Apuntes de Clase Ing.

Trinidad Prez 1
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Facultad de Tecnologa de la Construccin
Departamento de Construccin
ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA FORMULACION
Durante el proceso de formulacin de un proyecto, es necesario tener presente los
siguientes aspectos que una u otra forma delimitan los alcances del proyecto.
Entre estos aspectos se destacan:
Estudio de mercado
Su objetivo, es determinar cual es la demanda y la oferta de un bien o servicio, el
tipo de mercado en que ha de interactuar, as como, la demanda potencial para
determinar que segmento atender el proyecto.
Estudio tcnico
Esta orientado a la determinacin del tamao, localizacin e ingeniera del
proyecto.
Anlisis financiero
Determina la rentabilidad del proyecto.
Anlisis econmico y social
Determina los beneficios que conlleva el proyecto a la sociedad.
Estudio ambiental
Determina los efectos de las externalidades positivas y negativas que puede
generar el proyecto.
Aspectos legales
Todo lo concerniente a la legalidad de los documentos del proyecto.
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FORMULACION DE PROYECTOS
La formulacin y evaluacin de proyectos es un proceso que recopila, crea y
analiza de manera sistemtica e incluso subjetiva un conjunto de datos,
antecedentes, variables tcnicas, financieras, socioeconmicas, jurdicas y
polticas, que permitan juzgar cuantitativa y cualitativamente las distintas opciones
para asignar o invertir recursos financieros y/o materiales a la opcin seleccionada
para resolver una necesidad humana y con beneficios netos para el inversionista o
dueo.
Los beneficios podrn ser de carcter: financieros, sociales, econmicos una
combinacin de los mismos.
La iniciativa de formular y evaluar un proyecto puede ser privado y/o
gubernamental, con el objetivo de dar respuesta a una necesidad humana, la
normalmente es de carcter alimentario, educacional, recreativo, cultural,
proteccional, sanitario, etc.
DONDE NACE UN PROYECTO
Un proyecto nunca debe estar aislado, es resultado de un programa, este a su vez
es derivado de un plan maestro.
Plan
Es el establecimiento de programas socioeconmicos con indicacin de objetivos
y metas, en las diversas etapas que hay que seguir. Puede ser sectorial o
regional.
Programa
Es un conjunto de proyectos, los cuales no deben ser aislados o independientes,
sino que deben de formar parte de un esquema de desarrollo que los enmarque.
El programa, sirve como instrumento de accin dentro del proceso de planificacin
para cumplir con las metas y objetivos de la institucin y/o gobierno.
Proyecto
Es un proceso de bsqueda de una solucin viable tendiente a resolver o paliar
una necesidad humana.
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EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
1 QU ES UN PROYECTO
Un proyecto es una tarea innovadora, que involucra un conjunto ordenado de
antecedentes, estudios y actividades planificadas y relacionadas entre s, que
requiere la decisin sobre el uso de recursos, que apuntan a alcanzar objetivos
definidos, efectuada en un cierto perodo, en una zona geogrfica delimitada y
para un grupo de beneficiarios, solucionando problemas, mejorando una situacin
o satisfaciendo una necesidad y de esta manera contribuir a los objetivos de
desarrollo de un pas.
En esta definicin se presentan los siguientes elementos que son bsicos para
comprender mejor la definicin de proyecto. (a) es una actividad creadora donde la
experiencia y el juicio de valor del experto juegan una papel importante, (b) es una
combinacin de recursos humanos, materiales, financieros, etc., (c) los recursos
deben lograr alcanzar el objetivo del proyecto y, (d) el proyecto deber
enmarcarse dentro de las polticas y estrategias del pas, empresa, institucin u
organismo que realiza el proyecto.
La finalidad del proyecto, es la bsqueda de una solucin inteligente al
planteamiento de un problema (necesidad humana), optimizando los recursos
disponibles, para producir un bien o servicio, til al ser humano o a la sociedad en
general.
2 FASES O ETAPAS DE UN PROYECTO
Cada sistema tiene siempre un ciclo de vida. Cualquiera que sea su naturaleza,
durante su vida cumple determinadas fases en que cada una tiene una finalidad
distinta pero complementaria. El proyecto por ser un sistema dinmico tambin
tiene un ciclo de vida.
Es importante distinguir entre el ciclo de vida de un producto (bien) o sistema
(servicio) entendido como el perodo til para su venta o permanencia en el
mercado, en cambio, el ciclo de vida de un proyecto independientemente de la
forma en que se conceptualice y de su naturaleza, es posible identificar cuatro
fases o etapas sucesivas, las cueles se clasifican en:
Preinversin,
Promocin, negociacin y financiamiento,
Inversin o ejecucin, y
Operacin y funcionamiento.
