CARTA DE AUTORIZACIN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA, LA REPRODUCCIN

PARCIAL O TOTAL, Y PUBLICACIN ELECTRNICA DEL TEXTO COMPLETO.

(OPCIONAL)


Bogot, D.C., 07 Julio 2009

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Tesis doctoral Trabajo de Grado
Seores
BIBLIOTECA GENERAL
Ciudad

Estimados Seores:

Los suscritos

Felipe Gonzlez Gonzlez, con C.C. No. 80 873 438, autor del trabajo de grado titulado
PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE
MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS presentado y
aprobado en el ao 2009 como requisito para optar al ttulo de Ingeniero Industrial; autorizo a la
Biblioteca General de la Universidad Javeriana para que con fines acadmicos, muestre al mundo
la produccin intelectual de la Universidad Javeriana, a travs de la visibilidad de su contenido de
la siguiente manera:

Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en Biblos, en los sitios
web que administra la Universidad, en Bases de Datos, en otros Catlogos y en otros sitios
web, Redes y Sistemas de Informacin nacionales e internacionales Open Access y en las
redes de informacin del pas y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad
Javeriana.

Permita la consulta, la reproduccin, a los usuarios interesados en el contenido de este
trabajo, para todos los usos que tengan finalidad acadmica, ya sea en formato CD-ROM o
digital desde Internet, Intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por
conocer.

Contino conservando los correspondientes derechos sin modificacin o restriccin alguna;
puesto que de acuerdo con la legislacin colombiana aplicable, el presente es un acuerdo
jurdico que en ningn caso conlleva la enajenacin del derecho de autor y sus conexos.

De conformidad con lo establecido en el artculo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artculo 11 de la
Decisin Andina 351 de 1993, Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los
autores, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables.

Firma, nombre completo y documento de identificacin del estudiante

___________________________________________________

NOTA IMPORTANTE: El autor y o autores certifican que conocen las derivadas jurdicas que se
generan en aplicacin de los principios del derecho de autor.

C. C. FACULTAD INGENIERA PROGRAMA ACADMICO INGENIERA INDUSTRIAL




FORMULARIO DE LA DESCRIPCIN DE LA TESIS DOCTORAL O DEL
TRABAJO DE GRADO

TTULO COMPLETO DE LA TESIS DOCTORAL O TRABAJO DE GRADO:

PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE
MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS


SUBTTULO, SI LO TIENE: ________________________________________________________

_______________________________________________________________________________


AUTOR O AUTORES
Apellidos Completos Nombres Completos

GONZLEZ GONZLEZ


FELIPE

DIRECTOR (ES) TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO
Apellidos Completos Nombres Completos

BARRERO SOLANO


LOPE HUGO



ASESOR (ES) O CODIRECTOR
Apellidos Completos Nombres Completos






TRABAJO PARA OPTAR AL TTULO DE: INGENIERO INDUSTRIAL


FACULTAD: INGENIERA

PROGRAMA: Carrera ___ Licenciatura ___ Especializacin ____ Maestra ____ Doctorado ____

NOMBRE DEL PROGRAMA: INGENIERA INDUSTRIAL

NOMBRES Y APELLIDOS DEL DIRECTOR DEL PROGRAMA:
_______________________________________________________________________________

CIUDAD: BOGOTA AO DE PRESENTACIN DEL TRABAJO DE GRADO: 2009

NMERO DE PGINAS 100




TIPO DE ILUSTRACIONES:

- Ilustraciones x
- Mapas
- Retratos
- Tablas, grficos y diagramas x
- Planos
- Lminas
- Fotografas x


SOFTWARE requerido y/o especializado para la lectura del documento No aplica
MATERIAL ANEXO (Vdeo, audio, multimedia o produccin electrnica): No aplica

Duracin del audiovisual: ___________ minutos.
Nmero de casetes de vdeo: ______ Formato: VHS ___ Beta Max ___ ___ Beta Cam
____ Mini DV ____ DV Cam ____ DVC Pro ____ Vdeo 8 ____ Hi 8 ____
Otro. Cual? _____
Sistema: Americano NTSC ______ Europeo PAL _____ SECAM ______
Nmero de casetes de audio: ________________
Nmero de archivos dentro del CD (En caso de incluirse un CD-ROM diferente al trabajo de
grado): _________________________________________________________________________

PREMIO O DISTINCIN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mencin especial):

_______________________________________________________________________________


DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVES EN ESPAOL E INGLS: Son los trminos
que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos
descriptores, se recomienda consultar con la Unidad de Procesos Tcnicos de la
Biblioteca General en el correo biblioteca@javeriana.edu.co, donde se les orientar).

ESPAOL INGLS
_____No aplica ______________________ _______________________________________

___________________________________ _______________________________________

___________________________________ _______________________________________

___________________________________ _______________________________________

___________________________________ _______________________________________






RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAOL E INGLS: (Mximo 250 palabras - 1530
caracteres):

El trabajo de grado presenta una propuesta de mejoramiento en cuanto a exactitud de registro en
inventarios. Esta propuesta est separada en dos aspectos, una enfocada a la reduccin de la
inexactitud actual y otra enfocada a la forma como se mide la exactitud. Para llegar a esta
conclusin se realizaron diferentes tipos de anlisis, incluyendo cantidades entregadas por
proveedores, procesos internos dentro de la empresa entre otros. Estos anlisis permitieron definir
las acciones ms apropiadas de mejora. Durante el trabajo se presenta el uso de diferentes
herramientas de ingeniera industrial.

This thesis presents a proposal for reducing inventory inaccuracy in a cosmetic company. There is
a complete analysis of the factors that have a significant impact on the differences of inventory
quantities. Also it analyses the inventory accuracy measurement, taking into account different
equations and diverse procedures to show de state of the accuracy. The results obtained show that
there can be a significant cost reduction by implementing the different changes suggested. During
de project, there are diverse industrial engineering tools that are used.



PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE
INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA
DE COSMETICOS










FELIPE GONZLEZ GONZLEZ












PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERA
DEPARTAMENTO DE PROCESOS PRODUCTIVOS
INGENIERA INDUSTRIAL
BOGOT
2009
2

PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE
INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA
DE COSMETICOS




FELIPE GONZLEZ GONZLEZ




TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL





DIRECTOR
LOPE HUGO BARRERO SOLANO
INGENIERO INDUSTRIAL






PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERA
DEPARTAMENTO DE PROCESOS PRODUCTIVOS
INGENIERA INDUSTRIAL
BOGOT
2009
3

TABLA DE CONTENIDO



1. INTRODUCCIN .......................................................................................... 6
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................ 8
3. OBJETIVOS ................................................................................................ 11
3.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................ 11
3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ....................................................................................... 11
4. METODOLOGA .......................................................................................... 12
5. MARCO TERICO ...................................................................................... 19
5.1 IMPACTO DE LA INEXACTITUD EN INVENTARIO ................................................... 19
5.2 FACTORES QUE AFECTAN PRECISIN EN CANTIDADES DE INVENTARIO ....... 21
5.3 PROCESO DE CONTEOS CCLICOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS ........... 22
5.4 TIPOS DE INDICADORES UTILIZADOS PARA CLCULO DE EXACTITUD EN
INVENTARIO .............................................................................................................. 24
6. RESULTADOS ............................................................................................ 27
6.1 DESCRIPCIN GENERAL DE PROCESOS DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL
DE INVENTARIOS ...................................................................................................... 27
6.1.1 Informacin almacn de materiales ................................................................................ 27
6.1.2 Materiales de envase y empaque almacenados en la bodega ........................................ 29
6.1.3 Descripcin proceso de abastecimiento de materiales a planta de produccin .............. 31
6.1.4 Descripcin proceso de devolucin de materiales ........................................................... 32
6.1.5 Control de cantidades en inventario y clculo del indicador de exactitud ...................... 33
6.2 EVALUACIN DE PROCESO DE CONTROL SOBRE CANTIDADES EN
INVENTARIO .............................................................................................................. 35
6.2.1 Tolerancias para aceptacin de diferencias .................................................................... 35
6.2.2 Clasificacin ABC como herramienta para definir cronograma de conteos .................... 37
4

6.2.3 Evaluacin de medicin de exactitud en inventario ........................................................ 39
6.2.4 Comparacin de indicadores como alternativa para clculo de exactitud ...................... 40
6.3 ANLISIS DE FACTORES QUE AFECTAN EXACTITUD EN INVENTARIO ............. 45
6.3.1 Ajustes en cantidad sobre diferencias identificadas ........................................................ 45
6.3.2 Anlisis de cantidades de proveedores ............................................................................ 47
6.3.3 Evaluacin de procesos internos ..................................................................................... 49
6.3.4 Anlisis global de factores que afectan exactitud en inventario ..................................... 59
7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO ........................................................ 61
7.1 EVALUACIN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA CLCULO DE
INDICADOR ................................................................................................................ 61
7.2 EVALUACIN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA REDUCIR INEXACTITUD
EN INVENTARIOS ...................................................................................................... 64
7.2.1 Propuestas para reduccin de diferencias en proceso de abastecimiento y devolucin . 65
7.2.2 Propuestas relacionadas a proceso de ajustes en conteos cclicos.................................. 69
7.3 EVALUACIN FINANCIERA DE LA PROPUESTA .................................................... 72
7.3.1 Evaluacin de impacto de inexactitud en inventario ....................................................... 72
7.3.2 Anlisis de rentabilidad de las propuestas ...................................................................... 74
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................... 77
9. REFERENCIAS ........................................................................................... 78
10. ANEXOS ..................................................................................................... 80
10.1 FORMATO PARA IDENTIFICACIN DE RECHAZOS EN PROCESO DE DESCARTONADO ............ 80
10.2 ESQUEMA DE MATERIALES ALMACENADOS ...................................................................... 81
10.3 DESCRIPCIN DE DIAGRAMA DE OPERACIONES ABASTECIMIENTO DE MATERIALES A PLANTA
DE PRODUCCIN ............................................................................................................ 83
10.4 DIAGRAMAS DE FLUJO DE ABASTECIMIENTO DE MATERIALES A PLANTA DE PRODUCCIN ... 84
10.5 DIAGRAMA DE RECORRIDO ABASTECIMIENTO DE MATERIALES A PLANTA ....................... 87
10.6 DESCRIPCIN PROCESO DE DEVOLUCIN DE MATERIALES A BODEGA ............................... 88
10.7 DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA ...... 89
5

11.8 DIAGRAMA DE RECORRIDO DEVOLUCIN DE MATERIALES A BODEGA ............................. 91
10.9 DIAGRAMA DE DIVISIN DE ZONAS SEGN REQUERIMIENTOS DE HIGIENE .......................... 92
10.10 ORDEN DE TRANSPORTE PARA ORDEN DE PRODUCCIN ........................................... 93
10.11 IDENTIFICADOR DE LNEA PARA ORDEN DE PRODUCCIN .......................................... 94
10.12 FORMULARIO DE CONCILIACIN PARA ORDEN DE PRODUCCIN ACTUAL .................... 95
10.13 FORMULARIO DE CONCILIACIN PARA ORDEN DE PRODUCCIN PROPUESTO .............. 96
10.14 APLICATIVO EN EXCEL PARA EVALUACIN DE CANTIDADES ENTREGADAS COMO
DEVOLUCIN ................................................................................................................. 97
10.15 FORMATO PARA LA IDENTIFICACIN DE MATERIALES EN DEVOLUCIN ........................ 97
10.16 DIAGRAMA DE OPERACIONES PROPUESTO PARA DEVOLUCIN DE MATERIALES DE
ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA ...................................................................................... 98
10.17 DIAGRAMA DE RECORRIDO PROPUESTO PARA DEVOLUCIN DE MATERIALES DE ENVASE
Y EMPAQUE A BODEGA ................................................................................................... 99

6

1. INTRODUCCIN

Han surgido varias iniciativas por intentar eliminar los inventarios y el
almacenamiento dentro de los procesos de la cadena de abastecimiento; esto es
comprensible pues los inventarios estn asociados a altos costos y a actividades
que no agregan valor a los precios. Sin embargo el flujo de los materiales, que
conecta manufactura con el usuario final, no se espera que sea totalmente
coordinado como para eliminar por completo dicha actividad (5). Mas an, el uso
de inventarios puede traer beneficios relacionados con el servicio a los clientes,
quienes tienden a exigir lotes ms pequeos y tiempos de entrega reducidos (7).
La administracin y control de los inventarios busca definir un balance ptimo entre
el costo y el beneficio asociado a los inventarios.
La eficiencia de las operaciones relacionadas con el almacenamiento y la
distribucin de materiales slo se puede alcanzar con un sistema que est hecho
segn las necesidades especficas de una empresa (7). La eficiencia de dichas
operaciones se mide con diversos indicadores que de ser confiables pueden ayudar
en la correcta toma de decisiones. Dentro de estos indicadores se encuentra el
porcentaje de ocupacin, tiempo de alistamiento de pedidos, retorno total sobre el
costo del inventario entre otros. Pero cabe resaltar la importancia de un indicador
tan trivial como lo es la exactitud en el registro de inventarios, el cual mide la
precisin entre cantidades registradas y cantidades fsicas.
Dicho indicador puede parecer sencillo de controlar; sin embargo a medida que
aumenta el volumen y variedad de materiales almacenados en una bodega, la
complejidad en su administracin crece de manera exponencial (5). El flujo continuo
de materiales ya sea por recibo, despachos, rechazos, devoluciones u otros
procedimientos aumenta el riesgo de presentar diferencia en el inventario. Todos los
movimientos fsicos y lgicos deben ser coordinados para lograr tener un registro
confiable de las cantidades.
Tener baja exactitud en inventarios trae consecuencias muy desfavorables; por
ejemplo, si un artculo es demandado y por falta de material no se puede cubrir
dicha solicitud, se incurre en diversos costos; existen casos en que el cliente
7

prefiere esperar a que su pedido sea cubierto, lo cual puede implicar descuentos por
entrega tarda, costos adicionales por administracin, manejo de materiales y
transporte. Por otro lado el cliente puede preferir recurrir a la competencia, por lo
tanto la contribucin de la venta se pierde; sea cual sea el caso, existe una mala
imagen hacia el cliente, afectando las ventas en el largo plazo (2). Existen otros
problemas que surgen por baja exactitud en inventarios; por ejemplo la cantidad
registrada puede ser inferior a la que se tiene fsicamente, lo cual puede resultar en
compras adicionales de material que realmente no se necesita. En general los
costos derivados por una baja exactitud en el inventario se consideran costos de
oportunidad los cuales son complicados de estimar.
La precisin en el registro de inventarios est directamente relacionada con el
sistema de almacenamiento que se utilice dentro de la bodega. Para definir el
sistema a utilizar, se evalan otras variables como productividad, optimizacin de
espacio, facilidad de instalacin y costo entre otros; sin embargo no existe una regla
general aplicable para lograr estos objetivos; se tienen diferentes necesidades
debido a los patrones de pedido de los clientes, demanda de productos y unidad de
manejo entre otra gran diversidad de factores. Desafortunadamente por falta de
conocimiento, falta de herramientas y/o falta de tiempo, muchos proyectos de
reingeniera y organizacin de almacenes se inician sin comprender la raz de los
problemas y sin explorar las verdaderas oportunidades de mejora (5); esto aumenta
el inters por investigar este campo y as aportar de manera significativa en los
resultados logsticos de una empresa.




8

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa est dedicada a la produccin y comercializacin de cosmticos. Sus
marcas se encuentran en pases como Colombia, Argentina, Chile, Mxico, Per,
Venezuela y Ecuador, entre otros. Se tienen aproximadamente 2800 referencias de
productos que incluyen colonias, esmaltes, cremas, labiales, talcos, shampoos y
pestainas para mencionar unos pocos. En la elaboracin de estos artculos se
necesitan materiales como tapas, frascos, etiquetas, vlvulas, celofn, bases,
charolas, brochas y otra gran cantidad sumando hoy un total de 9127 cdigos.
Dichos materiales han presentado problemas en su exactitud en inventario por ms
de 3 aos, tiempo en el cual no se ha podido identificar la raz del problema
1
. Los
problemas operacionales que se presentan adems de los ajustes monetarios que
se han hecho sobre el inventario, ponen en evidencia la situacin que se est
presentando. En el ltimo ao se han llegado a tener casos en que 759 de 3849
cdigos contados presentan diferencia por fuera de la tolerancia, esto equivale a
una exactitud del 79,34 % (Tabla 1). Los ajustes realizados sobre el inventario en un
ao han superado los $200 millones de pesos, situacin crtica que afecta los
resultados de la empresa.

Tabla 1 Exactitud en Registro de Inventarios la empresa 2008
Periodo (2008) Aciertos Errores % de Exactitud
Febrero 1453 278 83,94%
Marzo 2664 645 80,51%
Abril 3054 795 79,34%



1
Palomino, L (2008, 23 Junio), entrevistado por Gonzlez, F., Bogot.
9

En la empresa, las razones por las que se presenta diferencia en inventario son
muchas y muy diversas. Por ejemplo, el proveedor puede enviar cantidades erradas,
las personas encargadas de alistar los materiales para las rdenes de produccin
pueden contar incorrectamente; tambin los errores de exactitud pueden ocurrir
cuando los rechazos de los materiales durante la produccin no se reportan o
cuando las devoluciones de material se identifican con un cdigo errneo. Las
causas son varias, sin embargo es razonable pensar que existe un motivo o algunos
motivos principales detrs de estos problemas que generan tanta diferencia en el
inventario de dichos materiales.
Se han hecho varios intentos por eliminar las diferencias presentadas; por ejemplo,
el personal encargado de alistar el material para rdenes de produccin se ha
separado en grupos segn el artculo que se maneja, pensando en familiarizar al
personal con un nico tipo de materiales y reduciendo el nmero de responsables
directos. Tambin se han hecho auditoras de los procesos y proveedores; inclusive
se han definido diferentes mtodos para calcular el indicador. Todas estas acciones
pueden entregar resultados favorables; sin embargo, el problema ha persistido y hay
incertidumbre sobre la efectividad de los resultados de los ltimos cambios
realizados al proceso de administracin de inventarios en la empresa.
Cabe resaltar que la forma como se est calculando el indicador de exactitud en
inventario tiene poca credibilidad entre algunos de los empleados de la empresa; a
finales de 2008 se reportaron porcentajes superiores a 99%; sin embargo, los
problemas operacionales como paros en las lneas de produccin causados por la
inexactitud en inventario se presentaban frecuentemente. Se citan a continuacin
algunos comentarios hechos por parte del personal involucrado en el almacn de
materiales:
El indicador ERI no muestra la realidad de la exactitud en inventario, es una medida
que se puede manipular para arrojar resultados favorables
J orge Molano Supervisor de Cclicos
Es imposible que el indicador muestre niveles de 98% o 99%, si fuera cierto, no
tendramos tantos paros en produccin por falta de materiales
Mario Quintero Supervisor Logstico
10

Ese indicador realmente debe estar cerca al 80%, eso segn los problemas que
encuentro diariamente en el almacn
J uan Deivy Castro Supervisor Almacn de Materiales
Me gustara que en este trabajo de grado, usted (Felipe Gonzlez) nos ayudar a
definir una forma adecuada para medir la exactitud en inventario
Leonardo Palomino J efe de Almacenes

Esto deja en evidencia que la medicin de la exactitud esta errada y por lo tanto es
preciso considerar estas observaciones en la realizacin del presente trabajo.
Cmo eliminar los problemas que se presentan por una baja exactitud en el
inventario? Por medio de un estudio sistemtico y profundo de todos los factores
que influyen en la inexactitud de los inventarios en la empresa, este estudio
pretende aportar significativamente para evitar dicha situacin. Adems, basado en
los hallazgos, se realizar una evaluacin de posibles alternativas de solucin para
los problemas encontrados, estableciendo as una propuesta de mejoramiento
teniendo en cuenta todas las caractersticas de la empresa.

