para los doce meses de ao 2001 realiz una proyeccin
de ingresos a recaudar de S/ 5 004 752,81 nuevos soles (impuesto predial) y de S/ 2
595 813,05 nuevos soles (Arbitrios Municipales)...
FRANCISCO CASAMAYOR VILLANUEVA, como Jefe de la Unidad de Cobranzas, con
Informe N 012-03-UC-OR-MPS de fecha 21 Enero 2003, manifiesta que: ....De
conformidad al requerimiento por parte de la Oficina de Planificacin y presupuesto y
oficina de rentas (Memo Circular N 05-01-OR), con fecha 23 ENERO 2001, se
present el Plan operativo Institucional de la Unidad de Cobranzas / Oficina de Rentas
para el ejercicio 2001, en el cual se establecan las metas a ejecutarse; esencialmente
la recaudacin tributaria en forma mensual, por trimestre y por tributo... Asimismo
mostrando la recaudacin histrica de los ltimos 04 aos indica que sobre dicha
base y teniendo en cuenta ciertos factores como modernizacin, sistematizacin de
datos, calendario tributario, ratio de liquidez inmediata as como ciertos beneficios
tributarios (amnista) y el plan de desarrollo de actividades para el ejercicio 2001, se
efectu la proyeccin de recaudacin anual operativo en S/ 5 004 752,81 impuesto
predial y S/ 2 595 813,05 como Arbitrios Municipales, finalizando que La ejecucin de
ingresos promedio en comparacin a la proyeccin de ingresos ha significado un 85%
de EFICACIA, porcentaje que si bien no es el optimo se concluye que es una
recaudacin BUENA...
Evaluados y analizados los descargos vertidos por los Funcionarios comprendidos en
la presente observacin, sta Comisin Auditora concluye que dichas aclaraciones
convalidan la misma; por cuanto en el Proceso investigatorio se ha determinado la
existencia del Plan Operativo Institucional remitido por la Oficina de Rentas (Unidad de
Cobranzas) en el que se establecen las metas recaudatorias para el ejercicio fiscal
2001 ascendentes a 5 004 752,81 por Impuesto Predial y 2 595 813,05 por concepto
de arbitrios municipales; metas que han logrado cumplirse en un 85% y que permiten
establecer una buena recaudacin; en este sentido el hecho se atribuye a que no ha
existido una coordinacin debida entre la oficina de Rentas y la Oficina de Planificacin
y Presupuesto, con la finalidad que esta ultima realice las Proyecciones en funcin a la
recaudacin real captada por la oficina de Rentas en ejercicios anteriores.
2.
ciento veintisiete mil trescientos sesenta y ocho y 44/100 Nuevos Soles), que se
reflejan en el rubro Cuentas por cobrar de acuerdo al auxiliar estndar del mes de
diciembre manejado por la Unidad de Contabilidad. Al respecto se confirma que no se
ha establecido acciones de coordinacin a efectos de que los saldos de las cuentas
por cobrar se mantengan con datos y cifras conciliadas entre ambas oficinas.
La situacin expuesta revela que no se ha tenido en cuenta la siguiente normativa:
ejecutora coactiva, Abog. Jenny Castillo Alva que al no estar actualizada la base de
datos de informtica; dicha dependencia determine los saldos reales a cobrar por los
valores que obran en su Jefatura... asimismo con informe 029-99-OR-MPS de fecha
16.11.99 dirigido al ex - Director Municipal, C.P.C Juan Silva Arenas se hizo de
conocimiento el estado situacional de los valores en cobranza coactiva; en el cual se
establecen los montos en nuevos soles que mantena cada auxiliar coactivo bajo su
custodia sin establecerse el tributo, periodo, etc. Motivo por el que se solicito se
determine en forma precisa a fin de poder realizar un efectivo control... a la vez se
disponga se procese la informacin de las deudas correspondientes a los ejercicios
1995,1996,1997 y otros, a fin de tener la base de deudores y reiniciar las acciones de
cobranza; por cuanto, la informacin del sistema de computo WANG no fue posible su
recuperacin (informe N 030-99-UI-MPS de fecha 29.10.99)... como conclusin final
se puede establecer que las acciones de mi Jefatura se demuestran con copia de los
informes adjuntos siempre han estado dirigidos a establecer los saldos reales y por
consiguiente: la conciliacin de los mismos con los estados financieros, no obstante la
situacin real encontrada...