Sin embargo, dependiendo de la naturaleza y magnitud del proyecto, puede existir
una interfase despus de la promocin, negociacin y financiamiento y antes a la
ejecucin, llamada diseo definitivo o final. (ver grafica 1)
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2.1 Fase o etapa de Preinversin
Tambin se conoce esta etapa con el nombre de:
Fase de planificacin del proyecto
Fase de estudios, o
Fase de elaboracin del proyecto
Es la fase donde se elabora el documento base del proyecto, en esta etapa se
realizan todos los estudios y estimaciones tendentes a determinar la factibilidad y
viabilidad de los proyectos. Consiste en identificar los proyectos, formularlos,
evaluarlos y seleccionar los ms rentables desde el punto de vista del mercado,
tcnico, financiero, econmico, social y ambiental.
Son tres los insumos importantes que se requieren en esta fase:
1. La existencia de un problema,
2. Metodologas para formular y evaluar proyectos,
3. Recursos humanos capacitados.
Estos insumos, sometidos aun proceso dan como resultado (productos) los
documentos del proyecto a nivel de la preinversin. (Grafica 2)
Problemas/Necesidades
Preinversin
Promocin,
Negociacin y
Financiamiento
Inversin o
Ejecucin
Operacin o
Funcionamiento
Diseo Final
Grafica 1: Ciclo de vida de un proyecto
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El nivel de profundidad y anlisis en la solucin del problema, depende de la
naturaleza y magnitud del proyecto. Sin embargo, para que un proyecto deba
ejecutarse convenientemente debe de llegar como mnimo a su nivel de perfil y no
necesariamente a los niveles de prefactibilidad o factibilidad.
El documento obtenido a nivel de identificacin, es un documento base, el cual
puede servir como trminos de referencias para la formulacin del a nivel de perfil
del proyecto de inters. (Grafica 3)
- Estrategias de
desarrollo
- Poltica econmica
- Necesidades
- Problemas
- Metodologas
(formular, evaluar)
- Diagnstico
- Recursos humanos
Insumos Procesos Productos
Documentos del
Proyecto a nivel de
1 Identificacin
2 Perfil
3 Prefactibilidad
4 Factibilidad
1 2 3 4
Grafica 2: Etapa de Preinversin
Grafica 3: Sub Procesos de la etapa de Preinversin
I D E N T I F I C A C I O N
P E R F I L
P R E F A C T I B I L I D A D
F A C T I B I L I D A D
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Estos niveles, configuran sistemticamente grados de anlisis de la informacin
referente a ideas de proyectos en estudio, a travs de los cuales por sucesivas
aproximaciones se va precisando el problema a resolver, los bienes o servicios
que pueden atender esas necesidades, las posibilidades del proyecto desde la
perspectiva del mercado, las alternativas tcnicas, las posibilidades financieras
para ejecutar y operar el proyecto, sus respectivos costos y beneficios, e impactos
ambientales.
Se trata en consecuencia, de un proceso gradual para minimizar la incertidumbre
en el que ningn caso, los costos de la certidumbre adicional debera superar los
beneficios derivados de la misma, es decir, que debe haber una relacin directa
entre lo que cuesta incorporar ms informacin y anlisis y el aporte (beneficios)
que genera esa informacin, para reducir la incertidumbre.
Nivel de Identificacin del Proyecto
Un proyecto a nivel de su identificacin, es un documento con informacin muy
precisa sobre algunas variables que permite visualizar el problema o la necesidad
a resolver, la vialidad poltica desde la perspectiva de las estrategias de desarrollo
institucional o nacional, la disponibilidad o posibles recursos, diferentes
alternativas de solucin, logro de objetivos y la importancia de la posible inversin.
Es un documento que debe permitir tomar decisiones.
Nivel de Perfil del Proyecto
Un proyecto a nivel de perfil, es un documento bien estructurado, coherente, con
cierto grado de informacin y anlisis de los siguientes aspectos: contexto del
proyecto, antecedentes, necesidad/problema, justificacin, objetivos, metas,
mbito del mercado, aspectos tcnicos, financieros, econmicos-sociales y
ambientales del proyecto. Este documento debe permitir al responsable los
elementos necesarios par tomar ciertas decisiones sobre el proyecto.
Nivel de Prefactibilidad del Proyecto
Identificacin
Perfil
Prefactibilidad
Factibilidad
Incertidumbre
(100 -10%)
20% 40% 70%
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Un proyecto a nivel de prefactibilidad, es documento bastante acabado, coherente,
con informacin y anlisis muy profundo sobre variables importantes como: el
mercado, la tecnologa, la rentabilidad financiera, econmica-social e impacto
ambiental. Es un documento completo con niveles mnimos de incertidumbre y
facilita al gerente la toma de decisiones sobre el proyecto.
