PASOS A DAR EN LA IMPLANTACIONDE UN S.I.C. EN UNA PYME PAG.

1
PASOS A DAR EN LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA
INFORMATIVO CONTABLE EN UNA PYME.
Fernando Gimenez Barriocanal
RESUMEN
El presente artculo pretene e!pl"car e un #oo senc"llo $ pr%ct"co& c'ales son
los pr"nc"pales pasos a ar en la "#plantac"(n e un s"ste#a e a#"n"strac"(n $
conta)"l"a. Esta espec"al#ente est"nao a e#presas o secc"ones e nue*a creac"(n $
ta#)"+n para a,uella ,ue ,u"eran re*"sar sus s"ste#as $a e!"stentes. En pr"#er lu-ar& se
e!ponen los puntos a anal".ar e part"a& para con poster"or"a $ )ase a los anter"ores&
e/"n"r los pasos a ar para su "se0o e "#plantac"(n.
INTRODUCCION
Una e las pre-untas ,ue es necesar"o responer cuano se crea una e#presa o se
"n"c"a una nue*a act"*"a en la #"s#a es la re/erente al s"ste#a a#"n"strat"*o conta)le
necesar"o ,ue *a a ser*"r para el control e la act"*"a& su e*aluac"(n $ la to#a e
ec"s"ones so)re su /unc"ona#"ento.
En e/"n"t"*a& nuestro cuest"(n ra"ca en construir un sistema de informacin
que se capaz de canalizar todas las operaciones que realiza la empresa de acuerdo con
un proceso lgico y un modelo contable que nos permita obtener la mxima
informacin necesaria con el mnimo coste posible.
Es "#portante estacar ,ue #uc1as pe,ue0as $ #e"anas e#presas
ent"enen ,ue "#plantar un S"ste#a In/or#at"*o Conta)le 2S.I.C.3 cons"ste tan solo en
"ntrouc"r atos en un pro-ra#a e conta)"l"a cual,u"era& s"n etenerse en anal".ar las
pecul"ar"aes e su e#presa $ act"*"a. Esta concepc"(n lle*a a no pocos problemas a
toos n"*el4 "/"cultaes en la captac"(n e atos 2los papeles no se sa)e one por,ue
no t"enen re-ulao su proceso en la e#presa3& "ne/"c"enc"as el pro-ra#a e orenaor&
2se a,u"eren pro-ra#as o #(ulos ,ue no se prec"san3& /alta e control "nterno $& en
e/"n"t"*a o)tenc"(n e una "n/or#ac"(n "ne/"c"ente $ #uc1os casos& poco a5ustaa a la
real"a e la ent"a.
6rente a esta cuest"(n.& 1a$ ,ue ser consc"ente ,ue no toas las e#presas
se pueen per#"t"r sol"c"tar la a$ua a un consultor e!terno para ,ue le ela)ore el s"ste#a
o s"#ple#ente& t"enen est"nao en su presupuesto cant"aes pe,ue0as para el
eparta#ento e a#"n"strac"(n .
Por too ello& $ ao ,ue entene#os ,ue en #uc1os casos la ela)orac"(n
e un s"ste#a e/"c"ente no re,u"ere la apl"cac"(n e -ranes es/uer.os& *a#os a e!poner
los pasos necesar"os ,ue e)e#os e ar a la 1ora e "#plantarlo. En pr"#er lu-ar
*ea#os los an%l"s"s pre*"os necesar"os a real".ar. Seran los s"-u"entes4
PASOS A DAR EN LA IMPLANTACIONDE UN S.I.C. EN UNA PYME PAG. 7
PASOS PREVIOS EN LA IMPLANTACIN DE UN S.I.C.
1.- Anlss !e la empresa " !e s# en$orno
%.- Anlss !e las opera&ones '#e real(a
).- Anlss !e la n*orma&+n re'#er!a
1.- ANALISIS DE LA EMPRESA , SU ENTORNO.
El pr"#er paso a la 1ora e "#plantar un s"ste#a es el an%l"s"s e la e#presa o
s"ste#a a controlar o)5eto el tra)a5o. Para ello& tenre#os en cuanta los s"-u"entes
/actores ,ue *an a con"c"onar el s"ste#a4
6ACTORES A ANALI8AR
1.1.- Anlisis de la actividad y el sector
1.2.- Anlisis del tamao y el entorno.
