Libro de Microsoft Excel 2013 - 22-04-13 PDF

Lic.
Valentin Prieto Saucedo

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Manual del
Usuario

Excel
Lic. Valentin Prieto Saucedo


1
UNIDAD N 1
MICROSOFT EXCEL 2010

1. Microsoft Excel

Es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office. Permite crear y aplicar
formato a libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar
decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar
para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir
frmulas para realizar clculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas
maneras y presentarlos en una variedad de grficos con aspecto profesional.

Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:
Contabilidad Se pueden usar las eficaces caractersticas de clculo de
Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de
flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).
Definicin de presupuestos Ya sea que sus necesidades sean
personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en
Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de
eventos o presupuestos de jubilacin).
Facturacin y ventas Excel tambin es til para administrar datos de
ventas y facturacin, y en ste se pueden crear fcilmente los formularios
que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de
compra).
Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para
mostrar resmenes o anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el
rendimiento de los proyectos, que muestran la variacin entre los resultados
reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).
Planeacin Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales
u organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de
estudios de marketing, planes de impuestos para fin de ao u organizadores
para ayudarlo con la planificacin de comidas semanales, fiestas o
vacaciones).
Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos
en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para
hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace
un seguimiento al inventario).

La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son:
En el ao 1987 Excel 2.0.
En el ao 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3).
En el ao 1995 Excel 7.0 (Office 95).
En el ao 2001 Excel 10.0 (Office XP).

2

2. Iniciar Microsoft Office Excel 2010
Existes diferente manera de iniciar el programa de Excel el cual vamos a realizar:

2.1. Desde el botn Inicio
1. Clic en el botn Inicio
2. Clic en la opcin Todos los
programas
3. Clic en Microsoft Office
4. Clic en Microsoft Office Excel 2010

2.2. Desde la opcin Buscar
1. Clic en el botn Inicio
2. Escribir excel
3. Presionar la tecla Enter

2.3. Desde la opcin Ejecutar
1. Presionar la siguiente
combinacin de teclas

2. Escribir Excel
3. Clic en Aceptar

2.4. Desde el acceso directo
Utilizando esta opcin solo tienes que ubicar el Icono de
Excel en el escritorio y darle doble clic o seleccionar y
presionar la tecla enter.

+
Practica N 1
9. Ingresa a Microsoft Excel Mediante:
Opcin del botn Inicio
Opcin Buscar
Opcin Ejecutar
Opcin del Acceso Directo
El Icono de
Microsoft
Excel 2010

3

3. Elementos de Microsoft Excel
Los libros de Excel contienen hojas, organizadas en cuadrillas de celdas con filas y
columnas, donde podemos trabajar con distintos tipos de datos, frmulas y
funciones.

ESTRUCTURA DE UNA CELDA
El concepto ms importante que debemos comprender en esta etapa es que
cada contenido esta inserto en un rango definido por una columna y un
numero de fila. Por ejemplo A1

Formato de
Archivo
Como en la
versin 2007,
los archivos de
Excel 2010 se
guardan de
forma
predeterminad
a con la
extensin .xlsx.
Las versiones
anteriores
utilizaban el
formato .xls.
Para compartir
un archivo con
un equipo que
tenga una
versin anterior
a Excel 2007-
2010, lo
almacenamient
os en un
formato
compatible con
esa versin.

4

4. El entorno de Microsoft Excel
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y ser ms fcil entender el resto del curso.

Un Libro de Excel est compuesto de hojas el cual puedes insertar hasta 255
hojas,

Reconocimiento de la hoja Electrnica
1. Consta de 1048576 Filas
2. Las columnas estn en forma de letras de XFD (16384)
3. Contiene Celdas cada una de ellas son separadas
4. Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo Libro.

5. Las Barras o Cintas de Excel
5.1. La barra de ttulo

Contiene el nombre del LIBRO sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1 Microsoft
Excel, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.
En el extremo de la derecha estn los botones para:

Un Libro de
Excel est
compuesto de
hojas el cual
puedes insertar
hasta 255
hojas en el
mismo libro.

Minimizar
Restaura o Maximizar
Cerrar
5

5.2. La barra de acceso rpido

Contiene las operaciones de Excel ms utilizadas. Al hacer clic en guardar, por
ejemplo, nos permitir guardar un libro.

5.3. Men Archivo
Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la
parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un
men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar
sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno
Nuevo.

A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso
por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.

Presionar las Teclas Alt + A

5.4. Cinta de Opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que
contiene todas las opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre
una pestaa, accedemos a la ficha. Las fichas principales son:

Inicio
Insertar
Diseo de pgina
Frmulas
Datos
Revisar
Vista

Si deseas
insertar un
nuevo botn de
acceso rpido
realiza lo
siguiente:

- Clic en Archivo
- Clic en
Opciones
- Clic en Barra
de herramienta
de acceso
rpido
- Elegir el
comando
- Clic en Agregar
- Clic en Aceptar

6

5.5. La barra de frmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

5.6. La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

5.7. Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en
los tringulos.

5.8. La Ayuda

Tenemos varios mtodos para obtener
Ayuda con Excel.
Un mtodo consiste en utilizar la Barra de
Mens. Haciendo clic en el interrogante.
Podremos utilizar cualquiera de estas
opciones:
Ayuda de Microsoft Excel, nos mostrar
una pantalla en la que podremos ver la
ayuda a travs de un ndice, buscando por
palabras en Contenido o mediante el
Asistente para ayuda que nos permite hacer
preguntas en lenguaje natural.
Mostrar el ayudante de Office, es un
grfico animado que nos ayuda en
determinadas ocasiones cuando detecta que
necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que
vamos a crear una hoja de clculo nos
ofrecer ayuda para ello, etc.

Cuadro de Nombre Barra de frmula
Ingresando a la
siguiente direccin
puedes encontrar
una variedad de
ayuda en lnea
http://office.
microsoft.co
m/es-
es/excel-
help/

7

Microsoft Office Online, sta es una nueva caracterstica de Excel 2010. Abre en
el panel de tarea un dilogo de bsqueda de ayuda en lnea de Microsoft
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado o el botn de la Barra
de Herramientas. Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecer una
ventana de ayuda a la derecha de la ventana, desde la cual tendremos que buscar
la ayuda necesaria.
Otro mtodo consiste en utilizar la opcin de la Barra de
Mens.

6. Cursores de Excel
Los cursores ms utilizados en Microsoft Excel son los siguientes, el cual cada uno
tiene un uso diferente:

Nos permite seleccionar una o ms celdas.

Permite seleccionar Filas, Columnas de la
hoja de calculo

Permite copiar formatos y frmulas de una
celda seleccionas.

Permite modificar el ancho de una fila o
columnas

7. Movimiento rpido en la hoja
Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento.
Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las
visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento
rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a
travs de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna
activa
FIN FLECHA ARRIBA
ltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
ltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Teclas que te
permiten pasar
de una celda a
otra.

El cursor te
permite
seleccionar un
rango de celda.

Tienes que
ubicarte al
centro de la
celda y sin
soltar arrastrar
hacia abajo o
en la direccin
que desees.

El cursor te
permite
seleccionar
una Columna o
fila rango de
celda.

8

8. Movimiento rpido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto
aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas
hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja
activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic
sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja.

Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer
uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las ltimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic
sobre la etiqueta de sta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn
ningn efecto.

Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar
desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG

9. Teclado en Pantalla

Para
seleccionar
toda la Hoja
solo tienes que
presionar

Ctrl + E

Tambien lo
puedes realizar
dando un clic
en

9

UNIDAD N 2
INTRODUCCION DE DATOS EN EXCEL

1. Inicio rpido: Crear un libro
Para crear un libro nuevo, se puede usar una plantilla de libro en blanco o una
plantilla existente que ya contenga algunos datos, diseo y formato que desee usar.

Haga clic en Nuevo.
Esto abrir la vista Backstage de Microsoft Office, que oculta
temporalmente la hoja de clculo.

Haga clic en Nuevo.

En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla de libro que desee usar.

1. Para crear un nuevo libro en blanco, haga doble clic en Libro en blanco.
2. Para crear un libro basado en un libro existente, haga clic en Nuevo a
partir de un libro existente, busque la ubicacin del libro que desee usar
y, a continuacin, haga clic en Crear nuevo.
3. Para crear un libro basado en una plantilla, haga clic en Plantillas de
ejemplo o en Mis plantillas y seleccione la plantilla que desee usar.

Utilizando el
teclado, si
deseas un
nuevo
documento
debes de
presionar las
siguientes
teclas:

Ctrl + U

A modo de
prctica ir a
Archivo/Nuevo/
Plantilla de
ejemplo

Clic en la
siguiente
plantilla:

Amortisacion
de prestamo

Practica N 2
10. Ingresa a Microsoft Excel
Pida un Nuevo Documento
Abra la Plantilla Informe de Venta

10

2. Guardar un Libro en Excel

1. Clic en el men Archivo
2. Clic en la opcin Guardar
como
3. Elegir la Unidad, Disco
donde se desea guardar
el libro
4. Escribir el nombre del
libro
5. Clic en el botn Guardar

Tambin podemos realizarlo de la siguiente manera:
Mediante el Teclado
Mediante el Botn
Guardar
Existen dos formas
1. Presionar las teclas: Ctrl +G

Solo tienes que realizar los mismos pasos que vimos
en la primera forma.
1. Clic sobre el
botn:

3. Cambiar el Nombre a la Etiqueta de la Hoja
Es importante que cuando realice una planilla en Excel usted le ponga un nombre a
las hojas, por defecto esta Hoja1, Hoja 2, Hoja3.

4. Editar y escribir datos en una hoja de clculo
Para trabajar con datos en una hoja de clculo, primero debe escribir los datos en
las celdas de la hoja de clculo. Luego, quizs desee ajustar los datos de manera
que puedan verse y se muestren del modo en que prefiera.

4.1. Escriba los datos.
1. Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda.
2. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.
3. Para escribir una serie de datos, como por ejemplo das, meses o nmeros
progresivos, escriba el valor inicial en una celda y luego escriba un valor en la
celda siguiente para establecer un patrn.

Es importante
que ni bien
empiece a
trabajar en
Excel
Guardar el
Libro.

Si usted
desea lo
puede realizar
precionando
F12

1. Doble Clic sobre Hoja
2. Escriba el nuevo Nombre
3. Presionar la tecla Entre
Cuando
hayas
Guardado el
Libro,
despues de
cada cambios
que realices
puedes
precionar
Ctrl + G
Para guardar
los cambios

Sugerencia
Para escribir
los datos en
una nueva
lnea dentro de
una celda,
inserte un salto
de lnea
presionando

ALT+ENTRAR

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En la Hoja Actividad 1, escriba los siguientes datos empezando B3:

4.2. Ancho de una Columna
Para dar el ancho de una columna solo tienes que ubicar el cursor en la interseccin
de las columnas de la siguiente manera:

4.3. Alto de una Fila
Para cambiar el alto de una fila lo que debes de realizar es lo siguiente, ubicar el
cursos en la interseccin de las filas que deseas modificar el alto.

4.4. Como Salir de Microsoft Excel
Existen diferentes formas de salir del programa de Microsoft Excel que son los
siguientes:

Mediante el men
archivo
Mediante el botn salir Mediante el teclado
1. Clic en el men
Archivo
2. Clic en la opcin
Salir
1. Clic en el botn:

1. Presionar las teclas:
Alt + F4

Ubicar el curso entre la
Columna D y F y presionar clic
izquierdo sin soltar hasta dar el
ancho deseado.
Clic Izquierdo sobre la
interseccin de la Fila 4 y 5 y
sin soltar bajar.
Sugerencia
Para ajustar
rpidamente
todas las
columnas o las
filas en la hoja
de clculo,
haga clic en el
botn Seleccio
nar todo y
luego haga
doble clic en
cualquier borde
entre dos
encabezados
de columna o
de fila.

Practica N 3
Pida un Nuevo Documento
Realiza una Agenda Personal
Guardar el Libro en su carpeta personal
Salir de Excel

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4.5. Como Cerrar un Libro Activo de Excel
Existen diferentes formas de Cerrar un libro activo de Microsoft Excel que son los
siguientes:

Mediante el men
archivo
Mediante el botn salir Mediante el teclado
1. Clic en el men
Archivo
2. Clic en la opcin
Cerrar
1. Clic en el botn:

Ctrl + R

4.6. Empezar un nuevo libro de trabajo
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo existen dos formas que son:
Mediante el Men Archivo
2. Clic en la opcin Nuevo
3. Clic en Crear
Mediante el Teclado
Ctrl + U

4.7. Como Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se
denomina Abrir.
Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.

Mediante el Men
2. Clic en la opcin Abrir
3. Buscar el archivo o
libro y seleccionar el libro
4. Clic en el botn Abrir

Mediante el Botn Abrir
1. Clic en el botn

Mediante el Teclado
1. Solo tienes que presionar las
teclas
Ctrl + A

En ambos casos debes de buscar el libro que deseas abrir seleccionarlo y un clic en
el botn Abrir.

Practica N 4
Abra el Libro Actividades
A la Hoja2 cambiarle de nombre a Actividad 2
Guardar el libro (Ctrl + G)

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UNIDAD N 3
TRABAJANDO CON HOJA

En esta unidad aprenderemos a agregar, eliminar, copiar, mover, ocultar, mostrar y
renombrar hojas segn nuestras necesidades.

1. Insertar Hojas
Para insertar una nueva hoja al Libro de Excel solo tiene que realizar lo siguiente:

2. Eliminar Hojas
Para Eliminar una hoja da Clic Derecho sobre la
Hoja que deseas Eliminar y Clic en Eliminar.

3. Mover Hojas
Si queremos mover una hoja de lugar, hacemos un
clic sobre su pestaa, lo mantenemos presionado y
arrastramos la hoja al lugar que deseemos. Tambin
podemos hacer clic Derecho sobre la pestaa y el en
men contextual seleccionamos Mover o copiar
Se abrir un cuadro de dialogo donde debemos de elegir a que libro queremos
mover o copiar y la hoja delante o atrs donde deseamos ubicarla.

4. Copiar hojas
Si queremos copiar una hoja, dentro de la misma opcin Mover o copiar del
men contextual marcamos crear una copia. Esta tendr el mismo nombre que la
original y llevara el nmero 2 entre parntesis. Por ejemplo de la Hoja 1 la copia
ser Hoja(2).

5. Ocultar y mostrar hojas
Para ocultar una hoja hacemos un clic Derecho sobre la hoja que deseamos ocultar
y seleccionamos Ocultar, si queremos volverla a mostrar hacemos clic Derecho en
cualquier hoja y seleccionamos Mostrar.

