PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIN

Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y

OTROS EN SEGURIDAD, SALUD
OCUPACIONAL Y AMBIENTE.
Versin 4
!."4.#
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIN Y EVALUACION DE
REQUISITOS LEGALES Y OTROS EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y
AMBIENTE.
1. OBJETO
Establecer la metodologa para la Identificacin, acceso, cumplimiento, actualizacin permanente y
la comunicacin de los requisitos Legales de SYSO y Ambientales aplicables a la Organizacin, as
como otros requisitos suscritos oluntariamente por la Organizacin aplicables a sus actiidades,
instalaciones, productos y sericios prestados!
"arantizar la ealuacin peridica del cumplimiento de los requisitos legales aplicables y de otra
ndole suscritos por la Organizacin!
2. ALCANCE / POLTICAS
Este #rocedimiento aplica para todo el personal, actiidades y sericios prestados por Agencia de
Aduanas $erco S!A!, $erco %argo S!A!, Seritransa S!A!, Opermerc Andinos S!A!S! y $erco
Logistic "roup Internacional S!A!S!, y que est&n su'etos a requisitos legales y(o otros que adopte la
Organizacin!
2.1. La "erencia "eneral, )epresentantes de la *ireccin, "erentes y +efes Operatios y el +efe
SSO$A, son los responsables de erificar el cumplimiento legal en cada uno de los centros
de traba'o, mediante las isitas e inspecciones!
2.2. El +efe SSO$A es responsable de la identificacin y comunicacin de los )equisitos Legales
con las actualizaciones y los campos de aplicacin!
2.3. Los requisitos legales y otros constituyen documentos e,ternos que deben controlarse y
mantenerse preferiblemente en medio magn&tico para su reisin y consulta! Los documentos
correspondientes a requisitos legales se controlan a tra&s de la matriz de requisitos legales!
2.4. F!"#! $%&% '% ()!"#(*(+%+(," )! &!-(.(#/. '!0%'!. 1 /#&/..
Las fuentes de informacin para actualizacin y consulta de requisitos legales son los
siguientes-
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Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y
OTROS EN SEGURIDAD, SALUD
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.O/I.E/ Informacin +urdica 0Suscrito1- 2ttp-((333!notinet!com!co(
$inisterio para la #roteccin Social- 333!minproteccionsocial!go!co
$inisterio de Ambiente, 4iienda y *esarrollo /erritorial- 333!minambiente!go!co
$inisterio de /ransporte- 2ttps-((333!mintransporte!go!co(
$inisterio de $inas y Energa- 333!minminas!go!co
I%O./E%- 2ttp-((333!icontec!org!co(
%onse'o %olombiano de Seguridad- 2ttp-((333!conse'ocolombianodeseguridad!org!co(
*iario Oficial 0Imprenta .acional1-
2ttp-((333!imprenta!go!co(portal(page(portal(I$#)E./A(#roductos(*iario5Oficial
Sistemas de informacin de la Administradora de )iesgos Laborales 0A)L1!
/&rminos de referencia, ane,os, pliegos de condiciones y contratos celebrados, manuales
para contratistas de las empresas contratantes y dem6s documentos aportados por los
clientes!
Adicionalmente, de utilizar Internet para conocer la legislacin que aplica, se obtiene
informacin de los requisitos legales y otros requisitos o compromisos aplicables a tra&s
de las %orporaciones Autnomas )egionales y Secretaras de Salud *epartamentales y
$unicipales!
3. DEFINICIONES
)E78ISI/O LE"AL- Son los requisitos especificados en las leyes igentes que le son de
aplicacin a cada organizacin concreta! Los 2ay de car6cter general para todas las
organizaciones y los 2ay m6s especficos- en funcin del sector al que pertenece cada
organizacin, del territorio en el que se asienta, del n9mero de traba'adores, etc! Son de
obligado cumplimiento para todas las organizaciones a las que afectan!
)E78ISI/O %O./)A%/8AL- Aquellos requisitos acordados con los clientes, para
cumplimiento particular de compromisos t&cnicos, administratios, de Salud, Seguridad y
#roteccin del $edio Ambiente!