11

3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Presentar una propuesta de mejoramiento dentro del almacn de materiales de la
empresa de cosmticos para reducir los costos derivados de las diferencias en
inventario de material de envase y empaque.

3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Evaluar si los indicadores utilizados por la empresa para medir la exactitud
en el inventario reflejan la realidad de la situacin.
2. Proponer mejoras en la forma de calcular los indicadores, segn el resultado
de dicha evaluacin, facilitando as la toma de decisiones.
3. Identificar los factores que determinan la diferencia en inventario y el aporte
individual de cada factor a dicha diferencia.
4. Evaluar alternativas para dar solucin al problema definiendo la accin ms
apropiada.
5. Realizar el anlisis costo-beneficio de la propuesta.
12

4. METODOLOGA

Para lograr el cumplimiento de los objetivos se realizaron varias fases que se
resumen en la Figura 1.

Figura 1 Esquemtico de las actividades asociadas a este proyecto.
Explorar y describir
procesos que afectan
inventario
Identificar y describir
metodologa de
control de inventarios
Analizar materiales
almacenados
Analizar factores que
afectan exactitud en
inventario
Identificar el aporte de
cada factor a la
diferencia en
inventario
Evaluar metodologa
de clculo de
indicador
Seleccionar alternativa
de solucin para
medicin de exactitud
Seleccionar alternativa
de solucin para
reduccin de diferencias
en inventario
Realizar anlisis
costo-beneficio
2
1
3
4
5
1
2
3
4
5
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo especfico 1
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo especfico 2
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo especfico 3
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo especfico 4
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo especfico 5


13

A continuacin se explica cada una de las actividades que se realizaron en las fases
presentadas
1. Analizar materiales almacenados y bodega de almacenamiento

1.1 Se recolectaron todos los cdigos de materiales almacenados en el
almacn de materiales, estos se separaron segn su bodega de
almacenamiento. La informacin se obtuvo por medio del sistema SAP
utilizado en la empresa.
1.2 Tomando los materiales almacenados en la bodega principal, para cada
componente se identificaron las siguientes variables: Clasificacin ABC
por costo en inventario, unidades en inventario a Febrero de 2009, costo
unitario, grupo de alistamiento de material asignado, unidades por
ubicacin en estantera, proveedor, tolerancia de diferencia, movimientos
fsicos entre Septiembre 2008 y Febrero de 2009, ajustes positivos y
negativos entre Enero de 2005 y Febrero de 2009.
1.3 Por medio de entrevistas y observacin directa sobre 20 personas de la
bodega de almacenamiento, se identificaron las herramientas,
formularios y equipos utilizados para manejar los materiales dentro del
almacn.
2 Identificar y describir metodologa de control de inventarios
2.1 Utilizando el sistema de gestin documental de la empresa se
seleccionaron los procesos correspondientes a las operaciones dentro
del almacn de materiales.
2.2 Realizando una entrevista a Jorge Molano, Supervisor de cclicos y a
Andrs Ardila, Analista de Contralora de Operaciones, se describi el
proceso de control sobre cantidades en inventario adems del tipo de
indicador utilizado para medir la exactitud en inventario.




14

3 Explorar y describir procesos que afectan inventario

3.1 Se present la informacin sobre procesos alistamiento de material para
rdenes de produccin y devoluciones. Para esto se utiliz el sistema de
gestin documental. Estos procesos se representaron por medio de
diagramas de operaciones, diagramas de recorrido y diagramas de flujo.
3.2 A travs de observacin directa y entrevistas del personal involucrado,
se identificaron los entes responsables del inventario incluyendo los
supervisores del almacn, los encargados de alistar el material para
rdenes de produccin, los funcionario de recibo de materiales, los
operarios de abastecimiento de componentes y los digitadores
encargados de las transacciones en el sistema.

4 Evaluar metodologa de clculo de indicador

4.1 Se entrevistaron a los directivos incluyendo a Alcides Quintero, Jefe de
Almacn de Materiales y a Leonardo Palomino, Jefe de almacenes, para
conocer la forma como se utiliza el indicador calculado por la compaa.
4.2 Se tomaron las tolerancias asignadas para cada componente y se
identific la cantidad de unidades y la cantidad monetaria que se acepta
por componente. De esta forma se identific el impacto de la tolerancia
para la medicin de exactitud en inventario.
4.3 Los movimientos fsicos de cada componente se recolectaron entre
Septiembre de 2008 y Febrero de 2009 para realizar la clasificacin ABC
por movimiento. Se utilizaron los porcentajes 70, 20 y 10
respectivamente. Se realiz una matriz de comparacin entre la
clasificacin por costo en inventario y la clasificacin por movimiento.
4.4 Se realiz un seguimiento a 100 conteos solicitados el da 10 de Enero
de 2009 y se identific la cantidad de conteos aceptados por parte del
Supervisor de cclicos.


4.5 Para 3 muestras diferentes de ajustes realizados sobre el inventario
entre Enero y Febrero de 2009 se calcularon los indicadores de exactitud
15

en unidades neta, exactitud en dlares neta, exactitud en unidades
absoluta, exactitud de conteos y exactitud de cdigos variando
tolerancias. De esta forma se identific la informacin que aporta cada
indicador acerca de la exactitud en inventario.

5 Analizar factores que afectan exactitud en inventario

5.1 Para 2452 materiales que tuvieron ajustes positivos y ajustes negativos,
se calcul la cantidad neta por cdigo y se realiz un histograma segn
el resultado.
5.2 Se identific el tiempo que para corregir una cantidad mal ajustada. Para
esto se tomaron las fechas de cada uno de los ajustes y se calcul el
tiempo transcurrido.
5.3 Se tomaron los materiales que presentaban mayor cantidad de
diferencias y se identificaron los proveedores respectivos. El 40% de
estos materiales corresponda a 17 proveedores. De estos proveedores
se tomo la informacin de verificaciones en cantidad entre Enero de
2007 y Noviembre de 2008.
5.3.1 Se calcul la cantidad entregada real contra la cantidad
reportada de cada proveedor.
5.3.2 Se calcul el porcentaje de entregas con cantidades faltantes
y el porcentaje de entregas con cantidades sobrantes. De esta
forma se identificaron proveedores crticos.
5.4 Se tomaron todos los movimientos fsicos de los materiales entre
Septiembre de 2008 y Febrero de 2009 y se identificaron los tipos de
movimientos fsicos de mayor relevancia dentro del almacn de
materiales. Para esto se utiliz un diagrama de Pareto.
5.5 Se analiz el proceso de alistamiento y fraccionamiento de 1300
aplicadores cuando estaban ubicadas en el primer nivel y cuando
estaban ubicadas en niveles superiores.

5.6 Se calcul la distancia total recorrida, el tiempo que transcurra para
acceder al material, el tiempo para fraccionar material y el tiempo para
16

regresar cantidad a ubicacin. De esta forma se estim el costo total
para alistar el material segn el nivel de ubicacin
5.7 Se analiz el proceso de descartonado de frasco de vidrio. Se solicit a
los funcionaros de descartonado el diligenciamiento del formato del
Anexo 11.1 con el fin de identificar la cantidad de rechazos de frasco por
orden de produccin.
5.8 En cuanto al proceso de devoluciones se identificaron 5 materiales luego
de ser devueltos por sistema y se calcul el tiempo transcurrido para ser
regresados al almacn.
5.9 Junto con los abastecedores de materiales a lnea de produccin, se
elabor un listado de los inconvenientes presentados durante el proceso
de devolucin.
5.10 Un estudio de tiempos se realiz sobre la conciliacin de rdenes de
produccin, definiendo as el tiempo transcurrido para realizar los
clculos correspondientes.
5.11 Por medio de una muestra aleatoria de 230 conciliaciones de rdenes
de produccin, se compararon las cantidades entre devolucin fsica y
devolucin terica para cada componente y se identific la cantidad de
ajustes positivos y ajustes negativos.
5.12 Se realiz conteo de 89 entregas de devolucin por parte del personal
de lneas de produccin y se calcul la exactitud de conteos, la exactitud
en unidades neta y la exactitud en unidades absoluta.
5.13 Se realiz un estudio de un componente de alta rotacin en 4 rdenes
de produccin consecutivas y se calcularon las diferencias en devolucin
fsica y devolucin terica.

6 Identificar el aporte de cada factor a la diferencia en inventario

6.1 En conjunto con Leonardo Palomino, el 17 de Abril de 2009 se
establecieron los parmetros para definir los aspectos crticos de las
diferencias en inventario. Estos parmetros se ponderaron segn el
impacto sobre la inexactitud en inventario.
6.1.1 Utilizando una matriz de priorizacin se calcul el aporte de
cada factor a la inexactitud en inventario.
17


7 Seleccionar alternativa de solucin para medicin de exactitud
7.1 Por medio de una investigacin exploratoria de diferentes metodologas
de medicin de exactitud, se identificaron alternativas posibles para
realizar medicin.
7.2 Se utiliza informacin de anlisis de tipos de indicadores realizada
previamente para establecer los indicadores a utilizar para la empresa.
7.3 En conjunto con el personal administrativo del almacn y Leonardo
Palomino, se establecen indicadores de mayor relevancia segn los
objetivos de la empresa.

8 Seleccionar alternativa de solucin para reduccin de diferencias en
inventario

8.1 Utilizando los diagramas operaciones, flujo y recorrido para cada proceso
del almacn, se realiz una lista de alternativas de solucin a los
problemas identificados.
8.2 Se establecieron los criterios de seleccin en conjunto con la jefatura del
almacn, utilizando esta informacin se elabor una matriz de
priorizacin para seleccionar las alternativas ms apropiadas de
solucin.

9 Realizar anlisis costo-beneficio de la propuesta

9.1 Para las rdenes que se fabricaron entre Febrero y Marzo de 2009, se
tomaron las rdenes que se detuvieron por motivos de inexactitud en
inventario, se calcul el tiempo transcurrido y segn la tarifa de la lnea
de produccin correspondiente se calcul el costo del paro presentado.
9.2 Entre Noviembre 10 y Diciembre 10 de 2008 se identificaron los
materiales obsoletos enviados a destruccin. El costo estimado para
cada tipo de material se identific por medio de SAP para definir el
monto llevado a destruccin durante el mes de estudio.
18


9.3 Se identificaron y se calcularon los costos de llevar a cabo el proceso de
conteos cclicos.
9.4 Segn las propuestas definidas, se identific la inversin requerida, los
costos se establecieron por medio de informacin suministrada por
Alcides Quintero, Jefe del Almacn de Materiales.
9.5 Se definieron los puntos en que se espera reduccin de costos y por
medio de esto se defini el ahorro mensual para la compaa.
9.6 Utilizando un diagrama de flujo se plantearon los ingresos y egresos del
proyecto presentado como propuesta. Finalmente se calcul el valor
presente neto y la tasa interna de retorno para el proyecto presentado.

19

5. MARCO TERICO
Para el desarrollo del presente trabajo se realiz una investigacin en 3 temas
especficos que permiten mayor claridad sobre los problemas, a continuacin se
muestra la informacin relevante.
5.1 IMPACTO DE LA INEXACTITUD EN INVENTARIO
Las diferencias en cantidad presentadas en inventario deben corregirse por medio
de ajustes contables, dependiendo de si el inventario de mercancas proveniente del
conteo es mayor o menor que el saldo en libros de contabilidad. En el primer caso
se origina un sobrante, en el segundo, un faltante. Cualquiera que sea el caso,
deben tomarse acciones conducentes a esclarecer las causas de la diferencia y a
definir polticas para calificar el monto de la diferencia como considerable o no (17).
En el caso de faltantes, si stos se explican por errores al determinar el costo de
ventas y la diferencia es poco relevante, el faltante se corrige mediante el siguiente
asiento, al 31 de diciembre (Tabla 2):
Tabla 2 - Asiento contable para corregir cantidades faltantes cuando la diferencia es poco relevante
Dbito Crdito
Diciembre 31 Costo de ventas
Mercancas
$5,000
$5,000

En el caso contrario, si el monto del faltante es considerable y la empresa no tiene
suscritas plizas de seguros para proteger sus inventarios, la diferencia debe
llevarse a Gastos diversos Faltantes en inventarios, por medio del siguiente
asiento (Tabla 3)
Tabla 3 - Asiento contable para corregir cantidades faltantes cuando la diferencia es relevante y la empresa no tiene
suscritas plizas de seguros para proteger inventarios.
Dbito Crdito
Diciembre 31 Gastos operacionales Faltantes de inventarios
Mercancas
$5,000
$5,000


20

Si la compaa tiene suscritas plizas de seguros que cubran el total del faltante, en
lugar de debitar la cuenta Gastos se cargara a Reclamaciones A compaas
aseguradoras. Si la pliza no cubre el monto total faltante, se debitaran
respectivamente las cuentas Gastos diversos Faltantes en inventarios, por la parte
no cubierta y reclamaciones A compaas aseguradoras, por la parte que cubre
la compaa de seguros y el crdito se llevara a la cuenta Mercancas. Si el
faltante lo tiene que cubrir el trabajador responsable de su custodia, se debitara la
cuenta Cuentas por cobrar a trabajadores.
Si el saldo en libros es menos que el inventario de mercancas resultante de la toma
fsica, se origina un sobrante en inventarios. Igual que en el caso anterior, deben
buscarse sus causas y proceder a los ajustes contable. Si se trata de sobrantes de
valor reducido, estos se corrigen a travs del siguiente ajuste al 31 de Diciembre
(Tabla 4)
Tabla 4 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia no es relevante
Dbito Crdito
Diciembre 31 Mercancas
Costo de Ventas
$5,000
$5,000

En caso contrario, si el monto del sobrante es considerable, la diferencia se corrige
mediante el siguiente registro contable (Tabla 5).
Tabla 5 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia es relevante.
Dbito Crdito
Diciembre
31
Mercancas
Ingresos no operacionales Sobrantes de inventarios
$5,000
$5,000

Los ajustes contables representan la forma como se deben corregir las diferencias
en los libros de contabilidad de la compaa; lo cual afecta el valor que se tiene en
inventario, sin embargo, los impactos de la inexactitud no se ven reflejados
nicamente en estos ajustes. Otros factores que se deben tener en cuenta son los
efectos sobre el servicio al cliente, el tiempo requerido para buscar material perdido,
la destruccin de material por motivos de inexactitud y el costo de llevar a cabo un
proceso de control en unidades. Estos ltimos inconvenientes son ms relevantes
que el hecho de tener que realizar ajustes monetarios y se miden dependiendo de la
operacin que afecten dentro de la empresa (2).
21

5.2 FACTORES QUE AFECTAN PRECISIN EN CANTIDADES DE
INVENTARIO
Entender la naturaleza de los errores cometidos por las personas, los cuales
generan diferencias en inventario, es indispensable para aplicar las soluciones
apropiadas. Existen dos tipos de errores; los que ocurren por falta de conocimiento y
los que ocurren por falta de atencin (13).
Ejemplos de errores causados por falta de conocimiento:
Errores cometidos por los empleados que no tienen conocimiento sobre la
conversin de unidades de medida causando conteos errados.
Cuando un empleado no se da cuenta que el material que est manejando
realmente es un estuche de varias unidades.
Errores cometidos por un operario que no sabe cmo manejar la bscula de
conteo.
Ejemplos de errores causados por falta de atencin:
Tomar el artculo que no corresponde.
Tomar una cantidad diferente a la solicitada.
Olvidar realizar una transaccin en el sistema en cuanto a movimientos de
materiales.
Realizar una transaccin dos veces.
Transponer nmeros de una cantidad o de un cdigo.
Los errores que se presentan por falta de conocimiento de los empleados son
generalmente ms fciles de prevenir que los que ocurren por falta de atencin. La
capacitacin de los funcionarios o cambios en los procedimientos como la forma en
que se identifican los productos puede ayudar a resolver los problemas de falta de
conocimiento.
Por otro lado los errores por falta de atencin son difciles de explicar; los
trabajadores conocen la tarea que deben hacer pero simplemente no se ejecuta
correctamente. El improbable que se logren eliminar del todo estos errores, sin
embargo se pueden reducir significativamente con el rediseo de procesos,
capacitaciones e implementacin de nuevas tecnologas como cdigos de barras.
22

El comportamiento de la mente humana puede ayudar a explicar el por qu de estos
errores de falta de atencin. Una persona que realiza una tarea puede prestar
mucha atencin las primeras veces que realiza la actividad, sin embargo luego de
que la tarea se vuelve repetitiva, los movimientos se vuelven mecnicos y la
atencin se reduce (13).
Hasta el momento se ha realizado un estudio de cmo ocurren los errores, sin
embargo cabe resaltar los diferentes factores que se pueden mejorar con el fin de
generar menos diferencias en inventario. Realizar una evaluacin de los procesos
es una metodologa para identificar factores que afectan la exactitud en inventario;
cabe resaltar que al realizar un estudio de estas caractersticas se debe tener en
cuenta que la precisin en inventario no es el factor ms relevante al momento de
analizar los procesos, es por esto que se debe considerar el servicio al cliente,
productividad, calidad, capacidad, seguridad industrial y objetivos financieros de la
organizacin. (3)
Otro factor que puede ser relevante es el hecho de que los proveedores no
entreguen cantidades correctas de materia prima, lo cual puede afectar el inventario
desde antes de generar operaciones internas en los almacenes. Un aspecto
relevante es el hecho de llevar a cabo un proceso de conteos cclicos lo cual puede
ser tanto favorable como perjudicial al momento de realizar ajustes sobre las
cantidades (7).
5.3 PROCESO DE CONTEOS CCLICOS PARA CONTROL DE
INVENTARIOS
El proceso de realizar conteos cclicos tiene dos objetivos principales; alcanzar la
excelencia en el nivel de servicio y optimizar la efectividad de los procesos internos
de la empresa. Los objetivos especficos incluyen la identificacin de problemas en
los proceso con el fin de enfocar de manera ms precisa los intentos por mejorar;
por otro lado se corrigen las cantidades que se encuentren con diferencia con el fin
de evitar que estas variaciones afecten las operaciones. (13)
Varias compaas evalan la exactitud en registro de inventarios utilizando medidas
financieras como por ejemplo ajustes monetarios realizados sobre el inventario, lo
cual es el costo de los inventarios faltantes o sobrantes. Sin embargo esta medida
puede ocultar la realidad sobre el impacto de la inexactitud en inventarios, ya que se
23

calcula con el valor de la moneda en el momento del ajuste. Financieramente se
puede encontrar que la diferencia es aceptable mientras que a nivel de cantidades
puede existir una inexactitud significativa.
Sin embargo cabe resaltar las caractersticas que se deben cumplir para definir un
artculo como acertado. Adems de la cantidad se debe verificar el cdigo,
ubicacin y lote en caso de tenerlo. Existen situaciones en que la verificacin abarca
el precio del artculo, las unidades por caja y la descripcin entre otros. Al momento
de analizar los errores en registro de inventarios, es clave medir y rastrear todo tipo
de errores con el fin de realizar un diagnostico adecuado y prevenir futuras
equivocaciones.
Para llevar un control sobre los inventarios es recomendable realizar un conteo de
las unidades peridicamente. Varias empresas utilizan conteos cclicos, sin embargo
existen diferentes metodologas para esto:
Conteo cclico aleatorio: Se toma una muestra aleatoria de todas las referencias que
se tienen dentro del almacn. Para este mtodo, se pueden utilizar tcnicas para
asegurar que todas las referencias tengan la misma probabilidad de ser
seleccionadas. Existen diferentes posibilidades de realizar la clasificacin para los
conteos.
Conteo por ubicaciones: Se selecciona un rea de la bodega y se cuentan los
artculos que se encuentren en dicho sector.
Conteo en base a clasificacin ABC: Las referencias se separan en categoras
utilizando un anlisis de Pareto. El nmero de conteos en el ao depende del la
categora en que se encuentre el artculo. La clasificacin se puede hacer en base al
costo, frecuencia de uso, criticidad del artculo u otras caractersticas.
Estos conteos cclicos pueden llegar a ser muy efectivos; un estudio realizado por
Harry Meyer, publicado en Production and Inventory Management Journal, mostr
que la exactitud en registro de inventarios paso de 65% a 95% luego de
implementar los conteos cclicos. Esto represent un ahorro de $330.000 dlares
anuales, comparando los conteos cclicos con un nico conteo anual de todos los
inventarios.
24

5.4 TIPOS DE INDICADORES UTILIZADOS PARA CLCULO DE
EXACTITUD EN INVENTARIO
Para que un proceso de medicin se considere correcto se deben cumplir ciertas
caractersticas, por un lado debe ser una metodologa que facilite el control sobre
los procesos, tambin debe ser un incentivo para implementar cambios enfocados a
mejorar las operaciones y debe ser utilizado para llevar una documentacin de los
resultados de los cambios (3). Los indicadores utilizados en la medicin pueden
afectar estas condiciones mencionadas, en la Tabla 6 se muestran los tipos de
indicadores utilizados para medir la exactitud en inventario.













