Crear una cartilla en la cual van a tomar un servicio y describir todo lo que una empresa
necesita saber para no fallar en ese nico momento de verdad.
La cartilla debe incluir:
1. Descripcin del tipo de servicio a trabajar
Fiesta de bodas - Casa de Bodas MaLu
2. Contextualizacin
Casa de Bodas MaLu es una agencia experta en la realizacin de fiestas de boda de la costa caribe, especializada en convertir este da para los recin casados, en una fecha especial, nica e imposible de olvidar.
En Casa de Boda MaLu encontrars distintos planes que incluyen desde el men con variedad en bufett, alquiler del mobiliario y enseres, decoracin, hasta el sonido con transporte logstico. Uno de nuestros objetivos es satisfacer las necesidades del cliente, brindando soluciones efectivas y acordes a sus gustos y presupuesto.
Tres jvenes empresarios con amplia experiencia en eventos y bodas integran la Casa de Boda MaLu quienes tienen como misin brindar en un mismo lugar, un servicio integral altamente calificado.
3. Descripcin de la logstica aplicada al citado servicio
En Casa de Bodas lo primero que hacemos como asesores al llegar el cliente es escuchar atentamente su idea inicial, lo que desea para el da de su boda, y mejorarla a tal punto de cumplir con su expectativa y llevarlo a soar con la llegada de ese da; si no tiene nada planeado, ayudarle para que de acuerdo con su presupuesto pueda hacer de esa fecha especial, una inolvidable.
En la fiesta de boda, lo primero es conocer la fecha y el lugar si los novios tienen ya un sitio definido (Iglesia donde se llevar a cabo la ceremonia religiosa y por otro lado el sitio de la recepcin).
El nmero de invitados para el cual se va a organizar la fiesta y el presupuesto con el que cuenta el cliente, son factores esenciales en la planeacin de todo evento, por eso nos aseguramos que estn totalmente definidos.
Al tener establecida la fecha y el lugar en donde se realizar la ceremonia y fiesta de boda procedemos al diseo de la tarjeta de invitacin que se entregar con un mes de anticipacin.
Una vez el cliente haya escogido el paquete ofrecido por nuestra Casa de Bodas MaLu, procedemos a reservar y apartar todo lo necesario para que el evento sea todo un xito y nuestro cliente, quede satisfecho con nuestro servicio y asesora.
Dentro de los servicios que ofrecemos se encuentra un paquete llamado (Boda Malu) que incluye todos los servicios para la fiesta de boda, entre ellos:
Paquete (Boda MaLu)
Lugar (Ceremonia y recepcin) Decoracin (Iglesia y Club) Mesas, sillas, mantelera, vajilla Brindis (Champaa y bebidas ilimitadas) Torta (postres) Bufett (men seleccionado) Personal de servicio (meseros, utileros, animador) Servicio de fotografa y filmacin Agrupaciones musicales Sonido Transporte logstico Alquiler de carruaje de los novios
4. Descripcin de los factores fundamentales a tener en cuenta dimensionando el impacto que generara cualquier error en este sentido
Lugar (Ceremonia y recepcin): No cancelar a tiempo el sitio que se haba reservado con el 50% del dinero por adelantado puede causar la perdida de la fecha para la fiesta de boda, por no confirmarla con el pago total del costo por alquiler del lugar. El impacto sera altamente negativo teniendo en cuenta que ya las invitaciones tenan estipulado un sitio puntual, esto generara ms costos si se pensara en hacer un a nueva tarjeta o en el peor de los casos, la incomodidad y pena de llamar invitado por invitado sealando el cambio de sitio de la recepcin.
Decoracin (Iglesia y Club): Decorar de un color distinto o con flores diferentes a las escogidas, mobiliarios y enseres fuera de lo apartado, no solo se sale de lo programado por los clientes /novios con sus vestidos y dems detalles, sino que generara la insatisfaccin del servicio de manera instantnea produciendo un parlante negativo de nuestra Casa de Bodas..
Brindis, torta y bufett: Antes de la repartir y como lista de check debe quedar establecida una hora bien temprano antes de la fiesta la prueba de la torta, pasabocas, y aun bufeff para estar seguros que todo lo que es alimentos, tenga buen sabor y est listo para el consumo. As mismo prever que las botellas de champaa para el brindis tengan bien las fecha de vencimiento. De no tener cuidado el impacto sera el de mucha comida perdida, malos comentarios por una torta en mal estado y an invitados afectados por fechas vencidas en las bebidas.
