Guia de Excel Avanzado

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Excel Avanzado.
Tabla de Contenido

o Graficacin y Correlacin de datos cientficos

o Tablas y Grficos Dinmicos.
o Anlisis de informacin.

Ordenacin y Resumen de Datos (Subtotales).

Ordenacin y Resumen de Datos (Sumar Si).

Alternativas (Escenarios).

Anlisis de Sensibilidad de una y dos variables (Tablas).

Bsqueda de Objetivo con una variable (Solver).

Problemas de Optimacin (Programacin lineal).

o Anlisis de datos
o Macros.
o Formularios.

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Graficacin y correlacin de datos cientficos
Si bien es cierto que una de las herramientas ms poderosas del Excel es la
creacin de grficos, sin embargo, estos suelen complicarse cuando los datos
no siguen un patrn lineal, por ejemplo la siguiente tabla produce el grafico
que le acompaa:
30
25
20
15
Tiempo
10

Velocidad
Aceleracin

5
0
1

-5
-10

Pero esta plagado de imperfecciones e inexactitudes, las cuales van a ser

corregidas a continuacin.
Como norma para datos
cientficos,

asumiendo

que

son

estos

todos

aquellos cuyos ejes de

referencia

no

son

lineales

pueden

disponer

de

escalas

individuales

independientes,
seleccione el grfico de
Dispersin XY que se muestra en el grafico.

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Ahora compare el grfico de
30

barras precedente con el grfico

25

de

20

correlacin

que

sigue

continuacin, observe los ejes

15
Velocidad

10

de referencia en ambos casos:

Aceleracin

Es

0
0

10

12

14

16

18

20

posible

en

este

punto

ubicarse sobre cualquiera de las

-5
-10

lneas,

presionar

el

botn

secundario y seleccionar la opcin formato de la serie de datos, en esta

selecciona la opcin Eje y Activar eje secundario.
Observe el resultado, ahora

30

cada eje de referencia tiene su

25

propio

de

20

referencia, cada uno con su

15

eje

auxiliar

8
6
4
2
0

escala adecuada a los valores

10

que representa, inclusive con

signos propios para distinguir

Velocidad
Aceleracin

-2
-4
-6
0

10

15

20

cada representacin.

Tablas y Grficos Dinmicos

Esta opcin aparece dada la necesidad de crear hojas de clculo, donde se
pueda ordenar, filtrar y reordenar de forma dinmica la data con la finalidad de
poder destacar algn dato o arreglo de estos en especfico.

Tipee una tabla

anloga a la siguiente en una hoja de clculo, debe tener al menos unas 40

lneas de datos.

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Mes
Enero

Diciembre

Semana
1

52

Da/Semana
Lunes

Viernes

Da
1

31

Hora
Ventas
9:00
147

17:50
200

Ahora sombree la regin que abarca los datos (A1:FXXX), y selecciones del
cuadro de dialogo la opcin lista o base de datos de Excel y luego Seleccione
Tabla dinmica y presione Finalizar, observe la resultante:

El rea en cuestin se caracteriza por tener cuatro (4) regiones:

Campos de pgina.

Campos de Columna.

Campos de fila.

Datos.

Ahora es simplemente cuestin de arrastrar los campos necesarios a los

encabezados y rea de datos, coloque en campos de fila (Semana y da), en los
campos de columna coloque (Hora), en el campo de datos coloque (Ventas) y
en campo de pgina coloque (Da/Semana y Mes) y observe la tabla resultante:

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Marque los botones desplegables y haga diversas selecciones y observe los

resultados. La presente tabla resume las operaciones de venta realizadas por la
tienda en el lapso de un ao, mes a mes y da a da, incluso hora por hora, los
botones desplegables sirven para que el usuario pueda configurar la tabla
segn sus necesidades.
La edicin es igual de sencilla, observa la barra de herramientas de tablas y
grficos dinmicos:
Botn Opciones de Tabla
Dar formato al informe.
Asistente para grficos.
Ocultar Detalles.
Mostrar Detalles.
Actualizar Campos.
Incluir los elementos ocultos en los totales.
Mostar siempre los elementos.
Configurar Campo.
Ocultar lista de campos.