1.!.- Anlisis de la organizacin
1.1. Anlisis de la actiidad ! el sect"#
El pr"#er paso ,ue e)e e arse cuano se ,u"ere "#plantar un s"ste#a
"n/or#at"*o conta)le es el"#"tar el sector e la act"*"a en ,ue se puee encuarar la
e#presa. En e/"n"t"*a& se trata e pre-untarse
"#ue actividad va a realizar la empresa$
Este ato nos *a a resultar e *"tal "#portanc"a a la 1ora e con/"-urar nuestra
)ase e atos conta)le & $a ,ue nos s"tuar% en la act"*"a )ase ,ue real".a la e#presa&
conoc"eno cuales *an a ser los puntos cla*e a se-u"r por el s"ste#a $ cuales otros no
t"enen ra.(n e estar por lo ,ue pueen ser e!clu"os.
Supon-a#os& por e5e#plo& ,ue *a#os a real".ar una "#plantac"(n e un S.I.C. $ el pr"#er ato
,ue rec")"#os es ,ue se trata e una pe,ue0a co#pa0a e se-uros. Con solo este ato poe#os sacar las
s"-u"entes conclus"ones4
A3 En nuestro s"ste#a& carecer% e "#portanc"a el captulo e e!"stenc"as al#acena)les& ,ue se
reuc"r% )%s"ca#ente al al#ac+n e #ater"al e o/"c"na& lo cual "#pl"ca ,ue no neces"ta#os "nc""r e
#anera rele*ante en el control e al#ac+n. En consecuenc"a& sa)re#os ,ue a la 1ora e a,u"r"r el
pro-ra#a e conta)"l"a no e)ere#os e to#ar en cuenta apl"cac"ones para este /"n.
93 Por otra parte $ aa la estructura prop"a e la act"*"a e una co#pa0a e se-uros&
2co)rar pr"#as $ pa-ar s"n"estros3& nuestro s"ste#a se e)er% etener en la e#"s"(n e p(l".as & control
e co)ros e pr"#as $ en el pa-o e prestac"ones 2s"n"estros3& pu"eno lle-ar al caso e ser o)5eto e
su)eparta#entos con ent"a prop"a..
Ae#%s e lo $a co#entao& los atos so)re la act"*"a o sector en el ,ue
opera& nos *an a "n/or#ar so)re la e!"stenc"a o no e le-"slac"(n prop"a a apl"car en el
PASOS A DAR EN LA IMPLANTACIONDE UN S.I.C. EN UNA PYME PAG. :
#"s#o& tanto #ercant"l co#o prop"a#ente conta)le; s" "spone o no e un aaptac"(n
sector"al el Plan General e Conta)"l"a o s" t"ene ,ue presentar "n/or#ac"ones
a"c"onal a las conte#plaas en el C("-o e Co#erc"o& le$ e Soc"eaes An(n"#as&
etc.
En el caso antes alu"o& sa)ra#os ,ue las co#pa0as e se-uros "sponen e una aaptac"(n
sector"al e Plan General e Conta)"l"a e o)l"-ao cu#pl"#"ento. As #"s#o& t"enen la o)l"-ac"(n e
presentar un "n/or#e anual #u$ etallao e su act"*"a a la D"recc"(n General e Se-uros& con una
e!tensa "n/or#ac"(n conta)le. D"c1a "n/or#ac"(n e)e poer e!traer "recta#ente el s"ste#a a
"#plantar $& por tanto& supone $a un re,uer"#"ento #n"#o e "#presc"n")le para nuestro S.I.C.
1.$. Anlisis del ta%a&" ! el ent"#n"
Otro e los aspectos /una#entales ,ue e)e#os e tener en cuenta es el
relat"*o al ta#a0o e nuestra e#presa. A nuestros e/ectos& es prec"so rese0ar ,ue "c1o
ta#a0o no *"ene eter#"nao 'n"ca#ente por los par%#etros con*enc"onales e
#e"c"(n 2*olu#en e /acturac"(n& n'#ero e tra)a5aores& etc.3 s"no por otras *ar"a)les
entre las ,ue estacan4
6ACTORES <UE IN6LUYEN EN EL TAMA=O DEL S.I.C.
1.> N'#ero e operac"ones econ(#"cas "/erentes ,ue real".a.
7.> Co#ple5"a a#"n"strat"*a e las #"s#as
:.> N'#ero e *eces ,ue se rep"ten las operac"ones.
?.> N'#ero e centros e act"*"a "/erentes
> N'#ero e sucursales
> N'#ero e act"*"aes "/erenc"aas.