Nivel de Factibilidad del Proyecto
Un proyecto a nivel de factibilidad, es documento completo con toda la informacin
y anlisis sobre las variables del proyecto, contempla un anlisis de los diversos
escenarios en que podra actuar el proyecto, desde el punto de vista de su
evaluacin incorpora todos los indicadores financieros, econmicos y ambientales,
un anlisis de sensibilidad sobre las variables ms crticas o incertidumbres para
visualizar su comportamiento y posible viabilidad. Es un documento completo con
el nivel aceptable de incertidumbre y facilita al gerente la toma de decisiones sobre
el proyecto.
2.2 Fase o Etapa de Promocin, Negociacin y Financiamiento
Comprende todos los aspectos relacionados con la negociacin de los recursos
necesarios par realizar el proyecto, en especial, los financieros. As como, las
acciones para promocionar y divulgar el proyecto ante las autoridades y entidades
vinculadas al mismo y que en alguna medida son responsables y deben brindar
las aprobaciones correspondientes para hacer una realidad el proyecto. El
resultado bsico de esta fase, es la viabilidad del proyecto y la aprobacin del
financiamiento.
Esta etapa es fundamental para garantizar la implementacin del proyecto.
Generalmente sirve de ligamento entre la etapa de preinversin y la de inversin.
En necesario destacar, que muchas veces la negociacin de un proyecto no
siempre est asociada a la parte financiera del mismo, sino a la viabilidad desde la
perspectiva de la comunidad beneficiaria del proyecto, debido a que muchas
organizaciones (patronales, asociaciones, ONGs), individuos (polticos o lideres) o
instituciones (pblicas, privadas o religiosas), se oponen a que el proyecto se lleve
a cabo, con las cuales hay que negociar la participacin de estos actores en la
ejecucin y funcionamiento del proyecto.
Los insumos importantes requeridos en esta etapa, son productos (resultados) de
la etapa de preinversin: documentos de proyectos con niveles mnimos de perfil
aprobados institucionalmente y con viabilidad poltica, fuentes de financiamiento
identificadas, metodologas para negociar y recursos humanos capacitados.
Apuntes de Clase Ing. Trinidad Prez 8
Todos estos insumos sometidos al proceso dan como producto un documento de
proyecto con viabilidad poltica y financiamiento aprobado. (Grafica 4)
Todo proyecto independientemente de la naturaleza de su fuente de
financiamiento, tiene que pasar por el proceso de negociacin y asignacin de
recursos, ya sea que ste se financie con recursos nacionales o externos.
Cuando la fuente de financiamiento para el proyecto es externa, el proceso en la
mayora de los caos es largo, difcil y a veces engorroso. Y an ms complicado
los trmites referidos al proceso del primer desembolso. Cabe mencionar, que
concretizar los recursos financieros para los proyectos debera ser una de las
fases ms importantes del ciclo de vida de los proyectos, sin embargo, es una de
las fases ms dbiles, debido entre otros factores a la carencia de personal
capacitado para negociar, no se cuenta con metodologas, confusin entre el
documento de proyecto para solucionar el problema y las guas para solicitar
cooperacin y una desvinculacin entre esta fase que es poltica y la preinversin
(el proyecto) que es tcnica.
El otro aspecto de esta fase, es buscar la viabilidad para el proyecto desde la
perspectiva institucional y de los beneficiarios directos e indirectos, porque en la
mayora de los proyectos por su forma de cmo se identifican y formulan, nunca
hay una participacin activa de la comunidad en todo el proceso de gestacin del
proyecto, por lo tanto, siempre requieren ser promocionados para crearle su
respectiva viabilidad.
Es importante, enfatizar que la viabilidad a nivel de estos dos escenarios debe
comenzar desde que el proyecto empieza a gestarse, es decir, a nivel de
identificacin. Es un error, iniciar a promocionar y negociar el proyecto cuando
est en sus niveles avanzados de anlisis (prefactibilidad o factibilidad), no as,
- Documentos de
Proyectos con
distintos niveles
- Fuentes de
financiamiento
- Metodologas de
negociacin
- Recursos humanos
capacitados
Insumos Procesos Productos
Documentos de
Proyectos
- Aprobados
- Viabilidad poltica
- Financiamiento
1 2 3 4
Grafica 4: Etapa de Promocin, Negociacin y Financiamiento
Apuntes de Clase Ing. Trinidad Prez 9
con la negociacin referida al financiamiento, ya que sta comienza cuando el
proyecto est a nivel de perfil como mnimo.