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Ahora intente a partir de los mismos datos crear un grfico dinmico, al

presionar el botn Finalizar obtendr:
Observe la analoga estructural
con

la

tabla

dinmica,

simplemente arrastre los campos

que necesite a las regiones:

Campos de pgina.

Campos de Serie.

Campos de Categora.

Datos.

Coloque

en

campos

de

serie

(Semana y da), en los campos de categora coloque (Hora), en el campo de

datos coloque (Ventas) y en campo de pgina coloque (Da/Semana y Mes) y
observe la grfica resultante:
Da/Semana (Todas) Mes (Todas)

7000

Suma de Ventas

6000
Da
Semana
14 - 2
13 - 2
12 - 2
11 - 2
10 - 2
9-2
8-2
7-1
6-1
5-1
4-1
3-1
2-1
1-1

5000

4000

3000

2000

1000

0
9

10

11

12

13

14

15
Hora

16

17

18

19

20

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Marque los botones desplegables y haga diversas selecciones y observe los
resultados.

Anlisis de Datos
Excel es una herramienta para anlisis de informacin, existe un sin numero de
posibles aplicaciones, a saber anlisis estadsticos de datos, anlisis financiero,
Aplicaciones para ingeniera, consulta de bases de datos, entre otras. Ac

se

resumen las capacidades ms importantes que sirven de base a estas opciones.

Ordenacin y Resumen de Datos (Subtotales)

Esta es una de las herramientas ms poderosas, ya que permite sin utilizar
filtros categorizar electos y decidir como se van totalizar, por ejemplo la
siguiente tabla:

Datos > Subtotales

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Para cambio de Relleno: Categora.

Usar funcin: Suma.
Agregar Subtotal a: Precio y Unidades vendidas
Observe el resultado.

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Ordenacin y Resumen de Datos (Sumar Si)
Esta es una de las herramientas aun ms poderosas que la anterior, ya que
permite discriminar dentro de los rangos, al punto que sobre la misma tabla es
posible totalizar si es una herramienta y precio > 12,95 por ejemplo la
siguiente tabla:

Herramientas > Asistente > Suma Condicional

Seleccione el rango incluyendo los rtulos

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Agregue las condiciones, para el total.

Columna

Es

Este valor

Categora

Herramientas

Precio

>=

12,95

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Observe las opciones y seleccione copiar la formula y los valores condicionales,

en la celda A20.

Seleccione la celda destino, A20.

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Seleccione la celda para la primera condicin, A21

Copie

la

formula

en

A22

observa

la

formula

resultante

=SUMA(SI($B$2:$B$18=A20;SI($D$2:$D$18>A21;$F$2:$F$18;0);0))

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La tabla muestra el resultado de los totales de las herramientas, con precio

superior a 12,95, el aspecto mas importante es que la forma original de la tabla
no se pierde.

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Anlisis de Alternativas (Escenarios)

Dado que la compra de un vehiculo en la actualidad es un inversin en el orden
de Bs. 70.000.000, es necesario decidir si para el uso de la empresa es mejor
venderle o alquilarle el vehiculo en cuestin, la oferta de venta implica 5 aos
de financiamiento y se puede rescatar sobre el costo del activo al final de su
vida til Bs. 3.000.000.
Por otro lado el contrato de alquiler es tambin de 5 aos y se contempla el
pago de Bs. 16.000.000 por ao, al final del periodo, en ambos casos la tasa es
de 5,8%, cabe destacar que el problema se resuelve con el uso de la funcin
financiera VA en la celda E3. =VA(B8/B4;B6*B4;B3;B7;B5)

Para tomar la decisin se crea la siguiente matriz:

Alquiler Semestral: importe Bs. 8.500.000; periodicidad 2

Alquiler Trimestral: importe Bs. 4.200.000; periodicidad 4

Alquiler Mensual: importe Bs. 1.500.000; periodicidad 12

La herramienta escenarios permite evaluar estas tres (3) opciones y sobre esa
comparacin decidir cual es la mas rentable.

Se invoca la herramienta,

se asigna los nombres Semestral, Trimestral y mensual, las celdas cambiantes

son el rango (B3:B4), ver grfico.

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Se presiona el botn resumen se acepta celda para el resumen (E3) y se

obtiene:

A partir de esto se observa que es ms rentable cobrar el alquiler mensual, en

su defecto el semestral, en vez de la opcin trimestral o la anual.