Dese esta (pt"ca& cons"era#os ,ue la e#presa prec"sar% un S.I.C. #%s
esarrollao s" real".a un n%mero de operaciones muy amplio& s" la comple&idad
a#"n"strat"*a e las #"s#as es ele*aa $ s" ae#%s& la frecuencia de repeticin de la
misma es muy elevada.
Es #u$ "#portante el estacar ,ue no 1e#os #enc"onao en n"n-'n caso el
"#porte no#"nal en pesetas e las operac"ones econ(#"cas& $a ,ue al s"ste#a le cuesta
pr%ct"ca#ente lo #"s#o procesar una operac"(n e @.AAA pesetas ,ue e @AA #"llones.
Este ato es /recuente#ente ol*"ao por los -estores& ,ue normalmente vinculan el
tamao del departamento administrativo al volumen de facturacin de la empresa.
Bol'#enes -ranes "#pl"can otac"ones presupuestar"as "#portantes en el S.I.C. $
*"ce*ersa& cuano la relac"(n& co#o puee *erse& no es "recta. De 1ec1o& #uc1as
pe,ue0as e#presas& aa su co#ple5"a e operac"ones& "st"ntas act"*"aes& -ran
n'#ero e transacc"ones& re,u"eren un es/uer.o a#"n"strat"*o #u$ super"or en t+r#"nos
relat"*os /rente a -ranes e#presas& lo cual suele conlle*ar con/l"ctos entre el Cn"*el
prouct"*o e la e#presaD $ el Cn"*el a#"n"strat"*oD. Por tanto& es #u$ "#portante
conc"enc"ar a los -estores e esta cuest"(n.
Reto#ano nuestro e5e#plo& $ supon"eno ,ue la co#pa0a e se-uros es e as"stenc"a
san"tar"a puee tener en su per"oo "n"c"al un *olu#en #u$ pe,ue0o e /acturac"(n& #e"o por el
PASOS A DAR EN LA IMPLANTACIONDE UN S.I.C. EN UNA PYME PAG. ?
n'#ero e p(l".as $ el prec"o e las #"s#as. No o)stante& en el ra#o e las as"stenc"a san"tar"a& las
prestac"ones 2s"n"estros3& a pesar e tener un coste #e"o )a5o& son #u$ nu#erosas
1
. Ae#%s& s" el
/racc"ona#"ento pa-o es #ensual& co#o suele ocurr"r en este ra#o& a "/erenc"a e otros en el ,ue el
pa-o es anual o tr"#estral& el es/uer.o a#"n"strat"*o se "ncre#enta nota)le#ente. Este ato en una
pe,ue0a e#presa con pocos recursos 1u#anos $ #ater"ales $ neces"tano un control "n"*"ual".ao e
p(l".as& co)ro e pr"#as $ prestac"ones& suele suponer tens"ones en el eparta#ento a#"n"strat"*o
/rente a la -erenc"a & ,ue sol"c"ta una "n/or#ac"(n ,ue no puee ser correpon"a por S.I.C.
El otro aspecto #enc"onao re/erente al ta#a0o es el n%mero de centros de
actividad "/erenc"aos ,ue posea nuestra or-an".ac"(n. Por centros centros
"/erenc"aos entene#os tanto las "st"ntas sucursales ,ue puee "sponer la ent"a&
co#o las "st"ntas act"*"aes ,ue puean ese#pe0arse en una #"s#a o/"c"na o sucursal.
Seran centros e act"*"a& por e5e#plo& caa una e las se"s o/"c"nas ,ue "spone
nuestra co#pa0a en Mar"& pero ta#)"+n seran "/erenc"aos s" en una #"s#a sucursal
real".a#os act"*"aes "/erenc"aas& 2*ene#os se-uros $ ae#%s "spone#os e una
-estor"a3.
En el caso e e!"st"r #n s+lo &en$ro !e a&$-!a!& el pro)le#a se reuce
nota)le#ente& $a ,ue poe#os canal".ar toa la "n/or#ac"(n por una sola *a $ el
proceso conta)le es 'n"co. Pro)a)le#ente un s(lo e,u"po "n/or#%t"co $ un pro-ra#a e
conta)"l"a $ -est"(n stanar puea sat"s/acer toas nuestras neces"aes.