Tabla 6 Comparacin de tipos de indicadores opcionales para determinar la exactitud en registro de inventarios
Nombre
Ecuacin Descripcin Comentarios Adicionales
Cdigos
acertados

Es el indicador utilizado actualmente por la
empresa. Se evala la cantidad de
materiales que tienen la cantidad correcta
en inventario.
Se enfoca en que la cantidad total de
cada cdigo est correcta. Sin embargo,
si un material esta en 2 ubicaciones y una
ubicacin tiene sobrante y la otra tiene
faltante (compensando una cantidad con
la otra) el total del material puede estar
correcto pero no estara correcto si se
mira cada ubicacin de forma
independiente.
Conteos
acertados

En este caso un conteo se refiere a la
combinacin cdigo-ubicacin, o en otras
palabras, cada lnea en la hoja de conteo.
Se calcula el porcentaje de conteos
acertados.
Las tolerancias definidas para las
diferencias deben ser establecidas luego
de un anlisis detallado; de no ser as
este indicador reflejara resultados
alejados de la realidad en exactitud.
Exactitud en
unidades neta



Compara la variacin neta en unidades
con la cantidad esperada. Por ejemplo, si
para el cdigo XYZ se esperaban
encontrar 100 unidades y se encontraron
95; para el cdigo RST se supona que
debera haber 100 y se hallaron 104 las
varianzas seran de -5 y +4 por lo que la
variacin neta sera de -1. Esto resulta en
99.5% de exactitud (199/200)
Este indicador puede resultar muy
elevado ya que las diferencias positivas
se cancelaran con las negativas. Es por
esto que no se considera una forma
acertada de medir la exactitud. Sin
embargo, es til para definir la tendencia
de la diferencia. Por ejemplo, si la
exactitud se mantiene negativa puede
significar que existan problemas en el
reporte de rechazos en produccin o que
existan robos de materiales en la bodega.
26


Exactitud en
dlares neta


La exactitud en dlares neta se calcula de
forma similar a la exactitud en unidades
neta, slo que se compara
monetariamente (Unidades X Costo
Unitario). Si para el ejemplo anterior se
aplicara un costo unitario de $10 a XYZ y
de $5 a RST, esto resultara en una
diferencia neta de -$30, por lo que la
exactitud sera de 98% (1470/1500).
Desde una perspectiva contable, este
indicador es apropiado ya que muestra la
exactitud total del valor en inventario. Una
diferencia pequea de un material
costoso se puede compensar con una
diferencia grande de un material poco
costoso.
Exactitud en
unidades
absoluta


Este indicador, a diferencia del de
exactitud en unidades neta, es que no
tiene en cuenta el signo (+/-) de la
diferencia. Por ejemplo, si para el material
XYZ se tiene una diferencia de -5 y para el
material ABC se tiene una diferencia de
+4, la diferencia absoluta es de 9, por lo
tanto la exactitud es de 95.5% (191/200)
Como se puede ver, este indicador es
ms efectivo para ilustrar la exactitud
operacional, tomando ambas diferencias
como un error y no cancelando las
diferencias positivas con las negativas.
Exactitud en
dlares
absoluta


Es utilizado de forma similar al caso
anterior pero en dlares. Por ejemplo si el
costo unitario del material XYZ es de $10
dlares y para el material ABC es de $5,
se tendra una diferencia de $70 dlares
sobre $1500, lo cual representara una
exactitud de 95.3%.
Este indicador muestra todas las
diferencias absolutas de forma monetaria,
no es muy representativo desde un punto
de vista contable ya que no indica perdida
ni ganancia.
6. RESULTADOS
6.1 DESCRIPCIN GENERAL DE PROCESOS DE ALMACENAMIENTO
Y CONTROL DE INVENTARIOS
En este captulo se pretende dar claridad al lector sobre los procesos dentro del
almacn de materiales. Se cubren aspectos generales sobre las bodegas de
almacenamiento y los materiales que se manejan; luego se explican los procesos de
mayor relevancia y al final se describe la metodologa actual para el control de
cantidades en inventario. Esta seccin es informativa y pretende facilitar la
compresin del anlisis realizado en captulos posteriores.
6.1.1 Informacin almacn de materiales
El almacenamiento est repartido en un almacn principal ubicado en Tocancip y
dos almacenes externos, uno ubicado en el Km 32 va Tocancip (Autonorte) y el
otro ubicado en Funza. Del total de materiales que se manejan, la bodega de
Tocancip tiene 99%, Autonorte 6% y Funza el 2%
2
(Existen varios cdigos que
estn ubicados en ms de una bodega). Como se puede ver, la bodega de
Tocancip representa el punto ms importante para realizar el anlisis en el
presente trabajo. A continuacin se dar informacin sobre este centro de
almacenamiento.
El almacn de materiales est constituido por 40 estanteras, de las cuales el 75 %
son utilizadas para ubicar materiales de envase y empaque; las 4 restantes se
utilizan para almacenar materia prima ya sean qumicos y aditivos utilizados en la
fabricacin de los cosmticos. En total se cuenta con ms de 13 505 ubicaciones
para estibas de tamao estndar. Las estanteras son de profundidad sencilla y
contienen 6 niveles de altura. Se cuenta con 4 puntos de digitacin, 2 para el recibo
e ingreso de los materiales y 2 para el abastecimiento a las planta de manufactura.




2
Informacin vigente al 12 Febrero de 2009
28

Un esquema sencillo de la bodega, se muestra en la Figura 3.
Figura 3 - Distribucin General Almacn de Materiales ubicado en Tocancip Cundinamarca Vista Superior


Para el manejo de las estibas, se cuenta con diferentes tipos de maquinaria; 5
estibadores hidrulicos utilizados principalmente para el recibo e ingreso de los
componentes. Para la ubicacin y extraccin de estibas completas en las
estanteras se utilizan 3 trilaterales. En cuanto a la operacin de fraccionamiento o
alistamiento de cajas y unidades sueltas se cuenta con 3 stockpickers. En la
operacin de abastecimiento a la planta de manufactura se manejan 3 montacargas
sencillos.
El uniforme utilizado por los funcionarios incluye overol, botas, casco y cofia. Las
ilustraciones respectivas se muestran a continuacin (Figuras 4 a 8)




29






















6.1.2 Materiales de envase y empaque almacenados en la bodega
La exactitud en inventario es medida para todo tipo de componentes, este trabajo
abarca los materiales de envase y empaque (MEE), los cuales ocupan ms del 75%
del espacio en el almacn. A Febrero de 2009, en MEE se tienen ms de 8308
cdigos, $ 58,729 millones de pesos en inventario y 282 millones de unidades.
Las operaciones y la forma como se manejan los materiales pueden afectar
directamente sobre la exactitud en inventario. Es por esto que se deben conocer los
Figura 4 Uniforme utilizado dentro
de la bodega de almacenamiento.
Figura 5 Tilateral para
extraccin y ubicacin de estibas
Figura 6 Montacargas para
abastecimiento a planta de
produccin.
Figura 8 Estibador hidrulico utilizado en
recibo de materiales por parte de los
proveedores.
Figura 7 Stockpicker para
alistamiento de materiales y
manejo de cajas sueltas.
30

materiales almacenados; de esta forma se podr tener mayor claridad de cmo se
manipulan los materiales adems de la razn de ser de los sistemas de
almacenamiento implementados actualmente. En el Anexo 11.2 se presentan
diagramas de los tipos de componentes almacenados.
La planta est dividida en 3 grandes procesos de manufactura.
1. Hidroalcoholes (Fragancias, Esmaltes)
2. Emulsiones y Shampoo
3. Talcos y Maquillaje

Segn esta divisin, el almacn de materiales realizaba el alistamiento
(fraccionamiento) en grupos de personal separados de la misma forma. Con esta
metodologa, todos los grupos deban abastecer todo tipo de materiales. (Por
ejemplo: Las tapas eran necesarias en todos los procesos). A partir de Mayo de
2008, la jefatura del almacn decidi dividir los grupos por tipo de materiales y no
por procesos. Esta clasificacin qued de la siguiente forma:

Tabla 7 Informacin sobre la divisin por grupos de fraccionamiento segn el tipo de componente. Se presenta la
referencia asociada a cada tipo de material.
Grupos Tipos de Materiales Asignados Referencias
Grupo 1 Aplicadores, bases, brochas, charolas, estuches, motas.
AP, BA, BR, CH,
ES, MO
Grupo 2 Bolsas, cajas, interiores, celofn, sachets.
BL, CJ, IN,
OPP, SA
Grupo 3 Frascos, potes, probadores FR, PO, PR
Grupo 4
Collarines, hombreras, Anti actuadores, Vlvulas, sobre
tapas, tapas, tapa + vstago, tapones, tubos
CR, HO, HQ,
PM, ST, TA,
TA+VA, TN, TT
Grupo 5 Etiquetas, folletos, termo encogibles ET, FO, TE
Corrugados Avisperos, cajas corrugadas
AVISP, CAJA
CORR

Adems de esta divisin, se estn definiendo reas especficas de almacenamiento
segn los grupos; de esta forma se disminuye el desplazamiento de cada grupo por
31

la bodega, reduciendo el tiempo de alistamiento y por lo tanto mejorando la
productividad.
6.1.3 Descripcin proceso de abastecimiento de materiales a planta de
produccin
El objetivo de este procedimiento es entregar las cantidades de materiales en la
cantidad correcta y en el momento correcto; es la razn principal por la que existe el
almacn de materiales. Para facilitar la comprensin de este proceso se presenta en
la Figura 9 el diagrama de operaciones respectivo; en el Anexo 11.3 se describe
cada una de las actividades de forma detallada.
Figura 9 Diagrama de operaciones de proceso de abastecimiento de materiales a planta de produccin.
2
1
3
4
5
8
1
7
15
16
15
10
11
13
2
12
Generar
programa de
produccin
Consumir
materiales en
sistema
Armar
documentos de
orden
Bajar materiales
de ubicacin
Bajar materiales
de ubicacin
Fraccionar cantidad
solicitada
Fraccionar cantidad
solicitada
Material es
Frasco de vidrio?
Marcado
Necesario?
Marcar
Material
Consumir
cantidades
adicionaes
Unificar
componentes
Descartonar
frasco de
vidrio
Unificar
componentes
Inspeccionar
orden completa
Envolver en
plstico
Si
No
Si
No
Alistamiento
materiales
secundarios
Alistamiento
materiales
primarios
Abastecimiento
de orden de
produccin
6
Introducir en
bolsas plsticas
17
Entregar
materiales
2 1
Verificar cdigo
de material
Verificar cdigo
de material
17
3
Operacin fsica
Operacin en sistema
Toma de decisin
Inspeccin
3
9
14
Diligenciar
documentos
Diligenciar
documentos
Operacin e inspeccin simultaneas

32

6.1.4 Descripcin proceso de devolucin de materiales
Una vez los componentes se han utilizado en la planta de produccin sobran
unidades que deben ser regresadas a la bodega. Estas unidades podrn ser
utilizadas posteriormente. En la Figura 10 se presenta el diagrama de operaciones
del proceso de devolucin de materiales a planta de produccin; el Anexo 11.6
describe de forma detallada cada una de las actividades.
Figura 10 Diagrama de operaciones del proceso de devolucin de materiales de envase y empaque al almacn
de materiales.
2
1
3
5
Despejar lnea de
produccin
Contar rechazo
y desechar
Contar e identificar
material sobrante
Devolver
lgicamente
materiales
Unificar y verificar
componentes
devueltos
Encartonar
material primario
Devolucin
materiales
primarios
Devolucin de
materiales
11
Trasladar lgicamente
material a ubicacin
11
3
Operacin fsica
Operacin en sistema
Inspeccin
Envasado de materiales - Almacn de Materiales
Devolucin de materiales de envase y empaque a bodega
1
Inspeccionar y encartonar
material sobrante
7
6
8
2
Despejar lnea de
produccin
Contar rechazo
y desechar
Contar e identificar
material sobrante
Inspeccionar condiciones
de material sobrante
1
3
9
10
Identificar material
con ubicacin en
bodega
4
Conciliar orden de
produccin
Operacin e inspeccin simultaneas
3

33

6.1.5 Control de cantidades en inventario y clculo del indicador de exactitud
Para el control de las cantidades que se tienen en inventario se utiliza el proceso de
conteos cclicos. ste tiene dos objetivos especficos: Identificar problemas en las
operaciones internas y corregir las cantidades de los materiales en el sistema. A
continuacin se explicar la forma en que se llevan a cabo los conteos cclicos
actualmente.
Al inicio del ao, el rea de costos enva un cronograma de conteos que debe ser
cumplido por el personal del almacn de materiales. Este cronograma es recibido
por el Supervisor de Cclicos, persona encargada de administrar el proceso en la
bodega. El cronograma bsicamente muestra el listado total de cdigos que se
tienen en inventario indicando su respectiva clasificacin A, B C basado en el
costo total en inventario. Los cdigos A, B y C deben ser contados 3, 2 y 1 veces en
el ao respectivamente. Se deben completar 12,795 conteos en todo el ao, lo cual
se estima en 57 conteos por da hbil.
A partir de esta informacin, el Supervisor de Cclicos clasifica los materiales segn
la bodega donde est almacenado (Tocancip, Autonorte Funza) e identifica
dichos materiales segn el grupo que fraccionar el material. A partir de esto genera
los listados diarios de conteo para cada grupo de la forma como se puede ver en la
Figura 11.
Figura 11 Hoja de conteo entregada por parte del supervisor de cclicos a los grupos de fraccionamiento. Cada
grupo cuenta una hoja diariamente.

Cabe resaltar que se muestra un inventario disponible, de salida y total. El total es
todo el inventario de material, independiente donde se encuentre; el inventario de
34

salida es inventario que est a punto de ser trasladado o ya se traslad. El
inventario disponible es la resta entre el inventario total y el inventario de salida.
Esta informacin es suministrada, ya que el personal encargado del conteo debe
tener presente estos movimientos para realizar la respectiva bsqueda. Al final
existe una columna de CONTEO para ingresar el total de unidades encontradas.
En un da normal de trabajo se solicita el conteo de 100 cdigos, (20 cdigos por
grupo de fraccionamiento); sin embargo no todas las diferencias encontradas son
ajustadas en el sistema; es decir que la hoja de conteo no siempre se aprueba. En
muchos casos se requiere hacer una revisin de la cantidad contada o realizar un
seguimiento detallado de los movimientos que ha tenido el material para definir si la
diferencia reportada en la hoja de conteo efectivamente existe. Para esto, el
Supervisor de Cclicos es apoyado por un grupo de personas dedicadas
exclusivamente a los conteos de los materiales los cuales verifican el conteo,
revisan ubicaciones por donde ha pasado el material, revisan los puntos de
devoluciones entre otros lugares donde pueda estar perdido el material. Si la
diferencia persiste, el Supervisor de Cclicos debe hacer un anlisis y definir la razn
por la que existe diferencia; luego se ajusta la cantidad real en el sistema.
El paso siguiente es calcular el indicador de exactitud de registro en inventario
(ERI), el cual es equivalente al indicador de cdigos acertados (ver marco terico).
Si en el mes de Febrero se contaran 1200 cdigos de los cuales 1160 resultaran
correctos en cantidad, el ERI para ese mes sera de 96.7%. Cabe resaltar que para
aceptar un conteo como acertado se tiene un porcentaje de tolerancia definido
segn el tipo de material. En la seccion siguiente se explica el proceso de definicion
de tolerancias.
Para resumir el proceso de conteos cclicos, se muestra a continuacin un diagrama
de bloques de las actividades realizadas (Figura 12).
Figura 12 Resumen proceso estndar de conteos cclicos en la empresa.