6. Cambiar el nombre a la hoja
Es importante que cuando realice una planilla en Excel usted le ponga un nombre a
las hojas, por defecto esta Hoja1, Hoja 2, Hoja3.

Clic en este botn.
Para insertar
una nueva hoja
presiona:

Mays +F11

1. Doble Clic sobre Hoja
2. Escriba el nuevo Nombre
3. Presionar la tecla Entre
Colorear la
pestaa de la
hoja:
Clic Derecho
sobre la hoja,
Clic en Color
de Etiqueta,
Elegir el Color.

Manejo del
Teclado y el
Mouse
Las teclas de
acceso rpido
agilizan el
tiempo de
trabajo dentro
de un libro de
Excel.
Ctrl + AVPG,
nos permite
movernos a la
hoja siguiente y
Ctrl + REPG,
nos lleva a la
hoja anterior.
El botn
derecho del
mouse, en
ocasiones nos
evita tener que
ir hasta la cinta
de opciones de
Excel.

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UNIDAD N 4
MANIPULACIN DE CELDAS

1. Como Seleccionar una celda

La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz
gruesa blanca, tal como:

2. Como seleccionar un rango de Celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn
izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener
pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda
a seleccionar, despus soltarlo y vers cmo las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de
color.

3. Como seleccionar una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre
el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer
clic sobre ste.

4. Como Seleccionar una fila

Para seleccionar una fila hay que
situar el cursor sobre el identificativo
izquierdo de la fila a seleccionar y
hacer clic sobre ste

5. Como seleccionar una hoja entera

Situarse sobre el botn superior
izquierdo de la hoja situado entre el
indicativo de la columna A y el de la
fila 1 y hacer clic sobre ste.

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UNIDAD N 5
PORTAPAPELES

Aprenderemos a utilizar el Portapapeles para luego lograr un mejor manejo de las
opciones de pegado que brinda Excel.

Esta opcin se encuentra en la Ficha Inicio

La primera es Cortar
La Segunda Copiar
La Tercera Copiar formato
Por ultimo tenemos la Opcin de Pegar

Pegar, pega todo lo que
contiene la celda de origen,
incluido frmulas y funciones.
Sin borde, pega todo lo
que contiene la celda
sin los borde.
Valores, solo pega los
valores. Si copiamos una
cleda donde hay una
frmula o una funcin solo
nos llevara el resultado.
Formato de valores y
nmeros, pega los resultados
de una frmula o funcin o
cualquier formato que tenga
aplicada la celda de origen (no
solo de nmeros). No se
pegan la frmula ni las
funciones.
Formato, solo pega el formato de
las celdas, pero no su contenido,
al igual que el pincel. (copiar
formato)
Pegar vinculo, crea una
referencia o un vinculo
hacia la celda de origen, de
manera que si hacemos un
cambio en la celda de
origen tambin se hara en
la celda vinculada
Pegado especial,
agrupa todas la
opciones en cuadro de
dialogo y algunos
adicionales que
podemos probar
seleccionndolas y
haciendo un clic en
Aceptar.
Imagen, pega
una imagen que
hayamos
copiado desde
otra celda.
Imagen vinculada, pega una
imagen que se encuentra
vinculada a la celda de donde
la hayamos copiado.
Frmulas, solo
pega la frmula
que contiene la
celda, no el
formato.
Formato de
frmula y
nmeros, pega
la frmula y el
formato de la
celda
seleccionada
Mantener
formato de
origen, pega el
contenido y el
formato de la
celda de origen.
Mantener ancho de columnas de
origen, pega todo el contenido de la
celda de origen y tambin el ancho de la
columna.
Transponer, invierte filas y columnas.
Las celdas de filas de origen pasan a
estar como columnas y las columnas
como filas.
Formato de valores y origenn, pega los
valores y el formato de nmeros. No se
pegan las frmulas ni las funciones.

Copiar, cortar
y pegar son
acciones que
realizamos con
frecuencia al
trabajar con
Excel para
evitar la
reiteracin de
tareas. Existen
diferentes
opciones de
pegado, y para
acceder a
ellas, hacemos
clic en la fecha
del botn
Pegar que se
encuentra en el
grupo
Portapapeles
de la Ficha
Inicio.

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1. Copiar una celda o Rango de Celdas
Para copiar un contenido en Excel es duplicar la informacin, existes las siguientes
opciones:

Mediante el Botn Copiar
1. Seleccionar la celda o rango de celdas
2. Clic en la ficha Inicio
3. Clic en la opcin Copiar
4. Dar un clic en la celda que desea pegar
6. Clic en la opcin Pegar

Mediante el Clic Derecho
1. Seleccionar la o rango a copiar
2. Clic Derecho
3. Clic en Copiar
4. Clic Derecho en la celda donde desea pegar
5. Clic en Pegar

2. Cortar o Mover una celda o
rango de celdas
Cuando hablamos de cortar significa que
usted desea mover la informacin de un
lugar a otro, entre hoja o libros.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas
3. Clic en la opcin Cortar
4. Dar un clic en la celda que desea pegar
6. Clic en la opcin Pegar

Mediante el Clic Derecho
1. Seleccionar la o rango a copiar
2. Clic Derecho
3. Clic en Cortar
4. Clic Derecho en la celda donde desea pegar
5. Clic en Pegar

Para Copiar de
una manera
ms fcil es
mediante el
Teclado:

Ctrl + C

Para pegar:

Ctrl + V

Para Cortar o
Mover de una
manera ms
fcil es
mediante el
Teclado:

Ctrl + X

Para pegar:

Ctrl + V

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UNIDAD N 6
FORMATO DE CELDA

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una
buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms
interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms
importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente. Por ejemplo
podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y
resaltar en color rojo las prdidas y en color azul las ganancias, de esta forma
sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.

Una vez seleccionada la celda o el rango de celdas podemos
acceder a la ventana de dilogo que permite configurar el
formato de dos formas:

Haga clic en Fuente Alineacin o Nmero

Es mediante el
Ciic Derecho
sobre las o celda
seleccionda:
Formato de
celda

Al dar clic en esta opcin nos
abrir un cuadro de dialogo.

Tambien lo puedes realizar directo
presionando las siguientes teclas:

Ctrl + 1

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Estas son las diferentes opciones de formato de celda que nos proporciona Excel.

Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo
cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
1. Seleccionar la celda o
rango de celdas
2. Clic en el men NICIO
3. Clic en la opcin FUENTES
4. Aparecer un cuadro de
dialogo como el siguiente
5. Clic en la ficha Fuente
a. Fuente: Permite cambiar el
tipo de fuente.
b. Estilo: Permite colocar
Negrita, Cursiva o
subrayado.
c. Subrayado: Permite elegir
el tipo de subrayado.
d. Color: Permite colocar el
colora a la letras
e. Efectos: Permite elegir
algn efecto
6. Clic en el botn Acaptar

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Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar la alineacin.
2. Seleccionar la cinta Alineacin
3. Aparecer un cuadro de formato de
celda
4. Hacer clic sobre la pestaa
Alineacin del cuadro de dilogo
Formato de celdas.
5. Aparecer la siguiente ficha.
6. Realizar los cambios que usted desee
7. Clic en el botn Aceptar

Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo
bordes, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de
celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
2. Clic en la cinta fuente.
3. Clic en la opcin bordes
4. Clic sobre la pestaa ms
bordes.
5. Aparecer el siguiente cuadro
de dialogo.
6. Elegir las opciones deseadas
del recuadro.

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Trama
1. Seleccionar el rango de celdas al
cual queremos modificar el
aspecto
2. Clic en el men Formato.
3. Clic en la opcin Celdas...
4. Clic sobre la pestaa Trama
5. Aparecer el siguiente cuadro de
dialogo
6. Elegir las opciones deseadas del
recuadro.

Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para
ello, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al
cual queremos modificar el
aspecto de los nmeros.
2. Clic en el men Formato.
3. Clic en la opcin Celdas...
4. Clic sobre la pestaa Nmero.
5. Aparecer la ficha siguiente:
6. Elegir la opcin deseada del
recuadro Categora:.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo
quedar nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:,
se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda.
Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el
valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite
enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo
en la celda.
a. Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero
de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma
de visualizar los nmeros negativos.
b. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero
de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la
forma de visualizar los nmeros negativos.
21

c. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de
moneda y las comas decimales en una columna.
d. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de
fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
e. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede
escogerse entre diferentes formatos de hora.
f. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor
de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de
porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo
mostrara como 15,28%.
g. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
h. Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante.
Podemos escoger el nmero de decimales.
i. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en
el texto se encuentre algn nmero en la celda.
j. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo
postal, el nmero de telfono, etc.
k. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo
de formato.

Combinaciones de Teclas que le permiten aplicar algn formato de celda
ms rpido:

CTRL+1 Muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas.
CTRL+2 Aplica o quita el formato de negrita.
CTRL+3 Aplica o quita el formato de cursiva.
CTRL+4 Aplica o quita el formato de subrayado.
CTRL+5 Aplica o quita el formato de tachado.
CTRL+6 Cambia entre ocultar y mostrar objetos.
CTRL+8 Muestra u oculta smbolos de esquema.
CTRL+9 Oculta filas seleccionadas.
CTRL+0 Oculta columnas seleccionadas.

Acceso
mediante el
teclado a la
cinta de
opciones
Si no est
familiarizado
con la cinta de
opciones, la
informacin de
esta seccin
puede ayudarle
a comprender
el modelo de
mtodos
abreviados de
teclado de la
cinta de
opciones. La
cinta de
opciones
incluye nuevos
mtodos
abreviados
llamados KeyT
ips. Para que
los KeyTips
aparezcan,
presione ALT.

Al presionar la tecla Alt le mostrara que
combinacion de tecla debe de presionar
para poder trabajar de manera mas rpidas.

22

En la presente prctica vamos a ver algunas opciones de Formato de Celda para
ello empecemos a trabajar:

Combinar celda, seleccione las
celdas de A3:F3 haga un clic en

Orientacin, seleccione las
celdas de A6, haga un clic en

Orientacin, seleccione las
celdas de A6, haga un clic en

Elija una de las orientaciones
que usted necesite.
Practica N 5
Abra el Libro Practico N 6
Colocarle el color de fondo como observa en la imagen
Colocar los textos con la Orientacin como usted observa
Insrtele el borde ms adecuado que usted desee.
Realice todas las combinaciones de texto necesaria en el practico
Insrtele una imagen desde archivo

Para insertar una Imagen
Clic en la Ficha Insertar
Clic en el siguiente botn Imagen
Seleccionar la imagen deseada
Clic en el botn Insertar

23

UNIDAD N 7
SERIE DE RELLENO

Las series en Excel corresponden a listas de datos ordenados, creadas a partir de
un factor o patrn comn, rellenando el resto de los componentes de forma
automtica. (Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se
crear una enumeracin automtica del largo que se indique).

Para utilizar la herramienta de Serie realiza lo siguiente:

Clic en Archivo/Opciones

Realiza los siguiente pasos para insertar el botn de serie de relleno

Como se puede observar en la Barra de herramienta de acceso rpido
ya est el botn de Serie de relleno.

Clic en Barra de
herramienta de acceso
rpido
Seleccionar Todos los
Comandos
Seleccionar Serie de
relleno
Clic en Agregar
Clic en Captar
Escriba el nmero de
inicio, presione Enter,
seleccione la Celda B3.
Clic en Serie de relleno
Seleccionar si la Serie va ser Fila o Columna
Seleccionar el Tipo en nuestro caso ser Lineal
Escriba el Incremento y Luego el Limite (1 a 100)
Clic en Captar
24

El Resultado sera el siguiente:

Como habr podido observar esta es una herramienta que le va a
permitir realizar rellenados de nmeros en Filas como en
Columnas, es una herramienta muy til a la hora de realizar
rellenado de valores de gran dimensin.

Para hacer una lista personalizada:

Clic en Archivo/Opciones/Avanzadas

Por ejemplo,
si desea usar
la serie 1, 2,
3, 4, 5,...,
escriba 1 y 2
en las
primeras dos
celdas.

Seleccione
las celdas
que contienen
los valores
iniciales y
luego arrastre
el controlador
de
relleno
por el
intervalo que
desea
rellenar.

Sugerencia
Para rellenar
en orden
ascendente,
arrastre hacia
abajo o hacia
la derecha.
Para rellenar
en orden
descendente,
arrastre hacia
arriba o hacia
la izquierda.

Clic en esta
opcin
Escriba la lista que usted
desee separada por coma
Clic en Agregar
Tambin puede Importar la lista, pero
tiene que tenerla escrita la lista en
Excel, dar un clic en Importa.
Para guardar los
cambios Clic en Aceptar
25

Para utilizar una lista creada realiza los siguientes:

Practica N 6
Abra el Libro de Actividades
A la Hoja 3 cambiar de nombre por Actividad 3
Escriba el Titulo
Transcriba los encabezados tal como observa en la imagen
Utilizando la herramienta Serie de relleno complete el cuadro
Cree una lista personal de las bebidas que ms le guste
Colocarle los bordes que usted desee a la tabla
Cerrar el libro activo de Excel.
Pedir un nuevo libro de Excel.

Escribir un nombre de la Lista Creada en nuestro
caso Matemtica, Presionar Enter, seleccionar la
celda B3 y ubicar el cursor en la esquinada
inferior derecha y arrastrar hacia abajo.

26

UNIDAD N 8
OPERADORES DE CALCULO EN EXCEL

Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los
elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.

Tipos de operadores
Operadores aritmticos Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas
como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados
numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.

Operador aritmtico Significado Ejemplo
+ signo ms (Suma) (3+3)
- signo menos (Menos) (3-1)
(-1)
* Asterisco (Multiplicacin) (3*3)
/ barra oblicua (Divisin) (3/3)
% Porcentaje (20%)
^ Exponenciacin (3^2)

Operadores de comparacin Se pueden comparar dos valores con los
siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos
operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
= Igual a A1=B1
> Mayor que A1>B1
< Menor que A1<B1
>= Mayor igual que A1>=B1
<= Menor igual que A1<=B1
<> Diferentes A1<>B1

Operador de concatenacin de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar
una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
& Conecta o concatena dos valores
para generar un valor de texto
continuo.
("Viento"&"norte")

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los clculos con los
siguientes operadores.
: Operador de rango que genera una
referencia a todas las celdas entre
dos referencias, stas incluid.
(B5:B15)
, Operador de unin que combina
varias referencias en una sola
(SUMA(B5:B15,D5:D15))

(SUMA(B5:B15,D5:D15))
Operador de interseccin que
genera una referencia a celdas
comunes a las dos referencias
(B7:D7 C6:C8)

En Excel se
tiene valores
contantes y
variables, los
valores
constante son
aquellos que
no van a
variar en
calculo,
mientras que
los variables
son los que
pueden tomar
las diferentes
celdas en el
clculos.