De los comentarios expuestos por el citado profesional en su condicin de Jefe de la
Oficina de Rentas en el periodo bajo examen, se tiene de que efectivamente con
pruebas documentarias que adjunta, demuestra haber adoptado acciones de
coordinacin con la Direccin Municipal y la Oficina de ejecutora coactiva a efectos de
que sta ltima procese la informacin de los ejercicios 95,96,97 y otros para reiniciar
las acciones de cobranza; por cuanto la recuperacin de la informacin del sistema de
computo Wang no fue posible; en tal sentido Subsana el hecho observado.
NELLY QUEVEDO SERRANO, como Ex Jefe de la Oficina de Rentas, con Carta S/n
de fecha 25 NOV. 2002, seala en primer lugar que: ...su accionar se circunscribi
slo entre el 05 Setiembre al 31 Diciembre del 2001... y sobre el caso sub - anlisis
explica ... Aproximadamente entre Marzo al mes de Abril del ao 1999, el sistema
informtico (WANG) conteniendo la base de datos en general de las diversas cuentas
por cobrar de la Municipalidad provincial del Santa sufri un desperfecto... Anterior a
ese periodo (aos 98,97,96,95, etc.) los Registros se hacan en forma manual
(padrones y listados) en coordinacin con la antes denominada unidad de informtica.
Los equipos de computo...
con problemas de deficiencias para recuperar la
informacin de su disco duro... conteniendo toda la informacin de las cuentas por
cobrar, fueron trasladados a la ciudad de Lima, para su total reparacin y recuperacin
de base de datos. En efecto se logr recuperar la informacin, data, cuentas por
cobrar etc. desde el ao 1997 mas no de los periodos anteriores esto por
desperfecto de un disco averiado...
.... que, al 31 Diciembre del 2001 la oficina de Rentas alcanza a la Unidad de
Contabilidad los saldos por Cobrar segn el sistema integral de Rentas
entendindose como tal que esos saldos, son los registrados a partir del ao 1997
(informacin recuperada por los tcnicos de Lima al repararse los equipos
deteriorados) y no se incluye en dicha informacin los aos anteriores por cuanto todos
los datos de los SALDOS POR COBRAR ANTERIOR A 1997 SE PERDIERON POR
EL DESPERFECTO DE LA WANG...
.... como apreciar seorita Auditora la falta de conciliacin de datos de tales cuentas
no deviene de la data del ao 2001 sino de gestiones pasadas por caso fortuito
-averas tcnicas; siendo imposible una concordancia plena entre las dos fuentes
propuestas. En conclusin al 31 Diciembre del 2001 los saldos por cobrar se arrastran
en la data desde antes a 1997 y (la informacin recuperada es solo desde ese ao) lo
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cual lgicamente genera el impase financiero observado, ya que desde dicho periodo
hasta el 2001 existe coincidencia con la Unidad de Contabilidad, en tanto
peridicamente han existido niveles de coordinacin, parte de la informacin anual de
saldos por cobrar, etc.,... Concluye dicha Funcionaria sugiriendo que En su defecto
debe proponerse tal inconveniente de informacin fsica irrecuperable con la finalidad
que se emita la Resolucin de Alcalda de nulidad de saldos irreales por cobrar en el
monto observado por su Despacho con lo cual se equidistara la informacin en
forma exacta, pudiendo incluso invocarse en forma adicional que tales deudas por
espacio del tipo; devienen a su vez en causal de prescripcin, por lo tanto son
incobrables. Pretender hacer lo contrario sera un trabajo inoperante e innecesario.