O/)OS )E78ISI/OS- Aquellos requisitos normatios que sur'an de sectores en donde se
realicen contratos! E'emplo- O:SAS ;<==;, ISO ;>==;, )8% 0)egistro ?nico de
%ontratistas del Sector de :idrocarburos o /ransporte1, "/% >@, "/% A>, "/% AB=;, entre
otros!
)E78ISI/O 4OL8./A)IO- %ualquier compromiso asumido por la empresa relatio a su
interaccin con el ambiente, salud y seguridad!
.O)$A/I4I*A*- Es el marco regulatorio nacional que e,iste en el ordenamiento
'urdico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o
'urdica!
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LEY- .orma e,pedida por el congreso de la rep9blica y que tiene como caracterstica ser
de contenido general, abstracto e impersonal!
*E%)E/O C LEY- Acto e,pedido por el presidente de la rep9blica que tiene la misma
fuerza que una ley, pero que por mandato de la constitucin en algunos casos particulares,
se asimilan a leyes e,pedidas por el congreso!
*E%)E/O- Acto administratio e,pedido por funcionarios en e'ercicio de funciones
administratias! #or lo general son e,pedidos por el presidente, gobernadores y alcaldes,
entre otros!
)ESOL8%ID.- Acto administratio por el cual las diferentes entidades de la
administracin p9blica adoptan decisiones en el e'ercicio de sus funciones!
+8)IS#)8*E.%IA- *ecisiones de car6cter general y definitio tomadas por los rganos
'urisdiccionales del pas!
%I)%8LA) Escrito dirigido a arias personas para notificar algo!
A)L- Administradora de )iesgos Laborales!
./%- .orma /&cnica %olombiana, documento establecido por consenso y aprobado por
un organismo reconocido, que suministra, para uso com9n y repetido, reglas, directrices y
caractersticas para las actiidades o sus resultados, encaminadas al logro del grado ptimo
de orden en un conte,to dado! #or lo tanto la .orma t&cnica colombiana es aprobada o
adoptada como tal, por el organismo nacional de normalizacin!
.O/I.E/- .oticiero +urdico .ormatio a Internet de %olombia, operando desde ;EE<,
editando informacin emanada de las Altas cortes y de los diferentes entes
gubernamentales!
4. PROCEDIMIENTO
ETAPA DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
1 I)!"#(*(+%+(," 1
%++!./ % '%.
*!"#!. )!
("*/&2%+(,".
Los requisitos legales aplicables a la organizacin se
determinan seg9n las actiidades, procesos, sericios y
riesgos que la empresa desarrolle, su identificacin y
acceso se realizar6 por medio de las fuentes descritas en el
tem F!>!
La identificacin de requisitos legales aplicables en
Seguridad, Salud y Ambiente y de otra ndole, se realiza
mensualmente por el 6rea SSO$A apoy6ndose en el 6rea
+urdica!
+efe SSO$A
"erente +urdico
*irector 'urdico
$atriz de
requisitos
legales y otros
en seguridad,
salud
ocupacional y
ambiente
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Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y
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OCUPACIONAL Y AMBIENTE.
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ETAPA DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
La informacin se registra y se controla en la $atriz de
)equisitos Legales y Otros! %ada ez que ocurra un
cambio en la normatiidad sobre seguridad, salud
ocupacional, medio ambiente y otros requisitos se
realizar6 la respectia modificacin en la matriz de
requisitos legales!
Las matrices de Identificacin de peligros, aloracin y
control de riesgos e identificacin y ealuacin de
aspectos e impactos ambientales, se toman como
referencia cuando se est6n identificando los requisitos
legales por primera ez o cuando se presentan
actualizaciones en las mismas que conlleen al
cumplimiento de nueos requisitos legales!
#ara la e'ecucin de nueos proyectos(sericios la
organizacin debe garantizar la identificacin de los
requisitos legales y otros aplicables al mismo, con base en
la informacin de peligros, aspectos e Impactos
ambientales relacionados!
2
I)!"#(*(+%+(," )!
'/. &!-(.(#/.
'!0%'!. 1 /#&/.
%$'(+%3'!..
Se analiza la normatiidad y documentacin identificada y
se determinan los aspectos que aplican en la organizacin
de acuerdo con su actiidad econmica, los peligros y
aspectos ambientales identificados!