El pro)le#a real se plante cuano la ent"a "spone e #%s e un centro e
act"*"a. En este caso pueen arse os s"tuac"ones4
A3 'odos los centros de actividad se aglutinan en una sola ubicacin. Se
tratara e e#presas ,ue real".an *ar"as act"*"aes en un solo local. En este caso& el
'n"co pro)le#a es el estu"ar la con*en"enc"a e "nte-rar las act"*"aes en un solo
s"ste#a o lle*arlas por separao& s" )"en en este 'lt"#o caso e)e e 1a)"l"tarse los
proce"#"entos e consol"ac"(n. Eo$ en a& la -ran #a$ora e los pro-ra#as
co#erc"ales per#"ten lle*ar en el #"s#o "st"ntas conta)"l"aes e e#presas o secc"ones
por separao con la /aculta e consol"ar a#)as en una sola ent"a.
Caso "/erente es el ,ue se plantea cuano las "st"ntas act"*"aes se proucen
en ms !e #na #b&a&+n espa&al. En este caso sur-e el '#"(le%a de la cent#ali)aci*n
o no el s"ste#a. Esta cons"ste en captar toa la "n/or#ac"(n e las "st"ntas sucursales $
procesarla en 'n"co centro . La central".ac"(n t"ene las s"-u"entes -en$a.as/
A3 La e#presa s(lo prec"sa personal a#"n"strat"*o conta)le en la central. esto
"#pl"ca ,ue toos los a#"n"strat"*os tra)a5an con5unta#ente $ en e,u"po& #"entras ,ue
en las "st"ntas sucursales 'n"ca#ente se prec"sa ,ue se orene $ pon-a a "spos"c"(n la
"n/or#ac"(n -eneraa por la #"s#a.
93 I#pl"ca un #enor coste& tanto en recursos 1u#anos& co#o en #e"os
"n/or#%t"cos& al no prec"sar e ter#"nales en caa centro.
C3 Es la soluc"(n #%s con*en"ente cuano& con pocos recursos& se pretene
lle*ar un control #%s cerca e caa sucursal& $a ,ue la autono#a a#"n"strat"*a
1
Las personas ,ue suscr")en una p(l".a e as"stenc"a san"tar"a la ut"l".an con #a$or /recuenc"a ,ue en
otros ra#os& aun,ue s(lo sea para *"s"tar al #e"co& real".arse un c1e,ueo& etc.
PASOS A DAR EN LA IMPLANTACIONDE UN S.I.C. EN UNA PYME PAG. @
conlle*a& en pr"#era "nstanc"a& un #enor control . Este 1ec1o suele arse en e#presa e
ta#a0o reuc"o con un n'#ero l"#"tao e centros 2no #%s e se"s u oc1o3.
D3 Al procesar toas las operac"ones e un #oo con5unto $ 'n"co& no se
proucen pro)le#as e consol"ac"(n e atos.
6rente a las *enta5as rese0aas& poe#os estacar ta#)"+n los n&on-enen$es4
A3 I#pl"ca "sponer e un s"ste#a e trans#"s"(n e "n/or#ac"(n e/"ca.. D"c1os
s"ste#as pueen *ar"ar& ese el en*o #e"ante #ensa5ero o correo "nterno& trans#"s"(n
e atos por /a!& correo electr(n"co& etc. En cual,u"er caso& estos s"ste#as suelen
presentar e)"l"aes a la 1ora e la captac"(n e atos.
93 I#pl"ca& en la #a$ora e los casos & un retraso #a$or en el proceso conta)le&
$ por tanto en o)tener la "n/or#ac"(n e sal"a. El 1ec1o e tener ,ue preparar la
"n/or#ac"(n para su en*o& rec")"rla $ lue-o procesarla& suele conlle*ar retaros por
e!tra*os& pet"c"ones e "n/or#ac"(n co#ple#entar"a& aclarac"ones& etc.
An%lo-a#ente& la escentral".ac"(n el S.I.C. en caa sucursal& 2#anten"eno&
co#o es l(-"co& una central e atos3& "#pl"ca #a$ores costes& tanto en recursos
1u#anos& co#o en e,u"pos "n/or#%t"cos; t+cn"cas e trans#"s"(n e atos por #oe# o
rees con cl"entes re#otos& etc.; au,nue la e/"cac"a $ se-ur"a el s"ste#a es #uc1o
#a$or $ la "n/or#ac"(n puee ser o)ten"a en #enor t"e#po pos")le. D"c1o s"ste#a es
aconse5a)le& cuano no "#presc"n")le& cuano el n'#ero e transacc"ones $ su *ar"ea
alcan.a un *olu#en cons"era)le.