27

Orden en que Excel Ejecuta las Operaciones en las Frmulas
En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al valor
devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el
orden y cmo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.

Orden de clculo
Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel
siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrs del
signo igual como una frmula. Tras el signo igual estn los elementos que se van a
calcular (los operandos); por ejemplo, constantes o referencias a celdas. stos se
encuentran separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de
izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.

Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las
operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene
operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un
operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de
izquierda a derecha.

Operador Descripcin
: (dos puntos)
(un solo espacio)
; (punto y coma)
Operadores de referencia
Negacin (como en 1)
% Porcentaje
^ Exponenciacin
* y / Multiplicacin y divisin
+ y - Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
=
< >
<=
>=
<>
Comparacin

Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula
que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado
de 11 porque Excel efecta la multiplicacin antes que la suma. La frmula
multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2
y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula
indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la
suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Es importante
que a la hora
de realizar un
calculo en
Excel tenga
encuanta el
orden de los
operadores y
los parentesis.

28

En la siguiente prctica realiza las operaciones correspondientes:

En esta prctica debe de cambiar el formato de celda a cada uno de las
columnas.

Practica N 7
Inserte una nueva Hoja
A la Hoja 5 cambiar de nombre por Actividad 5
Escriba el Titulo como observa en la primera imagen
Llene la columna N1 y N2 y realiza las operaciones pedidas
Pida un nuevo libro y copia el contenido a la Hoja 1
Cambiar el formato de cada una de las columnas por ejemplo RESTA esa
columna tiene que tener el formato Fecha
Guardar el libro (Ctrl + G) Formato de celdas

29

UNIDAD N 9
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en
ocasiones necesitamos locali zar en el libro un dato concreto. Para
facilitarnos esta tarea existe la herramienta de bsqueda.

Buscar
Para usar la herramienta de Buscar y seleccionar debes de dar un
Clic en la Ficha Inicio e ir a la cinta Modificar, vamos a realizar una prctica, ingresa
a Excel.

Reemplazar
Una es buscar un texto o numero una vez buscado usted puede reemplazar el valor
encontrado para ello realiza lo siguiente:

Esta herramienta es muy til cuando desea reemplazar una gran cantidad de datos,
ya sea de tipo: texto, numrico, fecha o cualquier valor que desee encontrar o
reemplazar.

2. Clic en Buscar 1. Clic en una celda de la hoja
3. Escriba el texto a buscar
4. Clic en Buscar
todos
5. Una vez haya encontrado el texto
o nmero a buscar clic en Cerrar.
6. Texto que buscamos
2. Clic en Reemplazar
1. Clic en una celda de la hoja
3. Escriba el texto a buscar Ej. CAMPOS
5. Escriba el texto por el que desea
Reemplazar Ej. CASTRO
4. Clic en Reemplazar todos, si
desea reemplazar por el nuevo
texto
6. Clic en Cerrar
30

1. En la celda B2, escriba los datos

Practica N 8
Inserte una nueva Hoja y cambiar de nombre por Actividad 7
Escriba el Titulo
Utilizando la herramienta Buscar y Reemplazar
Busque el y reemplcelo por (Vacio)
Cerrar el libro activo de Excel.

Practica N 9
Inserte una nueva Hoja y cambiar de nombre por Actividad 8
Transcriba los datos tal como usted observa en la siguiente Imagen

31

UNIDAD N 10
CORRECCIN ORTOGRFICA

Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores
ortogrficos dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Excel
busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la
considerar como posible palabra errnea.

Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes
pasos:
2. Situarse en la primera celda de la hoja de clculo.
3. Clic en la Ficha Revisar

Como usted puede ver aqu le muestra la palabra
como se debe de escribir.
Si la palabra es correcta, podremos utilizar
cualquiera de los siguientes botones:
OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.
OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias
de la palabra en la hoja de clculo.
AGREGAR AL DICCIONARIO para aadir la
palabra al diccionario que aparece en el
recuadro Idioma del diccionario.

Si la palabra es errnea, y la palabra correcta se
encuentra en la lista de Sugerencias: la
seleccionaremos, si no se encuentra en la lista
de Sugerencias la escribiremos directamente en el
recuadro No est en el diccionario:, y a
continuacin utilizaremos cualquiera de los
siguientes botones:
CAMBIAR para sustituir la palabra errnea por la
que hemos escrito.
CAMBIAR TODAS para sustituir todas las
ocurrencias de la palabra errnea por la que hemos
escrito.
AUTOCORRECCIN para que adems de realizar
la correccin en la hoja, la sustitucin se aada a la
lista de autocorrecciones, explicadas en el punto
anterior.
Al utilizar cualquiera de los botones anteriores,
Excel seguir con la correccin hasta el final, si
encuentra otro error nos volver a avisar con un
mensaje.
Cuando Excel haya llegado al final del documento
nos avisar, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Practica N 8
Ir a la Hoja Practico 7
Realizar la Revisin Ortogrfica

32

UNIDAD N 11
COMENTARIOS

Puede agregar notas a una hoja de clculo usando
comentarios. El uso de comentarios puede facilitar la
comprensin de una hoja de clculo al proporcionar un
contexto adicional para los datos que contiene. Por
ejemplo, puede usar un comentario para proporcionar
informacin acerca de los datos de una celda en particular.
Tambin puede agregar un comentario al encabezado de una columna con
indicaciones al usuario sobre los datos que debe escribir.

Para insertar un comentario realiza lo siguiente:
1. Seleccionar la celda donde desea insertar el Comentario

Mostrar u ocultar comentarios en la hoja de clculo
1. Haga clic en la celda o celdas que contienen un indicador de comentario.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar u ocultar
comentarios.

Mostrar u ocultar todos los comentarios de la hoja de clculo
En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar todos los
comentarios.

2. Clic en Revisar
3. Clic en Nuevo Comentario
4. Escriba el comentario
5. Clic en Eliminar para poder
borrar un comentario.

Mtodo
abreviado de
teclado Tamb
in puede
presionar

MAYS+F2.

SUGERENCIA

Tambin puede
hacer clic con
el botn
secundario en
la celda que
contiene el
comentario y, a
continuacin,
haga clic
en Mostrar u
ocultar
comentarios.

33

UNIDAD N 12
PRESENTACION EN PANTALLA - IMPRESIN

Excel nos permite mostrar la informacin en diferentes vistas, para tener una mayor
facilidad de manipular y realizar anlisis.

La Vista Previa, para realizar una vista previa de
la hoja realiza lo siguiente:
2. Clic en Imprimir

Una forma
rpida de
hacer zoom:
Presionar la
tecla Ctrl y
mover
el scroll, la
ruedecita,del
ratn hacia
adelante y
hacia atras,
esto
aumentar y
reducir la
pantalla.

Normal

Vista previa de salto de
pgina

Diseo de pgina

El Zoom es la que le permite
dar mayor tamao a la vista de
la Hoja activa.
Con el clic Izquierdo sin soltar
mover a la derecha para hacer
ms grande y para la izquierda
ms pequeo.
Nota: Esta vista preliminar o previa te permite
ver si tu planilla se puede imprimir en una hoja
o no.
34

Configurar la Pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente que
configuremos la pgina, para modificar factores que afectan a la
presentacin de las pginas impresas, como la
orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel.

Para ello, nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina.
Pgina

Mrgenes

Encabezado y Pie de Pgina
En esta ficha nos permite colocar Encabezado y pie
de pgina a nuestra hoja de trabajo como nosotros lo
deseemos.

Orientacin:
Tienes la opcin de Vertical u Horizontal
Ajuste de escala:
Ajuste a: permite disminuir o aumentar el
tamao de la planilla para su impresin.
Ajustar a: Puedes elegir a que pgina
vas aplicar el ajuste.
Tamao del papel: te permite elegir entre
Carta, A4, Oficio, Legal, etc.
Nos permite definir los mrgenes de impresin de la hoja de
trabajo y la alineacin del contenido al igual que los
encabezados y pies de pginas.
En esta opcin puedes cambiar los mrgenes de tu
planilla, solo con colocar el que t desees.
Marca una de estas opciones para que tu planilla se
centre tanto en lo Horizontal como Vertical.
Si desea ver una Vista preliminar da un Clic en este
botn.
Clic en esta opcin para poder personalizar tu
Encabezado
Escriba su encabezado
Nota: Una vez haya realizado todos los cambios deseado
en el cuadro de dialogo Configuracin de Pgina, Clic en
Aceptar para aplicar los cambios.
35

Imprimir una Hoja de trabajo
Los libros y las hojas de clculo se pueden imprimir de forma completa o parcial,
uno por uno o varios al mismo tiempo. Adems, si los datos que desea imprimir
estn en una tabla de Microsoft Excel, puede imprimir solamente la tabla de Excel.

Tambin se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora.
Esta opcin resulta muy til cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto
de impresora de la que se utiliz para imprimirlo originalmente.

1. Clic en el men
DISEODE PAGINA
2. Clic en la opcin
Configurar pgina (o
Ctrl +P)
3. Aqu puedes elegir el
tipo de papel, el color
entre otros.
4. Clic en el botn
Aceptar

36

UNIDAD N 13
FRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL

1. Lo Bsico de Microsoft Excel

1.1. Funciones en Microsoft Excel

Las Funciones son la principal caracterstica de una Hoja de Clculos. El primer
paso para exprimir al mximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus
funciones. Esto te permitir armar todo tipo de plantillas y modelos a medida. Las
Funciones y Frmulas son justamente lo que hacen tan nica y maravillosa a esta
Hoja de Clculos. Excel trae por defecto 329 funciones predeterminadas las cuales
se explicarn una por una en este manual.

Para entender como es una funcin veamos
un sencillo ejemplo con una de las funciones
ms utilizadas, la funcin SUMA. Por
ejemplo, en el rango B3:B7 tenemos una
serie de nmeros y queremos sumarlos.
Podramos hacerlo celda por celda como se
muestra en la celda D4 o tambin con la
funcin SUMA como se muestra en la celda
F4. El resultado es el mismo, pero vemos que
es ms cmodo usar la funcin SUMA que
nos permite seleccionar todo el rango de la
suma en vez de tener que sumar cada celda
por separado.

1.2. Diferencia entre Funciones y Frmula

Podramos definir una funcin como una
operacin o un clculo sobre
determinadas celdas. Algunas personas
hablan de funciones o frmulas de forma
indistinta. Si queremos ser un poco ms
precisos podramos discriminar mejor
ambas definiciones.

Funcin Excel: Una funcin es un
clculo predefinido. Excel ya trae 330
funciones predefinidas.

Frmula Excel: Es un concepto ms amplio. Una frmula puede abarcar
operaciones entre celdas o combinaciones de funciones. El usuario las arma a
medida y segn la necesidad.

37

1.3. Sintaxis de una Funcin

La sintaxis de una funcin se refiere a cmo debemos escribirla. Todas las
funciones comienzan con el signo "igual", luego se escribe el nombre de la funcin y
finalmente, entre parntesis se escriben sus argumentos. En la celda B8 hemos
escrito una funcin sencilla para estudiar su sintaxis.

1.4. Pasos para Insertar una Funcin

Existen diversas formas de insertar una funcin en una celda voy a explicarle dos
formas ms comunes:

Primera forma:

1. Seleccionar la celda donde deseas
realizar un calculo
2. Clic en la ficha Frmula
3. De la Biblioteca de funciones
4. Seleccionar una Categora
5. Clic la funcin deseada

Segunda forma:
1. Seleccionar la celda donde deseas realizar un calculo
2. Clic en el botn fx de la barra de formula
3. Seleccionar una Categora
4. Clic la funcin deseada

Novedades:
cambios
realizados en
las funciones
de Excel
Con el
propsito de
brindar una
precisin
mejorada de
las funciones,
una
funcionalidad
consistente
que cumpla
con las
expectativas y
los nombres de
funciones que
describan con
mayor
exactitud su
funcionalidad,
varias
funciones de
Microsoft Excel
2010 fueron
actualizadas,
agregadas a la
biblioteca de
funciones o se
les cambi el
nombre.

38

Tambin lo puedes hacer haciendo doble clic en la celda y escribindola
manualmente la funcin.

1.5. Editar una funcin

Una vez que has armado tu funcin, tienes distintas formas de editarla, revisarla y
realizarle cambios.

Posicionado en la celda con la funcin, haz doble clic o presiona la tecla F2.
Posicionado en la celda con la funcin vers que la misma aparece en la
Barra de Frmulas. Haciendo clic dentro de la misma tambin puedes editar
la funcin.
Posicionado en la celda con la funcin, puedes presionar MAYUSC + F3
para abrir el cuadro de dilogo de la funcin.

Para editar la frmula puedes usar 3 mtodos diferentes (prubalo ahora!)

1. Hacer doble clic en la celda (o presionar F2 en la celda).
2. Seleccionar la celda y editar la funcin desde la Barra de Frmulas.
3. Seleccionar la celda y presionar MAYUSC+F3 para abrir el Cuadro de
dialogo de funciones.

Para salir del modo edicin utiliza la tecla ESC.

1.6. Copiar una funcin o frmula

Si queremos copiar una funcin o frmula a muchas celdas solo necesitas armar la
primera celda y luego copiar la frmula o funcin (Excel ir cambiando la referencia
de celdas automticamente). En nuestro ejemplo, partiendo de una tabla de
"Cantidad" y otra tabla de "Precios" hemos armado en pocos segundos la tabla
"Ventas". Repasemos como lo hicimos:

Utilizar
constantes
en frmulas
Una constante
es un valor que
no se calcula,
sino que
permanece
igual siempre.
Por ejemplo, la
fecha 9-10-
2008, el
nmero 210 y
el texto
"Ganancias
trimestrales"
son
constantes.
Una expresin
o un valor
obtenido como
resultado de
una expresin,
no son
constantes. Si
utiliza
constantes en
la frmula en
vez de
referencias a
celdas (por
ejemplo,
=30+70+110),
el resultado
cambia slo si
modifica la
frmula.

39

Excel copia automticamente las nuevas frmulas, ajustando las filas y columnas de
las mismas.

1.7. Referencia

Cuando escribes una funcin, los argumentos de la misma hacen referencias a
celdas o a rangos. Como vimos en el punto anterior ("Copiar") es posible armar una
funcin y copiarla a otras celdas dado que Excel ajusta automticamente las filas y
columnas de la misma. Sin embargo, dependiendo del caso, muchas veces te
interesar copiar funciones pero manteniendo fijas las filas, las columnas o ambas a
la vez.

