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Guia Tecnica para La Elaboracion de Organigramas en El Sector Publico Panameno
Guia Tecnica para La Elaboracion de Organigramas en El Sector Publico Panameno
c) Fusionar y/o agrupar dos o ms actividades homogneas en una sola unidad
administrativa y bajo una sola autoridad de mando con el propsito de
establecer las unidades administrativas que conforman los diferentes niveles
jerrquicos.
c.1 Determinar el nivel estructural de las unidades administrativas.
d) Dibujar el organigrama ajustndose a las tcnicas contempladas en esta gua
y la Gua para Determinar los Niveles Jerrquicos de las Unidades
Administrativas de las Instituciones del rgano Ejecutivo.
e) Definir el nivel de integracin y/o coordinacin de la unidad administrativa
con el resto de la organizacin.
f) Incorporar aquellos datos que se desean representar en un organigrama
complementario (funciones, personal, partidas presupuestarias, etc.).
C. Divulgacin, Revisin y Actualizacin
1. Divulgacin
Peridicamente las instituciones debern divulgar los organigramas referentes a
su estructura administrativa para que sirvan como instrumento de orientacin e
informacin a su personal, al pblico en general y a aquellas personas u
organismos con las que mantiene alguna relacin.
Para estos efectos, los mismos debern estar disponibles a todo el personal y a los
usuarios, de la institucin de manera que sea de fcil acceso su conocimiento o
consulta.
Se recomienda que las Oficinas de Relaciones Pblicas y las de Organizacin y
Mtodos coordinen acciones para la divulgacin de folletos sobre la materia.
2. Revisin y Actualizacin
La fase de revisin de los organigramas tendr lugar peridicamente o de manera
continua y en funcin de los cambios que adopte la entidad en su estructura
organizativa.
Ver Gua Tcnica para Determinar Niveles Jerrquicos de las Unidades Administrativas de las
Instituciones del rganos Ejecutivo del Ministerio de Economa y Finanzas.
38
Entre los criterios que prevalecen con mayor nfasis para revisar y actualizar los
organigramas encontramos:
a) Crecimiento de los efectos de la supervisin de personal, susceptible de
imponer una reforma de mando;
b) Variaciones en la distribucin de las actividades, que exigen la creacin o
eliminacin de unidades administrativas;
c) Incremento de los objetivos administrativos, que revelan el inters de la
gestin pblica.
El titular de cada unidad administrativa participar conjuntamente con oficinas responsables
en la revisin y ajuste de los cambios correspondientes a su rea.
Una vez revisados y actualizados los organigramas sintticos y analticos debern
presentarse a la direccin superior de la entidad para su conocimiento y aprobacin.
Posteriormente sern remitidos al Departamento de Fortalecimiento Institucional de la
Direccin de Desarrollo Institucional del Estado del Ministerio de Economa y Finanzas,
para su anlisis y aprobacin final.
39
ANEXOS
40
ANEXO No. 1
CRITERIOS UTILIZADOS PARA LA ESTRATIFICACIN DE NIVELES EN EL
SECTOR PBLICO PANAMEO
Los niveles estructurales son las divisiones que se hacen a la estructura de la organizacin de
una entidad. A travs de ellas se ubican o se identifican las unidades administrativas de
acuerdo al tipo de funcin que de manera general realizan las mismas dentro de la
institucin. Estas divisiones se hacen en concordancia con los niveles jerrquicos, que
aunque los mismos son diferentes, se relacionan. La parte estructural se refiere a la funcin
y la jerrquica a la autoridad. Este tipo de organigrama ayuda a identificar rpidamente las
responsabilidades de determinada unidad administrativa y a ubicarla en el nivel jerrquico
apropiado al momento de elaborar dichos organigramas. Esto permite adems, una mejor
visin del acercamiento de las funciones de las unidades administrativas a las reas de
decisiones o del objetivo de la Institucin. El propsito de utilizar este modelo es el de
uniformar la presentacin de los organigramas para cualquier tipo de anlisis sectorial o
general y tambin, para su presentacin en el Manual de Organizacin del Gobierno de la
Repblica de Panam.
