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Manual de Funciones
Para cooperativas
Organigrama General:
Es la representacin grfica de los distintos rganos directivos y los niveles
dependientes de la Gerencia.
a)
b)
c)
d)
e)
Asamblea General
Consejo de Administracin
Consejo de Vigilancia
Comit de Crdito
Otros Comits o Comisiones establecidos
En el estatuto de cada entidad
Consejo de Vigilancia
Consejo de Administracin
Comit de Crdito
Comit de Educacin
Auditor Interno
Gerente General
Enc. De Compras
Contador General
Secretaria
Enc. De
Venta
Asamblea General:
La Asamblea General es la autoridad suprema de la Cooperativa y sus acuerdos
y resoluciones obligan a todos los asociados presentes y ausentes, siempre que se
hubiere tomado de conformidad con estos estatutos y la ley 127, sobre las
Asociaciones Cooperativas y sus reglamentos.
A)
B)
C)
D)
Disolucin de la cooperativa
Funcin de la cooperativa con otra de igual finalidad.
E)
F)
G)
H)
I)
J)
K)
L)
O)
P)
Q)
R)
Consejo de Administracin:
FUNCIONES:
a) Elegir el Comit de Educacin, el Comit de Prstamos Morosos y otros
Comits;
b) Decidir sobre el traspaso y devolucin de los certificados de aportaciones y
sobre la admisin o renuncia de los socios;
c) Determinar el monto y naturaleza de las fianzas que deben presentar los
funcionarios y empleados que custodian y manejan fondos;
d) Fijar las normas prestaras, cuantas, plazos mximos, inters y naturaleza
de garantas;
e) Delegar poderes especiales en los gerentes.
f) Gestionar o adquirir los elementos necesarios para los servicios de la
cooperativa.
g) Determinar las tareas y escalas de sueldos a los empleados de la
cooperativa.
h) Recomendar a la Asamblea General la distribucin de excedentes y el pago
de inters sobre los certificados de aportacin;
i) Presentar a la Asamblea General los informes y balances generales de la
cooperativa;
j) Designar el banco o bancos en los que se depositar el dinero y valores de
la cooperativa;
k) Decidir sobre materia de acciones y judiciales;
l) Preparar su plan de trabajo y presupuesto anual. Ver que se lleva sin
sistema de contabilidad adecuado y que se mantenga al da;
m) Contratar los servicios tcnicos y econmicos con agencias nacionales e
internacionales para lograr los fines y propsitos de la cooperativa;
n) Reglamentar las inversiones de fondos;
Presidente:
FUNCIONES:
a) Vigilar el fiel cumplimiento de los estatutos y los reglamentos existentes,
y hacer que se cumplan las decisiones tomadas por la asamblea general,
sean ordinarias o extraordinarias;
b) Convocar la asamblea general y las reuniones del consejo de
administracin a travs del secretario;
c) Presidir todos los actos oficiales de la cooperativa y ostentar la
representacin de la sociedad;
d) Abrir con el tesorero, una cuenta bancaria de firma conjunta, firmar, girar,
endosar y cancelar cheques, letras de cambios, pagares y otros
documentos relacionados con las actividades econmicas o financieras de
la cooperativa;
e) Autorizar conjuntamente con el tesorero las inversiones de fondos
aprobados por el consejo de administracin y poner el visto bueno a los
balances una vez autorizados;
f) Coordinar las actividades de la cooperativa para que esa funciones como
unidad;
g) Realizar otras funciones compatibles con su cargo y que no son de la
jurisdiccin de la asamblea general;
h) Iniciar actividades que redunden en un mejor servicio para los socios.
Vicepresidente:
FUNCIONES:
a) El vicepresidente tendr las funciones y deberes asignadas al Presidente, y
asumir sus funciones en ausencia, fallecimiento o renuncia de ste;
b) Dirigir el comit de educacin.
Secretario/a:
FUNCIONES:
a) Llevar al da las actas de todas las sesiones del Consejo de Administracin y
de la Asamblea General y el libro de registro de los socios;
b) Firmar junto con el presidente las correspondencias y todo documento
que por su naturaleza requieran la intervencin de este funcionario;
c) Custodiar el sello de la cooperativa y los libros correspondientes;
d) Desempear otras labores que le sean asignadas por el Consejo de
Administracin dentro de las limitaciones de estos estatutos.
Tesorero/a:
FUNCIONES:
El tesorero es el administrador general de la cooperativa en ausencia de un
gerente, tiene las siguientes funciones:
a) Custodiar la documentacin y valores de la cooperativa.
b) Informar quincenalmente al Consejo de Administracin sobre el estado
econmico de la cooperativa;
Comit de Crdito:
La labor de este comit es de suma importancia para la institucin, ya que de
el depende la utilizacin del activo generador de ingresos y su recuperacin; cuyo
objetivo es arbitrar todas las solicitudes de crdito de los socios, excepto aquellas de
los consejos del mismo Comit (que son conocidas y aprobadas en reunin
conjunta con los consejos de administracin y vigilancia), de suerte tal, que los
prestamos supongan altas posibilidades de recuperacin y bajos niveles de riesgos.