Clasificar
materiales por
ABC
Contar
inventario
fsicamente
Recontar
materiales con
diferencia

Analizar
diferencias

Aprobacin de hojas
de conteo y clculo
de indicadores
35

6.2 EVALUACIN DE PROCESO DE CONTROL SOBRE CANTIDADES
EN INVENTARIO
En este captulo se pretende analizar el proceso de control sobre cantidades en
inventario. Se identifican puntos de mejora para el proceso actual; adems, se
evalan diferentes tipos de indicadores utilizando datos de la compaa. El resultado
de este anlisis se utilizar para definir la metodologa ms apropiada de medicin.
6.2.1 Tolerancias para aceptacin de diferencias
Las tolerancias estn definidas para aceptar cierto nivel de diferencia en inventario
para los materiales. stas estn establecidas segn 22 categoras las cuales se
muestran en la Tabla 4. Los materiales con mayor aceptacin de diferencia son las
etiquetas, folletos, Sillers, Blisters, Termos, Celofn y Bolsas; los que menos
aceptan diferencia son los potes de vidrio, estuches, frascos plsticos, potes
plsticos y rollos de sachets. Para asignar la tolerancia, se tuvieron en cuenta las
unidades por caja; es decir que si el material se consideraba complicado de contar,
su tolerancia aumentaba.
3













3
La Noire, L. (2009, 10 de Marzo), Analista de Base de Datos, entrevista telefnica Per-Bogot.
36


Tabla 8 - Tolerancias en Cantidades para los materiales segn categora.
Categora Texto Categora Tolerancia
30 ENV-ETIQ/FOLLETOS 4.00
31 ENV-SL/BLSTR/TE/CELF 4.00
46 ENV-BOLSAS 4.00
3 ENV-TAPAS/COLLARIN 3.00
4 ENV-SOBRETAPAS 3.00
6 ENV-TUBOS 3.00
20 ENV-INTERIORES 3.00
40 ENV-CHAROLAS 3.00
41 ENV-LAINAS 3.00
42 ENV-HILOS/SOGUILLA 3.00
21 ENV-CJAS/TARJETAS 2.50
12 ENV-FCO VIDRIO MTA 2.00
43 ENV-APLICADORES 2.00
44 ENV-BROCHAS 2.00
45 ENV-MOTAS 2.00
50 ENV-VALVULAS 2.00
10 ENV-FCO DE VIDRIO 1.50
1 ENV-FCOS PLASTICOS 1.00
2 ENV-POTES PLASTICO 1.00
32 ENV-ROLLO SACHETS 1.00
5 ENV-ESTUCHES 0.50
11 ENV-POTE DE VIDRIO 0.00

Definir una tolerancia es necesario; por ejemplo si se estn contando unidades a
granel como el caso de las charolas, identificar una diferencia de una unidad en
10,000 se debe considerar como un error aceptable; sin embargo definir el nivel de
tolerancia no es una tarea sencilla. Si se tiene un material que tiene 3% de
tolerancia, y para una ubicacin que debera contener 400 unidades se encontraron
410, el conteo se considera acertado (2.5% de diferencia 10 unidades). Sin
embargo si la ubicacin deba contener 300 unidades pero se contaron 310, el
conteo es errado (3.3 % de error 10 unidades). Como se puede ver, en ambos
conteos estn sobrando 10 unidades, pero uno es acertado y el otro errado. Otro
inconveniente al momento de definir las tolerancias es el hecho de que un
porcentaje pequeo puede representar desde $10,000 hasta $2000,000 de pesos
dependiendo de las unidades en inventario. Estas consideraciones se deben tener
en cuenta ya que afectan la forma como se mide el inventario.
37

6.2.2 Clasificacin ABC como herramienta para definir cronograma de
conteos
La empresa maneja una clasificacin ABC en base al costo total en inventario. Se
utilizan los porcentajes 70, 20 y 10 respectivamente. La empresa tiene mayor control
sobre los materiales clasificados como A, los cuales slo comprenden el 15 % del
total de cdigos que se manejan. El resumen de esta clasificacin se puede ver en
la Tabla 9.
Tabla 9 - Clasificacin ABC (Costo en millones de pesos)




La empresa de cosmticos realiza conteos de las cantidades de los materiales con
base en la clasificacin ABC mencionada anteriormente. Los cdigos A, B y C se
cuentan 3, 2 y 1 veces respectivamente en todo el ao. La razn de ser de esta
clasificacin, es controlar la porcin ms costosa del inventario; sin embargo no es
una clasificacin que facilite la identificacin de problemas en los procesos internos
de la empresa. Pueden existir materiales con clasificacin A que no hayan tenido
movimientos fsicos en un gran periodo de tiempo y sin embargo se verifican 3
veces en un ao. Para estudiar el posible impacto de no considerar los movimientos
en esta clasificacin, se realiz una clasificacin en base a los movimientos,
comparndola con la clasificacin actual. (Tablas 10 y 11).







Clasificacin Costo Inventario % Costo Cdigos % Cdigos
A $ 41,117 70% 1206 15%
B $ 11,770 20% 2016 24%
C $ 5,841 10% 5086 61%
Total $ 58,728 100% 8308 100%
38

Tabla 11 Comparacin clasificaciones ABC por
movimientos y por costo total en inventarios
Conteos totales
Tabla 10 Comparacin clasificaciones ABC por
movimientos y por costo total en inventarios
Cantidad de cdigos










En la Tabla 10 se puede ver la cantidad de cdigos en cada clasificacin; en color
azul se encuentran los materiales que coinciden en ambas clasificaciones, lo cual
representa el 61% del total de materiales. Sin embargo, el restante 39% que se
representa de color rojo, no coincide; en este grupo se encuentren 209 cdigos que
se clasifican como A en movimiento y como C en costo total en inventario, es decir
que son materiales de alta rotacin pero su costo total en inventario es bajo. Por
otro lado se deben resaltar los 451 cdigos que se encuentran como clasificacin C
por movimiento y clasificacin A por costo total en inventario, materiales que no
tienen alta rotacin pero se estn contando hasta 3 veces en el ao.
Puede ser relevante para la empresa analizar los materiales con mayor costo en
inventario; sin embargo, la realizacin de los conteos se debe hacer pensando en
identificar puntos de mejora en la operacin (13). Analizar materiales con una alta
rotacin podra facilitar la identificacin de errores y por lo tanto el mejoramiento
contino en los procesos del almacn.
La Tabla 11 representa la cantidad de conteos que se realizan en cada clasificacin;
se calcula en base a la metodologa actual lo cual muestra que de un total de 12,736
conteos, 8,325 son para materiales de bajo movimiento. Realizar estos conteos
tiene un costo para la compaa, y en este caso podemos ver que se est gastando
una porcin significativa en materiales que no ayudan significativamente en la
identificacin de errores. Si por el contrario se utilizara la clasificacin ABC por
39

movimiento para definir los conteos anuales se llegaran a tener 11,410 conteos lo
cual reduce en 10.4 % de la cantidad actual.
Del total de los 6108 materiales con clasificacin C por movimiento, 2423 (40%) han
tenido cero movimientos fsicos entre Mayo 08 y Marzo 09, por lo que se podra
llegar a considerar la categora D para materiales que entren en este grupo.
Como se puede observar, existen varias consideraciones que se deben tener en
cuenta al utilizar la herramienta de clasificacin ABC para definir el cronograma de
conteos. sta puede ser til para definir el cronograma para cada material; pero si
se consideran los puntos mencionados anteriormente, el tiempo dedicado a los
conteos puede ser utilizado de forma ms eficiente. As se podran llegar a
establecer propuestas ms acertadas de mejoramiento al identificar problemas
internos ms fcilmente.
6.2.3 Evaluacin de medicin de exactitud en inventario
Como se present en el planteamiento del problema, existe incertidumbre acerca de
los resultados que muestra este indicador. En un ambiente de trabajo en el que
existen paros de lnea frecuentes, adems de tiempo dedicado a la bsqueda de
materiales entre otros inconvenientes, los resultados de la exactitud en registro de
inventario (ERI) se presentan en la Tabla 12.
Tabla 12 - Resultados de exactitud en
registro de inventarios Noviembre - 2008 a
Febrero 2009. Metodologa actual.
Periodo ERI
Noviembre 2008 98%
Diciembre 2008 99%
Enero 2009 98%
Febrero 2009 99%

Estos resultados parecen ser sobresalientes, y pueden llegar a cuestionar los
motivos por los que se est realizando el presente trabajo; sin embargo estos
resultados no parecen reflejar la realidad de lo que est sucediendo en la empresa.
Segn el autor Piasecki J. en su libro Inventory Accuracy, el proceso de conteos
cclicos est diseado principalmente para identificar problemas en los procesos y
corregir las cantidades que se encuentran erradas. En la empresa, se est utilizando
este proceso para calcular el indicador de exactitud, lo cual sesga los resultados.
40

Realizando un seguimiento se identific que de 100 conteos diarios que se solicitan,
se aceptan en promedio 61, los restantes que se encontraban con diferencia se
sometan a una verificacin adicional. Cuando se identificaba por ejemplo que el
material estaba ubicado en un lugar equivocado, se realizaba la correccin
respectiva y luego se proceda a aceptar el conteo. En un principio exista un error,
lo cual debera considerarse un caso de inexactitud, sin embargo al final resultaba
como conteo positivo.
Por otro lado no existe restriccin en cuanto a la cantidad de cdigos que se deben
analizar mensualmente; si por ejemplo el personal encargado del proceso de
conteos decide analizara todos los materiales que no han tenido movimientos desde
la ltima vez que se contaron, el resultado probablemente sera de 100% en el mes;
sin embargo, pueden existir otros materiales con problemas de cantidad.
Es de esperar que la persona encargada de calcular el indicador haga lo posible por
mostrar resultados sean positivos, favoreciendo la imagen del rea donde est
trabajando. Esto puede desviar la atencin sobre la identificacin de problemas y
enfocar el proceso en mostrar indicadores sobresalientes.
Como se puede ver, la forma como se calcula el indicador actualmente no muestra
la realidad de la exactitud en inventario. Es una metodologa que no permite tomar
decisiones ya que no existe confianza sobre el mismo. El tipo de indicador utilizado
para calcular la exactitud es un factor diferente a la forma como se calcula, es por
esto que se realiz un estudio sobre los tipos de indicadores existentes.
6.2.4 Comparacin de indicadores como alternativa para clculo de exactitud
El ERI calcula los cdigos de materiales que entran como acierto sobre un total de
materiales verificados. Los comentarios acerca de esta medida se representan en la
seccin de tipos de indicadores en el marco terico.
Para el anlisis de indicadores se utilizarn las opciones presentadas en el marco
terico. Se realizaron los clculos respectivos utilizando una base de resultados de
la empresa.
Inicialmente se comparan los indicadores de Exactitud en unidades neta (EUN) y
Exactitud en dlares neta (EDN). Para simplificar las demostraciones en la Figura se
presentarn las frmulas respectivas para cada uno de estos indicadores.
41




Como se puede observar, EUN y EDN utilizan 4 variables, SUS, SVU, SDS y SVD.
La relacin entre SUS y SDS es proporcional, es decir a medida que se aumentan
las unidades en sistema, necesariamente deben aumentar los dlares en sistema,
son sumatorias de cantidades positivas nicamente. Sin embargo las variables SVU
y SVD son sumatorias de cantidades tanto positivas como negativas, por lo tanto si
SVU es positivo, el resultado de SVD puede ser tanto positivo como negativo
dependiendo del costo de las unidades con diferencia.
Los datos utilizados son tomados de conteos reales realizados en el almacn de
materiales. En el caso mencionado la variacin (SVU) es positiva con 28,112
unidades lo cual representa que se tienen ms unidades de las que reporta el
sistema, sin embargo se tiene una variacin (SVD) negativa de - $4,396 dlares.
Con estos resultados el EUN es de 100.35% y el EDN es de 98.817%, lo cual
demuestra que por un lado se tienen ms unidades de las esperadas y sin embargo
se tiene menos cantidad monetaria en inventario de la esperada. La Figura 13
muestra la relacin entre los dos indicadores utilizando 12 bases de datos diferentes
para la empresa; como se puede observar la proporcin de la variable dependiente
que es explicada por la variable independiente es de 0.03 lo cual es un valor bajo.(1)








42

Figura 13 Relacin entre indicador de exactitud en unidades neta e indicador de exactitud en dlares
neta. Se utilizan 12 bases de datos de conteos realizados en el almacn de materiales.












El indicador de exactitud en unidades absoluta (EUA) es otra forma de medir la
precisin del inventario, la formula correspondiente se muestra a continuacin.


Para que este indicador muestre el mismo resultado que el indicador de exactitud en
unidades neta, la SVU tendra que ser igual a la SAVU, lo cual slo se presenta en
el caso en el que no exista diferencia de unidades. La demostracin se presenta a
continuacin:




43

Tabla 13 Seccin de resultados de conteo de 5504 ubicaciones de materiales de envase y empaque.
La exactitud en unidades absoluta es por lo tanto otro indicador que es til identificar
problemas operacionales al tomar diferencias positivas y negativas como un error,
factor que no se logra identificar con los dems indicadores.
Existe otro grupo de indicadores que toma como base el total de conteos realizados
y no la sumatoria del inventario en unidades o en dlares como los ejemplos
anteriores. De esta manera se identifica el nmero de errores que se tienen; los
errores pueden calcularse por material
4
o por conteo
5
y en ambos casos se puede
aplicar una tolerancia de error. A continuacin se analizan estas posibilidades.
Se toma como base un conteo de 5504 ubicaciones, informacin recolectada entre
Enero y Febrero de 2009. Una seccin de la informacin recolectada se ilustra en la
Tabla 13.


Los resultados obtenidos para el clculo de los indicadores de acierto y error se
presentan en el Figura 14. Se puede observar la relacin entre el aumento en
tolerancia y el resultado de la exactitud en inventario.


4
Indica la verificacin en cantidad de todas las ubicaciones donde se encuentre el material.
5
Indica la verificacin en cantidad de una ubicacin de almacenamiento
44

74,3%
91,5%
98,7%
97,4%
50,3%
89,2%
99,2% 99,1%
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
70,0%
80,0%
90,0%
100,0%
0% 2% 5% Tolerancias Variables
(Actuales)
E
x
a
c
t
i
t
u
d
Tolerancias
Comparacin Indicadores
Por Conteos (Cdigo-Ubicacin) Por Cdigos
Figura 14 Exactitud por conteos y por cdigos variando tolerancias de aceptacin de error.
Actualmente la empresa maneja un solo indicador de exactitud de cdigos de
materiales utilizando tolerancias variables. El resultado de 99,1% es sobresaliente,
sin embargo calcular el resultado para varias tolerancias muestra qu tan precisas
son las cantidades; si la pendiente al variar la tolerancia es elevada significa que la
tolerancia tiene un gran impacto en el resultado, si por el contrario la pendiente es
leve, la tolerancia no tendra mayor efecto sobre el resultado, lo cual sera el
resultado ptimo.










Al medir los aciertos por cdigo de material como lo est haciendo la empresa, se
corre el riesgo de considerar acertado un material que a nivel de ubicaciones s
presenta variacin; se presenta un ejemplo en la Tabla 14. El material 03-0067189
est distribuido en 4 ubicaciones diferentes, al realizar el conteo se encuentra una
variacin superior a la tolerancia en cada ubicacin, es decir que todas las
ubicaciones estn erradas. Sin embargo si se mira la totalidad del material, la
variacin es aceptada y el cdigo es considerado un acierto. Es evidente que las
diferencias positivas se cancelan con las negativas, generando una diferencia neta
mnima.


45

Cdigo Descripcin Material Ubicacin
Cantidad en
sistema
Cantidad
Contada
Diferencia en
Unidades
Diferencia
aceptada con
Tolerancia 3%
Resultado
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 006-034-04 3,384 4,705 1321 101.52 Error
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 006-035-04 3,320 2,897 -423 99.60 Error
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 008-025-04 3,314 3,646 332 99.42 Error
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 008-050-04 4,400 3,420 -980 132.00 Error
Total 14,418 14,668 250 432.54 Acierto
Tabla 14 Ejemplo de material que presenta diferencias significativas por ubicacin y diferencia mnima en total de
cantidad.

La conclusin del anlisis es que la exactitud en inventarios se puede analizar de
diferentes formas. Cada indicador presentado es til para identificar algn aspecto
en cuanto a la precisin del inventario. Son indicadores independientes, por lo tanto
si se analiza uno slo y el resultado es favorable, se puede estar ignorando otro
indicador que muestra resultados desfavorables. Estas consideraciones se tendrn
en cuenta al momento de definir la propuesta de medicin en el captulo 8.
6.3 ANLISIS DE FACTORES QUE AFECTAN EXACTITUD EN
INVENTARIO
Las diferencias que se presentan en inventario se pueden presentar por diversos
motivos, sin embargo en la organizacin no hay certeza sobre cules factores son
los ms influyentes. Por esta razn se tomaron diferentes casos que influyen en la
diferencia de inventario y se realiz un estudio sobre los mismos. Se estudiaron los
ajustes que se han realizado en la historia para cada componente, por otro lado se
analizaron los proveedores en cuanto a las cantidades entregadas; finalmente se
realiz un anlisis de Pareto para definir el tipo de movimiento fsico que debera ser
estudiado lo cual result en procesos de abastecimiento y devolucin. A
continuacin se muestran los resultados.
6.3.1 Ajustes en cantidad sobre diferencias identificadas
Los ajustes son la operacin realizada para depurar el inventario al momento de
encontrar diferencias en cantidad. Es decir, si se realiza un conteo sobre un material
y se encuentran unidades sobrantes, estas deben ser ingresadas al sistema para
representar la cantidad real en existencia. Por otro lado si se encuentra faltante de
material, entonces la cantidad debe salir del inventario en sistema. Estos ajustes
se denominarn ajustes positivos y negativos respectivamente.
46

Figura 15 Histograma de ajustes netos histricos para 2452 materiales de envase y empaque. Se toman
materiales que hayan tenido ajustes positivos y negativos.
Un mismo material puede tener varios ajustes en la historia. Si se suma el total de
los ajustes y el resultado es positivo, implicara que lo normal para ese cdigo es
encontrar cantidades sobrantes. Si por el contrario, el resultado es negativo,
significara que normalmente se tiene faltante. Un ltimo posible resultado es que
tienda a cero, lo cual implicara que se ha encontrado tanto faltante como sobrante
por las mismas cantidades.
En la empresa, si se suma el total de los ajustes desde Enero de 2005 a Febrero de
2009, para todos los materiales, se tiene un resultado positivo de $247 millones de
pesos. Esto puede considerarse como un ingreso, lo cual podra denominarse
Otros ingresos por diferencia de inventario en el Estado de Resultados de la
compaa.
Para definir el resultado neto de los ajustes para cada material, se toman 2452
materiales que han tenido ajustes positivos y ajustes negativos, se agruparon segn
el resultado. La Figura 15 muestra el comportamiento que se obtuvo.


El resultado es evidente, ms de 860 cdigos (35%) resultan entre -$40,000 y
$40,000 pesos; lo cual demuestra que los ajustes positivos realizados se estn
47

compensando con los ajustes negativos. La causal de esto puede ser por conteos
que han resultado como diferencia negativa y un tiempo despus el conteo resulta
con diferencia positiva lo cual significara que el material nunca estuvo faltante,
simplemente estuvo perdido.
6
Realizando un seguimiento puntual por cdigo de la
fecha en la que se gener el ajuste positivo ms representativo y la fecha en que se
gener el ajuste negativo ms representativo se identific que el 79% de los casos
superan los 30 das antes de ser corregidos, en promedio toman entre 7.33 meses
para ajustarse nuevamente teniendo casos mximos de hasta de 4.5 aos. Este
tiempo que transcurre mientras la cantidad es corregida es tiempo en que la
cantidad en inventario estuvo errada.
Esto pone en evidencia los problemas operacionales en el almacn de materiales
adems se demuestra que se estn realizando ajustes en cantidad cuando no es
necesario, lo cual afecta la exactitud del inventario.
6.3.2 Anlisis de cantidades de proveedores
Las diferencias generadas en inventario no se presentan nicamente por razones
operacionales. Existe la posibilidad que desde el ingreso de los materiales, se
presenten variaciones, es decir que los proveedores pueden afectar la exactitud que
se tiene dentro de la bodega.
Para analizar este factor, se tomaron los materiales que presentan mayor diferencia
y se identific el proveedor correspondiente; de esta forma se escogieron los 17
proveedores ms representativos. Se realiz el anlisis a las verificaciones en
cantidad realizadas entre Enero 2007 y Noviembre 2008. Se tomaron mnimo 30
verificaciones de ingresos de material por proveedor, los resultados se presentan en
la Tabla 15.



