Manual de uso SICEP Gestin 12201

Ejecucin 2011

Diciembre de 2011

TABLA DE CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA ........................................................

................................
2
1.1 Objetivos ................................................................
...................................................................................... 2
1.2 Caractersticas
cas Generales ................................................................
.................................... 2
1.3 Ventajas del Sistema ................................................................
........................................ 2
1.4 Cmo obtener soporte tcnico? ............................................................
............................ 3
1.5 Convenciones utilizadas y teclas especiales .................................................
................................
3
2. INSTALACION DEL APLICATIVO ...............................................................
............................... 5
3. DESCRIPCIN DETALLADA DEL SISTEMA ....................................................
................................
7
3.1 Cmo ingresar al Sistema? ................................................................
.................................. 7
3.2 Men Principal ................................................................
............................................................................... 8
3.2.1. Men identificacin ................................................................
........................................ 8
3.2.1.1 Opcin inicializar municipio ..............................................................
.............................. 9
3.2.1.2 Opcin definir periodo ................................................................
.................................... 9
3.2.1.3 Opcin datos bsicos del municipio ...................................................
................................
10
3.2.2 Men municipio ................................................................
.......................................................................... 12
4. CONTEXTO GENERAL FORMATOS F, K, L ....................................................
................................
12
5. FORMATOS F ................................................................
................................................................................. 14
6. FORMATOS K ................................................................
................................................................................. 17
7. FORMATOS L ................................................................
................................................................................. 40

1. ASPECTOS GENERALES DEL

D SISTEMA
1.1 OBJETIVOS
-

Realizar la captura de la informacin sobre gestin municipal.

Proporcionar a los municipios una herramienta que les permita el manejo adecuado
de la informacin relacionada con la gestin.
gestin
Facilitar el reporte de informacin para el seguimiento y evaluacin de la gestin
municipal.
Facilitar a los municipios la presentacin de informes confiables y actualizados sobre
la ejecucin de las metas del plan de desarrollo y los indicadores de eficiencia y
capacidad administrativa
administrativa.
Optimizar las acciones de seguimiento y evaluacin que deben realizar las
Secretaras de Planeacin Departamental, el Departamento Nacional de Planeacin
y dems entidades competentes.
competentes

1.2 CARACTERSTICAS
S GENERALES
El aplicativo
licativo de digitacin del Sistema de Informacin de ejecuciones presupuestales SICEP
est desarrollado bajo la herramienta Visual FoxPro versin 8.0
Para la instalacin y buen funcionamiento de la aplicacin, se requiere un equipo estndar con
capacidad de 128 megabytes de memoria principal o superior, sistema operativo Windows 98 o
superior, espacio en disco duro de 50 Mb y procesador Pentium.
La pantalla debe estar configurada en 800 por 600 pxeles.

1.3 VENTAJAS DEL SISTEMA

Este sistema est desarrollado en una herramienta visual de ltima tecnologa que presenta la
informacin al usuario a travs de pantallas tipo Windows y bajo estndares de fcil manejo.
Permite incorporar los datos de una manera sencilla y gil y, realiza totalizacin automtica,
eliminando los errores en el proceso de sumas.
Al ser digitada la informacin directamente por los municipios, se garantiza la conservacin de la
integridad de los datos.

1.4 CMO OBTENER SOPORTE TCNICO?

Aunque el sistema controla la mayor parte de los errores y presenta ayudas para la captura y
validacin de la informacin, en caso que se presenten problemas que impidan la ejecucin normal
del sistema y, que no se encuentren especificados en este manual, se debe solicitar
so
el soporte
tcnico a travs de la Direccin
n de Desarrollo Territorial Sostenible del Departamento Nacional de
Planeacin, telfono 38150000 extensiones 1630,
16
1635, 1654 y 1202 o a travs de los siguientes
correos electrnicos: y Formato K y L (ndelgado@dnp.gov.co,
(
, ineira@dnp.gov.co,
mpomares@dnp.gov.co, pbonilla@dnp.gov.co ).

1.5 CONVENCIONES
IONES UTILIZADAS Y TECLAS
T
ESPECIALES

Este sistema est desarrollado con una herramienta grfica, por lo cual se facilita su ejecucin
utilizando el mouse.
En las pantallas se manejan botones, listas desplegables, cajas de texto y opciones excluyentes.
Para seleccionar cualquiera de estos tipos de objetos se utiliza el Mouse. Para cambiar de fila en los
formularios se puede utilizar el Mouse o las teclas de desplazamiento arriba abajo.
A travs del sistema se utilizan los botones con iconos
iconos similares a los utilizados por Microsoft
Office. El significado de cada uno de ellos es el siguiente:
: Inicializar municipio
: Perodo de trabajo
: Datos del municipio
: Formularios
: Consulta de Formatos
: Listados
: Ayuda
: Salir del sistema
: Buscar registro
: Adicionar/Guardar registro
: Modificar informacin
: Borrar registro
: Guardar la informacin del formulario.
: Cancelar cambios (deshacer)
: Imprimir formulario
: Salir del formulario.
: Seleccionar directorio
: Cargar informacin de archivos planos
El sistema funciona a travs de mens desplegables, los cuales se activarn cuando estn
disponibles los datos para su ejecucin y cuando el usuario tenga los privilegios de acceso para
poder ejecutarlos.

2. INSTALACION DEL APLICATIVO

Para la instalacin del aplicativo se debe copiar en el disco C del equipo la carpeta (SICEP 1201)
1
que encuentra en el CD. En la figura se ilustra la manera como debe quedar la carpeta instalada
en el equipo.

Al copiar la carpeta en el disco duro del equipo posiblemente quede solo con acceso de lectura.
Para cambiar esta propiedad, realice el siguiente procedimiento:

Ingrese al explorador de Windows

De clic derecho sobre la carpeta SICEP 11201
Seleccione propiedades
Desactive la opcin de solo lectura

Tambin es importante cambiar esta propiedad a los archivos de la carpeta Data, con el
siguiente procedimiento:

Ingrese al explorador de Windows

Abra la carpeta Data
Seleccione todos los archivos de la carpeta
De clic derecho sobre los archivos seleccionados
Seleccione propiedades
Desactive la opcin de solo lectura
De clic en aceptar

3. DESCRIPCIN DETALLADA
DETALLAD DEL SISTEMA
3.1 CMO INGRESAR AL SISTEMA?
Para ingresar al aplicativo debe ejecutar (dar doble clic) el archivo
Sicep.exe ( )
que se encuentra en la carpeta instalada anteriormente. Una vez lo haga aparecer el siguiente
mensaje:

En esta pantalla debe digitar el usuario que es

3815000

(el conmutador del DNP) y la

contrasea que es 1625 (la extensin donde puede solicitar aclaraciones),

aclaraciones) y dar clic en aceptar.
Si hay error en el usuario o en la clave, sale el siguiente mensaje, d clic en Aceptar y reintente.

Al digitar el usuario y la contrasea correctamente,

correctamente usted podr ingresar al aplicativo. Cuando
lo haga por primera vez o cuando el municipio no se ha definido, aparecer
aparece el siguiente
mensaje:

Haga clic en aceptar.

3.2 MEN PRINCIPAL

El men principal contiene todas las opciones que se pueden ejecutar en el sistema,
sistema las cuales
estn organizadas en los siguientes submens:

Las opciones de cada men se pueden seleccionar haciendo un primer clic en el submen
respectivo y otro en la opcin deseada,
deseada una vez esta quede resaltada (sombreada).

3.2.1. Men identificacin

Este aplicativo est diseado para que se digite solamente un municipio en cada computador.
En este sentido, lo primero que se debe definir es el municipio para el cual se va a digitar
dig
la
informacin.

3.2.1.1 Opcin inicializar municipio

Para definir el municipio, en la Barra de Mens se encuentra el men Identificacin y en este la
opcin Inicializar municipio. Al dar clic en esta opcin o en el botn
municipio.

podr definir el

Debe escoger el departamento al cual pertenece su municipio y luego el municipio. Una vez
seleccionados estos datos, con el botn

se guarda la opcin de identificacin de

municipio y con el botn

se sale de esta pantalla. Realizada
ealizada esta accin
accin, aparecer el
mensaje El municipio fue registrado, de clic en aceptar.
aceptar

3.2.1.2 Opcin
pcin definir periodo
El siguiente paso es definir cul
cu perodo se va a trabajar.

Periodo
Ejecucin Anual

Corte
31 de diciembre

Fecha de Reporte
15 de marzo del ao
siguiente

01, se reportar la informacin de la ejecucin de la vigencia

Por medio del SICEP GESTION 1201,
2011.

3.2.1.3 Opcin datos bsicos del municipio

Para digitar los datos bsicos del municipio seleccione la opcin Datos Municipio del men
Identificacin, u oprima el botn

, se desplegar la siguiente pantalla.

En esta pantalla se debe ingresar a cada uno de los botones y diligenciar todos los datos all
solicitados.
En el botn de Datos Bsicos se despliegan las siguientes preguntas identificadoras:

10

Para digitar los datos se debe oprimir el botn

necesarios.

, el cual habilitar los registros

Ess importante mencionar que la actual versin del SICEP (Sicep 11201)
01) tiene habilitada la opcin
de ampliar las ventanas de digitacin al dar clic al botn
visualizacin de las pantallas de presentacin.

11

brindando una mejor

Para digitar los datos oprima el botn modificar

y escriba los datos solicitados:
nombre del alcalde o de la alcaldesa,
alcaldesa, direccin de la alcalda, telfono, celular, fax, correo
electrnico de la alcalda, nombre del contador y matrcula profesional de contador. Una vez se
digite toda laa informacin gurdela oprimiendo el botn
botn

y salga de esta pantalla con el

3.2.2 Men municipio

Para digitar la ejecucin del municipio,
municipio en la Barra de Mens se encuentra el men Municipio
donde puede seleccionar los diferentes formatos.