A continuacin se describen los diferentes niveles:
Nivel Poltico y Directivo
Es aquel establecido a travs de una conformacin jurdica en donde se norma y se exige el
cumplimiento de las polticas, objetivos, estrategias, planes, programas y leyes de la entidad;
adems en l se ejerce la orientacin, direccin de la misma y delegacin de facultades. Es a
su vez, la autoridad mxima de la institucin, y por ende le corresponde ejercer la
representacin legal y la administracin de la entidad. Es el responsable directo de la buena
marcha de la organizacin.
Ejemplo:
Ministro, Junta Directiva, Administrador, Direccin General, Comit Ejecutivo, Gerencia
General, Consejo Directivo, Consejo Nacional.
Nivel Coordinador
En este nivel se ubican las unidades administrativas que tienen como funciones principales
propiciar y lograr la interrelacin de las labores y actividades que ejecuta la institucin en la
bsqueda y logro de un objetivo comn, procurando que en el desarrollo de esas
actividades el mismo se cumpla en forma armoniosa, ordenada y racional. En este nivel se
ubican las unidades administrativas que desempean acciones de planificacin,
41
organizacin, direccin, y control de forma general en la entidad, as como tambin las
comisiones de trabajo creadas para un fin especfico.
Ejemplo:
Secretara General, Comit de Coordinacin, Consejo de Coordinacin.
Nivel Asesor
Las unidades administrativas que corresponden a este nivel ejercen orientacin, aclaran,
aconsejan, proponen y recomiendan acciones a seguir a cualquier unidad administrativa que
conforman la dependencia, a fin de conseguir los fines adscritos a la institucin, siendo sus
funciones de asesoramiento y asistencia tcnica especficamente.
Ejemplo:
Asesora Legal, Asesora Econmica, Asesora de Proyectos, Asesora Financiera, Asesora
Administrativa, Oficina de Planificacin, Oficina de Relaciones Pblicas.
Nivel Fiscalizador
Se incluyen en este nivel todas aquellas unidades administrativas que desarrollan actividades
de fiscalizacin, regulacin y control de todos los actos de manejo de fondos y otros bienes
pblicos a nivel interno de la institucin o instituciones que ejerzan estas funciones para
todo el Sector Pblico.
Ejemplo:
Auditora Interna, Oficina de Fiscalizacin de la Contralora General de la Repblica (
1
).
Nivel Auxiliar de Apoyo
Se incluyen en este nivel, todas aquellas unidades administrativas de las cuales la
organizacin procura la disposicin y administracin de recursos humanos, materiales,
financieros, estructurales y que adems prestan a la misma los servicios indispensables para
el desarrollo de actividades, programas y funciones encomendadas y asignadas a cada
unidad administrativa o en su conjunto.
Ejemplo:
Direccin Administrativa, Direccin de Finanzas, Direccin de Administracin y Finanzas,
Gerencia Administrativa, Departamento de Administracin, Direccin de Informtica.
1
Esta entidad no es parte de la organizacin, pero por costumbre, se refleja en este nivel.
42
Nivel Tcnico
Las unidades administrativas que se incluyen en este nivel desarrollan actividades
relacionadas con investigaciones en reas especficas; diseo de metodologas, normas y
estndares aplicables a los procesos de trabajo de las unidades de lnea (para que ajusten sus
actividades a las novedades cientficas en los aspectos de produccin y gestin) y para las
unidades de apoyo con la debida coordinacin con los organismos rectores de los sistemas
administrativos.
Ejemplo: Direccin de Planificacin.
Nivel Operativo
Agrupa las unidades administrativas que dentro de las instituciones hacen posible alcanzar
los objetivos institucionales y gubernamentales en beneficio de la comunidad en general
(son unidades fines).