No basta con aprobar el documento, sino que debe presenta viabilidad poltica y
que disponga de al menos una fuente de financiamiento.
En esta etapa se dan cuatro subprocesos, cuya visin secuencial se muestra en la
(grafica 5)
Viabilidad poltica e institucional
Lograr que el proyecto tenga aceptacin poltica y aprobacin en los diferentes
niveles jerrquicos de la institucin o instituciones que apoyan al proyecto.
Identificacin de organismos financieros
Antes de iniciar cualquier accin para buscar los posibles recursos financieros del
proyecto, se hace necesario contar con la informacin de las probables
instituciones nacionales, internacionales, pblicas o privadas, que apoyan
proyectos orientados en la problemtica que apunta nuestro proyecto y que
pueden tener posibilidades o inters de financiar el proyecto. Por consiguiente, no
es en cualquier organismo o pas que buscaremos los recursos financieros.
Grafica 5: Sub Procesos de la etapa Promocin, Negociacin y Financiamiento
Viabilidad poltica e institucional
Identificacin de organismos financieros
Elaboracin del documento de proyecto PRODOC
Estrategia de negociacin
Apuntes de Clase Ing. Trinidad Prez 10
Elaboracin del documento de proyecto PRODOC
Una vez identificadas las instituciones que estn interesadas en apoyar
econmicamente el proyecto, se debe pedir las guas para solicitar la cooperacin
respectiva, estas guas deben llenarse con la informacin estructurada en el perfil
del proyecto. Estas guas para solicitar cooperacin difieren de un organismo a
otro, pero nunca se tendr problema en llenarlas si se cuenta con el documento de
proyecto a nivel de perfil como mnimo.
Estrategia de negociacin
Esta depender de la naturaleza y magnitud del proyecto y del organismo o pas
cooperante que se trate. Hay que considerar que el cooperante no es la primera
vez que financia un proyecto, por lo tanto, existen una gran cantidad de
instituciones, o individuos que conocen al cooperante y que en el momento de
definir la estrategia para negociar el proyecto le pueden dar alguna informacin de
mucha relevancia para el xito de la negociacin.
En muchas ocasiones, el gerente no conoce los aspectos tcnicos del proyecto,
por lo que, es recomendable que el especialista lo acompae a la reunin de
negociaciones para aclarar dudas tcnicas que los cooperantes tengan sobre el
proyecto. Si esto no es posible, el responsable de la negociacin debe solicitar al
especialista un resumen, donde se seale los aspectos ms importantes que se
deben negociar, ante los posibles organismos que financiaran el proyecto.
2.3 La Inter-Fase o Etapa de Diseo Definitivo
Consiste en elaborar el diseo definitivo de ingeniera y arquitectura, ajustar
detalles finales previos a la ejecucin, tales como disponibilidad y caractersticas
del terreno o rea de influencia, y las bases para la contratacin de las obras;
diseo y trminos de referencias para la operacin del proyecto. Con el diseo se
inicia la fase de inversin, y una vez que se cuenta con los recursos financieros,
se toma la decisin de ejecutar el proyecto. Para el desarrollo de esta inter-fase
se requiere de insumos, que provienen de la fase promocin, negociacin y
financiamiento. (Grafica 6)
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Aunque esta inter-fase a veces se vuelve polmica, algunos autores la consideran
parte de la preinversin y otros como parte de la inversin. Sin embargo, aqu la
ubicamos como una inter-fase previa a la inversin propiamente dicha del
proyecto, pero el criterio razonable puede ser el siguiente: si el diseo es
relativamente costoso, se debe contratar antes de la ejecucin para racionalizar el
uso de los recursos. En este caso los costos del diseo son parte de los costos
de inversin; en proyectos tpicos que se pueden ejecutar a nivel de perfil
avanzado (sencillos, de poca magnitud y concretos) por su naturaleza, el diseo
puede ser parte de la preinversin en la forma de diseo elemental, en este caso,
sus costos son parte del estudio, es decir, se cubren va gastos de preinversin.
