SIMULACION DE PAPELEO

Objetivo: Dar la oportunidad de interactuar e identificar los desperdicios

comunes en procesos administrativos, y la oportunidad de mejorar el proceso
con base a la capacitacin prestada.
Metodologa:
1- Hacer equipos de 5 personas: Asistente, lder, supervisor, administrador
y encargado del tiempo. En caso de no poder tener grupos de 5 se
puede mnimo 4 y el facilitador se encarga del cronmetro.
2- Primer simulacro: La nica instruccin debe ser que el asistente debe
completar todos los documentos antes de pasarlos al lder. El objetivo
primordial debe ser exactitud y velocidad (Calidad y ciclo de tiempo).
La persona encargada del cronmetro debe registrar cunto tiempo
toma cada paso del proceso y el total hasta que todos los documentos se
han diligenciado completamente. Estos tiempos se deben registrar en un
cuadro.
3- Se realiza un entrenamiento y capacitacin sobre flujo, OPF, TAKT, Ciclo y
Balanceo.
4- Segundo simulacro: Despus del entrenamiento se repite el ejercicio
pero cada equipo puede proponer los cambios sobre el proceso que le
parezcan con los mismos objetivos en mente.
El encargado del cronmetro tomar los tiempos, esta vez tiene en
cuenta el tiempo en el que el primer formulario llega al final del proceso.
5- Dejar que los participantes hagan reflexiones y concluyan.
SIMULACRO BOLAS DE TENIS
Objetivo: Comprender la importancia de los procesos en flujo y cmo afecta la
informacin sobre la lnea de produccin. Identificar oportunidades de mejora.
Metodologa:
1- Organizar mnimo 2 a 5 equipos de igual cantidad de personas
(Preferiblemente 7 personas).
2- Cada equipo tendr 3 bolas de tenis.
3- RONDA 1
a. Prepara cronmetro
b. Reglas:
i. Los equipos deben ubicarse en forma de crculo
ii. Una persona debe iniciar sosteniendo las 3 pelotas.
iii. Cada integrante del grupo debe tocar cada pelota.
iv. Todas las pelotas deben iniciar y terminar en la misma
persona.
v. No est permitido lanzar las pelotas.
vi. Dos personas no pueden tocar la misma pelota al mismo
tiempo

vii. Ninguna persona puede tocar 2 o 3 pelotas al mismo

tiempo.
viii. Deben hacer una ronda de prctica hasta que dominen la
tcnica.
ix. Pelota que cae al suelo es equivalente a un producto
defectuoso as que se debe volver a iniciar sin detener el
tiempo
x. El facilitador es el cliente - Con el cliente no se discute!.
c. Tomar tiempos.
4- RONDA 2
a. Reglas:
i. Se debe reducir el tiempo a la mitad
ii. Se debe conservar el orden de la primera ronda
iii. Ya no tiene que permanecer en crculo
iv. Dos personas no pueden tocar la misma pelota al mismo
tiempo
v. Ninguna persona puede tocar 2 o 3 pelotas al mismo
tiempo.
vi. Debe ser repetible
b. Tomar tiempos
c. Despus de la RONDA 2 se debe discutir:
i. Qu hicieron para mejorar el proceso?
ii. Usaron la idea de una sola persona o idearon una mejora
entre todos?
iii. Desarrollaron un plan detallado o simplemente hicieron el
intento? Funcion la primera vez?
5- RONDA 3
a. Reglas:
i. Se debe reducir el tiempo a la mitad.
ii. Pueden usar cualquier elemento que puedan traer al lugar
de la actividad
iii. Deben conservar el orden de la primera ronda
iv. No deben hacer un crculo
v. Dos personas no pueden tocar la misma pelota al mismo
tiempo
vi. Ninguna persona puede tocar 2 o 3 pelotas al mismo
tiempo.
vii. Debe ser repetible.
b. Tomar tiempos.
c. Despus de la RONDA 3
i. Qu hicieron para mejorar el proceso?
ii. Usaron la idea de una sola persona o idearon una mejora
entre todos?
iii. Usaron ideas de otros grupos?
iv. Desarrollaron un plan detallado o simplemente hicieron el
intento? Funcion la primera vez?
6- RONDA 4
a. Se debe reducir el tiempo a la mitad O la competencia lo har!

i. Pueden usar cualquier elemento que puedan traer al lugar

de la actividad
ii. Deben conservar el orden de la primera ronda
iii. No deben hacer un crculo
iv. Dos personas no pueden tocar la misma pelota al mismo
tiempo
v. Ninguna persona puede tocar 2 o 3 pelotas al mismo
tiempo.
vi. Debe ser repetible.
b. Despus de la RONDA 4
i. Cmo mejoro el proceso cada equipo en cada ronda?
ii. Cmo pueden aplicar este ejercicio a su actividad laboral?
iii. Creen que se puede mejorar an ms?
iv. Usan las 5S, flujo, tiempos para mejorar sus procesos?
7- RONDA 6
a. En esta ronda entre todos los participantes se designar a los
mejores participantes para crear el mejor equipo con la cantidad
de personas estipuladas.
b. El facilitador har parte del proceso para hacer el ejercicio con el
doble de bolas de tenis.
c. El facilitador con las 3 pelotas extra en la mano le va a entregar
cuando lo desee, durante la corrida, a cualquier participante las
pelotas.
i. El objetivo es mostrar cmo afecta a un proceso en flujo
cuando la informacin no es ordenada y no llega de manera
homognea.
ii. Se discute
1. Alguna vez se han saltado pasos del proceso para
priorizar informacin?
2. Por qu?
3. Hay alguna forma de evitar eso?