Este nivel contempla los subniveles Ejecutivo y Ejecutor.
Subnivel Ejecutivo
Es responsable directo ante el Nivel Poltico y Directivo de planificar, organizar, dirigir,
coordinar y controlar las actividades sustantivas institucionales dirigidas al logro y xito de
los objetivos de la institucin con productos de alta calidad y costos aceptables.
Ejemplo:
Direccin Nacional, Direccin, Gerencia.
Subnivel Ejecutor
Es el nivel ms amplio e importante de la institucin, ya que en l se identifican las unidades
administrativas responsables del xito o no, de la satisfaccin de la demanda. Sobre este
nivel recae la responsabilidad de elaborar y procesar el producto final que se presenta a la
clientela.
Ejemplo:
Departamento, Seccin.
Se seala como recomendacin general al elaborar los organigramas de los organismos del
gobierno, la conveniencia de dar a cada unidad administrativa la nomenclatura y
denominacin completa, de acuerdo a lo establecido en sus respectivas disposiciones legales
(del rgano Ejecutivo o internas de las entidades) que las crearon y/o por la Ley de
Presupuesto de la Nacin.
43
ANEXO No. 2
CUESTIONARIO E INSTRUCTIVO PARA LA RECOPILACIN DE LA
INFORMACIN NECESARIA PARA LA ELABORACIN DE LA ESTRUCTURA
ADMINISTRATIVA
A. ASPECTOS GENERALES
1. Nombre de la entidad __________________________________________________
2. Nombre de la unidad administrativa ______________________________________
____________________________________________________________________
3. Nombre de la unidad administrativa inmediatamente superior.
____________________________________________________________________
4. Nombre de las unidades administrativas subordinadas a esta unidad.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
5. Nombre de las unidades asesoras a esta unidad administrativa.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
6. Recibe rdenes e instrucciones directas:
6.1 Del jefe superior inmediato? _______; Cmo? _________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Cundo?_________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Por qu? _________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
44
6.2 De otras unidades? ___________; Cules? _____________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Cmo? __________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Cundo? ________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Por qu? ________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
7. Rinde informes:
7.1. Al superior inmediato? _________; Cmo? ___________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Cundo? _______________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Por qu? _______________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
8. Observaciones: _______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
B. ASPECTOS JURDICOS
9. Anote a continuacin el ttulo, nombre, nmero y fecha de la(s) Ley(es) Decreto(s) o
Reglamento(s), (solamente los vigentes), relativos a las funciones de la unidad
administrativa:
45
Ordenamiento Legal Fecha
Leyes (L/)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Decretos (D/)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Reglamentos (R/)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Adjunte copia(s) de la(s) ley(es), decreto(s) o reglamento(s)
10. Indicar por orden de importancia o gravedad los problemas provenientes de fallas,
vaguedades u omisiones en los aspectos jurdicos, que regulan las actividades de esta
unidad administrativa.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
11. Se establece en la legislacin autoridad necesaria para el desarrollo adecuado de las
funciones, que se le asigna a esta unidad?
Si_______; No _______, explique brevemente_______________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
46
Especifique la reglamentacin____________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
12. Indicar si en el ordenamiento legal de la organizacin se incluyen procedimientos
engorrosos o difciles de cumplir o cuyo cumplimiento origina demoras o problemas
de otra ndole (mencione en qu reglamentacin).
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
13. Qu recomendaciones puede hacer o ha hecho usted o su unidad administrativa para
efectuar enmiendas a la reglamentacin?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
C. POLTICAS, OBJETIVOS Y PLANES
14. Existen polticas que sirvan de lineamientos para establecer los objetivos y planes de
esta unidad? __________;
Explique_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
15. Se establece en algn documento de la institucin los objetivos de la unidad
administrativa?________________________________________________________
____________________________________________________________________
___________________________________________________________________
16. Enumere los objetivos bsicos de la unidad administrativa.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
47
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
17. Son precisos los objetivos?_______; Explique______________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
18. Enumere los planes y/o programas de la unidad administrativa.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
19. Contribuyen los planes y los programas a la consecucin de los objetivos de la
unidad administrativa?