Si pones el signo $ de la siguiente manera:

Referencias Significado
$A$1 Celda fija
$A1 Columna fija
A$1 Fila fija
$B$5:$B$9 Rango fijo

Nos ubicamos en la
celda K5 y escribimos
la frmula =C5*G5

Presione la tecla Intro
para ver el resultado

Seleccionar la celda

Ubicar el cursor en la
esquina inferior
derecha y cuando
aparezca una cruz
negra presionar y
arrastrar hacia abajo.

Utilizar
referencias en
frmulas
Una referencia
identifica una
celda o un
rango de
celdas en una
hoja de clculo
e indica a
Excel dnde
debe buscar
los valores o
los datos que
desea utilizar
en una frmula.
Las referencias
permiten
utilizar datos
de distintas
partes de una
hoja de clculo
en una frmula,
o bien utilizar el
valor de una
celda en varias
frmulas.
Tambin puede
hacerse
referencia a las
celdas de otras
hojas en el
mismo libro y
de otros libros.
Las referencias
a celdas de
otros libros se
denominan
vnculos o
referencias
externas (refer
encia externa:
referencia a
una celda o a
un rango en
una hoja de
otro libro de
Excel o una
referencia a un
nombre
definido en otro
libro.).

40

Veamos un ejemplo:
B7 es una referencia relativa porque al copiar la formula hacia abajo se va ajustando
al N de fila. D$7 es una referencia absoluta por que al copiar la formula hacia abajo
se mantiene fijo la fila.

Nota: Si desea aplicar el signo $ solo tienes que presionar la tecla F4 de forma
repetida hasta dar con la combinacin deseada.

1.8. Etiqueta
La etiqueta cumple la funcin de mostrar la sintaxis y los argumentos de la funcin
al hacer clic sobre la misma. Esto es muy til porque puedes escribir una funcin en
una celda de forma directa y la etiqueta te ir recordando los argumentos que debes
introducir. Cuando domines el tema de las funciones vers que esto es muy cmodo
porque te permitir evitar tener que abrir el Cuadro de Dilogo de Funciones.

Si haces un clic dentro de la funcin en la Barra de Frmulas (o doble clic en la
celda) vers que los rangos dentro de la funcin se pintan de color. Luego ese
mismo rango aparece pintado en la hoja Excel. Esto te permite controlar las celdas
donde opera la funcin.
Tambin aparece una etiqueta que te va mostrando cada argumento de la funcin
(solo en Excel 2.002 o superior).

=B7*D$7
Selecciona la celda D10 que
tiene una funcin.
La celda muestra el resultado de la
funcin, pero puedes ver cmo
est armada la misma dentro de la
Barra de Frmulas.
Etiqueta:
=SUMA(nmero1;[nmero2];)
41

1.9. Categoras

Las funciones estn clasificadas por Categoras. Las categoras simplemente sirven
para ordenar las 342 funciones predeterminadas con que cuenta Excel. Con solo ver
el nombre de la Categora ya nos vamos dando una idea del tipo de funciones que
incluye.

El nmero total de funciones que trae Excel por defecto es de 342. Este total asume
que tienes instalado el complemento "Herramientas para el Anlisis". Es muy
recomendable que tengas instalado este complemento.

Puedes hacerlo de la siguiente manera:
1. Clic en Archivo
2. Clic en Opciones
3. Clic en Complementos
4. Seleccionar Herramientas
para Anlisis

Cantidad de Funciones de Microsoft Excel por categora:
Categoras Funciones
Financieras 54
Fecha y hora 21
Matemticas y trigonomtricas 58
Estadsticas 80
Bsqueda y referencia 18
Base de datos 12
Texto 24
Lgicas 7
Informacin 17
Ingeniera 39
Cubo 7
Funciones de complementos y automatizacin 5
Total 342

42

1.10. Funciones Anidadas

Las funciones anidadas no son ms que combinaciones de funciones. Esto quiere
decir que puedes armar una frmula que contiene varias funciones juntas.

En nuestro ejemplo tenemos una funcin SUMA, una funcin PROMEDIO y como
resultado de la combinacin de ambas tenemos una funcin anidada.

Las funciones anidadas te permiten hacer complejos clculos en una misma celda, y
de esta forma evitar tener que realizar clculos parciales o intermedios en otras
celdas.

1.11. Funciones matriciales

Las funciones matriciales son funciones algo especiales, porque no se insertan en
una nica celda, si no que se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto
permite a la funcin matricial devolver varios resultados juntos. Veamos un ejemplo
de la funcin matricial FRECUENCIA. Para insertar una funcin matricial debes
seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar todo el rango destino donde aparecern los resultados (en
nuestro caso F3:F9).
2. Escribir la funcin matricial (en nuestro caso
=FRECUENCIA(C3:C15;E3:E9)
3. Presionar las teclas
CTRL+MAYUSC+ENTRAR

La funcin matricial devuelve como resultado una
MATRIZ. Si te fijas en el rango D16:D18 la funcin
matricial resultante es la misma pero los resultados
son distintos en cada celda. La funcin
FRECUENCIA se explica en detalle ms adelante,
pero como podrs deducir calcula la cantidad de
casos o repeticiones de ciertos valores que se
producen en una muestra o tabla.

43

1.12. Personalizadas
Excel posee 342 funciones predefinidas. Las mismas brindan la posibilidad de
realizar todo tipo de clculos, desde los ms simples a los ms complejos y en
distintas reas de la ciencia (estadstica, matemticas, finanzas, etc). Por si esto
fuera poco existe la posibilidad de crear nuevas funciones a medida para resolver
nuevos clculos, no abarcados dentro de las funciones predeterminadas.
Las funciones a medida se pueden crear con lenguaje de programacin Visual Basis
for Applications (VBA), tambin conocido como "macros". Cualquier manual de
macros te ensear como crear funciones a medida o UDFs (User Defined
Functions).
1.13. Errores
Puede suceder que la celda donde escribas tu funcin o frmula de cmo resultado
un error. Esto significa que has hecho algo mal y que debes hacer una correccin.
El tipo de error devuelto te dar una valiosa pista sobre donde est el problema.
ERROR EXPLICACION DEL ERROR
# # # # # El ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa.
#VALOR! Se utiliz un tipo de argumento o de operacin incorrecta.
#DIV/0! Se dividi un nmero entre cero.
#NOMBRE? Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A Un valor referenciado en la funcin no se encuentra o no est disponible.
#REF! Existe una referencia de celda no vlida.
#NM! Se escribieron valores numricos no vlidos.
#NULO! Cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se interceptan.

44

Realiza la siguiente Prctica

Practica N 9
Inserte una nueva Hoja
A la Hoja 7 cambiar de nombre por Practico 7
Escriba el Titulo como observa en la primera imagen
Con la ayuda del docente realiza el clculo de las siguientes funciones
Aplicar fondo y borde para que la planilla sea igual.
Guardar el libro (Ctrl + G) Funciones Bsicas

45

UNIDAD N 14
FUNCIONES DE TEXTO

Funciones de Texto

=CARCTER()

La funcin CARACTER devuelve el carcter del cdigo ANSI asociado a un nmero especificado.

Ejemplo
En el rango B4:B10 se tienen nmeros enteros comprendidos entre 1 y 255. En el rango C4:C10 se
desea obtener el carcter ANSI asociado a los mismos. A continuacin se presenta la solucin.

Practica:
Utilizando la funcin CARACTER obtiene la lista de los caracteres ANSI asociados a los valores del
rango B17:B23. Inserta la funcin en la celda C17 y cpiala hasta la celda C23.

=CDIGO()

La funcin CODIGO devuelve el nmero que le corresponde al primer carcter de una cadena en
cdigo ANSI.

Ejemplo
En el rango B7:B13 se tienen caracteres del cdigo ANSI. En el rango C7:C13 se desea
obtener el cdigo de los mismos en la tabla ANSI. A continuacin se presenta la solucin en
el rango.

SINTAXIS:
Nmero: es un nmero entero entre 1 y 255
del cual se devuelve se carcter ANSI.
Nota: Si hace referencia a una celda vaca
se producir error.
46

Practica:
Utilizando la funcin CODIGO obtiene la lista de los cdigos ANSI asociados a los caracteres
del rango B21:B27. Inserta la funcin en la celda C21 y cpiala hasta la celda C27.

=CONCATENAR()

La funcin CONCATENAR sirve para unir los valores o celdas especificadas.

Ejemplo:
En el rango B11:B17 se tienen nombres de programas de software. En el rango C11:C17 se
desea agregar y unir a los mismos el valor de la celda E11. A continuacin se presenta la
solucin.

Prctica:
Utilizando la funcin CONCATENAR consigue unir cada valor de las celdas del rango
B25:B31 con los valores de las celdas F25, F28, F31. Inserta la funcin en la celda C25 y
cpiala hasta la celda C31.

SINTAXIS:
Texto: es el texto del cual se desea obtener el
cdigo del primer carcter

SINTAXIS:
Texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de
texto que se unirn en un elemento de texto nico.
Los elementos de texto pueden ser cadenas de
texto, nmeros o referencias a celdas nicas.
Nota: Si se hace referencia a una celda vaca se
produce un error. La funcin no considera los
caracteres que aparecen despus del primer
carcter.

Nota: Tambin puedes utilizar el operador &
para conectar valores. Por ejemplo, la solucin
para la celda C25 la podramos obtener como:
=B25&$E$25&$E$28&$E$31
47

=DECIMAL()

Redondea un nmero al nmero de decimales especificado, da formato al nmero con el
formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el resultado como texto.

Ejemplo:
En el rango B12:B16 se tienen una serie de nmeros. En el rango C12:C16 se desea repetir
los mismos aplicando la cantidad de decimales indicada en la celda E12. A continuacin se
presenta la solucin.

Prctica:
Utilizando la funcin DECIMAL aplica la cantidad de decimales indicada en la celda E28 a
los nmeros del rango B28:B35 y con la indicacin de separador de miles de la celda G28.
Inserta la funcin en la celda C28 y cpiala hasta la celda C35.

Observaciones:
Los nmeros en Microsoft Excel nunca pueden
tener ms de 15 dgitos significativos, pero el
argumento decimales puede tener hasta 127
dgitos.
Si decimales es negativo, el argumento nmero
se redondea hacia la izquierda del separador
decimal.
Si omite el argumento decimales, se calcular
como 2.
Si el argumento no_separar_millares es FALSO o
se omite, el texto devuelto incluir el separador
de millares.

SINTAXIS:

Nmero: es el nmero que se desea redondear y
convertir en texto.

Decimales: es el nmero de dgitos a la derecha del
separador decimal.

No_separar_millares es un valor lgico que, si es
VERDADERO, impide que DECIMAL incluya un
separador de millares en el texto devuelto.

48

=DERECHA()

Devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que el usuario especifica.

Ejemplo:
En el rango B12:B16 se tiene una serie de datos. En el rango C12:C16 se desea extraer
desde la derecha la cantidad de caracteres indicados en la celda E12. A continuacin se

Prctica:
Utilizando la funcin DERECHA en los datos del rango B28:B35, extrae la cantidad de
caracteres indicada en la celda E28. Inserta la funcin en la celda C28 y cpiala hasta la
celda C35.

SINTAXIS:
Texto Cadena de texto que contiene los
caracteres que se desea extraer.

Nm_de_caracteres especifica el nmero de
caracteres que desea extraer con DERECHA.

Nota:
Nm_de_caracteres debe ser mayor
o igual a cero.
Si nm_de_caracteres es mayor que
la longitud del texto, DERECHA
devolver todo el texto.
Si nm_de_caracteres se omite, se
calcular como 1.

49

=ENCONTRAR()

Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto dentro de una
segunda cadena y devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto a
partir del primer carcter de la segunda cadena de texto.

Ejemplo:
En el rango B13:B17 tenemos una serie de frases. En el rango C13:C17se desea establecer
la posicin del smbolo indicado en la celda E13 para cada una de ellas. A continuacin se

Nota: Si el texto buscado no esta en la cadena indicada la funcin devuelve error. Esta
funcin distingue entre mayscula y minscula. La bsqueda es siempre de izquierda a
derecha. Si el texto buscado se repite solo devuelve el resultado de la primera aparicin.

Prctica:
Utilizando la funcin ENCONTRAR obtiene la posicin del texto indicado en la celda E29,
dentro de las frases indicadas en el rango B29:B35. Inserta la funcin en la celda C29 y
cpiala hasta la celda C35.

SINTAXIS:
Texto_buscado es el texto que desea
encontrar.

Dentro_del_texto es el texto que a su vez
contiene el texto que desea encontrar.

Nm_inicial especifica el carcter a partir del
cual comenzar la bsqueda. El primer carcter
de dentro_del_texto es el carcter nmero 1. Si
omite nm_inicial, se supone que es 1.

50

=RECORTAR(B27)
La funcin RECORTAR elimina los espacios en blanco iniciales y finales de una cadena de
caracteres. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

Ejemplo:

En el rango B13:B15 se tienen textos con espacios a la derecha y a la izquierda. En el rango
C13:C15 se desea eliminar dichos espacios en blanco de los textos (tanto iniciales como
finales). A continuacin se presenta la solucin.

Prctica:
Utilizando la funcin RECORTAR suprime los espacios en blanco anteriores y posteriores de
los textos del rango B27:B34. Inserta la funcin en la celda C27 y cpiala hasta la celda C34.

=MED()
La funcin MED devuelve una cantidad de caracteres especficos de una cadena de texto.
Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

SINTAXIS:

Texto: es una cadena de texto en la que
se eliminan los espacios en blanco al
inicio y al final.
Recuerda: Puedes utilizar esta funcin
como argumento de otra funcin,
como por ejemplo CONCATENAR
51

Ejemplo:
En el rango B13:B15 se tiene una serie de datos. En el rango C13:C15 se desean extraer la
cantidad de caracteres indicada en la celda E13, comenzando desde la posicin indicada en
la celda G13. A continuacin se presenta la solucin.

Practica:
Utilizando la funcin MED extrae caracteres de los textos del rango B27:B34, comenzando
en la posicin indicada en la celda E27, y de una longitud indicada en la celda G27. Inserta
la funcin en la celda C27 y cpiala hasta la celda C34.

=HALLAR()
Las funciones HALLAR y HALLARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda
cadena de texto y devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto
desde el primer carcter de la segunda cadena de texto. Veamos el siguiente ejemplo para
entenderla mejor.