De los comentarios, vertidos por la citada Profesional, se advierte que en su calidad de
Ex - Jefa de la Oficina de Rentas, atribuye como causa de la observacin a hechos
fortuitos - como averas tcnicas-suscitados en las gestiones anteriores que motiv la
prdida de informacin en el sistema informtico Wang, lo cual determinara que no se
establezcan saldos por cobrar totales, dado que no se puede tomar en cuenta la
informacin anterior a 1997; sentenciando que la falta de conciliacin de datos de
tales cuentas no deviene de la data del ao 2001 sino de gestiones pasadas, en la que
tambin se apreciaron otros factores como la existencia de estado de cuenta corriente
mecanizado desactualizado, falta de control de ingreso y saldos, emisiones de valores
incompletas, pagos irregulares no regularizados, etc. ; dichos argumentos Convalidan
el hecho reparado toda vez que su antecesor ya haba plasmado de manera formal las
sugerencias orientadas a corregir dicha situacin, para lo cual segn como se refiere
sera necesario la conformacin de una Comisin especial integrada por la Oficina de
Rentas, Unidad de Contabilidad, Ejecutora Coactiva y la Unidad de Informtica.
FRANCISCO CASAMAYOR VILLANUEVA, como Jefe de la Unidad de Cobranzas,
con Informe
N 237-02-AFCV-UC-OR-MPS de fecha 25 de Noviembre del 2002,
manifiesta que: ... En el ejercicio 2000 y estando en calidad de Asistente de la oficina
de Rentas se cursaron una serie de documentos a fin de establecer los saldos reales
por cobrar como se detalla: ... Migrar la data de deudas tributarias que obra en la va
coactiva correspondiente a los ejercicios 1992 a 1996, as mismo se hace mencin
sobre la deficiencia del disco duro del sistema Wang que no permiti recuperar las
deudas registradas anteriores a 1997; Asimismo... se da cuenta a la oficina de
Auditora Interna sobre la Gestin Administrativa Tributaria de la oficina de Rentas y la
situacin de determinacin de saldos y las causas y sus efectos por no haber previsto
oportunamente por parte de los responsables del manejo administrativo de la Oficina
de Rentas de: Registros, operatividad, mantenimiento y registros deudas tributarias y
que dificultaba los saldos reales a cobrar.
En ste sentido dicho servidor contina manifestando que al asumir nuevamente las
funciones de Jefe de la Unidad de Cobranzas tuvo como prioridad establecer los
saldos reales a fin de conciliar las deudas, entonces ... migr toda la informacin va
ordinaria ms no as las deudas registradas en expedientes coactivos de los ejercicios
anteriores a 1997 por no estar dentro de mi competencia funcional...... De las labores
propias de sta unidad... se dispuso una notificacin masiva de deudas mediante
valores, cedulas de notificacin, cartas y requerimientos, obtenindose como
respuesta la cancelacin, pagos totales, parciales, fraccionamientos...... de dichas
acciones se ha ido actualizando las deudas en forma gradual ms no total.
Asimismo, indica que: De la confrontacin de saldos registrados en el sistema de
rentas con los saldos registrados en los Estados Financieros por la Unidad de
Contabilidad existen diferencias considerables en los rubros de impuesto predial y
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Arbitrios Municipales, por lo que con la finalidad de poder conciliar establecer los
saldos reales se ha aprobado la Ordenanza Municipal N 023-02-MPS PROGRAMA
ESPECIAL DE REGULARIZACION Y ORDENAMIENTO TRIBUTARIO la cual se est
aplicando en las unidades orgnicas de la Oficina de Rentas y el cual ser elevado
oportunamente para bajar los saldos...