Anlisis de Sensibilidad de una y dos variables (Tablas)

Ahora vamos a los anlisis de sensibilidad, se basa en la herramienta para
generacin de tablas, las cuales pueden trabajarse a partir de la variacin de
una o dos variables, la base para el anlisis es el problema precedente, solo
que ahora, se parte de pagos mensuales de Bs. 1.350.000 y se evalan los
intereses a partir de 5%.

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NOTA: Las tablas que a continuacin se incluyen muestran los resultados de
los ejercicios de una y dos variables.

Complete la tabla como se muestra a continuacin:

Anlisis de una variable:

Consiste en verificar que pasa si se varia una de las variables, por ejemplo que
pasa si el inters varia y como afecta el valor actual.

Para esto en la celda

A12 coloque la ecuacin (=E3), los intereses incielos en B12 con 5% y

compltelos con relleno de series (Edicin > Rellenar > Series).

Series en: Filas

Tipo: Lineal

Incremento: 0,25%

Lmite: 7,25%

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Sombree el rango (A11:K12) y complete la tabla (Datos > Tablas) con el dato
celda de entrada (filas) $B$8 y presione ACEPTAR, observe los resultados.

Anlisis de dos variables:

Consiste en verificar que pasa si se varan dos de las variables, por ejemplo
que pasa si el inters varia y la mensualidad y como afecta el valor actual.
Para esto en la celda A15
coloque la ecuacin (=E3), los intereses incielos en B15 con 5% y compltelos,
los intereses compltelos con relleno de series (Edicin > Rellenar > Series).

Series en: Filas

Tipo: Lineal

Incremento: 0,25%

Lmite: 7,25%

Ahora actualice los montos de la mensualidad, inicie los valores en A16 con Bs.
1.300.000 y compltelos los interese compltelos con relleno de series (Edicin
> Rellenar > Series).

Series en: Columnas

Tipo: Lineal

Incremento: Bs. 50.000

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Lmite: Bs. 1.800.000

Sombree el rango (A11:K26) y complete la tabla (Datos > Tablas) con el dato
celda de entrada (filas) $B$8 y celdas de entrada (columnas) $B$3, presione
ACEPTAR, observe los resultados.

Para los efectos de cambio de color use

el formato condicional y utilice como referencia el valor de E3.

Bsqueda de Objetivo con una Variable (Solver).

Esta herramienta sirve para resolver ecuaciones de una variable, a travs de la
variacin de uno de sus elementos para obtener un resultado especifico
predeterminado, en otras palabras sirve para ajustar segn un resultado que
desea obtenerse.
En el siguiente problema el dueo de la ferretera debe facturar Bs.
400.000.000 y desea saber cual con el incremento en la venta de cual de
mercanca debe puede obtener el resultado, se tomara como caso de estudio la
venta de rollos de alambre.
Herramientas > Bsqueda de Objetivos

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Definir la Celda: F19
Con el valor: Bs. 400.000.000
Para cambiar en las celdas: E17
El primer resultado indica que con 84,54 rollos se alcanza el objetivo, pero las
estadsticas le indican que no vende ms de 82 rollos, as que se busca otro
objetivo.
Ahora sobre la base de 81 rollos, se toma la venta de la cinta aislante elctrica,
con los siguientes parmetros:
Definir la Celda: F19
Con el valor: Bs. 400.000.000
Para cambiar en las celdas: E14
El resultado de 1253,06, se ajusta en 1153, pero an existe una diferencia de
300 Bs.
El problema puede seguirse hasta ajustar el resultado buscado.

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Problemas de Optimacin (Programacin lineal).
Una de las limitaciones del mtodo anterior se refiere a la cantidad de intentos
que se requieren para ajustar un resultado, existe un mecanismo mas expedito
para este tipo de clculos, es conocido como el mtodo de programacin lineal
y especficamente refiere como maximizar o minimizar (optimar funciones).
El problema planteado se refiere a la mejor combinacin de avisos en
peridicos, con un presupuesto de hasta Bs. 90.000 y que sean ledos por al
menos 100.000 personas.
El anlisis preliminar del problema indica:

Maximizar la cantidad de personas que vean los anuncios.

Colocar un mnimo de 3 en los primeros 3 peridicos y 4 en el ltimo.

No colocar ms de 4 avisos en ningn peridico.