Tambin puede utilizar los siguientes botones:

Opcin
Formato F
Formato K
Formato L

Botn

Informacin
Indicadores Inversin Social y Planta de
Personal
Informacin de Desarrollo Institucional,
Capacidad Administrativa y Asistencia Tcnica
Municipal
Informacin de ejecucin de metas del plan de
desarrollo

4. CONTEXTO GENERAL FORMATOS

FOR
F, K, L

12

La Metodologa de medicin y anlisis define el desempeo como todas las acciones que
ejecuta la Administracin para producir los bienes y servicios a su cargo, con base en la
dotacin de recursos con que cuenta, el plan de desarrollo y el uso de instrumentos
instrume
de gestin,
todo ello bajo ciertas condiciones de entorno y el marco normativo vigente.
En este sentido, la evaluacin contempla el anlisis de cuatro componentes: Eficacia,
cumplimiento de los planes de desarrollo, Eficiencia, grado de produccin por recurso invertido
en educacin, salud y agua potable, Gestin administrativa y fiscal, y el cumplimiento de
requisitos legales (Ley 715 de 2001).
Las fuentes de informacin para realizar la evaluacin integral son los municipios, los cuales
reportan datos a travs del SICEP, tambin se captura informacin de algunas entidades del
nivel nacional1.
A continuacin se presenta el esquema de evaluacin y la relacin con los formatos del SICEP:

Componentes
Desempeo

SICEP 12
1201

Formatos L (L1, L2, L3)

Eficacia

Formatos F1

Efic
Eficiencia
Capacidad
Administrativa

Formatos K1, K2 y F2

unicipio no conoce la metodologa de evaluacin se recomienda

Si el equipo tcnico del Municipio
revisar el documento publicado en la pgina Web
eb del DNP a travs del siguiente link:
www.dnp.gov.co/PortalWeb/Programas/DesarrolloTerritorial/
EvaluacionySeguimientodelaDescentralizacion/DocumentosdeEvaluacion.aspx
EvaluacionySeguimientodelaDescentralizacion/DocumentosdeEvaluacion.aspx.

Por ejemplo, en el componente de capacidad administrativa se solicita informacin al Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica. Para eficiencia se solicita al Ministerio de Proteccin Social, el MAVDT, etc.

13

5. FORMATOS F
A travs de este formato se captura informacin para el clculo de indicadores sectoriales:
educacin, salud, agua potable y saneamiento bsico, cultura, vivienda, sector agrario, sector
hacienda, entre otros, por favor consigne la informacin correspondiente a la vigencia fiscal
2011.
La informacin de indicadores sectoriales se digita en la pantalla que aparece al ejecutar la
opcin Formato F, la cual est disponible en el men Municipio o al dar clic en el botn

La informacin de indicadores se divide en dos grupos, en el Formato F1 se encuentra la

informacin sectorial y en los Formatos F2, F3 y F4 la relacionada con la planta de personal, los
contratistas y pensionados de la entidad territorial, respectivamente.
Informacin sectorial
Al dar clic en el botn
se habilitar la opcin de digitacin de la
informacin
rmacin relacionada con los sectores de educacin, salud, agua potable y saneamiento
bsico, vivienda, sector agrario, sector hacienda, entre otros.

14

Planta de personal, contratistas y pensionados

Al dar clic en el botn
se habilitar la opcin de digitacin de la
informacin relacionada con la planta de personal del M
Municipio.
unicipio. En este formato se debe
registrar el nmero de funcionarios de cada dependencia, desagregndolos por eleccin
popular, niveles (directivo, asesor, profesional, tcnico y asistencial)
asistencial) y trabajadores oficiales, as
como por tipo de vinculacin (de carrera administrativa, con nombramiento provisional y de
libre nombramiento y remocin).
Los funcionarios de la Administracin
dministracin central se deben clasificar de acuerdo con la fuente que
se utiliza para su financiacin, de tal forma que se pueda identificar el nmero de funcionarios
que se financian con recursos propios y aquellos que se financian con ingresos que tiene
tienen
destinacin especfica.
Al dar clic en el botn
se habilitar la opcin de digitacin de la
informacin relacionada
onada con los contratistas del M
Municipio.
unicipio. En este formato se debe registrar el
nmero de contratistas por cada dependencia (Concejo, Personera, Contralora y
Administracin central, desagregando en este caso el nmero de contratistas por sector
planeacin, educacin, salud y otros sect
sectores),
ores), ubicndolos de acuerdo con el objeto
contractual, en funcionamiento o inversin. Adicionalmente, se debe cuantificar el gasto
realizado.

15

Finalmente, en este formato se debe registrar,

registrar en la ltima columna, el nmero de trabajadores
oficiales de cadaa dependencia y sector (Concejo, Personera, Contralora y Administracin
central, desagregando en este caso el nmero de contratistas por sector planeacin,
educacin, salud y otros sectores)

Al dar clic en el botn

se habilitar la opcin de digitacin
digit
de la
informacin relacionada con los pensionados del Municipio.
unicipio. En este formato se debe registrar
el nmero de pensionados, ubicndolos por dependencia y por tipo.

16

Si despus de guardar modifica algn valor

valor, es necesario volver a guardar para que
q se calcule
de nuevo el total.
Salga de la pantalla con el botn

Para mayor informacin sobre la descripcin de los formatos y las cuentas,

cuentas, remtase al numeral
4 de este manual.
Recuerde que no es necesario realizar la impresin de la informacin digitada
digitada. Por lo tanto el
botn de imprimir formulario estar desactivado.

6. FORMATOS K
El objetivo de este formato es capturar informacin de la Administracin
dministracin central del Municipio,
vigencia 2011, en temas relacionados con la gestin pblica territorial. Para su diligenciamiento
se debe ingresar al SICEP (Ver Cmo ingresar al sistema?)
Posterior a lo anterior, y estando ubicado en el men principal, debe hacer clic en el botn
o ingresar por la opcin Municipio y seleccionar Formato K.

17

Una vez haya ingresado al formato, encontrar cinco conos: en el primero, estn las preguntas
de capacidad administrativa (K1), en el segundo las de visin, gestin, desarrollo local y
entorno (K2), en el tercero las de rendicin de cuentas y participacin
participacin ciudadana (K3), y en
el cuarto y quinto las de asistencia tcnica en temas de gestin (K4) y desarrollo (K5). Los
datos que reporten las administraciones municipales a travs de estos dos formatos son uno de
los insumos para realizar la evaluacin del componente de asistencia tcnica definido en la
propuesta de metodologa de medicin y anlisis del desempeo departamental.
Para diligenciar el formato K1 haga clic en el botn
,
maximice la pantalla y ample el tamao
tamao de la columna Descripcion, con el fin de mejorar la
visualizacin.
Otra forma de visualizar el texto es hacer clic en la pregunta y deslizar suavemente el curso
cursor
sobre la celda hasta que aparezca una flecha de color blanco y un recuadro que contiene
contien la
descripcin de la pregunta.

Lea cuidadosamente cada una de las preguntas, de tal forma que la informacin registrada
corresponda a lo solicitado.
Tenga en cuenta que los datos diligenciados en las preguntas 1.1.1, 1.2.1 y 3.1.1 deben guardar
coherencia con los reportados en el formato F2
F2,, especialmente con el total de funcionarios y
cargos de la administracin central registrados en las diferentes niveles jerrquicos
jerrquicos.
Una vez se digite la respuesta en cada pregunta haga clic en el botn
informacin.

18

para guardar la

Para

diligenciar

el

formato

K2

haga

clic

en

el

botn

, lea atentamente cada una de las preguntas, de tal

forma que la informacin registrada sea consistente con las unidades de medida
correspondientes (nmero, porcent
porcentaje, miles de pesos, etc.).
Tenga en cuenta que cuando se pregunte acerca de un porcentaje, el dato debe expresarse % y
no en decimales. Ejemplo: Cul es el porcentaje de avance en la implementacin de la visin?
Respuesta correcta: 80
Respuesta incorrecta: 0.8
Una vez se digite la respuesta en cada pregunta,
pregunta haga clic en el botn
informacin.

19

para guardar la

Para

diligenciar

el

formato

K3

haga

clic

en

el

botn

Aunque la mayora de las preguntas de los formaros K1, K2 y K3 deben responderse con Si
o
No, existen otras en las cuales es necesario digitar informacin (texto o nmero), recuerde
que el aplicativo solo acepta 100 caracteres, por lo tanto se recomienda ser muy concreto.

20

No olvide que sii usted digita letras en las celdas en las cuales deben registrarse nmeros o
porcentajes, aparecer el siguiente mensaje, indicndole que ha cometido un error:

De igual manera, es importante que las cifras asociadas a recursos econmicos sean digita
digitadas
en miles de pesos.
Para

iniciar

el

reporte

del

Formato

K4

haga

clic

en

el

botn

, aparecer el Formato donde debe responder sobre la

asistencia tcnica que recibi del departamento durante la vigencia 2011 en los procesos de
planificacin, organizacin, ejecucin y evaluacin que hacen parte del ciclo de la gestin
pblica en las entidades territoriales.

Para visualizar mejor el formato haga clic en el botn maximizar

y luego con clic
sostenido del botn
otn izquierdo del Mouse expanda la columna de la descripcin de las
preguntas de los cuatro procesos.

En la columna de Respuesta diligencie segn corresponda para cada una de las preguntas
que aparecen en la columna de Descripcin siguiendo el ejemplo:

1.

Seleccione
para cada unos de los procesos a la pregunta si recibi asistencia
tcnica en el 2010 del departamento.