Por 'lt"#o& entro e este apartao& puee lle-ar a ser e enor#e *ala el
conocimiento de los sistema de informacin de las empresas que operan en nuestro
sector& espec"ale#ente las e s"#"lar ta#a0o $ or-an".ac"(n. En este sent"o& la
e!per"enc"a e otros puee ser #u$ "nteresante para nosotros e cara a etectar puntos
/uertes $ +)"les el s"ste#a. La#enta)le#ente& el acceso a "c1a "n/or#ac"(n no s"e#pre
es /%c"l& $a ,ue no se trata e "n/or#ac"(n p')l"ca.
1.+. Analisis de la O#,ani)aci"n
Conoc"o el sector one *a a opera la e#presa $ su ta#a0o& el 'lt"#o punto e
anal"s"s e la e#presa es conocer su or-an".ac"(n "nterna. A,u poe#os tener os casos4
A3 E#presas en /unc"ona#"ento con or-an".ac"(n eter#"naa.
93 E#presas e nue*a creac"(n s"n or-an".ac"(n pre*"a.
A( )mpresas en funcionamiento con organizacin determinada.
En esta s"tuac"(n& se tratara e conocer 4
F<u+ eparta#entos ,ue la "nte-ranG
F<u+ personas los /or#an $ ,ue capac"tac"(n t"enenG
PASOS A DAR EN LA IMPLANTACIONDE UN S.I.C. EN UNA PYME PAG. H
F<u+ co#pentenc"a t"enenG
F<u+ capac"a e ca#)"os e!"steG
Este 'lt"#o atos& el n"*el e pos")"l"a e real".ar ca#)"os en la or-an".ac"(n
resulta e *"tal "#portanc"a& $a ,ue nor#al#ente suele ocurr"r en #uc1as PYMES ,ue la
estructura e poer es #u$ /"5a $& por tanto& cual,u"er ca#)"o resulta co#pl"cao. Esto
es espec"al#ente as cuano los cargos directivos son ocupados por los propios
propietarios de la empresas& ,ue en cas"ones& no re'nen el per/"l necesar"o para la tarea
a#"n"strat"*a enco#enaa.
Incluso en estos casos& lo #%s "#portante es conocer la e#presa por entro& su
or-an"-ra#a. El "#plantaor el s"ste#a& s" ,u"ere lle*arlo a ca)o con +!"to& t"ene ,ue
tener en cuenta estas restr"cc"ones $ no en/rentarse /rontal#ente a ellas& $a ,ue el me&or
sistema no es el ms eficaz tericamente* sino el que es capaz de funcionar del modo
ms eficiente con las restricciones existentes.
+( )mpresas de nueva creacin sin organizacin previa .
Cuano se trata e e#presas ,ue a'n no estan en /unc"ona#"ento& las *enta5as
son enor#es& $a ,ue la 'n"ca restr"cc"(n es la presupuestar"a. En estos casos resulta
"#presc"n)le& para el "se0o e la estructura (pt"#a& real".ar correcta#ente el anal"s"s e
operac"ones propuesto en el punto s"-u"ente& e cara a etectar cuales son los
C#o*"#"entos a#"n"strat"*osD e cara operac"(n $ con/ecc"onar nuestra or-an".ac"(n en
/unc"(n e estos.
%.- ANALISIS DE OPERACIONES.
Anal".aas la e#presas $ su entorno& la parte /una#ental $ #%s la)or"osa e
cara a nuestro o)5et"*o& es el an%l"s"s por#enor".ao e toas las operac"ones ,ue real".a
o *a a real".ar nuestra e#presa. D"c1o anal"s"s cons"ste en4
PASOS A DAR EN EL ANALISIS DE OPERACIONES
1.- ,denticacin de todas operaciones diferenciadas.
2.- -efinicin de cada operacin
!.- .odelos contables .
/.- 0ormas de valoracin y corte de operaciones.
1.- -epartamentos que intervienen
2.- 3rocesos administrativo.
4.- 0ormativa legal aplicable.
En pr"#er lu-ar& tene#os ,ue "ent"/"car toas $ caa una e las operac"ones ,ue
real".a la e#presa. A estos e/ectos& cons"era#os operac"ones "-uales a,uellas ,ue
"#pulsan la #"s#a c"rculac"(n econ(#"ca $ el #"s#o proceso a#"n"strat"*o. Por
PASOS A DAR EN LA IMPLANTACIONDE UN S.I.C. EN UNA PYME PAG. I
e5e#plo& toas la co#pras e se su#"n"stros se cons"eran co#o una sola& as co#o
toos los pa-os e cuotas e presta#os& etc.