De los comentarios, vertidos por el Jefe de la Unidad de Cobranzas, se puede advertir
que dicho Servidor, mediante generacin de documentos formales adopt las medidas
tendentes a establecer los saldos reales a fin de conciliar las deudas, disponiendo para
ello la notificacin masiva de deudas mediante valores, cdulas de notificacin, cartas
y requerimientos, lo cual permiti establecer efectivamente las cancelaciones, pagos
parciales, fraccionamientos; en tal sentido subsana la observacin con relacin a este
punto.
FANNY ANGELES SANCHEZ como Ex Jefe de la Unidad de Contabilidad, con
Informe N 001-2003-F.A.S. de fecha 27 Enero del 2003, textualmente indica que:
... Se inform de esto en la exposicin de los Estados Financieros del ejercicio 2001
ante el pleno del Concejo Municipal, donde se incidi que deba revisarse y analizarse
dicha cuenta 12 por tener una diferencia considerable... tengo conocimiento que el Ex Director Municipal envi el Memorndum Circular N 014-02-DM.MPS para la
depuracin de valores y, llegar a una conciliacin total... por no encontrarse la suscrita
en el cargo, esto compete al actual contador Sr. Antolino Samames Solano....... con la
finalidad de superar las observaciones en los Estados Financieros del 2002... existe la
Resolucin de alcalda N 477 del 15/08/02 en la que designa al CPC Antolino
Samames Solano como Responsable de la Implementacin de Medidas correctivas a
los Estados Financieros del 2001... indicndose tambin que adjunta prueba
documentaria de sus acciones adoptadas.
Los comentarios vertidos por dicha funcionaria, revelan tambin haber adoptado
formalmente acciones tendentes a subsanar dicha situacin, advirtindose que
mediante emisin del Memorndum
N1623-2001-UC.OA.MPS,
solicita a la Oficina de Rentas, remita el saldo de la cuenta N 12 cuentas por cobrar al
31 de DIC 2001, para fines de sustento contable; en tal sentido la observacin queda
Convalidada con relacin a ste extremo.
De todo lo expuesto se determina que en ste extremo no se atribuye Responsabilidad
Administrativa, debido a que la no Conciliacin de los saldos de las cuentas por cobrar
entre la Oficina de Rentas y la Unidad de Contabilidad se debi a la obsolescencia del
sistema Wang, al no poderse transferir la informacin al nuevo sistema integral de
Rentas.
3. DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO EN COBRANZA DE SISA
AMBULATORIA NO DEPOSITADA POR UN IMPORTE DE S/. 650.00 NUEVOS
SOLES.
De la evaluacin y anlisis a la documentacin sustentatoria idnea de la Oficina de
Rentas, se ha podido advertir que mediante Informe N 016-00-FVL-UDAT-OR-MPS, el
encargado de Control de Comisionista, Sr. Fidel VEGA Lara, informa que luego de
practicarse un arqueo de valores a los comisionistas que prestan sus servicios para la
Unidad de Cobranzas, se detecto un faltante de S/. 650.00 ( Seiscientos Cincuenta y
00/100 Nuevos Soles), a la Sra. ARLITA SOLRZANO VILLANUEVA, que de acuerdo
al aludido informe de ref1erencia le fue entregada las siguientes series:
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N de Serie de Boletaje
05 Oct. 2000
108700
108801
108901
109001
108800
108900
109000
109100
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Villanueva, por ende el descuento voluntario de los S/. 650,00 (Seiscientos Cincuenta
Y 00/100 Nuevos Soles.
JORGE PUMAYALLA MORALES, como Ex (e) de control de Comisionistas, con
Informe N 001-03-JEPM-UC-OR-MPS de fecha 31 Enero 2003, manifiesta que: ...se
le encarg de manera verbal efectu el arqueo correspondiente... detectando un
faltante en la comisionista Arlita SOLRZANO Villanueva... afirmando que dicha
comisionista se neg a recibir la copia del resultado del arqueo efectuado,
manifestando que esperara a la persona encargada para que se someta al respectivo
arqueo.