En la siguiente grafica se muestran cuales son los sub procesos que se dan al
interior de esta inter-fase. (Grafica 7)
Grafica 7: Sub Procesos de la inter-fase Diseo Final
Contratacin
de firmas
consultoras
Desarrollo del
diseo del
proyecto
Ajustes
finales del
diseo
- Documentos de
Proyectos: aprobados,
viabilidad poltica y
financiamiento
- Recursos humanos
capacitados
- Recursos financieros
- Trmite para el
desembolso
- Empresa consultora
Insumos Procesos Productos
Documentos de
Proyectos
- Diseo final
- Ingeniera
- Arquitectura
- Listo para su
ejecucin
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Grafica 6: Inter-fase de Diseo Final
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Contratacin de firmas consultoras
Este sub proceso tiene como finalidad la contratacin de una firma consultora o
consultor que tendr bajo su responsabilidad la realizacin de los planos
constructivos, arquitectnicos, elctricos y especificaciones de los equipos que
requiere el proyecto. Comprende la elaboracin de los trminos de referencia,
invitacin a firmas consultoras, recepcin de ofertas tcnica y econmicas,
evaluacin de ofertas, seleccin de la firma o consultor individual y adjudicacin
del contrato.
Es importante aclarar, que los proyectos que en su ejecucin no realizan obras de
infraestructura y equipamiento, como es el caso de proyectos agroforestales o
conservacin de bosques, en vez de diseos se contratan estudios de diferente
naturaleza, un ejemplo es la contratacin de estudios de inventarios de flora y
fauna, as como, la tipologa del suelo, informacin que ser de utilidad para la
explotacin racional de los recursos.
Desarrollo del diseo del proyecto
En este sub proceso es donde realmente se realizan los diseos de acuerdo a las
especificaciones de los trminos de referencia. Esta actividad requiere de mucha
capacidad gerencial para dar seguimiento a los contenidos del contrato, ya que los
resultados y recomendaciones tcnicas que proporcione la firma consultora o el
consultor, tienen incidencia en la fase de ejecucin, adems debe existir una
constante comunicacin entre el representante de la firma consultora y el
responsable por parte de la institucin sobre los avances del trabajo y la calidad
de los mismos.
Ajustes finales del diseo
Una vez realizados los diseos finales, deben ser revisados y aprobados por la
persona o comit que est encargado por parte de la institucin, en algunos casos
estos diseos deben ser aprobados por instituciones rectoras como es el caso de
los ministerios de construccin, municipalidades, ministerio de la vivienda,
ministerio del ambiente, otros. Cualquier ajuste que surja de estas revisiones
deben ser corregidas por la firma consultora o el consultor y hasta que se
consideran que estn correctos se finaliza el contrato.
En algunos proyectos se han contratado la misma firma consultora para
supervisar la ejecucin de ste, justificando esta decisin por el excelente
conocimiento que tiene de los diseos.
Apuntes de Clase Ing. Trinidad Prez 13
a.4 Fase o Etapa de Inversin o Ejecucin
Son dos las acciones tendentes a ejecutar fsicamente el proyecto tal y como ha
sido especificado en el documento producto de la preinversin, a fin de concretar
los beneficios netos estimados en la misma. Es la etapa en que se ejecutan los
proyectos seleccionados y priorizados en la preinversin y que se les asign
recursos. En esta fase se utilizan recursos financieros para la contratacin de
mano de obra, compra de maquinaria y equipo; terrenos, construccin de
infraestructura e instalacin de equipos, etc., el producto de esta fase, es el
proyecto listo para entrar en operacin o funcionamiento. (Grafica 8)
Esta es la fase que ms interesa desde la perspectiva poltica porque es donde el
proyecto llega a ser una realidad, adems, en esta fase se empieza a lograr
algunos objetivos como: generar empleo, compra de insumos y materiales y el uso
de recursos financieros. Al interior de esta fase se dan lo siguientes sub
procesos. (Grafica 9)
Elaboracin del manual de ejecucin
El manual de ejecucin del proyecto se conoce adems, como plan de accin o
diseo administrativo para la ejecucin del proyecto. El propsito primordial de
esta sub etapa es que a nivel del equipo gerencial que ejecutarn las actividades,
se planifique el proceso de operacin del proyecto.
A nivel de estudio de preinversin, especficamente en el estudio tcnico, se han
revisado algunos aspectos administrativos, referentes a la organizacin y la
- Documentos de
Proyectos: aprobados,
viabilidad poltica y
financiamiento
- Diseos finales
- Recursos humanos
capacitados
- Recursos financieros
Insumos Procesos Productos
Proyectos:
-Obras terminadas
-Listo para funcionar
-Financiamiento
-Recursos humanos
capacitados
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Grafica 8: Etapa de Inversin
Apuntes de Clase Ing. Trinidad Prez 14
programacin de las actividades para la ejecucin del proyecto. Sin embargo, es
en estos momentos donde se amplan estos elementos.
Este proceso de diseo del manual de ejecucin, considera dentro de su anlisis
cuatro funciones primordiales para gerenciar de manera racional un proyecto. Las
funciones principales son: planificacin y programacin, organizacin, direccin y
control.