Ejemplo:
En el rango B13:B17 tenemos una serie de frases. En el rango C13:C17se desea establecer
la posicin del smbolo indicado en la celda E13 para cada una de ellas. A continuacin se

SINTAXIS:

Texto Obligatorio. Cadena de texto que
contiene los caracteres que se desea
extraer.
Posicin_inicial Obligatorio. Posicin del
primer carcter que se desea extraer del
texto. La posicin_inicial del primer carcter
de texto es 1, y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres Obligatorio.
Especifica el nmero de caracteres que se
desea que MED devuelva del argumento
texto.
52

Practica:
Utilizando la funcin HALLAR obtiene la posicin del texto indicado en la celda E29, dentro
de las frases indicadas en el rango B29:B35. Inserta la funcin en la celda C29 y cpiala
hasta la celda C35.

SINTAXIS:
Texto buscado: es el carcter o cadena de texto que
se desea encontrar dentro del texto indicado.
Dentro del texto: es la cadena de texto (o
caracteres) en la cual se busca al carcter o un sub
texto.
Nm inicial: es un nmero que indica la posicin
desde donde parte la bsqueda de texto buscado en
dentro del texto (contando desde la izquierda).
53

UNIDAD N 15
FUNCIONES LGICAS

Funciones Lgicas

Las Funciones Lgicas permiten cambiar nmeros dependiendo o no de la ocurrencia de
uno varios resultados. El total de funciones de la categora Lgicas es de 7.

=FALSO()

La funcin FALSO solo devuelve el valor lgico FALSO. Veamos el siguiente ejemplo para
entenderla mejor.

Ejemplo:

En este ejemplo solo se insert la funcin en celda B12. A continuacin se presenta la
solucin.

=NO()
La funcin NO evala un valor lgico (VERDADERO o FALSO) y devuelve un valor lgico
opuesto. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

Ejemplo:

En este ejemplo se tiene un listado de marcas y modelos de automviles en el rango
D18:E25. En el rango F18:F25 se desea identificar aquellos cuyo modelo no sea menor a lo
indicado en la celda H18. A continuacin se presenta la solucin.

SINTAXIS:
Valor lgico: es una comparacin de dos
valores. Este argumento puede ser tambin una
funcin que devuelva valores lgicos.
54

Practica:
Utilizando la funcin NO intenta distinguir los automviles del rango B29:B36 cuya marca no
sea la indicada en la celda F29. Inserta la funcin en la celda D29 y cpiala hasta la celda
D36.

=O()

La funcin O evala una serie de comparaciones. Si al menos una de ellas es verdadera, la
funcin devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son falsas, devuelve FALSO. Veamos el
siguiente ejemplo para entenderla mejor.

Ejemplo:

En este ejemplo se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectivo da de
trabajo. El gerente desea identificar aquellas personas que trabajaron alguno de los das
indicados en las celdas H18 y K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25.
Veamos la solucin:

Practica:
Utilizando la funcin O intenta distinguir a las personas que posean alguna de las categoras
indicadas en el rango H48:H50. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda
F55.

SINTAXIS:

Valor_lgico1; Valor_lgico2; ... Valor_lgico1
es obligatorio, los valores lgicos siguientes son
opcionales. De 1 a 255 condiciones que se desea
comprobar y que pueden tener el resultado de
VERDADERO o FALSO.

55

=Y()

La funcin Y evala una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas
devuelve VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO. Veamos el
siguiente ejemplo para entenderla mejor.

Ejemplo:

En el rango B13:B20 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva
edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor igual que a la indicada
en la celda F13 y menor o igual a la indicada en la celda H13. El resultado deber aparecer en
el rango F18:F25. Veamos la solucin:

Practica:

Utilizando la funcin Y intenta indicar las personas de esta empresa cuya edad sea mayor a
lo indicado en la celda F32 y que adems residan en la zona indicada en la celda H32.
Inserta la funcin en la celda D32 y cpiala hasta la celda C40.

SINTAXIS:

valor_lgico1 Obligatorio. La primera
condicin que desea probar se puede evaluar
como VERDADERO o FALSO.
valor_lgico2; ... Opcional. Las condiciones
adicionales que desea probar se pueden
evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta
un mximo de 255 condiciones

56

=SI()

La funcin SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condicin
indicada. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.

Ejemplo:

Un profesor est analizando las calificaciones de sus alumnos en el rango D17:E25. En el
rango F18:F25 desea que segn la calificacin mnima necesaria de la celda H18, aparezca
un mensaje indicando si el alumno aprob o no. Dichos mensajes estn en las celdas J18 y
J21. A continuacin se presenta la solucin.

Practica:
Utilizando la funcin SI intenta distinguir los alumnos que tengan una asistencia igual o
mayor a la indicada en la celda F32. En caso de tenerla debe aparecer el mensaje de la
celda H32, caso contrario debe aparecer el mensaje de la celda I32. Inserta la funcin en la
celda D32 y cpiala hasta la celda D40

SINTAXIS:

Prueba_lgica Obligatorio. Cualquier valor o expresin
que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por
ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de
la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como
VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como
FALSO.
Valor_si_verdadero Opcional. El valor que desea que
se devuelva si el argumento prueba_lgica se evala
como VERDADERO.
Valor_si_falso Opcional. El valor que desea que se
devuelva si el argumento prueba_lgica se evala como
FALSO.
57

=SIERROR()

La funcin SIERROR devuelve un valor determinado en caso que una frmula o celda
contenga un error.

Ejemplo:

En el rango C13:D16 se tienen datos de ventas y gastos por zona. En el rango E13:E16 se
desea obtener el porcentaje de gastos en relacin a las ventas para cada zona. A
continuacin se presenta la solucin.

Practica:

Utilizando la funcin SIERROR calcula el % de margen de cada zona. El margen debe
calcularse como (Ventas - Gastos) / Ventas.

SINTAXIS:
Valor Obligatorio. El argumento en el que se busca
un error.
Valor_si_error Obligatorio. El valor que se devuelve si la
frmula se evala como un error. Se evalan los tipos
siguientes de error: #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!,
#NUM!, #NOMBRE? o #NULO!.
58

59

UNIDAD N 16
FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de
celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente
especfico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con
ciertas reglas y as poder identificarlas fcilmente en pantalla.

En esta prctica vamos a poner en Azul los que tengas Aprobado y En Rojo
Reprobados

1. Seleccionar las
Celdas de
G9:G15
6. Clic en Formato Condicional
3. Resaltar reglas de celdas
7. Clic en Texto que contiene
5. Escriba Aprobado
6. Clic en Formato Personalizado
7. Seleccione el Color que deseas para el texto
8. Clic en Aceptar
Nota: Tambin puedes colocarle Bordes,
Relleno, a las celdas seleccionadas.
Realiza lo mismo para los reprobados.
Este es el resultado
60

Ahora vamos a aplicar Formato condicional a la Nota Final, los que tengan 51 en
color Azul y fondo Amarillo y los Reprobados colores Rojos.

Como Eliminar un Formato condicional:

1. Seleccionar las Celdas de
F9:F15
2. Clic en Formato Condicional 3. Resaltar reglas de celdas
4. Clic en Es mayor que
5. Escriba 51
6. Clic en Formato Personalizado
7. Seleccione el Color que deseas para el texto
8. Clic en Aceptar
1. Seleccionar las
celdas que tienen
formato condicional
2. Clic en Formato en
Condicional
3. Clic en Borrar reglas
4. Borra reglas de celdas
seleccionadas
Tambin puedes
borrar todas las
Reglas dando un clic
en: Borrar regla de
toda la hoja.
61

Ahora vamos a aplicar un formato condicional a todas las filas donde la nota final
sea mayor que 51, para ello realiza lo siguiente:

Este es el resultado

6. Seleccionar toda la Planilla
A9:H15
7. Clic en Formato condicional
3. Clic en Nueva regla
4. Clic en Utilizar una frmula
que determine las celdas para
aplicar formato
5. Escribir la siguiente formula:
=SI($F9>51;VERDADERO;FALSO)
6. Clic en Formato
7. Clic en Relleno
8. Seleccionar el color
9. Clic en Aceptar
Practica N 10
A la Planilla aplicar formato condicional a los menores de 51, color de
Fuente blanco con relleno negro.

62

UNIDAD N 17
VALIDACION DE DATOS

La validacin de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se
introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje
de error o aviso si nos equivocamos.

En la Hoja 1 crea la siguiente planilla

2. Seleccionar la Celda E4
1. Clic en la Ficha Datos 3. Clic en Validacin de Datos
4. Clic Cualquier valor
5. Clic Nmero entero
6. Seleccionar una de las
opciones siguientes:

7. En Mnimo: 60000000
En Mximo: 79999999
En este caso escribimos
estos valoremos por que los
nmeros de celular estn
en este rango.
8. Clic en Mensaje de entrada
9. Clic en Mensaje de error
10. Elegir uno de los Estilos:
Detener: Esta opcin es para que
no puedas introducir valores que no
estn en la validacin.
Advertencia: Es solo una llamada
de atencin igual puedes introducir
valores.
Informacin: Es solo para
informacin, puedes introducir una
valores.
Escriba un ttulo y el
mensaje a mostrar
Escriba un ttulo y
el mensaje a
mostrar
Una vez realizado todos los
cambios de un clic en Aceptar
63

Ahora escriba el nmero de celular 76049498, veras que acepta, pero si
escribes un nmero fuera del intervalo establecido como 7604949, te saldara
el siguiente error.

Ahora realizaremos la validacin de la celda E6 (2. Indique su fecha de
nacimiento), en este caso utilizaremos Permitir Fecha.

Ahora en la celda E6 escriba una fecha mayor o igual que 01/01/1981. Ahora
conociendo la fecha de nacimiento en la celda G8 determine la Edad de la
persona.

Vamos a validar la celda E8, Indique su edad:
1. Clic en la Ficha Datos
6. Seleccionar la celda E6
5. En Permitir elija Fecha
4. En Datos: mayor o igual que
3. Escriba la fecha desde la cual usted
va a escribir (01/01/1980) solo
recibir fechas mayores o iguales
que.
Debe de escribir un Mensaje de entrada
y Mensaje de error.
2. Clic en Aceptar
Escribimos la siguiente formula:
=ENTERO((HOY()-E6)/365,25)
=ENTERO() Devuelve la parte entera de un
nmero.
=HOY() Devuelve la fecha actual del sistema
3. En Permitir elija Personalizada
4. En Frmula escriba: =G6=E8
En este caso hemos utilizado una frmula para
realizar la validacin de datos, vamos a obligar que si
o si escriba la edad calculada.
5. Clic en Aceptar
64

Ahora vamos a validar la celda E10, Indique su semestre, para ello
utilizaremos la opcin Lista.

Lo mismo hacemos en la Celda E12, Indique la Facultad.

Ahora bien vamos a realizar lo siguiente cuando usted seleccione la facultad
en la celda E14, solo deben mostrase las carreras de esa facultad.

Nombre de Rango: Consiste en dar un nombre a un conjunto de celda o a
una sola, para ello realizamos lo siguiente:

3. En Permitir elija Lista
4. En Origen: Seleccionar los datos de
la Hoja Auxiliar el Rango A2:A10
5. Clic en Aceptar
4. En Origen: Seleccionar los datos de
la Hoja Auxiliar el Rango A13:A16
5. Clic en Aceptar
1. Seleccionamos el rango B13:B18
2. Clic en cuadro de nombre, escribir el nombre
FCEyT, como este nombre vamos a utilizar para
validar necesitamos que sea igual al de la celda
A13. Una vez escrito el nombre Presionar Enter.
De la misma manera para las dems:
Rango: C13:C18: Politecnica
Rango: D13:D16: Economia
Rango: E13:D14: Salud
Clic en Frmulas (podrs ver la ficha Nombre definidos, en
esta ficha dando un clic en Administrador de nombres, podes
editar, nuevo y eliminar
65

Realizamos la validacin de datos E14

4. En Origen: Escriba la siguiente
frmula: =INDIRECTO($E$12)
5. Clic en Aceptar
66

UNIDAD N 18
CONSOLIDARS

Imagina que despus de recopilar la informacin sobre las ventas de
nuestros productos en diferentes pases tenemos un libro de Excel donde
cada hoja tiene la informacin de un mes en especfico.

Necesito consolidar la informacin en una sola hoja para poder crear mi
reporte, pero cmo puedo hacerlo de una manera sencilla?
Para consolidar datos en Excel tenemos el comando Consolidar que nos
ayuda a obtener el resultado deseado de una manera fcil. Supongamos que
la informacin de las 3 hojas de Excel es la siguiente.

En la hoja 2do Sem, deseamos realizar un resumen o tener un consolidado,
para ello realizamos lo siguiente:

El Resultado es el siguiente:

2. Seleccionar la celda C5
3. Clic en Consolidar
4. Aqu usted puede
seleccionar la funcin que
desea aplicar, este caso lo
deja en suma.
5. En Referencia: Clic e ir a Seleccionar la Hoja
Abril, el rango C5:F9 (Solo la parte numrica),
este proceso se repite segn la cantidad de hojas
que va a consolidar.
6. Marca esta opcin si desea Crear vnculo con
los datos de origen
7. Clic en Aceptar
Dar un clic en el signo + para mostrar el
desglose para esconder.
Para poder borrar un condolido tiene que
seleccionar las filas y eliminarla, siempre y cuando
este con la opcin Crear vnculo con los datos de
origen.
67

UNIDAD N 19
HERRAMIENTA SUBTOTAL

El comando Subtotal aparecer atenuado si est trabajando con una
tabla de Microsoft Excel. Para agregar subtotales en una tabla, debe
convertir primero la tabla a un rango normal de datos y, a continuacin,
agregar el subtotal. Tenga en cuenta que al hacerlo se quitar de los
datos toda la funcionalidad de la tabla, excepto el formato de tabla.

Pasos para Aplicar la Herramienta Subtotales

Paso 1.
Para poder utilizar esta herramienta, debemos ordenar los datos del campo
correspondiente en orden ascendente o descendente. En nuestro caso
vamos a ordenarlo por Area.

Paso 2.

4. Elegir la opcin por la que
desee realizar los Subtotales
5. Elegir la Funcin deseada
6. Clic en el campo Ventas para
realizar los Subtotales.
1. Seleccionar los datos (Todos)
2. Clic en Datos
7. Clic en Aceptar.
3. Clic en Ordenar
4. Elegir el campo por el que desea
ordenar (rea)
5. Clic en Aceptar
5. Elegir la Criterio de ordenacin
1. Seleccionar los datos
2. Clic en Datos
3. Clic en Subtotal
68

El resultado es el siguiente:

69

UNIDAD N 20
CONSOLIDACIN DE DATOS

Para resumir los resultados de datos en diferentes hojas de clculo e
informar de ellos, puede consolidar los datos de cada hoja de clculo
independiente en una hoja de clculo (u hoja de clculo maestra).
Las hojas de clculo que se consolidan pueden estar en el mismo
libro como una hoja de clculo maestra o en otros libros. Al
consolidar datos en una hoja de clculo, puede actualizarlos y
agregarlos ms fcilmente de forma regular o puntual.