De esta #anera& se ela)ora un n"ce e operac"ones a real".ar. A cont"nuac"(n& se
esarrolla el anal"s"s e caa una& con/ecc"onano una /"c1a por operac"(n ,ue co#"en.a
con la e/"n"c"(n e la #"s#a. Esta e/"n"c"(n contenr% los su5etos ,ue "nter*"enen en la
#"s#a $ la c"rculac"(n econ(#"ca ,ue -enera.
A part"r e esta& se con/ecc"ona el modelo contable de la operacin ,ue re/le5ar%
las pos")les *ar"antes e la #"s#a $ sus as"entos correspon"entes. A este #oelo& se le
a0aen las nor#as e *alorac"(n correspon"entes a caa una e las *ar"a)les ,ue
"nter*"enen $ se e!pone el corte e operac"ones& concretano en ,ue #o#ento e)e ser
conta)"l".aa "c1a operac"(n.
Por otra parte& e)e#os "ent"/"car qu5 departamentos de nuestra empresa van
intervenir en la operacin as co#o c'al es el proceso a#"n"strat"*o e la #"s#a. Este
an%l"s"s cons"ste en e!poner cmo se desarrolla secuencialemente la operacin* qu5
documentos intervienen* por qu5 departamentos pasan* qui5n la autoriza y dnde se
arc6iva. En el caso e ,ue la e#presa sea e nue*a creac"(n& este proceso e)er% ser
o)5eto e an%l"s"s para su "se0o& aucuanolo a la real"a e los recursos "spon")les.
).- ANALISIS DE LA IN0ORMACION 1UE SE DESEA O2TENER.
Co#o 'lt"#o paso pre*"o a la "#plantac"(n e un S"ste#a In/or#at"*o Conta)le&
se prec"sa conocer ,u+ "n/or#ac"(n e sal"a es la ,ue ,u"ere o)tener el S"ste#a& es
ec"r& c'al es el proucto /"nal a o)tener; $a ,ue en /unc"(n e lo ,ue ,uera#os o)tener
ass e)er% ser el s"ste#a . Al-unos "rect"*os& ante esta pre-unta& responen ,ue les
-ustara o)tener t"da la "n/or#ac"(n pos")le. Este t"po e contestac"ones no pueen ser
a#"t"as $a ,ue e!"ste una realc"(n "recta entre "n/or#ac"(n $ coste e la #"s#a $
tenre#os ,ue aecuar una *ar"a)le a la otra. Otra postura )astante /recuente es no tener
claro c'al es la "n/or#ac"(n ,ue se re,u"ere& sol"c"tano& en pr"#era "nstanc"a un
eter#"nao *olu#en $ una *e. #ontao el s"ste#a para atener "c1as neces"aes&
,uerer a#pl"ar las neces"aes e "n/or#ac"(n. Ea$ ,ue a*ert"r ,ue aun,ue caa a los
s"ste#as son #%s /le!")les& puee lle-ar un #o#ento& en el s"ste#a no puea crecer #%s
$ ten-a ,ue re"se0arse e nue*o.
Por ello& es #u$ "#portante conc"enc"ar a la "recc"(n para ,ue concret"ce lo #%s
pos")le4
F<ue t"po e "n/or#ac"(n esea o)tenerG
FA ,ue n"*el la ,u"ereG
FEn ,ue pla.osG
FCon ,ue per"o"c"aG
Pon-a#os un e5e#plo. Supon-a#os ,ue "spone#os e una cartera e 1.AAA cl"entes. A la 1ora
e e#ot"r "n/or#es relacc"onaos con los #"s#os& las a-rupac"ones ,ue poe#os real".ar son #u$
nu#erosas4 por local".ac"(n -eo-r%/"ca& por t"po e proucto& por *olu#en& etc. No parece l(-"co ,ue en
nuestro s"ste#a e/"na#os 7A ( :A caracter"st"cas & con el coste ,ue eso conlle*a& s" real#ente s(lo son
't"les tres& por lo ,ue ser% prec"so concretar c'ales& e estas caracterst"cas& son las ,ue se *an a ut"l".ar.
PASOS A DAR EN LA IMPLANTACIONDE UN S.I.C. EN UNA PYME PAG. J
3.- DISE4O E IMPLANTACION DEL SISTEMA.
Real".ao el anal"s"s pre*"o& $ "spon"eno e toos los atos pre*"os& poe#os
$a real".ar el "se0o el s"ste#a ,ue& en entre otros pora tener los s"-u"entes pasos4
PASOS PARA DISE=AR E IMPLANTAR EL S.I.C.
1.> D"se0o el Plan e Cuentas.
7.> 6"5ac"(n e los procesos a#"n"strat"*os.