Procesos de contrataciones
Antes de iniciar la ejecucin de las actividades, se hace necesario determinar las
diferentes contrataciones que se deben realizar, con el fin de obtener los bienes y
servicios que el proyecto demandar para alcanzar sus objetivos.
En la ejecucin de los proyectos de inversin se demanda con mucha frecuencia
la construccin de infraestructura, compra de equipos, de materiales, de insumos y
contratacin de servicios de consultora encaminados a la supervisin del
proyecto. La modalidad de ejecutar el proyecto por contratacin y no por
administracin ha ido adquiriendo auge con el nuevo rol que se ha definido para el
Estado moderno.
Como propsito fundamental, este proceso implica la planificacin de las
contrataciones, seleccin y adjudicacin del contrato a una empresa determinada.
Las principales actividades a realizar comprenden la elaboracin del documento
base y trminos de referencias para las negociaciones, elaboracin de contratos
preliminares, elaboracin del sistema de evaluacin de las empresas, elaboracin
Grafica 9: Sub Procesos de la etapa Inversin o Ejecucin
Elaboracin del manual de ejecucin
Procesos de contratacin
Realizacin del proyecto
Recepcin
Apuntes de Clase Ing. Trinidad Prez 15
del anuncio de invitacin a las empresas solicitando los bienes y servicios,
recepcin de ofertas tcnicas y econmicas, evaluacin de las ofertas y
adjudicacin del contrato.
Este proceso de contrataciones es de suma importancia, debido a que muchos de
los incumplimientos y el uso irracional de los recursos son producto de un proceso
de contrataciones mal encaminado, agregando a esto, en el caso de la
administracin pblica, debe prevalecer el cumplimiento del marco legal que
reglamenta estos procesos, considerando en todo momento los principios bsicos
y elementales que los caracterizan, a saber: Divulgacin, igualdad, libre
competencia, eficiencia y sobre todo, que la toma de decisiones debe considerar
el principio del inters pblico.
Realizacin del proyecto
Las sub etapas anteriores son catalogadas como pre-ejecutivas considerando que
la ejecucin real del proyecto se materializa cuando se ejecutan las diferentes
actividades programadas para tener listo el proyecto para operar. Esta sub etapa
es la de mayor riesgo, ya que se pueden presentar muchos problemas en la
ejecucin de las actividades y cualquier atraso implica mayores costos de
inversin e inferior calidad de lo pactado.
La firma del contrato que se adjudica a una empresa para que realice las
diferentes actividades necesarias para el proyecto es el paso inicial y que el
trabajo no termina all, ya que la mayor responsabilidad del gerente del proyecto y
su equipo gerencial incluyendo a las unidades supervisoras, se centrar en el
cumplimiento de todas las clusulas del contrato de acuerdo a los trminos
negociados. El seguimiento y control de manera preventiva es de gran
importancia en esta sub-etapa.
Recepcin
Una vez que la empresa notifique que ha cumplido con todas las clusulas que
componen el contrato, se hace necesario el control y evaluacin de manera
posteriori de la calidad de la infraestructura realizada, la calidad y el cumplimiento
de las especificaciones de los bienes (equipos, herramientas, insumos, etc.)
mediante un estudio tcnico. Una vez que el responsable por parte de la
institucin duea del proyecto notifique que acepta los trabajos realizados, as
como los diferentes bienes contratados, se procede a cancelar el ltimo
desembolso del monto contratado y a redactar el acta correspondiente que
acredita a la empresa de su cumplimiento y su posterior firma por ambas partes.
Es importante resaltar, que una vez que el proyecto se recepciona no terminan las
responsabilidades de la empresa, ya que todava se define un tiempo justo para
determinar irregularidades y en el caso que se determinen estas causas se podr
Apuntes de Clase Ing. Trinidad Prez 16
hacer efectiva la garanta o fianza por vicios ocultos, sin que esto exima al
contratista de indemnizar a la institucin duea del proyecto por los daos y
perjuicios que no cubre la garanta.
a.5 Fase o Etapa de Operacin o Funcionamiento
Consiste en poner en marcha el proyecto y concretar los beneficios netos
estimados en el documento de preinversin. En esta fase los bienes o servicios
que se esperan del proyecto se prestan de manera continua y permanente durante
la vida til del proyecto. Esta es la fase que permite lograr los objetivos
intermedios y final del proyecto, es decir, resolver el problema o satisfacer la
necesidad, una vez logrado esto el ciclo de vida del proyecto se cierra.