PRINCIPALES FUNCIONES:
a) Conocer y aprobar la poltica de crdito de la cooperativa.
b) Establecer los niveles a prestar con o sin garanta.
c) Determinar los niveles de prstamos especiales o gerenciales.
d) Conocer y aprobar las tasas de inters propuesta por la gerencia.
e) Fijar en cada caso, los periodos de gracias y plazos de amortizacin.
f) Definir los diferentes riesgos de la cartera de crdito y autorizar la
provisin de reservas por valores de deudas a recuperacin.
g) Rendir el informe sobre el ejercicio que corresponda anta la asamblea
general de socios.
h) Conocer, aprobar o sugerir nuevas modalidades de crdito (lneas,
emisiones de tarjetas, convenios recprocos, etc.).
Estas funciones no estn contenidas o redactadas tal cual en sus estatutos, ms
bien, se trata de derivaciones de los artculos comprendidos del 60 al 68.
Comit de Educacin:
La comisin ejercer sus funciones de acuerdo a la poltica educativa
definida por el Consejo de administracin y tendr especficamente las
siguientes atribuciones:
a) Elaborar y presentar al Consejo de Administracin un plan de trabajo para
el periodo. El mismo deber estar acompaado del correspondiente
presupuesto de gastos.
b) Ejecutar el plan de trabajo aprobado por el Consejo de Administracin.
c) Organizar y desarrollar programas de educacin cooperativa por iniciativa
propia y la coordinacin con otras entidades e instituciones afines.
d) Promover y realizar tantas actividades educativas como sea posible, de
inters para los socios como para la comunidad en que la cooperativa
desarrolla sus actividades.
e) Disponer de los fondos que le hayan sido asignados, previa aprobacin del
Consejo de Administracin.
f) Presentar un informe anual al Consejo de Administracin, dando cuentas
de las labores realizadas y de la forma en que utilizaron los fondos
asignados.
Auditor Interno:
Es el encargado de fiscalizar todas las operaciones realizadas por la
cooperativa. Depende directamente del Consejo de Administracin.
FUNCIONES:
a) Revisar el sistema de contabilidad y los controles internos que sean
elaborados por el contador.
b) Recomendar las modificaciones necesarias a los sistemas de contabilidad y
a los controles internos.
c) Revisar todas las operaciones que comprometan directamente a la
cooperativa, as como todas sus erogaciones de fondos que por cualquier
forma y concepto se realicen.
d) Realizar auditorias detalladas de ingresos y egresos.
e) Participar en el levantamiento de inventario
f) Verificar los Estados Financieros, en cuanto a contenido, presentacin,
revisin y anlisis de cuentas.
g) Certificar los estados financieros que mensualmente sean emitidos por los
departamentos correspondientes.
h) Velar por que se mantenga al da y archivados en condiciones de
seguridad, todos los registros, plizas de seguros, documentos y memorias
de la cooperativa.
i) Velar porque se d fiel cumplimiento a la ley orgnica de la cooperativa y
a su reglamentacin interna, as como a las disposiciones legales relativas a
la publicacin de los estados financieros, compra y venta de activos,
arrendamiento de muebles u inmuebles y cualquier otra operacin.
Gerencia General:
El gerente general es el titular responsable ante el Consejo de Administracin
de la buena marcha de los negocios de la cooperativa.
Contador General:
Secretaria/a:
El puesto de una secretaria requiere de un conocimiento adecuado de los
mtodos y procedimientos de oficina y de relaciones humanas. Su trabajo implica
ejecutar funciones regulares y ocasionales de la cooperativa, responder a las
necesidades de los departamentos de naturaleza financiera.
FUNCIONES:
a) Coordinar las labores de secretariado general de la gerencia y dems
departamentos si lo hubiere.
b) Archivar y custodiar la documentacin original de socios, clientes y de la
cooperativa.
c) Archivar las correspondencias expedidas y emitidas, as como los
expedientes de crditos.
d) Actuar como recepcionista de socios, clientes y llamadas telefnicas.
e) Tramitar invitaciones para reuniones de los consejos.
f) Recibir y realizar llamadas, tomar mensajes, recibir o despachar
correspondencias, recortar peridicos y publicaciones de inters de la
cooperativa y de los negocios financieros en general.
g) Asignar al personal de conserje las labores de limpiezas, servicios de
mensajera y transporte.