:.> Elecc"(n el E,u"po "n/or#at"co.
?.> I#plantac"(n $ control el s"ste#a
-.1. Dise&" del M"del" C"nta(le.
El "se0o el #oelo conta)le aaptao a la ent"a o)5eto e estu"o 1a s"o
s"e#pre en lo ,ue #%s 1an puesto +n/as"s los conta)les cuano se plantean el "#plantar
un S.I.C. No o)stante 1a$ ,ue estacar& ,ue 'n"ca#ente espues e 1a)er anal".ao
toas las operac"ones a real".ar por la e#presa $ conoc"as las neces"aes e
"n/or#ac"(n e la #"s#a& poe#os esta)lecer con el su/"c"ente r"-or el #oelo necesar"o
$ 5usto. -ic6o modelo se traducir en un plan de cuentas a medida. En este apartao& se
pueen &ome$er !os errores4 real".ar un plan e#as"o esa-re-ao& con e!ces"*as
cuentas ,ue no an la "n/or#ac"(n necesar"a $ ,ue estan entorpec"eno el tra)a5o&
o)l"-ano a a-re-ac"ones a"c"onales $ ta#)"+n puee arse el caso e real".ar un plan
e#as"ao a-re-ao ,ue no /ac"l"ta la "n/or#ac"(n necesar"a& en cu$o caso& el pro)le#a
es #%s -ra*e& $a ,ue 1a)ra ,ue *ol*er a "se0ar el s"ste#a.
Lle-aos a este un punto tene#os ,ue recorar ,ue un )uen S.I.C. no es el ,ue
/ac"l"ta la #%!"#a "n/or#ac"(n pos")le s"no el ,ue su#"n"stra toa la "n/or#ac"(n
re,uer"a por la "recc"(n& con -ran e/"cac"a $ al #n"#o coste.
Co#o es l(-"co& el plan conta)le e)er% 'n"ca#ente las *ar"a)les ,ue se 1an
reco-"o en el an%l"s"s e operac"ones. El -rao e esa-re-ac"(n en cuentas e es-lose
$ su)cuentas nos lo ar% las neces"aes e "n/or#ac"(n ,ue nos 1an s"o #an"/estaas.
-.$. Fi.aci*n de l"s '#"ces"s ad%inist#ati"s.
A"c"onal#ente al "se0o el plan e cuentas& tene#os ,ue e/"n"r clara#ente
c'al *a a ser nuestra estructura a#"n"strat"*a. Para este punto conta#os& en el caso e
e#presas $a creaas& con el s"ste#a e!"stente& ,ue 1a)r% s"o anal".ao tanto en el
captulo e an%l"s"s e la or-an".ac"(n co#o en el estu"o e operac"ones& one 1e#os
conoc"o los c"rcu"tos a#"n"strat"*os e caa una e ellas. Por tanto& a,u se tratara e
e*aluar s" "c1os procesos son e/"c"entes $u s"el control "nterno 5erc"co por los #"s#os
es acepta)le& ten"eno s"e#pre en cuanta las restr"cc"ones presupuestar"as e nuestra
ent"a.
PASOS A DAR EN LA IMPLANTACIONDE UN S.I.C. EN UNA PYME PAG. K
En el caso e e#presas e nue*a creac"(n ser% el #o#ento e crear el s"ste#a&
para el ,ue $a se "spone e "n/or#ac"(n su/"c"ente para sa)er ,ue esparta#entos e)en
crearse& ,ue /unc"ones e)en tener& ,ue s"ste#a e arc1"*o& etc...
-. +./ Elecci*n del E01i'" In2"#%atic".
Este e)e ser el 'lt"#o punto e elecc"(n el s"ste#a& $a ,ue una #ala elecc"(n
el e,u"po con"c"ona too lo anter"o#ente real".ao. D"c1a elecc"(n e)e ser
co#petenc"a 'n"ca el "#plantaor el s"ste#a. 2En al-unas pe,ue0as e#presas& el
e#presar"o a,u"ere un e,u"po con un pro-ra#a ,ue le aconse5an s"n tener en cuenta sus
prop"as neces"aes $ espu+s contrata al ,ue le *a a #ontar el s"ste#a3.