8na ez reisado el contenido del requisito legal y las
implicaciones desde el punto de ista t&cnico, el +efe
SSO$A, identifica las acciones que se deben desarrollar
para cumplir el requisito y se comunica a las partes
interesadas!
+efe SSO$A
"erente +urdico
*irector 'urdico
$atriz de
requisitos
legales y otros
en seguridad,
salud
ocupacional y
ambiente
3
C/".'#% 1
A+#%'(4%+(," )!
'/. &!-(.(#/.
'!0%'!. 1 /#&/..
Se debe consultar cada mes, en las fuentes descritas
anteriormente, informacin actualizada sobre las normas
'urdicas y de otra ndole en SSO$A, que sean aplicables
a la organizacin!
Esta actualizacin se realiza mensualmente y se registra la
fec2a de la 9ltima actualizacin en la $atriz de )equisitos
Legales!
%uando sea necesario, los cambios en la legislacin o
nueos requisitos legales aplicables llear6n a una nuea
aloracin de los aspectos e impactos ambientales y(o
peligros!
La identificacin de los requisitos contractuales se
realizar6 durante el estudio de las ofertas comerciales de
las empresas contratantes!
+efe SSO$A
"erente +urdico
*irector 'urdico
$atriz de
requisitos
legales y otros
en seguridad,
salud
ocupacional y
ambiente
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIN
Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES Y
OTROS EN SEGURIDAD, SALUD
OCUPACIONAL Y AMBIENTE.
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ETAPA DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
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C/2"(+%+(," )!
'/. &!-(.(#/.
'!0%'!. 1 /#&/..
Los requisitos legales y otros ser6n comunicados a los
traba'adores de la organizacin y dem6s partes interesadas
en inducciones, c2arlas, capacitaciones, comunicados
internos y e,ternos y dem6s medios que se consideren
idneos siempre que el requisito deba ser comunicado a
los mismos 04er plan de %omunicacin1!
+efe SSO$A
)egistro de
capacitacin!
%omunicados
internos y(o
e,ternos!
5
E6%'%+(," )!'
+2$'(2(!"#/
'!0%'.
La ealuacin del cumplimiento legal de los requisitos
aplicables, se realiza con frecuencia mensual, registrando
la eidencia que soporta el cumplimiento en la $A/)IG
*E )E78ISI/OS LE"ALES Y O/)OS E.
SE"8)I*A*, SAL8* O%8#A%IO.AL Y A$HIE./E
aplicables en seguridad, salud ocupacional y ambiente!
%uando en el resultado de la ealuacin se eidencie
incumplimiento a un requisito legal el +efe SSO$A,
aplica una Accin %orrectia para llegar a su
cumplimiento en el corto plazo posible!
El seguimiento de los planes de accin realizados para el
cumplimiento de la legislacin, son reportados a la
"erencia "eneral en reunin de )eisin "erencial
Semestralmente!
La ealuacin del cumplimiento tambi&n se podr6 realizar
durante auditoras internas o e,ternas al Sistema de
"estin, en inspecciones, obseraciones y entreistas con
los traba'adores!
+efe SSO$A
"erente +urdico
*irector 'urdico
$atriz de
requisitos
legales y otros
en seguridad,
salud
ocupacional y
ambiente
Solicitud de
Accin
%orrectia y(o
preentia!
7
D(.$/.(+(," *("%'
)! '/. &!-(.(#/.
'!0%'!. 1 /#&/..
En caso de identificarse requisitos legales y otros
derogados en su totalidad, estos documentos se retirar6n
inmediatamente de la $atriz de requisitos legales y otros
en seguridad, salud ocupacional y ambiente!
Esta informacin debe ser comunicada oportunamente a
las partes interesadas!
+efe SSO$A
Au,iliar de Sistemas
de "estin!
$atriz de
requisitos
legales y otros
en seguridad,
salud
ocupacional y
ambiente
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
$atriz de requisitos legales y otros en seguridad, salud ocupacional y ambiente!
#rocedimiento de toma de acciones correctias y preentias!
Solicitud de Accin %orrectia y(o preentia.