6
Los ajustes en cantidad realizados en este caso incluyen verificaciones que han resultado con una diferencia
menor que la tolerancia considera aceptable. Por lo tanto en el proceso de clculo del indicador el supervisor de
cclicos no presta atencin sobre estas diferencias.


48

Tabla 15 - Resultado de verificaciones en cantidad de ingresos de
proveedores. Se calcula la cantidad neta como resultado de todas
las verificaciones.

Proveedor
Ajuste neto de
total
verificaciones
Proveedor A 27,796
Proveedor B 18,722
Proveedor C 18,619
Proveedor D 11,794
Proveedor E 7,694
Proveedor Q 7,280
Proveedor F 4,471
Proveedor G 3,519
Proveedor H 2,467
Proveedor I 1,097
Proveedor J 1,086
Proveedor K 518
Proveedor L 208
Proveedor M -34
Proveedor N -112
Proveedor O -283
Proveedor P -12,201
Ajuste total de verificaciones (Unidades) 92,641

Los resultados muestran que en total los proveedores ms crticos estn entregando
ms unidades que las reportadas. Los proveedores pueden estar teniendo
dificultades en conteos de cantidades para despacho, por lo que procuran entregar
ms unidades evitando dar faltante. El resultado de esta seccin explica las
unidades sobrantes que se identificaron en el numeral 7.1.2 de ajustes en cantidad.
El hecho de tener unidades sobrantes en inventario es un factor que puede no ser
de mayor impacto para la empresa ya que est recibiendo unidades que no se
cobraron, sin embargo el presente proyecto se enfoca en definir una propuesta para
asegurar que la cantidad que se reporta en sistema sea igual a la cantidad fsica,
por lo tanto el hecho de tener cantidades sobrantes se considera un error en
exactitud.
Los indicadores presentados en el numeral 7.2.4 tambin se pueden aplicar para
medir la exactitud de los proveedores. En la Tabla 16 se presenta la exactitud por
conteos utilizando una tolerancia de 2% para cada proveedor. Se identifica que
algunas cantidades se entregan con unidades faltantes y otras con unidades
49

sobrantes por lo tanto el impacto sobre los problemas que causa la inexactitud en
inventario s se puede ver influenciada por la cantidad entregada por los
proveedores.

Tabla 16 - Resultado de verificaciones en cantidad de ingresos de proveedores. Se calcula el porcentaje
de cantidades entregadas con faltante y sobrante.
Proveedor
Verificaciones con
Faltante
Verificaciones
con sobrante
Total
verificaciones
Proveedor C 61 32% 41 22% 188
Proveedor F 31 16% 7 4% 172
Proveedor Q 31 16% 7 4% 122
Proveedor D 25 13% 21 11% 87
Proveedor B 24 13% 19 10% 96
Proveedor E 24 13% 27 14% 99
Proveedor H 19 10% 8 4% 53
Proveedor P 18 10% 11 6% 113
Proveedor J 13 7% 3 2% 49
Proveedor G 11 6% 1 1% 63
Proveedor L 9 5% 1 1% 45
Proveedor I 8 4% 1 1% 79
Proveedor A 8 4% 13 7% 76
Proveedor M 3 2% 0 0% 30
Proveedor K 3 2% 0 0% 31
Proveedor N 2 1% 0 0% 60
Proveedor O 2 1% 0 0% 31

Actualmente la empresa realiza las verificaciones de la cantidad entregada por los
proveedores para identificar la cantidad real que se recibe y de esta forma hacer el
ajuste correspondiente antes de ingresar las unidades al inventario. Sin embargo se
debe realizar un seguimiento y presentar los resultados a los proveedores crticos.
Se recomienda a la empresa que se realice un seguimiento continuo a esto para
evitar ingresos de cantidades erradas al almacn.
6.3.3 Evaluacin de procesos internos
En este captulo se procede a evaluar los procedimientos relevantes, identificando el
aporte a la inexactitud actual. Cabe resaltar que la exactitud en inventarios no es la
prioridad en cada proceso; la productividad por ejemplo es un factor ms relevante.
Es por esto que se tienen en cuenta estas variables al momento de evaluar las
operaciones.
50

6.3.3.1 Seleccin de procesos a evaluar
Se utiliza la herramienta de Pareto (Figura 16) para establecer los procesos ms
apropiados a ser evaluados. Se toman los movimientos fsicos que pueden sufrir los
materiales, luego se calcula el total para cada cdigo de material desde Mayo de
2008 a Marzo de 2009. Al resumir la informacin, 67% de los movimientos implican
el abastecimiento a planta de produccin y 27% la devolucin de los materiales. Es
por esto que se enfoca el anlisis sobre estos dos procesos.

Figura 16 - Herramienta de Pareto utilizada para definir los movimientos fsicos de mayor impacto dentro del
almacn de materiales


6.3.3.2 Anlisis proceso de abastecimiento a planta de produccin
Este proceso se describe en el numeral 7.1.3 y se puede ver el detalle de la
operacin si se observan los diagramas de flujo y recorrido que se pueden encontrar
en los Anexos 11.4 y 11.5 respectivamente. Con la elaboracin de dichas
herramientas se lograron identificar situaciones crticas donde se realiz mayor
enfoque. Los resultados fueron los siguientes.

51

6.3.3.2.1 Descargue y fraccionamiento de materiales
Esta operacin comprende las primeras 8 actividades del Anexo 11.5. Son procesos
que se realizan para todos los componentes, incluso para componentes de tamao
reducido o para rdenes de cantidades pequeas. Existe slo un caso en el que no
se necesita descargar los materiales con ayuda de un montacargas y es la situacin
en la que los componentes se encuentran en el primer nivel de las estanteras. Se
realiza una comparacin entre las dos situaciones para el alistamiento de 1300 de
aplicadores; los resultados fueron los siguientes:

Tabla 17 - Comparacin de proceso de alistamiento de 1300 unidades de
aplicadores para diferentes niveles de almacenamiento.
7

Ubicacin
en nivel 1
Ubicacin
en nivel 4
Unidad de
medida
Distancia total recorrida 43 81 metros
Demora material 0 8 minutos
Fraccionamiento de material 7 6.4 minutos
Tiempo para regresar material a
ubicacin
1.2 37 minutos
Costo estimado para alistamiento de
10 fraccionamientos equivalentes
8,320 31,500 pesos

Como se puede observar, alistar un material que se encuentra en el primer nivel es
ms econmico. Dentro de las ventajas adicionales que se identifican para el caso
en que el material se encuentra en el primer nivel, se enlistan las siguientes:
El funcionario de fraccionamiento tiene acceso directo a la ubicacin y no
debe esperar a que un montacargas baje la estiba con las unidades.
El funcionario puede tomar la cantidad necesaria y ubicar el saldo de nuevo
en la ubicacin original del material. En ubicaciones superiores el funcionario
debe dejar el sobrante sobre una estiba en espera de ser recogido por un
montacargas.


7
Informacin recopilada el da 10 de septiembre 2008.
52

El acceso a la bscula es cercano a la ubicacin, lo cual facilita el conteo en
caso de que se solicite material adicional para una orden de produccin.
8

Las observaciones resaltadas facilitan el control de los materiales y se espera que
este factor aporte de forma favorable en la exactitud en registro de inventarios.
Segn la investigacin realizada, presentada en el marco terico, un sistema de
almacenamiento que permitira el acceso a los materiales sin depender de los
montacargas es el mezzanine. Este tipo de estantera le dara acceso a los
materiales de manera ms directa sin necesidad de descargar una estiba completa
para tomar pocas unidades. Cabe resaltar que es indispensable ubicar materiales
de poca rotacin en los niveles superiores y los de mayor rotacin en niveles
inferiores del mezzanine logrando evitar el impacto sobre la productividad.
6.3.3.2.2 Anlisis descartonado de frasco de vidrio
El proceso de descartonado fue elegido como punto crtico por los siguientes
motivos:
Los faltantes de proveedor y los rechazos presentados durante el proceso no
se tienen en cuenta para la conciliacin de la orden.
El personal responsable de la operacin no est controlado, no se tiene
certeza sobre su nivel de trabajo.
Los defectos en cuanto a la calidad del material de envase no se reportan
oportunamente.
Con el fin de representar el estado de la operacin en el momento actual, se solicit
el diligenciamiento del formato que se encuentra en el Anexo 11.1. Los resultados
fueron los siguientes:
Por orden de produccin pueden rechazarse hasta 60 unidades. El promedio
es de 3 frascos por orden de produccin.
Se trabajan en promedio 2403 unidades de frasco por hora hombre.


8
Los adicionales de materiales son una tarea continua a lo largo del turno de trabajo.
53

Figura 18 Material identificado con dos
diferentes cantidades. No hay seguridad
sobre la cantidad real.
En el turno de la maana se pierden en promedio 1.1 horas de trabajo
debido a la falta de recipientes plsticos. Al tener 3 personas en el turno 1,
esto se convierte en 3.3 horas hombre diarias, tiempo en el cual se podran
descartonar entre 7920 y 9900 unidades dependiendo del frasco.
6.3.3.3 Anlisis de devoluciones de materiales
Se han identificado diferentes inconvenientes segn el diseo de las operaciones en
el proceso de devolucin de materiales, se presentan a continuacin:
1. Los materiales que se han devuelto por sistema demoran hasta 15 das en
ser regresados fsicamente al almacn. Estos componentes permanecen
ubicados cercanos a las lneas de produccin (Demora N 1 en diagrama de
recorrido Anexo 11.8), por lo tanto los operarios de produccin toman este
material para fabricar una orden posterior lo cual afecta el inventario.
9

2. Las condiciones en las que se entrega el material no es adecuado y puede
afectar la calidad del producto. La forma como se identifican los
componentes no es adecuada, las Figuras 17 y 18 muestran los casos
presentados.

Figura 17 - Material con bolsa abierta, facilita la
prdida del rtulo de identificacin causando
confusin al momento de generar devolucin.









9
El material que se ha regresado al inventario lgicamente no debe ser tomado para otra orden de produccin ya
que el sistema indica que estas unidades estn en el almacn y no asignadas para produccin.
54

3. Durante la fabricacin, los materiales de envase y empaque se utilizan en el
sector de envasado y en el sector de acondicionamiento, zonas divididas por
conceptos de contaminacin sobre el producto. Por esta razn los materiales
que pertenecen a una misma orden de produccin toman caminos diferentes.
La operacin de devolucin lgica (Operacin 5 en Anexo 11.8), se realiza
en el sector de acondicionamiento y por esta razn el digitador encargado
slo puede verificar fsicamente los componentes del sector donde est
ubicado. Al momento en que se unen los componentes de una misma orden
de produccin (Inspeccin-operacin 11 en Anexo 11.8), el funcionario
encargado identifica diferencias entre las unidades devueltas lgicamente y
las devueltas de forma fsica.
4. En la operacin 10 se asigna una ubicacin al material de devolucin, para
realizarla es necesario desplazarse hasta 115 metros con el fin de trabajar
con una impresora.

6.3.3.4 Anlisis conciliacin de rdenes de produccin
Como se describi en el numeral 7.1.4 el proceso de conciliacin de una orden de
produccin consiste en identificar el nmero de unidades que se utilizaron en
fabricacin. Esto se determina sumando la cantidad utilizada en producto terminado,
los rechazos y las muestras; el material restante debe regresar a la bodega y por lo
tanto no se tiene en cuenta. Para asegurar que el movimiento de ingreso y
devolucin de materiales a planta de produccin es correcto se debe cumplir la
siguiente ecuacin:
(A)
10

Es decir que todos los materiales que ingresaron a planta de produccin, pueden
tomar alguno de los cuatro destinos presentados en la ecuacin (A). Un ejemplo del
escenario ideal en que todos los movimientos fsicos coinciden con los movimientos
lgicos durante el abastecimiento y devolucin de un material es el siguiente:


10
No existen componentes que se utilicen ms de una vez en un mismo producto
55

Tabla 18 - Caso ideal de abastecimiento y devolucin de
inventario, donde no se genera diferencia en exactitud. Las
cantidades se muestran en unidades.
Inventario previo a fraccionamiento 750

Abastecimiento inicial 200
Abastecimiento adicionales 30
Total abastecido 230

Inventario posterior a abastecimiento 520

Producto Terminado 160
Rechazos 20
Muestras 10
Devolucin 40
Total destinos posibles 230

Inventario posterior a devolucin 560
Como se puede ver, inicialmente se tenan 750 unidades en inventario de las que se
fraccionaron en total 230 unidades. La cantidad utilizada en produccin fue de 190
unidades, dejando 40 para devolucin. El total en inventario posterior a esta
devolucin es de 560 unidades. El clculo de una conciliacin de materiales tiene un
tiempo estimado de 15.3 minutos por orden de produccin donde un abastecedor de
materiales realiza este procedimiento 6 veces diarias en promedio. Se requieren por
lo tanto 1.53 minutos para el slo calculo, reduciendo la atencin sobre los
materiales fsicamente.
Para identificar si existe alguna diferencia en este procedimiento, el abastecedor de
las lneas de produccin realiza el clculo de la devolucin terica y lo compara con
la devolucin fsica. La devolucin terica se calcula tomando las unidades totales
abastecidas que se muestran en sistema y restando la cantidad de producto
terminado, rechazos y muestras. La devolucin fsica es el total de unidades que se
recibieron por parte de la lnea de produccin. Al restar la devolucin fsica de la
devolucin terica, el resultado puede ser cero (correcto), negativo (existe faltante
de material) o positivo (existe sobrante de material. Se realiz un seguimiento a 230
rdenes de produccin dentro de las cuales se movilizaron ms de 1198 materiales;
se tomaron los resultados de la comparacin entre devolucin fsica y devolucin
terica, el resultado se muestra en la Tabla 19.

56

Tabla 19 - Resultados de comparacin entre devolucin fsica y devolucin
terica para 1198 materiales utilizados en produccin. No se tiene en cuenta
porcentaje de tolerancia.
Resultado Cantidad de cdigos Porcentaje
Diferencia positiva 633 53%
Diferencia negativa 325 27%
Sin diferencia 240 20%

Como se puede observar se presentan diferencias tanto positivas como negativas,
siendo ms representativas las diferencias positivas. Existen diversas justificaciones
para que se presenten este tipo de variaciones las cuales se desglosan a
continuacin. En cada ejemplo presentado se asume que el resto de factores esta
correcto.
Tabla 20 - Identificacin de motivos que generan diferencia entre devolucin fsica y devolucin terica.
IDENTIFICACIN DE CAUSAS QUE GENERAN DIFERENCIA ENTRE DEVOLUCIN FSICA Y DEVOLUCIN
TERICA
DIFERENCIA POSITIVA
Motivo Descripcin Responsable
1
Error en conteo de devolucin fsica se
reportan ms unidades de las que realmente
existen.
Personal de lnea de produccin
2
Cantidad fraccionada errada, se abastecen
ms unidades fsicas de las reportadas.
Fraccionadores de almacn de materiales
3
Se reportaron ms rechazos de los que
realmente ocurrieron.
Personal de lnea de produccin
4
Producto terminado mal contado, se reportan
ms unidades de las realmente fabricadas.
Operario de abastecimiento a bodega de
producto terminado.
5 Muestras reportadas superiores a las reales.
Operario abastecedor de lnea de
materiales
6
Material no devuelto fsicamente en su
totalidad en rdenes de fechas anteriores (Se
utiliza para fabricar rdenes similares). En
ltima orden las unidades s se regresan en su
totalidad generando sobrante de unidades
devueltas.
Supervisor de lnea personal de lnea
7
Proveedor entrega ms unidades a las
reportadas.
Proveedor
57

DIFERENCIA NEGATIVA
1
Error en conteo de devolucin fsica se
reportan menos unidades de las que
realmente existen.
Personal de lnea de produccin
2
Cantidad fraccionada errada, se abastecieron
menos unidades fsicas de las reportadas.
Fraccionadores de almacn de materiales
3
Se reportaron menos rechazos de los que
realmente ocurrieron.
Personal de lnea de produccin
4
Producto terminado mal contado, se reportan
menos unidades de las realmente fabricadas.
Operario de abastecimiento a bodega de
producto terminado.
5 Muestras reportadas inferiores a las reales.
Operario abastecedor de lnea de
materiales
6
Proveedor entrega menos unidades a las
reportadas.
Proveedor

Con el fin de definir cul de estos factores impacta en mayor proporcin a la
exactitud en inventario se tuvieron en cuenta los siguientes criterios para establecer
el punto de estudio.
1. Las cantidades de muestra son inferiores o iguales a 10 unidades por lo
tanto la posibilidad de un error en la cantidad de stas no se considera una
opcin crtica para la exactitud.
2. Los proveedores ya han sido analizados y presentan cierta diferencia, sin
embargo las diferencias que presentan los proveedores frente a lo entregado
no superan el 12% en el 98% de los conteos realizados. Las diferencias
identificadas en esta seccin superan el 30% en ms del 40% de los casos
analizados, por lo tanto se descarta que los proveedores sean la principal
causa de estas diferencias.
3. Los productos terminados son en su mayora de gran tamao adems cada
caja de embalaje slo recibe una cantidad precisa de unidades por lo tanto el
conteo de este punto se considera acertado en su mayor proporcin.
Se analizan por lo tanto dos puntos, uno de estos es la verificacin de cantidades
entregadas por parte del personal de lneas de produccin. Para lograr definir si en
esta actividad exista cierto nivel de diferencia se diseo un programa en Excel
utilizando herramientas de programacin, lo cual facilitaba el diligenciamiento de la
58

informacin. Una imagen del programa se presenta en el Anexo 11.14. Los
resultados obtenidos luego de 89 cdigos de material contados se presentan en la
Tabla 21.
Tabla 21 - Exactitud para 89 verificaciones de cantidades
devueltas por personal de lneas utilizando diferentes tipos de
indicadores. Se aplica tolerancia de segn tipo de material.
Tipo de indicador Resultado
Exactitud en conteos realizados 80.1%
Exactitud en unidades neta 100.24%
Exactitud en unidades absoluta 97.12%

El resultado anterior demuestra que el conteo por parte del personal de las lneas de
produccin no es acertado, 80,1% en exactitud de conteos realizados implica que
19% de los conteos resultaron en error lo cual afecta la exactitud en inventario del
almacn de materiales.
Por otro lado se realiz seguimiento puntual a la tapa cdigo 03-0041591 y descripcin
TA ESM ESMALTE x 10 ml. Este material se utiliza en varios tipos de productos
terminados y se identificaron casos como el que se presenta en la Tabla 22.
Tabla 22 - Seguimiento a material utilizado en diferentes productos terminados identificando diferencias entre
devoluciones fsicas y devoluciones tericas.
Orden de
producci
n
Cantidad
abastecida
Producto
terminad
o
Rechazo
Muestra
s
Devoluci
n fsica
Devolucin
terica
Diferencia
12168048 1,420 1,358 10 3 0 49 - 49
12167971 1,700 1,560 15 4 0 140 - 140
12168087 1,462 1,289 22 3 40 173 - 133
12168093 1,510 1,380 12 2 443 130 313

483 492 - 9

Como se puede observar, en las primeras tres rdenes de produccin se presentan
cantidades faltantes de devolucin y en la cuarta orden se presenta un sobrante
significativo. En esta ltima orden de produccin se entregaron 1510 unidades y
segn el destino que pueden tomar las unidades (Producto terminado, rechazo,
muestras devolucin), se tienen 1827 unidades lo cual no es posible. Esto
demuestra que el personal de la planta de produccin no est devolviendo las
unidades sobrantes utilizndolas para rdenes posteriores; en la ltima orden de
59

produccin hacen efectiva la entrega ya que no se requiere el material. La situacin
presentada afecta el control y la exactitud de los inventarios.
El anlisis sobre la exactitud en cantidades entregadas por parte del almacn de
materiales no se realiza por motivos de restriccin de tiempo sin embargo es
recomendable realizar un enfoque en esta operacin ya que tambin puede ser un
factor determinante.
6.3.4 Anlisis global de factores que afectan exactitud en inventario
En el proceso de investigacin en esta capitulo se identificaron algunos de los
motivos por los que se presenta diferencia en inventario. Al utilizar la herramienta de
Pareto se logr mayor concentracin en los procesos con mayor probabilidad de
generar diferencias en inventario. Para calcular el aporte de cada factor a la
inexactitud en inventario se establecieron los siguientes parmetros.
11

1. El volumen en unidades de diferencia generada es el de mayor criticidad ya
que impacta de manera negativa en el nivel de servicio ofrecido a la planta
de produccin. (70%)
a. Los casos de material faltante se consideran ms perjudiciales que
los casos de material sobrante (50% - 20%). El motivo de esto es que
las situaciones de material faltante pueden generar un paro de lnea
mientras el caso de sobrante tiene efectos menos crticos.
2. El restante 30%, se aplica al nivel de inexactitud del factor en cuanto al
nmero de casos errados identificados frente al nmero de casos
analizados.