Comienza otro ciclo en funcin de los nuevos problemas o necesidades que
aparezcan. Adems, el proceso en esta fase mucho ms compleja que en las
otras, ya que adquiere carcter de permanencia durante la vida til del proyecto.
El producto de esta fase pueden ser bienes o servicios que son vitales para el
logro de los objetivos del proyecto. (Grafica 10)
La mayora de los proyectos en esta fase entran a formar parte de la estructura
organizativa permanente de la institucin gestora del proyecto, por tal razn, sus
costos de funcionamiento y mantenimiento son parte del presupuesto de gastos de
dicha institucin, es decir, que esta fase se financia con gastos corrientes.
En esta fase se dan tres sub-procesos cuya visin secuencial se muestra en el
siguiente grafico. (Grafica 11)
- Proyectos: Obras
terminadas; listo
para operar
- Mtodos para el
control eficiente del
producto
- Recursos humanos
capacitados
Insumos Procesos Productos
Proyectos:
- Funcionando
- Produciendo
Bienes
Servicios
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Grafica 10: Inter-fase de Operacin o Funcionamiento
Apuntes de Clase Ing. Trinidad Prez 17
Desarrollo o proceso de maduracin del proyecto
Este sub proceso es aquel que abarca el perodo comprendido desde que el
proyecto inicia su funcionamiento, hasta el momento en que llega a producir,
conforme a la capacidad instalada prevista. La duracin depende tanto de los
factores fsicos, como de la facilidad con que la organizacin del proyecto pueda
adaptarse a la ampliacin de operacin y a las nuevas tcnicas de produccin.
Vida til del proyecto
Una vez alcanzado el pleno desarrollo del proyecto, se inicia con este sub proceso
la produccin de bienes y servicios de una manera constante para la sociedad
hasta la duracin del proyecto (vida til). Para el gerente del proyecto son
importantes los aspectos del funcionamiento durante la vida del mismo en lo que
respecta a los cambios requeridos en trminos de la produccin.
Funcin de evaluacin
Es importante que todo proyecto durante esta fase de operacin sea evaluado. A
este proceso se le denomina ex-post, y se aplica en tres ocasiones
fundamentales:
(a) Durante el proceso de desarrollo del proyecto,
(b) Cuando alcanza su nivel de maduracin y,
(c) Cuando est al final de su vida til.
Esta evaluacin permite determinar si los objetivos fueron alcanzados, si el
problema o necesidad que dieron origen al proyecto ya se resolvi.
Grafica 11: Sub Procesos de la Operacin o Funcionamiento
Desarrollo o
proceso de
maduracin
del proyecto
Vida til del
proyecto
Evaluacin
Ex Post
Apuntes de Clase Ing. Trinidad Prez 18
3 LA EVALUACION DE UN PROYECTO
La evaluacin de un proyecto consiste en realizar una comparacin, de acuerdo a
uno o varios patrones o normas previamente establecidos, entre los recursos que
se estima puedan ser utilizados por el proyecto y los resultados esperados del
mismo, con el propsito de determinar si se adecua o no a los fines u objetivos
perseguidos y permita la mejor asignacin de los recursos disponibles.
Los fines u objetivos perseguidos
Debe haber un ente que los defina, los cuales pueden ser pblicos o privados.
Estos fines u objetivos se clasificaran en: sociales o privados. Los privados son
determinados por los empresarios o quienes dirigen las empresas o promueven
los proyectos. Los sociales son definidos por el Estado o por la institucin, que
dentro del Estado tenga dicha funcin. Dependern, en el primer caso, de la
poltica empresarial y, en el segundo, de la poltica econmica del Estado.
Los recursos utilizados
Comprende la constelacin de factores necesarios para la ejecucin y normal
funcionamiento del proyecto.
Los recursos esperados
Deben ser bien definidos. En principio podramos denominarlos beneficios. De
acuerdo con la naturaleza de ellos, podran ser de dos tipos: beneficios privados y
beneficios sociales. Los primeros son relativamente ms fcil de definir que los
segundos.
La comparacin
Para que pueda darse la comparacin, en primer lugar, tanto los recursos
utilizados como los resultados esperados, deben estar expresados en una unidad
comn. En segundo lugar, esa unidad comn tiene que ser homognea con
respecto al tiempo. Y por ltimo, debe existir una norma o patrn que permita
realizar la comparacin. Esa norma o patrn se denomina CRITIERIO DE
EVALUACION y que vara en relacin a la fase en que se encuentra el proyecto y
que estamos evaluando.