Hay dos formas principales de consolidar datos:
Consolide por posicin: Use este mtodo cuando los datos de
varias reas de origen se organizan en el mismo orden y usan las
mismas etiquetas de fila y columna (por ejemplo, cuando tiene una serie de hojas de clculo
de gastos creadas a partir de la misma plantilla).

Consolide por categoras: Use este mtodo cuando
los datos de varias reas de origen se organizan de
forma diferente, pero se usan las mismas etiquetas de
fila y columna. Por ejemplo, puede usar este mtodo
cuando tiene una serie de hojas de inventario de cada
mes en las que se usa el mismo diseo, pero cada hoja
de clculo contiene distintos elementos o un nmero
diferente de elementos.

1. Pasos para consolidar datos en un mismo libro
En la presente hoja vamos a realizar la
Consolidacin de Datos de las ventas realizada en el
segundo semestre del 2012.

Primero debes de copiar la cabecera de la siguiente manera:

Seleccionar la celda C5

Clic en la ficha Datos

Clic en Consolidar

70

En el presente cuadro de dialogo realiza lo siguiente:

Seleccione una Funcin

Clic en Referencia y seleccione los
datos de la hoja Abril!$C$5:$F$9

Clic en Agregar

Nota: Este procedimiento lo
realizas cuantas hojas tengas que
consolidar, el resultado ser el
siguiente.
Marcar esta opcin si deseas que
tus daos estn vinculados las hojas.

Como podr observar ya tengo las
tres hojas Agregadas.

Clic en Aceptar

Este es el resultado de las hojas
consolidadas.

Dar clic en el signo o + para
ver los datos.

71

2. Pasos para consolidar datos en diferentes libros
1. Abra los libros (Ventas Argentina, Bolivia y Brasil)
2. Abra un nuevo libro donde desea consolidar los datos (Ctrl + U)
Primero debes de copiar la cabecera de la siguiente manera:

En el presente cuadro de dialogo realiza lo siguiente:

Seleccionar la celda B2

Clic en la ficha Datos

Clic en Consolidar

Seleccione una Funcin

Clic en Referencia y seleccione los
datos del Libro Ventas Argentina y
seleccione las celdas $B$2:$G$4

Clic en Agregar

Nota: Este procedimiento lo
realizas cuantas hojas tengas que
consolidar, el resultado ser el
siguiente.
Marcar esta opcin si deseas que
tus daos estn vinculados las hojas.

Como podr observar ya tengo los
tres libros Agregadas.

Clic en Aceptar

72

Este es el resultado de las hojas
consolidadas.

Dar clic en el signo o + para
ver los datos.

73

UNIDAD N 22
TABLAS DE DATOS

Excel dispone de 3 herramientas de anlisis dinmico de datos (anlisis "Y si" o tambin
llamado a veces anlisis What If en otros contextos), las cuales tienen finalidades distintas
aunque tambin una caracterstica en comn: obtienen resultados (operando con varios
parmetros) basados en determinadas condiciones que imponemos y que podemos variar
con comodidad para contrastar como afectan a dichos resultados.

1. Tablas de datos en Excel (2 variables)

Excel llama "Tablas de datos" a una utilidad mediante la cual podemos obtener los
resultados que arrojara una operacin en caso de que una o dos de las variables
implicadas en dicha operacin tomaran distintos valores.

Una de las ventajas (quiz la nica) que tiene utilizar las tablas de datos (frente a otras
formas de anlisis "Y si" ) estriba en que todos los resultados posibles para cada
combinacin de variables son desplegados en una tabla, con lo que se pueden ver de
forma simultnea. En cuanto a las desventajas, una de ellas es la limitacin en el
nmero de variables que podemos manejar (1 2).
A continuacin, vemos una tabla de datos completada:

Excel rellena automticamente todos los importes en rojo gracias a la aplicacin de esta
forma de anlisis dinmico sobre:
Los encabezados de columna, en los que ponemos a nuestra eleccin los valores
que podran tomar las ventas de los comerciales
Los encabezados de fila, en los que ponemos a nuestra eleccin los porcentajes de
comisin que la empresa podra pagar
2 celdas (sombreadas en verde), cuyos valores no son relevantes para el clculo de
la "Tabla de datos", de hecho, podran estar vacas o tener cualquier valor. Lo que si
es importante es su situacin, pues estas celdas deben estar localizadas y fuera del
mbito de la Tabla de datos que queremos conseguir. El cometido de estas celdas
es servir nicamente de referencia a Excel.
1 celda (sombreada para la ocasin en naranja), que debe tener una formula
mediante la cual, Excel pueda saber qu relacin tienen las celdas verdes.

74

1.1. Cmo se hace?

1. Introducimos en la celda naranja (DEBE ESTAR EN LA POSICIN QUE VEMOS
EN LA IMAGEN, ES DECIR, EN LA ESQUINA SUPERIOR IZQUIERDA DE LA
TABLA QUE DESEAMOS FORMAR) una frmula que relacione de la forma que
queramos a las celdas de color verde (en la imagen de abajo, podemos ver que la
relacin es promedio de ventas x % de comisin). Como ya se ha dicho antes, es
indistinto qu valores contienen las celdas verdes, puesto que lo importante es
tenerlas identificadas, fuera del rango de la Tabla de datos y que la celda naranja
las relacione.

2. Seleccionamos todo el rango de la tabla que se formar:

4. Clic en la opcin Anlisis Y si
5. Clic en Tabla de datos una vez hecho, aparecer un cuadro de dilogo
6. En Celda de Entrada (Fila) selecciona F4
7. En Celda entrada (columna) seleccionas F3

8. Clic en Aceptar, el resultado ser el siguiente:

75

76

UNIDAD N 23
BUSCAR OBJETIVO

La utilidad "Buscar objetivo" en Excel 2010

La utilidad "Buscar objetivo" calcula qu valor debe tener una variable para que una
frmula proporcione el resultado que nosotros queremos.

Imaginmonos que queremos calcular el valor de x que verifica la ecuacin:

Solucin:
1. Primero debes de escribir la
formula de la ecuacin, en
nuestro caso lo haremos en la
celda B11 y la formula que tienes
que escribir es:
=(A11)^2+2*A11+1
2. Seleccionar la celda B11
3. Clic en la ficha Datos
4. Clic en Anlisis y si y seleccionar
la opcin Buscar objetivo
5. En Definir la celda debes de
seleccionar la celda donde esta
la formula de la ecuacin
6. En Con el valor aqu pones en
valor que desea que sea la
ecuacin
7. En Para cambiar la celda: aqu
seleccionas la celda B11 donde
se mostrar cuanto debe valer x
para que sea igual a 9
8. Clic en Aceptar

1.2. Ejemplo 1

Un ejemplo de utilizacin prctica sera la aplicacin de "Buscar objetivo" al clculo de la
cifra ptima de produccin en una empresa. Observemos el siguiente cuadro de datos,
donde la ltima fila es el clculo de la produccin ptima que debe hacer una empresa,
teniendo como condicin los datos del resto de filas: costes fijos mensuales, importe de
las inversiones (capital de prstamos por ejemplo) que mensualmente paga la empresa,
% de coste variable y el beneficio que el empresario exige:
Hay que hacer referencia a una celda
que contenga una frmula, es decir,
la frmula principal que pone en
relacin al resto de variables.
Escribimos el valor que
deseamos calcular los
dems campos.
Debemos hacer referencia a la
variable que queremos hallar.
77

1. Dado que estoy en crisis y mi cifra de produccin media es tan slo de 12.000 ,
Qu cantidad de costes fijos puedo permitirme, como mximo?

Solucin:
1. Ingresa a Excel y escribas la
siguiente tabla, la cifra de
produccin la formula es la
siguiente: =(D2+D3)/(1-D4-D5)
2. Seleccionar la celda D6
3. Clic en la ficha Datos
4. Clic en Anlisis y si y seleccionar
la opcin Buscar objetivo
5. En Definir la celda debes de
seleccionar la celda donde est la
formula, este caso D6
6. En Con el valor aqu pones en
valor que desea producir en este
caso 12000
7. En Para cambiar la celda: aqu
seleccionas la celda D2 que es la
que te va a indicar cuando debe
de ser tu costo fijo para obtener
un produccin 12000 unidades
8. Clic en Aceptar

Respuesta: Para tener una cifra de produccin de 1200 euros, se tiene que tener un
costo fijo mensual de 7300 euros.
Costes fijos mensuales () 7.300,00
Pagos mensuales de inversiones () 500,00
Coste variable (%/ventas) 30%
Beneficio exigido (%/ventas) 5%
Cifra de produccin () 12.000,00

1.3. Actividad 1
Dado el siguiente cuadro de Previsin:

78

Determinar los siguientes:
1. Cul debera ser la cantidad mnima total ingresada en concepto de Ventas para
conseguir que en el ao 2002 el balance no sea negativo?
2. Y para conseguir que la suma total de los balances de todos los sea 50000 euros?
3. En el caso en el que los ingresos de ventas del ao 2002 son 75000 euros En
cunto se debera reducir el porcentaje de gasto de telfono para conseguir que en
el ao 2005 el balance sea de 30000 euros?

79

UNIDAD N 24
ADMINISTRAR ESCENARIOS

El "Administrador de escenarios" de Excel es una buena herramienta de anlisis de datos
con mltiples aplicaciones en el mbito de la Direccin Financiera o Comercial. Es aplicable
a cuentas de resultados, presupuestos y en general, cualquier contexto en el que haya que
operar con varios parmetros.

Para conocer su funcionamiento, veamos el siguiente ejemplo:

Escriba esta tabla de datos en una hoja de MS Excel 2010

Clic en la Ficha Datos
Clic en Anlisis Y si
Clic en Administrar
escenario
Clic en Agregar

Frmula para la Nota Final
=D10*E10
Escribimos un nombre en este caso: Escenario
Pesimista
En Celdas cambiantes: seleccionar las celdas que se
van a cambiar: $E$10:$E$15
Verificar la proteccin que este marcada Evitar
cambios
Clic en Aceptar
80

Introducimos los datos para el Escenario Pesimista
que son como se observa en la imagen.
Clic en Aceptar
Aqu ya hemos creado nuestro primer escenario
Clic en Agregar para crear el nuevo escenario
Escribes el nombre del nuevo Escenario en nuestro
Caso ser Escenario Optimista.
Clic en Aceptar
Escribes los valores del nuevo escenario
como se observa en la imagen
Clic en Aceptar
81

El Resumen es el siguiente:

En este resumen se puede observar que las celdas en grises son los diferentes escenarios
en la parte superior de la tabla y en la parte inferior se encuentran los resultados o notas
finales con esos escenarios.
Como usted puede observar se tiene dos
escenarios creados, usted si desea puede crear
ms.
Ahora para ver el Resumen de Escenario dar un
clic en Resumen
Seleccionamos Resumen
Seleccionar las celdas de la Nota Final es
decir: =$F$10:$F$15
Clic en Aceptar
82

1.4. Actividad

Si vamos a la hoja "Escenarios", podemos ver una tabla similar a la de la imagen de
abajo, con la cuenta de resultados previsional a 5 aos (simplificada para el ejercicio) de
una empresa. Tambin podemos ver ms arriba un cuadro con 3 parmetros supuestos
referidos al crecimiento que se espera experimente la empresa y a la evolucin del
ndice de Precios al Consumo:

a) Realice un Resumen de Escenario donde se muestra la situacin de Escenarios
Pesimista y Moderado, segn el cuadro siguiente:
Pesimista 0% 10% 6% 900.000,00 900.000,00
Moderado 10% 8% 4% 1.000.000,00 800.000,00
Optimista 15% 4% 2% 1.100.000,00 700.000,00

83

Unidad 24
PROTEGER LIBRO

En Microsoft Office 2010, puede usar contraseas para impedir que otras personas abran o
modifiquen los documentos, libros y presentaciones. Es importante saber que si no recuerda
su contrasea Microsoft no puede recuperar sus contraseas olvidadas.

1. Cifrar con Contrasea (Apertura)
Este procedimiento te permite proteger tu archivo, para que no se pueda abrir sin
introducir la contrasea, es muy til ya que solo t podrs abrir el libro.

Para poder eliminar la contrasea solo tienes que ingresar al archivo y realizar los
mismos pasos solo que esta vez borrar la contrasea.

2. Solo lectura
Para mantener los datos de tu hoja de clculo a salvo e impedir que inesperadamente se
realicen cambios en las mismas, Excel te permite proteger tanto la hoja como celdas
como todo el libro.
Estas herramientas estn disponibles en la pestaa Revisar y en el grupo de trabajo
denominado Cambios. En donde puedes observar estn entre otros los iconos Proteger
hoja y Proteger libro.

El procedimiento es el siguiente:

1. Clic en Archivo
6. Clic en Informacin
5. Clic en Proteger libro
4. Clic en Cifrar con contrasea
3. Escribir dos veces la
contrasea
2. Clic en Aceptar
1. Clic en Revisar
5. Clic en Proteger Hoja
4. Debes de deseleccionar todas las opciones
3. Escribir dos veces la contrasea
2. Clic en Aceptar
NOTA: Cuando elija su contrasea trate de combinar
nmeros, letras y caracteres especiales para que as no se la
puedan adivinar fcil.
84

2.1. Como quitamos la contrasea
Para poder volver a escribir o modificar realice lo siguiente:

3. Proteger Celdas con Frmulas
Esta opcin es muy buena ya que te permitir proteger ciertas celdas y ciertas no, el
procedimiento es le siguientes:

4. Clic en Revisar
3. Clic en Desproteger hoja
2. Escriba la contrasea
1. Clic en Aceptar
1. Primero debes de seleccionar
todas las celdas que deseas
modificar.
2. Ahora Presionas las Teclas:
Ctrl + 1
O Clic en la Ficha Nmero
4. Clic en Proteger
3. Desmarcar esta opcin (destiqueela)
5. Clic en Aceptar
10. Clic en Revisar
9. Clic en Proteger hoja
8. Marcar la opcin: Seleccionar celdas
desbloqueada
7. Escriba dos veces la contrasea
6. Clic en Aceptar
85

Unidad 25
GRFICOS Y PRESENTACIN DE DATOS

Los grficos en Excel te ayudarn a mostrar los datos de una forma ms significativa de
manera que las personas puedan comprender fcilmente grandes cantidades de informacin
de una manera visual.

Un grfico tambin ayuda al anlisis de datos de manera que se puedan encontrar
tendencias importantes que ayudarn en la toma de decisiones.