11
Los porcentajes se definieron en conjunto con Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes. Abril 17 2009.
60

Tabla 23 - Matriz de priorizacin para establecer el impacto de cada factor a la diferencia en
inventario
30% 20% 50%
Casos
analizados
Casos errados
Inexactitud de
factor
Promedio error
positivo (und)
Promedio error
negativo (und)
Aporte a
inexactitud
Diferencias en proceso de
abastecimiento y
devoluciones
1198 582 49% 16800 -11250 1.92
Ajustes errados en porcesos
de conteos cclicos
5258 865 16% 1810 -1790 0.32
Cantidades erradas
entregadas por proveedor
1825 164 9% 1164 -1025 0.18
Impacto sobre inexactitud


Como se puede ver, los casos estudiados que tienen mayor impacto en la
inexactitud actual son los procesos de abastecimiento-devolucin y los ajustes
errados presentados en los conteos cclicos. Los problemas presentados en el
proceso de abastecimiento y devoluciones se identificaron a travs de un estudio
sobre las conciliaciones de rdenes de produccin de lo cual se encontraron
problemas como:
a. Rechazos en descartonado no reportados.
b. Cantidades erradas entregadas por personal de lnea erradas.
c. Uso de materiales en rdenes no correspondientes.
d. Posibilidad de error en clculo de conciliacin ya que es un proceso manual.
En el captulo siguiente se realizar una evaluacin de las alternativas para definir
las acciones ms apropiadas para mejorar la exactitud en inventario.



61

7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO
Con la investigacin realizada sobre la exactitud en registro de inventarios y el
anlisis directo sobre los factores que afectan directamente en la empresa se
procede a definir las alternativas de solucin ms apropiadas para mejorar la
situacin de inexactitud. Una seccin est destinada a definir la metodologa ms
apropiada de medicin; por otro lado se presentan propuestas que pretenden
reducir los problemas por inexactitud en inventario.
7.1 EVALUACIN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA CLCULO
DE INDICADOR
En el marco terico se identificaron las condiciones que se deben cumplir para
considerar adecuada la forma como se miden los procesos. La metodologa utilizada
actualmente por la empresa slo cumple parcialmente con uno de los
requerimientos el cual consiste en controlar los procesos dentro del almacn; sin
embargo el indicador no es un incentivo para el mejoramiento continuo y no sirve
como documentacin de las mejoras implementadas. Por otro lado el indicador
utilizado no refleja todos los aspectos sobre la exactitud en inventario, slo se est
reportando una cantidad de cdigos acertados, lo cual no es informacin suficiente
para tomar decisiones.
Si se realiza una auditora peridica por parte del rea de Contralora de
Operaciones se logran eliminar los problemas de realizar la medicin con el proceso
de conteos cclicos. La propuesta por lo tanto consiste en tomar una muestra segn
la clasificacin ABC por movimiento. Se decide utilizar esta clasificacin porque
tendra relacin directa con las mejoras implementadas a nivel operacional,
identificando si los cambios resultaron efectivos.
Al exponer esta propuesta al rea de Contralora de Operaciones y a la Jefatura del
Almacn, se estableci que una auditora de este tipo debera realizarse en una
semana de trabajo, sin detener las operaciones del almacn. Teniendo este
parmetro establecido, se estableci el porcentaje de muestra para cada una de las
clasificaciones como se muestra en la Tabla 24.

62

Tabla 24 - Porcentajes de muestra para auditora de exactitud en inventario
ABC por
movimientos
Cantidad de
cdigos en
inventario
Muestra aleatoria para
auditora
Cantidad
Auditada
A 893 30% 268
B 1307 10% 131
C 6108 3% 183
Total 582
Ubicaciones 1,338
Tiempo conteo (5 personas) 4.75 das

Se establece mayor enfoque hacia los materiales con clasificacin A y menor
enfoque para los de clasificacin B y C, sin embargo como se observa en la Tabla
24, esto no tiene mayor impacto en la cantidad de cdigos auditados. En total se
tendran 582 cdigos verificados, lo cual representa aproximadamente 1338
ubicaciones del almacn; trabajando a 8.5 minutos por ubicacin con un equipo de 5
personas se requieren 4.75 das de trabajo. Se propone realizar esto cada 3 meses
para lograr un seguimiento oportuno.
Cabe resaltar que al utilizar esta auditora no se cumple la totalidad de condiciones
que debe tener un proceso de medicin. El tipo de indicador utilizado tambin es
relevante; en el estudio realizado se identific que un solo indicador no permite
visualizar todos los aspectos de la exactitud en inventario; al utilizar varios
indicadores se puede obtener un resultado ms amplio. Es por esto que se propone
utilizar exactitud en unidades neta, exactitud absoluta en unidades, exactitud en
dlares neta y exactitud por conteos variando las tolerancias de aceptacin de error.
Para definir un nico indicador general, se establecieron porcentajes de importancia
para algunos de los indicadores, lo cual se defini en conjunto con la Jefatura del
Almacn. La Figura 19 presenta un ejemplo de la forma como se propone presentar
los resultados de la exactitud en inventario.





63

Figura 19 - Reporte de exactitud en inventario propuesto. Los resultados son un ejemplo de cifras para representar
un posible escenario. Las ponderaciones y los indicadores a tener en cuenta se discutieron con Leonardo Palomino,
Jefe de Almacenes.
Fecha : Abril 17 2009
Total ubicaciones auditadas
Total piezas contadas
Total dlares contados
Totales Porcentajes de exactitud
Exactitud en unidades en inventario
Diferencia Neta en unidades
Diferencia absoluta en unidades
Exactitud en dlares
Diferencia neta en dlares
Exactitud por conteos
Errores con 0% de Tolerancia
Errores con 1% de Tolerancia
BALANCE TOTAL
Ponderacin
50%
20%
30%
Exactitud en dlares neta
Exactitud absoluta en unidades
Conteos acertados con 1% de tolerancia
Exactitud total en inventarios
100.23%
96.23%
82%
93.9%
125,230
$8,230
342,020
295
241
94
54
56
100,68%
98.23%
100.23%
78%
82%
93%
96%
95.8%
1338
18,324,430
$3'435.987
Errores con 2% de Tolerancia
Errores con 5% de Tolerancia
Errores con tolerancias variables
actuales

64

7.2 EVALUACIN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA REDUCIR
INEXACTITUD EN INVENTARIOS
Las alternativas propuestas se presentan en la Tabla 25, se utilizaron los criterios de
impacto en productividad, mayor control en inventarios esperado y minimizacin de
la inversin. Una vez definidas las propuestas, se describen de forma detallada para
aclarar los beneficios que se esperan del cambio.
Tabla 25- Matriz de priorizacin para definir alternativas de solucin apropiadas para mejoramiento de exactitud en
inventarios.
Impacto en
productividad
esperada
Mayor control en
inventarios esperado
Minimizacin de
inversin requerida
estimada
Alternativa de solucin 10% 50% 40% Resultado
1
Incluir formato de registro de rechazos de frasco de vidrio en proceso de
descartonado
0 1 5 2.5
2 Uso de cajas plsticas para eliminacin de proceso de descartonado 2 2 2 2
3
Unificacin de operaciones 1 a 9 en proceso de abastecimiento de
materiales por medio de utilizacin de mezzanines .
3 4 1 2.7
4
Incluir formato para seguimiento total de materiales desde bodega de
almacenamiento hasta planta de produccin separados por zona
(abastecimiento y envasado)
0 4 5 4
5
Incluir aplicativo en SAP para realizacin de clculos de conciliacin de
materiales por orden de produccin.
2 4 4 3.8
6
Cambio de hoja de conteo y capacitacin de personal encargado de
procesos de conteo para evitar reprocesos.
0 3 3 2.7
7
Incluir impresora en cuarto de devoluciones para reducir
desplazamientos y facilitar verificacin de informacin en sistema.
1 1 3 1.8
8
Unificar operaciones 5,9,10 y 11 de proceso de devolucin de materiales
en esclusa entre zona de envasado y zona de acondicionamiento.
2 4 4 3.8
9
Cambiar metodologa de capacitacin y realizar capacitacin general a
personal de bodega y abastecimiento.
1 3 2 2.4
10
Informar y demostrar resultados de inexactitud a proveedores que
entreguen cantidades faltantes.
0 2 5 3
11 Utilizar cronograma de conteo con clasificacin ABC por movimientos 0 4 5 4
12 Incluir lmite de tolerancia monetario para aceptacin de diferencia 0 3 5 3.5
Criterios y factor de ponderacin

Segn los resultados, se presentan a continuacin las acciones propuestas:
65

7.2.1 Propuestas para reduccin de diferencias en proceso de
abastecimiento y devolucin
El estudio realizado sobre los procesos identific que el proceso de abastecimiento
y devoluciones genera el mayor impacto en las diferencias en inventario; segn esta
conclusin se procede a describir las propuestas que pretenden reducir las
diferencias en dichas operaciones.
7.2.1.1 Propuesta N 1 Rediseo de proceso de devolucin de materiales
unificando actividades 5 a 11
La propuesta se centra en ubicar un punto de digitacin con impresora en cada una
de las esclusas entre la zona de acondicionamiento y la zona de envasado. Para
mayor claridad se desarrollan los diagramas de operaciones y recorrido propuestos
en los Anexos 11.16 y 11.17. Los cambios relacionados son los siguientes:
Realizar de operaciones de conteo, inspeccin, identificacin y encartonado
por un nico responsable. Actualmente existen 62 responsables posibles
para realizar conteo.
Los materiales de envasado llegan al mismo punto junto con los materiales
de acondicionamiento logrando unificar la totalidad de los componentes para
una misma orden. Esto facilita el control y asegura que se realice la
devolucin completa de los componentes en forma fsica.
Realizar devoluciones al momento de finalizar orden de produccin logrando
simultaneidad en movimientos lgicos y fsicos.
Se realiza la conciliacin de la orden despus de verificar que los
componentes estn completos. Se evita prdida de informacin actual entre
envasado y acondicionamiento.
Se facilita un fraccionamiento futuro de los componentes evitando nuevos
problemas en orden de produccin posteriores.
Por medio de la unificacin de operaciones se centra la operacin de
devolucin en un solo punto evitando desplazamientos innecesarios y
aumentando el flujo de componentes hacia almacn de materiales.
66

7.2.1.2 Propuesta N 1 Incluir formato para seguimiento de rdenes de
produccin
Actualmente existen 4 documentos que acompaan cada orden de produccin, un
identificador de lnea utilizado para indicar en qu punto de la planta de produccin
se debe abastecer el material (Anexo 11.12); una orden de transporte que indica la
ubicacin en bodega de donde se debe fraccionar el material (Anexo 11.10); un
adhesivo con el cdigo de cada material con el fin de identificar cada componente
de forma independiente y un formulario de orden de produccin (Anexo 11.12)
donde se realiza la conciliacin de la orden de produccin. Se identifica que la orden
de transporte es el nico documento que informa sobre la cantidad abastecida y el
nmero de unidades desde el almacn de materiales; sin embargo desde este punto
hasta la entrega y la devolucin de los materiales existen varios eslabones donde se
puede generar diferencia.
Con el fin de lograr mayor trazabilidad se presenta el Anexo 11.13 donde se puede
hacer un seguimiento completo de la totalidad de materiales en cada orden de
produccin. Teniendo en cuenta los criterios para documentos identificados en el
marco terico, se disea el formato para mayor practicidad y fomento de la exactitud
en los registros.
A partir de este documento se facilita la conciliacin de los materiales y se pueden
corregir las diferencias oportunamente. Tambin es ms sencillo identificar los
responsables de cada movimiento. A Febrero de 2009 se han realizado pruebas de
este formato, generado nuevas opciones de diseo propuestas por el personal.

7.2.1.3 Propuesta N 3 Desarrollo en SAP para conciliacin y devolucin de
materiales
Segn la evaluacin realizada sobre la conciliacin de materiales, un abastecedor
tarda en promedio 1.53 horas diarias a este proceso. El personal es presionado para
terminar cada conciliacin oportunamente con el fin de dar por cerrada la orden de
produccin y evitar aumentar los costos de fbrica. Este ltimo factor aumenta la
posibilidad de error; adems, el tiempo de conciliacin puede ser utilizado para
controlar la cantidad de rechazos y realizar conteos sobre los materiales sobrantes.
67

Con el fin de facilitar esta operacin y otorgar mayor control sobre los materiales en
la planta se propone el desarrollo en SAP de un programa que realice el clculo y la
devolucin respectiva. El razonamiento lgico del aplicativo se presenta en la Figura
20 (Las funciones en color rojo indican variables ingresadas por el funcionario, las
funciones en color azul indican operaciones del aplicativo):

Figura 20 - Razonamiento lgico diseado para ser implementado en sistema SAP
Finalizacin orden de produccin
Se ingresa cantidad de devolucin fsica de los materiales DF
Se ingresa cantidad de rechazos R
Se ingresa cantidad de muestras M
Calcula devolucin terica
Cantidad abastecida de materia X
Cantidad de producto terminado fabricado P
X P R M = DT
Calcula diferencia entre devolucin fsica y devolucin terica
DF DT = A
Si A = 0
Realice movimiento de devolucin por la cantidad DF
Si A > 0
Busque cdigo en listado de faltantes por devolucin
Si cdigo se encuentra en listado
Tome la cantidad faltante de material en listado CF
Si DT > CF
Realice devolucin por cantidad (DT-CF)
Si DT < CF
Realice devolucin por cantidad DT
Si sobrante no se encuentra en listado
Realice devolucin por cantidad DT y agregue diferencia a
listado de sobrantes por devolucin
Si A < 0
Busque cdigo en listado de sobrantes por devolucin
Si cdigo se encuentra en listado
Tome la cantidad faltante de material en listado CS
Si DF > CS
68

Realice devolucin por cantidad (DF-CS)
Si DF < CS
Realice devolucin por cantidad DF
Si sobrante no se encuentra en listado
Realice devolucin por cantidad DT y agregue diferencia a
listado de sobrantes por devolucin
Si Absoluto (A) > 200
Enve correo automtico para solicitar conteo de material en almacn
de materiales

Esta herramienta no tiene ningn costo directo para la compaa ya que existe el
rea de desarrollo SAP responsable por la construccin de aplicativos como el
anterior. Con ayuda de la lgica de la herramienta presentada anteriormente, se
espera mayor control sobre las cantidades y se evitan los errores manuales al
momento de conciliar las rdenes de produccin.
69

7.2.2 Propuestas relacionadas a proceso de ajustes en conteos cclicos
Cabe resaltar que la propuesta presentada en el numeral 8.1, la cual consiste en
realizar la medicin de la exactitud en inventario por medio de una auditora y no por
medio de los conteos cclicos tiene un impacto directo en los ajustes que se realizan
sobre los materiales. Sin embargo, se presentan las siguientes propuestas que
pretenden reducir los problemas en los ajustes errados.
7.2.2.1 Propuesta N 4 - Utilizar cronograma de conteo a partir de clasificacin
ABC por movimientos
Utilizando la clasificacin ABC por movimientos se logra enfocar el proceso de
conteos cclicos a casos en que existe mayor posibilidad de error; de esta forma se
pueden identificar problemas con mayor facilidad y por lo tanto se pueden realizar
acciones correctivas con mayor fundamento en casos futuros.
Por otro lado se reduce la cantidad de conteos anuales lo cual reduce los costos del
proceso. Actualmente se solicitan 100 materiales para verificacin en cantidad; cada
cdigo de material tiene en promedio 2.3 ubicaciones por lo tanto se deben verificar
230 ubicaciones en promedio al da. Segn informacin otorgada por la jefatura del
almacn de materiales, contar una ubicacin requiere de 8.5 minutos. Por otro lado
la empresa paga $2,958 pesos la hora, lo cual demuestra que se estn gastando en
promedio $ 2313,156 mensuales. Al utilizar la clasificacin ABC por movimientos, la
reduccin en cantidad de conteos es de 10.4%, por lo tanto se espera que se
reduzcan los costos en $240,568 mensualmente.
Los conteos anuales requeridos para cada clasificacin ABC de los materiales se
presentan en la Tabla 26:

Tabla 26 - Conteos anuales segn clasificacin
ABC por movimientos fsicos.
Clasificacin por
movimiento
Cantidad
de cdigos
Conteos
anuales
A 893 2679
B 1307 2614
C 6108 6108
Total 8308 11401


70

7.2.2.2 Propuesta N5 - Utilizar tolerancia como lmite al momento de definir
acierto y error en conteo de materiales
Para definir un valor sobre el inventario, se procede a realiz una relacin entre el
valor y la prdida total de inventario. Actualmente, si se aplica la tolerancia de
diferencia correspondiente en cada material, se considera aceptable la prdida de
$1,244 millones pesos lo cual es en total el 2.1% de los $58,729 millones de pesos
que se tienen en inventario. Si se establece la relacin entre el lmite mximo
monetario por material y la prdida total aceptada segn la tolerancia en cantidad, el
resultado se muestra en la Figura 21.
Figura 21 - Relacin entre el lmite monetario y la prdida total generada sobre el inventario de
materiales de envase y empaque



Segn Andrs Ardila, Analista de inventarios en Contralora de Operaciones, un
valor aceptable de prdida por motivos de exactitud en inventario es de 1.0%; para
tomar como mximo esta prdida, se debe limitar la diferencia a $240,000 pesos por
material.
Considerando este criterio, se tiene una medida ms apropiada que slo el factor de
tolerancia por porcentaje en cantidad. Se espera que este factor favorezca el control
sobre las cantidades en inventario, ya que se genera mayor responsabilidad sobre
71

materiales de mayor valor. Para facilitar el clculo de la tolerancia permitida, se
desarrolla aplicativo en Excel que calcula la cantidad lmite segn la cantidad en
inventario y la tolerancia correspondiente. El aplicativo se utilizara en el proceso de
conteos cclicos, la herramienta se presenta en la Figura 22.
Figura 22 - Imagen de aplicativo en Excel para calculo de tolerancia por material.