21

para cada uno de los instrumentos o aspectos que hacen parte de

2. Responda
los procesos del ciclo de gestin.

siendo 1 muy mala y 5 muy buena la asistencia tcnica que

3. Califique entre 1 y 5,
recibi del departamento durante el ao 2010

NOTA: Para su calificacin, tenga en cuenta los siguientes aspectos: oportunidad

de la AT; habilidades y conocimientos de los expositores; y elementos de soporte
(software, hardware, cartillas, instalaciones).

4. Por ltimo, seale

el departamento utiliz los medios o modalidades que
aparecen en el formato, para brindar asistencia tcnica en los procesos de gestin. Ver
Tabla 1

22

TABLA 1. MODALIDADES DE PRESTACIN QUE PUEDE USAR EL DEPARTAMENTO PARA

BRINDAR ASISTENCIA TCNICA
MODALIDAD

ALIAS

Jornada de
Capacitacin

JC

Capacitacin
Certificada

CC

Visita Tcnica

VT

Apoyo Tcnico

AT

Consulta
Programada

CP

Atencin virtual

AV

DESCRIPCIN
Eventos con duracin < 40 horas,, programados con
funcionarios municipales y desarrollados en cumplimiento de
la normatividad vigente y/o por direccionamiento de polticas
nacionales.
Cursos
con duracin > 40 horas
horas,
diplomados o
especializaciones, que ofrezca el departamento en convenio
con universidades o instituciones
nes de educacin.
Desplazamiento a municipios y conlleva producir informes
con recomendaciones y guas de procedimiento
Est referido al suministro de instrumentos (Software,
cartillas, equipos) de soporte a la AT.
Es la atencin directa a funcionarios municipales en oficinas
departamentales a travs de citas previamente programadas
y con duracin superior a dos horas.
Atencin a consultas de departamentos o municipios
mediante medios electrnicos o diseo de capacitaciones en
ambientes virtuales.

No olvide Guardar los cambios que realice en el formato cada vez que introduzca
nuevos datos usando el botn

que aparece en la parte inferior del formato.

23

Para

iniciar

el

reporte

del

Formato

K5

haga

clic

en

el

botn

, aparecer el Formato donde debe

responder sobre la asistencia tcnica que recibi del departamento durante la vigencia
2011 en la construccin
n de capacidades institucionales en cada uno de los sectores que
hacen parte de las dimensiones del desarrollo (Dimensin Social,
Soci , Dimensin econmica,
dimensin ambiental y dimensin institucional).
). Especficamente el Municipio debe
responder por la asistencia
tencia que recibi del Departamento
Departamento en aspectos de planificacin
sectorial, organizacin institucional de los sectores en el nivel local, manejo e
implementacin de sistemas de informacin de los sectores, formulacin de proyectos
sectoriales e implementacin
implementac
de programas nacionales.
Una vez haya ingresado al formato K5, para visualizar mejor su contenido haga clic en el botn
maximizar
y luego con clic sostenido del botn izquierdo del Mouse, expanda la columna
de la descripcin de las preguntas de los cinco procesos.

En la columna de Respuesta diligencie segn corresponda para cada una de las preguntas
que aparecen en la columna de Descripcin siguiendo el ejemplo:

1.

Seleccione
para cada unos de los procesos si recibi asistencia tcnica en el
2011 del departamento.

24

2. Responda
para cada dimensin del desarrollo territorial y sector (tanto en
sectores bsicos como en otros sectores) si recibi asistencia tcnica en el 2011 del
departamento

3. Califique entre 1 y 5,
siendo 1 muy mala y 5 muy buena la asistencia tcnica que
recibi del departamento durante el ao 2011

NOTA: Para su calificacin, tenga en cuenta los siguientes aspectos: oportunidad

de la AT; habilidades y conocimientos de los expositores; y elementos de soporte
(software, hardware, cartillas, instalaciones).

4. Por ltimo, seale

el Departamento utiliz los medios o modalidades que
aparecen en el formato, para brindar asistencia tcnica en cada uno de los aspectos del
desarrollo en los sectores de competencia municipal (tanto en sectores bsicos como
en otros sectores). Para ms detalles sobre las modalidades ver Tabla 1

25

No olvide Guardar los cambios que realice en el formato cada vez que introduzca
nuevos datos usando el botn

que aparece en la parte inferior del formato.

Cuando haya diligenciado en su totalidad los formatos K proceda a enviar la carpeta DATA y/o
la carpeta Exportar del SICEP 1201 para garantizar que la informacin de asistencia tcnica sea
recibida de manera exitosa para efectos de la evaluacin. Para mayorr detalle del proceso de
Exportar datos ver Manual de usuario, seccin 3.2.4 Men Administracin, el cual est
disponible en la Carpeta Manuales siguiendo en su computador la siguiente ruta en el
explorador de Windows Disco local C:
C:\SICEP 1201\ Manuales
DESCRIPCIN DE FORMATOS Y CUENTAS

Tenga en cuenta que los

os formatos K no se imprimen. Por lo tanto el botn de
imprimir formulario
estar desactivado.

FORMATO K1: CAPACIDAD ADMINISTRATIVA

A continuacin se describen, por temas, las cuentas del Formato K1 que requieren de una
mayor claridad para su diligenciamiento.
1. Recurso Humano
1.1.1 Nmero de funcionarios del nivel directivo de libre nombramiento y remocin LNR- y eleccin
que permanecieron en su cargo durante la vigencia 2011:
Para dar respuesta a esta pregunta tenga presente las resoluciones de nombramiento de 2011,
e identifique el nmero de funcionarios de la Administracin central que desempearon

26

funciones en el nivel directivo de LNR y eleccin, y permanecieron en su cargo desde el 1 de

Enero hasta el 31 de Diciembre de 2011. El dato registrado debe guardar coherencia con el
reportado en la pregunta 4.1 eleccin popular y nivel directivo del formato F2.
emocin o de eleccin
Si en el ao 2011 se removieron funcionarios de libre nombramiento y remocin
popular, el Municipio
unicipio debe dar respuesta a las preguntas que integran el numeral 1.1.2, las
cuales estn relacionadas con la principal causa que motiv la NO permanencia de los
funcionarios.
1.2.1 Nmero de funcionarios que desempean cargos en los niveles directivo, asesor y profesional
que tienen formacin profesional
Para dar respuesta a esta pregunta tenga presente el Decreto de Planta de Personal y las hojas
de vida de los funcionarios en los niveles mencionados para verificar
rificar cuntos de ellos tienen
formacin profesional.
De igual forma tenga en cuenta que la respuesta a esta pregunta debe guardar relacin con el
dato digitado en la pregunta 5 niveles directivo, asesor y profesional del formato F2
F2.
Nota: En esta pregunta NO debe incluir aquellos funcionarios que a pesar de tener ttulo
profesional se desempean en cargos tcnicos y/ o asistenciales.

3. Recurso Tcnico
3.1 Disponibilidad de Computador
3.1.1 Nmero de funcionarios de planta de los niveles directivo,
directivo, asesor, profesional y tcnico que
cuentan con computador (de escritorio y/o porttil)
porttil).
Para dar respuesta a esta pregunta tenga en cuenta la relacin de computadores (porttil o de
escritorio) por funcionario que tiene la oficina de sistemas o la de almacn.
Nota: Si un funcionario del nivel directivo tiene para su uso 2 computadores (uno de escritorio y
un porttil), debe digitar solo un computador. Pero si estos computadores son usados por
funcionarios del nivel asistencial no debe digitarse ningn valor.

27

Ejemplo:
En el municipio XYZ hay 3 funcionarios del nivel directivo (Alcalde, Secretario de
Planeacin, Secretario de Hacienda, Coordinadora de Talento Humano), 2 funcionarios
del nivel profesional y 3 asistenciales.
asistenciales
La Oficina de Planeacin cuenta con dos computadores, uno de ellos es usado por el
Secretario de Planeacin (nivel directivo) y el otro por su Secretaria (nivel asistencial),
en este caso solo se cuenta 1 funcionario (directivo) con equipo de cmputo.
La Oficina de Hacienda cuenta con cuatro computadores, uno de ellos es usado por el
Secretario de Hacienda (nivel directivo), otro por su Secretaria (nivel asistencial) y los
otros computadores por dos funcionarios que se desempean en un nivel profesional.
En
n este caso solo se cuenta 3 funcionarios (directivo y profesional) con equipo de
cmputo.
Y en la Oficina de Talento Humano hay dos funcionarias: la Coordinadora (nivel
directivo) y su Secretaria (nivel asistencial) y un solo computador, el cual es usad
usado por
su Secretaria. En este caso no se debe digitar dato puesto que la pregunta relaciona
funcionarios del nivel directivo, asesor, profesional y tcnico con equipo de cmputo.
Por consiguiente, la respuesta a la pregunta 3.1.1 debe ser igual a 4

3.1.2 Con base en la anterior pregunta (3.1.1), digite el nmero de computadores que cumplen con
las siguientes especificaciones tcnicas establecidas:
Para dar respuesta a esta pregunta tenga en cuenta las siguientes definiciones:
Hardware: Conjunto de los componentes que integran la parte material de una
computadora. (Real
Real Academia Espaola)
Software: Conjunto de programas, instrucciones y reglas informticas para ejecutar ciertas
tareas en una computadora. ((Real Academia Espaola)
Sistema operativo: conjunto de programas de computacin destinados a realizar muchas
tareas, tales como: abrir un archivo, hacer una copia impresa, copiar un archivo a un disco, etc.
Entre los sistemas operativos ms conocidos, estn: MS-DOS,
MS DOS, Windows 3.1, Windows 95,
Windows NT, OS/2, Mac OS y UNIX.