De los comentarios vertidos por dicho servidor se advierte que luego de haber
efectuado el arqueo de valores determin un faltante a la comisionista Arlita
SOLRZANO Villanueva, del cual dio cuenta a su inmediato superior, por lo tanto
Convalida la observacin.
FRANCISCO CASAMAYOR VILLANUEVA, como Jefe de la Unidad de Cobranzas,
con Informe N 020-03-UC-OR-MPS de fecha 29 Enero del 2003, manifiesta que:
..... Una de las primeras acciones adoptadas y dispuestas en coordinacin con la
Jefatura de Rentas, fue migrar y registrar todo cargo y/o generacin de deudas
(cargos) en el sistema de Rentas (Red)... sigue narrando dicho servidor que al
disponerse el arqueo correspondiente sobre custodia y cobranza de Sisa se detecto un
faltante a nombre de Arlita SOLRZANO Villanueva, por la suma de S/ 650,00, sin
embargo indica que... recibidos los descargos del seor Fidel Vega Lara, y de la Sra.
Arlita SOLRZANO Villanueva, a fin de solucionar dicho faltante..... el servidor Fidel
VEGA Lara, suscribi un acta de compromiso de descuento voluntarios de S/50,00
mensuales mediante retencin de planillas.
De los argumentos comentados por dicho empleado municipal se tiene que adopt
acciones de coordinacin con el Jefe de la Oficina de Rentas a fin de determinar a los
Responsables de estos hechos y lograr la reversin del faltante dinerario a las arcas
de la Municipalidad, en consecuencia subsana la observacin en ste extremo.
De todo lo expuesto se determina que a pesar de haber sido revertida la suma de
S/.650,00 (Seiscientos Cincuenta Y 00/100 Nuevos soles) por el servidor Fidel VEGA
Lara, sin embargo le asiste Responsabilidad Administrativa al haber incurrido en
transgresin del Art. 21 Obligaciones de los servidores, Inc. d) conocer
exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeo del
Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa, concordante con el
Art. 132 del D.S N 005-90-PCM Reglamento del referido cuerpo legal; al haber sido
negligente en entregar valores sin preparar el debido cargo que acredite la entrega.
4.
01 Enero al 31 Diciembre del 2002, con una renta de S/2 000,00. (Dos mil y 00/100
nuevos soles) mensuales; reparndose que para el otorgamiento de la Buena Pro y/o
suscripcin del mismo, no se desarroll el proceso de Subasta Pblica, as como
tampoco un estudio tcnico que permita determinar de manera razonada cual sera el
costo de la renta mensual por la concesin de dichos servicios; por cuanto no existe
sustento documentario idneo que acredite el desarrollo de dicho proceso; as como
tampoco de un estudio tcnico realizado; Habindose otorgado la concesin de dichos
servicios de manera unilateral y suscrito el contrato por la Oficina de Rentas en
representacin de la Municipalidad.
El comentario que se expone transgrede la siguiente normativa:
-
N 23853 -
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En los casos de arrendamiento por Subasta Pblica, el precio base no podr ser
inferior al 80% de la tasacin. Para la segunda convocatoria y las ulteriores, el precio
base se castigar en un 10%".
Artculo cuarto de los contratos de alquiler con los usuarios del Terminal Terrestre,
que indica: "Si la arrendataria dejase de abonar dos mensualidades se dar por
resuelto el contrato y se dispondr la desocupacin de la tienda..."