No exceder los Bs. 90.000 de presupuesto

La optimacin de un problema, se basa en cumplir una serie de restricciones

que a continuacin se detallan:

Presupuesto <= Bs. 90.000

Audiencia >= 100.000

Anuncios casos N 1 a 3 >= 3

Anuncios casos N 4 >= 4

Anuncios N 1-4 <= 8

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Anuncios N 1-4 deben ser enteros

Se establece como objetivo la celda ($F$6) con el valor (el resultado de la

audiencia) a maximizar (Mximo).

Las celdas cambiantes son el rango de datos en el cual se ubican las cantidades
de avisos ($D$2:$D$5) y las restricciones se agregan una a una en el recuadro
siguiente:
Restricciones:
Sintaxis

Descripcin

$E$6 <= $F$8

Presupuesto

$F$6 >= $F$9

Audiencia

$D$2:$D$4 >= $F$10

Mnimos Anuncios Peridico N 1

3

$D$5 >= $F$11

Mnimos Anuncios Peridico N 4

$D$2:$D$5 <= $F$12

Mximos Anuncios Peridicos N 1

-4

$D$2:$D$5 = int (Entero)

Criterio de validacin

Observe el cuadro correspondiente:

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Al presionar el botn resolver:

Se marcan las opciones, Respuestas, Sensibilidad y Lmites, obtenindose como

resultados:

Excel presenta un informe de resultados:

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Estadstica Descriptiva.
Al momento Excel ha ofrecido sus herramientas de anlisis, sin embargo, el
proceso de toma de decisiones obedece al anlisis de las caractersticas del
grupo de datos, para esto se ofrece un paquete de anlisis de datos.
Para esto en la barra de men, tome la opcin Herramientas > Anlisis de
Datos y observe las opciones disponibles:

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A los efectos de este anlisis se utilizara la opcin de estadstica descriptiva,

opcin que permite obtener el perfil de los datos, para esto se analizara el
mismo paquete de datos utilizado en la bsqueda de objetivos.
La razn principal es que en la bsqueda de objetivos, solo puede variarse una
celda por vez y el diseo para obtener respuestas especificas puede obtenerse
de un problema de programacin lineal, pero, la toma de decisiones en la
mayora de los caso depende de conocer el patrn de comportamiento de los
datos.

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El anlisis es una funcin de las

opciones de entrada:
La primera regla sociada es que
solo

pueden

analizarse

datos

numericos, en este caso el rango

$D$1:$F$18.
Los

datos

se

muestran

en

columnas y tiene rotulas en la

primera fila.
Las opciones de salida, define
que datos y como se mostraran.
Para los efectos de este ejercicio
se toman todas las opciones y con los resultados en una hoja nueva.

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Este punto es apenas el inicio en Excel, su uso pueden ser tan complejo como
se desee, el resto de las aplicaciones que aun quedan por explicar son
especficas para un rea o rama profesional especifica por ejemplo:
Aplicaciones Econmicas
Aplicaciones Financieras
Aplicaciones de Ingeniera.
Aplicaciones Estadsticas.

Macros en Excel
Las Macros son programas que sirven para abreviar acciones repetitivas, que
salen del contexto normal de operacin de un software, por ejemplo el formato
de una tabla, es un accesorio que solo sirve de adorno a la tabla, ya que su
valor de esta en la informacin, sin embargo, la forma en que se presenta
puede hacer que esos datos tengan o no el impacto deseado.
Otra ventaja es que la interfase grfica de la aplicaciones compatibles con
office, le ahorran al usuario la necesidad de conocer formalmente lenguajes de
programacin visuales de 4to nivel, esto es una ventaja y una limitacin,

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Es importante destacar que una macro solo funcionara en la versin para la
cual fue diseada, estas no son heredables, por lo cual debe mantener registro
de los pasos o acciones que sigui para la creacin de cada macro, esto le ser
de ayuda para cambiar una macro de una versin a otra, ya que mtodo mas
directo y sencillo es volver a hacer, el otro involucra entrar al cdigo fuente y
editar los pasos hasta hacer que funciones (de all la importancia del registro).
Ahora un ejemplo para las macros de Excel, la funcin va a ser la
automatizacin de un filtro avanzado,
la funcin para calcular los promedios
es

de

la

forma

(celda

E2)

=B2*20%+C2*20%+D2*60% y en la
celda E7 =promedio(E2:E6), como se
muestra

continuacin.