Entonces la evaluacin es un proceso que adquiere una enorme significacin,
pues nos permite una visin de futuro, de si los recursos que se utilizarn con el
Apuntes de Clase Ing. Trinidad Prez 19
proyecto se van a emplear al mximo de eficiencia posible y aseguren un alto
grado de efectividad.
4 TIPOS DE EVALUACION
Los proyectos requieren en varias de sus fases o etapas ser evaluados; estas
evaluaciones tienen, por su naturaleza, objetivos diferentes, y necesitan de
metodologas distintas. Se debe considerar que una evaluacin corresponde a un
actividad por realizar en un perodo determinado, dentro de una fase del ciclo del
proyecto que se pretende evaluar y parte del establecimiento con claridad, tanto
del propsito y alcances como de las interrogantes que la direccionan.
Existen cuatro etapas en donde la evaluacin se hace necesaria:
I. En la formulacin del proyecto, cuando se comparan varias opciones.
II. En el agente financiador, sea pblico o privado, con el objeto de decidir si
es beneficioso o no aprobar los fondos necesarios para ejecutar el o los
proyectos.
III. En la ejecucin del proyecto, para verificar o corregir las actividades que
se realizan en ese momento o en el futuro inmediato.
IV. En la etapa de funcionamiento u operacin del proyecto, para comprobar
si se estn cumpliendo o no las previsiones realizadas durante las etapas
anteriores.
Estas cuatro etapas en que se evala un proyecto, estn relacionadas con los tres
tipos de evaluacin que normalmente se conocemos: ex-antes, 2durante y ex-
post. (Grafica 12)
Grafica 12: Ciclo de vida de un proyecto y Evaluacin
Problemas/Necesidades
Preinversin
Promocin,
Negociacin y
Financiamiento
Inversin o
Ejecucin
Operacin o
Funcionamiento
Diseo Final
Proceso de
Evaluacin
Apuntes de Clase Ing. Trinidad Prez 20
Evaluacin Ex-antes
Se realiza en las diferentes sub-fases de la preinversin. Es decir, antes que el
proyecto comience, tomando en cuenta, por lo tanto, factores anticipados en el
proceso de decisin. Todos los proyectos requieren determinar y avalar la
factibilidad, viabilidad y utilidad del mismo. Esta evaluacin se realiza durante la
elaboracin del documento del proyecto sobre la base del anlisis de los
indicadores y los logros esperados con la ejecucin del proyecto, define la
factibilidad antes de su ejecucin y asegura el establecimiento de los indicadores
para su evaluacin.
La evaluacin ex-antes de un proyecto se refiere a la valoracin del mismo
desde la perspectiva de tres mbitos:
1) Financieros, para o cual se utilizan indicadores como:
a. Valor actual neto (VAN)
b. Tasa interna de retorno (TIR)
c. Relacin Costo-Beneficio (C/B)
2) Econmicos-sociales,
a. Valor actual neto econmico (VANE)
b. Tasa interna de retorno econmico (TIRE)
c. Relacin Costo-Beneficio (C/B)
d. Relacin Costo-Efectividad
e. Otros
3) Ambientales, el indicador ms referencial es la valoracin global de los
impactos que el proyecto genere sobre el medio ambiente.
Evaluacin durante
Tambien conocida como sobre la marcha, se lleva a cabo en la etapa de
inversin o de ejecucin y tiene como propsito fundamental, asegurar el
cumplimiento de los objetivos, y productos principales del proyecto
inmediatamente despus de que sta termina. A esta evaluacin generalmente
se le d mayor importancia, debido a que los resultados de la misma son
inmediatos porque se reflejan en modificaciones en el curso de las actividades que
se ejecutan y afectan la organizacin y sus operaciones.
Su propsito es detectar las dificultades que se dan en la programacin,
administracin, control, calidad, etc. Generando informacin que permita revisar y
corregir oportunamente, el control fsico, financiero y de calidad.
Apuntes de Clase Ing. Trinidad Prez 21
Evaluacin ex-post
Cuando la evaluacin se realiza durante la fase de funcionamiento u operacional
del proyecto o al final de su vida til.
En trminos generales contempla un examen minucioso de los siguientes factores:
eficiencia, eficacia, los resultados, los efectos y todo el impacto alcanzado por el
proyecto en las condiciones de vida de los beneficiarios directos del proyecto.
Esta evaluacin ayuda a validar los objetivos del proyecto, permitiendo inclusive
dos situaciones:
o Mejorar las deficiencias del proyecto a la fecha de la evaluacin.
o Dar respuesta a nuevas necesidades derivadas del proyecto.
Bibliografa
Formulacin y Evaluacin de Proyectos.
Ramn Rosales Posas.
Instituto Centroamericano de Administracin Pblica.