28

Paquete con aplicaciones para la Oficina: hace relacin a las aplicaciones que comprende las
necesidades para el trabajo
jo diario en la oficina, reunidas en un solo paquete. Por ejemplo.
Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access entre otras.
El nmero digitado de computadores en las preguntas que relacionan el nmero 3.1.2 debe
guardar coherencia con la respuesta digitada en la pregunta 3.1.1. Si no hay coherencia en los
valores reportados, aparecer al momento de guardar los datos
indicndole la(s) pregunta(s) que ha cometido un error:

el siguiente mensaje,

3.2 Telecomunicaciones
3.2.1 Total de computadores de la Administracin central

Para dar respuesta a esta pregunta tenga en cuenta la relacin de computadores que tiene la
Oficina de Sistemas
istemas o la de Almacn. Cabe sealar que NO se debe relacionar los
computadores que se encuentren inservibles.
3.2.1.1 Con base en la respuesta de la pregunta anterior (3.2.1) responda:
3.2.1.1.1 Nmero de computadores de la administracin central que estn conectados a Internet
3.2.1.1.2 Nmero de computadores de la administracin
administracin central que estn conectados a Intranet

El nmero digitado de computadores en las preguntas que integran el tem 3.2.1.1 deben
guardar coherencia con la respuesta digitada en la pregunta 3.2.1.

29

3.3 Automatizacin de Procesos

Nota: En las preguntas 3.3.1 a 3.3.14, la automatizacin hace referencia a la
implementacin de software o aplicativos, DIFERENTES A EXCEL, que agilicen y/o
faciliten el proceso.
3.3.1 Est automatizado el proceso de Contratacin?
Si el Municipio
unicipio hace uso del Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica -SECOP para la
toma de decisiones se entiende automatizado este proceso.
3.3.7 Est automatizado el Servicio de Acueducto?
Tenga en cuenta que la respuesta a esta pregunta puede ser suministrada por la empresa
prestadora del servicio o por la Administracin municipa
municipal,l, segn sea el caso.
3.3.8 Est automatizada la Nomina Docente?
Responda esta pregunta NICAMENTE si su Municipio
unicipio est certificado en Educacin.
3.3.14 Est automatizada la Tabla de Retencin Documental?
Se entiende que las TRD estn automatizadas cuando se incluyen en el sistema de
correspondencia del Municipio.
unicipio.
Si durante el ao 2011 algn proceso de los evaluados NO fue automatizado (respuesta
negativa a las preguntas 3.3.1 a 3.3.14), el Municipio
unicipio debe responder las preguntas que
integran el numeral 3.4, las cuales estn relacionadas con la principal dificultad para la
automatizacin; de lo contrario se sugiere al Municipio no dar respuesta.

4. Servicio al Ciudadano
4.1 Atencin a peticiones, quejas y reclamos
4.1.1
Las entidades cuentan con una oficina o ventanilla nica para la recepcin de
documentos, solicitudes y atencin de requerimientos que impliquen la presencia del
ciudadano?
Normatividad:

30

Decreto 1122 de 1999, artculo 13: El artculo 32 del decreto 2150 de 1995 quedar as: "Artculo
32. Atencin
cin integral. Para la recepcin de documentos, solicitudes y atencin de
requerimientos, los despachos pblicos debern disponer de oficinas o ventanillas nicas en
donde se pueda realizar la totalidad de la actuacin administrativa que implique la presen
presencia del
peticionario. Su incumplimiento constituir falta gravsima del representante de la entidad"
Decreto 1122 de 1999, artculo 31: Todas las entidades dispondrn de una oficina o mecanismo
con el exclusivo propsito de recibir todo tipo de quejas,reclamaciones, recomendaciones y
peticiones en general, tramitarlas y asegurarse de su oportuna respuesta
4.1.2 La administracin cuenta con una lnea telefnica disponible de forma permanente para
la atencin de peticiones, quejas, reclamos, sugerenci
sugerencias
as y consultas por parte de la ciudadana?
Normatividad:
Decreto 1122 de 1999, artculo 31: Todas las entidades dispondrn de una oficina o mecanismo
con el exclusivo propsito de recibir todo tipo de quejas, reclamaciones, recomendaciones y
peticiones en
n general, tramitarlas y asegurarse de su oportuna respuesta. Dicha dependencia o
mecanismo tendr una lnea telefnica gratuita permanente a disposicin de la ciudadana para
que a ella se reporte cualquier recomendacin, denuncia o crtica relacionada con
co la funcin
que desempea o el servicio que presta. Las entidades territoriales dispondrn lo necesario
para el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artculo
4.1.3 La administracin elabora trimestralmente informes sobre las quejas y reclamos que se
reciben
ciben con el fin de mejorar el servicio que presta la entidad, racionalizar el uso de los recursos
y hacer ms participativa la gestin pblica?
Normatividad
Ley 190 de 1995: artculo 54: Las dependencias a que hace referencia el artculo anterior que
reciban
ciban las quejas y reclamos debern informar peridicamente al jefe o director de la entidad
sobre el desempeo de sus funciones, los cuales debern incluir: (1) Servicios sobre los que se
presente el mayor nmero de quejas y reclamos, (2) Principales recomendaciones
recomendaciones sugeridas
por los particulares que tengan por objeto mejorar el servicio que preste la entidad, racionalizar
el empleo de los recursos disponibles y hacer ms participativa la gestin pblica.
Decreto 2232 de 1995: artculo 9: En desarrollo de las anteriores funciones el jefe de esta
dependencia deber: presentar el informe de que trata el artculo 54 de la Ley 190 de 1995. Este
informe debe ser presentado con una periodicidad mnima trimestral, al jefe o director de la
entidad.

31

4.2 Informacin
4.2.1Las entidades ponen a disposicin de la ciudadana en un lugar visible informacin actualizada
sobre:
4.2.1.1 Los derechos de los usuarios y los medios para garantizarlos
4.2.1.2 Los procedimientos, trmites, servicios de la entidad
4.2.1.3
1.3 Requisitos e indicaciones necesarios para que los ciudadanos puedan cumplir con sus
obligaciones o ejercer sus derechos
4.2.1.4 Horarios de atencin y ubicacin de los puntos de atencin
4.2.1.5 Dependencia, nombre y cargo del servidor a quien debe dir
dirigirse
igirse en caso de una queja o un
reclamo
Normatividad
Ley 1437 de 2011, artculo 7: Las autoridades tendrn, frente a las personas que ante ellas
acudan y en relacin con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes: (5) Expedir, hacer
visible y actualizar
ualizar anualmente una carta de trato digno al usuario donde la respectiva
autoridad especifique todos los derechos de los usuarios y los medios puestos a su
disposicin para garantizarlos efectivamente.
Artculo 8: Las autoridades debern man
mantener
tener a disposicin de toda persona informacin
completa y actualizada, en el sitio de atencin ... ,sobre los siguientes aspectos: (1) Las
normas bsicas que determinan su competencia, (2) Las funciones de sus distintas
dependencias y los servicios que prestan, (3) Las regulaciones, procedimientos, trmites y
trminos a que estn sujetas las actuaciones de los particulares frente al respectivo organismo
o entidad, (5) Los documentos que deben ser suministrados por las personas segn la
actuacin de que se trate, (6) Las dependencias responsables segn la actuacin, su
localizacin, los horarios de trabajo y dems indicaciones que sean necesarias para que
toda persona pueda cumplir sus obligaciones o ejercer sus derecho
derechos,
s, (7) La dependencia, y el
cargo o nombre del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja o reclamo.

4.2.2 La Administracin
dministracin realiza mediciones sobre la percepcin (satisfaccin) del ciudadano
respecto al cumplimiento de los requisitos
requisi por parte de las entidades?
Ley 872 de 2003. NTCGP 1000:2009. Captulo 8.2 Seguimiento y evaluacin. 8.2.1 satisfaccin del
cliente: Como una de las medidas del desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad, la
entidad debe realizar el seguimiento de la informacin relativa a la percepcin del cliente
respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la entidad. Deben determinarse los
mtodos para obtener y utilizar dicha informacin.

32

4.3 Canales de atencin

4.3.1 Las oficinas destinadas para la atencin al ciudadano cumplen con lo dispuesto en las
siguientes normas tcnicas:
4.3.1.1 NTC 4140: Accesibilidad de las personas al medio fsico. Edificios, pasillos, corredores
4.3.1.2 NTC 4143: Accesibilidad de las personas al medio fsico. Edificios,
Edificios, rampas fijas
4.3.1.3 NTC 4145: Accesibilidad de las personas al medio fsico. Edificios. Escaleras
4.3.1.4 NTC 4201: Accesibilidad de las personas al medio fsico. Edificios. Equipamientos. Bordillos,
pasamanos y agarraderas
4.3.1.5 NTC 4349: Accesibilidad de las personas al medio fsico. Edificios. Ascensores"
Normatividad
Decreto 1538 de 2005, artculo 9, literal D, Pargrafo: Adems de lo dispuesto en el presente
artculo, sern de obligatoria aplicacin, en lo pertinente, las siguientes Normas Tcnicas
Colombianas para el diseo, construccin o adecuacin de los edificios de uso pblico.
Ley 1437 de 2011, artculo 7: Las autoridades tendrn, frente a las personas que ante ellas
acudan y en relacin con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes: Habilitar espacios
idneos para la consulta de expedientes y documentos, as como para la atencin cmoda
y ordenada del pblico

4.3.2 La Administracin
dministracin cuenta con un sistema de turnos que permita la atencin ordenada de los
l
requerimientos de los ciudadanos?
Ley 1437 de 2011, artculo 7: Las autoridades tendrn, frente a las personas que ante ellas
acudan y en relacin con los asuntos que tramiten, los siguientes deberes: (4) Establecer un
sistema de turnos acorde con las necesidades del servicio las nuevas tecnologas, para la
ordenada atencin de peticiones, quejas, denuncias o reclamos, sin perjuicio de lo sealado
en el numeral 6 del artculo 5 de este Cdigo.
4.3.3 Las puertas principales de acceso a las oficinas abren hacia el exterior o en ambos sentidos?
Normatividad
Decreto 1538 de 2005, artculo 9, literal C, numeral 3: Las puertas principales de acceso a toda
construccin, sea esta pblica o privada, se debern abrir hacia el exterior o en ambos sentidos,
debern as mismo contar con manijas automticas al empujar.