Cabe resaltar que los ajustes errados en los conteos cclicos estn afectados por el
personal que realiza los conteos, se recomienda realizar una capacitacin al
personal responsable de los conteos y los ajustes con el fin de no generar mayores
problemas de inexactitud.
72

7.3 EVALUACIN FINANCIERA DE LA PROPUESTA
Para realizar la evaluacin financiera correspondiente a las propuestas, se realiz
una identificacin del impacto de la inexactitud en inventario. De esta forma se
definen los factores en que espera la reduccin de costos, comparndolos con la
inversin requerida de las propuestas.
7.3.1 Evaluacin de impacto de inexactitud en inventario
Se analizaron las interrupciones en produccin causadas por diferencias en
inventario, las destrucciones por sobrante de inventario obsoleto y los costos por
procesos de conteos cclicos.
7.3.1.1 Interrupciones en produccin
Se tienen en cuenta diferentes casos, por ejemplo la necesidad de desmontar una
orden de produccin debido a que la cantidad de materiales no era suficiente.
Tambin situaciones en que haba retrasos en entregas de componentes porque el
sistema no indicaba la ubicacin adecuada de bsqueda dentro de la bodega.
Se realiz un estudio entre Febrero y Marzo de 2009 dentro de los cuales se
tuvieron en cuenta todas las rdenes de produccin que se realizaron. En caso de
que existiera un paro de lnea por razones de exactitud en inventario, se registraba
el tiempo transcurrido. Este tiempo se convierte en un costo; utilizando la tarifa por
hora establecida por la compaa segn la lnea de produccin afectada, los
resultados se muestran en la Tabla 27.
Tabla 27 - Resultado de anlisis de paros de produccin por inexactitud en
inventario.
rdenes con paros por inexactitud 48 rdenes
Tiempo total consumido 191.227 horas
hombre
Costo total $ 4467,896
Costo mensual estimado $ 1498,229

Se concluye que este motivo la empresa pierde $1498,229 pesos mensuales. Cabe
resaltar que este costo no es el nico que afecta a la empresa; tambin afecta el
73

hecho de no poder cumplir con el programa de produccin generando atrasos en los
pedidos de los clientes y afectando ventas futuras de la compaa.
7.3.1.2 Sobrante de inventario obsoleto
En este apartado se hace referencia al inventario que es encontrado luego de haber
asumido la prdida del mismo. Estos materiales pueden encontrarse en condiciones
no adecuadas para su uso en produccin, por lo que se deben destruir las unidades.
En otros casos, se encuentra inventario sin identificacin, y lograr averiguar el
cdigo correspondiente es un proceso demorado. Las destrucciones a las que se
hace referencia en este caso, son resultado de los defectos en exactitud en
inventario, es decir, si la exactitud en inventario fuera sobresaliente, no seran
necesarias estas destrucciones de material.
Se realiz seguimiento a la destruccin de materiales por esta causa; en un mes de
estudio (Noviembre 10 2008 Diciembre 10 2008), se eliminaron los componentes
que se muestran en la Tabla 28.
Tabla 28 - Costo mensual por motivos de material sobrante obsoleto
Tipo de material Unidades
Costo Unitario
Estimado
Costo total
Tapa + Vstago 812 $ 414 $ 336,168
Etiqueta Frasco 991 $ 90 $ 89,190
Etiqueta sellado 1113 $ 62 $ 69,006
Aplicador 335 $ 260 $ 87,100
Vlvula Colonia 114 $ 520 $ 59,280

Total prdida $ 640,744

Como se puede observar, la compaa est perdiendo aproximadamente $640,744
pesos mensuales por sobrante de inventario obsoleto.
7.3.1.3 Costo proceso de conteos cclicos
La operacin de realizar verificaciones en cantidad de lo materiales es necesario
debido a tener variaciones en inventario. En una empresa donde el inventario no
presenta diferencias, la inversin en procesos como conteos cclicos sera inferior.
Lo anterior demuestra que realizar dicho proceso es un costo de la inexactitud en
inventario y por lo tanto se procede a realizar el clculo del valor correspondiente
(Tabla 29).

74


Tabla 29 - Costo de proceso de conteos cclicos separado por actividades. Se toma estimado de 8 minutos por
conteo y 67 conteos diarios para un da normal de trabajo.
Personal Actividad
Tiempo
mensual (horas
hombre)
Costo Hora
hombre
Costo total
Supervisor
cclicos
Controlar proceso de
conteos cclicos
192 $ 4,322 $ 829,824
Auxiliar de
cclicos
Verificar conteos,
bsqueda de material
perdido
192 $ 3,489 $ 669,888
Operarios de
Almacn
Realizar conteos 256 $ 3,489 $ 893,184
Total mensual $ 2,392,896

En conclusin, si se tienen en cuenta todos los factores, el impacto para la empresa
es de aproximadamente $ 4531,869 pesos mensuales, ya sea por problemas
operacionales o por controlar las cantidades de material en inventario.
7.3.2 Anlisis de rentabilidad de las propuestas
Las nicas propuestas que requieren una inversin son las que corresponden al
rediseo del proceso de devolucin de materiales al almacn de materiales y la
propuesta de incluir un formato de seguimiento para cada orden de produccin. Los
costos respectivos se representan en la Tabla 30; cabe resaltar que la compaa
cuenta con equipos de cmputo antiguos los cuales pueden ser utilizados para los
nuevos puntos de digitacin.
Tabla 30 - Costos para implementacin de propuestas
12

Costo estimado
2 impresoras de rtulos adhesivos $ 4630,000
2 mesas para ubicar equipos de computo $ 253,000
2 horas de capacitacin en nuevo procedimiento para 65 personas $ 480,000
Total $5363,000

El impacto de la inexactitud en inventario no se espera eliminar por completo con las
propuestas presentadas, sin embargo el cambio es significativo ya que se realiz un


12
Los montos se establecieron segn informacin entregada por Alcides Quintero, Jefe de Almacn de Materiales
75

enfoque sobre los procesos que generan mayor diferencia. Los ahorros esperados
se resumen en la Tabla 31.

Tabla 31 - Ahorros estimados mensuales al implementar propuestas de mejoramiento.
Cantidad de ahorro Observaciones
Ahorro por reduccin en conteos
anuales al utilizar clasificacin
ABC por movimientos.
$ 240,568 La definicin de esta cantidad de estableci en el
numeral 8.2.2.1
Reduccin de paros de lnea en
60%
$ 898,937 Slo se espera la reduccin en un 60% ya que no
se espera solucionar la totalidad de los problemas
con las propuestas establecidas.
Reduccin de destruccin de
material obsoleto en 90%
$ 576,659 Se espera evitar este inconveniente en 90% ya
que los materiales sobrantes se ubicaban en
eslabones del proceso de devolucin de
materiales.
Total $1716,164

Estos ahorros se espera que sean efectivos en un periodo de 3 meses; se utiliza un
periodo de tiempo de 1 ao, tiempo en el cual pueden surgir nuevos diseos en la
distribucin de la planta afectando los resultados del estudio. El diagrama de flujo de
caja segn los costos y ahorros presentados se muestra en la Figura 23.

Figura 23 - Flujo de caja del proyecto al implementar propuestas de mejoramiento en exactitud
de registro de inventarios
$5'363,000
0 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11 12
$
1
'
7
1
6
,
1
6
4
$
1
'
7
1
6
,
1
6
4
$
1
'
7
1
6
,
1
6
4
$
1
'
7
1
6
,
1
6
4
$
1
'
7
1
6
,
1
6
4
$
1
'
7
1
6
,
1
6
4
$
1
'
7
1
6
,
1
6
4
$
1
'
7
1
6
,
1
6
4
$
1
'
7
1
6
,
1
6
4
$
1
'
7
1
6
,
1
6
4
Valor Presente Neto (15%) = $1'148,959
Tasa Interna de Retorno = 18.62%


76

Como se puede observar, al utilizar una tasa de oportunidad de 15%
13
, se tiene un
valor presente neto positivo de $1148,959, adems la tasa interna de retorno es de
18.62%, lo cual demuestra que es un proyecto rentable para la compaa.


13
La tasa de oportunidad se estableci en conjunto Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes.
77

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Por medio de un estudio exploratorio, adems de la aplicacin de diferentes
herramientas de ingeniera industrial, se logr establecer un enfoque apropiado
hacia los problemas que generan diferencia en inventario. Los inconvenientes de la
forma como se realiza la medicin de la exactitud tambin fue abordada utilizando
metodologas apropiadas. Con este trabajo se lograron establecer propuestas
especficas que se enfocan directamente sobre los problemas ms relevantes, sin
embargo no se espera que por medio de la implementacin de las mismas se logre
la eliminacin de todos los problemas.
Actualmente existen ms de 300 personas que pueden llegar a generar diferencia
en inventario, adems, los diferentes eslabones donde se pueden presentar
inconvenientes son muy diversos; de hecho, todo aspecto que implique transmitir
informacin al sistema u obtener informacin del sistema puede generar una
variacin del inventario. Es por esto que se recomienda realizar un anlisis a
profundidad de la capacitacin del personal y de esta manera identificar puntos de
mejora en estos procedimientos. Por otro lado se identific la posibilidad de
implementar un sistema de almacenamiento de mezzanines, sin embargo este
proyecto requiere de una inversin mucho mayor y no se pueden asegurar que los
cambios sean significativos en cuanto a exactitud en inventario; puede ser que los
mezzanines aumenten la capacidad de almacenamiento, por lo tanto dicha
evaluacin se debe realizar a mayor profundidad para establecer si la propuesta es
rentable.
Es importante resaltar que la empresa donde se realiz el trabajo se somete a
cambios de forma constante, esto puede cambiar los resultados de la exactitud en
inventario; es por esto que se resalta la importancia de las propuestas en cuanto al
proceso de conteos cclicos, operacin que puede generar gran valor identificando
problemas no presentados anteriormente.
Como se puede observar, los resultados del trabajo fueron los esperados ya que se
lograron proponer mejoramientos enfocados a problemas crticos; sin embargo
existen problemas pendientes por identificar y mejorar lo cual exige que se realice
un seguimiento constante a este tema.
78

9. REFERENCIAS
1. ALVARADO, Jorge A. (2006), Inferencia Estadstica. Bogot, Pontificia
Universidad Javeriana.
2. AXSATER, Sven.(2006), Inventory Control. 2, New York, Springer Sciene.
3. BROOKS, Roger B y WILSON, Larry W. (2007), Inventory Record Accuracy,
Unleashing the Power of Cycle Counting (The Oliver Wight Companies). New
Jersey, Jonh Wiley & Sons, Inc.
4. DEVISMES, Philippe. (1994), Packaging - Manual de uso. Barcelona,
Alfaomega marcombo.
5. FRAZELLE, Edward H.(2006), Lgistica de almacenamiento y manejo de
materiales de clase mundiaL, Bogot, Grupo editorial Norma.
6. GARCIA, Jaime A. (1995), Matemtica Financiera, Con ecuaciones de
diferencia finita. Bogot, Universidad Externado de Colombia.
7. HOMPEL, Michael Ten y Schmidt, Thorsten. (2007), Warehouse
Mannagement Automation and Organisation of Warehouse and Order
Picking systems. Belin, Springer-Verlag.
8. INFANTE, Arturo. (2001), Evaluacin financiera de proyectos de inversin.
Bogot, Editorial Norma.
9. ISHIKAWA, Kaoru. (1996), Qu es el control total de calidad? Modalidad
japonesa. Barcelona, Grupo editorial Norma.
10. KONZ, Stephan. (1991), Diseo de instalaciones industriales, Mxico,
Noriega Editores.
11. MULLER, Max. (2003), Essentials of Inventory Managment. New York,
Amacom.
12. NIEBEL, Benjamin W. (2001), Ingeniera Industrial. Mtodos, tiempos y
movimientos, Mxico, Alfaomega.
13. PIASECKI, David J. (2003), Inventory Accuracy. People, Processes &
Technology. Kenosha, Wisconsin, OPS Publishing.
79

14. SAPAG, Nassir. (1993), Criterios de evaluacin de proyectos, Cmo medir la
rentabilidad de las inversiones. Madrid, McGraw- Hill.
15. Semana (2008, 6 Septiembre), Bodegas a Granel, Bogot, p 84-86.
16. SHELDON, Donald H. (2004), Achieving Inventory Accuracy: A Guide to
Sustainable Class a Excellence in 120 Days. Florida, J. Ross.
17. SINISTERRA, Gonzalo. (2005), Contabilidad Sistema de informacin para
las organizaciones. 5ta Edicin, Bogot, McGrawHill.
80

10. ANEXOS
10.1 Formato para identificacin de rechazos en proceso de
descartonado


81

10.2 Esquema de materiales almacenados







BASE
BROCHA
PINCEL
APLICADOR
CHAROLA
MOTA
ESTUCHE
CAJA
BOLSA
FRASCO
VIDRIO
INTERIOR
CELOFAN
SACHET
FRASCO
VIDRIO
CHAROLA
INTERIOR
FRASCO
PLSTICO
82


PROBADOR
ANTIACTUADOR
HOMBRERA
SOBRETAPA
TAPA
VLVULA
VSTAGO TAPN
TUBO
POTE
TERMOENCOGIBLE
FOLLETO
83


10.3 Descripcin de diagrama de operaciones Abastecimiento de
materiales a planta de produccin
2 1
3 4
5
8
7
15
16
15
6
17
1
3
9
Smbolo Smbolo Descripcin de Actividad Descripcin de Actividad
Se elabora un programa de produccin de acuerdo a
las necesidades de los clientes. Este programa
muestra las rdenes de produccin del da,
indicando el producto, el nmero de unidades, la
hora de inicio y la lnea de produccin donde se va a
fabricar.
El programa lo recibe el digitador del almacn de
materiales va correo electrnico. ste consume las
unidades de materiales lgicamente, cantidad que
luego ser consumida fsicamente.
Para informar a los funcionarios la cantidad y la
ubicacin de donde deben extraer las unidades, se
imprimen documentos indicando esta informacin.
Se incluye el identificador de lnea, una orden de
transporte y un formulario para conciliacin.
Los operarios de montacargas (trilaterlaes) toman
las estibas de las ubicaciones de almacenamiento y
las colocan en la zona de alistamiento y
fraccionamiento.
Se realiza la primera inspeccin. Los funcionarios
encargados de fraccionar la cantidad, verifican que
el material extrado corresponda al cdigo que se
requiere, asegurndose de no abastecer un material
errado.
El funcionario de fraccionamiento cuenta el nmero
de cajas necesarias. Si se necesita un saldo
adicional y el materiales el pequeo, se utiliza la
bscula de conteo. Es permitido entregar cantidades
adicionales a las solicitadas con el fin de no dar
faltante.
En caso de que el material fraccionado sea frasco
de vidrio, se debe introducir en contenedores
plsticos y no bolsas. Esta operacin se realiza en
un rea especial. Para materiales secundarios
tambin existe un proceso intermedio en cuanto a
etiquetas que deben ser marcadas con lotes de
fabricacin.
Los componentes se extraen de las cajas y se
introducen en bolsas plsticas. Esta operacin slo
aplica para materiales primarios, los cuales se
utilizan en la zona de envasado, sector donde no es
permitido ingresar cajas de cartn.
Luego de que cada grupo de fraccionamiento tenga
sus materiales listos para la orden de produccin, se
unifican en un punto especfico, completando la
totalidad de materiales.
Los funcionarios de fraccionamiento diligencian la
informacin sobre la cantidad fraccionada teniendo
en cuenta las unidades adicionales. Se informa el
nmero de cajas y las unidades por caja.
El digitador del almacn confirma en sistema el
consumo del inventario realizado en la operacin 2.
En caso de que los fraccionadores hayan tomado
ms unidades fsicamente, realiza el consumo de
estas cantidades. (Este proceso es el nmero 15 ya
que previamente se realiza la misma operacin de
fraccionamiento pero para materiales secundarios.
Ver diagrama de operaciones en los anexos.)
El operario encargado de abastecer los materiales a
la planta de produccin, realiza la verificacin de la
totalidad de componentes. Mientras realiza esta
operacin diligencia en los documentos su firma de
confirmacin.
Se coloca plstico alrededor de los materiales. Esta
envoltura de plstico facilita el transporte evitando
que las unidades se caigan de las estibas. Adems
se utiliza para forrar las cajas de cartn que van
para la zona de acondicionamiento (materiales
secundarios.)
Los materiales son entregados en su totalidad a los
encargados de abastecer cada lnea de produccin.
Se debe firmar una constancia de entrega. El
operario que recibe los materiales debe exigir que le
entreguen los documentos asociados.






