1.6 Anlisis de incidencias, deficiencias y desviaciones.

La gestin de la actividad de la empresa depende de un correcto anlisis y evaluacin de los objetivos

marcados. Es necesario medir el grado de consecucin de los mismos as como la adecuada valoracin
de las desviaciones detectadas y de las medidas correctoras a implementar.
Este anlisis se centra en tres elementos fundamentales: Las incidencias, las deficiencias y las
desviaciones.
Los trminos incidencia y deficiencia pueden parecer similares pero nacen de situaciones diferentes
dentro de la actividad cotidiana de la empresa.

Incidencia: cualquier suceso de carcter aislado, generalmente achacable a elementos no

controlables y que por su gravedad no perturba de forma severa la actividad normal de la
empresa. No se deben a errores de procesos, ni incumplimiento de procedimientos. Un pedido no
recibido a tiempo debido a un fallo en el trasporte de los proveedores,
Deficiencias: Carencias propias de los procesos que impiden conseguir los objetivos marcados.
Mientras que la incidencia es un hecho aislado y generalmente poco grave, la deficiencia es un
hecho persistente que por su naturaleza requiere de alguna medida correctora que la subsane. Si
la produccin esperada en un periodo de tiempo no se alcanza debido a la obsolescencia de una
maquina o falta de preparacin de un operario estaremos ante una deficiencia en el proceso de
produccin.

Un tercer concepto hemos de tener en cuenta. Las desviaciones.

-

Desviacin: Distancia en trminos fsicos (unidades) o econmicos (valor monetario) entre los
objetivos marcados y los realmente conseguidos. Las desviaciones pueden ser tanto positivas
como negativas, existiendo por encima o por debajo de los niveles marcados previamente. En
ambos casos exigen de medidas correctoras que permitan corregirlas.
o Las desviaciones negativas suponen no alcanzar los objetivo y por tanto la existencia de
una subactividad que afecta a la eficacia de la empresa.
o Las deviaciones positivas exceden los objetivos fijados (supraactividad), y aunque
suponen una consecucin de resultados por encima de los esperados tambin requieren
de anlisis y medidas correctoras, ya que afectan a la elaboracin de futuros
presupuestos o definicin de objetivos.

Para realizar el anlisis la empresa se sirve de la observacin directa y de los registros que su sistema de
produccin tenga diseado. A ttulo de ejemplo: una incidencia tiene que ser documentada cuando ocurre.
Si la empresa dispone de un manual de calidad, en este quedara definido el tipo de registro a
cumplimentar y su formato, indicando el tipo de incidencia y las causas.
Las deficiencias son detectadas en el proceso de produccin de la empresa. Lao observacin de los
diferentes indicadores informan de la consecucin de los estndares y niveles de produccin ptimos. Si
estos no se consiguen y de forma continua estn por debajo de las especificaciones marcadas se puede
concluir que algn factor de la produccin, ya sea material o humano presenta una deficiencia en la
ejecucin del trabajo. Tambin se procede al registro de estas deficiencias y en su caso la elaboracin de
un informe detallado que analice las causas de la misma
Las desviaciones, tanto positivas como negativas se analizan partiendo de los informes de produccin al
comprar los resultados obtenidos en un periodo de tiempo con los presupuestados para ese mismo
intervalo.

Informe atp 2013.

Reg. 4

Fecha:
Departamento:
Deficiencia detectada:

Responsable:

Fig. 1 Registro de incidencias

Fig. 2 Informe deficiencia

En la Fig. 1 tenemos un modelo de registro de incidencias y en la Fig. 2 Un informe de deficiencias. La

Fig. 3 nos muestra un informe de desviaciones entre objetivos alcanzados y presupuestados
correspondientes a un periodo trimestral.

2 Trimestre. 2013
Ref. 3252
Ref. 4051
Ref.. 2514
Ref. 6235
Ref. 1248
Ref. 1111

Tochos
Lingotes
Perfiles
Jambas
Cable
Extrusin

Uds.
Presup
200
600
150
250
251
362

Unid.
Reales
152
740
152
250
251
369

Desviacin
-48
140
2
0
0
7

Fact.
Presup
1255
2000
2500
2500
3625
1254

Fact.
Reales
1000
2000
2505
2502
3625
1253

Desviacin
-255
0
5
2
0
-1

Fig. 3 Cuadro de desviaciones

Con la informacin obtenida a travs de los registros e informes la direccin dispone de una fuente de
informacin suficiente para proponer y ejecutar las medidas correctoras adecuadas que subsanen o
minimicen el impacto de las incidencias y deficiencias. El anlisis de las desviaciones permite ajustar el
nivel de produccin a los objetivos marcados por la empresa, pudiendo identificar en qu reas de la
misma hay que realizar modificaciones o mejoras.

Glosario
Subactividad: Coste en el que se incurre por la infrautilizacin de los recursos de la empresa
Supractividad: Sobreutilizacin de los recursos materiales y econmicos de la empresa
Proceso: Actividades relacionadas entre s que trasforman una entrada (input) en una salida (output).
Procedimiento: Acciones necesarias, generalmente documentadas, para que siempre se obtenga un mismo
resultado