Explique_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
20. Participa usted en la formulacin de los planes de la unidad administrativa donde
labora?___________; Explique___________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
21. Obervaciones_________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
D. ORGANIZACIN
22. Enumere las funciones de esta unidad (orden de importancia).
48
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
23. Enumerar las funciones que por reglamentacin han sido asignadas a esta unidad y
no se cumplen. Explique brevemente por qu?______________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
24. Las funciones reflejan y contribuyen eficazmente a la consecucin de los
objetivos?________; Especifique_________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________
25. Se necesitan otras funciones para un mejor logro de los objetivos?______________
Enumrelas___________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________
49
26. Esta unidad efecta funciones que no le corresponden y que tambin realizan otras
unidades? Si_________, No__________ Cules son esas funciones?____________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Qu unidades las realizan?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Por qu? _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
27. Realizan otras unidades funciones que deberan ejecutarse en esta unidad?_______
Cules son esas funciones?_____________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Qu unidades las realizan?______________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Por qu? ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
28. Se presentan cargas de trabajo durante alguna poca del ao?
____________________________________________________________________
Perodo______________________________________________________________
____________________________________________________________________
Causas______________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
50
29. Est bien ubicada la unidad dentro de la estructura administrativa de la
entidad?______; En caso negativo, Cul sera la ubicacin apropiada?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Por qu?____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
30. Observaciones________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
E. COORDINACIN
31. Detalle a continuacin las unidades administrativas internas de la entidad con las
cuales esta unidad mantiene estrecha coordinacin y cooperacin._______________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Mencione en qu programa o actividades __________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
51
31.1 En qu forma se lleva a cabo la coordinacin y cooperacin anterior?
Escrita?____ Oral?____.
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
31.2 Es efectiva la coordinacin y cooperacin anterior?
Explique_______________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
31.3 Se han tomado medidas para corregirlas?_______; en caso afirmativo qu
medidas? Si es negativo sugiera____________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
_____________________________________________________________
32. Detalle a continuacin las entidades gubernamentales con las cuales esta unidad
mantiene estrecha coordinacin y cooperacin.
Institucin Actividad
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
32.1 En qu forma se lleva a cabo la coordinacin y cooperacin anterior?
______________________________________________________________
______________________________________________________________
52
32.2 Es efectiva la coordinacin y cooperacin anterior?____________________
Explique_______________________________________________________
______________________________________________________________
32.3 Se han tomado las medidas para corregirlas? ________; en caso afirmativo,
qu medidas? Si es negativo sugiera________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
33. Detalle a continuacin las entidades del sector privado con las cuales mantiene
estrecha coordinacin o cooperacin.
Institucin Actividad
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
33.1 En qu forma se lleva a cabo la coordinacin y cooperacin anterior?
______________________________________________________________
______________________________________________________________
33.2 Es efectiva la coordinacin y cooperacin anterior? ________ Explique ___
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
33.3 Se han tomado las medidas para mejorarlas?_______; En caso afirmativo,
qu medidas, si es negativo, sugiera.
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
34. Qu problemas administrativos requieren soluciones inmediatas? Anotarlos en
orden de importancia.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
53
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
35. Observaciones Generales________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________________ ____________________________
Nombre del Analista Nombre del Entrevistado
______________________________ __________________________
Fecha Cargo que Ocupa
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INSTRUCTIVO
Instrucciones Generales para el Entrevistador
1. El presente cuestionario se aplicar de preferencia a los jefes de las unidades
administrativas, ya sea a nivel de Direccin, Departamento o Seccin de la institucin
objeto del estudio.