33

4.4 Atencin prioritaria

4.4.1 La Administracin
dministracin cuenta con procedimientos, espacios fsicos, y facilidades estructurales
para la atencin prioritaria a personas en situacin
situacin de discapacidad, nios, nias, mujeres
gestantes, adultos mayores?
Ley 1437 de 2011, artculo 5: En sus relaciones con las autoridades, toda persona tiene derecho
a: (6) Recibir atencin especial y preferente si se trata de personas en situacin de
discapacidad, nios, nias, adolescentes
adolescentes, madres gestantes, o adultos mayores, y en general de
personas en estado de indefensin y o de debilidad manifiesta de conformidad con el artculo
13 de la Constitucin Poltica.
Poltica
Decreto 1122 de 1999, artculo 11: De conformidad con el artculo 13 de la Constitucin Poltica, la
Administracin
dministracin dar prelacin a la atencin personal de discapacitados. Dentro del ao
siguiente a la entrada en vigencia de este decreto, cada entidad adecuar
adecuar un lugar idneo para
su atencin personal
Ley 361 de 1997, artculo 53: En las edificaciones de varios niveles que no cuenten con ascensor,
existirn rampas con las especificaciones tcnicas y de seguridad adecuadas, de acuerdo con la
reglamentacin que para el efecto expida el Gobierno Nacional o se encuentren vigentes
Decreto 1538 de 2005, artculo 9, literal C, numeral 1: Al menos uno de los accesos al interior de
la edificacin, debe ser construido de tal forma que permita el ingreso de personas con algn
tipo de movilidad reducida y deber contar con un ancho mnimo que garantice la libre
circulacin de una persona en silla de ruedas.
4.5 Cualificacin de los servidores pblicos
Ley 1437 de 2011, artculo 9: A las autoridades les queda es
especialmente
pecialmente prohibido: (7) Asignar
la orientacin y atencin del ciudadano a personal no capacitado para ello.

Formato K2: Visin, gestin, desarrollo local y entorno

A continuacin se describen, por temas, algunas cuentas de este Formato, con el fin de
clarificar la informacin requerida.
1. Visin Estratgica De Desarrollo Municipal
1.1 El Municipio
unicipio tiene una visin estratgica de desarrollo municipal?
La Planificacin Estratgica de Largo Plazo (Visin estratgica de desarrollo municipal o
departamental)
rtamental) es un mtodo eficaz para llegar a un acuerdo mayoritario sobre el futuro

34

deseado y posible, el cual contiene las acciones cruciales para construir la visin de desarrollo,
que de continuidad a los programas y proyectos integrales que requieren p
para su maduracin
varios periodos de gobierno. As mismo, este proceso procura constituir una capacidad
permanente de planificacin y accin estratgica anticipatoria que reconoce las
particularidades locales y regionales y que presida las acciones de corto
corto y mediano plazo;
establecer acuerdos y comprometer a los actores e instituciones en relacin con objetivos y
metas que se planteen. La visin estratgica permite entre otros:

Contar con un proyecto

royecto colectivo de desarrollo.
desarrollo
Posicionar una imagen atractiva, destacar la identidad, la cultura propia y fortalecer
la autonoma
Aumentar la competitividad y el desarrollo
Generar desarrollo local y explotar de manera sostenible los recursos naturales
Definir anticipadamente las estrategias que posibilitar
posibilitarn
n reflexionar sobre el futuro
del desarrollo territorial.

1.7 Culess han sido los recursos presupuestales

presupuestales que se han dirigido para la formulacin de la visin
estratgica de desarrollo? (miles de pesos)
Para la formulacin de la visin estratgica de Desarrollo,
Desarrollo, es necesario destinar recursos
financieros, entre otros para:

Darle viabilidad institucional, financiera, poltica, y territorial a la Visin del Desarrollo.

Contar con un equipo de trabajo de forma constante, que garantice un apoyo tcnico,
logstico y de seguimiento al proceso.
La implementacin
mplementacin de un Plan de Comunicaciones, seguimiento y socializacin del
proceso.
Realizar una retroalimentacin
etroalimentacin y ajuste constante a las lneas estratgicas que
posibiliten la puesta en marcha de la Visin est
estratgica
ratgica durante las diferentes
administraciones.

3. ENTORNO
3.1 No. de das de ausencia del alcalde por problemas de orden pblico
Registre el nmero de das que el Alcalde tuvo que salir de la entidad territorial por amenazas,
secuestros, presiones de agrupaciones al margen de la ley, entre otros.
3.2 Total de proyectos de Acuerdo presentados por el Alcalde ante el Concejo Municipal

35

Digite el total de proyectos de Acuerdo que el Alcalde municipal present al Concejo Municipal
durante el ao 2011 y que surtieron dos debates.
3.3 No. de proyectos de Acuerdo de iniciativa del Alcalde aprobados por el Concejo Municipal
Digite el total de proyectos de Acuerdo presentados por iniciativa del Alcalde durante 2011 que
surtieron dos debates y fueron aprobados por el Concejo Municipal.

3.5 En el 2011 se ha presentado algn desastre natural en el Municipio?

Se entiende por desastre natural las enormes prdidas humanas y materiales generados por
fenmenos tales como terremotos, deslizamientos de tierra, inundaciones, contaminacin
ambiental, etc.

FORMATO K3: RENDICIN DE CUENTAS, PARTICIPACIN CIUDADANA Y

ENTORNO
A continuacin se describen, por temas, algunas cuentas de este Formato, con el fin de
clarificar la informacin requerida.
2. PARTICIPACIN CIUDADANA
2.2.2 La Administracin
dministracin municipal cuenta con un grupo de trabajo encargado de estimular la
participacin ciudadana?
Para dar respuesta a esta pregunta identifique claramente si en el Municipio
unicipio est definida una
persona o equipo responsable de gerenciar el proceso de participacin ciudadana.

FORMATO K4: ASISTENCIA TCNICA MUNICIPAL

Los cuatro grandes temas incorporados en el Formato K4 (Planificacin, organizacin,
ejecucin y evaluacin) corresponden a las etapas del ciclo de la gestin pblica en las
entidades territoriales y en el interior de cada una de ellas
ellas. Se incluyen procesos estructurales
del quehacer de la Administracin
dministracin local, en los cuales es fundamental el acompaamiento de
los departamentos para la mejora de las capacidades en el nivel municipal.

36

El primer tema que aparece en el Formato K4 es el proceso

proce de
, en el formato se
indaga por el acompaamiento en la formulacin, implementacin y/o ajuste de los principales
instrumentos de la planificacin del desarrollo y el ordenamiento territorial.

El segundo tema, es el relacionado con la

administrativa en el sector central del
Municipio, indaga por la asistencia tcnica recibida en la implementacin de herramientas
propias de la modernizacin de la estructura organizacional y en la ejecucin de los procesos de
contratacin segn la reform
reformaa del estatuto de contratacin realizada en el ao 2007.
El tercerr tema hace referencia a si el Municipio
Municipio recibi asistencia tcnica en la fase de
de las polticas, planes y programas en los cuales la entidad territorial tiene
competencia. En esta fase se considera fundamental que la asistencia tcnica se concentre en
la puesta en marcha y mantenimiento del banco de proyectos, en los instrumentos propios de
los sistemas presupuestal, tributario y contable y en las posibilidades de apalancar recursos
mediante
diante cofinanciacin de diversas fuentes.
Por ltimo, se incluye el tema de
, el cual se refiere a la asistencia que prestan los
departamentos en el fortalecimiento de procesos de auto - evaluacin de la gestin al interior
de las administraciones locales.
loca
Adems, se pretende
tende medir hasta qu punto el Departamento
D
brinda apoyo en el proceso de reporte de informacin requerida como insumo en la
elaboracin de los informes de seguimiento y evaluacin previstos por la Ley 715 de 2001, la Ley
617 de 2000, el Decreto 028 de 2008 que se recoge actualmente en el FUT y en el SICEP.

37

FORMATO K5: ASISTENCIA TCNICA PARA EL DESARROLLO

El Formato K5 incorpora los aspectos bsicos para el fortalecimiento institucional de las
administraciones municipales en beneficio del desarrollo, el cual es concebido para el anlisis
desde las dimensiones social, econmica, ambiental e institucional. En este sentido, se requiere
conocer si los municipios reciben asistencia de los departamentos en cinco aspectos a saber,
planificacin
lanificacin sectorial, organizacin institucional de los sectores en el nivel local, manejo e
implementacin de sistemas de informacin de los sectores, formulacin de proyectos
sectoriales e implementacin de programas nacionales.
De acuerdo con lo anterior,
rior, en el Formato K5 se pregunta para cada uno de los siguientes
temas:

e
, tanto de
sectores bsicos como
o de los otros sectores, si el Municipio
Municipio recibi asistencia del
Departamento
epartamento y en cules sectores. As mismo, se solicita calificar la aasistencia
sistencia recibida.
Respecto a la asistencia tcnica en planificacin de cada uno de los sectores, esta es entendida
como el apoyo brindado por el departamento para la formulacin, seguimiento y/o evaluacin
de los planes de cada sector. Un ejemplo claro es la aplicacin de la Resolucin 0425 del
Ministerio de Proteccin Social que seala la metodologa para la elaboracin, ejecucin,