Renombre la hoja de trabajo con

el

nombre

MFA

(Macro

Filtro

Avanzado).
Copie los datos de los alumnos
con los cuales va a trabajar,
ahora vamos a crear el primer
macro (Herramientas > Macro >
Grabar nueva macro)
Nombre del Macro: Formato_1
Sombree
(A1:E7)

el
y

rango

de

datos

aplique

autoformato multicolor2
Sombree el rango de datos (A9:B15) y aplique el autoformato multicolor2

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el

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Sombree el rango de datos (D1:D15) y aplique el autoformato multicolor2
Ajuste los anchos de columnas y en el zoom seleccione la opcin seleccin
Cierre el macro
Seleccione la regin (A1:E15) y aplique el autoformato ninguno
Repita el macro y observe los resultados.

Ahora el filtro avanzado, este va a servir para traer datos especficos de los
alumnos en cuestin, el filtro en cuestin va a traer los nombre de los alumnos
que cumplan un cierto criterio, en este caso >12 (Celda B10).
Nombre del Macro: Filtro_1
Haga clic en la celda A2
Ejecute Datos > Filtro > Filtro Avanzado
Rango de datos MFA!$A$9:B$10
Copiar en MFA$D$9
Cierre el macro y observe los resultados.
Borre los resultados obtenidos.
Ejecute el macro de nuevo

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Observe de nuevo los resultados, borre las celda de resultado y pruebe con
varios opciones por ejemplo <14, <10, >17, etc.

FORMULARIOS
Esta herramienta se basa en agregar opciones formularios para simplificar que
estos sean llenado entre otras opciones se dispone de:
1. Casillas de Verificacin, se caracterizan por ser opciones que se marcar
con un signo de verificacin, puede haber mas de una seleccin, es decir
se utiliza para opciones de seleccin mltiple.

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2. Botones de Seleccin, se caracterizan por ser opciones que se marcar con
un circulo, no puede haber mas de una seleccin, es decir cuando se
marca una opcin las dems se inhabilitan.
3. Cuadros de lista, presenta como su nombre lo indica una lista para
seleccionar una opcin, es posible habilitar seleccin mltiple.
4. Cuadros combinado, ofrece un botn desplegable que contiene una lista
para seleccionar la opcin disponible.
5. Barras de desplazamiento, las hay horizontales o verticales, sirven como
control deslizante, para colocar valores en una celda vinculada, sus
valores oscilan entre 0 a 30.000 con incrementos fraccionarios.
6. Control numrico, similar al anterior, pero en vez de presentar una barra
deslizante presenta solo las fechas arriba abajo, tiene los mismos rangos.
7. Cuadros de texto, es un espacio para que el usuario escriba un
comentario.
Ejemplos:
Casilla de Verificacin
Botn de Seleccin
Cuadro de Lista
Cuadro Combinado

Barra deslizante y Control Numrico

Cuadro de Texto
Ejercicio 1.

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Inserte dos (2) botones de seleccin, sobre cada uno presione el botn
secundario del ratn y vincule con la celda $G$1, en G2 incluya la ecuacin
=SI(G1=1;Indocumentado;Valido). Cambie el botn y observe los
resultados.
Ejercicio 2.
FALSO
FALSO
FALSO
FALSO
FALSO
Revisar
Vehiculo

Inserte cinco (5) casillas de verificacin, vincule cada una con las celdas $G$8,
$G$9, $G$10, $G$11 y $G$12, en la celda G13 escriba la ecuacin
=SI(Y(G8=Verdadero;G9=Verdadero;G10=Verdadero;G11=Verdadero;G12=Ve
rdadero);Viajar;Revisar Vehiculo), comience a activar uno a uno los
botones y observe los resultados.
Recuerde la funcin O e Y, que son de utilidad con los formularios.

Ejercicio 3

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Ingrese esta lista en el rango (G20:G23), dibuje en B20 un cuadro combinado,

ahora vincule origen es el rango de la lista, destino E20, despliegue y observe.

Las dems formas ofrecen similitudes a las ya observadas, solo resta algo de
imaginacin para aplicar estas funciones y automatizar formularios, para
avanzar a este nivel se requieren conocimientos de Visual Basic.

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