2. Ser recomendable realizar una reunin previa con los jefes de las unidades
administrativas, para darles a conocer los objetivos y procedimientos a seguir en el
desarrollo de la actividad; as como tambin comunicarles cual va a ser la informacin
que se va a requerir al llenar el formulario.
3. Deber leerse con cuidado cada pregunta siguiendo el orden en que estn presentadas las
mismas.
4. Se escribir con letra clara, de ser posible tipo imprenta.
5. En cada una de las preguntas si se necesita espacio adicional se usar el reverso de la
hoja, identificando la respuesta con el nmero que le corresponde.
6. En las preguntas abiertas, si la persona entrevistada notifica sobre demasiado detalle,
deber hacerse un resumen destacando los aspectos ms importantes de la informacin
suministrada.
7. En cada una de las preguntas en las que el entrevistado responda no, se procurar
llenar el espacio correspondiente indicando o explicando el por qu del mismo.
8. Se anotar en los renglones destinados para observaciones toda informacin adicional
que sea de inters y que sirva para aclarar cualquier respuesta registrada, o aclaracin
que el entrevistado considere importante. Dichas anotaciones sern de utilidad en la fase
del anlisis de la informacin.
9. Por la importancia en la validez de la informacin, ser necesario que el entrevistado y el
analista anoten sus respectivos nombres y firmen el cuestionario, as como la fecha en
que se realiz la entrevista.
55
G GL LO OS SA AR RI IO O
ANLISIS
Revisin, estudio, diagnstico y recomendacin que se hace a un documento. Separacin de
cualquier cosa en sus partes o elementos integrantes, para un estudio y para tomar
decisiones.
AUTONOMA
Condicin de ciertas instituciones del Estado que se rigen por sus propias disposiciones,
poseyendo capacidad para elegir sus autoridades, siendo adems, autrquicas.
AUTORIDAD
Facultad de actuar o de mandar a otros miembros del organismo administrativo.
AUTORIDAD FUNCIONAL
Es el derecho que se delega a un individuo o a un departamento para controlar ciertos
procesos, prcticas, polticas u otras cuestiones relacionadas con las actividades
emprendidas por las personas en otros departamentos.
El subordinado recibe rdenes o influencias formales desde dos puestos o funcionarios
superiores diferentes.
AUTORIDAD LINEAL
Es la autoridad clsica, vertical o que se transfiere de superiores a subordinados y que deja
en claro la ubicacin jerrquica de los individuos en la organizacin.
BASE LEGAL (Vase Reglamento Orgnico Funcional).
Fundamento jurdico y administrativo que constituye el marco normativo en el que se
fundamentan los actos de una institucin pblica cualquiera.
CENTRALIZACIN
Asumir el Poder Pblico mediante facultades atribuidas a organismos locales o regionales.
Concentracin de autoridad en un nivel jerrquico particular, la cual rene en una sola
institucin o persona el poder de tomar las decisiones ms importantes.
56
CONCENTRACIN
Accin y efecto de concentrar o concentrarse.
Reunir en una unidad administrativa actividades regionales y la correspondiente autoridad y
responsabilidad de las mismas.
CONEXIN
Enlace, concatenacin de una cosa con otra.
COORDINACIN
Es una funcin individual del gerente. Esencia de la habilidad gerencial, ya que armoniza
los esfuerzos individuales en la consecucin de las metas de grupo que es el propsito de la
organizacin.
DESCENTRALIZACIN
Delegacin de autoridad y responsabilidad a un grupo de individuos con base en el principio
de la divisin del trabajo.
Suspensin de las actividades regionales y traspaso de ellas con la correspondiente autoridad
y responsabilidad a las unidades perifricas.
DESCENTRALIZACIN DE AUTORIDAD
La descentralizacin de la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una
estructura organizada. Es un aspecto fundamental de la delegacin.