38

seguimiento, evaluacin y control del Plan de Salud Territorial, y las acciones que integran el
Plan de Salud Pblica de Intervenciones
ntervenciones Colectivas a cargo de las entidades territoriales.
En lo relacionado con la organizacin institucional de cada uno de los sectores, la asistencia del
Departamento
epartamento debe estar enfocada al cumplimiento de los requisitos legales para el desarrollo
organizacional y efectivo funcionamiento de las entidades y organismos propios del sector. Por
ejemplo, en materia de educacin, salud y agua potable,
potable la ley establece unos requisitos para la
certificacin de los municipios, los cuales en gran parte
parte estn relacionados con la capacidad
tcnica, administrativa y financiera para asumir la administracin autnoma del respectivo
servicio; en otros sectores la organizacin institucional hace referencia a la promocin de la
conformacin de organismos e instancias propias de los sectores como las asociaciones de
usuarios o los consejos consultivos.
Para dar respuesta a la asistencia brindada en la implementacin de sistemas de informacin
sobre la prestacin de los servicios en cada uno de los sectores, se debe tener en cuenta que la
informacin que generan los municipios responde a requerimientos y directrices normativas del
nivel central (especficamente de cada ministerio) y a necesidades propias del territorio para su
administracin y planificacin. E
Ell objetivo es conocer si existe acompaamiento del
Departamento
epartamento que permita la difusin, adopcin de acciones y administracin en los casos que
hubiere lugar de sistemas de informacin de cada sector. Algunos ejemplos de sistemas de
informacin existentes son el SIMAT del sector educativo, las estadsticas vitales en salud, el
SIAC para agua potable, entre otros.
De otra parte, las preguntas del formato K5 sobre la asistencia tcnica en la formulacin de
proyectos de cada sector de competencia municipal, hacen referencia al apoyo tcnico
brindado por el Departamento
epartamento en la implementacin de metodologas especficas, la
identificacin de fuentes de financiacin para el sector, difusin de condiciones y requisitos
para convenios de cofinanciacin, herramienta
herramientass disponibles para el seguimiento a la ejecucin,
entre otros.
Por ltimo, frente a la asistencia
istencia tcnica que brinda el D
Departamento
epartamento en la implementacin de
programas nacionales, se debe considerar la difusin de las condiciones y requisitos
establecidos por las entidades del orden nacional para acceder a su oferta de programas y
proyectos. As como el acompaamiento brindado en la ejecucin de las acciones conjuntas a
que hubiere lugar para la ejecucin de los programas, el suministro de informacin si es
necesario y la capacitacin de funcionarios en el uso de formatos y herramientas dispuestos
para tal fin. Un ejemplo de este acompaamiento puede ser la difusin y uso efectivo del
Manual de Oferta Institucional del Gobierno Nacional dirigido a municipios
municipios y departamentos
Cabe sealar que los sectores que aparecen en este formato son los mismos contemplados en
la Ley 715 de 2001.

39

7. FORMATOS L
Este captulo tiene como objetivo brindar orientaciones tcnicas a los funcionarios municipales
responsables dell diligenciamiento y la consolidacin de los formatos L incluidos en el SICEP
1201. Esta versin del SICEP recoge la informacin relacionada con la ejecucin de metas en el
ao 2011.
La informacin reportada por los municipios en estos formatos se constituye
const
en el insumo
principal para realizar la evaluacin del componente de eficacia
eficacia, definido en la metodologa de
medicin y anlisis del desempeo municipal2 y en cumplimiento de los Artculos
Artculo 343 y 344 de la
3
Constitucin Poltica y las leyes 152 de 1994, 617 de 2000, 715 de 2001 y 1151 de 2007.
2007
metas demanda de las
Ell proceso de recoleccin de la informacin de ejecucin de metas,
administraciones locales una organizacin interna que garantice la articulacin de las diferentes
dependencias responsables de la ejecucin del plan,
plan garantizando que la informacin sea de
calidad, acorde con la realidad del municipio y constituyndose en la base para orientar la
gestin y socializar los resultados con la ciudadana.
En este sentido, el reporte de la informacin a travs del SICEP no debe ser visto como una
tarea exclusiva para rganos externos a la administracin (planeacin departamental y DNP),
DNP)
sino como un instrumento de gerencia pblica y toma de decisiones.
A continuacin se presenta:: el contexto general de la evaluacin y su relacin con los formatos
del SICEP;; una propuesta para que el Municipio consolide y digite la informacin;
nformacin; la descripcin
de cada una
a de las casillas a diligenciar,
diligenciar y las orientaciones operativas para el diligenciamiento
de los formatos L en el SICEP versin 1201.

 LOS FORMATOS L Y LA EVALUACIN DE EFICACIA

Para evaluar este componente se calcula el cumplimiento de las metas de producto4 del plan de
desarrollo de la Administracin anterior,
anterior las cuales se programaron
ron al inicio de la vigencia a
evaluar; es decir, se contrasta lo ejecutado y lo programado,, tal como se muestra en el
siguiente ejemplo:

Esta metodologa evala tambin la eficiencia en la prestacin de los servicios bsicos, capacidad administrativa y fisca
fiscal y el
cumplimiento de los requisitos legales Ley 715 de 2000.
3 Art. 343El organismo nacional de planeacin debe disear y organizar los sistemas de evaluacin de gestin y resultados de la
evaluacin pblica. Art. 344. Los organismos departamentales de planeacin harn la evaluacin de gestin y resultados sobre los
planes y programas de desarrollo e inversin de los departamentos y municipios.
4
Estas metas hacen referencia a los logros que espera alcanzar una entidad territorial en materia de bienes y servicios. Estn
asociadas a las causas de los problemas y/o potencialidades planteados en el plan de desarrollo.

40

Descripcin
Meta Producto

Indicador de
producto

Construir 2 No. de parques

parques
construidos

Lnea
Base

Meta
cuatrie
nio

Vr.
Progra
mado
2009

Vr.
Ejecuta
do 2009

Vr.
Progra
mado
2010

Vr.
Ejecuta
do 2010

Frmula para medir el cumplimiento

Nivel de
cumplimiento
2010

100%

+1(parque
(parque programado/
1(parque
(parque construido)*100

El ndice de eficacia se construye a partir de la suma ponderada de las metas de producto de los
sectores bsicos (educacin, salud y agua potable) y de las metas del resto de sectores
denominados otros sectores, donde el peso de cada una de ellas se define de la siguiente
s
manera:

Para
ara las metas de los sectores bsicos, de acuerdo con los recursos ejecutados
ejecutados.
Para
ara las metas de los otros sectores
sectores, con base en la prioridad que asigne la
Administracin
dministracin municipal.

La calificacin final resulta de ponderar el ndice de eficacia de los sectores bsicos con el ndice
de eficacia de otros sectores, donde el primero tiene un peso del 60% y el segundo del 40%; a
saber:
Frmula:

IET= IESB * 0.6 + IEOS * 0.4

Donde:

IET
IESB
IEOS

= ndice de Eficacia Total

= ndice de Eficacia de los sectores bsicos (Formatos L1 y L2)
= ndice de Eficacia de otros sectores
(Formato L3)

 RECOMENDACIONES PREVIAS AL REPORTE DE LOS FORMATOS L

Antes de iniciar el proceso de digitacin de la informacin en los formatos L, es
importante que el funcionario responsable de la consolidacin
consolidacin, as como el resto
de dependencias sectoriales, tengan en cuenta la importancia de entregar datos coherentes
con la ejecucin real del
el plan de desarrollo. De igual forma, se sugiere a los mandatarios y
mandatarias tomar esta base de datos como insumo para fortalecer los procesos de auto
autoevaluacin y rendicin de cuentas a la ciudadana.
El Municipio
unicipio debe tener claro lo que pas con el reporte en la vigencia 2010.
2010 A continuacin se
presentan las posibles situaciones que se presentaron y el procedimiento a seguir:

41

Situacin presentada

Paso a seguir

Report SICEP 1101 el 15

Marzo de 2010 y se evalu la
vigencia 2010

Reporta informacin en el SICEP 1201

(Ejecucin 2011)
El Municipio es evaluable para la vigencia 2011

Report SICEP 1101 el 15

Marzo de 2010 y NO se evalo
en 2010.
El Municipio envo informacin
consistente de programacin
2011 al Departamento

Reporta informacin en el SICEP 1201

(Ejecucin 2011)
El Municipio es evaluable para la vigencia 2011

Report SICEP 1101 el 15

Marzo y NO se evalo 2010.
El municipio NO envo
informacin consistente de
2011 al Departamento

El Municipio no se evala en la vigencia 2011.

42

Paso a seguir

Situacin presentada

No report informacin
en el SICEP 1101

No es evaluable

En 2011 se aprob un
nuevo plan de desarrollo,
el Municipio report la
programacin del nuevo
plan para 2011 al
Departanento

El Municipio debe reportar la ejecucin del

nuevo plan de desarrollo en el SICEP 1201, el
cual debe contener slo las metas del plan
aprobado.
Si hubo ejecucin del plan de desarrollo anterior
en 2011, debe reportarse otro SICEP 1201 con
los datos del plan anterior, aclarando que
corresponde a la ejecucin de dicho plan.

En 2010 se aprob un
nuevo plan de desarrollo
pero no se envo la
programacin de 2011 al
Departamento

No es evaluable para 2011

a. DESCRIPCIN DE LOS FORMATOS L

El SICEP incluye en el formato L tres ventanas que corresponden a la informacin desagregada
por sectores, de acuerdo con los requerimientos definidos en la metodologa de evaluacin, a
saber:

43

FORMATO L1. Sectores Bsicos.

Bsicos En este formato se recoge la informacin relacionada con
las metas definidas en el plan de desarrollo para los sectores de Educacin, Salud y Agua
Potable y Saneamiento Bsico.

FORMATO L2: Sectores Bsicos sin Recursos. Este formato recoge la informacin
relacionada con las metas de los sectores bsicos que no requieren de ejecucin de recursos
del Municipio, sino de acciones de gestin o que se logran con los recursos fsicos y humanos
disponibles en la entidad territorial.
territorial Es importante sealar que las metas que aqu se reporten
deben aparecer en el plan de desarrollo. Por ejemplo, el Municipio
unicipio adelantar en coordinacin
con los colegios pblicos anualmente x jornadas de alfabetizacin en los sectores donde se
encuentra poblacin desplazada.