En e/"n"t"*a& 1a$ ,ue real".ar una o)le elecc"(n4 por un lao tenre#os ,ue
optar por el t"po e orenaor ,ue neces"ta#os. Ello epener% )%s"ca#ente el ta#a0o
e nuestra or-an".ac"(n& se" e!"sten o no sucursales& etc. Eo$ en a& no o)stante& en el
caso e una PYME& se puee comenzar con un ordenador compatible e altas
prestac"ones $ )a5o coste co#parat"*o. La *enta5a e estos e,u"pos es ,ue e!"ste una
a#pl"a -a#a e pro-ra#as "spon")les $ t"enen la opc"(n& s" lle-a el caso& e poer
actuar co#o ser*"or e una re & con lo ,ue el s"ste#a puee crecer& s"n #o"/"cac"ones.
Se puee cont"nuar con la "#plantac"(n e una re
7a segunda opcin es la relativa al soft8are o apl"cac"ones "n/or#%t"cas
necesar"as. S"n etenernos e#as"ao en el te#a& e)ere#os optar por a,u"r"r& con
car%cter -eneral& un pro-ra#a lo #%s stanar pos")le entro e ,ue cu)ra nuestras
neces"aes. Las apl"cac"ones a #e"a en conta)"l"a& aa el car%cter a)"erto e los
nue*os pro-ra#a& *an carec"eno e "nter+s& sal*o ,ue nuestras operac"ones sean
e#as"ao espec/"cas. En cual,u"er caso 1a)r% ,ue ec""r ta#)"+n s" *a#os a neces"tar
#oulo espec/"cos para controlar eter#"naas parcelas e nuestra act"*"a & tales
co#o control e "n*entar"os& cl"entes& no#"nas& /acturac"(n& etc& $a ,ue lo "eal ser% ,ue
toos est+n "nte-raos en el s"ste#a; )uscano una apl"cac"(n ,ue "spon-a e los
#"s#os. Toa esta "n/or#ac"(n la o)tenre#os e los atos /ac"l"taos por el anal"s"s e
la sector e act"*"a& el ta#a0o e la e#presa $ e las operac"ones ,ue real".a.
-. -./ I%'lantaci*n ! c"nt#"l del siste%a.
Una *e. or-an".ao too el S"ste#a In/or#at"*o Conta)le& s(lo nos ,uea
"#plantarlo. So)re este te#a& 1a$ ,ue co#entar ,ue too ca#)"o en la e#presa $
espec"ale#nte s" se trata e aspectos a#"n"strat"*os& suele pro*ocar un rec1a.o entre los
#"e#e)ros el eparta#ento espec"al#ente s" se "ntroucen nue*os e,u"pos $ pro-ra#as
"n/or#%t"cos. Por tanto& la trans"c"(n e uno a otro #oelo e)e real".arse el #oo #%s
pea-(-"co pos")le para con las personas ,ue en +l *an a "nter*en"r.
En al-unas e#presas se opta por #antener trans"tor"a#ente& ele#entos el
ant"-uo s"ste#a& co#o conta)"l".ar en el e,u"po nue*o $ el *"e5o& aun,ue esto upl"car
es/uer.os& pero *a ano con/"an.a en el nue*o s"ste#a. As #"s#o& para ,ue la
"#plantac"(n sea un +!"to& las tareas $ proce"#"entos e)en estar su/"c"ente#ente
e!pl"c"taas s"eno "ncluso #u$ con*en"ente ela)orar el #anual e proce"#"entos& $a
,ue n caso e ua& la tenenc"a el tra)a5aor ser% la e retornar al ant"-uo s"ste#a.
PASOS A DAR EN LA IMPLANTACIONDE UN S.I.C. EN UNA PYME PAG. 1A
En el caso e e#presas e nue*a creac"(n este pro)le#a no se a& aun,ue se
e)er% e tener una #a$or se-u"#"ento $a ,ue pro)a)le#ete no 1a$a#os po"o toas $
caa una e las operac"ones ,ue se ")an a real".ar& por lo ,ue el s"ste#a neces"tar%
"#ple#entar #o"/"cac"ones.
Por 'lt"#o& $ en cual,u"era e las s"tuac"ones& es "#portante real".ar un
se-u"#"ento #u$ cercano el s"ste#a & para "ntrouc"r #e5oras en el #"s#o& $ corre-"r
e/"c"enc"as. D"c1o se-u"#"ento $ control cons"st"r% en4
SE5UIMIENTO , CONTROL DEL S.I.C.
1.- Analizar si se realiza correctamente la captacin de datos
2.- )studiar si se realizan operaciones no contempladas.
!.- )valuar el proceso administrativo y su arc6ivo.
/.- 9omprobar si el sistema nos suministra la informacin requerida
1.- 9omprobar que la informacin se obtiene en el tiempo fi&ado.