TERMO ENCOGIBLE
FOLLETO
84

10.4 Diagramas de Flujo de abastecimiento de materiales a planta de
produccin
El material originalmente se encuentra almacenado en la bodega a
la espera de ser tomado por el montacarguista.
Operacin realizada con un montacargas trilateral. Esta operacin
es necesaria realizarla independiente de la cantidad necesaria o del
tamao del producto.
El material dura en espera aproximadamente 15 minutos mientras es
atendido por el fraccionador. Esto limita el espacio y impide bajar
ms materiales de otras ubicaciones por parte del montacarguista
Suelen encontrar errores durante produccin cuando identifican que
el material no corresponda al necesario, este filtro pretende evitar
este problema.
Este transporte consiste en ubicar el material cercano a la bsculas
de conteo, facilitando el manejo de materiales.
Se asume que las cantidades por cajas entregadas por el proveedor estan correctas.
Realiza conteo nicamente del saldo necesario para completar el material para la orden. Es
permitido entregar cantidades adicionales a las solicitadas con el fin de no dar faltante
durante produccin.
Este proceso solo aplica para etiquetas que deban ser marcadas.
Solo aplica para etiquetas que deban ser marcadas
Cada grupo de fraccionamiento deposita el material en una zona
destinada para cada orden de produccin.
Los documentos suelen quedar incompletos en cuanto a su
diligenciamiento. No parece existir claridad sobre los campos que
debe llenar cada cargo.
15 m
8 m
20 m
20 m
Almacenar material
Bajar materiales de ubicacion
Transportar materiales a punto de
fraccionamiento
Espera mientras el material es
tomado para su fraccionamiento
Verificar cdigo de material
Transportar a zona de conteo
Fraccionar de cantidad solicitada
Transportar a zona de marcado*
Marcar material*
Transportar a seccin destinada a
orden de produccin
Unificar materiales
Diligenciar documentos
Descripcin de Actividad Smbolo Distancia
Observaciones
4
5
1
1
1
Transporte
Operacin
Demora
Inspeccin
Almacenamiento
Actual
Felipe Gonzlez Gonzlez
Leonardo Palomino
Almacn de Materiales
Enero 20 de 2009
Alistamiento de materiales secundarios
Mtodo:
Elaborado por:
Revisado por:
Ubicacin:
Fecha:
Flujo:
Actividad Cantidad
DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIN
* No aplica para todos los materiales
Transportar para unificacin con
materiales primarios
2
10
6
3
2
7
11
8
12
9
13
14
10





85

Los materiales primarios se deben introducir en bolsas plsticas ya
que se abastecen en una zona donde no es permitido ingresar cajas
de cartn.
Este proceso slo aplica para frascos de vidrio. Existe un rea
especializada para la operacin de descartonado.
Es frecuente que los frascos se detengan en este punto, pueden
pasar ms de 15 das estacionados.
Esta operacin existe debido a que los frascos de vidrio no se
pueden introducir en bolsas plsticas. Se identifica que los rechazos
generados en este proceso no se reportan para la conciliacin.
15 m
8 m
50 m
20 m
Introducir en bolsas plsticas
Transportar a zona de descartonado*
Demora mientras el material es
atendido para descartonado*
Descartonar frasco de vidrio*
Transportar a seccin destinada para
orden de produccin
Unificar materiales
Diligenciar documentos
Descripcin de Actividad Smbolo Distancia Observaciones
4
6
2
1
1
Transporte
Operacin
Demora
Inspeccin
Almacenamiento
Actual
Felipe Gonzlez Gonzlez
Leonardo Palomino
Almacn de Materiales
Enero 20 de 2009
Alistamiento de materiales primarios
Metodo
Elaborado por:
Revisado por:
Ubicacin:
Fecha:
Flujo:
Actividad Cantidad
DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIN
Almacenar material
Bajar materiales de ubicacion
Transportar materiales a punto de
fraccionamiento
Espera mientras el material es
tomado para su fraccionamiento
Verificar cdigo de material
Transportar a zona de conteo
Fraccionar cantidad solicitada
Los documentos no estn estandarizados segn el responsable de
su diligenciamiento, la informacin suele quedar incompleta.
* No aplica para todos los materiales
Transportar para unificacin con
materiales secundarios
6
3
2
7
4
8
9
1
4
1
1
1
2
5
5
Este programa indica el da en que se van a producir los materiales,
como tambin el proceso encargado y la lnea de produccin
responsable.
Esta operacin conocida tambin como descargue, implica la salida
de los componentes del almacn de materiales para planta de
produccin. (De forma lgica, previa al fraccionamiento)
Los documentos consisten de la orden de transporte, el identificador
de lnea y el formulario de conciliacin de materiales.
Una vez se tenga la cantidad total fraccionada esta permitido
entregar unidades adicionales las cuales en esta proceso se
descargan del sistema.
Se realiza la inspeccin mientras se diligencian los documentos
adicionales. Suelen faltar componentes a pesar de tener esta
operacin.
Los materiales se entregan listos para fabricar y siempre deben
incluir los documentos correspondientes, caso que no siempre se
cumple.
30 m
Generar programa de produccin
Consumir materiales en sistema
Armar documentos de orden
Consumir cantidades adicionales
Inspeccionar orden completa
Envolver en plstico
Transportar materiales a punto de
entrega
Entregar materiales
Descripcin de Actividad Smbolo Distancia
Observaciones
1
6
0
1
0
Transporte
Operacin
Demora
Inspeccin
Almacenamiento
Actual
Felipe Gonzlez Gonzlez
Leonardo Palomino
Almacn de Materiales
Enero 20 de 2009
Abastecimiento de orden de produccin
Metodo
Elaborado por:
Revisado por:
Ubicacin:
Fecha:
Flujo:
Actividad Cantidad
DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIN
1
2
3
15
3
16
11
17
10.5 Diagrama de Recorrido Abastecimiento de Materiales a planta
10
3
2
5
1
4
1
2
14 13 11
10
3
9
7
6
1
6
4
1 1
8 9
2
2
3
15
5
16
11
17
3
Fraccionamiento
Materiales
secundarios
Fraccionamiento
Materiales
primarios
Zona unificacin
materiales
secundarios
Unificacin
materiales
primarios
Punto de
digitacin
ALMACN DE
MATERIALES
Fabrica de
emulsiones
Descartonado de
frasco de vidrio
Cuarto de
soplado y
devoluciones
Programacin
Unificacin de
rdenes completas
Tanques de
maceracin
Estanteras de
almacenamiento
Indica zona ubicada en sector de
envasado (externo a plano)
Operacin fsica
Operacin en sistema
Operacin e inspeccin
simultaneas
Inspeccin
Transporte
Almacenamiento
Demora
Indica flujo de documentos de
forma fsica o por correo
electrnico
Indica flujo de material
fsico a abastecer
Escala: 1 : 120
Informacin General Convenciones
DIAGRAMA DE RECORRIDO
Ubicacin
Proceso
Fecha
Mtodo
Elaborado por
Revisado por
Seccin sur occidente de Almacn de Materiales
Abastecimiento de materiales a planta de produccin
22 Enero de 2009
Actual
Felipe Gonzlez Gonzlez
Leonardo Palomino
Observaciones
Se muestra el flujo de materiales primarios (verde) sin incluir el
paso por descartonado ya que slo aplica para frasco de vidrio. Al
mismo tiempo, el flujo de materiales secundarios (rojo) se muestra
sin incluir el paso por marcado el cual aplica nicamente para un
grupo de etiquetas. No se muestra la totalidad de la bodega con el
fin de simplificar el diagrama.
Muros divisores
No indica divisin de
reas
PLANTA DE
PRODUCCIN
10.6 Descripcin proceso de devolucin de materiales a bodega
2
1
3
5
11
1
7
6
8 2
1
3
9
10
4
3
Smbolo Smbolo Descripcin de Actividad Descripcin de Actividad
Se termina de fabricar la orden de produccin y se
realiza el despeje de la lnea. Todos los
componentes son retirados de las bandas
transportadoras. La lnea queda lista para fabricar
otro tipo de producto.
Se cuentan las cantidades que se rechazan. Esta
operacin se realiza tambin durante la produccin,
no es necesario esperar a que finalice la orden. La
persona encargada de realizar esta operacin es la
misma que utiliza el producto en lnea.
Las cantidades sobrantes que no fueron utilizadas
en produccin se cuentan y se identifican. En
ocasiones es necesario utilizar bsculas de conteo.
Esta operacin tambin es responsabilidad de la
persona que utiliza el material el lnea. Se utiliza el
formato presentado en el anexo 11.3
Los operarios de abastecimiento reciben las
cantidades sobrantes. Este material se debe
inspeccionar para verificar que est en las
condiciones adecuadas para ser utilizado
posteriormente. Las unidades se ingresan en cajas
de cartn para su correcto almacenamiento.
Los operarios de abastecimiento deben conciliar la
orden de produccin. Se calcula la cantidad inicial
entregada por parte del almacn de materiales.
Luego se calcula el destino de estas unidades ya
sea como producto terminado, rechazo, muestras o
material sobrante; la suma de todos estos destinos
debe ser igual a la cantidad entregada inicialmente.
Se informa al digitador de la planta de produccin la
cantidad que se debe devolver al almacn. El
digitador luego ingresa estas unidades de forma
lgica al inventario del almacn, a la espera de que
se entreguen fsicamente.
Se realiza conteo de rechazos igual que en el punto
2 pero en el sector de envasado. La informacin
recolectada se transmite al abastecedor en
acondicionamiento para que este utilice esta
cantidad para la conciliacin de la orden de
produccin.
El abastecedor de envasado inspecciona las
condiciones del material sobrante. No se procede a
introducir el material en cajas ya que en este sector
es prohibido el ingreso de cartn.
La operacin del punto 5 solamente ingresa las
unidades al inventario, sin embargo no se ha
establecido la ubicacin dentro de la bodega. En
este paso, el operario de almacenamiento define la
ubicacin y realiza el traslado lgico del material a
dicha ubicacin.
Las ubicaciones del punto 10 se deben imprimir para
luego ser adheridas al material sobrante. El material
luego se entrega al operario del stockpicker el cual
ubica fsicamente el material en bodega.
Se realiza el despeje de los materiales primarios
igual que en el punto 1 pero en el caso de los
materiales utilizado en envasado. Para mayor
claridad sobre estos sectores ver diagrama de zonas
en anexos.
Se cuenta e identifica el material primario sobrante
igual que el punto 3 pero en el sector de envasado.
Se utiliza el formato presentado en el anexo 11.3.
Los materiales tanto de envasado como de
acondicionamiento (primarios y secundarios) se
reciben en el cuarto de devoluciones donde se
verifica que las cantidades devueltas lgicamente
coincidan con las cantidades fsicas.
El material proveniente de envasado se introduce en
cajas de cartn con el fin de que se puedan
almacenar correctamente.

10.7 Diagrama de flujo devolucin de materiales de envase y empaque a
bodega
Se refiere al momento cuando se termina la orden de produccin.
Esta operacin se puede hacer durante la produccin como tambin al final. Existen
procesos donde el responsable de contar los rechazos es el abastecedor. En otros casos
es la persona que esta utilizando el material en lnea de produccin. El conteo de vidrio es
peligroso y el personal no suele tener guantes especiales ni gafas de proteccin.
Existe una bscula por proceso, sin embargo en varias ocasiones el material
sobrante se cuenta manualmente, cuando la devolucin es pequea.
Se han identificado varios errores en esta operacin, las personas
de las lneas no indican correctamente el cdigo del material, o la
cantidad diligenciada esta errada.
El material debe estar en buenas condiciones para su uso posterior.
De no ser as, no se acepta la devolucin y por lo tanto se toma
como rechazo.
Previo a este transporte, el operario abastecedor de envasado debe informar al
abastecedor de acondicionamiento la cantidad devuelta adems de los rechazos de la
unidades sobrantes; esto con el fin de que se pueda realizar la conciliacin de materiales
totales. Este flujo de informacin es muy pobre.
16 m
55 m
Despejar lnea de produccin
Contar rechazo y desechar
Transporte a zona de bsculas
Contar e identificar material sobrante
Transporte a cuarto de devoluciones
Descripcin de Actividad Smbolo Distancia
Observaciones
2
3
0
1
0
Transporte
Operacin
Demora
Inspeccin
Almacenamiento
Actual
Felipe Gonzlez Gonzlez
Planta de produccin - Almacn de Materiales
Enero 20 de 2009
Devolucin Materiales Primarios
Metodo
Elaborado por:
Revisado por:
Ubicacin:
Fecha:
Flujo:
Actividad Cantidad
DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA
Leonardo Palomino
Inspeccionar condiciones de material
sobrante
6
7
3
8
4
2

Esta operacin consiste en identificar cuanto se utiliz en la orden de produccin (producto
terminado, rechazos, muestras) y cuanto sobr. El total debe ser igual a la cantidad que
ingres del almacn, sin embargo existen muchas diferencias. El proceso es
completamente manual.
Las unidades se transfieren a un almacn transitorio en sistema. Es decir que ingresan al
inventario sin embargo an no tienen una ubicacin especfica de la bodega. Esta
devolucin afecta el costo de la orden de produccin.
El material se ubica en una estiba a la espera de ser entregado al almacn. En este punto,
los operarios de produccin pueden tomarlo equivocadamente para otra orden de
produccin. Pueden pasar ms de 15 das con el material estancado en este punto.
Se transporta el material con el fin de unificarlo con los componentes
de envasado.
El operario del almacn identifica en sistema ciertas cantidades devueltas, sin embargo al
buscarlas fsicamente, se encuentran faltantes. Solicitar la bsqueda suele tomar mucho
tiempo y no parecen existir responsables directos.
Para realizar esta operacin, el operario del almacn en ocasiones
se debe trasladar ms de 160 metros ya que en el punto donde se
encuentra el material no existen computadores disponibles.
En este punto ya se tienen definidas las ubicaciones en el almacn.
Se entregan los materiales separados por grupo de fraccionamiento
para ser ubicados en la bodega.
14 m
10 m
122 m
53 m
Despejar lnea de produccin
Contar rechazo y desechar
Transporte a zona de bsculas
Contar e identificar material sobrante
Transportar a punto intermedio de
devoluciones
Inspeccionar y encartonar material
sobrante
Devolver lgicamente materiales
Transporte a cuarto de devoluciones
Unificar y verificar componentes
devueltos
Encartonar material primario
Trasladar material lgicamente a
ubicacin
Identificar material con ubicacin en
bodega
Transportar al almacn de materiales
Ubicar material en estantera
Descripcin de Actividad Smbolo Distancia Observaciones
3
8
1
2
1
Transporte
Operacin
Demora
Inspeccin
Almacenamiento
Actual
Felipe Gonzlez Gonzlez
Leonardo Palomino
Planta de produccin - Almacn de materiales
Enero 20 de 2009
Devolucin de materiales
Metodo
Elaborado por:
Revisado por:
Ubicacin:
Fecha:
Flujo:
Actividad Cantidad
DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA
Conciliar orden de produccin
Demora de material a la espera de
ser entregado al almacn
1
2
1
3
2
1
5
5
3
9
10
11
6
1
4
1

3
1
1 7
3
6
8
4
1 2
1
3
2
1
4
5
5
3 3
9 11
6
Estanteras de
almacenamiento
Indica zona ubicada en sector
de recibo (externo a plano)
Operacin fsica
Operacin en sistema
Operacin e inspeccin
simultaneas
Inspeccin
Transporte
Almacenamiento
Demora
Indica flujo de documentos
de forma fsica o por correo
electrnico
Indica flujo de material
fsico a abastecer
Escala: 1 : 120
Informacin General Convenciones
DIAGRAMA DE RECORRIDO
Ubicacin
Proceso
Fecha
Mtodo
Elaborado por
Revisado por
Proceso hidroalcoholes - seccin almacn
Devolucin de materiales de envase y empaque
22 Enero de 2009
Actual
Felipe Gonzlez Gonzlez
Leonardo Palomino
Observaciones
Se muestra el proceso de devolucin en el caso
de hidroalcoholes con el fin de simplificar el
diagrama. La operacin es similar para los otros
dos procesos (Emulsiones y Maquillaje)
Muros divisores
No indica divisin de
reas
10
Descartonado de
frasco de vidrio
Tanques de
maceracin
Cuarto de
soplado y
devoluciones
PLANTA DE
PRODUCCIN
ALMACN DE
MATERIALES
Lneas de
produccin
envasado
Lneas de produccin
Acondicionamiento
Esclusa
Punto de
digitacin
Punto de
digitacin
Punto de cambio de zona
(Prohibido el paso)
Zona de conciliacin y revisin de
materiales en devolucin
2

11.8 Diagrama de Recorrido Devolucin de Materiales a bodega
92

10.9 Diagrama de divisin de zonas segn requerimientos de higiene

Informacin General
DIAGRAMA DE DIVISIN DE ZONAS
Ubicacin
Escala
Fecha
Mtodo
Elaborado por
Revisado por
Proceso hidroalcoholes - seccin almacn
1:120
22 Enero de 2009
Actual
Felipe Gonzlez Gonzlez
Leonardo Palomino
Zona Negra : rea de menos exigencia en higiene, el
uniforme consiste en overol o particular. Se exige
uso de cofia.
Zona azul: Se utiliza uniforme azul con cofia.
Zona blanca: Mayor control de higiene, uso de overol
blanco desinfectado, cofia y tapabocas.
10.10 Orden de transporte para orden de produccin

94

10.11 Identificador de lnea para orden de produccin

95

10.12 Formulario de conciliacin para orden de produccin actual

10.13 Formulario de conciliacin para orden de produccin propuesto
10.14 Aplicativo en Excel para evaluacin de cantidades entregadas
como devolucin

10.15 Formato para la identificacin de materiales en devolucin

10.16 Diagrama de operaciones propuesto para devolucin de
materiales de envase y empaque a bodega
2
1
3
8
Despejar lnea de
produccin
Contar rechazo
y desechar
Devolver lgicamente,
trasladar a ubicacin e
identificar material
Unificar, encartonar
y verificar cantidad
de componentes
devueltos
Devolucin
materiales
primarios
Devolucin de
materiales
8
1
Operacin fsica
Operacin en sistema
Envasado de materiales - Almacn de Materiales
Devolucin de materiales de envase y empaque a bodega
5
4
Despejar lnea de
produccin
Contar rechazo
y desechar
3
7
Conciliar orden de
produccin
Operacin e inspeccin simultaneas
1
Abril 15 2009
Propuesto
6
Contar, inspeccionar
e identificar cantidad
sobrante
Contar, inspeccionar
e identificar cantidad
sobrante
10.17 Diagrama de recorrido propuesto para devolucin de materiales de envase y empaque a bodega
1
5
3
4
6
1 2
1
3
2
Estanteras de
almacenamiento
Indica zona ubicada en sector de
recibo (externo a plano)
Operacin fsica
Operacin en sistema
Operacin e inspeccin
simultaneas
Inspeccin
Transporte
Almacenamiento
Demora
Indica flujo de documentos de
forma fsica o por correo
electrnico
Indica flujo de material
fsico a abastecer
Escala: 1 : 120
Informacin General Convenciones
DIAGRAMA DE RECORRIDO
Ubicacin
Proceso
Fecha
Mtodo
Elaborado por
Revisado por
Proceso hidroalcoholes - seccin almacn
Devolucin de materiales de envase y empaque
Abril 15 de 2009
Propuesto
Felipe Gonzlez Gonzlez
Leonardo Palomino
Observaciones
Se muestra el proceso de devolucin en el caso de hidroalcoholes con el fin de
simplificar el diagrama. La operacin propuesta sera similar en los otros dos
procesos (Emulsiones y Maquillaje).
Muros divisores
No indica divisin de
reas
Descartonado de
frasco de vidrio
Tanques de
maceracin
Cuarto de
soplado y
devoluciones
PLANTA DE
PRODUCCIN
ALMACN DE
MATERIALES
Lneas de
produccin
envasado
Lneas de produccin
Acondicionamiento
Esclusa
Punto de
digitacin
Punto de
digitacin
Punto de cambio de zona
(Prohibido el paso)
Zona de conciliacin y revisin de
materiales en devolucin
3
1 7 8
4
3
Punto de
digitacin