FORMATO L3. Otros Sectores.

Sectores El objetivo de este formato es recoger informacin que
permita evaluar el cumplimiento de las metas del plan de desarrollo para los sectores
diferentes a Educacin, Salud y Agua Potable y Saneamiento Bsico, que estn definidos en la
Ley 715 de 2001.

- DESCRIPCIN DE LAS COLUMNAS

El objeto de esta seccin es que los funcionarios responsables de diligenciar los formatos
tengan claridad sobre la informacin que se debe diligenciar en cada una de las celdas. Para el
caso de este ao, lass columnas que se deben diligenciar son: Valor final indicador producto 2011
y recursos ejecutados 2011. Es importante tener en cuenta que la informacin de las vigencias
anteriores ya fue reportada por las administraciones salientes, por lo tanto, se recomienda
rec

44

solicitar los archivos correspondientes y en caso de tener dificultades, solicitarla a las oficinas
departamentales de planeacin.
Los tres formatos tienen la misma estructura, a excepcin del formato 2 (sectores bsicos sin
recursos), el cual no incluye las columnas de recursos. No obstante, es importante TENER
CUIDADO EN EL DILIGENCIAMIENTO Y LEER CON ATENCIN LAS INSTRUCCIONES.
INSTRUCCIONES
A continuacin se explica cada una de las columnas del formato, en primer lugar aparece la
informacin relacionada con las metas de resultado:

1.

METAS DE RESULTADO: Las metas de resultado cuantifican los efectos o cambios

generados por los programas sobre el territorio en el perodo establecido en el plan de
desarrollo. Responden a problemticas estructurales que se preten
pretende mejorar o al
aprovechamiento de un potencial detectado en la entidad territorial.
Para comprender el concepto de meta de resultado es importante tener en cuenta que el
proceso de formulacin de los planes de desarrollo parte del anlisis de la situacin
situaci actual
de la entidad territorial y la identificacin de los problemas estructurales,
estructurales a partir de las
cuales, se define la parte estratgica (QU HACER) para mejorar los indicadores sociales y
por tanto, contribuir con mayores niveles de calidad de vida de
de la poblacin
Conforme con lo anterior, las metas de resultado son aquellas que se relacionan con la
solucin de los problemas estructurales identificados,
identificados es decir, con los efectos esperados.
Por ejemplo, incrementar la cobertura educativa al 80% es una meta de resultado que de
lograrse genera un efecto positivo en las familias porque sus nios podran estar en las
escuelas.
Los resultados en general se refieren a los cambios o el mejoramiento del acceso a bienes y
servicios pblicos y en su mayora estn relacionados con coberturas en servicios bsicos,
reduccin de las tasas de enfermedades, de violencia, disminucin del dficit de vivienda
urbana, etc.
Las columnas
nas relacionadas con las metas de resultado son las siguientes:
Descripcin de la
meta de resultado

Nombre del
indicador de la
meta

Lnea de base
(Diciembre de
2007)

En el formato aparece en la siguiente presentacin:

45

Valor esperado
resultado
cuatrienio

Ponderador meta
resultado
cuatrienio

A continuacin se explica cada una de las columnas:

 Descripcin de la meta de resultado:
resultado esta columna hace referencia a las metas de
resultado incluidas en los planes de desarrollo del perodo de gobierno anterior.
En algunos casos,, una meta de resultado aparece varias veces, esto se debe a que estas
metas tienen asociadas varias metas de producto,
producto las metas de resultados
resultado se deben
digitar,, tantas veces como metas de producto tuviera, por ejemplo, si la meta era
aumentar
tar al 95% la cobertura en educacin primaria, y las metas de producto para su
cumplimiento eran:: i) comprar un bus escolar; ii) construir 5 aulas
aulas, y iii) otorgar 200
nuevos subsidios en escuelas privadas, se digita
digit la meta de resultado tres veces
veces, con el
fin de poder identificar cules productos iban a tener un efecto en este resultado
propuesto.

 Nombre del indicador de la meta de resultad

resultado: esta casilla contiene el nombre del

indicador mediante el cual se m

midi la meta de resultado, por ejemplo, si la meta es
aumentar la cobertura en educacin primaria en 20%, el indicador poda ser: porcentaje
de incremento de la cobertura en educacin primaria.

46

Lnea de Base (Dic. 31 de 2007)

2007).. Esta casilla corresponde al valor (NUMRICO)
(
del
indicador de resultado al inicio del perodo de gobierno. En caso de que la
Administracin anterior no contara con lnea de base se dejaba en blanco la casilla.
RECUERDE EN EST
ESTA CASILLA NO DEBE ESCRIBIR TEXTO SLO VALORES
NUMRICOS.

Valor esperado del indicador de resultado Cuatrienio. Corresponde al valor que la

Administracin tener al finalizar el perodo de gobierno.. Es importante tener en cuenta
que si el indicador de resultado tena lnea de base, el valor esperado deba
deb escribirse de
manera acumulada.
Ponderador meta de resultado cuatrienio. Hace referencia a la importancia que tena
cada meta
eta de resultado para la Administracin territorial que termin su mandato.
mandato Esta
informacin fue reportada desde el SICEP versin 804.
FORMATO L1. La suma de la ponderacin de las metas
meta de resultado en el sector
educacin debe ser igual a 100%, las metas de salud tambin deben sumar 100% y de la
misma manera las metas de resultado de Agua Potable y Saneamiento Bsico suman
100%.

Por ejemplo, en el formato L1 del municipio X1 del sector educacin se programaron 3 metas de
resultado:

Nro.
Meta

Descripcin de la meta de
resultado

PRUEBAS SABER: 60.5% DE

LAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS CON NIVEL
(SUPERIOR, MUY SUPERIOR Y
ALTO)
PRUEBAS ICFES 45% DE LAS
INSTITUCIONES EDUCATIVAS
CON NIVEL SUPERIOR, MUY
SUPERIOR Y ALTO

Lnea de
base
Nombre del indicador de la meta
(Diciembre
de 2007)
NO. DE INSTITUCIONES
EDUCATIVAS CON RESULTADOS
SABER EN SUPERIOR, MUY
SUPERIOR Y ALTO/ TOTAL
INSTITUCIONES EDUCATIVAS
NO. DE INSTITUCIONES
EDUCATIVAS CON RESULTADOS
ICFES SUPERIOR, MUY
SUPERIOR Y ALTO/ TOTAL
INSTITUCIONES EDUCATIVAS

COBERTURA 94% NETA(ENTRE COBERTURA NETA ENTRE LOS

LOS NIOS DE 5 Y 17 AOS)
NIOS DE 5 Y 17 AOS

Valor
esperado
resultado
cuatrienio

Ponderador
meta
resultado
cuatrienio

Valor del
indicador
de
resultado
vigencia
2009

35

60,5
0

45

92

95

TOTAL SECTOR EDUCACIN

15

50
100

De igual forma se debe ponderar para salud, agua potable y saneamiento bsico.

47

FORMATO L3. Se debe ponderar con el mismo criterio del formato L1 para las metas de
resultado.

2.

METAS DE PRODUCTO:

Las metas de producto cuantifican los bienes y

servicios producidos o aprovisionados por las acciones realizadas en los
subprogramas. Estn asociadas con las causas que originan dicha problemtica o las
condiciones para aprovechar la potencialidad, por tanto, estas metas contri
contribuirn al
logro de las metas de resultado establecidas en cada sector.
Este conjunto de casillas hacen referencia a la informacin relacionada con las metas de
producto base para la calificacin final del componente de eficacia.
Las
as metas de producto estn relacionadas con los objetivos especficos que se pretenden
alcanzar y que contribuyen con el mejoramiento de los indicadores de resultado. Por
ejemplo, en un plan de desarrollo una causa asociada al problema de baja cobertura en la
bsica primaria fue el bajo nmero de aulas en las instituciones educativas oficiales, razn
por la cual fue necesario programar la construccin de X cantidad de aulas (meta de
producto).
Las columnas a diligenciar con respecto a metas de producto so
son:

Descripcin
meta de
producto

Lnea de
Valor
Valor
Valor
Valor
Valor
base
Ponderador
Valor final Ponderador
Valor final Ponderador
Valor final
Nombre del
programado
program ado
programado
program ado
Tipo
esperado del Ponderador
Poblacin Indicador
sectorial
indicador
sectorial
indicador
sectorial
indicador
indicador
indicador de sectorial
indicador
indicador
indicador
indicador
de
meta
objetivo producto
para la
producto
para la
producto
para la
producto
producto
producto
producto
producto
meta
producto
cuatrienio
(Diciembre
vigencia 2008
2008
vigencia 2009
2009
vigencia 2010
2010
producto
cuatrienio
2008
2009
2010
2011
de 2007)

En el SICEP se visibilizan as:

48

A continuacin se presenta la explicacin de cada una de las columnas del formato

formato, se
resaltan en color rojo las que se deben diligenciar para la evaluacin de la vigencia 201
2011:
 Descripcin de la Meta de producto: Corresponde a la descripcin de las acciones que se
esperan implementar en el periodo de gobierno, definidas en el plan de desarrollo5. En esta
columna deben aparecer la totalidad de las metas que aparecen en el plan.
Se recomienda digitar de manera precisa y concreta la meta, de manera que se pueda
establecer qu es lo que realmente se va a hacer.
 Nombre del Indicador de la meta de producto. En esta casilla est el nombre del indicador
mediante el cual midela
la meta de producto, por ejemplo, si la meta es la construccin de 20
aulas en el rea rural del Municipio,
Municipio, el indicador es nmero de aulas construidas.
LA INFORMACIN DE LA DESCRIPCIN DE LA META Y EL NOMBRE DEL INDICADOR DEBE
GUARDAR RELACIN, POR EJEMPLO:
Descripcin meta de producto

Nombre del indicador meta producto

CAPACITACIN EN PRUEBAS SABER A LOS

No. DE ESTUDIANTES CA
C PACITADOS

O la incluidas en el plan indicativo, siempre y cuando se encuentren enmarcadas en el plan de desarrollo.