ANEXO I FORMATOS SIMULACION DE PAPELEO

Usar los mismos 5 formatos para las dos rondas
ASISTENT
E
Realice la siguiente operacin, registre el resultado sobre el espacio
designado, complete la seccin designada del formulario y entregue el
formulario al lder.
RESULTA
8+15+21+7+69
DO:
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
LIDER
Realice la siguiente operacin, registre el resultado sobre el espacio
designado, complete la seccin designada del formulario y entregue el
formulario al Supervisor.
RESULTA
11+17
DO:
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
SUPERVIS
OR
Revise los resultados de los procesos anteriores. Si los resultados son
correctos complete el formulario y entregue al Administrador, en caso
contrario regrese al proceso pertinente para corregir hasta que pueda
firmar.
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
ADMINISTRADOR
Revise los resultados de los procesos anteriores. Si los resultados son
correctos complete el formulario y entregue al Administrador, en caso
contrario, NO LO FIRME
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________

ASISTENT
E
Realice la siguiente operacin, registre el resultado sobre el espacio
designado, complete la seccin designada del formulario y entregue el
formulario al lder.
RESULTA
9+35+16+67+14
DO:
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
LIDER
Realice la siguiente operacin, registre el resultado sobre el espacio
designado, complete la seccin designada del formulario y entregue el
formulario al Supervisor.
RESULTA
41+19
DO:
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
SUPERVIS
OR
Revise los resultados de los procesos anteriores. Si los resultados son
correctos complete el formulario y entregue al Administrador, en caso
contrario regrese al proceso pertinente para corregir hasta que pueda
firmar.
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
ADMINISTRADOR
Revise los resultados de los procesos anteriores. Si los resultados son
correctos complete el formulario y entregue al Administrador, en caso
contrario, NO LO FIRME
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________

ASISTENT
E
Realice la siguiente operacin, registre el resultado sobre el espacio
designado, complete la seccin designada del formulario y entregue el
formulario al lder.
RESULTA
11+56+11+91+13 DO:
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
LIDER
Realice la siguiente operacin, registre el resultado sobre el espacio
designado, complete la seccin designada del formulario y entregue el
formulario al Supervisor.
RESULTA
15+14
DO:
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
SUPERVIS
OR
Revise los resultados de los procesos anteriores. Si los resultados son
correctos complete el formulario y entregue al Administrador, en caso
contrario regrese al proceso pertinente para corregir hasta que pueda
firmar.
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
ADMINISTRADOR
Revise los resultados de los procesos anteriores. Si los resultados son
correctos complete el formulario y entregue al Administrador, en caso
contrario, NO LO FIRME
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
ASISTENT
E
Realice la siguiente operacin, registre el resultado sobre el espacio
designado, complete la seccin designada del formulario y entregue el
formulario al lder.
RESULTA
16+44+51+82+31 DO:
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
LIDER
Realice la siguiente operacin, registre el resultado sobre el espacio
designado, complete la seccin designada del formulario y entregue el
formulario al Supervisor.
RESULTA
18+39
DO:

FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
SUPERVIS
OR
Revise los resultados de los procesos anteriores. Si los resultados son
correctos complete el formulario y entregue al Administrador, en caso
contrario regrese al proceso pertinente para corregir hasta que pueda
firmar.
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
ADMINISTRADOR
Revise los resultados de los procesos anteriores. Si los resultados son
correctos complete el formulario y entregue al Administrador, en caso
contrario, NO LO FIRME
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________

ASISTENT
E
Realice la siguiente operacin, registre el resultado sobre el espacio
designado, complete la seccin designada del formulario y entregue el
formulario al lder.
RESULTA
26+19+43+8+27
DO:
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
LIDER
Realice la siguiente operacin, registre el resultado sobre el espacio
designado, complete la seccin designada del formulario y entregue el
formulario al Supervisor.
RESULTA
14+67
DO:
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________

SUPERVIS
OR
Revise los resultados de los procesos anteriores. Si los resultados son
correctos complete el formulario y entregue al Administrador, en caso
contrario regrese al proceso pertinente para corregir hasta que pueda
firmar.
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________
ADMINISTRADOR
Revise los resultados de los procesos anteriores. Si los resultados son
correctos complete el formulario y entregue al Administrador, en caso
contrario, NO LO FIRME
FIRMA:______________________________
FECHA:______________________________

ANEXO 2 TABLA TOMA DE TIEMPOS BOLAS DE TENIS

Tantas tablas como equipos
Equipo
x
Ronda 1
% =>
Ronda
2
% =>
Ronda 3

Tiempo

Reduccin
0,00

0,00

% =>
Ronda 4

Porcentaje
reducido

0,00

Tiempo
Reduci
0,00