Personal de servicio: Con este personal se debe reunir con cinco das de anticipacin para entregarles especificaciones de funciones, cmo prestar el servicio y responsabilidad durante la hora de la fiesta. Se les debe citar el da del evento con varias horas de anticipacin para ultimar detalles y entrega de uniformes. Si alguno de los integrantes de este personal de servicio incumple con alguna funcin, como por ejemplo, llegar tarde, estar en otro puesto no establecido dentro de la planeacin, puede causar traumas en la produccin del evento como tal.
Servicio de fotografa y filmacin: Este servicio debe estar previamente reservado ya que sera fatal para los novios no tener el recuerdo de esa fecha programada con tanto cuidado en la que invirtieron en cada detalle, tiempo y dinero. En cuanto a la Casa de Boda MaLu, tendra que tener todo lo relacionado a este servicio desde las cmaras, hasta los distintos lentes que se deben utilizar y luces para lograr el mejor registro para el recuerdo de la fiesta de boda.
Agrupaciones musicales: Por lo general a las agrupaciones musicales se les adelanta el 50% del pago total de la presentacin firmando un contrato que establezca multas por incumplimiento. Este como los dems detalles de las fiestas de bodas, se convierte en parte importante ya que al no llegar a tiempo, incluso antes de la fiesta para hacer prueba de sonido lleva a la improvisacin. La falta de este punto musical programado en una fiesta puede generar un ambiente de aburrimiento.
Sonido: Una fiesta de boda sin el sonido adecuado que maneje los niveles, el brillo, bajo y todos los elementos necesarios para un perfecto ambiente de animacin puede daar por completo el ambiente de la fiesta.
Es de vital importancia realizar prueba de sonido unas horas antes, en el mismo montaje. Tener micrfonos sealados para el momento especial del brindis y las palabras de la noche, tambin los micrfonos que se van a utilizar en la hora musical, ya que es necesario tener claro el estilo musical de la agrupacin contratada pues no es lo mismo el sonido que necesita un dj que unos mariachis o una orquesta.
Transporte logstico: El no contar con un buen servicio de transporte logstico puede provocar trastornos en todo el montaje de la fiesta. Debe estar de manera detallada, la hora y lugar donde se deben recoger los enseres, vajillas, sonido y todo lo que se requiera para que todo quede perfecto. El transporte logstico no solo debe llegar, sino debe hacerlo a tiempo y sin retraso. Cuidando incluso lo que transporta, en el caso de las flores, vajillas y alimentos, estos ltimos no pueden permanecer encerrados porque pueden daarse en el traslado, detalle que sucede muy a menudo por las salsas de los alimentos.
5. Check List Mariano
6. Ejemplos de casos en los cuales haya fallado la logstica en este tipo de servicios.
a) Cuando se contrata a un grupo musical y este a su vez no llega a tiempo. Ejemplo: Estbamos en una boda de una prima, donde estaba el sonido listo y eran las 11:00 p.m., y aun no llegaba los msicos, les toc improvisar con un equipo y ambientar con cd mientras llegaba el grupo que se haba contratado para la boda. Logstica: Debe citar a los msicos de la agrupacin para que realicen prueba de sonido antes de la fiesta y llegar con dos o una hora de anticipacin.
b) Cuando la torta o ponqu sabe totalmente diferente. Ejemplo: Un sbado que nos invitaron a una matrimonio, se encuentran en las mesas las porciones de torta servidas junto con la copa de champaa, luego de las palabras y el brindis, nos dirigimos a comer y que sorpresa que al consumirla esta sabia a jabn, lo cual los invitados dejaron toda la torta en los platos mostrando su inconformidad y a su vez los comentarios de toda la noche. Logstica: Cuando no probamos la torta con tiempo o no le damos el visto bueno antes de servirla.
c) Cuando cambian la fecha de la ceremonia, habiendo entregado las tarjetas. Ejemplo: Este caso le paso a una amiga donde tena todas las tarjetas repartidas y las llama la secretaria de la parroquia avisando que el sacerdote no estaba para ese da. Le toc avisarles a los invitados.
Logstica: No confirma y notifica las fechas establecidas para la ceremonia con las personas que participarn en la ceremonia con tiempo.