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los
servidores, Inc. d) conocer exhaustivamente las labores del cargo y
capacitarse
para un mejor desempeo del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de
la Carrera Administrativa, concordante con el Art. 132 del D.S N 005-90-PCM
Reglamento del referido cuerpo legal.
d) Se comprob Incumplimiento de Deberes y Obligaciones en la concesin de los
Servicios Higinicos del terminal terrestre, concedidas al Sr. Jos Huapaya
Sols,
mediante Contrato
N 01-2002-OR-MPS; resultando responsable de
ste
hecho la Jefe de la Oficina de Rentas de aquel entonces, Abog. Nern Corrales
Serrano, al no cumplir con los procedimientos regulares para estos casos,
como es el de haber desarrollado un proceso formal de subasta pblica, limitndose
nicamente a obedecer una orden verbal superior el cual tampoco acredita con
prueba documentara alguna que la exima de responsabilidad.
e) Se comprob que los costos de arrendamientos a los usuarios de las tiendas el
Terminal terrestre no se determinaron en funcin a una tasacin tcnica previa
que
permita conocer los costos reales de la infraestructura para que en funcin a
ello se
efecten los arrendamientos; excluyndose de responsabilidad a la
comprendida;
por cuanto los costos ya se encontraban fijados, mediante Acuerdo de
Concejo N
100-2001-MPS.
IV RECOMENDACIONES:
1. - Se Recomienda que la Oficina de Planificacin y Presupuesto en la preparacin
de su Presupuesto Institucional, en la parte competente a las proyecciones
estimadas a los ingresos a recaudarse por el rubro de impuestos municipales,
tome acciones de coordinacin anteladas con la Oficina de Rentas, con el fin de
realizar las estimaciones en funcin a las cifras reales anuales que por ingresos
capte dicho ente recaudador y/o las estimaciones que ste mismo proyecte,
cuando se trate de un nuevo ejercicio anual. (CONCLUSIN N 01)
2. - Se Recomienda que mediante Acuerdo de concejo se disponga el nombramiento
de una Comisin integrada por la Oficina de Rentas, Oficina de Ejecutora
Coactiva, Unidad de Informtica y la Unidad de Contabilidad; dicha comisin en
forma mancomunada y en un periodo de corto plazo debe establecer los saldos
reales de la cuenta 12 Cuentas por Cobrar - en funcin de los registros
computarizados (Sistema Integral de Rentas), balances histricos, de tal manera
que la informacin que se vea reflejada en los Estados financieros y que se
remiten a los Estamentos pertinentes sea real y/o tan igual como la que mantiene
la Oficina de Rentas. (CONCLUSION N 02)
3.-
Con fines de no recaer en casos similares se Recomienda que todos los valores
que son entregados a los comisionistas para su cobranza, deben ser
obligatoriamente extendidos mediante cargos debidamente especificados e
incluidos en el sistema integral de Rentas, con el nmero de serie que se les
entrega, y asimismo contar con las respectivas firmas de los comisionistas como
seal de conformidad y de haber recibido los mismos. Medida sta que permitira
evitar fraudes o apropiaciones de dinero. (CONCLUSION N 03)
BIBLIOGRAFA
Constitucin Poltica del Per.
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control Ley N 27785.
Normas de Auditora Gubernamental, aprobadas por la Resolucin de Contralora
N 162-95-CG.
Normas de Auditora Generalmente aceptadas, aprobadas en el III Congreso
Nacional de Contadores Pblicos en 1997.
Normas Internacionales de Auditoria (Versin 1992), aprobadas por el INTOSAL.
Normas Internacionales de Auditoria-NIA, aprobadas por el Comit Internacional de
Prcticas de Auditora de la Federacin Internacional de Contadores-IFAC.
Declaraciones sobre Normas de Auditoria-SAS publicadas por el Instituto
Americano de Contadores Pblicos-AICPA.
Pronunciamientos vigentes del Colegio de Contadores Pblicos de Lima aprobados
y ratificados en los Congresos Nacionales de Contadores Pblicos del Per.
Normas de Auditora Gubernamental publicadas y aprobadas por la Contralora
General de los Estados Unidos de Amrica-GAO, (revisin 1994).
Directrices de control interno (versin 1992) aprobadas por el INTOSAL.
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