49

ESTUDIANTES PARA EL MEJORAMIENTO DEL

PUNTAJE PROMEDIO MUNICIPAL
CAPACITACIN EN PRUEBAS ICFES PARA EL MEJORAMIENTO
DEL PUNTAJE PROMEDIO MUNICIPAL EN CADA REA DEL
NCLEO COMN DEL EXMEN DE ESTADO.
PAGO DE NMINA DE DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS
AUMENTAR LA MATRICULA EDUCATIVA (250 NIOS )

% DE PAGO
NO. DE NIOS ADICIONALES MATRICULADOS

Tipo de Meta. En esta casilla se clasifica la meta, as (REVISAR PGINAS

PGINA 5 Y 6) :

NUMERO DE ESTUDIANTES CAPACITAD

CAPACITADOS

Meta de Incremento MI-: Corresponde a las metas que tienen como propsito
aumentar el valor del indicador, por ejemplo: aumentar el nmero de nios
matriculados en preescolar a 5.000; incrementar el nmero de afiliados al rg
rgimen
subsidiado en un 10%, etc. SE ESCRIBE ACUMULADO EL INDICADOR
Meta de Reduccin MR-: Corresponde a las metas que tienen como propsito
reducir un indicador, como por ejemplo reducir la tasa de morbimortalidad,
disminuir en un 25% la incidencia y prevalencia
prevalencia de patologas de notificacin
obligatoria. SE ESCRIBE ACUMULADO EL INDICADOR
Meta de Mantenimiento MM-: Corresponde a las metas que contemplan acciones
de mantenimiento, por ejemplo: Intervenir anualmente a 25 instituciones con
acciones de fortalecimiento
fortalecimiento institucional, capacitar anualmente a 1000 docentes,
realizar el mantenimiento anual a 3 sedes educativas, etc.
etc NO SE ACUMULA EL
INDICADOR

Poblacin objetivo. Esta informacin hace referencia a la poblacin beneficia

beneficiad con
cada meta de producto

 Lnea de Base del indicador de producto. Corresponde al valor del indicador al iniciar el
periodo de gobierno. Si la meta de producto plantea construir dos escuelas en el rea rural
durante el cuatrienio, la lnea de base es el nmero de escuelas existentes a Diciembre de
2007. Por ejemplo,

50

Descripcin meta
de producto

Nombre del
indicador meta
producto

CONSTRUCCION No. DE AULAS

DE AULAS EN
CONSTRUIDAS
LAS VEREDAS X
YZ

Lnea de
base
Indicador
producto
(Diciembre
de 2007)

Valor
esperado
del
indicador de
producto
cuatrienio

Valor
programado
indicador
producto
2008

Valor final
indicador
producto
2008

Valor
programado
indicador
producto
2009

Valor final
indicador
producto
2009

Si la Administracin
dministracin no dispona de informacin para establecer la lnea de base, la celda
debe aparecer en blanco.
blanco
 Valor esperado del indicador de producto cuatrienio. Es el valor (CUANTITATIVO) del
indicador de la meta de producto que espera
esperaba tener la Administracin al finalizar el
perodo de gobierno. Es decir, si la meta del cuatrienio es construir 5 escuelas y la lnea de
base es 5 escuelas existentes, el valor del indicador al finalizar el cuatrienio ser igual a 10
(las cinco que tiene actualmente el municipio ms las
las cinco que se esperan construir). De la
misma forma, se debe diligenciar si la meta es de reduccin.

 Ponderador sectorial cuatrienio. En esta columna el Municipio digit

digit el peso o la
importancia que le dio a cada una de las metas.
 Ponderador sectorial para las
la vigencias 2008, 209, 210, 2011.

En estas casillas el Municipio digit el peso que le dio a cada una de las metas en la
respectiva vigencia
vigencia.

Valor programado del indicador de producto 2008,

2008, 2009, 2010 y 2011.
2011 Estas casillas
corresponden al valor del indicador de la meta de producto que program el gobierno que
termin su mandato para cada una de las vigencias.
 Valor final indicador de producto 2008,
2008 2009, 2010 y 2011: En estas celdas
celda se encuentra el
valor obtenido o logrado
o en el indicador al finalizar la respectiva vigencia.
vigencia

RECURSOS. Este grupo de informacin est relacionada tanto con el monto de recursos
programados en el presupuesto del Municipio para el cumplimiento de las metas del plan
de desarrollo,, como con el respectivo monto ejecutado.

51

Recursos
program ados
cuatrienio
(m iles de
pesos)

Recursos
program ados
vigencia 2008
(m iles de
pesos)

Recursos
ejecutados
2008 (m iles
de pesos)

Recursos
program ados
vigencia 2009
(m iles de
pesos)

Recursos
ejecutados
2009 (m iles
de pesos)

Recursos
program ados
vigencia 2010
(m iles de
pesos)

Recursos
ejecutados
2010 (m iles
de pesos)

Recursos
program ados
vigencia 2011
(m iles de
pesos)

Recursos
ejecutados
2011 (m iles
de pesos)

b. Columnas a diligenciar por la actual Administracin



Valor final indicador de producto 2011: En esta celda se debe diligenciar el valor
obtenido o logrado al finalizar la vigencia 2011,
2011, de la administracin saliente.
saliente
Es importante tener en cuenta que el valor final se debe escribir coherente con el tipo de
meta que registr la administracin en el SICEP 1101, es decir, si en el valor programado 2011
201
se escribi acumulado el valor del indicador el reporte de la ejecucin
ejecuci
tambin deber
escribirse acumulado.
Por otra parte, ess importante antes de diligenciar la informacin de esta vigencia revisar el
logro de la vigencia 20110 para garantizar un diligenciamiento coherente con las acciones
desarrolladas.

En el caso en que un municipio haya ejecutado una meta que no fue programada
en 2010 debe diligenciar el valor ejecutado nicamente.

Recursos
ecursos ejecutados vigencia 2011. Esta casilla debe diligenciarse con las cifras de
ejecucin del presupuesto de la vigencia. Debe ser coherente con el reporte que realiza el
Municipio a travs del FUT en la cuenta de compromisos.
Si el Municipio
unicipio tiene los recursos desagregados por proye
proyectos
ctos y dentro de cada proyecto se
ejecutan una o varias metas, la Administracin
dministracin local debe coordinar con el funcionario
responsable de la ejecucin de los proyectos para establecer con rigor el valor ejecutado
para lograr la meta.

52

c. ORIENTACIONES
OPERATIVAS
INFORMACIN EN EL SICEP

PARA

CARGAR

A continuacin se presentan las orientaciones operativas para el manejo del SICEP versin 1101.
POR FAVOR TENGA EN CUENTA ESTAS ORIENTACIONES Y HGALAS EN EL ORDEN QUE SE
RECOMIENDA:
1.

Pngase en contacto con la oficina de planeacin departamental y cercirese de tener

la data final de los formatos L de su Municipio (la ltima reportada al Departamento y
con la que fue evaluado en la vigencia anterior).
anterior)

2. Copie la versin del SICEP 1201 en su equipo (carpeta C)

3. Con la informacin final del SICEP 1101 (que ya constat con el departamento) vaya al
explorador de Windows y abra la carpeta data del SICEP 1101 y seleccione los archivos
que aparecen en la siguiente grfica:
grfica

53

4. Luego copie estos archivos en la carpeta data de la versin del SICEP 12101.

5. Ubquese en la carpeta
del SICEP 1101 como
aparece en la grfica y
seleccione el ejecutable
(bandera):

54

6. Luego escriba el usuario (3815000) y la contrasea (1625)

7. Haga clic en los formato L y empiece el diligenciamiento uno por uno. No olvide grabar
a medida que va digitando la informacin.
8. Cuando ingrese al formato L va a encontrar la siguiente pantalla, donde podr acceder
a los conos Sectores Bsicos (L1), Sectores Bsicos sin recursos (L2) y Otros
Sectores (L3), cuya informacin debe diligenciarse en su totalidad
totalidad6 con base en los
compromisos adquiridos en el plan de desarrollo municipal.
Al ingresar a cada formato saldr el siguiente mensaje, el cual deber tener en cuenta al
momento de empezar a digitar la informacin.

Una vez haya hecho clic en el aviso anterior, elija el sector que va a digitar.

A excepcin del formato L2 (sectores

ectores bsicos sin recursos) en caso de que el plan de desarrollo no contemple metas que
no requieren la ejecucin de recursos del presupuesto municipal.

55

NO OLVIDE GRABAR A MEDIDA QUE INTRODUZCA

INTRODUZCA LOS DATOS EN EL SISTEMA
PORQUE DE LO CONTRARIO PERDER TODA LA INFORMACIN.
INFORMACIN

cuando vaya a ingresar las metas que hayan sido incluidas en el plan
Utilice el icono
de desarrollo (por modificacin) y en el plan indicativo.
En caso de digitar mal algn dato puede usar el icono
si solo s, no ha guardado
previamente. Si por equivocacin usted hace clic en este
este icono la informacin que ha digitado y
que no ha guardado se borrar. En caso de que haya grabado y se identifique un error, puede
volver a digitar la informacin y nuevamente grabarla.
Para exportar la
debe hacer clic

informacin diligenciada en el formato a un ar

archivo de Excel slo
en

Para salir de cualquiera de los formatos haga clic en

56