DESCONCENTRACIN ADMINISTRATIVA
Proceso jurdico-administrativo que permite al titular de una institucin, por una parte,
delegar en sus funcionarios u rganos subalternos la responsabilidad del ejercicio de una o
varias funciones que le son legalmente encomendadas, y por otra, transferir los recursos
presupuestales y apoyos administrativos necesarios para el desempeo de tales
responsabilidades.
DIAGRAMA (Vase Grfico).
Tipo de auxiliar visual. Dispositivo que describe grficamente la representacin de datos
sobre alguna materia especfica, de manera que los mismos se puedan interpretar ms
fcilmente.
57
ESTRATO JERRQUICO (Vase Nivel Jerrquico)
Jerarquas en que se divide horizontalmente una institucin y en cada una de las cuales hay
funciones especficas que cumplir.
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
Configuracin administrativa que representa las unidades operacionales de la administracin
o de una institucin, identificando la relacin que guardan dichas unidades entre s.
ESTRUCTURA JERRQUICA
Distintos niveles de autoridad y responsabilidad comprendidos dentro de una organizacin.
ESTRUCTURA ORGNICA
Conjunto de rganos ordenados e interrelacionados racionalmente entre s, para cumplir
funciones pre-establecidas que permiten el logro de la misin asignada, determinando y
adjudicando grados de autoridad y responsabilidad.
FORMULAR
Reducir a trminos claros y precisos un mandato, una proposicin o un cargo. Expresar,
manifestar.
FUNCIN
Grupo de actividades afines, ejecutadas con base a un plan o esquema general para la
consecucin de l o los objetivos trazados.
GRAFICAR
Accin y efecto de dibujar, graficar o trazar, alguna representacin para que sea ms fcil su
interpretacin.
GRFICO (vase Diagrama)
Dispositivo que describe grficamente la representacin de datos, de manera que los mismos
se puedan interpretar ms fcilmente.
JERARQUA
Es el orden de los elementos de una serie segn su valor.
58
NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Jerarquas en que se divide horizontalmente una organizacin y en cada una de las cuales
hay funciones especficas que desarrollar.
NIVEL DE COORDINACIN
Grado jerrquico encargado de propiciar la interrelacin de las labores y actividades que
ejecuta la institucin en la bsqueda y logro de un objetivo comn, para los cuales se
establecen las responsabilidades a ejercer en cada nivel competitivo.
NIVELES ESTRUCTURALES
Divisin que se hace a la estructura organizativa de una entidad gubernamental en cuanto a
su representacin grfica. Estos niveles determinan el tipo de funcin que de manera
general realiza una unidad administrativa dentro de la entidad.
NIVELES JERRQUICOS
Son los diversos escalones o posiciones que ocupan en la estructura organizativa las
unidades administrativas o cargos que las ejercen en forma descendente, con lo que se
delimita la responsabilidad de los mismos ante el funcionario o unidad administrativa
inmediatamente superior y su autoridad en relacin con el funcionario o unidad
administrativa inmediatamente inferior.
Grado de autoridad en orden descendente, a travs de los diversos niveles existentes en una
organizacin, con lo que se delimita la responsabilidad de cada funcionario ante el superior
inmediato y su autoridad en relacin en relacin con los que le reportan.
NOMENCLATURA
Trmino con que se identifican las unidades administrativas en forma rpida y consistente
por medio del ttulo de la unidad, para conocer el nivel estructural en que se localiza un
elemento dado en la organizacin (direccin, departamento, Seccin y otras).
OBJETIVO
Fin o resultado hacia el cual se encamina la organizacin.
ORGANIGRAMA
Representacin grfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado una
organizacin.
59
ORGANIGRAMA ANALTICO
Es para uso de tcnicos y sirve para encontrar defectos y explicar modificaciones. Es ms
detallado y ms completo, dentro de lo prctico. Mediante signos convencionales trata de
expresar todas las relaciones y unidades.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Son los que representan la estructura formal de la entidad, es decir, ser rganos o servicios
ordenados jerrquicamente y, eventualmente, las conexiones o enlaces de coordinacin,
control, etc. entre dichos servicios.
