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3.

LA METODOLOGA DE AUDITORIA OPERACIONAL Y EL PROCESO DE


AUDITORIA
El mtodo general para realizar una auditora operacional es similar al utilizado en
auditora financiera. Esta dado por unas normas, unas tcnicas, y unos
procedimientos que se desarrollan mediante programas de trabajo. A continuacin
nos referimos a la metodologa.
3.1 NORMAS, TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OPERACIONAL
3.1.1 Las Normas de Auditora Operacional
No existen normas especficas de general aceptacin que regulen todos los aspectos
relativos el ejercicio de la auditora operacional. No obstante, las Normas de
Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA) que rigen la Auditora Financiera,
pueden adaptarse para su aplicacin en Auditora Operacional.
Las NIAA determinan un marco general aplicable en auditora operacional, pero es
conveniente tener claridad respecto a que es deseable que el auditor
gubernamental que se involucre en estas tareas, posea amplia experiencia en
evaluacin de controles internos, preferiblemente adquirida en auditoras o
evaluaciones de sistemas de administracin y tenga estudios a nivel de postgrado
que le amplen el marco del conocimiento que tradicionalmente se requiere en el
campo de la auditora financiera. Adems, debe ser muy imaginativo, convincente,
analtico, objetivo y tener vocacin para trabajar en equipos multidisciplinarios.
La planeacin y programacin del trabajo de campo, siempre deber ser a la
medida del ente auditado y se debern obtener evidencias suficientes y
competentes sobre los hallazgos y conclusiones de auditora operacional.
Segn sea el alcance que se de a la auditora operacional, ya sea por limitaciones
de auditabilidad del ente sujeto a auditora o por limitaciones de recursos humanos,
el auditor gubernamental deber estar en capacidad de elaborar un informe tcnico
de acuerdo a las circunstancias.
3.1.2 Tcnicas de Auditora Operacional
Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluacin de las
operaciones o actividades de una entidad, organismo o empresa, para llegar a
conclusiones y recomendaciones, tales como: Analizar, comparar, comprobar,
computar, conciliar, confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear, rastrear,
fotografiar, grabar, filmar, mtodo Gantt, Pert, C.P.M
En general son las mismas usadas en auditora financiera: de observacin,
interrogacin, anlisis, verificacin, investigacin y evaluacin; pero
especficamente incluye algunas de uso exclusivo en auditora operacional como las
ltimas seis citadas, entre las cuales se encuentran la tcnica PERT y el CPM,
utilizadas fundamentalmente junto con el conocido mtodo GANTT, en control
interno operacional, tcnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad con el uso de
paquetes computacionales. Una breve explicacin de estas dos tcnicas se presenta
a continuacin:
PERT (Proyect Evaluation and Review Technique). Se utiliza en operaciones,
actividades o proyectos complejos en que hay incertidumbre en cuanto a tiempos
de terminacin (actividades u operaciones en empresas o entidades dedicadas a la
investigacin). CPM (Crithical Path Method). Es aplicable a las operaciones en las
cuales sea posible estimar los tiempos y costos y lo que interesa es saber cual es la
combinacin costo duracin de cada actividad, para lograr el costo total mnimo de
las operaciones (Construccin de Obras en General).
3.1.3 Procedimientos de Auditora Operacional
Son el conjunto de tcnicas aplicables a una Operacin o Actividad determinada,
para determinar si de hecho existe un problema o una situacin que afecta la
eficacia, economa o eficiencia (Hallazgo de Auditora Operacional- HAO) y de ser
as, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a
identificar la solucin pertinente.
3.1.4 Programas de Auditora Operacional
Los programas de Auditora Operacional describen especficamente como se debe
llevar a cabo la ejecucin de una Auditora. Contienen la relacin ordenada de forma
secuencial y lgica de las diferentes actividades para desarrollar los procedimientos.
Los programas de auditora tienen suma importancia pues son los medios que
relaciona los objetivos propuestos para una auditora especfica con la ejecucin real
del trabajo.
Generalmente los programas de auditora presentan inicialmente una relacin
directa con los motivos y objetivos de la auditora respectiva e identifican la
informacin que debe reunirse y los pasos ms importantes para la evaluacin ya
sea de la eficacia, economa o de la eficiencia.
Es necesario destacar que los programas de trabajo deben de conducir a desarrollar
las evidencias que se obtengan, de tal forma que se puedan formular
recomendaciones validas y pertinentes, producto esencial de la auditora
operacional. Por lo tanto los programas de auditora deben planificarse con el
mximo cuidado profesional, pero sin llegar a una rigidez absoluta, pues en
auditora operacional se requiere mantener una actitud mental despierta y amplia
que permita cambiar de rumbo en la ejecucin de un programa cuando las
circunstancias as lo aconsejen. Esto ltimo no quiere decir que la flexibilidad de un
programa llegue al extremo de justificar una planificacin inadecuada.
3.2 EL PROCESO DE AUDITORIA OPERACIONAL
Todo trabajo de auditora, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres grandes
partes a saber: estudio y planificacin; ejecucin del examen; e informe.