1. Cmo crear un grfico

Lo primero que debes hacer para crear un grfico es organizar los datos que deseas trazar.
Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda entender la
informacin y crear el grfico. Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la informacin debes realizar lo siguiente:
1. Seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazar el grfico utilizando
como base dicha informacin:

El siguiente paso es decidir el tipo de grfico que vas a crear ya que eso ayudar a
interpretar adecuadamente la informacin. Debes tener un entendimiento adecuado de los
datos para poder tomar la decisin adecuada.

86

Para insertar el grfico debes ir a:

1. Clic en la Ficha Insertar
2. Seleccionar el Tipos de Grafico
3. Clic en Columna

El resultado de este procedimiento es el siguiente:

Este grfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto
aprenderemos a modificarlas y poder agregar caractersticas adicionales al grfico.

2. Partes de un grfico

Un grfico de Excel est formado por diferentes partes que incluyen el rea del grfico, las
series de datos, ejes, leyendas, rtulos del eje, entre otros. El siguiente grfico muestra las
partes esenciales de un grfico tpico de Excel:

1
2
3
87

rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del grfico
y que incluye todas sus partes.
Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte superior.
Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea) que
representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de
una celda.
Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre s trazados en un
grfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un grfico puede tener una o
ms series de datos a excepcin de los grficos circulares que solamente pueden
tener una serie de datos.
Ejes. Un eje es la lnea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido
como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido tambin
como el eje horizontal y suele contener las categoras del grfico.
rea de trazado. Es el rea delimitada por los ejes e incluye todas las series de
datos.
Lneas de divisin. Son lneas opcionales que extienden los valores de los ejes de
manera que faciliten su lectura e interpretacin.
Ttulo de eje: Texto descriptivo que se alinea automticamente al eje
correspondiente.
Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de
datos.

3. Tipos de grficos

Elegir el tipo de grfico adecuado para mostrar la informacin es de suma importancia. Cada
tipo de grfico desplegar la informacin de una manera diferente as que utilizar el grfico
adecuado ayudar a dar la interpretacin correcta a los datos. Estos son los tipos de grficos
ms utilizados en Excel:

Grficos de columna. Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de
los datos a travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal y los
valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de grfico con los grficos
de barra, donde la diferencia principal es que en los grficos de barra las categoras
aparecen en el eje vertical.
Ttulo del Grfico
Ttulo del Eje Vertical
Ttulo del Eje Horizontal
Leyenda
Serie de Datos
Lnea de Divisin
88

Grficos de lnea. Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en
un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea, pero los grficos
de lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los datos ms que en las cantidades
de cambio como lo hacen los grficos de rea.

Grficos circulares. Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de
pastel. Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los
porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Grficos de Barra. Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre elementos
en un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros, conos y pirmides.

Grficos de rea. Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del
tiempo. Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya que el rea entre las
lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor importancia a la magnitud de los
valores que lo que puede hacer un grfico de lnea.

89

Grficos XY (Dispersin). Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin
entre diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos para ambos
ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como en los grficos anteriores.

Existen otros tipos de grficos como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos
en una publicacin posterior. Los grficos presentados el da de hoy son los tipos de grficos
ms utilizados en Excel y pronto aprenders a obtener el mayor provecho de cada uno de
ellos.

4. Modificar el tipo de grfico

Cuando has insertado un grfico en Excel aparecen tres fichas contextuales en la cinta de
opciones y una de ellas es la Ficha Diseo. En esta ocasin hablaremos un poco sobre el
grupo de comandos Tipo que se encuentra dentro de la Ficha Diseo:

Si haces clic sobre el botn Cambiar tipo de grfico se mostrar un cuadro de dilogo que
te permitir elegir un nuevo tipo. Solamente haz clic sobre el cono del nuevo tipo y acepta
los cambios.
Ficha Diseo. Los
comandos de esta ficha
los puedes utilizar para
modificar el tipo de
grfico y tambin su
diseo.
90

Por supuesto, debes tomar en cuenta que cada tipo de grfico puede tener requerimientos
especiales en cuanto a la informacin que puede trazar. Lo ms comn es hacer un cambio
entre el mismo conjunto de tipos, es decir, cambiar de un grfico de columna agrupada a un
grfico de columna agrupada 3D a un grfico de cilindro agrupado. Pero no hay mejor
manera de aprender que haciendo una prueba, as que no tengas temor de experimentar ya
que siempre podrs regresar al tipo de grfico que tenas inicialmente.

5. Agregar un ttulo al grfico

De manera predeterminada Excel no agrega un ttulo al grfico al momento de insertarlo,
pero t puedes aadirlo de manera manual posteriormente. Sigue los siguientes pasos.

Primero Seleccionar el Grfico
1. Clic en la Ficha Presentacin
2. Clic en Titulo del Grfico
3. Clic en Encima del grfico
4. Da Clic sobre la cuadro de texto y
escriba el ttulo del grfico

Se muestra la siguiente lista de opciones:
Ninguno. Esta opcin significa que no deseas mostrar ningn ttulo. Tambin
puedes utilizar esta opcin para remover el ttulo existente.
Ttulo superpuesto centrado. Centra el ttulo sobre el grfico y mantiene el tamao
actual.
Primero: Seleccionas
una Categora.
Segundo: Seleccionas
Tipo de grfico.
Clic en Aceptar
1
2
3
4
91

Encima del grfico. Centra el ttulo sobre el
grfico pero hace un espacio en la parte
superior para insertar el ttulo modificando el
tamao del grfico.

Haz doble clic sobre la caja de texto y cmbialo al
ttulo adecuado. De manera opcional puedes aplicar
un formato al ttulo. Haz clic en la opcin de men
Ms opciones del ttulo y Excel mostrar el cuadro
de dilogo Formato del ttulo del grfico:

Haz clic sobre cualquier seccin y elige las opciones
de formato que mejor apliquen al ttulo. Una vez que
has terminado debers hacer clic sobre el botn
Cerrar.

6. Agregar etiquetas de datos a un grfico
Puedes agregar etiquetas de datos a un
grfico de Excel para ayudar a identificar
los valores mostradas en cada punto de
una serie de datos. Excel permite
diferentes opciones para la colocacin y
formato de las etiquetas. Sigue los
siguientes pasos para agregar las etiquetas
de datos a tu grfico:

Haz clic sobre cualquier lugar del rea del
grfico que deseas modificar y selecciona
la ficha Presentacin y el comando
Etiquetas de datos:

El men se muestra con las siguientes
opciones:
Ninguna. sta es la opcin
predeterminada y significa que no
habr etiquetas de datos en el
grfico.
Centro. Coloca las etiquetas de
datos en el centro de cada punto
de datos.
Extremo interno. Posiciona las etiquetas en el extremo interno superior de los
puntos.
Base interior. Las etiquetas se mostrarn en el extremo interior
inferior.
Extremo externo. Coloca las etiquetas por fuera de cada
punto.

Selecciona la mejor opcin del men y Excel colocar las etiquetas de
inmediato. Para personalizar an ms las etiquetas haz clic en la opcin
de men Ms opciones de la etiqueta de datos y se mostrar el cuadro
de dilogo siguiente:
92

Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar del valor
la etiqueta muestre el nombre de la serie o de la categora. Una vez que hallas hecho los
cambios apropiados haz clic en el bot cerrar.
Recuerda que puedes remover fcilmente las etiquetas de datos del grfico con solo
seleccionar la opcin Ninguno del men Etiquetas de datos.

7. Dar formato a un elemento de grfico

Al seleccionar un grfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual contiene
una gran cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier parte del
grfico.

Para poder aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del
grfico que deseas modificar.
1. Seleccionar el grfico
2. Clic en la cinta Formato
3. En rea del grfico seleccionar el rea que desee.

Como puedes observar, esta lista contiene todos y cada uno de los
elementos de tu grfico. Al hacer clic sobre cualquiera de los elementos
de la lista se mostrarn unos controladores de seleccin alrededor del
elemento para indicar que ha sido seleccionado.

Aparte de este mtodo de seleccin a travs de la lista de elementos,
tambin puedes seleccionar cualquier parte de un grfico haciendo clic
directamente sobre dicho elemento lo cual colocar los mismos
93

controladores de seleccin que acabas de observar.

Ahora que el elemento ya ha sido seleccionado, puedes hacer cualquier cambio de
formato a travs de los comandos de la ficha Formato y solamente se aplicarn al
elemento recin seleccionado. Para este ejemplo har clic sobre uno de los Estilos de
forma predeterminados:

Puedes modificar los contornos, el color
de relleno, aplicar estilos de WordArt y
algunos efectos de formas. Solamente
asegrate de tener seleccionado el
elemento adecuado antes de aplicar el
formato.
Debes tener cuidado al estar haciendo
estos cambios porque al seleccionar un
elemento de grfico lo puedes eliminar
fcilmente con tan solo oprimir la tecla
Suprimir.

8. Cambiar la escala de un eje

Cuando has creado un grfico en Excel la escala del eje vertical no
siempre es lo que esperabas. Si no ests conforme con el formato
colocado por Excel al eje vertical, puedes modificarlo fcilmente.
1. Seleccionar los valores del eje vertical
2. Clic en la cinta Presentacin
3. Clic en Aplicar formato a la seleccin
4. Clic en opciones del eje

.
Al ejecutar el comando
Excel aplicar de
inmediato el formato
correspondiente al
elemento de grfico
seleccionado:

94

En cuanto aceptas los cambios Excel modifica la escala de valores del eje vertical. Ahora el
eje ya no comenzar en cero si no que comenzar con el nuevo valor especificado:

Observa cmo en las opciones del
eje se encuentran los valores para
Mnima y Mxima. Con esos
valores controlas la escala completa
del eje vertical. Para este ejemplo
colocar 3,000 como valor mnimo.

95

9. Agregar lneas verticales a un grfico

En ocasiones los datos de nuestros grficos se interpretan y visualizan mucho ms
fcilmente si agregamos lneas verticales a la cuadrcula de un grfico. Para agregar este
tipo de lneas sigue los siguientes pasos.
1. Clic en la cinta presentacin
2. Clic en Lneas de cuadricula
3. Clic en Lneas vertical de la cuadricula primarias
4. Clic en Lneas de divisin principal

Si observas con cuidado notars que
existe una lnea secundara en el mismo
lugar donde se trazara una lnea de
divisin principal. Si seleccionas la
opcin Lneas de divisin principales y
secundarias no se agregarn lneas
adicionales a las lneas secundarias si no
que se trazarn las lneas primarias
sobre las secundarias y notars una
diferencia de color entre ambas. Las
lneas principales son de un color ms
oscuro que las lneas secundarias.
Al seleccionar la opcin Lneas
de divisin principales se
mostrarn las lneas verticales
correspondientes:
Si seleccionas la opcin Lneas
de divisin secundarias
obtendrs el siguiente resultado:
96

10. Esquinas redondeadas en grficos

11. Alinear grficos

Cuando tienes mltiples grficos en una hoja de Excel podra ser
importante alinearlos para tener una mejor visualizacin. Si intentas mover
cada grfico de manera individual podras no tener los resultados
esperados, es por eso que te recomiendo tomar la siguiente accin.

Selecciona todos los grficos que deseas alinear. Puedes presionar la tecla
CTRL e ir haciendo clic sobre cada grfico para tener una seleccin
mltiple:

En la ficha Diseo de pgina, dentro del grupo Organizar encontrars el
comando Alinear. Al hacer clic sobre este comando observars todas las
opciones de alineacin posibles para tus grficos:

Para este ejemplo seleccionar Alinear a la derecha y el resultado ser el
siguiente:

De igual manera con el comando Alinear puedes distribuir los grficos
horizontal o verticalmente.

97

12. Cmo imprimir un grfico

Observa como ahora la opcin de Configuracin
indica Imprimir el grfico seleccionado. Si
envas a imprimir con esta opcin obtendrs una
impresin que contendr solamente el grfico
seleccionado.

13. Plantillas de grficos

Una caracterstica poco utilizada al graficar en
Excel son las plantillas. Una plantilla de grficos te
permite guardar rpidamente las configuraciones
de un grfico y volverlas a aplicar cuando lo creas
conveniente. Las plantillas de grficos son
archivos .crtx los cuales guardan informacin
sobre la configuracin de los ejes, las
propiedades de relleno de los elementos, su
posicin dentro de la grfica, etc. Las plantillas no guardan datos del usuario, solamente
guardan informacin sobre el formato y el diseo.
Supongamos que despus de pensar en el diseo de tu grfico finalmente llegas a un
resultado como este:

Para guardarlo como plantilla debes seleccionar el grfico e ir a la ficha Diseo que se
encontrar bajo el men contextual Herramientas de grficos y posteriormente hacer clic
sobre el comando Guardar como plantilla.

Aparecer el cuadro de dilogo Guardar plantilla de grficos y debers especificar un
nombre para tu plantilla y finalmente hacer clic en Guardar.
98

Ahora ya tienes tu primer plantilla de grficos. Para poder utilizarla de
nuevo debes seleccionar los datos sobre los cuales se basar el nuevo
grfico.

Haz clic sobre la ficha Insertar y abre el cuadro de dilogo Insertar
grfico. Para abrir el cuadro de dilogo debes hacer clic sobre el cono
que se encuentra en la parte inferior derecha del grupo Grficos.

En el cuadro de dilogo Insertar grfico haz clic sobre la carpeta Plantillas y selecciona la
plantilla que acabamos de crear y haz clic en Aceptar.

De inmediato Excel mostrar un grfico con las mismas caractersticas y diseo que el
grfico creado previamente.

99

Ahora ya tienes un grfico similar, slo debers personalizar el ttulo de la grfica, porque
recuerda que las plantillas no guardan datos que el usuario haya especificado en el grfico
que se utiliz como base.
Cuado tengas que crear grficos que son muy complejos en su diseo y formato no olvides
tomar ventaja de las plantillas. Esto te ahorrar tiempo y te permitir generar grficos con un
formato y diseo consistentes.

14. Grfico de mximos y mnimos

Los grficos de mximos y mnimos son muy fciles de crear en Excel. En primer lugar
prepara tus datos de la siguiente manera:

Es importante obtener el promedio de los datos para que posteriormente podamos trazar una
lnea que los distinga. Selecciona la tabla de datos e inserta un grfico de rea:

El nuevo grfico se ver como el siguiente:

Debemos cambiar el orden de las series. Haz clic en el comando Seleccionar
datos de la ficha Diseo:

Se mostrar el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos:
100

Mueve la serie Promedio para dejarla debajo de Mximo. Ahora remueve la leyenda del
grfico y tambin los ejes horizontales. Lo cual nos dejar un grfico como el siguiente:

Ahora haremos que el color de relleno de al serie Mnimo sea blanco. Para eso debes hacer
clic derecho sobre el rea de la serie Mnimo y seleccionar la opcin Dar formato a serie de
datos. Eso mostrar el cuadro de dilogo Formato de serie de datos, y en la seccin
Relleno selecciona la opcin Relleno slido y el Color blanco.