ORGANIGRAMA JERRQUICO
Estos organigramas representan a las estructuras de organizacin esencialmente lineal o
jerrquica, por lo que corresponde a la simbolizacin grfica del principio de la unidad de
mando. Las lneas que enlazan entre s las distintas unidades -servicios, rganos o
departamentos de la entidad -son exclusivamente las de autoridad y responsabilidad.
ORGANIGRAMA SINTTICO
Es para el gran pblico. Contiene exclusivamente lo indispensable para informar y no entrar
en detalles. Se limita a indicar las relaciones ms simples, e incluye solo las unidades
principales.
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
Forma de organizar y establecer los puestos y actividades necesarios dentro de una
organizacin, departamento o grupo, disponindolos segn sus mejores relaciones
funcionales, definiendo claramente la autoridad, las responsabilidades y los deberes de cada
una de las unidades que la conforman.
PATRN O MODELO
Forma que se propone y sigue la ejecucin de alguna cosa. Muestra que se utiliza para
dibujar otra igual.
PIRMIDE DE CARGOS
Representacin grfica de los distintos niveles de la organizacin. Establece las relaciones y
funciones de los miembros de la institucin desde los grados mayor al inferior.
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PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO
Principio que postula que slo debe existir una autoridad formal en cada unidad
administrativa, de manera que se reciban instrucciones de un solo jefe y ante l se informe
de los deberes asignados y cumplidos.
REGIONALIZACIN
Ubicacin de las actividades de una institucin, de acuerdo al lugar o regin en que se
necesita el servicio.
REGLAMENTO ORGNICO FUNCIONAL (Vase Base Legal)
Declaracin explcita que define la prctica y el procedimiento que ha de seguirse en la
accin individual y colectiva dentro de una organizacin.
RELACIN DE DEPENDENCIA
Interaccin existente entre una unidad superior y aquellas que le son directamente
dependientes.
RELACIN INTRASECTORIAL
Relacin ms directa que guarda una institucin con otra dentro de un sector.
RELACIN INTERSECTORIAL
Relacin existente entre instituciones que no pertenecen al mismo sector, pero que sus
programaciones involucran una accin de coordinacin con instituciones vinculadas a estos
programas.
RESPONSAB ILIDAD
Obligacin que tiene todo miembro de un rgano administrativo de cumplir sus deberes
como tal.
SECTOR
mbito poltico funcional y operativo interinstitucional que puede utilizar el Gobierno para
coordinar y racionalizar el uso de sus recursos.
Grupo de entidades pblicas que responden a determinada actividad econmica, social y/o
productiva. En cada sector las atribuciones o responsabilidades polticas del gobierno las
ejerce un ministro de estado.
61
SEGMENTO
Cualquiera de las partes en que se divide una estructura administrativa o porcin de un todo,
que al ser colocados en forma continuada hacen un conjunto.
SMBOLO
Letra, cifra, signo grfico, emblema, seal, prenda o marca utilizados para representar algo,
por ser considerados como representativos, sustantivos o distintos.
SUPERVISIN
Gua y direccin prestada a uno, o ms, individuos que lleva a cabo tareas u operaciones que
se les han asignado.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Trmino geogrfico que se utiliza para identificar todos los segmentos estructurales que
componen una institucin, ejemplo: direccin, departamento, seccin, etc.
UNIDAD DE MANDO
Principios que determina que debe existir una sola autoridad formal que da las rdenes, toma
decisiones y recibe los informes sobre el cumplimiento de los deberes de otra u otras
unidades de menor jerarqua. Se refiere a la ejecucin de una actividad cualquiera para la
cual el agente que la ejecuta recibe rdenes de un solo jefe.
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Segunda Edicin 1984
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