La ejecucin de una Auditora Operacional implica el desarrollo de un proceso que
se cumple en cinco fases o etapas enmarcadas en las tres grandes partes citadas.
Dichas fases son: FASE I Estudio Preliminar, FASE II Comprensin de la Entidad
Auditada, FASE III Seleccin de reas Crticas o Dbiles, FASE IV Examen Detallado
de las reas Crticas y FASE V comunicacin de resultados.
3.2.1 Preparacin de la Auditora
La preparacin de una auditora operacional implica el cumplimiento de varias
tareas, tales como el relevamiento de informacin para determinar el grado de
auditabilidad que respecto a esta clase de auditora tiene la entidad que se va
auditar, la determinacin de los trminos de referencia de la misma o plan general
del trabajo, la asignacin del equipo de profesionales que la efectuar y el
cronograma general de la ejecucin.
3.2.2 Relevamiento de Informacin
Antes de iniciar el desarrollo de las fases de una auditora operacional, el Auditor
Gubernamental debe obtener datos generales de la entidad u organismo pblico
que se auditar y sobre esta base apoyar la elaboracin de los Trminos de
Referencia de la Auditora. Dichos datos pueden obtenerse especficamente para
este fin o tomarse del relevamiento de informacin, en el caso que la Contralora lo
haya efectuado como base para la programacin anual de operaciones.
3.2.3 Trminos de Referencia o Resumen del Plan General
Cuando se considere necesario, especialmente si se trata de una primera auditora
operacional que se efectuar en una entidad, la Contralora puede preparar
trminos de referencia de la auditora, los cuales resumirn los aspectos principales
del plan general de la auditora. Dichos trminos tienen como objetivo permitir que
tanto las autoridades de la Contralora como de la entidad u organismo pblico que
se va a auditar, tomen pleno conocimiento de la naturaleza, objetivos, alcance y
metodologa de la auditora que se realizar, as como de la composicin del equipo
profesional que deber llevarla a cabo y del apoyo que la entidad auditada debe
prestar para el xito de la auditora.
Los Trminos de Referencia, deben ser preparados por el Director Especfico de rea
o Sector con el apoyo del supervisor de auditora y son consecuencia de la
Planeacin General del Trabajo, para lo cual se deber consultar, en lo aplicable, el
Capitulo 1de la Parte II del presente Manual, sobre Planeacin y Programacin del
Trabajo de Campo de Auditora Gubernamental. El Director especfico deber
someter los Trminos de Referencia a la consideracin del Director General y una
vez convenidos sern presentados a la consideracin y aprobacin del Contralor
General de la Repblica. Una vez aprobados se adjuntarn a la Credencial de
presentacin del Equipo de Auditora y servirn de base para la entrevista inicial con
las mximas autoridades de la entidad u organismo auditado, a la cual deber
asistir, de ser posible, el Contralor General.
3.2.4 Designacin del Equipo de Auditora
El cuidado que se debe tener en la designacin del equipo de profesionales que
efectuar una auditora operacional tiene gran trascendencia. De la calidad de sus
miembros depende el logro de los objetivos y la oportunidad en alcanzarlos.
Es entendible que en las primeras auditoras operacionales que realice la Contralora
no sea posible que el personal tenga la experiencia necesaria en la materia para
formar parte del equipo. Por lo tanto el Director especfico de rea o sector, deber
seleccionar los integrantes del mismo consultando su experiencia en auditora
financiera, su habilidad para la evaluacin de controles internos preferiblemente
bajo el enfoque de auditora de sistemas de administracin, su capacidad de
iniciativa y de anlisis, sus conocimientos adicionales a los que da la formacin
bsica profesional, sus estudios de auditora operacional y el entrenamiento que
haya tenido en aula en la ejecucin de esta clase de auditora.
Igualmente, dicho Director deber tener el cuidado de integrar un grupo
multidisciplinario que, desde luego, incluya auditores profesionales y otros
profesionales en disciplinas afines como administradores, ingenieros o analistas de
sistemas y de ser posible se incorporar desde el inicio un especialista de acuerdo a
la naturaleza de las operaciones de la entidad que se va a auditar. La cantidad de
profesionales que integrarn el equipo estar dada por el alcance que tendr la
auditora y la oportunidad en que se desean obtener los resultados; pero en general
la experiencia indica que un equipo de auditora operacional debe estar integrado
por lo menos por cinco profesionales calificados.
3.2.5 Planeacin y Programacin de la Auditora
La planeacin y programacin del trabajo de una auditora operacional se efecta en
forma progresiva, en la medida en que se va ejecutando cada una de las cinco fases
del proceso. Es decir, que inicialmente se programar el trabajo de la Fase I y con
base en sus resultados se programar la Fase II, y as sucesivamente.
La presupuestacin del tiempo a insumir en la ejecucin de una auditora
operacional es de por s difcil; pero lo es an mas cuando se trata de una primera
auditora para una entidad o simplemente no se tienen experiencias o antecedentes
sobre la cantidad de Horas / hombre que se hayan insumido en trabajos anteriores.
No obstante, es necesario elaborar un Cronograma que muestre el tiempo estimado
global para la ejecucin de cada una de las cinco fases del proceso de auditora
operacional, como resultado de la planeacin general del trabajo que dio origen a
los Trminos de Referencia. Con la elaboracin de este cronograma termina la
preparacin de la auditora y con base en l, se proceder a la ejecucin de cada
una de las cinco Fases mencionadas anteriormente, que se esquematizan en el
Cuadro N 2 y se explican a continuacin.