En este momento tendrs un grfico como el siguiente:
101

Finalmente iguala los colores de relleno
de las series Mximo y Promedio, pero
toma una consideracin especial con esta
ltima. Para la serie Promedio agrega un
borde de lnea slida.

Finalmente el grfico se mostrar de la
siguiente manera:

15. Grficos combinados en Excel

Un grfico combinado se refiere a
combinar dos tipos diferentes de grfico
para hacer uno solo. Una combinacin
muy popular es la de un grfico de
columnas y otro grafico de lnea como el
siguiente:

Hacer un grfico combinado es muy sencillo y en esta ocasin te mostrar cmo
hacerlo. Para este ejemplo utilizar la siguiente informacin:

Selecciona toda la informacin e inserta un grfico de columna:
102

Ahora debes hacer clic derecho sobre la serie de datos que convertiremos a lnea, que en
este caso es la serie Ganancia:

Selecciona la opcin Cambiar tipo de grfico de series y se mostrar el cuadro de dilogo
Cambiar tipo de grfico.

Selecciona el tipo de grfico Lnea con marcadores y haz clic en Aceptar. El grfico
combinado aparecer en pantalla:
103

Finalmente puedes agregar un ttulo al grfico y para ello debes selecciona el comando
Ttulo del grfico que se encuentra en el grupo Etiquetas de la ficha Presentacin:

16. Grfica de pastel dentro de una celda

Existe una manera sencilla de complementar tu tablero de control con
grficas de pastel dentro de celdas tal como observas en la siguiente
imagen:

Es muy sencillo hacerlo, solo necesitas seguir estos pasos:
1. Instalar PIE4MAP (archivo del tipo fuente). Esta fuente contiene
todos los cdigos empezando con el crculo vaco (letra a) y
terminando con el crculo lleno (letra u).

Para instalar una fuente
Haga clic con el botn secundario en la fuente que desea instalar y, a continuacin,
haga clic en Instalar.

Ahora abre Microsoft Excel e inserta la columna de valores/porcentajes [0-100%] en tu
tabla de datos.

104

Ahora en la columna donde mostrars las grficas debers colocar la siguiente frmula:

=CARACTER(CODIGO("a") + REDONDEAR(DATA*21,1))

Recuerda reemplazar DATA por la referencia de la celda adecuada.

Una vez copiada la frmula a todas las celdas que mostrarn la grfica, esa columna
mostrar las letras que corresponden al porcentaje adecuado y que podrn ir desde la letra
a a la letra u.

Resultado:

Nota:
La limitante de este mtodo es que al compartir tu archivo Excel con alguien ms muy
probablemente no podr ver las grficas de pastel en celda porque no tendr instalada la
fuente requerida. Para que la otra persona vea las grficas tendr necesariamente que
instalar la fuente en su equipo.

17. Grfica de barras dentro de una celda

Una grfica de barras puede dar un significado especial a los datos
en Excel ya que permite visualizar adecuadamente la tendencia de
los mismos.

De la misma manera que en el artculo Grfica de pastel dentro de
una celda, en esta ocasin intentar un comportamiento similar pero
con una grfica de barras para obtener este comportamiento:

Instala la siguiente fuente: bargraph

Esta fuente tiene una representacin de barra para cada nmero entre el 0 y el 9. Es por eso
que debemos adecuar nuestros datos para que tengan un valor en ese rango y puedan ser
representados por una barra. Supongamos la siguiente tabla de datos:
=CARACTER(CODIGO("a")+REDONDEAR(B2*21;1))
Finalmente para ver las grficas debers
cambiar el tipo de fuente de la columna al tipo
Pie Charts for maps
105

Para normalizar la informacin se puede aplicar la siguiente frmula a cada celda:
=REDONDEAR(da_semana/MAX(todos_das)*9,0)

La frmula obtiene el valor mximo del rango de todos los das de la semana para un
producto y lo utiliza como divisor para las ventas de un solo da. Se multiplica por 9 porque
es el rango que necesito para utilizar la fuente adecuada. En un ejemplo concreto, la frmula
para las ventas del domingo del Producto A (celda C3) es:
=REDONDEAR(C3/MAX($C$3:$I$3) * 9,0)

Esta frmula se repite para todas las celdas y se obtiene el siguiente resultado:

Ahora que los datos ya estn normalizados, debo concatenar esos valores en un nueva
celda utilizando la funcin CONCATENAR. El resultado es el siguiente:

Slo resta cambiar el tipo de fuente de la columna Concatenado a bargraph:

Con este ltimo cambio tendrs el resultado deseado.
106

Finalmente oculta/elimina columnas y da formato a las celdas para darle una presentacin
adecuada a tus grficos.

18. Tabla de comparacin con smbolos
Una tabla de datos puede entenderse y visualizarse mejor si reemplazamos los datos por
pequeos grficos (smbolos) que nos ayuden a comprender la informacin con tan slo dar
un vistazo. Para este ejemplo tengo una tabla de datos que contiene las calificaciones de
varios proveedores previamente evaluados. Estas calificaciones van del 1 al 25. Observa
cmo es difcil visualizar los puntos fuertes y dbiles de cada proveedor en la tabla:

Para mejorar la visualizacin reemplazar los nmeros por un smbolo que me ayudar a
entender mejor los datos. El resultado ser el siguiente:

Para alcanzar esta visualizacin debes seguir los siguientes pasos: En una celda vaca
agregar los smbolos que utilizar, y para ello debes hacer clic sobre el comando Smbolo
que se encuentra en la ficha Insertar:

Este comando abre el cuadro de dilogo Smbolo y elegiremos la fuente Wingdings 2
107

Busca los smbolos que se muestran encerrados en un recuadro e insrtalos en el siguiente
orden:

Para este ejemplo, los smbolos fueron insertados en la celda A8 y mi tabla de datos se
encuentra en el rango B2:G5. Es importante tener estas referencias de celda en mente para
insertar el primer smbolo que representar el valor de la celda B2 y que lo har con la
siguiente frmula:
=MED($A$8,MULTIPLO.INFERIOR((B2-1)/5,1) + 1,1)
En esta frmula puedes notar varias cosas importantes. En primer lugar la funcin
MULTIPLO.INFERIOR ayuda a convertir el dato de la celda B2 en un dato con valor entre 1
y 5 que permitir a la funcin MED seleccionar el smbolo adecuado de los que se
encuentran en la celda A8.Recuerda que estos smbolos los estar insertando en celdas
diferentes a las celdas que contienen los datos originales.
Es probable que observes en un inicio las celdas vacas, pero ser suficiente con que
cambies el tipo de fuente de las celdas para que sean de tipo Wingdings 2 y muestren el
smbolo que corresponde. Al autollenar el resto de las celdas con esta frmula tomarn los
valores adecuados.
Finalmente puedes darle el tamao apropiado a los smbolos y colores adecuados.

19. Una alternativa a las barras de datos
En esta ocasin te mostrar un uso interesante de la funcin REPETIR y cmo puede ser
una alternativa al uso de las barras de datos en Excel. Cuando ests desarrollando un
tablero de mando, el utilizar grficas dentro de celdas puede ser de gran ayuda en la
visualizacin de los datos y con la funcin REPETIR puedes lograr el siguiente resultado:
108

La funcin REPETIR (REPT en ingls) permite repetir un texto un nmero determinado de
veces. Por ejemplo, REPETIR("X",5) mostrar XXXXX. Para obtener las grficas dentro de
celdas que observas en la imagen anterior debes repetir el caracter | y darle formato de
fuente Arial tamao 8.
Por ejemplo, la frmula de la celda C2 es la siguiente: REPETIR("|",B2) & " " & B2
En base al nmero de la celda B2 es la cantidad de veces que se repite el caracter | y al
final de la cadena de texto se concatena el mismo nmero para que se despliegue junto a las
barras. Existe un gran nmero de aplicaciones diferentes para esta tcnica. Por ejemplo,
para graficar valores positivos/negativos:

Para este ejemplo hicimos uso de la funcin SI que nos ayuda a saber si el valor de la celda
es positivo negativo. La frmula de la celda C2 es: SI(B2<0,REPETIR("|",-B2),"") y la
frmula de la celda D2 es: SI(B2>0,REPETIR("|",B2),"").
Ya que B2 tiene un valor negativo la nica celda que mostrar las barras ser la celda C2 y
la celda D2 slo imprimir una cadena vaca.
UNIDAD N 25
MACROS

1. Qu es un Macro?
2. Qu es Visual Basic?

Para crear un Macro en Excel, simplemente realiza los siguiente:
Habilitara la Ficha Programador
109

2. Clic en Opciones
3. Clic en Personalizar cinta de opciones
4. Clic en Programador
5. Clic en Aceptar

1
2
3
4
5
110

Pasos para grabar un Macro:
1. Clic en la Ficha Programador

2. Clic en Grabar macro

Ahora todo lo que realice se esta grabando.

A modo de ejemplo realiza lo siguiente:
Ubicar el cursos en la celda A1
Escribir el nombre de su empresa (VPS S.A.)
Colocar el fondo de color Verde, la fuente color blanco con negrita y cursiva,
tamao 20
Seleccionar las celdas A1:D1
Combinar y centrar el texto escrito

3. Clic en Deterner grabacin

Pasos para Ejecutar el Macro:
Lo vamos a realizar insertando un botn a la barra de acceso rpido, para ello
realiza lo siguiente:
2. Clic en Opciones
3. Clic en Barra de herramienta de acceso rpido
4. Clic en Comandos disponibles en:
Seleccionar macro
5. Clic en Actividad1
6. Clic en el botn Agregar >>
7. Clic en Aceptar
Nombre dela macro: no puede escribir
con espacio, el nombre debe de ser claro
y preciso.
Mtodo abreviado: si usted desea que su
macro se ejecute mediante la
combinacin de tecla escriba aqu la
letra. (Una que no sea muy utilizada)
Guardar macro en: usted puede elegir
donde desea que se almacene el macro.
Descripcin: permite escribir una breve
anotacin sobre lo que va a realizar el
macro.
Clic en Aceptar
111

Ahora solo tienes que dar un clic en el boton y listo.

El macro visto en Visual Basic es el siguiente:
2. Clic en Macro
3. Seleccionar el macro (Actividad)
4. Clic en el botn Modificar

3
4
5
6
7
112

Macro para utilizar el Filtro Avanzado
Como se vio en el capitulo de filtro, el filtro avanzado tiene una aplicacin muy
importante, aunque el proceso es repetitivo y aburrido.

Antes de crear la macro, defina las tres reas que se necesitan en el filtro avanzado:
1. Rango de la lista: Bdatos
2. Rango de criterios Criterios
3. Copiar a: $G$16:$J$16

Una ves tienes las tres areas definidas con sus respectivos nombre realiza lo
siguiente:
Pasos para grabar un Macro:

2. Clic en Grabar macro

113

Ahora realiza los pasos para Filtro Avanzado

1. Dar un clic en la area de datos
3. Clic en Anvanzado
4. Clic en Copiar a otro lugar:
5. Escribir en:
Rango de la lista: Bdatos
Rango de criterios: Criterios
Copiar a: seleccionar las celda donde desea
mostrar el resultado (G10)
3. Clic en Deterner grabacin

Pasos para agregar el macro Grabado a un objeto:
1. Clic en la Ficha Insertar
2. Clic en Formas
3. Clic en la forma Rectangulo
4. Dibujar el lugar deseado
5. Darle el formato deseado
6. Clic derecho sobre el objeto
7. Clic en Asignar macro

Nombre dela macro: FiltroAvanzado
macro.
Clic en Aceptar
114

Como ya grabaste el macro ahora solo tienes que escribir los criterios en su area
correspondiente y darle un clic en el botn Filtro Avanzado, este es el resultado:

El cdigo es el siguiente:

Sub FiltroAvanzado()
'
' FiltroAvanzado Macro
' Este macro permite realizar un filtro avanzado (Valentin Prieto Saucedo)
'

'
Range("B2:E288").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _
"'Filtrado Avanzado'!Criteria"), CopyToRange:=Range("G10"), Unique:=False
End Sub

Macro para borrar el resultado del Filtro Avanzado:

Ahora realiza los pasos para grabar un macro.
Dar un clic fuera de los datos de resultado
115

Cuando ya se est grabando el macro realiza lo siguiente:
1. Clic sobre los datos del rea de resultado
2. Presiona Ctrl + *
3. Presiona la tecla suprimir (delete)
4. Clic en Detener macro
Si desea agregar el macro a un botn como se muestra en la figura y ejecutar.

El Cdigo es el siguiente:
Sub BorrarFiltroAvanzado()
'
' BorrarFiltroAvanzado Macro
' Este macro permite borrar el resultado del filtro avanzado. (Valentin Prieto
Saucedo)
'

'
Range("H12").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.ClearContents
End Sub

Nombre dela macro: BorrarFiltroAvanzado
macro.
Clic en Aceptar
116

Macro para modificar el Rango de un Nombre:

Clic en el botn Macro
Selecciona el macro FiltroAvanzado
Clic en Modificar

Escribir el siguiente cdigo

Sub NombreRango()
'
' NombreRango Macro
' Este macro permite modificar el rango de nombre
(Valentin Prieto Saucedo)
'

'
Range("B3").Select
Selection.Name = "Datos"
Range("B3").Select

End Sub

Clic en salir
Cada ves que ejecutes este macro Excel generara el nombre al rango de datos.
(Este es muy til por que siempre se va ir insertando nuevos datos a la base de
datos)
Ahora solo tienes que asignar el macro a un botn.

El cdigo final para esta prctica es la siguiente:
Sub FiltroAvanzado()
'
' FiltroAvanzado Macro
' Este macro permite realizar un filtro avanzado (Valentin Prieto Saucedo)
'

'
Range("Datos").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _
"'Filtrado Avanzado'!Criteria"), CopyToRange:=Range("G10"), Unique:=False
End Sub
Sub BorrarFiltroAvanzado()
117

'
' BorrarFiltroAvanzado Macro
' Este macro permite borrar el resultado del filtro avanzado. (Valentin Prieto
Saucedo)
'

'
Range("H13").Select
Selection.ClearContents
End Sub
Sub NombreRango()
'
' NombreRango Macro
' Este macro permite modificar el rango de nombre (Valentin Prieto Saucedo)
'

'
Range("B3").Select
Selection.Name = "Datos"
Range("B3").Select

End Sub

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